Tài liệu Tổ chức quản lý và khai thác, dùng hồ sơ cán bộ, công chức của các cơ quan nhà nước cấp bộ

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN PHẠM THỊ NGA TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ KHAI THÁC, SỬ DỤNG HỒ SƠ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC CỦA CÁC CƠ QUAN NHÀ NƢỚC CẤP BỘ Luận văn Thạc sĩ Chuyên ngành: Lƣu trữ Hà Nội - 2014 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN PHẠM THỊ NGA TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ KHAI THÁC, SỬ DỤNG HỒ SƠ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC CỦA CÁC CƠ QUAN NHÀ NƢỚC CẤP BỘ Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành: Lƣu trữ Mã số: 62 32 03 01 Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: PGS.TS Vũ Thị Phụng Hà Nội - 2014 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan luận văn này là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Trong luận văn có tham khảo một số kết quả nghiên cứu của các nhà khoa học và sử dụng một số thông tin trong các văn bản của cơ quan Nhà nƣớc, cơ quan cấp bộ nhƣng đã đƣợc chú thích cụ thể. Công trình này chƣa đƣợc tác giả nào công bố. Hà Nội, ngày tháng 10 năm 2014 TÁC GIẢ Phạm Thị Nga 1 DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT DÙNG TRONG LUẬN VĂN Stt Chữ viết tắt Diễn giải 1. CB,CC Cán bộ, công chức 2. Vụ TCCB Vụ Tổ chức cán bộ 3. CNTT Công nghệ thông tin 4. QPPL Quy phạm pháp luật 5. Bộ NV Bộ Nội vụ 6. Bộ TN&MT Bộ Tài nguyên và Môi trƣờng 7. Bộ YT Bộ Y tế 8. Bộ NN&PTNT Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn 9. Bộ KH&CN Bộ Khoa học và Công nghệ 10. Bộ TP Bộ Tƣ pháp 11. Bộ LĐTB&XH Bộ Lao động Thƣơng binh và Xã hội 12. Bộ TC Bộ Tài chính 13. Bộ TT&TT Bộ Thông tin và Truyền thông 14. Bộ VHTT&DL Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch 2 MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU........................................................................................................... 5 1. Lý do chọn đề tài ........................................................................................................ 5 2. Mục tiêu nghiên cứu ................................................................................................... 7 3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu ............................................................................. 7 4. Nhiệm vụ nghiên cứu ................................................................................................. 8 5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề ......................................................................................... 8 6. Các nguồn tƣ liệu chính đƣợc sử dụng....................................................................10 7. Phƣơng pháp nghiên cứu .........................................................................................10 8. Đóng góp của đề tài ..................................................................................................11 9. Bố cục của luận văn..................................................................................................12 NỘI DUNG ..................................................................................................................14 Chƣơng 1. THÀNH PHẦN, ĐẶC ĐIỂM, VAI TRÒ VÀ Ý NGHĨA CỦA HỒ SƠ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC ...................................................................................14 1.1 Khái niệm, thành phần, đặc điểm hồ sơ cán bộ, công chức ....................... 14 1.1.1 Khái niệm hồ sơ cán bộ, công chức ....................................................... 14 1.1.2 Thành phần hồ sơ cán bộ, công chức ................................................................16 1.1.3 Đặc điểm hồ sơ cán bộ, công chức ........................................................ 18 1.2 Vai trò và ý nghĩa của hồ sơ cán bộ, công chức ...................................... 21 1.2.1 Vai trò của hồ sơ cán bộ, công chức...................................................... 21 1.2.2 Ý nghĩa của hồ sơ cán bộ, công chức..................................................... 23 Chƣơng 2: THỰC TRẠNG QUẢN LÝ VÀ KHAI THÁC, SỬ DỤNG HỒ SƠ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC CỦA CÁC CƠ QUAN NHÀ NƢỚC CẤP BỘ.......26 2.1 Những quy định chung về công tác quản lý‎ và khai thác, sử dụng hồ sơ cán bộ, công chức ............................................................................................. 