Cách thức thiết lập và kiểm soát quá trình, phương pháp setup các loại tài liệu quản lý, ...
Ngô Quang Thu t
Kỹ năng kiểm soát quá trình-MBP
Part 1
Dành cho nhà quản lý
Lời giới thiệu
Management by Process Docs Part
I by Ngo Quang Thuat
2
Page 1
Ngô Quang Thu t
1
Ngô Quang Thu t
M c đích
Khi nghiên c u tài li u này, s giúp b n:
Thi t l p đư c phương pháp ki m soát theo quá trình.
Phương pháp setup các lo i tài li u qu n lý như s tay,
th t c, quy đ nh, hư ng d n, bi u m u…
XÂY D NG CÔNG NGH SETUP QUÁ TRÌNH
Tài li u g m 2 ph n: Ph n 1 v đ nh nghĩa.., cách th c
thi t l p và ki m soát quá trình. Ph n 2 dành cho các tài
li u khác (h th ng tài li u c a DN, ki m soát tài li u b
ph n, ki m soát h sơ)./.
Management by Process Docs Part
I by Ngo Quang Thuat
3
1/ KHÁI QUÁT CHUNG V MBP
1.1 Khái ni m:
1.1.1Quá trình:
+ ð nh nghĩa 1: Theo tiêu chu n ISO 9000:2000 (3.4.1),
quá trình là t p h p các ho t đ ng có quan h l n nhau
và tương tác đ bi n đ u vào thành đ u ra.
+ ð nh nghĩa 2: Ng n g n hơn, m i ho t đ ng hay t p
h p ho t đ ng s d ng các ngu n l c đ bi n đ u vào
thành đ u ra có th xem như m t quá trình.
Management by Process Docs Part
I by Ngo Quang Thuat
4
Page 2
Ngô Quang Thu t
2
Ngô Quang Thu t
1.1.2 Phương pháp qu n lý MBP
Phương pháp qu n lý theo quá trình
(management by process) là phương
pháp qu n lý d a trên vi c phân lo i các
ho t đ ng theo các quá trình.
Management by Process Docs Part
I by Ngo Quang Thuat
5
1.1.3 Yêu c u qu n lý quá trình
trong t ch c:
M i quá trình ph i t o ra GTGT.
Cách ti p c n theo quá trình.
Qu n lý chu i cung
ng n i b .
Cách ti p c n theo h th ng các quá
trình
Management by Process Docs Part
I by Ngo Quang Thuat
6
Page 3
Ngô Quang Thu t
3
Ngô Quang Thu t
1.2 Phân bi t MBP và MBO
Hi n nay các nhà qu n lý đang ti p c n qu n lý theo
hai hư ng chính là:
+ Qu n lý theo m c tiêu (management by object – MBO).
+ Qu n lý theo quá trình – MBP.
V n chưa có quan đi m th ng nh t v s d ng
phương pháp qu n lý nào hi u qu hơn, nhưng chúng
ta có th ti p c n hai phương pháp này qua b ng so
sánh sau đây.
Management by Process Docs Part
I by Ngo Quang Thuat
7
B ng so sánh MBO – MBP.
Tiêu chí so sánh
K t qu công vi c
MBO
+ ð m b o theo m c
tiêu đ ra.
MBP
+ Hi u qu
+ Làm đúng vi c.
+ Ki m soát đư c công
vi c chi ti t, nhưng
chưa ch c đã đ m b o
m c tiêu.
+ Hi u năng
+ Làm vi c đúng.
Ngư i s d ng
Thư ng là qu n lý c p
cao và c p trung
Thư ng là qu n lý c p
trung và c p th p
Ưu đi m
Thu n l i cho công vi c
khó ki m soát ho c đo
lư ng.
Thu n l i cho công vi c
khó xác đ nh m c tiêu.
Management by Process Docs Part
I by Ngo Quang Thuat
8
Page 4
Ngô Quang Thu t
4
Ngô Quang Thu t
1.3 Ý nghĩa c a áp d ng MBP:
1.3.1 Xây d ng các tài li u ph c v cho DN m t cách h th ng,
th ng nh t.
