Tài liệu Nghiên cứu xây dựng các tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật của ngành lưu trữ việt nam

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN ----------------------------------------------------- ĐÀM DIỆU LINH NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG CÁC TIÊU CHUẨN, QUY CHUẨN KỸ THUẬT CỦA NGÀNH LƯU TRỮ VIỆT NAM: THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP LUẬN VĂN THẠC SĨ Chuyên ngành: Lưu trữ Hà Nội - 2014 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN ----------------------------------------------------- ĐÀM DIỆU LINH NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG CÁC TIÊU CHUẨN, QUY CHUẨN KỸ THUẬT CỦA NGÀNH LƯU TRỮ VIỆT NAM: THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành Lưu trữ Mã số: 60 32 24 Người hướng dẫn khoa học: PGS. TS. Dương Văn Khảm Hà Nội - 2014 MỤC LỤC Số trang MỞ ĐẦU 03 Chương 1: TỔNG QUAN VỀ TIÊU CHUẨN, QUY CHUẨN KỸ THUẬT 11 1.1. Khái niệm 11 1.2. Phân loại 13 1.3. Nguyên tắc cơ bản của việc xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật 15 1.4. Vai trò của tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật đối với hoạt động lưu trữ 17 1.5. Một số tiêu chuẩn nước ngoài liên quan đến hoạt động lưu trữ 23 Chương 2: THỰC TRẠNG XÂY DỰNG TIÊU CHUẨN, QUY CHUẨN KỸ THUẬT VỀ LƯU TRỮ TẠI CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC 31 2.1. Cơ sở pháp lý cho hoạt động xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về lưu trữ 31 2.2. Tình hình xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về lưu trữ tại Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước 46 2.2.1. Phương thức thực hiện 46 2.2.2. Số lượng các tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về lưu trữ đã xây dựng, ban hành 49 2.2.3. Nội dung của các tiêu chuẩn về lưu trữ đã ban hành 51 2.2.4. Nhận xét, đánh giá 69 1 Chương 3: ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP ĐẨY MẠNH HOẠT ĐỘNG XÂY DỰNG TIÊU CHUẨN, QUY CHUẨN KỸ THUẬT CỦA NGÀNH LƯU TRỮ VIỆT NAM 72 3.1. Thuận lợi và khó khăn đối với hoạt động xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về lưu trữ 72 3.1.1. Thuận lợi 72 3.1.2. Khó khăn 76 3.2. Một số giải pháp góp phần đẩy mạnh hoạt động xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật của ngành Lưu trữ Việt Nam 78 3.2.1. Tiếp tục nâng cao nhận thức, trình độ của các cá nhân, cơ quan, tổ chức về hoạt động xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về lưu trữ 78 3.2.2. Ban hành Kế hoạch tổng thể về xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về lưu trữ 80 3.2.3. Tăng cường đầu tư kinh phí, cơ sở vật chất và đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực phục vụ hoạt động xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về lưu trữ 82 KẾT LUẬN 82 TÀI LIỆU THAM KHẢO 87 PHỤ LỤC 92 2 MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn Đề tài Lưu trữ là một trong các hoạt động tác nghiệp gắn liền với mỗi cơ quan, tổ chức. Theo quy định của Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật năm 2006 và một số văn bản hướng dẫn thi hành Luật trên, Bộ Nội vụ là cơ quan có trách nhiệm: tổ chức xây dựng dự thảo tiêu chuẩn quốc gia trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ và đề nghị Bộ Khoa học và Công nghệ thẩm định, công bố các tiêu chuẩn này; xây dựng và ban hành quy chuẩn kỹ thuật quốc gia trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ. Với tư cách là cơ quan thực hiện chức năng tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ trong phạm vi cả nước, trong thời gian qua Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã đầu tư nhiều thời gian, sức lực, kinh phí và phối hợp với nhiều cơ quan, tổ chức để xây dựng, ban hành hoặc trình cấp có thẩm quyền công bố nhiều tiêu chuẩn ngành, tiêu chuẩn quốc gia về bìa hồ sơ, cặp, hộp, giá bảo quản tài liệu hành chính, mẫu mục lục hồ sơ, mẫu sổ đăng ký mục lục hồ sơ… nhằm góp phần thống nhất hoạt động lưu trữ của các cơ quan, tổ chức từ trung ương đến địa phương. Tính đến nay, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã xây dựng và ban hành được 09 tiêu chuẩn ngành; đề nghị Bộ Khoa học và Công nghệ công bố 03 tiêu chuẩn quốc gia liên quan đến hoạt động lưu trữ. Trong năm 2014, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước tiếp tục phối hợp với Viện Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam để xây dựng Tiêu chuẩn quốc gia “Giấy dó dùng trong công tác tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ”. Hiện tại, dự thảo tiêu chuẩn này đang được Bộ Khoa học và Công nghệ thẩm định để công bố trong thời gian tới. Tuy nhiên, hoạt động xây dựng tiêu chuẩn về lưu trữ của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước thời gian qua vẫn còn một số hạn chế như: Một là, mới chỉ tập trung xây dựng tiêu chuẩn (mang tính khuyến