Tài liệu Kế toán và quản lý tiền tại công ty tnhh sx tm minh thành phong

Đề tài: Kế toán và quản lý tiền tại công ty TNHH SX TM Minh Thành Phong LỜI MỞ ĐẦU Kế toán là công cụ phục vụ quản lý kinh tế, công tác hạch toán rất cần thiết đối với mọi đơn vị kinh doanh nó giúp hạch toán các khoản thu, chi và xác định kết quả kinh doanh trong toàn đơn vị. Trong hoạt động sản xuất, kinh doanh, đơn vị thường phát sinh các mối quan hệ thanh toán với Ngân hàng, với các tổ chức, cá nhân, đơn vị khác về các khoản tiền vay với các cơ quan tài chính tất cả quan hệ thanh toán trên đều thực hiện chủ yếu bằng tiền, khoản mục được đánh giá là rất quan trọng trong các báo cáo tài chính. Nhiệm vụ của kế toán là hạch toán, và quản lý nó để nó được sử dụng đúng mục đích và có hiệu quả. Xuất phát từ mục đích yêu cầu và tầm quan trọng của công tác kế toán tiền kết hợp với những kiến thức tiếp thu ở nhà trường em quyết định chọn đề tài “kế toán và quản lý tiền tại công ty TNHH SX TM Minh Thành Phong” để làm chuyên đề tốt nghiệp cho mình. Với mong muốn được hiểu rõ hơn về các phương pháp kế toán mà công ty hiện tại đang áp dụng và cách quản lý tiền sao cho hiệu quả, thực tế sẽ như thế nào so với những gì mà em được học. Từ đó em xin đóng góp một số ý kiến cá nhân để có thể giúp công ty hoàn thiện hơn trong công tác tổ chức kế toán của mình. Chuyên đề gồm 3 phần: Phần 1 : Cơ sở lý luận chung về kế toán tiền và quản lý tiền Phần 2:Giới thiệu khái quát về công ty TNHHSXTM Minh Thành Phong, thực trạng kế toán tiền và quản lý tiền tại đơn vị Phần 3:Một số kiến nghị đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán và quản lý tiền tại công ty TNHH SX TM Minh Thành Phong. Để hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp này, em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn của cô Phạm Trà Lam, sự giúp đỡ của phòng tài chính – kế toán ở công ty TNHH SX TM Minh Thành Phong. Do kiến thức và thời gian có hạn nên bài làm của em còn nhiều sai sót, em rất mong các thầy cô và các anh chị trong công ty góp thêm ý kiến để bản thân em có được nhận thức đúng đắng hơn về thực tế và hiểu sâu thêm về lý luận. Em xin chân thành cảm ơn! SVTH : Phạm Thị Lê Thủy Triều Trang 1 Đề tài: Kế toán và quản lý tiền tại công ty TNHH SX TM Minh Thành Phong Phần 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA KẾ TOÁN VÀ QUẢN LÝ TIỀN 1.1. Vai trò và nhiệm vụ của quản lý tiền trong doanh nghiệp 1.1.1. Vai trò của tiền đối với hoạt động của doanh nghiệp Tiền tại doanh nghiệp bao gồm: tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngân hàng và tiền đang chuyển. Tài sản bằng tiền biểu hiện cụ thể dưới các hình thái đơn vị tiền tệ như tiền Việt Nam, tiền ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý,…Tiền được coi là mạch máu lưu thông của doanh nghiệp, tiền được sử dụng để đáp ứng nhu cầu thanh toán khi doanh nghiệp mua vật tư, hàng hóa, trả lương cho người lao động, để đầu tư mới tài sản cố định,… nhằm tiếp tục quá trình tái sản xuất mở rộng của mình. 1.1.2. Nhiệm vụ của quản lý tiền trong doanh nghiệp Vì tiền đóng vai trò mạch máu lưu thông của doanh nghiệp nên việc quản lý tiền phải hết sức chặt chẽ để tránh thất thoát, gian lận. Nhiệm vụ quản lý tiền trong doanh nghiệp như sau: - Không bao giờ để hết tiền mặt, cạn tiền mặt là định nghĩa của thất bại kinh doanh. Dòng số cuối cùng của Báo cáo Lưu chuyển tiền tệ phải luôn là một con số dương.Tuy nhiên cũng hạn chế hết sức tiền mặt tồn quỹ, chỉ giữ lại ở mức thấp nhất để đáp ứng cho nhu cầu thanh toán. - Biết chắc số dư tiền mặt hiện có. - Đảm bảo hệ thống kế toán luôn hoàn tất công việc hạch toán các khoản thu chi trong ngày phát sinh. Có như vậy, người quản lý mới có được số liệu cần thiết vào đúng lúc. - Không nên trông chờ vào hạn mức tín dụng của ngân hàng: Số dư tiền mặt và số dư hạn mức tín dụng với ngân hàng là hai thứ hoàn toàn khác biệt. Không nên tìm cách xoay sở số dư tiền mặt bằng cách sử dụng tín dụng ngân hàng. - Lập dự toán ngân quỹ: tức