Tài liệu CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ HUYỆN THIỆU HÓA TỈNH THANH HÓA

LỜI CAM ĐOAN Tác giả xin cam đoan khóa luận tốt nghiệp là công trình tự nghiên cứu, phát triển và hoàn thiện trong thời gian thực tập tại UBND huyện Thiệu Hóa. Tài liệu được sử dụng trong khóa luận có tính xác thực và được lấy từ những nguồn đáng tin cậy trong UBND huyện. Tác giả xin cam đoan về tính chính xác của những tài liệu đưa ra cũng như đảm bảo công trình không sao chép trong bất lỳ tài liệu nào. TÁC GIẢ Nguyễn Thị Hiền MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN....................................................................................................1 PHẦN MỞ ĐẦU......................................................................................................1 1. Lý do chọn đề tài...............................................................................................1 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề................................................................................2 3. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài........................................................................4 4. Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài.......................................................................4 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu....................................................................4 7. Phương pháp nghiên cứu.................................................................................5 8. Đóng góp của khóa luận...................................................................................6 9. Kết cấu của khóa luận......................................................................................7 PHẦN NỘI DUNG..................................................................................................8 Chương 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ.......................................................................................................................... 8 1.1. Công tác văn thư............................................................................................8 1.2. Công tác lưu trữ.............................................................................................9 1.3. Khái niệm, nô ôi dung, vai trò của Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ......11 1.4. Quan điểm của Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ............................12 Chương 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI UBND HUYỆN THIỆU HÓA.......................................................................14 2.1. Khái quát chung về UBND huyện Thiệu Hóa...............................................14 2.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Thiệu Hóa............................................................................................................... 15 2.3. Về chức năng, nhiệm vụ quyền hạn, cơ cấu của Văn phòng UBND huyện Thiệu Hóa............................................................................................................... 18 2.4. Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại UBND huyện Thiệu Hóa..................21 2.4.1. Tổ chức bộ phận quản lý văn thư, lưu trữ...................................................21 2.4.2. Tổ chức nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ..........................................22 2.4.3. Tổ chức xây dựng ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác VTLT 24 2.4.4. Tổ chức các biện pháp thực hiện hệ thống văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ........................................................................................27 2.4.5. Tổ chức thực hiện các hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ.....................29 2.4.6. Tổ chức hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ..................................................................................................................... 36 2.4.7. Tổ chức các hoạt động kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ trong Văn phòng UBND huyện Thiệu Hóa........................................................................................41 2.4.8. Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ......................................42 2.5. Nhận xét, đánh giá..........................................................................................42 2.5.1. Những kết quả đạt được...............................................................................42 2.5.2. Hạn chế.........................................................................................................44 2.5.3. Nguyên nhân................................................................................................47 Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI UBND HUYỆN THIỆU HÓA...............................50 3.1. Hoàn thiện hình thức tổ chức công tác văn thư và kiện toàn bộ phận làm công tác văn thư, lưu trữ tại UBND huyện Thiệu Hóa.......................................50 3.2. Xây dựng và hoàn thiện một cách đồng bộ các văn bản, chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ tại UBND huyện.....................................................52 3.3. Nâng cao nhận thức và tăng cường trách nhiệm của cán bộ lãnh đạo và cán bộ công chức, viên chức về vai trò của công tác văn thư, lưu trữ...............54 3.5. Thường xuyên tổ chức các lớp tập huấn, cuộc thi nhằm nâng cao trình độ năng lực cho cán bộ văn thư, lưu trữ...................................................................58 3.6. Tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra đánh giá xếp loại........................59 3.7. Ứng dụng Công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ.................61 KẾT LUẬN............................................................................................................64 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO..............................................................65 PHẦN PHỤ LỤC.......................................................................................................68 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT STT Cụm từ viết tắt Cụm từ đầy đủ 1 CB-CC, VC Cán bộ, Công chức, viên chức 2 CNH HĐH Công nghiệp hóa, hiện đại hóa 3 HĐND – UBND Hội Đồng nhân dân- Ủy ban nhân dân 4 HĐND Hội Đồng nhân dân 5 UBND Ủy Ban nhân dân 6 VTLT Văn thư, lưu trữ DANH MỤC BẢNG BIỂU, HÌNH, SƠ ĐỒ. DANH MỤC BẢNG TT 1 Tên bảng Bảng 2.1. Việc bố trí, sắp xếp các bộ phận, cá nhân làm công tác VTLT ở UBND huyện 2 3 Bảng 2.2. Việc tổ chức triển khai các văn bản hướng dẫn về công tác VTLT tại UBND huyện Bảng 3.1. Tính cấp thiết và thiết khả thi của giải pháp được đề xuất 4 Bảng 3.2. Tính cấp thiết và thiết khả thi của giải pháp được đề xuất 5 Bảng 3.3. Tính cấp thiết và thiết khả thi của giải pháp được đề xuất 6 Bảng 3.4. Tính cấp thiết và thiết khả thi của giải pháp được đề xuất 7 Bảng 3.5. Tính cấp thiết và thiết khả thi của giải pháp được đề xuất 8 Bảng 3.6. Tính cấp thiết và thiết khả thi của giải pháp được đề xuất 9 Bảng 3.7. Tính cấp thiết và thiết khả thi của giải pháp được đề xuất DANH MỤC HÌNH Trang TT Tên hình 1 Hình 2.1. Phần mềm TDOFFICE MODUIE 2 Hình 2.2.Hộp thư điện tử Email nhận và chuyển văn bản của 3 UBND huyện Thiệu Hóa Hình 2.3.Máy Scan để gửi văn bản 4 Hình 2.4. Phần mền hệ thống theo dõi thực hiện nhiệm vụ của Trang UBND huyện Thiệu Hóa) DANH MỤC SƠ ĐỒ TT Tên sơ đồ 1 Sơ đồ 2.1. Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Thiệu Hóa 2 Sơ đồ 2.2. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND-UBND huyện Thiệu Hóa Trang PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Việt Nam đang trong tiến trình xây dựng và phát triển nền kinh tế hàng hóa nhiều thành phần, vận hành theo cơ chế thị trường có sự quản lý của Nhà nước, theo định hướng xã hội chủ nghĩa. Sự nghiệp đổi mới đã và đang mang lại những thành tựu to lớn về chính trị kinh tế, văn hóa, xã hội, an ninh quốc phòng, trật tự an toàn xã hội đang tạo ra những tiền đồ mới. Cùng với sự phát triển nhanh và mạnh mẽ nền kinh tế thị trường là sự ra đời của các cơ quan, tổ chức với những quy mô lớn, nhỏ các loại hình kinh doanh đa dạng và phong phú. Mỗi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đều có những cách tổ chức sắp xếp bộ máy hoạt động riêng cho phù hợp với tiến trình đi lên hội nhập cuả doanh nghiệp, tổ chức. Công tác văn thư, lưu trữ có vai trò rất quan trọng đối với tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội. Đối với các cơ quan, tổ chức công tác văn thư, lưu trữ cũng có vai trò đặc biệt quan trọng. Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ khác nhau nhưng đều có một đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều sản sinh tài liệu liên quan và những văn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết. Do đó, vai trò của công tác văn thư, lưu trữ đối với hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức là một trong những lĩnh vực công tác có vai trò và tầm quan trọng đặc biệt và là lĩnh vực hoạt động không thể thiếu đối với mỗi cơ quan, tổ chức. Có thể nói công tác văn thư, lưu trữ là hoạt động quan trọng giúp cho lãnh đạo nắm bắt được tình hình hoạt động của cơ quan. Trong quá trình hoạt động của bộ máy quản lý nói chung, công tác văn thư, lưu trữ giữ vai trò rất quan trọng trong việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị. Thực hiện tốt công tác VTLT không những phục vụ đắc lực cho công tác lãnh đạo, chỉ đạo mà còn giúp cho việc lưu trữ, bảo quản, khai thác tốt nguồn thông tin quý giá hình thành trong hoạt động của cơ quan, góp phần giải quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác và hiệu quả. 1 UBND huyện Thiệu Hóa từ khi thành lập đến nay rất chú trọng về công tác VTLT và xem đây là một nhiệm vụ then chốt trong việc quản lý và chỉ đạo mọi hoạt động của UBND huyện. Vì thế, công tác VTLT của UBND huyện đã đi vào nề nếp và đạt được những kết quả đáng khích lệ. Bên cạnh những kết quả đạt được vẫn còn một số hạn chế nhất định như công tác tổ chức nhân sự làm VTLT chưa được kiện toàn; đội ngũ cán bộ VTLT còn yếu về chuyên môn, thiếu về số lượng; hệ thống văn bản quản lý công tác VTLT còn thiếu, chất lượng văn bản chưa cao; các quy trình nghiệp vụ chưa được thực hiện một cách thống nhất; công tác đào tạo, bồi dưỡng chưa được chú trọng đúng mức, các hoạt động kiểm tra đánh giá còn mang nặng tính hình thức... Nhằm sớm khắc phục tình trạng trên, từng bước chấn chỉnh, tăng cường công tác VTLT, đồng thời tăng cường khả năng khai thác thông tin lưu trữ phục vụ cho hoạt động quản lý, nghiên cứu khoa học của UBND huyện và các nhu cầu chính đáng khác cần phải nhanh chóng tìm ra các biện pháp để thay đổi cách quản lý công tác VTLT của UBND huyện có tính khoa học và mang lại hiệu quả cao. Xuất phát từ thực tế trên, chúng tôi chọn đề tài “Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại UBND huyện Thiệu Hóa” làm đề tài của mình. Thông qua đề tài này, nhằm xem xét và nghiên cứu thực trạng công tác văn thư, lưu trữ để đề xuất một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan. 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề Công tác văn thư, lưu trữ là công tác giữ vai trò quan trọng trong các cơ quan Nhà nước nói chung và các doanh nghiệp nói riêng, cho nên vấn đề này được rất nhiều người quan tâm nghiên cứu ở các khía cạnh khác nhau. Cho đến nay ở Việt Nam đã có nhiều công trình nghiên cứu, nhiều luận văn tốt nghiệp đã đề cập đến vấn đề về công tác văn thư, lưu trữ như: - Đề tài nghiên cứu khoa học của TS. Dương Văn Khảm: “Cơ sở khoa học để tổ chức quản lý nhà nước về công tác lưu trữ 1999-2001”. Đề tài chủ yếu tập trung vào việc đánh giá thực trạng tổ chức lưu trữ, hệ thống đào tạo cán bộ công chức của 2 nước ta trong giai đoạn từ khi có ngành Lưu trữ hình thành. Đề tài đề xuất một cơ chế quản lý nhà nước về công tác lưu trữ. - Luận văn thạc sĩ khoa học giáo dục của Huỳnh Thị Thanh Quyên: “ một số biện pháp quản lý công tác văn thư, lưu trữ ở Trường Đại Học Quảng Nam” nói về thực trạng về công tác văn thư, lưu trữ và các biện pháp quản lý công tác VTLT. - Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên: Nguyễn Thị Thanh: “ một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác văn thư – lưu trữ tại Công ty Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng” khóa luận cũng đề cập đến vấn đề thực trạng công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan và đề ra các giải pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ tại công ty. - Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên : Trần Thị Thúy: “ thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ tại xí nghiệp sửa chữa tàu 81” khóa luận nêu lên thực trạng hoạt động công tác văn thư lưu trữ tại xí nghiệp. - Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên : Vũ khắc Tuấn: “ nghiên cứu thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ tại Công Ty TNHH Phúc Tiến” khóa luận nêu lên thực trạng về việc thưc hiện các nội dung của công