Tài liệu Cac mau cau trong thu tin thuong mai

.DOC

2852

128

1. We are pleased to hear the news.
Chúng tôi vui mừng được nghe tin đó.
2.We have received your Sales Confirmation No. 2002 in due course.
Chúng tôi vừa nhận được giấy xác nhận bán hàng số 2002 đúng lúc.
3.We are pleased to say the terms and conditions in your draft agreement are
acceptable in general.
Chúng tôi hài lòng nói rằng các điều khoản và điều kiện trong hợp đồng dự thảo nói
chung chấp nhận được.
4.We are pleased to allow you an additional 90 days to pay your note dated March 20.
Chúng tôi lấy làm hài lòng dành cho ông thêm 90 ngày để ông thanh toán kì phiếu của
ông đề ngày 20 tháng 3.
5.We would greatly appreciate it, if you would forward the rest of the order soon.
Chúng tôi rất cảm kích nếu ngài gửi cho chúng tôi phần còn lại của đơn đặt hàng sớm.
6.We have received your cable, which runs as follows...
Chúng tôi vừa nhận được điện tín của ngài, có nội dung như sau....
7.We have received your deposit, please send us the balance by the end of the month.
Chúng tôi đã nhận được tiền đặt cọc của anh, xin hãy vui lòng gửi cho chúng tôi số
tiền còn lại vào cuối tháng.
8.We would appreciate it if you could provide valuable information about the plan.
Chúng tôi sẽ đánh giá cao nếu ông cung cấp những thông tin có giá trị về kế hoạch đó.
9.We are pleased to announce the change of company name.
Chúng tôi xin thông báo về việc thay đổi tên công ty.
10.We are pleased to announce the change of address of the Company.
Chúng tôi xin thông báo về việc thay đổi địa chỉ của Công ty.
11.We will be so grateful if you send us the catalogue.
Chúng tôi sẽ rất biết ơn nếu anh gửi cho chúng tôi bảng danh mục.
12.We are pleased to announce the changing of the company's new seals.
Chúng tôi xin thông báo về việc thay đổi con dấu mới của công ty.
13.We will try our best to effect shipment within 10 days after we have received your
L/C.
Sau khi nhận được thư tín dụng của bạn, chúng tôi sẽ cố hết sức gửi hàng trong vòng
10 ngày.
14.We would appreciate it if you could let us know your schedule for September 23.
Tôi rất cảm kích nếu bạn có thể cho chúng tôi biết lịch làm việc của bạn ngày 23/9.
15.Therefore we can't receive your letter on time.
Do đó chúng tôi không thể nhận thư các ông đúng thời gian.
16. In compliance with your recent request, we are pleased to forward our quotation
sheet for cotton table-cloths.
Theo đúng những yêu cầu gần đây của ông, chúng tôi rất hài lòng gửi cho ông bản
báo giá về vải bông trải bàn.
17.I would really appreciate it if you could set up that appointment.
Tôi thật sự cảm kích nếu ông có thể sắp đặt cuộc hẹn đó.
18.I would appreciate it if you could rearrange the appointment for April 2.
Tôi rất cảm kích nếu bạn có thể sắp xếp lại cuộc hẹn vào ngày 2/4.
19. I'd appreciate it if you would give me a chance.
Tôi sẽ rất cảm kích nếu ông cho tôi cơ hội này.
20.A copy of the invoice is enclosed.
Một bản sao hóa đơn được gửi kèm theo.
21.Here is a sample of our agreement for the transfer of know-how with all the
details.
Đây là bản hợp đồng mẫu về chuyển giao bí quyết kỹ thuật của chúng tôi với đầy đủ
chi tiết.
Trang 1
Thank you for your offer dated 1 December and we agree on your stated terms and
conditions.
2. We would like to thank you for the samples sent to us on 25 last month and would
be glad if you accept and make up our enclosed immediately for various carpets.
3. We thank you for offer no. 234 of 6 May for small sized agricultural machines and
glad to place an order on the terms and conditions as follows.
4. We would like to confirm your order No. .. by telex sent this morning reading in
full as follows:
“10 pumps type…. At the price of USD 1200 per unit FOB Haiphong for immediate
shipment and payment to be made by irrevocable L/C as usual and state some
following points:
5. Thank you for sending us your catalogue and current price list with your offer No.
… dated 4 August, but we regret to inform that your price is higher than that of other
suppliers. However, we hope to have other chance to do business with you in the
future.
6. Could you please arrange for immediate dispatch? And by the way we enclose the
detailed instructions for packing and marking for your attention.
7. We would appreciate your dispatch exactly at the due stated in the order and we
shall not take delivery of the goods after 31 December when the season is over in our
market.
