Lêi nãi ®Çu
X©y dùng c¬ b¶n (XDCB) lµ mét ngµnh s¶n xuÊt vËt chÊt ®éc lËp, cã
chøc n¨ng t¸i s¶n xuÊt tµi s¶n cè ®Þnh (TSC§) cho tÊt c¶ c¸c ngµnh trong nÒn
kinh tÕ quèc d©n (KTQD), nã t¹o nªn c¬ së vËt chÊt cho x· héi, t¨ng tiÒm lùc
kinh tÕ vµ quèc phßng cña ®Êt níc. V× vËy mét bé phËn lín cña thu nhËp quèc
d©n nãi chung vµ tÝch luü nãi riªng cïng víi vèn ®Çu t tõ níc ngoµi ®îc sö dông
trong lÜnh vùc ®Çu t XDCB. Bªn c¹nh ®ã ®Çu t XDCB lu«n lµ mét “lç hæng” lín
lµm thÊt tho¸t nguån vèn ®Çu t cña Nhµ níc. V× vËy, qu¶n lý vèn ®Çu t XDCB
®ang lµ mét vÊn ®Ò cÊp b¸ch nhÊt trong giai ®o¹n hiÖn nay.
Tæ chøc h¹ch to¸n kÕ to¸n, mét bé phËn cÊu thµnh quan träng cña hÖ
thèng c«ng cô qu¶n lý kinh tÕ, tµi chÝnh cã vai trß tÝch cùc trong viÖc qu¶n lý,
®iÒu hµnh vµ kiÓm so¸t c¸c ho¹t ®éng kinh tÕ. Quy m« s¶n xuÊt x· héi ngµy
cµng ph¸t triÓn th× yªu cÇu vµ ph¹m vi c«ng t¸c kÕ to¸n ngµy cµng më réng, vai
trß vµ vÞ trÝ cña c«ng t¸c kinh tÕ ngµy cµng cao.
Víi sù ®æi míi c¬ chÕ qu¶n lý kinh tÕ nh»m ®¸p øng yªu cÇu cña nÒn
kinh tÕ thÞ trêng, cña nÒn kinh tÕ më ®· buéc c¸c doanh nghiÖp mµ ®Æc biÖt lµ
c¸c doanh nghiÖp XDCB ph¶i t×m ra con ®êng ®óng ®¾n vµ ph¬ng ¸n s¶n xuÊt
kinh doanh (SXKD) tèi u ®Ó cã thÓ ®øng v÷ng trong nÒn kinh tÕ thÞ trêng, dµnh
lîi nhuËn tèi ®a, c¬ chÕ h¹ch to¸n ®ßi hái c¸c doanh nghiÖp XBCB ph¶i trang
tr¶i ®îc c¸c chi phÝ bá ra vµ cã l·i. MÆt kh¸c, c¸c c«ng tr×nh XDCB hiÖn nay
®ang tæ chøc theo ph¬ng thøc ®Êu thÇu. Do vËy, gi¸ trÞ dù to¸n ®îc tÝnh to¸n
mét c¸ch chÝnh x¸c vµ s¸t xao. §iÒu nµy kh«ng cho phÐp c¸c doanh nghiÖp
XDCB cã thÓ sö dông l·ng phÝ vèn ®Çu t.
§¸p øng c¸c yªu cÇu trªn, c¸c doanh nghiÖp trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt ph¶i
tÝnh to¸n ®îc c¸c chi phÝ s¶n xuÊt bá ra mét c¸ch chÝnh x¸c, ®Çy ®ñ vµ kÞp thêi.
H¹ch to¸n chÝnh x¸c chi phÝ lµ c¬ së ®Ó tÝnh ®óng, tÝnh ®ñ gi¸ thµnh. Tõ ®ã gióp
cho doanh nghiÖp t×m mäi c¸ch h¹ thÊp chi phÝ s¶n xuÊt tíi møc tèi ®a, h¹ thÊp
gi¸ thµnh s¶n phÈm – biÖn ph¸p tèt nhÊt ®Ó t¨ng lîi nhuËn.
Trong c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt vËt chÊt, kho¶n môc chi phÝ nguyªn vËt
liÖu (NVL) chiÕm mét tû träng lín trong toµn bé chi phÝ cña doanh nghiÖp, chØ
cÇn mét biÕn ®éng nhá vÒ chi phÝ NVL còng lµm ¶nh hëng ®¸ng kÓ ®Õn gi¸
thµnh s¶n phÈm, ¶nh hëng ®Õn thu nhËp cña doanh nghiÖp. V× vËy, bªn c¹nh vÊn
®Ò träng t©m lµ kÕ to¸n tËp hîp chi phÝ vµ tÝnh gi¸ thµnh, th× tæ chøc tèt c«ng t¸c
kÕ to¸n NVL còng lµ mét vÊn ®Ò ®¸ng ®îc c¸c doanh nghiÖp quan t©m trong
®iÒu kiÖn hiÖn nay.
ë C«ng ty cæ phÇn x©y dùng sè 4 Th¨ng Long víi ®Æc ®iÓm lîng NVL sö
dông vµo c¸c c«ng tr×nh l¹i kh¸ lín th× vÊn ®Ò tiÕt kiÖm triÖt ®Ó cã thÓ coi lµ
biÖn ph¸p h÷u hiÖu nhÊt ®Ó gi¶m gi¸ thµnh, t¨ng lîi nhuËn cho C«ng ty. V× vËy
®iÒu tÊt yÕu lµ C«ng ty ph¶i quan t©m ®Õn kh©u h¹ch to¸n chi phÝ NVL.
Trong thêi gian thùc tËp, nhËn ®îc sù gióp ®ì tËn t×nh cña l·nh ®¹o C«ng
ty, ®Æc biÖt lµ c¸c ®ång chÝ trong phßng kÕ to¸n C«ng ty, em ®· ®îc lµm quen vµ
t×m hiÓu c«ng t¸c thùc tÕ t¹i C«ng ty. Em nhËn thÊy kÕ to¸n vËt liÖu trong C«ng
ty gi÷ vai trß ®Æc biÖt quan träng vµ cã nhiÒu vÊn ®Ò cÇn ®îc quan t©m. V× vËy
1
em ®· ®i s©u t×m hiÓu vÒ phÇn thùc hµnh kÕ to¸n vËt liÖu vµ c«ng cô dông cô
trong ph¹m vi bµi viÕt nµy, em xin tr×nh bµy ®Ò tµi: “Hoàn thiện kế toán
nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ tại Công ty cổ phần xây dựng số 4 Thăng
Long”.
MÆc dï ®· rÊt cè g¾ng t×m hiÓu vµ nhËn ®îc sù gióp ®ì tËn t×nh cña c¸c
thÇy c« gi¸o còng nh c¸c ®ång chÝ trong ban l·nh ®¹o vµ phßng kÕ to¸n C«ng
ty, nhng do nhËn thøc vµ tr×nh ®é b¶n th©n cã h¹n nªn bµi viÕt nµy kh«ng tr¸nh
khái nh÷ng thiÕu sãt vµ nh÷ng h¹n chÕ.
Em rÊt mong ®îc tiÕp thu vµ xin ch©n thµnh c¶m ¬n nh÷ng ý kiÕn ®ãng
gãp cho ®Ò tµi nµy hoµn thiÖn h¬n.
KÕt cÊu ®Ò tµi gåm 3 phÇn lín sau:
PhÇn I: Nh÷ng vÊn ®Ò lý luËn chung vÒ kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu, c«ng
cô dông cô trong c¸c doanh nghiÖp x©y l¾p.
PhÇn II: Thùc tr¹ng kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu, c«ng cô dông cô ë
C«ng ty cæ phÇn x©y dùng sè 4 Th¨ng Long.
PhÇn III: NhËn xÐt vÒ kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu, c«ng cô dông cô t¹i
c«ng ty cæ phÇn x©y dùng sè 4 Th¨ng long vµ mét sè ý kiÕn ®Ò xuÊt nh»m
hoµn thiÖn kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu, c«ng cô dông cô t¹i C«ng ty.
2
PhÇn thø I
Nh÷ng vÊn ®Ò lý luËn chung vÒ kÕ to¸n
nguyªn vËt liÖu - c«ng cô dông cô trong
c¸c doanh nghiÖp x©y l¾p
1.1. kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu - c«ng cô dông cô trong doanh
nghiÖp x©y l¾p.