tác văn thư lưu trữ tại công ty. - Nghiên cứu khoa học của Nguyễn Thị Tâm “Đổi mới công tác văn thư trong cải cách nền hành chính Nhà nước 2002-2005”. - Nghiên cứu khoa học của Lê Thị Minh Hằng “ Công tác văn thư-lưu trữ tại Chi Cục Thuế Quận Thanh Xuân- khảo sát đánh giá và kiến nghị”. - Nghiên cứu khoa học của Nguyễn Thị Thúy Phương “Công tác văn thư tại Văn phòng UBND tỉnh Nghệ An – Thực trạng và giải pháp”. - Nghiên cứu khoa học của Đặng Thị Nhung “ Công tác văn thư ở UBND Tuyên Quang và một số ý kiến” - Nghiên cứu khoa học của Lý Thị Hường “ Công tác văn thư ở UBND huyện Minh Giang – Hải Dương”. - Nghiên cứu khoa học của Đỗ Thị Mai “ Thực trạng và giải pháp hoàn thiện công tác lưu trữ của Trường Đại học Thương Mại”. - Nghiên cứu khoa học của Phạm Thị Thu Nhàn “ Công tác Lưu trữ tại công ty cổ phần Sông Đà 11- Thực trạng và giải pháp”. Như vậy, các công trình nghiên cứu trên đề cập đến vấn đề về công tác văn thư, lưu trữ dưới các góc độ khác nhau cả về lý luận và thực tiễn nhưng chưa có 3 công trình nghiên cứu nào đề cập tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại UBND huyện Thiệu Hóa, tỉnh Thanh Hóa. Vì vậy, đề tài mà chúng tôi lựa chọn để nghiên cứu không trùng với các công trình nghiên cứu đã công bố. 3. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài - Làm rõ một số vấn đề lí luận về công tác văn thư, lưu trữ. - Phân tích và đánh giá thực trạng việc tổ chức công tác văn thư, lưu trữ của UBND huyện Thiệu Hóa, từ đó khái quát những ưu điểm, hạn chế cũng như nguyên nhân trong việc tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại UBND huyện Thiệu Hóa. - Đề xuất một số giải giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức công tác văn thư, lưu trữu tại UBND huyện Thiệu Hóa. 4. Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài Làm rõ một số vấn đề lí luận về công tác văn thư, lưu trữ. Từ đó, phân tích đánh giá thực trạng việc tổ chức công tác văn thư, lưu trữ của UBND huyện Thiệu Hóa, từ đó khái quát những ưu điểm, hạn chế và những vấn đề đặt ra trong việc tổ chức công tác văn thư, lưu trữ. Đề xuất một số giải giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức công tác văn thư, lưu trữu tại UBND huyện Thiệu Hóa. 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: + Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ. + Hệ thống các quy định của Nhà nước về tổ chức công tác VTLT. + Các biện pháp tổ chức công tác văn thư, lưu trữ. + Thực trạng tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại UBND huyện Thiệu Hóa. + Các giải pháp để hoàn thiện tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại UBND huyện Thiệu Hóa. - Phạm vi nghiên cứu: + Phạm vi thời gian: nghiên cứu từ năm 2011 đến 2015 + Phạm vi không gian: đề tài tập trung nghiên cứu về việc tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại UBND huyện Thiệu Hóa. + Phạm vi nội dung: đề tài tập trung nghiên cứu về việc tổ chức công tác văn 4 thư, lưu trữ tại UBND huyện Thiệu Hóa giai đoạn 2011- 2015. 6. Giả thuyết nghiên cứu Công tác văn thư, lưu trữ tại UBND huyện Thiệu Hóa những năm qua đã đạt được những kết quả nhất định, song vẫn còn một số hạn chế. Chính vì vậy mà đề tài nghiên cứu nhằm tìm ra những thực trạng và đề xuất các biện pháp để nâng cao hiêu quả của công tác văn thư, lưu trữ, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan. Qua nghiên cứu đề tài thì đây cũng là nguồn tài liệu tham khảo cho bạn đọc muốn tìm hiểu thêm về tổ chức công tác VTLT. 7. Phương pháp nghiên cứu Để thu thập thông tin nhằm làm rõ vấn đề nghiên cứu, đề tài đã sử dụng một số các phương pháp nghiên cứu như: Thứ nhất là, phương pháp lý luận chung về chủ Nghĩa Mác Lênin là hệ thống các quan điểm, cơ sở lý luận giúp chúng ta tìm tòi, xây dựng, lựa chọn và vận dụng các phương pháp nghiên cứu khoa học trong nhận thức và thực tiễn. Phương pháp lý luận chung về chủ Nghĩa Mác Lênin giúp chúng ta có cái nhìn khách quan khi đánh giá sự vật, sự việc, tránh tư duy phiến diện, duy ý chí của bản thân cá nhân. Thứ hai là, các phương pháp nghiên cứu lý luận: Phân tích và nghiên cứu tổng hợp, khái quát hóa các tài liệu có liên quan: Tổng hợp các quan điểm của Nhà nước, các phạm trù khái niệm liên quan đến công tác VTLT. Từ những thông tin, số liệu, tài liệu thu thập được trong quá trình nghiên cứu, tìm tòi (sách báo, mạng Internet, tạp chí, giáo trình, số liệu