Tài liệu Phân tích thiết kế hệ thống quản lý thư viện trường đại học kinh tế tp. hồ chí minh

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ HỒ CHÍ MINH KHOA: CÔNG NGHỆ THÔNG TIN KINH DOANH CHUYÊN NGÀNH: THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ ĐỀ TÀI: Phân tích thiết kế hệ thống quản lý thư viện trường Đại Học Kinh Tế TP. Hồ Chí Minh GIẢNG VIÊN: Hồ Thị Thanh Tuyến NHÓM: NHÓM 5 TP.HCM, Ngày 15 Tháng 10 Năm 2020 Mục Lục 1. 2. TỔNG QUAN VỀ DỰ ÁN.......................................................................................11 1.1. Lý do chọn đề tài...............................................................................................11 1.2. Giới thiệu về hệ thống thư viện UEH................................................................12 1.3. Mục tiêu của dự án............................................................................................12 1.4. Xác định phạm vi dự án....................................................................................13 Xác định yêu cầu.......................................................................................................13 2.1. Khảo sát hệ thống..............................................................................................13 2.2. Phân tích hiện trạng...........................................................................................13 2.2.1. Chức năng của thư viện.............................................................................13 2.2.2. Nhiệm vụ của thư viện...............................................................................14 2.3. Đặc tả yêu cầu...................................................................................................14 2.3.1. 3. Qui trình hoạt động của hệ thống...............................................................14 2.3.1.1 Quy trình nhập sách...............................................................................14 2.3.1.2 Quy trình mượn/trả/gia hạn sách............................................................14 2.3.1.3 Quy định về việc sách mượn bị mất, rách:.............................................15 2.3.1.4 Quy trình về việc đặt phòng họp............................................................16 2.3.1.5 Quy trình về việc trả phòng họp.............................................................16 2.3.1.6 Quy trình thống kê, báo cáo...................................................................16 2.3.1.7 Xử lý sách thanh lý................................................................................17 2.3.2. Ưu và nhược điểm của hệ thống hiện tại...................................................17 2.3.3. Yêu cầu chức năng....................................................................................17 2.3.4. Yêu cầu phi chức năng..............................................................................18 2.3.5. Tính khả thi của dự án...............................................................................18 Phân tích và thiết kế hệ thống...................................................................................20 1 3.1. Các yêu cầu chức năng......................................................................................20 3.2. Phân tích yêu cầu..............................................................................................21 3.2.1. Mô hình hóa chức năng.............................................................................21 3.2.1.1 Biểu đồ Use case tổng quát....................................................................21 3.2.1.2 Use case đăng nhập................................................................................22 3.2.1.3 Phân rã Use case “ Quản trị hệ thống”...................................................23 3.2.1.4 Phân rã Use case “Quản lý Sách”...........................................................29 3.2.1.5 Phân rã Use case “Quản lý bạn đọc”......................................................33 3.2.1.6 Phân rã Use case “Quản lý mượn trả Sách”...........................................37 3.2.1.7 Phân rã Use case “Báo cáo& Thống kê”................................................41 3.2.1.8 Phân rã Use case “Quản lý mượn- trả phòng”.......................................48 3.2.1.9 Phân rã Use case “Tìm kiếm thông tin”.................................................52 3.2.1.10 . Sơ đồ hoạt động của hệ thống.............................................................56 3.2.1.11 . Các biểu đồ hoạt động của chức năng Quản trị hệ thống....................57 3.2.1.12 Các biểu đồ hoạt động của chức năng Sách..........................................62 3.2.1.13 . Các biểu đồ hoạt động của chức năng Quản lí bạn đọc.......................65 3.2.1.14 . Các biểu đồ hoạt động của chức năng Quản lí mượn trả Sách............68 3.2.1.15 . Các biểu đồ hoạt động của chức năng Báo cáo& Thống kê................71 3.2.1.16 Các biểu đồ hoạt động của chức năng Tìm kiếm thông tin...................78 3.2.2. Mô hình hóa cấu trúc.................................................................................80 3.2.2.1 Danh sách các lớp..................................................................................80 3.2.2.2 Biểu đồ lớp hệ thống (mức quan niệm)..................................................83 3.2.3. 