Tài liệu Tiểu luận quản trị hành chính văn phòng liên hệ thực tiễn tổ chức chuyến công tác công ty tnhh một thành viên thoát nước hà nội

lOMoARcPSD|15978022 WORD Qthcvp NHÓM 3 - sfczdvf quản trị rủi ro (Trường Đại học Thương mại) StuDocu is not sponsored or endorsed by any college or university Downloaded by Quang Quang ([email protected]) lOMoARcPSD|15978022 TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA QUẢN TRỊ NHÂN LỰC BÀI THẢO LUẬN HỌC PHẦN: QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG Đề tài: Liên hệ thực tiễn tổ chức chuyến công tác công ty TNHH một thành viên thoát nước Hà Nội GVGD: Ngô Thị Mai Mã LHP: 2121CEMG2431 Nhóm: 3 1 Downloaded by Quang Quang ([email protected]) lOMoARcPSD|15978022 DANH SÁCH NHÓM ST T 19 Mã sinh viên Họ và tên 19D210017 Chu Thị Thảo Huyền 20 19D210087 Lê Khánh Huyền 21 19D210021 Hoàng Thị Mai Lệ 22 19D210161 Nguyễn Thị Sáu Liên 23 19D210301 Bùi Thị Phương Linh 24 19D210162 Đặng Thị Thùy Linh 25 19D210232 Đỗ Thị Linh 26 19D210023 Nguyễn Khánh Linh 27 19D210233 Nguyễn Thị Phương Linh 2 Downloaded by Quang Quang ([email protected]) Ghi chú lOMoARcPSD|15978022 BẢNG ĐÁNH GIÁ CÔNG VIỆC STT Họ và tên MSV Nhiệm vụ 1 Chu Thị Thảo Huyền 19D210017 Phần 1.1 2 Lê Khánh Huyền 19D210087 Phần 1.1 3 Hoàng Thị Mai Lệ 19D210021 Phần 1.2.1 19D210161 - Nhóm trưởng - Lập đề cương, phân công công việc - Powerpoint 4 Nguyễn Thị Sáu Liên 5 Bùi Thị Phương Linh 19D210301 6 Đặng Thị Thùy Linh 19D210162 7 Đỗ Thị Linh 19D210232 Phần 1.2.3 8 Nguyễn Khánh Linh 19D210023 Thuyết trình 9 Nguyễn Thị Phương Linh 19D210233 Tổng hợp word Phần 1.2.2 - Thư ký Phần 1.2.2 3 Downloaded by Quang Quang ([email protected]) Đánh giá lOMoARcPSD|15978022 MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU................................................................................................................................5 NỘI DUNG.....................................................................................................................................6 I. Giới thiệu chung về công ty...................................................................................................6 1. Lịch sử hình thành.............................................................................................................6 1.1. Giới thiệu chung...........................................................................................................6 1.2. Các giai đoạn phát triển..............................................................................................6 1.2.1. Giai đoạn khởi nghiệp: 1973 – 1983......................................................................6 1.2.2. Giai đoạn 1983 – 1993............................................................................................6 1.2.3. Giai đoạn 1993 – 2003................................................................................................7 1.2.4. Giai đoạn 2003 đến nay..............................................................................................7 2. Tầm nhìn, sứ mệnh.............................................................................................................8 3. Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Công ty TNHH một thành viên thoát nước Hà Nội............................................................................................................................................8 3.1. Chức năng.....................................................................................................................8 3.2. Nhiệm vụ.......................................................................................................................8 II. Thực trạng hoạt động tổ chức các chuyến đi công tác......................................................9 1. Thực trạng chung:..............................................................................................................9 1.1. Lập kế hoạch các chuyến đi công tác.........................................................................9 1.2. Chuẩn bị cụ thể các chuyến đi công tác...................................................................10 2. Cụ thể một chuyến công tác.............................................................................................10 2.1. Văn bản kế hoạch chuyến công tác..........................................................................10 2.2. Phỏng vấn...................................................................................................................12 2.2.1. Hoạt động của văn phòng hành chính trước chuyến công tác..............................12 2.2.2. Hoạt động của văn phòng hành chính trong chuyến công tác..............................18 2.2.3. Hoạt động của văn phòng hành chính sau chuyến công tác..................................19 3. Đánh giá chung và đề xuất giải pháp (nếu có) Phần đánh giá gồm: thành công, hạn chế, nguyên nhân..................................................................................................................19 3.1. Ưu điểm......................................................................................................................19 3.2. Nhược điểm................................................................................................................20 3.3. Phương hướng giải quyết..........................................................................................20 KẾT LUẬN...................................................................................................................................22 4 Downloaded by Quang Quang ([email protected]) lOMoARcPSD|15978022 LỜI MỞ ĐẦU Trong quá trình cạnh tranh để tồn tại và phát triển trước xu thế hiện nay, vấn đề đặt ra cho mỗi doanh nghiệp là cần xác lập và củng cố vị trí của mình trên thị trường không chỉ bằng chiến lược sản xuất kinh doanh mà còn bằng cả cách thức quản lý thích hợp và hiệu quả, có khả năng thích ứng cao nhằm theo đuổi tốt hơn mục tiêu của mình và đối mặt với các môi trường cạnh tranh khắc nghiệt, mà những điều đó chỉ có thể được tiến hành thông suốt và hiệu quả nhờ bộ máy giúp việc là văn phòng. Bất cứ cấp quản trị nào có văn phòng làm việc đều phải quản trị văn phòng của mình gọi là quản trị hành chính văn phòng. Quản trị hành chính văn phòng là việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hoá và kiểm soát các hoạt động xử lý thông tin. Cấp quản trị nào cũng cần phải lên lịch thời biểu công tác, thời biểu dự án, cần phải quản trị thông tin, quản trị hồ sơ, cần phải hoạch định tổ chức các cuộc hội họp, hội nghị và các chuyến đi công tác; đều phải viết báo cáo tường trình, thư từ liên lạc; đều phải tiếp khách, gọi điện thoại; đều phải sắp xếp chỗ làm việc theo luồng công việc… Tất cả các hoạt động hành chính văn phòng nêu trên đều được quản trị bằng các hệ thống và thủ tục theo tiêu chuẩn quốc tế. Quản trị hành chính văn phòng ngày nay trở thành một ngành học lớn trên thế giới. Các nước phát triển đều có các Hiệp