Đăng ký Đăng nhập
Trang chủ Tổ chức và bảo quản tài liệu tại trung tâm thông tin lưu trữ địa chất, tổng cục ...

Tài liệu Tổ chức và bảo quản tài liệu tại trung tâm thông tin lưu trữ địa chất, tổng cục địa chất và khoáng sản việt nam

.PDF
119
339
104

Mô tả:

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN --------******-------- VÕ THỊ HẢI CHÂU TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN TÀI LIỆU TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN LƯU TRỮ ĐỊA CHẤT, TỔNG CỤC ĐỊA CHẤT VÀ KHOÁNG SẢN VIỆT NAM LUẬN VĂN THẠC SĨ THÔNG TIN - THƯ VIỆN HÀ NỘI - 2014 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN --------******-------- VÕ THỊ HẢI CHÂU TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN TÀI LIỆU TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN LƯU TRỮ ĐỊA CHẤT, TỔNG CỤC ĐỊA CHẤT VÀ KHOÁNG SẢN VIỆT NAM Chuyên ngành: Khoa học Thông tin - Thư viện Mã số: 60 32 02 03 LUẬN VĂN THẠC SĨ THÔNG TIN - THƯ VIỆN Người hướng dẫn Khoa học: TS. Lê Văn Viết HÀ NỘI - 2014 LỜI CẢM ƠN , tôi xin bày tỏ lòng bi ời thầy t d ắc t u thời gian và công s Tôi xin gửi lòng bi t ơ ờ trân trọng c n PGS.TS. Trần Th Quý, ộng viên ọ ố ọ trong ố . ơ Tôi xin trân trọng cả N ầy cô trong Ban Giám hi K i học, các thầy ũ ờ n tình chỉ bảo và d y d ò o i học Khoa học Xã trong suố ơ ọc t p ờng. và nghiên c u t Tôi xin gửi lời cả cùng tôi hoàn ốt nghi p th c sỹ c a mình. thành bản lu hộ ơ ơ ồng nghi i Ban u ki n thu n l i cho tôi tham gia học t p, nghiên c u và hoàn thành Lu Cuối cùng, tôi xin bày tỏ lòng bi ơ và b bè ở bên c nh khuy khóa học và hoàn thành tốt lu i í ộ ờ tôi hoàn thành ốt nghi p. Xin chân thành cảm ơn! ả u M PHẦN MỞ ĐẦU......................................................................................................... 1 CHƢƠNG 1. VAI TRÒ CỦA TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN VỐN TÀI LIỆU TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN LƢU TRỮ ĐỊA CHẤT ............................................... 9 1.1. Cơ sở lý luận về tổ chức tài liệu ....................................................................... 9 1.1.1. Khái ni m tài li u và tổ ch c tài li u ......................................................... 9 1.1.2. Vai trò c a tổ ch c tài li u ....................................................................... 12 3 C ơ 1.1.4. Các y u tố ổ ch c kho tài li u và tổ ch c tài li u trong kho....... 13 ộ n tổ ch c tài li u .................................................. 14 1.2. Cơ sở lý luận về bảo quản tài liệu .................................................................. 16 1.2.1. Khái ni m v bảo quản tài li u ................................................................ 16 1.2.2. Vai trò c a bảo quản tài li u ................................................................... 17 3 C y C ơ 1.2.5. Các y u tố y ỏng tài li u .................................................... 18 bảo quản tài li u ......................................................... 21 ộ ộng bảo quản tài li u ............................. 24 n ho 1.3. Trung tâm Thông tin - Lƣu trữ Địa chất với công tác tổ chức và bảo quản tài liệu .................................................................................................................... 26 1.3.1. Gi i thi u chung v Trung tâm Thông tin1.3.2. Quy trình tổ ch c và bảo quản tài li a ch t ................. 26 a ch t t i Trung tâm Thông tin - a ch t ................................................................................................. 29 33 ặ m nhu cầ ời dùng tin .................................................. 31 3 ặ m và giá tr vốn tài li a ch t................................................ 34 1.4. Kinh nghiệm tổ chức và bảo quản tài liệu ở một số thƣ viện lớn trên thế giới và Việt Nam hiện nay ............................................................................................ 