Tài liệu Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ của viện khoa học địa chất và khoáng sản thuộc bộ tài nguyên và môi trường

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN - - - - -- - - - - HOÀNG THỊ HƢƠNG GIANG TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU LƢU TRỮ CỦA VIỆN KHOA HỌC ĐỊA CHẤT VÀ KHOÁNG SẢN THUỘC BỘ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƢỜNG LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC NGÀNH: LƢU TRỮ Hà Nội, 2014 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN --------------------- HOÀNG THỊ HƢƠNG GIANG TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU LƢU TRỮ CỦA VIỆN KHOA HỌC ĐỊA CHẤT VÀ KHOÁNG SẢN THUỘC BỘ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƢỜNG LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC NGÀNH: LƢU TRỮ Mã số: 60320301 NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC: TS. NGUYỄN CẢNH ĐƢƠNG Hà Nội, 2014 MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU ............................................................................................................... 3 CHƢƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN ĐỂ TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU LƢU TRỮ VIỆN KHOA HỌC ĐỊA CHẤT KHOÁNG SẢN ............................ 13 1.1. Vài nét khái quát về Viện Khoa học Địa chất và Khoáng sản..................... 13 1.2. Đặc điểm, ý nghĩa tài liệu lƣu trữ của Viện ..................................................... 20 1.2.1. Đặc điểm tài liệu lƣu trữ của Viện .................................................................. 32 1.2.2 Ý nghĩa tài liệu lƣu trữ của Viện ...................................................................... 20 1.3. Khái niệm cơ bản về tổ chức khoa học tài liệu: .............................................. 37 1.4. Mục đích, yêu cầu công tác tổ chức khoa học tài liệu lƣu trữ ..................... 37 1.4.1. Mục đích của tổ chức khoa học tài liệu lƣu trữ ........................................... 37 1.4.2. Yêu cầu của tổ chức khoa học tài liệu lƣu trữ .............................................. 38 1.5. Tiểu kết Chƣơng 1 .................................................................................................. 40 CHƢƠNG 2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI VIỆN KHOA HỌC ĐỊA CHẤT VÀ KHOÁNG SẢN................................. 41 2.1. Nhận thức và sự chỉ đạo, điều hành công tác tổ chức khoa học tài liệu của Viện Khoa học Địa chất và Khoáng sản ................................................................... 41 2.2. Trang thiết bị phục vụ cho công tác tổ chức khoa học tài liệu lƣu trữ ........... 45 2.3. Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức khoa học tài liệu lƣu trữ tại Viện ................................................................................................................. 47 2.4. Thực trạng công tác tổ chức tài liệu lƣu trữ tại Viện ..................................... 48 2.4.1. Thu thập, bổ sung tài liệu lƣu trữ của Viện .................................................. 48 2.4.2. Phân loại tài liệu lƣu trữ ................................................................................... 50 2.4.3. Xác định giá trị tài liệu lƣu trữ………………………...……………………………………………..52 2.4.4. Biên mục, thống kê và công cụ tra cứu tài liệu............................................ 55 2.5. Tiểu kết Chƣơng 2 .................................................................................................. 57 1 CHƢƠNG 3. CÁC GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU CỦA VIỆN KHOA HỌC ĐỊA CHẤT VÀ KHOÁNG SẢN ............................................................................................................... 59 3.1. Các đề xuất về mặt chỉ đạo và điều hành......................................................... 60 3.1.1. Nâng cao nhận thức của lãnh đạo, viên chức trong cơ quan về công tác lƣu trữ ................................................................................................................................. 