khích áp dụng), chưa chú trọng đến việc xây dựng quy chuẩn kỹ thuật (mang tính bắt buộc áp dụng). Hai là, nội dung của tiêu chuẩn được xây dựng chủ yếu tập trung vào các mẫu sổ sách và trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ hành chính, chưa chú trọng đến các loại hình tài liệu lưu trữ khác như tài liệu nghe nhìn, tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu điện tử... Ba là, chưa thường xuyên thực hiện việc soát xét các tiêu chuẩn đã ban hành để sửa đổi cho phù hợp với điều kiện thực tiễn… 3 Xuất phát từ tình hình trên, với mong muốn góp phần đẩy mạnh hoạt động tiêu chuẩn hóa trong công tác lưu trữ, chúng tôi đã lựa chọn Đề tài “Nghiên cứu xây dựng các tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật của ngành Lưu trữ Việt Nam: Thực trạng và giải pháp” làm luận văn thạc sĩ. 2. Mục tiêu và nhiệm vụ của Đề tài Luận văn của chúng tôi hướng tới hai mục tiêu cơ bản sau đây: - Một là, đánh giá tình hình xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật tại Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. - Hai là, đề xuất một số giải pháp nhằm đẩy mạnh hoạt động xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật của ngành Lưu trữ Việt Nam. Để thực hiện các mục tiêu trên, Luận văn của chúng tôi đặt ra và giải quyết những nhiệm vụ sau: - Giới thiệu tổng quan về tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật; phân tích vai trò của tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật đối với hoạt động lưu trữ. - Giới thiệu một số tiêu chuẩn nước ngoài liên quan đến hoạt động lưu trữ. - Tìm hiểu các quy định của Nhà nước liên quan đến hoạt động xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật nói chung và tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về lưu trữ nói riêng. - Khảo sát và đánh giá tình hình xây dựng tiêu chuẩn ngành, tiêu chuẩn quốc gia và quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về lưu trữ tại Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. - Phân tích các thuận lợi và khó khăn đối với hoạt động xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về lưu trữ trong giai đoạn hiện nay. - Nghiên cứu, đề xuất một số giải pháp nhằm đẩy mạnh hoạt động xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật của ngành Lưu trữ Việt Nam. 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu của Đề tài là các tiêu chuẩn ngành, tiêu chuẩn quốc gia và quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về lưu trữ do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước - cơ quan thực hiện chức năng tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ trong phạm vi cả nước xây dựng, ban hành hoặc trình cấp có thẩm quyền ban hành. 4 - Phạm vi nghiên cứu của Đề tài là các nội dung liên quan đến hoạt động xây dựng tiêu chuẩn ngành, tiêu chuẩn quốc gia và quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về lưu trữ tại Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước từ khi thành lập Cục (năm 1962) cho đến nay. 4. Lịch sử nghiên cứu vấn đề 4.1. Tình hình nghiên cứu ở trong nước Ý thức được vai trò của hoạt động tiêu chuẩn hóa, trong những năm qua, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã tiến hành nhiều Đề tài nghiên cứu làm cơ sở khoa học cho việc ban hành một số tiêu chuẩn ngành về lưu trữ, như: - Đề tài “Xây dựng tiêu chuẩn ngành Mẫu hoá thẻ tra tìm tài liệu lưu trữ” do CN. Phạm Thị Thúy chủ trì (năm 1987 - 1990). - Đề tài “Xây dựng tiêu chuẩn ngành Mẫu bìa hồ sơ tài liệu lưu trữ quản lý hành chính” do CN. Mai Thị Loan chủ trì (năm 1988 - 1992). - Đề tài “Xây dựng tiêu chuẩn ngành Mẫu sổ đăng ký mục lục hồ sơ” do ThS. Nguyễn Thị Tâm chủ trì (năm 1994 - 1997). - Đề tài “Xây dựng tiêu chuẩn ngành Giá bảo quản tài liệu lưu trữ” do ThS. Nguyễn Nghĩa Văn chủ trì (năm 1994 - 1998). - Đề tài “Xây dựng tiêu chuẩn ngành Cặp đựng tài liệu” do TS. Hồ Văn Quýnh chủ trì (năm 1996 - 1998). - Đề tài “Xây dựng tiêu chuẩn ngành Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ” do ThS. Nguyễn Trọng Biên chủ trì (năm 1993 - 1997)… Bên cạnh đó, không ít học giả, các nhà nghiên cứu quan tâm đến hoạt động xây dựng tiêu chuẩn về lưu trữ cũng đã viết bài trao đổi như: - Bài viết “Mấy ý kiến về công tác tiêu chuẩn hóa trong văn thư - lưu trữ Việt Nam” của TS. Nguyễn Minh Phương (Tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 2 năm 1995). - Bài viết “Vài suy nghĩ về mẫu bìa hồ sơ” của nhóm tác giả Bùi Quang Huy, Nguyễn Lương Bằng (Tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 5 năm 1999). - Bài viết “Mấy suy nghĩ về thực hiện công tác tiêu chuẩn hóa của ngành Lưu trữ” của TS. Hồ Văn Quýnh (Tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 4 năm 2001). 