Tài liệu Một số vấn đề về việc áp dụng tiêu chuẩn kiểm định chất lượng và thực hiện hệ thống quản lý chất lượng theo tcvn iso 9001 2008 trong việc nâng cao chất lượng quản lý đào tạo

MỘT SỐ VẤN ĐỀ VỀ VIỆC ÁP DỤNG TIÊU CHUẨN KIỂM ĐỊNH CHẤT LƯỢNG VÀ THỰC HIỆN HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TCVN ISO 9001:2008 TRONG VIỆC NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG QUẢN LÝ ĐÀO TẠO Trong quá trình xây dựng và phát triển nhà trường mọi hoạt động đều hướng đến mục đích là “Xây dựng Trường Đại học TDTT Đà Nẵng thành trường trọng điểm trong công tác đào tạo cán bộ TDTT cho khu vực miền Trung – Tây Nguyên, xây dựng nhà trường thành cơ sở đào tạo, NCKH và tư vấn có tầm cỡ khu vực, có chất lượng đào tạo cao”. Để thực hiện được mục tiêu đó, bất cứ một cơ sở giáo dục nào cũng cần chú ý công tác quản lý chất lượng, cần phải tìm hiểu lựa chọn hệ thống quản lý chất lượng. Lãnh đạo trường đại học TDTT Đà Nẵng đã sớm nhận thức được điều này, sớm có chủ trương, quyết định lựa chọn, triển khai xây dựng và thực hiện hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008, thiết lập hệ thống tổ chức chỉ đạo áp dụng ISO 9001:2008. Ngoài ra, xét toàn xã hội, vấn đề chất lượng nói chung, chất lượng đào tạo nói riêng đang là vấn đề quan tâm của tất cả mọi người. Một trong những nhiệm vụ chủ yếu của ngành giáo dục - đào tạo được đặt ra trong năm nay là kiểm định chất lượng và khảo thí. Một trong những điểm mới của Luật giáo dục vừa ban hành là đưa thêm nhiệm vụ kiểm định chất lượng và công tác kiểm định. Như vậy, chủ trương của lãnh đạo Nhà trường là phù hợp xu thế chung, như là một tất yếu khách quan. Hệ thống quản lý chất lượng Nhà trường bao gồm các yếu tố khác nhau: ISO, hệ thống kiểm định chất lượng (chương trình, nhà trường) v.v. Các yếu tố này bổ sung hỗ trợ nhau trong việc quản lý, kiểm soát chất lượng đồng bộ. 1. Ý nghĩa xây dựng và tổ chức thực hiện hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008, thực hiện kiểm định chất lượng Xây dựng và thực hiện hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001: 2008 giúp không ngừng hoàn thiện quá trình quản lý, quá trình đào tạo trên cơ sở các chuẩn mực đã được xây dựng, trên cơ sở định kỳ làm rõ những điểm không phù hợp và có kế hoạch khắc phục có hiệu quả các điểm không phù hợp đó. Kiểm định nhà trường hỗ trợ việc kiểm tra thực hiện các chuẩn mực (Tiêu chuẩn và tiêu chí) quản lý quá trình đào tạo đã được Bộ Giáo dục - Đào tạo quy định (Hiện là 10 tiêu chuẩn và 53 tiêu chí). Nhận thức rõ điều đó nhà trường đã đăng ký là một trong các trường thực hiện kiểm định chất lượng (đánh giá ngoài) vào năm 2012 theo các tiêu chuẩn và tiêu chí của Bộ Giáo dục - Đào tạo đã ban hành. Để xây dựng, hoàn thiện hệ thống quản lý chất lượng và ISO 9001:2008 Nhà trường đã thành lập Ban chỉ đạo ISO 9001:2008 và các tổ công tác chất lượng ISO 9001 – 2008, lựa chọn, mời cơ quan tư vấn để xây dựng hệ thống ISO 9001:2008, tiến hành tự đánh giá thực trạng của trường so với các tiêu chuẩn của hệ thống quản lý chất lượng và ISO 9001: 2008, thiết kế và lập hệ thống văn bản quản lý chất lượng theo hệ thống quản lý chất lượng và ISO 9001: 2008, và mời tổ chức BSI (Anh) đánh giá ngoài và được cấp chứng chỉ. Qua đánh giá trong và đánh giá ngoài đã chỉ rõ những điểm chưa phù hợp, đã có kế hoạch phòng ngừa, khắc phục các điểm chưa phù hợp, đã và tiếp tục thực hiện các giải pháp khắc phục các điểm chưa phù hợp đó. Việc xây dựng, áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 đã giúp thay đổi tư duy và thói quen quản lý cũ, hình thành tư duy và thói quen mới về quản lý chất lượng đào tạo, hướng quản lý chất lượng vào thoả mãn nhu cầu khách hàng, thực hiện đồng bộ các biện pháp tác động đến toàn bộ quá trình hình thành chất lượng đào tạo, xác định rõ vai trò trách nhiệm mỗi cá nhân, các bộ phận trong toàn trường đối với đảm bảo và nâng cao chất lượng đào tạo, thực hiện quản lý theo hệ thống văn bản quản lý chất lượng, nâng cao hiệu lực quản lý. Nhà trường cũng đã thành lập Ban chỉ đạo kiểm định chất lượng và các tổ chuyên trách. Các thành viên của tổ chuyên trách đã tham gia lớp tập huấn về tự đánh giá. Với sự hỗ trợ của tổ tư vấn, cho đến nay trường đã có báo cáo đánh giá trong (tự đánh giá) nộp Bộ Giáo dục đào tạo theo kế hoạch. Mục đích của hệ thống quản lý chất lượng ở Nhà trường là không ngừng nâng cao chất lượng đào tạo. Việc nhận chứng chỉ ISO 9001:2008 và từng bước hoàn thành Báo cáo Tự đánh giá chất lượng của nhà trường mới là sự khởi đầu của quá trình đó. Quá trình này còn tiếp tục song hành với sự tồn tại và phát triển của nhà trường. 