Tài liệu Quan_ly_nhan_luc

QUẢN LÝ NGUỒN NHÂN LỰC TẠI CƠ QUAN THÔNG TIN – THƯ VIỆN MỤC LỤC DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT…………………… ……………..…....1 LỜI NÓI ĐẦU………………………………………………………… .….2 1.Khái niệm về quản lý nguồn nhân lực……………………… …..…..3 2.Vai trò, mục đích của quản lý nguồn nhân lực…………………… ….5 2.1. Vai trò quản lý nguồn nhân lực ……………………………………….5 2.2. Mục đích quản lý nguồn nhân lực tại Thư viện ………………………5 3.Nội dung của quản lý nguồn nhân lực trong thư viện…………… ..…..6 3.1. Tuyển dụng………………………………………………………… .….6 3.1. Tuyển dụng nhân lực…………………………………………… …..6 3.2. Sử dụng nguồn nhân lực…………………………………………… …9 3.3. Đào tạo nghiệp vụ chuyên môn……………………………………….12 3.4. Phát triển nguồn lực ……………………………………………..…. .14 4. Nhận xét, đánh giá…………………………………………………… .16 5. Giải pháp………………………………………………………………..17 5.1.Tuyển dụng:……………………………………………………… .. ….17 5.2. Sử dụng nguồn nhân lực…………………………………………….18 5.3. Đào tạo nguồn nhân lực………………………………………………19 KẾT LUẬN………………………………………………………………....22 DANH MỤC THAM KHẢO………………………………………………23 0 QUẢN LÝ NGUỒN NHÂN LỰC TẠI CƠ QUAN THÔNG TIN – THƯ VIỆN DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT Nguồn nhân lực NNL Quản lý nguồn nhân lực QLNNL Thư viện TV TT KH&CN QG Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia 1 QUẢN LÝ NGUỒN NHÂN LỰC TẠI CƠ QUAN THÔNG TIN – THƯ VIỆN LỜI NÓI ĐẦU Trong mọi xã hội, ở mọi thời đại, vấn đề con người bao giờ cũng là yếu tố quan trọng hàng đầu, quyết định sự phát triển toàn diện của mỗi quốc gia. Các bậc hiền nhân xưa đã nói: “Hiền tài là nguyên khí Quốc gia”. Đại hội IX của Đảng cộng sản Việt nam đã khẳng định: “Con người và nguồn nhân lực (NNL) là nhân tố quyết định sự phát triển đất nước trong thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước”. Trong ngành Thư viện, yếu tố con người cũng được đặt lên hàng đầu: “Cán bộ thư viện là linh hồn của thư viện”. Để hoàn thành tốt công việc, đòi hỏi người làm công tác quản lý phải nắm vững những nguyên tắc về quản lý, sự linh hoạt và mềm dẻo, am hiểu sâu sắc về quản lý, có những phương pháp và quyết sách đúng đắn, phù hợp với lòng người trong xã hội. Đó chính là Tài - Đức trong công tác quản lý nguồn nhân lực. Quản lý nguồn nhân lực trong ngành Thư viện cũng không nằm ngoài phạm vi đó, bởi tính chất phức tạp của lao động Thư viện. Một số nhà quản lý Thư viện có kinh nghiệm cho rằng; các vấn đề quản lý mà họ phải đối mặt trong mọi trường hợp đều liên quan đến vấn đề nhân sự. Nhu cầu đối với khả năng quản lý nguồn nhân lực xuất hiện rất sớm trong nghề Thư viện, nhưng không phải bất kỳ cán bộ quản lý Thư viện nào cũng làm tốt công tác này. Việc quản lý Thư viện sẽ kém hiệu quả nếu như người quản lý không nghiên cứu và thực hiện nghiêm túc các nguyên tắc, sự linh hoạt trong quản lý nguồn nhân lực. 1. Khái niệm về quản lý nguồn nhân lực Có nhiều cách hiểu về quản lý nguồn nhân lực (còn gọi là quản trị nhân sự, quản lý nhân sự, quản trị nhân lực v.v. ) Quản lý nguồn nhân lực (Human Resource Management) là hệ thống các triết lý, chính sách và hoạt động chức năng về thu hút, đào tạo - phát triển và duy trì con người của một tổ chức nhằm đạt được kết quả tối ưu cho cả tổ chức lẫn nhân viên. 2 QUẢN LÝ NGUỒN NHÂN LỰC TẠI CƠ QUAN THÔNG TIN – THƯ VIỆN Quản trị nhân sự là sự phối hợp một cách tổng thể các hoạt động hoạch định, tuyển mộ, tuyển chọn, duy trì, phát triển, động viên và tạo điều kiện thuận tiện cho tài nguyên nhân sự thông qua tổ chức nhằm đạt được mục tiêu chiến lược và định hướng viễn cảnh của tổ chức. Với tư cách là một trong những chức năng cơ bản của quản trị tổ chức thì, quản lý nguồn nhân lực bao gồm việc hoạch định (kế hạch hoá), tổ chức, chỉ huy và kiểm soát các hoạt động nhằm thu hút, sử dụng và phát triển con người để có thể đạt được các mục tiêu của tổ chức. Đi sâu vào việc làm của quản lý nguồn nhân lực, người ta còn có thể hiểu quản trị nhân lực là việc tuyển mộ, tuyển chọn, duy trì, phát triển, sử dụng, động viên và cung cấp tiện nghi cho nhân lực thông qua tổ chức của