Tài liệu Cách sử dụng con dấu

Bài viếết xin được trao đổi vếề việc sử dụng con dấếu trong các c ơ quan, tổ chức hiện nay. Điềều 1 Nghị định sốố 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 kh ẳng đ ịnh “con dấốu được sử dụng trong các cơ quan nhà nước, tổ chức chính tr ị, t ổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội - nghềề nghiệp, hội quấền chúng, t ổ chức kinh tềố, đơn vị vũ trang, cơ quan, tổ chức nước ngoài hoạt động tại Việt Nam (sau đấy gọi tăốt là cơ quan, tổ chức) và m ột sốố chức danh nhà nước. Như vậy, “con dấốu thể hiện vị trí pháp lý và khẳng định giá tr ị pháp lý đốối với các văn bản, giấốy tờ của các cơ quan, tổ chức và các chức danh nhà nước”. Bài viềốt này xin được trao đổi vềề việc sử dụng con dấốu (các lo ại con dấốu th ể hiện vị trí pháp lý của các cơ quan, tổ chức, bao gốềm: dấốu c ơ quan, t ổ ch ức (dấốu ướt, dấốu đỏ), dấốu thu nhỏ, dấốu nổi; khống bao gốềm các lo ại dấốu ch ức danh, dấốu mã sốố thuềố, dấốu tiều đềề,…) trong các cơ quan, tổ chức hi ện nay. 1. Sử dụng con dấếu cơ quan (dấếu ướt, dấếu đỏ) a) Đóng dấốu cơ quan lền các văn bản chính thức của cơ quan, tổ ch ức Theo Điểm 2.2 Khoản 2, Mục III của Thống tư sốố 07/2002/TT-LT ngày 06 tháng 5 năm 2002 giữa Bộ Cống an và Ban Tổ chức Cán bộ Chính ph ủ hướng dấẫn thực hiện một sốố quy định tại Nghị định sốố 58/2001/NNĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ vềề quản lý và sử dụng con dấốu và Ngh ị đ ịnh sốố 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 vềề cống tác văn th ư “con dấốu chỉ được đóng lền các văn bản, giấốy tờ sau khi các văn b ản, giấốy tờ đó đã có chữ ký của cấốp có thẩm quyềền” và “khống được đóng dấốu khốống chỉ”. Có thể hiểu răềng, bản thấn con dấốu chưa phản ánh được giá tr ị pháp lý c ủa văn bản, mà phải “được đóng lền các văn bản, giấốy tờ sau khi các văn bản, giấốy tờ đó đã có chữ ký của cấốp có thẩm quyềền” thì con dấốu sử dụng mới hợp lệ. Nềốu một văn bản được đóng dấốu khi khống có chữ ký c ủa ng ười có thẩm quyềền seẫ là một văn bản “sai luật” - văn bản được đóng dấốu khốống ch ỉ, khống có giá trị pháp lý. Do vậy, văn bản giao dịch chính thức của một pháp nhấn chỉ có giá trị pháp lý khi đảm bảo đấềy đủ các yềốu tốố th ể th ức theo quy định, được người có thẩm quyềền ký chính thức, cán bộ văn thư đóng dấốu, đăng ký, làm thủ tục phát hành và gửi tới các cơ quan có liền quan theo quy định tại Nghị định sốố 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004. b) Đóng dấốu giáp lai Đóng dấốu giáp lai là dùng con dấốu cơ quan, t ổ chức đóng lền văn b ản gốềm nhiềều tờ liền quan đềốn một vấốn đềề vào lềề bền trái ho ặc lềề bền ph ải văn b ản để trền tấốt cả các tờ đềều có thống tin vềề con dấốu nhăềm đ ảm b ảo tính chấn thực của từng tờ trong văn bản và ngăn ngừa việc thay đổi nội dung, gi