Mô tả:
KHẢO SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ TRÁCH NHIỆM CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG
CỦA MỘT CƠ QUAN CỤ THỂ TRONG CÔNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ
CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ
BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN
Học phần: Kỹ năng tổ chức và kiểm tra trong quản trị văn phòng
Giảng viên giảng dạy: ThS. Lâm Thu Hằng
Mã phách:
Hà Nội – 2017
MỤC LỤC
MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài 1
2. Lịch sử nghiên cứu 2
3. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu 2
3.1. Đối tượng nghiên cứu 2
3.2. Phạm vị nghiên cứu 2
4. Mục địch và nhiệm vụ nghiên cứu 2
5. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu 3
5.1. Phương pháp nghiên cứu lý luận 3
5.2. Phương pháp nghiên cứu thực tiễn 3
6. Cấu trúc đề tài 3
Chương 1: KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG 4
CỦA SỞ LAO ĐỘNG - THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI TỈNH KON TUM 4
1.1. Lịch sử hình thành 4
1.2. Cơ câu tổ chức 4
1.3. Chức năng, nhiệm vụ 5
1.3.1. Chức năng, nhiệm vụ của Sở Lao động - Thương binh và Xã hội 5
1.3.2. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng Sở Lao động - Thương binh và Xã hội 5
1.3.2.1. Chức năng 5
1.3.2.2. Nhiệm vụ 6
Chương 2: TRÁCH NHIỆM CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG SỞ LAO ĐỌNG - THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI TRONG CÔNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ 9
2.1. Trách nhiệm tổ chức thiết lập bộ phận văn thư - lưu trữ 9
2.2. Trách nhiệm tuyển chọn cán bộ văn thư, lưu trữ 10
2.3. Trách nhiệm tổ chức xây dựng các văn bản của cơ quan về văn thư - lưu trữ 13
2.4. Trách nhiệm tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, đánh giá về văn thư, lưu trữ 14
Chương 3: CÁC GIẢI PHÁP CHO LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ 16
3.1. Nhận xét, đánh giá về công tác văn thư tại Sở Lao động - Thương binh và Xã hội tỉnh Kon Tum 16
3.1.1. Ưu điểm 16
3.1.2. Nhược điểm 16
3.1.3. Nguyên nhân 17
3.1.3.1. Nguyên nhân khách quan 17
3.1.3.2. Nguyên nhân chủ quan 17
3.2. Giải pháp nâng cao công tác văn thư lưu trữ tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội tỉnh Kon Tum 18
3.2.1. Nâng cao nhận thức của lãnh đạo 18
3.2.2. Nâng cao nhận thức, năng lực chuyên môn của CCVC làm việc tại Sở 19
Lãnh đạo văn phòng tạo mọi điều kiện tối ưu nhất để các CCVC làm việc tại Sở phát huy bản thân, động viên các CCVC hiểu được tầm quan trọng của công tác văn thư lưu trữ để họ phát huy được: 19
3.2.3. Giải pháp về việc thực hiện hoàn thiện các nghiệp vụ của công tác văn thư 20
3.2.4. Hoàn thiện hệ thống văn bản chỉ đạo và áp dụng các văn bản, tiêu chuẩn về công tác văn thư trong Sở Lao động - Thương binh và Xã hội tỉnh Kon Tum 21
3.2.5. Ứng dụng khoa học công nghệ, tạo môt trường làm việc, xây dựng phòng làm việc hiện đại 22
3.2.6. Kiểm tra, đánh giá quá trình thực hiện công tác văn thư trong Sở LĐTBXH 22
3.2.7. Thiết lập các mối quan hệ trong Sở 23
3.2.8. Một số biện pháp khác 23
KẾT LUẬN 24
TÀI LIỆU THAM KHẢO 25
MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Từ thời phong kiến việc soạn thảo, lưu trữ, bảo quản văn bản, con dấu đã được trú trọng và hoàn thành tốt công việc lưu giữ qua việc có nhiều văn bản, tài liệu ghi chép lại các thời kỳ vẫn còn nguyên vẹn và đầy đủ đến nay. Ngày nay, văn bản đã và đang là phương tiện được các cơ quan Đảng, Nhà nước, các tổ chức chính trị xã hội… dùng để ghi chép và truyền đạt thông tin phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành các mặt công tác. Để có được một văn bản hoàn chỉnh cần phải trải qua nhiều khâu xử lý như soạn thảo, duyệt, ký văn bản, chuyển giao, tiếp nhận văn bản, vào sổ đăng ký, lập hồ sơ… Những công việc này được gọi chung là công tác văn thư và đã trở thành một thuật ngữ quen thuộc đối với tất cả cán bộ, công việc chức mọi cơ quan, tổ chức.