1.3.2Ki m soát đư c chi ti t vi c th c hi n công vi c thông qua
vi c xây d ng lưu đ quy trình, xác đ nh các đi m ki m
soát…
1.3.3 Qu n lý t t các công vi c khó xác đ nh m c tiêu.
1.3.4 Xác đ nh chi ti t nhu c u c a khách hàng, phân tích quy
trình hành vi.
1.3.5 Xây d ng, chu n hoá dòng lưu thông s n ph m hay thông
tin trong DN.
Management by Process Docs Part
I by Ngo Quang Thuat
9
1.3 Ý nghĩa c a MBP (tt)
1.3.6 M t trong nh ng nhi m v quan tr ng nh t
c a MBP là làm sáng t nh ng “giao l ” thông
tin gi a các b ph n hay nhân viên v i nhau.
1.3.7 Áp d ng MBP là m t trong 8 nguyên t c
qu n lý ch t lư ng theo mô hình ISO
9001:2000:
Hư ng vào khách hàng – Customer Focus.
S
lãnh đ o – Leadership.
Management by Process Docs Part
I by Ngo Quang Thuat
10
Page 5
Ngô Quang Thu t
5
Ngô Quang Thu t
1.3 Ý nghĩa c a MBP (tt)
Có s
tham gia c a m i ngư i – Involvement of people.
Cách ti p c n theo quá trình – Proces approach.
Cách ti p c n theo h th ng - System approach to
management.
C i ti n liên t c – Continual improment.
Quy t đ nh d a trên s
decision making.
ki n – Fatual approach to
Quan h h p tác có l i v i nhà cung
beneficial supplier relationship.
ng – Mutually
Management by Process Docs Part
I by Ngo Quang Thuat
11
1.4 Yêu c u c a h th ng tài li u
T o thành h th ng tài li u cho DN đư c chu n hoá.
Ki m soát đư c h th ng tài li u hi n hành thông t
quá trình so n th o, phân ph i, lưu tr , ch nh s a..
Phê duy t tài li u trư c khi ban hành.
Xem xét, c p nh t l i khi c n thi t.
ð m b o s nh n bi t các thay đ i c a tài li u.
ð m b o tài li u có s n nơi s d ng.
ð m b o tài li u luôn rõ ràng, d nh n bi t.
Tài li u có ngu n g c bên ngoài đư c nh n bi t.
Ngăn ng a s d ng vô tình các tài li u l i th i.
Management by Process Docs Part
I by Ngo Quang Thuat
12
Page 6
Ngô Quang Thu t
6
Ngô Quang Thu t
1.5 Khó khăn trong vi c áp d ng
MBP:
H th ng tài li u không đ đ ki m soát (SL). Ch y u là
do t ch c chưa có kinh nghi p trong vi c set up quy
trình.
N i dung c a h th ng tài li u quá sơ sài. Các tài li u
không ph n ánh đ các ho t đ ng th c ti n đang di n
ra.
Quá ít bi u m u. Bi u m u s là h sơ ph n ánh các ho t
đ ng c a nhân viên. Quá ít bi u m u s d n đ n khó đo
lư ng và đánh giá hi u qu công vi c, khó gi i quy t
tranh ch p hay vi ph m.
Management by Process Docs Part
I by Ngo Quang Thuat
13
1.5 Khó khăn trong vi c áp d ng
(tt):
Th c t ho t đ ng không áp d ng như tài li u
đã quy đ nh.
H th ng tài li u quá nhi u. Công ty không th
ki m soát đư c tài li u m i, l i th i.
Không ti n hành c i ti n, xem xét l i h th ng
tài li u sau m t th i gian.
B nh gi y t
ngo i l ?