3.2.3.1 Mô hình hóa hành vi..................................................................................84 Đăng nhập..............................................................................................84 2 3.2.3.2 Quản trị hệ thống....................................................................................85 3.2.3.3 Quản lý sách...........................................................................................89 3.2.3.4 Quản lý bạn đọc.....................................................................................94 3.2.3.5 Quản lý mượn trả sách...........................................................................97 3.2.3.6 Quản lý mượn trả phòng......................................................................103 3.2.3.7 Báo cáo & thống kê..............................................................................107 3.2.3.8 Tìm kiếm thông tin...............................................................................114 3.2.4. 3.3. Mô hình hóa dữ liệu.................................................................................118 3.2.4.1 Diễn tả các thực thể có tham gia..........................................................118 3.2.4.2 Diễn giải các mối quan hệ của các đối tượng có tham gia....................122 3.2.4.3 Mô hình thực thể quan hệ (ERD gốc)...................................................123 3.2.4.4 Mô hình thực thể quan hệ.....................................................................124 3.2.4.5 Mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ.............................................................125 Thiết kế hệ thống.............................................................................................126 3.3.1. Thiết kế lớp.............................................................................................126 3.3.2. Thiết kế CSDL.........................................................................................136 3.3.2.1 Sơ đồ cơ sở dữ liệu mức vật lý.............................................................136 3.3.2.2 Mô tả cơ sở dữ liệu...............................................................................137 3.3.2.3 Thiết kế và ràng buộc CSDL................................................................151 3.3.3. Thiết kế giao diện....................................................................................158 3.3.3.1 Đăng nhập............................................................................................158 3.3.3.2 Quản lý sách.........................................................................................160 3.3.3.3 Tìm kiếm thông tin...............................................................................161 3.3.3.4 Thống kê - Báo cáo..............................................................................163 3 3.3.3.5 Quản lý mượn – trả phòng:..................................................................165 3.3.3.6 Quản lý bạn đọc:..................................................................................167 4 Danh mục hình vẽ Hình 1. Sơ đồ phân cấp chức năng nghiệp vụ của hệ thống quản lý thư viện...................21 Hình 2. Biểu đồ Use case tổng quát..................................................................................23 Hình 3. Biểu đồ Use case “ Quản trị hệ thống”.................................................................25 Hình 4. Biểu đồ Use case “Quản lý sách”.........................................................................31 Hình 5. Biểu đồ Use case “Quản lý bạn đọc”...................................................................34 Hình 6. Biểu đồ Use case “ Quản lý mượn trả Sách”........................................................39 Hình 7. Biểu đồ Use case “Báo cáo& Thống kê”..............................................................43 Hình 8. Biểu đồ Use case Quản lý mượn- trả phòng.........................................................49 Hình 9. Biểu đồ Use case tìm kiếm thông tin....................................................................54 