26 2.2 Thực trạng quản lý hồ sơ cán bộ, công chức của các cơ quan nhà nƣớc cấp bộ 29 2.2.1 Trách nhiệm của các cơ quan đối với công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức .....................................................................................................................29 2.2.2 Thẩm quyền và phân công quản lý hồ sơ cán bộ, công chức...........................34 2.2.3 Việc lập, tiếp nhận và chuyển giao hồ sơ cán bộ, công chức...........................42 2.2.4 Công tác thu thập, bổ sung hồ sơ cán bộ, công chức .......................................47 2.2.5 Công tác lưu trữ và bảo quản hồ sơ cán bộ, công chức ...................................49 2.2.6 Chế độ báo cáo, thống kê và quản lý hồ sơ cán bộ, công chức .......................60 3 2.2.7 Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hồ sơ cán bộ, công chức ............61 2.3 Thực trạng tổ chức khai thác, sử dụng hồ sơ cán bộ, công chức của các cơ quan nhà nƣớc cấp bộ ............................................................................................................62 2.3.1 Đối tượng khai thác, sử dụng hồ sơ cán bộ, công chức....................................62 2.3.2 Hình thức và thủ tục khai thác, sử dụng hồ sơ cán bộ, công chức ............64 2.3.3 Nội dung khai thác, sử dụng trong hồ sơ cán bộ, công chức .............................69 2.4 Đánh giá chung .......................................................................................................74 2.4.1 Ưu điểm: ..............................................................................................................76 2.4.2 Hạn chế, tồn tại....................................................................................................79 2.4.3 Nguyên nhân của những hạn chế .......................................................................81 Chƣơng 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG QUẢN LÝ VÀ KHAI THÁC, SỬ DỤNG HỒ SƠ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC CỦA CÁC CƠ QUAN NHÀ NƢỚC CẤP BỘ ..........................................................................84 3.1 Các giải pháp tổng thể nhằm nâng cao chất lƣợng quản lý và khai thác sử dụng hồ sơ cán bộ, công chức của các cơ quan nhà nƣớc cấp bộ..........................84 3.1.1 Hoàn thiện hệ thống văn bản về công tác quản lý hồ sơ CB,CC .....................84 3.1.2 Tăng cường sự chỉ đạo, điều hành của các cấp lãnh đạo đối với công tác hồ sơ cán bộ, công chức .............................................................................................87 3.1.3 Tăng cường cơ sở vật chất phục vụ công tác hồ sơ cán bộ, công chức ..........88 3.1.4 Đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ quản lý hồ sơ cán bộ, công chức .....................89 3.1.5 Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý và khai thác, sử dụng hồ sơ cán bộ, công chức ...............................................................................................91 3.2 Giải pháp cụ thể của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý và khai thác, sử dụng hồ sơ cán bộ, công chức...........................................................92 3.2.1 Ứng dụng CNTT vào quản lý thông tin CB,CC ................................................93 3.2.2 Ứng dụng CNTT vào quản lý hồ sơ điện tử CB,CC..........................................96 3.2.3 Ứng dụng công nghệ mạng, đưa một số thông tin trích ngang lên mạng nội bộ ..........................................................................................................................102 KẾT LUẬN ...............................................................................................................106 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .............................................................108 PHỤ LỤC...................................................................................................................114 4 PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Quản lý, sử dụng con ngƣời nói chung và cán bộ, công chức nói riêng là vấn đề cốt lõi, quan trọng đƣợc xác định trong Nghị quyết Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ XI của Đảng “Xây dựng đội ngũ cán bộ lãnh đạo, quản lý các cấp, nhất là cấp trung ương, đáp ứng yêu cầu của sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa và hội nhập quốc tế”. Tại Báo cáo của Ban Chấp hành Trung ƣơng Đảng khoá X về các văn kiện trình Đại hội XI của Đảng do đồng chí Tổng Bí thƣ Nông Đức Mạnh trình bày ngày 12 tháng 01 năm 2011 nêu rõ: “Xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức trong sạch, có năng lực đáp ứng yêu cầu của tình hình mới” và “Tiếp tục đổi mới mạnh mẽ, đồng bộ công tác cán bộ: tập trung vào đổi mới tư duy, cách làm, khắc phục những yếu kém trong từng khâu của công tác cán bộ”. Nhƣ vậy, để thực hiện chủ trƣơng của Đảng đã đề ra, mỗi cơ quan, tổ chức phải luôn coi việc quản lý và sử dụng con ngƣời là nhiệm vụ cấp bách, vừa cơ bản, vừa lâu dài và phải thực hiện