Tài liệu Skkn sắp xếp quản lý lưu trữ chưng từ kế toán tại trường thpt

SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐỒNG NAI TRƯỜNG THPT VĨNH CỬU Mã số: ................................ (Do HĐKH Sở GD&ĐT ghi) SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM SẮP XẾP, QUẢN LÝ, LƯU TRỮ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN TẠI TRƯỜNG TRUNG HỌC PHỔ THÔNG Người thực hiện: Lương Thị Thanh Thúy Lĩnh vực nghiên cứu: - Quản lý giáo dục  - Phương pháp dạy học bộ môn:  - Lĩnh vực khác: Kế toán  Có đính kèm: Các sản phẩm không thể hiện trong bản in SKKN  Mô hình  Đĩa CD (DVD)  Phim ảnh Năm học: 2016-2017  Hiện vật khác SƠ LƯỢC LÝ LỊCH KHOA HỌC I. THÔNG TIN CHUNG VỀ CÁ NHÂN 1. Họ và tên: Lương Thị Thanh Thúy 2. Ngày tháng năm sinh: 04/05/1986 3. Giới tính: Nữ 4. Địa chỉ cơ quan: Ấp 1, xã Thạnh phú, huyện Vĩnh Cửu, tỉnh Đồng Nai 5. Điện thoại cơ quan: 6. Địa chỉ mail: [email protected] 7. Chức vụ: Kế toán 8. Nhiệm vụ đươc giao: Công việc hành chính 9. Đơn vị công tác: Trường THPT Vĩnh Cửu II. TRÌNH ĐỘ ĐÀO TẠO - Học vị cao nhất: Đại học - Năm nhận bằng: 2011 - Chuyên nghành đào tạo: Kế toán - Kiểm toán III. KINH NGHIỆM CÔNG TÁC - Lĩnh vực chuyên môn: Kế toán - Số năm công tác: 09 năm - Có sáng kiến kinh nghiệm đã có trong 5 năm gần đây: Không MỤC LỤC Trang I. ĐẶT VẤN ĐỀ: ................................................................................................... 1 II. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN ................................................................. 2 1. Cơ sở lý luận: ................................................................................................... 2 2. Cơ sở thực tiễn: ................................................................................................ 2 III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC GIẢI PHÁP ................................................... 3 1. CÁC KHÁI NIỆM : ......................................................................................... 3 1.1. Khái niệm về quản lý: ................................................................................ 3 1.2. Khái niệm về chứng từ và sổ sách kế toán: ............................................... 3 2. NỘI DUNG THỰC HIỆN: .............................................................................. 4 A. Phân loại hồ sơ cần lưu trữ:............................................................................. 4 B. Sắp xếp , quản lý và lưu trữ: ............................................................................. 4 IV. HIỆU QUẢ CỦA SÁNG KIẾN: ..................................................................... 16 V. ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ : ....................................................................... 17 Sáng kiến kinh nghiệm Sắp xếp, quản lý, lưu trữ chứng từ kế toán tại trường THPT SẮP XẾP, QUẢN LÝ, LƯU TRỮ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN TẠI TRƯỜNG TRUNG HỌC PHỔ THÔNG I. ĐẶT VẤN ĐỀ: Chứng từ sổ sách kế toán là thành phần không thể thiếu được trong quá trình thanh toán, quyết toán, làm cơ sở để chứng minh cho việc thu - chi tài chính của đơn vị, chúng ta chỉ nhìn vào chứng từ, sổ sách kế toán ta sẽ biết được thực trạng hoạt động của đơn vị là yếu tố tác động đến quá trình thu – chi của đơn vị, nó góp phần quyết định hiệu quả khách quan và trung thực của một đơn vị, là điều kiện thiết yếu của một người làm công tác kế toán của một đơn vị, đó là phương tiện, là điều kiện làm cơ sở để tính tiền lương và các khoản phụ cấp, các khoản thanh toán cho cá nhân tập thể và các hoạt động mua sắm, sửa chữa, nâng cấp tài sản, cơ sở vật chất phục vụ cho công tác chuyên môn được đầy đủ kịp thời và đúng qui định.Chứng từ sổ sách kế toán là một bằng chứng để chứng minh cho việc thu - Chi tài chính của đơn vị. Đồng thời nó còn góp phần thúc đẩy cho mọi hoạt động của đơn vị quản lý Nhà nước về giáo dục và đào tạo ở địa phương. Qua nhiều năm thực tế làm công tác kế toán tại trường trung học phổ thông việc bảo quản chứng từ, sổ sách kế toán ở đơn vị tôi nhận thấy chứng từ, sổ sách kế toán là một vấn đề mà bản thân tôi hết sức quan tâm tìm hiểu và nghiên cứu đề ra những giải pháp thúc đẩy để công việc được hoàn thành tốt và phát