Tài liệu Hoang hang r2019

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG KHẢO SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ TRÁCH NHIỆM CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG CỦA MỘT CƠ QUAN CỤ THỂ TRONG CÔNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần: Kỹ năng tổ chức và kiểm tra trong quản trị văn phòng Giảng viên giảng dạy: ThS. Lâm Thu Hằng Mã phách: Hà Nội – 2017 LỜI CẢM ƠN Bài tiểu luận của tôi lấy tài liệu tham khảo từ các nguồn khác nhau nên vẫn còn nhiều thiếu sót, hạn chế. Góp phần vào việc hướng dẫn là bài tiểu luận này, tôi xin cảm ơn giảng viên hướng dẫn học phần kỹ năng tổ chức và kiểm tra - ThS. Lâm Thu Hằng trong quá trình giảng dạy đã đưa ra nhiều kiến thức bổ ích để tôi áp dụng để có thể hoàn thiện bài tiểu luận. Tôi xin chân thành cảm ơn! LỜI CAM ĐOAN Trên đây là bài tiểu luận của cá nhân tôi. Tôi xin cam đoan đây hoàn toàn là kết quả nghiên cứu của riêng bản thân. Kết quả và số liệu có trong bài tiểu luận này đều là kết quả trung thực, chính xác và hoàn toàn khách quan.Tôi sẽ hoàn toàn chịu trách nhiệm với lời cam đoan của mình. DANH MỤC VIẾT TẮT Từ viết tắt Đọc là CCVC Công chức, viên chức LĐ-TB&XH Lao động - Thương binh và Xã hội UBND Ủy ban nhân dân MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài..............................................................................................1 2. Lịch sử nghiên cứu...........................................................................................2 3. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu...............................................2 3.1. Đối tượng nghiên cứu....................................................................................2 3.2. Phạm vị nghiên cứu.......................................................................................2 4. Mục địch và nhiệm vụ nghiên cứu..................................................................2 5. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu..........................3 5.1. Phương pháp nghiên cứu lý luận..................................................................3 5.2. Phương pháp nghiên cứu thực tiễn...............................................................3 6. Cấu trúc đề tài..................................................................................................3 Chương 1: KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG..............................4 CỦA SỞ LAO ĐỘNG - THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI TỈNH KON TUM.......4 1.1. Lịch sử hình thành........................................................................................4 1.2. Cơ câu tổ chức...............................................................................................4 1.3. Chức năng, nhiệm vụ....................................................................................5 1.3.1. Chức năng, nhiệm vụ của Sở Lao động - Thương binh và Xã hội...........5 1.3.2. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng Sở Lao động - Thương binh và Xã hội...........................................................................................................................5 1.3.2.1. Chức năng.................................................................................................5 1.3.2.2. Nhiệm vụ....................................................................................................6 Chương 2: TRÁCH NHIỆM CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG SỞ LAO ĐỌNG - THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI TRONG CÔNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ..................................................9 