TRƯỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ
KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH
TRẦN THỊ CẨM TIÊN
HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN
KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY BẢO HIỂM
BẢO LONG CẦN THƠ
LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC
NGÀNH KẾ TOÁN
MÃ NGÀNH 52340301
Cần Thơ, 2014
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ
KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH
TRẦN THỊ CẨM TIÊN
MSSV 4114172
HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN
KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY BẢO HIỂM
BẢO LONG CẦN THƠ
LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC
NGÀNH KẾ TOÁN
MÃ NGÀNH 52340301
GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN
LÊ PHƯỚC HƯƠNG
Cần Thơ, 2014
LỜI CẢM TẠ
Trong những năm học tại trường Đại Học Cần Thơ bên cạnh sự nổ lực
của bản thân, em đã nhận được sự giúp đỡ và hướng dẫn tận tình của quý thầy
cô, nhất là thầy cô Khoa Kinh tế - Quản trị kinh doanh đã truyền đạt cho em
những kiến thức vô cùng quý báu. Và trong ba tháng thực tập, tìm hiểu tại
công ty bảo hiểm Bảo Long Cần Thơ với sự chỉ bảo nhiệt tình của quý công ty
đã giúp em hoàn thành tốt luận văn tốt nghiệp của mình.
Em xin chân thành cảm ơn Ban Giám Đốc đã nhận em vào công ty thực
tập. Cảm ơn tất cả các anh chị trong công ty đã tạo những thuận lợi cho em
trong suốt thời gian thực tập vừa qua. Đặc biệt các chị trong phòng Kinh
doanh và phòng Kế Toán đã nhiệt tình hướng dẫn, giải đáp những thắc mắc,
truyền đạt cho em những kiến thưc thực tế bổ ích cho em hoàn thiện đề tài
luận văn của mình.
Em xin chân thành cảm ơn quý thầy cô Khoa Kinh tế - Quản trị kinh
doanh trường Đại học Cần Thơ. Em xin chân thành cảm ơn cô Lê Phước
Hương đã tận tình hướng dẫn cho em hoàn thành tốt đề tài này.
Em xin chúc quý thầy cô trong khoa Kinh tế - QTKD; Ban giám đốc
cùng các anh chị trong công ty bảo hiểm Bảo Long Cần Thơ dồi dào sức khỏe
và công tác tốt.
Cần Thơ, ngày…..tháng….năm 2014
Người thực hiện
Trần Thị Cẩm Tiên
i
LỜI CAM ĐOAN
Em tên Trần Thị Cẩm Tiên cam đoan rằng đề tài này là do chính em thực
hiện và các số liệu thu thập và kết quả phân tích trong đề tài là trung thực,
được cung cấp từ phòng Kế Toán - Công ty bảo hiểm Bảo Long Cần Thơ. Đề
tài này không trùng với bất cứ đề tài nghiên cứu khoa học nào.
Em xin chịu hoàn toàn trách nhiệm với nội dung của đề tài này.