nó. Qua các khái niệm trên ta nhận thấy rằng dù ở góc độ nào thì quản lý nguồn nhân lực vẫn là tất cả các hoạt động hoạch định, tuyển dụng, tuyển chọn, duy trì, phát triển, sử dụng, đánh giá, bảo toàn và giữ gìn một lực lượng lao động phù hợp với yêu cầu công việc, về mặt số lượng và chất lượng của tổ chức. Thực tế cho thấy, con người và tập thể không thụ động trước tác động quản lý, bởi mỗi người đều có ý chí, ý thức, có nhận thức về các sự kiện. Từ đó có những lợi ích và nhu cầu riêng. Trong hệ thống quản lý, con người có thể tiếp nhận các quyết định quản lý, tuân theo nó hoặc có thể không tiếp nhận hay chỉ tiếp nhận ở một mức độ nhất định. Chính vì thế, trong việc quản lý con người không thể theo các quyết định cứng nhắc mà mang tính linh hoạt, mềm dẻo. Con người là tổng hoà các quan hệ xã hội, con người sống trong xã hội và không thể tách rời xã hội, do đó quản lý con người không thể tách rời xã hội. Có thể nói, quản lý con người một cách có khoa học là phải thiết lập được sự hài hoà, tối ưu giữa những lợi ích, nguyện vọng và sự phát triển của cá nhân, tập thể cũng như phải điều hoà được những yêu cầu của cá nhân, tập thể và xã hội với nhau. 3 QUẢN LÝ NGUỒN NHÂN LỰC TẠI CƠ QUAN THÔNG TIN – THƯ VIỆN Quản lý con người là một công việc khó khăn phức tạp không phải ai cũng có thể làm được. Với quan niệm về bản chất quản lý con người như trên, muốn hoạt động QL NNL được tốt, trước tiên là phải xác định được vị trí đúng đắn của mỗi người trong tập thể, trong hệ thống xã hội, quy định từ chức năng, quyền hạn và vai trò xã hội của họ. Quản lý con người có ý nghĩa là tạo ra cho mọi cá nhân (trong công việc và trong sinh hoạt) những điều kiện thuận lợi nhất, để họ thực hiện tốt nhất vai trò xã hội của mình; gắn lợi ích của mỗi cá nhân với lợi ích của tập thể, dân tộc. Nhà quản lý cũng phải hiểu rằng; NNL chỉ có thể hoạt động thực sự có hiệu quả khi được đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ. Cán bộ quản lý phải hướng dẫn, giúp đỡ họ thực hiện vai trò xã hội, những chức năng, nghĩa vụ và quyền hạn của họ với tư cách là một chủ thể hoạt động ở vị trí của họ trong hệ thống tổ chức. Ở đây, vai trò của công tác giáo dục, đào tạo có ý nghĩa vô cùng quan trọng được các nước đưa lên quốc sách hàng đầu. Muốn tạo điều kiện thuận lợi cho mỗi cá nhân trong tổ chức thực hiện vai trò xã hội của mình, người lãnh đạo cần giúp họ thích nghi, hoà hợp với nhau, với tập thể nhằm tạo cho cá nhân vừa có tính độc lập, sáng tạo, vừa có mối quan hệ gắn bó hữu cơ giữa họ và các thành viên khác. Thực tế cho thấy, con người khi hoàn thiện công việc cần phải có sự thích ứng về mặt thể chất, sinh lý, về những điều kiện của hoạt động; trình độ chuyên môn, kỹ thuật, mức độ căng thẳng, thời gian làm việc…. Tiếp theo là sự thích ứng với nhau về mặt tâm lý, khí chất, tính cách, xu hướng, định hướng giá trị, hứng thú, quan niệm, thói quen… nhằm tạo ra không khí tâm lý tốt trong tập thể. Ngoài ra, còn một vấn đề cũng rất cần thiết đó là sự thích nghi về mặt xã hội - tâm lý, sự thích nghi giữa cá nhân và tập thể, đồng nghiệp với lãnh đạo… giúp cho mọi người có nhận thức và chấp nhận tự giác các quy tắc, các giá trị, tiêu chuẩn hành vi đó được quy định bởi tập thể xã hội. Như vậy, Quản lý NNL cần phải hiểu được tâm lý, tạo mọi điều kiện cho họ, giúp họ thích nghi, hòa hợp với công việc, làm cho họ hiểu rõ được quyền 4 QUẢN LÝ NGUỒN NHÂN LỰC TẠI CƠ QUAN THÔNG TIN – THƯ VIỆN hạn và trách nhiệm của họ trong công việc. Muốn làm được điều đó cần thường xuyên tác động, uốn nắn và đánh giá đúng về kết quả hoạt động của con người, thường xuyên kiểm tra xem mỗi con người có thực hiện đúng vai trò xã hội của mình hay không. 