Tài liệu Tiểu luận hoạch định nguồn nhân lực đề tài cấu trúc hệ thống thông tin nguồn nhân lực.liên hệ thực tiễn ở một doanh nghiệp

lOMoARcPSD|15978022 CẤU TRÚC HỆ THỐNG Thông TIN NGUỒN NHÂN LỰC NHÓM 1 quản trị học (Trường Đại học Thương mại) StuDocu is not sponsored or endorsed by any college or university Downloaded by Quang Quang ([email protected]) lOMoARcPSD|15978022 1 TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA QUẢN TRỊ NHÂN LỰC ——�㵠�㵠�㵠�㵠�㵠—— BÀI THẢO LUẬN HỌC PHẦN: HOẠCH ĐỊNH NGUỒN NHÂN LỰC Đề tài: CẤU TRÚC HỆ THỐNG THÔNG TIN NGUỒN NHÂN LỰC. LIÊN HỆ THỰC TIỄN Ở MỘT DOANH NGHIỆP Giảng viên hướng dẫn: Vũ Văn Thịnh Nhóm thực hiện: 1 Lớp HP: 2239HRMG1311 Hà Nội, 2022 Downloaded by Quang Quang ([email protected]) lOMoARcPSD|15978022 2 MỤC LỤC I. CƠ SỞ LÝ THUYẾT................................................................................................3 1.1. Khái niệm và vai trò của hệ thống thông tin nguồn nhân lực......................................3 1.2. Chức năng của hệ thống thông tin nguồn nhân lực......................................................3 1.3. Phân loại thông tin nguồn nhân lực...............................................................................4 1.4. Cấu trúc hệ thống thông tin nguồn nhân lực................................................................7 2. Sự cần thiết của xây dựng cấu trúc hệ thống thông tin nguồn nhân lực......................8 II. Liên hệ thực tiễn cấu trúc hệ thống thông tin nguồn nhân lực tại công ty Thế giới di động............................................................................................................................................ 9 1.Khái quát công ty thế giới di động.....................................................................................9 2.Thực trạng cấu trúc hệ thống thông tin nguồn nhân lực tại công ty thế giới di động..10 2.1 Cấu trúc hệ thống thông tin nguồn nhân lực tại công ty Thế giới di động................10 2.2 Cấu trúc theo nội dung hoạt động quản trị nguồn nhân lực tại công ty Thế giới di động.................................................................................................................................... 12 III. Đánh giá và đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống thông tin nguồn nhân lực tại công ty thế giới di động................................................................................................27 Ưu điểm................................................................................................................................. 27 Nhược điểm............................................................................................................................ 27 Một số giải pháp kiến nghị.....................................................................................................28 Downloaded by Quang Quang ([email protected]) lOMoARcPSD|15978022 3 CẤU TRÚC HỆ THỐNG THÔNG TIN NGUỒN NHÂN LỰC I. CƠ SỞ LÝ THUYẾT 1.1. Khái niệm và vai trò của hệ thống thông tin nguồn nhân lực 1.1.1. Khái niệm Hệ thống thông tin nguồn nhân lực là một cấu trúc hợp nhất các cơ sở dữ liệu và dòng thông tin liên quan đến nguồn nhân lực được xử lý, lưu trữ, cung cấp phục vụ cho hoạt động quản trị nguồn nhân lực và các hoạt động khác của tổ chức, doanh nghiệp. 1.1.2. Vai trò Có tất cả là 6 vai trò: - Thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cho nhà quản trị các cấp ra các quyết định quản lý. - Cung cấp phương tiện để hiểu rõ phương tiện lao động. - Góp phần tăng năng suất lao động. - Tăng cường sự hợp tác trong tổ chức, doanh nghiệp. - Góp phần nâng cao năng lực cạnh tranh của tổ chức, doanh nghiệp. - Bảo mật và quyền riêng tư. 1.2. Chức năng của hệ thống thông tin nguồn nhân lực 1.2.1. Chức năng lưu trữ thông tin Chức năng lưu trữ là chức năng nền tảng của hệ thống thông tin nguồn nhân lực và là cơ sở cho việc thực hiện các chức năng khác. Thực hiện chức năng lưu trữ có nghĩa là thông tin nguồn nhân lực được sắp xếp, hệ thống hóa, cất giữ để phục vụ cho việc khai thác đúng mục đích. Có hai hình thức lưu trữ phổ biến là lưu trữ bằng giấy tờ (bản cứng) và lưu trữ trên máy tính (bản mềm) bằng việc lưu vào ổ cứng hoặc trên phần mềm quản trị nguồn nhân lực hoặc trên mạng internet (email, website cung cấp dịch vụ lưu trữ thông tin: google drive, 4share, mediafire,..). Mỗi hình thức lưu trữ này đều có những ưu và nhược điểm riêng. Để đảm bảo quá trình lưu trữ có hiệu quả cần lựa chọn phương pháp phù hợp. Hiện nay, các tổ chức, doanh nghiệp thường sử dụng kết hợp hai hình thức lưu trữ. Việc lưu trữ thông tin trên nền tảng hệ thống chạy bởi một nền quản trị cơ sở dữ liệu đảm bảo tính hiện đại, dữ liệu phải được thiết kế và cấu hình liên kết chặt chẽ với nhau thể hiện đúng với mối quan hệ giữa chúng ở bên ngoài. Dữ liệu hoạt động tại mỗi khối trong quản trị nguồn nhân lực được cập nhật thường xuyên và kịp thời vào hệ thống. Hệ cơ sở dữ liệu của hệ thống thông tin nguồn nhân lực phải đảm bảo tính đa chiều, tính lịch sử, tính, hiện tại (thông tin kịp thời). 