5 - Bài viết “Cần ban hành tiêu chuẩn hồ sơ nộp lưu vào lưu trữ” của TS. Nguyễn Minh Phương (Tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 2 năm 2002)… Ngoài ra, trong báo cáo kết quả công tác hàng năm, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đều có những tổng kết, đánh giá về công tác tiêu chuẩn hóa nói chung và hoạt động xây dựng tiêu chuẩn về lưu trữ nói riêng. Năm 1999, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước (lúc đó là Cục Lưu trữ Nhà nước) đã ban hành báo cáo tổng kết 10 năm thực hiện tiêu chuẩn hóa trong công tác văn thư - lưu trữ tại Cục. Năm 2013, tại Hội thảo khoa học “Tổng kết hoạt động khoa học, công nghệ về văn thư, lưu trữ từ năm 1962 đến năm 2012 và định hướng hoạt động khoa học, công nghệ đến năm 2020” do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước tổ chức, viên chức của Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư Lưu trữ đã có tham luận với chủ đề “Hoạt động tiêu chuẩn hóa trong công tác văn thư, lưu trữ giai đoạn 1962 - 2012”. 4.2. Tình hình nghiên cứu ở nước ngoài Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế (International Organization for Standardization - ISO) được thành lập từ năm 1946 và chính thức hoạt động từ năm 1947. Đây là liên đoàn quốc tế của các cơ quan tiêu chuẩn hóa quốc gia và là tổ chức tiêu chuẩn hóa lớn nhất của thế giới hiện nay với gần 3.000 cơ quan kỹ thuật bao gồm: các Ban Kỹ thuật, Tiểu ban Kỹ thuật, các nhóm công tác và nhóm nghiên cứu đặc biệt, trong đó có Ban Kỹ thuật về thông tin tư liệu (TC 46/ISO) và Tiểu ban công tác lưu trữ tài liệu (SC 10) có nhiệm vụ nghiên cứu, soạn thảo các tiêu chuẩn và các hướng dẫn của ISO trong lĩnh vực thông tin tư liệu và lưu trữ. Thời gian qua, TC 46/ISO và SC 10 đã phối hợp soạn thảo và trình ban hành nhiều tiêu chuẩn quốc tế về lưu trữ như: Tiêu chuẩn ISO 9706:1994 “Thông tin và tư liệu - Loại giấy dành cho tài liệu - Các yêu cầu để bảo quản lâu dài”; Tiêu chuẩn ISO 15489:2001 “Thông tin và tư liệu - Quản lý hồ sơ”; Tiêu chuẩn ISO 11799:2003 “Thông tin và tư liệu - Các yêu cầu bảo quản đối với tài liệu thư viện và lưu trữ”; Tiêu chuẩn ISO/TR 13028:2010 “Thông tin và tư liệu - Hướng dẫn số hóa tài liệu”; Tiêu chuẩn ISO 16175:2-2011 “Thông tin và tư liệu - Các nguyên tắc và yêu cầu chức năng đối với hồ sơ trong môi trường văn phòng điện tử - Phần 2: Hướng dẫn và yêu cầu chức năng cho hệ thống quản lý hồ sơ điện tử”… Hội đồng Lưu trữ Quốc tế (International Council on Archives - ICA) là một tổ chức phi Chính phủ trung lập, được thành lập từ năm 1948 với mục đích vận động các tổ chức lưu trữ và các thành viên thực hiện các chính 6 sách quản lý và bảo quản tài liệu lưu trữ một cách hiệu quả thông qua đối thoại, trao đổi và chia sẻ kinh nghiệm cũng như kiến thức chuyên môn. Hiện tại, Hội đồng Lưu trữ Quốc tế đã có gần 1.400 thành viên ở 199 quốc gia và vùng lãnh thổ trên thế giới. Thời gian qua, Hội đồng Lưu trữ Quốc tế đã nghiên cứu và ban hành được 10 tiêu chuẩn, ví dụ như: Tiêu chuẩn trao đổi hồ sơ lưu trữ điện tử; Tiêu chuẩn quốc tế về mô tả các cơ quan có tài liệu lưu trữ, ký hiệu là ISDIAH (xuất bản lần 1 năm 2008); Tiêu chuẩn quốc tế chung về mô tả tài liệu lưu trữ, ký hiệu là ISAD(G) (tái bản lần 2 năm 2000)… Bên cạnh việc áp dụng các tiêu chuẩn về lưu trữ do Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế và Hội đồng Lưu trữ Quốc tế ban hành, gồm có: Tiêu chuẩn ISO 15489:2001; Tiêu chuẩn ISO/TR 13028:2010; Tiêu chuẩn ISO 16175:2011; Tiêu chuẩn ISDIAH; Tiêu chuẩn ISAD(G)…, Tổ chức Liên hợp quốc đã ban hành một số tiêu chuẩn riêng để quản lý hồ sơ lưu trữ, ví dụ như: Tiêu chuẩn về yêu cầu chức năng đối với hệ thống lưu trữ hồ sơ của Ban Thư ký Liên hợp quốc (ban hành tháng 4 năm 2003); Tiêu chuẩn về dữ liệu đặc tả của hồ sơ lưu trữ (ban hành tháng 4 năm 2004); Tiêu chuẩn về lưu trữ hồ sơ được số hóa (ban hành tháng 4 năm 2009)… Đối với các quốc gia phát triển như Pháp, Mỹ, Trung Quốc, Anh…, hoạt động xây dựng tiêu chuẩn về lưu trữ cũng được cơ quan lưu trữ của các nước này quan tâm thực hiện. Ngay từ những năm 1970, Cục Lưu trữ Pháp đã xây dựng và ban hành nhiều tiêu chuẩn về lưu trữ, ví dụ như: Tiêu chuẩn AFNOR NF Z44-077 “Tư liệu - Danh mục hình ảnh cố định - Biên soạn mô tả thư mục” (ban hành tháng 9 năm 1977); Tiêu chuẩn AFNOR NF Z44-068 “Danh mục tư liệu bản đồ - Giới thiệu bản chỉ dẫn mục lục” (ban hành tháng 12 năm 1982)… Năm 1994, Hiệp hội các nhà lưu trữ của Mỹ đã phát hành cuốn Sổ tay “Các tiêu chuẩn về mô tả tài liệu lưu trữ”. Mục đích của cuốn Sổ tay này là giúp cho các nhà lưu trữ của Mỹ tiếp cận với các tiêu chuẩn lưu trữ đã được ban hành. Đã có gần 90 tiêu chuẩn, bao gồm một số tiêu chuẩn ISO và phần lớn là các tiêu chuẩn quốc gia của Mỹ được giới thiệu trong cuốn Sổ tay này, ví dụ như: Tiêu chuẩn ISO 2709:1981 “Tài liệu - Định dạng trao đổi thông tin trên băng từ”; Tiêu chuẩn ISO 7489:1984 “Hệ thống xử lý thông tin - Mô hình tham chiếu cơ bản”; Tiêu chuẩn ANSI Z39.2.1985 “Trao