ả mạo văn bản. Khoản 4 Điềều 26 của Nghị định sốố 110 quy định: “vi ệc đóng dấốu giáp lai, đóng dấốu nổi trền văn bản chuyền ngành được thực hiện theo quy đ ịnh của Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan quản lý ngành”. Hiện nay, một sốố bộ, ngành đã có quy định vềề đóng dấốu giáp lai trong các văn b ản chuyền ngành, ví d ụ: - Bộ Ngoại giao quy định vềề việc đóng dấốu giáp lai đốối v ới hốề s ơ, tài li ệu làm thủ tục cấốp hộ chiềốu (tham khảo Cống văn sốố 818CV/BNG-LS của B ộ Ngo ại giao ngày 16 tháng 03 năm 2006 vềề thủ tục cấốp hộ chiềốu ngo ại giao, cống vụ). - Bộ Giáo dục và Đào tạo quy định vềề việc đóng dấốu giáp lai đốối v ới các văn bản, hốề sơ khi đăng ký thi đại học, đốối với học bạ học sinh, sinh viền… - Điềều 42 Luật Cống chứng sốố 82/2006/QH11 quy đ ịnh: "Văn b ản cống chứng có từ hai trang trở lền thì từng trang phải được đánh sốố th ứ t ự. Văn bản cống chứng có từ hai tờ trở lền phải được đóng dấốu giáp lai gi ữa các tờ". - Khoản 2, Mục II Thống tư liền tịch sốố: 03/2008/TTLT-BLĐTBXH-BTC-NHNN giữa Bộ Lao động Thương binh và Xã hội, Bộ Tài chính, Ngấn hàng Nhà nước ngày 18 tháng 02 năm 2008 hướng dấẫn thủ tục buộc trích tiềền từ tài khoản tiềền gửi của người sử dụng lao động để nộp tiềền bảo hi ểm xã h ội chưa đóng, chậm đóng và tiềền lãi phát sinh quy đ ịnh: "Q uyềốt định áp dụng biện pháp buộc trích tiềền truy nộp vào quyẫ bảo hi ểm xã h ội được l ập theo mấẫu ban hành kèm theo Thống tư này. Nềốu quyềốt đ ịnh có h ơn 1 trang thì phải đóng dấốu giáp lai giữa các trang”. c) Đóng dấốu dấốu treo Đóng dấốu treo là dùng con dấốu cơ quan, tổ chức đóng lền trang đấều, trùm lền một phấền tền cơ quan, tổ chức hoặc tền của phụ lục kèm theo văn bản chính. Đóng dấốu treo trền văn bản khống khẳng đ ịnh giá tr ị pháp lý c ủa văn bản mà chỉ nhăềm khẳng định văn bản được đóng dấều treo là một bộ phận của văn bản chính. Khoản 3 Điềều 26 của Nghị định 110/2004/NĐ-CP quy đ ịnh vềề vi ệc đóng dấốu treo như sau: “việc đóng dấốu lền các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyềốt định và dấốu được đóng lền trang đấều, trùm lền m ột phấền tền cơ quan, tổ chức hoặc tền của phụ lục kèm theo”. Trền thực tềố, ngoài việc đóng dấốu đóng dấốu treo lền các ph ụ l ục kèm theo văm bản chính, một sốố cơ quan đóng dấốu treo trền m ột sốố văn b ản n ội b ộ mang tính thống báo để biềốt hoặc trền góc trái của liền đ ỏ hoá đ ơn tài chính. 