Tài liệu Công tác lưu trữ và quản trị văn phòng ở phòng nội vụ thuộc ubnd huyện thống nhất tỉnh đồng nai

Báo Cáo Thực Tập Chuyên Ngành 2 Lớp: Lưu trữ- QTVP PHẦN I: KHẢO SÁT TÌNH HÌNH THỰC TẾ 1. Tìm hiểu về quá trình hình thành, hoạt động của Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Thống Nhất tỉnh Đồng Nai ; chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Thống Nhất tỉnh Đồng Nai. 1.1. Quá trình hình thành, hoạt động của Ủy ban nhân dân huyện Thống Nhất tỉnh Đồng Nai  Huyện Thống Nhất Huyện Thống Nhất chính thức đi vào hoạt động từ ngày 01/01/2004 theo nghị định số 97/2003/NĐ-CP ngày 21/8/2003 của Chính phủ, đến nay sau 12 năm xây dựng và phát triển, tình hình kinh tế, xã hội có nhiều chuyển biến tích cực, diện mạo của huyện có nhiều thay đổi quan trọng Huyện Thống Nhất có 10 đơn vị hành chính với tổng diện tích đất tự nhiên là 24.717,93 ha; dân số 161.500 người. Có tuyến đường giao thông huyết mạch là Quốc lộ1A đi qua dài 9,3km và Quốc Lộ 20 dài 17,3km; có tuyến Tỉnh lộ 769 dài 15,3km, tuyến đường sắt Bắc – Nam chạy song song với quốc lộ 1A dài 9,0km. Nút giao thông Ngã tư Dầu Giây là điểm tiếp nối giữa các tỉnh miền Bắc, miền Nam và Tây Nguyên là nơi có lưu lượng phương tiện tham gia giao thông rất cao. Đặt biệt, Tuyến Quốc Lộ 1A còn là điểm nút giao thông với đường Cao tốc Thành phố Hồ Chí Minh – Long Thành – Dầu Giây – Đà Lạt dài 19km.  Phòng Nội vụ UBND Huyện Thống Nhất, tỉnh Đồng Nai - Phòng Nội vụ (trước đây là phòng Nội vụ- Lao động Thương binh và xã hội ) được thành lập theo Quyết định 34/2008/QĐ- UBND ngày 28/4/ 2008 của UBND tỉnh Đồng Nai, chính thức đi vào hoạt động từ ngày 01/5/2008. - Sau khi chia tách thành lập Phòng mới, mặc dù còn nhiều khó khăn về cơ sở vật chất, một số cán bộ, công chức chưa có trang thiết bị làm việc. Nhưng được sự quan tâm lãnh đạo, chỉ đạo của Thường trực Huyện ủy, UBND huyện, sự hỗ trợ của các Ban thuộc Huyện ủy, sự phối hợp chặc chẽ của các cơ quan, ban ngành, đoàn thể; sự ủng hộ và nhiệt tình hướng dẫn của các Sở, Ban ngành trong tỉnh đặc biệt là Sở Nội vụ tỉnh. Phòng cơ bản hoàn thành tốt nhiệm vụ tham mưu SVTT: Nguyễn Thị Vân Dung_MSSV: 1256130008 Trang 1 Báo Cáo Thực Tập Chuyên Ngành 2 Lớp: Lưu trữ- QTVP Huyện ủy, UBND huyện trên các lĩnh vực thuộc chức năng, nhiệm vụ được phân công. - Hiện nay phòng Nội vụ có 14 biên chế, Cán bộ, công chức trong cơ quan luôn đoàn kết, có ý thức trách nhiệm trong công việc, có tinh thần khắc phục trong khó khăn đã hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. 1.2. Vị trí, chức năng của Phòng Nội vụ, Ủy ban nhân dân huyện.  Vị trí chức năng a. Phòng Nội vụ là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi chung là Ủy ban nhân dân cấp huyện) là cơ quan tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về các lĩnh vực: tổ chức, biên chế các cơ quan hành chính, sự nghiệp nhà nước; cải cách hành chính; chính quyền địa phương; địa giới hành chính; cán bộ, công chức, viên chức nhà nước; cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn; hội, tổ chức phi chính phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước, tôn giáo; thi đua khen thưởng. b. Phòng Nội vụ có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của Ủy ban nhân dân cấp huyện, đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Sở Nội vụ. c. Phòng Nội vụ chấp hành sự lãnh đạo, quản lý về tổ chức, vị trí việc làm, biên chế công chức, cơ cấu ngạch công chức và công tác của Ủy ban nhân dân huyện, đồng thời chấp hành sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Sở Nội vụ.  Nhiệm vụ, quyền hạn a. Trình Ủy ban nhân dân cấp huyện các văn bản hướng dẫn về công tác nội vụ trên địa bàn và tổ chức triển khai thực hiện theo quy định. b. Trình Ủy ban nhân dân cấp huyện ban hành quyết định, chỉ thị; quy hoạch, kế hoạch dài hạn, năm năm và hàng năm; chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện các nhiệm vụ thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước được giao. SVTT: Nguyễn Thị Vân Dung_MSSV: 1256130008 Trang 2 Báo Cáo Thực Tập Chuyên Ngành 2 Lớp: Lưu trữ- QTVP c. Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạch sau khi được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý được giao. d. Về tổ chức, bộ máy: - Tham mưu giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức các cơ quan chuyên môn cấp huyện theo hướng dẫn của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh; - Trình Ủy ban nhân dân cấp huyện quyết định hoặc để Ủy ban nhân dân cấp huyện trình cấp có thẩm quyền quyết định thành lập, sáp nhập, giải thể các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện; - Xây dựng đề án thành lập, sáp nhập, giải thể các tổ chức sự nghiệp trình cấp có thẩm quyền quyết định; - Tham mưu giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện quyết định thành lập, giải thể, sáp nhập các tổ chức