37 CHƢƠNG 2. THỰC TRẠNG CỦA CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN VỐN TÀI LIỆU TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN - LƢU TRỮ ĐỊA CHẤT ........ 46 2.1. Thực trạng tổ chức, sắp xếp tài liệu trong kho tại Trung tâm Thông tin Lƣu trữ Địa chất .................................................................................................... 46 2.1.1. Th c tr ng tổ ch c kho tài li u ................................................................ 47 2.1.2. Sắp x p tài li u trong kho ........................................................................ 51 ii 2.2. Điều kiện tổ chức và bảo quản tài liệu ........................................................... 54 2.2.1. Chính sách trong tổ ch c và bảo quản tài li u ........................................ 54 2.2.2. Nguồn nhân l c ........................................................................................ 55 3 Cơ ở v t ch t và các trang thi t b bảo quản t i Trung tâm .................. 56 2.2.4. Ứng dụng tin học trong tổ ch c và bảo quản tài li u .............................. 57 2.3. Thực trạng bảo quản tài liệu tại trung tâm ..................................................... 59 2.3.1. Bảo quản tài li u truy n thống ................................................................. 60 2.3.2. Bảo quản tài li u hi i ........................................................................ 62 ục ch .................................................................. 70 2.3.3. Bảo quản tài li 2.3.4. Bảo quản tài li u d phòng ...................................................................... 72 2.4. Các biện pháp kỹ thuật bảo quản.................................................................... 73 2.4.1. Các bi n pháp kỹ thu t bảo quả 2.4.2. Bi n pháp bảo quả 3 P ơ ối v i d ng tài li u gi y ................... 74 ối v i Tài li ơ n .............................. 78 y n d ng tài li u .......................................................... 79 2.5. Đánh giá về công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu .................................. 81 y 2.5.1. Nguyên nhân ch i tài li u ...................... 82 2.5.2. Hi u quả c a công tác tổ ch c và bảo quản vốn tài li u ......................... 86 CHƢƠNG 3. GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CỦA TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN VỐN TÀI LIỆU TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN - LƢU TRỮ ĐỊA CHẤT................................................................................................................ 90 3.1. Cải tiến và sắp xếp lại các kho tài liệu ........................................................... 91 3.1.1 Cải ti n và sắp x p l i các kho tài li 3.1.2. Tổ ch c l i các 3 3 ổi m i công ngh tổ ch n ....................................... 91 a ch t. ....................................................... 92 ơ ở d li u. ............................................... 93 3.2. Nâng cao chất lƣợng và hiệu quả bảo quản tài liệu ........................................ 95 3.2.1. Xây d ng k ho ch bảo quản tài li u ....................................................... 95 3.2.2. ờng các bi ảm bảo an ninh, an toàn d li u. ............... 96 3.2.3. L p tổ chuyên sâu v bảo quản tài li u. ................................................... 97 3.3. Nâng cao nguồn nhân lực bảo quản và đào tạo ngƣời dùng tin ..................... 99 33 o, bồ d bảo quản tài li u cho cán bộ ng nâng cao kỹ bảo quản.................................................................................................................... 99 iii 33 333 ảm bảo ch ộ ộ h p lý cho cán bộ bảo quản........................... 100 o và nâng cao ý th c sử dụng tài li ời dùng tin. ......... 