TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG
CƠ SỞ II TẠI TP.HCM
CHUYÊN NGÀNH: TÀI CHÍNH QUỐC TẾ
BÁO CÁO THỰC TẬP GIỮA KHÓA
Đề tài:
TÌNH HÌNH TỔ CHỨC VÀ THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ THANH TOÁN
XUẤT KHẨU THEO PHƯƠNG THỨC TÍN DỤNG CHỨNG TỪ
TẠI NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN XUẤT
NHẬP KHẨU VIỆT NAM – SỞ GIAO DỊCH 1
Thời hạn: 27/06/2011 đến 01/08/2011
Tên
: Phạm Lê Tường Vy
MSSV
: 0853015531
Lớp
: A11 – K47C
GVHD
: Phạm Khoa Thy
Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 07 năm 2011
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG
CƠ SỞ II TẠI TP.HCM
CHUYÊN NGÀNH: TÀI CHÍNH QUỐC TẾ
BÁO CÁO THỰC TẬP GIỮA KHÓA
Đề tài:
TÌNH HÌNH TỔ CHỨC VÀ THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ THANH TOÁN
XUẤT KHẨU THEO PHƯƠNG THỨC TÍN DỤNG CHỨNG TỪ
TẠI NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN XUẤT
NHẬP KHẨU VIỆT NAM – SỞ GIAO DỊCH 1
Thời hạn: 27/06/2011 đến 01/08/2011
Tên
: Phạm Lê Tường Vy
MSSV
: 0853015531
Lớp
: A11 – K47C
GVHD
: Phạm Khoa Thy
Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 07 năm 2011
2
NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP
Tên Doanh nghiệp/ Công ty:
Địa chỉ:
Mã số thuế:
Mã số đăng ký kinh doanh/Mã số doanh nghiệp:
Ngành nghề/ lĩnh vực kinh doanh:
Chúng tôi xác nhận Sinh viên:
thực tập tại Doanh nghiệp/ Công ty từ ngày…… tháng….. năm……. đến ngày….
tháng…… năm…….. như sau:
- Về tinh thần thái độ:
………………………………………………………………………………………...
………………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………...
- Về số liệu sử dụng trong báo cáo (ghi rõ số liệu được sử dụng trong báo cáo
có phải do Doanh nghiệp/ Công ty cung cấp cho Sinh viên hay không):
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
………, ngày …… tháng …… năm ……
Ký tên
3
NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
TP.HCM, ngày…..tháng…..năm 2011
Ký tên
MỤC LỤC
Trang
4
Lời mở đầu................................................................................................................ 1
....................................................................................................................................
................................................................................................................................... 1
I. Khát quát về Ngân hàng TMCP xuất nhập khẩu Việt Nam (Eximbank) –
SGD 1........................................................................................................................ 3
1. Giới thiệu về Ngân hàng Eximbank – SGD 1.....................................................3
1.1. Lịch sử hình thành và phát triển.......................................................................3
1.2. Cơ cấu tổ chức..................................................................................................3
1.3. Các hoạt động kinh doanh chính.....................................................................4
2. Giới thiệu về Phòng ban kiến tập - Phòng thanh toán xuất khẩu.....................5
II. Thực trạng hoạt động thanh toán xuất khẩu bằng phương thức tín dụng
chứng từ (L/C) tại Ngân hàng TMCP xuất nhập khẩu Eximbank - SGD 1........6
1. Quy trình thanh toán L/C xuất khẩu tại ngân hàng Eximbank SGD 1...........6
1.1. Tiếp nhận và thông báo L/C/tu chỉnh L/C........................................................6
1.1.1. Sơ đồ quy trình thông báo L/C/tu chỉnh L/C............................................6
1.1.2. Quy trình tiếp nhận và thông báo L/C/tu chỉnh L/C.................................6
1.2. Tiếp nhận và xử lý bộ chứng từ thanh toán theo L/C........................................8
1.2.1. Sơ đồ quy trình xử lý thanh toán L/C.......................................................8
1.2.2. Quy trình tiếp nhận và xử lý bộ chứng từ thanh toán theo L/C..............10
1.3. Thanh toán bộ chứng từ..................................................................................12
1.4. Chuyển nhượng L/C.......................................................................................12
1.4.1. Điều kiện để thực hiện chuyển nhượng thư tín dụng..............................12
1.4.2. Thủ tục để thực hiện chuyển nhượng thư tín dụng.................................13
2. Tình hình thực hiện nghiệp vụ thanh toán L/C xuất khẩu tại ngân hàng
Eximbank - SGD 1.................................................................................................13
3. Đánh giá hoạt động thanh toán xuất khẩu theo phương thức tín dụng chứng
từ tại Ngân hàng Eximbank - SGD 1....................................................................16
3.1. Những thành tựu đạt được..............................................................................16