Hình 10. Biểu đồ hoạt động mô tả quy trình đăng nhập....................................................58 Hình 11. Biểu đồ hoạt động cho quy trình phân quyền người dùng hệ thống...................59 Hình 12. Biểu đồ hoạt động cho quy trình sửa thông tin người dùng................................60 Hình 13. Biểu đồ hoạt động cho quy trình thêm người dùng hệ thống..............................61 Hình 14. Biểu đồ hoạt động cho quy trình xóa người dùng hệ thống................................62 Hình 15. Biểu đồ hoạt động cho qui trình Sửa thông tin sách...........................................63 Hình 16. Biểu đồ hoạt động cho quy trình thêm Sách.......................................................64 Hình 17. Biểu đồ hoạt động cho qui trình Xóa Sách.........................................................65 Hình 18. Biểu đồ hoạt động cho quy trình thêm Bạn đọc.................................................66 Hình 19. Biểu đồ hoạt động cho qui trình sửa thông tin bạn đọc......................................67 Hình 20. Biểu đồ hoạt động cho qui trình xóa Bạn đọc....................................................68 Hình 21. Biểu đồ hoạt động cho qui trình xử lý yêu cầu mượn Sách................................69 Hình 22. Biểu đồ hoạt động cho qui trình xử lý yêu cầu trả Sách.....................................70 Hình 23. Biểu đồ hoạt động cho qui trình xử lý yêu cầu gia hạn Sách..............................71 Hình 24. Biểu đồ hoạt động cho quy trình Báo cáo& Thống kê sách đang được mượn....72 Hình 25. Biểu đồ hoạt động cho quy trình Báo cáo& Thống kê số người đã mượn phòng .......................................................................................................................................... 73 Hình 26. Biểu đồ hoạt động cho quy trình Báo cáo& Thống kê bạn đọc đang mượn tài liệu.................................................................................................................................... 74 5 Hình 27. Biểu đồ hoạt động cho quy trình Báo cáo& thống kê Sách còn trong thư viện. .75 Hình 28. Biểu đồ hoạt động mô tả quy trình Báo cáo& Thống kê bạn đọc vi phạm.........76 Hình 29. Biểu đồ hoạt động cho quy trình Báo cáo& Thống kê Sách thanh lý.................77 Hình 30. Biểu đồ hoạt động cho quy trình Báo cáo& Thống kê Sách mới nhập...............78 Hình 31. Biểu đồ hoạt động cho quy trình tìm sách..........................................................79 Hình 32. Biểu đồ hoạt động cho quy trình tìm kiếm bạn đọc............................................80 Hình 33. Biểu đồ hoạt động cho quy trình Tìm kiếm Phiên mượn....................................81 Hình 34. Sơ đồ Lớp của hệ thống ở mức quan niệm.........................................................85 Hình 35. Biểu đồ trình tự cho chức năng Đăng nhập........................................................86 Hình 36. Biểu đồ trình tự cho chức năng Thêm Người dùng...........................................87 Hình 37. Biểu đồ trình tự cho chức năng Sửa thông tin người dùng.................................88 Hình 38. Biểu đồ trình tự cho chức năng Xóa Người Dùng..............................................89 Hình 39. Biểu đồ trình tự cho chức năng phân quyền Người Dùng..................................90 Hình 40. Biểu đồ trình tự cho chức năng Thêm Sách.......................................................91 Hình 41. Biểu đồ trình tự cho chức năng Sửa thông tin Sách...........................................92 Hình 42. Biểu đồ trình tự cho chức năng Xóa Sách..........................................................94 Hình 43. Biểu đồ trình tự cho chức năng Thêm Bạn Đọc.................................................96 Hình 44. Biểu đồ trình tự cho chức năng Sửa thông tin bạn đọc.......................................97 Hình 45. Biểu đồ trình tự cho chức năng Xóa bạn đọc.....................................................98 Hình 46. Biểu đồ trình tự cho chức năng xử lý yêu cầu Mượn Sách................................99 Hình 47. Biểu đồ trình tự cho chức năng xử lý yêu cầu trả Sách...................................101 Hình 48. Biểu đồ trình tự cho chức năng xử lý yêu cầu gia hạn Sách............................103 Hình 49. Biểu đồ trình tự cho chức năng Xử lý yêu cầu mượn phòng............................104 Hình 50. Biểu đồ trình tự cho chức năng Xử lý yêu cầu trả phòng.................................105 Hình 51. Biểu đồ trình tự cho chức năng Xử lý yêu cầu nhận phòng..............................106 Hình 52. Biểu đồ trình tự cho chức năng Xóa lịch đặt phòng.........................................107 Hình 53. Biểu đồ trình tự cho chức năng Báo cáo&Thống kê sách thanh lý...................108 Hình 54. Biểu đồ trình tự cho chức năng Báo cáo&Thống kê Sách đang được mượn....109 Hình 55. Biểu đồ trình tự cho chức năng Báo cáo&Thống kê Người đã mượn phòng....110 6 Hình 56. Biểu đồ trình tự cho chức năng Báo cáo&Thống kê Người đang mượn tài liệu ........................................................................................................................................ 