Tài liệu Xây dựng bộ chỉ số kpi đánh giá thực hiện công việc nhân viên hành chính – nhân sự công ty tnhh thiết bị phòng tắm và nhà bếp thiên an – bắc ninh

GVHD : ThS. Trương Thị Hương Xuân Khóa luận tốt nghiệp MỤC LỤC MỤC LỤC ........................................................................................................................i DANH MỤC VIẾT TẮT................................................................................................iv DANH MỤC SƠ ĐỒ.......................................................................................................v DANH MỤC HÌNH ........................................................................................................v DANH MỤC BẢNG .......................................................................................................v PHẦN I : ĐẶT VẤN ĐỀ ...............................................................................................1 1. Lý do chọn đề tài.......................................................................................................1 Ế 2. Mục tiêu nghiên cứu .................................................................................................2 Mục tiêu tổng quát ................................................................................................2 2.2. Mục tiêu cụ thể .....................................................................................................2 H U 2.1. TẾ 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ............................................................................2 Đối tượng nghiên cứu ...........................................................................................2 3.2. Phạm vi nghiên cứu ..............................................................................................2 KI N H 3.1. Ọ C 4. Câu hỏi nghiên cứu ...................................................................................................3 H 5. Phương pháp nghiên cứu ..........................................................................................3 Đ ẠI 6. Kết cấu luận văn ........................................................................................................3 G PHẦN II : NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU.............................................5 Ờ N Chương 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ BỘ CHỈ SỐ KPI ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC CỦA NHÂN VIÊN .....................................................................5 Ư Những vấn đề lý luận về đánh giá thực hiện công việc ........................................5 TR 1.1. Khái niệm và tiêu chuẩn đánh giá thực hiện công việc ......................................5 1.1.1. 1.1.1.1. Khái niệm .......................................................................................................5 1.1.1.2. Tiêu chuẩn đánh giá thực hiện công việc .......................................................7 1.1.2. 1.2. KPI Phương pháp đánh giá thực hiện công việc của nhân viên ................................9 Giới thiệu về bộ chỉ số KPI đánh giá thực hiện công việc và quy trình xây dựng 16 1.2.1. Khái niệm và đặc điểm của KPI .......................................................................16 1.2.2. Phân biệt KPI và một số chỉ số đo lường hiệu suất ..........................................19 1.2.3. Yêu cầu đối với bộ chỉ số KPI..........................................................................20 SVTH : Trương Văn Hiếu – K48B QTNL i GVHD : ThS. Trương Thị Hương Xuân Khóa luận tốt nghiệp 1.2.4. Các yếu tố cần thiết để ứng dụng bộ chỉ số KPI ..............................................20 1.2.5. Quy trình xây dựng KPI trong doanh nghiệp ...................................................22 1.3. Một số vấn đề thực tiễn về việc áp dụng KPI trong các doanh nghiệp Việt Nam 27 Chương 2 : XÂY DỰNG KPI ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC CỦA NHÂN VIÊN HÀNH CHÍNH – NHÂN SỰ CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ PHÒNG TẮM VÀ NHÀ BẾP THIÊN AN ................................................................................30 2.1. Tổng quan về công ty : .......................................................................................30 Khái quát chung về công ty ..............................................................................30 2.1.2. Định hướng và mục tiêu của công ty................................................................31 2.1.3. Cơ cấu tổ chức và đặc điểm sản xuất kinh doanh ............................................32 2.1.4. Tình hình lao động của công ty qua các năm 