Tài liệu Tổ chức khoa học tài liệu tại trung tâm lưu trữ ủy ban nhân dân tỉnh phú thọ

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN BÙI THỊ THU HÀ TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH PHÚ THỌ Chuyên ngành: Lƣu trữ Mã số: 60 32 24 LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC NGÀNH LƯU TRỮ NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS. TS. NGUYỄN MINH PHƢƠNG HÀ NỘI – 2008 MỤC LỤC Trang Phần mở đầu 5 Phần nội dung Chƣơng 1. Tổng quan về Trung tâm lƣu trữ Uỷ ban Nhân dân tỉnh Phú Thọ 1.1. Vài nét về tỉnh Phú Thọ 12 1.2. Trung tâm lưu trữ Uỷ ban Nhân dân tỉnh Phú Thọ 13 1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Trung 13 tâm Lưu trữ Uỷ ban Nhân dân tỉnh Phú Thọ 1.2.2. Khối lượng, thành phần, nội dung, ý nghĩa của tài liệu hiện 16 đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Uỷ ban Nhân dân tỉnh Phú Thọ. Chƣơng 2. Thực trạng tổ chức khoa học tài liệu lƣu trữ tại Trung tâm Lƣu trữ Uỷ ban Nhân dân tỉnh Phú Thọ 2.1. Mục đích, ý nghĩa của công tác tổ chức khoa học tài liệu 24 2.2. Một số văn bản qui định về công tác lưu trữ. 25 2.3. Tình hình tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Trung tâm lưu trữ 30 Uỷ ban Nhân dân tỉnh Phú Thọ 2.3.1. Thu thập và bổ sung tài liệu 30 2.3.2. Phân loại tài liệu 34 2.3.3. Xác định giá trị tài liệu 45 2.3.4. Thống kê và xây dựng công cụ tra cứu 50 Chƣơng 3. Một số giải pháp nhằm góp phần tổ chức khoa học tài liệu tại Trung tâm lƣu trữ Uỷ ban Nhân dân tỉnh Phú Thọ 3.1. Nhận xét chung về công tác tổ chức khoa học tài liệu tại Trung 54 tâm lưu trữ Uỷ ban Nhân dân tỉnh Phú Thọ 2 3.1.1. Những kết quả đạt được 54 3.1.2. Hạn chế 56 3.1.3. Nguyên nhân 58 3.2. Một số giải pháp nhằm góp phần tổ chức khoa học tài liệu tại 59 Trung tâm lưu trữ Uỷ ban Nhân dân tỉnh Phú Thọ 3.2.1. Đối với cơ quan quản lý ngành về công tác lưu trữ 59 3.2.2. Đối với UBND tỉnh và Trung tâm Lưu trữ tỉnh 60 3.2.2.1. Chỉ đạo nghiệp vụ và xây dựng văn bản 60 3.2.2.2. Vấn đề cán bộ 61 3.2.2.3. Đầu tư cơ sở vật chất 63 3.2.3. Về việc tổ chức thực hiện các nghiệp vụ tổ chức khoa học 63 tài liệu 3.2.3.1. Thu thập và bổ sung tài liệu 63 3.2.3.2. Phân loại và hệ thống hóa tài liệu 66 3.2.3.3. Xác định giá trị tài liệu 67 3.2.3.4. Xây dựng công cụ tra cứu 69 Kết luận 71 Tài liệu tham khảo Phụ lục 3 BẢNG CHỮ VIẾT TẮT HĐND : Hội đồng Nhân dân UBND : Ủy ban Nhân dân TTLT : Trung tâm Lưu trữ UBHC : Ủy ban Hành chính 4 PHẦN MỞ ĐẦU 1.Tính cấp thiết của đề tài Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia đã khẳng định rõ: “Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị về kinh tế, chính trị, quốc phòng, an ninh, ngoại giao, văn hóa, giáo dục, khoa học và công nghệ…” qua đó thấy được vai trò, ý nghĩa to lớn của tài liệu lưu trữ đối với đời sống xã hội. Theo Hiến pháp và luật tổ chức HĐND và UBND, UBND tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương là cơ quan hành chính nhà nước cao nhất ở địa phương, thực hiện chức năng quản lý nhà nước trên mọi mặt hoạt động của đời sống kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội…trong phạm vi địa bàn tỉnh. Trong quá trình hoạt động, các cơ quan nhà nước cấp tỉnh sản sinh ra một khối lượng lớn tài liệu. Những tài liệu này phản ánh mọi mặt hoạt động của bộ máy nhà nước cấp tỉnh trong từng giai đoạn lịch sử nhất định, nhằm thực hiện chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước. Tài liệu lưu trữ cấp tỉnh là một bộ phận hợp thành quan trọng của Phông lưu trữ Nhà nước, cần được quan tâm quản lý tốt nhằm góp phần hoàn thiện phông lưu trữ nhà nước và phục vụ cho hoạt động quản lý, các nhu cầu