huy hiệu quả của nó. Đồng thời đưa ra những giải pháp khắc phục những hạn chế của sự việc nhằm tạo điều kiện tốt cho việc quản lý chứng từ, sổ sách kế toán có hiệu quả cao nhất. Từ những suy nghĩ trên bản thân tôi quyết định chọn đề tài “Sắp xếp,quản lý chứng từ, sổ sách kế toán ở Trường THPT Vĩnh Cửu”. Sắp xếp, quản lý chứng từ kế toán với một kế toán rất quan trọng nhất là tình hình hiện nay có một số đơn vị trường học gần hết niên độ kế toán năm nay nhưng vẫn chưa quyết toán được ngân sách năm trước cũng như việc luân chuyển kế toán trong các đơn vị. Kế toán không làm việc liên tục trong một đơn vị thì người kế nhiệm rất khó khăn trong việc tìm kiếm chứng từ kế toán cũ nếu như việc sắp xếp không có khoa học. Vì vậy việc lưu trữ hố sơ kế toán sao cho khoa học và dễ tìm là một việc rất quan trọng trong công tác kế toán. Sắp xếp, quản lý chứng từ sổ sách kế toán gồm các bước: 1. Lập chứng từ kế toán 2. Kiểm tra chứng từ kế toán 3. Ghi sổ kế toán 4. Lập báo cáo tài chính 5. Lưu trữ hồ sơ kế toán Từ thực tiễn trên cho chúng ta thấy việc quản lý chứng từ, sổ sách kế toán là lâu dài và rất quan trọng .Và công việc hết sức quan trọng trong quá trình quản lý này là việc phối hợp thông tin giữa các bộ phận trong hệ thống. Qua đó thiết lập số Người thực hiện: Lương Thị Thanh Thúy Trang 1 Sáng kiến kinh nghiệm Sắp xếp, quản lý, lưu trữ chứng từ kế toán tại trường THPT liệu chứng từ kế toán, vị trí lưu trữ các thông tin và các chứng từ. Giúp cho việc kiểm tra tài chính một cách thuận lợi cũng như việc báo cáo tài chính khi cần thiết. Đồng thời việc sắp xếp , quản lý khoa học sẽ là cơ sở minh bạch vấn đề thu - chi tài chính ở đơn vị và cho bản thân của người phụ trách công tác kế toán. II. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN 1. Cơ sở lý luận: - Căn cứ Thông tư số 155/2013/TT – BTC ngày 06 tháng 11 năm 2013 của bộ trưởng Bộ tài chính quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của ngành tài chính - Căn cứ quyết định số 218/2000/QĐ-BTC của bộ trưởng bộ tài chính ngày 29/12/2000 về việc ban hành chế độ lưu trữ tài liệu kế toán. “Tài liệu kế toán phải bảo quản, lưu trữ theo quy định của chế độ này là bản chính các tài liệu kế toán được ghi chép trên giấy có giá trị pháp lý về kế toán bao gồm: 1. Chứng từ kế toán gồm: Chứng từ gốc và chứng từ ghi sổ. 2. Sổ kế toán: Sổ kế toán chi tiết, thẻ kế toán chi tiết sổ kế toán tổng hợp. 3. Báo cáo tài chính: Báo cáo tài chính tháng, báo cáo tài chính quý, báo cáo tài chính năm. 4. Tài liệu khác liên quan đến kế toán: là các tài liệu ngoài các tài liệu nói trên được dùng làm căn cứ để lập chứng từ kế toán; các tài liệu khác có liên quan đến nghĩa vụ thuế với Nhà nước, các tài liệu liên quan đến kiểm kê, biên bản định giá ...các tài liệu liên quan đến vấn đề kiểm tra, kiểm toán, thanh tra; tài liệu về chương trình kế toán trên máy vi tính, tài liệu liên quan đến việc tiêu huỷ tài liệu kế toán . Và thời gian lưu trữ hồ sơ kế toán là tối thiểu 5 năm, 10 năm, 20 năm và vĩnh viễn tuỳ thuộc vào từng loại chứng từ, tài liệu kế toán . 2. Cơ sở thực tiễn: Tại các đơn vị trường học chúng ta có ban thanh tra nhân dân, họ làm việc theo đúng tinh thần trách nhiệm, quyền hạn và kế hoạch hàng năm đề ra, tổ chức kiểm tra tài chính, nhân sự , chế độ chính sách thực hiện…. trong năm từ 2 đến 3 lần, cán bộ chuyên quản Phòng kế hoạch tài chính Sở giáo dục đào tạo và cán bộ chuyên quản Sở tài chính, quản lý tài chính rất nhiều đơn vị mà công tác kiểm tra quyết toán hằng năm chỉ có 2 cán bộ, Sở Giáo Dục Đào Tạo hằng năm tổ chức nhiều đoàn thanh tra về các đơn vị để thanh tra toàn diện, thanh tra tài chính. Đoàn kiểm toán hằng năm có thể đi kiểm tra đột xuất về tài chính ở bất kể một đơn vị nào. Nếu như ở các đơn vị trường học mà không làm tốt việc lưu trữ hồ sơ kế toán thì rất khó khăn trong việc kiểm tra đánh giá vấn đề tài chính tại đơn vị được kiểm tra. Việc lưu trữ hồ sơ kế toán giúp cho cán bộ quản lý và kế toán tại đơn vị trường học trong công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành quản lý về tài chính đạt chất lượng. Người thực hiện: Lương Thị Thanh Thúy Trang 2 Sáng kiến kinh nghiệm Sắp xếp, quản lý, lưu trữ chứng từ kế toán tại trường THPT Nó phản ánh đầy đủ kết quả quản lý về công tác tài chính của