Tài liệu Tổ chức và khai thác tài liệu số tại thư viện tạ quang bửu trường đại học bách khoa hà nội

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN ----------------------------------------------------- TRẦN THỊ THANH THUỶ TỔ CHỨC VÀ KHAI THÁC TÀI LIỆU SỐ TẠI THƯ VIỆN TẠ QUANG BỬU TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI LUẬN VĂN THẠC SĨ THÔNG TIN – THƯ VIỆN Hà Nội - 2012 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN ----------------------------------------------------- TRẦN THỊ THANH THUỶ TỔ CHỨC VÀ KHAI THÁC TÀI LIỆU SỐ TẠI THƯ VIỆN TẠ QUANG BỬU TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI Luận văn Thạc sĩ ngành Thông Tin – Thư viện Chuyên ngành: Khoa học Thư viện Mã số: 603220 Người hướng dẫn khoa học: TS. NGUYỄN THU THẢO Hà Nội - 2012 MỤC LỤC Mở đầu 7 CHƯƠNG 1: TỔ CHỨC VÀ KHAI THÁC TÀI LIỆU SỐ VỚI 16 THƯ VIỆN TẠ QUANG BỬU............................................................................... 1.1. Tổ chức và khai thác tài liệu số....................................................................... 16 1.1.1. Tài liệu số.................................................................................................. 16 1.1.2. Tổ chức và khai thác tài liệu số............................................................... 20 1.1.3. Các yêu cầu đối với công tác tổ chức và khai thác tài liệu số................ 20 1.2. Khái quát về Thư viện Tạ Quang Bửu - Trường Đại học Bách khoa 21 Hà Nội....................................................................................................................... 1.2.1. Quá trình hình thành và phát triển…...…………...…………….…...... 21 1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức..……....…....……....................... 22 1.2.3. Cơ sở vật chất và trang thiết bị, hạ tầng công nghệ thông tin............... 28 1.2.4. Nguồn lực thông tin.................................................................................. 30 1.3. Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin tại Thư viện Tạ Quang Bửu........ 32 1.3.1. Đặc điểm người dùng tin…..………….....…..….........……...……......... 33 1.3.2. Đặc điểm nhu cầu tin….……………….................................................. 1.4. Vai trò của tổ chức và khai thác tài liệu số với Thư viện 35 37 Tạ Quang Bửu......................................................................................................... 1.4.1. Đáp ứng nhu cầu tiếp cận và khai thác thông tin của người dùng tin.. 37 1.4.2. Góp phần vào sự phát triển thư viện số................................................... 39 1.4.3. Đẩy mạnh trao đổi, chia sẻ tài liệu số...................................................... 40 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ KHAI THÁC TÀI LIỆU SỐ 42 TẠI THƯ VIỆN TẠ QUANG BỬU 2.1. Công tác tổ chức tài liệu số.............................................................................. 42 2.1.1. Tạo lập tài liệu số.................................................................................... 42 2.1.1.1 Bổ sung tài liệu số....….................…...............….......…..…....... 42 2.1.1.2. Số hoá tài liệu.............................................................................. 45 1 2.1.2. Xử lý tài liệu số.............................….…….…………………….....…... 49 2.2.2.1. Biên mục tài liệu số...…...…....………………………..….…… 49 2.2.2.2. Phân loại tài liệu số.........……………...…....………..…..…….. 54 2.1.3. Tổ chức các bộ sưu tập số.............................................….…….…..…. 57 2.1.3.1. Bài giảng và giáo trình điện tử.................................................... 57 2.1.3.2. Luận văn, luận án........................................................................ 58 2.1.3.3. Sách điện tử................................................................................. 58 2.1.4. Lưu trữ và bảo quản tài liệu số..….........................................…....…..... 58 2.1.4.1. Lưu trữ tài liệu số........................................................................ 58 2.1.4.2. Bảo quản tài liệu số..................................................................... 59 2.2. Khai thác tài liệu số..