3.2. Những hạn chế cần cải thiện...........................................................................17
5
3.3. Một số nguyên nhân dẫn đến những hạn chế trong hoạt động thanh toán L/C
xuất khẩu tại Ngân hàng Eximbank - SGD1..........................................................17
3.3.1. Nguyên nhân chủ quan...........................................................................18
3.3.2. Nguyên nhân khách quan.......................................................................18
III. Giải pháp phát triển nghiệp vụ thanh toán xuất khẩu bằng phương thức
tín dụng chứng từ tại Ngân hàng TMCP xuất nhập khẩu Việt Nam – SGD 1. .18
1. Chiến lược phát triển của Ngân hàng Eximbank – SGD 1.............................18
1.1. Định hướng phát triển chung hoạt động thanh toán quốc tế...........................18
1.2. Định hướng phát triển hoạt động thanh toán xuất khẩu..................................19
2. Một số giải pháp nhằm phát triển nghiệp vụ thanh toán xuất khẩu bằng
phương thức tín dụng chứng từ tại Ngân hàng Eximbank – SGD 1..................19
2.1. Hoạt động mở rộng và thu hút khách hàng.....................................................19
2.1.1. Nâng cao hiệu quả của công tác tiếp thị.................................................19
2.1.2. Mở rộng và nâng cao chất lượng dịch vụ tư vấn cho khách hàng...........20
2.2. Nâng cao hiệu quả công tác quản trị rủi ro thanh toán quốc tế bằng L/C.......20
2.2.1. Sắp xếp bộ máy tổ chức, chú trọng đến công tác đào tạo đội ngũ cán bộ
quản lý và nghiệp vụ........................................................................................20
2.2.2. Mở rộng quan hệ với các ngân hàng đại lý trên toàn thế giới.................21
2.3. Một số công tác khác hỗ trợ hoạt động thanh toán L/C xuất khẩu..................21
2.3.1. Kiểm tra, kiểm soát nguồn ngoại tệ phục vụ cho nhu cầu thanh toán.....21
2.3.2. Phối hợp tốt với các bộ phận, đặc biệt là bộ phận tín dụng nhằm nâng
cao chất lượng thẩm định khách hàng..............................................................21
3. Kiến nghị............................................................................................................. 22
3.1. Kiến nghị với Chính phủ................................................................................22
3.2. Kiến nghị với Ngân hàng Nhà nước Việt Nam...............................................22
Kết luận................................................................................................................... 23
6
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
STT
1
Tên viết tắt
TMCP
Diễn giải
Thương mại cổ phần
2
NHNN
Ngân hàng Nhà nước
3
NHNNg
Ngân hàng nước ngoài
4
NHTB
Ngân hàng thông báo
5
NHPH
Ngân hàng phát hành
6
NHBH
Ngân hàng bồi hoàn
7
SGD 1
Sở giao dịch 1
8
TTV
Thanh toán viên
9
KSV
Kiểm soát viên
10
TGĐ
Tổng giám đốc
11
BHL
Bất hợp lệ
12
HC
Hành chánh
13
QHQT
Quan hệ quốc tế
14
TTXK
Thanh toán xuất khẩu
15
TTNK
Thanh toán nhập khẩu
16
TTQT
Thanh toán quốc tế
17
XNK
Xuất nhập khẩu
18
BCT
Bộ chứng từ
19
CK
Chiết khấu
20
KH
Khách hàng
21
SL
Số lượng
22
KHCN
Khách hàng cá nhân
23
KHDN
Khách hàng doanh nghiệp
24
HĐQT
Hội đồng quản trị
25
ĐTTC
Đầu tư tài chính
26
CNTT
Công nghệ thông tin
DANH MỤC BẢNG BIỂU
7
Sơ đồ 1.1. Cơ cấu tổ chức ngân hàng Eximbank – SGD 1.......................................11
Sơ đồ 2.1. Quy trình thông báo L/C/tu chỉnh L/C....................................................14
Sơ đồ 2.2. Quy trình thanh toán L/C........................................................................16
Bảng 2.1. Doanh số thanh toán quốc tế của Eximbank năm 2010............................13
Bảng 2.2. Tình hình nghiệp vụ xuất khẩu của Sở giao dịch 1 năm 2010..................14
Bảng 2.3. Tình hình hoạt động xuất khẩu của Sở giao dịch 1 năm 2009-2010.........15
8
LỜI MỞ ĐẦU
Hiện nay, khối các ngân hàng TMCP được đánh giá là phát triển năng động
và chiếm thị phần ngày càng lớn trong hầu hết các lĩnh vực hoạt động của ngân
hàng thương mại. Ngân hàng TMCP xuất nhập khẩu Việt Nam (Eximbank) là một
trong những ngân hàng TMCP đầu tiên của Việt Nam và đã trở thành một trong
những ngân hàng lớn nhất trong hệ thống Ngân hàng TMCP Việt Nam. Hình ảnh và
thương hiệu của Eximbank liên tục được nhiều người biết đến do những sự phát
triển của Ngân hàng cả về lượng và chất, hướng đến một hình ảnh tập đoàn tài
chính ngân hàng đa năng – hiện đại. Eximbank vốn có truyền thống và thế mạnh về
hoạt động thanh toán quốc tế, đang nỗ lực duy trì, củng cố và phát huy hơn nữa vị
trí một trong các Ngân hàng TMCP có thị phần cao nhất về thanh toán quốc tế.