một cơ quan, đơn vị ....sắp xếp, quản lý và lưu trữ hồ sơ kế toán khoa học sẽ phục vụ kịp thời cho sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành công tác tài chính có hiệu lực, hiệu quả. Ngược lại làm không tốt sẽ hạn chế hiệu quả hoạt động quản lý, làm giảm hiệu lực chỉ đạo điều hành ngân sách, ảnh hưởng đến hiệu quả công tác tài chính của cơ quan tổ chức bộ máy nhà nước nói chung. Với điều kiện kinh tế của nước ta hiện nay thì việc bảo quản chứng từ, sổ sách kế toán ở các cơ quan đơn vị, nhất là các huyện vùng sâu, vùng xa còn gặp nhiều khó khăn về cơ sở vật chất. Nhưng việc quản lý và sử dụng bảo quản tốt chứng từ, sổ sách kế toán của đơn vị có ý nghĩa to lớn và thiết thực vừa thực hiện được tốt công việc của người kế toán, vừa giúp cho lãnh đạo được yên tâm hơn trong công tác điều hành và quản lý. Công việc nào nó cũng có tầm quan trọng khác nhau, không thể coi trọng việc này mà đánh giá thấp việc kia. Cũng như đối với một người phụ trách kế toán tại đơn vị trường THPT nhiều năm tôi nhận thấy nếu có kế hoạch làm việc khoa học sẽ giúp ích rất nhiều cho công tác hiện tại và về lâu dài, giống như nếu biết cách “Sắp xếp , quản lý và lưu trữ chứng từ kế toán” một cách hợp lý khoa học thì công việc sẽ hiệu quả hơn về lâu về dài. Đó là lý do tôi chọn đề tài này, hi vọng sẽ gợi mở , giúp cho các đồng nghiệp hệ thống được các vấn đề phát sinh tài chính tại đơn vị mình. III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC GIẢI PHÁP 1. CÁC KHÁI NIỆM : 1.1. Khái niệm về quản lý: Quản lý là tá c động có đinh hướng, có chủ đích củ a chủ thể quả n lý đế n ̣ đối tươ ̣ng quả n lý trong mô ̣t tổ chứ c nhằ m làm cho tổ chứ c đó vâ ̣n hà nh và đạt được mục đích đề ra. 1.2. Khái niệm về chứng từ và sổ sách kế toán: Chứng từ, sổ sách kế toán là một loại giấy có giá trị như tiền, nó phản ánh tình hình thu - chi của đơn vị. Đồng thời nó còn là điều kiện, là phương tiện để lưu trữ, làm cơ sở thanh toán, quyết toán với cơ quan tài chính. Chứng từ, sổ sách kế toán là thành phần không thể thiếu được trong một cơ quan đơn vị. Là yếu tố cần thiết để làm cơ sở thanh quyết toán với cơ quan tài chính, là điều kiện thiết yếu của quá trình thu - chi tài chính. Đồng thời còn tác động đến mọi hoạt động của cán bộ, giáo viên, nhân viên, là yếu tố tác động đến chất lượng giáo dục và đào tạo ở địa phương. 3. Tầm quan trọng và những yếu tố tổ chức quản lý chứng từ, sổ sách kế toán: Chứng từ, sổ sách kế toán là một trong các yếu tố quan trọng trong một cơ quan, đơn vị. Từ đó làm cơ sở thu - chi tài chính, thanh quyết toán, là căn cứ để theo dõi những phát sinh về tiền lương và các khoản chi hoạt động và đầu tư mua sắm, sửa Người thực hiện: Lương Thị Thanh Thúy Trang 3 Sáng kiến kinh nghiệm Sắp xếp, quản lý, lưu trữ chứng từ kế toán tại trường THPT chữa tài sản, cơ sở vật chất và trang thiết bị phục vụ cho công tác giảng dạy của địa phương. Qua đó nhằm thúc đẩy cho quá trình hoạt động của đội ngũ cán bộ, giáo viên, nhân viên, tạo điều kiện thuận lợi cho ngành giáo dục ở địa phương hoạt động có hiệu quả và liên tục hướng tới mục tiêu dân giàu, nước mạnh xã hội công bằng dân chủ văn minh. 2. NỘI DUNG THỰC HIỆN: Việc lưu trữ hồ sơ kế toán có nguyên tắc chung của nó. Nếu việc lưu trữ hồ sơ kế toán không khoa học chúng ta không thể nào nhớ hết tất cả các nghiệp vụ phát sinh của những năm trước . A. Phân loại hồ sơ cần lưu trữ: Thường là kế toán không phân loại mà lưu trữ hồ sơ chung, ví dụ như chi hoạt động quý I trong đó có học phí, ngân sách thì lưu chung là chi hoạt động quý I như vậy sẽ rất khó khăn trong việc phân tích nguồn, nhất là khi niên độ kế toán đã qua. Căn cứ quy định lưu trữ và theo kinh nghiệm của bản thân đưa ra, tôi phân loại hồ sơ cần lưu trữ về kế toán theo các nhóm sau: 1. Nhóm chứng từ kế toán: - Gồm chứng từ gốc, chứng từ ghi sổ, các quyết định phân bổ ... liên quan trực tiếp đến vấn đề hạch toán kế toán. Ví dụ: Phiếu thu, phiếu chi, hoá đơn tài chính, bảng tổng hợp chứng từ,... đây là nhóm có khối lượng lưu trữ lớn. 2. Nhóm sổ sách: - Gồm sổ sách kế toán: Sổ quỹ tiền mặt, sổ chi tiết theo từng nguồn, sổ tài sản, sổ theo dõi rút dự toán, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái theo chứng từ ghi sổ, sổ theo dõi tiền gửi .... 