….................................................…………..…....……. 62 2.2.1. Chính sách khai thác............................................................................... 62 2.2.2. Hình thức khai thác.................................................................................. 63 2.2.1.1. Khai thác tại chỗ………………...…………..…..…..…..………. 63 2.2.1.2. Khai thác từ xa …………..….….……….………….....………… 64 2.2.3. Quản lý truy cập........................................................................................ 64 2.2.3.1. Quản lý qua account...................................................................... 64 2.2.3.2. Quản lý qua IP............................................................................... 69 2.3. Đánh giá hiệu quả công tác tổ chức và khai thác tài liệu số tại Thư viện 70 Tạ Quang Bửu......................................................................................................... 2.3.1. Mức độ đáp ứng về nội dung...................................................…………. 70 2.3.2. Mức độ đáp ứng về hình thức.................................................................. 71 2.3.3. Mức độ đáp ứng về truy cập..................................................................... 72 2.4. Nhận xét............................................................................................................ 75 2.4.1. Nhận xét về công tác tổ chức tài liệu số.................................................. 75 2.4.2. Nhận xét về công tác khai thác tài liệu số............................................... 76 2.4.3. Nhận xét chung......................................................................................... 76 2.4.3.1. Ưu điểm....................................................................................... 76 2.4.3.2. Nhược điểm................................................................................. 2 77 2.4.3.3. Nguyên nhân................................................................................ 78 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC TỔ CHỨC 80 VÀ KHAI THÁC TÀI LIỆU SỐ TẠI THƯ VIỆN TẠ QUANG BỬU 3.1. Hoàn thiện các văn bản và chính sách về tài liệu số………......................... 80 3.2. Giải pháp về kinh phí……………………………..…………...……...……... 83 3.2.1 Đầu tư kinh phí xây dựng và phát triển tài liệu số………..…………… 83 3.2.2 Mua trang thiết bị………………………...…........………….….………. 85 3.3. Giải pháp về cán bộ…………………………….……………….....………… 89 3.3.1. Nâng cao trình độ kỹ thuật viên.....................................…...………...… 89 3.3.2. Nâng cao trình độ thư viện viên………………...……….……………... 90 3.4. Nâng cao nhận thức và năng lực khai thác thông tin của người dùng tin.. 92 3.5. Đẩy mạnh tuyên truyền, giới thiệu tài liệu số..………………...................... 93 3.6. Đẩy mạnh trao đổi, chia sẻ tài liệu số…………………..……………..…….10 96 Kết luận 99 Danh mục tài liệu tham khảo Phụ lục 3 DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT 1. Các từ viết tắt tiếng Việt BST Bộ sưu tập BSTS Bộ sưu tập số CSDL Cơ sở dữ liệu ĐHBK HN Đại học Bách khoa Hà Nội TLS Tài liệu số TT-TV Thông tin – Thư viện TVĐT Thư viện điện tử TVS Thư viện số TV TQB Thư viện Tạ Quang Bửu 2. Các từ viết tắt tiếng Anh AACR2 Anglo-American Cataloguing Rules 2 CD-ROM Compact Disc Read Only Memory CD-RW Compact Disc ReWriteable DVD Digital Video Disc ISBD International Standard Biliographic Decription IP Internet Protocal LCC Library of Congress Classification MARC Machine Readable Cataloguing RFID Radio Frequency Indentification VEFFA Vietnam Education Foundation Fellows Association VTLS Visionary Technology in Library Solutions 4 DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU Bảng 1.1: Thống kê tài liệu truyền thống theo năm xuất bản 31 Bảng 1.2: Thống kê nguồn tài liệu điện tử tính đến năm 2011 32 Bảng 2.1: Kinh phí bổ sung tài liệu của TV TQB từ năm 2009-2011 44 Bảng 2.2: Đánh giá mức độ đáp ứng về nội dung TLS tại TV TQB 71 Bảng 2.3: Đánh giá mức độ đáp ứng về hình thức TLS tại TV TQB 71 Bảng 2.4: Đánh giá mức độ đáp ứng của máy tính đối với truy cập TLS 73 Bảng 2.5: Đánh giá mức độ đáp