phối hợp liên ngành cấp huyện theo quy định của pháp luật. - Về quản lý và sử dụng biên chế hành chính, sự nghiệp: - Tham mưu giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện phân bổ chỉ tiêu biên chế hành chính, sự nghiệp hàng năm; - Giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện hướng dẫn, kiểm tra việc quản lý, sử dụng biên chế hành chính, sự nghiệp. - Giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện tổng hợp chung việc thực hiện các quy định về chế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm đối với các cơ quan chuyên môn, tổ chức sự nghiệp cấp huyện và Ủy ban nhân dân cấp xã. e. Về công tác xây dựng chính quyền: - Giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện và các cơ quan có thẩm quyền tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân dân theo phân công của Ủy ban nhân dân cấp huyện và hướng dẫn của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh; - Thực hiện các thủ tục để Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện phê chuẩn các chức danh lãnh đạo của Ủy ban nhân dân cấp xã; giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện trình SVTT: Nguyễn Thị Vân Dung_MSSV: 1256130008 Trang 3 Báo Cáo Thực Tập Chuyên Ngành 2 Lớp: Lưu trữ- QTVP Ủy ban nhân dân cấp tỉnh phê chuẩn các chức danh bầu cử theo quy định của pháp luật - Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành chính trên địa bàn để Ủy ban nhân dân trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua trước khi trình các cấp có thẩm quyền xem xét, quyết định. Chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của huyện; - Giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện trong việc hướng dẫn thành lập, giải thể, sáp nhập và kiểm tra, tổng hợp báo cáo về hoạt động của thôn, làng, ấp, bản, tổ dân phố trên địa bàn huyện theo quy định; bồi dưỡng công tác cho Trưởng, Phó thôn, làng, ấp, bản, tổ dân phố. f. Giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện trong việc hướng dẫn, kiểm tra tổng hợp báo cáo việc thực hiện Pháp luật về dân chủ cơ sở đối với các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp, xã, phường, thị trấn trên địa bàn huyện. g. Về cán bộ, công chức, viên chức: - Tham mưu giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện trong việc tuyển dụng, sử dụng, điều động, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, đánh giá; thực hiện chính sách, đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ và kiến thức quản lý đối với cán bộ, công chức, viên chức; - Thực hiện việc tuyển dụng, quản lý công chức xã, phường, thị trấn và thực hiện chính sách đối với cán bộ, công chức và cán bộ không chuyên trách xã, phường, thị trấn theo phân cấp h. Về cải cách hành chính: - Giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện triển khai, đôn đốc, kiểm tra các cơ quan chuyên môn cùng cấp và Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện công tác cải cách hành chính ở địa phương; - Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện về chủ trương, biện pháp đẩy mạnh cải cách hành chính trên địa bàn huyện; - Tổng hợp công tác cải cách hành chính ở địa phương báo cáo Ủy ban nhân dân cấp huyện và cấp tỉnh. SVTT: Nguyễn Thị Vân Dung_MSSV: 1256130008 Trang 4 Báo Cáo Thực Tập Chuyên Ngành 2 - Lớp: Lưu trữ- QTVP Giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện quản lý nhà nước về tổ chức và hoạt động của hội và tổ chức phi chính phủ trên địa bàn. i. Về công tác văn thư, lưu trữ: - Hướng dẫn, kiểm tra các cơ quan, đơn vị trên địa bàn huyện chấp hành chế độ, quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ; - Hướng dẫn, kiểm tra chuyên môn, nghiệp vụ về thu thập, bảo vệ, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị trên địa bàn huyện và Lưu trữ huyện. k. Về công tác tôn giáo: - Giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thực hiện các chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước về tôn giáo và công tác tôn giáo trên địa bàn; - Chủ trì, phối hợp với các cơ quan chuyên môn cùng cấp để thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về tôn giáo trên địa bàn theo phân cấp của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và theo quy định của pháp luật. l. Về công tác thi đua, khen thưởng: - Tham mưu, đề xuất với Ủy ban nhân dân cấp huyện tổ chức các phong trào thi đua và triển khai thực hiện chính sách khen thưởng của Đảng và Nhà nước trên địa bàn huyện; làm nhiệm vụ thường trực của Hội đồng Thi đua – Khen thưởng cấp huyện; - Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện kế hoạch, nội dung thi đua, khen thưởng trên địa bàn huyện; xây dựng, quản lý và sử dụng Quỹ thi đua, khen thưởng theo quy định của pháp luật. m. Thanh tra, kiểm tra, giải quyết các khiếu nại, tố cáo và xử lý các vi phạm về công tác nội vụ theo thẩm quyền. n. Thực hiện công tác thống kê, thông