đổi thông tin thư mục”; Tiêu chuẩn ANSI X3.1988 “Hệ thống thông tin - Hệ thống từ điển nguồn thông tin”… Trong giai đoạn từ 1992 - 2005, Tổng cục Lưu trữ Trung Quốc đã ban hành hơn 30 tiêu chuẩn ngành, ví dụ như: Tiêu chuẩn 7 DA/T11-1994 về phương pháp thử độ bền của tài liệu giấy (ban hành tháng 6 năm 1995); Tiêu chuẩn DA/22-2000 về chỉnh lý tài liệu lưu trữ (ban hành tháng 12 năm 2000)… Năm 2009, Trung Quốc đã chấp nhận Tiêu chuẩn ISO 15489-1:2001 “Thông tin và Tư liệu - Quản lý hồ sơ - Yêu cầu chung” thành Tiêu chuẩn quốc gia với ký hiệu GB/T XXXX-2009/ISO 15489-1:2001… Tại Anh, Lưu trữ Quốc gia Anh thường xuyên phối hợp với Viện Tiêu chuẩn Anh nghiên cứu, xây dựng tiêu chuẩn về lưu trữ, ví dụ như: Tiêu chuẩn PAS 198:2012 “Thông số kỹ thuật về điều kiện môi trường để bảo quản các bộ sưu tập văn hóa” (được công bố vào tháng 3 năm 2012); Tiêu chuẩn Công nhận dịch vụ lưu trữ (được công bố vào tháng 6 năm 2014)… Tuy nhiên đến nay vẫn chưa có một công trình nghiên cứu nào đi sâu phân tích, đánh giá về hoạt động xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật của ngành Lưu trữ Việt Nam. 5. Nguồn tài liệu tham khảo Để thực hiện Đề tài này, chúng tôi đã tham khảo và sử dụng các nguồn tài liệu sau đây: - Tài liệu lý luận: Giáo trình “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” của nhóm tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm (NXB Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp, năm 1990); Tập bài giảng “Tiêu chuẩn hóa trong công tác văn thư - lưu trữ” của ThS. Lê Thị Nguyệt Lưu… - Tài liệu pháp lý: Các văn bản quy định của Nhà nước về công tác tiêu chuẩn hóa, trong đó có hoạt động xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật nói chung và tiêu chuẩn về lưu trữ nói riêng. - Tài liệu khảo sát thực tế: Hồ sơ lưu trữ về các Đề tài nghiên cứu của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước liên quan đến việc xây dựng tiêu chuẩn ngành về lưu trữ; các bài viết, bài nghiên cứu trao đổi trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, website của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cũng như website của một số tổ chức, cơ quan lưu trữ nước ngoài. 6. Phương pháp nghiên cứu Là đề tài nghiên cứu để áp dụng vào thực tiễn, do đó ngoài việc vận dụng phương pháp luận của chủ nghĩa Mác - Lênin, chúng tôi đã sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau: 8 - Phương pháp điều tra, khảo sát: Phương pháp này được sử dụng chủ yếu trong quá trình tìm kiếm, thu thập tài liệu về tình hình xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về lưu trữ của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước và của một số tổ chức, cơ quan lưu trữ nước ngoài. - Phương pháp thống kê: Phương pháp này được sử dụng để tổng hợp số lượng các công trình nghiên cứu ở trong nước liên quan đến nội dung nghiên cứu của Đề tài; tổng hợp số lượng tiêu chuẩn ngành, tiêu chuẩn quốc gia về lưu trữ đã được Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành hoặc trình cấp có thẩm quyền công bố… - Phương pháp so sánh: Phương pháp này được sử dụng để phân tích sự giống nhau và khác nhau giữa tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuật; đối chiếu các quy định của Nhà nước liên quan đến hoạt động xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về lưu trữ… - Phương pháp phân tích, tổng hợp: Phương pháp này được sử dụng để đánh giá những ưu điểm, hạn chế và phân tích những thuận lợi, khó khăn của hoạt động xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về lưu trữ, trên cơ sở đó đề xuất giải pháp đẩy mạnh hoạt động xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật của ngành Lưu trữ Việt Nam trong thời gian tới. Các phương pháp nêu trên đã được thực hiện một cách đan xen và kết hợp linh hoạt trong suốt quá trình thực hiện Đề tài. 7. Đóng góp của Đề tài Hoàn thành những mục tiêu và nhiệm vụ đặt ra, Đề tài có một số đóng góp về thực tiễn: Kết quả nghiên cứu của Đề tài sẽ góp phần cung cấp những thông tin hữu ích cho các công chức, viên chức của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước trong quá trình xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về lưu trữ trong thời gian tới. Bên cạnh đó, các sinh viên, học viên chuyên ngành Lưu trữ cũng có thể sử dụng kết quả nghiên cứu của Đề tài như một tài liệu tham khảo cho môn học “Tiêu chuẩn hóa trong công tác văn thư - lưu trữ”. 