LỜI MỞ ĐẦU
Ngày nay vai trò, tầm quan trọng của con người trong tổ chức đã được mọi
đơn vị thừa nhận và điều này ngày càng được khẳng định qua công tác quản lý nhân
sự được đặc biệt quan tâm, coi trọng. Tổ chức hình thành nên bởi con người, vận
hành bởi con người, nguồn nhân lực quản lý mọi nguồn lực khác trong tổ chức, con
người là yếu tố quyết định sự tồn tại và đi lên, sự thành bại của tổ chức. Tổ chức
muốn đạt các mục tiêu đề ra thì phải gây dựng cho mình một đội ngũ người lao
động phù hợp về số lượng, chất lượng.
Phân tích công việc là công việc đầu tiên cần phải biết của mọi nhà quản trị
nhân sự, nó là hoạt động mang tính nền tảng của quản lý nhân sự. Phân tích công
việc là cơ sở cho những công tác khác của quản lý nhân sự như: thiết kế công việc,
kế hoạch hoá nguồn nhân lực, tuyển dụng, bố trí nhân lực, đánh giá thực hiện công
việc, thù lao lao động, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực, quan hệ lao động, an
toàn lao động… Chính vì vậy phân tích công việc được coi là công cụ của quản trị
nhân sự.
Đối với các nước phát triển trên thế giới, quản lý nhân sự là hoạt động đã
được biết đến từ lâu và đóng vai trò quan trọng trong mỗi tổ chức, họ đã ý thức
được tác dụng to lớn của phân tích công việc và áp dụng phổ biến gần trăm năm
qua. Tuy nhiên đối với các nước đang phát triển, như Việt Nam hiện nay, phân tích
công việc là khái niệm khá mới mẻ. Phần lớn các tổ chức tại Việt Nam chưa thực
hiện hoặc thực hiện chưa đầy đủ công tác phân tích công việc. Nguyên nhân là hoạt
động quản lý nhân sự ở Việt Nam vẫn chưa được đầu tư đúng mức, các tổ chức
chưa hiểu rõ bản chất của phân tích công việc, vai trò của phân tích công việc đối
với đối với quản lý nhân sự. Tại Công ty Cổ Phần Za Hưng, công tác phân tích công
việc bước đầu được thực hiện. Hy vọng rằng với đề tài: “Hoàn thiện công tác phân
tích công việc tại Công ty Cổ phần Za Hưng”, em sẽ bổ sung được những kiến
thức lý thuyết và thực tế quý báu về phân tích công việc, đồng thời cũng có những ý
kiến đóng góp để Công ty Cổ phần Za Hưng cải tiến và hoàn thiện công tác này.
1
1. Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu vấn đề Hoàn thiện phân tích công việc
tại Công ty Cổ phần Za Hưng
Điều này xuất phát từ tầm nhìn, chiến lược và kế hoạch kinh doanh của Công ty.
Là một doanh nghiệp đăng ký hoạt động đa ngành, đa lĩnh vực, nhưng lĩnh vực
hoạt động chủ yếu và thế mạnh trong tầm nhìn và chiến lược lâu dài của Công ty
Za Hưng là đầu tư và kinh doanh trong lĩnh vực năng lượng. Đây là hoạt động
có tính chất đặc thù bởi nhiều yếu tố:
Về mặt pháp lý: đây là lĩnh vực kinh doanh có điều kiện. Đó là về trình độ
chuyên môn của người quản lý điều hành, ngoài việc có kiến thức, kinh nghiệm
quản trị còn phải tốt nghiệp các trường kỹ thuật có chuyên ngành liên quan; Đối
với nhân viên làm việc trực tiếp cũng phải được đào tạo và cấp chứng chỉ đủ
điều kiện của các cơ quan chức năng (chứng chỉ hành nghề) như Chứng nhận
đào tạo chức danh Trưởng ca, công nhân vận hành (Trực chính, trực phụ). Các
loại chứng chỉ này do tổng công ty điều độ lưới điện các khu vực cung cấp:
Trung tâm điều độ hệ thống điện Miền Trung, Miền Bắc cấp. Ngoài ra còn phải
tuân thủ nghiêm ngặt quy trình đấu nối, đóng phát điện, vận hành, xả lũ, ....;
Về mặt nguồn vốn: Đây là lĩnh vực đòi hỏi nguồn vốn rất lớn đối với những
doanh nghiệp đầu tư. Mức này được Nhà nước quy định và kiểm tra chặt chẽ đối
với doanh nghiệp đăng ký đầu tư phát triển dự án; Với Công ty Za Hưng, sở hữu
nguồn vốn khoảng 1.500 tỷ, trong đó, vốn chủ sở hữu chiếm 20% là một số vốn
rất lớn đòi hỏi người đứng đầu và đội ngũ làm công tác chuyên môn phải thực
hiện những nhiệm vụ cụ thể và trách nhiệm tương ứng để đảm bảo Công ty được
phát triển bền vững.
Về trình độ chuyên môn: Đối với chủ đầu tư hoạt động trong lĩnh vực điện
năng, số lượng cán bộ nhân viên không nhiều như những đơn vị thi công, gia
công, nhưng đòi hỏi trình độ cao. Công tư Za Hưng cũng không phải là trường
hợp ngoại lệ. Tuy vậy, khi đã có đội ngũ cán bộ có trình độ cao đòi hỏi phải có
cách quản lý khoa học, hiệu quả để phát huy hết sở trường, thế mạnh của các cá
nhân cho sự phát triển chung của Công ty.
2
Về địa bàn hoạt động: Công ty Za Hưng được tổ chức hoạt động tại 3 địa điểm
là: Văn phòng Công ty tại Hà Nội, Nhà máy thủy điện ZaHung tại Quảng Nam
và Ban Quản lý dự án thủy điện Nậm Pông tại Nghệ An. Do vậy, công tác tổ
chức chủ yếu thực hiện trên cơ sở giao việc, giao chỉ tiêu kế hoạch và kiểm soát
định kỳ.
Với tính chất, đặc thù về tổ chức và hoạt động, cũng như thực tế đang thực hiện
tại Công ty Cổ phần Za Hưng đặt ra một yêu cầu mang tính cấp thiết là cần phân
tích công việc một cách khoa học để áp dụng nhằm nâng cao năng lực tổ chức
quản lý và hiệu quả hoạt động.
