1
XÂY DỰNG QUY TRÌNH LỰA CHỌN VÀ QUẢN LÝ NHÀ CUNG CẤP TẠI
CÔNG TY TNHH SCANCOM VIỆT NAM
Bùi Thị Yến Thư
Lớp 08NT111 - Khoa Quản trị Kinh tế Quốc tế, Trường Đại học Lạc Hồng
Email:
[email protected]
TÓM TẮT
Nguyên vật liệu là yếu tố số
quan trọng ả h hưở
ến kết quả
kinh doanh của một doanh nghiệp. Làm thế ào ể
ược nguồn cung nguyên vật liệu bền vữ
ả hợ
hoạ ộng sản xu
ược diễn ra liên tụ
à mố q
âm hà
ầu ủ
o h hệ hệ
Để m ược một nguồn cung c p nguyên vật liệu tốt, bền vững, giá cả
hợp lý thì cần phải xây dựng một quy trình lựa chọn cụ thể, phù hợp với thực tiễn tại doanh nghiệp,
giúp doanh nghiệp tìm kiếm ược nhà cung c p tốt nhanh chóng, tiết kiệm chi phí và thời gian. Từ
sản phẩm àm
ạ ược ch ượng cao.
1. Đặt vấn đề
Đối với một doanh nghiệp để duy trì họat động sản xuất được diễn ra liên tục, sản
phẩm làm ra đạt chất lượng cao, đúng tiến độ, giá thành hạ, đáp ứng được yêu cầu của
người tiêu dùng thì cần phải có một nguồn cung cấp nguyên vật liệu ổn định, bền vững.
Đặc biệt trong điều kiện hiện nay, chi phí nguyên vật liệu chiếm tỉ trọng ngày càng cao
trong giá thành sản phẩm[1]. Tìm được nhà cung cấp tốt đã khó nhưng việc quản lý nhà
cung cấp để nhà cung cấp giao hàng hóa với chất lượng ổn định, đúng như thỏa thuận trong
hợp đồng lại càng khó hơn.
Một công ty không thể đạt hiệu suất tối ưu nếu không nhận được nguồn vật tư ổn
định từ một nhóm các nhà cung cấp đáng tin cậy.[1]
Xuất phát từ nhu cầu thực tế tại công ty TNHH ScanCom Việt Nam tác giả đã thực
hiện đề tài: “Xây dựng quy trình lựa chọn và quản lý nhà cung cấp tại công ty TNHH
ScanCom Việt Nam”. Với mục tiêu:
- Xây dựng một quy trình lựa chọn cụ thể, phù hợp với thực tiễn tại công ty
để nhân viên có trách nhiệm nắm rõ công việc và trình tự các bước thực
hiện nhằm giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và mang lại hiệu quả lựa chọn
tốt hơn. Giúp công ty tìm kiếm được nhà cung cấp tốt có uy tín, có nguồn
cung ổn định, chất lượng tốt, giá cả phải chăng, có đủ năng lực đáp ứng các
yêu cầu của công ty để hoạt động sản xuất được diễn ra liên tục. Quản lý
các nhà cung cấp hiện tại để hàng hóa mua từ các nhà cung cấp đạt chất
lượng tốt nhất, duy trì được mối quan hệ hợp tác lâu dài với nhà cung cấp
đạt yêu cầu từ đó giúp công ty xây dựng được nguồn cung nguyên vật liệu
ổn định, bền vững.
- Đánh giá mức độ đáp ứng của các nhà cung cấp hiện tại của công ty.
- Đánh giá đúng vai tr của nhà cung cấp.
2. Giải quyết vấn đề
Tìm kiếm nhà cung cấp tiềm năng không hề đơn giản, nếu lựa chọn nhà cung cấp
không phù hợp sẽ gây lãng phí cho doanh nghiệp, tốn thời gian, chất lượng sản phẩm
không đảm bảo. Do đó cần phải có một quy trình tìm kiếm, lựa chọn cụ thể để mang lại
hiệu quả cao hơn. Đối tượng của bài nghiên cứu chính là các nhà cung cấp tại Việt Nam
của công ty ScanCom. Bài viết sử dụng cả phương pháp định tính và định lượng, thông qua
2
việc đánh giá nhà cung cấp bằng phiếu khảo sát bằng công cụ sử dụng là phần mềm SPSS,
phỏng vấn chuyên gia và quan sát khách quan.