8. Bố cục của Luận văn Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục và danh mục tài liệu tham khảo, nội dung của Luận văn gồm ba chương: Chương 1: Tổng quan về tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật Trong Chương 1, Luận văn giới thiệu khái quát một số nội dung liên quan đến tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật; phân tích vai trò của tiêu chuẩn, quy 9 chuẩn kỹ thuật đối với hoạt động lưu trữ và giới thiệu một số tiêu chuẩn nước ngoài liên quan đến hoạt động lưu trữ. Chương 2: Thực trạng xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về lưu trữ tại Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước Trong Chương 2, Luận văn giới thiệu các quy định của Nhà nước liên quan đến hoạt động xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật nói chung và tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về lưu trữ nói riêng; đồng thời tập trung phân tích, đánh giá tình hình xây dựng tiêu chuẩn về lưu trữ tại Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước thời gian qua. Chương 3: Đề xuất giải pháp đẩy mạnh hoạt động xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật của ngành Lưu trữ Việt Nam Trong Chương 3, Luận văn phân tích những thuận lợi và khó khăn đối với hoạt động xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về lưu trữ; trên cơ sở đó đề xuất các giải pháp góp phần đẩy mạnh hoạt động xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật của ngành Lưu trữ Việt Nam trong thời gian tới. Luận văn này được hoàn thành tại Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn thuộc Đại học Quốc gia Hà Nội, dưới sự hướng dẫn của Phó Giáo sư, Tiến sĩ Dương Văn Khảm. Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành tới các Thầy, Cô của Khoa Lưu trữ và Quản trị văn phòng và đặc biệt là Phó Giáo sư, Tiến sĩ Dương Văn Khảm đã tận tâm hướng dẫn, giúp đỡ tôi hoàn thành Luận văn. Tôi xin chân thành cảm ơn Lãnh đạo và các đồng nghiệp tại Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư - Lưu trữ, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã quan tâm, tạo điều kiện về thời gian cũng như nguồn tư liệu để tôi hoàn thành khóa học và Luận văn. Do thời gian và khả năng có hạn nên Luận văn chắc chắn không tránh khỏi một số hạn chế. Kính mong các Thầy, Cô chỉ dẫn thêm những nội dung trong Luận văn chưa chính xác hoặc giải quyết chưa thỏa đáng để tác giả có thêm kinh nghiệm trong các công trình nghiên cứu tiếp theo. 10 Chương 1: TỔNG QUAN VỀ TIÊU CHUẨN, QUY CHUẨN KỸ THUẬT 1.1. Khái niệm Theo quan điểm hiện nay của Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế, “Tiêu chuẩn là một tài liệu được thiết lập bằng cách thỏa thuận và được một tổ chức thừa nhận phê duyệt, nhằm cung cấp các quy tắc, hướng dẫn hoặc đặc tính cho các hoạt động hoặc kết quả hoạt động để sử dụng chung và lặp đi lặp lại nhằm đạt được mức độ trật tự tối ưu trong một khung cảnh nhất định”. Với cách hiểu này, ta thấy tiêu chuẩn có các đặc điểm sau: - Tiêu chuẩn được thiết lập bằng cách thỏa thuận. Điều này có nghĩa là muốn tiêu chuẩn được ban hành thì các bên liên quan đến nội dung của tiêu chuẩn phải đạt được sự nhất trí chung về những vấn đề cốt yếu của tiêu chuẩn. - Tiêu chuẩn phải được một tổ chức thừa nhận phê duyệt. Điều này có nghĩa là tiêu chuẩn chỉ có giá trị khi được một cơ quan, tổ chức có thẩm quyền công bố. - Tiêu chuẩn cung cấp các quy tắc, hướng dẫn hoặc đặc tính cho các hoạt động hoặc kết quả hoạt động để sử dụng chung và lặp đi lặp lại nhằm đạt được mức độ trật tự tối ưu trong một khung cảnh nhất định. Điều này có nghĩa là tiêu chuẩn được xây dựng để áp dụng nhiều lần, đồng thời nội dung của tiêu chuẩn chỉ phù hợp trong một (một số) hoàn cảnh nhất định. Do đó, khi hoàn cảnh thay đổi, tiêu chuẩn cũng cần được sửa chữa, thay đổi cho phù hợp. Ở Việt Nam, thuật ngữ “tiêu chuẩn” xuất hiện chính thức lần đầu trong Điều lệ về công tác tiêu chuẩn hóa (ban hành kèm theo Nghị định số 141/HĐBT ngày 24 tháng 8 năm 1982 của Hội đồng Bộ trưởng) và được định nghĩa như sau: “Tiêu chuẩn là những quy định thống nhất và hợp lý được trình bày dưới dạng văn bản pháp chế kỹ thuật, xây dựng theo một thể thức nhất định, do một cơ quan có thẩm quyền ban hành để bắt buộc hoặc khuyến khích áp dụng cho các bên liên quan. Quy phạm, quy trình là một dạng tiêu chuẩn”. Ngày 27 tháng 12 năm 1990, Hội đồng Nhà nước ban hành Pháp lệnh số 49-LCT/HĐNN8 về chất lượng hàng hóa, trong đó thuật ngữ “tiêu chuẩn” được định nghĩa là “văn bản kỹ thuật quy định quy cách, chỉ tiêu, yêu cầu kỹ 11 thuật, phương pháp thử, yêu cầu về bao gói, ghi nhãn, vận chuyển, bảo quản hàng hóa và các vấn đề khác liên quan đến chất lượng hàng hóa”. Hiện nay, thuật ngữ “tiêu chuẩn” được hiểu thống nhất theo cách giải thích trong Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật ban hành năm 2006: “Tiêu chuẩn là quy định về đặc tính kỹ thuật và yêu cầu quản lý dùng làm chuẩn để phân loại, đánh giá sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, quá trình, môi trường và các đối tượng khác trong hoạt động kinh tế - xã hội nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả của các đối tượng này. Tiêu chuẩn do một tổ chức công bố dưới dạng văn bản để tự nguyện áp dụng”. Còn thuật ngữ “Quy chuẩn kỹ thuật” được giải thích