ứng của đường truyền đối với truy cập TLS 74 Bảng 2.6: Nguyên nhân cản trở người dùng tin truy cập và khai thác TLS trên 75 Website TVS của TV TQB Bảng 3.1: So sánh sự khác nhau giữa cán bộ TVS và cán bộ thư viện 90 truyền thống DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ Hình 1.1: Sơ đồ Cơ cấu tổ chức của TV TQB 25 Hình 1.2: Biểu đồ Nguồn nhân lực của Thư viện Tạ Quang Bửu 26 Hình 1.3: Biểu đồ Thống kê tài liệu truyền thống theo chuyên ngành 30 Hình 1.4: Biểu đồ Thành phần các đối tượng người dùng tin tại TV TQB 33 Hình 2.1: Đăng nhập vào trang cá nhân trên Website TVS 49 Hình 2.2: Vào các BST trên Website TVS 50 Hình 2.3: Lựa chọn một BST sách điện tử trên Website TVS 50 Hình 2.4: Chọn submit to this colection trong biên mục TLS 50 Hình 2.5: Chọn The item has been published or publicly distributed before 51 Hình 2.6: Form biên mục TLS tên Website TVS 51 Hình 2.7: Lựa chọn và điền ISBN trong biên mục TLS 51 Hình 2.8: Lựa chọn loại hình tài liệu biên mục 52 Hình 2.9: Lựa chọn ngôn ngữ biên mục TLS 52 5 Hình 2.10: Phần Describe trong biên mục TLS 52 Hình 2.11: Phần Upload tài liệu trong biên mục TLS 53 Hình 2.12: Upload tài liệu đã thành công 53 Hình 2.13: Hiển thị và có thể chỉnh sửa những phần vừa biên mục xong 54 Hình 2.14: Đồng ý với chính sách và hoàn tất quá trình biên mục TLS 54 Hình 2.15: Lựa chọn các đơn vị và BST tại cửa sổ thông báo 55 Hình 2.16: Lựa chọn BST chứa tài liệu vừa được biên mục 55 Hình 2.17: Trong phần các đăng ký mới lựa chọn tên tài liệu vừa biên mục 55 Hình 2.18: Trong biểu ghi mới chọn phần chỉnh sửa 56 Hình 2.19: Chọn và thêm ký hiệu phân loại 56 Hình 2.20: Điền và update ký hiệu phân loại 57 Hình 2.21: Các dòng công việc trong biên mục TLS 66 Hình 2.22: Chọn trang cá nhân để đăng ký làm thành viên 67 Hình 2.23: Điền các thông tin để đăng nhập vào Dspace 67 Hình 2.24: Thanh công cụ quản trị trong Dspace 67 Hình 2.25: Cấp phép và quản lý các chính sách của BST trong Dspace 68 Hình 2.26: Lựa chọn BST và chỉnh sửa các chính sách đối với BST 68 Hình 2.27: Thêm chính sách mới trong Dspace 69 Hình 2.28: Chọn nhóm và các quyền đối với nhóm 69 Hình 2.29: Biểu đồ Mục đích sử dụng TLS của người dùng tin tại TV TQB 70 Hình 2.30: Biểu đồ Mức độ thường xuyên truy cập TLS của người dùng 73 tin tại TV TQB hiện nay 6 MỞ ĐẦU 1. TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI Ngày nay chúng ta đang sống trong “thời đại thông tin” mọi hoạt động sống, lao động của con người đều cần có thông tin. Sự gia tăng nhanh chóng của thông tin cả về số lượng và chất lượng đặc biệt là khối lượng tri thức khoa học của nhân loại không ngừng tăng lên đã dẫn tới hiện tượng “bùng nổ thông tin”. Sự ra đời và phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin đã tác động lớn đến mọi ngành nghề trong xã hội trong đó có ngành thư viện. Nhiều loại hình xuất bản phẩm hiện đại xuất hiện đặc biệt là tài liệu số (TLS) đã làm thay đổi hoạt động của các cơ quan thông tin – thư viện (TT-TV). Bên cạnh, việc thu thập, phát triển, khai thác tài liệu dưới dạng in ấn như: sách, báo, tạp chí,… các cơ quan TT-TV cần quan tâm, đầu tư phát triển TLS, TVS để đáp ứng tốt hơn nhu cầu tin ngày càng cao của người dùng tin. TLS đã và đang đóng vai trò quan trọng trong hoạt động TT-TV do có nhiều ưu thế vượt trội so với tài liệu truyền thống. TLS cung cấp khả năng truy cập từ xa, người dùng không còn bị phụ thuộc vào không gian, thời gian, thông tin phong phú, đa dạng, được lưu trữ dưới nhiều dạng khác nhau như: văn bản, hình ảnh, âm thanh,... không hạn chế số lượng người truy cập tại cùng một thời điểm. Bên cạnh đó, xã hội phát triển nhanh chóng làm cho con người bận rộn hơn, có ít thời gian để đến các cơ quan TT-TV tìm thông tin, tài liệu hơn nhưng nhu cầu tin của con người lại ngày càng đa dạng và phức tạp hơn. Họ luôn mong muốn được đáp ứng thông tin một cách nhanh chóng, chính xác, kịp thời và đầy đủ nhất. Chính vì vậy, phát triển thư viện điện tử (TVĐT), thư viện số (TVS) là xu hướng phát triển tất yếu của các thư viện trên thế giới, đó cũng là yêu cầu đặt ra đối với sự phát triển ngành TT-TV Việt Nam. Thư viện Tạ Quang Bửu (TV TQB) - Trường