Công tác văn thư - lưu trữ đang ngày càng trở nên quan trọng, việc tổ chức công tác văn thư - lưu trữ được các cấp lãnh đạo quan tâm đến để có thể là nền tảng cho những công việc cần được giải quyết về sau. Nó là một hoạt đông không thể thiếu trong các cơ quan, tổ chức dù là cơ quan tổ chức lớn hay nhỏ. Các cơ quan, đơn vị muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình phải sử dụng đến văn bản đặc biệt là các văn phòng hoặc phòng hành chính các cơ quan, đơn vị - nơi có chức năng tổng hợp phục vụ lãnh đạo, chỉ đạo thì công tác văn thư càng quan trọng, nó giữ vị trí trọng yếu trong công tác văn phòng.
Công tác văn thư, lưu trữ góp phần nâng cao năng suất, chất lượng lao động, nâng cao hiệu quả của hoạt động quản lý; Giúp cơ quan, đơn vị giữ lại đầy đủ tài liệu có liên quan đến hoạt động của mình. Giữ lại đầy đủ chứng cứ để chứng minh cho công việc mà cơ quan, tổ chức, cá nhân giải quyết từ đó đáp ứng yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu của cơ quan, tổ chức, cá nhân tạo điều kiện cho công tác thanh tra, kiểm tra.
Để có thể thực hiện tốt công tác này vai trò của các cấp lãnh đạo cơ quan đặt biệt là lãnh đạo văn phòng là rất quan trọng trong công tác tổ chức và quản lý công tác văn thư của cơ quan.
Vì vậy tôi chọn Sở Lao động - Thương binh và Xã hội để thực hiện đề tài “Khảo sát, đánh giá trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ” để làm đề tài để đi sâu vào khai thác và nghiên cứu.
2. Lịch sử nghiên cứu
Công tác lãnh đạo trong văn thư, lưu trữ là một đề tài phổ biến, đã có nhiều cá nhân đi sâu nghiên cứu về vấn đề này. Trương đại học Nội vụ đã có một số sinh viên lấy đề tài làm các bài báo cáo, bài tiểu luận, và để nghiên cứu khoa học. Công tác văn thư là nền tảng để một số cá nhân lựa chọn để đánh giá và đưa ra giải pháp nâng cao.
3. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu
3.1. Đối tượng nghiên cứu
Vai trò của lãnh đạo văn phòng trong công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ
3.2. Phạm vị nghiên cứu
Nghiên cứu thực trang, đề giải pháp của lãnh đạo văn phòng trong công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ của Sở Lao động - Thương binh và Xã hội tỉnh Kon Tum
4. Mục địch và nhiệm vụ nghiên cứu
Đề tài này khảo sát và đánh giá về vai trò của lãnh đạo văn phòng trong tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ trong Sở Lao động - Thương binh và Xã hội tỉnh Kon Tum. Tìm hiểu thực trạng của công tác văn thư, lưu trữ trong Sở và từ đó đưa ra các biện pháp có thể nâng cao việc quản lý và tooe chức của công tác văn thư, lưu trữ. Qua đó giúp mọi người nhận thức về công tác văn thư và giúp mọi người thực hiện có hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ.
5. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu
Để thực hiện bài tiểu luận em sử dụng các phương pháp sau:
5.1. Phương pháp nghiên cứu lý luận
Nghiên cứu sách vở, các bài nghiên cứu, bài khoa học của những người khác, tìm kiếm các thông tin trên mạng internet, các tài liệu liên quan đến bài tiều luận, bài giảng của giảng viên.
5.2. Phương pháp nghiên cứu thực tiễn
Tìm hiệu thông tin thực tế của Sở Lao động - Thương binh và Xã hội về công tác văn thư thông qua việc đi kiến tập thực tế và các số liệu thực tế tìm kiếm từ trang thông tin của Sở Lao động - Thương binh và Xã hội tỉnh Kon Tum.
6. Cấu trúc đề tài
Ngoài phần mở đầu và phần kết luận, nội dung luận văn gồm có 3 chương
Chương 1. Khái quát về tổ chức và hoạt động của Sở Lao động - Thương binh và Xã hội tỉnh Kon Tum
Chương 2. Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng Sở Lao động - Thương binh và Xã hội trong công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ
Chương 3. Các giải pháp nâng cao trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ.