1.2.2. Chức năng tìm kiếm thông tin Chức năng tìm kiếm thông tin là chức năng cơ bản của hệ thống thông tin nguồn nhân lực trên nền tảng lưu trữ. Nhu cầu tìm kiếm trong công tác quản trị nguồn nhân lực rất đa dạng, bao gồm: tìm kiếm thông tin hiện tại, tìm kiếm thông tin quá khứ, tìm kiếm thông tin đơn giản, tìm kiếm thông tin phức hợp,... Dựa trên kết quả của chức năng lưu trữ, thì HRIS cho phép cán bộ nhân sự và các đối tượng liên quan thực hiện tìm kiếm dữ liệu một cách nhanh chóng với các yêu cầu tìm kiếm từ đơn giản tới phức tạp. Việc thực hiện tìm kiếm - trả kết quả là một trong Downloaded by Quang Quang ([email protected]) lOMoARcPSD|15978022 4 những công tác biến dữ liệu thành thông tin phục vụ cho các hoạt động quản trị nguồn nhân lực trong tổ chức, doanh nghiệp. Các loại thông tin tìm kiếm ở HRIS thường bao gồm: Tìm kiếm thông tin các bộ phận, phòng ban; Tìm kiếm thông tin cá nhân; Tìm kiếm các biểu mẫu; Tìm kiếm các thông tin với mục đích sử dụng riêng biệt (không mang tính phổ biến)… 1.2.3. Chức năng thống kê, tổng hợp Thống kê, phân tích, tổng hợp là một chức năng tất yếu của hệ thống thông tin nguồn nhân lực. Việc lưu trữ dữ liệu đầy đủ trên nền tảng thiết kế liên kết với nhau sẽ cho phép hệ thống thực hiện các thống kê có mức độ phức tạp khác nhau theo tập các tiêu chí khác nhau phục vụ ra quyết định. Có thể kể đến một số dạng thống kê, phân tích, tổng hợp như: Số lượng nguồn nhân lực với cơ cấu nguồn nhân lực theo bằng cấp, trình độ: theo thâm niên; theo giới tính, theo tính chất công việc; theo loại hợp đồng lao động… Số lượng và cơ cấu nguồn nhân lực theo ngạch bậc lương, theo diễn biến lương; Số lượng và cơ cấu nguồn nhân lực theo tình trạng việc làm như: sắp nghỉ hưu, tỉ lệ nghỉ việc, tỉ lệ thay đổi công việc, hết thời hạn hợp đồng lao động… Số lượng và cơ cấu nguồn nhân lực được khen thưởng, vi phạm kỷ luật, có sáng kiến đổi mới, hoàn thành sớm tiến độ… Số lượng và cơ cấu nguồn nhân lực theo chức danh, vị trí việc làm… 1.2.4. Chức năng trợ lý - Tạo các báo cáo kết nối các dữ liệu đơn lẻ của cá nhân, bộ phận, từng đơn vị thời gian chi tiết (giờ, ngày, tuần...) thành báo cáo tổng hợp nhóm, tổ chức lay doanh nghiệp, đơn vị thời gian khái quát (tháng, , năm...) Trích xuất, kết xuất hợp đồng lao động theo thông tin nhân sự và Biểu mẫu lưu trong hệ thống; Trích xuất, kết xuất: Kết quả đánh giá, phân loại nguồn nhân lực; Các quyết định khen thưởng, kỷ luật; Các quyết định nâng lương, nghỉ mưu, sa thải; Kế hoạch tuyển dụng nguồn nhân lực, kế hoạch đào tạo 1.3. Phân loại thông tin nguồn nhân lực 1.3.1. Phân loại theo cấp độ - - Thông tin chiến lược là thông tin sử dụng cho những chiến lược và chính sách dài hạn của tổ chức, doanh nghiệp, chủ yếu phục vụ cho các nhà quản lý cấp cao khi dự đoán tương lai. Loại thông tin này đòi hỏi tính khái quát, tổng hợp cao. Dữ liệu để xử lý ra loại thông tin này thường là từ phân tích môi trường quản trị nguồn nhân lực của tổ chức, doanh nghiệp. Hệ thống thông tin này chủ yếu là hệ thống thông tin hoạch định chiến lược của tổ chức, doanh nghiệp và chiến lược nguồn nhân lực Thông tin chiến thuật là thông tin sử dụng cho chính sách ngắn hạn, chủ yếu phục vụ cho các nhà quản lý phòng ban trong tổ chức, doanh nghiệp. Loại thông tin nguồn nhân lực này một mặt cần mang tính tổng hợp, song mặt khác vẫn đòi hỏi phải có mức độ chi tiết nhất định dạng thống kê. Là cơ sở ban hành các quyết định mang tính chiến thuật (chính sách nhân sự, quy chế hay quy định liên quan đến nguồn nhân lực…). Hệ thống thông tin này bao gồm: Hệ thống thông tin phân tích và thiết kế công việc; Hệ thống thông tin tuyển dụng nguồn nhân Downloaded by Quang Quang ([email protected]) lOMoARcPSD|15978022 5 - lực; Hệ thống thông tin đánh giá nguồn nhân lực; Hệ thống thông tin lương, thưởng và bảo hiểm, trợ cấp, phụ cấp,... Thông tin điều hành (thông tin tác nghiệp) là thông tin sử dụng cho công tác điều hành quản trị nguồn nhân lực của tổ chức, doanh nghiệp hàng ngày và chủ yếu phục vụ cho người giám sát hoạt động tác nghiệp. Loại thông tin này cần chi tiết, được rút ra từ quá trình xử lý các dữ liệu trong doanh nghiệp. Đây là loại thông tin cần được cung cấp thường xuyên. Hệ thống thông tin điều hành trong tổ chức, doanh nghiệp bao gồm các hệ thống con chủ yếu như: Hệ thống thông tin quản lý lương; Hệ thống thông tin vị trí việc làm; Hệ thống thông tin quản lý thông tin cá nhân; Hệ thống thông tin quản lý tuyển dụng, đào tạo, đánh giá thực hiện công việc… 1.3.2. Phân loại theo nội dung thông tin * Hệ thống thông tin về các tác nghiệp quản trị nguồn nhân lực: Có bao nhiêu tác nghiệp quản trị nguồn nhân lực thì có bấy nhiêu hệ thống thông tin con được hình thành, cập nhật, duy trì. Đó là Hệ thống thông tin quản lý lương với các thông tin chi tiết: - Công việc chấm công hàng ngày được nhân lực thống kê của phòng nhân sự trực tiếp thực hiện và ghi vào sổ chấm công. Sau đó tổng hợp lại vào cuối tháng để làm cơ sở tính lương cuối tháng, xong sẽ chuyển giao cho phòng kế toán - Bảng chấm công bao gồm: Họ tên nhân lực, số ngày làm việc, số giờ làm thêm, số ngày nghỉ có phép, số ngày nghỉ không phép. - Sau khi nhận được bảng chấm công, nhân lực tiền lương của phòng kế toán sẽ thực hiện việc kiểm tra đối chiếu xem số lượng báo cáo có đúng không. Nếu không đúng thì gửi trả phòng hành chính tiến hành điều chỉnh lại. Nếu đúng thì sử dụng chương trình tiến hành cập nhật thông tin chấm công để tính lương. Hệ thống thông tin vị trí việc làm với các thông tin chi tiết: - Mục tiêu: Xác định từng vị trí việc làm trong tổ chức, phạm trù nghề nghiệp và nhân lực đang đảm đương vị trí đó - Định kỳ, hệ thống thông tin vị trí việc làm sẽ tiến hành phân tích công việc theo yêu cầu của các phòng ban (nếu có), sau đó lấy thông tin nhân lực trong công ty phù hợp yêu cầu để tiến hành danh mục các vị trí lao động theo ngành nghề và danh mục vị trí việc làm còn thiếu nhân lực. Những danh mục liệt kê các vị trí còn khuyết theo ngành nghề sẽ rất có ích cho bộ phận nhân sự trong việc đưa ra các giải pháp khắc phục. Hệ thống thông tin quản lý thông tin cá nhân với các thông tin chi tiết như: - Thông tin ban đầu: Nhân lực khi vào làm việc tại công ty đều phải nộp hồ sơ xin việc ban đầu, bao gồm đơn xin việc, sơ yếu lý lịch, giấy khám sức khỏe, bằng cấp chuyên môn,... - Cập nhật thông tin nguồn nhân lực vào máy tính để quản lý bao gồm: Mã nhân lực, mã phòng ban, họ tên, giới tính, ngày sinh, nơi sinh, địa chỉ thường trú, địa chỉ hiện tại, số CMND/CCCD, quê quán, dân tộc, tôn giáo, trình độ học vấn, ngày vào làm, mức lương cơ bản, bậc lương. Hệ thống thông tin tuyển dụng nguồn nhân lực bao gồm các thông tin chi tiết: Downloaded by Quang Quang ([email protected]) lOMoARcPSD|15978022 