thƣờng xuyên, có hiệu quả. Trong quá trình hoạt động, các cơ quan, tổ chức đều hình thành một khối lƣợng lớn giấy tờ, tài liệu, trong đó có tài liệu liên quan đến con ngƣời (cán bộ, công chức... ) kể từ khi cán bộ, công chức (sau đây viết tắt là CB,CC) bắt đầu đƣợc tuyển dụng hoặc đƣợc điều động, luân chuyển vào làm việc tại cơ quan, tổ chức đến khi thôi việc hoặc nghỉ hƣu. Toàn bộ giấy tờ, tài liệu có liên quan đến CB,CC tạo thành bộ hồ sơ và đƣợc gọi là hồ sơ CB,CC. Hồ sơ CB,CC là tài liệu quan trọng có tính pháp lý phản ánh trung thực về nguồn gốc, quá trình công tác, phẩm chất chính trị, trình độ học vấn, trình độ chuyên môn, chức danh, chức vụ, năng lực công tác, đạo đức tác phong, hoàn cảnh gia đình, quan hệ gia đình, xã hội của ngƣời CB,CC. Nếu quản lý tốt hồ sơ CB,CC giúp cơ quan có thẩm quyền quản lý CB,CC nghiên cứu, nắm đƣợc một cách đầy đủ nhất về bản thân ngƣời CB,CC đồng thời giúp cho việc xây dựng quy hoạch đào tạo, bồi dƣỡng, đánh giá, sử dụng đúng khả năng, phát huy hiệu quả lao động, bố trí đúng ngƣời đúng việc, thực hiện chế độ chính sách đƣợc đầy đủ và chính xác. Đối với mỗi cá nhân, hồ sơ CB,CC cũng là những căn cứ pháp lý không có gì thay thế để đảm bảo quyền lợi của chính mình, không chỉ trong suốt cuộc đời mình mà còn liên quan đến cả thế hệ sau này. Hồ sơ CB,CC không chỉ có ý nghĩa đối với từng cơ quan, mỗi cá nhân mà còn có ý nghĩa 5 đối với cả quốc gia, dân tộc bởi những trang sử rạng rỡ của đất nƣớc là do bao thế hệ xây đắp, những ngƣời có công lao, thành tích đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc. Hồ sơ CB,CC là một phần không thể thiếu để lƣu truyền mãi mãi cho hậu thế những nhân vật lịch sử tiêu biểu trên các lĩnh vực hoạt động ở tất cả các ngành, các cấp. Vì vậy việc giữ gìn, quản lý và khai thác, sử dụng tốt hồ sơ CB,CC trong mỗi cơ quan là vấn đề quan trọng. Theo Luật Tổ chức Chính phủ số 32/2001/QH10 ngày 25 tháng 12 năm 2001, bộ và cơ quan ngang bộ (sau đây gọi chung là cơ quan bộ) là cơ quan của Chính phủ, thực hiện chức năng quản lý nhà nƣớc đối với ngành hoặc lĩnh vực công tác trong phạm vi cả nƣớc; quản lý nhà nƣớc các dịch vụ công thuộc ngành, lĩnh vực; thực hiện đại diện chủ sở hữu phần vốn của nhà nƣớc tại doanh nghiệp có vốn nhà nƣớc theo quy định của pháp luật. Trong quá trình thực hiện chức năng quản lý nhà nƣớc về ngành, lĩnh vực công tác của mình, các cơ quan bộ đã và đang quản lý một khối lƣợng lớn CB,CC. Mỗi cá nhân có một hồ sơ CB,CC đƣợc quản lý tại Vụ Tổ chức cán bộ (sau đây viết tắt là Vụ TCCB) và Phòng Lƣu trữ của bộ. Trong đó, để quản lý số CB,CC đã và đang công tác tại các cơ quan bộ là vấn đề cần đƣợc quan tâm. Số CB,CC công tác tại các bộ từ khi đƣợc tuyển dụng đến khi đƣợc nghỉ hƣu chiếm phần lớn. Việc quản lý hồ sơ của những đối tƣợng này khá thuận lợi và bảo đảm tính liên tục. Tuy nhiên, cũng có một số CB,CC từ các cơ quan khác đƣợc điều động, bổ nhiệm, luân chuyển, biệt phái đến bộ. Việc quản lý hồ sơ của nhóm đối tƣợng này đang bọc lộ những vấn đề khó khăn và bất cập cần phải có một quy trình chặt chẽ và khoa học do cơ quan bộ không quản lý cán bộ từ đầu (tuyển dụng) nên không theo dõi hồ sơ cán bộ đó liên tục. Nhƣ vậy, các bộ chỉ đóng vai trò là cơ quan sử dụng chứ không phải cơ quan tuyển dụng do nhiều CB,CC đƣợc tuyển dụng ở nơi khác sau đó đƣợc luân chuyển, điều động, biệt phái đến bộ. Trong thực tế, không ít trƣờng hợp cán bộ thuộc đối tƣợng này có những vi phạm về bằng cấp (sử dụng bằng giả, lý lịch sai..) mà phải sau một thời gian mới phát hiện để xử lý. Nguyên nhân một phần do công tác quản lý, sử dụng hồ sơ CB,CC chƣa có hiệu quả. Để phục vụ tốt công tác quản lý nhân sự tại các cơ quan bộ thì việc quản lý và khai thác, sử dụng hồ sơ CB,CC là khâu vô cùng quan trọng. Trong thời gian qua, công tác này chƣa đƣợc quan tâm và chỉ đạo thực hiện đúng với vị trí và vai trò của nó. Do đó nội dung, hình thức, phƣơng tiện quản 6 lý và khai thác, sử dụng hồ sơ CB,CC còn nhiều hạn chế và bất cập, không đáp ứng đƣợc việc tìm kiếm, tra cứu, thống kê, báo cáo số lƣợng, chất lƣợng và cung cấp thông tin nhân sự theo yêu cầu chuyên môn nghiệp vụ của công tác cán bộ. Để góp phần khắc phục những bất cập trong công tác quản lý và khai thác, sử dụng hồ sơ CB,CC tại các cơ quan bộ, chúng tôi chọn đề tài “Tổ chức quản lý và khai thác, sử dụng hồ sơ cán bộ, công chức của các cơ quan nhà nước cấp bộ” để làm luận văn Thạc sĩ khoa học của mình. 2. Mục tiêu nghiên cứu Mục tiêu nghiên cứu của đề tài: - Một là, hệ thống một số vấn đề lý luận và quy chế pháp lý về quản lý, tổ chức khai thác, sử dụng hồ sơ CB,CC. - Hai là, khảo sát, đánh giá tình hình thực tế về công tác quản lý và khai thác, sử dụng hồ sơ CB,CC của các cơ quan bộ. - Ba là, đề xuất một số giải pháp tổng thể và cụ thể nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý và khai thác, sử dụng hồ sơ CB,CC của các cơ quan bộ nói riêng và các cơ quan nhà nƣớc nói chung. 