111 Hình 57. Biểu đồ trình tự cho chức năng Báo cáo&Thống kê Sách còn trong thư viện. .112 Hình 58. Biểu đồ trình tự cho chức năng Báo cáo&Thống kê Bạn đọc vi phạm.............113 Hình 59. Biểu đồ trình tự cho chức năng Báo cáo&Thống kê Sách mới nhập................114 Hình 60. Biểu đồ trình tự cho chức năng tìm kiếm Sách.................................................115 Hình 61. Biểu đồ trình tự cho chức năng tìm kiếm phiên mượn Sách.............................116 Hình 62. Biểu đồ trình tự cho chức năng tìm kiếm bạn đọc............................................118 Hình 63. Mô hình thực thể quan hệ gốc..........................................................................125 Hình 64. Mô hình thực thể quan hệ mở rộng..................................................................126 Hình 65. Sơ đồ lớp mức thiết kế.....................................................................................128 Hình 66. Mô hình cơ sở dữ liệu mức vật lý.....................................................................138 Hình 67. Giao diện form đăng nhập................................................................................160 Hình 68. Giao diện chính của hệ thống...........................................................................160 Hình 69. Giao diện thêm sách.........................................................................................161 Hình 70. Giao diện xóa sách...........................................................................................162 Hình 71. Giao diện tìm kiếm phiên mượn.......................................................................163 Hình 72. Giao diện tìm kiếm bạn đọc.............................................................................164 Hình 73. Giao diện TK - BC sách thanh lý.....................................................................165 Hình 74. Giao diện TK - BC bạn đọc vi phạm................................................................165 Hình 75. Giao diện TK - BC sách mới nhập...................................................................166 Hình 76. Giao diện Xử lý yêu cầu mượn........................................................................167 Hình 77. Giao diện Xử lý yêu cầu nhận - xóa phòng......................................................168 Hình 78. Giao diện sửa thông tin bạn đọc.......................................................................169 7 8 Danh Mục Bảng Bảng 1: Danh sách actor của hệ thống..............................................................................23 Bảng 2. Đặc tả Use case Đăng nhập.................................................................................25 Bảng 3. Đặc tả Use case Quản trị người dùng...................................................................27 Bảng 4. Đặc tả Use case Thêm người dùng......................................................................28 Bảng 5. Đặc tả Use case Sửa thông tin người dùng..........................................................29 Bảng 6. Đặc tả Use case Xóa người dùng.........................................................................30 Bảng 7. Đặc tả Use case Quản trị phân quyền..................................................................31 Bảng 8. Đặc tả Use case Sửa thông tin Sách.....................................................................33 Bảng 9. Đặc tả Use case Thêm Sách.................................................................................34 Bảng 10. Đặc tả Use case Xóa Sách.................................................................................35 Bảng 11. Đặc tả Use case Quản lý bạn đọc.......................................................................36 Bảng 12. Đặc tả Use case Thêm bạn đọc..........................................................................37 Bảng 13. Đặc tả Use case Sửa thông tin bạn đọc..............................................................38 Bảng 14. Đặc tả Use case Xóa thông tin bạn đọc..............................................................39 Bảng 15. Đặc tả Use case Xử lý yêu cầu mượn................................................................41 Bảng 16. Đặc tả Use case Xử lý yêu cầu trả.....................................................................42 Bảng 17. Đặc tả Use case Xử lý yêu cầu gia hạn..............................................................43 Bảng 18. Đặc tả Use case Báo cáo& Thống kê Sách đang được mượn............................45 Bảng 19. Đặc tả Use case Báo cáo& Thống kê Số người đã mượn Phòng.......................46 Bảng 20. Đặc tả Use case Báo cáo& Thống kê Bạn đọc đang mượn Sách.......................46 Bảng 21.