trong Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật năm 2006 là “quy định về mức giới hạn của đặc tính kỹ thuật và yêu cầu quản lý mà sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, quá trình, môi trường và các đối tượng khác trong hoạt động kinh tế - xã hội phải tuân thủ để bảo đảm an toàn, vệ sinh, sức khỏe con người; bảo vệ động vật, thực vật, môi trường; bảo vệ lợi ích và an ninh quốc gia, quyền lợi của người tiêu dùng và các yêu cầu thiết yếu khác. Quy chuẩn kỹ thuật do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành dưới dạng văn bản để bắt buộc áp dụng”. Như vậy là đối tượng của hoạt động trong lĩnh vực tiêu chuẩn và đối tượng của hoạt động trong lĩnh vực quy chuẩn kỹ thuật là giống nhau, bao gồm: sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, quá trình, môi trường, các đối tượng khác trong hoạt động kinh tế - xã hội. Tuy nhiên, “tiêu chuẩn” và “quy chuẩn kỹ thuật” khác nhau ở những điểm cơ bản sau: - Về nội dung: “tiêu chuẩn” quy định về đặc tính kỹ thuật và yêu cầu quản lý, còn “quy chuẩn kỹ thuật” quy định mức giới hạn của đặc tính kỹ thuật và yêu cầu quản lý, đồng thời giới hạn phạm vi liên quan đến an toàn, sức khỏe, môi trường. - Về mục đích: “tiêu chuẩn” được dùng để phân loại đánh giá nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả của đối tượng, còn “quy chuẩn kỹ thuật” quy định mức giới hạn kỹ thuật mà đối tượng phải tuân thủ để đảm bảo an toàn, sức khỏe, môi trường, quyền lợi người tiêu dùng, an ninh và lợi ích quốc gia. - Về hiệu lực: “tiêu chuẩn” được công bố để khuyến khích áp dụng, còn “quy chuẩn kỹ thuật” được ban hành để bắt buộc áp dụng. 12 Ví dụ: Tiêu chuẩn quốc gia về kho lưu trữ chuyên dụng quy định cấu trúc một kho lưu trữ chuyên dụng bao gồm các khu vực sau: khu vực kho bảo quản tài liệu, khu vực xử lý nghiệp vụ lưu trữ, khu hành chính, khu vực lắp đặt thiết bị kỹ thuật và khu vực phục vụ công chúng. Các khu vực này cần thiết kế hợp lý, liên hoàn phù hợp với các loại hình tài liệu và các quy trình nghiệp vụ lưu trữ cũng như bảo đảm kết cấu bền vững và các yêu cầu về mỹ quan. Các cơ quan, tổ chức có thể tham khảo toàn bộ hoặc một phần nội dung của tiêu chuẩn này để xây mới hoặc cải tạo kho lưu trữ chuyên dụng của cơ quan, tổ chức mình nhằm nâng cao chất lượng của kho lưu trữ chuyên dụng, góp phần đáp ứng tốt hơn yêu cầu bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ. Ngược lại, nếu là Quy chuẩn quốc gia về kho lưu trữ chuyên dụng thì các cơ quan, tổ chức bắt buộc phải xây dựng hoặc cải tạo kho lưu trữ chuyên dụng của cơ quan, tổ chức mình theo đúng các yêu cầu và thông số kỹ thuật quy định trong Quy chuẩn, ví dụ như: vị trí sắp xếp các khu vực làm việc của kho lưu trữ; diện tích, kết cấu, yêu cầu về trang thiết bị, môi trường trong kho… Một kho lưu trữ chuyên dụng đáp ứng được đầy đủ các quy định nêu trong Quy chuẩn quốc gia thì kho lưu trữ đó mới đạt chuẩn hay nói cách khác là đủ điều kiện để bảo vệ, bảo quản tài liệu lưu trữ trong kho một cách an toàn nhất. 1.2. Phân loại 1.2.1. Phân loại theo phạm vi áp dụng Căn cứ vào phạm vi áp dụng theo khía cạnh địa lý, chính trị hoặc kinh tế, có thể chia các tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật thành 04 cấp như sau: - Tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật cấp quốc tế, ví dụ như: ISO, IEC, CAC, ITU… - Tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật cấp khu vực, ví dụ như: EN (tiêu chuẩn Châu Âu), ENELEC (tiêu chuẩn điện Châu Âu)… - Tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật cấp quốc gia, ví dụ như: ANSI (Mỹ), PAS (Anh), GB (Trung Quốc), TCVN (Việt Nam)… - Tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật cấp lãnh thổ hành chính. Hiện nay, theo quy định tại Điều 10 của Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật năm 2006, hệ thống tiêu chuẩn của Việt Nam gồm 02 cấp: 13 - Tiêu chuẩn quốc gia (ký hiệu là TCVN), ví dụ: Tiêu chuẩn TCVN 9252:2012 “Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ”, Tiêu chuẩn TCVN 9253:2012 “Giá bảo quản tài liệu lưu trữ” được Bộ Khoa học và Công nghệ công bố ngày 23 tháng 7 năm 2012... - Tiêu chuẩn cơ sở (ký hiệu là TCCS), ví dụ: Tiêu chuẩn TCCS 01/VTLTNN:2013 “Sổ xuất/nhập tài liệu lưu trữ phục vụ chuyên môn”, Tiêu chuẩn TCCS 02/VTLTNN:2013 “Sổ nhập tài liệu lưu trữ” được Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành ngày 24 tháng 12 năm 2013... Theo quy định tại Điều 26 của Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật năm 2006, hệ thống quy chuẩn kỹ thuật của Việt Nam gồm 02 cấp: - Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia (ký hiệu là QCVN), ví dụ: Quy chuẩn QCVN 2:2010/BTTTT về đặc tính điện/vật lý của các giao diện điện phân cấp số, Quy chuẩn QCVN 22:2010/BTTTT về an toàn điện cho các thiết bị đầu cuối viễn thông được Bộ Thông tin và Truyền