Đại học Bách khoa Hà Nội (sau đây gọi tắt là TV TQB) là một trong những thư viện lớn trong hệ thống thư viện đại học, được xây dựng đầu tư phát triển thành TVĐT hiện đại. Song song với nhiệm vụ chính là phục vụ, cung cấp thông tin, tài liệu khoa học kỹ thuật cho giảng viên, sinh viên, nghiên cứu sinh trong toàn Trường, TV TQB đang phấn đấu trở 7 thành thư viện đầu mối cung cấp, chia sẻ thông tin cho khối các trường đại học về khoa học kỹ thuật tại phía Bắc và trong cả nước. Để có thể trao đổi, chia sẻ thông tin được nhanh chóng dễ dàng và hiệu quả, TV TQB cần quan tâm, đầu tư phát triển TVS trong đó TLS là yếu tố cốt lõi và không thể thiếu. Tuy nhiên, TV TQB mới triển khai xây dựng và phát triển TVS từ năm 2009, hoạt động tổ chức và khai thác TLS còn chưa hiệu quả. Hiện nay, TLS tại TV TQB chủ yếu là TLS nội sinh, số lượng các cơ sở dữ liệu (CSDL), ebook mua còn rất ít do kinh phí hạn hẹp, hoạt động số hoá tài liệu còn rất chậm và chất lượng chưa cao. TV TQB mới chỉ phục vụ người dùng tin các TLS dưới dạng văn bản (dạng text) là chủ yếu, chưa phát triển các dạng hình ảnh, âm thanh, video, chưa xây dựng được CSDL elearning phục vụ cho đào tạo tín chỉ của Nhà trường. Quá trình xây dựng và phát triển TLS cũng như Website TVS vẫn đang trong thời gian thử nghiệm nên chưa hoàn thiện, chưa công bố rộng rãi. Phạm vi phục vụ và cung cấp thông tin chưa rộng khắp, TLS hiện chỉ phục vụ cho cán bộ, sinh viên trong Trường đại học Bách khoa Hà Nội (ĐHBK HN), khai thác tại TV TQB và trong toàn Trường, chưa có sự trao đổi chia sẻ mạnh mẽ với các cơ quan khác. Các văn bản, chính sách của TV TQB và Nhà trường đối với TLS chưa đầy đủ. Trong những năm gần đây TV TQB đã được đầu tư phát triển tuy nhiên đầu tư chưa đi theo chiều sâu, chưa chú trọng phát triển mạnh TLS, trang thiết bị, hạ tầng công nghệ phục vụ cho số hoá tài liệu còn kém. TLS là loại hình tài liệu có nhu cầu sử dụng cao, được đa số các nhóm người dùng tin của TV TQB sử dụng tuy nhiên kinh phí bổ sung hàng năm không ổn định và rất thấp. Số lượng ebook, các CSDL mua còn rất ít và đang dần bị cắt giảm trong điều kiện kinh phí hạn hẹp, giá cả TLS lại không ngừng tăng lên nhanh chóng. Một trong những yêu cầu cấp thiết hiện nay là cần có sự nghiên cứu chuyên sâu, đưa ra các giải pháp cụ thể nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức và khai thác TLS tại TV TQB. Nhận thức rõ vai trò quan trọng của tổ chức và khai thác TLS đối với sự phát triển của TV TQB và Trường ĐHBK HN trong tình hình hiện nay nên tôi đã mạnh dạn chọn đề tài: “Tổ chức và khai thác tài liệu số tại Thư viện Tạ Quang Bửu – Trường Đại học Bách khoa Hà Nội” làm đề tài cho luận văn tốt nghiệp của mình. 8 2. TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU THEO HƯỚNG ĐỀ TÀI Theo hướng nghiên cứu của đề tài ở trong và ngoài nước đã có một số công trình nghiên cứu mang tính ứng dụng, điều tra nghiên cứu thực tiễn tại một số các cơ quan TT-TV cụ thể như sau: - Các bài viết trên các tạp chí, website nước ngoài liên quan tới TLS như: + Hodge, Gail (2000), Systems of Knowledge Organization for Digital Libraries, Washington, D.C., Digital Library Federation and the Council on Library and Information Resources, 37 pg. Bài viết đề cập đến kiến thức tổ chức TVS. + Kahle, Brewster., Rick Prelinger, Mary, E Jackson (2001), Public access to digital material, D-Lib Magazine, Volume 7 Number 10. Truy cập trang http://www.dglib.org Bài viết đã tổng quan về truy cập công cộng TLS, giới thiệu ba cách truy cập nhằm mở rộng khả năng truy cập công cộng đến TLS. + Lavoie, Brian F. (2003), The Incentives to Preserve Digital Materials: Roles, Scenarios and Economic Decision-Making. Truy cập trang http://www.oclc.org. Bài viết đã đề cập tới vai trò, một số vấn đề trong hoạt động bảo quản TLS. + Research Libraries Group (2002), Trusted Digital Repositories: Attributes and Responsibilities: An RLG-OCLC Report, California, RLG, Inc. , 62 pg. Truy cập trang http://www.rgl.org. Báo cáo đã trình bày vai trò, cách thức tổ chức, chính sách, trách nhiệm, một số kinh nghiệm trong lưu trữ, bảo quản TLS. - Các luận văn cao học + Các luận văn đề