2015 – 2017 ..............................46 2.1.5. Tình hình tài sản và nguồn vốn của công ty .....................................................48 2.1.6. Tình hình kết quả kinh doanh qua 3 năm 2013-2015 .......................................52 KI N H TẾ H U Ế 2.1.1. Ọ C 2.2. Thực trạng công tác đánh giá thực hiện công việc và sự cần thiết đối với việc xây dựng KPI tại Công ty TNHH Thiết bị phòng tắm và nhà bếp Thiên An ...............54 Thực trạng đánh giá thực hiện công việc tại Công ty ......................................54 2.2.2. Sự cần thiết phải xây dựng và áp dụng bộ chỉ số KPI của Công ty .................62 ẠI H 2.2.1. N G Đ 2.3. Xây dựng bộ chỉ số KPI đối với nhân viên Hành chính – Nhân sự Công ty TNHH Thiết bị phòng tắm và nhà bếp Thiên An ..........................................................64 Giới thiệu chung về phòng Hành chính – Nhân sự ..........................................64 2.3.2. Xây dựng bộ chỉ số KPI cho nhân viên hành chính nhân sự ...........................65 2.3.2.1. TR Ư Ờ 2.3.1. 2.3.2.2. Xây dựng KPI cơ bản ...................................................................................69 2.3.2.3. Xây dựng KPI mục tiêu................................................................................70 2.3.2.4. Xây dựng KPI tổng hợp cho cá nhân ...........................................................72 2.3.2.5. Xác định cách tính KPI phù hợp cho nhân viên Hành chính – Nhân sự .....73 Xây dựng bản mô tả công việc.....................................................................66 Chương 3: MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NHẰM ÁP DỤNG THÀNH CÔNG KPI ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ PHÒNG TẮM VÀ NHÀ BẾP THIÊN AN ................................................................................77 3.1. Quyết tâm của lãnh đạo ......................................................................................77 3.1. Nhận thức của nhân viên ....................................................................................77 SVTH : Trương Văn Hiếu – K48B QTNL ii GVHD : ThS. Trương Thị Hương Xuân Khóa luận tốt nghiệp 3.2. Sử dụng kết quả đánh giá KPIs một cách có hiệu quả. ......................................78 PHẦN III : KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ ................................................................79 1. Kết luận ...................................................................................................................79 2. Kiến nghị .................................................................................................................80 TR Ư Ờ N G Đ ẠI H Ọ C KI N H TẾ H U Ế DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ...................................................................82 SVTH : Trương Văn Hiếu – K48B QTNL iii GVHD : ThS. Trương Thị Hương Xuân Khóa luận tốt nghiệp DANH MỤC VIẾT TẮT 1. TNHH: Công ty trách nhiệm hữu hạn 2. CBCNV: Cán bộ công nhân viên 3. ĐT: Đào tạo 4. STT: Số thứ tự 5. TS: Trọng số 6. TH : Thực hiện 7. KPI : Key Performance Indicator – Chỉ số đánh giá hiệu suất 8. BSC : Baland Scorecard - Thẻ điểm cân bằng H U Ế 9. KRI: Key Result Indicator – Chỉ số kết quả cốt yếu TẾ 10. PI :Performance Indicator –Chỉ số hiệu suất 11. KPQ : Key Performance Indicator – Câu hỏi hiệu suất chính yếu KI N H 12. KRA: Key Result Area – Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận 13. MBP: Management By process – Quản trị theo quy trình Ọ C 14. MBO: Management By Object – Quản trị theo mục tiêu H 15. SMART:Specific – Measurable – Achievable – Realistic – Timebound Đ ẠI 16. EU : Khối liên minh Châu Âu G 17. PE : Sợi Polyester N 18. PECO: Sợi pha 65% Polyester + 35% cotton Ư Ờ 19. TGĐ : Tổng giám đốc TR 20. CCDV: Cung cấp dịch vụ 21. BH :Bán hàng 22. HĐKD: Hoạt động kinh doanh 23. TNDN: Thu nhập doanh nghiệp 24. BCTC: Báo cáo tài chính 25. BHYT: Bảo hiểm y tế 26. BHTN: Bảo hiểm thất nghiệp SVTH : Trương Văn Hiếu – K48B QTNL iv GVHD : ThS. Trương Thị Hương Xuân Khóa luận tốt nghiệp DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ 1. 1 : Sơ đồ tiến trình đánh giá thực hiện công việc của nhân viên (websrv1.ctu.edu.vn ) ......................................................................................................6 Sơ đồ 1. 2: Sơ đồ đánh giá thực hiện công việc bằng mục tiêu ....................................13 Sơ đồ 2. 1 : Sơ đồ tổ chức quản lý công ty TNHH Thiết bị phòng tắm và nhà bếp Thiên An ( Nguồn của công ty Thiên An ) ....................................................................33 Sơ đồ 2. 