2. Kiểm định chất lượng và tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001:2008 Khi vấn đề đặt ra là chất lượng, mọi người luôn có sự liên tưởng đến tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 - Hệ thống quản lý chất lượng. Ai cũng biết rằng tiêu chuẩn này là một tiêu chuẩn khá phổ biến tại Việt Nam và được áp dụng cho nhiều ngành nghề khác nhau, từ bệnh viện đến xưởng cơ khí, từ trường học đến các doanh nghiệp… Vậy đâu là sự khác biệt giữa kiểm định chất lượng và tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001: 2008? Kiểm định chất lượng: Là việc kiểm tra để xác nhận giá trị của một trường đại học và cao đẳng. Việc kiểm định chất lượng này có ý nghĩa như phê duyệt giá trị sử dụng cho các bằng cấp được ban hành bởi các trường. Các trường được công nhận chỉ được cấp giấy công nhận trong một khoảng thời gian xác định và các chương trình học xác định. Trong khoảng thời gian này, sẽ có các chuyên gia kiểm định đi kiểm tra giám sát định kỳ. ISO 9001: 2008 - Hệ thống quản lý chất lượng: ISO là viết tắt của International Standard Organization và có nhiều bộ tiêu chuẩn khác nhau, trong đó tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 được xem là phổ biến. ISO 9001: 2008 chuẩn hoá hệ thống quản lý chất lượng, trong đó thể hiện việc cải tiến liên tục và định hướng vào khách hàng. ISO 9001: 2008 không hạn chế trong bất cứ một loại hình doanh nghiệp nào, và được áp dụng cho tất cả các ngành nghề. Chính vì vậy đạt được tiêu chuẩn ISO trong ngành giáo dục không có nghĩa là “chất lượng cao” mà chỉ có nghĩa là các trường đang “cố gắng hoàn thiện về chất lượng” của mình thông qua việc cải tiến liên tục. Tiến sỹ W. Edward Deming nhận xét: “Chất lượng tốt không nhất thiết là chất lượng cao mà là sự đồng đều và đáng tin cậy ở một mức giá thấp nhất để thị trường có thể chấp nhận được”. * Điểm khác nhau giữa kiểm định chất lượng và tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 Điểm khác nhau đầu tiên là bản chất của kiểm định chất lượng thể hiện vai trò của trường đại học trong việc đào tạo ra các sinh viên có chất lượng trong khi đó ISO 9001: 2008 chỉ thể hiện vấn đề cải tiến liên tục trong việc quản lý chất lượng giảng dạy. Nói cách khác, thông qua việc kiểm định chất lượng sẽ phân loại được trường và đẳng cấp của các trường được thể hiện rất rõ còn đối với ISO 9001: 2008 thì mọi trường đều có thể đạt được. Điểm thứ hai là ISO là một công cụ để quản lý một cách hiệu quả hơn hệ thống của tổ chức chứ không phải là một mức độ, một đẳng cấp. Người ta có thể sử dụng ISO 9001: 2008 ở bất cứ một loại hình doanh nghiệp. Nếu nhìn dưới một góc độ khác, chúng ta có thể nhận ra rằng ISO chỉ là định hướng cho sự phát triển của trường đại học còn kiểm định chất lượng giống như một mục tiêu cụ thể. Đối với ISO điều quan trọng để đạt được là cách tiếp cận theo quá trình. Các giáo trình, bài giảng được kiểm soát một cách chặt chẽ hơn thông qua các thủ tục, các bản hướng dẫn công việc cụ thể. Nhưng nội dung của các bài giảng này và việc áp dụng vào thực tế các kiến thức đã được học không thể được thể hiện. Về phần kiểm định chất lượng, yêu cầu đặt ra là làm bất cứ cách nào để nâng cao chất lượng đào tạo của trường đại học đến một mức độ nào đó. Điểm thứ ba là cách đánh giá của ISO 9001: 2008 và kiểm định chất lượng là hoàn toàn khác nhau. Việc đánh giá ISO dựa trên nguyên tắc PDCA (plan – do – check – act) có nghĩa là một hoạt động trong trường chỉ cần tuân theo 4 bước: lập kế hoạch thực hiện - kiểm tra - điều chỉnh là đủ theo yêu cầu. Khi đánh giá ISO, đánh giá viên không thể đưa ra thang điểm mà chỉ có thể đưa ra các điểm không phù hợp. Ngược lại, việc đánh giá kiểm định chất lượng cần phải đưa ra được một thang điểm rõ ràng cụ thể. Điểm thứ tư là đối với ISO 9001: 2008 không thể được xuất hiện trên bằng cấp của sinh viên vì ISO là hệ thống