hội quản trị hành chính. Ví dụ ở Mỹ có: Hiệp hội quản trị hành chánh quốc gia NOMA (The National Office Managent Association), Hiệp hội nghiên cứu các hệ thống và thủ tục SPA (Systems and Procedures Association)…. Vì vậy, để hiểu rõ hơn về học phần quản trị hành chính văn phòng và có thể vận dụng một cách tốt nhất cho công việc sau này của sinh viên theo chuyên ngành quản trị nhân lực, nhóm chúng em đã cùng nhau tìm hiểu, thảo luận về đề tài “Liên hệ thực tiễn tổ chức chuyến công tác tại một tổ chức/doanh nghiệp cụ thể” và chúng em đã chọn Công ty TNHH một thành viên Thoát nước Hà Nội. Do hiểu biết và kiến thức còn nhiều hạn chế nên bài thảo luận của nhóm em còn nhiều sai sót, mong cô và các bạn đóng góp ý kiến để bài của nhóm em được hoàn thiện hơn. Xin chân thành cảm ơn! 5 Downloaded by Quang Quang ([email protected]) lOMoARcPSD|15978022 NỘI DUNG I. Giới thiệu chung về công ty 1. Lịch sử hình thành. 1.1. Giới thiệu chung Công Ty TNHH Một Thành Viên Thoát Nước Hà Nội Công ty TNHH một thành viên thoát nước Hà Nội HANOI SEWERAGE AND DRAINAGE LIMITED COMPANY (HSDC) Được thành lập từ ngày 28/3/1973 đầu tiên với tên gọi là “Đội thoát nước”, có nhiệm vụ là quản lý và vận hành hệ thống thoát nước Thành phố, tập trung thoát nước của 04 quận nội thành là: Hoàn Kiếm, Ba Đình, Đống Đa, Hai Bà Trưng. Tên đầy đủ tiếng Việt: Công ty trách nhiệm hữu hạn Nhà nước một thành viên thoát nước Hà Nội. Tên viết tắt: Công ty TNHH Thoát nước Hà nội Tên giao dịch tiếng Anh: Hanoi Sewerage anh Drainage Limited Company. Tên thương hiệu: HSDC Trụ sở chính: Số 65 Vân Hồ- Quận Hai Bà Trưng- Thành phố Hà Nội Điện thoại: (84-4) 9.762.245- Fax: (84-4) 9.745.138 Email: [email protected] 1.2. Các giai đoạn phát triển. Chặng đường xây dựng và phát triển của Công ty Thoát nước Hà nội có thể chia làm 4 giai đoạn phát triển chính: 1.2.1. Giai đoạn khởi nghiệp: 1973 – 1983. Từ ngày đầu mới thành lập, Đội Thoát nước có khoảng gần 100 công nhân được điều chuyển từ Công ty Cầu đường nội thành (nay là Công ty Công trình giao thông 3). Đồng chí Nguyễn Công Toại được cử làm phụ trách Đội, trụ sở đóng tại 65 Vân Hồ 3 – Quận Hai Bà Trưng. Đến ngày 22/12/1973 được chuyển đổi thành Xí nghiệp Thoát nước Hà Nội. Cơ sở vật chất của Xí nghiệp quá nghèo nàn, sơ sài. Công cụ, dụng cụ cũng chủ yếu là công cụ cầm tay, thô sơ. 1.2.2. Giai đoạn 1983 – 1993. Do hiệu quả của các công trình xây lắp và khối lượng công trình ngày một nhiều, từ 01/01/1986 lực lượng xây lắp của Xí nghiệp Thoát nước được tách ra thành lập Công ty Xây lắp giao thông công chính, hơn 500 CBCNV (cùng xe máy, thiết bị phục vụ công tác xây lắp) được chuyển sang Công ty mới. Số CBCNV còn lại khoảng 650 người tiếp tục thực hiện việc quản lý, duy tu, vận hành hệ thống thoát nước. Đề nâng cao hơn chất 6 Downloaded by Quang Quang ([email protected]) lOMoARcPSD|15978022 lượng công tác quản lý, Xí nghiệp đã tiến hành khảo sát, đo vẽ dựng lại toàn bộ hồ sơ kỹ thuật hệ thống cống, mương, sông, hồ ao thoát nước nội thành. Đồng thời chú trọng việc bồi dưỡng, phát triển nguồn nhân lực đi đôi với việc đầu tư thêm xe máy, thiết bị, sửa chữa. Do sự phát triển lớn mạnh của Xí nghiệp, năm 1991 UBND Thành phố Hà nội quyết định đổi thành Công ty Thoát nước Hà nội. Với sự đóng góp của Công ty trong xây dựng Thủ đô, năm 1991 Công ty được Nhà nước tặng thưởng Huân chương lao động hạng Nhì. 1.2.3. Giai đoạn 1993 – 2003. Năm 1993, với chương trình viện trợ không hoàn lại của Chính phủ Nhật Bản, Công ty được UBND Thành phố