2: Sơ đồ cơ cầu tổ chức phòng Hành chính – Nhân sự ...................................65 DANH MỤC HÌNH TẾ DANH MỤC BẢNG H U Ế Hình 1. 1: Ba loại chỉ số đo lường hiệu suất (www.ihcm.vn ) ......................................19 H Bảng 1. 1: Bảng đánh giá kết quả công việc theo phương pháp bảng điểm .................11 KI N Bảng 2. 1 : Tình hình lao động của công ty TNHH Thiên An qua 3 năm 2015 - 2017 47 Ọ C Bảng 2. 2: Tình hình tài sản Công ty TNHH Thiên An qua 3 năm 2015 – 2017 ( ĐVT : H Triệu đồng ) ...................................................................................................................49 ẠI Bảng 2. 3: Tình hình nguồn vốn Công ty TNHH Thiên An qua 3 năm 2015 – 2017 ( Đ ĐVT : Triệu đồng ) ........................................................................................................50 N G Bảng 2. 4 : Kết quả hoạt động kinh doanh Công ty TNHH Thiên An qua các năm 2015 Ờ – 2017 (ĐVT : Triệu đồng ) ..........................................................................................53 TR Ư Bảng 2. 5: Bản đánh giá nhân viên công ty TNHH Thiết bị phòng tắm và nhà bếp Thiên An ( Nguồn phòng Hành chính - Nhân sự ) ........................................................55 Bảng 3. 1: KPI cơ bản vị trí nhân viên Hành chính – Nhân sự .....................................69 Bảng 3. 2: Mục tiêu, chiến lược của công ty theo 4 viễn cảnh .....................................70 Bảng 3. 3 : KPI mục tiêu vị trí nhân viên Hành chính – Nhân sự .................................72 Bảng 3. 4 : KPI tổng hợp cho vị trí nhân viên Hành chính – Nhân sự ..........................72 Bảng 3. 5 : Phân chia KPI theo trọng số........................................................................73 Bảng 3. 6 : Bản đánh giá công việc cá nhân ..................................................................74 Bảng 3. 7 : Tiêu chí xếp loại nhân viên sau khi đánh giá ..............................................76 SVTH : Trương Văn Hiếu – K48B QTNL v GVHD : ThS. Trương Thị Hương Xuân Khóa luận tốt nghiệp PHẦN I : ĐẶT VẤN ĐỀ 1. Lý do chọn đề tài Trong tổ chức, nguồn nhân lực đóng một vai trò rất quan trọng, nó ảnh hưởng đến sự thành công hay thất bại của một tổ chức. Một nguồn nhân lực có chất lượng, làm việc hiệu quả chính là sức mạnh của một tổ chức. Bởi vậy, các nhà quản lý điều hành cần đặt mối quan tâm hàng đầu về con người trong chiến lược hoạt động và phát triển của tổ chức. Đặc biệt trong thời kì hội nhập kinh tế quốc tế, Việt Nam gia nhập tổ chức thương mại thế giới (WTO) mở ra cho chúng ta rất nhiều cơ hội cũng như thách thức về mặt kinh tế. Buộc các doanh nghiệp trong nước phải có những bước tiến H U Ế nhanh, đẩy mạnh các hoạt động phát triển kinh tế. Một doanh nghiệp phát triển chỉ khi có chiến lược kinh doanh và quản lý hiệu TẾ quả. Trong đó, công tác quản lý nguồn nhân lực, đặc biệt là đánh giá thực hiện công KI N H việc của nhân viên là một chức năng quan trọng trong quản lý doanh nghiệp. Nó có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với người lao động và người sử dụng lao động, cung cấp Ọ C thông tin phản hồi cho nhân viên về mức độ thực hiện công việc của họ so với chỉ tiêu H đặt ra và so với các nhân viên khác. Từ đó họ chủ động điều chỉnh, sửa chữa các sai ẠI lầm trong quá trình làm việc để đạt hiệu quả cao hơn. Đồng thời, người sử dụng lao G Đ động có căn cứ cơ sở để xác định các mức lương thưởng, đào tạo và đưa ra các chính N sách phù hợp cho nhân viên làm tăng động lực và hiệu quả làm việc cho nhân viên. Ư Ờ Việc thiết lập chỉ tiêu, đánh giá thực hiện công việc và khen thưởng luôn là vấn TR đề “gai góc” của mỗi tổ chức đặc biệt là các doanh nghiệp. Việc xây dựng một hệ thống tốt không chỉ giúp cho tổ chức đạt được các mục tiêu mà còn giúp tối ưu hóa năng lực của tổ chức và đặc biệt là thu hút, duy trì và phát triển nguồn nhân lực. Thực tế cho thấy không ít doanh nghiệp lúng túng trong công tác hoạch định chỉ tiêu, tổ chức và đo lường hiệu quả công việc. Không ít công ty chỉ đánh giá nhân viên đơn thuần qua doanh số/lợi nhuận hoặc theo cảm tính, một số khác mô phỏng mô hình quản trị của các công ty đa quốc gia và cho rằng đó là mô hình quốc tế. Tuy nhiên, trên thực tế đã không đạt như ý muốn. Ra đời vào những năm 80 của thế kỷ XX, KPI là một phương pháp đánh giá thực hiện công việc hữu hiệu và đang bắt đầu rầm rộ tại Việt Nam vào những năm gần đây. Nhiều công ty bắt đầu ứng dụng bộ chỉ tiêu KPI SVTH : Trương Văn Hiếu – K48B QTNL 1 GVHD : ThS. Trương Thị Hương Xuân Khóa luận tốt nghiệp đánh giá thực hiện công việc của nhân viên. Vì vậy, tôi đã quyết định thực hiện đề tài “Xây dựng bộ chỉ số KPI đánh giá thực hiện công việc nhân viên Hành chính – Nhân sự Công ty TNHH