ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
------------------------
NGUYỄN ĐĂNG VIỆT
KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ TÌNH HÌNH TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ
CÔNG TÁC VĂN THƢ - LƢU TRỮ TẠI MỘT SỐ CÔNG TY
CỔ PHẦN TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HÀ NỘI
LUẬN VĂN THẠC SĨ
Hà Nội - 2014
ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
-----------------------
NGUYỄN ĐĂNG VIỆT
KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ TÌNH HÌNH TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ
CÔNG TÁC VĂN THƢ - LƢU TRỮ TẠI MỘT SỐ CÔNG TY
CỔ PHẦN TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HÀ NỘI
Ngành
: Lƣu trữ học và quản trị văn phòng
Chuyên ngành : Lƣu trữ
Mã số
: 60 32 24
LUẬN VĂN THẠC SĨ
NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC:
TS. NGUYỄN CẢNH ĐƢƠNG
Hà Nội - 2014
LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan luận văn này là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Trong
luận văn có tham khảo các số liệu, thông tin trong các văn bản của các doanh
nghiệp, cơ quan Nhà nước và số liệu hoàn toàn xác thực.
Công trình này chưa được tác giả nào công bố
TÁC GIẢ
Nguyễn Đăng Việt
MỤC LỤC
A. PHẦN MỞ ĐẦU .............................................................................................. 1
1. Mục đích, ý nghĩa của đề tài ............................................................................. 1
2. Mục tiêu của đề tài ............................................................................................ 3
3. Phạm vi nghiên cứu của đề tài .......................................................................... 3
4. Nhiệm vụ của đề tài ........................................................................................... 4
5. Phương pháp nghiên cứu ................................................................................... 5
6. Lịch sử nghiên cứu vấn đề ................................................................................ 5
7. Nguồn tài liệu tham khảo .................................................................................. 7
8. Đóng góp của đề tài ........................................................................................... 8
9. Bố cục của đề tài ............................................................................................... 9
B. NỘI DUNG..................................................................................................... 10
Chương 1. TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CTCP ..................................... 10
1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của CTCP tại Việt Nam ....................... 10
1.2. Vai trò của CTCP trong nền kinh tế quốc dân ......................................... 17
1.3. Tổ chức và hoạt động của CTCP ............................................................. 19
1.3.1. Đại hội đồng cổ đông......................................................................... 20
1.3.2. Hội đồng quản trị ............................................................................... 22
1.3.3. Chủ tịch Hội đồng quản trị ................................................................ 24
1.3.4. Giám đốc hoặc Tổng giám đốc công ty ............................................. 25
1.3.5. Ban kiểm soát .................................................................................... 26
1.3.6. Các phòng ban giúp việc và các công ty thành viên ......................... 29
Chương 2: KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VTLT
TẠI CÁC CTCP ................................................................................................. 31
2.1. Ý nghĩa của công tác VTLT đối với hoạt động của các CTCP ............... 31
2.2. Tình hình tổ chức, quản lý công tác VTLT tại các CTCP ....................... 45
2.2.1. Tổ chức bộ phận VTLT chuyên trách ............................................... 46
2.2.2. Tuyển chọn và bố trí cán bộ VTLT chuyên trách ............................. 48
2.2.3. Ban hành văn bản chỉ đạo và hướng dẫn về công tác VTLT ............ 50
2.2.4. Tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ VTLT ................................................ 52
2.2.5. Kiểm tra, đánh giá, khen thưởng và xử lý những vi phạm trong công
tác VTLT ...................................................................................................... 54
2.3. Tình hình tổ chức thực hiện nghiệp vụ VTLT tại các CTCP.................. 55
2.3.1. Tổ chức thực hiện nghiệp vụ văn thư ............................................... 55
2.3.2. Tổ chức thực hiện nghiệp vụ lưu trữ ................................................ 88
2.4. Nhận xét, đánh giá về thực trạng công tác VTLT tại các CTCP ............. 93
2.4.1. Ưu điểm ............................................................................................. 93