giao nhiệm vụ là đối tác cùng các chuyên gia JICA lập quy hoạch tổng thể thoát nước Hà nội với phạm vi phục vụ là 135,4 . Cũng trong thời gian này, dự án còn triển khai hàng loạt các công trình thoát nước khác như: xây dựng thêm gần 30 km cống các loại trên các đường phố. Nạo vét, kè bờ, cải tạo các cầu cống trên sông Tô Lịch, Lừ, Sét, Kim Ngưu. Nạo vét kè hồ Giảng Võ, Thành Công, Thuyền Quang, Thanh Nhàn 1,2…Hệ thống thoát nước vừa được cải tạo, xây dựng vừa phải vận hành để đảm bảo thoát nước là một khó khăn không nhỏ đối với Công ty. Để nâng cao chất lượng lao động, Công ty đã xây dựng tiêu chuẩn cấp bậc kỹ thuật công nhân ngành Thoát nước. Xây dựng quy trình, quy phạm các công việc trong Công ty. Từ đó hoạt động của Công ty đi dần vào nề nếp và mang lại hiệu quả cao. Với kết quả đã đạt được, năm 1996 Công ty được Nhà nước tặng thưởng Huân chương lao động hạng Nhất và năm 2003 được Nhà nước tặng thưởng Huân chương độc lập hạng Ba. 1.2.4. Giai đoạn 2003 đến nay. Tốc độ đô thị hóa của Thành phố không ngừng tăng trong những năm qua. Sự hình thành một loạt các đô thị mới, các khu công nghiệp tập trung, kèm theo sự gia tăng dân số như: Khu đô thị mới Định Công – Linh Đàm, Trung Hòa – Nhân Chính, Khu liên hiệp thể thao Mỹ Đình, Nam Trung Yên, Mỹ Đình 1, Mỹ Đình 2, Việt Hưng, Nam Thăng Long, Tây Hồ Tây, Bắc Thăng Long – Vân Trì… làm cho nhu cầu thoát nước tăng lên nhanh chóng. Điều này gây áp lực lên hệ thống thoát nước, sông hồ trong vùng Hà Nội và các tỉnh lân cận. Mặt khác, lượng nước thải sinh hoạt chảy vào các hệ thống cống chung ngày càng tăng cao, xả trực tiếp vào sông hồ mà không qua xử lý. Chính vì vậy, chất lượng nước tại các sông hồ xấu đi một cách nghiêm trọng, môi trường bị ô nhiễm nặng nề làm ảnh hưởng tới sức khỏe cộng đồng, làm xấu đi cảnh quan đô thị và ảnh hưởng xấu tới nhịp độ phát triển kinh tế của Thành phố. Vì vậy, cùng với tiến trình đô thị hóa, mở rộng Thủ đô và nhu cầu bức thiết về thoát nước mưa, thu gom và xử lý nước thải, kết hợp với yêu cầu của Chính phủ theo Nghị định về thoát nước đô thị và khu công nghiệp số 88/2007/NĐ – CP ngày 28/5/2007. Đòi hỏi Công ty Thoát nước phải nỗ lực vươn lên, phải phát triển mạnh mẽ hơn để theo kịp với tiến độ đô thị hóa nhanh chóng của Hà nội. 7 Downloaded by Quang Quang ([email protected]) lOMoARcPSD|15978022 Xác định được vai trò chủ đạo của mình trong lĩnh vực thoát nước phục vụ nhu cầu xây dựng và phát triển Thủ đô giai đoạn mới. Công ty vừa chú trọng đến việc tiếp nhận các công trình đưa vào vận hành, khai thác (của Dự án thoát nước và các chủ đầu tư khác, trong đó có khối lượng không nhỏ các công trình tưới tiêu của nông nghiệp trước đây), vừa chú trọng đến việc xử lý nước thải. Dưới sự lãnh đạo của Thành ủy – Hội đồng nhân dân và UBND Thành phố, sự ủng hộ của các Sở, Ban, Ngành, chính quyền các Quận, Huyện, và nhân dân thủ đô. Công ty Thoát nước Hà nội sẽ triển khai và cụ thể hóa các định hướng thoát nước trong quy hoạch, góp phần hoàn thiện hệ thống hạ tầng kỹ thuật của Thủ đô, xứng với tầm nhìn tương lai đã được nêu trong Pháp lệnh Thủ đô, trong đó Hà nội sẽ là “trái tim của cả nước, ngày càng giàu đẹp, văn minh, hiện đại, kế thừa và phát huy truyền thống lịch sử ngàn năm văn hiến Thăng Long – Hà nội, góp phần xây dựng đất nước đàng hoàng hơn, to đẹp hơn”! 2. Tầm nhìn, sứ mệnh. Là đơn vị giữ vị trí chi phối ở thủ đô Hà nội và luôn đứng hàng đầu trong cả nước về công tác quản lý và vận hành hệ thống thoát nước đô thị. Phát triển cùng thủ đô Hà nội cơ bản hết úng ngập khi mưa vào năm 2010, sông hồ sạch dần và trong xanh trở lại vào năm 2020. 3. Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Công ty TNHH một thành viên thoát nước Hà Nội 3.1. Chức năng Văn phòng Công ty có chức năng tham mưu, giúp việc cho Hội đồng thành viên, Tổng giám đốc công ty trong các lĩnh vực về công tác hành chính, văn thư, lưu trữ, công tác quản lý tài sản, phương tiện, trang thiết bị làm việc của Công ty; Công tác tạp chí, quản lý các trang thông tin điện tử của Công ty (Websibe) và thực hiện công tác thi đua, khen thưởng; quản lý vận hành hệ thống điện, nước tại trụ sở công ty; quản lý công tác vệ sinh tại Công ty. 3.2. Nhiệm vụ - Công tác hành chính, văn thư, lưu trữ  Tổ chức thực hiện công tác lễ tân, khánh tiết, đón tiếp khách; tổ chức và phục vụ các cuộc họp, làm việc, tiếp khách của Công ty. Chủ trì tổ chức và phục vụ đại hội, hội nghị, hội thảo, tiệc liên hoan của Công ty.  Quản lý, tổ chức thực hiện và hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ; quản lý con dấu, công văn đi, công văn đến theo quy định của công ty. Kiểm tra thể thức và thủ tục hành chính trong việc ban hành các văn bản của công ty.  Quản lý hồ sơ thoát nước. 8 Downloaded by Quang Quang ([email protected]) lOMoARcPSD|15978022  Chuẩn bị các chương trình công tác và làm thủ tục công tác cho ban lãnh đạo công ty. Thông báo ý kiến kết luận, chỉ đạo tại các hội nghị, cuộc họp, làm việc của ban lãnh đạo - Công tác quản lý tài sản, phương tiện, trang thiết bị  Quản lý hệ thống mạng điện thoại, máy fax đảm bảo thông tin liên lạc thông suốt.  Quản lý cấp phát văn phòng phẩm, vận hành các thiết bị văn phòng phục vụ nhu cầu làm việc của khối văn phòng trong công ty.  Quản lý máy móc, phương tiện phục vụ quá công tác thoát nước, làm vệ sinh của nhân viên tại các địa phương.  Quản lý đội xe của khối Văn phòng, điều động xe phục vụ nhu cầu công tác của cán bộ công nhân viên theo quy định. - Công tác tạp trí, quản lý các trang thông tin điện tử  Xây dựng và quản lý hệ thống trang thông tin điện tử (website) của công ty.  Xây dựng các bản tin văn hóa nội bộ công ty  Quản lý hòm thư điện tử của công ty. II. Thực trạng hoạt động tổ chức các chuyến đi công tác 1. Thực trạng chung: 1.1. Lập kế hoạch các chuyến đi công tác. Các chuyến đi công tác thường kỳ cần được đưa vào kế hoạch năm, phải phù hợp với kế hoạch chung trong năm của công ty. Khi lập kế hoạch các chuyến đi công tác kể các chuyến đi công tác đột xuất cũng phải lập kế hoạch thì thư ký phải lập kế hoạch khẩn trương hơn. Những vấn đề chủ yếu trong việc lập kế hoạch các chuyến đi công tác. - Nội dung của chuyến đi - Mục tiêu chuyến đi - Thời gian công tác - Cán bộ cùng đi với lãnh đạo - Phương tiện giao thông - Giấy tờ cần thiết - Tài liệu tham khảo, nghiên cứu - Kinh phí cho chuyến đi 9 Downloaded by Quang Quang ([email protected]) lOMoARcPSD|15978022 1.2. Chuẩn bị cụ thể các chuyến đi công tác. - Liên hệ nơi đến công tác: Cần phải thông báo cụ thể cho công ty tiếp nhận về ngày giờ đến và danh sách người đến bằng công văn, điện thoại < tuỳ theo phạm vi của chuyến đi mà điều chỉnh cho hợp lý về thời gian và nội dung công tác >. - Chuẩn bị nội dung công tác: Đây là phần cơ bản nhất của chuyến đi công tác, tuỳ thuộc vào mục đích của chuyến đi mà nội dung có độ phức tạp khác nhau. Vì thế người thư ký không thể tự mình giải quyết mọi công việc cho giám đốc mà là người truyền đạt trực tiếp yêu cầu của giám đốc đến các bô phận chức năng hoặc phối hợp với