6 - Thông tin nhu cầu tuyển dụng: Khi có nhu cầu tuyển dụng (thiếu nhân lực ở một số vị trí) thì bộ phận quản lý vị trí sẽ đề xuất yêu cầu lên bộ phận nhân sự để thực hiện quy trình tuyển dụng nhân lực mới - Nhập dữ liệu tuyển chọn được tiến hành theo trình tự: ứng viên nộp đơn vào, bộ phận tuyển chọn sẽ tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ, sau đó ứng viên phải làm bài kiểm tra trắc nghiệm và phỏng vấn - Bộ phận tuyển dụng gửi thông tin về những ứng viên đạt yêu cầu bên giám đốc (để xét duyệt) đồng thời cũng thông báo quyết định tuyển dụng cho ứng viên biết. Hệ thống thông tin bố trí nhân lực bao gồm các thông tin chi tiết: - Chuyển hóa thông tin ứng viên thành công đưa vào hồ sơ nhân lực (tức trở thành nhân lực mới ) - Gắn hồ sơ nhân lực mới với vị trí việc làm và phòng ban tương ứng. Hệ thống thông tin đánh giá tình hình thực hiện công việc với các nội dung cụ thể như sau: - Các bộ phận/phòng ban tiến hành đánh giá tình hình thực hiện công việc nhân lực thuộc phòng của mình định kỳ (tuần, tháng, quý…) sau đó gửi các mẫu và kết quả đánh giá đến bộ phận chuyên trách nhân sự - Bộ phận chuyên trách công tác nhân lực sẽ kiểm tra đối đối chiếu, trình giám đốc để quyết định khen thưởng kỷ luật. - Thông tin đánh giá còn được sử dụng làm căn cứ cho hàng loạt các quyết định như: đề bạt, thuyên chuyển, buộc thôi việc người lao động… Hệ thống thông tin đào tạo và phát triển nguồn nhân lực bao gồm các nội dung chủ yếu đó là: - Bộ phận chuyên trách công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực thiết kế các biểu mẫu xác định nhu cầu dành cho hai đối tượng đơn vị/phòng ban chức năng và nhân lực. - Các bộ phận/phòng ban tiến hành xác định nhu cầu đào tạo, bồi dưỡng và phát triển nguồn nhân lực thuộc đơn vị mình (về nội dung, thời điểm, hình thức…) sau đó gửi các biểu mẫu và kết quả xác định nhu cầu đến bộ phận chuyên trách nhân sự - Bộ phận chuyên trách công tác nhân sự sẽ kiểm tra, đối chiếu, tổng hợp trình giám đốc để xây dựng kế hoạch, chính sách đào tạo và phát triển nguồn nhân lực - Thông tin đào tạo và phát triển nguồn nhân lực còn được sử dụng làm căn cứ cho hàng loạt các quyết định như bố trí sử dụng, thuyên chuyển công việc. Hệ thống thông tin về các nội dung khác: - Dữ liệu của các hệ thống thông tin quản lý lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp…để lên báo cáo lên cơ quan quản lý nhà nước theo yêu cầu của luật định và theo quy định của chính phủ - Dữ liệu quản lý người lao động và hệ thống thông tin đánh giá tình hình thực hiện công việc - Dữ liệu về an toàn của người lao động (tai nạn hay bệnh nghề nghiệp)... Định kỳ hàng tháng quý những thông tin này cũng được báo cáo lên nhà quản trị (ban giám đốc) để làm cơ sở đặt ra yêu cầu đào tạo về bảo hộ lao động hay thay đổi môi trường làm việc cho phù hợp * Hệ thống thông tin về các yếu tố ảnh hưởng đến quản trị nguồn nhân lực - Thông tin thị trường lao động và dự báo các chỉ số thị trường Thông tin pháp luật lao động và xu hướng sửa đổi, bổ sung Downloaded by Quang Quang ([email protected]) lOMoARcPSD|15978022 7 - Thông tin về hệ thống giáo dục và đào tạo (đào tạo phổ thông, đào tạo nghề nói chung và theo từng ngành nói riêng, đào tạo đại học…) Thông tin về cung ứng dịch vụ nhân sự (dịch vụ tư vấn nhân sự, tuyển dụng nguồn nhân lực, truyền thông,...) 1.4. Cấu trúc hệ thống thông tin nguồn nhân lực * Cấu trúc theo nguồn lực của hệ thống thông tin a. Nguồn lực phần cứng: - Bao gồm các thiết bị vật lí, các thiết bị hữu hình được sử dụng trong quá trình xử lí thông tin. Nguồn lực phân cứng được chia làm 2 nhóm  Nhóm 1: các thiết bị phần cứng máy tính (như thiết bị vào/ra, thiết bị xử lí, thiết bị lưu trữ…)  Nhóm 2: các thiết bị viễn thông (như thiết bị truyền tín hiệu, thiết bị khuếch đại tín hiệu, thiết bị nhận và giải mã tín hiệu, các thiết bị ngoại vi,...) b. Nguồn lực phần mềm: - Là các chương trình nguồn nhân lực được cài đặt trong hệ thống để quản lí hoặc xử lí thông tin. Phần mềm kiểm soát và điều phối phần cứng, thực hiện xử lí và cung cấp thông tin theo yêu cầu của người sử dụng. Nguồn lực phần mềm có 3 loại cơ bản đó là:  Phần mềm hệ thống: các chương trình giúp người sử dụng quản lí, điều hành của các thiết bị phần cứng  Phần mềm chuyên dụng: các chương trình người sử dụng xử lí thông tin một cách tự động  Phần mềm bảo mật: các chương trình giúp người sử dụng đảm bảo an toàn cho dữ liệu hệ thống như phần mềm: sao lưu dự phòng, bảo mật mạng, diệt virus,... c. Nguồn lực dữ liệu: - Là cơ sở dữ liệu được tập hợp một cách hệ thống, có tổ chức và và được lưu trữ trên các thiết bị thứ cấp để phục vụ yêu cầu khai thác thông tin. Các thiết bị lưu trữ thứ cấp như băng từ, đĩa từ,... d. Nguồn lực mạng: - Là tập hợp máy tính, các thiết bị vật lí được kết nối với nhau nhờ đường truyền vật lí theo một cấu trúc nhất định dựa trên các giao thức nhằm chia sẻ các tài nguyên trong mạng. Trong tổ chức, doanh nghiệp mạng phổ biến được sử dụng là mạng LAN, Internet,... e. Nguồn lực con người: - Là tất cả các đối tượng tham gia quản lí, xây dựng, sử dụng, nâng cấp và bảo trì hệ thống HIRS. Các đối tượng bao gồm: người sử dụng, chuyên gia công nghệ thông tin… Nguồn lực con người là nguồn lực cốt lõi, quyết định tính chủ động trong việc tích hợp các nguồn lực trong hệ thống để đạt hiệu quả cao nhất. * Cấu trúc theo nội dung hoạt động quản trị nguồn nhân lực - Nhóm hoạt động mang tính quản lý bao gồm: HTTT về 9 công việc, thông tin đầu vào, thông tin đầu ra và thiết kế tổ chức, thiết kế công việc; hoạch định nguồn nhân lực; lựa chọn và bố trí nhân lực; quản lý thực hiện công việc có mối quan hệ chặt chẽ. Downloaded by Quang Quang ([email protected]) lOMoARcPSD|15978022 8 - -  Thông tin về luồng công việc bao gồm: Thiết kế tổ chức và thiết kế công việc, hoạch định nguồn nhân lực, lựa chọn và bố trí nhân lực, quản lý thực hiện công việc.  