Cần Thơ, ngày……tháng……năm 2014
Sinh viên thực hiện
Trần Thị Cẩm Tiên
ii
NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP
……………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
Cần Thơ, ngày……tháng……năm 2014
GIÁM ĐỐC
(Ký tên, đóng dấu)
iii
NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
Cần Thơ, Ngày……tháng……năm 2014
GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN
TS. Lê Phước Hương
iv
NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN PHẢN BIỆN
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
Cần Thơ, ngày……tháng……năm 2014
Người nhận xét
(Ký, ghi họ tên)
v
MỤC LỤC
Trang
MỤC LỤC ........................................................................................................ vi
DANH SÁCH HÌNH ........................................................................................ ix
DANH SÁCH BẢNG ........................................................................................ x
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT .................................................................. xi
CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU ................................................................................. 1
1.1 LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI ............................................................................... 1
1.2 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU ........................................................................ 2
1.2.1 Mục tiêu chung ......................................................................................... 2
1.2.2 Mục tiêu cụ thể ......................................................................................... 2
1.3 PHẠM VI NGHIÊN CỨU ........................................................................... 2
1.3.1 Phạm vi về thời gian ................................................................................. 2
1.3.2 Phạm vi về không gian ............................................................................. 2
1.3.3 Đối tượng nghiên cứu ............................................................................... 2
CHƯƠNG 2 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU .......... 3
2.1 CƠ SỞ LÝ LUẬN ....................................................................................... 3
2.1.1 Hệ thống thông tin và hệ thống thông tin kế toán .................................... 3
2.1.2 Chu trình doanh thu và chu trình chi phí .................................................. 6
2.1.3 Kiểm soát hệ thống thông tin kế toán ....................................................... 6
2.1.4 Công cụ mô tả hệ thống thông tin kế toán (lưu đồ) ................................ 13
2.2 LƯỢC KHẢO TÀI LIỆU .......................................................................... 16
2.3 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU ............................................................. 16
2.3.1 Phương pháp thu thập số liệu.................................................................. 16
2.3.2 Phương pháp phân tích số liệu ................................................................ 16
CHƯƠNG 3 GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY BẢO HIỂM BẢO
LONG CẦN THƠ ............................................................................................ 17
3.1 GIỚI THIỆU CHUNG ............................................................................... 17
3.2 LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN ........................................... 17
3.3 SƠ LƯỢC VỀ CÔNG TY BẢO HIỂM BẢO LONG CẦN THƠ ............ 18
3.4 CƠ CẤU TỔ CHỨC .................................................................................. 18
3.4.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý .............................................................. 18
vi
3.4.2 Chức năng, nhiệm vụ .............................................................................. 18
3.5 CÁC HOẠT ĐỘNG KINH DOANH ........................................................ 19
3.5.1 Bảo hiểm gốc .......................................................................................... 19
3.5.2 Nhận, nhượng tái bảo hiểm ..................................................................... 20
3.5.3 Giám định tổn thất .................................................................................. 20
3.5.4 Đầu tư tài chính và đầu tư khác .............................................................. 20
3.6 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN .............................................................. 20
3.6.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán ................................................................. 21
3.6.2 Nhiệm vụ, quyền hạn .............................................................................. 21
3.7 CHẾ ĐỘ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN .................................. 24