2.1. Trách nhiệm tổ chức thiết lập bộ phận văn thư - lưu trữ.........................9 2.2. Trách nhiệm tuyển chọn cán bộ văn thư, lưu trữ....................................10 2.3. Trách nhiệm tổ chức xây dựng các văn bản của cơ quan về văn thư - lưu trữ........................................................................................................................13 2.4. Trách nhiệm tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, đánh giá về văn thư, lưu trữ..........................................................................................................14 Chương 3: CÁC GIẢI PHÁP CHO LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ.....16 3.1. Nhận xét, đánh giá về công tác văn thư tại Sở Lao động - Thương binh và Xã hội tỉnh Kon Tum....................................................................................16 3.1.1. Ưu điểm......................................................................................................16 3.1.2. Nhược điểm...............................................................................................16 3.1.3. Nguyên nhân.............................................................................................17 3.1.3.1. Nguyên nhân khách quan........................................................................17 3.1.3.2. Nguyên nhân chủ quan............................................................................17 3.2. Giải pháp nâng cao công tác văn thư lưu trữ tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội tỉnh Kon Tum...........................................................................18 3.2.1. Nâng cao nhận thức của lãnh đạo...........................................................18 3.2.2. Nâng cao nhận thức, năng lực chuyên môn của CCVC làm việc tại Sở19 Lãnh đạo văn phòng tạo mọi điều kiện tối ưu nhất để các CCVC làm việc tại Sở phát huy bản thân, động viên các CCVC hiểu được tầm quan trọng của công tác văn thư lưu trữ để họ phát huy được:...................................................................19 3.2.3. Giải pháp về việc thực hiện hoàn thiện các nghiệp vụ của công tác văn thư........................................................................................................................20 3.2.4. Hoàn thiện hệ thống văn bản chỉ đạo và áp dụng các văn bản, tiêu chuẩn về công tác văn thư trong Sở Lao động - Thương binh và Xã hội tỉnh Kon Tum..............................................................................................................21 3.2.5. Ứng dụng khoa học công nghệ, tạo môt trường làm việc, xây dựng phòng làm việc hiện đại......................................................................................22 3.2.6. Kiểm tra, đánh giá quá trình thực hiện công tác văn thư trong Sở LĐTBXH..............................................................................................................22 3.2.7. Thiết lập các mối quan hệ trong Sở..........................................................23 3.2.8. Một số biện pháp khác..............................................................................23 KẾT LUẬN............................................................................................................24 TÀI LIỆU THAM KHẢO....................................................................................25 MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Từ thời phong kiến việc soạn thảo, lưu trữ, bảo quản văn bản, con dấu đã được trú trọng và hoàn thành tốt công việc lưu giữ qua việc có nhiều văn bản, tài liệu ghi chép lại các thời kỳ vẫn còn nguyên