là dự báo trước các dòng tiền (vào và ra) sẽ xuất hiện trong tương lai, để biết chắc số dư trong thời gian tới. 1.2. Tổ chức chứng từ với công tác quản lý tiền trong doanh nghiệp 1.2.1. Các loại chứng từ sử dụng - Phiếu thu: nhằm xác định số tiền mặt, ngoại tệ,..thực tế nhập quỹ, làm căn cứ để thủ quỹ thu tiền, ghi sổ quỹ và kế toán ghi sổ các khoản thu. Phiếu thu là chứng từ bắt buộc, do kế toán lập thành 3 liên, thủ quỹ giữ 1 liên để ghi sổ quỹ, 1 liên giao cho người nộp tiền và1 liên lưu ở nơi lập phiếu. - Phiếu chi: là căn cứ để thủ quỹ xuất quỹ, ghi sổ quỹ và kế toán ghi sổ kế toán.Phiếu chi cũng là chứng từ bắt buộc, nó được lập thành 3 liên: liên 1 lưu ở nơi lập phiếu, liên 2 thủ quỹ dùng để ghi sổ quỹ và chuyển cho kế toán cùng với các chứng từ gốc để vào sổ kế toán, liên 3 giao cho người nhận tiền. - Giấy báo nợ: là chứng từ nhận được khi ngân hàng đã thực hiện chuyển khoản vào tài khoản của cá nhân hay đơn vị khác theo yêu cầu của doanh nghiệp. Giấy báo nợ là cơ sở để kế toán tiền gửi ngân hàng ghi giảm tiền của doanh nghiệp tại ngân hàng vào sổ theo dõi tiền gửi ngân hàng. SVTH : Phạm Thị Lê Thủy Triều Trang 2 Đề tài: Kế toán và quản lý tiền tại công ty TNHH SX TM Minh Thành Phong - Giấy báo có: giấy báo có là chứng từ mà doanh nghiệp nhận từ ngân hàng để báo cho doanh nghiệp biết rằng doanh nghiệp có một khoản tiền được chuyển vào tài khoản của mình tại ngân hàng, giấy báo có là cơ sở để kế toán ngân hàng ghi tăng tiền vào sổ theo dõi tiền gửi ngân hàng của doanh nghiệp. - Biên lai thu tiền: là giấy biên nhận của doanh nghiệp hoặc cá nhân đã thu tiền hoặc thu séc của người nộp làm căn cứ để lập phiếu thu, nộp tiền vào quỹ, đồng thời để người nộp thanh toán với cơ quan hoặc lưu quỹ. Biên lai thu tiền áp dụng trong trường hợp thu tiền phạt, lệ phí, ngoài pháp luật phí, lệ phí…và các trường hợp khách hàng nộp séc thanh toán với các khoản nợ. - Ủy nhiệm thu: Ủy nhiệm thu là chứng từ của doanh nghiệp gửi đến ngân hàng phục vụ mình để ủy nhiệm cho ngân hàng thực hiện việc thu tiền một đơn vị hay một cá nhân nào đó. - Ủy nhiệm chi: Ủy nhiệm chi là một chứng từ mệnh lệnh nhằm ủy nhiệm cho ngân hàng chi tiền theo mục đích của doanh nghiệp, ủy nhiệm chi thường được đính kèm với giấy báo nợ. - Giấy đề nghị tạm ứng: giấy đề nghị tạm ứng là căn cứ để xét duyệt tạm ứng, là chứng từ để làm căn cứ lập phiếu chi và xuất quỹ cho tạm ứng. - Giấy thanh toán tiền tạm ứng: là bảng liệt kê các khoản tiền đã nhận tạm ứng và các khoản đã chi của người nhận tạm ứng, làm căn cứ thanh toán số tiền tạm ứng và ghi sổ kế toán. - Giấy đề nghị thanh toán: Giấy đề nghị thanh toán dùng trong trường hợp đã chi nhưng chưa nhận tạm ứng để tổng hợp các khoản đã chi kèm theo chứng từ để làm thủ tục thanh toán, làm căn cứ thanh toán và ghi sổ kế toán. 1.2.2. Một số nguyên tắc kiểm soát tiền mặt 1.2.2.1. Nguyên tắc bất kiêm nhiệm - Nội dung cơ bản của nguyên tắc này là phải tách biệt người thực hiện nghiệp vụ kinh tế phát sinh với người ghi sổ kế toán. - Áp dụng nguyên tắc này trong việc quản lý tiền là nên tách biệt người giữ sổ kế toán tiền mặt với thủ quỹ. Tức là ghi chép các giao dịch tiền mặt phải được một nhân viên thực hiện và nhân viên này không được tiếp cận hoặc có chức năng trông giữ tiền mặt. Còn với nhân viên giữ tiền thì không được tiếp cận với sổ kế toán. - Đối với tiền gửi ngân hàng: Phải có một người có thẩm quyền kiểm tra thực hiện việc đối chiếu số dư trên sổ phụ ngân hàng với số dư trên sổ sách kế toán của công ty, người này không được tham gia vào việc xử lý hoặc hạch toán thu chi tiền. 1.2.2.2. Xây dựng quy trình khi thu chi - Nguyên tắc này có nghĩa là doanh nghiệp phải có quy định về quá trình lưu chuyển chứng từ cụ thể cho từng nghiệp vụ thu và chi tiền. - Chẳng hạn như đối với nghiệp vụ thu tiền thì kế toán tiền lập phiếu thu, ghi đầy đủ các nội dung trên phiếu và ký vào phiếu thu, sau đó chuyển cho kế toán trưởng duyệt và ký, rồi phiếu thu lại được chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục nhập quỹ. Sau khi nhận đủ số tiền, thủ quỹ ghi số tiền, thủ quỹ ghi số tiền thực tế nhập quỹ vào phiếu thu trước khi ký và ghi rõ họ và tên. SVTH : Phạm Thị Lê Thủy Triều Trang 3 Đề tài: Kế toán và quản lý tiền tại công ty TNHH SX TM Minh Thành Phong - Đối với nghiệp vụ chi tiền, doanh nghiệp nên quy định cụ thể cho các loại nghiệp vụ chi tiền. Quy định ai là người duyệt chi trong từng trường hợp cụ thể. 1.2.2.3. Xây dựng hạn mức tiền - Doanh nghiệp phải quy định hạn mức tiền tồn tại quỹ tối thiểu và tối đa là bao nhiêu. Tiền tồn tại quỹ nhiều sẽ dễ thất thoát, mất mát nên tùy vào quy mô, tính chất hoạt động của doanh nghiệp mà doanh nghiệp quy định số tiền tối đa tại quỹ, nếu vượt qua mức đó thủ quỹ có thể đem tiền để gửi ngân hàng. - Lượng tiền tối thiểu tại doanh nghiệp phải được duy trì để đảm bảo có một lượng tiền thường xuyên cho nhu cầu sử dụng tiền tại đơn vị. - Đồng thời có hạn mức thanh toán tiền mặt, mọi khoản thanh toán vượt quá một mức nhất định phải được thanh toán qua tài khoản ngân hàng. 1.2.2.4. Quản lý ngoại tệ - Ngoại tệ tại quỹ hay gửi tại ngân hàng phải theo dõi từng loại theo nguyên tệ. - Sử dụng ngoại tệ phải tuân theo quy chế quản lý ngoại hối của nhà nước. - Tuy ngoại tệ nên theo dõi theo từng loại theo nguyên tệ nhưng phải hạch toán theo Việt Nam đồng. 1.2.2.5. Phân quyền trong quyết định chi Nguyên tắc này có nghĩa là công ty phân chia quyền phê duyệt chi ở các mức chi khác nhau cho hai người trở lên. Công ty nên áp dụng một cách thiết thực đòi hỏi nhiều chữ ký cho việc chuyển tiền vượt quá một khoản nào đó - chẳng hạn như một chữ ký của Kế toán Trưởng/Giám đốc Tài chính và một chữ ký của Tổng Giám đốc. Mọi chuyển khoản chỉ được phê duyệt khi các chứng từ kế toán được trình lên 1.2.2.6. Công tác kiểm kê Cần tổ chức công tác kiểm kê định kỳ, cuối tháng hoặc cuối quý và kiểm kê đột xuất tiền mặt tồn quỹ. Người kiểm kê không phải là người giữ quỹ và không ghi chép sổ sách về tiền. 1.3. Các nguyên tắc kế toán 1.3.1. Nguyên tắc kế toán vốn bằng tiền Kế toán vốn bằng tiền cần tuân thủ các nguyên tắc sau: - Kế toán vốn bằng tiền sử dụng một đơn vị tiền tệ thống nhất là Đồng Việt Nam hay đơn vị tiền tệ ghi sổ kế toán được cơ quan có thẩm quyền chấp thuận. - Ở các doanh nghiệp có sử dụng ngoại tệ thanh toán, kế toán phải quy đổi ngoại tệ ra đồng Việt Nam dựa vào tỷ giá hối đoái thực tế bình quân liên ngân hàng do ngân hàng nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ hoặc tỷ giá hối đoái ngày giao dịch. Tỷ giá đó còn gọi là tỷ giá hối đoái thực tế. Đối với ngoại tệ, doanh nghiệp đồng thời phải theo dõi nguyên tệ trên sổ sách kế toán chi tiết các tài khoản tiền. - Các loại ngoại tệ khi nhập, xuất được ghi nhận tương tự như các loại hàng tồn kho. Nghĩa là khi ngoại tệ nhập quỹ thì quy đổi theo tỷ giá hối đoái thực tế, khi xuất ra có thể tính theo một trong bốn phương pháp: bình quân gia quyền, nhập trước – xuất trước (FIFO), nhập sau – xuất trước (LIFO), hay giá đích danh. Nguyên tắc này cũng được vận dụng đối với vàng bạc, đá quý,…là tiền của doanh nghiệp. SVTH : Phạm Thị Lê Thủy Triều Trang 4 Đề tài: Kế toán và quản lý tiền tại công ty TNHH SX TM Minh Thành Phong - Trước khi lập báo cáo tài chính năm, số dư tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển cuối kỳ có gốc ngoại tệ phải được đánh giá lại theo tỷ giá giao dịch trên thị trường tiền tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố vào thời điểm lập báo cáo. Do tỷ giá ngoại tệ luôn luôn biến động nên quá trình sử dụng ngoại tệ trong thanh toán phát sinh chênh lệch tỷ giá hối đoái . 