Đặc tả Use case Báo cáo&Thống kê Sách còn trong thư viện............................47 Bảng 22. Đặc tả Use case Báo cáo&Thống kê bạn đọc vi phạm.......................................48 Bảng 23.Đặc tả Use case Báo cáo&Thống kê Sách thanh lý............................................49 Bảng 24.Đặc tả Use case Báo cáo& Thống kê Sách mới nhập.........................................50 Bảng 25. Đặc tả Use case Xử lý yêu cầu mượn phòng.....................................................51 Bảng 26. Đặc tả Use case Theo dõi lịch đặt mượn............................................................52 Bảng 27. Đặc tả Use case Xử lý yêu cầu nhận phòng.......................................................53 9 Bảng 28. Đặc tả Use case Xóa yêu cầu đặt mượn đã duyệt...............................................54 Bảng 29. Đặc tả Use case Xử lý yêu cầu trả phòng...........................................................54 Bảng 30. Đặc tả Use case Tìm kiếm Sách.........................................................................56 Bảng 31. Đặc tả Use case Tìm kiếm Bạn đọc...................................................................57 Bảng 32. Đặc tả Use case Tìm kiếm Phiên mượn trả........................................................58 Bảng 33. Diễn giải các lớp - Quản trị hệ thống.................................................................83 Bảng 34. Diễn giải các lớp - Quản lý sách........................................................................84 Bảng 35. Diễn giải các lớp - Quản lý bạn đọc...................................................................84 Bảng 36. Diễn giải các lớp - Quản lý mượn trả gia hạn sách............................................85 Bảng 37. Diễn giải các lớp - Quản lý mượn trả Phòng......................................................85 Bảng 38. Bảng diễn tả các thực thể cần lưu giữ..............................................................124 Bảng 39. Các mối quan hệ của đối tượng tham gia.........................................................125 Bảng 40. Diễn giải lớp “NguoiDung”.............................................................................130 Bảng 41. Diễn giải lớp “Admin”.....................................................................................130 Bảng 42. Diễn giải lớp “ThuThu”...................................................................................130 Bảng 43. Diễn giải lớp “BanDoc”...................................................................................131 Bảng 44. Diễn giải lớp “HocVien”.................................................................................131 Bảng 45. Diễn giải lớp “GiangVien”..............................................................................131 Bảng 46. Diễn giải lớp “Lop”.........................................................................................132 Bảng 47. Diễn giải lớp “NganhHoc”...............................................................................132 Bảng 48. Diễn giải lớp “Khoa”.......................................................................................132 Bảng 49. Diễn giải lớp “XuLyViPham”.........................................................................133 Bảng 50. Diễn giải lớp “MuonTraSach”.........................................................................133 Bảng 51. Diễn giải lớp “Sach”........................................................................................134 Bảng 52. Diễn giải lớp “SachThanhLy”.........................................................................134 Bảng 53. Diễn giải lớp “ViTri”.......................................................................................135 Bảng 54. Diễn giải lớp “DauSach”.................................................................................135 Bảng 55. Diễn giải lớp “NhaXuatBan”...........................................................................135 Bảng 56. Diễn giải lớp “TacGia”....................................................................................136 Bảng 57. Diễn giải lớp “ChuDe”....................................................................................136 10 Bảng 58. Diễn giải lớp “PhieuNhap”..............................................................................136 