tin, báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện và Giám đốc Sở Nội vụ về tình hình, kết quả triển khai công tác nội vụ trên địa bàn. SVTT: Nguyễn Thị Vân Dung_MSSV: 1256130008 Trang 5 Báo Cáo Thực Tập Chuyên Ngành 2 Lớp: Lưu trữ- QTVP o. Tổ chức triển khai, ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ; xây dựng hệ thống thông tin, lưu trữ phục vụ công tác quản lý nhà nước về công tác nội vụ trên địa bàn. Ô. Quản lý tổ chức, biên chế, thực hiện chế độ, chính sách, chế độ đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật, đào tạo và bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ đối với cán bộ, công chức, viên chức thuộc phạm vi quản lý của Phòng Nội vụ theo quy định của pháp luật và theo phân cấp của Ủy ban nhân dân cấp huyện. Ơ. Quản lý tài chính, tài sản của Phòng Nội vụ theo quy định của pháp luật và theo phân cấp của Ủy ban nhân dân cấp huyện. p. Giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn về công tác nội vụ và các lĩnh vực công tác khác được giao trên cơ sở quy định của pháp luật và theo hướng dẫn của Sở Nội vụ. q. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Ủy ban nhân dân huyện. . 1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy phòng Nội vụ Ủy ban nhân dân huyện a. Phòng Nội vụ Trưởng Phòng, Phó Trưởng Phòng và cán bộ, công chức. - Trưởng phòng Nội vụ chịu trách nhiệm trước Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện và trước pháp luật về việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao và toàn bộ hoạt động của Phòng. - Phó Trưởng phòng giúp Trưởng phòng phụ trách và theo dõi một số mặt công tác; chịu trách nhiệm trước Trưởng Phòng và trước pháp luật về nhiệm vụ được phân công. Khi Trưởng phòng vắng mặt một Phó Trưởng phòng được Trưởng phòng ủy nhiệm điều hành các hoạt động của Phòng. - Việc bổ nhiệm, điều động, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật, miễn nhiệm, từ chức, thực hiện chế độ, chính sách đối với Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng do Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện quyết định theo quy định của pháp luật SVTT: Nguyễn Thị Vân Dung_MSSV: 1256130008 Trang 6 Báo Cáo Thực Tập Chuyên Ngành 2 Lớp: Lưu trữ- QTVP * Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy phòng Nội vụ Ủy ban nhân dân huyện Thống Nhất, tỉnh Đồng Nai TRƯỞNG PHÒNG Ông: Bùi Văn Thạnh PHÓ TRƯỞNG PHÒNG Ông: Nguyễn Lê Trường Sơn PHÓ TRƯỞNG PHÒNG Ông: Hà Văn Hải PHÓ TRƯỞNG PHÒNG Bà: Nguyễn Thị Hồng Thắm TỔ TRƯỞNG 1 Ông: Trương Văn Vinh TỔ TRƯỞNG 2 Ông: Vũ Bá Hoàng TỔ TRƯỞNG 3 Ông: Phạm Tuấn Anh CHUYÊ N VIÊN CHUYÊN VIÊN Bà:Trần Thị Ánh Nhi Ông:Trần Minh Thiện CHUYÊN VIÊN Ông: Đỗ Văn Huy CHUYÊN VIÊN CHUYÊN VIÊN Bà:Trần Thị Phượng Bà: Vũ Thị Bích Hằng CHUYÊN VIÊN Ông: Nguyễn Văn Chín CHUYÊN VIÊN Ông: Nguyễn Ngọc Châu 1.4. Biên chế - Biên chế hành chính Phòng Nội vụ do Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện phân bổ hàng năm theo yêu cầu nhiệm vụ và khối lượng công việc được giao. - Biên chế sự nghiệp của các đơn vị trực thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện do Ủy ban nhân dân huyện quyết định theo định mức biên chế và theo quy định của pháp luật. 1.5. Chế độ làm việc - Trưởng phòng Nội vụ của ủy ban nhân dân huyện là người chịu trách nhiệm điều hành mọi hoạt động của phòng theo chức năng, nhiệm vụ được giao đúng quy định của pháp luật. 1.6. Mối quan hệ công tác SVTT: Nguyễn Thị Vân Dung_MSSV: 1256130008 Trang 7 Báo Cáo Thực Tập Chuyên Ngành 2 - Lớp: Lưu trữ- QTVP Phòng Nôi vụ Ủy ban nhân dân huyện nằm trong cơ cấu tổ chức bộ máy các cơ quan hành chính nhà nước cấp huyện, có mối quan hệ mật thiết với các sở, ban, ngành của huyện và Ủy ban nhân dân các xã, thị xã, thành phố trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, đảm bảo thực hiện kịp thời yêu cầu lãnh đạo, chỉ đạo của Ủy ban nhân dân huyện và Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện. 2. Về công tác Lưu trữ Tài liệu hình thành ngày càng nhiều ở các cơ quan đơn vị yêu cầu khách quan phải lựa chọn, thu thập, sắp xếp khoa học, bảo quản tốt, tra tìm nhanh chóng để phục vụ nhu cầu giải quyết các công việc chuyên môn và tổ chức điều hành hoạt động của từng cơ quan. Công tác lưu trữ trở thành một mắc xích không thể thiếu trong hoạt động của từng cơ quan, đơn vị, của bộ máy nhà nước. Nhận thấy được tầm quan trọng của công tác lưu trữ, Phòng Nội vụ ủy ban nhân dân huyện quan tâm xây dựng kho lưu trữ, mua sắm các trang thiết bị bảo quản, tuyển dụng cán bộ lưu trữ chuyên trách để trực tiếp thực hiện công tác lưu trữ. Phòng Nội vụ Ủy ban nhân dân huyện đã bố trí 03 cán bộ chuyên trách làm công tác lưu trữ bảo đảm tiêu chuẩn nghiệp vụ các ngạch công chức ngành văn thư và lưu trữ theo quy định; đồng thời cử cán bộ lưu trữ đi học để nâng cao trình độ chuyên môn. Cán bộ Lưu trữ của phòng Nội vụ UBND huyện