3. Nhóm báo cáo tài chính: (trong đó có các loại đối chiếu qua kho bạc, bảo hiểm xã hội,tờ khai phí lệ phí…). Tất nhiên các hồ sơ kế toán nói trên phải được kiểm tra đầy đủ mang tính hợp pháp, hợp lệ và cuối cùng điều kiện tiên quyết cho chương trình kế toán bằng máy là các chứng từ đều phải in ra có chữ ký, đóng dấu trước khi lưu trữ. Có một số trường hợp ở các đơn vị lưu sổ sách ở trong phần mềm máy tính như vậy là chưa đúng. B. Sắp xếp , quản lý và lưu trữ: 1. Nhóm chứng từ: a. Các quyết định phân bổ dự toán: tôi tập hợp các quyết định phân bổ dự toán đầu năm và các quyết định bổ sung dự toán trong năm theo thứ tự và tổng hợp theo từng quý đến cuối năm có bảng tổng hợp chứng từ theo từng nguồn theo mẫu sau: Người thực hiện: Lương Thị Thanh Thúy Trang 4 Sáng kiến kinh nghiệm Sắp xếp, quản lý, lưu trữ chứng từ kế toán tại trường THPT Đơn vị: ngàn đồng Quyết định số Nội dung Số tiền Tài khoản 1052/QĐ - 31/12/2014 SGDĐT Giao dự toán năm 2015 8.253.000 0081 Tự chủ Từ đầu năm 1052/QĐ - 31/12/2014 SGDĐT Giao dự toán năm 2015 4.490 0082 Không Tự chủ Từ đầu năm,hỗ trợ CPHT Bổ sung dự toán tăng giờ 65.378 0081 Tự chủ Nhập dự toán vào quý IV 1046/QĐ SGDĐT Ngày, tháng, năm 09/12/2015 Tính chất nguồn kinh phí Ghi chú Sau đó, tôi sắp xếp theo thứ tự ngày tháng năm tăng dần ( tháng 1 đến tháng 12) bảng tổng hợp này lên trên các quyết định phân bổ, đăng ký chứng từ ghi sổ và cuối cùng làm bìa cứng theo mẫu: CHỨNG TỪ- HỒ SƠ LƯU QUYẾT ĐỊNH PHÂN BỔ DỰ TOÁN NĂM 20.... Nguồn: ………….... Đóng tập lưu hộp hồ sơ số 01- năm tài chính để lưu trữ . b. Các chứng từ rút tiền mặt từ ngân sách (gọi là chứng từ thu): Hằng tháng có bao nhiêu chứng từ rút dự toán từ ngân sách tôi sắp xếp theo thứ tự tăng dần theo ngày tháng phát sinh. Kết thúc quý, tôi lập bảng kê chứng từ gốc cùng loại theo từng quý I, II, III, IV. Người thực hiện: Lương Thị Thanh Thúy Trang 5 Sáng kiến kinh nghiệm Sắp xếp, quản lý, lưu trữ chứng từ kế toán tại trường THPT Sở GD & ĐT Đồng Nai TRƯỜNG THPT VĨNH CỬU BẢNG KÊ CHỨNG TỪ GỐC Số:01 QUÝ I NĂM 2015 ĐVT: đồng Số CT Ngày CT Nội dung Nợ Có Số tiền 10/01/2015 GRDT01 Rút tiền mặt 1111NS 2015 nhập quỹ chi hoạt đồng tháng 01 46121NS 25.000.000 15/03/2015 GRDT09 Rút tiền mặt 1111NS 2015 nhập quỹ chi hoạt đồng tháng 03 Ghi chú 46121NS 15.000.000 Cộng 40.000.000 Kèm theo chứng từ gốc:…………………………………………………………… Vĩnh Cửu,ngày….tháng….năm Người lập Phụ trách kế toán ( ký , ghi rõ họ tên) ( ký , ghi rõ họ tên) Cuối năm tổng hợp lên một bảng tổng hợp rút số tiền bao nhiêu. Tôi làm bìa cứng theo mẫu: CHỨNG TỪ GIAO DỊCH KBNN NGUỒN: NGÂN SÁCH NHÀ NƯỚC( NSNN)- TIỀN MẶT NĂM: 201.... Đóng tập lưu hồ sơ hộp số 02 – năm tài chính và tiến hành cất trữ Người thực hiện: Lương Thị Thanh Thúy Trang 6 Sáng kiến kinh nghiệm Sắp xếp, quản lý, lưu trữ chứng từ kế toán tại trường THPT c. Chi lương: Quý I (Chi lương từ tháng 1-3) và các khoản truy lĩnh lương Quý II (Chi lương từ tháng 4-6) và các khoản truy lĩnh lương Quý III (Chi lương từ tháng 7-9) và các khoản truy lĩnh lương Quý IV (Chi lương từ tháng 10-12) và các khoản truy lĩnh lương . Sở GD & ĐT Đồng Nai TRƯỜNG THPT VĨNH CỬU BẢNG KÊ CHỨNG TỪ GỐC Số:02 Chi tiền lương và các khoản phụ cấp lương ĐVT: đồng Số CT Ngày Nội dung Số tiền Ghi chú 10/01/2015 Bảng lương tháng 01 Chi tiền lương và 452.916.918 NS các khoản phụ cấp lương 10/02/2015 Bảng lương tháng 02 Chi tiền lương và 452.916.918 HP các khoản phụ cấp lương Cộng Kèm theo chứng từ gốc:…………………………………………………………… Vĩnh Cửu,ngày….tháng….năm Người lập Phụ trách kế toán ( ký , ghi rõ họ tên) ( ký , ghi rõ họ tên) Cuối năm tổng hợp chi lương là bao nhiêu, từ nguồn nào. Nếu chi lương từ nhiều nguồn khác nhau. CHỨNG TỪ CHI LƯƠNG NGUỒN: NGÂN SÁCH NHÀ NƯỚC( NSNN) NĂM: 201.... Người thực hiện: Lương Thị Thanh Thúy Trang 7 Sáng kiến kinh nghiệm Sắp xếp, quản lý, lưu trữ chứng từ kế toán tại trường THPT Đóng bìa này trên chứng từ chi lương phát sinh trong năm hộp số 03 – năm tài chính để lưu trữ. d. Chuyển các khoản đóng góp bảo hiểm theo lương: Quý I: tập hợp các chứng từ chuyển bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí công đoàn. Quý II: tập hợp các chứng từ chuyển bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí công đoàn. Quý III: tập hợp các chứng từ chuyển bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí công đoàn. Quý IV: tập hợp các chứng từ chuyển bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí công đoàn. Sở GD & ĐT Đồng Nai TRƯỜNG THPT VĨNH CỬU BẢNG KÊ CHỨNG TỪ GỐC Số:03 Chi tiền lương và các khoản phụ cấp lương ĐVT: đồng Ngày Số CT Nội dung Số tiền Ghi chú 10/01/2015 GRDT 032015 Chuyển thanh toán các khỏan 130.520.000 đóng góp BHXH,BHYT, BHTN,KPCĐ tháng 01 10/02/2015 GRDT 042015 Chuyển thanh toán các khỏan 130.520.000 đóng góp BHXH,BHYT, BHTN,KPCĐ tháng 02 Cộng Kèm theo chứng từ gốc:…………………………………………………………… Vĩnh Cửu,ngày….tháng….năm Người lập Người thực hiện: Lương Thị Thanh Thúy Phụ trách kế toán Trang 8 Sáng kiến kinh nghiệm Sắp xếp, quản lý, lưu trữ chứng từ kế toán tại trường THPT Cuối năm, tôi tiền hành lập bảng tổng hợp chuyển BHXH, BHYT, BHTN Sau đó làm bìa cứng theo mẫu: CHỨNG TỪ GIAO DỊCH KBNN CHUYỂN BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ Năm: 201.... Đóng bìa cứng này trên chứng từ phát sinh vào hộp số 04 – năm tài chính để lưu trữ . e. Chi hoạt động bằng chuyển khoản: Trong năm có các chứng từ chi hoạt động bằng chuyển khoản như : - Chuyển tiền điện thoại, internet, báo chí - Chuyển tiền sửa chữa, nâng cấp. - Chuyển tiền mua sắm. - Chuyển tiền hoạt động khác ...... Từng quý tôi tập hợp toàn bộ chứng từ phát sinh tuỳ theo loại hoạt động như trên tôi đã phân tích, tách nguồn và lập bảng kê chứng từ theo từng loại. Sở GD & ĐT Đồng Nai TRƯỜNG THPT VĨNH CỬU BẢNG KÊ CHỨNG TỪ GỐC Số:04 Chi hoạt động bằng chuyển khoản - Tiểu mục …………. ĐVT: đồng Ngày Số CT Nội dung Số tiền Ghi chú 10/01/2015 GRDT 052015 Chuyển thanh toán tiền điện 6.570.0000 tháng 01/2015 Cộng Kèm theo chứng từ gốc:…………………………………………………………… Vĩnh Cửu,ngày….tháng….năm Người lập ( ký , ghi rõ họ tên) Người thực hiện: Lương Thị Thanh Thúy Phụ trách kế toán ( ký , ghi rõ họ tên) Trang 9 Sáng kiến kinh nghiệm Sắp xếp, quản lý, lưu trữ chứng từ kế toán tại trường THPT Cuối năm tổng hợp chi hoạt động là bao nhiêu. Trong đó gồm các mục chi nào? Bảng tổng hợp gồm các cột: TT - Ngày tháng - Nội dung - Đơn vị được chuyển - số tiền - Ghi chú, cuối dòng có cột tổng cộng. Đóng bìa cứng theo mẫu: CHỨNG TỪ GIAO DỊCH KBNN CHI HOẠT ĐỘNG CHUYỂN KHOẢN – NGUỒN ………… NĂM 201... Đóng bìa này trên chứng từ phát sinh chi hoạt động theo từng nguồn vào hộp số 05 –năm tài chính rồi lưu trữ. f. Chi hoạt động bằng tiền mặt Tập hợp các chứng từ chi hoạt động bằng tiền mặt theo từng quý, tuỳ theo quý đó có nhiều nguồn hay không? Ví dụ trong quý phát sinh các nguồn; nguồn tự chủ, nguồn không tự chủ, nguồn học phí, nguồn Hội CMHS …. ghi rõ trên mỗi bảng kê chứng từ gốc. Quý I: tập hợp tất cả các chứng từ phát sinh trong quý theo nguồn kinh phí sử dụng chi lập bảng kê tổng hợp phát sinh quý Quý II: tập hợp tất cả các chứng từ phát sinh trong quý theo nguồn kinh phí sử dụng chi lập bảng kê tổng hợp phát sinh quý. Quý III: tập hợp tất cả các chứng từ phát sinh trong quý theo nguồn kinh phí sử dụng chi lập bảng kê tổng hợp phát sinh quý. Quý IV: tập hợp tất cả các chứng từ phát sinh trong quý theo nguồn kinh phí sử dụng chi lập bảng kê tổng hợp phát sinh quý. Người thực hiện: Lương Thị Thanh Thúy Trang 10 Sáng kiến kinh nghiệm Sắp xếp, quản lý, lưu trữ chứng từ kế toán tại trường THPT Sở GD & ĐT Đồng Nai TRƯỜNG THPT VĨNH CỬU BẢNG KÊ TỔNG HỢP CHỨNG TỪ GỐC Số:04 Chi hoạt động bằng tiền mặt - Tiểu mục …………. ĐVT: đồng Ngày Số CT Nội dung Số tiền Người nhận tiền Ghi chú 10/01/2015 PC01NS Chi thanh toán tiền mua 1.500.000 VPP Cộng Kèm theo chứng từ gốc:…………………………………………………………… Vĩnh Cửu,ngày….tháng….năm Người lập Phụ trách kế toán ( ký , ghi rõ họ tên) ( ký , ghi rõ họ tên) Cuối năm, Tôi tổng hợp chi hoạt động là bao nhiêu, theo loại nguồn kinh phí nào. Đóng tập lưu trữ hồ sơ vào hộp số 06 – NS- năm tài chính tiến hành lưu trữ. Tương tự hộp số 07 – HP – năm tài chính , …. Mẫu bìa như sau : CHỨNG TỪ CHI HOẠT ĐỘNG TIỀN MẶT NGUỒN : …………….. NĂM …………. g. Chứng từ thu sự nghiệp: Đơn vị trường học là đơn vị hành chính sự nghiệp, kinh phí hoạt động được đảm bảo một phần là từ nguồn ngân sách của nhà nước, thu sự nghiệp chủ yếu là nguồn thu học phí. Để quản lý tài chính trong khoản thu sự nghiệp này trước hết người phụ trách công tác thu phải có những hồ sơ sau: + Hồ sơ miễn giảm: - Danh sách miễn giảm tiền .... Người thực hiện: Lương Thị Thanh Thúy Trang 11 Sáng kiến kinh nghiệm Sắp xếp, quản lý, lưu trữ chứng từ kế toán tại trường THPT Chúng ta nên sắp xếp hồ sơ miễn giảm theo từng lớp, từng khối để thuận lợi trong công tác tìm kiếm, kiểm tra theo dõi nguồn thu. Để theo dõi chặt chẽ trong vấn đề này sau khi Hội đồng xét duyệt đơn miễn, giảm học phí được xét duyệt xong tôi lập danh sách học sinh miễn giảm theo từng lớp,theo từng khối ví dụ : Danh sách miễn giảm tiền ... lớp 10A Năm học : 201... 