60 3.1.2. Nâng cao nhận thức, trình độ nghiệp vụ và trách nhiệm cá nhân của cán bộ làm công tác lƣu trữ .................................................................................................. 60 3.1.3. Ban hành thêm các văn bản hƣớng dẫn về công tác lƣu trữ ..................... 61 3.1.4. Bố trí thêm nhân sự và mở rộng kho lƣu trữ cơ quan ................................ 62 3.1.5. Đầu tƣ kinh phí, trang thiết bị phục vụ cho công tác tổ chức khoa học tài liệu lƣu trữ ................................................................................................................... 62 3.2. Các đề xuất về mặt nghiệp vụ lƣu trữ ................................................................ 63 3.2.1. Phân loại tài liệu lƣu trữ ................................................................................... 63 3.2.2. Phân định đơn vị bảo quản ................................................................................ 78 3.2.3. Sắp xếp các đơn vị bảo quản ............................................................................ 79 3.2.4. Biên mục các đơn vị bảo quản ......................................................................... 80 3.2.5. Xác định giá trị tài liệu .......................................................................................... 85 3.2.6. Xây dựng công cụ tra cứu khoa học và ứng dụng công nghệ thông tin .......... 85 3.3. Tiểu kết Chƣơng 3 .................................................................................................. 92 KẾT LUẬN ...................................................................................................................... 93 TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................................ 95 PHỤ LỤC........................................................................................................................ 100 2 PHẦN MỞ ĐẦU 1. Mục đích, ý nghĩa, sự cấp thiết của đề tài Đất và Khoáng sản là một trong những nguồn tài nguyên quốc gia vô cùng quý giá. Vì vậy, việc quản lý và sử dụng nguồn tài nguyên này một cách hợp lý sẽ có ý nghĩa quyết định đến sự phát triển của nền kinh tế cũng nhƣ đảm bảo mục tiêu chính trị và phát triển xã hội. Đối với nƣớc ta, do tầm quan trọng nhƣ vậy đồng thời cũng do hoạt động này đƣợc chú trọng nên đã và đang thu hút sự quan tâm, nghiên cứu của rất nhiều nhà khoa học, đặc biệt là sự quan tâm lãnh đạo, chỉ đạo của Đảng và Nhà nƣớc. Đó là một trong những nguyên nhân chính hình thành nên một cơ quan - Viện Khoa học Địa chất và Khoáng sản (gọi tắt là Viện), có chức năng, nhiệm vụ chuyên nghiên cứu khoa học và phát triển công nghệ về địa chất, khoáng sản, tài nguyên nƣớc dƣới đất, địa chất biển, địa chất môi trƣờng, địa chất đô thị, địa chất y học, địa kỹ thuật (sau đây gọi chung là địa chất, khoáng sản); đào tạo sau đại học về địa chất, khoáng sản. Trong quá trình hoạt động từ khi thành lập cho đến nay, Viện đã sản sinh ra một khối tài liệu lớn về lƣợng, đa dạng về thành phần, phong phú về nội dung. Tuy nhiên, hiện nay công tác tổ chức khoa học tài liệu lƣu trữ của Viện Khoa học Địa chất và Khoáng sản chƣa đƣợc quan tâm đúng mức. Tài liệu đang trong tình trạng bó gói, cuộn tròn thành từng tập, bảo quản trong điều kiện nhà kho chật chội, bụi bặm. Việc phân loại tài liệu chỉ mới đƣợc tiến hành hết sức sơ bộ, chƣa đáp ứng đƣợc yêu cầu tra tìm tài liệu, thậm chí có khâu còn chƣa đƣợc tiến hành nhƣ thống kê, kiểm tra tình hình tài liệu. Với thực trạng tài liệu hiện có tại cơ quan nhƣ trên nếu không đƣợc khắc phục sẽ dẫn đến tình trạng tích đống ngày một lớn. Bởi lẽ bên cạch tài liệu chƣa xử lý qua những năm tiếp theo sẽ sản sinh thêm khối lƣợng khổng lồ tài liệu, đặc biệt là tài liệu chuyên môn đặc thù. Đến lúc này nguy cơ hƣ hại tài 3 liệu sẽ khó lƣờng, đặc biệt những