3.7.1 Chế độ kế toán áp dụng tại công ty......................................................... 24
3.7.2 Hình thức kế toán áp dụng tại công ty .................................................... 24
3.8 SƠ LƯỢC KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH ............................ 26
3.9 THUẬN LỢI, KHÓ KHĂN VÀ PHƯƠNG HƯỚNG PHÁT TRIỂN ...... 29
3.9.1 Thuận lợi ................................................................................................. 29
3.9.2 Khó khăn ................................................................................................. 29
3.9.3 Phương hướng phát triển trong thời gian sắp tới .................................... 30
CHƯƠNG 4 PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG
TY BẢO HIỂM BẢO LONG CẦN THƠ ....................................................... 31
4.1 TÌM HIỂU VỀ PHẦN MỀM CeAC .......................................................... 31
4.2 PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY BẢO
HIỂM BẢO LONG CẦN THƠ ....................................................................... 32
4.2.1 Phân tích chu trình doanh thu tại công ty ............................................... 32
4.2.2 Phân tích chu trình chi phí ...................................................................... 55
4.2.3 Báo cáo trong chu trình doanh thu, chu trình chi phí ............................. 67
CHƯƠNG 5 CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ
TOÁN TẠI CÔNG TY BẢO HIỂM BẢO LONG CẦN THƠ ....................... 75
5.1 NHẬN XÉT CHUNG ................................................................................ 75
5.1.1 Ưu điểm .................................................................................................. 75
5.1.2 Nhược điểm ............................................................................................ 75
5.2 CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
.......................................................................................................................... 77
5.2.1 Đối với công tác tổ chức chứng từ: ........................................................ 77
vii
5.2.2 Đối với công tác tổ chức quá trình xử lý nghiệp vụ ............................... 78
5.2.3 Đối với công tác tổ chức bộ máy ............................................................ 78
5.2.4 Đối với công tác tổ chức hệ thống báo cáo............................................. 79
5.2.5 Đối với công tác tổ chức kiểm tra, kiểm soát ......................................... 79
CHƯƠNG 6 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ .................................................... 81
6.1 KẾT LUẬN................................................................................................ 81
6.2 KIẾN NGHỊ ............................................................................................... 81
6.2.1 Đối với công ty ....................................................................................... 81
6.2.2 Đối với nhà nước .................................................................................... 82
TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................... 83
PHỤ LỤC ........................................................................................................ 84
PHỤ LỤC 01 – GIẤY CHÀO PHÍ.................................................................. 84
PHỤ LỤC 02 GIẤY YÊU CẦU BẢO HIỂM ................................................. 85
PHỤ LỤC 03 - HỢP ĐỒNG BẢO HIỂM ....................................................... 86
PHỤ LỤC 04 – HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG ......................................... 88
PHỤ LỤC 05 – PHIẾU THU .......................................................................... 89
PHỤ LỤC 06 – ĐƠN ĐỀ NGHỊ ..................................................................... 90
PHỤ LỤC 08 – BIÊN BẢN NGHIỆM THU .................................................. 92
PHỤ LỤC 09 – BIÊN BẢN GIÁM ĐỊNH THIỆT HẠI ................................. 93
PHỤ LỤC 10 – BIÊN BẢN XÁC MINH HIỆN TRƯỜNG ........................... 94
PHỤ LỤC 11 – BÁO CÁO GIÁM ĐỊNH TAI NẠN XE CƠ GIỚI ............... 95
PHỤ LỤC 12 – PHIẾU YÊU CẦU SỬA CHỮA ........................................... 97
PHỤ LỤC 13 – BẢNG BÁO GIÁ .................................................................. 98
PHỤ LỤC 17 - PHIẾU CHI .......................................................................... 102
PHỤ LỤC 18 – PHIẾU THANH TOÁN ...................................................... 103
viii
DANH SÁCH HÌNH
Trang
Hình 2.1 Sơ đồ quy trình xử lý dữ liệu của hệ thống thông tin ........................ 3
Hình 2.2 Sơ đồ quy trình hoạt động của hệ thống thông tin ............................. 4
Hình 3.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý công ty ............................................ 18