Thiết bị phòng tắm và nhà bếp Thiên An – Bắc Ninh” làm đề tài tốt nghiệp của mình nhằm ứng dụng bộ chỉ tiêu KPI nâng cao hiệu quả đánh giá thực hiện công việc của nhân viên tại Công ty. 2. Mục tiêu nghiên cứu 2.1. Mục tiêu tổng quát Trên cơ sở hệ thống hóa những vấn đề lý luận và thực tiễn về đánh giá thực hiện công việc, xây dựng bộ chỉ số KPI đánh giá công việc tại Công ty TNHH Thiết bị H U Ế phòng tắm và nhà bếp Thiên An, đồng thời đề xuất các giải pháp nhằm áp dụng thành TẾ công bộ công cụ này trong việc đánh giá thực hiện công việc tại Công ty. 2.2. Mục tiêu cụ thể H Khái quát hóa những vấn đề lý luận và thực tiễn về bộ chỉ số KPI trong đánh KI N - giá thực hiện công việc tại doanh nghiệp. Xây dựng được các chỉ số KPI dùng để đánh giá thực hiện công việc của nhân Ọ C - ẠI H viên Hành chính – Nhân sự tại công ty TNHH Thiết bị phòng tắm và nhà bếp G Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Ờ 3. Đề xuất một số giải pháp áp dụng bộ chỉ tiêu KPI tại Công ty. N - Đ Thiên An. Ư 3.1. Đối tượng nghiên cứu TR Những vấn đề liên quan đến đánh giá thực hiện công việc của nhân viên. 3.2. Phạm vi nghiên cứu Hiện nay, đánh giá thực hiện công việc nhân viên đang là một vấn đề đáng chú tâm tại Công ty TNHH Thiết bị và phòng tắm Thiên An, các cấp lãnh đạo và nhân viên Công ty cũng đang tiến hành nghiên cứu nhằm xây dựng được phương pháp hay một công cụ để đánh giá nhân viên chính xác đúng với thực lực nhân viên. Vì thế trong khoảng thời gian thực tập tại Phòng Hành chính - Nhân sự của Công ty, tôi đã tìm hiểu, nghiên cứu và xây dựng một bộ chỉ số KPI đánh giá thực hiện công việc của nhân viên Hành chính – Nhân sự trong khoảng thời gian một năm tới. Bộ chỉ số sẽ SVTH : Trương Văn Hiếu – K48B QTNL 2 GVHD : ThS. Trương Thị Hương Xuân Khóa luận tốt nghiệp được áp dụng vào quá trình đánh giá theo từng tháng cho nhân viên Hành chính – Nhân sự của Công ty, bộ chỉ số cũng có thể liên tục được thay đổi, bổ sung theo sự thay đổi của mục tiêu, chiến lược của Công ty hay theo thay đổi tính chất công việc tại vị trí xây dựng. 4. - Câu hỏi nghiên cứu Đánh giá thực hiện công việc của nhân viên là gì? Đánh giá bằng những phương pháp và tiêu chuẩn nào? KPI là gì? Tại sao cần áp dụng bộ chỉ số đánh giá KPI vào doanh nghiệp? - Ưu nhược điểm của KPI khi áp dụng vào doanh nghiệp? - Quy trình xây dựng bộ chỉ số KPI là như thế nào? - Những lưu ý khi xây dựng và áp dụng KPI để đạt được hiệu quả cao khi đánh giá TẾ H U Ế - H công việc của nhân viên tại Công ty TNHH Thiết bị phòng tắm và nhà bếp Thiên Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp: sử dụng phương pháp phân tích tổng hợp H - Phương pháp nghiên cứu Ọ C 5. KI N An. ẠI thông tin trong các sách báo, tài liệu từ nhiều nguồn khác nhau liên quan đến việc Đ đánh giá nhân viên và xây dựng và triển khai hệ thống KPI; những văn bản, biểu Ờ Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp: Tự thu thập các số liệu có liên quan bằng Ư - N G mẫu có liên quan của doanh nghiệp. TR cách tham gia trực tiếp và quá trình làm việc; Phỏng vấn trực tiếp những người có liên quan như lãnh đạo Công ty để có sự hiểu biết sâu rộng hơn trong việc xây dựng bộ chỉ số phù hợp nhất với môi trường và điều kiện của Công ty. - Phương pháp xử lý dữ liệu: tổng hợp dữ liệu; thu gọn, chọn lọc thông tin hữu ích có liên quan đến đề tài nghiên cứu; phân tích và thể hiện thông tin qua việc phát triển hệ thống dữ liệu, cô đọng và tổ chức sơ đồ phân tích thông tin. 6. Kết cấu luận văn Ngoài phần mở đầu, kết luận và kiến nghị thì nội dung chính của khóa luận được thiết kế gồm 3 chương sau: SVTH : Trương Văn Hiếu – K48B QTNL 3 GVHD : ThS. Trương Thị Hương Xuân Khóa luận tốt nghiệp Chương 1: Giới thiệu chung về bộ chỉ số KPI đánh giá thực hiện công việc của nhân viên. Chương 2: Xây dựng KPI đánh giá thực hiện công việc của nhân viên Hành chính – Nhân sự Công ty TNHH Thiết bị phòng tắm và nhà bếp Thiên An. Chương 3: Một số đề xuất nhằm áp dụng thành công KPI đánh giá thực hiện công TR Ư Ờ N G Đ ẠI H Ọ C KI N H TẾ H U Ế việc tại Công ty TNHH Thiết bị phòng tắm và nhà bếp Thiên An. SVTH : Trương Văn Hiếu – K48B QTNL 4 GVHD : ThS. Trương Thị Hương Xuân Khóa luận tốt nghiệp PHẦN II : NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU Chương 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ BỘ CHỈ SỐ KPI ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC CỦA NHÂN VIÊN 1.1. Những vấn đề lý luận về đánh giá thực hiện công việc 1.1.1. Khái niệm và tiêu chuẩn đánh giá thực hiện công việc 1.1.1.1. Khái niệm Đánh giá thực hiện công việc của nhân viên là một biện pháp được sử dụng rộng rãi từ những năm 1980 khi vấn đề cạnh tranh trên thị trường