Đánh giá nhà cung cấp bằng phiếu khảo sát: tác giả tập trung chủ yếu khảo sát mức
độ đáp ứng các chỉ tiêu để đánh giá một nhà cung cấp của các nhà cung cấp hiện tại của
công ty mà thông qua các số liệu, bảng báo cáo của công ty chưa thể hiện được.
3. Đề xuất giải pháp
Để giúp công ty lựa chọn nhà cung cấp tốt nhanh chóng, tiết kiệm thời gian tác giả đã
xây dựng quy trình lựa chọn và quản lý nhà cung cấp cho công ty. Gồm các bước sau:
Quy trình lựa chọn
Bước 1: Tìm kiếm nhà cung cấp
Bước 2: Khảo sát nhà cung cấp
Bước 3: Đánh giá tại nhà cung cấp
Bước 4: Gửi bảng yêu cầu các tiêu chuẩn chất lượng, kĩ thuật của công ty cho nhà cung
cấp
Bước 5: Đánh giá kết quả thử nghiệm mẫu của nhà cung cấp
Bước 6: Cung cấp mẫu đối chiếu và mẫu màu cho nhà cung cấp
Bước 7: Kiểm tra vật tư đầu vào cho sản xuất hàng loạt
Bước 8: Theo dõi quá trình
Bước 9: Kiểm tra hàng năm và khắc phục phòng ngừa
Bước 10: Cải tiến chất lượng nhà cung cấp
Quản lý nhà cung cấp
- Đánh giá, xếp hạng nhà cung cấp
- Theo dõi, kiểm soát
- Đào tạo
Đánh giá chất lượng nhà cung cấp hiện tại của công ty là một trong những nhân tố quan
trọng. Dựa vào kết quả đánh giá để công ty quyết định tiếp tục quan hệ hợp tác hay chấm
dứt hợp tác với một nhà cung cấp. Để kết quả đánh giá chính xác, khách quan tác giả đã
xây dựng bảng đánh giá mới dựa trên hai bảng đánh giá c của công ty.
Bả : Đ h
hà
p
Điểm
S
n
T TIÊU THỨC
Trọng
T
ĐÁNH GIÁ
0-1
1.5 - 2
2.5 -3
số
tr
Có sai sót ngoài
Sai sót nhỏ trong Đúng với yêu
Chất lượng
quy định, có thể
1
phạm vi cho
cầu
40%
sản phẩm
khắc
ph p
của công ty
phục được
Quản lý hệ
QI (Quality
QC (Quality
QA (Quality
h ng
2
30%
thống
Inspection)
Control)
Assurance)
chất
Nhà xưởng bẩn,
Nhà xưởng sạch Tuân thủ 5S
3 5S
bụi,
10% lượng:
sẽ
đầy đủ
50%
lộn xộn
Có mẫu nhưng
Có mẫu và có
Chất lượng
không có chứng chứng nhận
4
Không có mẫu
10%
hàng mẫu
nhận kiểm tra
kiểm tra đầy
liên quan
đủ
3
5
Thời gian trả
lời khắcphục
- ph ng ngừa
Không hồi đáp
khắc phục
Hồi đáp nhưng
trễ
thời gian quy
định
6
Thời gian
giao hàng
Chậm từ 2 ngày
trở lên
Chậm 1 ngày
7
Giá bán
Giá bán lẻ
Giá bán sỉ
hương thức
giao hàng
hương thức
thanh toán
Thời gian
phản hồi đối
với những sự
cố có phát
sinh
Thời gian đã
hợp
tác với công
ty
Quy mô sản
xuất
Số lượng
hàng hóa
tối đa đáp
ứng nhu
cầu của công
ty
Giao tại kho nhà
cung cấp
Tiền mặt (trả
ngay)
Chuyển khoản
(dưới 30 ngày)
Đúng thời gian
thỏa thuận
Chiết khấu theo
số lượng
Giao tại công
ty
Chuyển khoản
(trên 30 ngày)
Trên 8 tiếng
Từ 4 đến 8 tiếng
Dưới 4 tiếng
5%
Dưới 1 năm
Từ 1 đến 3 năm
Trên 3 năm
5%
Nhà nhập khẩu
Nhà phân phối
Nhà sản xuất
10%
Đáp ứng dưới 50
%
Đáp ứng từ 50
đến 100
Đáp ứng được
mọi yêu cầu
10%
8
9
10
11
12
13
Hồi đáp đúng
thời gian
10%
30%
20%
10%
10%
[
ồ :
hợ của tác giả]
Bảng đánh giá mới có thang điểm được quy về chung một thang điểm chung cho cả hai
ph ng ban với các tiêu thức đánh giá chi tiết, ph hợp với thực tiễn nhà cung cấp hiện tại
của công ty.