của xã hội. Trung tâm lưu trữ UBND tỉnh Phú Thọ hiện đang quản lý tài liệu của HĐND, UBHC và UBND tỉnh Phú Thọ từ năm 1945 đến nay. Trong hơn 50 năm hoạt động, Phú Thọ đã trải qua nhiều lần thay đổi tên gọi, tách nhập tỉnh, số lượng tài liệu được sản sinh ra lớn, đa dạng và phong phú về thành phần và nội dung. Hàng năm, Trung tâm phục vụ gần 800 lượt người khai thác, ngoài việc khai thác các văn bản thông thường phục vụ cho công việc chuyên môn và cho các nhu cầu cá nhân, Trung tâm Lưu trữ tỉnh còn phục vụ tư liệu cho việc biên soạn lịch sử đảng bộ tỉnh Phú Thọ, Vĩnh Phúc, Vĩnh Phú, lịch sử 5 các sở, ngành, các huyện…, phục vụ rà soát văn bản do Chính phủ, tỉnh qui định từ 1976 đến nay…Như vậy có thể thấy được giá trị của khối tài liệu hiện đang được lưu trữ tại Trung tâm lưu trữ UBND tỉnh Phú Thọ, cũng như nhu cầu của các độc giả muốn nghiên cứu, khai thác phục vụ cho các mục đích khác nhau. Tuy nhiên, hiện nay tài liệu thu về Trung tâm Lưu trữ UBND tỉnh Phú Thọ chưa được đầy đủ, công tác lập hồ sơ chưa tốt, chưa xây dựng được bảng thời hạn bảo quản nên việc xác định giá trị của tài liệu còn mang tính chủ quan làm ảnh hưởng đến chất lượng của tài liệu; kho tàng hạn chế đã ảnh hưởng đến việc thu thập tài liệu, tổ chức sắp xếp tài liệu, gây khó khăn cho việc thống kê; hệ thống công cụ tra cứu đơn giản đã hạn chế việc tra tìm tài liệu phục vụ độc giả. Chính vì vậy, yêu cầu đặt ra là cần tổ chức tài liệu một cách khoa học, hợp lý, để có thể lưu giữ được những tài liệu có giá trị nhất, phục vụ hiệu quả cho công việc, công tác nghiên cứu của các cán bộ và nhân dân và phục vụ cho hoạt động quản lý của cơ quan nhà nước. Xuất phát từ yêu cầu này, tôi đã chọn đề tài “ Tổ chức khoa học tài liệu tại Trung tâm lưu trữ Uỷ ban Nhân dân tỉnh Phú Thọ” làm luận văn thạc sỹ của mình. 2.Mục tiêu của đề tài Thứ nhất, khảo sát thực tế công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ hiện đang được bảo quản tại Trung tâm lưu trữ UBND tỉnh Phú Thọ, từ đó thấy được những kết quả đạt được và những hạn chế cần khắc phục. Thứ hai, trên cơ sở thực trạng công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ, đề xuất các giải pháp nhằm góp phần giúp Trung tâm Lưu trữ UBND tỉnh Phú Thọ tổ chức khoa học tài liệu, từ đó phát huy giá trị của tài liệu, phục vụ cho công tác quản lý và các nhu cầu nghiên cứu của xã hội. 3. Đối tƣợng nghiên cứu 6 Đối tượng nghiên cứu là những qui định của nhà nước và của tỉnh Phú Thọ về tổ chức khoa học tài liệu; các khâu nghiệp vụ nhằm tổ chức khoa học tài liệu và khối tài liệu hiện đang được bảo quản tại Trung tâm lưu trữ UBND tỉnh Phú Thọ. 4. Phạm vi nghiên cứu Phạm vi nghiên cứu của đề tài là việc tổ chức khoa học khối tài liệu hành chính và tài liệu khoa học kỹ thuật từ năm 1945 đến nay thuộc các phông lưu trữ hiện đang bảo quản tại Trung tâm lưu trữ UBND tỉnh Phú Thọ. 5. Phƣơng pháp nghiên cứu Để thực hiện đề tài, chúng tôi đã tiến hành nghiên cứu theo các phương pháp sau: Phương pháp khảo sát thực tế để tìm hiểu về thành phần, nội dung, khối lượng tài liệu lưu trữ; thực trạng công tác thu thập, bổ sung, phân loại, xác định giá trị tài liệu và xây dựng công cụ tra cứu. Qua khảo sát, chúng tôi kết hợp với phỏng vấn trực tiếp các cán bộ hiện đang công tác tại Trung tâm lưu trữ UBND tỉnh Phú Thọ, để hiểu rõ hơn những thuận lợi, khó khăn mà các cán bộ này gặp phải trong quá trình tác nghiệp. Phương pháp tổng hợp, phân tích, so sánh và đánh giá những kết quả đạt được khi tiến hành khảo sát thực trạng, từ đó thấy được những ưu điểm và hạn chế, nguyên nhân của những hạn chế. Ngoài ra, chúng tôi còn sử dụng phương pháp lịch sử khi nghiên cứu tình hình tổ chức và phát triển của các cơ quan nhà nước tỉnh Phú Thọ. 6. Lịch sử nghiên cứu vấn đề Do tầm quan trọng và ý nghĩa của tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước cấp tỉnh, nên đã có nhiều đề tài 7 nghiên cứu khoa học, khóa luận tốt nghiệp, bài viết, bài nghiên cứu đi sâu trên cả phương diện lý luận và thực tiễn. Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ được đề cập đến trong cuốn giáo trình về chuyên ngành lưu trữ: “ Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” của nhóm tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền và Nguyễn Văn Thâm, thể hiện ở từng khâu nghiệp vụ cụ thể như: phân loại, xác định giá trị, thu thập bổ sung và tổ chức công cụ tra cứu. Các đề tài nghiên cứu khoa học cấp ngành đã đi vào nghiên cứu các khía cạnh, vấn đề cụ thể của công tác lưu trữ nói chung và công tác tổ chức khoa học tài liệu nói riêng, thí dụ: “ Nghiên cứu xác định nguồn nộp lưu tài liệu vào kho lưu trữ Nhà nước cấp tỉnh” – Nguyễn Quang Lệ (chủ nhiệm); “Lý luận và thực tiễn về tổ chức mạng lưới các kho lưu trữ ở Việt Nam” – Vương Đình Quyền (Chủ nhiệm); “Nghiên cứu xây dựng hệ thống công cụ thống kê tài liệu lưu trữ” – Nguyễn Cảnh Đương (Chủ nhiệm); “ Những cơ sở lý luận và thực tiễn xây dựng danh mục hồ sơ ở các cơ quan” – Phạm Ngọc Đĩnh (Chủ nhiệm); “Cơ sở khoa học để xác định thời hạn bảo quản cho tài liệu kế toán trong các cơ quan hành chính sự nghiệp” – Nguyễn Nghĩa Văn (Chủ nhiệm)… Một số khoá luận tốt nghiệp, luận văn chuyên ngành lưu trữ cũng đã đi vào nghiên cứu vấn đề tổ chức khoa học tài liệu tại một cơ quan cụ thể, thí dụ như: “Tổ chức khoa học tài liệu của Ban Kinh tế Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam”- Đỗ Thị Huấn; “Tổ chức khoa học tài liệu phông lưu trữ ủy ban nhân dân tỉnh Hải Hưng” – Vũ Đức Tiến; “Tổ chức khoa học tài liệu phông lưu trữ UBND huyện Cát Hải, Hải phòng” – Nguyễn Thùy Diễm; “Tổ chức khoa học tài liệu tại Trung tâm Công nghệ thông tin và lưu trữ tỉnh Vĩnh Phúc” – Nguyễn Công Trọng; “Tổ chức khoa học tài liệu địa chính ở Trung tâm Thông tin Tư liệu địa chính Tổng Cục Địa chính” – Quản Tố Chinh; 8 “Nghiên cứu đề xuất giải pháp nhằm tối ưu hóa phông lưu trữ UBND Thành phố Hà Nội”- Lê Thị Thu Hương; “Vấn đề bổ sung tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh Hà Tây – Thực trạng và giải pháp” – Trịnh Ngọc Hùng; “Nguồn tài liệu cần giao nộp vào Trung tâm lưu trữ thuộc Văn phòng UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương” - Đào Đức Thuận… Những vấn đề nghiên cứu trong các đề tài về tài liệu lưu trữ cấp tỉnh chủ yếu đi sâu vào từng khâu nghiệp vụ, còn đối với các đề tài tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ một cơ quan cụ thể, đặc biệt là cấp tỉnh trong các luận văn thạc sỹ, khóa luận, báo cáo khoa học, thì chủ yếu tổ chức khoa học tài liệu cho một phông cụ thể, rất ít đề tài nghiên cứu tổ chức khoa học tài liệu cho toàn bộ khối tài liệu lưu trữ được bảo quản tại Trung tâm lưu trữ tỉnh. Ngoài ra, còn có nhiều bài viết, bài nghiên cứu trên các báo, tạp chí chuyên ngành về lưu trữ cấp tỉnh, thí dụ: “ Vài ý kiến về công tác bổ sung tài liệu văn kiện trong khâu công tác chỉnh lý khoa học kỹ thuật phông lưu trữ uỷ ban hành chính tỉnh”– Nguyễn Văn Hàm; “Xây dựng phương án phân loại tài liệu phục vụ cho công tác chỉnh lý phông lưu trữ UBND cấp tỉnh” – Lê Hoàng; “Về việc xây dựng phương án hệ thống hoá hồ sơ tài liệu phông UBND tỉnh” – Nguyễn Đăng Khải…. Tuy nhiên, do vấn đề tổ chức khoa học tài liệu là vấn đề rộng, nên hầu hết các bài nghiên cứu chỉ đi sâu vào một khâu nghiệp vụ cụ thể. 7. Nguồn tƣ liệu, tài liệu tham khảo Để thực hiện đề tài này, chúng tôi nghiên cứu, sử dụng những nguồn tư liệu, tài liệu tham khảo sau: - Giáo trình, tài liệu lý luận về khoa học nghiệp vụ lưu trữ như: Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ. 