1.3.2. Nguyên tắc hạch toán ngoại tệ 1.3.2.1. Chênh lệch tỷ giá hối đoái 1.3.2.1.1. Chênh lệch tỷ giá hối đoái đã thực hiện Chênh lệch tỷ giá hối đoái đã thực hiện là khoản chênh lệch từ việc quy đổi cùng một số lượng đơn vị tiền tệ khác sang đồng Việt Nam theo tỷ giá khác nhau. Chênh lệch tỷ giá này thường phát sinh khi thanh toán ngoại tệ để trả nợ, mua hàng hóa, dịch vụ, TSCĐ,… trả ngay bằng ngoại tệ, khi thu nợ và các trường hợp khác. 1.3.2.1.2. Chênh lệch tỷ giá hối đoái chưa thực hiên Chênh lệch tỷ giá hối đoái chưa thực hiện là khoản chênh lệch do đánh giá lại các khoản mục có gốc ngoại tệ trên bảng cân đối kế toán (BCĐKT) tại thời điểm lập báo cáo tài chính (BCTC). - Các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ: là các khoản vốn bằng tiền, nợ phải thu, và nợ phải trả bằng ngoại tệ. Những khoản mục này là đối tượng của rủi ro những thay đổi tỷ giá do sự khác biệt về tỷ giá ở thời điểm nhận nợ và thời điểm thanh toán nợ. - Các khoản mục phi tiền tệ có gốc ngoại tệ: bao gồm vật tư, hàng hóa, TSCĐ…đã nhập khẩu bằng ngoại tệ. Những khoản mục này không chịu rủi ro của những thay đổi tỷ giá tại thời điểm lập BCTC vì doanh nghiệp đã tiếp nhận những tài sản. Vì vậy, sẽ không cần thiết đánh giá lại số dư các khoản mục phi tiền tệ có gốc ngoại tệ tại thời điểm lập BCTC. Vào thời điểm lập BCTC doanh nghiệp phải đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ theo tỷ giá hối đoái giao dịch bình quân liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm cuối năm tài chính. 1.3.2.2. Nguyên tắc ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ và đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ ở cuối năm tài chính Việc ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến ngoại tệ phải tuân thủ các nguyên tắc sau đây: - Đối với các Tài khoản phản ánh Tài sản, Nợ phải trả, Doanh thu, Chi phí: khi có số phát sinh tăng lên liên quan đến các nghiệp vụ kinh tế bằng ngoại tệ thì được quy đổi sang Đồng Việt Nam theo tỷ giá hối đoái thực tế tại thời điểm nghiệp vụ kinh tế phát sinh. - Đối với số phát sinh giảm của các Tài khoản vốn bằng tiền: khi phát sinh các nghiệp vụ kinh tế bằng ngoại tệ phải được ghi sổ kế toán bằng Đồng Việt Nam theo tỷ giá ghi trên sổ kế toán (tỷ giá bình quân gia quyền, FIFO, LIFO). - Đối với số phát sinh giảm của các Tài khoản Nợ phải trả, các Tài khoản Nợ phải thu: khi phát sinh các nghiệp vụ kinh tế bằng ngoại tệ phải được ghi sổ kế toán bằng SVTH : Phạm Thị Lê Thủy Triều Trang 5 Đề tài: Kế toán và quản lý tiền tại công ty TNHH SX TM Minh Thành Phong đồng Việt Nam theo tỷ giá ghi trên sổ kế toán. Tỷ giá đó chính là tỷ giá lúc nhận nợ, còn gọi là tỷ giá hối đích danh. - Trước khi lập báo cáo tài chính năm tất cả các tài khoản có gốc ngoại tệ cuối kỳ đều phải được đánh giá lại theo tỷ giá giao dịch trên thị trường tiền tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố vào thời điểm lập báo cáo tài chính. 1.3.2.3. Nguyên tắc xử lý chênh lệch tỷ giá hối đoái 1.3.2.3.1. Xử lý chênh tỷ giá hối đoái của nghiệp vụ ngoại tệ trong kỳ - Trong giai đoạn đầu tư xây dựng để hình thành tài sản cố định của doanh nghiệp mới thành lập: chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh khi thanh toán các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ để thực hiện đầu tư xây dựng và chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh khi đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ cuối năm tài chính được phản ánh lũy kế, và trình bày riêng biệt trên Bảng cân đối kế toán thể hiện ở chỉ tiêu “chênh lệch tỷ giá hối đoái”. - Khi tài sản cố định hoàn thành đầu tư xây dựng đưa vào sử dụng thì chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh trong giai đoạn đầu tư xây dựng được phân bổ dần vào thu nhập hoặc chi phí tài chính của doanh nghiệp, thời gian phân bổ không quá 5 năm kể từ khi công trình đưa vào hoạt động. - Đối với thời kỳ doanh nghiệp đang hoạt động (kể cả việc đầu tư xây dựng để hình thành tài sản cố định của doanh nghiệp đang hoạt động) toàn bộ chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh trong kỳ được ghi nhận vào chi phí tài chính hay doanh thu hoạt động tài chính trong năm. - Thời kỳ giải thể, thanh lý doanh nghiệp toàn bộ các trường hợp chênh lệch tỷ giá ngoại tệ được tính vào thu nhập hoặc chi phí thanh lý doanh nghiệp tại thời điểm giải thể. 1.3.2.3.2. Xử lý chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh do đánh giá lại số dư ngoại tệ cuối kỳ - Đối với chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh do việc đánh giá lại số dư cuối năm là tiền mặt, tiền gửi, tiền đang chuyển, các khoản nợ ngắn hạn (1 năm trở xuống) có gốc ngoại tệ tại thời điểm lập báo cáo tài chính thì không hạch toán vào chi phí hoặc thu nhập mà để số dư trên báo cáo tài chính, đầu năm sau ghi bút toán ngược lại để xoá số dư. - Đối với chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh do việc đánh giá lại số dư cuối năm của các khoản nợ dài hạn (trên 1 năm) có gốc ngoại tệ tại thời điểm lập báo cáo tài chính thì được xử lý như sau: + Đối với các khoản nợ phải thu dài hạn: doanh nghiệp tiến hành đánh giá lại số dư cuối năm của các loại ngoại tệ, sau khi bù trừ, chênh lệch còn lại hạch toán vào thu nhập tài chính hoặc chi phí tài chính trong năm. + Đối với các khoản nợ phải trả dài hạn: Đối với khoản nợ phải trả bằng ngoại tệ, công ty phải đánh giá lại số dư cuối năm của các loại ngoại tệ, sau khi bù trừ, chênh lệch còn lại được xử lý như sau: SVTH : Phạm Thị Lê Thủy Triều Trang 6 Đề tài: Kế toán và quản lý tiền tại công ty TNHH SX TM Minh Thành Phong Trường hợp chênh lệch tăng tỷ giá hối đoái thì chênh lệch tỷ giá hạch toán vào chi phí tài chính trong năm và được tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp. Trường hợp hạch toán chênh lệch tỷ giá hối đoái vào chi phí làm cho kết quả kinh doanh của công ty bị lỗ thì có thể phân bổ một phần chênh lệch tỷ giá cho năm sau để công ty không bị lỗ nhưng mức hạch toán vào chi phí trong năm ít nhất cũng phải bằng chênh lệch tỷ giá của số dư ngoại tệ dài hạn phải trả trong năm đó. Số chênh lệch tỷ giá còn lại sẽ được theo dõi và tiếp tục phân bổ vào chi phí cho các năm sau nhưng tối đa không quá 5 năm. Trường hợp chênh lệch giảm thì được hạch toán vào thu nhập tài chính. Khi thanh lý từng khoản nợ phải thu, nợ phải trả dài hạn nếu tỷ giá thanh toán thực tế phát sinh cao hơn hoặc thấp hơn tỷ giá đang hạch toán trên sổ sách thì phần chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh được tính vào thu nhập hoặc chi phí tài chính. 1.4. Tổ chức sổ sách ghi chép để quản lý tiền 1.4.1. Tổ chức sổ sách theo dõi biến động tiền Tùy theo từng hình thức kế toán mà doanh nghiệp áp dụng, đặc điểm của doanh nghiệp mà hệ thống sổ kế toán chi tiết được lập phù hợp với yêu cầu quản lý tại đơn vị. Kế toán chi tiết tiền sử dụng các sổ kế toán sau: 1.4.1.1. Sổ quỹ tiền mặt Mục đích: Sổ này dùng cho thủ quỹ để phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tiền mặt bằng tiền Việt Nam của đơn vị Mẫu sổ quỹ tiền mặt: (1.1) 1.4.1.2. Sổ kế toán chi tiết tiền mặt Mục đích: Sổ này dùng cho kế toán tiền để phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tiền mặt bằng tiền Việt Nam của doanh nghiệp Mẫu sổ kế toán chi tiết tiền mặt (1.2) 1.4.1.3. Sổ tiền gửi ngân hàng Mục đích: Sổ này dùng cho kế toán theo dõi chi tiết tiền Việt Nam của doanh nghiệp gửi tại ngân hàng. Mỗi ngân hàng có một tài khoản tiền gửi được theo dõi riêng trên một quyển sổ, nơi gửi và số hiệu tài khoản giao dịch. Mẫu sổ tiền gưỉ ngân hàng (1.3) 1.4.2. Tổ chức phân công nhân sự theo dõi biến động tiền 1.4.2.1. Tiền mặt Hàng ngày hoặc định kỳ, thủ quỹ căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi để nhập, xuất quỹ rồi tiến hành ghi vào sổ Sổ quỹ tiền mặt. Sổ quỹ tiền mặt được mở chi tiết cho từng loại quỹ. Mỗi loại quỹ tiền mặt được mở một sổ hoặc một số trang sổ. Cuối mỗi ngày (hoặc định kỳ), thủ quỹ tính toán số tồn quỹ tiền mặt. Sau khi phản ánh vào Sổ quỹ tiền mặt, hàng ngày hoặc định kỳ, thủ quỹ chuyển phiếu thu, phiếu chi và các chứng từ liên quan cho kế toán tiền mặt. SVTH : Phạm Thị Lê Thủy Triều Trang 7 Đề tài: Kế toán và quản lý tiền tại công ty TNHH SX TM Minh Thành Phong Tại bộ phận kế toán, kế toán tiền mặt mở Sổ kế toán chi tiết tiền mặt, chi tiết cho từng loại quỹ như “Sổ quỹ tiền mặt”. Kế toán tiền căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi thủ quỹ đã chuyển để ghi vào “Sổ kế toán tiết tiền mặt”. 