hằng năm thu thập tài liệu ở các Chuyên viên, Phòng, Trung tâm sau đó tiến hành chỉnh lý, sắp xếp thành các hồ sơ, bảo quản trong cặp, hộp để lên giá trong kho lưu trữ, có mục lục hồ sơ thuận tiện cho việc tra tìm nghiên cứu sử dụng khi cần thiết. Phòng Nội vụ Ủy ban nhân dân huyện đã xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng để thực hiện công tác bảo quản tài liệu. Diện tích hiện nay của kho là 48m 2. Các trang thiết bị để bảo quản tài liệu trong kho gồm: quạt, quạt hút, máy điều hòa, bình chữa cháy, giá để tài liệu. 2.1.Tổ chức- Cán bộ lưu trữ của cơ quan: - Quy mô tổ chức bộ phận lưu trữ ( phòng, tổ, một số cán bộ chuyên trách hoặc cán bộ lưu trữ kiêm nhiệm ) SVTT: Nguyễn Thị Vân Dung_MSSV: 1256130008 Trang 8 Báo Cáo Thực Tập Chuyên Ngành 2 - Lớp: Lưu trữ- QTVP Về số lượng: Tổng số công chức hiện có của phòng Nội vụ huyện là 14 người trong đó: + Cơ cấu độ tuổi: dưới 30 tuổi là 04 người, từ 31-40 tuổi là 06 người, từ 4150 tuổi là 03 người, trên 50 tuổi là 01 người. + Trình độ lý luận chính trị: cao cấp cử nhân là 03 người, trung cấp là 04 người ( trong đó coa 02 người đang học cao cấp, cử nhân ) sơ cấp là 04 người + Trình độ chuyên môn : Đại học là 12 người, cao đẳng 01 người , chưa qua đào tạo 01 người ( hiện đang học đại học năm 2016 tốt nghiệp ) + Dân tộc kinh chiếm 100% + giới tính: nam chiếm 10 người ( tỷ lệ 71,4 %), nữ là 04 người, (tỷ lệ 28,6 %) - Về chất lượng: Nhìn chung đội ngũ cán bộ công chức của phòng Nội vụ có trình độ chuyên môn cao, đều từ cao đẳng trở lên, trình độ đại học chiếm 85,7% trong đó chủ yếu là các ngành hành chính, quản lý kinh tế, luật… chỉ có vài người thuộc ngành khác. Như vậy trình độ chuyên môn cơ bản đáp ứng nhu cầu nhiệm vụ được giao của nganh nội vụ. ngoài ra qua quá trình công tác, tích lũy kinh nghiệm, đội ngũ cán bộ công chức phòng Nội Vụ ngày một năng cao về kỹ năng làm việc.  Lãnh đạo cơ quan  Trưởng phòng: Ông Bùi Văn Thạnh - Phụ trách chung và chịu trách nhiệm trước Huyện ủy, UBND Huyện, Sở Nội Vụ, tỉnh về mọi mặt hoạt đọng của cơ quan. - Trực tiếp phụ trách công tác tổ chức, bộ máy; cán bộ, công chức, viên chức; quản lý và sử dụng biên chế hành chính, vị trí ciệc làm trong đơn vị sự nghiệp; công tác xây dựng chính quyền; quản lý địa giơi hành chính.  Phó trưởng phòng: Ông Nguyễn Lê Trường Sơn - Phụ trách công tác Hội và tổ chức phi chính phủ; công tác thanh niên; quy chế dân chủ; dân vận chính quyền; đào tạo bồi dưỡng; kỹ luật cán bộ; công SVTT: Nguyễn Thị Vân Dung_MSSV: 1256130008 Trang 9 Báo Cáo Thực Tập Chuyên Ngành 2 Lớp: Lưu trữ- QTVP chức và những người hoạt đọng không chuyên trách cấp xã; theo dỗi công tác tổng hợp, báo cáo cơ quan. Tham mưu giúp việc cho trưởng phòng trong công tác xây dựng chính quyền, quản lý địa giới hành chính  Phó trưởng phòng: Ông Hà Văn Hải - Phụ trách công tác tôn giá; thực hiện chế độ thăm hỏi, phún viếng đối với cán bộ lãnh đạo và thân nhân theo quy chế UBND Huyện. kiêm nhiệm kế toán cơ quan  Phó trưởng phòng: Bà Nguyễn Thị Hồng Thắm - Phụ trách công tác cải cách hành chính; thi đua khen thưởng; văn thư lưu trữ nhà nước; lỹ luật công chức viên chức cấp Huyện. tham mưu giúp việc cho trưởng phòng trong quản lý công chức viên chức cấp huyện.  Bộ phận tham mưu giúp việc Bao gồm 10 chuyên viên chia thành 3 tổ phụ trách  Tổ 1: Phụ trách công tác tổ chức bộ máy, quản lý, sử dụng công chức viên chức cấp huyện; giải quyết chế độ chính sách đối với công chức viên chức cấp huyện;kỹ luật cán bộ, công chức, viên chức cấp huyện; cải cách hành chính; công tác thanh niên. - Chuyên viên – Tổ trưởng: Ông Trương Văn Vinh Chịu trách nhiệm về công tác tổ chức bộ máy; quản lý công chức, viên chức cấp huyện; giải quyết chế đọ chiinhs sách đối với công chức,viên chức cấp huyện; kỹ luật cán bộ, công chức, viên chức cấp huyện. - Chuyên viên: Bà Trần Thị Ánh Nhi Chịu trách nhiệm tham mưu tổng hợp giải quyết chế độ chính sách đối với công chức, viên chức cấp huyên. Kiêm nhiệm tham mưu tổng hợp công tác tổ chức bộ máy; quản lý và sử dụng biên chế hành chính - Chuyên viên: Ông Trần Minh Thiện Chịu trách nhiệm trong tham mưu, tổng hợp công tác cải cách hành chín; công tác thanh niên SVTT: Nguyễn Thị Vân Dung_MSSV: 1256130008 Trang 10 Báo Cáo Thực Tập Chuyên Ngành 2 Lớp: Lưu trữ- QTVP  Tổ 2: Phụ trách công tác xây dựng chính quyền, quản lí cán bộ công chức và những người hoạt động không chuyên trách cấp xã; giải quyết chế đọ chính đối với cán bộ, công chức và những người hoạt đọng không chuyên trách cấp xã; kỹ luật CBCC và những người hoạt đọng không chuyên trách cấp xã; quản lý địa giới hành chính; thực hiện quy chế dân chủ, dân vận chính quyền; công tác đào tạo bồi dưỡng; công tác hội và tổ chức phi chính phủ; thống kê báo cáo tổng hợp cơ quan. - Chuyên viên – Tổ trưởng: Ông Vũ Bá Hoàng Chịu trách nhiệm công tác xây dựng chính quyền; quản lý cán bộ, công chức