chứ không phải là sản phẩm và tổ chức ISO cũng như các tổ chức chứng nhận hay công nhận cũng sẽ không chịu trách nhiệm đối với chất lượng của các bằng cử nhân, thạc sỹ hay tiến sỹ do trường cung cấp. Còn đối với kiểm định chất lượng, tổ chức kiểm định sẽ phải chịu trách nhiệm đối với các bằng cấp của trường do mình kiểm định. * Điểm giống nhau giữa kiểm định chất lượng và tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 Các điểm khác nhau ở trên không có nghĩa là kiểm định chất lượng và ISO khác nhau hoàn toàn. Việc kiểm định chất lượng cũng tương tự như việc chứng nhận sản phẩm hợp chuẩn trong các doanh nghiệp. Để có một sản phẩm tốt, cần đến một hệ thống quản lý chất lượng ổn định. Đối với trường đại học, chất lượng là sự công nhận về từng thành tựu đạt được hay còn gọi là đầu ra. Tóm lại ta sử dụng công thức dưới đây để thể hiện vấn đề kiểm định chất lượng: Chất lượng = Hệ thống quản lý + Sản phẩm Do đó Kiểm định chất lượng = đánh giá hệ thống quản lý + kiểm định chất lượng sinh viên tốt nghiệp. Nếu một trường có một hệ thống quản lý tốt và chất lượng của sinh viên tốt nghiệp giỏi có nghĩa là trường đó đạt được mức kiểm định chất lượng đúng theo yêu cầu. Như thế việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 để kiểm soát hệ thống quản lý là hoàn toàn phù hợp. Trên đây chúng ta đã nhìn thấy được khái niệm, các điểm khác nhau và giống nhau giữa kiểm định chất lượng và ISO 9001: 2000, vậy câu hỏi được đặt ra là làm thế nào kết hợp được ISO 9001: 2000 và kiểm định chất lượng? Để trả lời cho câu hỏi trên, chúng ta quay lại phần giống nhau giữa kiểm định chất lượng và tiêu chuẩn ISO 9001: 2008. Chất lượng = hệ thống quản lý + sản phẩm Kiểm định chất lượng = đánh giá hệ thống quản lý + kiểm định chất lượng sinh viên tốt nghiệp. Để kiểm định chất lượng theo nguyên tắc trên, chúng ta cần phải xây dựng hai hệ thống và theo từng bước như sau: Bước 1: Xây dựng hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2008. Đây là bước nhà trường đã triển khai, thực hiện, là một bước chuẩn bị cho việc kiểm định chất lượng. Giai đoạn này phải kéo dài trong vòng 2 - 3 năm cho đến lần tái đánh giá hệ thống quản lý chất lượng nhằm mục đích cho nhà trường quen dần với việc đánh giá và khắc phục những vấn đề còn tồn tại và đảm bảo các yêu cầu tối thiểu cho một hệ thống quản lý chất lượng. Bước 2: Kiểm định chất lượng sinh viên tốt nghiệp theo các tiêu chí và các thang điểm cụ thể theo nội dung quy định. Các tiêu chí phải đi sâu hơn về mặt nội dung. Để đánh giá chất lượng sinh viên tốt nghiệp phải dựa trên nền tảng ISO 9001: 2008. Giai đoạn này nhằm bổ sung các yếu tố cần thiết cho việc kiểm định chất lượng. Thời gian để nâng cấp cho chất lượng sinh viên tốt nghiệp thường kéo dài trong 3 năm. Bước 3: Đánh giá toàn bộ trường theo các yêu cầu của việc kiểm định chất lượng để chứng minh được toàn bộ hệ thống hoạt động có hiệu quả. Giai đoạn này là giai đoạn quyết định cho nhà trường có thể đạt được kiểm định về chất lượng giáo dục hay không. Sau giai đoạn này định kỳ hoặc ngẫu nhiên, các chuyên gia kiểm định sẽ thực hiện việc kiểm định và ít nhất 1 năm 1 lần tuỳ theo quy định. 3. Thực trạng việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008, thực hiện kiểm định chất lượng 3.1. Những kết quả đạt được: - Quá trình áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 đã góp phần nâng cao năng lực, kỹ năng và sự sáng tạo của đội ngũ cán bộ, công chức nhằm đáp ứng một cách tốt nhất yêu cầu, nhiệm vụ được giao. Thể hiện thái độ đúng mực trong giao tiếp trao đổi công tác; đặc biệt là thái độ sẵn sàng tiếp nhận, giải quyết các hồ sơ, sự việc thuộc thẩm quyền; đáp ứng tốt hơn nhu cầu quản lý hành chính và hài lòng đối với khách hàng. - Các quy trình giải quyết công việc được cụ thể hoá một cách đơn giản, rõ ràng, thống nhất, công khai và đúng luật pháp, tạo điều kiện cho mọi khách hàng dễ dàng tiếp cận với các thủ tục cần thiết; đồng thời giúp cho Ban lãnh đạo theo dõi và kiểm soát hệ thống công việc cấp dưới một cách nhanh chóng và chính xác. - Công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu từng bước đi vào nề nếp, tạo điều kiện trong việc tìm kiếm nhanh chóng và chính xác. - Việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 