Cùng với quá trình hội nhập kinh tế quốc tế đang diễn ra nhanh chóng trên
phạm vi rộng lớn như hiện nay, các quan hệ kinh tế đối ngoại nói chung và hoạt
động xuất nhập khẩu nói riêng đang ngày càng khẳng định vị trí quan trọng trong
đời sống kinh tế xã hội của mỗi nước. Đặc biệt đối với một nền kinh tế đang phát
triển như Việt Nam thì yếu tố quan trọng góp phần vào sự phát triển bền vững của
đất nước đó chính là hoạt động xuất khẩu. Vì đây là yếu tố chính yếu đem lại sự cân
bằng trong cán cân thanh toán quốc tế cũng như mang lại nguồn ngoại tệ chủ yếu và
quan trọng cho nền kinh tế nên hoạt động xuất khẩu ngày càng được Chính phủ chú
trọng, tích cực đẩy mạnh và tạo nhiều điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp xuất
khẩu trong nước cũng như phát triển tương ứng dịch vụ thanh toán quốc tế ở các
ngân hàng.
Hiện nay thanh toán quốc tế bằng phương thức tín dụng chứng từ đang được
sử dụng rộng rãi và phổ biến hơn cả trong buôn bán ngoại thương do những ưu
điểm vượt trội của nó so với các phương thức thanh toán khác. Tuy nhiên, đây cũng
là phương thức thanh toán có quy trình nghiệp vụ phức tạp, liên quan đến nhiều
công nghệ hiện đại, nhiều quy định nghiêm ngặt và phải giao dịch trên phạm vi
quốc tế nên việc áp dụng phương thức này trong thực tế tại các ngân hàng ở nước ta
vẫn còn tồn tại khá nhiều vướng mắc.
9
Sở giao dịch 1 nằm trong toà nhà Trụ sở chính Ngân hàng TMCP xuất nhập
khẩu Việt Nam. Đây là đầu mối thực hiện các giao dịch lớn của ngân hàng
Eximbank, đặc biệt là các giao dịch thanh toán quốc tế. Uy tín và bề dày kinh
nghiệm trong lĩnh vực dịch vụ thanh toán quốc tế của SGD 1 đã gây dựng được sự
tin tưởng và tín nhiệm của khách hàng trong hoạt động này của ngân hàng. Tuy
nhiên, với sự cạnh tranh mạnh mẽ cả về số lượng lẫn chất lượng trong hệ thống
ngân hàng ở Việt Nam như hiện nay thì việc duy trì và phát triển hơn nữa thị phần,
doanh thu cũng như thu hút khách hàng ở lĩnh vực dịch vụ thanh toán quốc tế nói
chung và ở mảng thanh toán xuất khẩu nói riêng là điều không hề dễ dàng. Vì vậy,
tác giả chọn đề tài “Tình hình tổ chức và thực hiện nghiệp vụ thanh toán xuất
khẩu theo phương thức tín dụng chứng từ tại ngân hàng thương mại cổ phần
xuất nhập khẩu Việt Nam - Sở giao dịch 1” với mong muốn phản ánh một số nét
chính và nổi bật về hoạt động thanh toán xuất khẩu bằng L/C và đề xuất một số
phương hướng, biện pháp cho việc nâng cao quy mô cũng như chất lượng hoạt động
thanh xuất khẩu tại Sở giao dịch 1 trong thời gian tới. Trong phạm vi báo cáo thực
tập giữa khóa này, tác giả sẽ trình bày ba phần chính sau:
Phần 1: Khát quát về Ngân hàng TMCP xuất nhập khẩu Việt Nam
(Eximbank) – SGD 1
Phần 2: Thực trạng hoạt động thanh toán xuất khẩu bằng phương thức tín
dụng chứng từ (L/C) tại Ngân hàng TMCP xuất nhập khẩu Eximbank – SGD 1
Phần 3: Giải pháp phát triển nghiệp vụ thanh toán xuất khẩu bằng phương
thức tín dụng chứng từ tại Ngân hàng TMCP xuất nhập khẩu (Eximbank) – SGD 1
Tác giả xin chân thành cảm ơn Lãnh đạo và tập thể cán bộ nhân viên ngân
hàng TMCP xuất nhập khẩu Việt Nam – SGD 1 nói chung cũng như các cán bộ
phòng Thanh toán xuất khẩu nói riêng đã hướng dẫn tận tình và tạo điều kiện thuận
lợi giúp tác giả hoàn thành tốt đợt thực tập giữa khóa tại Ngân hàng. Tác giả cũng
chân thành cảm ơn cô Phạm Khoa Thy đã chỉ bảo và hướng dẫn tác giả hoàn thành
báo cáo thực tập giữa khóa này.