9 - Tài liệu về lịch sử, tổ chức bộ máy và hoạt động của các cơ quan nhà nước cấp tỉnh. - Hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản qui định về công tác lưu trữ của Nhà nước và của tỉnh Phú Thọ - Các luận văn thạc sỹ, khóa luận tốt nghiệp, các đề tài nghiên cứu khoa học cấp ngành có liên quan đến đề tài - Các bài viết liên quan trên báo, tạp chí chuyên ngành như: Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, Dấu ấn thời gian. 8. Bố cục của luận văn Đề tài được thực hiện gồm 3 phần: phần mở đầu, phần nội dung và phần kết luận. Trong đó phần nội dung chính được chia làm 3 chương: Chương I. Tổng quan về Trung tâm Lưu trữ UBND tỉnh Phú Thọ Chương đầu nêu khái quát lịch sử hình thành và phát triển của tỉnh Phú Thọ qua từng thời kỳ, chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm Lưu trữ UBND tỉnh Phú Thọ, trên cơ sở đó nắm được số lượng phông tài liệu hiện đang bảo quản tại Trung tâm; đồng thời khảo sát thành phần, nội dung, khối lượng và ý nghĩa của tài liệu. Chương II. Thực trạng tổ chức khoa học tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ UBND tỉnh Phú Thọ Khảo sát tình hình thực hiện các khâu nghiệp vụ như: thu thập và bổ sung tài liệu, phân loại, xác định giá trị, xây dựng công cụ tra cứu để từ đó thấy được những ưu điểm và hạn chế cần khắc phục. Chương III. Một số giải pháp nhằm góp phần tổ chức khoa học tài liệu tại Trung tâm lưu trữ UBND tỉnh Phú Thọ 10 Chương 3 tổng kết lại những kết quả đạt được, những hạn chế, nguyên nhân để từ đó đưa ra các giải pháp nhằm góp phần tổ chức khoa học tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ UBND tỉnh Phú Thọ. Ngoài ra, trong luận văn còn có danh mục tài liệu tham khảo và phần phụ lục được đặt sau kết luận để minh họa và làm sáng tỏ hơn các vấn đề chúng tôi đề cập trong đề tài. Để thực hiện đề tài này, ngoài nỗ lực của bản thân, chúng tôi còn nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình của các cán bộ Trung tâm lưu trữ UBND tỉnh Phú Thọ. Đặc biệt, tôi đã nhận được sự giúp đỡ, hướng dẫn tận tình của PGS. TS Nguyễn Minh Phương trong suốt quá trình làm luận văn. Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành tới thầy giáo hướng dẫn và những người đã giúp đỡ, động viên tôi hoàn thành luận văn này. Do hạn chế về trình độ, nên mặc dù rất cố gắng, song luận văn sẽ không tránh khỏi những hạn chế và thiếu sót nhất định. Chúng tôi rất mong nhận được những ý kiến đóng góp từ phía các thầy cô, các bạn để luận văn đạt chất lượng tốt hơn. Hà Nội, ngày 30 tháng 12 năm 2008 Tác giả 11 CHƢƠNG 1. TỔNG QUAN VỀ TRUNG TÂM LƢU TRỮ UBND TỈNH PHÚ THỌ 1.1. Vài nét về tỉnh Phú Thọ Phú Thọ là vùng đất tổ cội nguồn của dân tộc Việt Nam. Nơi đây các vua Hùng đã dựng nước Văn Lang – nhà nước đầu tiên của dân tộc Việt Nam. Phú Thọ nằm ở cửa ngõ phía Tây Bắc của thủ đô Hà Nội, cách thủ đô Hà Nội 80 km về phía Bắc. Từ năm 1903 (là năm tỉnh có tên Phú Thọ) đến Cách mạng tháng Tám năm 1945, về cơ bản đơn vị hành chính trong tỉnh không có những thay đổi lớn, chỉ có thay đổi tên gọi một số phủ huyện và thêm một số làng xã mới. Ngày 26 tháng 1 năm 1968, Uỷ ban Thường vụ Quốc hội ra Nghị quyết số 504, quyết định hợp nhất hai tỉnh Vĩnh Phúc và Phú Thọ thành tỉnh Vĩnh Phú. Thành phố Việt Trì là tỉnh lỵ của tỉnh Vĩnh Phú. Việc hợp nhất hai tỉnh Phú Thọ và Vĩnh Phúc thành tỉnh Vĩnh Phú như vậy là do yêu