2.4.2. Nhược điểm ....................................................................................... 94
2.4.3. Nguyên nhân ...................................................................................... 98
Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VTLT
TẠI CÁC CTCP ................................................................................................ 104
3.1. Nâng cao nhận thức về vai trò của công tác VTLT đối với hoạt động của
các CTCP ....................................................................................................... 104
3.2. Hoàn thiện cơ sở pháp lý về VTLT đối với DN nói chung, CTCP nói
riêng .................................................................................................... 110
3.3. Giải pháp cụ thể về tổ chức, quản lý công tác VTLT tại các CTCP ...... 118
3.3.1. Tổ chức bộ phận chuyên trách về VTLT tại CTCP......................... 118
3.3.2. Xây dựng ban hành văn bản chỉ đạo và hướng dẫn về công tác VTLT
tại CTCP ..................................................................................................... 124
3.3.4. Tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ VTLT tại các CTCP ........................ 126
3.3.5. Kiểm tra, đánh giá về VTLT tại các CTCP ...................................... 131
C. KẾT LUẬN .................................................................................................. 137
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ......................................................... 139
BẢNG KÝ HIỆU CÁC CHỮ VIẾT TẮT
01
CTCP
Công ty cổ phần
02
DN
Doanh nghiệp
03
DNNN
Doanh nghiệp Nhà nước
04
GDP
Tổng sản phẩm trong nước
05
NHHH
Nhãn hiệu hàng hóa
06
PGS.TS
Phó giáo sư tiến sĩ
07
PGS.TSKH Phó giáo sư tiến sĩ khoa học
08
TNHH
Trách nhiệm hữu hạn
09
TLLT
Tài liệu lưu trữ
10
XHCN
Xã hội chủ nghĩa
11
VTLT
Văn thư, lưu trữ
1
A. PHẦN MỞ ĐẦU
1. Mục đích, ý nghĩa của đề tài
Doanh nghiệp (DN) có vị trí đặc biệt quan trọng của nền kinh tế, là bộ
phận chủ yếu tạo ra tổng sản phẩm trong nước (GDP). Những năm gần đây, hoạt
động của DN đã có bước phát triển đột biến, góp phần giải phóng và phát triển
sức sản xuất, huy động và phát huy nội lực vào phát triển kinh tế - xã hội, góp
phần quyết định vào phục hồi và tăng trưởng kinh tế, tăng kim ngạch xuất khẩu,
tăng thu ngân sách và tham gia giải quyết có hiệu quả các vấn đề xã hội như:
Tạo việc làm, xoá đói, giảm nghèo...
Trong quá trình hoạt động của các DN đã sản sinh ra một khối văn bản,
tài liệu rất đa dạng và phong phú về hình thức cũng như nội dung. Khối văn bản,
tài liệu này không chỉ phản ánh tình hình hoạt động, sản xuất kinh doanh của các
DN mà còn phản ánh đường lối, chính sách đổi mới kinh tế của Đảng và Nhà
nước Việt Nam trong thời gian qua. Đây là những văn bản này có vai trò vô
cùng quan trọng đối với hoạt động của các DN. Chúng là các công cụ không thể
thiếu để quản lý, điều hành hoạt động sản xuất, kinh doanh của các DN, là yếu
tố góp phần rất lớn vào thành công của DN nếu như được sử dụng bởi lãnh đạo
DN giỏi. Tuy nhiên, nếu sử dụng văn bản không đúng cách, thông tin trong văn
bản không đảm bảo, sai lệch, thất lạc thông tin có thể dẫn đến năng suất lao
động thấp, thua lỗ của nhiều DN. Thậm chí, sử dụng văn bản để ban hành các
quyết định quản lý có thể dẫn tới phá sản nếu như được quản lý và sử dụng bởi
những nhà lãnh đạo DN còn hạn chế về mặt quản lý và kinh doanh. Như vậy,
văn bản, tài liệu hình thành trong hoạt động của các DN chứa đựng nhiều thông
tin có giá trị không chỉ đối với hoạt động của DN mà còn có nhiều ý nghĩa đối
với cả quốc gia. Chính vì vậy, nó cần phải bảo quản an toàn và phục vụ cho
công tác quản lý và nghiên cứu sau này.
2
Trong thời gian qua công tác văn thư, lưu trữ (VTLT) ở nước ta đã đạt
được những thành tựu rất lớn. Công tác VTVT trong các cơ quan được thực hiện
tương đối khoa học, thống nhất, hiệu quả. Tuy nhiên, Nhà nước ta chủ yếu tập
trung và quan tâm tổ chức quản lý công tác VTLT trong các cơ quan nhà nước
và các tổ chức chính trị - xã hội. Còn đối với các DN thì Nhà nước ta chưa có
một quy định, hướng dẫn cụ thể nào về công tác này. Chúng ta chỉ áp dụng
những văn bản về công tác VTLT quy định đối với các cơ quan Nhà nước.
Trong khi đó đối hoạt động của DN lại rất phức tạp, tính chất hoạt động khác
hẳn với các cơ quan nhà nước. Vì vậy, việc áp dụng các văn bản quy định về
công tác VTLT của các cơ quan nhà nước đối với các DN là chưa phù hợp. Điều
đó dẫn đến tình trạng công tác VTLT trong các DN chưa được thực hiện thống
nhất về mặt nghiệp vụ, trong thực tế mỗi DN lại thực hiện theo một cách khác
nhau. Việc soạn thảo văn bản, lập hồ sơ, lưu trữ tài liệu, giao nộp và lưu trữ lịch
sử… của các DN không được thống nhất. Điều này trước tiên gây khó khăn cho
chính hoạt động quản lý và sản xuất kinh doanh của các DN, sau đó gây khó
khăn cho các cơ quan quản lý về lưu trữ, đặc biệt khó khăn trong công tác thu
thập và bảo quan an toàn khối tài liệu có giá trị.