1.1.1. VÞ trÝ cña vËt liÖu- c«ng cô, dông cô ®èi víi qu¸ tr×nh x©y l¾p.
Nguyªn vËt liÖu lµ mét bé phËn träng yÕu cña t liÖu s¶n xuÊt, nguyªn vËt
liÖu lµ ®èi tîng cña lao ®éng ®· qua sù t¸c ®éng cña con ngêi. Trong ®ã vËt liÖu
lµ nh÷ng nguyªn liÖu ®· tr¶i qua chÕ biÕn. VËt liÖu ®îc chia thµnh vËt liÖu
chÝnh, vËt liÖu phô vµ nguyªn liÖu gäi t¾t lµ nguyªn vËt liÖu. ViÖc ph©n chia
nguyªn liÖu thµnh vËt liÖu chÝnh, vËt liÖu phô kh«ng ph¶i dùa vµo ®Æc tÝnh vËt
lý, ho¸ häc hoÆc khèi lîng tiªu hao mµ lµ sù tham gia cña chóng vµo cÊu thµnh
s¶n phÈm. Kh¸c víi vËt liÖu, c«ng cô dông cô lµ nh÷ng t liÖu lao ®éng kh«ng cã
®ñ tiªu chuÈn quy ®Þnh vÒ gi¸ trÞ vµ thêi gian sö dông cña tµi s¶n cè ®Þnh. Trong
qu¸ tr×nh thi c«ng x©y dùng c«ng tr×nh, chi phÝ s¶n xuÊt cho ngµnh x©y l¾p g¾n
liÒn víi viÖc sö dông nguyªn nhiªn vËt liÖu, m¸y mãc vµ thiÕt bÞ thi c«ng vµ
trong qu¸ tr×nh ®ã vËt liÖu lµ mét trong ba yÕu tè c¬ b¶n cña qu¸ tr×nh s¶n xuÊt,
lµ c¬ së vËt chÊt cÊu thµnh lªn s¶n phÈm c«ng tr×nh. Trong qu¸ tr×nh tham gia
vµo ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña doanh nghiÖp vËt liÖu bÞ tiªu hao toµn
bé vµ chuyÓn gi¸ trÞ mét lÇn vµo chi phÝ s¶n xuÊt kinh doanh trong kú.
Trong doanh nghiÖp x©y l¾p chi phÝ vÒ vËt liÖu thêng chiÕm tû träng lín tõ
65%- 70% trong tæng gÝa trÞ c«ng tr×nh. Do vËy viÖc cung cÊp nguyªn vËt liÖu,
c«ng cô dông cô kÞp thêi hay kh«ng cã ¶nh hëng to lín ®Õn viÖc thùc hiÖn kÕ
ho¹ch s¶n xuÊt (tiÕn ®é thi c«ng x©y dùng) cña doanh nghiÖp, viÖc cung cÊp
nguyªn vËt liÖu, c«ng cô dông cô cßn cÇn quan t©m ®Õn chÊt lîng, chÊt lîng c¸c
c«ng tr×nh phô thuéc trùc tiÕp vµo chÊt lîng cña vËt liÖu mµ chÊt lîng c«ng
tr×nh lµ mét ®iÒu kiÖn tiªn quyÕt ®Ó doanh nghiÖp cã uy tÝn vµ tån t¹i trªn thÞ trêng. Trong c¬ chÕ thÞ trêng hiÖn nay viÖc cung cÊp vËt liÖu cßn cÇn ®¶m b¶o gi¸
c¶ hîp lý t¹o ®iÒu kiÖn cho doanh nghiÖp lµm ¨n cã hiÖu qu¶. Bªn c¹nh ®ã,
c«ng cô dông cô tham gia vµo nhiÒu chu kú s¶n xuÊt kinh doanh mµ vÉn gi÷
nguyªn ®îc h×nh th¸i vËt chÊt ban ®Çu, gi¸ trÞ th× dÞch chuyÓn mét lÇn hoÆc dÞch
3
chuyÓn dÇn vµo chi phÝ s¶n xuÊt kinh doanh trong kú. Song do gi¸ trÞ nhá, thêi
gian sö dông ng¾n nªn cã thÓ ®îc mua s¾m, dù tr÷ b»ng nguån vèn lu ®éng cña
doanh nghiÖp nh ®èi víi nguyªn vËt liÖu.
Nguyªn vËt liÖu, c«ng cô dông cô cã vÞ trÝ hÕt søc quan träng ®èi víi ho¹t
®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña c¸c doanh nghiÖp, nÕu thiÕu nguyªn vËt liÖu c«ng cô dông cô th× kh«ng thÓ tiÕn hµnh ®îc c¸c ho¹t ®éng s¶n xuÊt vËt chÊt
nãi chung vµ qóa tr×nh thi c«ng x©y l¾p nãi riªng.
Trong qóa tr×nh thi c«ng x©y dùng c«ng tr×nh, th«ng qua c«ng t¸c kÕ to¸n
nguyªn vËt liÖu c«ng cô, dông cô tõ ®ã cã thÓ ®¸nh gi¸ nh÷ng kho¶n chi phÝ cha
hîp lý, l·ng phÝ hay tiÕt kiÖm. Bëi vËy cÇn tËp trung qu¶n lý chÆt chÏ vËt liÖu,
c«ng cô dông cô ë tÊt c¶ c¸c kh©u: thu mua, b¶o qu¶n, dù tr÷ vµ sö dông vËt
liÖu, c«ng cô dông cô nh»m h¹ thÊp chi phÝ s¶n xuÊt s¶n phÈm trong chõng mùc
nhÊt ®Þnh, gi¶m møc tiªu hao vËt liÖu, c«ng cô dông cô trong s¶n xuÊt cßn lµ c¬
së ®Ó t¨ng thªm s¶n phÈm cho x· héi. Cã thÓ nãi r»ng vËt liÖu c«ng cô dông cô
gi÷ vÞ trÝ quan träng kh«ng thÓ thiÕu ®îc trong qu¸ tr×nh thi c«ng x©y l¾p.
1.1.2. §Æc ®iÓm, yªu cÇu qu¶n lý nguyªn vËt liÖu, c«ng cô dông cô
trong doanh nghiÖp x©y l¾p.
X©y dùng c¬ b¶n lµ mét ngµnh s¶n xuÊt vËt chÊt mang tÝnh chÊt c«ng
nghiÖp, s¶n phÈm cña ngµnh x©y dùng lµ nh÷ng c«ng tr×nh, h¹ng môc c«ng
tr×nh cã quy m« lín, kÕt cÊu phøc t¹p vµ thêng cè ®Þnh ë n¬i s¶n xuÊt (thi c«ng)
cßn c¸c ®iÒu kiÖn kh¸c ®Òu ph¶i di chuyÓn theo ®Þa ®iÓm x©y dùng. Tõ ®Æc
®iÓm riªng cña ngµnh x©y dùng lµm cho c«ng t¸c qu¶n lý, sö dông vËt liÖu,
c«ng cô dông cô phøc t¹p v× chÞu ¶nh hëng lín cña m«i trêng bªn ngoµi nªn cÇn
x©y dùng ®Þnh møc cho phï hîp víi ®iÒu kiÖn thi c«ng thùc tÕ. Qu¶n lý vËt liÖu,
c«ng cô dông cô lµ yÕu tè kh¸ch quan cña mäi nÒn s¶n xuÊt x· héi. Tuy nhiªn
do tr×nh ®é s¶n xuÊt kh¸c nhau nªn ph¹m vi møc ®é vµ ph¬ng ph¸p qu¶n lý
còng kh¸c nhau.
HiÖn nay nÒn s¶n xuÊt ngµy cµng më réng vµ ph¸t triÓn trªn c¬ së tho¶
m·n kh«ng ngõng nhu cÇu vËt chÊt vµ v¨n hãa cña mäi tÇng líp trong x· héi.
ViÖc sö dông vËt liÖu c«ng cô dông cô mét c¸ch hîp lý, cã kÕ ho¹ch ngµy cµng
®îc coi träng. C«ng t¸c qu¶n lý vËt liÖu c«ng cô dông cô lµ nhiÖm vô cña tÊt c¶
mäi ngêi nh»m t¨ng hiÖu qu¶ kinh tÕ cao mµ hao phÝ l¹i thÊp nhÊt. C«ng viÖc
h¹ch to¸n vËt liÖu, c«ng cô dông cô ¶nh hëng vµ quyÕt ®Þnh ®Õn viÖc h¹ch to¸n
4
gi¸ thµnh, cho nªn ®Ó ®¶m b¶o tÝnh chÝnh x¸c cña viÖc h¹ch to¸n gi¸ thµnh th×
tríc hÕt còng ph¶i h¹ch to¸n vËt liÖu, c«ng cô dông cô chÝnh x¸c.
§Ó lµm tèt c«ng t¸c h¹ch to¸n vËt liÖu, c«ng cô dông cô trªn ®ßi hái chóng
ta ph¶i qu¶n lý chÆt chÏ ë mäi kh©u tõ thu mua, b¶o qu¶n tíi kh©u dù tr÷ vµ sö
dông. Trong kh©u thu mua vËt liÖu, c«ng cô dông cô ph¶i ®îc qu¶n lý vÒ khèi lîng, quy c¸ch, chñng lo¹i, gi¸ mua vµ chi phÝ thu mua, thùc hiÖn kÕ ho¹ch mua
theo ®óng tiÕn ®é, thêi gian phï hîp víi kÕ ho¹ch s¶n xuÊt kinh doanh cña
doanh nghiÖp. Bé phËn kÕ to¸n - tµi chÝnh cÇn cã quyÕt ®Þnh ®óng ®¾n ngay tõ
®Çu trong viÖc lùa chän nguån vËt t, ®Þa ®iÓm giao hµng, thêi h¹n cung cÊp, ph¬ng tiÖn vËn chuyÓn vµ nhÊt lµ vÒ gi¸ mua, cíc phÝ vËn chuyÓn, bèc dì… cÇn
ph¶i dù to¸n nh÷ng biÕn ®éng vÒ cung cÇu vµ gi¸ c¶ vËt t trªn thÞ trêng ®Ó ®Ò ra
biÖn ph¸p thÝch øng. §ång thêi th«ng qua thanh to¸n kÕ to¸n vËt liÖu cÇn kiÓm
tra l¹i gi¸ mua vËt liÖu, c«ng cô dông cô, c¸c chi phÝ vËn chuyÓn vµ t×nh h×nh
thùc hiÖn hîp ®ång cña ngêi b¸n vËt t, ngêi vËn chuyÓn. ViÖc tæ chøc tæ kho
tµng, bÕn b·i thùc hiÖn ®óng chÕ ®é b¶o qu¶n ®èi víi tõng lo¹i vËt liÖu, c«ng cô
dông cô tr¸nh h háng, mÊt m¸t, hao hôt, ®¶m b¶o an toµn còng lµ mét trong c¸c
yªu cÇu qu¶n lý vËt liÖu, c«ng cô dông cô. Trong kh©u dù tr÷ ®ßi hái doanh
nghiÖp ph¶i x¸c ®Þnh ®îc møc dù tr÷ tèi ®a, tèi thiÓu ®Ó ®¶m b¶o cho qu¸ tr×nh
thi c«ng x©y l¾p ®îc b×nh thêng, kh«ng bÞ ngõng trÖ, gi¸n ®o¹n do viÖc cung
øng vËt t kh«ng kÞp thêi hoÆc g©y ø ®éng vèn do dù tr÷ qu¸ nhiÒu.