Management by Process Docs Part
I by Ngo Quang Thuat
14
Page 7
Ngô Quang Thu t
7
Ngô Quang Thu t
2/ QUÁ TRÌNH SET UP TÀI LI U
2.1 Khái ni m và phân bi t tài li u – h
sơ:
+ Tài li u là nh ng văn b n đư c ban
hành mà m i thành viên trong t
ch c ph i tuân theo.
+ H sơ là b ng ch ng v vi c th c hi n
theo tài li u.
Management by Process Docs Part
I by Ngo Quang Thuat
15
2.1 Khái ni m tài li u h sơ (tt):
+
+
+
+
+
Các lo i tài li u bao g m:
S tay.
Th t c.
Quy đ nh.
Hư ng d n.
Bi u m u…
Ví d h sơ: biên b n vi ph m.
Trong ph n I, ch xem xét đ n quy trình setup các tài
li u là các th t c.
Management by Process Docs Part
I by Ngo Quang Thuat
16
Page 8
Ngô Quang Thu t
8
Ngô Quang Thu t
2.2 Các bư c thi t l p TH
T C
Xác đ nh nhu c u.
Xác đ nh m c đích.
Xác đ nh ph m vi.
Xác đ nh s bư c công vi c.
Xác đ nh các đi m ki m soát.
Xác đ nh ngư i th c hi n.
Xác đ nh tài li u ph i tuân theo và h sơ.
Xác đ nh phương pháp ki m soát các bư c công vi c.
Xác đ nh các đi m c n ki m tra th nghi m.
Mô t /di n gi i các bư c công vi c.
Hoàn thi n ph n đ nh nghĩa, tài li u tham kh o, bi u
m u kèm theo.
Management by Process Docs Part
I by Ngo Quang Thuat
17
2.2.1 Xác đ nh nhu c u
Áp d ng tiêu chu n m i.
Tái c u trúc.
Nâng c p h th ng.
Do yêu c u c a các c p qu n lý…
Management by Process Docs Part
I by Ngo Quang Thuat
18
Page 9
Ngô Quang Thu t
9
Ngô Quang Thu t
2.2.2 Xác đ nh m c đích:
Xác đ nh b n ch t c a quy trình là gì? Thông thư ng
là GTGT c a quy trình.
Quy trình c n tuân th các m c tiêu/chính sách c a t
ch c ntn?
Ý nghĩa: toàn b các bư c công vi c, phương pháp
ki m soát, t n su t, th i h n s d a trên m c đích
setup quy trình.
VD: Xác đ nh m c đích c a quy trình book xe?
Management by Process Docs Part
I by Ngo Quang Thuat
19
2.2.3 Ph m vi c a th t c:
Ph m vi th t c đư c hi u tương t
như ph m vi đi u ch nh c a m t văn
b n pháp lu t.
Ph m vi đi u ch nh có th là toàn b
t ch c, theo b ph n, theo cá nhân,
theo th i gian, không gian, lĩnh v c…
Management by Process Docs Part
I by Ngo Quang Thuat
20
Page 10
Ngô Quang Thu t
10
Ngô Quang Thu t
2.2.3 Ph m vi c a th t c: tt
Ví d :
I/ M c đích:
………
II/ Ph m vi:
Th t c này áp d ng cho vi c gi i quy t khi u n i c a
khách hàng đ i v i toàn b h th ng nhà hàng c a công
ty.
III/ ð nh nghĩa:
………………..
Management by Process Docs Part
I by Ngo Quang Thuat
21
2.2.4 Xác đ nh s bư c công vi c
trong quy trình:
Hi n nay không có quy chu n cho vi c xác
đ nh bao nhiêu bư c công vi c là h p lý.
Th c t , m t quy trình có th t 5 – 20
bư c, tuy nhiên nên t 8-15 bư c là phù
h p.
Quy trình có quá nhi u bư c s d n đ n r c
r i trong vi c ki m soát, ngư c l i thì s
d n đ n không đ đ ki m soát.
Management by Process Docs Part
I by Ngo Quang Thuat
22
Page 11
Ngô Quang Thu t
11
Ngô Quang Thu t
2.2.4 Xác đ nh s bư c công vi c
trong quy trình:(tt)
ð phân tích các bư c trong m t quy trình, c n d a vào
các y u t sau:
Input: đ u vào c a quy trình g m nh ng y u t nào?