2. Vai trò, mục đích của quản lý nguồn nhân lực 2.1. Vai trò quản lý nguồn nhân lực Trong công tác quản lý thì quản lý nguồn nhân lực vừa khó khăn nhất vừa là công việc rất quan trọng. Thực chất của hoạt động quản lý nguồn nhân lực trong TV là hoạt động quản lý con người trong phạm vi nội bộ của một TV, là sự đối xử của tổ chức đối với người cán bộ. Vì vậy, hoạt động quản lý NNL TV có những vai trò cơ bản sau : - Quản lý NNL đóng vai trò trung tâm trong việc thành lập các thư viện và giúp cho các thư viện tồn tại và phát triển trong xã hội. - Quản lý NNL giúp tìm kiếm và phát triển những hình thức, những phương pháp tốt nhất, để người cán bộ có thể đóng góp nhiều sức lực cho việc đạt được các mục tiêu của thư viện, đồng thời cũng tạo cơ hội để phát triển không ngừng chính bản thân người cán bộ. - Quản lý NNL giúp thư viện khai thác các khả năng tiềm tàng nâng cao năng suất lao động và lợi thế cạnh tranh của Thư viện về NNL. - Về mặt xã hội quản lý NNL thể hiện quan điểm rất nhân bản về quyền lợi của người cán bộ, đề cao vị thế và giá trị của người cán bộ, chú trọng giải quyết hài hòa mối quan hệ lợi ích, giữa thư viện và người cán bộ. Góp phần làm giảm bớt mâu thuẫn trong thư viện.  Không một hoạt động nào của cơ quan mang lại hiệu quả nếu thiếu công tác quản lý nguồn nhân lực. 5 QUẢN LÝ NGUỒN NHÂN LỰC TẠI CƠ QUAN THÔNG TIN – THƯ VIỆN 2.2. Mục đích quản lý nguồn nhân lực tại Thư viện Mục đích của bất kỳ cơ quan Thư viện nào cũng là sử dụng một cách có hiệu suất NNL để đạt được mục đích cuối cùng là thỏa mãn mọi nhu cầu của người dùng tin trong xã hội. Để đạt được mục đích này, người cán bộ quản lý phải thỏa mãn được những mục tiêu riêng của mỗi cá nhân. Mục tiêu này sẽ được đo lường bằng sự thoả mãn với công việc, nghĩa là mức độ mà một cá nhân cảm thấy tích cực hay tiêu cực đối với công việc của mình. Điều này được thể hiện ở việc CB gắn bó với thư viện và gắn bó với công việc hay không. Khi mỗi cá nhân đạt được những mục tiêu này thì chắc chắn, cán bộ quản lý sẽ đạt được mục tiêu của mình trong hoạt động quản lý NNL. 3. Nội dung quản lý nguồn nhân lực trong cơ quan thông tin – thư viện 3.1. Tuyển dụng 3.1. Tuyển dụng nhân lực Đối với nhà quản lý nhân lực thì Tuyển dụng là 1 những mảng chính trong công tác quản lý. Nhà quản lý nhìn nhận bằng con mắt lạc quan thì sẽ bù được dòng nước trong và đẩy dòng nước đục. Cán bộ mới được tuyển dụng phải đáp ứng được những tiêu chuẩn cụ thể trong công việc. Các tiêu chuẩn này là căn cứ quan trọng để TV có thể tuyển chọn được những CB phù hợp đáp ứng được yêu cầu của công việc ở các vị trí nhất định. Việc tuyển dụng nhân lực mới được tiến hành do nhiều nguyên nhân sau: + Căn cứ vào khối lượng công việc thực tế tại các bộ phận so sánh với số lượng, chất lượng làm việc hiện thời thực hiện các công việc đó. TV có thể định mức số lượng CB đáp ứng cho các công việc ở các bộ phận. Qua sự so sánh đó, có thể xác định được các bộ phận dư thừa hay thiếu hụt CB. Sự thiếu hụt về CB tại các bộ phận tạo ra nhu cầu về nhân lực của cơ quan và đòi hỏi phải có sự tuyển dụng bổ sung. + Nhu cầu của công việc tăng lên 6 QUẢN LÝ NGUỒN NHÂN LỰC TẠI CƠ QUAN THÔNG TIN – THƯ VIỆN + Cán bộ đang làm việc ở cơ quan nghỉ việc vì nhiều lý do khác nhau như; nghỉ ốm, thai sản, chuyển công tác, bỏ việc, buộc thôi việc, nghỉ hưu … + Thuyên chuyển công việc bố trí sắp xếp lại nhân lực trong cơ quan * Nguồn tuyển dụng: Nguồn tuyển dụng CB của TV bao gồm các nguồn chính sau đây : - Sinh viên tốt nghiệp các trường đại học đào tạo về chuyên ngành TT - TV. - Tuyển một số sinh viên tốt nghiệp các trường đại học khác như kinh tế, ngoại ngữ, Chuyên ngành CNTT. Ngoài ra, TV do nhu cầu của công việc còn tuyển các CB có kinh nghiệm, trình độ cao của các cơ quan TT - TV khác, nguồn nhân lực có trình độ cao trong xã hội. * Phương pháp tuyển dụng của TV. ● Chuẩn bị tuyển dụng : Việc đầu tiên tuyển dụng nhân lực tại TV được thực hiện trên cơ sở phân tích công việc, từ đó chỉ rõ từng công việc và mức độ yêu cầu đối với công việc.. xác định yêu cầu của công việc, vị trí cần tuyển chọn CB, số lượng NNL cần tuyển chọn. Từ đó sẽ đưa ra các tiêu chuẩn tuyển chọn cụ thể. Tiếp đó, Ban giám đốc sẽ có bản báo cáo trình lên ban giám hiệu nhà trường xin nhân lực để phục vụ cho đơn vị mình. ● Thông báo tuyển dụng : TV thường áp dụng một hoặc kết hợp các hình thức thông báo tuyển