10
I. Khát quát về Ngân hàng TMCP xuất nhập khẩu Việt Nam (Eximbank) –
SGD 1
1. Giới thiệu về Ngân hàng Eximbank - SGD 1
1.1. Lịch sử hình thành và phát triển
Eximbank được thành lập vào ngày 24/05/1989 theo quyết định số 140/CT
của Chủ Tịch Hội Đồng Bộ Trưởng với tên gọi đầu tiên là Ngân hàng Xuất Nhập
Khẩu Việt Nam (Vietnam Export Import Bank), là một trong những Ngân hàng
TMCP đầu tiên của Việt Nam. Ngân hàng đã chính thức đi vào hoạt động ngày
17/01/1990. Ngày 06/04/1992, Thống Đốc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam ký giấy
phép số 11/NH-GP cho phép Ngân hàng hoạt động trong thời hạn 50 năm với số
vốn điều lệ đăng ký là 50 tỷ đồng tương đương 12,5 triệu USD với tên mới là Ngân
hàng Thương Mại Cổ Phần Xuất Nhập Khẩu Việt Nam (Vietnam Export Import
Commercial Joint - Stock Bank), gọi tắt là Vietnam Eximbank.
Đến nay, vốn điều lệ của Eximbank đạt 10.560 tỷ đồng, vốn chủ sở hữu đạt
13.627 tỷ đồng. Eximbank hiện là một trong những Ngân hàng có vốn chủ sở hữu
lớn nhất trong khối Ngân hàng TMCP tại Việt Nam. Bên cạnh đó, Eximbank còn có
mạng lưới hoạt động rộng khắp trên cả nước với Trụ Sở Chính đặt tại số 07 Lê Thị
Hồng Gấm, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh. Vào ngày 31/12/2010, Ngân hàng có
một Hội sở chính và một Sở giao dịch cùng 39 chi nhánh và 142 phòng giao dịch tại
các tỉnh và thành phố trên cả nước. Ngoài ra, Eximbank cũng đã thiết lập quan hệ
đại lý với hơn 750 Ngân hàng ở tại 72 quốc gia trên thế giới.
1.2. Cơ cấu tổ chức
Sơ đồ 1.1. Cơ cấu tổ chức ngân hàng Eximbank – SGD 1
Đại hội đồng cổ đông
Ban kiểm soát
(Ban kiểm toán nội bộ)
Hội đồng quản trị
Các hội đồng/Ủy ban
Văn phòng HĐQT
Các hội đồng/Ủy ban
Tổng giám đốc
11
Phó TGĐ
Phó TGĐ
Khối
Khối
KHDN
KHCN
-- P.Tín dụng DN
-- P.Tín dụng CN
Phó TGĐ
Khối
ngân
quỹ
ĐTTC
-- P.KD tiền tệ
-- P.Khách hàng DN -- P.Khách hàng CN -- P.Ngân quỹ
-- P.TT xuất khẩu
-- P.TT nhập khẩu
-- P.Kinh doanh thẻ
Phó TGĐ
Khối
phát
triển
KD
--P.Quan hệ quốc tế
Phó TGĐ
Khối
nguồn
nhân lực
-- P.Quản lý nhân sự
Phó TGĐ
Khối
văn
phòng
-- P.Hành chính
-- P.Tiếp thị
-- P.Kinh doanh vàng
Phó
TGĐ
kiêm
GĐ
SGD1
Khối
CNTT
-- P.Kế hoạch
-- P.Liên Minh
-- Tổ du học
-- P.Đầu tư tài chính
Kế toán trưởng
P.Kế toán
Nguồn: Báo cáo thường niên năm 2010
1.3. Các hoạt động kinh doanh chính
Huy động tiền gởi tiết kiệm, tiền gởi thanh toán của cá nhân và đơn vị bằng
VND, ngoại tệ và vàng, được bảo hiểm theo quy định của Nhà nước.
Cho vay ngắn hạn, trung và dài hạn; cho vay đồng tài trợ; cho vay thấu chi;
cho vay tiêu dùng; cho vay theo hạn mức tín dụng bằng VND, ngoại tệ và vàng.