góp phần xây dựng lề lối làm việc theo phong cách chuyên nghiệp trong đội ngũ CB, CNV cơ quan. Quy trình giải quyết các công việc có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, do đó đòi hỏi mỗi CB, CNV phải luôn nêu cao tinh thần trách nhiệm và phối hợp đồng bộ để tránh bị động chung. - Thực hiện tiêu chuẩn kiểm định chất lượng đại học của Bộ Giáo dục và Đào tạo tuy không dễ dàng nhưng Nhà Trường đã cố gắng phấn đấu để hoàn thành ở một mức có thể, làm nền tảng cho Trường xây dựng và phát triển đạt tiêu chuẩn ISO một cách bền vững nhằm hội đủ các điều kiện hội nhập các nền giáo dục – đào tạo trong khu vực và trên thế giới. 3.2. Những tồn tại - Còn lúng túng chưa hình dung hết các công việc, nhiều tài liệu ban hành còn mang tính hình thức, chưa sát với thực tế công việc nên phải chỉnh sửa, bổ sung, thậm chí bãi bỏ, phải ban hành mới nhiều lần. - Một bộ phận cán bộ chủ chốt và CB, CNV của một số đơn vị tham gia các khóa đào tạo nhận thức về hệ thống quản lý chất lượng, về đánh giá nội bộ theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 chưa đầy đủ do đó ảnh hưởng rất lớn trong việc áp dụng và duy trì cải tiến hệ thống quản lý chất lượng tại đơn vị đó. - Một số cán bộ công chức chưa quen với hệ thống quản lý chất lượng, nhận thức chưa cao, cảm thấy “gò bó” khi thực hiện công việc theo các quy trình, thủ tục, quy định. Đây là quá trình thay đổi tạo “văn hóa” trong công tác quản lý, hình thành phương pháp làm việc mới trong cán bộ nhân viên của cơ quan quản lý nhà nước do vậy cần có thời gian thích nghi và phải thường xuyên đào tạo. - Hệ thống pháp luật thay đổi liên tục, các thủ tục, hướng dẫn, biểu mẫu cũng phải thay đổi gây không ít khó khăn trong quá trình thực hiện. 4. Định hướng hoàn thiện hệ thống quản lý chất lượng Nhà trường: - Xây dựng hệ thống quản lý, đảm bảo chất lượng đồng bộ, hoàn thiện ở nhà trường; Thường xuyên hoàn thiện mục tiêu, chính sách chất lượng và nội dung hoạt động kiểm soát chất lượng; - Thường xuyên quán triệt mục tiêu, chính sách chất lượng và nội dung hoạt động kiểm soát chất lượng đến các thế hệ giáo viên, cán bộ, sinh viên của trường; - Xây dựng chương trình kiểm soát, kiểm định chất lượng bao gồm kiểm định các chương trình đào tạo, kiểm định các đơn vị bộ phận trong trưòng và kiểm định Nhà trường, gắn việc thực hiện ISO 9001: 2008 với hoàn thiện các công tác quản lý khác, đưa hoạt động kiểm định chất lượng thành nề nếp, thành hoạt động thường xuyên, định kỳ, phù hợp với quá trình đánh giá các hoạt động trong Nhà trường, gắn với tổng kết học kỳ, tổng kết năm; - Dần dần triển khai kiểm định các chương trình đào tạo, kiểm định các đơn vị bộ phận trong trường và đưa các hoạt động này thành nề nếp; - Củng cố, tăng cường lực lượng cho Phòng Thanh tra khảo thí, chuẩn bị cho việc thành lập Trung tâm khảo thí và kiểm định chất lượng, sắp xếp lại lao động và tập huấn cán bộ về kiểm định chất lượng, hình thành hệ thống, mạng lưới kiểm định chất lưọng từ trường xuống các đơn vị; - Xây dựng hệ thống tài liệu về kiểm định chất lượng các bài tập huấn, tài liệu, video giới thiệu về hệ thống quản lý chất lượng của trường và quá trình phát triển của nó (bằng cả tiếng Việt và tiếng Anh) v.v; - Cán bộ công chức trong quá trình thực hiện cần có nhận thức sâu sắc về việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008, kiểm định chất lượng từ đó khả năng tổ chức duy trì, cải tiến và nâng cao hiệu quả áp dụng. Tăng cường công tác học tập đào tạo, bồi dưỡng nâng cao kỹ năng và kinh nghiệm thực tiễn cho cán bộ công chức để phát huy tính sáng tạo và chủ động trong công việc, không ngừng cải tiến và nâng cao chất lượng công việc của mình. 5. Kết luận Kiểm định chất lượng là một vấn đề không phải là mới so với nhận thức chung toàn đơn vị và khá phức tạp trong quá trình triển khai, thực hiện. Trong giới hạn của bài viết này không đủ để trình bày tất cả các vấn đề liên quan đến kiểm định chất lượng và ISO 9001: 2008. Do đó, bài viết này chỉ mang tính chất tham khảo. Việc kiểm định chất lượng không chỉ dừng lại ở đây, các câu hỏi khác được đặt ra và cần phải giải quyết như: Chuẩn bị cho công tác kiểm định chất lượng như thế nào? Tiêu chí để kiểm định chất lượng là gì? Nhà trường đã