Hình 3.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán .......................................................... 21
Hình 3.3 Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung
.......................................................................................................................... 25
Hình 4.1a Lưu đồ hoạt động chấp nhận yêu cầu của khách hàng ................... 33
Hình 4.1b Lưu đồ hoạt động chấp nhận yêu cầu của khách hàng ................... 34
Hình 4.2 Lưu đồ hoạt động giao giấy chứng nhận, lập hóa đơn và theo dõi
khách hàng ....................................................................................................... 36
Hình 4.3 Lưu đồ hoạt động nhận tiền thanh toán của khách hàng ................. 38
Hình 4.4 Mối quan hệ các tập tin trong chu trình doanh thu .......................... 39
Hình 4.5 Màn hình mô tả các thông tin hợp đồng bảo hiểm xe cơ giớ .......... 50
Hình 4.6 Màn hình mô tả thông tin giấy chứng nhận bảo hiểm xe cơ giới ... 50
Hình 4.7 Sơ đồ mô tả quy trình xử lý bồi thường bảo hiểm vật chất xe ........ 56
Hình 4.8a Lưu đồ mô tả quá trình tiếp nhận yêu cầu xử lý bồi thường ........... 56
Hình 4.8b Lưu đồ mô tả quá trình tiếp nhận yêu cầu xử lý bồi thường .......... 57
Hình 4.9 Lưu đồ giám định tổn thất ............................................................... 58
Hình 4.10 Lưu đồ quá trình bồi thường hợp đồng bảo hiểm xe cơ giới .......... 59
Hình 4.11 Lưu đồ thanh toán bồi thường hợp đồng bảo hiểm xe cơ giới ....... 61
Hình 4.12 Mối quan hệ các tập tin trong chu trình chi phí .............................. 62
Hình 4.13 Màn hình hồ sơ bồi thường đã được duyệt ..................................... 65
Hình 4.14 Màn hình thanh toán bồi thường ..................................................... 65
Hình 4.15 Doanh thu, chi phí của các phòng 6 tháng đầu năm 2014 .............. 72
Hình 4.16 Chi phí các phòng 6 tháng 2014 ..................................................... 73
Hình 4.17 Lợi nhuận các phòng 6 tháng 2014 ................................................. 73
ix
DANH SÁCH BẢNG
Trang
Bảng 2.1 Bảng phân biệt hệ thống thủ công và hệ thống xử lý bằng máy ........ 7
Bảng 3.1 Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty trong 3 năm 2011 2013 ................................................................................................................. 27
Bảng 3.2 Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty trong 6 tháng đầu năm
2014 ................................................................................................................. 28
Bảng 4.1 Bảng số liệu mô tả tập tin khách hàng ............................................. 40
Bảng 4.2 Bảng số liệu mô tả tập tin chào phí .................................................. 41
Bảng 4.3 Bảng số liệu mô tả tập tin hợp đồng bảo hiểm ................................. 42
Bảng 4.4 Bảng số liệu mô tả tập tin danh sách xe ........................................... 44
Bảng 4.5 Bảng số liệu mô tả tập tin Giấy chứng nhận .................................... 46
Bảng 4.6 Bảng mô tả số liệu tập tin hóa đơn ................................................... 47
Bảng 4.7 Bảng mô tả số liệu tập tin thanh toán ............................................... 49
Bảng 4.9 Bảng các hoạt động kiểm soát trong chu trình doanh thu ................ 54
Bảng 4.10 Bảng số liệu mô tả tập tin hồ sơ bồi thường................................... 63
Bảng 4.11 Bảng số liệu mô tả tập tin thanh toán ............................................. 64
Bảng 4.12 Bảng số liệu mô tả doanh thu, chi phí, lợi nhuận của các phòng
trong công ty 6 tháng đầu năm 2014 ............................................................... 71
Bảng 5.1 Tổng hợp tình hình hoạt động bảo hiểm của công ty qua …. năm .. 80
x
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
HTTTKT
Hệ thống thông tin kế toán
HTKSNB
Hệ thống kiểm soát nội bộ
TSCĐ
Tài sản cố định
XNK
Xuất nhập khẩu
GTGT
Giá trị gia tăng
KCN
Khu công nghiệp
CTYCP
Công ty cổ phần
TMDV
Thương mại dịch vụ
DNTN
Doanh nghiệp tư nhân
TNHH
Trách nhiệm hữu hạn
TN và BB
Trách nhiệm và bắt buộc
PNV1
Phòng nghiệp vụ 1
PNV2
Phòng nghiệp vụ 2
PNV3
Phòng nghiệp vụ 3
PHG
Phòng Hậu Giang
PVL
Phòng Vĩnh Long
PST
Phòng Sóc Trăng
PBL
Phòng Bạc Liêu
PKG
Phòng Kiên Giang
xi
CHƯƠNG 1
GIỚI THIỆU
1.1 LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI
Hội nhập vào nền kinh tế thế giới đã mở ra một bước ngoặc mới cho nền
kinh tế Việt Nam. Cơ hội đầu tư, được đầu tư, mở rộng thị trường cả trong và
ngoài khu vực. Song bên cạnh đó, để có thể thực hiện những điều này các
doanh nghiệp Việt Nam không những phải đối mặt với các doanh nghiệp trong
nước mà còn phải chịu sự cạnh tranh gay gắt, khốc liệt với các doanh nghiệp
ngoài nước cả về mặt vốn lẫn năng lực quản trị điều hành và công nghệ thông
tin. Và lúc này các doanh nghiệp Việt Nam phải cạnh tranh với những đối thủ
vượt trội hơn về mọi mặt trên cả thị trường Việt Nam.