Mua bán các loại ngoại tệ theo phương thức giao ngay (Spot), hoán đổi
(Swap), kỳ hạn (Forward) và quyền lựa chọn tiền tệ (Currency Option).
Thanh toán, tài trợ xuất nhập khẩu hàng hóa, chiết khấu chứng từ hàng hóa
và thực hiện chuyển tiền qua hệ thống SWIFT với các hình thức thanh toán bằng
L/C, D/A, D/P, T/T, P/O, Cheque.
Phát hành và thanh toán thẻ tín dụng nội địa và quốc tế: Thẻ Eximbank
MasterCard, thẻ Eximbank Visa, thẻ nội địa Eximbank Card. Chấp nhận thanh toán
thẻ quốc tế Visa, MasterCard, JCB...thanh toán qua mạng bằng Thẻ.
Thực hiện giao dịch ngân quỹ, chi lương, thu chi hộ, thu chi tại chỗ, thu đổi
ngoại tệ, nhận và chi trả kiều hối, chuyển tiền trong và ngoài nước.
12
Các nghiệp vụ bảo lãnh trong và ngoài nước (bảo lãnh thanh toán, thanh
toán thuế, thực hiện hợp đồng, dự thầu, chào giá, bảo hành, ứng trước...)
Dịch vụ tài chính trọn gói hỗ trợ du học, dịch vụ đa dạng về Địa ốc, HomeBanking; Telephone-Banking, thu tiền làm thủ tục xuất cảnh (I.O.M)…
2. Giới thiệu về Phòng ban kiến tập - Phòng thanh toán xuất khẩu
Phòng Thanh toán xuất khẩu thuộc Khối khách hàng doanh nghiệp. Phòng
TTXK có tổng cộng 9 cán bộ (1 trưởng phòng, 2 phó phòng, 1 kiểm soát viên và 5
thanh toán viên). Phòng TTXK được quy định với chức năng, nhiệm vụ cụ thể để
phục vụ dịch vụ TTXK, gồm các nghiệp vụ chính như: thông báo thư tín dụng,
chuyển nhượng thư tín dụng, xuất trình và thanh toán bộ chứng từ theo tín dụng
chứng từ, gửi nhờ thu hộ bộ chứng từ hàng xuất và chiết khấu chứng từ hàng xuất...
Khác với cơ cấu tổ chức của các chi nhánh và phòng giao dịch, thay vì nhập
chung trong một phòng TTQT thì ở SGD 1 Eximbank tách riêng thành hai phòng
TTNK và phòng TTXK. Sự phân chia này vừa đáp ứng được khối lượng giao dịch
lớn vừa mang lại sự chuyên môn hóa, tính độc lập và hiệu quả cao cho cả hai
nghiệp vụ này nhưng đồng thời vẫn có mối liên hệ và sự phối hợp chặt chẽ với nhau
để cùng xử lý những nghiệp vụ phát sinh liên quan.
Phòng TTXK thông báo cho phòng TTNK tất cả các phát sinh (tu chỉnh,
chiết khấu, thanh toán…) thuộc L/C và nhờ thu có liên quan hoặc đưa vào tài khoản
ký quỹ các khoản ghi có cho khách hàng, theo yêu cầu cụ thể của phòng TTNK.
Ngoài ra, Phòng TTXK tư vấn cho các chi nhánh và phòng giao dịch về vấn
đề nghiệp vụ khi được yêu cầu. Đồng thời, hằng tháng phòng TTXK tham khảo báo
cáo của các chi nhánh và phòng giao dịch gởi cho Ban TGĐ về hoạt động TTQT để
nắm được tình hình thực hiện nghiệp vụ tại các chi nhánh.