2. Tình hình nghiên cứu
Phân tích công việc đã được nghiên cứu và triển khai thực hiện từ nhiều năm
nay, đặc biệt ở những nước phát triển và ở những tập đoàn, doanh nghiệp lớn.
Mặc dù về tổng quan chung, về bản chất việc phân tích công việc có những đặc
trưng chung nhưng việc tổ chức áp dụng thì lại tùy thuộc và quan điểm quản trị,
quy mô, tính chất ngành nghề để các doanh nghiệp chú trọng đến từng mặt khác
nhau.
Tuy vậy ở Việt Nam hiện nay, nguồn tài liệu nghiên cứu về phân tích công việc
cũng rất phong phú và chất lượng. Có thể kể ra rất nhiều các tài liệu với những
nội dung đề cập khác nhau để tra cứu và áp dụng. Nhưng để có sự phù hợp và
tiết kiệm thời gian các doanh nghiệp, cá nhân làm công tác quản trị nhân lực nên
có định hướng tiếp cận những tài liệu từ các trường lớn, các giảng viên có nhiều
kinh nghiệm về biên soạn tài liệu. Ví dụ như
Giáo trình Quản trị nhân lực do ThS. Nguyễn Vân Điềm và PGS.TS Nguyễn
Ngọc Quân – Trường Đại học Kinh tế Quốc dân đồng chủ biên
Giáo trình Quản lý nguồn nhân lực do PGS.TS Nguyễn Ngọc Quân và ThS
Nguyễn Tấn Thịnh biên soạn
Giáo trình Quản trị nguồn nhân lực của Viện Đại học Mở Hà Nội
Và nhiều tài liệu giảng dạy, giáo trình do các Trường Đại học và các chuyên gia
biên soạn.
3
Song các giáo trình trên mới chỉ dừng lại ở việc nghiên cứu lý thuyết, còn việc vận
dụng vào thực tiễn như thế nào thì chưa có nhiều công trình nghiên cứu, nhất là
nghiên cứu vận dụng ở một công ty đa ngành, đa lĩnh vực như ơ Công ty cổ phần Za
Hưng.Vì thế, với đề tài “Hoàn thiện công tác phân tích công việc tại Công ty Cổ
phần Za Hưng”, tác giả hy vọng có nhiều ý nghĩa cả về lý luận và thực tiễn
3. Mục đích, đối tượng, phạm vi, phương pháp nghiên cứu của đề tài
Mục đích: làm rõ cơ sở lý thuyết về phân tích công việc; phân tích, đánh giá
hiện trạng để rút ra ưu nhược điểm; Đề xuất giải pháp hoàn thiện phân tích công
việc tại Công ty Cổ phần Za Hưng
Đối tượng: Thực trạng tình hình phân tích công việc tại Công ty Cổ phần Za
Hưng. Từ công tác chuẩn bị đến tổ chức thực hiện, các kết quả đã đạt được, nguyên
nhân và giải pháp hoàn thiện trong thời gian tới
Phạm vi nghiên cứu: Từ năm 2005 – 6/2012, tức là từ thời điểm công ty được
thành lập cho đến hết tháng 6/2012 (khi công ty thực hiện xong kế hoạch 6 tháng
đầu năm 2012)
4. Phương pháp nghiên cứu
Duy vật lịch sử, duy vật biện chứng
Phương pháp duy vật lịch sử đòi hỏi, mọi vấn đề được đề cập, nghiên cứu, đánh giá
trong đều được xem xét mang tính lịch sử cụ thể. Tức là xem xét, đánh giá kết quả
và những hoạt động tại thời điểm nó xảy ra với những điều kiện tương ứng về pháp
lý, nguồn vốn, trình độ khoa học công nghệ, văn hóa công ty, năng lực cán bộ, ...
Bên cạnh đó, việc xem xét các vấn đề đều được đặt trong mối quan hệ với các vấn
đề, sự việc, điều kiện khác có liên quan. Không chia lẻ để xét riêng từng sự việc và
xét trong mối quan hệ tác động qua lại và ảnh hưởng lẫn nhau. Như vậy sẽ thấy
được một cách chính xác nhất bản chất của từng vấn đề được đưa ra xem xét.
Phân tích
Trong các vấn đề được đề cập có thể được biểu hiện qua các con số tuyệt đối hoặc
những quy định chung phản ảnh kết quả hoặc chủ trương của công ty, của các đối
4
tượng có liên quan. Tuy nhiên không thể có các con số và sự việc đề cập tồn tại một
cách đơn lẻ mà nói luôn được phân tích, giải thích từ nhiều khía cạnh có liên quan.
Như vậy có thể thấy được bản chất của những vấn đề được đề cập là gì và có tính
hợp lý hay không.
Thống kê
Phương pháp thống kê giúp chỉ ra những chỉ tiêu hoặc tỉ lệ nhất định về các vấn đề
đang xem xét. Tuy vậy cần phải cập nhật thường xuyên các con số thống kê có độ
tin cậy cao và đầy đủ
So sánh
Đây là phương pháp sử dụng các kết quả đã được thống kê, tập hợp để đánh giá
theo những mục đích khác nhau. Phương pháp này giúp các vấn đề được nhìn nhận,
đánh giá từ nhiều thời điểm và các đối tượng thực hiện khác nhau để kiểm nghiệm
phù hợp với mục đích đặt ra ban đầu. Do vậy vấn đề cấn lưu ý là các việc so sánh
chỉ cho ra kết quả tin cậy khi các đơn vị so sánh tương đương, so sánh các vấn đề
không cùng thứ nguyên sẽ không phản ánh đúng bản chất của sự việc. Bên cạnh đó
cần chú ý đến các yếu tố tác động khác, các điều kiện thực hiện để đánh giá kết quả
so sánh.