3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu 3.1 Đối tƣợng nghiên cứu: Để nghiên cứu đề tài này, chúng tôi xác định đối tƣợng nghiên cứu là hồ sơ CB,CC đang công tác, đã nghỉ hƣu, đã mất thuộc thẩm quyền quản lý của các cơ quan bộ và hiện đang đƣợc bảo quản tại các cơ quan bộ. 3.2 Phạm vi nghiên cứu: Do khuôn khổ của một luận văn thạc sĩ, đề tài của chúng tôi chỉ tập trung nghiên cứu công tác quản lý và khai thác, sử dụng hồ sơ CB,CC thuộc thẩm quyền quản lý của các cơ quan bộ mà chƣa có điều kiện tìm hiểu việc tổ chức quản lý, khai thác sử dụng hồ sơ CB,CC thuộc thẩm quyền quản lý của các đơn vị trực thuộc, các đơn vị sự nghiệp thuộc bộ. Để có tƣ liệu từ thực tế, chúng tôi tiến hành khảo sát trực tiếp tại 6 cơ quan bộ, gồm: Bộ Nội vụ, Bộ Tài nguyên và Môi trƣờng, Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, Bộ Y tế, Bộ Khoa học và công nghệ, Bộ Văn hóa-Thể thao và Du lịch. Ngoài ra còn gửi phiếu khảo sát đến các bộ còn lại nhƣ: Bộ Công an, Bộ Tài chính, Bộ Tƣ pháp, Bộ Thông tin và Truyền thông, Bộ Lao 7 động, Thƣơng binh và Xã hội, Văn phòng Chính phủ... để có nhiều tƣ liệu so sánh, đƣa ra các giải pháp khi cần thiết. 4. Nhiệm vụ nghiên cứu Để thực hiện mục tiêu nói trên, đề tài tập trung giải quyết những nhiệm vụ sau: Một là, hệ thống, phân tích một số vấn đề lý luận về quản lý và khai thác, sử dụng hồ sơ CB,CC. Hai là, nghiên cứu những quy định của nhà nƣớc về công tác quản lý và khai thác sử dụng hồ sơ CB,CC. Ba là, tổ chức điều tra, khảo sát thực tiễn tình hình quản lý và khai thác, sử dụng hồ sơ CB,CC của các cơ quan bộ để đánh giá thực trạng, phân tích những ƣu điểm, hạn chế của công tác này. Bốn là, trên cơ sở nghiên cứu lý luận, quy chế pháp lý và khảo sát thực tế, chúng tôi đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý và khai thác, sử dụng hồ sơ CB,CC của các cơ quan nhà nƣớc cấp bộ. 5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề Trong hệ thống về công tác lƣu trữ, vấn đề quản lý và khai thác, sử dụng hồ sơ CB,CC vẫn còn là khoảng trống ít đƣợc nhắc đến và bàn luận. Phải mất một thời gian khá dài không có văn bản quy định của nhà nƣớc về vấn đề này. Các đề tài nghiên cứu, bài viết trao đổi cũng rất ít. Trong mấy năm trở lại đây vấn đề này mới đƣợc quan tâm song vẫn chƣa đầy đủ, trong đó có một số đề tài, bài viết đáng chú ý nhƣ: Một là, nghiên cứu vấn đề về thời hạn bảo quản hồ sơ nhân sự: Đề tài Nghiên cứu xác định thời hạn bảo quản hồ sơ nhân sự do Thạc sĩ Lã Thị Hồng làm chủ nhiệm, nghiệm thu năm 2006 (Phòng Thông tin-Tƣ liệu Cục Văn thƣ và Lƣu trữ Nhà nƣớc); Niên luận Cơ sở lý luận khoa học để quản lý và quy định thời hạn bảo quản hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức tại các cơ quan cấp Bộ của sinh viên Vũ Đức Trung năm 2003 (Tƣ liệu Khoa Lƣu trữ học và Quản trị văn phòng, Trƣờng Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn). Hai là, nghiên cứu về quản lý hồ sơ cán bộ, công chức nhƣng ở một bộ, ngành cụ thể nhƣ: Đề tài Nghiên cứu đổi mới công tác quản lý hồ sơ cán bộ ngành thống kê của tác giả Trần Duy Phú, nghiệm thu năm 2006 (Thƣ viện 8 Cục thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia thuộc Bộ Khoa học và Công nghệ); Khóa luận tốt nghiệp Quản lý hồ sơ cán bộ, công chức ở cơ quan Bộ Khoa học và Công nghệ, thực trạng và giải pháp của tác giả Trần Anh Thƣ năm 2010 (Tƣ liệu Khoa Lƣu trữ học và Quản trị văn phòng, Trƣờng Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn). Ba là, nghiên cứu xây dựng hệ thống thông tin, ứng dụng tin học phục vụ công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức nhƣ: Luận văn Thạc sĩ khoa học Đảm bảo thông tin tư liệu của hệ thống quản lý tin học hóa hồ sơ cán bộ, công chức ở Văn phòng Quốc hội của tác giả Đinh Thị Hạnh Mai năm 2003; khóa luận tốt nghiệp: Nghiên cứu tình hình ứng dụng tin học vào công tác quản lý và khai thác hồ sơ cán bộ tại Quân khu Thủ Đô của tác giả Trần Xuân Anh năm 2004, Nghiên cứu, xây dựng hệ thống thông tin phục vụ quản lý và khai thác hồ sơ cán bộ của khối doanh nghiệp do Sở Nội vụ quản lý của tác giả Nguyễn Thị Hà năm 2011 (Tƣ liệu Khoa Lƣu trữ học và Quản trị văn phòng, Trƣờng Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn). Bốn là, các bài viết, trao đổi kinh nghiệm liên quan đến công tác hồ sơ cán bộ, công chức đƣợc đăng trên các báo, tạp chí, website nhƣng ở phạm vi hẹp của vấn đề nhƣ: Bàn về việc lập và quản lý hồ sơ cán bộ, công chức của tác giả Hà Quảng – Mai Hƣơng đăng trên Tạp chí Văn thƣ Lƣu trữ Việt Nam, số 6/2006, Những loại hình tài liệu trong hồ sơ nhân sự của tác giả Nguyễn Thị Hiệp đăng trên Tạp chí