2. Sử dụng con dấếu nổi, con dấếu thu nhỏ Khoản 2 Điềều 1 của Nghị định sốố 31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009 s ửa đ ổi Khoản 1, khoản 2 Điềều 6 Nghị định sốố 58/2001/NĐ-CP quy đ ịnh: “Các cơ quan, tổ chức có chức năng cấốp văn băềng, chứng chỉ, thẻ, chứng minh nhấn dấn, thị thực, visa có dán ảnh thì được khăốc thềm dấốu nổi, dấốu thu nh ỏ đ ể phục vụ cho cống tác, nghiệp vụ, nhưng phải được cơ quan, tổ chức đã ra quyềốt định thành lập cơ quan, tổ chức đó cho phép, nội dung con dấốu ph ải giốống con dấốu thứ nhấốt”. Như vậy, ngoài con dấốu ướt chính thức, cơ quan, tổ chức có th ể đ ược khăốc thềm dấốu nổi, dấốu thu nhỏ để đóng vào các văn b ản đặc biệt, văn b ản chuyền ngành. a) Sử dụng con dấốu nổi Dấốu nổi là con dấốu in nổi được tạo ra băềng cách ép m ột khuốn dấốu lền v ật mang tin băềng sáp, xi, giấốy ảnh hay kim loại găốn liềền v ới văn b ản đi kèm. Dấốu nổi khi được đóng trền các vật liệu mang tin khác nhau, các thống tin trền dấốu seẫ nổi trền bềề mặt vật mang tin. Theo quy định của Khoản 4 Điềều 26 Nghị định 110/2004/NĐ-CP, vi ệc đóng dấốu nổi được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành, ví dụ: Bộ Cống an quy định việc đóng dấốu nổi trền ảnh c ủa chứng minh thư, biển xe găốn máy, xe ố tố; Bộ Giáo d ục và Đào t ạo quy đ ịnh việc đóng dấốu nổi trền các văn băềng, chứng chỉ, thẻ học viền, th ẻ sinh viền; Bộ Ngoại giao quy định việc đóng dấốu nổi trền th ị thực, visa. b) Sử dụng con dấốu thu nhỏ Con dấốu thu nhỏ là con dấốu có nội dung nhu con dấốu của c ơ quan, t ổ ch ức nhưng được thu nhỏ lại để đóng lền các văn bản có kích cỡ nh ỏ. Con dấốu ướt chính thức của cơ quan, tổ chức thường có đường kính từ 30 mm đềốn 42 mm tuỳ theo từng loại con dấốu của các cơ quan khác nhau nhưng dấốu thu nhỏ thì chỉ có đường kính… để đóng trền các giấốy tờ, văn b ản có kích c ỡ nhỏ như: chứng minh thư nhấn dấn, đăng ký ố tốố, xe máy, giấốy phép lái xe, thẻ bảo hiểm y tềố cho phù hợp. Dấốu thu nhỏ cũng sử dụng mực dấốu màu đỏ và để có giá tr ị pháp lý trền văn bản như dấốu chính thức của cơ quan, tổ chức thì cũng phải đóng vào văn bản khi đã có chữ ký của người có thẩm quyềền. 3. Thay cho lời kếết Thực tềố, các quy định vềề sử dụng con dấốu được thể hiện ở nhiềều văn b ản khác nhau ngoài các quy định chung của Bộ Cống an và B ộ Nội v ụ nh ư đã trình bày ở trền có thể khiềốn nhiềều cơ quan khống có một cái nhìn tổng quát trong quá trình sử dụng con dấốu của cơ quan, tổ chức. Ngay trong quy định của Nghị định 110 vềề đóng dấốu treo trền các ph ụ l ục kèm theo văn bản là “do người ký văn bản quyềốt định” thì seẫ có trường hợp có người, có cơ quan đóng dấốu treo trền văn b ản có ph ụ l ục, có ng ười, có c ơ quan khống đóng dấốu treo; hoặc việc đóng dấốu giáp lai trền văn b ản, tài li ệu chuyền ngành thì được một sốố ngành quy định cụ thể nhưng còn việc đóng dấốu giáp lai trền văn bản hành chính có nhiềều tờ, nhiềều trang (biền b ản, h ợp đốềng, báo cáo) thì khống quy định. Quy đ ịnh chưa rõ seẫ dấẫn đềốn tr ường h ợp thực hiện khống thốống nhấốt, có cơ quan thực hiện, có cơ quan khống thực hiện. Nền chăng, cơ quan quản lý cấền quy định cụ thể để các cơ quan, tổ ch ức thốống nhấốt áp dụng?