Phỏng vấn, quan sát
Đây là phương pháp rất cần thiết và hữu ích đối với đề tài nghiên cứu. Đặc biệt là
sự luận giải, làm rõ nhiều vấn đề thuộc yếu tố liên quan đến tâm lý, thái độ con
người, có trừu tượng. Phỏng vấn, quan sát các đối tượng có liên quan là một nguồn
thông tin quan trọng để nghiên cứu, xem xét và đưa ra nhận định. Nó có thể kết hợp
với các phương pháp khác để làm tăng thêm độ tin cậy của thông tin được thu thập,
giúp kết quả đánh giá thêm chính xác. Tuy vậy, đây là phương pháp tương đối khó,
người thực hiện cần phải có kinh nghiệm, chuẩn bị kỹ để không bị các yếu tố chủ
quan, phiến diện chi phối làm ảnh hưởng đến kết quả công việc.
5
5. Kết cấu của Luận văn. Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham
khảo, phụ lục, luận văn gồm 3 chương:
Chương I: Cơ sở lý luận về phân tích công việc trong doanh nghiệp
Chương II: Thực trạng phân tích công việc tại công ty Za Hưng
Chương III: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác phân tích công việc
tại công ty cổ phần Za Hưng trong thời gian tới
6
CHƯƠNG I
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TRONG
DOANH NGHIỆP
1.1
PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC VÀ Ý NGHĨA CỦA PHÂN TÍCH CÔNG
VIỆC
1.1.1 Khái niệm
Trước khi tìm hiểu khái niệm phân tích công việc, chúng ta cần hiểu rõ công
một số khái niệm có liên quan. Quá trình phân công lao động, chuyên môn hoá lao
động dẫn đến nghề được chia ra thành các công việc, công việc lại gồm các đơn vị
nhỏ hơn cấu thành nên.
- Công việc: là tất cả những nhiệm vụ được thực hiện bởi một người lao động
hoặc tất cả những nhiệm vụ giống nhau được thực hiện bởi một số người lao
động[2].
Ví dụ: tập hợp tất cả các nhiệm vụ tương tự nhau được thực hiện bởi các
nhân viên tạp vụ, nhân viên bảo vệ…
- Vị trí (vị trí việc làm việc): biểu thị tất cả các nhiệm vụ được thực hiện bởi
cùng một người lao động [2].
Thông thường, mỗi người lao động có một vị trí xác định trong sơ đồ tổ chức
của đơn vị: ví dụ, vị trí Giám đốc, vị trí Kế toán trưởng, ... nhưng không phải lúc
nào vị trí làm việc cũng tương ứng với số lượng lao động. Ví dụ có khi một vị trí
làm việc có nhiều lao động làm việc như vị trí lái xe nhưng có 5 người lao động, vị
trí nhân viên kinh doanh có 10 người, ...
- Nhiệm vụ: biểu thị từng hoạt động lao động riêng biệt với tính mục đích cụ
thể mà mỗi người lao động phải thực hiện[2]. Nhiệm vụ bao gồm tập hợp các yếu tố
của hoạt động lao động để tạo nên một kết quả đầu ra. Ví dụ trả lời điện thoại của
khách, soạn thảo văn bản, phô tô tài liệu, lái xe
- Trách nhiệm (trách nhiệm đối với tổ chức): là các yêu cầu chung mà tổ
chức mong muốn mỗi nhân viên phải tuân thủ, phải thực hiện một vị trí cụ thể và
7
nếu thực hiện không được thì phải chịu kỷ luật bởi tổ chức[3] .
Ví dụ trách nhiệm phải hoàn thành chỉ tiêu sản lượng hàng tuần, tháng, trách
nhiệm báo cáo cấp trên khi xử lý công việc, trách nhiệm tuân thủ nội quy, quy chế
tổ chức và hoạt động của tổ chức, .. .
- Nghề: là tập hợp những công việc tương tự về nội dung và có liên quan với
nhau ở một mức độ nhất định với những đặc tính vốn có, đòi hỏi người lao động có
những hiểu biết về chuyên môn nghiệp vụ, có những kỹ năng, kỹ xảo và kinh
nghiệm cần thiết để thực hiện[2] .
- Phân tích công việc: là quá trình thu thập các tư liệu và đánh giá một cách
có hệ thống các thông tin quan trọng có liên quan đến các công việc cụ thể nhằm
làm rõ bản chất của từng công việc[2] . Có nghĩa là: Qua phân tích công việc cho ta
thấy:
+ Công việc đó là công việc gì?
+ Trong quá trình thực hiện công việc, người lao động phải làm
những nhiệm vụ gì và có trách nhiệm ra sao?
+ Để làm được công việc đó, đòi hỏi người lao động cần có trình độ,
kiến thức lý thuyết (hiểu biết) và kỹ năng thực hành (làm được, tay nghề) như thế
nào?
- Phân tích công việc: là quá trình nghiên cứu bản chất, nội dung công việc
nhằm xác định rõ các nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn, các mối quan hệ
trong công việc, xác định điều kiện tiến hành và các khả năng, các phẩm
chất cần thiết của người nhân viên phải có để thực hiện công viêc[3]
Mặc dù cách thể hiện, câu chữ có khác nhau nhưng những khái niệm liên quan đến
phân tích công việc đã được trích dẫn và tham khảo đều có cơ sở và dựa trên những
nghiên cứu khoa học để tra cứu về lý luận và ứng dụng trong thực tiễn.
1.1.2 Nội dung của phân tích công việc
1.1.2.1
Sơ đồ phân tích công việc.
Nội dung của Phân tích công việc thể hiện qua Sơ đồ 1.1[3]
8
Sơ đồ 1.1: Phân tích công việc
Các nhiệm vụ
cụ thể
Các trách nhiệm
cụ thể
Các điều kiện
làm việc cụ thể
Phiếu mô tả công việc
Phân
tích
công
việc
-
Lập kế hoạch NNL;
Tuyển dụng nhân viên;
Đào tạo và phát triển;
Định giá công việc
phục vụ cho trả công;
- Đánh giá thực hiện
công việc của nhân
viên, …
Phiếu tiêu chuẩn thực
hiện công việc
Phiếu yêu cầu của công
việc
Kiến thức lý
thuyết cần có
Kỹ năng thực
hành cần có
Các khả năng
cần thiết khác
Sơ đồ trên đã chỉ ra một cách rất rõ các văn bản tài liệu cần thiết của Phân tích công
việc cũng như mối liên hệ giữa chúng trong toàn bộ quá trình thực hiện.