trở nên gay gắt, buộc các doanh nghiệp phải chú trọng và khuyến khích nhân viên thực hiện tốt các mục tiêu Ế và yêu cầu trong công việc. H U Đánh giá hoàn thành công tác hay còn được gọi là đánh giá thành tích công tác TẾ là một hệ thống chính thức duyệt xét và đánh giá sự hoàn thành công tác của một cá H nhân theo định kỳ, (Nguyễn Hữu Thân, Quản trị nhân lực, 2006). KI N Đánh giá thực hiện công việc được hiểu là “Sự đánh giá có hệ thống và chính Ọ C thức tình hình thực hiện công việc của người lao động trong quan hệ so sánh với tiêu chuẩn đã được xây dựng và thảo luận về sự đánh giá đó với người lao động”, (Nguyễn ẠI H Vân Điềm & Nguyễn Ngọc Quân, Quản trị nhân lực, 2004). Đ Đánh giá nhân viên hay còn gọi là đánh giá thực hiện công việc của nhân viên G là “Quy trình đã được chuẩn hóa để thu thập thông tin từ các cấp bậc quản lý về hành Ờ N động và ứng xử trong chuyên môn nghiệp vụ của toàn bộ nhân sự”, (Hoàng Đình TR Ư Hương & Bùi Thị Thu, Quản trị nguồn nhân lực, 2010). Đánh giá thực hiện công việc là “Sự đánh giá có hệ thống và chính thức tình hình thực hiện công việc của người lao động trong quan hệ so sánh với các tiêu chuẩn đã được xây dựng và thảo luận về sự đánh giá đó với người lao động theo từng chu kỳ nhất định”, (Pgs.Ts Nguyễn Tài Phúc & Th.s Bùi Văn Chiêm, Quản trị nhân lực, 2013). Đánh giá thực hiện công việc của nhân viên còn được hiểu là quá trình xem xét nhằm đánh giá một cách có hệ thống thực hiện công việc và năng lực của nhân viên, bao gồm kết quả công việc, phương pháp làm việc, những phẩm chất và kỹ năng thực hiện công việc. SVTH : Trương Văn Hiếu – K48B QTNL 5 GVHD : ThS. Trương Thị Hương Xuân Khóa luận tốt nghiệp Đây là công việc vô cùng quan trọng vì nó giúp Công ty xây dựng một môi trường làm việc chuyên nghiệp, khuyến khích, động viên nhân viên đóng góp hết mình cho mục tiêu chung cũng như giảm thiểu các rủi ro biến động nhân sự trong doanh nghiệp. Như vậy, để đánh giá thực hiện công việc nhân viên cần có một hệ thống đánh giá bài bản, chuyên nghiệp và hiệu quả. Bên cạnh đó còn có sự kết hợp đánh giá năng lực, kỹ năng, phẩm chất của nhân viên. Đánh giá thực hiện công việc có vai trò vô cùng quan trọng đối với các tổ chức bởi nó là tiền đề, là cơ sở để khen thưởng, kỷ luật, động viên nhân viên cũng như giúp nhà quản trị quyết định việc trả lương thưởng, chế độ đãi ngộ một cách công bằng và chính xác. H U Ế Tiến trình đánh giá : Lựa chọn phương pháp đánh giá H Lựa chọn và huấn luyện kỹ năng đánh giá Ư Ờ N G Đ ẠI Đưa ra tiêu chí, nội dung và phạm vi đánh giá Ọ C KI N H TẾ Xác định tiêu chuẩn đánh giá TR Thực hiện đánh giá Thảo luận kết quả đánh giá Điều chỉnh và công bố kết quả mới cho nhân viên Sơ đồ 1. 1 : Sơ đồ tiến trình đánh giá thực hiện công việc của nhân viên (websrv1.ctu.edu.vn ) SVTH : Trương Văn Hiếu – K48B QTNL 6 GVHD : ThS. Trương Thị Hương Xuân Khóa luận tốt nghiệp Đánh giá nhân viên không phải là điều dễ dàng, do đó muốn việc đánh giá nhân viên có hiệu quả thì chúng ta cần có một hệ thống các tiêu chuẩn đánh giá, đó chính là điều kiện tiên quyết của việc đánh giá nhân viên. Đánh giá nhân viên thường dựa trên nhiều tiêu chuẩn khác nhau. Nhà quản lý cần xác định những tiêu chuẩn cần thiết và những phẩm chất quan trọng để có được kết quả đánh giá chính xác và tin cậy dành cho nhân viên. 1.1.1.2. Tiêu chuẩn đánh giá thực hiện công việc a. Tiêu chuẩn đánh giá theo nội dung - Đánh giá sự lạc quan: với các chủ doanh nghiệp, nhân viên luôn có tinh thần H U Ế tích cực chính là người có thể gắn bó lâu dài được với công ty cũng như có sự TẾ cầu tiến. Những người này chính là người cống hiến nhiều và mang đến cho môi trường làm việc một sự chuyên nghiệp, thân thiện và tích cực. H Đánh giá sự trung thực: nếu như những người kinh doanh coi trung thực là một KI N - yếu tố có phần bất lợi thì trong quản lý trung thực lại là yếu tố cần thiết để Ọ C đánh giá phẩm chất của một nhân viên. Một nhân viên có sự trung thực luôn Sự nhiệt tình: nhiệt tình trong công việc sẽ giúp không khí làm việc khẩn Đ - ẠI H được đánh giá cao bởi họ biết phân biệt đúng sai, công tư để làm việc. G trương và chuyên nghiệp hơn, được khách hàng đánh giá cao. Nhiệt tình cũng Sự tôn trọng : khi làm việc nhân viên cần có sự tôn trọng với chính cấp trên và Ư - Ờ N chính là yếu tố đem lại kết quả công việc tốt, nhanh chóng. TR đồng nghiệp của mình. Sau đó chính là sự tôn trọng đối với khách hàng. Chắc chắn chẳng có ông chủ nào muốn trong công ty mình có những nhân viên thô lỗ. - Giờ giấc: giờ giấc là yếu tố quan trọng để đánh giá sự chuyên nghiệp của mỗi nhân viên. Quản lý thời gian làm việc hiệu quả cũng là một trong những tiêu chí đánh giá nhân viên, bạn