đáp ứng được các tiêu chí kiểm định chưa? Và ai sẽ là chuyên gia kiểm định chất lượng? Nâng cao chất lượng công tác quản lý đào tạo phải thoả mãm các câu hỏi đã đặt ra./. TÀI LIỆU THAM KHẢO Trong bài viết này sử dụng tài liệu tham khảo chính của Dr. Martin về việc kiểm định chất lượng giáo dục Mỹ, bộ tiêu chuẩn ISO 9000 và các bản triển khai ISO 9001: 2008 của Dr. Nguyễn Võ Minh Hùng; ThS Nguyễn Tử Minh, Trường Cao đẳng Sư phạm Đà Lạt. Các thông tin tham khảo trên mạng từ các trường đại học cả nước. ỨNG DỤNG TIN HỌC TRONG QUẢN LÝ GIỜ DẠY TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỂ DỤC THỂ THAO ĐÀ NẴNG Ths. Nguyễn Mạnh Cường Bộ môn Cầu lông – Quần vợt 1. Đặt vấn đề: Việc thực hiện bằng phương pháp thủ công công việc quản lý giờ dạy của các cán bộ giảng viên (CBGV) các bộ môn thuộc trường Đại học TDTT Đà Nẵng thường chiếm khối lượng lớn thời gian của các trợ lý bộ môn nhưng vẫn không đảm bảo tính chính xác của các số liệu, dữ liệu về khối lượng giờ giảng dạy, lịch phân công giảng dạy của các CBGV trong bộ môn. Điều đó dẫn đến hiệu quả công việc của các trợ lý bộ môn vẫn chưa cao. Năm 2008, Bộ trưởng Bộ GD & ĐT đã ban hành Chỉ thị 55/2008/CTBGD&ĐT về việc tăng cường giảng dạy, đào tạo và ứng dụng CNTT trong giáo dục giai đoạn 2008-2012. Xuất phát từ thực tế đó, là trợ lý bộ môn Cầu lông – Quần vợt, tôi đã mạnh dạn đầu tư thời gian nghiên cứu ứng dụng tin học vào việc quản lý giờ dạy của CBGV trong bộ môn từ năm học 2009-2010. Sau gần 02 năm thực hiện công việc quản lý giờ dạy của bộ môn, với sự ứng dụng của tin học, hiệu quả công việc được nâng cao rõ rệt, thời gian thực hiện công việc giảm đi đáng kể, số liệu, dữ liệu tính toán và lưu trữ đảm bảo độ chính xác cao. Tuy nhiên, việc ứng dụng tin học vào công việc của trợ lý bộ môn tại trường Đại học TDTT Đà Nẵng vẫn chưa được thực hiện rộng rãi do vẫn còn tồn tại một số khó khăn mà sẽ được đề cập bên dưới đây. 2. Công tác quản lý giờ dạy theo phương pháp thủ công và những hạn chế tồn tại: Bằng phương pháp thủ công, để thực hiện công tác quản lý giờ dạy của các CBGV trong bộ môn, người trợ lý bộ môn phải thực hiện các công việc sau theo từng bước riêng rẽ, rời rạc, không liên kết:  Tính toán khối lượng giờ giảng dạy dự báo cho năm học mới theo từng học kỳ căn cứ vào giấy báo giảng từ phòng Đào tạo.  Cân đối và phân lịch giảng dạy cho các CBGV trong bộ môn theo lịch giảng dạy từ phòng Đào tạo căn cứ theo hệ số lớp học như nhà trường quy định.  Điền lịch giảng dạy của cá nhân CBGV vào mẫu theo quy định.  Tính khối lượng giờ giảng dạy lý thuyết, thực hành, giờ ngoài trời, giờ coi thi, chấm thi, v.v... của từng CBGV của từng môn học trong bộ môn theo lịch giảng dạy đã phân hàng tuần.  Điền số liệu thống kê tổng hợp khối lượng giờ giảng dạy của CBGV vào mẫu theo quy định của nhà trường (ĐT.QT.05*B.12 ngày 25/1/11).  Tổng hợp khối lượng hoàn thành giảng dạy của từng CBGV theo từng học kỳ.  Căn cứ vào bảng tổng hợp giờ giảng dạy để khắc phục sai sót trong việc phân giờ dạy không cân đối trong học kỳ sau.  Tổng hợp khối lượng giờ giảng dạy thực tế trong năm của các CBGV để tính khối lượng vượt giờ trong học kỳ/ năm học, khối lượng giờ thừa trong định mức và ngoài định mức. Việc thực hiện khối lượng công việc trên bằng phương pháp thủ công đã bộc lộ những nhược điểm của phương pháp này như sau:  Tiêu tốn nhiều thời gian khi sắp xếp lịch từng cá nhân do phải điều chỉnh cân đối lượng giờ giảng dạy của các CBGV trong bộ môn;  Tiêu tốn thời gian để viết và sao chép bằng tay các bảng phân lịch giảng dạy;  Lưu trữ nhiều giấy tờ (các bảng phân lịch của từng cá nhân CBGV, trong từng tuần, tháng, học kỳ);  Thường mắc phải sai sót, nhầm lẫn trong tính toán khối lượng giờ giảng dạy;  Khối lượng giờ giảng dạy của các CBGV trong bộ môn thường bị chênh lệch lớn do không thường xuyên tổng hợp số lượng giờ giảng dạy trong các tuần hoặc trong học kỳ;  Không kịp điều chỉnh số lượng giờ chênh lệch giữa các CBGV trong từng môn học dẫn đến sự chênh lệch lớn trong khối lượng giảng dạy của các CBGV từng môn học trong bộ môn; 3. Ứng dụng tin học vào công tác quản lý giờ dạy: Những hạn chế nêu trên được khắc phục đáng kể, mang lại hiệu quả cao trong công tác quản lý giờ dạy của người trợ lý bộ môn với