Trong thời gian 5 tuần kiến tập tại phòng TTXK, tác giả đã có cơ hội tiếp
xúc với môi trường cũng như cách thức làm việc cởi mở, năng động, có tính tương
tác cao và rất chuyên nghiệp. Dưới sự hướng dẫn và tạo điều kiện của các cán bộ
nhân viên ở phòng TTXK, tác giả đã được cọ xát với thực tiễn công việc của một
thanh toán viên phòng TTXK. Bên cạnh việc photo giấy tờ, fax, đi đóng dấu, gửi
13
thư và lấy biên lai DHL, EMS…thì tác giả còn được thực tập một số công việc của
một TTV như vô sổ điện, ghi bìa hồ sơ L/C, ghi bút toán, đi bút toán, kiểm tra các
hồ sơ nhờ thu và hồ sơ L/C, điện thoại giao dịch với khách hàng, viết thư đòi tiền…
II. Thực trạng hoạt động thanh toán xuất khẩu bằng phương thức tín dụng
chứng từ (L/C) tại Ngân hàng TMCP xuất nhập khẩu Eximbank – SGD 1
1. Quy trình thanh toán L/C xuất khẩu tại ngân hàng Eximbank – SGD 1
1.1. Tiếp nhận và thông báo L/C/tu chỉnh L/C
1.1.1. Sơ đồ quy trình thông báo L/C/tu chỉnh L/C
Sơ đồ 2.1. Quy trình thông báo L/C/tu chỉnh L/C
14
Lãnh đạo Phòng
Bộ phận thông báo L/C
Kiểm tra tính xác thực
của L/C/tu chỉnh
Tra cứu và nhận điện
Swift L/C, tu chỉnh
hoặc nhận L/C bằng
thư/telex từ Phòng
HC
Nhập thông tin hồ sơ
L/C/tu chỉnh vào màn
hình “L/C Received”
Nhập thông tin vào màn
hình L/C Advice
Trình hồ sơ cho KSV và
Lãnh đạo Phòng kiểm tra
và ký thông báo
- In thư thông báo
- Nhập thông tin thu phí
thông báo
Điện thoại thông báo và
mời khách hàng đến
nhận L/C/tu chỉnh L/C
Giao L/C/tu chỉnh L/C
cho KH, hoặc chuyển thư
cho NHTB thứ hai
Nguồn: Phòng TTXK
1.1.2. Quy trình tiếp nhận và thông báo L/C/tu chỉnh L/C
1.1.2.1. Tiếp nhận L/C/tu chỉnh L/C và các tin điện
(1) Lãnh đạo phòng hoặc người được phân công
Hằng ngày, theo thời gian của phiến điện đến, trực tiếp tra cứu và duyệt
việc nhận điện swift (Occupy) trên mạng chương trình.
15
Nhận L/C/tu chỉnh L/C từ tổ Telecom/Phòng QHQT (đối với L/C/tu chỉnh
L/C gửi bằng telex) hoặc Phòng HC (đối với L/C/tu chỉnh L/C gửi bằng thư) và
giao lại cho bộ phận thông báo L/C xử lý
(2) Bộ phận thông báo L/C/tu chỉnh L/C
Vào sổ nhận điện/thư đến, kiểm tra xem L/C/tu chỉnh L/C đã được xác thực
chưa (Swift được Authenticated, chữ ký hữu quyền hoặc mã số Test được Phòng
QHQT kiểm đúng) và vô bìa hồ sơ L/C.
Kiểm tra chi tiết trên L/C/tu chỉnh L/C để lựa chọn hình thức thông báo
L/C phải có dẫn chiếu UCP 600, tên và địa chỉ người thụ hưởng.
Các chỉ dẫn về thông báo L/C (thông báo trực tiếp cho người hưởng lợi
hay qua NHTB khác, loại L/C (L/C xác nhận, tuần hoàn, chuyển nhượng…)
Nhập chi tiết của hồ sơ L/C/tu chỉnh L/C vào phần “Tiếp nhận L/C/tu chỉnh
L/C – L/C Received/L/C Amend Received” của chương trình vi tính Eximbank.
1.1.2.2. Thông báo L/C/tu chỉnh L/C
(1) Thông báo trực tiếp đến khách hàng
Nhập thông tin thông báo L/C/tu chỉnh L/C vào màn hình “Thông báo –
L/C Advice” và nhập thông tin các phí thông báo L/C/tu chỉnh L/C liên quan
In thư thông báo theo mẫu thích hợp và in thành hai bản: một bản có tiêu
đề EIB đính kèm bản gốc L/C/tu chỉnh L/C giao cho khách hàng, một bản đính kèm
bản sao L/C/tu chỉnh L/C lưu tại Phòng TTXK.
Chuyển KSV: kiểm tra nội dung L/C/tu chỉnh L/C và thư thông báo sau đó
trình lãnh đạo Phòng ký thư thông báo và L/C gốc.
Điện thoại mời KH đến Ngân hàng nhận L/C/tu chỉnh L/C (có ghi lại ngày,
giờ, tên người đã liên hệ). Trường hợp L/C yêu cầu thông báo cho người thụ hưởng
qua Ngân hàng khác thì thực hiện theo yêu cầu.
Giao L/C/tu chỉnh L/C cho KH và hạch toán thu phí thông báo và các phí
liên quan, sau đó in bút toán liên quan, chuyển KSV và Lãnh đạo Phòng kiểm tra.
Đối với các L/C/tu chỉnh L/C nhận từ NHTB thứ nhất (Eximbank là NHTB
thứ hai): sau khi thực hiện bút toán hạch toán trả phí và các “Lệnh chi” trả phí cho
16
NHTB (có phê duyệt), TTV vào sổ giao Lệnh chi cho Phòng Kế toán giao dịch ký
nhận chuyển đi. Nếu KH từ chối nhận L/C/tu chỉnh L/C, điện thông báo cho NHPH.