không cần làm việc 12-14 giờ mỗi ngày nhưng khoảng thời gian bạn làm việc phải thực sự mang lại hiệu quả. Điều đó mới là quan trọng nhất. SVTH : Trương Văn Hiếu – K48B QTNL 7 GVHD : ThS. Trương Thị Hương Xuân Khóa luận tốt nghiệp - Độ tin cậy, cẩn trọng: việc chăm chút cho công việc, cẩn trọng sẽ là yếu tố mang lại hiệu quả công việc tốt, sự tin tưởng từ các đồng nghiệp và cấp trên. Thận trọng khi xử lý công việc là điều không bao giờ thừa. Bạn nên tập cho mình thói quen này vì nó sẽ giúp ích cho bạn ngay cả trong cuộc sống chư không chỉ là trong công việc. b. Tiêu chuẩn đánh giá theo mục tiêu Theo nghiên cứu, tiêu chuẩn đánh giá nhân viên gắn với từng mục tiêu gồm có ba tiêu chuẩn chính: Mục tiêu hành chính: mục tiêu này kết quả của việc đánh giá nhân viên Ế - H U được sử dụng để ra các quyết định nhân sự liên quan đến cá nhân như: tăng TẾ lương, đề bạt, sa thải, hoặc tạo cơ hội đào tạo và phát triển . Vì mục tiêu hành chính, các nhà quản trị phải sử dụng một hệ thống đánh giá hiệu quả - KI N H đạt được việc xếp hạng có tác dụng phân biệt được các nhân viên. Các mục tiêu phát triển: việc xếp hạng hiệu quả được dùng để cung cấp các Ọ C thông tin ngược cho nhân viên về hiệu quả công việc của họ. Việc cung cấp H thông tin ngược này nhằm củng cố các hành vi lao động trong mong muốn Đ ẠI của nhân viên, hướng dẫn và khuyến khích việc cải thiện thái độ và tác G phong làm việc. Để phục vụ cho các mục tiêu phát triển, các nhà quản trị Ờ N phải sử dụng hệ thống đánh giá hiệu quả cá nhân có thể đưa ra được các Ư thông tin riêng liên quan tới các mức độ khác nhau của hiệu quả công việc. - TR Ngày nay mục tiêu phát triển ngày càng được coi trọng hơn. Mục tiêu điều hành: trong trường hợp này, phân loại hiệu quả được dùng để điều hành chất lượng của lực lượng lao động chung và đánh giá hiệu quả của các hoạt động quản lý nhân lực như : tuyển chọn nhân viên , huấn luyện, phát triển, trả lương theo hiệu quả . c. Tiêu chuẩn đánh giá theo hình thức - Đánh giá nhân sự từ cấp cao đến cấp thấp: Cấp quản lý chịu trách nhiệm trực tiếp đánh giá nhân viên và có quyền thống nhất kế hoạch phát triển trong tương lai. SVTH : Trương Văn Hiếu – K48B QTNL 8 GVHD : ThS. Trương Thị Hương Xuân Khóa luận tốt nghiệp - Đánh giá nhân sự theo ngang cấp: Khi nhân viên ngang cấp đánh giá đồng nghiệp của mình, họ sẽ dùng các kiến thức chuyên môn để đánh giá vai trò và năng lực của đồng nghiệp. - Đánh giá nhân sự theo toàn diện: Cấp quản lý thu thập thông tin phản hồi từ những người liên quan đến công việc của nhân viên được đánh giá, kể cả khách hàng, đồng nghiệp và các thành viên trong nhóm. Kỹ năng áp dụng các tiêu chuẩn đánh giá nhân sự nhằm phát triển năng lực và động viên nhân viên làm việc là một trong những kỹ năng quản lý quan trọng. Thông Ế thường, các thông tin phản hồi về hiệu quả công việc từ cấp quản lý sẽ giúp nhân viên H U phát huy các điểm mạnh, phát triển tối đa tiềm năng và khả năng cống hiến của họ cho TẾ tổ chức. Tuy nhiên, thực tế cho thấy các mục tiêu và hình thức đánh giá nhân viên không phải dễ dàng thực hiện trong doanh nghiệp. Do đó, đòi hỏi cấp quản lý phải có 1.1.2. KI N H các giải pháp chuyên hổ trợ thực hiện việc đánh giá nhân sự một cách hiệu quả. Phương pháp đánh giá thực hiện công việc của nhân viên Ọ C Hiện nay, các nhà quản trị có nhiều phương pháp để quản lý, đánh giá nhân H viên của mình từ cấp cao đến cấp thấp. Trên thực tế, có nhiều doanh nghiệp đã xây Đ ẠI dựng cho mình một bộ chỉ tiêu đánh giá thực hiên công việc của nhân viên nhưng đôi G khi nó bị hiểu sai hoặc lạm dụng nó nên không thực sự phát huy được hiệu quả. Vì Ờ N vậy, nhà quản trị cần phải cân nhắc việc áp dụng phương pháp nào để đánh giá nhân Ư viên để tối đa hóa được lợi ích cho cả doanh nghiệp, nhân viên và cả hệ thống đánh TR giá. Để quyết định đúng đắn thì nhà quả trị cần nắm rõ bản chất của từng phương pháp đánh giá. Mỗi phương pháp có ưu nhược điểm riêng, tùy vào đặc điểm từng vị trí, phòng ban hay bộ phận của công ty mà nhà quản trị quyết định phương pháp đánh giá hiệu quả tốt nhất. - Phương pháp bảng điểm Phương pháp này yêu cầu nhà quản trị phải xác định các tiêu chí cụ thể để đánh giá hiệu quả công việc và thang điểm số cho từng tiêu chí này. Trong bảng sẽ liệt kê những tiêu chí chủ yếu đối với nhân viên khi thực hiện công việc như: Số lượng, SVTH : Trương Văn Hiếu – K48B QTNL 9 GVHD : ThS. Trương Thị Hương Xuân Khóa luận tốt nghiệp chất lượng công việc, tác phong, tính sáng tạo, ý thức trách nhiệm, phương pháp làm việc, kỹ năng chuyên môn nghiệp vụ, kỹ năng giao tiếp… Mỗi nhân viên sẽ được đánh giá theo tiêu chí, sau đó tổng hợp lại và có kết quả chung về tình hình thực