Thông tin đầu vào: Mô hình kinh doanh, Chiến lược phát triển tổ chức, doanh nghiệp, Kế hoạch hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp, kỳ vọng của lãnh đạo tổ chức doanh nghiệp, hiện trạng nguồn nhân lực của tổ chức, doanh nghiệp.  Thông tin đầu ra: Cơ cấu tổ chức, Hệ thống chức danh và mô tả công việc, Quy chế tổ chức, chiến lược phát triển nguồn nhân lực, kế hoạch nguồn nhân lực tác nghiệp, Chính sách nguồn nhân lực, mẫu văn bản về công tác nhân sự. Nhóm hoạt động mang tính phát triển bao gồm: hệ thống thông tin về luồng công việc, thông tin đầu vào, thông tin đầu ra về đào tạo và phát triển nguồn nhân lực, phát triển tổ chức phát triển công danh có mối quan hệ chặt chẽ  Thông tin về luồng công việc thuộc hoạt động mang tính phát triển bao gồm: đào tạo và phát triển nguồn nhân lực, phát triển tổ chức, phát triển nghề nghiệp,...  Thông tin đầu vào chủ yếu là mô hình chiến lược nguồn nhân lực của tổ chức, kết quả đánh giá nhân lực,...  Thông tin đầu ra bao gồm: Chuẩn năng lực cho mỗi vị trí công việc, hồ sơ năng lực cá nhân, đánh giá nhu cầu đào tạo, kế hoạch và chương trình đào tạo, Lộ trình công danh Nhóm hoạt động mang tính hỗ trợ bao gồm hệ thống thông tin về luồng công việc, thông tin đầu vào, thông tin đầu ra về đãi ngộ phúc lợi, quan hệ lao động, công đoàn, tư vấn người lao động, hoạt động nghiên cứu trong tổ chức doanh nghiệp.  Thông tin về luồng công việc thuộc nhóm hoạt động mang tính hỗ trợ bao gồm: đãi ngộ phúc lợi, quan hệ lao động, công đoàn, quan hệ lao động nghiên cứu và quản lý HRIS.  Thông tin đầu vào: Mô hình kinh doanh; chiến lược phát triển doanh nghiệp; kế hoạch kinh doanh; các biểu mẫu liên quan, hệ thống chính sách lao động pháp luật về lao động và công đoàn; cam kết trách nhiệm xã hội, tâm lý người lao động  Thông tin đầu ra: Quy chế chính sách đãi ngộ nhân lực; Hệ thống thang, bậc lương,quy định về quỹ lương, hệ thống tính lương và trả lương; Dịch vụ tư vấn cung cấp cho cá nhân, thỏa thuận giữa các chủ thể quan hệ lao động; hồ sơ nhân sự, hiện trạng nhân sự,... 2.Sự cần thiết của xây dựng cấu trúc hệ thống thông tin nguồn nhân lực Trước kia để lưu trữ dữ liệu của một nhân viên người ta phải làm bằng thủ công thông thường là lưu trữ hồ sơ trên giấy, do đó mỗi khi có sự thay đổi, tra cứu hay cập nhật về thông tin nhân viên, người quản lý sẽ tốn rất nhiều thời gian và công sức, bên cạnh đó việc lưu trữ thủ công còn gây ra một trở ngại nữa đó là sự an toàn về thông tin, dữ liệu: chẳng hạn lưu trữ thông tin trên giấy có thể bị thất lạc hay dữ liệu lưu trữ qua nhiều năm sẽ bị phai mờ, điều đó sẽ ảnh hưởng rất lớn đến công việc trong công ty. Với sự phát triển của công nghệ, hiện nay nhiều doanh nghiệp đã xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự trong công ty và đã gặt hái được nhiều kết quả khả quan, đáp ứng nhu cầu đa dạng của con người và xây dựng mục tiêu của tổ chức. Hệ thống thông tin quản lý nhân sự là cách quản lý nhân sự hiệu quả. Đây là một hệ thống thông tin dùng để thu thập, xử lý, lưu trữ, truyền đạt, phân phối các thông tin có liên quan đến nguồn nhân lực trong tổ chức hoặc doanh nghiệp để hỗ trợ cho việc ra quyết định. Downloaded by Quang Quang ([email protected]) lOMoARcPSD|15978022 9 Thông thường, trong hệ thống quản lý nguồn nhân sự sẽ bao gồm 2 phần: các module cơ bản bắt buộc phải có và phần mở rộng (tùy thuộc vào từng công ty). Phần mềm chạy trên một nền quản trị cơ sở dữ liệu, từ đó đảm bảo được tính hiện đại, dữ liệu được thiết kế với cấu hình lưu trữ chặt chẽ với nhau. Dữ liệu hoạt động trong mỗi khối quản trị nhân lực được cập nhật thường xuyên và kịp thời vào hệ thống. II. Liên hệ thực tiễn cấu trúc hệ thống thông tin nguồn nhân lực tại công ty Thế giới di động 1.Khái quát công ty thế giới di động Tên DN: CTCP đầu tư thế giới di động Loại hình: Công ty cổ phần Thể loại: Chuỗi cửa hàng bán lẻ Thành lập: tháng 3 năm 2004 Người sáng lập: Trần Lê Quân, Nguyễn Đức Tài, Đinh Anh Huân, Điêu Chính Hải Tầm nhìn: Thế Giới Di Động là tập đoàn dẫn đầu ngành bán lẻ và sáng tạo nhất Việt nam luôn đem đến cho KHÁCH HÀNG những trải nghiệm thú vị, thân thiện, tin tưởng; là minh chứng cho việc vận hành có INTEGRITY tại bất cứ nơi nào chúng tơi hiện diện mà nó tạo ra sự khác biệt cho Việt Nam Đây là chúng tôi. Đây là điều mà bạn có thể trơng cậy vào được Thành lập năm 2004, từ mơ hình Thương mại điện tử sơ khai với một website giới thiệu thông tin sản phẩm, đến nay Thegioididong đã phát triển thành hệ thống siêu thị rộng khắp và trở thành nhà bán lẻ xuất sắc số 1 Việt Nam. MWG vận hành các chuỗi bán lẻ thegioididong.com, Điện Máy Xanh, Bách Hố Xanh. Ngồi ra, MWG cịn mở rộng ra thị trường nước ngoài với chuỗi bán lẻ thiết bị di động Bigphone tại Campuchia. MWG vinh dự khi 2 năm liên tiếp lọt vào bảng xếp hạng TOP 50 công ty niêm yết tốt nhất Châu Á 2017-2018 của tạp chí uy tín Forbes và là đại diện Việt Nam duy nhất trong Top 100 nhà bán lẻ hàng đầu Châu Á – Thái Bình Dương do Tạp chí bán lẻ châu Á (Retail Asia) và Tập đồn nghiên cứu thị trường Euromonitor bình chọn. MWG nhiều năm liền có tên trong các bảng xếp hạng danh giá như TOP 500 nhà bán lẻ hàng đầu Châu Á – Thái Bình Dương (Retail Asia) và TOP 50 công ty kinh doanh hiệu quả nhất Việt Nam (Nhịp Cầu Đầu Tư)… Sự phát triển của MWG cũng là một điển hình tốt được nghiên cứu tại các trường Đại học hàng đầu như Harvard, UC Berkeley, trường kinh doanh Tuck (Mỹ). Sứ mệnh kinh doanh Thế giới di động cam kết đặt KHÁCH HÀNG LÀM TRUNG TÂM trong mọi suy nghĩ và hành động của mình. Thế giới di động cam kết mang đến cho nhân viên một mơi trường làm việc TÔN TRỌNG và CÔNG BẰNG. Thế giới di động cam kết mang đến cho quản lý: Một SÂN CHƠI công bằng để thi thố tài năng / Một cam kết cho một cuộc sống cá nhân SUNG TÚC / Một vị trí xã hội được người khác KÍNH NỂ. Thế giới di động cam kết mang đến cho các đối tác sự TÔN TRỌNG. Thế giới di động cam kết mang đến cho nhà đầu