các chuyên gia, các đơn vị liên quan giúp đỡ để hoàn thành công việc tốt nhất. - Chuẩn bị tư liệu nghiên cứu, tài liệu tham khảo: Công việc này cần được tiến hành từ khái quát đến cụ thể. Trước hết, người thư ký cần tổng hợp các tư liệu theo danh mục như các tài liệu pháp quy, pháp luật hiện hành thuộc lĩnh vực chuyên môn... Sau đó, tuỳ theo mức độ liên quan đến công việc giải quyết mà xem xét từng tài liệu cụ thể, phụ thuộc từng trường hợp nhất định mà chỉ cần tra cứu, ghi lại số liệu để làm việc. - Chuẩn bị phương tiện giao thông: Dựa vào địa điểm và thời gian công tác cụ thể để lựa chọn phương tiện giao thông cho phù hợp và tiết kiệm. Thư ký có trách nhiệm báo cho phòng hành chính của công ty sau khi lựa chọn được phương tiện giao thông phù hợp phục vụ cho chuyến đi. - Chuẩn bị giấy tờ: Thư ký chuẩn bị các giấy tờ cần thiết cho chuyến đi công tác như giấy giới thiệu, giấy đi đường, chứng minh nhân dân và các giấy tờ khác có liên quan. - Chuẩn bị kinh phí và các phương tiện khác: Thư ký thông báo phối hợp với văn phòng hành chính chuẩn bị chu đáo cho chuyến đi công tác của giám đốc theo chức năng và nhiệm vụ của từng cá nhân tập thể... 2. Cụ thể một chuyến công tác 2.1. Văn bản kế hoạch chuyến công tác 10 Downloaded by Quang Quang ([email protected]) lOMoARcPSD|15978022 11 Downloaded by Quang Quang ([email protected]) lOMoARcPSD|15978022 2.2. Phỏng vấn 2.2.1. Hoạt động của văn phòng hành chính trước chuyến công tác * Xây dựng kế hoạch cụ thể trước chuyến đi công tác - Mục đích chuyến đi công tác:  Tham quan những dự án của các công ty phí Nam và gặp gỡ đại diện của của các công phía Nam - một trong những nhà đầu tư lớn nhất của các tỉnh miền Nam với nhiều dự án  Trao đổi, đàm phán, thương lượng những nội dung trong bản hợp đồng hợp tác giữa các bên  Đồng thời nghiên cứu, học hỏi kinh nghiệm, có cái nhìn toàn diện hơn về những yêu cầu chất lượng  Tìm hiểu và tham quan công ty đối tác, tham quan một số công trình thi công - Thành phần đi công tác: 1. Ban lãnh đạo Công ty 2. Kiểm soát viên 3. Kế toán trưởng 4. Chủ tịch Công đoàn công ty 5. Trưởng phó các phòng ban nghiệp vụ 6. Giám đốc, phó giám đốc các Xí nghiệp, đội trưởng, đội phó trực thuộc - Địa điểm : Các tỉnh phía Nam - Thời Gian: Từ chiều ngày 28 đến hết ngày 31/3/2019 * Lịch trình cụ thể như sau Thời gian Nội dung công Tài liệu chuẩn Người việc bị hiện thực Ghi chú Ngày 1 ( từ chiều 28/3/2019): khởi hành đi các tỉnh phía 12 Downloaded by Quang Quang ([email protected]) lOMoARcPSD|15978022 Nam) 13:00-14:00 14:00- 16:30 16:30- 18:00 + Di chuyển từ công ty đến sân bay Nội Bài + Di chuyển từ sân bay Nội Bài đến sân bay Tân Sơn Nhất + Kế toán liên hệ xe công ty +Vé máy bay +Hộ chiếu +Quyết định cử đi công tác + Thư mời của đối tác + Các giấy tờ tùy thân do thành viên tự chuẩn bị + Các tài liệu dự án tại Hà Nội + Bảo hiểm cho chuyến đi + Di chuyển từ sân bay Tân Sơn Nhất đến khách sạn Orchids Saigon hotel để checkin ăn uống và nghỉ ngơi + Kế toán công ty chuẩn bị các giấy tờ cần thiết cho các cá nhân người đi công tác + Kế toán công ty phụ trách liên hệ khách sạn và chuẩn bị xe Ngày 2 (29/03/2019) : Tham quan về công tác thoát nước ở Long An 8:00-10:00 + Di chuyển từ khách sạn Orchids Saigon hotel đến Long An + Kế toán công ty phụ trách liên hệ và chuẩn bị xe 13 Downloaded by Quang Quang ([email protected]) lOMoARcPSD|15978022 10:00-11:00 + Gặp gỡ đại + Thông tin diện của công phía đại diện ty phía đối tác người gặp mặt + Lãnh đạo công ty thăm hỏi nơi làm việc