8. We believe that our products with high quality will sell well, and look forward to
receiving your further orders.
9. We would like to have three sets of technical instructions for the machine’s
installment, operation and maintenance. Once of the 3 sets is to be air-mailed in
advance so that we can translate into Vietnamese for domestic consumers, the other
two sets are to be shipped with the goods.
10. We think these machines will be guaranteed within 24 months from the delivery
date and 6 months since the usage dates.
11. The goods under the order No…. dated 25 April are ready for collection. We
would like to open a L/C on the terms and conditions as mentioned in the order above.
12. We are glad to inform you that the consignment of components for colored TV
assembly under your order No…. has been shipped on board SS Hau River. The ship
will be sailing from Osaka tomorrow, and we hope when the goods arrive in HCM
city, you will be satisfied with them and our promptness in dealing your order.
13. Today, we have received in full the goods placed under order No… and would like
to thank you for your special attention to this order. As stated this is only a trial order.
Next month we will place large orders and hope to receive your regarding special
order care.
14. We hope that the perfect fulfillment of the order will lead to better future business
relationship on the basic of mutual benefit.
Trang 2
15. We can now feel at ease as our order No. … has been finally fulfilled. Through
there were insurmountable difficulties and thought of canceling the order sprang up to
our mind at times during the execution of the order. We hope our further large orders
in the future will be executed promptly and most efficiently.
IF you have any question, please contact me at
Thư tín thương mại- Business letter/ Commercial Correspondence
Đặt hàng- Order
State of ordering goods:
I. Placing an order
1. Order by letter:
- Must be accurate, clear and easy to understand
- Includes full details of the seller and buyer’s address, order number and description
of the goods: name, reference number, number of units, unit price…
- State your requirements as to delivery address, date and mode of transport,
insurance, the term of payment agreed, discount…
2. Order form
- Must be provided by the seller
- The forms are pre-numbered, and there fore, easy to refer to
- Important details can not easily be overlooked
- It is easy to see the general conditions on the front under which orders are placed
- Must be sent with a covering letter to confirm the details in writing to avoid
misunderstandings
3. Covering letter
a. Explain there is an order accompany the letter
+ chúng tôi gửi kèm thư này đơn đặt hàng số 345 hỏi mua 25 máy thu bán dẫn hiệu
“clearsound”.
+ Please find enclosed our Order No. 345 for 25 “clearsound” transitor receivers.
+ thank you for your reply of 1 April regarding our email about the labtops. Enclosed
you will find our official order for 1000 labtops.
b. Confirm important details such as terms of payment, discount, delivery, and
methods of delivery.
+ theo như thỏa thuận, các ngài sẽ được thanh toán sau 30 ngày chấp nhận đổi chứng
từ bằng những chứng từ gửi cho ngân hàng của chúng tôi( Ngân hàng ngoại thương
Việt Nam)
+ As agreed you will draw on us at 30 days, D/A, with the documents being sent to
our bank, the bank for Foreign trade of Vietnam, Vietcombank.
+ Chúng tôi xác nhận là thanh toán bằng thư tín dụng không hủy ngang đã được
chúng tôi xin mở tại ngân hàng trong khoảng thời gian 90 ngày.
+ We would like to confirm that payment is to be made by irrevocable L/C for 90
days.
+ Chúng tôi xin cảm ơn các ngài đã cho chúng tôi được hưởng mức chiết khấu thương
mại 30% và 10% chiết khấu theo số lượng
+ We would like to thank you for the 30% trade discount and 10% quantity discount
you allowed us.
+Chúng tôi xin nói rằng mức chiết khấu thương mại 25% là phù hợp.
+ We would like to say that the 25% trade discount is quite safisfactoy.
+ điều quan trọng là hàng phải được giao trước đầu tháng 11 cho kịp mùa giáng sinh.
+ it is essential that the goods are delivered before the beginning of November in time
for the Christmas rush.
c. Methods of delivery:
It is a good idea to advise the company on how you want the goods packed and sent.
Trang 3
+ Hãy nhớ rằng vận chuyển bằng đường hàng không mới đảm bảo giao hàng nhanh
chóng
+ Please remember that only airfreight will ensure prompt delivery