1.1.2.2
Các văn bản cần thiết trong phân tích công việc
A.Phiếu mô tả công việc (Bản mô tả công việc) (Job Description)
Là văn bản liệt kê các nhiệm vụ, trách nhiệm, điều kiện làm việc các mối
quan hệ trong công việc và các yêu cầu, chỉ tiêu khác có liên quan. Thông thường,
một phiếu Mô tả công việc phải bao gồm những nội dung sau:
Tóm tắt về công việc, bao gồm các thông tin:
Tên công việc;
Mục đích công việc;
Các nhiệm vụ chính: Nhiệm vụ chuyên môn; Quản lý tài chính, nhân sự (đối với
các chức danh quản lý), Quan hệ đối ngoại, đoàn thể, báo cáo
Các nhiệm vụ chi tiết: Từng nhiệm vụ chính sẽ được chi tiết hóa bằng các nhiệm
vụ cụ thể;
9
Các trách nhiệm cụ thể: tương ứng với các nhiệm vụ phải thực hiện
Các điều kiện làm việc cụ thể: Phương tiện, công cụ trang thiết bị được cấp
trong quá trình làm việc
Quy trình hướng dẫn thực hiện công việc
Quyền hạn: các chức danh sẽ được trao những quyền hạn nhất định để hoàn
thành nhiệm vụ được giao. Ví dụ: giám đốc nhà máy có quyền ra lệnh điều hành
sản xuất, dừng sản xuất để xử lý sự cố; Chỉ huy tại công trường có quyền ra lệnh
ngừng thi công khi không đảm bảo chất lượng hoặc các biện pháp an toàn, …
B. Phiếu yêu cầu của công việc đối với người thực hiện ( Job Speccification)
(còn gọi là: Tiêu chuân chuyên môn của công việc hay yêu cầu kỹ thuật chuyên
môn của công việc)
Là văn bản liệt kê các yêu cầu cần có để có thể hoàn thành công việc, thường bao
gồm:
Trình độ: Kỹ sư, thạc sỹ kỹ thuật, kỹ sư kinh tế xây dựng, … tùy thuộc từng vị
trí
Kỹ năng: Tư duy, lãnh đạo, lập và tổ chức thực hiện kế hoạch, giao tiếp, đàm
phán, gây ảnh hưởng, … tùy thuộc từng vị trí
Kinh nghiệm: 2,3 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí được mô tả hoặc vị trí
tương đương, tùy thuộc vào yêu cầu của từng vị trí cụ thể
Phẩm chất thái độ: có tinh thần trách nhiệm cao, trung thực, linh hoạt, yêu cầu
này gần như tương tự nhau đối với các vị trí
C. Phiếu tiêu chuẩn thực hiện công việc (Performance Standards)
Là văn bản quy định các kết quả phải đạt được sau khi hoàn thành công việc.
Đó là một hệ thống dữ liệu để phản ánh các yêu cầu về số lượng và chất lượng của
sự hoàn thành các nhiệm vụ được quy định trong bản Mô tả công việc. Đây là căn
cứ để đánh giá mức độ hoàn thành công việc của người lao động
10
1.1.3 Điều kiện để đảm bảo hiệu quả của phân tích công việc
+
Định hướng của công ty đối với vấn đề phân tích công việc
Công tác phân tích công việc chỉ có thể được thực hiện và thực hiện tốt nếu công ty
có định hướng và tổ chức thực hiện. Đó chính là quan điểm về tổ chức và quản trị
nhân lực của từng đơn vị. Ở khía cạnh quản trị thì bất cứ các cơ quan, tổ chức nào
có sử dụng nhân công có trả lương thì vấn đề quản trị nhân lực đều được đặt ra. Tuy
nhiên nếu thực hiện đầy đủ công tác này với các nội dung của phân tích công việc
thì đòi hỏi phải có định hướng đúng về vấn đề này.
+
Xác định đầy đủ các nội dung của phân tích công việc. Đó là tổng hợp của tất
cả các vấn đề có liên quan, có ảnh hưởng đến hiệu quả của phân tích công việc.
Điều kiện này bao gồm toàn bộ các bước để thực hiện các nội dung của phân tích
công việc từ xác định các công việc cần phân tích; Xác định phương pháp thu thập
thông tin; ...; đến việc hoàn thiện các văn bản của phân tích công việc. Thực hiện tốt
các nội dung này chính là điều kiện tiên quyết đảm bảo hiệu quả của phân tích công
việc
1.1.4 Ý nghĩa, tác dụng của phân tích công việc đối với công tác quản trị nhân
lực và hoạt động chung của doanh nghiệp
Phân tích công việc có ý nghĩa quan trọng, đem lại nhiều lợi ích cho tổ chức.
Đây được coi là việc làm đầu tiên và hết sức quan trọng đối với người cán bộ quản
lý nhân lực trong tổ chức, bởi vì đó là sự mở đầu cho việc hiểu biết sâu sắc công
việc, để thông qua đó các cán bộ có thể tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo ra quyết
định. Tuy nhiên phân tích công việc để đạt hiệu quả, mang tính thực tiễn phải đặt
trong mối quan hệ với các yếu tố khác như tầm nhìn, chiến lược, kế hoạch kinh
doanh của doanh nghiệp, đội ngũ lao động hiện tại, ngân sách của doanh nghiệp cho
các hoạt động có liên quan. Trong từng mối quan hệ cụ thể, vai trò và các phân tích
có khác nhau. Chẳng hạn, để phù hợp với chiến lược phát triển của Công ty thực
hiện kế hoạch 5 năm đến năm 2015 cần có 5 giám đốc bán hàng, 5 giám đốc
marketing, 20 chuyên viên kỹ thuật, 10 giám sát điều hành, ... thì khi Phòng nhân sự
phải chuẩn bị kế hoạch chuẩn bị nhân sự tương ứng: số lượng tuyển dụng, nguồn
tuyển dụng, vị trí đào tạo tại chỗ, thời gian tiến hành, ...