101 3.4. Tăng cƣờng cơ sở vật chất cho tổ chức và bảo quản tài liệu........................ 104 3.4.1. Cải t o nâng c p kho tài li u. ................................................................ 105 3.4.2. Nâng c ờ ầ t b cho công tác bảo quản ..... 106 KẾT LUẬN ............................................................................................................. 108 TÀI LIỆU THAM KHẢO ...................................................................................... 110 iv DANH M C CÁC TỪ VIẾT TẮT Các chữ viết tắt tiếng Việt TTTTLTĐC Trung t m Th ng tin Lƣu trữ Đị chất CBLĐQL Cán bộ lãnh đạo, quản lý CNTT Công nghệ thông tin CSDL Cơ sở dữ liệu ĐHKHXH&NV Đại học Khoa học xã hội và Nh n văn ĐHQGHN Đại học Quốc gia Hà Nội GDĐT Giáo dục đào tạo KH&CN Khoa học và công nghệ KHKT Khoa học kỹ thuật KHTH Khoa học tổng hợp NCT Nhu cầu tin NDT Ngƣời dùng tin PGS.TS Phó Giáo sƣ, Tiến sĩ TT-TV Thông tin - Thƣ viện TV Thƣ viện Các chữ viết tắt tiếng Anh CD - ROM Compact Disc - Read Only Memory ILL Inter Library Loan OPAC Online Public Access Catalog SDI Selective Dissemination of Information LOC Library of Congress BL British Library v N M ÌN ẢN BẢN U Hình 1.1: Sơ đồ tổ chức 27 Hình 1.2: Sơ đồ tổ chức lƣu trữ và bảo quản Báo cáo địa chất 30 Hình 1.3: Sơ đồ quy trình tổ chức và bảo quản tài liệu chuyên ngành Địa chất củ thƣ viện 30 Hình 2.1: Sơ đồ hệ thống kho lƣu trữ 48 Hình 2.2: Kết cấu tài liệu thƣ viện 49 Hình 2.3: Sơ đồ hệ thống kho thƣ viện 50 Hình 2.4: Các bản đồ đƣợc lƣu giữ trong Khu vực Kho Tr cứu 53 Hình 2.5: Kho CD 69 Hình 2.6: Tài liệu quý hiếm về đị chất từ thời Đ ng Dƣơng s u khi đƣợc phục chế lại Hình 2.7 : Các tài liệu phục chế đƣợc xếp trên giá phục vụ tại kho Tr cứu củ Thƣ viện 71 72 Hình 2.8: Gi o diện Microst tion 80 Hình 2.9: Sơ đồ quy trình số hó tài liệu ở TTTTLTĐC 81 vi PHẦN MỞ ĐẦU Trung tâm Thông tin Lƣu trữ Địa chất (TTTTLTĐC) là đơn vị trực thuộc Tổng cục Địa chất và Khoáng sản Việt Nam- Bộ Tài nguyên & M i trƣờng là đơn vị đầu ngành trong cả nƣớc về công tác thông tin, thƣ viện Lƣu trữ trong lĩnh vực Địa chất khoáng sản và kho học trái đất. Trung tâm có nhiệm vụ lƣu trữ, bảo quản và cung cấp thông tin/tài liệu nhƣ các loại báo cáo khoa học địa chất, các báo cáo khoa học địa vật lý, bản đồ địa chất, mẫu vật cũng nhƣ các loại sách báo, tạp chí chuyên ngành Địa chất cho các cơ qu n, tổ chức, cá nh n trong và ngoài nƣớc nhằm phục vụ công tác nghiên cứu khoa học trong lĩnh vực Địa chất khoáng sản. Các loại tài liệu, mẫu vật đã đƣợc ph n chi và lƣu trữ theo các tiêu chí khác nhau nhằm đảm bảo cho việc bảo quản và phục vụ thông tin tới ngƣời dùng tin một cách hiệu quả nhất. Tính cấp thiết của đề tài TTTTLTĐC hiện đ ng lƣu giữ toàn bộ các báo cáo Địa chất do các tổ chức, cá nhân tiến hành điều tra Địa chất và Khoáng sản trên lãnh thổ Việt Nam thành lập, các tài liệu ở đ y có hệ thống từ nghiên cứu cấu trúc địa chất, lập bản đồ Địa chất theo các tỷ lệ, đặc biệt là các tài liệu về tìm kiếm, thăm dò khoáng sản, Địa chất thuỷ văn, Địa chất công trình, Địa chất m i trƣờng .... Chúng đã trở thành tài sản vô giá của Quốc gia, có vai trò đặc biệt trong việc cung cấp các tài liệu cơ bản cho việc nghiên cứu và phát triển các ngành khoa học - kỹ thuật, kinh tế của quốc dân có liên quan đến lòng đất, đặc biệt là khai thác khoáng sản. Từ khi thành lập cho đến nay, số lƣợng tài liệu lƣu trữ tại TTTTLTĐC đã lên tới con số hàng vạn. Bên cạnh những tài liệu đƣợc kế thừa từ thời Pháp thuộc bao gồm các bản báo cáo Địa chất viết t y đến các báo cáo, tài liệu Địa chất in ở dạng sách, còn có các loại tài liệu Địa chất đƣợc bổ sung và thu nhận từ khi thành lập TTTTLTĐC đến nay ở khắp mọi miền đất nƣớc. Các loại hình tài liệu cũng đ dạng hơn, ngoài tài liệu dạng giấy, TTTTLTĐC còn lƣu trữ cả tài liệu đ phƣơng tiện, các bộ sƣu tập số phục vụ cho công tác nghiên cứu địa chất. Các tài liệu đƣợc tổ chức lƣu trữ theo loại hình tài liệu nhƣ Kho báo cáo địa chất, Kho Báo tạp chí, Kho 1 tài liệu liệu chuyên ngành… Ngoài việc phục vụ truyền thống nhƣ phục vụ mƣợn, đọc, sao chép tại chỗ, TTTTLTĐC còn phục vụ từ xa thông qua dịch vụ trên trang chủ http://www.idm.gov.vn/. Vòng quay phục vụ tài liệu đã trở nên nhiều hơn, nh nh hơn, Tuy nhiên, quá trình phục vụ đã khiến tài liệu bị hƣu hại, mất mát. Những tác động vật lý mang tính chủ qu n nhƣ việc giở đọc nhiều, cắt, xé, hủy hoại tài liệu của những ngƣời sử dụng tài liệu thiếu ý thức cùng với những tác động khách qu n nhƣ thời gi n, c n trùng, ánh sáng, độ ẩm, m i trƣờng cũng làm cho sách bị hƣ hại. Có không ít tài liệu bị rách, bị mờ, bị nát, mất trang, mủn. Cùng với đó, cũng có kh ng ít tài liệu bắt đầu có dấu hiệu bị cũ nát do đƣợc sử dụng quá nhiều, bị bẩn vì những nét mực đánh dấu, gạch vào trang sách. Tất cả những yếu tố trên đ ng hủy hoại dần vốn tài liệu quý giá về Địa chất củ TTTTLTĐC. Điều ấy cho thấy sẽ có những tài liệu dần bị biến mất và không thể phục hồi. Nó đƣ lại nguy cơ thiếu hụt tài liệu và mất đi sự liên tục, tính hữu dụng của các tài liệu ở TTTTLTĐC trong nghiên cứu Địa chất ở Việt Nam. Nhận thức rõ tầm quan trọng của các tài liệu đ ng đƣợc lƣu giữ, TTTTLTĐC đã tiến hành tổ chức tài liệu lƣu trữ và xây dựng quy trình bảo quản, thực hiện các biện pháp kỹ thuật bảo quản tài liệu. Trung tâm thực hiện việc phun thuốc chống mối mọt, diệt chuột cho kho tàng, lƣu báo cáo Địa chất theo hồ sơ lƣu trữ, làm vỏ hồ sơ bảo quản cho tài liệu, lắp đặt các thiết bị phục vụ bảo quản nhƣ máy điều hòa, máy hút ẩm, máy hút bụi. Bên cạnh đó, TTTTLTĐC cũng tiến hành chuyển dạng tài liệu để bảo quản tài liệu gốc (số hóa, photo), tu bổ, phục chế tài liệu bị hƣu hại. Tuy nhiên việc tổ chức và bảo quản các loại tài liệu vẫn chƣ hợp lý, quá trình tiến hành số hóa tài liệu chƣ nh nh, các tài liệu đƣợc lƣu trữ vẫn tiếp tục bị ăn mòn, c n trùng vẫn tồn tại, tuy không lớn, trong các kho tài liệu. Thêm nữa, việc tu bổ và phục chế bản đồ, bản chép t y chƣ tiến hành đƣợc với nhiều đơn vị tài liệu. Điều ấy cho thấy những biện pháp kỹ thuật bảo quản đã đƣợc thực hiện dƣờng nhƣ vẫn chƣ đạt hiệu quả cao. Sách và các loại tài liệu quan trọng vẫn đ ng tiếp tục xuống cấp, nguy cơ mất tài liệu, tài liệu có nhƣng kh ng kh i thác đƣợc vẫn tiếp tục tồn tại và có thể gi tăng. 2 Trƣớc thực trạng tài liệu xuống cấp cùng với nhu cầu dùng tin tăng nh nh củ độc giả tại TTTTLTĐC đ ng đặt ra những vấn đề sống còn đối với việc bảo tồn vốn tài liệu mà trong đó bảo quản tài liệu là yếu tố quan trọng nhất. Tổ chức và bảo quản tài liệu có hiệu quả cùng với những chính sách hƣớng đến việc bảo tồn vốn tài liệu sẽ đảm bảo đƣợc sự hữu dụng của tài liệu, giá trị của tài liệu nhất là đối với những tài liệu quý, hiếm, có giá trị khoa học c o nhƣ ở TTTTLTĐC. Trƣớc những yêu cầu của thực tế, việc nghiên cứu, đánh giá toàn diện công tác tổ chức và bảo quản tài liệu tại TTTTLTĐC hiện n y để từ đó đƣ r các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức và bảo quản vốn tài liệu là điều hết sức cần thiết và cấp bách. Vì vậy, tôi lựa chọn đề tài “ ổ chức và Bảo quản tài liệu tại Trung tâm ông t n Lưu trữ Đ a chất, Tổng cục Đ a chất và Khoáng sản Việt Nam” làm luận văn thạc sĩ chuyên ngành Kho học - Thƣ viện của mình. 1. Tình hình nghiên cứu Công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu là một vấn đề rất quan trọng trong hoạt động thông tin - thƣ viện. Chính vì thế, các nội dung về công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu đã đƣợc nhiều cơ qu n, tổ chức, cá nh n trong nƣớc nghiên cứu ở nhiều góc độ và khía cạnh khác nhau, thể hiện qua các luận văn, khó luận, báo cáo, bài nghiên cứu sau:  Luận văn: Luận văn đã đƣợc bảo vệ thành công tại Khoa Thông tin - Thƣ viện, Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội. Năm 2009, Luận văn “N li u số t i TVQG Vi N