1.4.2.2. Tiền gửi ngân hàng Hằng ngày khi nhận được giấy báo Có, giấy báo Nợ của ngân hàng kèm theo các chứng từ gốc khác sau khi được kiểm tra, đối chiếu, kế toán tiền gửi ngân hàng bên cạnh sử dụng để ghi vào sổ kế toán tổng hợp còn dùng để phản ánh vào Sổ tiền gửi ngân hàng, mở chi tiết cho từng ngân hàng, có thể chi tiết cho từng loại tiền (tiền Việt Nam, ngoại tệ), nơi giao dịch, số hiệu tài khoản giao dịch. Cuối tháng (kỳ), kế toán cộng số tiền đã gửi vào, rút ra trên sổ, tính ra số tiền gửi vào ngân hàng còn lại. Số dư trên “Sổ tiền gửi ngân hàng” được đối chiếu với số dư tại ngân hàng nơi doanh nghiệp mở tài khoản. 1.4.3. Kế toán tăng giảm tiền 1.4.3.1. Chứng từ liên quan 1.4.3.1.1. Tiền mặt - Thu tiền mặt: Căn cứ vào Biên lai thu tiền; Hóa đơn bán hàng; Hóa đơn GTGT; Giấy thanh toán tạm ứng… để lập phiếu thu - Chi tiền mặt: Căn cứ vào Giấy đề nghị tạm ứng; Hóa đơn mua hàng; Hóa đơn GTGT… để lập phiếu chi 1.4.3.1.2. Tiền gửi ngân hàng Giấy báo nợ; Giấy báo có; Bản sao kê kèm theo Ủy nhiệm thu; Ủy nhiệm chi; Séc chuyển khoản; Séc bảo chi… 1.4.3.1.3. Tiền đang chuyển Phiếu chi; Giấy nộp tiền; Biên lai thu tiền; Phiếu chuyển tiền… 1.4.3.2. Tài khoản sử dụng Kế toán sử dụng tài khoản 111, 112, 113 và các tài khoản có liên quan khác. Kế cấu tài khoản như sau: Bên Nợ: - Các khoản tiền, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý tăng. - Số tiền, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý phát hiện thừa khi kiểm kê. - Chênh lệch tỷ giá hối đoái tăng do đánh giá số dư ngoại tệ cuối kỳ. Bên Có: - Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý giảm. - Các khoản tiền phát hiện thiếu khi kiểm kê. - Chênh lệch tỷ giá hối đoái giảm do đánh giá số dư ngoại tệ cuối kỳ. Số dư Nợ: Số tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý còn tồn cuối kỳ. TK 111 có ba tài khoản cấp 2: + TK 1111: Tiền Việt Nam: phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tiền Việt Nam tại quỹ tiền mặt. + TK 1112: Ngoại tệ: phản ánh tình hình thu chi, tồn quỹ tiền mặt bằng ngoại tệ theo giá trị quy đổi ra đồng Việt Nam. SVTH : Phạm Thị Lê Thủy Triều Trang 8 Đề tài: Kế toán và quản lý tiền tại công ty TNHH SX TM Minh Thành Phong + TK 1113: Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý. Phản ánh giá trị vàng, bạc,…nhập, xuất và tồn quỹ. TK 112 có ba tài khoản cấp 2: + TK 1121: Tiền Việt Nam: phản ánh số tiền gửi vào, rút ra và hiện đang gửi tại các ngân hàng bằng đồng Việt Nam + TK 1122: Ngoại tệ: phản ánh số tiền gửi vào, rút ra và hiện đang gửi tại các ngân hàng bằng ngoại tệ các loại quy đổi ra đồng Việt Nam. + TK 1123: Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý. Phản ánh giá trị vàng, bạc,…gửi ở các ngân hàng. TK 113 có hai tài khoản cấp 2: + TK 1131: Tiền Việt Nam: phản ánh tiền Việt Nam đang chuyển. + TK 1132: Ngoại tệ: phản ánh ngoại tệ đang chuyển 1.4.3.3. Kế toán tăng giảm tiền Kế toán các khoản tăng, giảm tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển, và kế toán ngoại tệ được thể hiện qua các sơ đồ sau đây: Sơ đồ hoạch toán Kế toán tiền mặt (VNĐ)(1.4) Sơ đồ hoạch toán Kế toán tiền gửi ngân hàng (1.5) Sơ đồ hoạch toán Kế toán tiên đang chuyển (1.6) Sơ đồ hoạch toán Kế toán ngoại tệ (1.7) 1.5. Hệ thống báo cáo kế toán liên quan đến quản lý tiền 1.5.1. Báo cáo tài chính Bảng cân đối kế toán; Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh; Báo cáo lưu chuyển tiền tệ; Bản thuyết minh báo cáo tài chính. Nhưng chỉ có Báo cáo lưu chuyển tiền tệ liên quan trực tiếp đến dòng tiền, nên ta chỉ tiếp tục tìm hiểu Báo cáo lưu chuyển tiền tệ. 1.5.1.1. Khái niệm và ý nghĩa của báo cáo lưu chuyển tiền tệ 1.5.1.1.1. Khái niệm Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (BCLCTT) là một trong báo cáo quan trọng trong báo cáo tài chính (BCTC) của doanh nghiệp phản ánh việc hình thành và sử dụng dòng tiền phát sinh theo các hoạt động khác nhau trong kỳ báo cáo của doanh nghiệp. 