11
1.1.4.1
Với thiết kế hoặc thiết kế lại công việc:
Các chuyên gia quản lý nhân lực đã hiểu công việc (thông qua phân tích
công việc) thì có thể thiết kế hoặc thiết kế lại công việc để khắc phục những tồn tại,
lạc hậu hoặc chú ý đến các yếu tố mới trong tương lai. Để hiểu rõ hơn về ý nghĩa
của hoạt động này, ta đi vào một số nội dung cụ thể như:
Thiết kế công việc là xác định một cách hợp lý các nhiệm vụ và trách nhiệm
cụ thể của mỗi cá nhân trong một điều kiện làm việc khoa học, hợp lý của doanh
nghiệp để từ đó đề ra được những tiêu chuẩn về kỹ năng, năng lực và các yếu tố cần
thiết khác đối với người thực hiện công việc đó.
Có thể thấy các yêu cầu, nhiệm vụ của thiết kế công việc được xác định một
cách đầy đủ, rõ ràng qua quá trình phân tích công việc. Tuy nhiên yêu cầu của thiết
kế công việc cũng có những đòi hỏi hết sức khắt khe và cụ thể là: tính hợp lý, khoa
học ... trong một điều kiện làm việc của doanh nghiệp. Như vậy, để đạt được yêu
cầu này, cần sử dụng các thông tin được thu thập trong quá trình phân tích công
việc, qua nhiều nguồn và bằng nhiều phương phát khác nhau. Kết quả của Thiết kế
công việc phụ thuộc vào các thông tin của quá trình phân tích công việc. Do vậy
công việc được thiết kế khoa học, hợp lý, phù hợp với thực tế làm việc có sự đóng
góp rất lớn từ kết quả của quá trình phân tích công việc. Hay nói một cách cụ thể
hơn là từng vị trí công việc được xác định một các rõ ràng các nhiệm vụ chính. Bên
cạnh đó, các nhiệm vụ chính được phân chia thành nhiều nhiệm vụ cụ thể khác
nhau. Xác định được điều này không phải đơn giản, nó đòi hỏi việc phân tích phải
được tiến hành nghiêm túc, người thực hiện phải có kiến thức, kinh nghiệm và kết
hợp nhiều phương pháp khác nhau. Nếu không xác định hết được các nhiệm vụ thì
không thể xác định được hết trách nhiệm của vị trí làm việc đó. Tương tự như vậy là
việc xác định trách nhiệm của các nhiệm vụ. Điều này cũng hết sức phức tạp vì nó
đòi hỏi phải đưa ra những kết quả đầu ra mang tính cụ thể. Để xác định được chính
xác, hợp lý cũng đòi hỏi phải có sự kết hợp của nhiều phương pháp khác nhau và sự
kiểm tra thực tế. Các trách nhiệm cần chỉ rõcác chỉ tiêu cần đạt: Số lượng, chất
lượng, chủng loại, thời gian, ... Toàn bộ các vấn đề về nhiệm vụ và trách nhiệm luôn
được đảm bảo nằm trong một chỉnh thể là các điều kiện, môi trường làm việc tương
12
ứng. Điều này cũng chỉ có được khi thực hiện việc phân tích công việc.
Thiết kế lại công việc là xác định lại một cách hợp lý các nhiệm vụ, trách
nhiệm cụ thể của mỗi cá nhân trong một điều kiện làm việc mới của doanh nghiệp,
để từ đó quy định lại những tiêu chuẩn về kỹ năng, năng lực và các yếu tố cần thiết
khác đối với người thực hiện công việc đó. Việc này cần được thực hiện qua việc
nghiên cứu thực tiễn với đầy đủ các cơ sở lý luận khoa học có liên quan.
1.1.4.2
Với kế hoạch hoá nguồn nhân lực:
Được hiểu là việc hoạch định nguồn nhân lực của Công ty trong tương lai. Đây là
công việc có liên quan đến nhiều vấn đề trong đó có các nội dung của hoạt động
phân tích công việc,
Trước hết đó là việc hoạch định các vị trí cần có và số lượng lao động dự
kiến trong tương lai. Nói đến việc hoạch định tức là không phải xác định một cách
chính xác những vấn đề đang xảy ra mà là phân tích để lập kế hoạch và áp dụng cho
tương lai. Để kế hoạch hóa được nguồn nhân lực cần xác định các nhiệm vụ trọng
tâm của công ty qua các giai đoạn và thời kỳ phát triển. Khi có kế hoạch về các hoạt
động chủ yếu thì sẽ tiến hành xác định các vị trí (chức danh) danh cụ thể để đảm
nhiệm. Các vị trí được kế hoạch sẽ phải thực hiện những nhiệm vụ và trách nhiệm
cụ thể để hoàn thành các mục tiêu của bộ phận, mục tiêu chung. Tùy thuộc vào quy
mô, tính chất, địa bàn diễn ra các hoạt động trong kế hoạch của Công ty, nguồn
nhân lực sẽ được kế hoạch hóa cho phù hợp. Để công tác này mang tính thực tiễn và
có tính hiệu quả cao cần có được những kết quả của hoạt động phân tích công việc.
Khi đã xác định được các vị trí (chức danh), số lượng lao động, công tác kế
hoạch hóa nguồn nhân lực cần xác định chất lượng của lực lượng này. Hay nói cách
khác đó là xác định các yêu cầu cụ thể về trình độ chuyên môn như: bằng cấp, tay
nghề, kỹ năng nghề, các kỹ năng khác liên quan, kinh nghiệm, ngoại ngữ, tính cách,
sự nhiệt tình, mẫn cán, ... Bởi vì đối với mỗi vị trí, do đặc thù công việc có đòi hỏi
riêng, có khi cần trình độ và kinh nghiệm, có những trường hợp vấn đề tính cách, ý
thức kỷ luật rất quan trọng, ví dụ: cán bộ vận hành nhà máy thủy điện, ngoài chuyên
môn thì đòi hỏi yêu cầu kỷ luật, an toàn lao động nghiêm ngặt, hay với nhân viên kế
toán vấn đề kiến thức, tính trung thực, cẩn thận, kinh nghiệm lại được đặt cạnh nhau
13
và đều rất quan trọng, ...
Các vấn đề được xuất phát từ yêu cầu trong các nhiệm vụ và trách nhiệm của
người lao động. Nhiệm vụ càng tổng quát, trách nhiệm càng cao điều đó đồng nghĩa
với việc các yêu cầu cho vị trí công việc đó cũng đòi hỏi cao. Ở một doanh nghiệp
có rất nhiều các vị trí như vậy: ví dụ đối với người giám đốc bán hàng, nhiệm vụ
chung là quản lý việc phân phối các mặt hàng của Công ty trong toàn hệ thống.
Tương ứng là trách nhiệm thông qua các chỉ tiêu cụ thể về sản lượng hàng hóa tiêu
thụ, doanh thu bán hàng theo tuần, tháng, quý; Đối với người giám đốc sản xuất:
Nhiệm vụ chính là điều hành công tác sản xuất đảm bảo an toàn, hiệu quả (trong đó
bao gồm cả việc quản lý con người, máy móc thiết bị, theo các quy trình, quy phạm
có liên quan). Trách nhiệm tương ứng là sản lượng hàng hóa đạt chất lượng, tiêu
chuẩn hàng ca, tuần, tháng, quý, ...; Đối với những người làm công tác trực tiếp như
công nhân vận hành, sản xuất: Nhiệm vụ chính là vận hành thiết bị máy móc theo
đúng quy trình, quy phạm. Tương ứng là sản lượng cần đạt trong một ca sản xuất.
Toàn bộ những thông tin kể trên đã được quá trình phân tích công việc tổ chức thực
hiện theo những phương pháp khác nhau. Kết quả này được công tác kế hoạch hóa
nguồn nhân lực sử dụng như là một phương tiện để hoạch định nhân sự ở hiện tại và
tương lai.
1.1.4.3
Với tuyển chọn nhân lực:
Đây là hoạt động ứng dụng một phần kết quả của quá trình phân tích công
việc, một cách rõ ràng nhất là những thông tin trong bản mô tả công việc. Những
thông tin trong bản mô tả công việc chỉ ra một cách rõ ràng toàn bộ những yêu cầu
cần thiết đối với một vị trí làm việc gồm:
-
Mục đích công việc;
-
Trình độ: Đại học, trên đại học, cao đẳng, trung cấp, ...
-
Kỹ năng: tư duy chiến lược, lập kế hoạch, phân tích, đàm phán, thuyết trình, ...
-
Kinh nghiệm
-
Phẩm chất, thái độ: Sức khỏe tốt, có trách nhiệm với công việc, nhạy bén, linh
hoạt, trung thực, mẫn cán, ...
14
Khi đã có đầy đủ các yêu cầu cần thiết, Công ty đăng tin qua các kênh thông tin để
đến được với các đối tượng cần tuyển dụng một cách hiệu quả nhất như: Mạng
internet, trên các chuyên trang tuyển dụng: vietnamwork.com, timviec.com.vn, ...
Đặc biệt những thông tin trong mô tả công việc và phiếu yêu cầu của công
việc đối với người thực hiện là cơ sở rất quan trọng để công ty lựa chọn được những
ứng viên phù hợp. Đây là cơ sở để xác định ứng viên phù hợp thông qua việc lựa
chọn hồ sơ, phỏng vấn và kiểm tra, sát hạch thực tế. Theo đó, cán bộ tuyển dụng,
người quản lý phỏng vấn để kiểm tra thông tin của người ứng tuyển để kiểm tra
kiến thức, kinh nghiệm, năng lực làm việc của người đó có khả năng đáp ứng được
những nhiệm vụ và trách nhiệm của vị trí dự tuyển hay không. Khi đó việc kiểm tra
ứng viên dự tuyển sẽ có được sự phù hợp cao nhất để đáp ứng các yêu cầu đề ra.
Bên cạnh đó, việc kiểm chứng, sát hạch là một việc làm quan trọng mà cũng lấy cơ
sở từ các yêu cầu của bản mô tả công việc, phiếu yêu cầu công việc.
1.1.4.4
Với bố trí nhân lực
Bố trí nhân lực là một khâu trong quá trình quản trị nguồn nhân lực có vai trò
rất quan trọng đối với hiệu quả của công tác này. Một cách chung nhất thì mục tiêu
của bố trí nhân lực chính là việc bố trí “đúng người, đúng việc”. Hay nói một cách
khác, từ công việc sẽ xác định cong người. Nói như vậy có nghĩa, trước hết và quan
trọng của việc bố trí nhân lực vẫn là xác định toàn bộ những công việc cần thiết để
hoàn thành mục tiêu, từ đó mới xác định yêu cầu của từng công việc và tiếp đến
mới là con người để thực hiện và đạt được những mục tiêu đó. Ở những phần trên,
đã đề cập đến cách xác định công việc, yêu cầu của công việc, đối với ý nghĩa quan
trọng nhất phần này là sắp xếp con người theo những yêu cầu đó. Ứng dụng những
thông tin trong bản mô tả, bản tiêu chuẩn để truyền đạt tới người lao động những
nhiệm vụ, trách nhiệm mà họ phải thực hiện, phạm vi quyền hạn, kỳ vọng về kết
quả thực hiện công việc, giúp người lao động nhanh chóng hoà nhập với công việc.
Văn bản phân tích công việc là cơ sở để tổ chức sửa chữa những sai sót trong bố trí
lao động trước đây của mình, bố trí lại công việc phù hợp hơn.
Tuy nhiên những thông tin trên chỉ thực sự có ý nghĩa và phát huy hiệu quả
nếu như nó được sắp xếp phù hợp với năng lực, thế mạnh làm việc của người lao
15
động. Tức là một vấn đề quan trọng trong bố trí nhân sự chính là xác định thế mạnh
của người lao động. Nhiều trường hợp, cùng có trình độ chuyên môn, thời gian kinh
nghiệm như nhau, nhưng có những “chỉ tiêu phụ” có thể quyết định việc sắp xếp
nhân sự. Ví dụ một nhóm 5 người A, B, C, D, E đều đạt các yêu cầu tương đương
nhau, nhưng anh C có thế mạnh hơn về khả năng thuyết trình, đàm phán. Như vậy
nếu cần sắp xếp người cho vị trí kinh doanh, marketting thì sắp xếp anh C vào vị trí
này là phù hợp nhất.
Như vậy, toàn bộ những thông tin của bản mô tả công việc, kế cả những
thông tin phụ đều có ý nghĩa rất quan trọng đối với việc bố trí nhân lực. Người quản
trị nhân sự nắm rõ điều này sẽ làm tốt công tác tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo
Công ty để bố trí “Đúng người, đúng việc”, góp phần tăng hiệu quả sử dụng nhân sự
và tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh nói chung của doanh nghiệp.