tài liệu có giá trị cao cũng sẽ mất đi, điều đó chắc chắn sẽ ảnh hƣởng đến hoạt động nghiên cứu, sản xuất, đến việc xây dựng, thi công, đến sự an toàn của con ngƣời. Do đó, việc tổ chức khoa học tài liệu lƣu trữ là một nhiệm vụ quan trọng và cần thiết trong tình hình hiện nay tại Viện. Mặt khác, do hoạt động thực tiễn hiện nay tại cơ quan cần sử dụng rất nhiều tài liệu đã có, những kết quả nghiên cứu đã đi trƣớc để tham khảo (bởi tài liệu nghiên cứu khoa học luôn có tính kế thừa và sáng tạo). Vậy nên khối tài liệu đang chất đống, xếp lộn xộn trong các giá, tủ nếu không đƣợc tổ chức khoa học sẽ gây mất mát, thiệt hại lớn cho cơ quan không chỉ trƣớc mắt mà còn cả lâu dài sau này. Nhƣ vậy, khối tài liệu khoa học nếu đƣợc tổ chức một cách khoa học, hợp lý và rõ ràng thì sẽ phát huy tối đa vai trò, tác dụng của tài liệu khoa học công nghệ (bao gồm cả tài liệu chuyên môn đặc thù), phục vụ đắc lực cho hoạt động thực tế hàng ngày của cơ quan, cũng nhƣ giữ gìn đƣợc khối tài sản vô cùng quí giá cho Nhà nƣớc, cho ngành địa chất và khoáng sản. Nói cách khác, nếu tài liệu khoa học - công nghệ đƣợc tổ chức một cách khoa học sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu cũng nhƣ công tác bảo quản tài liệu lƣu trữ tại cơ quan. Đối với công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu khoa học công nghệ tại cơ quan nếu đƣợc thu thập thƣờng xuyên, đầy đủ, hồ sơ có chất lƣợng sẽ thu hút đƣợc sự quan tâm rất lớn của các nhà nghiên cứu, của độc giả đến nghiên cứu tài liệu. Đặc biệt sự tin cậy, tính xác thực của nội dung thông tin chứa đựng trong những tài liệu khoa học công nghệ sẽ là một trong những yếu tố rất quan trọng đối với ngƣời khai thác, sử dụng tài liệu. Mặc khác, hiệu quả của công tác tổ chức sử dụng tài liệu cũng có tác dụng tích cực góp phần nâng cao nhận thức, ý thức của nhiều lãnh đạo, của từng cán bộ viên chức trong cơ 4 quan. Vì tổ chức khoa học tài liệu sẽ đem lại hiệu quả cao trong công việc, đặc biệt là công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hàng ngày. Từ đó mỗi cán bộ sẽ thấy đƣợc tầm quan trọng của công tác lƣu trữ, đồng thời sẽ nghiêm túc thực hiện những quy định về công tác này. Việc tổ chức khoa học tài liệu nếu làm tốt sẽ tạo điều kiện cho công tác thống kê, kiểm tra, bảo quản tài liệu, ngăn chặn những thiệt hại không đáng có. Mặt khác, ngành lƣu trữ Việt Nam ngày càng phát triển yêu cầu đối với tài liệu lƣu trữ nói chung và tài liệu khoa học công nghệ nói riêng ngày càng khắt khe hơn, nên việc thực hiện các quy định của Nhà nƣớc, các quy định của ngành trong lĩnh vực này là điều bắt buộc đối với cơ quan, tổ chức, đặc biệt đối với một cơ quan nghiên cứu khoa học nhƣ Viện Khoa học Địa chất Khoáng sản. Với thực trạng tình hình tài liệu hiện có tại cơ quan nhƣ đã trình bày ở trên thì một yêu cầu cấp thiết hiện nay là phải tổ chức khoa học khối tài liệu này, có nhƣ vậy mới chấp hành đúng, đầy đủ, kịp thời các văn bản quy định của Nhà nƣớc về công tác lƣu trữ. Hơn nữa, việc ứng dụng công nghệ thông tin là một vấn đề rất phổ cập hiện nay, công việc này giúp ngƣời sử dụng rút ngắn đƣợc thời gian tra tìm đƣợc chính xác tài liệu chứa đựng trong đó những nội dung cần thiết. Tuy nhiên, chỉ có tổ chức khoa học tài liệu thì việc ứng dụng công nghệ thông tin mới đạt hiệu quả cao. Bởi vì, các phần mềm đƣợc lập trình của máy tính sẽ tự động cập nhật thông tin từ khoá theo những trƣờng mà chỉ có tổ chức khoa học tài liệu thì mới có thể tìm kiếm hoặc phân loại theo cách này. Nói tóm lại, trong tình hình hiện nay, để bảo quản an toàn và tổ chức khai thác sử dụng hiệu quả khối tài liệu khoa học công nghệ nói chung và tài liệu địa chất khoáng sản nói riêng đƣợc hình thành trong quá trình hoạt động của Viện, một trong những nhiệm vụ cấp thiết là phải tiến hành tổ chức khoa học khối tài 5 liệu này, có nhƣ vậy tài liệu lƣu trữ của Viện mới phát huy tối đa vai trò, giá trị của nó trong việc thực hiện nhiệm vụ của Bộ Tài