Văn thƣ Lƣu trữ Việt Nam, số 6/2007; Xây dựng và quản lý hồ sơ cán bộ, công chức của tác giả Vũ Đăng Minh đăng trên tạp chí Tổ chức nhà nƣớc số 7/2005; Bàn về giải pháp xây dựng phần mềm quản lý cán bộ, công chức của tác giả Vũ Đăng Minh đăng trên tạp chí Tổ chức nhà nƣớc số 11/2008; Quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức thuộc trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức, viên chức của tác giả Phí Lâm Hùng, Sở Nội vụ tỉnh Vĩnh Phúc đăng trên website: sonoivu.vinhphuc.gov.vn; Trao đổi ý kiến về công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức của tác giả Trần Hoàng Linh đăng trên website: http//caicachhanhchinh.gov.vn. Qua lịch sử nghiên cứu vấn đề cho thấy các nội dung nghiên cứu và trình bày trong xuất bản phẩm, các đề tài, luận văn thạc sĩ, khóa luận tốt nghiệp, bài viết trao đổi trên các báo, tạp chí, website đã tập trung nghiên cứu vấn đề một cách bao quát hoặc nghiên cứu ở một cơ quan cụ thể hoặc nghiên cứu một khía cạnh của vấn đề quản lý hồ sơ CB,CC. Tuy nhiên theo khảo sát 9 của chúng tôi, cho đến nay chƣa có công trình nào nghiên cứu về công tác quản lý và khai thác, sử dụng hồ sơ CB,CC của các cơ quan nhà nƣớc cấp bộ. Do vậy, đề tài luận văn của chúng tôi có tính kế thừa nhƣng không trùng lặp với các công trình nghiên cứu trƣớc. 6. Các nguồn tƣ liệu chính đƣợc sử dụng Để thực hiện đề tài, chúng tôi đã sử dụng các nguồn tƣ liệu sau đây: - Tài liệu lý luận liên quan đến công tác quản lý và khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ nói chung (giáo trình, sách tham khảo); - Các văn bản quy định của nhà nƣớc nhƣ: Quyết định số 06/2007/QĐBNV của Bộ trƣởng Bộ Nội vụ về việc ban hành thành phần hồ sơ cán bộ, công chức và mẫu biểu quản lý hồ sơ cán bộ, công chức; Quyết định số 02/2008/QĐ-BNV ngày 06/10/2008 của Bộ trƣởng Bộ Nội vụ về việc ban hành mẫu biểu quản lý hồ sơ cán bộ, công chức; Thông tƣ số 11/2012/TTBNV ngày 17/12/2012 của Bộ Nội vụ quy định về chế độ báo cáo thống kê và quản lý hồ sơ công chức. - Tài liệu lƣu trữ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của các cơ quan nhà nƣớc cấp bộ; - Các luận văn thạc sĩ khoa học, khóa luận tốt nghiệp và các bài viết trên các báo, tạp chí có liên quan đến việc quản lý và khai thác sử dụng hồ sơ CB,CC; - Công báo Nƣớc Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam; - Một số tạp chí chuyên ngành nhƣ: Tạp chí Văn thƣ Lƣu trữ Nhà nƣớc, Tạp chí Tổ chức nhà nƣớc; - Website của các cơ quan bộ, cơ quan ngang bộ; - Các thông tin từ phiếu điều tra, khảo sát và phỏng vấn; 7. Phƣơng pháp nghiên cứu Để thực hiện việc nghiên cứu đề tài, trên cơ sở phƣơng pháp luận của chủ nghĩa Mác-Lênin và tƣ tƣởng Hồ Chí Minh, chúng tôi sử dụng các phƣơng pháp nghiên cứu khoa học nhƣ: - Phƣơng pháp hệ thống: Chúng tôi đã sử dụng phƣơng pháp này để hệ thống các quy chế pháp lý về công tác quản lý hồ sơ CB,CC; khái quát chức 10 năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của các cơ quan bộ, Vụ TCCB trong việc quản lý và khai thác, sử dụng hồ sơ cán bộ, công chức. - Phƣơng pháp điều tra, khảo sát, phỏng vấn: Đây là nhóm phƣơng pháp quan trọng mà chúng tôi sử dụng để thực hiện đề tài. Phƣơng pháp này đƣợc sử dụng để khảo sát thực tế, tiến hành thu thập thông tin. Chúng tôi đã tiến hành khảo sát cụ thể từng khâu nghiệp vụ trong công tác quản lý, khai thác và sử dụng hồ sơ CB,CC. Ngoài việc gửi phiếu khảo sát đến các cơ quan bộ, chúng tôi đã đến gặp, trao đổi trực tiếp với ngƣời quản lý hồ sơ, phỏng vấn một số lãnh đạo Vụ TCCB và ngƣời đến khai thác, sử dụng hồ sơ CB,CC. - Phƣơng pháp phân tích, so sánh: Chúng tôi sử dụng phƣơng pháp này để phân tích kết quả điều tra, khảo sát thực tế từ các cơ quan bộ, từ đó so sánh, đối chiếu giữa lý luận với thực tế, giữa các cơ quan bộ với nhau để tìm ra những ƣu điểm, hạn chế và nguyên nhân của những hạn chế. Trong quá trình thực hiện đề tài, các phƣơng pháp trên đã đƣợc chúng tôi vận dụng đan xen và kết hợp một cách linh hoạt. 8. Đóng góp của đề tài Đóng góp của đề tài nghiên cứu đƣợc thể hiện trên các mặt lý luận và thực tiễn. - Về lý luận: Đề tài đƣợc thực hiện sẽ góp phần làm phong phú thêm lý luận về công tác quản lý và khai thác, sử dụng hồ sơ CB,CC của các cơ quan bộ nói riêng và các cơ quan nhà nƣớc nói chung. - Về thực tiễn, kết quả nghiên cứu của đề tài: + Giúp các cơ quan bộ nhận thức sâu sắc về ý nghĩa, vai trò của hồ sơ CB,CC, thấy đƣợc những ƣu, nhƣợc điểm trong quản lý và khai thác, sử dụng hồ sơ CB,CC hiện nay, từ đó lựa chọn một số giải pháp (tổng thể hoặc cụ thể) phù hợp nhằm nâng cao chất lƣợng quản lý và khai thác, sử dụng hồ sơ CB,CC. + Giúp Bộ Nội vụ - cơ quan quản lý cao nhất về công tác hồ sơ CB,CC có thêm tƣ liệu để đánh giá, tổng kết, trên cơ sở đó hoàn thiện các văn bản