cập đến số hoá tài liệu từ năm 2000 đến nay gồm có: * “Nghiên cứu xây dựng và quản lý nguồn tài nguyên số nội sinh tại trung tâm Thông tin khoa học và công nghệ Quốc gia” của Phạm Văn Hùng năm 2009. Luận văn đã trình bày chi tiết ba công đoạn chủ yếu trong quy trình số hoá nguồn tài nguyên số nội sinh tại Trung tâm bằng phương thức số hoá tài liệu truyền thống bằng máy scanner cho CSDL. * “Phát triển nguồn tài liệu số hoá toàn văn tại thư viện trường Đại học Hà Nội” của Lê Thị Vân Nga năm 2009. Luận văn đã đề cập tới thực trạng tài liệu 9 số hoá toàn văn nội sinh, tài liệu số hoá toàn văn nhập ngoại, tài liệu số hoá toàn văn trao đổi. Trong đó luận văn đã đề cập và đi sâu vào quy trình chuyển đổi băng cassette sang CD-ROM tại thư viện trường Đại học Hà Nội * “Nghiên cứu việc tạo lập, khai thác và bảo quản tài liệu số tại Thư viện Quốc gia Việt Nam” của Vũ Nguyệt Mai năm 2009. Luận văn đi sâu vào thực trạng tạo lập TLS gồm: lập kế hoạch phát triển TLS, các nguyên tắc và tiêu chí liên quan đến số hoá tài liệu, các bước tiến hành số hoá, thu nhận lưu chiểu tài liệu số hoá, phần mềm hỗ trợ số hoá, lưu trữ bảo quản TLS. + Các luận văn đề cập đến khai thác TLS từ năm 2000 đến nay gồm có: * “Nghiên cứu xây dựng và quản lý nguồn tài nguyên số nội sinh tại trung tâm Thông tin khoa học và công nghệ Quốc gia” của Phạm Văn Hùng năm 2009. Luận văn đã đề cập đến các hình thức cung cấp tài nguyên số tại Trung tâm gồm cung cấp từ xa và tại chỗ, các thiết bị hỗ trợ khác, giao diện tìm tin. * “Phát triển nguồn tài liệu số hoá toàn văn tại thư viện trường Đại học Hà Nội” của Lê Thị Vân Nga năm 2009. Tổ chức khai thác trực tuyến nội dung tài liệu số hoá toàn văn qua Internet và trong toà nhà thư viện, giới thiệu cách thức truy cập, tìm kiếm CSDL trên Website của thư viện, quản lý tài liệu số hoá bằng phần mềm Libol 5.5 và Green Stone. * “Nghiên cứu việc tạo lập, khai thác và bảo quản tài liệu số tại Thư viện Quốc gia Việt Nam” của Vũ Nguyệt Mai năm 2009. Luận văn đề cập đến khai thác tài liệu tại chỗ (gồm có: tra cứu mục lục trực tuyến, truy cập tài liệu đa phương tiện, email, chat,... tra tìm tài liệu CSDL toàn văn), khai thác từ xa. Các luận văn trên đã đề cập được một số khái niệm liên quan đến TLS, TVS; thực trạng tạo lập, khai thác, lưu trữ bảo quản TLS ở những cơ quan TT-TV cụ thể. Tuy nhiên, các luận văn còn đề cập quá sâu vào công nghệ số hoá, phần mềm số hoá tài liệu, giới thiệu các CSDL online. - Một số bài viết được đăng trên các tạp chí chuyên ngành TT-TV như: + Nguyễn Hữu Hùng (2006), Vấn đề phát triển và chia sẻ nguồn lực thông tin số hoá tại Việt Nam, Thông tin và Tư liệu, số 1, tr.5-10. Bài viết đề cập đến khái 10 niệm số hoá, tài nguyên thông tin số, vai trò tài nguyên thông tin số trong hệ thống thông tin quốc gia, chia sẻ tài nguyên số giữa các cơ quan TT-TV Việt Nam. + Vũ Thị Nha (2008), Vài thách thức đối với Thư viện số và những chiến lược đối phó, Thư viện Việt Nam, số 2, tr. 19-24. Bài viết đề cập đến: vấn đề lưu trữ nguồn tin số hoá, vấn đề bản quyền và vấn đề hỗ trợ người dùng. + Nguyễn Hoàng Sơn (2011), Thư viện số: Hai thập kỷ phát triển trên thế giới bài học kinh nghiệm và định hướng phát triển cho Việt Nam, Thông tin và Tư liệu, số 2, tr 2-20. Bài viết khái quát TVS trên thế giới và Việt Nam, sự thay đổi của TVS dưới sự tác động của công nghệ web, các yếu tố phát triển TVS Việt Nam, giải pháp phát triển TVS Việt Nam: cách tiếp cận theo chu trình nghiên cứu - đào tạo triển khai. + Lê Đức Thắng (2009), Quy trình tổ chức số hóa tài liệu thư viện, Thư viện Việt Nam, số 3, tr. 24-30. Bài viết trình bày kinh nghiệm và quy trình số hoá các dạng tài liệu. + Đỗ Như Thơ, Trần Đức Trung (2011), Số hoá với hệ thống Kirtas, Thông tin và Tư liệu, số 2, tr 24-27. Bài viết giới thiệu những nét cơ bản, thông số kỹ thuật của thiết bị Kirtas, kinh nghiệm vận hành và khai thác Kirtas trong số hoá tài liệu. Như vậy, các bài viết trên đã trình bày lý thuyết và kinh nghiệm số hoá tài liệu, lưu trữ nguồn tin số hoá và chia sẻ tài nguyên số. - Một số hội nghị, hội thảo về TLS đã được tổ chức như: + Các hội nghị: * Hội nghị quốc tế về Thư viện chủ đề: Thư viện Việt Nam hội nhập và phát triển từ ngày 28-30/8/2006, tại Thành phố Hồ Chí Minh * Hội nghị quốc tế về TVS châu Á, tổ chức tại Hà Nội từ 10-13/12/2007 với chủ đề “Thư viện số châu Á”. * Hội nghị quốc tế TVS châu Á lần thứ XI năm 2008. Các hội nghị trên đã tổng kết quá trình phát triển của TVS ở châu Á, Việt Nam, vạch ra những định hướng phát triển TVS trong những năm tới. + Các hội thảo: 11 * Hội thảo “Xây dựng và phát triển nguồn học liệu phục vụ đào tạo và nghiên cứu khoa học” từ 8- 9/8/2007 tại trường Đại học Đà Lạt. * Hội thảo “Tiếp cận xây dựng Thư viện số ở Việt Nam: Hiện trạng và vấn đề” vào ngày 18-19/10/2007 tại Hà Nội do Trung tâm Thông tin khoa học và công nghệ Quốc gia tổ chức. * Hội thảo “Phát triển và chia sẻ nguồn tài nguyên số trong các thư viện Đại học và nghiên cứu” do Hội Thư viện Việt Nam – Liên hiệp Thư viện Đại học khu vực phía Bắc tổ chức ngày 18 tháng 12 năm 2009 tại TV TQB. * Hội thảo “Một tầm nhìn về thư viện đại học và nghiên cứu trong môi trường số” ngày 26 tháng 8 năm 2010 tại TV TQB * Hội thảo VILASAL “Một tầm nhìn về thư viện đại học và nghiên cứu trong môi trường số” ngày 27 tháng 8 năm 2010 tại Đại học Khoa học tự nhiên thành phố Hồ Chí Minh. * Hội thảo “Nâng cao năng lực xây dựng tài nguyên số cho cán bộ thư viện trường đại học, cao đẳng” từ 12-14/01/2011 tại Trung tâm Học liệu Đại học Huế * Hội thảo “Công nghệ vượt trội cho giải pháp số hóa tài liệu” ngày 8/4/2011 tại Hà Nội. * Hội thảo “Ứng dụng các nguồn học liệu tiên tiến và tài liệu điện tử, Thư viện số - Tầm nhìn tương lai” ngày 14 tháng 5 năm 2011, Công ty Nam Hoàng phối hợp với Trung tâm TT-TV Nguyễn Thúc Hào – Đại học Vinh tổ chức tại Đại học Vinh. Các hội thảo trên đã đề cập những vấn đề liên quan đến xây dựng TVS như: mô hình, cấu trúc TVS/TVĐT; Lựa chọn phần mềm; Áp dụng các chuẩn; Tình hình triển khai CSDL toàn văn và xây dựng TVS/TVĐT ở một số cơ quan TT-TV; Các ý kiến về công tác số hóa và tạo lập các BSTS tài liệu nội sinh, trang bị kiến thức cơ bản cho cán bộ thư viện để tham gia vào quá trình xây dựng TVS tại cơ quan mình. Tuy nhiên, trên đây là những công trình đề cập đến TLS, TVS, hoạt động số hoá tài liệu, tài nguyên số nội sinh tại các cơ quan TT-TV khác tại Việt Nam, không 12 đề cập đến hiện trạng tổ chức và khai thác TLS tại TV TQB. Các khía cạnh tiếp cận nghiên cứu liên quan đến TV TQB thì ngoài các đề tài nghiên cứu đề cập đến các khía cạnh như: tổ chức và quản lý, bộ máy tra cứu, công tác phục vụ, nguồn lực thông tin, sản phẩm và dịch vụ TT-TV, còn có một số công trình nghiên cứu khoa học về các chuẩn nghiệp vụ mới như: quy tắc biên mục Anh-Mỹ, khổ mẫu biên mục đọc máy,... Các luận văn viết về TV TQB từ 2009 đến nay gồm có: “Nâng cao chất lượng xử lý nội dung tài liệu tại Thư viện Tạ Quang Bửu Trường Đại học Bách khoa Hà Nội”của Đinh Thuý Quỳnh năm 2009 “Tăng cường công tác tổ chức và hoạt động của kho mở tại Thư viện Tạ Quang Bửu trường Đại học Bách khoa Hà Nội” của Cung Thị Bích Hà năm 2009 Bên cạnh đó có một số đề tài cấp trường, cấp bộ tập trung vào nghiên cứu các phần mềm TVS như: Dspace, Green Stone. Như vậy, từ trước tới nay chưa có một đề tài nào nghiên cứu, đánh giá tổng thể thực trạng tổ chức và khai thác TLS tại TV TQB cũng như đưa ra các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác tổ chức, khai thác TLS. Do đó, có thể khẳng định đề tài: “Tổ chức và khai thác tài liệu số tại Thư viện Tạ Quang Bửu - Trường Đại học Bách khoa Hà Nội” là đề tài hoàn toàn mới, không trùng lặp với đề tài nghiên cứu nào ở cả trong nước và nước ngoài. 3. ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU 3.1. Đối tượng nghiên cứu: Đối tượng nghiên cứu của luận văn là tổ chức và khai thác TLS tại TV TQB. 3.2. Phạm vi nghiên cứu: - Phạm vi không gian nghiên cứu: giới hạn nghiên cứu tại TV TQB. - Phạm vi thời gian nghiên cứu: từ năm 2009 đến nay. 4. MỤC ĐÍCH VÀ NHIỆM VỤ NGHIÊN CỨU 4.1. Mục đích nghiên cứu: Nghiên cứu hiện trạng tổ chức và khai thác TLS tại TV TQB nhằm đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức và khai thác TLS tại TV TQB. 13 4.2. Nhiệm vụ nghiên cứu: - Tìm hiểu vai trò TLS đối với TV TQB. - Tìm hiểu đặc điểm nhu cầu tin của người dùng tin về TLS tại TV TQB. - Nghiên cứu thực trạng tổ chức và khai thác TLS tại TV TQB. - Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức và khai thác TLS tại TV TQB 5. PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 5.1. Phương pháp luận: Luận văn vận dụng phương pháp luận duy vật biện chứng, duy vật lịch sử của chủ nghĩa Mác - Lênin và tư tưởng Hồ Chí Minh, dựa trên cơ sở các quan điểm, đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước về phát triển khoa học công nghệ, giáo dục và đào tạo để lý giải tầm quan trọng của TLS trong hoạt động TT-TV nói chung đặc biệt là hoạt động TT-TV trong các trường đại học giai đoạn công nghiệp hóa, hiện đại hóa nước ta nói riêng. 5.2. Phương pháp nghiên cứu cụ thể: Trong quá trình nghiên cứu và giải quyết các vấn đề của luận văn, tác giả đã sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau: - Phương pháp quan sát thực tế - Phương pháp điều tra xã hội học - Phương pháp thu thập - phân tích - tổng hợp tài liệu, số liệu - Phương pháp thống kê, so sánh, suy luận 6. NHỮNG ĐÓNG GÓP CỦA LUẬN VĂN 6.1. Đóng góp về lý luận: Góp phần hoàn thiện lý luận chung về TLS và các vấn đề về tổ chức và khai thác TLS. 6.2. Đóng góp về thực tiễn - Làm rõ vai trò của TLS đối với TV TQB. - Phân tích và đánh giá thực trạng tổ chức và khai thác TLS tại TV TQB. Tìm ra các ưu, nhược điểm và lý giải nguyên nhân của hiện trạng trên đối với TV 14 TQB từ đó đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức và khai thác TLS. - Đóng góp kinh nghiệm giúp các thư viện trường đại học khác trong quá trình tổ chức, khai thác TLS. 7. GIẢ THUYẾT NGHIÊN CỨU Hiện nay, công tác tổ chức, khai thác TLS tại TV TQB chưa hiệu quả, chưa đáp ứng tốt nhu cầu tin của người dùng tin do một số yếu tố chi phối như: chính sách, kinh phí, nhân lực, trang thiết bị hạ tầng công nghệ, quy trình tổ chức. Nếu các yếu tố cho tổ chức và khai thác TLS tại TV TQB được đảm bảo thì sẽ nâng cao hiệu quả tổ chức và khai thác TLS trong thời gian tới, góp phần đáp ứng tốt hơn nhu cầu tin của người dùng tin. 8. BỐ CỤC CỦA LUẬN VĂN Ngoài phần mở đầu, kết luận, mục lục, danh mục các từ viết tắt, danh mục các bảng biểu, danh mục các sơ đồ, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục, luận văn gồm 3 chương: CHƯƠNG 1: TỔ CHỨC VÀ KHAI THÁC TÀI LIỆU SỐ VỚI THƯ VIỆN TẠ QUANG BỬU CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ KHAI THÁC TÀI LIỆU SỐ TẠI THƯ VIỆN TẠ QUANG BỬU CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC VÀ KHAI THÁC TÀI LIỆU SỐ TẠI THƯ VIỆN TẠ QUANG BỬU 15 CHƯƠNG 1: TỔ CHỨC VÀ KHAI THÁC TÀI LIỆU SỐ VỚI THƯ VIỆN TẠ QUANG BỬU Tổ chức và khai thác TLS góp phần quan trọng trong sự phát triển chung của TV TQB và đặc biệt với phát triển của TVS nói riêng. Sau đây, tổ chức và khai thác TLS với TV TQB được xem xét những vấn đề sau: khái niệm tổ chức và khai thác TLS, quá trình hình thành và phát triển của TV TQB, nhu cầu tin và người dùng tin tại TV TQB, vai trò của tổ chức và khai thác TLS với TV TQB. 1.1. Tổ chức và khai thác tài liệu số TLS là yếu tố cốt lõi góp phần quan trọng trong xây dựng và phát triển TVS. Do đó, TV TQB không ngừng quan tâm và chú trọng phát triển TLS. Để TLS phục vụ học tập, giảng dạy và nghiên cứu khoa học hiệu quả cần xem xét các vấn đề sau: TLS, tổ chức và khai thác TLS, các yêu cầu đối với công tác tổ chức và khai thác TLS. 1.1.1. Tài liệu số TLS là loại hình tài liệu mới xuất hiện trong những năm gần đây cùng với sự phát triển nhanh chóng của công nghệ thông tin truyền thông, công nghệ số hoá. Hiện nay, có nhiều định nghĩa, phân loại, cách hiểu khác nhau về đặc điểm, ưu và nhược điểm của TLS. a/ Định nghĩa TLS Trong phạm vi luận văn này TLS được hiểu là tất cả các tài liệu được mã hoá dưới dạng tín hiệu số, có thể được lưu trữ, truy cập qua máy tính, mạng máy tính và được trao đổi, chia sẻ dễ dàng trong môi trường số. b/ Phân loại TLS Để phục vụ cho các nhiệm vụ nghiên cứu của luận văn, TLS sẽ được chia thành 2 loại: + 1/ TLS được lưu trên CD-ROM, DVD; + 2/ Các tài liệu điện tử truy cập trực tuyến trên mạng cụ thể là các CSDL online. 