thông ban hành năm 2010… - Quy chuẩn kỹ thuật địa phương (ký hiệu là QCĐP), ví dụ: Quy chuẩn QCĐP 1:2013/ĐP “Quy chuẩn kỹ thuật địa phương đối với rượu bưởi Tân Triều” do UBND tỉnh Đồng Nai ban hành ngày 15 tháng 10 năm 2013… 1.2.2. Phân loại theo nội dung Căn cứ vào nội dung, có thể chia tiêu chuẩn thành 05 loại (theo Điều 12 của Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật năm 2006): - Tiêu chuẩn cơ bản quy định những đặc tính, yêu cầu áp dụng chung cho một phạm vi rộng hoặc chứa đựng các quy định chung cho một lĩnh vực cụ thể. Ví dụ: Tiêu chuẩn TCVN 7287:2003 “Bản vẽ kỹ thuật - Chú dẫn phần tử” (được Bộ Khoa học và Công nghệ ban hành năm 2003); Tiêu chuẩn TCVN 9031:2011 “Vật liệu chịu lửa - Ký hiệu các đại lượng và các đơn vị (được Bộ Khoa học và Công nghệ công bố năm 2011)... - Tiêu chuẩn thuật ngữ quy định tên gọi, định nghĩa đối với đối tượng của hoạt động trong lĩnh vực tiêu chuẩn. Ví dụ: Tiêu chuẩn TCVN 5438:2004 “Xi măng - Thuật ngữ và định nghĩa” (được Bộ Khoa học và Công nghệ công bố năm 2004); Tiêu chuẩn TCVN 8184-1:2009 “Chất lượng nước. Thuật ngữ. Phần 1” (được Bộ Khoa học và Công nghệ công bố năm 2009)... 14 - Tiêu chuẩn yêu cầu kỹ thuật quy định về mức, chỉ tiêu, yêu cầu đối với đối tượng của hoạt động trong lĩnh vực tiêu chuẩn. Ví dụ: Tiêu chuẩn TCVN 5501:1991 “Nước uống. Yêu cầu kỹ thuật”, Tiêu chuẩn TCVN 5502:1991 “Nước sinh hoạt. Yêu cầu kỹ thuật” (được Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường ban hành năm 1991)… - Tiêu chuẩn phương pháp thử quy định phương pháp lấy mẫu, phương pháp đo, phương pháp xác định, phương pháp phân tích, phương pháp kiểm tra, phương pháp khảo nghiệm, phương pháp giám định các mức, chỉ tiêu, yêu cầu đối với đối tượng của hoạt động trong lĩnh vực tiêu chuẩn. Ví dụ: Tiêu chuẩn TCVN 4787:2009 “Xi măng. Phương pháp lấy mẫu và chuẩn bị mẫu thử” được Bộ Khoa học và Công nghệ công bố năm 2009… - Tiêu chuẩn ghi nhãn, bao gói, vận chuyển và bảo quản quy định các yêu cầu về ghi nhãn, bao gói, vận chuyển và bảo quản sản phẩm, hàng hoá. Căn cứ vào nội dung, có thể chia quy chuẩn kỹ thuật thành 05 loại (theo Điều 28 của Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật năm 2006): - Quy chuẩn kỹ thuật chung bao gồm các quy định về kỹ thuật và quản lý áp dụng cho một lĩnh vực quản lý hoặc một nhóm sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, quá trình. Ví dụ: Quy chuẩn QCVN 1:2008/BTTTT về dịch vụ bưu chính công ích được Bộ Thông tin và Truyền thông ban hành năm 2008… - Quy chuẩn kỹ thuật an toàn bao gồm: + Các quy định về mức, chỉ tiêu, yêu cầu liên quan đến an toàn sinh học, an toàn cháy nổ, an toàn cơ học, an toàn công nghiệp, an toàn xây dựng, an toàn nhiệt, an toàn hóa học, an toàn điện, an toàn thiết bị y tế, tương thích điện từ trường, an toàn bức xạ và hạt nhân. + Các quy định về mức, chỉ tiêu, yêu cầu liên quan đến an toàn vệ sinh thực phẩm, an toàn dược phẩm, mỹ phẩm đối với sức khỏe con người. + Các quy định về mức, chỉ tiêu, yêu cầu liên quan đến vệ sinh, an toàn thức ăn chăn nuôi, phân bón, thuốc bảo vệ thực vật, thuốc thú y, chế phẩm sinh học và hóa chất dùng cho động vật, thực vật. Ví dụ: Quy chuẩn QCVN 01:2008/BCT về an toàn điện được Bộ Công thương ban hành năm 2008… 15 - Quy chuẩn kỹ thuật môi trường quy định về mức, chỉ tiêu, yêu cầu về chất lượng môi trường xung quanh, về chất thải. Ví dụ: Quy chuẩn QCVN 01:2008/BTNMT về nước thải cao su được Bộ Tài nguyên và Môi trường ban hành năm 2008… - Quy chuẩn kỹ thuật quá trình quy định yêu cầu về vệ sinh, an toàn trong quá trình sản xuất, khai thác, chế biến, bảo quản, vận hành, vận chuyển, sử dụng, bảo trì sản phẩm, hàng hóa. Ví dụ: Quy chuẩn QCVN 02/2011/BLĐTBXH về an toàn lao động đối với thang máy điện được Bộ Lao động, Thương binh và Xã hội ban hành năm 2011… - Quy chuẩn kỹ thuật dịch vụ quy định yêu cầu về an toàn, vệ sinh trong dịch vụ kinh doanh, thương mại, bưu chính, viễn thông, xây dựng, giáo dục, tài chính, khoa học và công nghệ, chăm sóc sức khoẻ, du lịch, giải trí, văn hoá, thể thao, vận tải, môi trường và dịch vụ trong các lĩnh vực khác. 1.3. Nguyên tắc cơ bản của việc xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật - Việc xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật phải hướng tới mục đích bảo đảm nâng cao chất lượng và hiệu quả hoạt động kinh tế - xã hội, nâng cao sức cạnh tranh của sản phẩm, hàng hóa và dịch vụ trên thị trường trong nước và quốc tế. - Tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật phải đáp ứng yêu cầu về an toàn, an ninh quốc gia, vệ sinh, sức khỏe con người, quyền và lợi ích hợp pháp của các bên có liên quan, bảo vệ động vật, thực vật, môi trường và sử dụng hợp lý tài nguyên thiên nhiên. - Nội dung của tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật phải bảo đảm công khai, minh bạch, không phân biệt đối