quy định về công tác này. + Giúp các cơ quan nhà nƣớc nói chung có thêm tƣ liệu so sánh, vận dụng linh hoạt các giải pháp vào tình hình cụ thể của cơ quan, nhằm không ngừng nâng cao chất lƣợng quản lý và khai thác sử dụng hồ sơ CB,CC. 11 9. Bố cục của luận văn Ngoài phần mở đầu, kết luận và phụ lục, nội dung chính của đề tài đƣợc kết cấu gồm 3 chƣơng: Chƣơng 1. Thành phần, đặc điểm, vai trò và ý nghĩa của hồ sơ cán bộ, công chức Trong chƣơng này, chúng tôi nghiên cứu và đƣa ra các khái niệm, thành phần, đặc điểm của hồ sơ cán bộ, công chức, từ đó làm nổi bật vai trò, ý nghĩa của hồ sơ cán bộ, công chức. Chƣơng 2. Thực trạng quản lý và khai thác, sử dụng hồ sơ CB,CC của các cơ quan nhà nƣớc cấp bộ Với những thông tin thu thập đƣợc, chúng tôi tập trung mô tả thực trạng quản lý và khai thác, sử dụng hồ sơ CB,CC của các cơ quan nhà nƣớc cấp bộ về các nội dung: thẩm quyền, lập, tiếp nhận, thu thập, bổ sung, lƣu trữ, bảo quản hồ sơ CB,CC; đối tƣợng, các hình thức, thủ tục, nội dung khai thác. Qua đây, chúng tôi đánh giá những ƣu điểm, hạn chế, tồn tại và nguyên nhân của những hạn chế để làm cơ sở đề ra các giải pháp ở chƣơng 3 của luận văn. Chƣơng 3. Một số giải pháp nâng cao chất lƣợng quản lý và khai thác, sử dụng hồ sơ CB,CC của các cơ quan nhà nƣớc cấp bộ. Từ kết quả nghiên cứu ở chƣơng 1 và 2, chúng tôi đề ra các giải pháp tổng thể và giải pháp cụ thể nhằm nâng cao chất lƣợng quản lý và khai thác, sử dụng hồ sơ CB,CC của các cơ quan nhà nƣớc cấp bộ: Một số các giải pháp tổng thể nhƣ hoàn thiện các văn bản quy định về nghiệp vụ quản lý và khai thác, sử dụng hồ sơ CB,CC; về công tác chỉ đạo điều hành; về tăng cƣờng cơ sở vật chất; về đào tạo, bồi dƣỡng nghiệp vụ; về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý hồ sơ CB,CC. Trong các giải pháp tổng thể nêu trên, chúng tôi đƣa ra giải pháp cụ thể đó là việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý hồ sơ CB,CC tại các cơ quan nhà nƣớc cấp bộ. Trong quá trình thực hiện đề tài, chúng tôi đã nhận đƣợc sự giúp đỡ của cơ quan đến khảo sát. Đó là sự giúp đỡ của lãnh đạo Vụ TCCB, công chức quản lý hồ sơ CB,CC, công chức chuyên môn của các cơ quan bộ nhƣ: Bộ Nội vụ, Bộ Khoa học và Công nghệ, Bộ Lao động-Thƣơng binh và Xã hội, Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, Bộ Tài nguyên và Môi trƣờng, Bộ 12 Văn hóa, Thể thao và Du lịch, Bộ Y tế. Đặc biệt là sự giúp đỡ và chỉ bảo tận tình của PGS.TS Vũ Thị Phụng, ngƣời hƣớng dẫn tôi hoàn thành đề tài. Bên cạnh những thuận lợi, chúng tôi gặp không ít khó khăn trong quá trình khảo sát, thu thập thông tin. Do tính chất cơ mật của hồ sơ CB,CC, do những quy định của cơ quan đến khảo sát nhƣ Bộ Quốc phòng, Bộ Công an, Bộ Tƣ pháp, Văn phòng Chính phủ... chúng tôi không thể tiếp cận nơi bảo quản hồ sơ mà chỉ lấy thông tin qua phiếu khảo sát. Một số cơ quan bộ khác nhƣ Bộ Tƣ pháp, Bộ Thông tin và Truyền thông... cũng chỉ cung cấp một số thông tin nhất định mà không cung cấp đầy đủ các thông tin theo yêu cầu. Đồng thời các tài liệu nghiên cứu, tham khảo về đề tài này không nhiều và mang tính rời lẻ. Với những khó khăn trên, luận văn của chúng tôi không tránh khỏi những khiếm khuyết nhất định. Do đó, chúng tôi rất mong nhận đƣợc sự chỉ bảo, góp ý của các thầy, cô giáo và các bạn để luận văn hoàn thiện hơn. Tôi xin trân trọng cảm ơn các thầy giáo, cô giáo Khoa Lƣu trữ học và Quản trị văn phòng-Trƣờng Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, các ông, bà lãnh đạo Vụ TCCB, công chức các cơ quan bộ và các bạn đồng nghiệp đã giúp đỡ, góp ý cho tôi trong quá trình thực hiện đề tài. Đặc biệt, tôi xin bảy tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới PGS.TS Vũ Thị Phụng là ngƣời hƣớng dẫn khoa học đã giúp tôi tổ chức thực hiện đề tài. Hà Nội, ngày tháng 10 năm 2014 HỌC VIÊN Phạm Thị Nga 13 NỘI DUNG Chƣơng 1 THÀNH PHẦN, ĐẶC ĐIỂM, VAI TRÒ VÀ Ý NGHĨA CỦA HỒ SƠ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC 1.1 Khái niệm, thành phần, đặc điểm hồ sơ cán bộ, công chức 1.1.1 Khái niệm hồ sơ cán bộ, công chức Theo Giáo trình Lý luận và phƣơng pháp công tác văn thƣ của PGS Vƣơng Đình Quyền, khái niệm hồ sơ đƣợc hiểu là “Một tập văn bản (hoặc một văn bản) có liên quan về một vấn đề, sự việc (hay một người) hình thành trong quá trình giải quyết vấn đề sự việc đó hoặc được kết hợp lại do có những điểm giống nhau về hình thức như cùng loại văn bản, cùng tác giả, cùng thời gian ban hành”[46]. Theo Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thƣ lƣu trữ Việt Nam của PGS.TS Dƣơng Văn Khảm hồ sơ là “tập hợp các văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một sự việc, một vấn đề, một đối tượng, hoặc có một, hoặc một số đặc điểm hình thành trong quá trình giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức hoặc của một cá nhân”[11]. Theo Luật Lƣu trữ năm 2011, hồ sơ đƣợc giải thích “là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân”[15]. Nhƣ vậy, các thuật ngữ nêu trên đều đƣa ra quan điểm chung về hồ sơ là “một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc hay một con ngƣời”. Hồ sơ có nhiều loại. Căn cứ vào đặc điểm và nội dung của văn bản ngƣời ta chia thành hồ sơ công việc, hồ sơ hội nghị, hồ sơ nguyên tắc, hồ sơ cá nhân… Cũng theo Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thƣ lƣu trữ Việt Nam của tác giả PGS.TS Dƣơng Văn Khảm, “hồ sơ cá nhân (Personal record) được hiểu là tập văn bản, giấy tờ về quá trình sống, học tập và làm việc của cá nhân”[11]. Trong phạm vi quản lý nhà nƣớc, hồ sơ nhân sự đƣợc gọi là hồ sơ cán bộ, công chức. Về khái niệm hồ sơ công chức, theo Thông tƣ số 11/2012/TT-BNV ngày 17/12/2012 của Bộ Nội vụ quy định: “là tài liệu pháp lý phản ánh các thông tin cơ bản nhất về công chức, bao gồm: nguồn gốc xuất thân, quá trình 14 học tập, quá trình công tác, hoàn cảnh kinh tế, phẩm chất, trình độ, năng lực, các mối quan hệ gia đình và xã hội của công chức, thể hiện ở sơ yếu lý lịch, văn bằng, chứng chỉ và các văn bản tài liệu có liên quan khác, được cập nhật trong quá trình công tác của công chức kể từ khi được tuyển dụng”. Và cũng theo Thông tƣ này, hồ sơ gốc của công chức đƣợc hiểu nhƣ sau: “Hồ sơ gốc của công chức là hồ sơ công chức do cơ quan có thẩm quyền quản lý công chức lập và xác nhận lần đầu khi cán bộ, công chức được tuyển dụng theo quy định của pháp luật”[63]. Từ khái niệm nêu trên cho thấy hồ sơ CB,CC có phạm vi hẹp hơn so với hồ sơ nhân sự. Hiểu một cách ngắn gọn nhất hồ sơ CB,CC là toàn bộ tài liệu pháp lý liên quan đến quá trình sống và công tác của ngƣời cán bộ, công chức đó. Theo Luật cán bộ, công chức năm 2008 tại Điều 4, cán bộ đƣợc hiểu là: “Cán bộ là công dân Việt Nam, được bầu cử, phê chuẩn, bổ nhiệm giữ chức vụ, chức danh theo nhiệm kỳ trong cơ quan của Đảng Cộng sản Việt Nam, Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội ở trung ương, ở tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương (sau đây gọi chung là cấp tỉnh), ở huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi chung là cấp huyện), trong biên chế và hưởng lương từ ngân sách nhà nước”[14]. Tại Điều 2 Nghị định số 06/2010/NĐ-CP ngày 25/01/2010 của Chính phủ Quy định những ngƣời là công chức, công chức được hiểu “là công dân Việt Nam, được tuyển dụng, bổ nhiệm vào ngạch, chức vụ, chức danh, trong biên chế, hưởng lương từ ngân sách nhà nước hoặc được bảo đảm từ quỹ lương của đơn vị sự nghiệp công lập theo quy định của pháp luật, làm việc trong các cơ quan, tổ chức, đơn vị”[27]. Từ hai khái niệm này, cán bộ, công chức của các cơ quan nhà nƣớc cấp bộ chỉ những ngƣời sau đây: - “Cán bộ” chỉ ngƣời giữ chức Bộ trƣởng. - “Công chức” chỉ ngƣời giữ chức: + Thứ trƣởng và ngƣời giữ chức danh, chức vụ tƣơng đƣơng; + Ngƣời giữ chức vụ cấp trƣởng, cấp phó và ngƣời làm việc trong văn phòng, vụ, thanh tra và tổ chức khác không phải là đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Bộ, cơ quan ngang Bộ. 15 + Tổng cục trƣởng và tƣơng đƣơng, Phó Tổng cục trƣởng và tƣơng đƣơng, ngƣời giữ chức vụ cấp trƣởng, cấp phó và ngƣời làm việc trong văn phòng, vụ, thanh tra thuộc Tổng cục và tƣơng đƣơng. + Cục trƣởng, Phó Cục trƣởng, ngƣời giữ chức vụ cấp trƣởng, cấp phó và ngƣời làm việc trong văn phòng, phòng, thanh tra, chi cục thuộc Cục. + Ngƣời đứng đầu, cấp phó của ngƣời đứng đầu đơn vị sự nghiệp công lập đƣợc ngân sách nhà nƣớc cấp kinh phí hoạt động thuộc Bộ, cơ quan ngang Bộ. + Ngƣời đứng đầu đơn vị sự nghiệp công lập đƣợc ngân sách nhà nƣớc cấp kinh phí hoạt động thuộc Tổng cục, Cục và tƣơng đƣơng trực thuộc Bộ, cơ quan ngang Bộ. Trong phạm vi nghiên cứu của đề tài chúng tôi tập trung vào đối tƣợng cán bộ, công chức thuộc thẩm quyền quản lý của các cơ quan nhà nƣớc cấp bộ. Chúng tôi sẽ trình bày kỹ vấn đề này ở chƣơng 2 của Luận văn. 1.1.2 Thành phần hồ sơ cán bộ, công chức Hồ sơ CB,CC là tài liệu về CB,CC đƣợc hình thành do nhu cầu quản lý cán bộ trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan. Hồ sơ CB,CC là những tài liệu liên quan đến quá trình công tác của CB,CC. Chính vì vậy nguồn gốc hình thành các tài liệu đó rất phong phú và đa dạng. Ngày 17/12/2012 Bộ trƣởng Bộ Nội vụ đã ban hành Thông tƣ số 11/2012/TT-BNV quy định về chế độ báo cáo thống kê và quản lý hồ sơ công chức, theo đó thành phần tài liệu trong hồ sơ đƣợc quy định nhƣ sau: * Đối với công chức tuyển dụng lần đầu, hồ sơ có các tài liệu: 1) Nhóm tài liệu về sơ yếu lý lịch - Quyển “Lý lịch cán bộ, công chức”: Đây là tài liệu chính và bắt buộc có trong thành phần hồ sơ công chức phản ánh toàn diện về bản thân, các mối quan hệ gia đình, xã