Tài liệu Phân tích nguyên tắc của đàm phán hợp đồng

ĐỀ BÀI: Phân tích nguyên tắc của đàm phán hợp đồng. A-MỞ ĐẦU Ngày nay, trên toàn lãnh thổ Việt Nam, nền kinh tế hoạt động theo cơ chế thị trường có sự điều tiết của nhà nước. Trong một cơ chế như thế, các cá thể, tập thể cần một lưu lượng giao tiếp rất lớn hàng ngày. Một trong các vấn đề cốt lõi của các cuộc giao tiếp là sự đàm phán và thương lượng. Tại sao lại như vậy? Bởi vì trong thương trường và cuộc sống rất ít các cuộc đàm phán và thương lượng chỉ xảy ra một lần giữa hai bên là xong. Hoặc chỉ "làm ăn" với nhau một lần xong là thôi. Thông thường chúng ta cần làm ăn lâu dài với nhau. Cao hơn tất cả là uy tín và tiếng tăm tốt. Bạn có thể dùng các biện pháp để thắng đối tác một lần với những lợi nhuận to lớn. Nhưng nếu bạn không tạo cho đối tác một điều gì có lợi cho họ, dù là một sự an ủi, thì bạn sẽ mất rất nhiều, nếu không nói là sụp đổ sự nghiệp trong tương lai. B- NỘI DUNG CHÍNH I- KHÁI QUÁT CHUNG VỀ ĐÀM PHÁN 1. Khái niệm đàm phán Đàm phán là quá trình trao đổi thiện chí giữa người mua và người bán nhằm đạt được những thỏa thuận thống nhất về nội dung của hợp đồng mua bán ngoại thương, như vậy sau quá trình đàm phán, người mua và người bán có thể đi đến ký kết hợp đồng. 2. Đặc điểm của đàm phán Đàm phán hợp đồng ngoại thương là quá trình tự điều chỉnh các nhu cầu, quyền lợi của các bên đàm phán nhằm mục đích cuối cùng là ký kết được hợp đồng ngoại thương. Như vậy trong đàm phán hợp đồng ngoại thương, các bên khi bàn bạc thỏa thuận về các điều khoản của hợp đồng, không chỉ biết bảo vệ lợi ích của mình mà còn phải biết chấp nhận nhượng bộ, điều chỉnh 1 các điều kiện để hai bên cùng có lợi thì mới mong ký được hợp đồng có tính khả thi. Đàm phán hợp đồng ngoại thương là quá trình thống nhất các lợi ích trong khi vẫn giữ được mối quan hệ tốt đẹp giữa đôi bên trong hợp đồng. Khi thực hiện điều này, hai bên đối tác cần tránh những vụ việc có thể xảy ra: o Tâm lý luôn luôn nhượng bộ: chỉ vì muốn giữ quan hệ tốt đẹp, nên chấp nhận mọi điều kiện của đối phương, tự mình gánh chịu hết mọi thiệt thòi khi ký kết và thực hiện hợp đồng mua bán quốc tế. o Tâm lý kiên quyết bảo vệ mình: khi cả hai đều khăng khăng giữ lấy lập trường của mình, quyết tâm bảo vệ quyền lợi cho riêng mình, không quan tâm giữ gìn mối quan hệ giữa hai bên làm, đàm phán sẽ tan vỡ. Có khi cố tâm dồn đối tác vào thế bất lợi, phải ký hợp đồng nhưng không thể thực hiện được những gì đã ký kết. Đàm phán hợp đồng ngoại thương là một môn khoa học, đồng thời là nghệ thuật đòi hỏi người thực hiện đàm phán phải nắm vững nghiệp vụ kinh doanh ngoại thương mà còn luôn trao dồi năng lực, kỹ năng đàm phán mới mong đạt được thành công. 3. Một số lưu ý khi đàm phán - Lợi ích chung của cả đôi bên trong hợp đồng ngoại thương phải được quan tâm hàng đầu. Chính vì thế, mỗi bên nên biết tự bảo vệ quyền lợi của mình, vừa biết thỏa mãn các lợi ích chính đáng của đối tác, cuối cùng đi đến hài hoà và mở rộng được lợi ích chung cho cả đôi bên. - Đàm phán hợp đồng ngoại thương phải mang tính công khai và bình đẵng, nhất thiết phải tránh dùng gian kế, không nên đưa đối phương vào bẫy, ngược lại, phải tạo được mối quan hệ tốt đẹp lâu dài với bạn hàng nói riêng và giữ được uy tín của đơn vị mình trên thương trường nói chung. - Người đàm phán hợp đồng ngoại thương phải là người có tài thỏa hiệp, biết lập phương án và xác định đúng mục tiêu đàm phán. Đôi khi cục 2 diện đàm phán có thể thay đổi hoàn toàn, hoặc từ không mấy tốt đẹp ban đầu trở thành thân mật, có thể đi đến ký kết hợp đồng trị giá hàng triệu đô, hoặc ngược lại, chủ yếu tuỳ thuộc vảo trình độ, năng lực và tài thỏa hiệp của người đàm phán. II- PHÂN TÍCH CÁC NGUYÊN TẮC ĐÀM PHÁN HỢP ĐỒNG 1. Chú ý về cách ăn mặc và trang phục trong đàm phán Cách ăn mặc của các thành viên thể hiện tính nghiêm túc và chuyên nghiệp. Vì vậy, trong các buổi đàm phán quan trọng bạn nên ăn mặc trang trọng và lịch sự. Đàn ông nên mặc com-lê màu đen, xám hoặc xanh tím than, áo sơ mi dài tay một màu hay có những đường sọc nhỏ màu nhạt, cravat lụa, tất cùng màu với quần, giày buộc dây. Phụ nữ cũng có thể mặc com-lê, đi giày thấp cổ, không mặc váy ngắn, trang điểm nhẹ, tóc gọn gàng, bàn tay phải được chăm sóc, các đồ trang sức càng ít càng tốt và tránh gây cảm giác lố lăng. Nguyên tắc ăn mặc khi đàm phán cũng có là 1 câu hỏi mà nhà tuyển dụng phỏng vấn ứng viên. Tục ngữ có câu: “Người dựa vào quần áo, ngựa dựa vào yên”, hay “người đẹp vì lụa, lúa tốt vì phân”, trang phục phù hợp có ảnh hưởng rất lớn đến ngoại hình của người đàm phán. Trang phục của người chủ tọa nên chú ý tới: Phong cách ăn mặc