chọn như : - Quảng cáo trên phương tiện thông tin như mạng Internet, trang Web của trường và của T V. - Niêm yết tại cơ quan. - Qua giới thiệu của các CB công chức trong cơ quan ● Tiêu chí tuyển dụng. - Có phẩm chất đạo đức, ý chí phấn đấu tốt, - Có sức khoẻ, ngoại hình thích hợp làm công tác thư viện 7 QUẢN LÝ NGUỒN NHÂN LỰC TẠI CƠ QUAN THÔNG TIN – THƯ VIỆN - Trình độ học vấn, ngoại ngữ, tin học ● Hình thức tuyển dụng. - Thi tuyển/- Xét tuyển 25 40 70 80 100 Số người cuối cùng được sử dụng Số người dự định sử dụng Số người tham gia phỏng vấn Số người tìm việc được mời gặp Số người tìm việc Sơ đồ “Kim tự tháp” tuyển dụng Thực tiễn tại Cục Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia (TT KH&CN QG): Dựa căn cứ vào khối lượng công việc, căn cứ vào số lượng cán bộ nghỉ hưu, thai sản…năm 2012 tại Cục TT KH&CN QG có tiến hành tuyển dụng 52 cán bộ ( trong đó Thư viện KH&CNQG lấy 17 chỉ tiêu). Với hơn 300 hồ sơ gửi về. - Nguồn tuyển dụng là: Nghiên cứu sinh, học viên cao học, sinh viên tốt nghiệp các trường công nghệ thông tin, ngoại ngữ và đặc biệt là ngành thông tin – thư viện….. - Về thông báo tuyển dụng: Cục TT đã đưa thông báo tuyển dụng trên cổng thông tin của cơ quan và dán niên yết tại tầng 1 của cơ quan, ngoài ra còn qua giới thiệu của một số cán bộ hiện đang làm việc tại cơ quan. - Tiêu chí tuyển dụng: Ngoài phẩm chất đạo đức tốt thì còn phải đáp ứng những yêu cầu đặc thù của ngành thư viện như: nhanh nhẹn, cẩn thận, chăm chỉ…..có kinh nghiệm làm việc và có trình độ ngoại ngữ, trình độ tin học đạt loại C trở lên - Hình thức tuyển dụng: Thi tuyển dưới hình thức phỏng vấn. 8 QUẢN LÝ NGUỒN NHÂN LỰC TẠI CƠ QUAN THÔNG TIN – THƯ VIỆN Với những yêu cầu cơ bản về tiêu chí tuyển dụng trên, với hơn 300 hồ sơ gửi về Ban lãnh đạo Cục TT KH&CN QG đã tiến hành chọn lọc hồ sơ và chọn được hơn 100 hồ sơ đạt được các tiêu chí tiếp tục cho vào thi tuyển. -> Ưu điểm: Với việc lên kế hoạch tuyển dụng nhân sự và đưa ra các tiêu chí tuyển dụng nhân sự và thông báo lên các phương tiện thông tin, trong một thời gian ngắn, Cục TT KH&CN QG đã chọn lọc được những hồ sơ đảm bảo được các tiêu chí tuyển dụng và tiến hành tuyển dụng được những nhân sự đáp ứng được với yêu cầu công việc cả về trình độ và phẩm chất. -> Hạn chế: Việc thông báo tuyển dụng chỉ đăng trên cổng thông tin và dán niêm yết tại cơ quan chỉ thu hút được một phần nào nhân sự biết đến thông báo tuyển dụng, nên có hình thức thông báo tuyển dụng trên các phương tiện truyền thông khác nhằm thu hút hơn nữa lượng hồ sơ gửi về cơ quan từ đó Ban lãnh đạo sẽ có nhiều sự lựa chọn, sự cạnh tranh của các nhân sự và tìm được một nguồn nhân sự chất lượng. 3.2. Sử dụng nguồn nhân lực Sử dụng nguồn nhân lực là quá trình bố trí CB vào các vị trí làm việc nhất định, mục tiêu là để đáp ứng yêu cầu của việc phục vụ người dùng tin. - Thư viện bố trí CB theo khối lượng công việc của từng bộ phận. Từ việc phân tích số liệu cụ thể và tình hình công việc thực tế của bộ phận. - Bố trí theo trình độ, năng lực CB: là phân công theo năng lực, trình độ, sở trường của mỗi CB. Ví dụ những cán bộ có trình độ tin học, ngoại ngữ tốt sẽ bố trí vào những công việc như phân loại sách ngoại. - Bố trí cán bộ theo tính cách, phẩm chất: những cán bộ có trình độ ngoại giao tốt, ăn nói nhẹ nhành, dễ hiểu, tính cách linh hoạt, mềm dẻo sẽ phân công vào các bộ phận dịch vụ thông tin.v.v. - Bố trí cán bộ theo độ tuổi: những cán bộ trẻ sẽ được phân công với những cán bộ lâu năm có kinh nghiệm trong công việc. 9 QUẢN LÝ NGUỒN NHÂN LỰC TẠI CƠ QUAN THÔNG TIN – THƯ VIỆN - Bố trí theo giới tính: Những bộ phận thường có những công việc cần nhiều đến sức khỏe đuợc phân nhiều nam giới và ngược lại. - Bố trí nhân lực theo hoàn cảnh địa lý, sức khỏe, gia đình: Cán bộ ở xa cơ quan, những CB có hoàn cảnh gia đình đặc biệt (hay ốm đau, con nhỏ…) Độ tuổi và giới tính cũng ảnh hưởng nhiều tới chất lượng công việc. Bởi vậy, việc phân tích độ tuổi, giới tính NNL, giúp cho hoạt động QLNNL tại TV đạt hiệu quả hơn, sau đây là bảng liệt