và những người hoạt động không chuyên trách cấp xã; giải quyết chế độ chính sách đối với CBCC và những người hoạt động không chuyên trách cấp xã; kỹ luật cán bộ, công chức, những người hoạt động không chuyên trách cấp xã; quản lý địa giới hành chính; thực hiện quy chế dân chủ; dan vận chính quyền. - Chuyên viên: Ông Đỗ Văn Huy Chịu trách nhiệm về công tác thống kê, tổng hợp báo cáo của cơ quan. Kiêm nhiệm tham mưu, tổng hợp công tác xây dựng chính quyền. - Chuyên viên: Bà Trần Thị Phượng Chịu trách nhiệm về công tác hội và tổ chức phi chính phủ; giải quyết chế độ chính sách đối với CBCC và những hoạt động không chuyên trách cấp xã - Chuyên viên: Bà Vũ Thị Bích Hằng Chịu trách nhiệm về công tác văn thư, lưu trữ cơ quan; công tác đào tạo bồi dưỡng; phụ trách hộp thư điện tử cơ quan theo quy định của UBND tỉnh, huyện; kiêm nhiệm thủ quỹ cơ quan  Tổ 3:phụ trách công tác quản lý nhà nước về tôn giáo, thi đua, khen thưởng; văn thư lưu trữ nhà nước; thực hiện chế đọ thăm hỏi, phúng viếng cán bộ lãnh đạo và thân nhân theo quy chế của UBND huyện - Chuyên viên – tổ trưởng: Ông Phạm Tuấn Anh Chịu trách nhiệm về công tác thi đua, khen thưởng - Chuyên viên: Ông Nguyễn Văn Chín SVTT: Nguyễn Thị Vân Dung_MSSV: 1256130008 Trang 11 Báo Cáo Thực Tập Chuyên Ngành 2 Lớp: Lưu trữ- QTVP Chịu trách nhiệm tham mưu, tổng hợp công tác quản lý nhà nước về tôn giáo. Kiêm nhiệm thực hiện chế độ tham hỏi, phúng viếng cán bộ lãnh đạo và thân nhân theo quy chế UBND huyện - Chuyên viên: Bà Nguyễn Ngọc Châu Chịu trách nhiệm tham mưu tông hợp công tác văn thư, lưu trữ nhà nước. kiêm nhiệm tham mưu tổng hợp công tác thi đua khen thưởng.  Nhận xét: Với việc bố trí nhân sự như trên, phòng đã tổ chức phân công công việc rõ ràng đối với các cán bộ, nhân viên: cán bộ nhân viên khi được phân công phụ trách mảng công việc nào thì chịu trách nhiệm về mảng công việc ấy; có sự phân công rõ ràng của từng người không có sự kiêm nhiệm công việc giữa người này với người khác 2.2. Các văn bản chỉ đạo, hưỡng dẫn về công tác lưu trữ đã được cơ quan ban hành. - Quyết định số 319/QĐ- UBND ngày 01/3/2008 ban hành “ chỉ tiêu thi đua, khen thưởng về công tác văn thư lưu trữ hằng năm đối với các cơ quan, ban ngành huyện” và chỉ tiêu “ thi đua khen thưởng về công tác văn thư, lưu trữ hằng năm đối với UBND các xã”. - Quyết định số 2248/QĐ-UBND ngày 24/9/2008 thành lập đoàn kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ năm 2014. - Công văn số 629/UBND-NV ngày 18/9/2009 về việc đề nghị báo cáo tình hình công tác văn thư lưu trữ 9 tháng năm 2014. - Công văn số 284/VPUBND - HC ngày 31/10/2014 của phòng Nội Vụ Ủy ban nhân dân huyện v/v tổ chức thực hiện nghiêm túc quy định về công tác lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành. - Quyết định số 19 ngày 13/1/2014 về việc thành lập hội đồng chỉnh lý tài liệu hành chính xã. - Công văn 622/ UBND – NV hướng dẫn công tác văn thư lưu trữ và chuẩn bị hồ sơ nộp vào lưu trữ huyện. - Quyết định số 439/QĐ – P.NV ngày 7/9/2014, quyết định ban hành về hoạt động văn thư, lưu trữ in ấn của phòng nội vụ huyện Thống Nhất. SVTT: Nguyễn Thị Vân Dung_MSSV: 1256130008 Trang 12 Báo Cáo Thực Tập Chuyên Ngành 2 - Lớp: Lưu trữ- QTVP Công văn số 109/CV VTLT – QLVTTL ngày 12/11/2014 về việc nhắc nhở các cơ quan, đơn vị thực hiện nghiêm túc cá quy định về công tác VT – LT. - Số 1087/QĐ – UBND ngày 10/4/2014 về việc ban hành quy chế quy định về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan hành chính nhà nước, đơn vị sự nghiệp trên địa bàn huyện Thống Nhất  Nhận xét: Các văn bản về công tác văn thư, lưu trữ được ban hành kịp thời và đúng thời điểm đã mang lại những hiệu quả to lớn trong công tác lưu trữ của cơ quan nhằm nâng cao chất lượng hiệu quả trong công tác lưu trữ của huyện. 2.3. Tình hình tài liệu của phòng Nội vụ Ủy ban nhân dân huyện Thống Nhất, tỉnh Đồng Nai Hiện nay số lượng tài liệu đã được chỉnh lý hoàn chỉnh: 800 hộp = 8741 hồ sơ (ĐVBQ) tương đương với 133 mét giá; tài liệu đã chỉnh lý sơ bộ: 70 mét giá = 804 cặp ba dây. Thời gian có sớm nhất của tài liệu năm 2003, thời gian hiện nay của tài liệu năm 2015. Qua khảo sát cho thấy, tình hình khối tài liệu hiện đang được bảo quản trong kho lưu trữ vẫn còn nguyên vẹn, được bảo quản tốt, được sắp xếp trật tự ngăn nắp trên giá, kệ, có bìa, cặp hộp đựng hồ sơ, trang bị đầy đủ các trang thiết bị phòng chống gây hại đối với tài liệu. Tài liệu được bảo quản trong kho chủ yếu là những tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động Ủy ban nhân dân huyện và Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện, sau khi giải quyết xong công việc những hồ sơ, tài liệu có giá trị sẽ được lựa chọn để giao nộp vào Lưu trữ cơ quan để bảo quản. Về cơ bản việc giao nộp tài liệu vào Lưu trữ cơ quan được thực hiện đúng thời hạn không có tình trạng tài liệu tồn đọng kéo dài nhiều