chỉnh tề, phẳng phiu; Trang phục vuông vức, quần có xếp ly, cổ áo, tay áo luôn giữ sạch sẽ, đặc biệt là phải phù hợp với ngoại hình. Một người có cách ăn mặc cầu kì, kì quái sẽ tạo ấn tượng không tốt với đối tác. Về phương diện ngoại hình, nam giới nên cắt tóc ngắn, gọn gàng, không nên để kiểu tóc quá dài và kì dị. Kiểu tóc để tự nhiên, gọn gàng, khiến mọi người có cảm giác trang trọng. Tóc của nữ giới có thể thay đổi nhiều kiểu khác nhau, tuy nhiên cũng không nên quá kì dị. Đối với nữ giới mà nói, trang điểm nhẹ nhàng sẽ càng tăng thêm vẻ đẹp tự nhiên. Ngược lại, trang điểm quá 3 đậm sẽ tạo cảm giác tầm thường trong mắt mọi người. Cuối cùng, cần chú ý tới sự thống nhất về trang phục, giày tất, kết hợp ví da và mũ. 2. Yêu cầu thứ hai là chú ý tới lời ăn tiếng nói Trong quá trình đàm phán, thái độ cũng như lời nói của người đàm phán cần lịch sự. Một người giỏi giao tiếp thì trong khi nói luôn giữ thái độ đúng mực, không lạnh nhạt cũng như không vồn vã, không kiêu ngạo cũng như không tự ti. Ngược lại, khi nói chỉ mong nhanh chóng đạt được yêu cầu hay có cử chỉ vâng vâng dạ dạ thì điều đó sẽ ảnh hưởng xấu đến bản thân. Trong khi họp mà bạn sử dụng ngôn ngữ bừa bại sẽ biểu hiện thái độ không tôn trọng đối phương, thậm chí gây ra hiểu lầm và xung đột. Đối với người đàm phán, vấn đề trước tiên họ gặp phải chính là cách xưng hô. Nhất thiết phải phân biệt rõ đối tượng để tiến hành đàm phán, tôn trọng những thói quen xưng hô của đối phương, chú ý tới quan hệ thân thuộc, những khác biệt về tuổi tác, tính cách, cũng như cách quan tâm lẫn nhau của họ, đồng thời, khi xưng hô cần biết phân biệt trường hợp để biểu hiện sự tôn trọng với đối phương. Trong khi đàm phán, nên chú ý tới khoảng cách khi nói, cử chỉ hay âm điệu cũng như cách sắp xếp câu nói cho hợp lý v.v…. Khoảng cách nói quá xa rất dễ dẫn đến tâm lý “ gây hấn” hơn là tâm lý “ cùng nhau hợp tác ”, sẽ làm sự cách biệt ngày càng lớn, và nảy sinh mâu thuẫn. Khoảng cách gần gũi, biểu thị quan hệ đàm phán thân mật giữa hai bên, dễ dàng nhượng bộ và thậm chí có thể làm giảm cảm giác nặng nề. Thông thường, khoảng cách đàm phán nên giữ ở mức độ hơn nửa mét một chút. Ngoài ra, người đàm phán cần có tư thế, cử chỉ hợp lý. Cử chỉ đóng vai trò chủ yếu trong cuộc đàm phán, khi sử dụng ngôn ngữ cơ thể cần chú ý tới khoảng cách không gian. Đồng thời, người đàm phán cần hiểu rõ dụng ý cử chỉ của đối phương. Bàn tay đung đưa biểu thị sự không đồng ý; ngón tay gõ nhẹ lên bàn biểu thị sự cảm ơn; hai tay xoa vào nhau biểu thị sự vui mừng hoặc vội vàng; giơ tay có nghĩa là không nói nữa. Trong cuộc đàm phán, 4 người đàm phán có thể vận dụng cử chỉ để biểu thị ngôn ngữ, dụng ý của mình, ngón tay cái biểu thị số lượng, sự tán thưởng, sự phê bình, khẳng định và phủ định. Khi vận dụng ngôn ngữ cơ thể cần tránh những cử chỉ khuếch trương thái quá. Khi đàm phán, âm điệu nói có sự ngừng ngắt thay đổi, giúp tăng hiệu quả và nội dung ngôn ngữ. Âm điệu lạnh nhạt bình thản thì gây cảm giác xa cách với đối phương. Ngược lại, nếu như âm điệu tự nhiên tình cảm sẽ khiến cho đối phương giảm bớt cảm giác căng thẳng, từ đó dễ dàng tiến hành đàm phán, đem lại một kết cục đàm phán tốt đẹp. Âm điệu không đồng nhất sẽ phản ánh mức độ quan trọng của người đàm phán với cuộc đàm phán. Người đàm phán cần chú ý tới cách sử dụng từ ngữ trong đàm phán, nắm bắt tốt những cách chào hỏi xã giao như hỏi han, mở đầu, bàn bạc trao đổi hay cách kết thúc cuộc đàm phán, những từ ngữ hay dùng như “ chào ông ”; “cảm ơn ”; “ mong hợp tác lâu dài ”; “ tạm biệt ”. Ngôn ngữ sử dụng phải hợp lý, khéo léo, tránh dùng những từ ngữ cứng nhắc, gượng gạo. Vận dụng những từ ngữ có cảm xúc. Một người đàm phán giỏi có kinh nghiệm …ngược lại không nên có thái độ cự tuyệt hay tạo cảm giác gây hấn, dễ gây ra sự ghen ghét, khó chịu. 3.Yêu cầu thứ ba là về phương diện hành vi, động tác Hành vi của người đàm phán được biểu hiện qua nhất cử nhất động của họ trong suốt quá trình đàm phán, cũng như thái độ và hiệu quả đàm phán. Người đàm phán cần có tư thế đứng thẳng, vai bằng, thu vai, ngực thẳng, hai mắt nhìn thẳng, miệng và gương mặt tươi tắn, hoà nh•, hai vai thả tự nhiên, không gò bó, vắt hai tay ra sau hoặc đan chéo trước ngực, hai chân các khớp xương gối và hông thả lỏng về trước. Tư thế đứng thẳng cũng phản ánh trạng thái tâm lý, nói lên ý chí hăng hái sôi nổi của người đàm phán, tràn đầy tự tin và sức sống. 5 Người đàm phán cần có tư thế ngồi lịch sự, đoan trang. Khi đàm phán, tư thế ngồi phù hợp nhất là để hai chân tiếp đất, đầu gối trống thẳng, toàn thân hướng về phía trước, tránh việc vừa ngồi xuống đã dựa ngay vào ghế, hành vi này