Vì những lý do trên, việc nghiên cứu về tổ chức và quản lý công tác
VTLT của các DN nói chung và đối với từng loại hình DN là một vấn đề cấp
thiết đối với công tác VTLT ở nước ta. Đặc biệt là việc nghiên cứu công tác tổ
chức, quản lý VTLT trong các Công ty cổ phần (CTCP) - một loại hình DN phổ
biến ở nước ta hiện nay. Chúng ta cần làm tốt nhiệm vụ này để công tác VTLT
trong các DN nói chung, CTCP nói riêng được thực hiện thống nhất, khoa học,
và lựa chọn đưa vào bảo quản những tài liệu có giá trị phục vụ cho hoạt động
nghiên cứu và sản xuất, kinh doanh của các DN. Từ đó không chỉ góp phần vào
nâng cao hiệu quả hoạt động trong công tác quản lý, sản xuất kinh doanh của
DN, nâng cao năng xuất lao động đối với từng DN, CTCP mà còn góp phần vào
công cuộc phát triển kinh tế, xã hội của đất nước. Bên cạnh đó, thành phần và
3
nội dung của Phông Lưu trữ Nhà nước cũng được làm giàu và phong phú. Với
những lý do trên, chúng tôi quyết định lựa chọn đề tài “Khảo sát, đánh giá tình
hình tổ chức và quản lý công tác VTLT tại một số CTCP trên địa bàn thành
phố Hà Nội” để làm luận văn Thạc sĩ của mình.
2. Mục tiêu của đề tài
Thực hiện đề tài, chúng tôi hướng tới mục tiêu:
- Nghiên cứu, đánh giá thực trạng và phân tích những nguyên nhân cơ
bản dẫn đến những hạn chế trong công tác VTLT tại một số CTCP trên địa bàn
thành phố Hà Nội;
- Trên cơ sở lý luận chung về tổ chức, quản lý về VTLT và thực trạng tổ
chức quản lý công tác VTLT tại một số CTCP, chúng tôi đưa ra một số giải
pháp hướng tới nâng cao hiệu quả tổ chức, quản lý công tác VTLT tại các
CTCP. Góp phần cho công tác VTLT của các CTCP vào hoạt động thống nhất,
khoa học, đúng với quy định của Nhà nước. Thực hiện được mục tiêu đó tất yếu
sẽ nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý, kinh doanh của các CTCP. Đồng thời
góp phần vào công cuộc hiện đại hóa công tác VTLT ở nước ta trong thời gian
sắp tới.
3. Phạm vi nghiên cứu của đề tài
Ở nước ta, CTCP là một trong những loại hình DN rất phổ biến, ở tất cả
các tỉnh, thành phố đều có loại DN này với quy mô khác nhau. CTCP cũng là
loại hình DN hoạt động về nhiều lĩnh vực khác nhau với hình thức sở hữu khác
nhau. Tuy nhiên, trong khi nghiên cứu đề tài này tác giả tập trung điều tra, khảo
sát và đánh giá về tổ chức và quản lý công tác VTLT tại một số CTCP có quy
mô lớn trên đại bàn thành phố Hà Nội. Trong đó tập trung khảo sát, đánh giá tại
các CTCP hoạt động về các lĩnh vực quan trọng như: dầu khí, xây dựng, viễn
thông, thủy điện, sản xuất dược phẩm. Các CTCP này, một số được sở hữu bởi
Nhà nước, một số thì tư nhân là chủ sở hữu. Các công ty cụ thể như:
4
- CTCP MIPEC
- CTCP Sông Đà 9
- CTCP Tư vấn xây dựng Sông Đà Thăng long
- CTCP Cao su Sao vàng
- CTCP Đầu tư và Phát triển y tế HAVIT
- CTCP Đầu tư và Phát triển Bình minh.
- Công ty cổ phần Dược phẩm Việt Nam
- CTCP Đầu tư Xây dựng và Kinh doanh Miền Nam
Đề tài đi sâu và nghiên cứu các giải pháp cụ thể đối với công tác tổ chức,
quản lý về VTLT không những dưới góc độ quản lý Nhà nước mà đề tài còn
nghiên cứu các giải pháp dưới góc độ quản lý của chính lãnh đạo của các CTCP.
4. Nhiệm vụ của đề tài
Đề tài thực hiện những nhiệm vụ sau:
- Thứ nhất, đề tài phân tích cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ và vai trò
của CTCP đối với nền kinh tế quốc dân.