Bảng 59. Diễn giải lớp “NhaCungCap”..........................................................................137 Bảng 60. Diễn giải lớp “MuonTraPhong”.......................................................................137 Bảng 61. Diễn giải lớp “Phong”......................................................................................138 Bảng 62. Diễn giải lớp “LoaiPhong”..............................................................................138 Bảng 63. Cấu trúc bảng NguoiDung...............................................................................143 Bảng 64. Cấu trúc bảng QuyenHan.................................................................................144 Bảng 65. Cấu trúc bảng QuyenHan.................................................................................144 Bảng 66. Cấu trúc bảng NhaXuatBan.............................................................................144 Bảng 67. Cấu trúc bảng ChuDe......................................................................................145 Bảng 68. Cấu trúc bảng TacGia......................................................................................145 Bảng 69. Cấu trúc bảng ViTri.........................................................................................145 Bảng 70. Cấu trúc bảng NhaCungCap............................................................................146 Bảng 71. Cấu trúc bảng Sach..........................................................................................146 Bảng 72. Cấu trúc bảng SachThanhLy............................................................................146 Bảng 73. Cấu trúc bảng BanDoc.....................................................................................147 Bảng 74. Cấu trúc bảng GiangVien................................................................................147 Bảng 75. Cấu trúc bảng HocVien...................................................................................148 Bảng 76. Cấu trúc bảng Khoa.........................................................................................148 Bảng 77. Cấu trúc bảng ChuyenNganh...........................................................................148 Bảng 78. Cấu trúc bảng Lop...........................................................................................149 Bảng 79. Cấu trúc bảng LoaiPhong................................................................................149 Bảng 80. Cấu trúc bảng Phong........................................................................................149 Bảng 81. Cấu trúc bảng QuyDinhThuVien.....................................................................149 Bảng 82. Cấu trúc bảng Phong........................................................................................150 Bảng 83. Cấu trúc bảng PhieuNhap................................................................................150 Bảng 84. Cấu trúc bảng SangTac....................................................................................150 Bảng 85. Cấu trúc bảng LopHocVien.............................................................................151 Bảng 86. Cấu trúc bảng QLMuonTraSach......................................................................151 Bảng 87. Cấu trúc bảng CTMuonTraSach......................................................................151 11 Bảng 88. Cấu trúc bảng QLMuonTraPhong...................................................................152 Bảng 89. Cấu trúc bảng CTMuonTraPhong....................................................................152 Bảng 90. Cấu trúc bảng CapNhatSach............................................................................153 Bảng 91. Cấu trúc bảng ViPham.....................................................................................153 Bảng 92.Bảng tầm ảnh hưởng ràng buộc toàn vẹn R1....................................................153 Bảng 93.Bảng tầm ảnh hưởng ràng buộc toàn vẹn R2....................................................154 Bảng 94.Bảng tầm ảnh hưởng ràng buộc toàn vẹn R3....................................................154 Bảng 95.Bảng tầm ảnh hưởng ràng buộc toàn vẹn R4....................................................154 Bảng 96.Bảng tầm ảnh hưởng ràng buộc toàn vẹn R5....................................................155 Bảng 97.Bảng tầm ảnh hưởng ràng buộc toàn vẹn R6....................................................155 Bảng 98.Bảng tầm ảnh hưởng ràng buộc toàn vẹn R7....................................................156 Bảng 99.Bảng tầm ảnh hưởng ràng buộc toàn vẹn R8....................................................156 Bảng 