của cơ quan…) tiến hành phân tích, tổng hợp và đưa ra những đánh giá sự phù hợp của các giải pháp hoàn thiện và nâng cao hiệu quả của công tác văn thư, lưu trữ trên cơ sở nghiên cứu thực trạng về việc tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại UBND huyện Thiệu Hóa. Thứ ba là, phương pháp thống kê: sử dụng một số công thức thống kê toán học để xử lý và kiểm định kết quả nghiên cứu, thống kê các câu trả lời thu được từ các phiếu khảo sát dành cho CB, CC, VC trong cơ quan. 5 Thứ tư là, phương pháp điều tra, khảo sát thực tế: để đánh giá kết quả tổ chức công tác văn thư, lưu trữ, cùng với sự giúp đỡ của cán bộ,công chức, viên chức tại cơ quan đề tài đã tiến hành điều tra bằng câu hỏi và bảng hỏi tự thiết kế nhằm nghiên cứu sự cần thiết của công tác VTLT và đề ra một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của công tác tổ chức VTLT tại cơ quan. Phiếu khảo sát được xây dựng dựa trên cơ sở lý luận, mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu. Thứ năm là, phương pháp hệ thống: là phương pháp dùng để sắp xếp các đối tượng nghiên cứu thành một hệ thống hoàn chỉnh có tính loogic cao dựa trên cơ sở sâu chuỗi các lý thuyết khoa học và thực tiễn làm cho sự hiểu biết về vấn đề nghiên cứu được toàn diện và sâu sắc hơn. Đồng thời cũng sắp xếp những thông tin từ những nguồn đa dạng khác nhau, các tài liệu khác nhau đã thu thập được theo một kết cấu chặt chẽ để phuc vụ cho bài viết. Thứ sáu là, phương pháp so sánh, đối chiếu nhằm so sánh thực trạng tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại UBND huyện đã làm đúng theo yêu cầu của Nhà nước hay chưa, từ đó lựa chọn các giải pháp tốt nhất để hoàn thiện nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan. Thứ bảy là, phương pháp phân tích và tổng hợp: Từ những thông tin, số liệu, tài liệu thu thập được trong quá trình nghiên cứu, tìm tòi (sách báo, mạng Internet, tạp chí, giáo trình, số liệu của cơ quan…) tiến hành phân tích, tổng hợp và đưa ra những đánh giá phù hợp của các giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác văn thư, lưu trữ trên cơ sở phân tích đánh giá thực trạng tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại UBND huyện Thiệu Hóa. 8. Đóng góp của khóa luận Khóa luận đã tìm ra được thực trạng về việc tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại UBND huyện, đưa ra được những ưu điểm và hạn chế cần khắc phục đề ra các biện pháp để hoàn thiện việc tổ chức công tác văn thư, lưu trữ giúp cơ quan hoạt động tốt hơn, nâng cao hiệu quả của hoạt động quản lý văn thư lưu trữ trong thời gian tới. Đồng thời cũng là tài liệu tham khảo cho bạn đọc khi có nhu cầu khai thác sử dụng. 6 9. Kết cấu của khóa luận Ngoài lời cam đoan, danh mục chữ viết tắt, phần mở đầu, kết luận, sơ đồ, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục. Phần nội dung của khóa luận bao gồm ba chương: Chương 1: Những vấn đề chung về công tác văn thư, lưu trữ Trong chương này, chúng tôi tập trung khái quát về những cơ sở lí luận chung về công tác văn thư, lưu trữ. Chương 2: Thực trạng tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại UBND huyện Thiệu Hóa Trong chương này, chúng tôi tập trung nghiên cứu thực trạng về việc tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại UBND huyện Thiệu Hóa, những kết quả mà cơ quan đã đạt được cũng như những hạn chế cần phải khắc phục thông qua các nhiệm vụ cụ thể như: tổ chức bộ phận quản lý VTLT và nhân sự làm công tác VTLT, tổ chức xây dựng và ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác VTLT, tổ chức các biện pháp thực hiện các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác VTLT, tổ chức thực hiện các hoạt động nghiệp vụ VTLT, tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác VTLT, tổ chức kiểm tra công tác VTLT trong Văn Phòng HĐND-UBND, tổ chức sơ kết, tổng kết công tác VTLT . Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại UBND huyện Thiệu Hóa Trong chương này, chúng tôi tập trung trình bày những giải pháp nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả của việc tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại UBND huyện Thiệu Hóa. PHẦN NỘI DUNG Chương 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ 7 1.1. Công tác văn thư Nhìn chung, khái niệm về công tác văn thư có rất nhiều khái niệm nhưng hiểu một cách chung nhất về khái niệm văn thư là: Công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức. [3;11-12]. Công tác văn thư bao gồm những nội dung cơ bản sau: Một là, soạn thảo và ban hành văn bản. Nội dung này bao gồm các công việc: Chuẩn bị soạn thảo văn bản; Soạn thảo văn bản; Duyệt bản thảo, việc sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt;Đánh máy nhân bản; Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành. Ký chính thức văn bản; Phát hành văn bản tại Văn thư cơ quan Hai là, quản lý và giải quyết văn bản đến. Nội dung này bao gồm các công việc: Tiếp nhận văn bản đến;Phân loại, bóc bì, đóng dấu đến; Đăng ký văn bản đến; Trình văn bản đến; Sao văn bản đến; Chuyển giao văn bản đến; Giải quyết và theo dõi đôn đốc việc giải quyết văn bản đến. Ba là, quản lý và giải quyết văn bản đi. Nội dung này bao gồm các công việc: Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; Trình ký văn bản; Ghi số, ngày tháng, năm văn bản;Đăng ký; Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật ( nếu có); Làm thủ tục chuyển giao và theo dõi chuyển giao; Lưu và tổ chức khai thác sử dụng bản lưu. Bốn là, quản lý và sử dụng con dấu. Nội dung này bao gồm các công việc: - Quy định về việc khắc dấu của các cơ quan, tổ chức. - Quy định những việc được làm và không được làm đối với người văn thư khi giữ con dấu của cơ quan. 8 - Quy định về việc sử dụng các con dấu của cơ quan trong các văn bản cho phù hợp. Quy định về việc đóng dấu và bảo quản con dấu của cơ quan, tổ chức. Năm là, lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Nội dung này bao gồm các công việc: - Mở hồ sơ; Thu thập tài liệu để đưa vào hồ sơ; Phân chia các đơn vị bảo quản, sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ; Kết thúc và biên mục hồ sơ. Công tác văn thư có vai trò, ý nghĩa rất quan trọng trong hoạt động của cơ quan, tổ chức. Làm tốt công tác văn thư sẽ mang lại những ý nghĩa sau: Một là, bảo đảm cung cấp kịp thời, đầy đủ những thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý, điều hành và các công việc chuyên môn của mỗi cơ quan tổ chức nói chung trong quá trình quản lý. Hai là, góp phần giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng chế độ, giữ gìn được bí mật quốc gia, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ, giảm bớt giấy tờ vô dụng và việc lợi dụng văn bản của Nhà nước để làm trái pháp luật. Ba là, bảo đảm giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của cơ quan, tổ chức. Nội dung của những tài liệu được hình thành và được nhận trong quá trình giải quyết các công việc phản ánh chính xác, chân thực các hoạt động của cơ quan, tổ chức. Bốn là, giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện tốt cho công tác lưu trữ. Nguồn bổ sung tài liệu vào lưu trữ chủ yếu từ giai đoạn văn thư. Năm là, góp phần bảo vệ bí mật của Đảng và Nhà nước, ngăn chặn việc lạm dụng văn bản của Nhà nước, con dấu của cơ quan vào mục đích phạm pháp. 1.2. Công tác lưu trữ Nhìn chung, khái niệm về công tác lưu trữ có rất nhiều khái niệm nhưng hiểu một cách chung nhất về khái niệm lưu trữ là: Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước bao gồm những vấn đến những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế có liên quan đến việc tổ chức bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ công tác quản lý, nghiên cứu khoa 9 học và các nhu cầu cá nhân. Đây là công tác quan trọng bao gồm các nội dung thực hiện các quy trình nghiệp vụ quản lý nhà nước về công tác văn thư lưu trữ [26;17]. Lưu trữ huyện có trách nhiệm chỉnh lý khối tài liệu hàng năm của cơ quan thu về và tổ chức chỉnh lý lựa chọn những tài liệu có giá trị lưu trữ đưa vào bảo quản. Yêu cầu của việc chỉnh lý: phân loại, lập hồ sơ, xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ tài liệu và xác định tài liệu hết giá trị để tiêu hủy theo quy định. Công tác lưu trữ bao gồm những nội dung cơ bản sau:[26;18] Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử. Phân loại tài liệu lưu trữ là căn cứ vào những đặc trưng phổ biến của tài liệu để phân chia chúng ra các khối, các nhóm, hoặc các đơn vị chi tiết lớn, nhỏ khác nhau nhằm mục đích quản lý và sử dụng có hiệu quả những tài liệu đó. Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá giá trị tài liệu theo những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị. Chỉnh lý tài liệu lưu trữ là việc phân loại, xác định giá trị, sắp xếp, thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Bảo quản tài liệu lưu trữ là việc nghiên cứu, áp dụng các biện pháp trong đó chủ yếu là các biện pháp, kỹ thuật nhằm kéo dài tuổi thọ của các tài liệu phục vụ nhu cầu khai thác sử dụng trước mắt cũng như lâu dài. Thống kê tài liệu lưu trữ là việc áp dụng các phương pháp, và các công cụ chuyên môn để xác định số lượng, chất lượng thành phần, nội dung, tình hình tài liệu và hệ thống trang thiết bị bảo quản tài liệu trong các kho lưu trữ để ghi vào phương tiện thống kê. Xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ là các phương tiện dùng để tra tìm thông tin trong tài liệu lưu trữ đáp ứng yêu cầu của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Công tác lưu trữ rất quan trọng trong hoạt động của cơ quan, tổ chức: 10 Mục đích cuối cùng của công tác lưu trữ là hướng tới việc phục vụ các nhu cầu khác nhau của đời sống xã hội thông qua việc khai thác các thông tin quá khứ có trong tài liệu lưu trữ. Mục đích cao cả của công tác lưu trữ là hướng tới việc phục vụ lợi ích chính đáng của xã hội, của các quốc gia và của mỗi con người. Nếu công tác lưu trữ ở các cơ quan, doanh nghiệp được tổ chức tốt thì sẽ có rất nhiều ý nghĩa, tác dụng đối với các quốc gia, địa phương, các cơ quan và toàn xã hội. Trước hết, công tác lưu trữ được tổ chức tốt sẽ giúp các cơ quan, doanh nghiệp lưu trữ đầy đủ và cung cấp kịp thời những thông tin cần thiết cho lãnh đạo và cán bộ trong quá trình thực hiện công việc. Công tác lưu trữ giúp các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp trong việc khai thác thông tin trong tài liệu để giáo dục truyền thống cho các thế hệ cán bộ trong cơ quan, tổng kết hoạt động và rút ra những bài học kinh nghiệm bổ ích trong quản lý, sản xuất, kinh doanh. 1.3. Khái niệm, nô ôi dung, vai trò của Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ Khái niệm: Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ là thông qua pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ thông qua bộ máy quản lý và các chế độ nghiệp vụ văn thư, lưu trữ để tổ chức khoa học tài liệu văn thư, tập trung những hồ sơ có giá trị vào bỏ quản trong các kho lưu trữ và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả những hồ sơ tài liệu đó cho công cuộc xây dựng và bảo vệ đất nước. Nhằm đưa công tác văn thư, lưu trữ không ngừng phát triển, phục vụ tốt nhất cho các mục tiêu của bộ máy quản lý và của toàn xã hội. Nội dung Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ. - Tổ chức bộ phận quản lý văn thư, lưu trữ. - Tổ chức nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ. - Tổ chức xây dựng ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác VTLT. - Tổ chức các biện pháp thực hiện hệ thống văn bản chỉ đạo, hướng dẫn VTLT - Tổ chức thực hiện các nghiệp vụ văn thư, lưu trữ. - Tổ chức hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác VTLT. 11 - Tổ chức các hoạt động kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ. - Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ. Nếu làm tốt Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ sẽ có vai trò đặc biệt quan trọng như: công tác tổ chức bộ phận quản lý, nhân sự làm công tác VTLTL được tốt hơn, việc tổ chức xây dựng các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác VTLT và các biện pháp tốt nhất để thực hiện các văn bản đã ban hành, góp phần làm tốt công tác thanh tra kiểm tra giúp hoạt động này đi vào nề nếp ổn định hơn, đồng thời nếu làm tốt công tác Tổ chức VTLT sẽ giúp cho cơ quan hoạt động các quy trình nghiệp vụ được thống nhất và áp dụng công nghệ thông tin vào hoạt động VTLT tại cơ quan, góp phần mang lại hiệu quả của công tác VTLT tại cơ quan, giúp cho hoạt động này đi vào ổn định, phát triển hơn. 1.4. Quan điểm của Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ Công tác lưu trữ ra đời đòi hỏi khách quan đối với việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu. Nhà nước ta luôn coi công tác này là một ngành hoạt động trong công tác quản lý nhà nước đồng thời là một mắt xích không thể thiếu được trong bộ máy quản lý của mình. Ngày nay, những yêu cầu mới của công tác quản lý nhà nước, quản lý xã hội, công tác văn thư - lưu trữ cần được xem xét từ những yêu cầu đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý, bởi thông tin trong tài liệu lưu trữ là loại thông tin có dự báo cáo, dạng thông tin cấp một, đã