tư giá trị doanh nghiệp GIA TĂNG KHÔNG NGỪNG. Thế giới di động cam kết đóng góp cho cộng đồng thông qua việc tạo nhiều ngàn việc làm và đóng góp đầy đủ thuế cho ngân sách nhà nước Downloaded by Quang Quang ([email protected]) lOMoARcPSD|15978022 10 Quá trình hình thành và phát triển của công ty Thế giới Di động - Năm 2004: Công ty cổ phần Thế Giới Di Động được thành lập với số vốn ban đầu khoảng 2 tỷ đồng theo mô hình thương mại điện tử nhưng thất bại. - Tháng 10/2004: Chuyển đổi mô hình kinh doanh, đầu tư vào cửa hàng bán lẻ các thiết bị di động. - Tháng 3/2006: Thế giới di động có tổng cộng 4 cửa hàng tại TP. Hồ Chí Minh. với thương hiệu Dienmay.com (sau đổi thành Dienmayxanh.com). - Năm 2012: Đạt quy mơ 220 cửa hàng tại Việt Nam - Tháng 5/2013: Thế giới di động tiếp nhận đầu tư của Robert A.Willett – cựu CEO BestBuy - Năm 2017: Tiến hành sáp nhập và mua lại hệ thống bán lẻ điện máy Trần Anh - Tháng 3/2018: Mua lại 40% vốn chuỗi dược phẩm Phúc An Khang. Sau đó đổi tên thành Nhà thuốc An Khang - Tháng 10/2018: Sáp nhập hồn thành, có tổng cộng 34 siêu thị Trần Anh được thay biển Điện Máy Xanh. 2.Thực trạng cấu trúc hệ thống thông tin nguồn nhân lực tại công ty thế giới di động 2.1 Cấu trúc hệ thống thông tin nguồn nhân lực tại công ty Thế giới di động a) Nguồn lực phần cứng Là công ty lớn có hơn 1500 cửa hàng, hơn 30 ngàn nhân viên sử dụng và các cửa hàng trải dài khắp 64 tỉnh thành Việt Nam, Thế giới di động có mạng lưới máy tính hiện đại và dày đặc nhắm kết nối các nhân viên từ tất cả chi nhánh trên toàn quốc về trụ sở chính của công ty. Nhờ đó, công ty có thể kiểm soát được nhân sự một cách nhanh chóng, tiện lợi, tiết kiệm được nhiều công sức và thời gian. Khi Ban lãnh đạo gửi một thông báo nào đó cho toàn bộ các nhân viên, văn phòng điện tử với các thiết bị phần cứng hỗ trợ sẽ thống kê được việc truyền thông nội bộ đang diễn ra như thế nào, biết được danh tính ai đã đọc - đọc khi nào và những ai chưa đọc. Để làm được điều này, công ty sở hữu nhân sự lên đến 400 người với 6 phòng ban tại bộ phận IT Thế Giới Di Động- một trong những tập đoàn bán lẻ hàng đầu Việt Nam. b) Nguồn lực phần mềm Trong Hội nghị Vietnam Excellence 2021 do Anphabe mới tổ chức hôm 28/10/2021, ông Nguyễn Đức Tài – Chủ tịch của Tập đoàn Thế giới Di Động (MWG) đã giới thiệu về hệ thống ‘Thăng tiến tự động’ của doanh nghiệp. Đúng như tên gọi, thông qua công nghệ và dữ liệu, mỗi một nhân sự sẽ nhận về 1 số điểm nhất định dựa trên sự thể hiện của bản thân, sau đó nếu họ đủ điểm mà Thế Giới Di Động yêu cầu cho công việc quản lý, thì sẽ được tự động đề bạt. Tuy nhiên, nếu xét kỹ, thì hệ thống ‘Thăng tiến tự động’ này chỉ hỗ trợ cho bộ phận nhân sự và các lãnh đạo trong công ty - thực hiện phần lớn công việc khó khăn, chứ không phải thay thế hoàn toàn con người; vì trong một vài khâu, vẫn cần có sự can thiệp của con người. Downloaded by Quang Quang ([email protected]) lOMoARcPSD|15978022 11 Ban đầu khi mở cửa hàng đầu tiên, công ty chỉ áp dụng phần mềm Excel cơ bản cho việc quản lý nhân sự, sau đó công ty mua phần mềm quản lý, hiện tại là hệ thống ERP- do đội ngũ IT của chính công ty xây dựng. Cũng như các giải pháp ERP khác, giải pháp của TGDĐ cũng gồm các chức năng quản lý bán hàng, tài chính kế toán, nhân sự tiền lương, văn phòng điện tử, mua hàng, kho hàng, bảo hành… Chẳng hạn, việc tính lương, thưởng cho 31 ngàn nhân viên đều bằng hệ thống và chỉ cần 2 nhân viên làm việc này. Hơn thế nữa, công ty cũng bổ sung thêm phần BI (Business Intelligence) giúp hệ thống báo cáo uyển chuyển và đa chiều hơn trong phân tích dữ liệu, giúp Ban Giám đốc nhận những báo cáo phân tích tức thì, hằng ngày qua email và SMS, giám sát hàng chục ngàn nhân viên một cách dễ dàng c) Nguồn lực dữ liệu Nhờ vào các hệ thống phần mềm, công ty Thế giới di động có thể lưu trữ lý lịch nhân viên, mã thẻ nhân viên (có thể sử dụng mã vạch phục vụ công tác quản lý). Ngoài ra, hệ thống báo cáo linh động còn giúp công ty theo dõi, kiểm tra các báo cáo trên cơ sở toàn bộ các thông tin được quản lý, lưu trữ cấu trúc báo cáo để sử dụng lâu dài, in ấn hoặc kết xuất số liệu sang các ứng dụng khác như MS Word, MS Excel, trang Web; thống kê số liệu để có thể tự xây dựng các tiêu chuẩn thống kê số liệu phục vụ cho việc phân tích - đánh giá số lượng cán bộ, các mẫu thống kê có thể thực hiện theo kiểu một hoặc hai chiều; dự báo thời gian như hỗ trợ dự báo trước các tiêu chí thời gian (ngày sinh, ngày hết hạn hợp đồng,...); hoặc đảm bảo an toàn thông tin, bảo mật hệ thống, quản lý người sử dụng và phân định quyền hạn truy cập thông qua tên người sử dụng và mật khẩu bảo vệ ngoài ra còn lưu trữ số liệu định kỳ, phục hồi dữ liệu khi gặp sự cố. Nhân viên hoàn toàn có thể đối chiếu số lượng bán của mình bằng cách tra cứu trong kho dữ liệu. Thế Giới Di Động có trả lương theo ngày, nhân viên có thể theo dõi thu nhập của mình và xem những người xung quanh ai bán giỏi hơn để học tập. Giám đốc khối công nghệ thông tin của Thế giới Di động cũng cho biết: Công nghệ trong quản trị nhân sự online và phỏng vấn thông minh giúp Thế giới di động có thể lọc từ 500 hồ sơ ứng tuyển ra 50 ứng viên phù hợp với văn hóa Công ty nhất để đẩy dữ liệu về hệ thống nhân sự trung tâm. d) Nguồn lực mạng: - Mạng phổ biến được sử dụng là mạng LAN, Internet,.. - Thế giới di động còn được giới công nghệ đánh giá cao bởi hệ thống quản lý nguồn lực ERP( Entersprise Planning) đang vận hành mà đội ngũ nhân lực IT của chính công ty xây dựng e) Nguồn lực con người Thế Giới Di Động đã thực hiện một cuộc cách mạng ở quy trình thăng tiến cho nhân sự. Họ gọi hệ thống mới này là ‘Thăng tiến tự động’, dựa chủ yếu vào dữ liệu và công nghệ. Mỗi nhân sự sẽ nhận về một số điểm nhất định dựa trên sự thể hiện của bản thân, sau đó nếu đủ điểm mà công ty yêu cầu cho công việc quản lý, họ sẽ được tự động đề bạt. Như vậy, sự thăng tiến của mỗi nhân viên dựa hoàn toàn vào năng lực và sự nỗ lực của mỗi người và không bị can thiệp bởi sếp trực tiếp và các yếu tố cảm tính bên ngoài. Cụ thể, điểm thăng tiến của mỗi người sẽ được tích hợp dựa trên 3 yếu tố: Downloaded by Quang Quang ([email protected]) lOMoARcPSD|15978022 12  Thứ nhất: có năng lực tạo ra kết quả, tức nhân viên đã đóng góp vào sự tăng trưởng chung của cửa hàng, được tích lũy qua SAO tăng trưởng và điểm ERP (thưởng).  