201…. STT Họ và tên Đối tượng Miễn 1 Nguyễn Văn A TB 2/4 Phan Văn B Nghèo 100% 3 Nguyễn Văn C Ghi chú 100% 2 Giảm Cận nghèo 50% Sau danh sách là đơn miễn giảm học sinh cũng thứ tự như trên em A trước và em B sau.., và sắp xếp từ lớp 10 cho đến lớp 12 cuối cùng. Sau đó tôi lập bảng tổng hợp miễn giảm học phí theo mẫu: BẢNG TỔNG HỢP MIỄN GIẢM TIỀN............ NĂM HỌC :201… 201... TT Tên lớp Miễn Số lượng Giảm Số tiền Số lượng Số tiền Cộng M-G Số lượng Ghi chú Số tiền Cộng Đóng bảng tổng hợp lên trên chứng từ miễn giảm tiền... sau đó làm bìa cứng theo mẫu sau và đưa vào lưu trữ hộp số 08- năm tài chính HỒ SƠ MIỄN GIẢM TIỀN .... Năm học: .................... + Danh sách theo dõi thu: Đầu năm học tôi làm sổ theo dõi thu bằng cách lập danh sách học sinh từng lớp gồm các cột : TT - Họ và tên - số tiền phải thu - Miễn - Giảm - số tiền phải thu đã miễn giảm - Thực thu - Thất thu - Ghi chú (cột này để ghi rõ nguyên nhân thất thu. Trong năm thu được bao nhiêu đưa vào cột thực thu (Viết phiếu thu để làm chứng từ và quyết toán với cơ quan thuế) và cuối năm có bảng tổng hợp thu gồm các cột: TT - Tên lớp - Phải thu - Miễn - Giảm - Phải thu đã trừ miễn giảm - thực Người thực hiện: Lương Thị Thanh Thúy Trang 12 Sáng kiến kinh nghiệm Sắp xếp, quản lý, lưu trữ chứng từ kế toán tại trường THPT thu - Thất thu - Nguyên nhân thất thu - Đạt tỉ lệ. Sau đó đóng bảng tổng hợp lên trên danh sách học sinh nộp tiền (có phiếu thu kèm theo). Làm bìa cứng theo mẫu HỒ SƠ THU ..... NĂM HỌC: 201… 201... Đóng bìa cứng này trên danh sách học sinh thu thành từng tập để đưa vào lưu trữ hộp số 9 – năm tài chính + Chứng từ nộp vào kho bạc: Tất cả các giấy nộp tiền vào kho bạc ở các quý. Cuối năm có bảng tổng hợp nộp tiền ... vào kho bạc gồm các cột: TT - ngày tháng - Số tiền nộp - Ghi chú, cuối dòng có cột tổng cộng, cột tổng cộng là tổng tiền nộp tiền.... vào kho bạc trong năm . Sau mỗi niên độ kế toán tôi sắp xếp ngay thẳng các chứng từ đưa vào kẹp hồ sơ lưu trữ ngoài kẹp và trên gáy kẹp làm nhãn tên hồ sơ lưu trữ hộp số 10- năm tài chính. CHỨNG TỪ GIAO DỊCH KBNN NGUỒN:................ NĂM .................... 2. Nhóm sổ sách: Đối với kế toán trường thì chỉ cần mở các loại sổ sau: - Nhật ký - Sổ cái - Sổ quỹ tiền mặt - Số kế toán chi tiết quỹ tiền mặt - Sổ tiền gửi ngân hàng, kho bạc - Sổ tài sản cố định - Sổ theo dõi TSCĐ và công cụ, dụng cụ tại nơi sử dụng - Sổ chi tiết các tài khoản - Sổ theo dõi dự toán - Sổ theo dõi sử dụng nguồn kinh phí - Sổ tổng hợp sử dụng nguồn kinh phí - Sổ chi tiết các khoản thu - Sổ chi tiết chi hoạt động - Sổ chi phí sản xuất, kinh doanh - Sổ theo dõi tạm ứng kinh phí của Kho bạc Người thực hiện: Lương Thị Thanh Thúy Trang 13 Sáng kiến kinh nghiệm Sắp xếp, quản lý, lưu trữ chứng từ kế toán tại trường THPT Tất cả các loại sổ nếu làm bằng tay đầu năm trình thủ trưởng đơn vị ký chuyển văn thư đóng dấu giáp lai, Kế toán đánh số trang từ trang đầu tiên cho đến trang cuối cùng. Trường hợp ghi sổ bằng máy cuối kỳ kế toán phải tiến hành in ra giấy toàn bộ, đóng thành quyển sau đó làm thủ tục pháp lý như sổ bằng tay rồi đưa vào lưu trữ như sau: Sau mỗi niên độ kế toán tôi làm thủ tục khoá sổ rồi tập hợp các loại sổ trên sắp xếp ngay thẳng, đóng tập cho vào hộp hồ sơ lưu trữ và làm nhãn tên hồ sơ dán lên bìa và gáy hồ sơ: SỔ SÁCH KẾ TOÁN NĂM: ........ 