sự ứng dụng của tin học, cụ thể hơn là sự vận dụng phần mềm Microsoft Excel vào việc phân lịch và tính toán khối lượng giờ. Có thể nói rằng phần mềm Microsoft Excel mở ra triển vọng to lớn trong việc tính toán các số liệu có tính liên kết một cách nhanh chóng, chính xác và việc quản lý dữ liệu theo hệ thống rõ ràng. Nếu như việc quản lý giờ dạy bằng phương pháp thủ công được thực hiện một cách riêng rẽ, rời rạc và đòi hỏi việc tính toán lặp đi lặp lại để đảm bảo tính chính xác thì bằng việc ứng dụng phần mềm Microsoft Excel, các công việc đó được thực hiện trong cùng một thao tác nhập số liệu “đầu vào”. Tuy nhiên, làm sao để điều đó có thể thực hiện được, đó chính là mấu chốt quan trọng của công việc này. Để làm được điều này, tất cả mọi phép tính đều đã được cài đặt sẵn công thức sau khi tham chiếu các quy định của nhà trường về công tác tính toán và quản lý giờ dạy của bộ môn. Minh họa cụ thể về ứng dụng của Microsoft Excel trong công tác quản lý giờ dạy tại bộ môn Cầu lông – Quần vợt: Dự báo khối lượng giảng dạy của từng học kỳ được thực hiện bằng các thao tác tính toán đơn giản trên Microsoft Excel. Tuy nhiên, kết quả của phần “Vượt giờ” được tính toán dựa vào số liệu liên kết giữa phần dự báo của các học kỳ với phần tổng hợp khối lượng giờ giảng dạy thực tế trong từng học kỳ. Phần tổng hợp khối lượng giờ sẽ được minh họa ở phần tính toán khối lượng giờ. Việc phân lịch giảng dạy và tổng hợp khối lượng giờ giảng dạy hàng tuần của các cá nhân CBGV trong bộ môn được thực hiện đồng thời với thao tác “chọn” các lớp học trong danh sách. Danh sách các lớp học sẽ tham chiếu đến hệ số lớp học theo quy định của nhà trường, do đó, khi một lớp học trong danh sách đổ xuống được chọn thì khối lượng giờ dạy sẽ được tính toán tự động theo từng tiết học, từng ngày và từng tuần; lịch giảng dạy của từng cá nhân CBGV sẽ được sắp xếp tự động; đồng thời, bảng thống kê tổng hợp khối lượng giảng dạy của CBGV từng học kỳ, cả năm sẽ được tự động cập nhật. Số liệu từ bảng tổng khối lượng hoàn thành giảng dạy của CBGV sẽ được tự động liên kết với số liệu của phần dự báo khối lượng giảng dạy để tự động tính toán phần "Vượt giờ" cho mỗi học kỳ và cho cả năm học với số giờ thừa trong định mức và thừa ngoài định mức. Những thuận lợi và khó khăn của phương pháp mới: Việc áp dụng phần mềm Microsoft Excel vào công tác quản lý giờ dạy của các trợ lý bộ môn đem lại những thuận lợi sau:  Tiết kiệm đáng kể lượng thời gian thực hiện công việc;  Công việc được thực hiện một cách chuyên nghiệp hóa;  Ít mắc phải sai sót, nhầm lẫn trong tính toán khối lượng giờ giảng dạy,đảm bảo độ chính xác cao của số liệu, dữ liệu;  Giảm thiểu sự chênh lệch trong việc phân giờ giảng dạy cho các CBGV;  Kịp thời điều chỉnh số lượng giờ chênh lệch giữa các CBGV trong từng môn học (nếu có). Bên cạnh những thuận lợi nêu trên, việc ứng dụng phần mềm Microsoft Excel vào công tác quản lý giờ dạy vẫn còn tồn tại một số khó khăn sau:  Dự báo khối lượng giảng dạy đầu năm học và tổng khối lượng giảng dạy thực tế của mỗi cá nhân CBGV trong năm còn có sự chênh lệch lớn với tỷ lệ sai số có thể lớn hơn tỷ lệ sai số cho phép, xuất phát từ nguyên nhân do kế hoạch công tác, học tập của CBGV nằm ngoài dự đoán của bộ môn, cũng như việc thay đổi, bổ sung tăng đột suất số lượng lớp học và số lượng sinh viên của các lớp sau khi hoàn thành kết quả dự báo;  Kiến thức, kỹ năng tin học của một số CBGV trợ lý bộ môn vẫn còn hạn chế, chưa đủ vượt ngưỡng để đam mê và sáng tạo trong việc nghiên cứu đổi mới phương pháp quản lý công việc của mình. 4. Bài học kinh nghiệm và đề xuất: Qua 02 năm ứng dụng phần mềm Microsoft Excel vào công tác quản lý giờ dạy của CBGV bộ môn Cầu lông – Quần vợt, tôi có một số kinh nghiệm và đề xuất sau:  CBGV trợ lý bộ môn cần đầu tư thời gian vào việc nghiên cứu các phương pháp quản lý giờ dạy mới nhằm thay thế phương pháp thủ công tồn tại nhiều hạn chế;  Các CBGV cần thường xuyên học tập và tự trang bị thêm kiến thức về tin học để phục vụ cho công tác chuyên môn giảng dạy và quản lý của mình;  Nhà trường cần thường xuyên quan tâm và tổ chức các lớp tập huấn kỹ năng tin học cần thiết cho các CBGV;  Phòng Đào tạo nên tổ chức các buổi giao lưu, trao đổi kinh nghiệm giữa các trợ lý