Sö dông hîp lý, tiÕt kiÖm trªn c¬ së ®Þnh møc tiªu hao vµ dù to¸n chi phÝ
cã ý nghÜa quan träng trong viÖc h¹ thÊp chi phÝ s¶n xuÊt vµ gi¸ thµnh s¶n phÈm
nh»m t¨ng lîi nhuËn, t¨ng tÝch luü cho doanh nghiÖp . Do vËy trong kh©u sö
dông cÇn ph¶i tæ chøc tèt viÖc ghi chÐp, ph¶n ¸nh t×nh h×nh xuÊt vËt liÖu, c«ng
cô dông cô ®óng trong s¶n xuÊt kinh doanh. §Þnh kú tiÕn hµnh viÖc ph©n tÝch
t×nh h×nh sö dông vËt liÖu, c«ng cô dông cô còng lµ nh÷ng kho¶n chi phÝ vËt
liÖu cho qu¸ tr×nh s¶n xuÊt s¶n phÈm nh»m t×m ra nguyªn nh©n dÉn ®Õn t¨ng
hoÆc gi¶m chi phÝ vËt liÖu cho mét ®¬n vÞ s¶n phÈm, khuyÕn khÝch viÖc ph¸t
huy s¸ng kiÕn c¶i tiÕn, sö dông tiÕt kiÖm vËt liÖu, c«ng cô dông cô, tËn dông
phÕ liÖu…
Tãm l¹i, qu¶n lý vËt liÖu, c«ng cô dông cô tõ kh©u thu mua, b¶o qu¶n, dù
tr÷, sö dông vËt liÖu lµ mét trong nh÷ng néi dung quan träng cña c«ng t¸c qu¶n
lý doanh nghiÖp lu«n ®îc c¸c nhµ qu¶n lý quan t©m.
5
1.1.3. NhiÖm vô kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu, c«ng cô dông cô ë c¸c doanh
nghiÖp x©y l¾p:
KÕ to¸n lµ c«ng cô phôc vô viÖc qu¶n lý kinh tÕ v× thÕ ®Ó ®¸p øng mét
c¸ch khoa häc, hîp lý xuÊt ph¸t tõ ®Æc ®iÓm cña vËt liÖu, c«ng cô dông cô, tõ
yªu cÇu qu¶n lý vËt liÖu, c«ng cô dông cô, tõ chøc n¨ng cña kÕ to¸n vËt liÖu,
c«ng cô dông cô trong c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt cÇn thùc hiÖn c¸c nhiÖm vô
sau:
+ Tæ chøc ghi chÐp, ph¶n ¸nh tæng hîp sè liÖu vÒ t×nh h×nh thu mua, vËn
chuyÓn, b¶o qu¶n, t×nh h×nh nhËp, xuÊt vµ tån kho vËt liÖu. TÝnh gi¸ thµnh thùc
tÕ vËt liÖu ®· thu mua vµ nhËp kho, kiÓm tra t×nh h×nh thùc hiÖn kÕ ho¹ch thu
mua vËt liÖu t vÒ c¸c mÆt: sè lîng, chñng lo¹i, gi¸ c¶, thêi h¹n nh»m ®¶m b¶o
cung cÊp kÞp thêi, ®Çy ®ñ, ®óng chñng lo¹i cho qu¸ tr×nh thi c«ng x©y l¾p.
+ ¸p dông ®óng ®¾n c¸c ph¬ng ph¸p vÒ kü thuËt h¹ch to¸n vËt liÖu, híng
dÉn, kiÓm tra c¸c bé phËn, ®¬n vÞ trong doanh nghiÖp thùc hiÖn ®Çy ®ñ chÕ ®é
h¹ch to¸n ban ®Çu vÒ vËt liÖu (lËp chøng tõ, lu©n chuyÓn chøng tõ) më chÕ ®é
®óng ph¬ng ph¸p quy ®Þnh nh»m ®¶m b¶o sö dông thèng nhÊt trong c«ng t¸c kÕ
to¸n, t¹o ®iÒu kiÖn thuËn lîi cho c«ng t¸c l·nh ®¹o, chØ ®¹o c«ng t¸c kÕ to¸n
trong ph¹m vi ngµnh kinh tÕ vµ toµn bé nÒn kinh tÕ quèc d©n.
+ KiÓm tra viÖc chÊp hµnh chÕ ®é b¶o qu¶n, dù tr÷ vµ sö dông vËt t ph¸t
hiÖn ng¨n ngõa vµ ®Ò xuÊt nh÷ng biÖn ph¸p xö lý vËt t thõa, thiÕu, ø ®äng hoÆc
mÊt phÈm chÊt. TÝnh to¸n, x¸c ®Þnh chÝnh x¸c sè lîng vµ gi¸ trÞ vËt t thùc tÕ ®a
vµo sö dông vµ ®· tiªu hao trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh.
1.2. Ph©n lo¹i vµ ®¸nh gi¸ nguyªn vËt liÖu - c«ng cô dông cô:
1.2.1. Ph©n lo¹i nguyªn vËt liÖu - c«ng cô dông cô:
Trong c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt vËt liÖu - c«ng cô dông cô bao gåm rÊt
nhiÒu lo¹i kh¸c nhau, ®Æc biÖt lµ trong ngµnh x©y dùng c¬ b¶n víi néi dung
kinh tÕ vµ tÝnh n¨ng lý ho¸ häc kh¸c nhau. §Ó cã thÓ qu¶n lý chÆt chÏ vµ tæ
chøc h¹ch to¸n chi tiÕt tíi tõng lo¹i vËt liÖu, c«ng cô dông cô phôc vô cho kÕ
ho¹ch qu¶n trÞ … cÇn thiÕt ph¶i tiÕn hµnh ph©n lo¹i nguyªn vËt liÖu - c«ng cô
dông cô.
6
Tríc hÕt ®èi víi vËt liÖu, c¨n cø vµo néi dung kinh tÕ, vai trß cña chóng
trong qu¸ tr×nh thi c«ng x©y l¾p, c¨n cø vµo yªu cÇu qu¶n lý cña doanh nghiÖp
th× nguyªn vËt liÖu ®îc chia thµnh c¸c lo¹i sau:
+ Nguyªn vËt liÖu chÝnh: Lµ ®èi tîng lao ®éng chñ yÕu trong doanh nghiÖp
x©y l¾p, lµ c¬ së vËt chÊt cÊu thµnh lªn thùc thÓ chÝnh cña s¶n phÈm.
Trong ngµnh x©y dùng c¬ b¶n cßn ph¶i ph©n biÖt vËt liÖu x©y dùng, vËt kÕt
cÊu vµ thiÕt bÞ x©y dùng. C¸c lo¹i v©y liÖu nµy ®Òu lµ c¬ së vËt chÊt chñ yÕu
h×nh thµnh lªn s¶n phÈm cña ®¬n vÞ x©y dùng, c¸c h¹ng môc c«ng tr×nh x©y
dùng nhng chóng cã sù kh¸c nhau. VËt liÖu x©y dùng lµ s¶n phÈm cña ngµnh
c«ng nghiÖp chÕ biÕn ®îc sö dông trong ®¬n vÞ x©y dùng ®Ó t¹o lªn s¶n phÈm
nh h¹ng môc c«ng tr×nh, c«ng tr×nh x©y dùng nh g¹ch, ngãi, xi m¨ng, s¾t,
thÐp… VËt kÕt cÊu lµ nh÷ng bé phËn cña c«ng tr×nh x©y dùng mµ ®¬n vÞ x©y
dùng s¶n xuÊt hoÆc mua cña ®¬n vÞ kh¸c ®Ó l¾p vµo s¶n phÈm x©y dùng cña ®¬n
vÞ x©y dùng s¶n xuÊt hoÆc mua cña ®¬n vÞ kh¸c ®Ó l¾p vµo s¶n phÈm x©y dùng
cña ®¬n vÞ m×nh nh thiÕt bÞ vÖ sinh, th«ng giã, truyÒn h¬i Êm, hÖ thèng thu l«i…
+ VËt liÖu phô: Lµ nh÷ng lo¹i vËt liÖu tham gia vµo qu¸ tr×nh s¶n xuÊt,
kh«ng cÊu thµnh thùc thÓ chÝnh cña s¶n phÈm. VËt liÖu phô chØ t¸c dông phô
trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt, chÕ t¹o s¶n phÈm: Lµm t¨ng chÊt lîng vËt liÖu chÝnh vµ
s¶n phÈm, phôc vô cho c«ng t¸c qu¶n lý, phôc vô thi c«ng, cho nhu cÇu c«ng
nghÖ kü thuËt bao gãi s¶n phÈm. Trong ngµnh x©y dùng c¬ b¶n gåm: s¬n, dÇu,
mì… phôc vô cho qu¸ tr×nh s¶n xuÊt.