Trước nguy cơ bị thu hẹp thị phần, bị thâu tóm cạnh tranh đòi hỏi các
doanh nghiệp Việt Nam phải cải cách đổi mới toàn diện, để nâng cao năng lực
cạnh tranh để có thể đứng vững và phát triển an toàn trong nền kinh tế hội
nhập quốc tế.
Và một bộ phận không thể thiếu dù là quy mô như thế nào chăng nữa đó
là kế toán, kế toán cung cấp các thông tin cho nhà nước để điều hành vĩ mô
nền kinh tế. Và thông tin kế toán là rất cần thiết cho nhà quản trị đề ra các
quyết định, chiến lược kinh doanh. Do đó, nếu thông tin kế toán sai lệch sẽ
dẫn đến các quyết định của nhà quản trị không phù hợp, doanh nghiệp có thể
rơi vào tình trạng khó khăn. Do vậy, một bộ máy kế toán mạnh, sổ sách kế
toán rõ ràng, phân tích thấu đáo sẽ giúp cho người điều hành đưa ra các quyết
định kinh doanh đạt hiệu quả.
Chính vì thế, một trong những yêu cầu cấp bách nhất trong công cuộc
đổi mới là phải nâng cao chất lượng hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ,
hệ thống thông tin kế toán để bộ máy kế toán ngày càng hoàn thiện góp phần
phát triển hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty.
Để đạt được mục tiêu chung của đất nước, công ty Bảo hiểm Bảo Long
đã và đang phấn đấu để nâng cao hiệu quả hoạt động nhằm đáp ứng yêu cầu
của đất nước, của ngành bảo hiểm Việt Nam. Vì thế doanh nghiệp phải xây
dựng hệ thống thông tin chặt chẽ nhằm đảm bảo việc ghi chép, hạch toán đầy
đủ, chính xác và đúng theo quy định của bộ tài chính; đảm bảo việc lập báo
cáo tài chính kịp thời, hợp lệ và tuân theo các yêu cầu pháp định có liên quan;
đảm bảo tài sản không bị lạm dụng và sử dụng sai mục đích; ngăn chặn, phát
hiện các rủi ro, sai phạm trong hoạt động kinh doanh của công ty.
Trên cơ sở đó, em chọn đề tài “Phân tích hệ thống thông tin kế toán tại
công ty Bảo hiểm Bảo Long Cần Thơ” để nghiên cứu nhằm biết được tầm
1
quan trọng của hệ thống thông tin kế toán trong công ty, đồng thời tìm ra
những giải pháp hoàn thiện hơn hệ thống thông tin của đơn vị.
1.2 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU
1.2.1 Mục tiêu chung
Phân tích thực trạng hệ thống thông tin kế toán tại công ty Bảo hiểm Bảo
Long Cần Thơ; trong quá trình thu thập, xử lý, lưu trữ và kiểm soát thông tin
kế toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của đơn vị, từ đó đề ra một số giải
pháp nhằm hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán và nâng cao hiệu quả hoạt
động kinh doanh.
1.2.2 Mục tiêu cụ thể
- Phân tích thực trạng hệ thống thông tin kế toán tại công ty Bảo hiểm
Bảo Long Cần Thơ.
- Phân tích, đánh giá quá trình luân chuyển, xử lý, lưu trữ và kiểm soát
chứng từ, sổ sách và các báo cáo trong chu trình doanh thu và chu trình chi phí
của công ty.
- Phân tích các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình thực hiện tại công ty
Bảo hiểm Bảo Long Cần Thơ.
- Đề xuất giải pháp hoàn thiện HTTTKT tại công ty.
1.3 PHẠM VI NGHIÊN CỨU
1.3.1 Phạm vi về thời gian
Đề tài được thực hiện từ ngày 11/08/2014 đến ngày 17/11/2014.
Thời gian của số liệu thu thập: năm 2011, 2012, 2013 và 6 tháng đầu
năm 2014 tại công ty bảo hiểm Bảo Long Cần Thơ.
1.3.2 Phạm vi về không gian
Đề tài được thực hiện tại Công ty bảo hiểm Bảo Long Cần Thơ.