- Thứ hai, phân tích vai trò của công tác VTLT đối với hoạt động của các
CTCP;
- Thứ ba, điều tra, khảo sát và nêu ra các thực trạng về tổ chức, quản lý và
tổ chức thực hiện các nghiệp vụ VTLT tại các CTCP;
- Thứ tư, phân tích và đánh giá những ưu điểm, hạn chế trong tổ chức,
quản lý công tác VTLT tại các CTCP. Đồng thời phân tích những nguyên nhân
thực tế dẫn đến các hạn chế trong công tác VTLT tại các CTCP.
- Thứ năm, từ các kết quả trên, đề tài nghiên cứu đưa ra các giải pháp cụ thể
trong tổ chức và quản lý công tác VTLT nhằm khắc phục những hạn chế, nâng cao
hiệu quả của công tác VTLT tại các CTCP, góp phần nâng cao năng xuất lao động
cho các công ty và hướng tới hoàn thiện công tác VTLT của nước ta.
5
5. Phƣơng pháp nghiên cứu
Để tiến hành các nhiệm vụ mà đề tài đặt ra, chúng tôi đã sử dụng phương
pháp duy vật biện chứng và duy vật lịch sử của chủ nghĩa Mac-Lenin. Ngoài ra,
chúng tôi còn sử dụng một số phương pháp khoa học như điều tra, khảo sát,
phỏng vấn, thống kê, phân tích, tổng hợp, so sánh...
Để thực hiện mục tiêu của đề tài thì nhóm phương pháp điều tra, quan sát
trực tiếp và khảo sát là nhóm phương pháp quan trọng nhất mà chúng tôi sử
dụng để thực hiện đề tài. Theo phương châm đó, chúng tôi đã tiến hành điều tra,
khảo sát về tổ chức và quản lý công tác VTLT tại một số CTCP có quy mô lớn
trên địa bàn thành phố Hà Nội, trong đó tập trung chủ yếu vào công tác tổ chức
bộ máy, bố trí sắp xếp nhân sự, ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn chuyên
môn nghiệp vụ và công tác tổ chức thực hiện các nghiệp vụ VTLT.
Nhóm phương pháp phân tích, tổng hợp cũng là nhóm phương pháp được
chúng tôi sử dụng để thực hiện đề tài. Từ kết quả điều tra, khảo sát thực tế và
một số báo cáo của các cơ quan quản lý nghành về công tác VTLTchúng tôi tiến
hành phân tích, tổng hợp các thông tin cũng như số liệu về công tác này tại các
cơ quan và tại các CTCP.
Để đánh giá được công tác tổ chức, quản lý về VTLT tại các CTCP,
chúng tôi đã áp dụng phương pháp so sánh. Qua các số liệu mà chúng tôi điều
tra, khảo sát được và dựa vào kết quả phân tích, tổng hợp chúng tôi tiến hành so
sánh kết quả triển khai thực hiện về tổ chức công tác VTLT tại các CTCP với
các quy định của nhà nước.
Khi tiến hành thực hiện đề tài, các phương pháp trên đã được chúng tôi
đan xen và kết hợp một cách linh hoạt.
6. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Đề tài tổ chức, quản lý công tác VTLT tại các cơ quan nói chung được
nhiều nhà nghiên cứu về VTLT quan tâm. Nhưng các nhà nghiên cứu chỉ đi tập
trung vào nghiên cứu về tổ chức, quản lý công tác VTLT trong các cơ quan nhà
6
nước. Còn đối với tổ chức, quản lý công tác VTLT trong các DN thì chưa được
các nhà nhiên cứu quan tâm nhiều. Gần đây cũng có một số nhà nghiên cứu đi
tìm hiểu nghiên cứu công tác VTLT trong một số loại hình DN như:
- “Các giải pháp hoàn thiện hệ thống văn bản của DN nhà nước”. Đây là
đề tài của nhóm nghiên cứu thuộc Học viện Hành chính quốc gia do PGS.TSKH
Nguyễn Văn Thâm chủ nhiệm đề tài và hoàn thành năm 2003;
- “Hệ thống văn bản quản lý hình thành trong hoạt động của một số loại
hình DN”- đề tài khoa học cấp Đại học quốc gia do PGS.TS Vũ Thị Phụng chủ
trì, hoàn thành năm 2003;
Ngoài các đề tài khoa học nêu trên, còn một số công trình nghiên cứu là
luận văn thạc sỹ, khóa luận tốt nghiệp cũng đề cập trực tiếp tới công tác VTLT
trong các DN như:
- Luận văn thạc sỹ : “Tổ chức quản lý công tác lưu trữ của các Tổng công
ty 91” của tác giả Nguyễn Thị Kim Bình;
- Luận văn thạc sỹ: “Xác định giá trị tài liệu hành chính hình thành trong
hoạt động của các Tổng công ty 91” của tác giả Lã thị Hồng;
- Khóa luận tốt nghiệp: “Tìm hiểu công tác xây dựng và quản lý văn bản ở
một số Tổng công ty 91” của tác giả Vũ Bá Dụ;
- Khóa luận tốt nghiệp: “Công tác quản lý văn bản và lưu trữ hồ sơ tài liệu
ở một số DN 100% vốn nước ngoài trên địa bàn thành phố Hà Nội” của tác giả
Nguyễn Thị Ngọc.