1.1.4.5
Với đánh giá thực hiện công việc:
Ứng dụng thông tin trong bản mô tả, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc để
xác định các tiêu thức, tiêu chuẩn, các mức độ cụ thể để đánh giá, so sánh, tránh
việc không có tiêu chuẩn đánh giá rõ ràng và rơi vào tình trạng chung chung, đảm
bảo đánh giá thực hiện công việc hiệu quả, công bằng hơn.
Có thể nói đây chính là một “khung”, “hành lang” cho việc hoạt động của người lao
động và phương tiện để tổ chức, quản lý và đánh giá việc thực hiện.
Trong môi trường làm việc hiện đại, việc đánh giá không chỉ được thực hiện bởi
người quản lý, người sử dụng lao động, mà việc này còn được thực hiện bởi bản
thân người lao động. Cơ sở của việc này chính là bản mô tả công việc, bản tiêu
chuẩn thực hiện công việc đã được gửi cho người lao động khi bắt đầu thực hiện
nhiệm vụ. Tùy thuộc vào công việc mà công ty áp dụng thời hạn đánh giá hàng
tuần, tháng, quý, ... Người lao động căn cứ vào các nhiệm vụ, trách nhiệm được
giao (có các chỉ tiêu hoàn thành cụ thể) để thường xuyên theo dõi hiệu quả công
việc do mình thực hiện và có thể tự đánh giá. Đây cũng được xem là một nguồn tài
liệu hướng dẫn trong suốt quá trình thực hiện nhiệm vụ.
Đối với người quản lý, sử dụng bản mô tả công việc, bản tiêu chuẩn thực
16
hiện công việc cũng là công cụ để đánh giá kết quả làm việc của người lao động.
Dựa vào những thông tin này, người quản lý có thể đánh giá từng kết quả thực hiện
từng nhiệm vụ cụ thể của người lao động thông qua những chỉ tiêu với những trách
nhiệm tương ứng. Điều thuận lợi của công tác này là toàn bộ các nội dung có thể
đánh giá được trình bày một cách hệ thống và đầy đủ giúp cho quá trình đánh giá
không bị bỏ sót làm thiệt thòi cho người lao động hoặc kết quả làm việc không được
nhìn nhận. Qua hoạt động này cũng chỉ ra những mặt đã làm tốt, chưa tốt của người
lao động trong thời gian làm việc (kể cả ý thức kỷ luật, sự hợp tác, mẫn cán, ...)
Áp dụng bản mô tả công việc, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc để đánh giá kết
quả làm việc sẽ hạn chế được ý kiến chủ quan, nể nang, khó xử, nó làm minh bạch
hơn quan hệ quản lý – điều hành – chấp hành trong cơ quan, doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, cả người đánh giá và người được đánh giá sử dụng chung một nguồn
tài liệu nên công việc trở nên dễ dàng hơn và tiết kiệm thời gian, tránh được những
mâu thuẫn không cần thiết. Do vậy, đây là phương tiện, công cụ quản lý, điều hành,
thực hiện nhiệm vụ rất khoa học, đem đến sự minh bạch, rõ ràng góp phần vào việc
tăng hiệu quả làm việc của cá nhân và tổ chức
1.1.4.6
Với thù lao lao động:
Sử dụng những thông tin trong các văn bản phân tích công việc để xác định
hình thức thù lao: theo thời gian, sản phẩm, khoán; để đánh giá giá trị từng công
việc, là cơ sở của thù lao; là cơ sở để xác định các loại phụ cấp môi trường, điều
kiện làm việc.
Xác định thù lao, lương, .... nói chung là chế độ đãi ngộ là một việc khó
khăn. Việc này làm không tốt sẽ gây ra tác dụng tiêu cực làm giảm hiệu quả công
việc, mất tinh thần đoàn kết trong tổ chức. Điều này xuất phát từ nhiều nguyên nhân
khác nhau. Thù lao là nguồn sống chính, nó rất quan trọng đối với người lao động.
Người lao động luôn mong muốn được tăng hơn nữa thu nhập để nâng cao đời sống
của gia đình và bản thân. Đồng thời cũng rất quan trọng với doanh nghiệp, bởi vì trả
lương quá cao thì tăng chi phí, trả thấp thì mất lao động có chất lượng. Từ lâu, trong
suy nghĩ, ý thức của nhiều người vẫn tồn tại một quan niệm rằng “sống lâu lên lão
làng”, những người hiểu theo cách này cho rằng người làm việc lâu năm sẽ được
17
thăng tiến cả địa vị và thù lao cao. Hoặc nhiều người có tính ỉ lại, trông chờ vào
người khác, thiếu chủ động và lỗ lực trong công việc, không chịu khó tìm tòi, học
hỏi để nâng cao hiệu quả làm việc. Rõ ràng các lợi ích của các bên liên quan trong
mối quan hệ này là không giống nhau. Trong các phần trước đã phân tích vấn đề
minh bạch, rõ ràng trong quản lý, điều hành, đánh giá có vai trò quan trọng trong
việc phát triển của doanh nghiệp. Từ thực tế này, vấn đề thù lao lao động cũng đặt
ra yêu cầu cần giải quyết một cách rõ ràng, cụ thể để đãi chế độ đãi ngộ thực sự phù
hợp và kích thích sản xuất.
Trong quản lý hiện đại chỉ ra, thù lao lao động tương ứng với hiệu quả công
việc. Do đó, thu nhập của mọi người sẽ không giống nhau, hay nói cách khác, thu
nhập phụ thuộc vào hiệu quả làm việc. Vấn đề đặt ra là xác định, định mức được kết
quả làm việc của từng vị trí.
Các văn bản của Phân tích công việc: Bản mô tả công việc, bản yêu cầu công
việc, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc ngoài việc xác định nhiệm vụ và trách
nhiệm còn có các chỉ tiêu hoàn thành, định mức cụ thể để làm căn cứ xác định thù
lao cho từng người.