nguyên và Môi trƣờng giao cho, cũng nhƣ đúng chủ trƣơng, chính sách, quy định của Nhà nƣớc, của ngành lƣu trữ đối với công tác lƣu trữ trong các cơ quan, tổ chức. Xuất phát từ những lý do nêu trên chúng tôi đã mạnh dạn chọn đề tài: “Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ Viện Khoa học Địa chất và Khoáng sản thuộc Bộ Tài nguyên và Môi trường” làm đề tài luận văn cao học của mình. 2. Mục tiêu của đề tài Dựa vào kết quả nghiên cứu lý luận, phân tích thực trạng tổ chức tài liệu của Viện Khoa học Địa chất và Khoáng sản thuộc Bộ Tài nguyên và Môi trƣờng, đề xuất một số biện pháp nâng cao chất lƣợng công tác tổ chức khoa học tài liệu lƣu trữ của cơ quan này. 3. Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài Để đạt đƣợc mục tiêu trên đây, đề tài cần phải giải quyết một số nhiệm vụ sau đây: - Nghiên cứu lý luận về tổ chức khoa học tài liệu lƣu trữ nói chung. - Nghiên cứu các đặc điểm của tài liệu lƣu trữ hiện đang bảo quản tại Viện Khoa học Địa chất và Khoáng sản về các phƣơng diện nhƣ nguồn gốc xuất xứ, thành phần, khối lƣợng, đặc điểm về hình thức bề ngoài, phƣơng thức chế tác, về phƣơng diện nội dung và các đặc điểm trong tổ chức khoa học khối tài liệu này. - Khảo sát, phân tích, tổng hợp thực trạng tài liệu lƣu trữ và công tác tổ chức khối tài liệu đó nhằm phát hiện những ƣu điểm và hạn chế làm cơ sở thực tiễn cho việc giải quyết mục tiêu nêu trên của đề tài. 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiêu cứu của đề tài: là tài liệu lƣu trữ, tổ chức tài liệu lƣu trữ nói chung và của Viện nói riêng, trong đó chú ý vào công tác tổ chức khoa 6 học tài liệu chuyên môn đặc thù hình thành trong quá trình hoạt động chuyên môn của Viện. - Phạm vi nghiên cứu của đề tài: Do chức năng, nhiệm vụ của Viện là nghiên cứu khoa học về địa chất và khoáng sản, mỗi phòng trong Viện lại có những tài liệu chuyên ngành khác nhau. Chính vì vậy, tài liệu hình thành trong hoạt động của Viện chủ yếu là tài liệu chuyên môn đặc thù thuộc lĩnh vực nghiên cứu địa chất và khoáng sản. Loại tài liệu này chiếm khối lƣợng lớn nhất của Viện, tài liệu hành chính chỉ chiếm khối lƣợng nhỏ. Vì vậy, đề tài chỉ tập trung nghiên cứu khối tài liệu chuyên môn đặc thù hiện có trong kho lƣu trữ của Viện Khoa học Địa chất và Khoáng sản và công tác tổ chức khoa học đối với khối tài liệu đó. 5. Phương pháp nghiên cứu Để thực hiện những mục tiêu đã nêu, ngoài sử dụng phƣơng pháp luận của chủ nghĩa Mác – Lê nin chúng tôi đã sử dụng các phƣơng pháp nhƣ: phân tích tổng hợp, phƣơng pháp điều tra, mô tả, khảo sát thực tế và phỏng vấn, cụ thể là: - Phƣơng pháp luận của chủ nghĩa Mác – Lê nin về nhận thức khoa học giúp cho ngƣời nghiên cứu có sự đối chiếu giữa lý luận và thực tiễn một cách biện chứng, từ đó sẽ có cách nhìn về vấn đề một cách toàn diện, là cơ sở cho những đánh giá cũng nhƣ những kết quả mà đề tài đƣa ra. - Phương pháp phân tích, tổng hợp: đƣợc sử dụng khi phân tích, xử lý số liệu, tổng hợp thông tin qua quá trình khảo sát thực tế thu đƣợc. - Phương pháp phỏng vấn: đƣợc thực hiện trong quá trình thu thập thông tin, ý kiến cán bộ viên chức trong cơ quan. - Phương pháp khảo sát thực tế: đây là phƣơng pháp quan trọng để có những số liệu phản ánh thực trạng tài liệu cũng nhƣ các vấn đề đang phải giải quyết trong thực tế tổ chức tài liệu lƣu trữ cơ quan – nơi đƣợc khảo sát. Đề tài 7 có tính ứng dụng cao hay không, trƣớc hết phụ thuộc rất lớn từ những kết quả khảo sát này. - Phương pháp sử liệu học: nhằm đánh giá độ chính xác và giá trị tài liệu của Viện. - Phƣơng pháp quan sát, tham dự: Để có thể biết rõ hơn tài liệu lƣu trữ và thực tế công tác lƣu trữ của Viện là nhƣ thế nào. 6. Lịch sử nghiên cứu vấn đề Tổ chức khoa học tài liệu lƣu trữ nói chung và tài liệu lƣu trữ khoa học công nghệ nói riêng (trong đó có tài liệu chuyên môn đặc thù nhƣ: tài liệu địa chất, địa chất khoáng sản, tài liệu khí tƣợng thuỷ văn, tài liệu trắc địa và bản đồ) là một trong những vấn