tại công ty đối tác + Kế toán thông báo gặp mặt với công ty đối tác + Đại diện đoàn công tác 11:00-14:00 + Di chuyển từ công ty đối tác đến khách sạn Thanh Vân + Nghỉ ngơi và ăn uống tại khách sạn Thanh Vân + Tham quan + Thông tin các công ty và các dự án hợp tác dự án của công ty đối tác + Di chuyển từ công ty đối tác đến khách sạn Thanh Vân, ăn uống và nghỉ ngơi + Kế toán công ty phụ trách liên hệ đến nhà hàng 14:00-16:00 16:00-17:00 Ngày 3 (30/03/2019) : Tham quan công tác thoát nước ở Tiền Giang 8:00-10:00 + Di chuyển từ Trưởng phòng, phó phòng ban nghiệp vụ + Kế toán công ty phụ trách liên hệ khách sạn và chuẩn bị xe + Kế toán 14 Downloaded by Quang Quang ([email protected]) lOMoARcPSD|15978022 10:00-11:00 11:00-14:00 14:00-16:00 16:00-18:30 khách sạn Thanh Vân đến Tiền Giang + Gặp gỡ đại diện của công ty phía đối tác + Lãnh đạo công ty thăm hỏi nơi làm việc tại công ty đối tác + Di chuyển đến khách sạn The worl ăn uống và nghỉ ngơi + Tham quan công ty và các dự án của công ty đối tác + Di chuyển từ Tiền Giang về khách sạn Orchids Saigon hotel ăn uống nghỉ ngơi công ty phụ trách liên hệ và chuẩn bị xe + Thông tin + Kế toán phía đại diện thông báo gặp người gặp mặt mặt với công ty đối tác + Đại diện đoàn công tác + Kế toán công ty phụ trách liên hệ khách sạn và xe + Thông tin các + Trưởng dự án hợp tác phòng, phó phòng ban nghiệp vụ + Kế toán công ty phụ trách liên hệ khách sạn và xe Ngày thứ 4 (31/03/2019): Tham quan công tác thoát nước ở Thành phố Hồ Chí Minh 8:00-11:00 + Gặp gỡ đại + Thông tin diện của công phía đại diện ty phía đối tác người gặp mặt + Lãnh đạo công ty thăm + Kế toán thông báo gặp mặt với công ty đối tác + Đại diện 15 Downloaded by Quang Quang ([email protected]) lOMoARcPSD|15978022 hỏi nơi làm việc tại công ty đối tác + Tham quan công ty và các dự án của công ty đối tác đoàn công tác 10:00-14:00 + Ăn trưa cùng đối tác 14:00-15:00 + Di chuyển từ nhà hàng đến sân bay Tân Sơn Nhất + Khởi hành từ Thành phố Hồ Chí Minh về đến sân bay Nội Bài + Kế toán công ty phụ trách liên hệ nhà hàng + Kế toán công ty phụ trách và liên hệ xe 15:00 + Vé máy bay + Đã chuyển (vé đi – vé về), cho cá nhân Chuẩn bị phương tiện đi lại Quãng đường Phương tiện Khoảng cách Ghi chú Từ công ty cấp thoát nước Taxi đến sân bay Nội Bài 20km Xe công ty Từ sân bay Nội Bài đến sân Máy bay bay Tân Sơn Nhất 1.160km Hạng thường Từ sân bay Tân Sơn Nhất Taxi đến khách sạn Orchids Saigon hotel Xe taxi 15km Từ khách sạn Orchids Taxi Saigon hotel đến Long An 40km Xe đối tác đón 16 Downloaded by Quang Quang ([email protected]) lOMoARcPSD|15978022 Từ Long An đến Tiền Taxi Giang 45km Xe đối tác đón Từ Tiền Giang đến Thành Taxi Phố Hồ Chí Minh 50km Xe đối tác đón Bảng giờ đi, giờ về cụ thể từng phương tiện: Thời gian Lịch trình di chuyển Từ 13h ngày 28/03/2019 đến 16h30 ngày Di chuyển bằng máy bay 28/03/2019 18h30 ngày 28/03/2019 đến 19h ngày Di chuyển bằng taxi về khách sạn 28/03/2019 Từ 8h ngày 29/03/2019 đến 10h ngày Di chuyển bằng taxi đến Long An 29/03/2019 Từ 8h đến 10h ngày 30/03/2019 Di chuyển bằng taxi từ Long An đến Tiền Giang Từ 16h đến 18h30 ngày 30/3/2019 Di chuyển bằng taxi từ Tiền Giang đến khách sạn Orchids Saigon hotel Từ 14h đến 15h ngày 31/03/2019 Di chuyển từ khách sạn ra sân bay Từ 15h đến 17h30h ngày 31/01/2019 Di chuyển bằng máy bay từ sân bay Tân Sơn Nhất về Sân bay Nội bài Điều kiện ăn nghỉ, làm việc - Đặt 6 phòng (3 Vip, 4 thường) tại khách sạn Orchids Saigon hotel hai ngày là ngày 28/03/2019 và 30/03/2019 cách