hiện công việc của nhân viên đó. Tùy thuộc vào đối tượng đánh giá doanh nghiệp có thể đưa ra các tiêu chí đánh giá cụ thể cho từng loại công việc: tiêu chí đánh giá đối với cán bộ lãnh đạo cấp quản lý, tiêu chí đánh giá đối với nhân viên văn phòng, tiêu chí đánh giá đối với nhân viên các phòng ban khác nhau… Mỗi tiêu chí được xếp hạng từ thấp đến cao, từ “kém” cho tới “xuất sắc” hoặc một cách sắp xếp tương tự nào đó, tùy theo thực trạng hoạt động làm việc của từng H U Ế doanh nghiệp. Các mức hạng này được lượng hóa thành điểm số cụ thể. Ví dụ: Mức xuất sắc (5 điểm): Hiệu quả công việc vượt xa chỉ tiêu TẾ Mức tốt (4 điểm): Hiệu quả công việc trên mức chỉ tiêu. KI N H Mức khá (3 điểm): Hiệu quả công việc đạt mức chỉ tiêu. Mức trung bình (2 điểm): Hiệu quả công việc chỉ đạt một phần chỉ tiêu. Ọ C Mức kém (1 điểm): Không thực hiện được công việc đạt chỉ tiêu. H Mặc dù phương pháp này là đánh giá tuyệt đối song các mức độ khi đánh giá TR Ư Ờ N G Đ ẠI lại mang tính ước chừng, bởi các mức độ hay tiêu chí đôi khi không được lượng hóa. SVTH : Trương Văn Hiếu – K48B QTNL 10 GVHD : ThS. Trương Thị Hương Xuân Khóa luận tốt nghiệp Bảng 1. 1: Bảng đánh giá kết quả công việc theo phương pháp bảng điểm - Họ và tên : ........................................................................................................... - Chức danh : ........................................................................................................ - Bộ phận : ............................................................................................................. - Giai đoạn đánh giá từ .... đến .... Điểm đánh giá Các yếu tố Xuất Tốt Trung Khá sắc Kém Ghi chú bình H U Ế Khối lượng công việc hoàn TẾ thành Chất lượng thực hiện công KI N H việc Ọ C Kỹ năng nghiệp vụ chuyên môn G Hành vi, tác phong trong Đ ẠI H Khả năng phối hợp quản lý TR Ư Tổng hợp kết quả Ờ N công việc Ưu điểm của phương pháp bảng điểm này là phương pháp này có kết cấu rõ ràng. Việc tiêu chuẩn hoá cho phép kết quả xếp hạng dễ dàng được so sánh và đối chiếu, thậm chí đối với toàn bộ nguồn nhân lực của doanh nghiệp. Theo phương pháp này, mọi nhân viên đều phải trải qua quá trình đánh giá như nhau với các tiêu chí và thang điểm (tiêu chuẩn đánh giá) cơ bản như nhau. Điều này tạo ra sự bình đẳng trong việc đánh giá nhân viên và một thước đo thành tích công việc chuẩn trong toàn bộ doanh nghiệp. Phương pháp bảng điểm rất dễ hiểu và dễ sử dụng bởi vì khái niệm cho điểm là rất rõ ràng: cả người đánh giá và người được đánh giá đều dễ dàng thấy được SVTH : Trương Văn Hiếu – K48B QTNL 11 GVHD : ThS. Trương Thị Hương Xuân Khóa luận tốt nghiệp logic đơn giản và hiệu quả của thang điểm đánh giá. Chính vì vậy đây là phương pháp phổ biến và được áp dụng rộng rãi. Tuy nhiên, phương pháp này cần chú trọng vào vấn đề lựa chọn tiêu chí đánh giá. Có thể nói sự liên quan hay phù hợp của thang đánh giá nhạy cảm với các điều kiện cụ thể của doanh nghiệp. Và do vậy, cần phải xem xét, cân nhắc kỹ tới loại hình công việc và môi trường làm việc khi xây dựng phương pháp đánh giá này. Một nhược điểm khác của phương pháp này là người đánh giá dễ mắc phải lỗi đánh giá theo ý kiến chủ quan dẫn đến sự thiên vị, thành kiến, xu hướng trung bình trong đánh giá. Việc xác định mức độ hiệu quả công việc của nhân viên trên cơ Phương pháp Quản trị bằng mục tiêu (MBO) TẾ - H U chuyên môn nghiệp vụ nhất định của người đánh giá. Ế sở so sánh kết quả làm việc thực tế với các yêu cầu đặt ra cũng đòi hỏi những kỹ năng Phương pháp này tạo ra một sự cởi mở trong đánh giá, nó hướng tới sự tự giác KI N H nhiều hơn cho nhân viên. Trình tự thực hiện có thể như sau: • Nhân viên gặp gỡ riêng với cấp quản lý của mình để cùng thảo luận và H cụ thể với thời gian hoàn thành. Ọ C đưa ra các mục tiêu lớn nhỏ. Các mục tiêu phải được mô tả rõ ràng bằng các con số Đ ẠI • Nhà quản lý cùng với nhân viên phát triển kế hoạch hành động để các G nhân viên theo đó mà theo đuổi các mục tiêu của mình. Các mục tiêu và kế hoạch Ờ N hành động này cung cấp những chỉ dẫn mà qua đó các nhân viên có thể đánh giá Ư hiệu quả của mình. TR • Nhà quản lý phải định kỳ gặp gỡ nhân viên của mình để đánh giá tiến độ của họ trong việc theo đuổi mục tiêu. SVTH : Trương Văn Hiếu – K48B QTNL 12 GVHD : ThS. Trương Thị Hương Xuân Khóa luận tốt nghiệp Người lao động Nhà quản lý KI N H TẾ Đánh giá định kỳ Phản hồi H U Đánh giá các mục tiêu Ế Cùng nhau xác định các mục tiêu Ọ C Đánh giá hằng năm ẠI H Sơ đồ 1. 