d. Packing:
Advise your supplier how you want the goods packed and marked so that they can
easily be recognized by the supplier and customer.
+ Mỗi chiếc đĩa phải được gói riêng bằng giấy bọc rơm ở bên ngoài và vận chuyển
bằng các thùng thưa bằng gỗ bên ngoài ghi rõ”sản phẩm của Mỹ” và đánh số từ 1-10
+Each piece of crockery is to be individually wrapped in thick paper, packed in straw
and shipped in wood crates with the words”product of the USA marked outside and
numbered 1-10”
+ Loại thảm này phải được đóng gói có đai ở hai đầu để tránh bị mòn.
+ The carpets should be wrapped and hooped at both ends to avoid wear.
e. Enclosing:
+ Chúng tôi sẽ đặt hàng nhiều hơn nữa nếu đơn hàng này được hoàn thiện làm chúng
tôi hài long.
+ We will place further orders if this one is completed to our satisfaction.
+ Nếu đơn hàng thử này thỏa mãn mọi yêu cầu chắc chắn nó sẽ làm tăng các hoạt
động kinh doanh trong tương lai gần.
+ If this trial order is met satisfactorily, it is likely to lead to further business in the
near future.
II. Acknowledging an order
An order should be acknowledged as soon as it is received.
+ Chúng tôi vui mừng thông báo với các ngài là chúng tôi đã thực hiện xong đơn hàng
của các ngài và giờ đây đang thu xếp để giao ngay.
+ We are pleased to inform you that we have already made up your order and are now
making arrangements for shipment to Osaka.
+ Đơn hàng số 642 hiện nay đang được xử lý và sẵn sàng giao vào cuối tuần này.
+ Your order no. 642 is now being processed and should be ready for dispatch by the
end of this week.
III. Advising dispatch
When the goods are dispatched, the buyer should be notified, either by advice note or
by letter stating what has been sent, when the goods were send and reached the
destination, the means of transport used,.. so that he an make the necessary
arrangements to get the goods.
+ hàng của các ngài đặt mua đã được xếp lên tàu Oriet đi từ Hải phòng vào ngày 4/5
và sẽ đến Kobe vào ngày 8/5. Các chứng từ vận tải đã được chuyển cho Ngân hàng ở
Kobe để nhận hàng.
+ Your order is already on board the SS Orient and sailing from Hai phong on 4 May
and arriving Kobe on 8 May. The shipping documents have been forwarded to your
bank in Kobe for collection.
IV. Decling the order
- Reasons for decling an order
+ The seller is not satisfied with the buyer’s terms and conditions.
+ The goods are not available
+ The buyer’s credit is suspected
- How to write letters rejecting orders?
+ Regret your inability to met the buyer’s needs
+ Propose an alternative product, if one is available
V. Seller’s counter offer
Trang 4
When the seller receives an order he can not meet for some reasons, he mays:
+ send a substitute
+ made a counter offer
+ regretfully decline the order
Exercise
1. Chúng tôi xin cảm ơn thư chào hàng của các ngài đề ngày 1 tháng 12 và chúng tôi
thấy có thể chấp nhận được những điều kiện nêu trong đó:
Thank you for your offer dated 1 December and we agree on your stated terms and
conditions.
2. Chúng tôi xin cảm ơn hàng mẫu các ngài đã gửi cho chúng tôi hôm 25 tháng trước
và sẽ rất vui mừng nếu các ngài chấp nhận và thực hiện ngay đơn đặt hàng mua các
loại thảm mà chúng tôi gửi kèm thư này.
We would like to thank you for the samples sent to us on 25 last month and would be
glad if you accept and make up our enclosed order immediately for various carpets.
If you have any question, do not hesitate to contact me at yahoo:
Thư tín thương mại- Commercial Correspondence/ Business letter
Báo giá- quotation
What is a quotation?
A quotation is a promise to supply goods on terms stated (các điều kiện nêu rõ)
What information is in a quotation?
Thank customers for their interests.
e.g:
Thank you for your enquiry dated 21 April 2010 asking about/concerning(lien quan)
our sport wear.
Details about prices, discounts, terms of payments.
e.g:
We usually allow a 15% trade discount on/for orders of over 1000 units.
5% off retail price: giảm giá 5% giá bán lẻ
The price quoted is 0 C.I.F Hai Phong
Payment by irrevocable letter of credit/checque/in cash/
Terms of delivery:
An expression of hope that the quotation will be accepted.
Tabulated quotation: lập bảng/danh sách
- Covering letter: thư gửi kèm place more emphasis on the points you want to
get attention from customers and take the chance (tận dụng cơ hội) sto introduce st
new to the customers.
Trang 5

Tài liệu liên quan

Tài liệu vừa đăng

Tài liệu xem nhiều nhất