(2) Thông báo qua NHTB khác
NHTB thứ hai là Ngân hàng được NHPH chỉ định trên L/C. Trong trường
hợp L/C không chỉ định NHTB, TTV trình Lãnh đạo Phòng để chọn NHTB cùng
địa bàn với người hưởng lợi hoặc người hưởng có tài khoản để thông báo.
Nhập thông tin và phí thông báo L/C/tu chỉnh L/C như trên
Theo dõi và nhắc NHTB thứ hai trả phí, hạch toán phí thông báo cho ngân
hàng thứ hai thanh toán và phát hành hóa đơn dịch vụ cho người thụ hưởng L/C.
(3) Thông báo kèm xác nhận
Kiểm tra uy tín của NHPH thông qua bảng “Danh sách ngân hàng có quan
hệ đại lý với Eximbank tại các thị trường quan trọng trên thế giới được tín nhiệm”
do Phòng QHQT cung cấp, kiểm tra điều kiện, điều khoản, khả năng thực hiện L/C
Tham khảo ý kiến của KSV và đề xuất xác nhận có ký quỹ (mức ký quỹ)
hay không ký quỹ hoặc không xác nhận. Trên cơ sở đề xuất đó, phụ trách phòng
xem xét lại và trình TGĐ quyết định, trước khi thông báo cho KH và NHPH.
Trong trường hợp Eximbank không đồng ý xác nhận đều phải có ý kiến
chấp thuận của KH thì mới thực hiện.
1.1.2.3. Thu phí thông báo, phí xác nhận và hạch toán
Phí thông báo L/C, sửa đổi L/C, phí xác nhận có thể do người KH (người
hưởng lợi L/C) hay do người mở L/C chịu. Hạch toán số tiền kỹ quỹ của Ngân hàng
xác nhận vào tài khoản ký quỹ thích hợp (trường hợp thông báo kèm xác nhận có
yêu cầu của Ngân hàng phát hành ký quỹ).
Theo dõi các khoản phí đã đòi phải báo cáo cho Lãnh đạo Phòng về những
khoản phí nước ngoài/phí KH trong nước chưa thanh toán để có biện pháp xử lý.
1.2. Tiếp nhận và xử lý bộ chứng từ thanh toán theo L/C
1.2.1. Sơ đồ quy trình xử lý thanh toán L/C
Sơ đồ 2.2 Sơ đồ 2.1. Quy trình thanh toán L/C. Quy trình thanh toán L/C
17
Bộ phận thông
báo L/C
Lãnh đạo
Phòng
Kiểm chứng từ và ghi các chi
tiết về tình trạng chứng từ
- Nhận bộ chứng từ do
khách hàng xuất trình
kèm L/C gốc
Trình
lãnh đạo
Phòng
những
BHL
chưa
thống
nhất
được
- Kiểm tra số lượng
chứng từ và Giấy yêu
cầu xuất trình
- Vào sổ nhận chứng từ
- Chuyển Lãnh đạo Phòng
phân công TTV kiểm
chứng từ
Thanh toán
viên
Chuyển KSV kiểm chứng từ,
KSV ghi ý kiến trên Phiếu kiểm
Thông báo cho KH về tình
trạng chứng từ và yêu cầu chỉnh
sửa hoặc ký xác nhận bất hợp lệ
Trình duyệt giấy đề
nghị chiết khấu
Hồ sơ Chiết khấu
đã được duyệt
Có chiết khấu
Nhập hồ sơ giao dịch Nego
Hạch toán chiết khấu, thu phí
Chiết
khấu
(có/khôn
g)
Không CK
Nhập hồ sơ giao dịch
Collection, thu phí
Trình duyệt giao dịch
trên máy và hồ sơ
Gửi chứng từ và thực
hiện thủ tục đòi tiền
Theo dõi thanh toán
BCT bị từ chối hoặc hoàn trả lại
- Thông báo cho KH, thu phí liên quan
- Thu hồi Chiết khấu theo Quy chế
NHNNg thanh toán
Thực hiện báo có cho
KH, thu hồi CK, lãi, phí
Nguồn: Phòng TTXK
18
1.2.2. Quy trình tiếp nhận và xử lý bộ chứng từ thanh toán theo L/C
1.2.2.1. Tiếp nhận bộ chứng từ
Nhận bộ chứng từ do KH xuất trình kèm bản gốc L/C (các tu chỉnh L/C
liên quan). Kiểm tra đủ loại chứng từ, số lượng của từng loại kê trên “Giấy xuất
trình chứng từ hàng xuất theo phương thức tín dụng chứng từ” trước khi ký nhận.