1.3.3 Đối tượng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu của đề tài là hệ thống thông tin kế toán tại Công ty
bảo hiểm Bảo Long Cần Thơ.
2
CHƯƠNG 2
CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
2.1 CƠ SỞ LÝ LUẬN
2.1.1 Hệ thống thông tin và hệ thống thông tin kế toán
2.1.1.1 Khái niệm hệ thống thông tin
a. Khái niệm
Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp là hệ thống thu thập các dữ liệu
đầu vào, xử lý, lưu trữ các dữ liệu để cung cấp thông tin hữu ích cho những
người sử dụng có liên quan.
Lưu trữ
Dữ liệu
đầu vào
Xử lý
Thông tin
đầu ra
Kiểm soát – phản hồi
Nguồn: Bài giảng hệ thống thông tin kế toán 1
Hình 2.1 Sơ đồ quy trình xử lý dữ liệu của hệ thống thông tin
b. Các hệ thống thông tin trong doanh nghiệp
- Hệ thống xử lý nghiệp vụ:
+ Hệ thống các nghiệp vụ cơ bản thường nhật trong hoạt động kinh
doanh và cung cấp thông tin chi tiết về toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp.
+ Hoạt động ở cấp này là hoạt động có cấu trúc cao: các mục tiêu,
nguồn lực, nhiệm vụ… có tiêu chuẩn xác định trước rõ ràng.
- Hệ thống thông tin quản lý:
Là hệ thống tổng hợp các thông tin của các hệ thống xử lý nghiệp vụ về
các hoạt động trong nội bộ doanh nghiệp và các thông tin thu thập từ nguồn
bên ngoài doanh nghiệp để cung cấp các thông tin ở mức độ tổng hợp hơn và
phân tích hơn cho các nhà quản lý các cấp.
Hệ thống thông tin quản lý thường bao gồm:
+ Hệ thống thông tin thị trường: cung cấp thông tin về thị trường tiêu thụ
+ Hệ thống thông tin sản xuất: cung cấp thông tin về sản xuất như hàng
tồn kho, chi phí sản xuất, kỹ thuật, công nghệ sản xuất, vật liệu thay thế.
3
+ Hệ thống thông tin tài chính: cung cấp thông tin về lĩnh vực tài chính
như tình hình thanh toán, tỷ lệ lãi vay, cho vay…
+ Hệ thống thông tin nhân lực: cung cấp thông tin về nguồn và cách sử
dụng nhân lực như về lương, thanh toán lương, thị trường nguồn nhân lực, xu
hướng sử dụng nhân lực….
+ Hệ thống thông tin kế toán: cung cấp thông tin xử lý nghiệp vụ tài
chính và các thông tin liên quan tới việc phân tích lập kế hoạch.
- Hệ thống thông tin hỗ trợ quyết định:
Là hệ thống tổng hợp thông tin từ hệ thống thông tin quản trị để cung cấp
cho người quản lý một cái nhìn tổng thể, khái quát.
Hệ thống này phục vụ cho việc lập kế hoạch chiến lược dài hạn hoặc
cung cấp thông tin giải quyết vấn đề tổng hợp.
Hệ thống hỗ trợ cho các cấp quản lý cấp chiến lược và cấp quản trị trung
gian.
2.1.1.2 Hệ thống thông tin kế toán
a. Khái niệm
Hệ thống thông tin kế toán là hệ thống thu thập, lưu trữ và xử lý các dữ
liệu cần thiết của quá trình sản xuất kinh doanh nhằm cung cấp các thông tin
kế toán, tài chính hữu ích cho người sử dụng trong và ngoài doanh nghiệp.