Ngoài ra, một số đề tài nghiên cứu về công tác VTLT của các DN cũng
được một số tác giả công bố trên các tạp chí chuyên ngành như:
- Nguyễn Trọng Biên “Suy nghĩ về công tác lưu trữ của DN trong thời kỳ
đổi mới”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 3/2000;
- Nguyễn Thị Huệ “Vài nét về việc áp dụng chế độ lưu trữ tài liệu kế toán
mới vào các DN nhà nước hiện nay”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số
5/2001;
7
- PGS.TS Vũ Thị Phụng "Quản trị lưu trữ doanh nghiệp trong thời kỳ tái
cấu trúc", Tạp chí Dấu ấn thời gian số 1/2014;
- PGS. Vương Đình Quyền "Nhìn lại quy định và hướng dẫn của Nhà
nước đối với lưu trữ doanh nghiệp và những vấn đề đặt ra", Tạp chí Dấu ấn thời
gian số 1/2014;
- GS.TSKH Nguyễn Văn Thâm "Quản lý tài liệu lưu trữ của các doanh
nghiệp trong nền kinh tế thị trường: Yêu cầu và những vấn đề đặt ra hiện nay",
Tạp chí Dấu ấn thời gian số 1/2014;
- PGS. Nguyễn Văn Hàm "Tài liệu lưu trữ của các doanh nghiệp - giá trị
và vấn đề quản lý", Tạp chí Dấu ấn thời gian số 1/2014.
Với phạm vi nghiên cứu của đề tài, tôi nhận thấy đề tài “Khảo sát, đánh
giá tình hình tổ chức và quản lý công tác VTLT tại một số CTCP trên địa
bàn thành phố Hà Nội” chưa từng được thực hiện.
7. Nguồn tài liệu tham khảo
Quá trình thực hiện đề tài, chúng tôi đã tham khảo các nguồn tài liệu như:
- Các văn bản của Nhà nước quy định về công tác VTLT:
+ Luật Lưu trữ năm 2011;
+ Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác
văn thư;
+ Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ về sửa đổi
một số điều Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của chính phủ về công
tác văn thư;
+ Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/1/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn
thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;
+ Thông tư 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 04 năm 2013 của Bộ Nội vụ
hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức;
8
+ Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội
vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ
cơ quan;
+ Thông tư 09/2013/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2013 của Bộ Nội vụ
quy định chế độ báo cáo, thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ;
+ Thông tư số 46/2005/TT-BNV ngày 27/4/2005 của Bộ Nội vụ hướng
dẫn quản lý tài liệu khi chia, tách, sáp nhập cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính
và tổ chức lại, chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp nhà nước.
+ Thông tư số 04/2006/TT-BNV ngày 11 tháng 4 năm 2006 Hướng dẫn
xác định các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào các Trung tâm
lưu trữ quốc gia, Trung tâm lưu trữ cấp tỉnh và cấp huyện của Bộ Nội vụ.
- Các văn bản pháp luật liên quan tới hoạt động quản lý của các DN như
Luật DN, Luật Kế toán, các văn bản của các bộ ngành quy định về những vấn đề
liên tới hoạt động của CTCP.
- Các văn bản do một số CTCP ban hành quy định về chức năng, nhiệm
vụ của các bộ phận phòng, ban của công ty, về công tác VTLT của công ty.
- Các sách lý luận, thực tiễn về công tác VTLT như: Lý luận và thực tiễn
về công tác văn thư; Những nguyên tác cơ bản trong hoạt động của lưu trữ cơ
quan; Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ.
- Các đề tài nghiên cứu khoa học, khóa luận, luận văn tốt nghiệp và các
bài viết đăng trên báo, tạp chí chuyên ngành.
- Ngoài những tài liệu trên, chúng tôi còn tham khảo một số tài liệu khác
có liên quan đến đề tài.
8. Đóng góp của đề tài
Nếu đề tài được triển khai và thực hiện sẽ có đóng góp sau:
- Đề tài đã nêu và phân tích đặc điểm về tổ chức và hoạt động của các
CTCP, ý nghĩa của công tác VTLT đối với hoạt động của các CTCP. Qua đó
9
khái quát và đánh giá được thực trạng công tác tổ chức, quản lý công tác VTLT
trong các CTCP.
- Đề tài đưa ra các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác tổ chức, quản lý
công tác VTLT trong các CTCP. Đây có thể là những tài liệu tham khảo đối với
các cơ quan quản lý ngành về công tác VTLT, đối với chính các CTCP. Đặc biệt
đối với các cơ sở đào tạo về công tác VTLT, đây sẽ là tài liệu tham khảo mới mẻ
trong nghiên cứu về tổ chức, quản lý công tác VTLT trong các DN nói chung,
trong CTCP nói riêng.