rõ ràng biểu thị không lịch sự, khi ngồi ghế salông hai chân nên để nghiêng hoặc gác chân lên nhau là thích hợp, nữ giới khi ngồi tránh dạng hai chân, càng không nên mở rộng chân, trông không lịch sự, biểu hiện là người thiếu văn hoá. Người đàm phán cần có dáng đi tự nhiên thoải mái. Yêu cầu về dáng đi là khi đi hai vai thẳng, ánh mắt nhìn thẳng, gương mặt tươi vui. Tay thả lỏng, bàn tay nắm lại. Hai tay đung đưa một cách tự nhiên. Những yêu cầu về dáng đi có thể phân biệt được sự đồng nhất giữa chủ và khách: Làm khách, khi vào nhà bước đi chậm rãi, nhìn quanh một lượt, xác định chỗ ngồi và phương hướng thích hợp cho mình; Làm chủ, khi khách vào phòng, nên bước nhanh vào trước, mắt nhìn và đưa ra lời thăm hỏi khách, nhằm biểu hiện tình cảm chân thành, thái độ thiện chí mong muốn cùng hợp tác. Chủ nhà vào phòng trước tiên sau đó để biểu thị lịch sự chủ nhà mời khách ngồi vào chỗ của mình, sau đó tới lượt mình ngồi. Ngoài ra, thái độ của người đàm phán có ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả của cuộc đàm phán cũng như cảm xúc hai bên đàm phán. Nếu như một bên đối tác có thái độ không tốt hay quá cứng nhắc, thậm chí có thái độ đả kích đối phương, sẽ khiến cho cuộc đàm phán bị rơi vào bế tắc. Nếu thái độ hai bên đối tác hoà thuận, thân thiết, sẽ không khó để xây dựng một không khí đàm phán hoà hợp. Đồng thời, các hành vi, hoạt động của người đàm phán cũng phản ánh hiệu quả đàm phán. Tóm lại, người đàm phán xây dựng được những hình tượng tốt sẽ nắm trong tay quyền chủ động và đạt được thành công rực rỡ trong cuộc đàm phán. Nói về phong độ và khí chất đàm phán. Phong độ và ngoại hình có liên quan mật thiết với nhau, một người có những cử chỉ tự nhiên, tinh thần hăng hái, và tràn đầy sức sống, sẽ dễ dàng thu hút được sự quan tâm của người khác. Đồng 6 thời, một người đàm phán có phong cách hấp dẫn, quyến rũ, ngoại hình tự tin, luôn luôn ngăn nắp, không kiêu căng cũng không tự ti khiến cho đối phương luôn có một cách nhìn tôn trọng và khâm phục, càng thêm trân trọng cuộc đàm phán. Người đàm phán xây dựng được một hình ảnh diện mạo tốt, thêm một chút kinh nghiệm đàm phán và tự tin, thì có thể nói rằng người đó cũng có một phong độ tốt. Ngược lại, một người có diện mạo trung bình lại không chú ý đến cách ăn mặc thì người đó không có phong độ tốt. Phong độ chính là biểu hiện bên ngoài của một người khi người đó kinh nghiệm phong phú, và một tầm hiểu biết sâu rộng sau một quá trình tích luỹ lâu dài. Đó cũng là biểu hiện hoàn hảo nhất trong sự kết hợp giữa ngoại hình và phẩm chất bên trong mỗi con người. Một người có phong độ và khí chất hoàn hảo, thì cho dù họ không nói gì, chỉ cần đứng hay ngồi ở một nơi nào đó, lập tức sẽ thu hút được sự chú ý, ấn tượng sâu đậm và cảm tình đặc biệt của mọi người. Cố tướng quân Geoger John Marshall – người Mỹ là một người có khí chất đặc biệt. Theo lịch sử, chỉ khi tướng quân Marshall xuất hiện, lập tức ông trở thành tâm điểm chú ý của các tướng sĩ, ai cũng có thể cảm nhận thấy vẻ uy nghiêm vô hình của ông mà cảm phục ông, giọng nói trầm ấm, thận trọng vững vàng nhưng đầy tinh thần quyết tâm, những phẩm chất đặc biệt trời phú của ông đã được biểu hiện rất rõ trong khi đàm phán, khiến ai ai cũng phải kính sợ, nể phục. Ngoài tướng quân Marshall thì Napoleon cũng có một khí chất như vậy, Napoleon vừa vào phòng tất cả mọi người lập tức nín thở, tinh thần căng thẳng, không ai dám động một tiếng, trong tim như có cảm giác kính sợ không nói lên lời. Vẻ đẹp ngoại hình và khí chất bên trong con người dường như không có liên quan gì đến nhau, trên thực tế thì Napoleon chỉ cao 1,6m, người thấp nhỏ. Một người đàm phán có khí chất phi thường, có khả năng làm người khác kính sợ sẽ khiến đối phương luôn có cái nhìn tôn trọng Khí chất đặc biệt của người đàm phán luôn được biểu hiện thông qua các động tác cơ thể ví dụ như dáng đứng, dáng ngồi hay dáng đi, phong cách nói 7 chuyện hay nụ cười. Hành động tự nhiên gợi ra cảm giác quyền uy, giống như sợi dây kết nối với đối phương, khiến đối phương bị khất phục bởi bạn. Trong cuộc đàm phán, người đàm phán có những suy nghĩ thận trọng hay cái bắt tay chắc chắn, tinh thần tràn đầy tự tin và diện mạo đẹp, đó cũng chính là những nhân tố biểu hiện phong độ và khí chất của người đó. Sức thu hút tiềm ẩn đó khiến đối phương có cảm giác “ được đàm phán với bạn là niềm vinh hạnh cho tôi ”, cũng giống như cảm giác vui sướng khi trong một trận cầu được tranh đấu với đối thủ ngang tài ngang sức. Đối phương trong lòng cũng có cảm giác nhắc nhở mình “ khi đàm phán với người này, nhất định không thể thất lễ ”, từ đó sẽ có cảm giác đàm phán tự tin hơn. Khí