Công ty cấp thoát nước miền nam 10 Km. - Đặt dịch vụ dọn dẹp phòng, đồ đạc cá nhân có nhu cầu vệ sinh cho cán bộ đi công tác trong những ngày công tác. 17 Downloaded by Quang Quang ([email protected]) lOMoARcPSD|15978022 - Đặt 6 phòng (3 Vip, 4 thường) tại khách sạn Thanh Vân ở Long An cách Công ty cấp thoát nước Long An 10 Km. Kinh phí STT Nội dung Thành tiền 1 Tiền vé máy bay 2 Tiền nghỉ tại khách sạn 50 triệu 16 triệu (2 ngày) 3 Hoa tặng 2 triệu 4 Ăn uống đi lại 15 triệu 5 Chi phí phát sinh 10 triệu Tổn g Ghi chú Vé máy bay hạng thường - 3 phòng Vip: 9 triệu - 4 phòng thường: 8 triệu 93 triệu 2.2.2. Hoạt động của văn phòng hành chính trong chuyến công tác - - Giúp các phó thủ trưởng thực hiện các nhiệm vụ được thủ trưởng phân công: theo dõi, báo cáo tình hình làm việc của nhân viên ở các phòng ban cho phó thủ trưởng nhằm giúp phó thủ trưởng kịp thời nắm bắt và xử lý trong thời gian thủ trưởng đi công tác; phân loại những tài liệu khẩn để xử lý trước còn những tài liệu mang tính thông báo sẽ được xử lý sau. Sắp xếp, phân loại các tài liệu, giấy tờ của từng phòng ban sau đó chuyển giao cho các phó thủ trưởng, có thể xét duyệt các văn bản, tài liệu trong quyền hạn của mình. Làm việc với người được ủy thác phụ trách chuyến đi công tác để đảm bảo chuyến công tác được diễn ra một cách thuận lợi: kiểm tra đoàn có đủ số lượng người tham gia hay không; lộ trình của đoàn có diễn ra đúng theo kế hoạch đã đề ra hay không; nơi ăn nghỉ tại từng địa điểm trong chuyến công tác phải phục vụ đầy đủ những dịch vụ mà bên công ty đã đặt,... 2.2.3. Hoạt động của văn phòng hành chính sau chuyến công tác - Nắm bắt tình hình xảy ra tại công ty trong thời gian công tác: Ghi lại, tóm tắt tình hình các phòng ban và các sự cố phát sinh ở công ty trong 3 ngày đi công tác thành bản báo cáo để nộp cho ban lãnh đạo. 18 Downloaded by Quang Quang ([email protected]) lOMoARcPSD|15978022 - Nắm bắt lịch làm việc và lịch tiếp khách trong những ngày tiếp theo Thời gian Địa điểm Nội dung Tổng kết về chuyến tham quan 14h30 ngày Phòng họp công học tập về công tác thoát nước Họp 2/4 ty ở các tỉnh phía Nam trong 3 ngày Ký kết hợp đồng xây dựng trạm Tiếp đoàn khách Phòng tiếp khách xử lý nước thải bệnh viện từ Bệnh viện Dệt 9h ngày 4/4 công ty không dùng hóa chất tại bệnh May viện Dệt May Triển khai kế hoạch xây dựng trạm xử lý nước thải bệnh Phòng họp công viện không dùng hóa chất tại Họp 10h ngày 5/4 ty bệnh viện Dệt May cho các phòng ban - - Đề nghị chuyển các tài liệu thu thập trong chuyến công tác để lập hồ sơ: những tài liệu đã được ghi lại về công tác thoát nước ở các tỉnh phía Nam trong chuyến đi tham quan học tập để chuyển cho ban lãnh đạo và lưu vào trong kho dữ liệu của công ty. Thu thập các hóa đơn, giấy tờ, chứng từ về chi phí đi lại, chi phí ăn ở, chi phí phát sinh để quyết toán kinh phí chuyến đi. Báo cáo lại tình hình chuyến công tác với ban lãnh đạo công ty về tổng kinh phí của chuyến đi, những thành công đã đạt được và những tình huống phát sinh đã xảy ra. 3. Đánh giá chung và đề xuất giải pháp (nếu có) Phần đánh giá gồm: thành công, hạn chế, nguyên nhân 3.1. Ưu điểm - Luôn theo sát được tiến độ của công việc để kịp thời gian - Hạn chế được rủi ro hoặc thay đổi khi cần thiết - Đảm bảo kết quả của công việc theo mục tiêu đã đạt ra ban đầu, tránh lạc đề hay mất phương hướng - Người tham gia biết trước nội dung, có thể chủ động chuẩn bị, tránh tình trạng bị động, lúng túng mất kiểm soát,… 19 Downloaded by Quang Quang ([email protected])