u vi c t o l p, khai thác và bảo quản tài ” của tác giả Vũ Nguyệt M i, do TS. Lê Văn Viết hƣớng dẫn. Năm 2012, Luận văn “C c H N ầm và bảo quản tài li u t i vi n nghiên ” của tác giả Hoàng Thị Thúy Ngà, do PGS. TS. Nguyễn Thị Lan Th nh hƣớng dẫn. Năm 2013, Luận văn “ ổ ch c và bảo quản tài li u t i Trung tâm Thông tin Khoa học A u Giáo khoa - Học vi Hoàng, do PGS. TS. Trần Thị Quý hƣớng dẫn. 3 N d ” của tác giả Vũ Minh Luận văn đã đƣợc bảo vệ thành công tại trƣờng Đại học Văn hóa Năm 2006, Luận văn “Bảo quản tài li u t à Nội ồng bằng n tỉ ” của tác giả Đỗ Nguyệt Ánh. song Hồ  Khóa luận: Khóa luận đã đƣợc bảo vệ thành công tại Khoa Thông tin - Thƣ viện, Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội. Năm 2000, Khó luận “Tìm hi u vốn tài li u và công tác tổ ch c, bảo quản, phục vụ t HK QD” của Hoàng Thanh Trang. u TT- Năm 2000, Khó luận “ ổ bả ả ố ở H Nộ ” củ Kim Thị Ho . Năm 2002, Khó luận “Tì ụ ụ ở xử Q ố N Năm 2004, Khó luận “C N bả ổ bả ả ” củ Nguyễn Thị Hạnh. ả ố ở Q ố ” củ Ng Thị Hằng Ng . Năm 2006, Khó luận “ ổ ọ C bả ả ố ở ờ H Nộ ” củ Nguyễn Thúy Hằng. Năm 2008, Khó luận “C ờ ổ bả ả ố HBK H Nộ ” củ Ng Thị Mỹ Hạnh. Năm 2008, Khó luận tốt nghiệp Đại học chuyên ngành Th ng tin - Thƣ viện: “C HG ổ bả ả ả N ổ ọ - Họ C í ổ Q ố Năm 2011, Khó luận “C N bả ả bả ả ố ” củ Phạm Thị Tuyết M i. Năm 2009, Khó luận “C K ờ - ” củ Bùi Thị Th nh Thảo. Năm 2009, Khó luận “C Q ố ố Hồ C í M bả ” củ Nguyễn Thị Thu Hà. ả Q ố ” củ Dƣơng Thị Nhàn. Năm 20012, Khó luận “ Trung tâm TT- Họ N ổ bả ả ” củ C o Thị Ho n. Năm 2013, Khó luận “ ổ bả ộ ” củ Nguyễn Đức T m. 4 ả ố Q Năm 2013, Khó luận “C ổ bả ả í P HN” củ Trần Hoài N m. Năm 2013, Khó luận “ ổ ọ y bả ả ố ” củ Trƣơng Thị Th nh Nhàn. Khóa luận đã đƣợc bảo vệ thành công tại trƣờng Đại học Văn hóa Năm 2011, Khó luận K39 “C i họ à Nội bảo quản tài li u t ờng ” của tác giả Lê Thị Yến Ngọc, m Hà Nội 2. Th c tr ng và giả do Ths. Nguyễn Thị Ngà hƣớng dẫn. Năm 2010, Khó luận K38 “C QG N bả ả ố ” củ tác giả Lê Thị M i Liên, do Ths. Nguyễn Thị Ngà hƣớng dẫn.  ác bà v ết và các công trìn ng ên cứu k oa ọc k ác: Cho đến n y, có một số bài viết về vấn đề bảo quản tài liệu đăng trên Tạp chí Thông tin- Tƣ liệu và Tạp chí Thƣ viện Việt N m: Phạm Kiều Gi ng (2012), “C N bả Q ố ” Tạp chí Thƣ viện Việt N m, số 6 (38), tr.28-31. Trần Thị Mỹ Dung, (2010), “C ồ B ả í - N Á ố bả ả y Mỹ” Tạp chí Thƣ viện Việt N m, số 3 (23); tr. 53-57. Trần Thị Mỹ Dung (2013), “ ơ bổ bả ả ửởP ồ ộ ố y” Tạp chí Thƣ viện Việt N m, số 1 (39); tr. 69-76. Đặng văn Ức (2010), “C N Q ố bả N ả ố H ”, Tạp chí Thƣ viện Việt N m, số 2(22), 41-43. Qu lịch sử nghiên cứu vấn đề cho thấy hiện n y đã có rất nhiều c ng trình nghiên cứu kho học, các luận văn, khó luận, các bải trích báo, tạp chí nghiên cứu về c ng tác bảo quản vốn tài liệu. Tuy nhiên, những c ng trình đó hầu nhƣ đều đề cập đến vấn đề bảo quản tài liệu nói chung hoặc gắn liền với từng cơ qu n, đơn vị cụ thể nơi tác giả c ng tác. 5 Nhƣ vậy, đề tài “ ổ c ức và bảo quản tà l ệu tạ Lưu trữ Đ a c ất, ổng cục Đ a c ất và K oáng sản rung t m ông t n ệt Nam” là một đề tài hoàn toàn mới, chƣ có đề tài nào nghiên cứu trƣớc đó. 2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu Mụ í : Nghiên cứu hiện trạng c ng tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại TTTTLTĐC để từ đó thấy đƣợc nguyên nh n g y r sự thiếu hiệu quả trong việc tổ chức và bảo quản tài liệu và đề xuất các giải pháp nhằm n ng c o hiệu quả củ c ng tác tổ chức và bảo quản tài liệu Đị chất ở TTTTLTĐC. N ụ : - TTTTLTĐC với v i trò là cơ qu n lƣu trữ th ng tin quốc gi về Đị chất và đị vật lý. - Khảo sát, ph n tích thực trạng c ng tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu Đị chất tại TTTTLTĐC - Đề xuất những giải pháp nhằm n ng c o hiệu quả tổ chức và bảo quản vốn tài liệu ở TTTTLTĐC. 