đề đã, đang thu hút sự quan tâm của các nhà quản lý, các nhà khoa học. Do đó, đã có nhiều công trình nghiên cứu đề cập đến vấn đề này nhƣ: Trong cuốn giáo trình về chuyên ngành lƣu trữ: “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” của nhóm tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vƣơng Đình Quyền và Nguyễn Văn Thâm thể hiện ở từng khâu nghiệp vụ cụ thể nhƣ: phân loại, xác định giá trị, thu thập, bổ sung và tổ chức công cụ tra cứu. Các đề tài nghiên cứu khoa học cấp ngành đã đi vào nghiên cứu các khía cạnh, vấn đề cụ thể của tài liệu lƣu trữ nói chung và công tác tổ chức khoa học tài liệu nói riêng thí dụ: “Nghiên cứu xác định nguồn nộp lưu tài liệu vào kho lưu trữ nhà nước cấp tỉnh” – Nguyễn Quang Lệ (Chủ nhiệm); “Lý luận và thực tiễn về tổ chức mạng lưới các kho lưu trữ ở Việt Nam” - Vƣơng Đình Quyền (Chủ nhiệm); “Nghiên cứu xây dựng công cụ thống kê tài liệu lưu trữ” – Nguyễn Cảnh Đƣơng (Chủ nhiệm); “ Những cơ sở lý luận và thực tiễn xây dựng danh mục hồ sơ ở các cơ quan” – Phạm Ngọc Đĩnh (Chủ nhiệm); “Lưu trữ tài liệu khoa học kỹ thuật” - Nguyễn Minh Phƣơng; “Tổ chức Quản lý tài liệu chuyên môn hình thành trong hoạt động của các đơn vị trực thuộc Bộ Tài nguyên và Môi trường” - Nguyễn Liên Hƣơng. 8 Vấn đề này còn đƣợc đề cập trong các bài đăng tải trên tạp chí Văn thƣ Lƣu trữ Việt Nam. Đã có rất nhiều bài đăng trên các tạp chí chuyên ngành này nhƣ: “Vấn đề thu thập và tổ chức khoa học tài liệu ảnh kèm theo phim điện ảnh” của tác giả Đào Xuân Chúc – Tạp chí Văn thƣ lƣu trữ Việt Nam, số 01 (2-2002), tr 40 - 48; “Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ trong sự nghiệp đổi mới” của tác giả Phan Đình Nham – Tạp chí Lƣu trữ Việt Nam số 1/1994; “Vài nét về quản lý tài liệu lưu trữ nghe nhìn” của tác giả Nguyễn Lan Phƣơng – Tạp chí Lƣu trữ Việt Nam 2 - 1998; “Trao đổi ý kiến về thuật ngữ phân loại tài liệu và hệ thống hóa tài liệu” của tác giả Vƣơng Đình Quyền – Tạp chí Văn thƣ Lƣu trữ Việt Nam số 1/1982;... các bài viết này tập trung nghiên cứu mặt lý luận chung của công tác tổ chức khoa học và sử dụng tài liệu lƣu trữ, một số bài có đề cập đến cơ quan cụ thể. Bên cạnh đó, còn có một số đề tài khóa luận, luận văn thạc sỹ và các báo cáo khoa học của sinh viên Khoa Lƣu trữ học và Quản trị văn phòng trƣờng Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Hà Nội cũng nghiên cứu về lĩnh vực này. Qua nghiên cứu tôi thấy có một số đề tài nghiên cứu liên quan tới đề tài của mình nhƣ: - Luận văn thạc sỹ chuyên ngành lƣu trữ năm 2004 của Lê Tuấn Hùng: “Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản - một giải pháp để hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý Bộ Khoa học và Công nghệ”. - Luận văn thạc sỹ chuyên ngành lƣu trữ năm 2008 của Nguyễn Mai Hƣơng: “Tổ chức khoa học tài liệu kỹ thuật tại trung tâm kiểm định kỹ thuật an toàn xây dựng Bộ Xây dựng”. - Luận văn thạc sỹ năm 2003 của Nguyễn Minh Sơn, Chuyên Ngành Lƣu trữ học: “Tổ chức khoa học tài liệu ảnh ở Trung tâm lƣu trữ quốc gia III – Thực trạng và giải pháp”. 9 - Luận văn thạc sỹ năm 2008 của Hồ Anh Tú, Chuyên ngành Lƣu trữ học: “ Tổ chức Khoa học tài liệu lƣu trữ của Liên đoàn lao động tỉnh, thành phố”. - Luận văn thạc sỹ năm 2008 của Vũ Ngọc Thúy, Chuyên ngành Lƣu trữ học: “ Sƣu tầm, thu thập và tổ chức khoa học tài liệu các phông lƣu trữ tổng bí thƣ tại kho lƣu trữ trung ƣơng Đảng”,... Ngoài ra còn có các khóa luận tốt nghiệp nhƣ: - Khoá luận tốt nghiệp năm 2005 của sinh viên Vũ Thị Hằng, Chuyên ngành Lƣu trữ học: “Tổ chức khoa học tài liệu lƣu trữ tại Sở Văn hóa Thể thao tỉnh Bắc Giang – Nhận xét và kiến nghị” - Khoá luận tốt nghiệp năm 2008 của sinh viên Phạm Văn Hải, Chuyên ngành Lƣu trữ học: “Tổ chức khoa học tài liệu kỹ thuật tại công ty Điện lực Hà Nội”,... Mặc dù có nhiều công trình nghiên cứu về tổ chức khoa học tài liệu lƣu trữ, nhƣng chƣa có đề tài nào nghiên cứu vấn đề tổ chức khoa học tài liệu lƣu trữ tại Viện Khoa học Địa chất và Khoáng sản. Vì vậy, đề tài của tôi có tính chất kế thừa nhƣng không trùng lặp với các công trình nghiên cứu trƣớc. 