bộ môn để học hỏi, cập nhật kinh nghiệm lẫn nhau trong công tác quản lý bộ môn để phục vụ công việc tốt hơn. 5. Kết luận: Trong thời điểm hiện nay, với tốc độ phát triển nhanh chóng của ngành công nghệ thông tin nói chung, của ngành tin học nói riêng thì việc ứng dụng tin học vào công tác giảng dạy và quản lý giáo dục đào tạo ở các cấp học, bậc học, ngành học là một tất yếu khách quan. Ứng dụng tin học vào công tác quản lý giờ dạy tại các bộ môn thuộc trường Đại học TDTT Đà Nẵng nói riêng là một việc làm rất quan trọng và có ý nghĩa, do đó chúng ta cần phải thực hiện và đẩy mạnh sự ứng dụng đó một cách đồng bộ trong toàn trường trong giai đoạn hiện nay. Chỉ có như vậy các CBGV trợ lý bộ môn mới có thể vừa hoàn thành tốt công tác giảng dạy chuyên môn, vừa thực hiện tốt công tác quản lý giờ dạy của bộ môn nhằm đem lại hiệu quả cao nhất trong công tác giáo dục đào tạo tại trường. ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢ CHẤT LƯỢNG ĐÀO TẠO Ths. Nguyễn Thị Hải Vy Phòng QLKH & HTQT Hiện nay, trên các phương tiện thông tin đại chúng cũng như tại các cơ quan trường học, chúng ta đã nghe nhiều về cụm từ “Ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT)….”. Vậy CNTT là gì? Đối với lĩnh vực giáo dục thì ta có thể hiểu CNTT là đối tượng học tập, là công cụ học tập, là một người hướng dẫn, là một phương tiện mở, là phương tiện truyền thông. Vậy việc Ứng dụng CNTT trong dạy và học như thế nào? Ứng dụng CNTT trong quản lý như thế nào? Đây là câu hỏi không chỉ một cá nhân nào có thể trả lời mà là sự kết hợp của một tập thể. Đưa CNTT vào trong giáo dục không phải là một hình thức đổi mới riêng rẽ mà chính là một phần quan trọng trong việc phát triển xã hội hiện nay. Do vậy, việc ứng dụng CNTT trong giáo dục luôn nên được chú trọng và cần có sự sáng tạo và quyết tâm cao. I. Thực trạng việc ứng dụng CNTT trong nhà trường hiện nay: 1. Ứng dụng CNTT trong công tác đào tạo Là một trường chuyên ngành về TDTT, đa số các sinh viên đều chú trọng đến vấn đề tập luyện các môn học thể thao. Chính vì thế mà điều kiện được tiếp xúc với CNTT của các em sinh viên là rất hạn chế. Đội ngũ giảng viên: Một số giảng viên có trình độ tin học, kỹ năng sử dụng máy tính và các phương tiện hỗ trợ còn hạn chế. Thực tế cho thấy nhiều người có chứng chỉ hoặc bằng cấp cao về Tin học nhưng nếu ít sử dụng thì kỹ năng sẽ hạn chế, ngược lại chỉ với chứng chỉ A –Tin học văn phòng nhưng nếu chịu khó học hỏi, thực hành thì việc ứng dụng CNTT vào giảng dạy sẽ chẳng mấy khó khăn. Cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho dạy học, đặc biệt là phục vụ cho việc dạy tin học và ứng dụng CNTT của nhà trường tuy những năm gần đây đã được chú trọng đầu tư nhưng vẫn còn thiếu các phòng học chức năng, số máy tính phục vụ cho học tin học và nghiên cứu thông tin của sinh viên còn ít (chỉ có 02 phòng học vi tính với tổng là 86 máy tính/3200SV, không có phòng máy truy cập thông tin internet tham khảo tài liệu). Ngoài ra còn thiếu các phần mềm hỗ trợ dạy học và quản lý, thiếu kênh cung cấp thông tin tham gia học tập trực tuyến… 2. Ứng dụng CNTT trong công tác quản lý Việc ứng dụng CNTT trong quản lý, điều hành của trường đã được triển khai nhiều năm trở lại đây với nhiều phần mềm đặc thù hữu ích tại các phòng như: Phần mềm Quản lý nhân sự - P.TCCB, phần mềm kế toán – Phòng Tài vụ, phần mềm quản lý công văn – phòng Văn thư, phần mềm Quản lý điểm – phòng Đào tạo… Tuy nhiên, những ứng dụng này chưa đồng bộ và còn mang tính tự phát, chưa có hệ thống cơ sở dữ liệu chung cho toàn trường. Nhân lực phụ trách và trực tiếp thực hiện ứng dụng CNTT trong cơ quan còn thiếu. Việc lưu trữ hồ sơ, văn bằng, chứng chỉ, công văn, giấy tờ, các loại hóa đơn, chứng từ, danh mục sách báo, nhân sự, lương bổng, phân công công việc, lên kế hoạch giảng dạy, lịch trình, đào tạo trực tuyến… đa số đều làm việc và lưu trữ bằng giấy tờ hoặc bằng máy nhưng dưới hình thức tập hợp thông tin mà không có phần mềm hỗ trợ. Việc trao đổi thông tin qua Email, qua Cổng thông tin nội bộ tuy đã có nhưng vẫn còn ít, chỉ có một số cán bộ giảng viên thường xuyên sử dụng các hình thức làm việc này. II. Giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng CNTT trong quản lý và dạy học: 1. Ứng dụng CNTT