3. Giả thuyết nghiên cứu Công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại TTTTLTĐC mặc dù đã rất đƣợc chú trọng nhƣng vẫn còn nhiều hạn chế, các tài liệu truyền thống đã có dấu hiệu bị hƣ hại do nhiều nguyên nhân, các loại hình tài liệu mới chƣ thực sự đƣợc tổ chức và bảo quản đúng cách và phù hợp. Nếu thực hiện tốt việc nghiên cứu theo hƣớng đề tài này thì sẽ có cơ sở khoa học để đƣ r các giải pháp phù hợp với thực tiễn nhằm tổ chức và bảo quản vốn tài liệu củ đơn vị một cách tốt nhất, hiệu quả và phù hợp nhất. 4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu - ố ng nghiên c u: Tổ chức, bảo quản vốn tài liệu tại Trung tâm Thông tin Lƣu trữ Địa chất -P : Phạm vi kh ng gi n: C ng tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại TTTTLTĐC. Phạm vi thời gi n: C ng tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại TTTTLTĐC hiện n y. 6 5. Phƣơng pháp nghiên cứu Tác giả sử dụng phƣơng pháp luận trong quá trình nghiên cứu khoa học cho luận văn của mình. Bên cạnh đó, tác giả cũng sử dụng các phƣơng pháp cụ thể khác để giúp cho công tác nghiên cứu đƣợc tốt hơn b o gồm: - Phƣơng pháp thu thập tài liệu - Khảo sát, ph n tích thực tế. - Nghiên cứu tài liệu. - Phƣơng pháp trực qu n. - Tham khảo ý kiến của các chuyên gia. 6. Ý nghĩa khoa học và ứng dụng của đề tài: - Ý ĩ ọc: + Nghiên cứu thực trạng củ c ng tác tổ chức và bảo quản tài liệu ở TTTTLTĐC để từ đó đƣ r những đánh giá m ng tính kho học chuẩn xác về những mặt hiệu quả và chƣ hiệu quả củ tổ chức và bảo quản tài liệu đ ng tiến hành. + Trên cơ sở nghiên cứu thực trạng củ c ng tác tổ chức và bảo quản tài liệu ở TTTTLTĐC, tác giả tìm r những nguyên nh n g y hƣ hại tài liệu m ng tính khách qu n và chủ qu n, giải quyết những m u thuẫn giữ sử dụng tài liệu và bảo quản tài liệu. - Ứ dụ : + Đề xuất những cải tiến trong c ng tác tổ chức tài liệu truyền thống và tài liệu đ phƣơng tiện phù hợp với thực tế và thuận tiện trong việc bảo quản. + Đề xuất những giải pháp phù hợp với thực tế đ ng diễn r ở TTTTLTĐC để từ đó n ng c o hiệu quả hơn nữ cho c ng tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu. 7. Kết quả nghiên cứu: Luận văn sẽ: - Làm rõ cách thức tổ chức tài liệu ở TTTTLTĐC - Làm rõ nguyên nh n g y hƣ hại sách, nguyên nh n khách qu n và chủ quan. - Làm rõ quy trình kỹ thuật, các biện pháp kỹ thuật bảo quản vốn tài liệu, các cách thức làm giảm sự hƣ hại tài liệu ở TTTTLTĐC. 7 - Trên cơ sở nghiên cứu thực trạng, có những giải pháp rõ ràng và cụ thể phù hợp với thực tế ở TTTTLTĐC nhằm n ng c o hiệu quả hơn nữ cho c ng tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu ở TTTTLTĐC. 8. Bố cục của luận văn Ngoài phần mở đầu, kết luận, phần mục lục, phụ lục, luận văn có nội dung chính chi r làm 3 chƣơng: - hƣơng 1: Trung tâm Thông tin - Lƣu trữ Đị chất với c ng tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu - hƣơng 2: Thực trạng củ c ng tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Trung tâm Thông tin - Lƣu trữ Đị chất. - hƣơng 3: Giải pháp n ng c o hiệu quả củ tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Trung t m Th ng tin - Lƣu trữ Đị chất. 8 ƢƠN 1 VAI TRÒ CỦA TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN VỐN TÀI LIỆU TẠI TRUN TÂM T ÔN T N ƢU TRỮ ĐỊA CHẤT 1.1. ơ sở lý luận về tổ chức tài liệu 1.1.1. Khái niệm tài liệu và tổ chức tài liệu Tài liệu xuất hiện từ rất sớm trong lịch sử phát triển loài ngƣời. Chúng bắt đầu xuất hiện khi xã hội phát triển, xuất hiện chữ viết, có nhu cầu lƣu giữ, truyền bá và tr o đổi kinh nghiệm cũng nhƣ lƣu lại các điều mà họ biết trong quá trình sống. Thủ sơ kh i, các dạng văn bản đƣợc thể hiện trên những bản đất nung. Ở thời Ai Cập cổ đại, ngƣời ta còn tìm thấy những tài liệu bằng giấy papyrut (một loại vỏ cây thời đó ở Ai Cập). S u đó, trên những gì đƣợc tìm thấy, tài liệu còn đƣợc thể hiện trên da thú thuộc, trên vải, trên thẻ tre ở Trung Quốc cổ đại. Khi giấy đƣợc Thái