Quyết định
kinh tế
Người sử
dụng
Hoạt động
sản xuất
kinh doanh
Nghiệp vụ
kinh tế
Phân tích
Phân tích
Ghi chép
Tổng hợp
Lưu trữ
Lập báo cáo
(Nguồn: Hệ thống thông tin kế toán – Thiều Thị Tâm)
Hình 2.2 Sơ đồ quy trình hoạt động của hệ thống thông tin
4
Tùy theo mục tiêu cung cấp thông tin phục vụ cho các tổ chức bên ngoài
hay sử dụng trong nội bộ doanh nghiệp, hệ thống thông tin kế toán bao gồm:
- Hệ thống thông tin kế toán tài chính: hệ thống này cung cấp các thông
tin tài chính cho bên ngoài doanh nghiệp. Các thông tin này được ghi nhận, xư
lý theo các quy định, chế đô, các quy tắc, chuẩn mực kế toán hiện hành.
- Hệ thống thông tin kế toán quản trị: hệ thống này cung cấp các thông
tin nhằm mục đích quản trị trong nội bộ doanh nghiệp để dư báo các sự kiện
sắp xảy ra và dự đoán các ảnh hưởng tài chính của chúng đối với doanh
nghiệp cũng như quản trị thực hiện mục tiêu tài chính của đơn vị.
b. Vai trò của hệ thống thông tin kế toán
Mục tiêu của kế toán là lập ra các báo cáo tài chính – phương tiện truyền
đạt thông tin kế toán tài chính, trình bày kết quả kinh doanh và tình hình tài
chính của doanh nghiệp cho những người quan tâm đến nó, được lập theo định
kỳ và theo quy định bắt buộc, gồm các báo cáo sau:
̶
Bảng cân đối kế toán.
̶
Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.
̶
Báo cáo lưu chuyển tiền tệ.
̶
Thuyết minh báo cáo tài chính.
Các thông tin kế toán cung cấp rất cần thiết đối với nhu cầu của nhiều
đối tượng sử dụng trong việc ra quyết định. Những người ra quyết định, dù
trong nội bộ hay ở bên ngoài doanh nghiệp, đều muốn ra các quyết định có
nhiều khả năng nhất để hoàn thành các mục tiêu của họ bằng cách sử dụng
thông tin kế toán. Người sử dụng thông tin kế toán có thể chia thành 3 nhóm:
̶ Người quản lý doanh nghiệp: sử dụng thông tin kế toán để lập các
mục tiêu cho doanh nghiệp, đánh giá quá trình thực hiện mục tiêu đó và đề ra
các quyết định điều chỉnh hoạt động của doanh nghiệp sao cho đạt hiệu quả
cao nhất.
̶ Người có lợi ích trực tiếp từ hoạt động kinh doanh: quan tâm đến
thông tin kế toán, đến hiệu quả hoạt động để quyết định đầu tư, phân chia lợi
nhuận, quyết định cho vay, cung cấp vật tư hàng hóa….
̶ Người có lợi ích gián tiếp từ hoạt động kinh doanh như: cơ quan thuế
dựa vào số liệu kế toán để tính thuế, cơ quan chức năng của nhà nước cần các
số liệu kế toán để tổng hợp cho ngành, cho nền kinh tế và trên cơ sở đó hoạch
định các chính sách kinh tế.
5
2.1.2 Chu trình doanh thu và chu trình chi phí
2.1.2.1 Chu trình doanh thu
Chu trình doanh thu (Revenue cycle) là một chu trình con của hệ thống
thông tin kế toán; bao gồm các nghiệp vụ kế toán ghi nhận những sự kiện phát
sinh liên quan tđến việc tạo doanh thu và thanh toán công nợ khách hàng. Có
bốn hoạt động chính trong chu trình doanh thu: (1) Nhận đơn đặt hàng của
khách hàng; (2) Giao hàng hóa hoặc thực hiện dịch vụ cho khách hàng; (3)
Yêu cầu khách hàng thanh toán; (4) Nhận tiền thanh toán. Trong trường hợp
bán hàng thu tiền ngay, các sự kiện kinh tế nói trên diễn ra trong thời gian
ngắn, nên hệ thống thông tin ghi chép các nhgiệp vụ kế toán trong ít bút toán
hơn. Trong trường hợp bán chịu hàng hóa hoặc dịch vụ, mỗi sự kiện kinh tế
tạo ra một nghiệp vụ kế toán tại một thời điểm khác nhau.