năm. 2.4. Tình hình thực hiện các nội dung nghiệp vụ tại phòng Nội vụ Ủy ban nhân dân huyện Thống Nhất, tỉnh Đồng Nai: a/ Thu thập, bổ sung tài liệu Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ là quá trình thực hiện các biện pháp nhằm xác định nguồn tài liệu, thành phần tài liệu và tổ chức chuyển giao tài liệu vào kho Lưu trữ theo thời hạn và phạm vi được nhà nước quy định. Thu thập, bổ sung tài liệu là một trong những khâu nghiệp vụ quan trọng nhằm lựa chọn những tài liệu có giá trị đưa vào SVTT: Nguyễn Thị Vân Dung_MSSV: 1256130008 Trang 13 Báo Cáo Thực Tập Chuyên Ngành 2 Lớp: Lưu trữ- QTVP bảo quản trong Lưu trữ hiện hành và Lưu trữ lịch sử để quản lý, tránh mất mát, thất lạc tài liệu và làm cơ sở, tiền đề thực hiện các khâu nghiệp vụ tiếp theo. Phòng Nội vụ Ủy ban nhân dân huyện đã ban hành các văn bản quy định về công tác thu thập bổ sung tài liệu như: - Công văn số 284/UBND-HC ngày 31/10/2012 của phòng Nội Vụ Ủy ban nhân dân huyện v/v tổ chức thực hiện nghiêm túc quy định về công tác lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành. - Công văn số 311/UBND-HCTC ngày 18/11/2012 của phòng Nội Vụ Ủy ban nhân dân huyện v/v dự kiến danh mục, lập hồ sơ công việc năm 2015 và giao nộp hồ sơ tài liệu năm 2013. - Kế hoạch số 297/KH - UBND ngày 27/10/2011 của phòng Nội Vụ Ủy ban nhân dân huyện về kế hoạch triển khai chỉ thị số 02/2011/CT-UBND của Chủ tịch về việc lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử các cấp. Các văn bản phòng Nội Vụ Ủy ban nhân dân huyện đã áp dụng để làm căn cứ pháp lý thực hiện việc bổ sung thu thập tài liệu. - Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 của Quốc hội ngày 11/11/2011. - Quyết định số 34/2012/QĐ-UBND ngày 19/9/2012 của UBND huyện về việc ban hành quy chế công tác Văn thư – Lưu trữ của UBND các cấp và các ngành thuộc huyện. Nguồn bổ sung tài liệu chủ yếu vào Lưu trữ cơ quan của phòng Nội Vụ Ủy ban nhân dân huyện: - Tài liệu của lãnh đạo UBND huyện (hồ sơ cá nhân, sổ tay công tác); - Tài liệu của lãnh đạo phòng Nội Vụ UBND huyện (hồ sơ cá nhân, sổ tay công tác); - Tài liệu của các phòng chuyên môn trực thuộc phòng Nội Vụ UBND huyện: + Phòng Hành chính - Tổ chức; + Phòng Quản trị - Tài vụ; + Phòng Kinh tế ngành; + Phòng Tổng hợp; SVTT: Nguyễn Thị Vân Dung_MSSV: 1256130008 Trang 14 Báo Cáo Thực Tập Chuyên Ngành 2 Lớp: Lưu trữ- QTVP + Phòng Nội chính; + Phòng Văn xã; + Ban Tiếp công dân huyện. - Tài liệu của các đơn vị sự nghiệp trực thuộc phòng Nội Vụ UBND huyện: + Trung tâm tin học; + Trung tâm công báo; Đa số tài liệu thu thập về Lưu trữ cơ quan đã được lập hồ sơ sơ bộ, một phần tài liệu còn trong tình trạng bó gói, lộn xộn, các chuyên viên chưa lập hồ sơ công việc. Thủ tục giao nhận tài liệu được thống kê theo cặp ba dây dây kèm theo Biên bản giao nhận tài liệu lưu trữ với sự ký kết giữ hai bên giao và nhận. Trách nhiệm của Lưu trữ cơ quan: - Giao nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử theo đúng thời hạn quy định tại Điều 21 Luật Lưu trữ. Trường hợp cơ quan muốn giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến thời hạn giao nộp phải được sự đồng ý bằng văn bản của Lưu trữ lịch sử có thẩm quyền thu thập: - Giao nộp tài liệu trên cơ sở hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản được thống kê thành “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”; - Giao nộp đầy đủ hộp, cặp và công cụ tra cứu kèm theo; - Vận chuyển tài liệu đến nơi giao nộp. Thời hạn giao nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử: Trong thời hạn 10 năm, kể từ năm công việc kết thúc, Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm nộp lưu hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử (Chi cục Văn thư – Lưu trữ huyện). Ưu điểm: tài liệu tương đối mới và hoàn chỉnh, Hạn chế: còn nhiều tài liệu rời lẻ, gây khó khăn cho việc lựa chon cách phân loại b/ Công tác phân loại, chỉnh lý tài liệu. Khi phân loại, chỉnh lý tài liệu lưu trữ, cán bộ lưu trữ thực hiện đúng quy trình bao gồm tiến hành phân loại – hệ thống hóa tài liệu trong phông theo một phương án khoa học; trong đó sữa chữa, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ, đơn vị bảo quản; xác định giá SVTT: Nguyễn Thị Vân Dung_MSSV: 1256130008 Trang 15 Báo Cáo Thực Tập Chuyên Ngành 2 Lớp: Lưu trữ- QTVP trị tài liệu; làm các công cụ tra cứu nhằm tạo điều kiện tối ưu cho công tác bảo quản phục vụ khai thác tài liệu. Cán bộ lưu trữ đã chỉnh lý hoàn chỉnh tài liệu Phòng lưu trữ UBND huyện Thống Nhất từ năm 2006 đến 2010, và đang tiến hành chỉnh lý tài liệu của các năm tiếp theo. Hiện nay, phần lớn tài liệu bảo quản trong kho lưu trữ của phòng Nội Vụ Ủy ban nhân dân huyện đã được chỉnh lý hoàn chỉnh và cho vào hộp lưu trữ, còn 1 phần tài liệu đã chỉnh lý sơ bộ và được bảo quản trong cặp ba dây: - Số lượng tài liệu đã được chỉnh lý: 400 hộp = 3741 hồ sơ (ĐVBQ) tương