+ Nhiªn liÖu: VÒ thùc thÓ lµ mét lo¹i vËt liÖu phô, nhng cã t¸c dông cung
cÊp nhiÖt lîng trong qóa tr×nh thi c«ng, kinh doanh t¹o ®iÒu kiÖn cho qóa tr×nh
chÕ t¹o s¶n phÈm cã thÓ diÔn ra b×nh thêng. Nhiªn liÖu cã thÓ tån t¹i ë thÓ láng,
khÝ, r¾n nh: x¨ng, dÇu, than cñi, h¬i ®èt dïng ®Ó phôc vô cho c«ng nghÖ s¶n
xuÊt s¶n phÈm, cho c¸c ph¬ng tiÖn m¸y mãc, thiÕt bÞ ho¹t ®éng.
+ Phô tïng thay thÕ: Lµ nh÷ng lo¹i vËt t, s¶n phÈm dïng ®Ó thay thÕ, söa
ch÷a m¸y mãc thiÕt bÞ, ph¬ng tiÖn vËn t¶i, c«ng cô dông cô s¶n xuÊt…
+ ThiÕt bÞ x©y dùng c¬ b¶n: Bao gåm c¶ thiÕt bÞ cÇn l¾p, kh«ng cÇn l¾p,
c«ng cô, khÝ cô vµ vËt kÕt cÊu dïng ®Ó l¾p ®Æt vµo c¸c c«ng tr×nh x©y dùng c¬
b¶n.
7
+ PhÕ liÖu: Lµ c¸c lo¹i vËt liÖu lo¹i ra trong qu¸ tr×nh thi c«ng x©y l¾p nh
gç, s¾t, thÐp vôn hoÆc phÕ liÖu thu håi trong qu¸ tr×nh thanh lý tµi s¶n cè ®Þnh.
Tuú thuéc vµo yªu qu¶n lý vµ c«ng ty kÕ to¸n chi tiÕt cña tõng doanh nghiÖp mµ
trong tõng lo¹i vËt liÖu nªu trªn l¹i ®îc chia thµnh tõng nhãm, tõng thø mét
c¸ch chi tiÕt h¬n b»ng c¸ch lËp sæ danh ®iÓm vËt liÖu. Trong ®ã mçi lo¹i,
nhãm, thø vËt liÖu ®îc sö dông mét ký hiÖu riªng b»ng hÖ thèng c¸c ch÷ sè thËp
ph©n ®Ó thay thÕ tªn gäi, nh·n hiÖu, quy c¸ch cña vËt liÖu. Ký hiÖu ®ã ®îc gäi
lµ sæ danh ®iÓm vËt liÖu vµ ®îc sö dông thèng nhÊt trong ph¹m vi doanh nghiÖp.
- §èi víi c«ng cô dông cô trong c¸c doanh nghiÖp bao gåm c¸c lo¹i dông
cô g¸ l¾p chuyªn dïng cho s¶n xuÊt, dông cô ®å nghÒ, dông cô qu¶n lý, b¶o hé
lao ®éng, l¸n tr¹i t¹m thêi - ®Ó phôc vô c«ng t¸c kÕ to¸n toµn bé c«ng cô dông
cô ®îc chia thµnh:
- C«ng cô dông cô
- Bao b× lu©n chuyÓn
- §å dïng cho thuª
T¬ng tù nh ®èi víi vËt liÖu trong tõng lo¹i c«ng cô dông cô còng cÇn ph¶i
chia thµnh tõng nhãm, thø chi tiÕt h¬n tuú theo yªu cÇu, tr×nh ®é qu¶n lý vµ
c«ng t¸c kÕ to¸n cña doanh nghiÖp. ViÖc ph©n lo¹i vËt liÖu, c«ng cô dông cô nh
trªn gióp cho kÕ to¸n tæ chøc c¸c tµi kho¶n cÊp 1, cÊp 2, ph¶n ¸nh t×nh h×nh
hiÖn cã vµ sù biÕn ®éng cña c¸c lo¹i vËt liÖu, c«ng cô dông cô ®ã trong qu¸
tr×nh thi c«ng x©y l¾p cña doanh nghiÖp. Tõ ®ã cã biÖn ph¸p thÝch hîp trong
viÖc tæ chøc qu¶n lý vµ sö dông cã hiÖu qu¶ c¸c lo¹i vËt, c«ng cô dông cô.
1.2.2. §¸nh gi¸ qu¸ tr×nh thi c«ng x©y l¾p:
Do ®Æc ®iÓm cña vËt liÖu, c«ng cô dông cô cã nhiÒu thø, thêng xuyªn biÕn
®éng trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh vµ yÒu cÇu cña c«ng t¸c kÕ to¸n vËt
liÖu, c«ng cô dông cô ph¶i ph¶n ¸nh kÞp thêi hµng ngµy t×nh h×nh biÕn ®éng vµ
hiÖn cã cña vËt liÖu, c«ng cô dông cô nªn trong c«ng t¸c kÕ to¸n cÇn thiÕt ph¶i
®¸nh gi¸ vËt liÖu, c«ng cô dông cô
1.2.2.1. Gi¸ thùc tÕ nguyªnvËt liÖu, c«ng cô dông cô nhËp kho.
Tuú theo nguån nhËp mµ gi¸ thùc tÕ cña vËt liÖu, c«ng cô dông cô ®îc x¸c
®Þnh nh sau:
8
+ §èi víi vËt liÖu, c«ng cô dông cô mua ngoµi th× gi¸ thùc tÕ nhËp kho:
= + +
-
+ §èi víi vËt liÖu, c«ng cô dông cô do doanh nghiÖp tù gia c«ng chª biÕn:
= +
+ §èi víi c«ng cô dông cô thuª ngoµi gia c«ng chÕ biÕn:
= +
+
+ §èi víi trêng hîp ®¬n vÞ kh¸c gãp vèn liªn doanh b»ng vËt liÖu, c«ng cô
dông cô th× gi¸ thùc tÕ vËt liÖu c«ng cô dông cô nhËn vèn gãp liªn doanh lµ gi¸
do héi ®ång liªn doanh ®¸nh gi¸ vµ c«ng nhËn.
+ §èi víi phÕ liÖu, phÕ phÈm thu håi ®îc ®¸nh gi¸ theo gi¸ íc tÝnh.
1.2.2.2. Gi¸ thùc tÕ nguyªnvËt liÖu, c«ng cô dông cô xuÊt kho.
VËt liÖu, c«ng cô dông cô ®îc thu mua vµ nhËp kho thêng xuyªn tõ nhiÒu
nguån kh¸c nhau, do ®ã gi¸ thùc tÕ cña tõng lÇn, ®ît nhËp kho kh«ng hoµn toµn
gièng nhau. Khi xuÊt kho kÕ to¸n ph¶i tÝnh to¸n x¸c ®Þnh ®îc gi¸ thùc tÕ xuÊt
kho cho tõng nhu cÇu, ®èi tîng sö dông kh¸c nhau. Theo ph¬ng ph¸p tÝnh gi¸
thùc tÕ xuÊt kho ®· ®¨ng ký ¸p dông vµ ph¶i ®¶m b¶o tÝnh nhÊt qu¸n trong niªn
®é kÕ to¸n. §Ó tÝnh gi¸ trÞ thùc tÕ cña vËt liÖu, c«ng cô dông cô xuÊt kho cã thÓ
¸p dông mét trong c¸c ph¬ng phap sau:
+ Ph¬ng ph¸p tÝnh theo ®¬n gi¸ thùc tÕ b×nh qu©n tån ®Çu kú: Theo ph¬ng
ph¸p nµy gi¸ thùc tÕ vËt liÖu, c«ng cô dông cô xuÊt kho ®îc tÝnh trªn c¬ së sè
liÖu vËt liÖu, c«ng cô dông cô xuÊt dïng vµ ®¬n gi¸ b×nh qu©n vËt liÖu, c«ng cô
dông cô tån ®Çu kú.
Gi¸ thùc tÕ xuÊt kho = Sè lîng xuÊt kho x
=
+ Ph¬ng ph¸p tÝnh theo ®¬n gi¸ b×nh qu©n tån ®Çu kú vµ nhËp trong kú: vÒ
c¬ b¶n ph¬ng ph¸p nµy gièng ph¬ng ph¸p trªn nhng ®¬n gi¸ vËt liÖu ®îc tÝnh
b×nh qu©n cho c¶ sè tån ®Çu kú nhËp trong kú.