xử và không gây trở ngại không cần thiết đối với hoạt động sản xuất, kinh doanh, thương mại. Việc xây dựng tiêu chuẩn phải bảo đảm sự tham gia và đồng thuận của các bên có liên quan. - Khi xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật của Việt Nam cần lưu ý những vấn đề sau: + Dựa trên tiến bộ khoa học và công nghệ, kinh nghiệm thực tiễn, nhu cầu hiện tại và xu hướng phát triển kinh tế - xã hội. 16 + Sử dụng tiêu chuẩn quốc tế, tiêu chuẩn khu vực, tiêu chuẩn nước ngoài làm cơ sở để xây dựng tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuật, trừ trường hợp các tiêu chuẩn đó không phù hợp với đặc điểm về địa lý, khí hậu, kỹ thuật, công nghệ của Việt Nam hoặc ảnh hưởng đến lợi ích quốc gia. + Ưu tiên quy định các yêu cầu về tính năng sử dụng sản phẩm, hàng hóa; hạn chế quy định các yêu cầu mang tính mô tả hoặc thiết kế chi tiết. + Bảo đảm tính thống nhất của hệ thống tiêu chuẩn và hệ thống quy chuẩn kỹ thuật của Việt Nam. 1.4. Vai trò của tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật đối với hoạt động lưu trữ Hầu hết các quốc gia phát triển đều sử dụng các bộ tiêu chuẩn, quy chuẩn làm khung quy định và đo lường trong pháp luật cũng như quy định của chuyên ngành nhằm: thúc đẩy áp dụng kỹ thuật mới, nâng cao năng suất lao động xã hội, ổn định và nâng cao chất lượng sản phẩm; sử dụng hợp lý tài nguyên, tiết kiệm nguyên vật liệu, đảm bảo an toàn lao động, sức khỏe con người; phát triển hợp tác quốc tế về khoa học kỹ thuật, góp phần hoàn thiện tổ chức quản lý nền kinh tế… Trong thời kỳ hiện nay, hoạt động tiêu chuẩn hóa càng có vai trò quan trọng. Tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật được xem là công cụ kỹ thuật nhằm đảm bảo và nâng cao chất lượng, khả năng cạnh tranh của sản phẩm, hàng hóa trên thị trường; thúc đẩy sáng tạo và phát triển sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, chuyển giao công nghệ... Đối với người tiêu dùng, tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật sẽ giúp họ giảm bớt tốn kém về thời gian và tiền bạc khi quyết định lựa chọn sản phẩm, hàng hóa và dịch vụ; đồng thời còn là công cụ bảo vệ họ khi quyền lợi của họ bị xâm phạm khi mua phải sản phẩm, hàng hóa và dịch vụ kém chất lượng. Đối với doanh nghiệp, tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật không chỉ mang lại các lợi ích nội tại (giảm chi phí sản xuất và nghiên cứu, giảm tỷ lệ sản phẩm phi tiêu chuẩn và mức độ rủi ro, tạo thuận lợi cho việc trao đổi thông tin...) mà còn mang lại những lợi ích về cải thiện mối quan hệ với nhà cung cấp, nâng cao vị thế cạnh tranh, thúc đẩy sự hợp tác, liên kết trong sản xuất - kinh doanh; đảm bảo với khách hàng về sự phù hợp của sản phẩm với yêu cầu chất lượng chấp nhận... Cũng giống như nhiều ngành, lĩnh vực khác, việc xây dựng, ban hành và áp dụng các tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật trong hoạt động lưu trữ có nhiều tác dụng tích cực. 17 Hoạt động lưu trữ là hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ” (Điều 2, Luật Lưu trữ năm 2011). Trong đó: - Thu thập tài liệu là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử. - Chỉnh lý tài liệu là việc phân loại, xác định giá trị, sắp xếp, thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân. - Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá giá trị tài liệu theo những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị. Hoạt động lưu trữ có các nhiệm vụ sau: - Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ, bao gồm tổng hợp các nghiệp vụ cơ bản từ việc phân loại, xác định giá trị, chỉnh lý đến việc sắp xếp tài liệu một cách khoa học nhằm phục vụ việc tra tìm tài liệu được thuận lợi, nhanh chóng, chính xác. - Bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ nhằm bảo quản không hư hỏng, mất mát tài liệu lưu trữ và bảo quản an toàn thông tin trong tài liệu lưu trữ. - Tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ để phục vụ các yêu cầu chính đáng của cơ quan, tổ chức và cá nhân. Dựa vào kết quả của hoạt động khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ thực tiễn, chúng ta có thể đánh giá một cách khách quan, chính xác những đóng góp của ngành Lưu trữ và vai trò, ý nghĩa của hoạt động lưu trữ đối với xã hội. Vai trò của tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về lưu trữ được thể hiện ở những khía cạnh sau: - Là công cụ để Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác lưu trữ, nhằm góp phần đồng bộ hóa hoạt động lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức từ Trung ương đến địa phương. Ví dụ đối với việc xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng: nếu như Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước chỉ xây dựng tiêu chuẩn quốc gia thì tùy theo nhận thức và điều kiện về đất đai, kinh phí, nhân lực… các cơ quan, tổ chức có thể lựa chọn áp 18