Lu n, ngƣời Trung Quốc thời Hán, tạo ra, tài liệu đã bƣớc sang một gi i đoạn phát triển mới. Đó là gi i đoạn phát triển của các loại văn bản giấy và chúng vẫn còn phát triển cho đến ngày nay. Hiện nay, kỹ thuật làm giấy hiện đại đã tạo ra những phiến giấy, tờ giấy rất đẹp để đóng tài liệu. Tuy nhiên, thông qua nghiên cứu khoa học trong suốt quá trình tồn tại và phát triển của loài ngƣời, con ngƣời th y đổi nhận thức về tài liệu. Nó không chỉ ở dạng ghi chép thể hiện bằng văn bản mà còn có thể ở dạng vật chất hữu hình khác nhƣ đất, vàng, bạc, nhựa, ngà voi, mẫu địa chất… miễn là chúng có chứ đựng th ng tin và đƣợc đƣ vào lƣu trữ và sử dụng cho việc tìm hiểu và khai thác thông tin mà chúng phản ánh. Hiện nay, ta có thể thấy, tài liệu có mặt trong mọi hoạt động củ các cơ qu n, tổ chức đoàn thể, cá nhân từ c ng tác hành chính đến giáo dục, đào tạo. Hầu nhƣ ở bất kỳ cơ qu n nào cũng có bộ phận lƣu trữ tài liệu hoặc thƣ viện để lƣu trữ hoặc phổ biến tài liệu mà cơ qu n đó có đƣợc. Vậy tài liệu là gì? Có nhiều cách hiểu về tài liệu. Theo Điều 2 Luật Lƣu trữ số 01/2011/QH13, Tài liệu là v c hình thành trong quá trình ho ch c, cá nhân. Tài li u bao gồ bản, d án, bản vẽ thi t k , bả nghiên c u, sổ sách, bi u thống kê, âm bả ĩ ; ộng c d ơ bản phim, ả n tử; bản thảo tác phẩ 9 ơ ổ ồ, công trình ;b ọc, ngh thu t; sổ công tác, nh t ký, hồi ký, bút tích, tài li u vi t tay; tranh vẽ hoặc in; n phẩm và v t mang tin khác1. Tại khoản 2, Điều 2, Pháp lệnh Thƣ viện, Tài liệu là một d ng v t ch ghi nh n nh ng thông tin ở d ảnh nhằm mụ í bảo quản và sử dụng2. Theo Đại Từ điển Tiếng Việt của Nguyễn Nhƣ Ý, Tài li u là sách, báo là bả ời ta tìm hi u v gì3. Trong cách giải thích tài liệu ở Luật lƣu trữ, tài liệu đƣợc chỉ rõ bao gồm những dạng nào. Tuy nhiên, cách giải thích này chƣ nêu rõ đƣợc mục đích của tài liệu. Ở Pháp lệnh thƣ viện tài liệu đƣợc làm rõ ở dạng vật chất hữu hình có thể cảm nhận đƣợc bằng giác quan củ con ngƣời, các loại hình thể hiện của tài liệu. Cách giải thích này cũng cho thấy rõ mục đích của tài liệu. Theo cách giải thích trong Đại Từ điển Tiếng Việt, tài liệu chỉ ở dạng văn bản, thể hiện bằng ngôn ngữ. Các loại hình thông tin bằng hình ảnh, âm thanh kh ng đƣợc xem là tài liệu. Và trong cách giải thích này, mục đích của tài liệu kh ng đƣợc đề cập tới. Nhƣ vậy trong ba cách giải thích trên, cách giải thích về tài li u trong Pháp lệnh Thƣ viện đã khẳng định đƣợc sự hiện hữu của thông tin trong các dạng vật chất hữu hình và hình thức thể hiện đ dạng của nó. Bên cạnh đó, cách giải thích ở pháp lệnh Thƣ viện còn làm rõ hình thức thể hiện thông tin của tài liệu có thể đƣợc cảm nhận qu các giác qu n nhƣ mắt, tai củ con ngƣời và chỉ rõ mục đích bảo quản và sử dụng. Tóm lại, ngƣời ta có thể hiểu giải thích tài liệu theo nhiều cách, tuy nhiên, trong khuôn khổ luận văn của mình, tác giả sử dụng cách giải thích về tài liệu trong Pháp lệnh Thƣ viện. 1 http://www.chinhphu.vn/portal/page/portal/chinhphu/hethongvanban?class_id=1&_page=1&mode=detail&d ocument_id=162373 2 3 Văn bản pháp luật về Thƣ viện, Nxb. Chính trị quốc gia, 2004, tr.8. Nguyễn Nhƣ Ý, Đại từ điển tiếng Việt, Nxb. Văn hó Th ng tin, 1998, tr.1483. 10 Tài liệu đƣợc cấu thành bởi hai yếu tố: Vật mang tin và thông tin chứ đựng. Giữa hai yếu tố này có mối quan hệ biện chứng với nhau. Vật mang tin là cái để thể hiện thông tin, chứ đựng thông tin. Thông tin là cái thể hiện nội dung về vấn đề gì. Thông tin là cái quyết định giá trị của tài liệu. Tuy nhiên vật mang tin lại là cái quyết định tồn tại của tài liệu. Do đó vấn đề bảo tồn tƣ liệu và bảo quản tài liệu đ ng đƣợc xem là yếu tố rất quan trọng trong c ng tác th ng tin tƣ liệu nói riêng và bảo tồn các giá trị văn hó của nhân loại nói chung. Về mặt bản chất, tài liệu chính là kết quả củ quá trình l o động sáng tạo của nhân loại. Nó là một trong những yếu tố quan trọng