Tài liệu Quản lý văn bản trường cđsp trung ương

Mô tả:

MỤC LỤC MỞ ĐẦU 2 1. Tính cấp thiết của đề tài 2 2. Mục đích nghiên cứu 3 3. Đối tượng nghiên cứu 3 4. Nhiệm vụ nghiên cứu 3 5. Cách tiếp cận, phương pháp, phạm vi nghiên cứu 3 6. Tính mới của đề tài 4 QUÁ TRÌNH THỰC HIỆN ĐỀ TÀI 5 KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU 6 Chương I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN CỦA CÔNG TÁC THIẾT KẾ, XÂY DỰNG PHẦN MỀM “QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI, ĐẾN” 6 1.1. Cơ sở lý luận 6 1.1.1. Một số khái niệm 6 1.1.2. Công tác quản lý văn bản đi, đến 7 1.1.3. Phần mềm máy tính 10 1.2. Cơ sở thực tiễn của việc thiết kế xây dựng phần mềm “Quản lý văn bản đi, đến” 11 1.2.1. Các học phần có nội dung liên quan đến công tác quản lý văn bản đến, đi trong các chương trình đào tạo của Khoa Quản lý - Văn thư cần sử dụng phần mềm “Quản lý văn bản đi, đến” 11 1.2.2. Thực trạng giảng dạy các học phần có nội dung liên quan đến công tác quản lý văn bản đi, đến 12 1.2.3. Thực trạng quản lý văn bản đi, nội bộ, văn bản đến của trường Cao đẳng Sư phạm Trung ương 13 Chương II: THIẾT KẾ VÀ XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI, ĐẾN 15 2.1. Phân tích thiết kế hệ thống “Quản lý văn bản đi, đến” 15 2.1.1. Mô tả quy trình hoạt động của hệ thống quản lý văn bản đi, đến 15 2.1.2. Phân tích về mặt chức năng 16 2.1.3. Phân tích về mặt dữ liệu 22 2.1.4. Sơ đồ quan hệ 27 2.1.5. Xây dựng và triển khai chương trình 28 2.2. Thực nghiệm phần mềm 35 2.2.1. Thực nghiệm phần mềm “Quản lý văn bản đi, đến” trong quá trình giảng dạy các học phần có liên quan đến công tác quản lý văn bản 35 2.2.2. Thực nghiệm phần mềm “Quản lý văn bản đi, đến” vào công tác quản lý văn bản của trường tại phòng Văn thư 35 KẾT LUẬN CHƯƠNG II 37 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 38 1. Kết luận 38 2. Kiến nghị 38 3. Hướng phát triển của đề tài 38 TÀI LIỆU THAM KHẢO 40 MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Trong chương trình đào tạo của Khoa Quản lý - Văn thư có nhiều học phần cần sử dụng phần mềm “Quản lý văn bản đi và đến” như: Nghiệp vụ văn thư; Quản lý văn bản và sử dụng con dấu; Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng, Công tác văn thư lưu trữ trong doanh nghiệp, Công tác văn thư lưu trữ trong cơ quan Đảng. Từ trước đến nay, khi dạy các học trên vì không có phần mềm “Quản lý văn bản đi và đến” nên giảng viên chỉ hướng đến việc giúp SV lĩnh hội cách quản lý bằng sổ hoặc mô tả hình ảnh giao diện về “Quản lý văn bản đi và đến” trên máy tính. Do đó, khi đi thực tập thậm chí sau khi tốt nghiệp SV chưa biết cách quản lý văn bản đi, đến trên máy vi tính. Điều đó làm cho mức độ đáp ứng yêu cầu của xã hội của SV thấp nên cơ hội về việc làm của SV còn hạn chế. Để giúp SV có kỹ năng giải quyết văn bản trên máy tính, tăng cơ hội về việc làm cho họ đồng thời góp phần nâng cao chất lượng đào tạo của nhà trường cần có phần mềm trên để phục vụ hoạt động dạy và học các học phần trên của SV. Bên cạnh đó, công tác quản lý văn bản của trường đang thực hiện bằng sổ nên có nhiều bất cập xảy ra, do đó cũng cần phải có phần mềm này để quản lý các văn bản đi và đến của trường. Hiện nay, rất nhiều các doanh nghiệp đã và đang sử dụng các sản phẩm phần mềm của nhiều công ty phần mềm khác nhau, mỗi phần mềm mang đặc thù riêng của từng cơ quan, nó đáp ứng tốt ở cơ quan này nhưng lại không tốt ở cơ quan khác, hơn nữa giá thành sản phẩm phần mềm rất cao và chi phí bảo trì tốn kém. Phần mềm "Quản lý văn bản đi, đến" được thiết kế theo nhu cầu sử dụng của từng môn học cũng như yêu cầu sử dụng của người trực tiếp quản lý văn bản, đặc biệt là vấn đề chèn số văn bản đi đã được giải quyết trong khi đó các phần mềm khác không đáp ứng chức năng này. Việc cài đặt cũng như bảo trì phần mềm sẽ đơn giản và nhanh chóng hơn.Vì thế việc tạo ra phần mềm đáp ứng công tác giảng dạy cũng như công tác quản lý văn bản của Nhà trường là rất cần thiết. 