chất, phong độ phi thường của người đàm phán ngoài khả năng thiên phú thì cần có quá trình tích luỹ kiến thức và luyện tập từ thực tiễn mà có. Điều này yêu cầu người đàm phán cần có tầm hiểu biết kiến thức sâu rộng, nắm rõ tâm lý học đàm phán và hành vi học đàm phán, cùng những kinh nghiệm đàm phán phong phú, để có đủ năng lực ứng phó với những tình huống đàm phán phức tạp, mặt khác cũng cần nắm rõ những qui định và luật pháp kinh doanh, cùng kiến thức luật pháp quốc tế, và những kiến thức chuyên môn v.v…. Những kiến thức này chính là những tiền đề đ• được người đàm phán chuẩn bị sẵn, cũng là yêu cầu tố chất phù hợp với người đàm phán. Có được những kiến thức này, người đàm phán mới có thể tự tin bước vào cuộc đàm phán. Sự tự tin chính là biểu hiện bên ngoài của một người đàm phán có phong độ và khí chất tốt. Ngoài phương diện tích luỹ tu dưỡng kiến thức, người đàm phán cũng cần gia tăng luyện tập và tích luỹ các phương diện khác, để nuôi dưỡng khí chất và phong độ cho mình. Ví dụ như, người đàm phán nên tích cực tham gia các hoạt động xã hội để nắm vững các lễ nghi giao tiếp xã hội, tích luỹ kinh nghiệm giao tiếp xã hội, người đàm phán cũng cần tham gia nhiều các hoạt động đàm phán để tích luỹ kinh nghiệm đàm phán phong phú. Đồng thời, tích cực tích luỹ các bài học kinh nghiệm, nếu thiếu thì tích cực bổ sung, điều này 8 rất có lợi cho người đàm phán trong lần đàm phán đàu tiên có được một khí chất và phong độ tốt, một diện mạo bình tĩnh. Những phương diện trên chưa hẳn đã đủ, người đàm phán cũng cần tăng cường rèn luyện thực tế, luyện tập đi dáng đi vững chắc, ngữ điệu giọng nói. Ngoài ra, người đàm phán cần gia tăng rèn luyện thông qua hình thức “ thực hiện mô phỏng ”, tập cách đàm phán, có thể sắp xếp diễn biến cuộc đàm phán ngay từ trong đầu, tính toán, sắp xếp “ diễn tập trong đầu ”cuộc đàm phán thứ hai, dự tính, hình dung trước địa điểm đàm phán, thần thái, phản ứng của đối tác đàm phán và mỗi câu đối thoại giữa hai bên đàm phán, kĩ xảo, sách lược của bạn cũng như các tình huống có thể xảy ra trong cuộc đàm phán, đồng thời tìm ra những cách giải quyết phù hợp nhất, , những phương diện này không quá khó khăn, mà bạn cũng có thể tự do phát huy khả năng của mình, và thể hiện phong độ cũng như sức thu hút đặc biệt của mình. 1. Ấn tượng ban đầu. Không nên đối đầu ngay với đối tác đàm phán bằng những yêu cầu định hỏi. Trước hết phải tạo ra một không khí tin cậy, dễ chịu bằng một vài câu nói mang tính cá nhân bằng cử chỉ và thái độ vui vẻ, dễ chịu. Bạn luôn nhớ rằng sẽ không bao giờ có cơ bội lần thứ hai để gây ấn tượng ban đầu. Sau đó bạn sẽ bắt đầu nói về chủ đề nội dung mà bạn định đàm phán, thương thuyết với đối tác. 2. Chú ý tới các cử chỉ, thái độ và động tác của cơ thể trong khi đàm phán. Ít nhất một nửa thông tin định truyền đạt trong đàm phán được thông qua và tiếp nhận qua các cử chỉ, thái độ và động tác của cơ thể bạn. ít nhất một phần ba thông tin được tiếp nhận thông qua tiếng nói, giọng điệu và cách nói của người đàm phán. Một gương mặt hồ hởi, thái độ cởi mở sẽ nhanh 9 chóng tạo nên thiện cảm từ phía đối tác đàm phán. Ý thức đánh giá cao, coi trọng đối tác của người đám phán sẽ thể hiện ngay trong cách thể hiện, giọng điệu và cách nói. Chỉ có thể đàm phán và thuyết phục thành công nếu tự người đàm phán không có ý thức và cảm giác mình sẽ hoặc đang đóng kịch với đối tác. 3. Phải xác định rõ mục tiêu đàm phán và luôn luôn bám sát theo đuổi mục tiêu này trong suốt quá trình đàm phán. Người nào không biết rõ mình muốn gì thì sẽ thường đạt được kết quả mà mình không mong muốn. Vì vậy, trước khi vào cuộc đàm phán thương thuyết, người đàm phán phải cố gắng chia tách mục tiêu cuối cùng của mình thành những mục tiêu nhỏ mà mình phải trao đổi với đối tác và đạt được kết quả. Nếu càng có nhiều mục tiêu cụ thể và luôn theo đuổi các mục tiêu này trong quá trình đàm phám thì kết quả cuối cùng của đàm phán càng chóng đạt được. 4. Người đàm phán tốt phải biết rèn cho mình có khả năng lắng nghe đối tác nói. Người ta nói rằng người thắng cuộc bao giờ cũng là người biết nghe. Chỉ có ai thật sự quan tâm chú ý lắng nghe đối tác đàm phán với mình nói gì, muốn gì thì người đĩ mới có những phản ứng, lý lẽ phù hợp có lợi cho mình. Khi nghe đối tác trình bày cần phải biết phân biệt tâm trạng, thái độ của họ. Xem họ có biểu hiện trạng thái quá hưng phấn, bốc đồng, ức chế hay bực bội không. Cũng có thể đối tác đàm phán đang muốn lôi kéo, cuốn hút về một hướng khác và tìm cách khai thác thêm thông tin. 5. Phải biết trình bày, sử dụng từ ngữ một cách khôn khéo, linh hoạt. Đừng bao giờ nói rằng vấn đề này mình có quan điểm