để xã hội loại ngƣời phát triển thông qua sự kế thừa những tri thức hay kinh nghiệm từ đời này s ng đời khác, từ thế hệ này, sang thế hệ khác. Những tri thức ấy đƣợc ghi chép lại, đƣợc lƣu giữ lại thông qua ngôn ngữ lƣu giữ trên các vật mang tin. Qua thời gian, số lƣợng tài liệu tăng lên. Và vấn đề đặt ra là cần phải lƣu giữ lại chúng và lƣu giữ chúng nhƣ thế nào để có thể vẫn sử dụng đƣợc tài liệu. Tổ chức tài liệu là chìa khóa giải quyết vấn đề đó. Theo Giáo trình về Tổ chức và bảo quản tài liệu của tác giả Nguyễn Tiến Hiển và Kiều Văn Hốt, các tác giả nêu rằng “Tổ ch c vốn tài li u là hình th c sắp x p tài li u sao cho khoa học, hi u quả N n tổ ch c vốn tài li n vi c xử lý sắp x p, ki m kê và bảo quản vốn tài li u.” Tài liệu ở số lƣợng ít sẽ dễ dàng tìm kiếm bằng mắt thƣờng và không nhất thiết phải có sự sắp xếp phức tạp. Tuy nhiên, khi số lƣợng tài liệu tăng lên tới mức không thể nhớ đƣợc, không thể tìm kiếm nh nh chóng thì lúc đó cần có sự sắp xếp và tổ chức tài liệu hợp lý để dễ dàng quản lý, tìm kiếm và bảo quản. Do đó, việc tổ chức tài liệu xuất hiện khi số tài liệu đó trở thành một tập hợp tài liệu khi mà ngƣời có số tài liệu đó cảm thấy không thể tìm kiếm đƣợc tài liệu và bảo quản chúng tốt. Tổ chức tài liệu nhằm mục đích tạo ra một trật tự nhất định cho tập hợp tài liệu, dễ dàng bảo quản đƣợc tài liệu, đảm bảo việc tìm kiếm tài liệu một cách nhanh nhất. Việc tổ chức tài liệu một cách khoa học và có hệ thống trực tiếp nâng cao hiệu suất sử dụng tập hợp tài liệu. 11 1.1.2. Vai trò của tổ chức tài liệu Trong các cơ qu n th ng tin - thƣ viện, tập hợp các tài liệu chính là vốn tài li u. Theo khoản 3, Điều 2 Pháp lệnh Thƣ viện 2000, Vốn tài li ầm, t p h p theo nhi u ch nh ng tài li xử lý theo quy tắc, quy trình khoa học c a nghi p vụ ờ ọ t hi u quả n chính là , nội dung nh c tổ ch c phục vụ c bảo quản. Việc tổ chức vốn tài liệu trong cơ qu n th ng tin thƣ viện nhằm kiểm soát, quản lý cũng nhƣ sử dụng hiệu quả các thƣ tịch. Do đó, tài liệu phải đƣợc sắp xếp hợp lý nhất để tạo tiền đề vật chất cho việc lƣu hành tài liệu, bảo quản tài liệu. Trong tổ chức kho tài liệu, kỹ thuật xếp giá là vấn đề cốt lõi cho việc quản lý và tìm kiếm tài liệu. Hình thức kho đƣợc tổ chức tùy theo quy mô, tầm cỡ và mục đích phục vụ của từng thƣ viện. Trong tổ chức tài liệu, song song với việc tổ chức về loại hình tài liệu còn có tổ chức về nội dung tài liệu. Tài liệu đƣợc phân loại nhằm phân chia nội dung tài liệu để dễ dàng phục vụ độc giả, đặc biệt là đối với các thƣ viện có tổ chức kho mở. Việc tổ chức tài liệu đƣợc xem là nhiệm vụ trung tâm củ các thƣ viện. Thời kỳ đầu, việc tổ chức tài liệu chỉ đơn thuần là việc phân kho tài liệu theo loại hình và phân loại tài liệu theo nội dung nhằm kiểm soát đƣợc tài liệu. Cho đến nay, nhờ vào sự phát triển của công nghệ th ng tin cũng nhƣ sự phát triển s u hơn nữa của nghiệp vụ thƣ viện mà ngƣời ta còn áp dụng công nghệ mã vạch, mã số trong việc tìm kiếm và tổ chức, quản lý tài liệu. Bên cạnh đó, tài liệu không chỉ đơn thuần là ở dạng vật chất mà còn ở dạng ảo. Do đó việc tổ chức tài liệu không chỉ đơn thuần phân chia kho mà còn tổ chức lƣu trữ trên các ổ đĩ cứng của máy tính. Chuyển từ dạng tổ chức tài liệu hữu hình sang tổ chức tài liệu dạng điện tử. Cho dù có sự th y đổi nhƣ thế nào đi chăng nữa về loại hình tài liệu, vai trò của tổ chức tài liệu vẫn kh ng th y đổi, vẫn giữ vị trí trung tâm trong việc kiểm soát, quản lý thƣ tịch, là tiền đề vật chất quan trọng cho việc lƣu hành, phục vụ và bảo quản tài liệu trong các cơ qu n thƣ viện. Đồng thời, hiện nay, việc tổ chức tài liệu khoa học và hệ thống còn gián tiếp làm tăng mức độ sử dụng hiệu quả diện tích vật lý củ các cơ qu n th ng tin thƣ viện trong khi số lƣợng tài liệu tăng quá nh nh so với mức độ mở rộng quy mô hạ tầng cơ sở của những cơ qu n này. 12
- Xem thêm -

Tài liệu liên quan