được thực tiễn kiểm nghiệm, có độ tin cậy cao do nguồn gốc hình thành, do đặc trưng pháp lý, tính chất làm bằng chứng lịch sử của tài liệu lưu trữ quy định. Công tác văn thư - lưu trữ sẽ góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan. Chính vì vậy Nhà nước đã ban hành nhiều văn bản về công tác văn thư - lưu trữ để làm cơ sở pháp lý cho công tác này tạo sự thống nhất chung về nghiệp vụ văn thư – lưu trữ. Tóm lại, Công tác văn thư, lưu trữ là một nhiệm vụ quan trọng không thể thiếu được đối với một cơ quan, tổ chức. Vì vậy các cơ quan, tổ chức cần quan tâm làm tốt công tác văn thư, lưu trữ để góp phần đẩy mạnh hoạt động của cơ quan tổ chức mình, giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước. 12 Tiểu kết chương 1. Chương này chúng tôi đã khái quát, hệ thống hóa lại các vấn đề lý luận liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ. Đồng thời, chúng tôi đã nêu ra những nội dung của Tổ chức công tác VTLT như: tổ chức bộ phận quản lý VTLT và nhân sự làm VTLT, tổ chức xây dựng ban hành và tổ chức các biện pháp thực hiện các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn, tổ chức thực hiện các hoạt động nghiệp vụ VTLT, ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác VTLT, việc thanh tra, kiểm tra xử lý vi phạm về công tác VTLT cho đến việc sơ kết tổng kết công tác này. Qua chương này, bạn đọc có thể nhận thấy công tác VTLT luôn giữ một vị trí, vai trò rất quan trọng trong quá trình toàn cầu hóa và hội nhập hiện nay, Có thể thấy được nếu quan tâm làm tốt công tác VTLT sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động của nền hành chính Nhà nước được thông suốt. Nhờ đó góp phần nâng cao hiệu quả quản lý hành chính Nhà nước và thúc đẩy nhanh chóng công cuộc cải cách hành chính hiện nay. Thiết nghĩ mỗi cơ quan hành chính Nhà nước cần phải có một nhận thức đúng đắn về vị trí và vai trò của công tác VTLT để có thể đưa ra những biện pháp phù hợp nhằm đưa công tác VTLT tại cơ quan đơn vị mình đi vào nề nếp và góp phần tích cực nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý của cơ quan, đơn vị. Sau đây chúng tôi, sẽ khảo sát thực trạng tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại UBND huyện Thiệu Hóa để theo cấu trúc đã bàn đến trên đây, để thấy rõ ưu điểm và hạn chế trong việc xây dựng và duy trì công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan này. Những kết quả khảo sát sẽ được trình bày ở chương 2. 13 Chương 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI UBND HUYỆN THIỆU HÓA 2.1. Khái quát chung về UBND huyện Thiệu Hóa Thiệu Hóa là huyện có một vị trí địa lý thuận lợi, nằm ở trung tâm các huyện đồng bằng của tỉnh Thanh Hóa và có ranh giới giáp với nhiều huyện: Phía đông giáp huyện Hoằng Hóa (ranh giới tự nhiên là sông Mã) và thành phố Thanh Hóa. Phía nam giáp huyện Đông Sơn và huyện Triệu Sơn. Phía tây giáp huyện Triệu Sơn và huyện Thọ Xuân. Phía bắc giáp huyện Yên Định. Trung tâm huyện là Thị trấn Vạn Hà. Huyện Thiệu Hóa có diện tích tự nhiên là 160.68ha. huyện Thiệu Hóa hiện nay có 27 xã và một thị trấn Thiệu Hóa có địa hình tương đối bằng phẳng, không quá phức tạp, đại đa số các xã đều là đồng bằng ít hoặc không có đồi núi. Tổng thể địa hình nghiêng dần từ Bắc xuống Nam. Địa hình thuộc dạng đồng bằng do chênh lệch cao của các vùng canh tác không lớn khoảng 0,4-0,5m, thuận lợi cho việc hình thành các vùng chuyên canh tập trung có diện tích tương đối lớn. Dân số: Tổng số nhân khẩu năm 2006: 193.454 người, tốc độ tăng dân số tự nhiên là 0,64% (năm 1997 là 1,23%). Dân số nông thôn chiếm 96,4%, thành thị chiếm 3,6%; dân cư phân bố không đều chủ yếu tập trung ở trung tâm và những nơi có điều kiện thuận lợi. Mã hành chính: 398. Ngành nghề chủ yếu là nông nghiệp. Tổng số lao động năm 2006 là 97.083 người chiếm 49,64% dân số toàn huyện. Tình hình Kinh tế - Xã hội, Quốc phòng – An ninh luôn được giữ vững và phát triển về kinh tế, đời sống nhân dân trên toàn huyện nhìn chung ổn định và được cải thiện. Bên cạnh đó, UBND huyê nê cũng làm tốt công tác cải cách thủ tục hành hình theo mô hình “Một cửa”, góp phần khắc phục được các thủ tục hành chính rườm rà,phức tạp, giúp giải quyết nhanh chóng mọi khiếu nại, tố cáo và yêu cầu cho mọi người dân được nhanh chóng và kịp thời. Đây là một việc làm ý nghĩa cực kỳ quan trọng góp phần thúc đẩy quá trình CNH-HĐH trên toàn huyê nê Thiệu Hóa. 14