9. Bố cục của đề tài
Chƣơng 1. Tổ chức và hoạt động của CTCP
Trong chương này, chúng tôi đi nghiên cứu về lịch sử hình thành, tổ chức
và hoạt động của một số CTCP trên đại bàn thành phố Hà Nội.
Chƣơng 2. Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác VTLT tại các CTCP
Qua kết quả khảo sát thực trạng về công tác VTLT tại một số CTCP,
chúng tôi tổng hợp, nhận xét và đánh giá về tổ chức quản lý công tác VTLT tại
các CTCP qua nhiệm vụ công tác cụ thể như: tổ chức bộ máy và nhân sự làm
công tác VTLT; ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác VTLT; tổ
chức hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, đánh giá; bố trí cơ sở vật chất; ứng dụng sự
tiến bộ của khoa học kỹ thuật vào trong lĩnh vực VTLT.
Chƣơng 3.
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác VTLT tại các CTCP
Trên cơ sở thực tiễn tổ chức và quản lý công tác VTLT tại một số CTCP ,
chúng tôi mạnh dạn đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác
VTLT tại các CTCP như: Nâng cao nhận thức về vai trò của công tác VTLT đối
với hoạt động của các CTCP; Hoàn thiện cơ sở pháp lý về VTLT đối với DN nói
chung, CTCP nói riêng và một số giải pháp cụ thể về tổ chức, quản lý công tác
VTLT trong các CTCP.
10
B. NỘI DUNG
Chƣơng 1. TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CTCP
1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của CTCP tại Việt Nam
Công ty cổ phần là doanh nghiệp, trong đó: Vốn điều lệ được chia thành
nhiều phần bằng nhau gọi là cổ phần; Cổ đông có thể là tổ chức, cá nhân; số
lượng cổ đông tối thiểu là ba và không hạn chế số lượng tối đa; Cổ đông chỉ
chịu trách nhiệm về các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác của doanh nghiệp
trong phạm vi số vốn đã góp vào doanh nghiệp; Cổ đông có quyền tự do chuyển
nhượng cổ phần của mình cho người khác, trừ trường hợp quy định tại khoản 3
Điều 81 và khoản 5 Điều 84 của Luật DN. CTCP có tư cách pháp nhân kể từ
ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. CTCP có quyền phát hành
chứng khoán các loại để huy động vốn[31].
CTCP là một hình thức tổ chức kinh doanh ra đời và phát triển như một
tất yếu khách quan, tồn tại trong những điều kiện kinh tế xã hội nhất định. Sự
hình thành và phát triển của CTCP gắn liền với sự hình thành của thị trường vốn
và thị trường tiền tệ. Hiện nay, CTCP là một loại hình kinh doanh phổ biến,
được xem là phương thức phát triển cao nhất cho đến nay của loài người để huy
động vốn cho kinh doanh và qua đó làm cho nền kinh tế của mỗi quốc gia phát
triển. CTCP có thể có những tên gọi khác nhau ở các nước khác nhau trên thế
giới. Ở Anh là công ty với trách nhiệm hữu hạn (Company LTD), ở Mỹ nó được
gọi là công ty kinh doanh (Commercial Coporation), Ở Pháp là công ty vô danh
(anonymous Company) và ở Nhật Bản gọi là công ty chung cổ phần (Kabushiki
Kaisha)[40]. Quá trình công nghiệp hoá ở các nước châu Âu và Bắc Mỹ từ thế
kỷ 18, 19 cùng với nhu cầu tích tụ vốn để đầu tư của các nhà tư bản đã làm xuất
hiện loại hình CTCP. Sự phát triển mạnh mẽ của chủ nghĩa tư bản đòi hỏi sản
xuất kinh doanh phải có quy mô ngày càng to lớn, cạnh tranh và độc quyền có
mức độ ngày càng gay gắt. Các chủ tư bản đi đến thoả hiệp với nhau nhằm thu
11
được lợi nhuận tối đa và bành trướng hơn nữa thế lực kinh tế của mình. CTCP là
hình thức kinh doanh thoả mãn được những nhu cầu này, nó tạo điều kiện thuận
lợi cho việc thu hút và tập trung tư bản, nhu nhận định của Các Mác “Qua các
công ty cổ phần, sự tập trung đã thực hiện được việc đó trong nháy mắt”[27].