2.1.2.2 Chu trình chi phí
Chu trình chi phí bao gồm tất cả các hoạt động trong quá trình ghi nhận
những nghiệp vụ phát sinh chi phí tại doanh nghiệp như: mua hàng hay đặt các
dịch vụ từ nhà cung cấp. Có 4 sự kiện kinh tế được ghi chép và xử lý trong
chu trình chi phí. Đó là: (1) Đặt hàng hay dịch vụ, (2) Nhận hàng hay dịch vụ
yêu cấu, (3) Xác định nghĩa vụ thanh toán, (4) Thanh toán tiền.
2.1.3 Kiểm soát hệ thống thông tin kế toán
2.1.3.1 Kiểm soát nội bộ
a. Khái niệm
Kiểm soát nội bộ hay hệ thống kiểm soát nội bộ trong một tổ chức là một
quá trình chịu ảnh hưởng bởi các nhà quản lý vá các nhân viên của một tổ
chức, được thiết kế để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện các
mục tiêu sau:
̶
Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả
̶
Thông tin đáng tin cậy
̶
Sự tuân thủ các luật lệ và quy định
b. Các thành phần của một hệ thống kiểm soát nội bộ
Theo COSO, hệ thống kiểm soát nội bộ được cấu thành do 5 bộ phận:
̶
Môi trường kiểm soát
̶
Đánh giá rủi ro
̶
Các hoạt động kiểm soát
̶
Thông tin và truyền thông
̶
Giám sát
6
c. Phân biệt hệ thống thủ công và hệ thống xử lý bằng máy
Bảng 2.1 Bảng phân biệt hệ thống thủ công và hệ thống xử lý bằng máy
Hệ thống thủ công
Hệ thống xử lý bằng máy tính
Dấu vết kiểm toán tồn tại lâu dài
Dấu vết kiểm toán tồn tại trong một
thời gian nhất định
Thông tin, dữ liệu dễ dàng đọc bằng Thông tin, dữ liệu đa số phải đọc trên
mắt
máy
Các sai sót dễ phát hiện trong quá Các sai sót khó phát hiện trong quá
trình
trình
Rủi ro, gian lận, phá hủy thấp
Rủi ro, gian lận, phá hủy cao
Trách nhiệm cao cho kế toán viên
Có thể làm giảm trách nhiệm cho kế
toán viên
Các thay đổi đơn giản và dễ dàng
Khó có thể thay đổi
Tính nhất quán thấp
Tính nhất quán cao
Báo cáo lập lâu hơn, ít thông tin Các báo cáo được lập nhanh chóng,
quản trị
kịp thời và đầy đủ các thông tin kể cả
thông tin quản trị
2.1.3.2 Kiểm soát hệ thống thông tin kế toán
a. Phân loại kiểm soát hệ thống
- Phân loại kiểm soát theo mục tiêu
+ Kiểm soát ngăn chặn: đề phòng sai sót, gian lận trước khi các nghiệp
vụ xảy ra.
+ Kiểm soát phát hiện: nhận ra sai sót, gian lận hoặc phát hiện các điều
kiện dẫn đến sai sót, gian lận sau khi các nghiệp vụ đã xảy ra.
+ Kiểm soát sửa sai: là quá trình sữa chữa các sai sót, sữa chữa một sự
yếu kém của một thủ tục kiểm soát bằng một thủ tục kiểm soát khác.
- Phân loại kiểm soát theo phạm vi
+ Kiểm soát chung: Các chính sách, biện pháp thực hiện nhằm ngăn chặn
và phát hiện sai sót và gian lận trong toàn bộ hệ thống thông tin kế toán là
kiểm soát chung. Kiểm soát chung ảnh hưởng đến tất cả các chu trình kế toán
và tất cả hệ thống ứng dụng trong mỗi chu trình kế toán.
+ Kiểm soát ứng dụng: Các chính sách, biện pháp thực hiện kiểm soát
chỉ ảnh hưởng đến một hệ thống ứng dụng cụ thể.
7
- Xem thêm -