Output: đ u ra c a quy trình g m c u thành c a các
y u t nào? GTGT là gì?
Ti p theo dùng phương pháp 5W1H và 5M đ làm rõ
v nđ .
Management by Process Docs Part
I by Ngo Quang Thuat
23
2.2.4 Xác đ nh s bư c công vi c
trong quy trình:(tt)
Phương pháp 5W1H:
What? Là gì?
Why? T i sao?
Who? Ai th c hi n…
When? Khi nào?
Where?
đâu?
How? Làm th nào
th c hi n.
Phương pháp 5M (xác
đ nh các ngu n l c):
Man: con ngư i.
Money: Tài chính.
Machine: Máy móc.
Material: Nguyên v t
li u.
Method: Phương pháp
làm vi c.
Management by Process Docs Part
I by Ngo Quang Thuat
24
Page 12
Ngô Quang Thu t
12
Ngô Quang Thu t
2.2.4 Xác đ nh s bư c công vi c
trong quy trình:(tt) – case study
Ví d xác đ nh s bư c công vi c c a
quy trình book xe.
Management by Process Docs Part
I by Ngo Quang Thuat
25
2.2.5 Xác đ nh đi m ki m soát:
Vi c xác đ nh các đi m ki m soát chính là
th c hi n ch c năng ki m tra c a nhà qu n
tr .
V nguyên t c có bao nhiêu bư c công vi c,
s có b y nhiêu đi m ki m soát, nhưng do
các ngu n l c không đ , do v y t ch c ch
thi t l p các đi m ki m soát tr ng y u.
Các đi m ki m soát tr ng y u tuân theo
quy t c Pareto 80/20.
Management by Process Docs Part
I by Ngo Quang Thuat
26
Page 13
Ngô Quang Thu t
13
Ngô Quang Thu t
2.2.6 Xác đ nh ngư i th c hi n.
M i bư c công vi c, c n ph i xác đ nh
bư c đó do b ph n/cá nhân nào th c
hi n.
Có nhi u quy trình, c n xác đ nh ch t
ch hơn qua: ngư i th c hi n chính,
ngư i th c hi n ph , ngư i h tr .
Management by Process Docs Part
I by Ngo Quang Thuat
27
2.2.7 Xác đ nh b ng ki m soát
quá trình.
B ng ki m soát quá trình là m t tài
li u riêng, ph c v cho vi c di n gi i
quá trình.
Nhi u t ch c đưa b ng ki m soát
quá trình là m t tài li u c a h th ng,
nhưng nhi u t ch c ch coi nó là
công c h tr cho vi c setup quá
trình.
Management by Process Docs Part
I by Ngo Quang Thuat
28
Page 14
Ngô Quang Thu t
14
Ngô Quang Thu t
2.2.7 Xác đ nh b ng ki m soát quá
trình. (tt)
Stt
Công
đoạn
Điểm kiểm soát
Đặc
tính/
thông
số
Mức qui
định
Thiết bị sử
dụng
Đo
lường
Tần
suất
Công
nghệ
Tài liệu
gười
hướng thực
dẫn
hiện
Hồ sơ
Management by Process Docs Part
I by Ngo Quang Thuat
29
2.2.8 Xác đ nh phương pháp
th nghi m
M c đích c a th nghi m là xác đ nh xem
các công vi c có th c hi n đúng theo tiêu
chu n đ ra hay không?
Pre – test. ðây là giai đo n làm th , s n
xu t th , m t trong các đi m quan trong
nh t c a phương pháp th nghi m.
Test trong quá trình th c hi n.
Management by Process Docs Part
I by Ngo Quang Thuat
30
Page 15
Ngô Quang Thu t
15
Ngô Quang Thu t
2.2.8 Xác đ nh phương pháp
th nghi m (tt).