Tuy nhiên cần xây dựng hệ thống thang lương bảng lương chung với các bậc lương
cụ thể để kết hợp tính và trả thù lao lao động. Theo văn bản này thì người lao động
ở một vị trí hiện tại được xếp một mức lương thuộc bảng lương. Nếu người lao
động hoàn thành nhiệm vụ được giao ở mức bình thường thì được 100% mức lương
được xếp. Các trường hợp khác bao gồm: Không hoàn thành đúng chỉ tiêu được
giao thì sẽ nhận thù lao theo tỉ lệ hoàn thành tương ứng. Ngược lại nếu hoàn thành
vượt mức được giao thì sẽ được cộng thêm một tỉ lệ nhất định.
Với cách làm cụ thể như vậy thì thù lao lao động được chi trả một cách rất rõ
ràng, cụ thể và thực sự trở thành động lực kích thích làm việc và hiệu quả sản xuất.
Doanh nghiệp khi đưa ra mức thù lao gắn với hiệu quả hoàn thành công việc cũng
không rơi vào tình trạng “lạm phát” quỹ lương, hoặc thiếu nguồn lương. Người lao
động dù nhận mức lương thấp cũng cảm thấy “tâm phục khẩu phục” vì đó là kết quả
do chính mình quyết định nên.
18
1.1.4.7
Với đào tạo, phát triển nguồn nhân lực:
Sử dụng bản mô tả công việc, bản yêu cầu công việc để xác định nhu cầu đào
tạo: vị trí công việc cần đào tạo người lao động, những kiến thức, kỹ năng cần đào
tạo, kết quả đào tạo phải đáp ứng tiêu chuẩn gì, giúp xây dựng chương trình đào tạo
thiết thực, hiệu quả hơn. Trong môi trường quản lý lao động, kinh doanh hiện đại
luôn đòi hỏi người lao động liên tục phải trang bị, bổ sung thêm kiến thức, kỹ năng
để công việc đạt hiệu quả. Quá trình này được thực hiện một cách thường xuyên
liên tục và với nhiều hình thức khác nhau, trong đó có việc tự trang bị kiến thức và
đào tạo của người lao động. Trên cơ sở những yêu cầu, nhiệm vụ được đặt ra, người
lao động cần phải tìm tòi, học hỏi để hoàn thành nhiệm vụ với nhiều loại như: Quản
trị thời gian, quản trị công việc, ngoại ngữ, kỹ năng thương thuyết, đàm phán, ...
Hình thức cũng có nhiều các khác nhau: chính quy tập trung, ngoài giờ, tại chức,
hàm thụ, ngắn hạn, dài hạn, ...
Về phía người quản lý, vấn đề này cũng cần được nhìn nhận một cách cụ thể
và toàn diện để có định hướng và kế hoạch phù hợp. Cần xác định một cách cụ thể
những yêu cầu, nhiệm vụ chung, tổng quát và yêu cầu nhiệm vụ của các vị trí cụ
thể. Qua đó người quản lý có cái nhìn tổng thể về yêu cầu đặt ra có cần thiết hay
không để đào tạo bổ sung kiến thức cho người lao động.
Việc tổ chức đào tạo có ý nghĩa rất quan trọng trong việc phát triển của công
ty, giúp người lao động có thể hoàn thành những mục tiêu, kế hoạch của công ty.
Đặc biệt, ngày nay lực lượng lao động có vai trò quyết định đối với việc thành công
hay thất bại của một công ty thì việc trang bị kiến thức cho người lao động là việc
làm hết sức cần thiết. Tuy nhiên để xác định mức độ cần thiết đó như thế nào thì đối
chiếu giữa định hướng, kế hoạch của công ty và ứng dụng phân tích công việc sẽ
chỉ ra một cách cụ thể.
Khi đã xác định, việc đào tạo người lao động là cần thiết thì cần xác định cụ
thể những yếu tố có liên quan:
Mục tiêu của việc đào tạo là gì?
Đối tượng tham gia
19
Các kỹ năng kiến thức được trang bị sau khi kết thúc khóa học: bao gồm cả lý
thuyết, ứng dụng, so sánh, ...
Đơn vị đào tạo
Hình thức đào tạo (tập trung, không tập trung, trong giờ, ngoài giờ, ...)
Thời gian đào tạo
Kinh phí đào tạo
Kế hoạch sắp xếp công việc để dành thời gian cho các đối tượng được chọn đi
đào tạo
Cam kết của người được cử đi đào tạo
1.1.4.8
Với quan hệ lao động, an toàn lao động:
Làm tốt phân tích công việc giúp tránh được tranh chấp, tị nạnh, đùn đẩy
trong thực hiện nhiệm vụ, lạm quyền, tạo mối quan hệ tốt đẹp, là bằng chứng trong
các vụ tranh chấp, kiện tụng, đồng thời là cơ sở để tổ chức và quản lý tốt công tác
an toàn lao động. Trong nội bộ doanh nghiệp ngoài quan hệ lao động (giữa người
lao động và người sử dụng lao động) giữa người lao động còn có quan hệ với nhau
trong quá trình làm việc. Để công việc đạt hiệu quả, người quản lý phải xây dựng
được tập thể đoàn kết, mọi người có tinh thần trách nhiệm cao, ý thức trong công
việc. Thường xuyên phải kiểm tra đôn đốc nhắc nhở để mọi người thực hiện một
cách tự giác, tự nguyện. Làm tốt công tác này sẽ tránh được tình trạng “việc này
không phải của tôi”, “việc này tôi chỉ làm giúp, chỉ phối hợp”, ... Tuy vậy, để việc
này đạt hiệu quả không chỉ dựa vào tính tự giác của mọi người hay việc nhắc nhở
của người quản lý. Phân tích công việc đã cung cấp cho các bên liên quan một công
cụ hết sức hiệu quả đó là Bản mô tả công việc. Chỉ cần tra cứu tài liệu này sẽ làm
sáng tỏ một công việc nhất định do ai có nhiệm vụ thực hiện, trách nhiệm đến đâu,
và ai phối hợp. Điều này tránh được những xung đột, mâu thuẫn không cần thiết
giúp duy trì đoàn kết, kỷ luật trong công ty.
Bên cạnh đó, nội dung Bản mô tả công việc cũng chỉ ra tính chất của công
việc đó như thế nào: có nguy hiểm, độc hại, có yêu cầu nghiêm ngặt hay không,
trong quá trình vận hành cần chú ý đến những vấn đề gì. Xác định tính chất của
20
- Xem thêm -