2. Mục đích nghiên cứu - Phục vụ công tác giảng dạy: Phần mềm “Quản lý văn bản đi, đến” phục vụ hoạt động giảng dạy các học phần có liên quan như: Nghiệp vụ văn thư, Quản lý văn bản và con dấu, Tổ chức lập hồ sơ và quản lý hồ sơ , Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng. - Phục vụ công tác văn thư lưu trữ của nhà trường: Phần mềm “Quản lý văn bản đi, đến” nhằm tin học hóa công tác văn thư lưu trữ của Nhà trường, giúp cho việc quản lý văn bản, phân phối văn bản cũng như công tác lưu trữ được an toàn, nhanh chóng và hiệu quả. 3. Đối tượng nghiên cứu - Văn bản đi và văn bản đến 4. Nhiệm vụ nghiên cứu 4.1. Nghiên cứu cơ sở lý luận và thực tiễn của công tác thiết kế phần mềm “Quản lý văn bản đi, đến”. 4.2. Thiết kế và xây dựng phần mềm “Quản lý văn bản đi, đến”. 4.3. Đề xuất hướng phát triển mới của đề tài. 5. Cách tiếp cận, phương pháp, phạm vi nghiên cứu 5.1. Cách tiếp cận Tiếp cận các phần mềm mà các doanh nghiệp cũng như cơ quan khác đang sử dụng đồng thời kết hợp khảo sát quy trình quản lý văn bản của Trường CĐSPTW, nhu cầu sử dụng trong các học phần có liên quan để tiến hành triển khai phân tích thiết kế và xây dựng phần mềm phù hợp với đặc thù của Trường CĐSPTW và của Khoa Quản lý – Văn thư. 5.2. Phương pháp nghiên cứu Chúng tôi sử dụng các phương pháp nghiên cứu lý luận để xây dựng cơ sở lý luận của đề tài. Bên cạnh đó, chúng tôi còn sử dụng phương pháp nghiên cứu thực tiễn để xây dựng cơ sở thực tiễn của đề tài như: Trong công tác giảng dạy các học phần có liên quan tới quản lý văn bản, nhóm nghiên cứu cho ra những chức năng đáp ứng nhu cầu và sát nhất để sinh viên dễ tiếp thu, đồng thời phân tích và thiết kế hệ thống thông qua việc khảo sát, tìm hiểu nghiệp vụ của công tác văn thư và thực nghiệm tại phòng văn thư của Nhà trường. 5.3. Phạm vi nghiên cứu Qua tình hình thực tế các học phần: Nghiệp vụ văn thư; Quản lý văn bản và sử dụng con dấu; Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan; Tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ; Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng, Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư lưu trữ, chúng tôi tạo ra phần mềm để đáp ứng các yêu cầu đã đặt ra. Địa bàn nghiên cứu và thực nghiệm: Trường CĐSP Trung ương. 6. Tính mới của đề tài - Tất cả các nghiệp vụ cơ bản trong quản lý văn bản đã được đưa lên phần mềm giúp người sử dụng quản lý hiệu quả, tiết kiệm thời gian. - Giúp sinh viên Khoa Quản lý – Văn thư nắm được các quy trình quản lý văn bản một cách trực quan nhất. QUÁ TRÌNH THỰC HIỆN ĐỀ TÀI Từ 1/1-1/3/2015: Nghiên cứu cơ sở lý luận và thực tiễn của đề tài Từ 2/3 đến 1/6/2015 Thiết kế phần mềm “Quản lý văn bản đi, đến”. Từ 2/7/2015 -1/8/2015 Thực nghiệm lần 1 tại phòng văn thư của Trường. Từ 2/8/2015-15/10/2015 Điều chỉnh phần mềm sau thực nghiệm lần 1 và thực nghiệm lần 2: Trong quá trình giảng dạy một số học phần có liên quan đến công tác quản lý văn bản Tháng 11/2015 Hoàn thiện phần mềm và báo cáo tổng kết đề tài Tháng 12/2015 Nghiệm thu đề tài KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU Chương I CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN CỦA CÔNG TÁC THIẾT KẾ, XÂY DỰNG PHẦN MỀM “QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI, ĐẾN” 1.1. Cơ sở lý luận 1.1.1. Một số khái niệm 1.1.1.1. Văn bản đi Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành. Văn bản đi của trường Cao đẳng Sư phạm Trung ương là văn bản do nhà trường ban hành gửi cho các cơ quan khác. 1.1.1.2. Văn bản đến Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax, văn bản được chuyển qua mạng, văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức. Văn bản đến của trường Cao đẳng Sư phạm Trung ương là văn bản do các cơ quan khác ban hành gửi đến cho trường. 1.1.1.3. Văn bản lưu hành nội bộ là văn bản do cơ quan ban hành nhưng chỉ sử dụng trong nội bộ cơ quan, không gửi ra ngoài. 