Stt
Công đoạn
Điểm kiểm soát
Đặc tính/
thông số
Mức
qui
định
Thiết bị
sử dụng
Tần
suất
Tài
liệu
hướng
dẫn
gười Hồ sơ
kiểm
tra
Management by Process Docs Part
I by Ngo Quang Thuat
31
2.2.9 Mô t quy trình:
Là mô t c th các bư c trong quy trình.
Cách th c th c hi n các bư c công vi c
ntn?
Trư ng h p vi c di n gi i cách th c (how)
th c hi n quá ph c t p, dài…thì c n m t tài
li u riêng đ hư ng d n th c hi n.
Management by Process Docs Part
I by Ngo Quang Thuat
32
Page 16
Ngô Quang Thu t
16
Ngô Quang Thu t
2.2.10 Hoàn thi n đ nh nghĩa, bi u
m u kèm theo.
ð nh nghĩa (ph n III): gi i thích ý
nghĩa các thu t ng trong quy trình,
di n gi i các t vi t t t.
Bi u m u kèm theo (ph n VI): xác
đ nh quy trình g m nh ng bi u m u
nào kèm theo, mã s ???
Management by Process Docs Part
I by Ngo Quang Thuat
33
2.3 C u trúc c a th t c:
C u trúc c a th t c g m:
2.3.1 Header – Footer.
2.3.2 Trang bìa.
2.3.3 Trang theo dõi ki m soát thay đ i tài li u.
2.3.4 Ph n n i dung chính c a tài li u g m:
+ M c đích.
+ Ph m vi:
+ ð nh nghĩa:
+ N i dung:
+ Tài li u tham kh o.
+ Bi u m u kèm theo.
Management by Process Docs Part
I by Ngo Quang Thuat
34
Page 17
Ngô Quang Thu t
17
Ngô Quang Thu t
2.3.1 Header – Footer:
Ph n Header:
Logo cty
Tên tài li u
Mã s :
Ngày ban hành:
L n soát xét:
S trang:
Ph n Footer:
Management by Process Docs Part
I by Ngo Quang Thuat
35
2.3.2 Trang bìa
Tên tài li u
Phê duy t
Xem xét
Management by Process Docs Part
I by Ngo Quang Thuat
So n th o
36
Page 18
Ngô Quang Thu t
18
Ngô Quang Thu t
2.3.3 Ph n theo dõi ch nh s a tài
li u:
Stt
Mục chỉnh
sửa/Trang
chỉnh sửa
Nội dung cũ
Nội dung mới
Management by Process Docs Part
I by Ngo Quang Thuat
37
2.3.4 Ph n n i dung chính:
Ghi ph n m c đích, ph m vi, đ nh nghĩa
vào tài li u.
Xây d ng n i dung cho tài li u (ch y u là
v và di n gi i lưu đ ) như sau:
( ghi chú: các ký hi u di n gi i lưu đ th c
hi n theo th t c và hư ng d n biên so n
tài li u c a công ty)
Management by Process Docs Part
I by Ngo Quang Thuat
38
Page 19
Ngô Quang Thu t
19
Ngô Quang Thu t
2.3.4 Ph n n i dung chính (tt):
Bi u di n lưu đ quá trình
Hình th c 1: g m có 03 c t: trách nhi m, lưu
đ , tài li u/h sơ. Sau trang lưu đ s đ n
ph n di n gi i các bư c trong quy trình.
Hình th c 2: Thêm ph n mô t quy trình nh m
di n gi i các bư c trong quy trình.
Hình th c 3: K t h p các ki u trên, có th tách
tài li u/h sơ thành hai c t riêng.
Management by Process Docs Part
I by Ngo Quang Thuat
39
2.3.4 Ph n n i dung chính (tt):
Hình th c #1:
Trách
nhi m
th c hi n
Lưu đ
Tài li u/h sơ
Di n gi i lưu đ
Management by Process Docs Part
I by Ngo Quang Thuat
40
Page 20
Ngô Quang Thu t
20
- Xem thêm -