Chương 1
KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG
CỦA SỞ LAO ĐỘNG - THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI TỈNH KON TUM
1.1. Lịch sử hình thành
Sở Lao động - Thương binh và Xã hội tỉnh Kon Tum thành lập ngày 01/11/1991, tọa lạc tại số 292 Bà Triệu, Thành phố Kon Tum, tỉnh Kon Tum, tính đến nay Sở đã hoạt động được 25 năm.
Theo Quyết định số 06/QĐ-UBND ngày 01/11/1991 của UBND tỉnh Kon Tum về việc thành lập các cơ quan chuyên môn trực thuộc UBND tỉnh gồm có 17 cơ quan chuyên môn trong đó có Sở Lao động - Thương binh và Xã hội. Sở Lao động – Thương binh và Xã hội là cơ quan chuyên môn giúp việc cho UBND tỉnh Kon Tum, hoạt động theo chế độ thủ trưởng. Ngày 05/11/2008 UBND tỉnh đã ban hành Quyết định số 53/2008/QĐ-UBND về việc ban hành Quy định về tổ chức và hoạt động của Sở Lao động - Thương binh và Xã hội tỉnh Kon Tum. Trong đó quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức bộ máy, biên chế, chế độ làm việc và mối quan hệ công tác của Sở.
1.2. Cơ câu tổ chức
Cơ cấu tổ chức của Sở Lao động - Thương binh và Xã hội tỉnh Kon Tum gồm:
08 Phòng chuyên môn
Văn Phòng Sở;
Thanh tra Sở;
Phòng Kế hoạch – Tài chính;
Phòng Người có công;
Phòng Bảo trợ xã hội (bao gồm cả phòng chống tệ nạn xã hội);
Phòng Dạy nghề và Việc làm;
Phòng Lao động – Tiền lương;
Phòng Bảo vệ chăm sóc trẻ em.
04 Tổ chức sự nghiệp thuộc Sở:
Trung tâm Bảo trợ xã hội;
Trung tâm Giới thiệu việc làm;
Trung tâm Dạy nghề Kon Đào;
Trung tâm Dạy nghề Măng Đen.
1.3. Chức năng, nhiệm vụ
1.3.1. Chức năng, nhiệm vụ của Sở Lao động - Thương binh và Xã hội
Sở Lao động - Thương binh và Xã hội là cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, giúp UBND tỉnh thực hiện chức năng quản lý nhà nước về các lĩnh vực: việc làm; dạy nghề; lao động; tiền lương, tiền công; bảo hiểm xã hội (BHXH bắt buộc, BHXH tự nguyện; bảo hiểm thất nghiệm); an toàn lao động; người có công; bảo trợ xã hội; bảo vệ và chăm sóc trẻ em; bình đẳng giới; phòng, chống tệ nạn xã hội; về các dịch vụ công thuộc phạm vi quản lý của Sở và thực hiện một số nhiệm vụ, quyền hạn khác theo phân cấp, ủy quyền của UBND tỉnh theo quy định của pháp luật.
Sở LĐ-TH&XH có tư cách pháp nhân, con dấu và tài khoản riêng, chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và hoạt động của UBND, đồng thời chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn, thanh tra, kiểm tra về chuyên môn, nghiệp vụ của Bộ LĐ-TB&XH.
1.3.2. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng Sở Lao động - Thương binh và Xã hội
1.3.2.1. Chức năng
Theo Quyết định số 1707/QĐ-SLĐTBXH ngày 22/12/2014 của Sở LĐ-TB&XH về việc ban hành Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mối quan hệ công tác của Văn phòng Sở.
Văn phòng Sở là phòng chuyên môn thuộc Sở LĐ-TB&XH, là tổ chức trong cơ cấu bộ máy của Sở, do Giám đốc Sở quyết định thành lập theo quyền hạn được UBND tỉnh phân cấp. Chức năng chính của Văn phòng là giúp việc điều hành, tham mưu tổng hợp và hậu cần, quản trị. Văn phòng Sở có chức năng tham mưu, giúp lãnh đạo Sở chỉ đạo, điều hành các nhiệm vụ công tác: Tổ chức, cán bộ, bình đẳng giới; tổng hợp, thống kê, hành chính quản trị của cơ quan.