Gi¸ thùc tÕ xuÊt kho = Sè lîng xuÊt kho x §¬n gi¸ b×nh qu©n
§¬n gi¸ b×nh qu©n =
9
+ Ph¬ng ph¸p tÝnh theo gi¸ thùc tÕ ®Ých danh: Ph¬ng ph¸p nµy thêng ®îc
¸p dông ®èi víi c¸c lo¹i vËt liÖu, c«ng cô dông cô cã gi¸ trÞ cao, c¸c lo¹i vËt t
®Æc chñng. Gi¸ thùc tÕ vËt liÖu, c«ng cô dông cô xuÊt kho ®îc c¨n cø vµo ®¬n
gi¸ thùc tÕ cña vËt liÖu, c«ng cô dông cô nhËp kho theo tõng l«, tõng lÇn nhËp
vµ sè lîng xuÊt kho theo tõng lÇn.
+ Ph¬ng ph¸p tÝnh theo gi¸ thùc tÕ nhËp tríc - xuÊt tríc: Theo ph¬ng ph¸p
nµy ph¶i x¸c ®Þnh ®îc ®¬n gi¸ nhËp kho thùc tÕ cña tõng lÇn nhËp. Sau ®ã c¨n
cø vµo sè lîng xuÊt kho tÝnh gi¸ thùc tÕ xuÊt kho theo nguyªn t¾c vµ tÝnh theo
gi¸ thùc tÕ nhËp tríc ®èi víi lîng xuÊt kho thuéc lÇn nhËp tríc. Sè cßn l¹i (tæng
sè xuÊt kho - sè xuÊt thuéc lÇn nhËp tríc) ®îc tÝnh theo ®¬n gi¸ thùc tÕ c¸c lÇn
nhËp sau. Nh vËy gi¸ thùc tÕ cña vËt liÖu, c«ng cô dông cô tån cuèi kú chÝnh lµ
gi¸ thùc tÕ cña vËt liÖu nhËp kho thuéc c¸c lÇn mua vµo sau cïng.
+ Ph¬ng ph¸p tÝnh theo gi¸ thùc tÕ nhËp sau - xuÊt tríc: Ta còng ph¶i x¸c
®Þnh ®¬n gi¸ thùc tÕ cña tõng lÇn nhËp nhng khi xuÊt sÏ c¨n cø vµo sè lîng xuÊt
vµ ®¬n gi¸ thùc tÕ nhËp kho lÇn cuèi. Sau ®ã míi lÇn lît ®Õn c¸c lÇn nhËp tríc
®Ó tÝnh gi¸ thùc tÕ xuÊt kho. Nh vËy gi¸ thùc tÕ cña vËt liÖu, c«ng cô dông cô
tån kho cuèi kú l¹i lµ gi¸ thùc tÕ vËt liÖu, c«ng cô dông cô tÝnh theo ®¬n gi¸ cña
c¸c lÇn nhËp ®Çu kú.
1.2.3. §¸nh gi¸ nguyªn vËt liÖu, c«ng cô dông cô theo gi¸ h¹ch to¸n.
§èi víi c¸c doanh nghiÖp cã quy m« lín, khèi lîng, chñng lo¹i vËt liÖu,
c«ng cô dông cô nhiÒu, t×nh h×nh xuÊt diÔn ra thêng xuyªn. ViÖc x¸c ®Þnh gi¸
thùc tÕ cña vËt liÖu, c«ng cô dông cô hµng ngµy rÊt khã kh¨n vµ ngay c¶ trong
trêng hîp cã thÓ x¸c ®Þnh ®îc hµng ngµy ®èi víi tõng lÇn nhËp, ®ît nhËp nhng
qu¸ tèn kÐm nhiÒu chi phÝ kh«ng hiÖu qu¶ cho c«ng t¸c kÕ to¸n, cã thÓ sö dông
gi¸ h¹ch to¸n ®Ó h¹ch to¸n t×nh h×nh nhËp, xuÊt hµng ngµy. Gi¸ h¹ch to¸n lµ lo¹i
gi¸ æn ®Þnh ®îc sö dông thèng nhÊt trong doanh nghiÖp, trong thêi gian dµi cã
thÓ lµ gi¸ kÕ ho¹ch cña vËt liÖu, c«ng cô dông cô. Nh vËy hµng ngµy sö dông
gi¸ h¹ch to¸n ®Ó ghi sæ chi tiÕt gi¸ vËt liÖu, c«ng cô dông cô xuÊt. Cuèi kú ph¶i
®iÒu chØnh gi¸ h¹ch to¸n theo gi¸ thùc tÕ ®Ó cã sè liÖu ghi vµo c¸c tµi kho¶n, sæ
kÕ to¸n tæng hîp vµ b¸o c¸o kÕ to¸n. ViÖc ®iÒu chØnh gi¸ h¹ch to¸n theo gi¸
thùc tÕ tiÕn hµnh nh sau:
10
Tríc hÕt x©y dùng hÖ sè gi÷a gi¸ thùc tÕ vµ gi¸ h¹ch to¸n cña vËt liÖu,
c«ng cô dông cô (H)
H=
Sau ®ã tÝnh gi¸ thùc tÕ xuÊt kho, c¨n cø vµo gi¸ h¹ch to¸n xuÊt kho vµ hÖ
sè gi¸:
Gi¸ thùc tÕ vËt liÖu, c«ng cô dông cô xuÊt kho = gi¸ h¹ch to¸n xuÊt kho x
hÖ sè gi¸.
Tuú thuéc vµo ®Æc ®iÓm, yªu cÇu vÒ tr×nh ®é qu¶n lý cña doanh nghiÖp mµ
trong c¸c ph¬ng ph¸p tÝnh gi¸ vËt liÖu, c«ng cô dông cô xuÊt kho ®¬n gi¸ thùc
tÕ hoÆc hÖ sè gi¸ (trong trêng hîp sö dông gi¸ h¹ch to¸n) cã thÓ tÝnh riªng cho
tõng thø, nhãm hoÆc c¶ lo¹i vËt liÖu, c«ng cô dông cô.
Tõng c¸ch ®¸nh gi¸ vµ ph¬ng ph¸p tÝnh gi¸ thùc tÕ xuÊt kho ®èi víi vËt
liÖu c«ng cô dông cô cã néi dung, u nhîc ®iÓm vµ nh÷ng ®iÒu kiÖn ¸p dông phï
hîp nhÊt ®Þnh, do vËy doanh nghiÖp ph¶i c¨n cø vµo ®Æc ®iÓm s¶n xuÊt kinh
doanh, kh¶ n¨ng, tr×nh ®é nghiÖp vô cña c¸n bé kÕ to¸n.
1.3. KÕ to¸n chi tiÕt nguyªn vËt liÖu, c«ng cô dông cô:
VËt liÖu, c«ng cô dông cô lµ mét trong nh÷ng ®èi tîng kÕ to¸n, c¸c lo¹i tµi
s¶n cÇn ph¶i tæ chøc h¹ch to¸n chi tiÕt kh«ng chØ vÒ mÆt gi¸ trÞ mµ c¶ hiÖn vËt,
kh«ng chØ theo tõng kho mµ ph¶i chi tiÕt theo tõng lo¹i, nhãm, thø … vµ ph¶i ® îc tiÕn hµnh ®ång thêi ë c¶ kho vµ phßng kÕ to¸n trªn cïng c¬ së c¸c chøng tõ
nhËp, xuÊt kho. C¸c doanh nghiÖp ph¶i tæ chøc hÖ thèng chøng tõ, më c¸c sæ kÕ
to¸n chi tiÕt vÒ lùa chän, vËn dông ph¬ng ph¸p kÕ to¸n chi tiÕt vËt liÖu, c«ng cô,
dông cô cho phï hîp nh»m t¨ng cêng c«ng t¸c qu¶n lý tµi s¶n nãi chung, c«ng
t¸c qu¶n lý vËt liÖu, c«ng cô, dông cô nãi riªng.
11
1.3.1 Chøng tõ sö dông:
Theo chÕ ®é chøng tõ kÕ to¸n quy ®Þnh ban hµnh theo QuyÕt ®Þnh 1141/
TC/Q§/C§ kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu - c«ng cô dông cô ngµy 1/11/1995 cña Bé
trëng Bé tµi chÝnh, c¸c chøng tõ kÕ to¸n vÒ vËt liÖu, c«ng cô dông cô bao gåm:
- PhiÕu nhËp kho (01 - VT)
- PhiÕu xuÊt kho (02 - VT)
- PhiÕu xuÊt kho kiªm vËn chuyÓn néi bé (03 - VT)
- Biªn b¶n kiÓm kª vËt t, s¶n phÈm, hµng ho¸ (08 - VT)
- Ho¸ ®¬n kiªm phiÕu xuÊt kho (02 - BH)
- Ho¸ ®¬n cíc phÝ vËn chuyÓn (03 - BH)
Ngoµi c¸c chøng tõ b¾t buéc sö dông thÊp nhÊt theo Quy ®Þnh cña Nhµ níc
c¸c doanh nghiÖp cã thÓ sö dông thªm c¸c chøng tõ kÕ to¸n híng dÉn nh: PhiÕu
xuÊt vËt t theo h¹n møc (04 - VT), Biªn b¶n kiÓm nghiÖm vËt t (05 - VT) phiÕu
b¸o vËt t cßn l¹i cuèi kú (07 - VT)… Tuú thuéc vµo ®Æc ®iÓm t×nh h×nh cô thÓ
cña tõng doanh nghiÖp thuéc c¸c lÜnh vùc ho¹t ®éng thµnh phÇn kinh tÕ, t×nh
h×nh së h÷u kh¸c nhau.