Để công ty có được nguồn cung nguyên liệu ổn định về chất lượng, giá cả thì công ty
cần phải có những chính sách h trợ nhà cung cấp nâng cao chất lượng sản phẩm vừa giúp
xây dựng được quan hệ hợp tác vừa giúp nâng cao chất lượng sản phẩm làm ra. Sau đây là
các bước trong một quy trình cải tiến cho nhà cung cấp.
Hướng dẫn nhà cung cấp xây dựng tài liệu
- Tiêu chuẩn kiểm tra vật tư đầu vào
- Quy trình kiểm tra công đoạn
- Tiêu chuẩn kiểm tra xuất hàng
- Tiêu chuẩn công việc
- Hướng dẫn công việc
- Quản lý thiết bị đo lường
- Quản lý khiếu nại khách hàng
- Quản lý bản vẽ
h ng
mua
hàng:
50%
4
Trung l p
Đồng ý
Rất đồng ý
1(%)
Quý doanh nghiệp có kế hoạch nâng cấp,
cải tiến máy móc thiết bị trong vòng 2 2.3
năm tới không?
K ông đồng ý
Lập báo cáo
Đào tạo
- Hướng dẫn lập kế hoạch đào tạo
- Tài liệu đào tạo
Thực hiện
- Áp dụng vào thực tế các hướng dẫn xây dựng tài liệu
- Lưu hồ sơ
- Lập báo cáo
- Thống kê, phân tích
- Cải tiến dựa vào bảng phân tích
C bước thực hiện
- Bước 1: Phòng chất lượng lập kế hoạch thực hiện cải tiến chất lượng nhà cung
cấp sau đó gởi đến phòng mua hàng
- Bước 2: Phòng mua hàng gởi tài liệu và thông báo đến nhà cung cấp
- Bước 3: Phòng chất lượng hướng dẫn nhà cung cấp xây dựng, quản lý hệ thống
kiểm tra chất lượng, các tài liệu biểu mẫu liên quan
- Bước 4: Nhà cung cấp thực hiện cải tiến và gửi đến công ty ScanCom
- Bước 5: Phòng chất lượng tiến hành kiểm tra lại hiệu quả việc cải tiến nhà cung
cấp, nếu chưa đạt tiếp tục hướng dẫn nhà cung cấp cải tiến
- Bước 6: Nếu nhà cung cấp hoàn thành việc cải tiến đạt yêu cầu của ScanCom,
phòng chất lượng sẽ lưu hồ sơ hoàn tất
4. Kết quả đạt được
Nhà cung cấp tốt không chỉ giao hàng đúng chất lượng, đủ số lượng, kịp thời gian,
với giá cả hợp lý, với thái độ phục vụ tận tâm, luôn đảm bảo đầu vào cho sản xuất thông
suốt, mà còn h trợ khách hàng của mình phát triển sản phẩm, phân tích giá, sẵn sàng hợp
tác trong các chương trình giảm chi phí, áp dụng các kỹ thuật, công nghệ tiên tiến…giúp
người mua đạt hiệu quả cao hơn. [1]
Khi nghiên cứu về nhà cung cấp tác giả đã xây dựng các câu hỏi nhằm mục đích
đánh giá nhà cung cấp về các chỉ tiêu: Mức độ linh hoạt; Mức độ sẵn có của hàng hóa;
Thái độ của nhà cung cấp trong việc cải tiến máy móc, công nghệ; sự cạnh tranh với đối
thủ.