khác mà nên nói về cơ bản mình cũng nghĩ như vậy nhưng chỉ muốn nhấn mạnh thêm điểm này. Ðừng nói thẳng rằng đối tác có cách nhìn nhận sai lầm mà nên nói đó cũng là một cách nhìn nhận đúng nhưng chúng ta cũng thử lật lại vấn đề một 10 lần nữa xem sao. Ðừng bao giờ nói hàng hóa, dịch vụ của mình là rẻ vì rẻ thường đem lại ấn tượng hay suy diễn không tốt về chất lượng. Khi đang tranh cãi, đàm phán về giá cả thì đừng nói: chúng ta sẽ không đạt được kết quả nếu chỉ đàm phán về giá mà nên chuyển hướng. Trước khi tiếp tục đàm phán về giá cả, chúng ta nên trao đổi xem xét thêm chất lượng, hình thức của hàng hóa, phương thức thanh tóan,... Nếu đối tác bị ấn tượng thì vấn đề giá cả không còn quá gay cấn khi tiếp tục đàm phán. 6. Người đàm phán kinh doanh phải biết hỏi nhiều thay vì nói nhiều. Người nào hỏi nhiều thì người đó sẽ có lợi thế, không chỉ về thông tin mà cả về tâm lý, về tính chủ động trong đàm phán. Những câu hỏi hợp lý khéo léo sẽ chứng minh cho đối tác là mình luôn luôn lắng nghe, quan tâm đến điều họ đang nói. Chính trong thời gian lắng nghe bạn có thể phân tích, tìm hiểu các động cơ, ý muốn của đối tác đàm phán. Tùy từng trường hợp có thể đặt câu hỏi trực tiếp hay gián tiếp. Câu hỏi trực tiếp thường được đặt ra khi mới bắt đầu đàm phán, giúp giảm bớt khoảng cách giữa hai bên đàm phán và có được nhiều thông tin trước khi thật sự bắt đầu đàm phán. Các câu hỏi gián tiếp cũng có thể là câu hỏi đón đầu, thường sử dụng ở những giai đoạn sau của cuộc đàm phán thương thuyết. Khi cần làm rõ hay khẳng định một điều gì, nên đặt câu hỏi sao cho đối tác chỉ cần trả lời có hay không. Tất nhiên phải thận trọng nếu đặt nhiều câu hỏi loại này vì sẽ gây cho đối tác cảm giác bực mình, khó chịu. 7. Người đàm phán cần phải biết mình có thể được phép đi tới đâu, tự do đàm phán tới giới hạn nào. Ðâu là điểm thấp nhất mà mình có thể chấp nhận được. Ðâu là điểm mình không bao giờ được thay đổi theo hướng có lợi cho đối tác. Biết được giới hạn đàm phán, tức là sẽ biết được thời điểm phải ngừng hay chấm dứt đàm phán và chuyển hướng, tìm phương án giải quyết khác. Không phải cuộc đàm phán thương thuyết thương mại nào cũng dẫn đến ký kết hợp đồng thương mại. Người có khả năng đàm phán tốt phải là người có đủ dũng cảm 11 và quyết đóan không chịu ký kết một hợp đồng kinh doanh nếu có thể gây bất lợi cho mình. Ðể đàm phán thành công, không nên thực hiện cứng nhắc theo nguyên tắc "được ăn cả, ngã về không". 8. Ðể thành công trong đàm phán kinh doanh, cần có một ý thức, tư duy sẵn sàng thoả hiệp nếu cần thiết. Có khi "một món quà nhỏ", một sự nhường nhịn, chấp nhận nhỏ cho đối tác thì có thể đem lại cho bạn cả một hợp đồng kinh doanh béo bở. Ðàm phán kinh doanh là một quá trình thường xuyên phải chấp nhận "cho và nhận"; phải cân nhắc so sánh, phải tranh luận và chờ đợi. Ðừng nên để xuất hiện cảm giác lộ liễu có người thắng và người thua sau cuộc đàm phán kinh doanh, nếu như bạn còn tiếp tục kinh doanh với đối tác đó. Kết quả đàm phán là cả hai bên đều có lợi, là sự trao đổi tự nguyện giữa hai bên. Vì vậy, khi đàm phán không chỉ chú ý cứng nhắc một chiều quyền lợi, mục đích riêng của một bên mà phải chú ý đến cả nhu cầu của bên kia. 9. Ðể tránh cho những hiểu lầm vô tình hay hữu ý và để tránh nội dung đàm phán, thương thuyết bị lệch hướng, nhà đàm phán phải biết nhắc lại kết luận những điểm đã trao đổi, thống nhất giữa hai bên trước khi chuyển sang nội dung đàm phán mới. Làm được điều đó tức là nhà đàm phán đã chủ động điều tiết buổi thương thuyết. Những điểm chưa rõ có thể sẽ được giải quyết khi được nhắc lại. Nếu khéo léo thì nhà thương thuyết có thể đưa cả hướng giải quyết cho điểm nội dung đàm phán tiếp theo. Thực hiện việc nhắc lại và tóm tắt từng nội dung đã đàm phán sẽ giúp cho nhà thương thuyết luôn luôn không xa rời mục tiêu đàm phán, quá trình đàm phán trở nên có hệ thống, bài bản và là cơ sở cho những lần đàm phán tiếp theo. Quy tắc 1: Xác định các thành viên trong phái đoàn đàm phán Trước buổi gặp mặt, đầu tiên bạn cần xác định rõ chức danh và nhiệm vụ của tất cả các thành viên trong đoàn đàm phán của đối tác. Bạn phải biết ai 12 thực sự là người có quyền quyết định cuối cùng để dành sự chú ý đến người này nhiều nhất. Nhiều khi, đó không phải là trưởng đoàn mà là người lãnh đạo bộ phận có liên quan nhiều nhất đến cuộc đàm phán. Sau khi xác định được thông tin trên, bạn sẽ chỉ định những thành viên trong phái đoàn của mình. Nếu bạn chọn đúng các thành viên tham gia, bạn sẽ nắm trong tay 80% thành công. Những thành viên trong phái đoàn phải thực sự cần thiết cho cuộc đàm phán, nếu không hiệu quả của cuộc đàm phán sẽ tỷ lệ nghịch với số thành viên trong phái đoàn. Bạn phải biết ai thực sự là người có quyền quyết định cuối cùng để dành sự chú ý đến người này nhiều nhất. Quy tắc 2: Ấn định thời gian phù hợp Không có quy định về thời gian diễn ra cuộc đàm phán, nhưng tốt nhất là nên tổ chức vào buổi sáng. Sẽ không lịch sự nếu ấn định cuộc đàm phán vào sáng sớm tinh mơ hay tối muộn. Hãy tránh đi trễ, nếu không bạn sẽ bị xem là không “pro”, thậm chí bị đối tác quy kết tội thiếu tôn trọng họ. Thông thường, một buổi đàm phán kéo dài khoảng 2 tiếng. Nếu đàm phán diễn ra dài hơn, cần phải có thời gian nghỉ giải lao ít nhất 30 phút. Trong khoảng thời gian này bạn có thể mời khách uống trà hoặc cà phê. Hạn chế tối đa việc hút thuốc nếu có thể. Quy tắc 3: Ấn định không gian diễn ra đàm phán Thông thường, địa điểm diễn ra đàm phán là do bên tổ chức đưa ra nhưng phải được sự đồng ý của khách mời. Nếu bạn muốn có lợi thế về tâm lý, tốt nhất hãy tổ chức đàm phán ở công ty của bạn. Nếu bạn muốn có lợi thế về tâm lý, tốt nhất hãy tổ chức đàm phán ở công ty của bạn. Chiếc bàn là điểm chính của phòng đàm phán. Tốt nhất bạn dùng bàn tròn hoặc oval. Bàn có góc cạnh có thể tạo cảm giác đối đầu cho các thành 13 viên tham gia đàm phán. Trong trường hợp chỉ có bàn hình chữ nhật, tuyệt đối không được xếp chỗ ngồi ở hai cạnh nhỏ vì các thành viên của hai phái đoàn luôn phải ngồi đối diện, mặt đối mặt theo chức danh. Quy tắc 4: Tôn trọng các nguyên tắc “bất thành văn” * Trước khi đàm phán, hai bên phải thống nhất trước những vấn đề sẽ thảo luận và xác định mục tiêu của cuộc đàm phán. * Không xếp chỗ cho khách ngồi quay mặt về hướng cửa ra vào hoặc đối diện với cửa sổ. Đại diện của ban tổ chức phải ngồi đối diện với cửa ra vào để tiện ra hiệu cho thư ký mang thêm nước hay thay bình trà. Bắt tay và tự giới thiệu là những hành động chính thức để làm quen. * Bắt tay và tự giới thiệu là những hành động chính thức để làm quen. Đối với danh thiếp, sẽ rất bất lịch sự nếu sau khi nhận danh thiếp bạn đút ngay vào túi hoặc ví. Bạn cần phải đọc danh thiếp trước khi cất đi. * Nếu các thành viên trong buổi đàm phán không biết trước về nhau, bạn nên đặt trước mặt mỗi người một bản tên để tiện giao tiếp. * Khoảng cách giữa hai ghế ngồi ít nhất là 1,5 đến 3m. Đây được gọi là “cự ly xã hội”. Một khoảng cách quá rộng có thể tạo cho các thành viên cảm giác bị “loại ra” khỏi cuộc đàm phán. * Tránh thái độ suồng sã trong cuộc đàm phán. Không nên vươn người sang phía không gian của người ngồi cạnh để lấy đồ hoặc tài liệu của họ mà chưa được phép. * Số thành viên của hai đoàn đàm phán nên bằng nhau. * Nếu trong một phái đoàn, người lãnh đạo đi cùng với trợ lý thì trong phái đoàn đối tác cũng nên như vậy. * Nếu bạn muốn ghi âm hoặc thu hình lại cuộc đàm phán, bạn phải được sự đồng ý của phía đối tác. Quy tắc 5: Cách ăn mặc. 14 Cách ăn mặc của các thành viên thể hiện tính nghiêm túc và chuyên nghiệp. Vì vậy, trong các buổi đàm phán quan trọng bạn nên ăn mặc trang trọng và lịch sự. Đàn ông nên mặc com-lê màu đen, xám hoặc xanh tím than, áo sơ mi dài tay một màu hay có những đường sọc nhỏ màu nhạt, cravat lụa, tất cùng màu với quần, giày buộc dây. Phụ nữ cũng có thể mặc com-lê, đi giày thấp cổ, không mặc váy ngắn, trang điểm nhẹ, tóc gọn gàng, bàn tay phải được chăm sóc, các đồ trang sức càng ít càng tốt và tránh gây cảm giác lố lăng. Nguyên tắc ăn mặc khi đàm phán cũng có là 1 câu hỏi mà nhà tuyển dụng phỏng vấn ứng viên. Quy tắc 6: Sử dụng đúng ngôn từ * Không nên lập tức vào chủ đề chính ngay khi bắt đầu cuộc nói chuyện. Nên bắt đầu bằng đề tài thời tiết, các hoạt động văn hóa hoặc tình hình kinh tế. * Không nên biểu lộ cảm xúc “hỉ nộ ái ố” quá mức nhưng cũng không nên giữ một bộ mặt lạnh băng. Không nên nói to quá, nhưng cũng không nên nói nhỏ đến mức thì thầm. * Bạn không nên lạm dụng những lời khen. Chỉ nên khen ngợi trong những vấn đề có liên quan đến nội dung đang được thảo luận. Đôi khi bạn có thể khen bộ com-lê của đối tác là đẹp nhưng đừng đi xa hơn. * Nên giữ bầu không khí trang trọng khi nói chuyện. Có thể thể hiện những cảm xúc tích cực như: “Rất vui được gặp anh/chị”, hoặc “Cảm ơn vì anh/chị đã dành thời gian cho cuộc họp mặt này”. Thời gian là vàng Thực tế, những vị khách VIP luôn rất bận rộn và chắc chắn bạn sẽ không thể gặp được họ trước giờ hẹn. Rất hợp lý nếu bạn trích ra một khoảng thời gian cần thiết để đến sớm hơn chuẩn bị tinh thần cho buổi gặp mặt và 15 quan trọng nhất là không được đến trễ. Nhưng nếu đến quá sớm tốt hơn hay dạo quanh những quán cà phê ở góc đường hơn là tiến thẳng vào khu vực tiếp tân. Bạn chỉ nên thông báo với người tiếp tân vào thời điểm