7. Các nguồn tài liệu tham khảo Để nghiên cứu đề tài này, tôi đã tham khảo các nguồn sau: - Sách, giáo trình chuyên môn về lý luận và thực tiễn công tác lƣu trữ; - Những văn bản quy định của Nhà nƣớc, của cơ quan Đảng, đặc biệt cơ quan về đối tƣợng nghiên cứu; - Những công trình nghiên cứu đã công bố (báo cáo khoa học, báo cáo thực tập, khóa luận tốt nghiệp,...) về tổ chức khoa học tài liệu lƣu trữ, những đề tài nghiên cứu liên quan; - Các bài viết trên báo, tạp chí chuyên ngành về Lƣu trữ và Địa chất, các website có liên quan đến nội dung nghiên cứu. 10 8. Bố cục của đề tài Ngoài phần mở đầu và phần kết luận phần nội dung báo cáo của tôi đƣợc trình bày thành ba phần chính cụ thể nhƣ sau: Chương 1: Cơ sở lý luận để tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ của Viện khoa học Địa chất và Khoáng sản Phần này trình bày khái quát về các khái niệm cơ bản về tài liệu lƣu trữ, tổ chức khoa học tài liệu lƣu trữ cũng nhƣ mục đích, yêu cầu, nội dung, phƣơng pháp tổ chức khoa học tài liệu lƣu trữ, đặc điểm, ý nghĩa của tài liệu lƣu trữ Viện Khoa học Địa chất và Khoáng sản. Những kết quả nghiên cứu chƣơng này sẽ là cơ sở, nền tảng để chúng ta so sánh, đối chiếu với thực tiễn và đề xuất một phƣơng pháp tổ chức khoa học tài liệu lƣu trữ tối ƣu nhất. Chương 2: Thực trạng tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Viện Khoa học Địa chất và Khoáng sản Phần này đi sâu tìm hiểu quá trình hình thành tài liệu của cơ quan, công tác chỉ đạo điều hành tổ chức khoa học tài liệu lƣu trữ tại cơ quan và hiện trạng tổ chức khoa học tài liệu lƣu trữ tại bộ phận lƣu trữ Viện Khoa học Địa chất và Khoáng sản. Đặc biệt trong chƣơng này đã dành nhiều thời gian để nghiên cứu việc phân loại tài liệu của cơ quan, tìm hiểu thực trạng công tác biên mục, thống kê, xác định giá trị và công cụ tra tìm tài liệu lƣu trữ, kèm theo đó là sự phân tích, nhận xét về các mặt mạnh và tồn tại của thực trạng đó, chỉ ra nguyên nhân của mặt mạnh và những tồn tại trong tổ chức tài liệu lƣu trữ để kế thừa ƣu điểm và khắc phục tồn tại trong tổ chức tài liệu của Viện Khoa học Địa chất và Khoáng sản. 11 Chương 3: Các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ của Viện Khoa học Địa chất và Khoáng sản Trên cơ sở phân tích những ƣu điểm và tồn tại của công tác tổ chức tài liệu tại Viện Khoa học Địa chất và Khoáng sản, căn cứ vào cơ sở lý luận và pháp lý, đề tài đƣa ra một số giải pháp cụ thể nhằm tổ chức khoa học tài liệu. Các giải pháp đó gồm: Xây dựng, hoàn thiện các văn bản quy phạm pháp luật và văn bản nghiệp vụ về tổ chức tài liệu; giải pháp nhằm xây dựng phƣơng án tối ƣu để tổ chức tài liệu lƣu trữ thực sự khoa học, nâng cao chất lƣợng thu thập, phân loại, xác định giá trị, biên mục, thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tự động tài liệu. Ngoài các biện pháp về nghiệp vụ, công tác tổ chức – cán bộ cũng đƣợc đề cập trong chƣơng này. Mặc dù đã cố gắng nhƣng do thời gian và khả năng có hạn nên luận văn không thể tránh khỏi những thiếu sót, chúng tôi rất mong nhận đƣợc ý kiến đóng góp của thầy cô và các bạn để luận văn có thể hoàn thiện hơn. Qua đây, tôi xin bày tỏ sự cảm ơn chân thành tới các thầy cô giáo, các cơ quan, cá nhân và đặc biệt là sự hƣớng dẫn nhiệt tình, chu đáo của TS. Nguyễn Cảnh Đƣơng đã giúp tôi hoàn thành đề luận văn này. Xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 06 tháng 6 năm 2014 Học viên Hoàng Thị Hƣơng Giang 12 CHƢƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN ĐỂ TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU LƢU TRỮ VIỆN KHOA HỌC ĐỊA CHẤT KHOÁNG SẢN 1.1. Vài nét khái quát về Viện Khoa học Địa chất và Khoáng sản Viện Khoa học Địa chất và Khoáng sản đƣợc thành lập theo Quyết định số 95/CP của Chính phủ ngày 16/6/1976 trên cơ sở Đoàn Địa chất 45 (Quyết định thành lập số 500/ĐC