16 c/ Các đặc điểm của TLS - Mật độ thông tin cao TLS được lưu trữ dưới nhiều vật mang tin số khác nhau, khả năng lưu trữ dung lượng thông tin lớn. Một số thiết bị lưu trữ thông tin dưới dạng số phổ biến hiện nay như: ổ đĩa cứng, ổ DVD, CD-ROM, đĩa CD-RW,... Ổ đĩa cứng là thiết bị lưu trữ ngoài đặc trưng có trong hầu hết các máy tính cá nhân, có thể tháo khỏi máy tính. Dung lượng ổ cứng rất lớn có thể chứa được vài chục gigabytes. Ổ DVD dùng để đọc đĩa DVD-ROM, có thể chứa dữ liệu lớn (ít nhất là 4,7 GB). Với dung lượng lớn DVD thường được sử dụng để lưu trữ tài liệu đa phương tiện, phim, nhạc, kết hợp âm thanh hình ảnh và đồ hoạ chất lượng cao. CD-ROM được coi là một phương tiện lưu trữ dữ liệu dưới nhiều định dạng khác nhau dễ sử dụng, giá thành thấp, có thể lưu trữ dữ liệu dưới dạng: văn bản, âm thanh, hình ảnh, đồ hoạ,... Theo tiêu chuẩn ISO 9660, một CD-ROM được sản xuất theo đúng quy trình công nghệ có khả năng lưu trữ lên tới 650 MB (tương đương với 300.000 trang văn bản A4). Đĩa CD-RW (có thể ghi xoá nhiều lần) có thể dễ dàng cập nhật hoặc sửa đổi thông tin được ghi trên các vật mang tin đó. - Tính đa truy TLS tạo khả năng truy cập theo nhiều dấu hiệu khác nhau, cho phép nhiều người dùng truy cập tại cùng một thời điểm mà không bị giới hạn bởi không gian, thời gian, vị trí địa lý. Do đó, TLS có tính đa truy (multi – access) hay được gọi là hệ thống đa truy. TLS và TVS không giới hạn số lượng người dùng tin tại cùng một thời điểm, không bị hạn chế về thời gian phục vụ, không gian và không giới hạn về địa lý. TLS luôn được phục vụ theo nguyên tắc 24/7, có nghĩa là nó luôn có sẵn 24 giờ mỗi ngày và 7 ngày trong tuần mà không hạn chế thời gian làm việc như các cơ quan TT-TV. Người dùng tin có thể tra cứu tài liệu từ xa, ở bất cứ đâu chỉ cần nối mạng internet. - Tra cứu nhanh chóng, thuận tiện và chính xác Người dùng tin có thể tra tìm tài liệu theo nhiều dấu hiệu khác nhau khi truy cập mạng để tìm kiếm tài liệu. Một số yếu tố cơ bản giúp người dùng tin tìm kiếm 17 tài liệu dễ dàng như: tên tài liệu, tên tác giả, từ khoá, năm xuất bản,... Với các quy tắc biên mục tài liệu được sử dụng trong nhiều thư viện hiện nay như: AACR2, ISBD,.. cùng với các trường của MARC21 đã giúp cho người dùng tin có thể tìm kiếm tài liệu theo một hoặc nhiều dấu hiệu liên quan tới tài liệu. Ngoài ra, để biên mục tài liệu điện tử, tạo mọi điều kiện thuận lợi cho người dùng tin có thể tra cứu tài liệu nhanh chóng và chính xác 15 yếu tố của Dublin core được sử dụng trong mô tả tài nguyên điện tử. - Tính cập nhật Thông tin chứa trong TLS luôn mới vì chúng có thể được cập nhật nhanh chóng, kịp thời chỉ bằng vài thao tác, không mất nhiều thời gian, công sức. Ngày nay, thông tin luôn luôn biến đổi không ngừng do đó việc cập nhật, đổi mới nội dung thông tin hàng ngày, hàng giờ, thậm chí là từng phút, từng giây là hết sức quan trọng. Các CSDL online hiện nay cũng không ngừng cập nhật các bài viết, các tài liệu mới về các ngành khoa học đang phát triển mạnh. Đối với tài liệu truyền thống việc sửa đổi, cập nhật thông tin vào tài liệu là vô cùng khó khăn. Sách, báo, tạp chí dạng in phải được in ấn, tái bản lại mới cập nhật, sửa đổi được thông tin. - Tính sinh động, hấp dẫn của thông tin TLS có thể lưu trữ thông tin theo nhiều định dạng khác nhau như: dạng văn bản, hình ảnh, âm thanh, video,... Do đó, thông tin trở nên hấp dẫn, sinh động, lôi cuốn người sử dụng hơn. Nó giúp cho người dùng tin yêu thích sử dụng loại hình tài liệu này, dễ tiếp thu nội dung thông tin chứa đựng trong tài liệu đó hơn. Ví dụ: giữa tài liệu dạng in là một cuốn sách giáo trình với bài giảng điện tử trực tuyến thì khả năng thu nhận thông tin sẽ khác nhau. - Thông tin phản hồi đa chiều TLS tạo kênh thông tin phản hồi đa chiều có nghĩa là người dùng tin có thể liên hệ trực tiếp, nhanh chóng với tác giả hay người tạo lập, quản lý nguồn tin (quản trị viên hay admin). Điều này đối với tài liệu truyền thống khó thực hiện được. Ngoài ra, người dùng tin còn được hỗ trợ thông qua trợ giúp để có thể tham gia vào các diễn đàn (forum), trao đổi học thuật, chia sẻ thông tin, kinh nghiệm, cảm nhận 18