trước cuộc hẹn hai, ba phút. Đối với những khách hàng quan trọng này, thời gian còn đáng quý hơn cả vàng, do đó hãy luôn tôn trọng thời gian của họ. Lời khuyên ở đây là tuân thủ đúng những gì đã cam kết, nếu cuộc hẹn diễn ra trong 15 phút nhà quản trị phải làm được một trong hai điều sau: hoặc bước ra, hoặc trả lời các câu hỏi. Nếu đang hồi đáp những thắc mắc của khách hàng, cần chú ý đến thời gian bạn có và báo với khách biết rằng bạn sẽ hân hạnh để trả lời tất cả mọi quan tâm của người ấy nếu có thể có thêm vài phút. Đừng "chỉ bảo" cho họ phải làm gì Thông thường khi tiếp xúc với khách hàng, cách phổ biến để gây chú ý là tỏ ra hiểu biết về lĩnh vực kinh doanh mà khách hàng đang tham gia. Chia sẻ với họ và chỉ ra những lợi ích khi cộng tác hai bên. Nhưng điều này lại hoàn toàn sai đối với các VIP, những người sẽ chẳng cần quan tâm bạn đã làm việc trong lĩnh vực này bao lâu. Đừng làm khách cảm thấy khó chịu bằng cách tuyên bố rằng giải pháp bạn cung ứng sẽ giúp cách tân hoàn toàn cỗ máy hoạt động của doanh nghiệp người ấy. Những vị khách VIP rất không ưa nghe những điều như thế. Nhớ rằng hãy tỏ ra quan tâm chân thành khác với việc "chỉ bảo" khách hàng phải làm gì. Hiểu biết về thị trường "Công ty của anh khác biệt hơn hẳn các đối thủ khác ra sao?" là câu hỏi quen thuộc nhưng rất khó trả lời mà chắc chắn các VIP sẽ hỏi. Nhiều nhà quản trị non kinh nghiệm thường trả lời câu hỏi đó bằng cách vạch ra những yếu điểm của các đối thủ và cho rằng đó là cách khôn ngoan để nâng doanh nghiệp mình lên, nhưng họ đã lầm. Khi gặp phải câu hỏi ấy, khách hàng 16 không hề có ý yêu cầu bạn nói xấu đối thủ, mà chỉ kỳ vọng bạn sẽ biết cả về sản phẩm của các đối thủ trên thị trường. Câu trả lời đúng là cung cấp cho ông ta thấy những chi tiết cụ thể nào trong sức mạnh doanh nghiệp bạn vượt hơn kẻ khác. Chính chi tiết ấy sẽ cho khách biết bạn thật sự chuyên nghiệp. Luôn ghi chú Ấn tượng về sự chuyên nghiệp trong tiếp xúc khách hàng được xây dựng từ những thói quen nhỏ nhất. Do đó, trừ phi bạn có được một trí nhớ cực nhạy, còn không hãy nhấc bút và chuẩn bị ghi lại toàn bộ những thông tin cần thiết hoặc các ý kiến của khách. Đừng để khách phải đọc lại danh tính, địa điểm hoặc các thống kê số liệu, chỉ vì bạn không "bắt" được. Ngoài ra, ghi chú đáng được xem là một biểu hiện của sự tôn trọng người nói. Nó cũng mang ý nghĩa rằng bạn có thể chỉ cần nghe những chia sẻ từ họ với một lần duy nhất và họ có thể tin tưởng bạn vào điều ấy. Chu đáo Điểm mấu chốt tạo nên nguyên tắc cuối cùng này là đừng để vị khách VIP phải ghi chép những gì bạn nói. Một khi phần trình bày đã hoàn tất, hãy để lại cho khách một văn bản có nội dung súc tích, thực tế, có cấu trúc rõ ràng, tóm tắt lại toàn bộ những thông tin bạn vừa trao đổi. Sự cẩn thận và chu đáo khi tiên đoán trước những gì mà khách hàng cần sẽ ghi điểm ấn tượng đối với mọi khách hàng dù khó tính đến đâu. Nhưng cũng nên nhớ rằng đôi khi tận tình quá mức lại khiến khách hàng e ngại, hãy biết dừng lại đúng lúc trong mọi cuộc đàm phán. Trên thực tế, không nhiều người hiểu rõ và vận dụng tốt 5 nguyên tắc trên khi có cơ hội tiếp xúc và làm việc với những khách hàng VIP. Nhiều người lầm tưởng đó là cơ hội lớn mà nỗ lực "khai thác" triệt để những vị khách quý này, đó là "tham bát bỏ mâm"! Vậy nên, đừng vội vàng mà bỏ lỡ cơ hội thực sự sau này. 17 . Ấn tượng ban đầu:Không nên đối đầu ngay với đối tác đàm phán bằng những yêu cầu đòi hỏi. Trước hết phải tạo ra một không khí tin cậy, dễ chịu bằng một vài câu nói hay cử chỉ và thái độ vui vẻ, dễ chịu. Cần phải luôn nhớ rằng sẽ không bao giờ có cơ hội lần thứ hai để gây ấn tượng ban đầu.Sau khi gây ấn tượng ban đầu mới nên bắt đầu nói về chủ đề nội dung đàm phán, thương thuyết với đối tác. . Ngôn ngữ cơ thể: Chú ý tới các cử chỉ, thái độ và động tác của cơ thể trong khi đàm phán. Ít nhất một nửa thông tin định truyền đạt trong đàm phán được thông qua và tiếp nhận qua cử chỉ , thái độ và động tác của cơ thể. Ít nhất một phần ba thông tin được tiếp nhận thông qua tiếng nói, giọng điệu và cách nói. . Xác định mục tiêu rõ ràng: Phải xác định rõ mục tiêu đàm phán và luôn luôn bám sát, theo đuổi mục tiêu này trong suốt quá trình đàm phán. Người nào không biết rõ mình muốn gì thì sẽ thường đạt được kết quả mà mình không mong muốn. Vì vậy, trước khi vào cuộc đàm phán thương thuyết, người đàm phán phải cố gắng chia tách mục tiêu cuối cùng của mình thành những mục tiêu nhỏ mà mình phải trao đổi với đối tác và đạt được kết quả . Nếu càng có nhiều mục tiêu cụ thể và luôn theo đuổi các mục tiêu này trong quá trình đàm phán thì kết quả cuối cùng của đàm phán càng chóng đạt