ngày 15/5/1965 của Tổng cục Địa chất). Ngày 17/12/1980, Thủ tƣớng Chính phủ ra Quyết định số: 309/TTg thành lập Ban đào tạo và giao nhiệm vụ đào tạo trên đại học cho Viện. Căn cứ Quyết định số: 782/TTg ngày 24/10/1996 của Thủ tƣớng Chính phủ về việc sắp xếp các cơ quan nghiên cứu, triển khai khoa học và công nghệ, ngày 31/12/1996, Bộ trƣởng Bộ Công nghiệp đã ký Quyết định số: 4014/QĐ - TCCB thành lập Viện Nghiên cứu Địa chất và Khoáng sản trực thuộc Bộ Công nghiệp. Theo Nghị định số: 91/2002/NĐ - CP của Thủ tƣớng Chính phủ và Quyết định số: 16/2003/QĐ - BTNMT của Bộ trƣởng Bộ Tài nguyên và Môi trƣờng, Viện trực thuộc Bộ Tài nguyên và Môi trƣờng. Theo Quyết định số: 1238/QĐ TTg ngày 18 tháng 9 năm 2006 của Thủ tƣớng Chính Phủ, Viện đổi tên là Viện Khoa học Địa chất và Khoáng sản. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Viện Khoa học Địa chất và Khoáng sản Chức năng Viện Khoa học Địa chất và Khoáng sản là Viện nghiên cứu cơ bản trực thuộc Bộ Tài nguyên và Môi trƣờng, có chức năng nghiên cứu khoa học và phát triển công nghệ về địa chất và khoáng sản, tài nguyên địa chất, tài nguyên nƣớc dƣới đất, địa chất biển, địa chất môi trƣờng, địa chất đô thị, địa chất y học, địa chất kỹ thuật (gọi chung là địa chất khoáng sản); đào tạo sau đại học về địa chất, khoáng sản. 13 Viện Khoa học Địa chất và Khoáng sản có tƣ cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng theo quy định của pháp luật; đƣợc ngân sách của Nhà nƣớc bảo đảm kinh phí hoạt động thƣờng xuyên theo chế độ của tổ chức khoa học và công nghệ nghiên cứu cơ bản. Nhiệm vụ và quyền hạn + Trình Bộ trƣởng kế hoạch nghiên cứu, triển khai khoa học và công nghệ dài hạn, 5 năm, hàng năm về địa chất, khoáng sản; tổ chức thực hiện sau khi kế hoạch đƣợc phê duyệt; + Nghiên cứu cơ bản về vỏ trái đất, cấu trúc và thành phần vật chất của các thành tạo địa chất, điều tra tài nguyên khoáng sản, tai biến địa chất và môi trƣờng địa chất; + Tham gia xây dựng chiến lƣợc phát triển, chính sách, pháp luật về địa chất, khoáng sản ; + Xây dựng kế hoạch nghiên cứu dài hạn, 5 năm, hàng năm về địa chất, khoáng sản và tổ chức thực hiện sau khi đƣợc phê duyệt; + Nghiên cứu ứng dụng, chuyển giao tiến bộ khoa học - công nghệ về địa chất, khoáng sản; + Tổ chức hoặc tham gia thực hiện các chƣơng trình nghiên cứu khoa học -công nghệ về địa chất, khoáng sản với nƣớc ngoài hoặc tổ chức quốc tế; + Xây dựng quy trình, quy phạm, tiêu chuẩn kỹ thuật, định mức kinh tế kỹ thuật về địa chất, khoáng sản; + Thực hiện công tác đào tạo sau đại học về địa chất, khoáng sản; + Thực hiện các dịch vụ khoa học, công nghệ về địa chất, khoáng sản. 14 Cơ cấu tổ chức của Viện Khoa học Địa chất và Khoáng sản: Mối quan hệ giữa các phòng trong quá trình lập ra tài liệu chuyên môn - Phòng Tổ chức Hành chính: Quản lý về nhân sự của Đề án. - Phòng Khoa học – Kế hoạch – Hợp tác quốc tế: Quản lý về mặt kế hoạch triển khai công việc của Đề án. - Phòng Tài chính Kế toán: Quản lý tài chính, chính sách, lƣơng của Đề án. - Phòng Viễn thám – Toán địa chất: + Phòng ĐCTV - ĐCCT: Phối hợp thành lập bản đồ địa chất thủy văn ảnh, giải đoán thủy văn, lập sơ đồ lƣu vực dòng chảy. + Phòng Địa mạo: Thành lập bản đồ địa mạo, trắc lƣợng hình thái. + Thạch luận: Giải đoán, thành lập các bồn trầm tích, đánh giá khoáng sản, phân tích cấu trúc địa chất. 15 + Viễn thám giúp Khoáng sản Không kim loại: Xử lý số liệu, làm rõ bản chất của các mối quan hệ giữa Khoáng sản Không kim loại với quá trình, đối tƣợng địa chất liên quan. Viễn thám đƣợc coi là một trong các phƣơng pháp nghiên cứu điều tra khoáng sản. + Qua ảnh Viễn thám phát hiện đứt gãy sẽ giúp cho công tác Địa vật lý khảo sát đứt gãy hiệu quả hơn. - Phòng Khoáng vật – Địa chất đồng vị: + Khoáng vật là nền tảng cho nghiên cứu thạch học, thạch luận nguồn gốc. + Khoáng vật phục vụ cho Khoáng sản: Nghiên cứu về nguồn gốc Quặng, thành phần vật chất Quặng hóa, TH trong Quặng. + Khoáng vật giúp Địa vật lý