1.5.1.1.2. Ý nghĩa của báo cáo lưu chuyển tiền tệ BCLCTT là báo cáo giải thích sự khác nhau giữa lợi nhuận kế toán và dòng tiền ròng, cung cấp thông tin về những dòng tiền gắn với sự thay đổi về tài sản, công nợ và vốn chủ sở hữu. Thông tin từ BCLCTT là thông tin bổ sung cho bảng cân đối kế toán (BCĐKT)và báo cáo kết quả kinh doanh (BCKQKD) của doanh nghiệp. BCLCTT có ý nghĩa rất lớn trong việc cung cấp thông tin cho công tác phân tích hoạt động tài chính của doanh nghiệp. Qua thông tin trên báo cáo này, ngân hàng, nhà đầu tư và các tổ chức khác có thể đánh giá được tiền của doanh nghiệp có từ đâu và sử dụng cho mục đích gì, cũng như khả năng sinh ra các dòng tiền trong tương lai. Đối với doanh nghiệp, đó cũng là mối quan tâm của các nhà quản trị để có cách thức quản lý tốt nhất dòng tiền của mình, tạo ra một tình hình tài chính lành mạnh, tránh tình trạng SVTH : Phạm Thị Lê Thủy Triều Trang 9 Đề tài: Kế toán và quản lý tiền tại công ty TNHH SX TM Minh Thành Phong doanh nghiệp kinh doanh có lãi nhưng gặp khó khăn về dòng tiền để đáp ứng thanh toán. 1.5.1.2. Các dòng tiền được trình bày trong báo cáo lưu chuyển tiền tệ Báo cáo lưu chuyển tiền tệ phải được phân thành ba dòng: hoạt động kinh doanh, hoạt động đầu tư, hoạt động tài chính. - Hoạt động kinh doanh: là hoạt động tạo ra doanh thu chủ yếu của doanh nghiệp và các hoạt động khác không phải là hoạt động đầu tư và hoạt động tài chính, có thể liệt kê như sau: + Tiền thu được từ bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. + Tiền thu được từ doanh thu khác, như: tiền bản quyền, hoa hồng,… + Tiền chi trả cho người cung cấp hàng hóa, dịch vụ. + Tiền chi trả lương và các khoản khác cho người lao động. + Tiền chi nộp thuế thu nhập doanh nghiệp. + Tiền chi trả lãi vay. + Các dòng tiền khác không thuộc hoạt động đầu tư và tài chính. - Hoạt động đầu tư: là hoạt động mua sắm, xây dựng, thanh lý, nhượng bán các tài sản dài hạn và các khoản đầu tư khác không thuộc các khoản tương đương tiền. Chẳng hạn: + Tiền chi để mua sắm, xây dựng tài sản cố định và các tài sản dài hạn khác. + Tiền thu từ thanh lý, nhượng bán tài sản cố định và các tài sản dài hạn khác. + Tiền chi cho vay, đầu tư, góp vốn vào đơn vị khác nhưng không nhằm mục đích thương mại. + Tiền thu hồi từ cho vay, từ đầu tư vào các đơn vị khác… + Tiền thu lãi cho vay, cổ tức và lợi nhuận được chia… - Hoạt động tài chính: là các hoạt động tạo ra các thay đổi về quy mô và kết cấu vốn chủ sở hữu và vốn vay của doanh nghiệp. Cụ thể: + Tiền thu do chủ sở hữu góp vốn, phát hành trái phiếu. + Tiền chi trả vốn góp cho chủ sở hữu, mua lại cổ phiếu của chính doanh nghiệp phát hành. + Tiền thu do đi vay ngắn hạn, dài hạn + Tiền chi trả nợ gốc vay, trả nợ thuê tài chính + Cổ tức, lợi nhuận đã trả cho chủ sở hữu Hoạt động đầu tư tài chính vì mục đích thương mại thì dòng tiền được xếp vào dòng tiền hoạt động kinh doanh. Cần xem xét đến bản chất hoạt động của đơn vị để nhận diện dòng tiền phát sinh thuộc hoạt động kinh doanh hay đầu tư, chẳng hạn tiền cho các đơn vị khác vay ở các tổ chức tín dụng sẽ được phân là dòng tiền ra của hoạt động kinh doanh nhưng ở các doanh nghiệp sản xuất hay thương mại thì đó là hoạt động tài chính,... SVTH : Phạm Thị Lê Thủy Triều Trang 10 Đề tài: Kế toán và quản lý tiền tại công ty TNHH SX TM Minh Thành Phong 1.5.1.3. Nguyên tắc trình bày báo cáo lưu chuyển tiền tệ - Báo cáo trình bày trên cơ sở tiền, tức là dòng tiền thực thu, thực chi. Các dòng tiền phải trình bày riêng biệt ba hoạt động: kinh doanh, đầu tư và tài chính. - Các dòng tiền trên BCLCTT trình bày theo từng hoạt động không được áp dụng nguyên tắc bù trừ, ngoại trừ: thu tiền và chi trả tiền hộ khách hàng, thu và chi tiền đối với các khoản có quay vòng nhanh, thời gian đáo hạn ngắn. - Báo cáo không trình bày những giao dịch không bằng tiền dù những giao dịch đó thuộc về hoạt động đầu tư hay tài chính. - Báo cáo không trình bày những dòng tiền dịch chuyển trong nội bộ giữa