trong đổi mới phương pháp dạy học: - Tiếp tục xây dựng nội dung thông tin số, khuyến khích giảng viên soạn bài trình chiếu, bài giảng điện tử và giáo án trên máy tính phục vụ giảng dạy thay cho nội dung thông tin bằng văn bảng giấy tờ. - Phát huy tính tích cực tự học, tự tìm tòi thông tin qua mạng internet, tạo điều kiện để sinh viên có thể học ở mọi nơi, mọi lúc, tìm được nội dung học phù hợp. Điều này phụ thuộc vào cơ sở vật chất, phần mềm hỗ trợ và nhân lực phục vụ. Sẽ tính đến phương án thư viện điện tử với các phòng máy truy cập, các bài giảng trực tuyến phục vụ bạn đọc và nghiên cứu. - Khuyến khích giảng viên trao đổi kinh nghiệm giảng dạy và thường xuyên cập nhật các thông tin về giáo dục qua các website của Bộ GD và ÐT và qua Diễn đàn giáo dục trên website bộ như: + Website của Bộ Giáo dục đào tạo: www.moet.gov.vn, www.edu.net.vn + Thư viện giáo trình điện tử: http://ebook.moet.gov.vn/ + Kho tài nguyên giáo dục: http://edu.net.vn/media + Hệ thống văn http://vanban.moet.gov.vn/ bản quy phạm pháp luật ngành giáo dục: - Tổ chức xây dựng lại trang học tập trực tuyến điện tử (e-Learning) và tổ chức cho giảng viên soạn bài giảng điện tử e-Learning trực tuyến. - Tích cực khai thác và đưa phần mềm mã nguồn mở vào chương trình giảng dạy CNTT, dần thay thế cho các phần mềm có bản quyền (như phần mềm văn phòng OpenOffice thay thế phần mềm Microsoft Office, phần mềm gõ tiếng Việt Unikey thay cho Vietkey…). - Định hướng cho giảng viên luôn có ý thức sưu tầm tài liệu hướng dẫn ứng dụng CNTT hiệu quả, bộ phận chuyên môn nghiên cứu chọn lọc photo phát cho giảng viên. Hoặc tổ chức các lớp bồi dưỡng kỹ năng sử dụng máy tính và các phần mềm Tin học với giảng viên CNTT và những giảng viên có kỹ năng tốt về Tin học của trường, theo hình thức trao đổi giúp đỡ lẫn nhau, tập trung chủ yếu vào những kỹ năng mà giảng viên cần sử dụng trong quá trình soạn giảng hàng ngày như lấy thông tin, các bước soạn một bài trình chiếu, hướng dẫn thiết kế bài giảng điện tử e- Learning, các phần mềm thông dụng, cách chuyển đổi các loại phông chữ, cách sử dụng một số phương tiện như máy chiếu, máy quay phim, chụp ảnh, cách thiết kế bài kiểm tra,... - Tổ chức cuộc thi có ứng dụng CNTT trong toàn trường. Bởi vì khi tham gia bất cứ cuộc thi nào yêu cầu sản phẩm cũng đòi hỏi người tham gia cuộc thi phải có sự đầu tư nhiều hơn về thời gian, công sức, chất xám và cả việc phải học hỏi ở những người giỏi hơn. Như vậy, vô hình chung cả việc rèn kỹ năng, tự học và học hỏi đồng nghiệp đều được đẩy mạnh. - Nhà trường cần tìm phương án khắc phục tình trạng nghiện internet không lành mạnh của một bộ phận học sinh, bởi đây là một trong những nguyên nhân dẫn đến lười học, bỏ học. - Khuyến khích cán bộ giáo viên trong nhà trường kết nối Internet theo chương trình khuyến mại dành riêng cho ngành giáo dục; 2. Ứng dụng CNTT trong điều hành quản lý giáo dục: - Tin học hóa công tác quản lý ở các phòng, bộ môn. Tất cả các cán bộ và giảng viên thực hiện việc chuyển phát công văn, tài liệu qua mạng. - Xây dựng chương trình, tài liệu bồi dưỡng, chuẩn kiến thức và kỹ năng về CNTT phù hợp từng nhóm đối tượng được bồi dưỡng là cán bộ, công chức, cán bộ quản lý giáo dục, là đội ngũ giảng viên và viên chức chuyên trách ứng dụng CNTT. - Cần có sự quyết tâm của lãnh đạo trường trong việc XD nguồn nhân lực CNTT, đầu tư trang thiết bị và phần mềm quản lý trong nhà trường, đồng thời thiết lập chính sách duy trì, bảo dưỡng tài sản CNTT cũng như không ngừng nâng cấp và cập nhật các phần mềm quản lý. - Để phát huy được hiệu quả của việc ứng dụng CNTT trong trường, xóa bỏ được sức ỳ và tâm lý ngại thay đổi, rất cần sự thay đổi nhận thức trước hết là từ lãnh đạo trường, đồng thời có sự đầu tư một cách có hệ thống và đồng bộ. III. Giới thiệu về Website của trường - Website của trường tuy chưa phải là một website lớn với nhiều chức năng nhưng cơ bản đó là một trang web bao gồm các chức năng căn bản gồm 2 mảng chính là Quản lý đào tạo và thông tin tuyên truyền. + Về chức năng Quản lý đào tạo: trang web thường xuyên cập nhật các tin tức quản lý của nhà trường và của ngành. Tuy vậy, việc cập nhật đôi lúc có sự chậm trể, một phần cũng do lỗi của người biên tập website, một phần cũng là thiếu sự hỗ trợ