kê về độ tuổi và giới tính NNL tại TV Thông tin Khoa học và Công nghệ quốc gia Các bộ phận Tiến sỹ Thạc sỹ Đại học Cao đẳng Tổng số 1 - Cán bộ quản lý Cán bộ quản lý 1 5 5 Tỷ lệ % theo trình độ 11% 44,5% 44,5% 0 11 0% 100% 2 - Đội ngũ cán bộ Phòng phát triền nguồn tin 1 4 5 2 2 1 17 17 2 1 3 1 1 2 4 25 13 87 Phòng phân loại-biên mục Phòng đọc sách; phòng đọc tạp chí Phòng tra cứu chỉ dẫn Văn phòng Liên hiệp thư viện Tổng cộng 0 Tỷ lệ % theo trình độ 0% % % Nguồn nhân lực theo trình độ Bộ phận Tuổi 20 - 30 tuổi 31- 40tuổi 41-50tuổi 0 29 0% 100% Trên 50 tuổi Tổng số (%) 10 QUẢN LÝ NGUỒN NHÂN LỰC TẠI CƠ QUAN THÔNG TIN – THƯ VIỆN Giới tính 1 - Cán bộ quản lý Cán bộ quản lý thư Nam Nữ nam viện Tỷ lệ % (độ tuổi) 0% Tỷ lệ % (giới tính) 0% 2 - Cán bộ Phòng phát triền nguồn tin Phòng PL-BM Phòng đọc sách; Nữ Nam Nữ 1 6 9% 55% 0% 15% 85% 0% 3 Nam Nữ 2 2 Nam Nữ Tổng 3 18% 18% 8 11 27% 73% 100% 50% 50% 2 2 phòng đọc tạp chí Phòng tra cứu chỉ dẫn 8 7 1 1 VP Liên hiệp thư viện 2 Tổng cộng Tỷ lệ % 14 12 48% 41% Tỷ lệ nguồn nhân lực theo độ tuổi và giới tính 3 3 11% 29 => Dựa vào 02 bảng trình độ nguồn nhân lực và tỷ lệ nguồn nhân lực theo độ tuổi và giới tính ta thấy: - Về nguồn nhân lực theo trình độ: + Ưu điểm: Tỷ lệ % cán bộ quản lý và cán bộ thư viện đều có trình độ đại học và thạc sĩ đều có trình độ từ đại học trở lên, ngoài ra còn có trình độ thạc sĩ, tiến sĩ, sẽ đáp ứng được yêu cầu đối với công tác quản lý, yêu cầu của công việc. + Hạn chế: Vể cán bộ quán lý đa phần và có trình độ đại học (chiếm 44,5%) trong khi trình độ tiến sỹ còn quá ít (11%) nên ảnh hưởng phần nào đó yêu cầu công tác quản lý trong thư viện. Về cán bộ viên chức thư viện việc phân chia trình độ tại các phòng/ban chưa đồng đều (cán bộ có trình độ thạc sỹ đa phần tập trung ở phòng đọc, phòng tra cứu chỉ dân, trong khi phòng phân loại biên mục lại không có) 11 QUẢN LÝ NGUỒN NHÂN LỰC TẠI CƠ QUAN THÔNG TIN – THƯ VIỆN - Về tỷ lệ nguồn nhân lực theo độ tuổi và giới tính: + Độ tuổi: Phần lớn cán bộ thuộc cán bộ trẻ, ( trong độ tuổi 30-40 tuổi) đáp ứng được yêu cầu công việc. + Giới tính có sự chênh lệnh lớn về giới tính trong thư viện, tỷ lệ nữ giới cao hơn nam rất nhiều (chiếm trên 90%). -> Đánh giá: Sự chênh về giới tính sẽ dẫn đến lực lượng k tương quan, công việc đòi hỏi sức nam giới như các hội thảo, hội sách, bổ sung.....lại không có. 3.3. Đào tạo nghiệp vụ chuyên môn Đào tạo nghiệp vụ chuyên môn là quá trình người lao động được học tập, đào tạo nắm vững hơn về công việc của mình, là những hoạt động học tập để nâng cao trình độ, kỹ năng của người lao động để thực hiện nhiệm vụ lao động có hiệu quả hơn. Đào tạo định hướng ban đầu Ở bất kỳ TV nào khi nhân viên khi mới bắt đầu làm việc đều phải trải qua một số buổi học định hướng ban đầu để làm quen với công việc, cũng như trang bị kiến thức hiểu biết về cơ quan. - Tìm hiểu về bộ máy, cơ cấu tổ chức của TV, những đặc trưng và hoạt động của cơ quan . - Tìm hiểu những nội quy và quy định của cơ quan và nguyên tắc làm việc của cơ quan và các công tác khác Đào tạo trong thời gian làm việc : + Chỉ dẫn công việc/thử việc: Số CB mới, khi bắt đầu vào công việc ở bộ phận nào đó, sẽ được CB phụ trách bộ phận có kinh nghiệm nói về mục tiêu của công việc mà họ sắp làm, CB mới sẽ được chỉ dẫn tỉ mỉ, theo từng bước về cách quan sát, trao đổi, học hỏi và làm thử cho tới khi thành thạo dưới sự hướng dẫn và chỉ dẫn chặt chẽ của cán bộ phụ trách. - Hiện nay, các TV đã làm rất tốt công việc này không còn tình trạng người cũ sai việc người mới 12 QUẢN LÝ NGUỒN NHÂN LỰC TẠI CƠ QUAN THÔNG TIN – THƯ VIỆN + Luân chuyển công việc: luân chuyển ở các phòng khác nhau trong Thư viện, nhằm cung cấp cho CB mới những kinh nghiệm làm việc của nhiều bộ phận khác nhau trong cơ quan. Những kinh nghiệm và kiến thức thu được trong quá trình đó sẽ giúp cho họ có khả năng thích ứng với mọi bộ phận, giúp CB mới thực hiện được những công việc cao hơn trong tương lai. Mặt khác, qua giai đoạn luân chuyển này, CBQL sẽ đánh giá được khả năng, trình độ của CB