Ở Việt Nam, CTCP là hình thức kinh tế mới xuất hiện khi nước ta chuyển
sang nền kinh tế nhiều thành phần. Sự hình thành CTCP ở nước là một tất yếu
khách quan, là kết quả của quá trình công nghiệp hoá - hiện đại hoá đất nước
theo định hướng xã hội chủ nghĩa (XHCN). Sự hình thành CTCP ở nước ta xuất
phát từ những nguyên nhân sau:
Thứ nhất, do sự hạn chế và kém hiệu trong sản xuất kinh doanh của một
số DN Nhà nước. Trong thời gian 10 năm đổi mới một số DN Nhà nước hoạt
động không hiệu quả còn nhiều hạn chế. Nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của
các DN trong nước đặc biệt là các DN Nhà nước. Động lực lợi ích là mục tiêu
cao nhất của DN, của người có vốn cũng như người lao động. Nó là cơ sở bên
trong thúc đẩy việc nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của các DN, đòi hỏi
phải tìm đến một hình thức kinh tế thích hợp là CTCP. Bởi trong CTCP, quyền
sở hữu và quyền sử dụng tài sản được phân tách rõ ràng nên cơ chế phân phối
lợi ích được giải quyết tương đối ổn thỏa.
Thứ hai, do nhu cầu cải cách hệ thống DN nhà nước (DNNN) để nâng
cao vai trò chủ đạo của kinh tế nhà nước. Hiện nay, khu vực DNNN kinh doanh
với hiệu quả rất kém (Chiếm 70% tổng số vốn của nền kinh tế xong chỉ tạo ra
40% GDP). Vì vậy, việc cải cách hệ thống DNNN theo hướng đa dạng hoá sở
hữu, cải tiến quản lý và nâng cao hiệu quả là cấp bách hơn bao giờ hết, bởi có
như thế DNNN mới vươn lên giữ vai trò chủ đạo, đảm bảo cho các thành phần
kinh tế khác đi theo quỹ đạo XHCN, ổn định chính trị – xã hội và vững bước đi
lên XHCN. Một trong những biện pháp cải cách DNNN hiện nay ở Việt nam là
cổ phần hoá DN Nhà nước. Như vậy quá trình hình thành CTCP từ cổ phần hoá
DNNN là xu hướng tất yếu hiện nay.
12
Thứ ba, do nhu cầu huy động vốn của các tổ chức, các cá nhân trong và
ngoài nước để phục vụ cho sự nghiệp công nghiệp hóa – hiện đại hóa đất nước.
Cơ chế huy động vốn của CTCP là có thể thu hút các nguồn vốn quy mô lớn của
các ngân hàng đến các nguồn vốn vô cùng nhỏ của các tầng lớp dân cư. Cơ chế
huy động vốn của CTCP ở trình độ xã hội hoá rất cao so với huy động vốn của
ngân hàng. Đây là cách huy động vốn tiên tiến nhất phù hợp với xu hướng phát
triển của nền kinh tế hiện đại.
Thứ tư, sự hình thành CTCP là sự phát triển hợp với xu thế thời đại. Hiện
nay xu hướng quốc tế hoá đời sống kinh tế và cổ phần hoá DN nhà nước đã diễn
ra ở mọi nước trên thế giới. Trong bối cảnh đó, sự giao lưu, hoà nhập, hợp tác
kinh tế giữa các quốc gia là tất yếu khách quan. Một trong các hình thức liên kết
kinh tế giữa các quốc gia dưới hình thức góp vốn kinh doanh là CTCP. Vì đây là
hình thức kinh tế có trình độ xã hội hoá rất cao, phù hợp với trình độ phát triển
của lực lượng sản xuất và quốc tế hoá đời sống kinh tế của nhiều quốc gia.
Thứ năm, sự phát triển của tín dụng trên thế giới cũng như ở nước ta tạo
động lực thúc đẩy CTCP ra đời và phảt triển. Khi kinh tế hàng hoá ở nước ta
phát triển dẫn tới sự ra đời và phát triển của nhiều loại thị trường trong đó có thị
trường vốn. Tín dụng là quan hệ kinh tế dưới hình thức quan hệ tiền tệ mà người
chủ sở hữu tiền tệ cho người khác vay trong một thời gian nhất định để thu hồi
một món lời gọi đó là lợi tức. Trong nền kinh tế thị trường tín dụng có một vai
trò to lớn trong quá trình cạnh tranh làm giảm chi phí lưu thông và đẩy nhanh
quá trình tái sản xuất.Tín dụng còn có vai trò, động lực thúc đẩy việc hình thành
và phát triển các CTCP bởi vì:
- Việc phát hành cổ phiếu trong CTCP không thể thực hiện được nếu không có
thị trường tiền tệ phát phát triển, nếu không có những DN và dân cư có nhu cầu
sử dụng vốn tiền tệ trên thị trường;
13
- Thực tiễn lịch sử ra đời và phát triển của các CTCP trên thế giới đều chứng
tỏ việc phát hành cổ phiếu chỉ được thực hiện thông qua các ngân hàng, đôi khi
còn do bản thân ngân hàng tiến hành.
Tóm lại, sự ra đời của CTCP ở nước ta là quá trình kinh tế khách quan do
đòi hỏi của sự hình thành và phát triển kinh tế thị trường, nó là kết quả tất yếu
của quá trình tập trung tư bản. Nó diễn ra một cách mạnh mẽ cùng với sự phát
triển nền đại công nghiệp cơ khí và sự tự do cạnh tranh dưới chủ nghĩa tư bản.
Ở nước ta, Luật lệ về công ty lần đầu tiên được quy định là trong “Bộ
Dân luật thi hành tại các toà Nam án Bắc Kỳ”, trong đó tiết thứ 5 (Chương
IX) nói về hội buôn được chia thành hai loại là hội người và hội vốn. Trong
đó hội vốn được chia thành hai loại là hội vô danh (CTCP) và hội hợp cổ
(Công ty hợp vốn đơn giản). Nhìn chung, quy định của Pháp luật thời kỳ này
về CTCP còn rất sơ khai.
Dưới thời Pháp thuộc, các quy định của Bộ luật Thương mại Pháp năm
1807, trong đó có quy định về hình thức CTCP được áp dụng ở cả ba kỳ tại Việt
Nam. Đến năm 1944, chính quyền Bảo Đại ban hành Bộ luật thương mại Trung
phần có hiệu lực áp dụng tại Trung Kỳ, trong đó có quy định về CTCP (gọi là
công ty vô danh) từ Điều 102 đến Điều 142 và từ Điều 159 đến Điều 171.
Năm 1972, chính quyền Việt Nam Cộng hoà ban hành Bộ luật Thương
mại, trong đó CTCP được gọi là hội nặc danh với đặc điểm “gồm có các hội
viên mệnh danh cổ đông, chỉ chịu trách nhiệm trong giới hạn phần hùn của
mình dưới hình thức cổ phần” (Điều 236) và “chỉ được thành lập nếu có số hội
viên từ 7 người trở lên” (Điều 295). Các vấn đề pháp lý liên quan đến hình
thức hội nặc danh như thành lập, góp vốn, cơ cấu quản lý … đã được quy định
rất chi tiết trong Bộ luật này từ Điều 236 đến Điều 278 cũng như từ Điều 295
đến Điều 314.
Ở miền Bắc, sau năm 1954 cho đến khi thống nhất đất nước vào năm
1975 và trên phạm vi cả nước từ sau năm 1975 đến những năm 80 của thế kỷ 20,
14
với chính sách kinh tế kế hoạch hoá tập trung, các hình thức công ty nói chung
và CTCP nói riêng hầu như không được pháp luật thừa nhận. Khái niệm “công
ty” trong giai đoạn này không được hiểu đúng bản chất pháp lý mà chỉ được
hiểu theo hình thức kinh doanh. Các hình thức tổ chức sản xuất, kinh doanh
trong giai đoạn này chủ yếu bao gồm các nhà máy, xí nghiệp quốc doanh, hợp
tác xã (đối với thành phần kinh tế tập thể) và công tư hợp danh (hình thành từ
quá trình cải tạo công thương nghiệp XHCN). Trong giai đoạn này, mặc dù Điều
lệ về đầu tư của nước ngoài ở nước CHXHCN Việt Nam (ban hành kèm theo
Nghị định 115/CP của Chính phủ ngày 18/4/1977) có đề cập đến hình thức
CTCP khi quy định “xí nghiệp hoặc công ty hỗn hợp” có thể thành lập theo hình
thức “công ty vô danh” (một tên gọi khác của CTCP) nhưng lại không có văn
bản pháp luật nào quy định về tổ chức và hoạt động của hình thức CTCP này.
Và trên thực tế, cũng không có xí nghiệp hoặc công ty hỗn hợp nào được thành
lập theo hình thức “công ty vô danh” theo quy định của Điều lệ về đầu tư của
nước ngoài năm 1977 kể trên.
Từ tháng 11năm 1987 trong Quyết định 217 của Hội đồng bộ trưởng
Chính phủ đã xác định chủ trương thí điểm bán cổ phần cho cán bộ công nhân
viên các DNNN. Nhưng cho đến khi Luật công ty được ban hành ngày
21/12/1990, hình thức CTCP mới chính thức được quy định cụ thể. Theo Luật
Công ty 1990, CTCP được xác định với các đặc điểm sau:
- Số thành viên gọi là cổ đông mà công ty phải có trong suốt thời gian
hoạt động ít nhất là 7.
- Vốn điều lệ của công ty được chia thành nhiều phần bằng nhau gọi là cổ
phần. Giá trị mỗi cổ phần gọi là mệnh giá cổ phiếu. Mỗi cổ đông có thể mua 1
hoặc nhiều cổ phiếu.
- Cổ phiếu được phát hành có thể ghi tên hoặc không ghi tên. Cổ phiếu
của sáng lập viên, của thành viên Hội đồng quản trị phải là những cổ phiếu có
ghi tên.
- Xem thêm -