3. Nhóm báo cáo tài chính: Báo cáo tài chính được lập định kỳ theo từng quý, có luỹ kế năm, báo cáo quyết toán thường là cuối niên độ kế toán. Báo cáo tài chính được lập với mục đích cơ bản sau đây: Tổng hợp và trình bày một cách khái quát về tài sản, tình hình cấp phát kinh phí Nhà nước. Ngoài ra trường có hoạt động sự nghiệp có thu phải báo cáo tài chính còn có bảng tổng hợp tình hình thu kết quả của sự nghiệp có thu trong kỳ. Cung cấp các thông tin cần thiết, tin cậy về kinh tế, tài chính phục vụ cho việc kiểm tra, kiểm soát các khoản chi và tình hình quản lý tài sản của Nhà nước. Cung cấp thông tin cho việc phân tích đánh giá tình hình thực hiện dự toán thu chi, tạo điều kiện cho việc lập kế hoạch kinh phí và thực hiện cơ chế khoán chi trong Nhà trường. Để đạt được mục đích trên báo cáo tài chính hay quyết toán cần thực hiện được các yêu cầu cơ bản: Báo cáo tài chính phải được lập theo mẫu quy định, đầy đủ các tiêu thức và đảm bảo tuân thủ phương pháp lập đối với từng chỉ tiêu từng báo cáo. Các số liệu trong báo cáo phải phản ảnh đầy đủ, rõ ràng, dễ hiểu và trung thực. Số liệu của các chỉ tiêu giống nhau của các báo cáo phải đảm bảo thống nhất. Báo cáo quyết toán được sắp theo trình tự như sau: * Bảng cân đối tài khoản. * Tổng hợp tình hình kinh phí và quyết toán kinh phí đã sử dụng. * Báo cáo chi tiết kinh phí hoạt động. * Bảng đối chiếu dự toán kinh phí ngân sách cấp theo hình thức rút dự toán tại KBNN. * Bảng đối chiếu tình hình tạm ứng và thanh toán tạm ứng kinh phí ngân sách tại KBNN. Người thực hiện: Lương Thị Thanh Thúy Trang 14 Sáng kiến kinh nghiệm Sắp xếp, quản lý, lưu trữ chứng từ kế toán tại trường THPT * Bảng đối chiếu số dư tài khoản tiền gửi. * Báo cáo thu, chi hoạt động sự nghiệp và hoạt động sản xuất, kinh doanh. * Báo cáo tình hình tăng, giảm TSCĐ. * Báo cáo số kinh phí chưa sử dụng đã quyết toán năm trước chuyển sang. * Thuyết minh báo cáo tài chính. * Đối chiếu BHXH (qua các thông báo của BHXH về việc nộp tiền bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp về BHXH) * Biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt . * Biên bản kiểm kê tài sản cuối năm . * Biên bản thanh lý tài sản * Bảng tính hao mòn tài sản * Bảng tổng hợp theo dõi tài sản trong năm . Tất cả các báo cáo trên tôi đóng thành tập in bìa và trang trí cho thẩm mỹ ngoài bìa ghi: Tên cơ quan chủ quản - Tên đơn vị - Tên báo cáo quyết toán năm Ghi trình tự hồ sơ gồm có (như trình tự báo cáo quyết toán đã nói ở trên) .Như vậy cuối năm tôi tập hợp các loại báo cáo về tài chính rồi đưa vào cuốn có nhãn tên (Hồ sơ báo cáo tài chính - năm ) để lưu trữ . Ví dụ 1: Tìm Quyết định giao dự toán về nguồn kinh phí thừa giờ năm 2015 Trước hết mở hộp số 01 – 2015 mở tập hồ sơ chúng ta sẽ thấy bảng tổng hợp và biết ngay số QĐ ngày cấp kinh phí, số tiền và tính chất nguồn kinh phí.Tiếp theo mở theo thứ tự ngày sẽ lấy ra được quyết đinh giao dự toán về nguồn kinh phí thừa giờ năm 2015 Ví dụ 2: Kiểm tra đối chiếu số tiền nộp học phí vào tiền gửi tại tại khoản KBNN tháng 5 năm 2015 thì chúng ta tiến hành mở hộp số 10- 2015. Mở hộp thứ tự sắp xếp theo trình tự thời gian cái nào diễn ra trước thi xếp trước. Ví dụ 3: Phụ huynh đến thắc mắc về vấn đề đơn xin miễn giảm học phí của năm học: 2015 -2016. Trước hết mở kẹp chứng từ năm 2015. Tìm kẹp hồ sơ miễn giảm năm học 2015 - 2016. Tiến hành thu thập thông tin xem học sinh đó thuộc khối lớp mấy, thuộc lớp cụ thể nào. Tiếp theo kiểm tra danh sách lớp đó xem tên học sinh ở số mấy trong danh sách và tìm đơn xin miễn giảm số đó để xem nội dung được ghi như thế nào để giải thích cho phụ huynh tránh mất thời gian của phụ huynhvà của cả người phụ trách. Ví dụ 4: Phòng kế hoạch tài chính Sở giáo dục đi khảo sát tình hình tài chính ở một số trường năm 2015 chi mục 6700 (Tiền công tác phí) là bao nhiêu, Sau khi đưa vào cơ chế khoán chi bắt đầu năm 2016 thì mục này tiết kiệm được bao nhiêu: Người thực hiện: Lương Thị Thanh Thúy Trang 15 Sáng kiến kinh nghiệm Sắp xếp, quản lý, lưu trữ chứng từ kế toán tại trường THPT Trước hết ta mở hộp hồ sơ số ….năm 2015 hồ sơ báo báo tài chính năm 2015 tìm báo cáo quyết toán quý 4 năm 2015và hộp hồ sơ báo báo tài chính năm 2016 tìm báo cáo quyết toán quý 4 năm 2016. Sau đó xem báo chi tiết về tình hình kinh phí sử dụng của hai năm sẽ so sánh được mức tiết kiệm này. Ví dụ 4: Sở Giáo Dục Đào Tạo Đồng Nai về thanh tra toàn diện trường, kiểm tra và lấy số liệu hai năm: Ngân sách 2012, Ngân sách 20113, các khoản thu học phí ... Nhìn vào hồ sơ lưu trữ ta rút hộp hồ sơ chứng từ năm 20102, 20113, Kẹp hộp hồ sơ sổ sách năm 2012, 2013; hộp hồ sơ báo cáo tài chính năm 2012, 2013 đem ra trình bày cho đoàn kiểm tra thì trong đó có tất cả vừa chứng từ và