vẹn và đầy đủ đến nay. Ngày nay, văn bản đã và đang là phương tiện được các cơ quan Đảng, Nhà nước, các tổ chức chính trị xã hội… dùng để ghi chép và truyền đạt thông tin phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành các mặt công tác. Để có được một văn bản hoàn chỉnh cần phải trải qua nhiều khâu xử lý như soạn thảo, duyệt, ký văn bản, chuyển giao, tiếp nhận văn bản, vào sổ đăng ký, lập hồ sơ… Những công việc này được gọi chung là công tác văn thư và đã trở thành một thuật ngữ quen thuộc đối với tất cả cán bộ, công việc chức mọi cơ quan, tổ chức. Công tác văn thư - lưu trữ đang ngày càng trở nên quan trọng, việc tổ chức công tác văn thư - lưu trữ được các cấp lãnh đạo quan tâm đến để có thể là nền tảng cho những công việc cần được giải quyết về sau. Nó là một hoạt đông không thể thiếu trong các cơ quan, tổ chức dù là cơ quan tổ chức lớn hay nhỏ. Các cơ quan, đơn vị muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình phải sử dụng đến văn bản đặc biệt là các văn phòng hoặc phòng hành chính các cơ quan, đơn vị - nơi có chức năng tổng hợp phục vụ lãnh đạo, chỉ đạo thì công tác văn thư càng quan trọng, nó giữ vị trí trọng yếu trong công tác văn phòng. Công tác văn thư, lưu trữ góp phần nâng cao năng suất, chất lượng lao động, nâng cao hiệu quả của hoạt động quản lý; Giúp cơ quan, đơn vị giữ lại đầy đủ tài liệu có liên quan đến hoạt động của mình. Giữ lại đầy đủ chứng cứ để chứng minh cho công việc mà cơ quan, tổ chức, cá nhân giải quyết từ đó đáp ứng yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu của cơ quan, tổ chức, cá nhân tạo điều kiện cho công tác thanh tra, kiểm tra. Để có thể thực hiện tốt công tác này vai trò của các cấp lãnh đạo cơ quan đặt biệt là lãnh đạo văn phòng là rất quan trọng trong công tác tổ chức và quản lý công tác văn thư của cơ quan. 1 Vì vậy tôi chọn Sở Lao động - Thương binh và Xã hội để thực hiện đề tài “Khảo sát, đánh giá trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ” để làm đề tài để đi sâu vào khai thác và nghiên cứu. 2. Lịch sử nghiên cứu Công tác lãnh đạo trong văn thư, lưu trữ là một đề tài phổ biến, đã có nhiều cá nhân đi sâu nghiên cứu về vấn đề này. Trương đại học Nội vụ đã có một số sinh viên lấy đề tài làm các bài báo cáo, bài tiểu luận, và để nghiên cứu khoa học. Công tác văn thư là nền tảng để một số cá nhân lựa chọn để đánh giá và đưa ra giải pháp nâng cao. 3. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu 3.1. Đối tượng nghiên cứu Vai trò của lãnh đạo văn phòng trong công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ 3.2. Phạm vị nghiên cứu Nghiên cứu thực trang, đề giải pháp của lãnh đạo văn phòng trong công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ của Sở Lao động - Thương binh và Xã hội tỉnh Kon Tum 4. Mục địch và nhiệm vụ nghiên cứu Đề tài này khảo sát và đánh giá về vai trò của lãnh đạo văn phòng trong tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ trong Sở Lao động - Thương binh và Xã hội tỉnh Kon Tum. Tìm hiểu thực trạng của công tác văn thư, lưu trữ trong Sở và từ đó đưa ra các biện pháp có thể nâng cao việc quản lý và tooe chức của công tác văn thư, lưu trữ. Qua đó giúp mọi người nhận thức về công tác văn thư và giúp mọi người thực hiện có hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ. 2 5. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu Để thực hiện bài tiểu luận em sử dụng các phương pháp sau: 5.1. Phương pháp nghiên cứu lý luận Nghiên cứu sách vở, các bài nghiên cứu, bài khoa học của những người khác, tìm kiếm các thông tin trên mạng internet, các tài liệu liên quan đến bài tiều luận, bài giảng của giảng viên. 5.2. Phương pháp nghiên cứu thực tiễn Tìm hiệu thông tin thực tế của Sở Lao động - Thương binh và Xã hội về công tác văn thư thông qua việc đi kiến tập thực tế và các số liệu thực tế tìm kiếm từ trang thông tin của Sở Lao động - Thương binh và Xã hội tỉnh Kon Tum. 6. Cấu trúc đề tài Ngoài phần mở đầu và phần kết luận, nội dung luận văn gồm có 3 chương Chương 1. Khái quát về tổ chức và hoạt động của Sở Lao động - Thương binh và Xã hội tỉnh Kon Tum Chương 2. Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng Sở Lao động - Thương binh và Xã hội trong công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ Chương 3. Các giải pháp nâng cao trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ. 3 Chương 1 KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA SỞ LAO ĐỘNG - THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI TỈNH KON TUM 1.1. Lịch sử hình thành Sở Lao động - Thương binh và Xã hội tỉnh Kon Tum thành lập ngày 01/11/1991, tọa lạc tại số 292 Bà Triệu, Thành phố Kon Tum, tỉnh Kon Tum, tính đến nay Sở đã hoạt động được 25 năm. Theo Quyết định số 06/QĐ-UBND ngày 01/11/1991 của UBND tỉnh Kon Tum về việc thành lập các cơ quan chuyên môn trực thuộc UBND tỉnh gồm có 17 cơ quan chuyên môn trong đó có Sở Lao động - Thương binh và Xã hội. Sở Lao động – Thương binh và Xã hội là cơ quan chuyên môn giúp việc cho UBND tỉnh Kon Tum, hoạt động theo chế độ thủ trưởng. Ngày 05/11/2008 UBND tỉnh đã ban hành Quyết định số 53/2008/QĐ-UBND về việc ban hành Quy định về tổ chức và hoạt động của Sở Lao động - Thương binh và Xã hội tỉnh Kon Tum. Trong đó quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức bộ máy, biên chế, chế độ làm việc và mối quan hệ công tác của Sở. 1.2. Cơ câu tổ chức Cơ cấu tổ chức của Sở Lao động - Thương binh và Xã hội tỉnh Kon Tum gồm: 08 Phòng chuyên môn Văn Phòng Sở; Thanh tra Sở; Phòng Kế hoạch – Tài chính; Phòng Người có công; Phòng Bảo trợ xã hội (bao gồm cả phòng chống tệ nạn xã hội); Phòng Dạy nghề và Việc làm; Phòng Lao động – Tiền lương; Phòng Bảo vệ chăm sóc trẻ em. 04 Tổ chức sự nghiệp thuộc Sở: 4 Trung tâm Bảo trợ xã hội; Trung tâm Giới thiệu việc làm; Trung tâm Dạy nghề Kon Đào; Trung tâm Dạy nghề Măng Đen. 1.3. Chức năng, nhiệm vụ 1.3.1. Chức năng, nhiệm vụ của Sở Lao động - Thương binh và Xã hội Sở Lao động - Thương binh và Xã hội là cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, giúp UBND tỉnh thực hiện chức năng quản lý nhà nước về các lĩnh vực: việc làm; dạy nghề; lao động; tiền lương, tiền công; bảo hiểm xã hội (BHXH bắt buộc, BHXH tự nguyện; bảo hiểm thất nghiệm); an toàn lao động; người có công; bảo trợ xã hội; bảo vệ và chăm sóc trẻ em; bình đẳng giới; phòng, chống tệ nạn xã hội; về các dịch vụ công thuộc phạm vi quản lý của Sở và thực hiện một số nhiệm vụ, quyền hạn khác theo phân cấp, ủy quyền của UBND tỉnh theo quy định của pháp luật. Sở LĐ-TH&XH có tư cách pháp nhân, con dấu và tài khoản riêng, chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và hoạt động của UBND, đồng thời chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn, thanh tra, kiểm tra về chuyên môn, nghiệp vụ của Bộ LĐTB&XH. 1.3.2. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng Sở Lao động - Thương binh và Xã hội 1.3.2.1. Chức năng Theo Quyết định số 1707/QĐ-SLĐTBXH ngày 22/12/2014 của Sở LĐTB&XH về việc ban hành Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mối quan hệ công tác của Văn phòng Sở. Văn phòng Sở là phòng chuyên môn thuộc Sở LĐ-TB&XH, là tổ chức trong cơ cấu bộ máy của Sở, do Giám đốc Sở quyết định thành lập theo quyền hạn được UBND tỉnh phân cấp. Chức năng chính của Văn phòng là giúp việc điều hành, tham mưu tổng hợp và hậu cần, quản trị. Văn phòng Sở có chức năng tham mưu, 5 giúp lãnh đạo Sở chỉ đạo, điều hành các nhiệm vụ công tác: Tổ chức, cán bộ, bình đẳng giới; tổng hợp, thống kê, hành chính quản trị của cơ quan. 1.3.2.2. Nhiệm vụ Văn phòng Sở có nhiệm vụ tham mưu Lãnh đạo Sở về một số lĩnh vực công tác sau: Tuyển dụng, quy hoạch, bồi dưỡng, bổ nhiệm, điều động CCVC thuộc thẩm quyền quản lý của Sở; chế độ chính sách tiền lương, BHXH, bảo hiểm y tế, hưu trí, nâng lương, nâng ngạch, nghĩ phép, khen thưởng, kỷ luật; Thông kê báo cáo tình hình đội ngũ CCVC, quản lý hồ sơ CCVC và lao động hợp đồng của Sở và các đơn vị trực thuộc Sở; Phối hợp với các Phòng chuyên môn xây dựng đề án, phương án thành lập, giải thể, tổ chức lại các phòng chuyên môn, các đơn vị trực thuộc; quy định chức năng, nhiệm vụ cơ cấu tổ chức của các đơn vị trực thuộc Sở, các Ban chỉ đạo, Tổ giúp việc thuộc Sở theo quy định; Tổ chức thực hiện chính sách, chương trình, dự án, kế hoạch về bình đẳng giới; Hướng dẫn lồng ghép các chương trình về bình đẳng giới trong việc xây dựng và thực hiện kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội của địa phương; tổ chức thực hiện các biện pháp, mô hình thúc đẩy bình đẳng giới phù hợp với điều kiện kinh tế - xã hội của địa phương; Tham mưu Ban VSTBPN tỉnh xây dựng chương trình kế hoạch công tác, tổ chức triển khai thực hiện theo dõi, kiểm tra, tổng hợp, báo cáo hoạt động; đề xuất với Ban VSTBPN tỉnh các vấn đề về chính sách đối với phụ nữ; Hướng dẫn Ban VSTBPN các ngành, các cấp tổ chức, hoạt động và duy trì chế độ thông tin báo cáo; Tổng hợp, thống kê, thông tin, báo cáo chuyên đề. định kỳ và đột xuất về tình hình thực hiện nhiệm cụ được giao theo yêu cầu của UBND tỉnh, Bộ LĐTB&XH và các cơ quan, đơn vị có liên quan. Thực hiện quản lý cơ sở dữ liệu, số liệu thống kê về các lĩnh vực công tác của Ngành; 6 Chuẩn bị nội dung, chương trình phục vụ hội nghị sơ kết, tổng kết, hội nghị giao ban Sở; thông báo, truyền đạt, theo dõi và kiểm tra các phòng chuyên môn, đơn vị thuộc Sở thực hiện các nội dung kết luận của Lãnh đạo Sở trong cuộc họp giao ba; quản lý hồ sơ, tài liệu các cuộc họp của Sở; Chủ trì các phòng, đơn vị tham mưu tổ chức hội nghị, hội họp, nghi lễ của cơ quan; Giúp lãnh đạo Sở làm đầu mối tổ chức các chương trình phối hợp với các Sở, ngành, đoàn thể của tỉnh và UBND các huyện, thành phố; Thực hiện công tác quản trị mạng; công tác an ninh mạng nội bộ; gửi nhận văn bản của cơ quan qua thư điện tử công vụ; quản lý các phần mềm dữ liệu của sở; quản lý tài nguyên mạng; quản lý người dùng; Chủ trì phối hợp với các phòng chuyên môn quản lý, cung cấp thông tin cho trang thông tin điện tử của Sở và quản lý, khai thác ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác của cơ quan theo sự chỉ đạo của UBND tỉnh; Xây dựng chương trình, kế hoạch, theo dõi, kiểm tra, lập báo cáo về tình hình thực hiện công tác cải cách hành chính chung của Sở; tổ chức thực hiện việc tiếp nhận hồ sơ và trả kết quản theo “cơ chế một cửa” tại Sở; thực hiện việc niêm yết, công khai tại cơ quan, trên phương tiện thông tin và trang thông tin điện tử của Sở về các thủ tục hành chính theo quy định. Chủ trì tham mưu thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 tại Sở; Giúp Lãnh đạo Sở tổng hợp, theo dõi và đôn đốc việc thực hiện các quy chế làm việc, quy trình xử lý công việc, chương trình, kế hoạch hoạt động của Sở đã được ban hành, tiếp nhận nghiên cứu những đề nghị của CCVC của Sở vầ các đơn vị trực thuộc Sở để trình lãnh đạo Sở xem xét, giải quyết; Chủ trì tham mưu tổ chức đón, tiếp khách đến học tập, làm việc tại cơ quan; Xử lý văn bản đến cho các phòng chuyên môn để