hội của công chức. Quyển “Lý lịch cán bộ, công chức” do công chức tự kê khai và đƣợc cơ quan có thẩm quyền quản lý công chức thẩm tra, xác minh, chứng nhận. Quyển “Lý lịch cán bộ, công chức” gồm 14 trang đƣợc làm bằng chất liệu giấy trắng khổ A4 (210 x 297 mm). Ký hiệu: Mẫu 01a-BNV/2007. - Bản “Sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức”: Là tài liệu quan trọng phản ánh tóm tắt về bản thân công chức, các mối quan hệ gia đình và xã hội của công chức. Sơ yếu lý lịch do công chức tự kê khai hoặc do ngƣời có trách 16 nhiệm ghi từ quyển “Lý lịch cán bộ, công chức” và đƣợc cơ quan có thẩm quyền quản lý công chức xác minh, chứng nhận. Bản “Sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức gồm 4 trang đƣợc làm bằng giấy trắng khổ A4 (210 x 297 mm). Ký hiệu: Mẫu 2C-BNV/2008. - Bản “Tiểu sử tóm tắt”: Là tài liệu đƣợc trích từ Quyển “Lý lịch cán bộ, công chức”. Tài liệu này do cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý công chức tóm tắt, xác nhận và đóng dấu để phục vụ cho công tác quản lý cán bộ, công chức khi có yêu cầu. “Tiểu sử tóm tắt” gồm 2 trang đƣợc làm bằng chất liệu giấy trắng khổ A4 (210 x 297 mm). Ký hiệu: Mẫu 03aBNV/2007. - “Giấy khai sinh”: Là bằng chứng pháp lý đầu tiên và quan trọng nhất xác định một ngƣời đã sinh ra (ở đâu, ngày tháng năm nào, cha mẹ là ai...). Mẫu giấy khai sinh đƣợc thực hiện theo mẫu quy định của nhà nƣớc. 2) Nhóm các tài liệu về đào tạo, bồi dƣỡng: bao gồm các loại giấy tờ có liên quan đến trình độ đào tạo của công chức nhƣ bảng điểm, văn bằng, chứng chỉ về trình độ đào tạo chuyên môn, lý luận chính trị, ngoại ngữ, tin học, bồi dƣỡng nghiệp vụ. Các giấy tờ này phải đƣợc cơ quan có thẩm quyền chứng nhận. Đối với văn bằng chứng chỉ đƣợc cấp bằng tiếng nƣớc ngoài phải đƣợc dịch sang tiếng Việt theo quy định của pháp luật và có chứng thực của cơ quan có thẩm quyền; 3) Nhóm các tài liệu về tuyển dụng, tiếp nhận công chức: Là toàn bộ tài liệu có liên quan đến việc tuyển dụng công chức nhƣ kết quả thi tuyển, xét tuyển, quyết định công nhận trúng tuyển, quyết định tuyển dụng, tiếp nhận. * Quy định đối với công chức đang công tác Ngoài các thành phần hồ sơ nêu trên, các thành phần hồ sơ khác quy định đối với công chức đang công tác gồm: 1) Bản “Phiếu bổ sung lý lịch cán bộ, công chức” là tài liệu do công chức kê khai bổ sung theo định kỳ hàng năm hoặc theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền quản lý công chức. Bản “Phiếu bổ sung lý lịch cán bộ, công chức” phải đƣợc cơ quan quản lý công chức xác minh và chứng nhận; 2) Các quyết định về việc xét chuyển, bổ nhiệm, điều động, luân chuyển, biệt phái, nâng ngạch, nâng lƣơng, khen thƣởng, kỷ luật của công chức; 17 3) Các bản tự kiểm điểm, nhận xét đánh giá công chức hàng năm của cơ quan sử dụng công chức; 4) Các bản nhận xét đánh giá của cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý công chức (hàng năm, khi hết nhiệm kỳ, bầu cử hoặc bổ nhiệm, giới thiệu ứng cử, luân chuyển, khen thƣởng, kỷ luật hoặc sau các đợt công tác, tổng kết học tập); 5) Bản kê khai tài sản đối với các đối tƣợng công chức bắt buộc kê khai tài sản theo quy định hiện hành; 6) Đơn, thƣ kèm theo các văn bản thẩm tra, xác minh, biên bản, kết luận của cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền về những vấn đề liên quan đến công chức và gia đình công chức đƣợc phản ánh trong đơn thƣ. Không lƣu trong thành phần hồ sơ những đơn, thƣ nặc danh, hoặc đơn, thƣ chƣa đƣợc xem xét, kết luận của cơ quan có thẩm quyền; 7) Những văn bản khác có liên quan trực tiếp đến quá trình công tác và các quan hệ xã hội của công chức. Từ những thành phần tài liệu kể trên cho thấy toàn bộ quá trình phấn đấu, công tác của cá nhân đều đƣợc thể hiện trong hồ sơ CB,CC. Tùy vào từng hoàn cảnh, vị trí của CB,CC mà trong hồ sơ gồm các loại hình tài liệu khác nhau. Tất cả những tài liệu này phần lớn là bản gốc, bản chính, đối với các văn bằng, chứng chỉ là bản sao có công chứng. Nhƣ vậy hồ sơ CB,CC chứa đựng những thông tin tổng hợp nhất, đầy đủ nhất, tin cậy nhất về cá nhân mà cơ quan phải quản lý. 1.1.3 Đặc điểm hồ sơ cán bộ, công chức Từ những quy định thành phần tài liệu trong hồ sơ CB,CC nêu trên, hồ sơ CB,CC có những đặc điểm sau: Thứ nhất, hồ sơ CB,CC bao gồm những tài liệu liên quan đến quá trình công tác của một con người Nếu nhƣ hồ sơ công việc bao gồm những tài liệu liên quan đến quá trình giải quyết một công việc thì hồ sơ CB,CC bao gồm những tài liệu liên quan đến quá trình công tác của một con ngƣời. Các thông tin trong hồ sơ đều phản ánh về một con ngƣời cụ thể. Đó là những văn bản, tài liệu áp dụng đối với một CB,CC nhƣ: giấy khai sinh, sơ yếu lý lịch, văn bằng, chứng chỉ; các quyết định về tuyển dụng, nâng lƣơng, chuyển ngạch, đề bạt, bổ nhiệm; các 18