số liệu đã có bảng tổng hợp rõ ràng. Không cần phải tìm kiếm mất thời gian mà gây ấn tượng không tốt về vấn đề tài chính tại đơn vị . Với cách sắp xếp như trên ở đơn vị tôi hồ sơ kế toán được lưu trữ cẩn thận, ngăn nắp, thứ tự rõ ràng thì tìm rất nhanh khi lãnh đạo cần, các số liệu đều có trên bảng tổng hợp sẽ tạo điều kiện thuận lợi trong việc so sánh, báo cáo số liệu kế toán qua các năm. Nếu như có sự thay đổi về kế toán thì kế toán kế nhiệm đỡ vất vả khó khăn trong việc tìm kiếm chứng từ cũng như việc bàn giao từ kế toán cũ sang kế toán mới. IV. HIỆU QUẢ CỦA SÁNG KIẾN: Qua nhiều năm làm công tác kế toán ở Trường THPT Vĩnh Cửu bản thân tôi đã tìm tòi nghiên cứu, đúc kết, rút được một vài kinh nghiệm trong việc sắp xếp ,quản lý, lưu trữ và bảo quản hồ sơ kế toán như đã trình bày ở trên. Từ kinh nghiệm này đã đem lại một số kết quả nhất định. - Ban thanh tra nhân dân thấy rõ được nguồn chi qua việc phân loại chứng từ theo nguồn. Số liệu chặt chẽ chính xác trên các báo cáo tạo ra nguyên tắc dân chủ công khai về tài chính trong đơn vị. Qua đó các cán bộ, công chức, viên chức luôn tin tưởng về khả năng xây dựng tài chính tại đơn vị và yên tâm công tác. - Phòng kế hoạch tài chính Sở Giáo dục và Sở tài chính khi kiểm tra báo cáo quyết toán hằng năm tiết kiệm được thời gian với nhân sự khiêm tốn nhưng cũng đánh giá chính xác về công tác tổ chức tài chính tại đơn vị. Nhiều năm liền đơn vị được đánh rất cao việc sắp xếp và lưu trữ hồ sơ kế toán khoa học tạo điều kiện thuận lợi trong việc kiểm tra báo cáo quyết toán hằng năm. - Khi đoàn thanh tra toàn diện về trường thanh kiểm tra về vấn đề tài chính bất kỳ năm nào chứng từ và số liệu cũng đã được sắp xếp lưu trữ khoa học thì việc kiểm tra đánh giá chặt chẽ, chính xác hơn. Trung tâm cũng được Sở Giáo Dục Đào Tạo đánh giá cao về công tác tổ chức tài chính tại đơn vị. - Bản thân đỡ vất vả trong việc tìm kiếm khi lãnh đạo cần một chứng từ kế toán nào đó để tra cứu trong việc chi một hoạt động nào đó giữa năm này và năm khác, khi cán bộ giáo viên thắc mắc về vấn đề lương, các khoản phụ cấp lương, các khoản đóng góp Bảo hiểm ở một năm nào đó. Quản lý chứng từ, sổ sách kế toán ở Người thực hiện: Lương Thị Thanh Thúy Trang 16 Sáng kiến kinh nghiệm Sắp xếp, quản lý, lưu trữ chứng từ kế toán tại trường THPT một cơ quan đơn vị rất quan trọng của người kế toán nhằm tạo điều kiện thiết yếu cho việc lập kế hoạch thu - chi tài chính có hiệu quả, tiết kiệm, không lãng phí, và tạo điều kiện cho cơ quan đơn vị thực hiện tốt nhiệm vụ mà cấp trên giao phó. Từ khi áp dụng phương pháp này tôi rất yên tâm trong việc tìm kiếm và tự tin. Số liệu luôn luôn sẵn sàng trên các bảng tổng hợp được lưu trữ thì rất thuận lợi trong việc báo cáo khi cần. Trên đây là một số chia sẻ về công tác bảo quản hồ sơ kế toán tại đơn vị , tôi đã áp dụng và mang lại hiêu quả cho công tác nghiệp vụ riêng muốn chia sẻ. Mong nhận được sự đóng góp ý kiến để tôi ngày càng tiến bộ hơn, kiện toàn hơn trong công việc phụ trách tài chính tại trường THPT. V. ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ : Công tác lưu trữ hồ sơ kế toán tại các đơn vị rất quan trọng. - Vì vậy đề nghị các lãnh đạo của các đơn vị thuộc Sở Giáo Dục Đào Tạo nhắc nhở để các kế toán làm tốt công tác này. Nếu làm tốt công tác này thì việc luân chuyển kế toán sẽ không rắc rối khi bàn giao công tác cũng như hết niên độ kế toán mà vẫn có một số trường chưa quyết toán ngân sách của năm trước. - Khi đi thực tế kiểm tra tài chính tại các đơn vị trường đề nghị Sở Giáo Dục Đào Tạo đưa mục này vào để góp ý thêm về công tác chỉ đạo tài chính tại đơn vị. Đây cũng chỉ là một số phương pháp trong vô số phương pháp của người làm công tác kế toán. Qua đề tài này tôi mong muốn góp một vài chia sẻ nhỏ của mình với mong muốn đồng nghiệp thực hiện tốt Quyết định số: 218/2000/QĐ-BTC của Bộ trưởng Bộ tài chính về việc ban hành Chế độ lưu trữ tài liệu kế toán. Đề tài này chắc chắn không tránh khỏi những thiếu sót, rất mong hội đồng khoa học các cấp và đồng nghiệp góp ý trao đổi để bản thân tôi có thêm được nhiều kinh nghiệm tốt hơn trong việc lưu trữ hồ sơ kế toán. Tôi xin chân thành cảm ơn! Vĩnh Cửu, ngày 10 tháng 05 năm 2017 Người thực hiện Lương Thị Thanh Thúy Người thực hiện: Lương Thị Thanh Thúy Trang 17