các khoảng tiền và tương đương tiền - Các dòng tiền liên quan đến ngoại tệ phải quy đổi ra đồng tiền ghi sổ kế toán theo tỷ giá tại thời điểm phát sinh giao dịch. Chênh lệch tỷ giá phát sinh do đánh giá lại ngoại tệ vào cuối kỳ không phải là dòng tiền nhưng phải trình bày riêng lẽ trên BCLCTT để nhằm mục đích đối chiếu tiền và các khoản tương đương tiền đầu và cuối kỳ trên Bảng cân đối kế toán. 1.5.1.4. Phương pháp lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ Luồng tiền từ hoạt động kinh doanh được lập và trình bày trong BCLCTT theo một trong hai phương pháp: Phương pháp trực tiếp, và phương pháp gián tiếp. 1.5.1.4.1. Lập báo cáo lưu chuyển tệ theo phương pháp trực tiếp Cách 1: Phân tích và tổng hợp trực tiếp các khoản thu và chi tiền theo 3 hoạt động kinh doanh, đầu tư, tài chính từ các sổ kế toán chi tiết và tổng hợp của doanh nghiệp: + Đối với dòng tiền vào: được lập trên cơ sở số phát sinh Nợ của các tài khoản Tiền và tương đương tiền, trong quan hệ đối ứng Có với các tài khoản liên quan. Qua đó, tổng hợp số liệu và trình bày theo từng chỉ tiêu tương ứng theo kết cấu BCLCTT hiện hành, tương ứng với phân loại dòng tiền vào theo hoạt động kinh doanh, hoạt động đầu tư, hoạt động tài chính. + Đối với dòng tiền ra: được lập trên cơ sở số phát sinh Có của các tài khoản Tiền và tương đương tiền, trong quan hệ đối ứng Nợ với các tài khoản liên quan. Qua đó, tổng hợp số liệu và trình bày theo từng chỉ tiêu tương ứng theo kết cấu BCLCTT hiện hành, tương ứng với phân loại dòng tiền vào theo hoạt động kinh doanh, hoạt động đầu tư, hoạt động tài chính. Như vậy, để việc lập báo cáo này thuận lợi cần tổ chức chi tiết TK tiền và tương đương tiền theo ba hoạt động để có thể tổng hợp số liệu trên BCLCTT. Cách 2: Điều chỉnh doanh thu, giá vốn hàng bán và các khoản mục khác trong báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh cho: + Các thay đổi của hàng tồn kho, nợ phải thu và các khoản phải trả khác từ hoạt động kinh doanh. + Các khoản mục không phải bằng tiền khác + Các dòng tiền liên quan đến hoạt động đầu tư và tài chính SVTH : Phạm Thị Lê Thủy Triều Trang 11 Đề tài: Kế toán và quản lý tiền tại công ty TNHH SX TM Minh Thành Phong 1.5.1.4.2. Lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ theo phương pháp gián tiếp Phương pháp gián tiếp, các luồng tiền vào và luồng tiền ra từ hoạt động kinh doanh được tính và xác định trước hết bằng cách điều chỉnh lợi nhuận trước thuế TNDN của hoạt động kinh doanh khỏi ảnh hưởng của các khoản mục không phải là tiền, các thay đổi trong kỳ của hàng tồn kho, các khoản phải thu, phải trả từ hoạt động kinh doanh và các khoản mà ảnh hưởng về tiền của chúng là luồng tiền từ hoạt động đầu tư, gồm: - Các khoản doanh thu, chi phí không phải bằng tiền như: khấu hao TSCĐ, dự phòng giảm giá hay hoàn nhập dự phòng giảm giá. Nếu chi phí không phải là tiền thì cộng vào, nếu là thu nhập không phải là tiền thì trừ ra. Cách điều chỉnh này thực chất chuyển từ sơ sở dồn tích sang cơ sở tiền để xác định dòng tiền thuần của doanh nghiệp. - Các khoản lãi, lỗ chênh lệch tỷ giá hối đoái chưa thực hiện là khoản này thực chất không phát sinh dòng tiền, nên nếu có lãi thì trừ ra hoặc lỗ thì cộng vào từ chỉ tiêu lợi nhuận trước thuế để xác định đúng đắn lưu chuyển tiền thuần hoạt động kinh doanh. - Các khoản lãi, lỗ từ hoạt động đầu tư do bán, thanh lý TSCĐ hay đầu tư dài hạn vào các doanh nghiệp khác. Việc điều chỉnh những khoản này để tránh trùng lắp các dòng tiền có liên quan thuộc hoạt động đầu tư của doanh nghiệp - Các thay đổi số liệu trong kỳ của hàng tồn kho, các khoản phải thu và phải trả từ hoạt động kinh doanh. Việc điều chỉnh này thực chất là bước điều chỉnh tiếp theo của bước các khoản doanh thu/chi phí không là tiền tệ để báo cáo này thực sự phản ánh cơ sở tiền. Bảng dưới đây tổng hợp nguyên tắc điều chỉnh các khoản trên như sau: Chỉ tiêu (Tăng), giảm hàng tồn kho (Tăng), giảm nợ phải thu Tăng, (giảm) nợ phải trả Trường hợp SDCK>SDĐK SDCK - Xem thêm -