xác định khoáng vật: manhetit cho công tác điều tra, đo vẽ địa vật lý từ, uran cho công tác điều tra, đo vẽ địa vật lý xạ, Quặng kim loại cho công tác điều tra, đo vẽ địa vật lý điện. + Khoáng vật cho Viễn thám Toán địa chất: Với mỗi loại khoáng vật có phổ xác định, do đó nghiên cứu khoáng vật sẽ phục vụ cho phân tích ảnh viễn thám. + Khoáng vật cho Cổ sinh: Khoáng vật nghiên cứu đá trầm tích có chứa cổ sinh, phân tích mẫu Microsond. + Khoáng vật cho Địa hóa: các khoáng vật tìm đƣợc trong đất chính là mẫu địa hóa vì vậy khoáng vật nghiên cứu giúp phân loại địa hóa ra thành Địa hóa nguyên sinh, địa hóa thứ sinh. + Khoáng vật cho Địa chất thủy văn - Địa chất công trình: Với tập hợp khoáng vật nằm trong đất quyết định chất lƣợng đất, độ ổn định công trình, thủy văn. + Khoáng vật phục vụ Kinh tế địa chất: Loại khoáng vật tùy theo mức độ phổ biến trong vỏ trái đất sẽ tạo ra các mỏ có giá trị khác nhau. 16 - Phòng Cổ sinh – Địa tầng: + Cổ sinh Địa tầng phục vụ cho Kiến tạo Địa mạo: giúp nghiên cứu chuyên đề cấu trúc kiến tạo. + Cổ sinh địa tầng giúp cho Khoáng sản Không kim loại: xác định tuổi, môi trƣờng địa chất thành tạo Khoáng sản Không kim loại. - Phòng Khoáng sản Kim loại và Không kim loại: + Khoáng sản Không kim loại cùng Khoáng sản kim loại: là 2 đơn vị cùng chuyên môn (Cùng phƣơng pháp nghiên cứu chung nhƣng có những phƣơng pháp nghiên cứu đặc thù riêng cho từng loại khoáng sản kim loại và không kim loại). + Giúp cho Kiến tạo – Địa mạo: Nghiên cứu mối liên quan, khả năng sinh khoáng của các cấu trúc địa chất,các hoạt động kiến tạo, các dạng địa mạo đối với các loại khoáng sản kim loại (không kim loại) với quá trình hình thành và bảo tồn vỏ phong hóa. + Giúp cho Thạch luận nghiên cứu mối quan hệ sinh khoáng kim loại (không kim loại) đối với quá trình địa chất nghiên cứu tiềm năng khoáng sản không kim loại trong các thành tạo địa chất. + Đối với Kinh tế Nguyên liệu khoáng: Khoáng sản kim loại (không kim loại) sẽ cung cấp tài nguyên, trữ lƣợng, chất lƣợng của khoáng sản phục vụ giải các bài toán về kinh tế nguyên liệu khoáng. - Phòng Thạch luận – Trầm tích luận: + Thạch luận giúp Cổ sinh lát mỏng thạch học. + Nghiên cứu quá trình địa chất (magma, trầm tích, biến chất), thành tạo các đối tƣợng (đá) chứa khoáng sản không kim loại. - Phòng Kinh tế nguyên liệu khoáng: + Phòng Kinh tế nguyên liệu khoáng tham gia xây dựng định mức đơn giá mẫu cổ sinh các loại. 17 + Tính toán giá trị kinh tế, khả năng khai thác, sử dụng của các tích tụ khoáng sản không kim loại. - Phòng Phân tích: + Phòng phân tích giúp Khoáng sản không kim loại: Xác định thành phần vật chất (hóa học, khoáng vật) của Khoáng sản Không kim loại và các đối tƣợng địa chất liên quan, cung cấp các số liệu để luận giải các quá trình sinh khoáng quá trình tạo vỏ phong hóa. +Phòng phân tích giúp phòng Thạch luận: Gia công các loại mẫu: thạch học, thạch học định hƣớng, khoáng tƣớng, trọng sa, vi cổ sinh, bao thể, hoá, quang phổ, microsonde; Phân tích các loại mẫu: thạch học, khoáng tƣớng, trọng sa theo yêu cầu của các tổ chức, cá nhân trong và ngoài Viện. + Phòng Phân tích với Phòng Kim loại: Nghiên cứu thành phần vật chất các loại của đá và quặng. - Phòng Địa chất thủy văn – Địa chất công trình: +Xác định điều kiện địa chất thủy văn, địa chất công trình trong khai thác khoáng sản kim loại, không kim loại; + Xác định ảnh hƣởng môi trƣờng do khai thác khoáng sản gây ra; + Xác định các thông số cơ lý của vỏ phong hóa; + Xác định điều kiện thủy văn đối với các quá trình phong hóa. + Địa chất thủy văn – địa chất công trình cho Địa vật lý: Định hƣớng sơ bộ vị trí khảo sát, độ sâu, chiều dày tầng chứa nƣớc phục vụ công tác đo địa vật lý. - Phòng Kiến tạo Địa mạo: + Với phòng Khoáng sản không kim loại: Nghiên cứu cấu trúc địa chất, các hoạt động kiến tạo, các quá trình và các hình thái địa mạo phục vụ nghiên cứu, điều tra, đánh giá khoáng sản không kim loại, nghiên cứu điều tra vỏ phong hóa. 18