đương 67 mét giá, chất lượng: tài liệu bên trong hồ sơ tốt, phản ánh đúng quá trình giải quyết công việc, hoạt động của cơ quan, tài liệu bên trong có giá trị cao do công tác chỉnh lý đã thực hiện đúng các quy trình của nghiệp vụ Lưu trữ, chỉnh lý đúng thời gian quy định. - Số lượng tài liệu chưa được chỉnh lý: 70 mét giá = 804 cặp ba dây, tài liệu được bỏ trong cặp ba dây và phân chia theo năm, đã phân chia theo các lĩnh vực của 20 chuyên viên phụ trách. Phương án phân loại và hệ thống hóa tài liệu của phòng Nội Vụ UBND huyện để chỉnh lý phòng UBND huyện Thống Nhất: thời gian - mặt hoạt động. Hiệu quả của việc chỉnh lý thông qua việc tra tìm sử dụng khối lượng tài liệu đã chỉnh lý: do tài liệu được chỉnh lý hoàn chỉnh theo từng lĩnh vực cụ thể và theo đúng quy trình nghiệp vụ lưu trữ nên tài liệu được tra tìm để phục vụ công tác tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ một cách nhanh chóng, chính xác, hiệu quả. c/ Công tác xác định giá trị tài liệu: Các văn bản cơ quan đã vận dụng để xác định giá trị tài liệu : - Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011; - Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội Vụ Quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và hướng dẫn về thời hạn bảo quản tài liệu chuyên môn, nghiệp vụ của ngành để xác định giá trị tài liệu; SVTT: Nguyễn Thị Vân Dung_MSSV: 1256130008 Trang 16 Báo Cáo Thực Tập Chuyên Ngành 2 Lớp: Lưu trữ- QTVP - Thông tư số 13/2011/TT-BNV ngày 24/10/2011 của Bộ Nộ vụ quy định thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động của UBND các huyện, thành phố trực thuộc Trung Ương. Đồng thời cơ quan cũng ban hành các văn bản để làm căn cứ xác định giá trị tài liệu: - Quyết định số 07/QĐ-VPUBND ngày 10 tháng 01 năm 2013 của phòng Nội Vụ UBND huyện về việc ban hành bảng thời hạn bảo quản tài liệu Phông Lưu trữ UBND huyện Huyện Thống Nhất, tỉnh Đồng Nai; - Quyết định số 04/QĐ-UBND ngày 07 tháng 01 năm 2015 của phòng Nội Vụ UBND huyện Huyện Thống Nhất, tỉnh Đồng Nai về việc ban hành Danh mục hồ sơ của phòng Nội Vụ UBND huyện năm 2015. Để thực hiện công tác xác định giá trị tài liệu cán bộ lưu trữ ở phòng Nội Vụ UBND huyện đã nghiên cứu và vận dụng các nguyên tắc và tiêu chuẩn của khoa học lưu trữ để lựa chọn những tài liệu có giá trị để bảo quản, quy định thời hạn bảo quản cho các hồ sơ, tài liệu đó; đồng thời loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu hủy. Khi xác định giá trị tài liệu đã đảm bảo được yêu cầu chính xác và thận trọng, vì cơ quan ý thức được kết quả công tác xác định giá trị tài liệu ảnh hưởng đến chất lượng nội dung, thành phần tài liệu của phông lưu trữ, việc xác định không chính xác sẽ làm mất đi những tài liệu có giá trị, và không loại được những tài liệu hết giá trị. Phương pháp thực hiện xác định giá trị tài liệu tại cơ quan là áp dụng hai phương pháp: kết hợp khi lập danh mục hồ sơ và khi lập hồ sơ công việc. Tại phòng Nội Vụ Ủy ban nhân dân huyện đã thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu. Thành phần của hội đồng xác định giá trị tài liệu để xem xét tài liệu bảo quản ở kho Lưu trữ cơ quan gồm có: - Trưởng phòng làm Chủ tịch hội đồng; - Đại diện lãnh đạo đơn vị có tài liệu: chuyên viên - Cán bộ Lưu trữ cơ quan có trình độ từ trung cấp lưu trữ trở lên: chuyên viên kiêm thư ký hội đồng. SVTT: Nguyễn Thị Vân Dung_MSSV: 1256130008 Trang 17 Báo Cáo Thực Tập Chuyên Ngành 2 Lớp: Lưu trữ- QTVP d/ Công tác thống kê Thống kê trong lưu trữ là vận dụng các phương pháp nghiệp vụ, các biểu mẫu chuyên môn đê xác định rõ ràng, chính xác về số lượng, chất lượng, thành phần, nội dung, tình hình tài liệu và hệ thống bảo quản tài liệu trong các kho lưu trữ. Đối tượng thống kê lưu trữ của Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện bao gồm: thống kê tài liệu lưu trữ (nội dung, thành phần, số lượng, chất lượng, tình hình tài liệu…), kho lưu trữ, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ và cán bộ, công chức lưu trữ. Các loại sổ sách thống kê trong kho lưu trữ của cơ quan: Thống kê hệ thống công cụ tra cứu như các mục lục hồ sơ; sổ đăng ký văn bản đi, đến; sổ nhập tài liệu lưu trữ; sổ xuất tài liệu lưu trữ… Việc thực hiện báo cáo thống kê về lưu trữ được thực hiện theo chế độ định kỳ. Số liệu thống kê lưu trữ định kỳ hàng năm được tính từ 0 giờ ngày 01 tháng 01 đến 24 giờ ngày 31 tháng 12. Công tác kiểm tra tài liệu phòng Nội Vụ Ủy ban nhân dân huyện được thực hiện một cách thường xuyên để kiểm tra sự thiếu đủ của tài liệu, nhằm mục đích bổ sung đầy đủ tài liệu không để tài liệu phân tán nhiều nơi ngoài kho lưu trữ. e/ Công tác bảo quản. - Bảo quản tài liệu lưu trữ là áp dụng các biện pháp khoa học, kỹ thuật nhằm bảo đảm an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu để phục vụ các yêu cầu nghiên cứu, sử dụng tài liệu trước mắt và lâu dài. Công tác bảo quản tài liệu có