Bảng tổng hợp kết quả khảo sát mức độ đồng ý của nhà cung cấp
Rất k ông đồng ý
-
2(%)
3(%)
4(%)
5(%)
4.5
47.7
38.6
6.8
5
Quý doanh nghiệp có sẵn sàng giảm giá
để cạnh tranh với đối thủ nếu giá của họ 0
2.3
34.1
45.5
18.2
tốt hơn không?
Quý doanh nghiệp có sẵn sàng giao hàng
0
0
18.2
50.0
31.8
ngay khi ScanCom đề nghị không?
Đánh giá của Quý doanh nghiệp về
chương trình cải tiến chất lượng của 0
0
20.5
38.6
40.9
ScanCom áp dụng cho nhà cung cấp.
[Nguồ : Đ ều tra của tác giả tháng 4/2012]
Qua kết quả khảo sát tác giả đã đánh giá được năng lực của các nhà cung cấp hiện
tại để từ đó xây dựng các bước thực hiện trong quy trình lựa chọn và quản lý nhà cung cấp
ph hợp giúp tìm được nhà cung cấp tốt cho công ty.
5. Những hạn chế trong quá trình thực hiện
Do hạn chế về thời gian tìm hiểu nên tác giả chỉ mới xây dựng được quy trình lựa
chọn áp dụng cho các nhà cung cấp trong nước không áp dụng được cho nhà cung cấp
ngoài nước. Vì vậy để có thể hoàn thành tốt công tác lựa chọn nhà cung cấp phù hợp, công
ty cần xây dựng quy trình lựa chọn và quản lý cụ thể cho các nhà cung cấp ở nước ngoài để
có thể có được nguồn cung nguyên liệu tốt nhất.
iệc khảo sát nhà cung cấp chỉ dừng lại ở những câu hỏi mà tác giả cho rằng nhà
cung cấp có thể trả lời được theo tính chất khách quan nhất. ì số câu hỏi có ảnh hưởng
trực tiếp tới lợi ích kinh doanh của doanh nghiệp nên doanh nghiệp sẽ không trả lời chính
xác.
6. Kết lu n
Tìm kiếm được một nguồn cung cấp nguyên vật liệu tốt, có khả năng đáp ứng các
yêu cầu của công ty là mối quan tâm của nhiều doanh nghiệp hiện nay. Có được nguồn
cung bền vững doanh nghiệp có thể duy trì được hoạt động sản xuất được liên tục, cạnh
tranh được với đối thủ, sản phẩm làm ra đạt chất lượng cao, giá thành hạ,…góp phần đẩy
mạnh sự phát triển của doanh nghiệp.
Là một công ty sản xuất hàng xuất khẩu, thị trường chính của công ty là các nước
châu Âu. Vì vậy công ty ScanCom rất quan tâm đến chất lượng của sản phẩm và việc làm
thế nào để sản phẩm làm ra đạt chất lượng tốt, ít tỉ lệ hàng l i. Xuất phát từ thực tế và dựa
vào những lý luận thu thập được tác giả hy vọng việc ứng dụng được quy trình lựa chọn
nhà cung cấp vào thực tế tại công ty sẽ góp phần giúp công ty có được nguồn cung cấp bền
vững giúp hoạt động sản xuất diễn ra liên tục, nâng cao chất lượng sản phẩm làm ra.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
[1]. Đoàn Thị Hồng Vân (2011), Quản trị cung ứng, NXB Tổng Hợp, TP. Hồ Chí Minh.