§èi víi c¸c chøng tõ thèng nhÊt b¾t buéc ph¶i lËp kÞp thêi, ®Çy ®ñ theo
®óng quy ®Þnh vÒ mÉu biÓu, néi dung ph¬ng ph¸p lËp. Ngêi lËp chøng tõ ph¶i
chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ tÝnh hîp lý, hîp ph¸p cña c¸c chøng tõ vÒ c¸c nghiÖp vô
kinh tÕ tµi chÝnh ph¸t sinh.
Mäi chøng tõ kÕ to¸n vÒ vËt liÖu, c«ng cô dông cô ph¶i ®îc tæ chøc lu©n
chuyÓn theo tr×nh tù vµ thêi gian hîp lý, do ®ã kÕ to¸n trëng quy ®Þnh phôc vô
cho viÖc ph¶n ¸nh, ghi chÐp vµ tæng hîp sè liÖu kÞp thêi cña c¸c bé phËn, c¸
nh©n cã liªn quan.
1.3.2. C¸c ph¬ng ph¸p kÕ to¸n chi tiÕt nguyªn vËt liÖu, c«ng cô dông
cô:
Trong doanh nghiÖp s¶n xuÊt, viÖc qu¶n lý vËt liÖu, c«ng cô dông cô do
nhiÒu bé phËn tham gia. Song viÖc qu¶n lý t×nh h×nh nhËp, xuÊt, tån kho vËt
liÖu, c«ng cô, dông cô hµng ngµy ®îc thùc hiÖn chñ yÕu ë bé phËn kho vµ
phßng kÕ to¸n doanh nghiÖp. Trªn c¬ së c¸c chøng tõ kÕ to¸n vÒ nhËp, xuÊt vËt
liÖu thñ kho vµ kÕ to¸n vËt liÖu ph¶i tiÕn hµnh h¹ch to¸n kÞp thêi, t×nh h×nh
12
nhËp, xuÊt, tån kho vËt liÖu, c«ng cô, dông cô hµng ngµy theo tõng lo¹i vËt liÖu.
Sù liªn hÖ vµ phèi hîp víi nhau trong viÖc ghi chÐp vµ thÎ kho, còng nh viÖc
kiÓm tra ®èi chiÕu sè liÖu gi÷a kho vµ phßng kÕ to¸n ®· h×nh thµnh nªn ph¬ng
ph¸p h¹ch to¸n chi tiÕt vËt liÖu, c«ng cô dông cô gi÷a kho vµ phßng kÕ to¸n.
HiÖn nay trong c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt, viÖc h¹ch to¸n vËt liÖu gi÷a kho
vµ phßng kÕ to¸n cã thÓ thùc hiÖn theo c¸c ph¬ng ph¸p sau:
- Ph¬ng ph¸p thÎ song song
- Ph¬ng ph¸p sæ ®èi chiÕu lu chuyÓn
- Ph¬ng ph¸p sæ sè d
Mäi ph¬ng ph¸p ®Òu cã nh÷ng nhîc ®iÓm riªng. Trong viÖc h¹ch to¸n chi
tiÕt vËt liÖu gi÷a kho vµ phßng kÕ to¸n cÇn cã sù nghiªn cøu, lùa chän ph¬ng
ph¸p thÝch hîp víi ®iÒu kiÖn cô thÓ cña doanh nghiÖp. Vµ nh vËy cÇn thiÕt ph¶i
n¾m v÷ng néi dung, u nhîc ®iÓm vµ ®iÒu kiÖn ¸p dông cña mçi ph¬ng ph¸p ®ã.
1.3.2.1. Ph¬ng ph¸p thÎ song song
- ë kho: ViÖc ghi chÐp t×nh h×nh nhËp, xuÊt, tån khho hµng ngµy do thñ
kho tiÕn hµnh trªn thÎ kho vµ chØ ghi theo sè lîng.
Khi nhËn c¸c chøng tõ nhËp, xuÊt vËt liÖu, c«ng cô dông cô, thñ kho ph¶i
triÓm tra tÝnh hîp lý, hîp ph¸p cña chøng tõ råi tiÕn hµnh ghi chÐp sè thùc nhËp,
thùc xuÊt vµo chøng tõ thÎ kho. Cuèi ngµy tÝnh ra sè tån kho ghi vµo thÎ kho.
§Þnh kú thñ kho göi (hoÆc kÕ to¸n xuèng kho nhËn) c¸c chøng tõ xuÊt, nhËp ®·
®îc ph©n lo¹i theo tõn thø vËn liÖu, c«ng cô dông cô cho phßng kÕ to¸n.
- ë phßng kÕ to¸n: KÕ to¸n sö dông sæ (thÎ) kÕ to¸n chi tiÕt vËt liÖu, c«ng
cô dông cô ®Ó ghi chÐp t×nh h×nh xuÊt, nhËp, tån kho theo chØ tiªu hiÖn vËt vµ
gi¸ trÞ. VÒ c¬ b¶n, sæ (thÎ) kÕ to¸n chi tiÕt vËt liÖu, c«ng cô dông cô cã kÕt cÊu
gièng nh thÎ kho nhng cã thªm c¸c cét ®Ó ghi chÐp theo chØ tiªu gi¸ trÞ. Cuèi
th¸ng kÕ to¸n céng sæ chi tiÕt vËt liÖu, c«ng cô dông cô vµ kiÓm tra ®èi chiÕu
víi thÎ kho. Ngoµi ra ®Ó cã sè liÖu ®èi chiÕu, triÓm tra víi kÕ to¸n tæng hîp sè
liÖu kÕ to¸n chi tiÕt tõ c¸c sæ chi tiÕt vµo b¶ng. Tæng hîp nhËp, xuÊt, tån kho vËt
liÖu, c«ng cô dông cô theo tõng nhãm, lo¹i vËt liÖu, c«ng cô dông cô. Cã thÓ
kh¸i qu¸t, néi dung, tr×nh tù kÕ to¸n chi tiÕt vËt liÖu, c«ng cô dông cô theo ph¬ng ph¸p thÎ song song theo s¬ ®å sau:
13
KÕ to¸n chi tiÕt NVL, CCDC theo
ph¬ng ph¸p thÎ song song
(1)
(1)
ThÎ kho
Chøng tõ
nhËp
Chøng tõ
xuÊt
(3)
Sæ kÕ to¸n
chi tiÕt
(2)
(2)
(4)
B¶ng kª tæng
hîp N - X - T
Ghi chó:
: Ghi hµng th¸ng
: Ghi cuèi th¸ng
: §èi chiÕu kiÓm tra
§¬n vÞ..........
Tªn kho......
TC/Q§
MÉu sè : 06 - VT
Ban hµnh theo Q§ 1141 –
Ngµy 1/11/1995 cña Bé tµi chÝnh
THÎ KHO
Ngµy lËp thÎ: ..................
Tê sè: .................
Tªn, nh·n hiÖu , quy c¸ch vËt t...............
§¬n vÞ tÝnh:........................
M· sè: ..............................
Chøng tõ
STT NT
A
B
DiÔn gi¶i
Ngµy nhËp,
xuÊt
C
D
Sè lîng
NhËp XuÊt Tån
1
2
3
Ký x¸c
nhËn cña
kÕ to¸n
4
Víi t c¸ch kiÓm tra, ®èi chiÕu nh trªn, ph¬ng ph¸p thÎ song song cã u
®iÓm: ghi chÐp ®¬n gi¶n, dÔ kiÓm tra ®èi chiÕu, ph¸t hiÖn sai sãt trong viÖc ghi
chÐp, qu¶n lý chÆt chÏ t×nh h×nh biÕn ®éng vÒ sè hiÖn cã cña tõng lo¹i vËt liÖu
14
theo sè liÖu vµ gi¸ trÞ cña chóng. Tuy nhiªn theo ph¬ng ph¸p thÎ song song cã
nhîc ®iÓm lín lµ viÖc ghi chÐp gi÷a thñ kho vµ phßng kÕ to¸n cÇn trïng lÆp vÒ
chØ tiªu sè lîng, khèi lîng c«ng viÖc ghi chÐp qu¸ lín nÕu chñng lo¹i vËt t nhiÒu
vµ t×nh h×nh nhËp, xuÊt diÔn ra thêng xuyªn hµng ngµy. H¬n n÷a viÖc kiÓm tra
®èi chiÕu chñ yÕu tiÕn hµnh vµo cuèi th¸ng, do vËy h¹n chÕ chøc n¨ng cña kÕ
to¸n.
1.3.2.2. Ph¬ng ph¸p sæ ®èi chiÕu lu©n chuyÓn:
- ë kho: ViÖc ghi chÐp ë kho cña thñ kho còng ®îc thùc hiÖn trªn thÎ kho
gièng nh ph¬ng ph¸p thÎ song song.