mới qua thực tế để bố trí công việc phù hợp với khả năng của họ, phát huy tối đa tiềm năng của họ trong công việc. Thực tiễn: Tại Cục Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia, sau mỗi đợt tuyển dụng viên chức, Ban lãnh đạo cơ quan đều tiến hành tổ chức lớp đào tạo ban đầu cho cán bộ mới được tuyển vào - Cụ thể là năm 2012 sau khi tuyển dụng được 52 nhân sự và cơ quan, Ban lãnh đạo cơ quan đã tổ chức lớp “ Cơ sở thông tin và thống kê thông tin, thư viện” với sự tham gia giảng dạy, chia sẻ kinh nghiệm là các giám đốc các trung tâm, các trưởng phòng có kinh nghiệm và kỹ năng giảng dạy, + Nội dung được đưa nào đào tạo là: Tìm hiểu về bộ máy, cơ cấu tổ chức của Cục TT KH&CN QG, những đặc trưng và hoạt động của cơ quan; Tìm hiểu những nội quy và quy định của cơ quan và nguyên tắc làm việc của cơ quan và các công tác khác. => Với việc tổ chức đào tạo ban đầu này, cán bộ mới được tuyển vào sẽ bao quát được hết tổ chức, hoạt động của cơ quan mình, nắm được chức năng, nhiệm vụ của cơ quan và của các trung tâm, phòng/ban…từ đó biết được nội dung công việc và có tinh thần trách nhiệm trong công việc hơn. Ngoài ra, nhờ việc tham gia lớp học này, tạo điều kiện cho các cán bộ mới quen biết và hiểu được nhau hơn. 3.4. Phát triển nguồn lực 13 QUẢN LÝ NGUỒN NHÂN LỰC TẠI CƠ QUAN THÔNG TIN – THƯ VIỆN Ngoài việc thực hiện đào tạo nhân viên tại nơi làm việc, TV còn gửi nhân viên đi đào tạo ở các cơ sở ngoài cơ quan, đi học tập kinh nghiệm ở các Trung tâm thông tin và Thư viện lớn trong nước cụ thể là: - Khuyến khích nhân viên tự nâng cao trình độ ở bên ngoài - Gửi nhân viên tham gia các khoá học các chứng chỉ, học nâng cao, học cao học, học thi chức danh được tổ chức tại các trường học. - Cử cán bộ đi học tập , dự các buổi hội thảo, hội nghị về Nghiệp vụ thư viện do các Thư viện và Trung tâm thông tin có uy tín trong nước tổ chức. - Gửi các cán bộ đi dự các buổi nói chuyện cũng như học tập các lớp học, do Hội Liên hiệp Thư viện các Trường đại học phối hợp với dự án tài trợ của nước ngoài, do các giáo viên ngoại quốc giảng dạy về Thư viện. - Tổ chức cho cán bộ đi học tập, thực tế ở hầu hết các Trung tâm thông tin và Thư viện lớn. Thực tiễn: Tại Cục Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia. - Ở TV TTKH&QG Ngày 28-29/3/2014, tại thành phố Nha Trang đã diễn ra cuộc họp lần thứ 12 của Liên hợp thư viện Việt Nam về nguồn tin KH&CN. Tại Hội nghị, các đại biểu đã được nghe báo cáo đánh giá quá trình hình thành và phát triển của Liên hợp giai đoạn 2004-2014, công tác phối hợp bổ sung và chia sẻ các nguồn tin điện tử và các hoạt động nâng cao năng lực thông tin - thư viện của Liên hợp. Các đại biểu cũng tập trung thảo luận những vấn đề có tính chiến lược của Liên hợp như: Quyết định việc đặt mua cơ sở dữ liệu của Liên hợp trong năm 2014 – 2015; Đề xuất giải pháp tăng cường chia sử nguồn tin điện tử giữa các thành viên; Lập kế hoạch hoạt động nhằm nâng cao năng lực của các đơn vị thành viên về quản lý và cung cấp các nguồn tin điện tử; Giới thiệu một số dịch vụ tài liệu điện tử mới về KH&CN của các nhà cung cấp quốc tế; Đề xuất thành lập nhóm thư viện bổ sung cơ sở dữ liệu đặc thù… Hội nghị thường niên của Liên hợp được tổ chức luân phiên tại các tỉnh thành trên cả nước là dịp để các thành viên Liên hợp thảo luận và quyết định những vấn đề 14 QUẢN LÝ NGUỒN NHÂN LỰC TẠI CƠ QUAN THÔNG TIN – THƯ VIỆN quan trọng sau mỗi năm hoạt động, đồng thời cũng là dịp để các cán bộ trong cả nước giao lưu, học hỏi và tìm kiếm cơ hội hợp tác cùng phát triển. - Nhằm hỗ trợ thông tin cho các chương trình KH&CN cấp nhà nước/quốc gia, sáng ngày 25/9/2014, tại Hà Nội, Cục Thông tin khoa học và công nghệ (KH&CN) quốc gia đã tổ chức Hội thảo “Thông tin KH&CN phục vụ các chương trình KH&CN cấp nhà nước/quốc gia”. Thông tin KH&CN phục vụ các chương trình nghiên cứu KH&CN cấp nhà nước/quốc gia được cung cấp một cách kịp thời và có hiệu quả, không chỉ giúp nâng cao chất lượng nghiên cứu khoa học và phát triển công nghệ mà còn thúc đẩy hội nhập quốc tế về