Tìm hồ sơ L/C tương ứng. Đối với những BCT xuất trình lần đầu theo L/C
do Ngân hàng khác thông báo, vô bìa L/C này và điền đầy đủ chi tiết trên bìa. Vào
sổ nhận chứng từ và chuyển cho Lãnh đạo Phòng phân chứng từ cho TTV xử lý.
1.2.2.2. Xử lý bộ chứng từ
(1) Kiểm tra và yêu cầu khách hàng chỉnh sửa chứng từ (nếu có)
Kiểm tra đầy đủ và ghi liệt kê số lượng chứng từ vào “Phiếu kiểm chứng
từ”. Trường hợp L/C do NHTB, phải kiểm tra chữ ký hữu quyền của NHTB. Ký
xác nhận (vào mặt sau của L/C gốc) trị giá bộ chứng từ xuất trình, ngày xuất trình.
Kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ theo điều kiện quy định của L/C theo
UCP 600, kiểm tra các chi tiết trên “Giấy đề nghị chiết khấu chứng từ hàng xuất”
theo L/C xuất (nếu có) theo quy chế của ngân hàng.
Kiểm tra, ghi ý kiến trên “Phiếu kiểm chứng từ”, sau đó KSV kiểm tra lại
bộ chứng từ và giấy đề nghị chiết khấu trên. Trường hợp KSV và TTV không đồng
nhất ý kiến về tình trạng của bộ chứng từ thì trình Lãnh đạo Phòng quyết định.
Nếu chứng từ có sai sót, TTV phải thông báo ngay cho KH.
Nêu rõ từng sai sót của chứng từ để yêu cầu KH sửa chữa hoặc thay thế,
đồng thời giao lại cho KH những chứng từ cần sửa đổi/thay thế.
Trường hợp Bộ chứng từ có sai sót/bất hợp lệ không thể sửa chữa được:
TTV yêu cầu KH ký các nhận trện Giấy chấp nhận bất hợp lệ bộ chứng từ.
Trường hợp KH không đồng ý với ý kiến của Ngân hàng về những sai sót
đã nêu, TTV báo cáo lại phụ trách Phòng để xử lý.
(2) Nhập hồ sơ, chiết khấu chứng từ và thu phí
Đối với hồ sơ chứng từ không chiết khấu
19
Nhập các chi tiết cần thiết của bộ chứng từ và máy – phần “Xuất trình
chứng từ - Collection L/C” của chương trình Eximbank.
Hạch toán bút toán thu thủ tục phí thương lượng và các phí.
Đối với bộ chứng từ KH có Giấy đề nghị chiết khấu
TTV thực hiện thủ tục trình chiết khấu chứng từ hàng xuất theo quy chế
chiết khấu và Hướng dẫn thực hiện quy chế của ngân hàng.
Sau khi hồ sơ chiết khấu đã được phê duyệt, TTV nhập các chi tiết cần
thiết của bộ chứng từ vào máy – phần “Xuất trình chứng từ-Nego L/C”.
Hạch toán bút toán chiết khấu chứng từ, thủ tục phí thương lượng, lãi
chiết khấu, phí liên quan…
(3) In thư gửi chứng từ và thực hiện thủ tục đòi tiền
Trường hợp chứng từ phù hợp
Nếu L/C quy định đòi tiền bằng điện: TTV lập điện đòi tiền (sử dụng
Telex/SWIFT có mã hoặc SWIFT MT 754 nếu đòi tiền NHPH, MT 742 nếu đòi tiền
ngân hàng bồi hoàn được chỉ định) đồng thời lập thư gửi chứng từ cho NHPH.
Nếu L/C quy định đòi tiền NHPH (NHBH) bằng thư: TTV lập thư gửi
chứng từ kèm chỉ thì chuyển tiền để đòi tiền NHPH (TTV lập thư đòi tiền NHBH và
thư gửi chứng từ cho NHPH).
Trường hợp chứng từ không phù hợp
Nếu L/C quy định đòi tiền NHPH bằng điện: không gửi điện mà chỉ lập
thư gửi chứng từ nêu rõ các điểm không phù hợp kèm chứng từ thanh toán.
Nếu L/C quy định đòi tiền NHBH bằng điện: không điện đòi tiền NHBH
mà chỉ lập thư gửi chứng từ cho NHPH kèm chỉ thị chuyển tiền.
Nếu L/C cho phép thương lượng tại bất cứ ngân hàng nào hoặc giới hạn
thương lượng tại Eximbank và cho phép đòi tiền bằng điện: với sự đồng ý của
người thụ hưởng, gửi điện cho NHPH xin phép thương lượng chứng từ với các điểm
bất hợp lệ. Khi nhận được điện xác thực cho phép thương lượng của NHPH, TTV
soạn điện đòi tiền và gửi chứng từ theo quy định của L/C
(4) Gửi chứng từ đòi tiền và theo dõi tiền về
20
- Xem thêm -