Thứ hai: có tâm phục vụ khách hàng, được ghi nhận thông qua SAO phục vụ tập thể và phục vụ cá nhân.  Thứ ba: tương tác giữa con người và con người thông qua đánh giá từ đồng nghiệp và thâm niên gắn bó. Theo chia sẻ của Chủ tịch Nguyễn Đức Tài, chỉ sau 1 năm áp dụng, Hệ thống đã cung cấp cho doanh nghiệp 1.381 tân quản lý – chiếm 30%, trong khi 70% còn lại được họ xây dựng trong 16 năm. Với tốc độ phát triển nhanh chóng và chính xác, chỉ khoảng vài năm nữa, hệ thống “Thăng tiến tự động” mới này có thể cung cấp 100% số lượng quản lý cho Thế Giới Di Động – đặc biệt ở cấp trung. Về số lượng nhân lực, hiện có gần 68.100 nhân viên làm việc tại Công ty Đầu tư Thế Giới Di Động (MWG) và bảy công ty con, tăng 10.500 người so với đầu năm. Quy mô tuyển dụng của Thế Giới Di Động liên tục tăng mạnh trong khoảng 6 năm trở lại đây. Bình quân mỗi năm công ty đều có khoảng 10.000 lao động mới, cá biệt năm 2019 con số này đến 17.000 người. Quy mô lớn nên đòi hỏi phải có sự tham gia của "kỹ trị" trong quản trị doanh nghiệp. Hiện hệ thống vận hành CNTT của TGDĐ có khoảng 320 người, lượng lập trình viên hệ thống khoảng 86 người. 2.2 Cấu trúc theo nội dung hoạt động quản trị nguồn nhân lực tại công ty Thế giới di động a) Nhóm hoạt động mang tính quản lý Bảng 1. HRIS với nhóm hoạt động mang tính quản lý Nghiệp vụ Thiết kế tổ chức Hoạch định và thiết kế công nhân lực việc nguồn Lựa chọn và Quản lý thực bố trí nhân lực hiện công việc Downloaded by Quang Quang ([email protected]) lOMoARcPSD|15978022 13 Thông - Thiết kế cơ cấu tổ tin luồng chức và các vị trí công việc làm việc tại thế giới di động - Thiết kế chức năng, nhiệm vụ cho từng vị trí việc làm - Thiết lập chiến lược, chính sách, kế hoạch về phát triển nguồn nhân lực trong tổ chức - Tuyển dụng, thuyên chuyển nhân lực nhằm đảm bảo “đúng người đúng việc” - Đặt yêu cầu về kết quả công việc - Đưa ra quy ước đánh giá mức độ hoàn thành công việc của nhân sự - Theo dõi giám sát thực hiện công việc, phản hồi và quyết định ghi nhận kết quả Thông - Mô hình kinh tin đầu doanh của thế giới vào di động ngày nay: hệ thống cửa hàng bán lẻ; mô hình cộng tác viên - Chiến lược phát triển của công ty: Website đi trước, chuỗi siêu thị theo sau - Chiến lược phát triển - Kế hoạch của doanh nghiệp nguồn nhân lực đầu kỳ - Kế hoạch hoạt động của doanh nghiệp - Thông tin nhân lực có từ - Nghiên cứu nguồn trước cung ở bên trong và bên ngoài doanh nghiệp - Đánh giá thực trạng nguồn cung nhân lực theo thời điểm Downloaded by Quang Quang ([email protected]) - Các mục tiêu hoạt động kinh doanh và phát triển của doanh nghiệp - Kỳ vọng của lãnh đạo về chất lượng con người - Yêu cầu phát triển của nguồn nhân lực xã hội lOMoARcPSD|15978022 14 Thông - Mô hình cơ cấu tin đầu doanh nghiệp ra - Bản mô tả chức năng nhiệm vụ các bộ phận của Thế giới di động - Chiến lược phát triển - Chính sách nguồn nhân lực 3-5 năm tuyển dụng, bố của doanh nghiệp trí, bổ nhiệm nhân lực của - Kế hoạch nhân lực doanh nghiệp hàng năm (tăng/giảm số lượng và chất lượng - Hệ tiêu chí nhân lực thông qua đánh giá trong - Hệ thống chức tuyển mới, đào tạo lại tuyển dụng, sau danh hoặc thuê ngoài) thử việc -Bản mô tả công việc - Quy chế điều hành - Các thông quyết định - Quy chế đánh giá nhân lực - Hệ chỉ tiêu đánh giá nhân lực - Các biểu theo dõi, cảnh báo - Mẫu quyết mẫu định, thông báo báo, 1. Thông tin luồng công việc: Thiết kế tổ chức, bố trí nhân lực: - Thế Giới Di Động mỗi năm tuyển hơn 10.000 nhân viên T8/2021. - Hiện có gần 68.100 nhân viên làm việc tại Công ty Đầu tư Thế Giới Di Động (MWG) và bảy công ty con, tăng 10.500 người so với đầu năm. - Số liệu này được thể hiện trong báo cáo tài chính quý IV/2020. Ba tháng cuối năm cũng là giai đoạn doanh nghiệp đầu ngành bán lẻ tuyển dụng nhiều nhất với hơn 5.000 người, trong khi những quý còn lại khoảng 1.000-2.000 người. - Chi phí nhân công vì thế cũng tăng đột biến từ khoảng 7.900 tỷ đồng của năm trước lên hơn 10.020 tỷ đồng. Đến cuối năm, Thế Giới Di Động còn hơn 2.500 tỷ đồng tiền thưởng cho nhân viên chưa giải ngân. Khoản này được công ty ghi nhận vào chi phí phải trả ngắn hạn, tăng gấp đôi so với đầu năm. - Quy mô tuyển dụng của Thế Giới Di Động liên tục tăng mạnh trong khoảng 6 năm trở lại đây. Bình quân mỗi năm công ty đều có khoảng 10.000 lao động mới, cá biệt năm 2019 con số này đến 17.000 người. - Ông Nguyễn Đức Tài – Chủ tịch HĐQT từng chia sẻ vì quy mô đã quá lớn nên đòi hỏi phải có sự tham gia của "kỹ trị" trong quản trị doanh nghiệp. Ông Tài kể, những năm đầu hoạt động, mỗi tháng công ty chỉ tuyển thêm vài chục, nhiều thì vài trăm người. Con số này trong tầm kiểm soát của phòng nhân sự nhưng khi mở rộng nhanh thì chỉ tiêu tuyển mỗi tháng tới hàng nghìn người. Việc sàng lọc hồ sơ hiện nay đều phải do máy móc thực hiện. - Trên website tuyển dụng, Thế Giới Di Động cho biết trong 3 năm gần nhất, doanh nghiệp này thưởng cuối năm 3 tháng thu nhập cho nhóm nhân viên khối siêu thị và 3-9 tháng thu nhập cho nhóm nhân viên tính lương theo chỉ tiêu kinh doanh. Các đãi ngộ khác gồm xe Downloaded by Quang Quang ([email protected]) lOMoARcPSD|15978022 15 đưa đón, mua hàng nội bộ, không gian làm việc hiện đại, cơ hội thăng tiến sau tối thiểu 6 tháng... cũng được nhắc đến như là yếu tố giữ chân người lao động. 2.Thông tin đầu vào: Mô hình kinh doanh: - Mô hình kinh doanh chính của thegioididong trong chiến lược kinh doanh là mô hình thương mại điện tử có tên tiếng Anh sử dụng là E-commerce Marketplace Business Model. - Có 