KH&CN, phát triển kinh tế - xã hội của đất nước. - Ngày 14/8/2014, tại Cục Thông tin KH&CN quốc gia đã diễn ra Hội thảo “Phần mềm quản trị thư viện tích hợp mã nguồn mở Koha” do Cục Thông tin KH&CN quốc gia (NASATI), Hội Thông tin KH&CN Việt Nam (VASTI) và Công ty Cổ phần Tư vấn Tích hợp Công nghệ D&L phối hợp tổ chức. Hội thảo cũng là dịp để các cán bộ thông tin-thư viện thảo luận và đề xuất bổ sung những tính năng mới giúp phần mềm mã nguồn mở Koha đáp ứng tốt hơn nhu cầu hoạt động của một thư viện hiện đại. Chính sách tạo động lực cho cán bộ thư viện Chính sách động lực, chính sách đãi ngộ phụ thuộc vào cách thức và phương pháp mà những người QL sử dụng để tạo động lực lao động cho CB. Bởi động lực tạo ra sự khao khát và tự nguyện của người lao động để tăng cường nỗ lực nhằm hướng tới việc đạt mục tiêu của tổ chức. Các chính sách tạo động lực về vật chất * Chính sách tăng lương : Việc tăng lương đối với các CB của TV tức là các CB hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ, đạt nhiều thành tích trong công tác được đơn vị đề cử và nhà trường xét duyệt sẽ được tăng lương trước thời hạn. * Chính sách phúc lợi của Thư viện 15 QUẢN LÝ NGUỒN NHÂN LỰC TẠI CƠ QUAN THÔNG TIN – THƯ VIỆN Ngoài tiền lương, tiền phúc lợi đơn vị, tiền những ngày lễ, tết, còn sử dụng các loại hình phúc lợi để tạo động lực cho người lao động về mặt vật chất như đảm bảo chế độ bảo hiểm xã hội và bảo hiểm Y tế cho người cán bộ. Tạo động lực về mặt tinh thần Để tạo động lực về mặt tinh thần cho đội ngũ CB,TV áp dụng các biện pháp để khuyến khích đội ngũ cán bộ đoàn kết, hăng say lao động, đạt được hiệu quả tốt trong công việc bằng các hành động thiết thực như; tổ chức các đợt du lịch, dã ngoại, nghỉ mát… cho các CB công nhân viên. Hàng năm, đơn vị thường bình bầu các danh hiệu thi đua, lao động giỏi cho các cá nhân đạt nhiều thành tích trong công việc. Tổ chức thăm hỏi đối với CB có người thân mất hoặc ốm đau, thai sản …, có quà tặng đối với CB xây dựng gia đình. TV cũng chú trọng đến việc tạo môi trường thuận lợi cho CB có cơ hội học hành và thăng tiến, đặc biệt là khuyến khích động viên và tạo điều kiện cho các CB công chức có tư cách đạo đức tốt, hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được đứng trong đội ngũ của ĐCSVN 4. Nhận xét, đánh giá. Từ việc xem xét và phân tích thực trạng hoạt động QL NNL tại TV, ta thấy được những thành công và hạn chế trong công tác quản lý nguồn nhân lực do nhiều nguyên nhân khác nhau đưa lại. * Nguyên nhân chủ quan : Ưu điểm: - Ban giám đốc đã cố gắng tìm tòi mọi biện pháp trong QL NNL để vận hành phát triển TV. - Đội ngũ CB quản lý dành nhiều tâm huyết, học tập kinh nghiệm ở các Thư viện lớn áp dụng vào TV. - Đội ngũ CB có trình độ cao, đồng đều về chuyên ngành Thư viện cũng như CNTT. Nhược điểm: 16 QUẢN LÝ NGUỒN NHÂN LỰC TẠI CƠ QUAN THÔNG TIN – THƯ VIỆN - CB quản lý TV chưa vận dụng linh hoạt các lý thuyết QLNNL vào trong thực tiễn hoạt động QL cơ quan. - Cơ quan chưa có chính sách thu hút nguồn nhân lực và chính sách duy trì và phát triển đội ngũ CB một cách hợp lý. - Việc nắm bắt khả năng của từng CB và tạo động lực cho họ làm việc còn rất hạn chế. - Trình độ của các CB về công tác quản lý NNL còn chưa cao. - Chưa nắm bắt được luật liên quan đến ngành mà mình quản lý, ví dụ như luật xuất bản, luật bản quyền.v.v. - Công tác lập kế hoạch còn chưa cụ thể dẫn đến việc ra các quyết định còn chậm, chưa dứt khoát. * Nguyên nhân khách quan : Ngoài một số nguyên nhân chủ quan trên còn có một số nguyên nhân khách quan tác động từ môi trường bên ngoài làm ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động QLNNL tại TV. *Ưu điểm - TV có vị trí rất đẹp, rộng rãi và thoáng mát. Cơ sở vật chất trang thiết bị cho cán bộ làm việc rất thuận lợi. - Là địa điểm lý tưởng cho cán bộ học tập và nghiên cứu khoa học. - Được sự quan tâm của Lãnh đạo Cục * Nhược điểm - Quy chế còn nhiều ràng buộc dẫn đến khó khăn khi ra quyết định. - Trong công tác tuyển dụng NNL còn phụ thuộc nhiều vào phòng tổ chức cán bộ hoặc trên Bộ - Môi trường văn hoá xã hội tác động mạnh mẽ nhất đến đội ngũ CB viên chức với xu hướng chuyển công tác của một số CB có trình độ CNTT cao. - Nguồn nhân lực mà cơ quan cho phép tuyển dụng còn hạn chế dẫn đến khó khăn cho công tác quản lý. 17 QUẢN LÝ NGUỒN NHÂN LỰC TẠI CƠ QUAN THÔNG TIN – THƯ VIỆN 5. Giải pháp 5.1.Tuyển dụng: Nâng cao chất lượng công tác tuyển dụng - TV cần dựa trên cơ sở các qui chế, chính sách về tuyển dụng cán bộ, qui định về tiêu chuẩn cán bộ của nhà nước, của ngành để xây dựng các qui định, chính sách và tiêu chuẩn tuyển dụng phù hợp với điều kiện thực tế của TV. - Mọi thông tin tuyển dụng, chế độ ưu tiên… cần được thông báo công khai trên phương tiện thông tin đại chúng. Quá trình thi tuyển phải được giám sát chặt chẽ và bảo đảm tính công bằng. Ưu tiên thu hút cán bộ có kinh nghiệm, sinh viên giỏi nhằm nâng cao chất lượng nguồn nhân lực. - Phân tích công việc là một công cụ vô cùng quan trọng trong hoạt động QLNNL trong mọi cơ quan, tổ chức. Phân tích công việc cung cấp các thông tin về những yêu cầu, đặc điểm của công việc như; các hành động nào cần được tiến hành thực hiện, thực hiện như thế nào và tại sao, các mối quan hệ với cấp trên và các đồng nghiệp trong thực hiện công việc. Không biết phân tích công việc, các nhà quản lý sẽ không thể tạo ra sự phối hợp đồng bộ giữa các bộ phận cơ cấu trong cơ quan, không thể đánh giá được chính xác yêu cầu của các công việc. Do đó, không thể tuyển được đúng nhân viên cho đúng việc, không thể đánh giá được đúng năng lực thực hiện và kích thích kịp thời, chính xác đối với CB. Đặc biệt, phân tích công việc còn là công cụ hữu hiệu giúp cơ quan mới thành lập và đang cần có sự cải tổ hoặc thay đổi về cơ cấu tổ chức, nâng cao hiệu quả trong công việc. - Cần xây dựng chính sách tuyển dụng ngay trong các trường chuyên nghiệp bằng cách cấp học bổng cho các sinh viên có học lực khá giỏi khi còn ngồi trên ghế nhà trường và nhận các sinh viên đó vào làm việc tại cơ quan sau khi học xong. Theo dõi chặt chẽ các lớp đào tạo, các khoa về chuyên ngành Thư viện và một số những vị trí cần thiết để sớm xác định được những người có nhu cầu vào làm việc tại cơ quan. 18 QUẢN LÝ NGUỒN NHÂN LỰC TẠI CƠ QUAN THÔNG TIN – THƯ VIỆN - Ưu tiên động cơ làm việc. Động cơ làm việc liên quan đến tính chủ động và tích cực trong công tác. 5.2. Sử dụng nguồn nhân lực - Các CB ở trong mỗi bộ phận phải được phân công những nhiệm vụ cụ thể cho từng người để cho họ thấy được quyền lợi và nhiệm vụ mà họ phải thực hiện tốt dẫn đến tự giác trong công việc, - Tiến hành nghiên cứu, quan sát, thu thập số liệu về kết quả hoạt động của từng phòng ban, bộ phận từ đó phát hiện những điểm mạnh cũng như các điểm yếu trong từng khâu, từng công đoạn trong quá trình làm việc ở mỗi bộ phận. Phát huy những ưu điểm, khắc phục những nhược điểm. - Soạn thảo tài liệu hướng dẫn thực hiện những công việc mới. Thường xuyên kiểm tra, điều chỉnh những gì trục trặc, chưa chính xác, đánh giá hiệu quả đạt được. Luôn thực hiện nghiêm các quy trình nghiệp vụ trong thư viện bảo đảm về năng suất lao động. - Đối chiếu giữa nhu cầu và khả năng của CB. Ban giám đốc sẽ đề ra một số chính sách, kế hoạch cụ thể để sắp xếp lại cán bộ. Thuyên chuyển công việc cho một số CB theo đúng khả năng của họ để đáp ứng nhu cầu công việc. Nhu cầu CB do làm lâu công việc nên nhàm chán và do khi làm việc cùng bộ phận không hợp tính nhau. 5.3. Đào tạo nguồn nhân lực - Xây dựng các mục tiêu ngắn hạn về NNL: mục tiêu ngắn hạn được xây dựng và phát triển trên cơ sở các mục tiêu dài hạn. Yêu cầu đối với các mục tiêu ngắn hạn phải cụ thể, linh hoạt, có tính khả thi, nhất quán và hợp lý. - Nghiên cứu về đội ngũ CB hiện tại trong cơ quan có đáp ứng đủ nhu cầu người dùng tin trong tương lai hay không, số CB còn thiếu các kỹ năng đảm nhận công việc trong tương lai để thực hiện đào tạo cho các CB đó. - Xem xét chi phí đào tạo và hiệu quả sử dụng cán bộ sau đào tạo để lập kế hoạch đào tạo thích hợp với mỗi công việc. TV nên có kế hoạch luân chuyển cán 19