tham mưu giải quyết kịp thời; Xây dựng chương trình, lịch công tác của Lãnh đạo Sở; tham mưu đề xuất CCVC tham dự các cuộc họp, hội nghị… theo quy định; quản lý, điều động 7 phương tiện ô tô của Sở theo quy định tại Quyết định số 171/QĐ-SLĐTBXH, ngày 31/12/2008 Quy định quản lý, điều hành và sử dụng xe ô tô của Sở LĐ-TB&XH; Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, luân chuyển công văn, tài liệu đến và đi theo đúng thời gian, quy định của pháp luật về lưu trữ và bảo mật; quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan theo quy định; Thực hiện việc mua sắm, sử dụng vật tư, văn phòng phẩm, cơ sở vật chất, trang thiết bị, phương tiện phục vụ công tác chung của Sở, công tác của các phòng và Lãnh đạo Sở; tổ chức kiểm kê tài sản của Sở; quản lý hồ sơ, tài liệu liên quan đến tài sản được giao đảm bảo đầy đủ, an toàn và theo đúng quy định. Chủ trì tham mưu thực hiện công tác quân sự, dân quân tự vệ, phòng cháy chữa cháy, kiểm soát công tác bảo vệ bí mật nhà nước, phòng chống bão lụt, bảo vệ an ninh trật tự, vệ sinh môi trường của cơ quan; Phối hợp với Phòng Kế hoạch - Tài chính, Công đoàn cơ sở chăm lo đời sống vật chất, tinh thần cho CCVC, lao động hợp đồng trong cơ quan Sở theo chế độ, chính sách của nhà nước và theo quy định của Sở, xây dựng và thực hiện nếp sống văn minh, văn hóa ở cơ quan; Thường trực về công tác thi đua, khen thưởng và kỷ luật; tổ chức các phong trào thi đua, sơ kết, tổng kết, đề nghị khen thưởng các tập thể, cá nhân cơ thành tích theo quy định của pháp luật; Chủ trì tham mưu công tác của Ban VSTBPN của Sở; thực hiện quy chế dân chủ trong cơ quan; Bộ phận giúp việc Tổ công tác 04 của Sở; Phối hợp thực hiện Luật thực hành tiết kiệm, chống lãng phí; Luật phòng chống tham nhũng; Thực hiện các nhiệm vụ khác do Lãnh đạo Sở phân công. 8 Chương 2 TRÁCH NHIỆM CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG SỞ LAO ĐỘNG - THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI TRONG CÔNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ Có thể khẳng định công tác văn thư, lưu trữ có vai trò quan trọng đối với tất cả các lĩnh vực trong đời sống xã hội. Vì vậy, Đảng và Nhà nước ta luôn đánh giá cao ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác văn thư và lưu trữ. Vì thế nó là một phần không thể thiếu trong các cơ quan, tổ chức ở nước ta nói chung và ở Sở Lao động - Thương binh và Xã hội tỉnh Kon Tum nói riêng. 2.1. Trách nhiệm tổ chức thiết lập bộ phận văn thư - lưu trữ Bộ phận văn thư - lưu trữ là một bộ phận thuộc Văn phòng Sở LĐ-TB&XH giúp quản lý toàn bộ các vấn đề về văn thư, lưu trữ. Công tác văn thư bao gồm các công việc soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý, xử lý văn bản đến, văn bản đi, tài liệu khác được hình thành trong quá trình hoạt động của Sở, lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu. Công tác lưu trữ gồm các công việc về thu thập, tổ chức khoa học, thống kê, bảo quản, khai thác sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của Sở. Giám đốc Sở chịu trách nhiệm chung về hoạt động quản lý và hoạt động của công tác văn thư, lưu trữ tại Sở bao gồm việc thiết lập bộ phận văn thư, lưu trữ, tổ chức xây dựng, ban hành, chỉ đạo việc thực hiện các chế độ quy định về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật hiện hành và kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ đối với các đơn vị thuộc, tố cáo xử lý vi phạm về công tác lưu trữ. Chánh Văn phòng Sở là người trực tiếp tham mưu cho Giám đốc thiết lập bộ máy văn thư, lưu trữ, dựa trên những yêu cầu cần thiết để tổ chức các bộ phận trong văn phòng, điều kiện thực tế của Sở và các quy định của nhà