- ë phßng kÕ to¸n: KÕ to¸n më sæ ®èi chieuÐ lu©n chuyÓn ®Ó ghi chÐp t×nh
h×nh nhËp, xuÊt, tån kho cña tõng thø vËt liÖu, c«ng cô dông cô ë tõng kho dïng
c¶ n¨m nhng mçi th¸ng chØ ghi mét lÇn vµo cuèi th¸ng. §Ó cã sè liÖu ghi vµo sæ
®èi chiÕu lu©n chuyÓn, kÕ to¸n ph¶i lËp b¶ng kª nhËp, b¶ng kª xuÊt trªn c¬ së
c¸c chøng tõ nhËp, xuÊt ®Þnh kú thñ kho göi lªn. Sæ ®èi chiÕu lu©n chuyÓn còng
®îc theo dâi vµ vÒ chØ tiªu gi¸ trÞ.
Cuèi th¸ng tiÕn hµnh kiÓm tra ®èi chiÕu sè liÖu gi÷a sæ ®èi chiÕu lu©n
chuyÓn víi thÎ kho vµ sè liÖu kÕ to¸n tæng hîp.
Néi dung vµ tr×nh tù kÕ to¸n chi tiÕt NVL, CCDC
theo s¬ ®å sau:
(1)
Chøng tõ
nhËp
ThÎ kho
(4)
(2)
Chøng tõ
xuÊt
(2)
B¶ng kª
nhËp
Ghi chó:
(1)
Sæ ®èi chiÕu
lu©n chuyÓn
B¶ng kª
xuÊt
: Ghi hµng th¸ng
: Ghi cuèi th¸ng
: §èi chiÕu kiÓm tra
Ph¬ng ph¸p sæ ®èi chiÕu lu©n chuyÓn cã u ®iÓm lµ gi¶m ®îc khèi lîng ghi
chÐp cña kÕ to¸n do chØ ghi mét kú vµo cuèi th¸ng, nhng cã nhîc ®iÓm lµ viÖc
ghi sæ vÉn cßn trïng lÆp (ë phßng kÕ to¸n vÉn theo dâi c¶ chØ tiªu hiÖn vËt vµ
15
gi¸ trÞ) c«ng viÖc kÕ to¸n dån vµo cuèi th¸ng, viÖc kiÓm tra ®èi chiÕu gi÷a kho
vµ phßng kÕ to¸n chi tiÕn hµnh ®îc vµo cuèi th¸ng do trong th¸ng kÕ to¸n
kh«ng ghi sæ. T¸c dông cña kÕ to¸n trong c«ng t¸c qu¶n lý bÞ h¹n chÕ. Víi
nh÷ng doanh nghiÖp, u nhîc ®iÓm nªu trªn ph¬ng ph¸p sæ ®èi chiÕu lu©n
chuyÓn ®îc ¸p dông thÝch hîp trong c¸c doanh nghiÖp cã khèi lîng nghiÖp vô
nhËp, xuÊt kh«ng nhiÒu, kh«ng bè trÝ riªng nh©n viªn kÕ to¸n vËt liÖu, do vËy
kh«ng cã ®iÒu kiÖn ghi chÐp, theo dâi t×nh h×nh kÕ to¸n nhËp, xuÊt hµng ngµy.
1.3.2.3. Ph¬ng ph¸p sæ sè d:
Néi dung ph¬ng ph¸p sæ sè d h¹ch to¸n chi tiÕt vËt liÖu gi÷a kho vµ phßng
kiÕt kÕ nh sau:
- ë kho: Thñ kho còng lµ thÎ kho ®Ó ghi chÐp t×nh h×nh nhËp, xuÊt, tån
kho, nhng cuèi th¸ng ph¶i ghi sæ tån kho ®· t¸ch trªn thÎ kho sang sæ sè d vµo
cét sè lîng.
- ë phßng kÕ to¸n: KÕ to¸n më sæ sè d theo tõng kho chung cho c¶ n¨m ®Ó
ghi chÐp t×nh h×nh nhËp, xuÊt. Tõ c¸c b¶ng kª nhËp, b¶ng kª xuÊt kÕ to¸n lËp
b¶ng luü kÕ nhËp, luü kÕ xuÊt råi tõ c¸c b¶ng luü kÕ lËp b¶ng tæng hîp nhËp,
xuÊt, tån kho theo tõng nhãm, lo¹i vËt liÖu, c«ng cô dông cô theo chØ tiªu gi¸
trÞ.
Cuèi th¸ng khi nhËn sæ sè d do thñ kho göi lªn, kÕ to¸n c¨n cø vµo sè tån
cuèi th¸ng do thñ kho tÝnh ghi ë sæ sè d vµ ®¬n gi¸ h¹ch to¸n tÝnh ra gi¸ trÞ tån
kho ®Ó ghi vµo cét sè tiÒn tån kho trªn sæ sè d vµ b¶ng kÕ tæng hîp nhËp, xuÊt
tån (cét sè tiÒn) vµ sè liÖu kÕ to¸n tæng hîp. Néi dung, tr×nh tù kÕ to¸n chi tiÕt
vËt liÖu, c«ng cô dông cô theo ph¬ng ph¸p sæ sè d ®îc kh¸i qu¸t theo s¬ ®å sau:
16
KÕ to¸n chi tiÕt NVL, CCDC theo ph¬ng ph¸p sæ sè d
ThÎ kho
Chøng tõ
nhËp
(4)
(2)
Chøng tõ
xuÊt
(2)
B¶ng kª
nhËp
Sæ sè d
B¶ng kª luü
kÕ nhËp
B¶ng kª
xuÊt
B¶ng kª luü
kÕ xuÊt
B¶ng kª tæng
hîp N - X - T
Ghi chó:
: Ghi hµng th¸ng
: Ghi cuèi th¸ng
: §èi chiÕu kiÓm tra
¦u ®iÓm: Tr¸nh ®îc sù ghi chÐp trïng lÆp gi÷a kho vµ phßng kÕ to¸n,
gi¶m bít ®îc khèi lîng c«ng viÖc ghi sæ kÕ to¸n do chØ tiªu ghi sæ theo chØ tiªu
gi¸ trÞ vµ theo nhãm, lo¹i vËt liÖu. C«ng viÖc kÕ to¸n tiÕn hµnh ®Òu trong th¸ng,
t¹o ®iÒu kiÖn cung cÊp kÞp thêi tµi liÖu kÕ to¸n phôc vô c«ng t¸c l·nh ®¹o vµ
qu¶n lý ë doanh nghiÖp, thùc hiÖn kiÓm tra, gi¸m s¸t thêng xuyªn cña kÕ to¸n
®èi víi viÖc nhËp, xuÊt vËt liÖu hµng ngµy.
Vµ ph¬ng ph¸p nµy còng cã nhîc ®iÓm: Do kÕ to¸n chØ ghi sæ theo chØ tiªu
gi¸ trÞ, theo nhãm, lo¹i vËt liÖu nªn qua sè liÖu kÕ to¸n kh«ng thÓ kh«ng nhËn
biÕt ®îc sè hiÖn cã vµ t×nh h×nh t¨ng gi¶m vËt liÖu mµ ph¶i xem sè liÖu trªn thÎ
kho. Ngoµi ra khi ®èi chiÕu, kiÓm tra sè liÖu ë sæ sè d vµ b¶ng tæng hîp nhËp,
xuÊt, tån kho nÕu kh«ng khíp ®óng th× viÖc kiÓm tra ®Ó ph¸t hiÖn sù nhÇm lÉn,
sai sãt trong viÖc ghi sè sÏ cã nhiÒu khã kh¨n, phøc t¹p vµ tèn nhiÒu c«ng søc.
17
Ph¬ng ph¸p sæ sè d ®îc ¸p dông thÝch hîp trong c¸c doanh nghiÖp cã khèi lîng
c¸c nghiÖp vô kinh tÕ (chøng tõ nhËp, xuÊt) vÒ nhËp, xuÊt vËt liÖu diÔn ra thêng
xuyªn, nhiÒu chñng lo¹i vËt liÖu vµ ®· x©y dùng ®îc hÖ thèng danh ®iÓm vËt
liÖu, dïng gi¸ h¹ch to¸n ®Ó h¹ch to¸n hµng ngµy t×nh h×nh nhËp, xuÊt, tån kho,
yªu cÇu vµ tr×nh ®é qu¶n lý, tr×nh ®é c¸n bé kÕ to¸n cña doanh nghiÖp t ¬ng ®èi
cao.
1.4. KÕ to¸n tæng hîp nguyªn vËt liÖu, c«ng cô dông cô:
VËt liÖu lµ tµi s¶n lao ®éng, thuéc nhãm hµng tån kho cña doanh nghiÖp,
cho nªn viÖc më c¸c tµi kho¶n tæng hîp ghi chÐp sæ kÕ to¸n vµ x¸c ®Þnh gi¸ trÞ
hµng tån kho, gi¸ trÞ ph¬ng ph¸p kª khai thêng xuyªn hay ph¬ng ph¸p kiÓm kª
®Þnh kú.
- Ph¬ng ph¸p kª khai thêng xuyªn hµng tån kho lµ ph¬ng ph¸p ghi chÐp,
ph¶n ¸nh thêng xuyªn liªn tôc t×nh h×nh nhËp, xuÊt, tån kho c¸c lo¹i vËt liÖu,
c«ng cô dông, thµnh phÈm, hµng ho¸… trªn c¸c tµi kho¶n vµ sæ kÕ to¸n tæng
hîp khi cã c¸c chøng tõ nhËp, xuÊt hµng tån kho. Nh vËy x¸c ®Þnh gi¸ trÞ thùc
tÕ vËt liÖu xuÊt dïng ®îc c¨n cø vµo c¸c chøng tõ xuÊt kho sau khi ®· ®îc tËp
hîp, ph©n lo¹i theo c¸c ®èi tîng sö dông ®Ó ghi vµo tµi kho¶n vµ sæ kÕ to¸n.