2: Sơ đồ đánh giá thực hiện công việc bằng mục tiêu Đ Một lợi thế của MBO là các nhà quản lý có thể thấy việc mô tả hiệu quả của G nhân viên tiện lợi hơn việc đánh giá họ. MBO thực chất là một chương trình tự đánh Ờ N giá của người lao động. Trong bất kỳ tình huống nào, nghiên cứu cũng chỉ ra rằng nhân viên. TR Ư MBO thường có hiệu quả tốt đối với năng suất lao động và thỏa mãn nghề nghiệp của Ưu điểm của quản trị bằng mục tiêu: • Chương trình quản trị mục tiêu đề ra các mục tiêu và phương pháp đánh giá nhân viên theo mục tiêu phát triển của doanh nghiệp. • Nhân viên có định hướng về cách thức, yêu cầu hoàn thành công việc, tự tin và được kích thích, động viên tốt hơn trong quá trình phát triển cá nhân. Các quan hệ giao tiếp trong doanh nghiệp được phát triển, lãnh đạo và nhân viên có điều kiện gần gũi, hiểu biết, phối hợp làm việc tốt hơn. SVTH : Trương Văn Hiếu – K48B QTNL 13 GVHD : ThS. Trương Thị Hương Xuân Khóa luận tốt nghiệp Tuy nhiên, các nhà quản lý thường thiếu kinh nghiệm giao tiếp cần thiết để thực hiện việc kiểm tra kết quả bằng phương pháp MBO và có thể không tạo ra sự khuyến khích. Ngoài ra, việc coi vai trò của người quản lý như một người giúp đỡ có thể mâu thuẫn với cung cách hàng ngày của người quản lý. Nhược điểm của quản trị theo mục tiêu: • Khi lãnh đạo đề ra các mục tiêu không phù hợp, chương trình quản trị theo mục tiêu dễ trở nên độc đoán, tốn nhiều thời gian. • Quản trị theo mục tiêu thường chú trọng quá nhiều vào các mục tiêu đo Ế lường được do đó có thể làm giảm chất lượng hoặc coi nhẹ một số yếu tố H U trách nhiệm trong công việc. - TẾ • Nhân viên thích đặt ra các mục tiêu thấp để dễ hoàn thành. Phương pháp so sánh KI N H Đây là phương pháp có cùng bản chất là đánh giá thực hiện công việc của từng Ọ C người lao động dựa trên sự so sánh kết quả làm việc với những người làm cùng một bộ phận. H • Phương pháp xếp hạng luân phiên: Theo phương pháp này tất cả nhân Đ ẠI viên trong doanh nghiệp sẽ được sắp xếp theo thứ tự tăng dần từ người G có kết quả kém nhất cho đến người có kết quả giỏi nhất hoặc ngược lại Ờ N từ người giỏi nhất đến người kém nhất về các điểm chính như thái độ Ư làm việc, kết quả làm việc… Nhà quản trị sẽ liệt kê tất cả các nhiệm vụ TR cần đánh giá trên một biểu mẫu. Trên biểu mẫu đó, đối với những điểm chính người đánh giá sẽ xác định người làm việc tốt nhất và người làm việc kém nhất. Phương pháp này có ưu điểm là thiết kế đơn giản và dễ thực hiện, không tốn nhiều thời gian và công sức của người đánh giá, vì thế không tốn nhiều chi phí nên được nhiều doanh nghiệp ứng dụng. Tuy nhiên phương pháp này dễ bị ảnh hưởng bởi lỗi thiên vị, tiêu thức đánh giá chung chung nên đối với các doanh nghiệp lớn nhiều lao động và công việc đa dạng lại khó áp dụng. SVTH : Trương Văn Hiếu – K48B QTNL 14 GVHD : ThS. Trương Thị Hương Xuân Khóa luận tốt nghiệp • Phương pháp so sánh cặp: Phương pháp này cũng tương tự như phương pháp xếp hạng luân phiên, nhưng mức độ xếp hạng và phân loại sẽ chính xác hơn. Phương pháp này yêu cầu người đánh giá phải so sánh việc thực hiện công việc của từng nhân viên với tất cả những người khác trong bộ phận theo cặp. Khi đánh giá, người đánh giá cần cân nhắc giữa hai cá nhân, ai là người thực hiện công việc tốt hơn. Sử dụng phương pháp này nhà quản trị sẽ thấy ngay được kết quả so sánh ngay sau khi đánh giá, từ đó biết được người nào làm việc tốt hơn để làm cơ sở tăng lương, thưởng hay cấp bậc. Nó cũng có tính tin cậy cao bởi được so sánh H U Ế từng cặp với nhau. Nhưng phương pháp này lại dễ mắc lỗi thiên vị và - TẾ gây mất đoàn kết trong tổ chức, không tạo sự khuyến khích làm việc. Phương pháp ghi chép các sự kiện quan trọng KI N H Phương pháp ghi chép các sự kiện quan trọng là phương pháp mà các cấp quản lý sẽ ghi lại những vụ việc nào đó làm rất tốt hoặc rất xấu của nhân viên hay bộ phận Ọ C mình trực tiếp phụ trách. Vào cuối giai đoạn đánh giá, người đánh giá sẽ sử dụng hồ sơ H này kèm theo các dữ kiện khác để đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên hoặc bộ Đ ẠI phận. Với phương pháp này, việc đánh giá bao quát toàn bộ giai đoạn chứ không tập G trung vào một thời điểm nào đó. Ờ N Phương pháp này thuận tiện trong cung cấp thông tin phản hồi cho người lao Ư động về các ưu điểm và nhược điểm của họ trong thực hiện công việc và việc ra quyết TR định, hạn chế các lỗi thiên vị và thành kiến trong đánh giá giúp cho việc đánh giá trở nên chính xác hơn. Tuy nhiên đây cũng là phương pháp tốn thời gian, bởi trong hoạt động thì có rất nhiều công việc, khả năng thiếu sót khi ghi chép rất cao. Nếu việc ghi chép không được hệ thống, không được ghi chép thường xuyên thì có thể đưa các kết quả không hợp lý. Việc ghi chép lại các hành vi kém hiệu quả có thể tạo ra sức ép về tâm lý đối với người lao động. - Phương pháp danh mục kiểm tra SVTH : Trương Văn Hiếu – K48B QTNL 15