1.1.1.4. Quản lý văn bản Quản lý văn bản là áp dụng các biện pháp nghiệp vụ nhằm nhằm tiếp nhận, chuyển giao nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an toàn văn bản hình thành trong hoạt động hàng ngày của cơ quan, tổ chức. 1.1.1.5. Đăng ký văn bản Đăng ký văn bản là việc ghi chép hoặc cập nhật những thông tin cần thiết về văn bản như số, ký hiệu; ngày, tháng, năm ban hành; tên loại và trích yếu nội dung; nơi nhận và những thông tin khác vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản trên máy vi tính để quản lý và tra tìm văn bản. 1.1.1.6. Phần mềm máy tính Phần mềm máy tính là một tập hợp những câu lệnh được viết bằng một hoặc nhiều ngôn ngữ lập trình theo một trình tự xác định nhằm tự động thực hiện một số chức năng hoặc giải quyết một vấn đề tính toán nào đó. 1.1.2. Công tác quản lý văn bản đi, đến 1.1.2.1. Các yêu cầu của công tác quản lý văn bản đi, đến Việc quản lý văn bản đi cũng như văn bản đến đều phải đảm bảo các yêu cầu sau: - Thống nhất: các nghiệp vụ về quản lý văn bản như trình tự, thủ tục tiếp nhận, chuyển giao văn bản; mẫu về các loại sổ (giao diện) đăng ký văn bản, cách ghi chép (cập nhật) thông tin văn bản,... đều phải tuân theo quy định chung của cơ quan có thẩm quyền, không được tùy tiện theo cách riêng của mình. - Chính xác: các nghiệp vụ tiếp nhận, chuyển giao, vào sổ phải được thực hiện chuẩn xác, không để sai sót, nhầm lẫn như ghi sai địa chỉ nơi nhận văn bản, tác giả, số và ký hiệu...Đây là yêu cầu quan trọng đối với công tác quản lý văn bản. - Nhanh chóng, kịp thời: văn bản là phương tiện quan trọng của hoạt động quản lý, nếu được giải quyết nhanh chóng, kịp thời sẽ góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan, tổ chức. Nếu văn bản không được chuyển giao nhanh chóng, kịp thời có thể làm nhỡ công việc và sẽ gây tổn thất cho cơ quan, Nhà nước hoặc là thiệt hại đến lợi ích của công nhân viên. Thực hiện yêu cầu này đòi hỏi văn bản phải được nhanh chóng làm các thủ tục chuyển giao, không được chậm trễ, nhất là đối với văn bản khẩn. - An toàn: không được để văn bản mất mát, thất lạc, hư hỏng và lộ bí mật. Yêu cầu này có liên quan đến nhiều khâu trong công tác quản lý văn bản như tiếp nhận, chuyển giao, giải quyết và lưu giữ văn bản. Các cơ quan, tổ chức phải cụ thể hóa các quy định về bảo đảm an toàn văn bản. 1.1.2.2. Nguyên tắc quản lý văn bản đi, đến Thông tư số 07/2012/TT-BNV của Bộ Nội vụ ngày 22/ 11/2012 hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan quy định nguyên tắc quản lý văn bản đi, đến như sau: - Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được quản lý tập trung tại Văn thư cơ quan (sau đây gọi tắt là Văn thư) để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký; trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật. Những văn bản đến không được đăng ký tại Văn thư, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết. - Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành họặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn: ‘‘Hỏa tốc” (kể cả “Hỏa tốc” hẹn giờ), “Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Văn bản khẩn đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký. - Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật nhà nước (sau đây gọi tắt là văn bản mật) được đăng ký, quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước và hướng dẫn tại Thông tư này. 1.1.2.3. Quy trình tổ chức và quản lý văn bản đi, đến a) Quy trình tổ chức và quản lý văn bản đi Quy trình tổ chức và quản lý văn bản đi bao gồm các bước sau: Soạn thảo → Duyệt bản thảo → Hoàn chỉnh bản thảo, in văn bản → Trình ký, ký văn bản → Kiểm tra → Đăng ký văn bản → nhân bản và đóng dấu → Tổ chức chuyển giao và theo dõi việc chuyển giao văn bản → Lưu, sắp xếp, bảo quản và phục vụ nghiên cứu sử dụng. Trong quy trình trên, các bước: đăng ký văn bản, tổ chức chuyển giao và theo dõi việc chuyển giao văn bản, lưu, sắp xếp, bảo quản và phục vụ nghiên cứu sử dụng có thể thực hiện trên máy tính qua việc sử dụng phần mềm “Quản lý văn bản đi, đến”. Như vậy Phần mềm đã giúp người dùng rút ngắn các quy trình quản lý văn bản, đảm bảo chính xác, an toàn và tiết kiệm không gian lưu trữ (văn bản giấy phải lưu lại trong các tủ gây mất diện tích) b) Quy trình tổ chức và quản lý văn bản đến