cầu của việc quản lý hành chính nhà nước trong giai đoạn Miền Bắc đang trên con đường xây dựng chủ nghĩa xã hội và Miền Nam đang đấu tranh chống đế quốc Mỹ. Sau khi sáp nhập, Tỉnh Vĩnh Phú có 18 huyện và 1 thành phố và 3 thị xã. Do yêu cầu của sự phân cấp quản lý nhà nước và do yêu cầu của sự phát triển kinh tế xã hội trong giai đoạn mới. Ngày 6 tháng 11 năm 1996, Quốc hội khoá IX, kỳ họp thứ 10 đã thông qua Nghị quyết về việc chia và điều chỉnh địa giới hành chính một số tỉnh, trong đó có việc tái lập tỉnh Vĩnh Phúc và Phú Thọ. Tỉnh Phú Thọ chính thức đi vào hoạt động từ ngày 01/1/1997. Tỉnh Phú Thọ được tái lập với diện tích tự nhiên là hơn 3 nghìn km2, dân số khoảng 1,3 triệu người. Toàn tỉnh hiện có 13 huyện, thành, thị (thành phố Việt Trì, thị xã Phú Thọ, 11 huyện: Thanh Sơn, Tân Sơn, Yên 12 Lập, Sông Thao, Tam Nông, Thanh Thuỷ, Hạ Hoà, Thanh Ba, Đoan Hùng, Lâm Thao, Phù Ninh). Phú Thọ có địa thế khá thuận lợi về giao thông, với ba con sông lớn là sông Hồng, sông Lô, sông Đà chảy qua, hệ thống giao thông đường sắt Hà Nội – Lào Cai – Côn Minh; đường quốc lộ 2, đường cao tốc xuyên á là đầu nối quan trọng trong giao lưu kinh tế giữa Trung Quốc với Việt Nam và các nước ASEAN. Ngoài ra, Phú Thọ còn có các yếu tố khác để phát triển kinh tế-xã hội như con người, tài nguyên, các khu công nghiệp, khu du lịch văn hoá lịch sử Đền Hùng, khu du lịch sinh thái Xuân Sơn…đây chính là cơ sở để phát triển kinh tế, văn hoá, xã hội, góp phần quan trọng nâng cao đời sống vật chất và tinh thần cho nhân dân. 1.2. Trung tâm Lƣu trữ UBND tỉnh Phú Thọ Trên cơ sở Thông tư số 40/1998/TT-TCCP, ngày 24/01/1998 của Ban Tổ chức cán bộ Chính phủ hướng dẫn tổ chức lưu trữ ở các cơ quan Nhà nước các cấp; ngày 13/6/1998 Chủ tịch UBND tỉnh Phú Thọ đã ra Quyết định số 1224/QĐ-UB về việc thành lập Trung tâm Lưu trữ tỉnh Phú Thọ. Trung tâm Lưu trữ tỉnh Phú Thọ trực thuộc Văn phòng HĐND và UBND tỉnh, có chức năng giúp Văn phòng và UBND tỉnh thực hiện quản lý nhà nước về tài liệu lưu trữ trong phạm vi toàn tỉnh theo quy định của Nhà nước. 1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lƣu trữ UBND tỉnh Phú Thọ Căn cứ Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia do Uỷ ban Thường vụ Quốc hội ban hành ngày15/4/2001; Quyết định số 1224/QĐ- UB ngày 13/6/1998 về việc thành lập Trung tâm Lưu trữ tỉnh Phú Thọ và Quyết định số 2137/1998/ QĐ-UB ngày 3/10/1998 về việc Ban hành quy chế làm việc của Trung tâm 13 Lưu trữ tỉnh của UBND tỉnh Phú Thọ. Trung tâm Lưu trữ UBND tỉnh Phú Thọ có chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn cơ bản sau: * Chức năng của Trung tâm Lƣu trữ UBND tỉnh Phú Thọ Trung tâm lưu trữ tỉnh có chức năng giúp Chánh Văn phòng để tham mưu cho UBND tỉnh thực hiện quản lý nhà nước về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ trong phạm vi toàn tỉnh. * Nhiệm vụ của Trung tâm lƣu trữ UBND tỉnh Phú Thọ Căn cứ vào các qui định của Nhà nước về công tác lưu trữ, soạn thảo các văn bản về quản lý công tác lưu trữ trình UBND tỉnh ban hành. Hướng dẫn và kiểm tra các cơ quan trực thuộc tỉnh và huyện thực hiện thống nhất các chế độ, quy định, nguyên tắc về quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ Thực hiện chế độ thống kê nhà nước về tài liệu lưu trữ, báo cáo định kỳ và đột xuất về tình hình quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ của tỉnh với cơ quan quản lý lưu trữ Nhà nước cấp trên. Tổ chức ứng dụng khoa học công nghệ vào quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ trong phạm vi tỉnh Xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng công chức, viên chức lưu trữ của Trung tâm lưu trữ tỉnh; lập kế hoạch xây dựng kho tàng, mua sắm thiết bị và dự trù kinh phí cho hoạt động thường xuyên của Trung tâm lưu trữ tỉnh và các cơ quan, đơn vị trực thuộc. Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ vào kho lưu trữ của tỉnh Thực hiện chế độ thống kê và bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ hiện đang quản lý ở Trung tâm lưu trữ tỉnh. Tổ chức sử dụng tài liệu ở Trung tâm lưu trữ tỉnh 14 Các qui trình nghiệp vụ lưu trữ của Trung tâm lưu trữ tỉnh do Cục lưu trữ Nhà nước hướng dẫn Trung tâm lưu trữ có nhiệm vụ hướng dẫn cho các cơ quan, đơn vị, tổ chức xã hội và công dân việc bảo quản tài liệu riêng có giá trị như tài liệu lưu trữ của tập thể và cá nhân, đồng thời tổ chức tiếp nhận những tài liệu quý hiếm khi có tập thể, cá nhân gửi, tặng, bán cho cơ quan lưu trữ tỉnh. * Quyền hạn của Trung tâm lƣu trữ tỉnh Trung tâm Lưu trữ tỉnh được trực tiếp quan hệ với UBND các huyện, thành, thị, các sở, ban, ngành của tỉnh để nắm tình hình về công tác lưu trữ, quản lý tài liệu lưu trữ, đồng thời kiến nghị với lãnh đạo về công tác lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ của địa phương, đơn vị Được yêu cầu công chức, viên chức làm công tác lưu trữ của các huyện, thành thị, các cơ quan đơn vị thuộc tỉnh thực hiện các qui định, các chế độ nguyên tắc của Đảng, Nhà nước, UBND tỉnh về quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ. Trong trường hợp cần thiết được kiến nghị với cơ quan có thẩm quyền xem xét, xử lý đối với các vi phạm pháp luật bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia. Ban hành văn bản hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ và các văn bản liên quan đến công tác lưu trữ để các huyện, thành, thị, các sở, ban, ngành thực hiện. Cấp giấy chứng nhận, cấp bản sao hoặc trích sao tài liệu thuộc kho lưu trữ Trung tâm cho các cơ quan, đơn vị và công dân có yêu cầu chính đáng cần nghiên cứu (trừ tài liệu thuộc tài liệu mật, tối mật, tuyệt mật) Đề xuất việc tuyển dụng, đào tạo, bồi dưỡng và thực hiện chế độ, chính sách đối với công chức, viên chức lưu trữ tỉnh. * Cơ cấu tổ chức của Trung tâm lƣu trữ UBND tỉnh Phú Thọ Tổ chức bộ máy của Trung tâm Lưu trữ UBND tỉnh Phú Thọ gồm có: 15 + Giám đốc và Phó giám đốc, + Các cán bộ của Trung tâm - Giám đốc Trung tâm: là người trực tiếp điều hành công chức thuộc Trung tâm; tham mưu giúp Chánh Văn phòng trong việc quản lý Nhà nước về công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh và quản lý tài liệu, hồ sơ được giao quản lý tại Trung tâm; - Phó Giám đốc Trung tâm: được Giám đốc phân công phụ trách một số lĩnh vực công tác của Trung tâm. Thay mặt Giám đốc Trung tâm giải quyết công việc của Trung tâm khi Giám đốc đi vắng. - Cán bộ của Trung tâm lưu trữ tỉnh chấp hành nhiệm vụ được phân công, chủ động và phải chịu trách nhiệm về những nhiệm vụ được giao, hàng tuần báo cáo Giám đốc Trung tâm về tình hình công việc. 1.2.2. Khối lƣợng, thành phần, nội dung, ý nghĩa của tài liệu hiện đang bảo quản tại Trung tâm lƣu trữ UBND tỉnh Phú Thọ. 1.2.2.1. Khối lƣợng Theo kết quả khảo sát, thống kê của chúng tôi, toàn bộ số tài liệu hiện có tại Trung tâm Lưu trữ tỉnh Phú Thọ bao gồm 32 phông bảo quản và có thể chia thành 2 nhóm lớn là: nhóm phông bảo quản của Uỷ ban tỉnh và nhóm phông bảo quản của các sở, ban, ngành trực thuộc. * Nhóm phông bảo quản của các sở, ban, ngành: gồm 29 phông (Phụ lục), phản ánh quá trình hình thành, phát triển trong hoạt động của các cơ quan, đơn vị hình thành phông từ năm 1945 đến nay. Số lượng tài liệu gồm 11.000 hồ sơ được bảo quản trên 18 giá. * Nhóm phông bảo quản của Uỷ ban tỉnh: gồm 3 