được. . Lắng nghe: Người đàm phán tốt phải biết rèn cho mình có khả năng lắng nghe đối tác nói. Chỉ có ai thật sự quan tâm chú ý lắng nghe đối tác đàm phán với mình nói gì thì người đó mới có những pgản ứng, lý lẽ phù hợp có lợi cho mình. Khi nghe đối tác trình bày cần phải biết phân biệt tâm trạng, thái độ để xem có những biểu hiện/ trạng thái quá hưng phấn, bốc đồng, ức chế hay bực bội hay không. Cũng có thể đối tác đàm phán đang muốn lôi kéo, cuốn hút về một hướng khác và tìm cách khai thác thêm thông tin. . Nghệ thuật giao tiếp và trình bày: Phải biết cách trình bày, sử dụng từ ngữ một cách khôn khéo, linh hoạt. Chẳng hạn, không nên nói vấn đề này mình có 18 quan điểm khác mà nên nói về cơ bản mình cũng nghĩ như vậy nhưng chỉ muốn nhấn mạnh thêm ý kiến riêng hoặc cùng đề nghị hai bên thử lật lại vấn đề một lần nữa xem sao. Nếu có tranh cãi, đàm phán căng thẳng về yếu tố giá cả thì nên chuyển hướng. Trước khi tiếp tục đàm phán về giá cả, hai bên nên trao đổi xem xét thêm các yếu tố khác như lợi thế cạnh tranh, khả năng sinh lời, giá trị vô hình hay điều khoản thanh toán v. v. Nếu hai bên nhìn thấy những lợi ích khác thì ấn tượng về giá cả sẽ không còn quá gay gắt khi tiếp tục đàm phán. . Nghệ thuật đặt câu hỏi: Người đàm phán kinh doanh phải biết hỏi nhiều thay vì nói nhiều. Người nào hỏi nhiều thì người đó sẽ có lợi thế, không chỉ về thông tin mà cả về tâm lý, về tính chủ động trong đàm phán. Những câu hỏi hợp lý khéo léo sẽ chứng minhcho đối tác là mình luôn luôn lắng nghe, quan tâm đến điều họ đang nói. Chính trong thời gian lắng nghe hai bên có thể phân tích tìm hiểu các động cơ, ý muốn của đối tác đàm phán. Tuỳ từng trường hợp có thể đặt câu hỏi trực tiếp hay gián tiếp. Câu hỏi trực tiếp thường được đặt ra khi mới bắt đầu đàm phán, giúp giảm bớt khoảng cách giữa hai bên đàm phán và có được nhiều thông tin trước khi thật sự bắt đầu đàm phán. Các câu hỏi gián tiếp cũng có thể là câu hỏi đón đầu, thường sử dụng ở những giai đoạn sau của cuộc đàm phán thương thuyết. Khi cần làm rõ hay khẳng định một điều gì, nên đặt câu hỏi cho đối tác chỉ cần trả lời có hay không. Tất nhiên phải thận trọng nếu đặt nhiều câu hỏi loại này vì sẽ gây cho đối tác cảm giác bực mình khó chịu. . Biết giới hạn: Người đàm phán cần phải biết mình có thể được phép đi tới đâu, tự do đàm phán tới giới hạn nào. Đâu là điểm thấp nhất mình có thể chấp nhận được? Đâu là điểm mình không bao giờ thay đổi theo hướng có lợi cho đối tác? Biết được giới hạn đàm phán, tức là sẽ biết được thời điểm phải ngừng hay chấm dứt đàm phán và chuyển hướng, tìm phương án giải quyết khác. Không phải cuộc đàm phán thương thuyết thương mại nào cũng dẫn đến thoả thuận hay ký kết hợp đồng. Ngưiời có khả năng đàm phán tốt phải là 19 người có đủ dũng cảm và quyết đoán, không ký kết một hợp đồng kinh doanh nếu có thể gây bất lợi cho mình. Tuy nhiên, trên thực tế, đôi khi người đàm phán phải biết "đánh đổi"- nếu bất lợi cho mình ở một điểm thì đổi lại đối tá phải chấp nhận thiệt thòi ở điểm khác. Để đàm phán thành công, không nên thực hiện cứng nhắc theo nguyên tắc " được ăn cả , ngã về không". . Thỏa hiệp khi cần thiết: Để thành công trong đàm phán kinh doanh, cần có một ý thức, tư duy sẵng sàng thoả hiệp nếu cần thiết. Có khi "một món quà nhỏ" , một sự nhường nhịn, chấp nhận nhỏ cho đối tác thì có thể đem lại cả một thương vụ "béo bở". Đàm phán là một quá trình thường xuyên phải chấp nhận"cho và nhận" , phải cân nhắc so sánh , phải tranh luận và chờ đợi. Đừng nên để xuất hiện cảm giác lộ liễu có người thắng và người thua sau cuộc đàm phán, nếu như chúng ta còn muốn tiếp tục kinh dioanh với đối tác đó. Kết quả đàm phán là cả hai bên đều có lợi, là sự trao đổi tự nguyện giữa hai bên . Vì vậy, khi đàm phán không chỉ chú ý cứng nhắc một chiều quyền lợi, mục đích riêng của một bên mà phải chú ý đến cả nhu cầu của bên kia. . Tóm tắt và kết luận mỗi điểm đạt được trong thoả thuận: Để tránh cho những hiểu lầm vô tình hay hữu ý và để tránh nội dung đàm phán, thương thuyết bị lệch hướng, nhà đàm phán phải biết nhắc lại kết luận những điểm đã trao đổi , thống nhất giữa hai bên trước khi chuyển sang nội dung đàm phán mới. Làm được điều đó tức là nhà đàm phán đã chủ động điều tiết buổi thương thuyết. Những điểm chưa rõ có thể sẽ được giải quyết khi được nhắc lại. Nếu khéo léo thì nhà thương thuyết có thể đưa cả hướng giải quyết cho điểm nội dung đàm phán tiếp theo. Thực hiện việc nhắc lại và tóm tắt nội dung đã đàm phán sẽ giúp cho nhà thương thuyết không xa rời mục tiêu đàm phán, quá trình đàm phán trở nên có hệ thống, bài bản và là cơ sở cho những lần đàm phán tiếp theo. 20