2 loại mô hình kinh doanh thương mại điện tử cơ bản là: - Mô hình kinh doanh điện tử B2B: Mô hình này tập trung chủ yếu vào việc hỗ trợ cung cấp dịch vụ, sản phẩm tử doanh nghiệp này qua doanh nghiệp khác qua các kênh thương mại điện tử hay website hay sản thương mại điện tử của mỗi doanh nghiệp. - Mô hình kinh doanh thương mại điện tử là B2C: Đây là doanh nghiệp bán hàng trực tiếp đến khách hàng cuối cùng có tên tiếng anh là Business to Customer thông qua một số sàn thương mại điện tử. - Thương hiệu nổi tiếng này đã áp dụng vào mô hình kinh doanh điện tử B2C. Thông qua website thương mại điện tử của mình doanh nghiệp đã cung cấp dịch vụ, sản phẩm đến người tiêu dùng, khách hàng cuối cùng. Không cần bất cứ một bên trung gian nào thegioididong đã thiết lập mối quan hệ trực tiếp với khách hàng. Hoạt động chiến lược: - Thương hiệu này đã chú trọng vào việc phát triển và cải thiện các hoạt động sau trong hoạt động chiến lược kinh doanh của thegioididong. Triển khai hoạt động nghiên cứu và phát triển - Với sự phát triển của những phương tiện truyền thông cuốn hút người tiêu dùng và tạo các các nhu cầu mới hàng loạt trong hoạt động nghiên cứu và phát triển trong chiến lược kinh doanh của thegioididong. Thegioididong luôn luôn update và nghiên cứu các loại điện thoại thông minh ngày càng đa chức năng, đa dạng về chụp hình, ghi âm, gắn nhạc chuông, nối mạng và hình nền đủ loại, gửi tin nhắn và tán gẫu, xem phim và nghe nhạc. Tối ưu hành trình khách hàng - Hành trình khách hàng hay còn gọi là Customer journey, là tất cả các trải nghiệm mà người tiêu dùng có với một doanh nghiệp tổ chức. Nó gồm có toàn bộ những tương tác của người tiêu dùng trên toàn bộ thiết bị, kênh, điểm tiếp xúc trong xuyên suốt quá trình vòng đời của khách hàng, người tiêu dùng từ thời điểm nhận thức về dịch vụ, sản phẩm cho tới thời điểm họ trở thành những vị khác trung thành của doanh nghiệp. - Thế giới di động đã cho phép trên hành trình khách hàng tại các điểm touchpoint của mỗi nhân viên hiểu được bối cảnh của khách hàng đó, bên cạnh đó để nắm chặt chẽ hơn cần phải nắm được cả thông tin. Thế giới di động đã thành công trong việc thu hút khách hàng qua việc tối ưu hành trình khách hàng, đem lại trải nghiệm tích cực cho họ khi tăng trải nghiệm cho người sử dụng. - Tối ưu hành trình khách hàng Chương trình khuyến mãi quảng cáo được triển khai Để thu hút khách hàng thế giới di động cũng đã triển khai những chương trình khuyến mãi hấp dẫn một cách thường xuyên. Downloaded by Quang Quang ([email protected]) lOMoARcPSD|15978022 16 - Khi mua iphone tại thế giới di động thì một chương trình ưu đãi nổi bật của chương này sẽ được tặng ngày 1 phiếu mua hàng vô cùng đặc biệt có giá trị 100.000 đồng khi mua iphone mới bất kỳ tại thế giới di động, áp dụng khi mua thẻ game hoặc thẻ cào. Ngoài ra thế giới di động cũng đang tiến hành triển khai ngoài trời các chiến dịch quảng cáo TVC. Họ lựa chọn triển khai chiến dịch truyền thông của thương hiệu trên hai màn hình led ngoài trời tại ngã tư Hoàng Đạo Thúy, Lê Văn lương, tại TTTM Artemis số 3 Lê Trọng Tấn là các vị trí rất có nhiều lợi thế lớn về truyền thông. 3. Thông tin đầu ra: - Cơ cấu tổ chức và tên chức danh: - Sơ đồ: Chức năng và nhiệm vụ: - Đại hội đồng cổ đông: Đại hội đồng cổ đông là cơ quan quyết định cao nhất của Công ty gồm tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết, họp ít nhất mỗi năm một lần. ĐHĐCĐ quyết định những vấn đề được Luật pháp và Điều lệ Công ty quy định. ĐHĐCĐ thông qua các báo cáo tài chính hàng năm của Công ty và tài chính cho năm tiếp theo, bầu miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên Hội đồng quản trị, thành viên Ban Kiểm soát của Công ty… - Hội đồng quản trị: Hội đồng quản trị do Đại hội đồng cổ đông bầu ra, là cơ quan quản lý cao nhất của Công ty, có toàn quyền nhân danh Công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến quyền lợi của Công ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông. Hội đồng quản trị giữ vai trò định hướng chiến lược kế hoạch hoạt động sản xuất kinh doanh hàng năm, chỉ đạo và giám sát hoạt động của Công ty thông qua Ban điều hành Công ty. - Ban kiểm soát: Ban kiểm soát có nhiệm vụ kiểm tra hoạt động tài chính của Công ty, giám sát việc tuân thủ chấp hành chế độ hạch toán, kế toán, quy trình, quy chế nội bộ của Công ty, thẩm định Báo cáo tài chính hàng năm, báo cáo Đại hội đồng cổ đông về tính chính xác, trung thực, hợp pháp của Báo cáo tài chính của Công ty. - Ban Giám đốc: Ban giám đốc chịu trách nhiệm hoạch định các chiến lược, mục tiêu phát triển của công ty trong ngắn hạn và dài hạn. Điều hành, quản lý công ty đi theo hướng phát triển đã đề ra. Ban giám đốc chịu trách nhiệm cao nhất trong tổ chức, điều hành mọi hoạt động kinh doanh hàng ngày của công ty, là đại diện của công ty trước pháp luật. Tổ chức thực hiện các Nghị quyết, Quyết định mà HĐQT đã đề ra. - Phòng Công nghệ thông tin: Ứng dụng Công nghệ thông tin vào các hoạt động của công ty. Quản lý, bảo dưỡng và vận hành toàn bộ hệ thống hạ tầng Công nghệ thông tin của Downloaded by Quang Quang ([email protected]) lOMoARcPSD|15978022 17 - - - - - công ty, hỗ trợ về mặt kỹ thuật cho các đơn vị khác trong công ty khai thác và sử dụng hệ thống Công nghệ thông tin một cách hiệu quả nhất. Thực hiện các công tác xây dựng hệ thống quản trị dựa trên công nghệ thông tin xây dựng hệ thống baocaonoibo.com hay phần mềm ERP – một trong những hệ thống quản trị hàng đầu mà chỉ có một số công ty lớn đang sử dụng, xây dựng các website phục vụ cho công tác bán hàng hay trao đổi thông tin của công ty như: thegioididong.com, dienmayxanh.com, mwg.vn, bachhoaxanh.com, hay vieclam.thegioididong.com. Luôn đảm bảo các website này hoạt động tốt. Phòng Hành chính – Nhân sự: Mục tiêu hoạt động của Khối HC – NS là hỗ trợ các phòng ban trong việc thu hút, phát triển, động viên và giữ chân nhân viên. Khơi dậy