1.3.2.2. Nhiệm vụ
Văn phòng Sở có nhiệm vụ tham mưu Lãnh đạo Sở về một số lĩnh vực công tác sau:
Tuyển dụng, quy hoạch, bồi dưỡng, bổ nhiệm, điều động CCVC thuộc thẩm quyền quản lý của Sở; chế độ chính sách tiền lương, BHXH, bảo hiểm y tế, hưu trí, nâng lương, nâng ngạch, nghĩ phép, khen thưởng, kỷ luật; Thông kê báo cáo tình hình đội ngũ CCVC, quản lý hồ sơ CCVC và lao động hợp đồng của Sở và các đơn vị trực thuộc Sở;
Phối hợp với các Phòng chuyên môn xây dựng đề án, phương án thành lập, giải thể, tổ chức lại các phòng chuyên môn, các đơn vị trực thuộc; quy định chức năng, nhiệm vụ cơ cấu tổ chức của các đơn vị trực thuộc Sở, các Ban chỉ đạo, Tổ giúp việc thuộc Sở theo quy định;
Tổ chức thực hiện chính sách, chương trình, dự án, kế hoạch về bình đẳng giới; Hướng dẫn lồng ghép các chương trình về bình đẳng giới trong việc xây dựng và thực hiện kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội của địa phương; tổ chức thực hiện các biện pháp, mô hình thúc đẩy bình đẳng giới phù hợp với điều kiện kinh tế - xã hội của địa phương;
Tham mưu Ban VSTBPN tỉnh xây dựng chương trình kế hoạch công tác, tổ chức triển khai thực hiện theo dõi, kiểm tra, tổng hợp, báo cáo hoạt động; đề xuất với Ban VSTBPN tỉnh các vấn đề về chính sách đối với phụ nữ; Hướng dẫn Ban VSTBPN các ngành, các cấp tổ chức, hoạt động và duy trì chế độ thông tin báo cáo;
Tổng hợp, thống kê, thông tin, báo cáo chuyên đề. định kỳ và đột xuất về tình hình thực hiện nhiệm cụ được giao theo yêu cầu của UBND tỉnh, Bộ LĐ-TB&XH và các cơ quan, đơn vị có liên quan. Thực hiện quản lý cơ sở dữ liệu, số liệu thống kê về các lĩnh vực công tác của Ngành;
Chuẩn bị nội dung, chương trình phục vụ hội nghị sơ kết, tổng kết, hội nghị giao ban Sở; thông báo, truyền đạt, theo dõi và kiểm tra các phòng chuyên môn, đơn vị thuộc Sở thực hiện các nội dung kết luận của Lãnh đạo Sở trong cuộc họp giao ba; quản lý hồ sơ, tài liệu các cuộc họp của Sở; Chủ trì các phòng, đơn vị tham mưu tổ chức hội nghị, hội họp, nghi lễ của cơ quan;
Giúp lãnh đạo Sở làm đầu mối tổ chức các chương trình phối hợp với các Sở, ngành, đoàn thể của tỉnh và UBND các huyện, thành phố;
Thực hiện công tác quản trị mạng; công tác an ninh mạng nội bộ; gửi nhận văn bản của cơ quan qua thư điện tử công vụ; quản lý các phần mềm dữ liệu của sở; quản lý tài nguyên mạng; quản lý người dùng;
Chủ trì phối hợp với các phòng chuyên môn quản lý, cung cấp thông tin cho trang thông tin điện tử của Sở và quản lý, khai thác ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác của cơ quan theo sự chỉ đạo của UBND tỉnh;
Xây dựng chương trình, kế hoạch, theo dõi, kiểm tra, lập báo cáo về tình hình thực hiện công tác cải cách hành chính chung của Sở; tổ chức thực hiện việc tiếp nhận hồ sơ và trả kết quản theo “cơ chế một cửa” tại Sở; thực hiện việc niêm yết, công khai tại cơ quan, trên phương tiện thông tin và trang thông tin điện tử của Sở về các thủ tục hành chính theo quy định.
Chủ trì tham mưu thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 tại Sở;
Giúp Lãnh đạo Sở tổng hợp, theo dõi và đôn đốc việc thực hiện các quy chế làm việc, quy trình xử lý công việc, chương trình, kế hoạch hoạt động của Sở đã được ban hành, tiếp nhận nghiên cứu những đề nghị của CCVC của Sở vầ các đơn vị trực thuộc Sở để trình lãnh đạo Sở xem xét, giải quyết;
Chủ trì tham mưu tổ chức đón, tiếp khách đến học tập, làm việc tại cơ quan; Xử lý văn bản đến cho các phòng chuyên môn để tham mưu giải quyết kịp thời;
Xây dựng chương trình, lịch công tác của Lãnh đạo Sở; tham mưu đề xuất CCVC tham dự các cuộc họp, hội nghị… theo quy định; quản lý, điều động
.DOCX 
34 
368 
75 