nước để Chánh văn phòng tham mưu cho Giám đốc Sở. 9 Sau khi thiết lập bộ phận văn thư. lưu trữ Chánh văn phòng là người giúp Giám đốc Sở trực tiếp quản lý, kiểm tra và giám sát việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại Sở. Đồng thời cũng hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ cho các đơn vị trực thuộc Sở LĐ-TB&XH và phân công trách nhiệm từng vị trí để mỗi thành viên có trách nhiệm trong công việc. Giao quyền hạn cho cán bộ văn thư, lưu trữ, từ đó nâng cao vai trò trách nhiệm trong công tác quản lý công tác văn thư, lưu trữ. Trong công tác văn thư - lư trữ Chánh văn phòng có trách nhiệm tổ chức thự hiện các công việc như: Tham mưu cho lãnh đạo trong việc xây dựng các kế hoạch ngắn hạn, dài hạn, hàng năm về công tác văn thư - lưu trữ; Tổ chức các cuộc họp chuyên môn về công tác xây dựng và ban hành văn bản; quản lý văn bản đi - đến, lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan… 2.2. Trách nhiệm tuyển chọn cán bộ văn thư, lưu trữ Nguồn nhân lực có thể quyết định thành bại của một cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Do đó việc xây dựng dội ngũ nhân sự trong cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp vô cùng quan trọng. Tại Sở LĐ-TB&XH cũng vậy, một đội ngũ nhân lực giỏi, có kỹ năng và trình độ chuyên môn cần thiết phục vụ tốt cho việc hoạt động của Sở. Chánh văn phòng phải căn cứ vào các văn bản quy phạm pháp luật như: Luật Cán bộ Công chức năm 2008, Nghị định số 24/2010/NĐ-CP ngày 15/3/2010 của Chính phủ quy định về tuyển dụng, sử dụng và quản lý cán bộ công chức và dựa vào nhu cầu công việc để tuyển dụng nhân sự cho các vị trí như: Một là, nguồn để lãnh đạo (Các Phó Chánh văn phòng) cũng Chánh Văn phòng quản lý chung về công tác văn thư, lưu trữ Về yêu cầu: Tốt nghiệp từ Đại học trở lên, có chứng chỉ quản lý hành chính nhà nước ngạch chuyên viên trở lên, có trên 5 năm kinh nghiệm. Về năng lực công tác: Có khả năng tham mưu, tổ chức thực hiện các chủ trương, chính sách của Đảng và pháp luật của Nhà nước về lĩnh vực chuyên môn được giao;Có khả năng tổ chức, quản lý, điều hành các công việc thuộc chức năng, 10 nhiệm vụ của phòng; Hiểu biết sâu về nghiệp vụ quản lý lĩnh vực được giao; Và có sức khỏe tốt, đảm bảo làm việc lâu dài, chịu được áp lực công việc cao. Hai là, Chuyên viên Về yêu cầu: Tốt nghiệp từ Đại học trở lên về lĩnh vực Văn thư - Lưu trữ, Quản trị văn phòng; thông thạo tin học văn phòng và được đào tạo quản lý hành chính nhà nước tối thiệu ngạch chuyên viên. Về năng lực công tác: Khả năng hiểu sâu về nghiệp vụ quản lý được giao; Có khả năng tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao một cách chủ động sáng tạo và có trách nhiệm; và có khả năng nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ. Ba là, Nhân viên làm công tác văn thư Về yêu cầu: Tốt nghiệp các trường Cao đẳng, Trung cấp ngành văn thư - lưu trữ, quản trị văn phòng… Có trình độ kỹ thuật viên máy tính. Về năng lực công tác: Thực hiện công tác đăng ký, theo dõi toàn bộ công văn đi, đến theo đúng quy định về công tác văn thư lưu trữ; kiểm soát lần cuối cùng về thể thức, nội dung đảm bảo đúng pháp luật của các văn bản trước khi đóng dấu, đăng ký và phát hành theo quy định; Quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan theo đúng quy định; Tổ chức, thực hiện việc phân loại tài liệu và công tác lưu trữ các tài liệu theo đúng trình tự, thời gian theo quy định; Cung cấp các loại Văn phòng phẩm theo chế độ quy định cho các phòng và văn phòng phẩm dùng trong nội bộ Văn phòng Sở. Về nhiệm vụ công việc: Thực hiện quy trình văn bản đi, văn bản đến; Theo dõi, báo cáo cho lãnh đạo Văn phòng; Vào sổ công