Ngoµi ra gi¸ trÞ vËt liÖu, c«ng cô dông cô tån kho trªn tµi kho¶n, sæ kÕ to¸n x¸c
®Þnh ë bÊt kú thêi ®iÓm nµo trong kú kiÓm tra. Ph¬ng ph¸p kª khai thêng xuyªn
hµng tån kho ®îc ¸p dông trong phÇn lín c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt vµ c¸c
doanh nghiÖp th¬ng m¹i, kinh doanh nh÷ng mÆt hµng cã gi¸ trÞ lín nh m¸y
mãc, thiÕt bÞ, « t«…
- Ph¬ng ph¸p kiÓm kª ®Þnh kú hµng tån kho lµ ph¬ng ph¸p kh«ng theo dâi
thêng xuyªn liªn tôc t×nh h×nh nhËp, xuÊt hµng tån kho trªn c¸c tµi kho¶n hµng
tån kho, mµ chØ theo dâi ph¶n ¸nh gi¸ trÞ hµng tån kho ®Çu kú vµ cuèi kú c¨n cø
vµo sè liÖu kiÓm kª ®Þnh kú hµng tån kho. ViÖc x¸c ®Þnh gi¸ trÞ vËt liÖu, c«ng cô
dông công xuÊt dïng trªn tµi kho¶n kÕ to¸n tæng hîp kh«ng c¨n cø vµo chøng
tõ xuÊt kho mµ l¹i c¨n cø vµo gi¸ trÞ vËt liÖu tån kho ®Þnh kú, mua (nhËp) trong
kú vµ kÕt qu¶ kiÓm kª cuèi kú ®Ó tÝnh. ChÝnh v× vËy, trªn tµi kho¶n tæng hîp
kh«ng thÓ hiÖn râ gi¸ trÞ vËt liÖu xuÊt dïng cho tõng ®èi tîng, c¸c nhu cÇu s¶n
xuÊt kh¸c nhau: S¶n xuÊt hay phôc vô qu¶n lý s¶n xuÊt cho nhu cÇu b¸n hµng
hay qu¶n lý doanh nghiÖp … H¬n n÷a trªn tµi kho¶n tæng hîp còng kh«ng thÓ
18
biÕt ®îc sè mÊt m¸t, h háng, tham «…(nÕu cã), ph¬ng ph¸p kiÓm kª ®Þnh kú ®îc quy ®Þnh ¸p dông trong c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt cã quy m« nhá.
*. KÕ to¸n tæng hîp NVL, CCDC theo ph¬ng ph¸p kª khai thêng
xuyªn
1.4.1. KÕ to¸n tæng hîp c¸c trêng hîp t¨ng NVL, CCDC:
1.4.1.1. Tµi kho¶n kÕ to¸n sö dông.
Sù biÕn ®éng cña vËt liÖu trong doanh nghiÖp s¶n xuÊt sau khi ph¶n ¸nh
trªn chøng tõ kÕ to¸n sÏ ®îc ph¶n ¸nh trùc tiÕp ë c¸c tµi kho¶n cÊp 1, cÊp 2 vÒ
vËt liÖu. §©y lµ ph¬ng ph¸p kÕ to¸n ph©n lo¹i vËt liÖu ®Ó ph¶n ¸nh víi gi¸m ®èc
mét c¸ch thêng xuyªn, liªn tôc vµ cã hÖ thèng t×nh h×nh hiÖn cã vµ sù biÕn ®éng
cña vËt liÖu, ®Ó tiÕn hµnh h¹ch to¸n kÕ to¸n sö dông c¸c tµi kho¶n : tµi kho¶n
152 "NVL" tµi kho¶n nµy dïng ®Ó ph¶n ¸nh sè hiÖn cã vµ t×nh h×nh t¨ng gi¶m
c¸c lo¹i nguyªn vËt liÖu theo gi¸ thùc tÕ.
Tµi kho¶n 152 cã thÓ më thµnh tµi kho¶n cÊp 2 ®Ó kÕ to¸n chi tiÕt theo
tõng lo¹i nguyªn liÖu vËt liÖu phï hîp víi c¸ch ph©n lo¹i theo néi dung kinh tÕ
vµ yªu cÇu kÕ to¸n gi¸ trÞ cña doanh nghiÖp, bao gåm:
Tµi kho¶n 1521
Nguyªn vËt liÖu chÝnh
Tµi kho¶n 1522
Nguyªn vËt liÖu phô
Tµi kho¶n 1523
Nhiªn liÖu
Tµi kho¶n 1524
Phô tïng thay thÕ
Tµi kho¶n 1525
VËt liÖu vµ thiÕt bÞ x©y dùng c¬ b¶n
Tµi kho¶n 1528
V©t liÖu kh¸c
Trong tõng tµi kho¶n cÊp 2 l¹i cã thÓ chi tiÕt thµnh c¸c tµi kho¶n cÊp 3, cÊp
4… tíi tõng nhãm, thø … vËt liÖu tuú thuéc vµo yªu cÇu qu¶n lý tµi s¶n ë
doanh nghiÖp.
* Tµi kho¶n 153 "C«ng cô dông cô" tµi kho¶n 153 sö dông ®Ó ph¶n ¸nh
t×nh h×nh hiÖn cã vµ sù biÕn ®éng t¨ng gi¶m lo¹i c«ng cô dông cô theo gi¸ thùc
tÕ.
Tµi kho¶n 153 "C«ng cô dông cô" cã 3 tµi kho¶n cÊp 2
Tµi kho¶n 1531
C«ng cô dông cô
19
Tµi kho¶n 1532
Bao b× lu©n chuyÓn
Tµi kho¶n 1533
§å dïng cho thuª
* Tµi kho¶n 151 "Hµng mua ®ang ®i ®êng" tµi kho¶n nµy dïng ®Ó ph¶n
¸nh gi¸ trÞ c¸c lo¹i vËt t hµng ho¸ mµ doanh nghiÖp ®· mua, ®· chÊp nhËn thanh
to¸n víi ngêi b¸n, nhng cha vÒ nhËp kho doanh nghiÖp vµ t×nh h×nh hµng ®ang
®i ®êng ®· vÒ nhËp kho.
* Tµi kho¶n 331 "Ph¶i tr¶ ngêi b¸n" ®îc sö dông ®Ó ph¶n ¸nh quan hÖ
thanh to¸n gi÷a doanh nghiÖp víi nh÷ng ngêi b¸n, ngêi nhËn thÇu vÒ c¸c kho¶n
vËt t, hµng ho¸, lao vô, dÞch vô theo hîp ®ång kinh tÕ ®· ký kÕt.
Ngoµi c¸c tµi kho¶n trªn, kÕ to¸n tæng hîp t¨ng vËt liÖu, c«ng cô dông cô
sö dông nhiÒu tµi kho¶n liªn quan kh¸c nh: TK 111 (1), TK (112 (1), TK 141,
TK 128, TK 222, TK 411, TK 627, TK 641 vµ TK 642.
1.4.1.2. Ph¬ng ph¸p kÕ to¸n c¸c nghiÖp vô chñ yÕu:
VËt liÖu, c«ng cô dông cô trong c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt t¨ng do nhiÒu
nguån kh¸c nhau: T¨ng do mua ngoµi, do tù chÕ hoÆc thuª ngoµi gia c«ng, t¨ng
do nhËn vèn gãp cña c¸c ®¬n vÞ c¸ nh©n kh¸c… Trong mäi tr êng, doanh nghiÖp
ph¶i thùc hiÖn ®Çy ®ñ thñ tôc kiÓm nhËn nhËp kho lËp c¸c chøng tõ theo ®óng
quy ®Þnh. Trªn c¬ së c¸c chøng tõ nhËp, ho¸ ®¬n b¸n hµng vµ c¸c chøng tõ cã
liªn quan kh¸c, kÕ to¸n ph¶i ph¶n ¸nh kÞp thêi c¸c néi dung cÊu thµnh nªn gi¸
trÞ thùc tÕ cña vËt liÖu, c«ng cô dông cô nhËp kho vµo c¸c tµi kho¶n, sæ kÕ to¸n
tæng hîp, ®ång thêi ph¶n ¸nh t×nh h×nh thanh to¸n víi ngêi b¸n vµ c¸c ®èi tîng
kh¸c mét c¸ch kÞp thêi. Cuèi th¸ng tiÕn hµnh tæng hîp sè liÖu ®Ó kiÓm tra vµ
®èi chiÕu víi sè liÖu kÕ to¸n chi tiÕt.
Díi ®©y lµ c¸c ph¬ng ph¸p kÕ to¸n nghiÖp vô kinh tÕ chñ yÕu:
Ph¬ng ph¸p h¹ch to¸n c¸c nghiÖp vô t¨ng vËt liÖu trong c¸c
doanh nghiÖp tÝnh thuÕ GTGT theo ph¬ng ph¸p khÊu trõ.
Bót to¸n 1 : Trêng hîp hµng vµ ho¸ ®¬n cïng vÒ: c¨n cø vµo ho¸
®¬n mua hµng, biªn b¶n kiÓm nhËn vµ phiÕu nhËp kho ghi:
20
- Xem thêm -