ý nghĩa rất quan trọng. Tài liệu lưu trữ dễ bị hư hỏng khi chịu tác động bởi các nhân tố tự nhiên, môi trường, hóa chất và nhân tố con người. - Nhìn chung, các trang thiết bị bảo quản tài liệu trong kho lưu trữ tương đối đầy đủ: giá đựng tài liệu, 2 máy lạnh, 2 quạt trần, 2 quạt hút, bình cứu hỏa để phòng chống cháy nổ và các trang thiết bị này hiện nay đều sử dụng tốt. Bên cạnh đó phòng Nội Vụ Ủy ban nhân dân huyện còn ban hành các quy định về bảo quản, bảo vệ an toàn tài liêụ: + Nội quy PCCC kho lưu trữ của phòng Nội Vụ Ủy ban nhân dân huyện Thống Nhất đã ban hành kèm theo Quyết định số 74/QĐ-UBND ngày 05/8/2013 của Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện về việc ban hành nội quy phòng cháy chữa cháy kho lưu trữ phòng Nội Vụ Ủy ban nhân dân huyện. SVTT: Nguyễn Thị Vân Dung_MSSV: 1256130008 Trang 18 Báo Cáo Thực Tập Chuyên Ngành 2 Lớp: Lưu trữ- QTVP + Quyết định số 48/QĐ - UBND ngày 16/6/2014 của phòng Nội Vụ Ủy ban nhân dân huyện về việc thành lập đội phòng cháy chữa cháy - Trưởng phòng có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện các quy định sau đây về bảo quản tài liệu lưu trữ: + Xây dựng hoặc bố trí kho lưu trữ theo đúng tiêu chuẩn quy định; + Thực hiện các biện pháp phòng, chống cháy, nổ; phòng, chống thiên tai; phòng gian, bảo mật đối với kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ; + Trang bị đầy đủ các thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ; + Duy trì nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng phù hợp với từng loại hình tài liệu lưu trữ; + Thực hiện các biện pháp phòng, chống côn trùng, nấm mốc, khử a-xít và các tác nhân khác gây hư hỏng tài liệu; + Tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ bị hư hỏng hoặc có nguy cơ bị hư hỏng; + Thực hiện chế độ bảo hiểm tài liệu lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm. - Trách nhiệm của Lưu trữ cơ quan trong việc thực hiện các quy định về bảo quản tài liệu lưu trữ: + Lập kế hoạch đề xuất thủ trưởng cơ quan cải tạo, nâng cấp hoặc xây dựng mới kho bảo quản tài liệu của cơ quan; + Đề xuất mua sắm đầy đủ các phương tiện bảo quản tài liệu; + Thực hiện đầy đủ các quy trình kỹ thuật bảo quản an toàn tài liệu; + Thực hiện chế độ kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất đối với tài liệu đang bảo quản; + Quản lý chế độ xuất nhập tài liệu, chế độ ra vào kho lưu trữ; + Thực hiện tu bổ phục chế tài liệu đối với những tài liệu bị hư hỏng hoặc đang có nguy cơ bị hư hỏng. - Các biện pháp phòng chống các nhân tố gây hại đã được thực hiện ở kho Lưu trữ phòng Nội Vụ UBND huyện có hai biện pháp: thông gió, phun thuốc phòng chống mối. SVTT: Nguyễn Thị Vân Dung_MSSV: 1256130008 Trang 19 Báo Cáo Thực Tập Chuyên Ngành 2 Lớp: Lưu trữ- QTVP Ưu điểm: trang thiết bị được đầu tư ngày càng đầy đủ đảm bảo yêu cầu bảo quản tài liệu một cách an toàn hiệu quả, kỹ thuật bảo quản cũng được quan tâm chú ý nhiều hơn cho nên tài liệu được bảo quản và sử dụng lâu hơn, phục vụ cho công tác lưu trữ thông tin hiện nay. Hạn chế: một số loại tài liệu cũ vẫn chưa thể khôi phục lại vì kỹ thuật còn yếu, nội dung tài liệu không được khôi phục đầy đủ dẫn đến một số khó khăn trong việc sử dụng thông tin tài liệu. f/ Công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ: Ứng dụng tin học trong quản lý công tác lưu trữ là vấn đề cần thiết trong tình hình hiện nay; có đẩy mạnh việc ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin mới làm tốt công tác lưu trữ nhằm đáp ứng yêu cầu phục vụ và phát triển kinh tế - xã hội; đóng góp trực tiếp và hiệu quả cho cải cách hành chính nhà nước, cho sự phát triển đất nước trong giai đoạn mới. Cùng với sự phát triển và ứng dụng của công nghệ thông tin vào trong công tác lưu trữ trong cả nước. Ủy ban nhân dân huyện Thống Nhất đã thiết lập được hệ thống nối mạng nội bộ và có những phần mềm riêng để quản lý văn bản đi và để giúp cho việc tra tìm tài liệu nhanh chóng phục vụ công tác chuyên môn. Tại phòng Nội Vụ Ủy ban nhân dân huyện đã có nội quy khai thác sử dụng tài liệu. Nội quy khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại Phòng đọc phòng Nội Vụ Ủy ban nhân dân huyện được ban hành kèm theo Quyết định số 125/QĐ-VPUBND ngày 12/12/2012 của phòng Nội Vụ Ủy ban nhân dân huyện. Các loại công cụ tra cứu tài liệu hiện có trong kho lưu trữ: mục lục hồ sơ, sổ in công văn đi - đến, phần mền tra cứu tìm tài liệu trên máy vi tính. Các hình thức nghiên cứu sử dụng tài liệu lưu trữ tại phòng Nội Vụ Ủy ban nhân dân huyện: - Sử dụng tài liệu tại Phòng đọc của Lưu trữ cơ quan: tài liệu lưu trữ chỉ được sử dụng tại Phòng đọc. Phòng đọc có nội quy sử dụng tài liệu, các sách tra cứu và các sổ sách theo dõi sử dụng tài liệu. Người sử dụng tài liệu phải chấp hành nghiêm chỉnh các quy định của Lưu trữ cơ quan và nội quy Phòng đọc; SVTT: Nguyễn Thị Vân Dung_MSSV: 1256130008 Trang 20