văn đi, đến; đóng dấu mức độ khẩn, mật (nếu có); Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu; Quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu đăng ký, quản lý văn bản; Bảo quản, sử dụng con dấu của cơ quan và các loại con dấu khác; Lập hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào lưu trữ Ngành đúng thời gian quy định; Áp dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư. 11 Bốn là, Nhân viên làm công tác lưu trữ Về yêu cầu: Tốt nghiệp Đại học, Cao đẳng chuyên ngành Văn thư - Lưu trữ, có kinh nghiệm trong việc chỉnh lý tài liệu. Về năng lực: Thực hiện việc chỉnh lý tài liệu lưu trữ của cơ quan, sắp xếp hồ sơ, bảo quản tài liệu lưu trữ của cơ quan… Về nhiệm vụ công việc: Hướng dẫn, phối hợp với CCVC các phòng chuyên môn, các đơn vị thuộc làm công tác lưu trữ lập hồ sơ, tài liệu để giao nộp vào lưu trữ hiện hành của cơ quan; Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ hiện hành; Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, sắp xếp hồ sơ, tài liệu; Phục vụ việc khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ; Lựa chọn hồ sơ , tài liệu thuộc diện nộp lưu để giao nộp vào lưu trữ lịch sử Tỉnh theo quy định và thực hiện các thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị; Lập danh sách các loại hồ sơ, tài liệu đã hết thời hạn bảo quản trình Giám đốc Sở xem xét, quyết định; Thực hiện chế độ báo cáo thống kê định kỳ, đột xuất về công tác văn thư, lưu trữ. Việc tuyển chọn cán bộ văn thư, lưu trữ của Sở được UBND tỉnh Kon Tum giao và do Giám đốc Sở quy định. Chánh văn phòng là người trực tiếp tham mưu cho Giám đốc Sở việc thiết lập một máy văn phòng trong đó có bộ phận văn thư lưu trữ, căn cứ vào điều kiện thực tế của Sở về công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ để hoạch định số lượng, vị trí cho đội ngũ nhân sự thực hiện chuyên môn nghiệp vụ của mình. Việc bố trí sắp xếp cản bộ, công chức, viên chức văn thư - lưu trữ của Sở LĐ-TB&XH nằm trong Văn phòng gồm có 3 chuyên viên, 1 nhân viên văn thư và chưa có nhân viên lưu trữ. 12 2.3. Trách nhiệm tổ chức xây dựng các văn bản của cơ quan về văn thư - lưu trữ Công tác văn thư, lưu trữ đang ngày càng trở nên quan trọng trong các hoạt động của cơ quan, tổ chức. Nắm được những điều đó các cơ quan, tổ chức đã dần chú trọng đến công tác này. Công tác văn thư, lưu trữ được các cơ quan, tổ chức tổ chức, thực hiện theo các Luật, Thông tư, Quy chế… như Luật Lưu trữ số 01 năm 2011; Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; Thông tư 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức;… Trên cơ sở các văn bản quy phạm pháp luật của nhà nước về công tác văn thư - lưu trữ mà các cơ quan, tổ chức tự soạn thảo và ban hành cho đơn vị mình một quy chế công tác văn thư riêng. Đối với những cơ quan, tổ chức có quy mô nhỏ ban hành ra nội quy về công tác văn thư - lưu trữ. Còn đối với những cơ quan, tổ chức có quy lớn thì có thể ban hành ra Quy chế công tác văn thư và Quy chế công tác lưu trữ hoặc Quy chế công tác văn thư - lưu trữ của cơ quan đó dùng để áp dụng cho việc tổ chức và quản lý công tác văn thư. Đối với Sở LĐ-TB&XH tỉnh Kon Tum đã ban hành Quy chế văn thư - lưu trữ riêng cho Sở ban hành kèm theo Quyết định 268/QĐ-SLĐ-TB&XH ngày 27/12/2013 của Sở LĐ-TB&XH về việc ban hành Quy chế công tác văn thư và lưu trữ của Sở Lao động - Thương binh và Xã hội. Chánh Văn phòng là người trực tiếp tham mưu giúp Giám đốc Sở xây dựng hệ thống Quy chế công tác văn thư - lưu trữ. Trưởng các phòng chuyên môn thuộc Sở có trách nhiệm triển khai và tổ chức thực hiện các quy định của Sở Lao động - Thương binh và Xã hội tỉnh Kon Tum về văn thư, lưu trữ. 13