năng lực của nhân viên giúp họ đạt được kết quả vượt trội trong công việc. Khối HC – NS bao gồm phòng Hành chính và phòng Nhân sự. Phòng Hành chính có nhiệm vụ thực hiện các công tác văn phòng, quản lý tài sản, giải quyết các loại công văn, chứng từ và đặt mua các loại văn phòng phẩm theo nhu cầu của nhân viên. Phòng Nhân sự chịu trách nhiệm hoạch định nguồn nhân lực, theo dõi, thống kê nhu cầu và đánh giá tình hình nguồn nhân lực định kỳ trong công ty. Thực hiện chức năng tuyển dụng nhân viên mới, định mức lao động để thực hiện công tác lương thưởng, các chế độ phúc lợi cho nhân viên. Tổ chức đào tạo, huấn luyện định kỳ các kỹ năng cần thiết cho nhân viên cũ và đào tạo kỹ năng nghiệp vụ cho nhân viên mới. Xây dựng văn hóa công ty, giải quyết các khó khăn, nhu cầu của nhân viên trong quá trình làm việc. Phòng Marketing: Quảng bá, mở rộng hình ảnh thương hiệu của công ty ra bên ngoài. Thực hiện các chương trình chính sách do Ban giám đốc lên kế hoạch, tổ chức các hoạt động nhằm thu hút sự quan tâm của khách hàng đến với các sản phẩm của công ty như tổ chức các sự kiện quảng cáo, khuyến mãi…Quản lý và chăm sóc khách hàng. Phòng Kinh doanh Online: lên các kế hoạch, chiến lược và triển khai các hoạt động kinh doanh gồm các hình thức bán hàng trực tiếp trong siêu thị và bán hàng trực tuyến thông qua hệ thống website của công ty. Phòng Cung ứng hậu cần: chịu trách nhiệm quản lý kho và vận chuyển, phân phối hàng hóa đến các địa điểm đang có nhu cầu. Phòng Kế toán: tham mưu cho ban giám đốc về lĩnh vực kinh tế, tài chính nhằm đảm bảo hoạt động kinh doanh của công ty hiệu quả cao nhất và đúng quy định pháp luật. Thực hiện bảo vệ tài sản công ty thông qua sổ sách ghi chép, phản ánh với giám đốc tình hình thực hiện kế hoạch kinh tế tài chính như lập chứng từ kế toán, kiểm kê, tính giá thành các đối tượng kế toán, tính giá thành, mở tài khoản, ghi sổ kép và lập báo cáo kế toán. Phòng CSKH: Theo dõi các phản hồi, giải đáp các thắc mắc, giải quyết các khiếu nại của khách hàng. Phòng TCC (Thế giới di động Care Center): Giải quyết các nhu cầu bảo hành, sữa chữa hàng hóa, thiết bị cho khách hàng. Phòng Ngành hàng: Liên hệ với các nhà cung cấp để đặt mua các sản phẩm mà khách hàng đang có nhu cầu. Có trách nhiệm đảm bảo số lượng hàng hóa cho các siêu thị kinh doanh, quản lý hàng tồn và vận chuyển các hàng tồn đó đến các siêu thị còn thiếu. Downloaded by Quang Quang ([email protected]) lOMoARcPSD|15978022 18 - Phòng Phát triển siêu thị: Tìm kiếm mặt bằng phù hợp để mở các siêu thị mới tại các địa điểm mà nhu cầu mua sắm của khách hàng đang tăng cao, nhằm thực hiện chiến lược mở rộng quy mô, gia tăng thị phần của công ty. b) Nhóm hoạt động mang tính phát triển Bảng 2. HRIS với nhóm hoạt động mang tính phát triển Nghiệp vụ Đào tạo và phát Phát triển tổ chức triển Phát triển công danh Thông - Đào tạo và nâng tin luồng cao năng lực đội ngũ công việc nhân viên định kỳ theo tháng, quý. - Tổ chức các hội thảo về xây dựng và phát triển hoạt động chuyên nghiệp và hiệu quả Thông - Xây dựng các chiến tin đầu lược ngắn hạn và dài vào hạn để phát triển nguồn nhân lực của công ty - Kết quả đánh giá sau thử - Xây dựng chiến lược đào việc. tạo và phát triển nhân lực. - Xây dựng lộ trình phát triển nghề nghiệp của nhân viên khi làm việc tại Thế giới di động một cách rõ ràng, minh bạch, gắn với - Đánh giá môi - Phát triển các chương mục tiêu phát triển của trường làm việc và trình gắn kết giữa các bộ doanh nghiệp hiệu quả công việc. phận trong công ty như du lịch, liên hoan,...nhằm tăng tính giao lưu, đoàn kết - Kết quả đánh giá hiệu quả công việc. Downloaded by Quang Quang ([email protected]) lOMoARcPSD|15978022 19 Thông - Tiêu chuẩn năng tin đầu lực cho từng vị trí ra (giao dịch viên, quản lý, giám đốc các phòng ban,...) - Hệ tiêu chí đánh giá của - Lộ trình thăng tiến. Thế giới di động - Hệ thống tiêu chí đánh giá - Văn hóa doanh nghiệp nhân lực, quy hoạch và bổ (phong thái, động lực, niềm nhiệm cá nhân cho từng vị tin, giá trị và hành vi). trí công việc. - Hồ sơ năng lực cá nhân của nhân viên. - Chương trình phát triển - Chính sách ưu đãi dành (phát triển sản phẩm, dịch cho nhân viên làm việc tại - Đánh giá thực trạng vụ, chăm sóc khách Thế giới di động năng lực nhân lực hàng,...) theo tháng, quý, năm. - Đánh giá nhu cầu đào tạo nhân lực (đối với người mới), bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ ( đối với nhân sự lâu năm) - Kế hoạch đào tạo nhân lực của doanh nghiệp. - Bản đánh giá hiệu quả đào tạo. - - - 1. Thông tin luồng công việc Kèm cặp nhân viên trực tiếp: Đây là mô ̣t hình thức đào tạo nô ̣i bô ̣, các cấp quản lý sẽ trực tiếp kèm că ̣p nhân viên trong môi trường làm viê ̣c. Tuy là mô ̣t phương pháp truyền thống quen thuô ̣c nhưng hình thức này cho hiê ̣u quả rất nhanh chóng, khi gă ̣p khó khăn, nhân viên có thể trực tiếp hỏi và nhâ ̣n được hỗ trợ từ quản lý. Các quản lý cũng có thể thường xuyên theo sát, theo dõi quá trình làm viê ̣c của nhân viên, kịp thời giúp đỡ để họ hoàn thành tốt công viê ̣c và tiến bô ̣ nhanh hơn. Đào tạo tổng thể nhân viên theo định kỳ: Doanh nghiê ̣p cũng có thể đào tạo toàn bô ̣ nhân viên thông qua các buổi đào tạo được tổ chức định kỳ. Công ty có thể mời những chuyên gia từ bên ngoài, các đối tác của công ty hay chính các quản lý có kinh nghiê ̣m để đối thoại trực tiếp với nhân viên. Xây dựng văn hóa đọc tại nơi làm việc: Sách là nguồn tri thức bất tâ ̣n cho con người, vì vâ ̣y, viê ̣c xây dựng văn hóa đọc trong doanh nghiê ̣p cũng là mô ̣t cách đào tạo rất hiê ̣u quả. Có thể tổ chức các buổi đọc sách cho nhân viên, ở đây nhân viên có thể cùng nhau chia sẻ những kiến thức bổ ích từ sách, cùng nhau đọc, tìm hiểu nô ̣i dung và thuyết trình với mọi người. Đây là phương pháp đào tạo vừa giúp nhân viên nâng cao kiến thức, vừa giúp xây dựng mô ̣t nét đ攃⌀p văn hóa ở nơi làm viê ̣c. Downloaded by Quang Quang ([email protected])