phông - Phông Lưu trữ HĐND – UBHC tỉnh Phú Thọ (1945 – 1968): đây là một phông đóng phản ánh quá trình hình thành, hoạt động của cơ quan đơn vị 16 hình thành phông từ khi thành lập đến khi UBHC tỉnh Phú Thọ bị sáp nhập với UBHC tỉnh Vĩnh Phúc thành UBND tỉnh Vĩnh Phú. Do chiến tranh ác liệt, phải sơ tán nhiều lần, tài liệu bảo quản chưa tốt dẫn đến bị mất nhiều, nên số lượng tài liệu giai đoạn này còn lại rất ít, chất lượng tài liệu thấp (bị rách, chữ mờ).Tổng số gồm 1648 hồ sơ. - Phông Lưu trữ HĐND – UBHC tỉnh Vĩnh Phú (1968 – 1996): đây là phông đóng, phản ánh quá trình hoạt động của đơn vị hình thành phông từ khi sáp nhập hai tỉnh làm một. Tài liệu hình thành trong giai đoạn của cuộc chiến tranh phá hoại của đế quốc Mỹ, hậu quả của chiến tranh + cơ cấu tổ chức luôn thay đổi và chế độ nộp lưu chưa được nề nếp nên tài liệu thiếu, không hoàn chỉnh. Tổng số gồm 3530 hồ sơ. - Phông Lưu trữ HĐND - UBND tỉnh Phú Thọ (1997 đến nay): phản ánh quá trình hoạt động của đơn vị hình thành phông từ khi tỉnh được tái lập (năm 1997) đến nay. Đây là khối tài liệu hiện đang được bảo quản với khối lượng lớn, tổng số theo thống kê đến năm 2007 là 52.863 hồ sơ. Như vậy, tính tổng số lượng tài liệu của các phông lưu trữ đang được bảo quản tại Trung tâm hiện có trên 75.000 đơn vị bảo quản (tương đương 500m giá) 1.2.2.2. Thành phần Bộ máy cơ quan nhà nước cấp tỉnh bao gồm: Hội đồng nhân dân tỉnh cơ quan quyền lực nhà nước cao nhất ở địa phương, Ủy ban nhân dân tỉnh cơ quan chấp hành của HĐND cấp tỉnh và các sở, ban, ngành - là những cơ quan chuyên môn trực thuộc. Trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ quản lý nhà nước của mình, các cơ quan này đã hình thành nên một khối lượng rất lớn tài liệu, phản ánh một cách đầy đủ chức năng, nhiệm vụ của từng cơ quan trong từng lĩnh vực cụ thể. 17 UBND tỉnh Phú Thọ là cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương nên có mối quan hệ về mặt chỉ đạo với các cơ quan cấp dưới; quan hệ giao dịch, phối hợp công tác với cơ quan ngang cấp và thực hiện sự chỉ đạo, lãnh đạo của các cơ quan cấp trên. Theo Quyết định số 505/2000/QĐ-UB ngày 9/3/2000 của UBND tỉnh Phú Thọ về việc ban hành qui định quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ của tỉnh Phú Thọ, thành phần tài liệu gồm: bản chính hoặc bản sao có giá trị như bản chính các văn bản quản lý nhà nước; tài liệu khoa học kỹ thuật; tài liệu chuyên môn; bản thảo, bản nháp các tác phẩm văn học nghệ thuật; âm bản, dương bản các bộ phim, các bức ảnh, microphim; tài liệu ghi âm, ghi hình; băng đĩa từ…. được hình thành trong quá trình hoạt động của các sở, ban, ngành, đoàn thể các hội và các nhân vật nổi tiếng. Trung tâm Lưu trữ UBND tỉnh Phú Thọ hiện nay đang bảo quản tài liệu của 32 phông như đã nói ở trên, loại hình tài liệu chiếm số lượng nhiều nhất đang được bảo quản tại Trung tâm là tài liệu hành chính. Ngoài ra có một khối tài liệu xây dựng cơ bản từ 1968 – 1976 với 566 hồ sơ (để trong 68 hộp) và một khối tài liệu xây dựng cơ bản đang trong quá trình chỉnh lý; tài liệu ảnh có 450 bức ảnh là hoạt động của lãnh đạo Đảng, Nhà nước, lãnh đạo UBND Tỉnh và tập ảnh thể hiện tội ác của giặc Mỹ trên quê hương Phú Thọ. Hiện nay, các loại hình tài liệu như: điện ảnh, ghi âm, điện tử, Trung tâm chưa thể tiến hành thu thập do điều kiện bảo quản không đảm bảo, nên những tài liệu này vẫn được lưu giữ tại các cơ quan sản sinh ra chúng như: Đài phát thanh truyền hình Phú Thọ. 1.2.2.3. Nội dung Với chức năng, nhiệm vụ được qui định, Trung tâm lưu trữ UBND tỉnh Phú Thọ có trách nhiệm thu thập, bảo quản tài liệu lưu trữ của nhiều cơ quan, 18 tổ chức cấp tỉnh ở nhiều giai đoạn lịch sử khác nhau. Do vậy, nội dung tài liệu phản ánh toàn diện các mặt hoạt động ở địa phương qua các thời kỳ. Giai đoạn 1945-1968 Đây là giai đoạn đất nước đang trải qua 2 cuộc chống Pháp và Mỹ ác liệt, đồng thời cũng là giai đoạn đất nước ta xây dựng xã hội chủ nghĩa, nội dung của tài liệu lưu trữ tập trung vào các vấn đề quan trọng như vừa tăng cường sản xuất, vừa chủ trương đấu tranh chống cuộc chiến tranh phá hoại của đế quốc Mỹ, nội dung tài liệu phản ánh các hoạt động tài chính, ngân hàng, nội thương, ngoại thương, lương thực thực phẩm, vật giá, quân sự, trị an, toà án, thanh tra, giảm tô, giảm tức, tổ chức chính quyền, lao động, dân tộc, tôn giáo, giáo dục, văn hóa thông tin, y tế, về việc xây dựng chính quyền địa phương, tài liệu phản ánh các chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước. Giai đoạn 1968-1976 tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của tỉnh Vĩnh Phú phản ánh đầy đủ các mặt hoạt động như hoạt động của HĐND tỉnh Vĩnh Phú, sự lãnh đạo, chỉ đạo của lãnh đạo tỉnh, tài liệu về chủ trương, chỉ thị phòng chống lụt bão, thuỷ nông, thuỷ lợi, thuỷ văn, tài liệu đề cập đến việc mở rộng và phát triển các nông trường, khai khoáng, định canh định cư , các hoạt động nông nghiệp, xây dựng cơ bản và kiến trúc, giao thông vận tải, bưu điện, tài chính thương nghiệp, nội chính, các hoạt động giáo dục, văn hoá thông tin, y tế, vấn đề về bảo vệ bà mẹ, trẻ em; phản ánh các chủ trương và chương trình hoạt động thể dục thể thao, phát triển khoa học kỹ thuật, chế độ chính sách thương binh xã hội. Giai đoạn từ 1997 đến nay: đây là thời kỳ tái lập lại tỉnh, cơ cấu tổ chức có sự thay đổi. Đối với khối tài liệu hành chính: nội dung tài liệu đề cập đến các mặt hoạt động của cơ quan như các tài liệu về văn hoá xã hội, quản lý tài chính, tổ chức bộ máy, nhân sự, hoạt động tư pháp, công tác quốc phòng, an ninh trật tự, thi đua – khen thưởng…Đối với tài liệu khoa học kỹ thuật: chủ 19 yếu là tài liệu về xây dựng cơ bản, gồm các tài liệu về xây dựng các công trình giao thông, xây dựng trụ sở, trường học, nhà máy, các công trình dân dụng. Về cơ bản, tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ UBND tỉnh Phú Thọ có những nội dung cơ bản sau: - Tài liệu có nội dung tổng hợp: bao gồm tài liệu về chủ trương, chính sách, quy hoạch, kế hoạch, thống kê, thi đua khen thưởng, ngoại vụ…Nhóm tài liệu này bao gồm các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của cơ quan cấp trên về việc ban hành chủ trương, chính sách, chỉ tiêu, nhiệm vụ kinh tế-xã hội mà UBND tỉnh phải thực hiện. Các văn bản do UBND tỉnh ban hành về việc triển khai nhiệm vụ kinh tế-xã hội mà cấp trên giao, các chính sách phát triển kinh tế, văn hóa, giáo dục, y tế, quốc phòng, an ninh, chỉ tiêu kế hoạch giao cho các huyện; báo cáo của các huyện. Đây là nhóm tài liệu quan trọng và có giá trị cao. - Tài liệu nội chính: khối tài liệu này phản ánh các vấn đề về tổ chức chính quyền, quốc phòng, an ninh, tư pháp. Tài liệu về tổ chức bộ máy gồm văn bản qui định và hướng dẫn của cấp trên; các văn bản qui định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của các đơn vị thuộc thẩm quyền của UBND tỉnh. Tài liệu về tổ chức cán bộ gồm hồ sơ nhân sự, các văn bản về vấn đề sắp xếp, bổ nhiệm, đào tạo, bồi dưỡng, quy hoạch cán bộ. Ví dụ: Quyết định số 268/QĐ-UBND ngày 9/3/2008 của UBND tỉnh Phú Thọ về việc nâng bậc lương đợt 1 năm 2008. - Tài liệu về kinh tế- tài chính: đây là nhóm tài liệu quan trọng thể hiện sự chỉ đạo và thực hiện phát triển kinh tế tài chính của tỉnh về tài chính, ngân hàng, thương mại, du lịch, thuế… 20