100.Bảng tầm ảnh hưởng ràng buộc toàn vẹn R9..................................................156 Bảng 101.Bảng tầm ảnh hưởng ràng buộc toàn vẹn R10................................................157 Bảng 102.Bảng tầm ảnh hưởng ràng buộc toàn vẹn R11................................................157 Bảng 103. Bảng tầm ảnh hưởng ràng buộc toàn vẹn R12...............................................158 Bảng 104. . Bảng tầm ảnh hưởng ràng buộc toàn vẹn R13.............................................158 Bảng 105. Bảng tầm ảnh hưởng ràng buộc toàn vẹn R14...............................................159 Bảng 106. Bảng tầm ảnh hưởng ràng buộc toàn vẹn R15...............................................159 Bảng 107. Bảng tầm ảnh hưởng ràng buộc toàn vẹn R16...............................................160 Bảng 108. Bảng tầm ảnh hưởng ràng buộc toàn vẹn R17...............................................160 12 1. TỔNG QUAN VỀ DỰ ÁN 1.1. Lý do chọn đề tài Thư viện đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ công tác học tập và giảng dạy của sinh viên và giảng viên. Trường Đại học Kinh tế TPHCM nói riêng và các trường đại học nói chung, thư viện trở thành một trong những nơi cung cấp tri thức hiệu quả nhất cho giảng viên và sinh viên. Thư viện lưu trữ và bổ sung, cập nhật những thông tin, giáo trình, tài liệu tham khảo, các tư liệu điện tử… phục vụ cho hoạt động tìm kiếm tài liệu, nghiên cứu khoa học của sinh viên; mở rộng điều kiện học tập cho sinh viên cả về không gian, thời gian. Thư viện trường Đại học Kinh tế TPHCM (UEH) trước đây chủ yếu hoạt động dựa theo cách thủ công, các công việc chủ yếu do con người thực hiện, việc ứng dụng tin học hóa vào quản lý các hoạt động của thư viện chỉ mới ở bước đầu, hạ tầng công nghệ thông tin cho thư viện còn chưa đồng bộ và chưa được trang bị đầy đủ. Đi cùng với sự phát triển của thư viện UEH là nhu cầu bạn đọc tăng lên; nhu cầu tìm kiếm tài liệu nghiên cứu, luận văn, luận án của nghiên cứu sinh/tiến sĩ/học viên cao học đang theo học tại UEH là rất lớn; gia tăng nhu cầu sử dụng các dịch vụ của thư viện như mượn trả sách và mượn trả phòng. Yêu cầu đặt ra là cùng với sự phát triển đó, làm thế nào để ứng dụng công nghệ thông tin và tin học hóa vào việc quản lý các thông tin và hoạt động của thư viện một cách tốt nhất và có hiệu quả nhất. Vì vậy chúng em xin giới thiệu đề tài “Phân tích thiết kế hệ thống quản lý thư viện Đại học kinh tế TPHCM”. Hệ thống đáp ứng được một số chức năng cơ bản cần thiết của một hệ thống quản lý thư viện UEH là quản trị hệ thống, quản lý sách, bạn đọc, quản lý mượn trả sách và mượn trả phòng, báo cáo thống kê và tìm kiếm thông tin. 13 1.2. Giới thiệu về hệ thống thư viện UEH Thư viện UEH có chức năng giúp Hiệu trưởng quản lý, khai thác, phát triển nguồn lực thông tin và dịch vụ thông tin nhằm phục vụ các hoạt động đào tạo, nghiên cứu của Trường. Với nhiệm vụ bổ sung, phát triển nguồn lực thông tin trong nước và nước ngoài đáp ứng nhu cầu giảng dạy, học tập, nghiên cứu khoa học; thu nhận, lưu trữ và phổ biến các sách của Trường như: đề tài nghiên cứu khoa học đã được nghiệm thu, chương trình đào tạo, giáo trình, tập bài giảng, khóa luận, luận văn thạc sĩ, luận án tiến sĩ và các dạng sách khác thông qua tặng, biếu, trao đổi. Biên mục các sách đã bổ sung, xây dựng hệ thống tra cứu thông tin và tìm kiếm thông tin tự động hóa, tổ chức hệ thống phòng đọc, phòng mượn, môi trường học tập, cung cấp thông tin, sách đáp ứng nhu cầu tin của bạn đọc trong toàn trường.Tổ chức lớp tập huấn, hướng dẫn bạn đọc tiếp cận, khai thác, sử dụng hiệu quả các nguồn thông tin và sách, các sản phẩm và dịch vụ thông tin thư viện hiện có hay tổ chức, quản lý cán bộ, tài sản theo sự phân cấp của Hiệu trưởng; bảo quản, kiểm kê định kỳ vốn sách, cơ sở vật chất kỹ thuật và các tài sản khác; thanh lý các sách, thiết bị lạc hậu, cũ nát theo quy định của Nhà nước và quy định của Trường.Thư viện đang ngày càng mở rộng nguồn tài nguyên, nâng cao chất lượng dịch vụ thư viện và hướng tới cộng đồng UEH. 1.3. Mục tiêu của dự án. Mục tiêu của đề tài là áp dụng Công nghệ thông tin vào quản lý thư viện trường thay thế cho việc quản lý của thư viện cũ, với việc nâng cấp thành hệ thống mới thì thư viện sẽ hoạt động tốt hơn cho hoạt động của trường giúp trường hoàn thành nhiệm vụ Chính trịxã hội của mình trong thời đại của công nghệ, tri thức việc xây dựng dự án công nghệ thông tin cho thư viện của trường là một nhiệm vụ cấp bách và lâu dài. Việc này cần phải tiến hành một cách tuần tự từng bước và đưa vào vận hành ngay để thấy được hiệu quả của nó. Ngoài ra yêu cầu của phần mềm quản lý thư viện mới là: - Giao diện: Phải thân thiện, dễ sử dụng, đẹp. - Tốc độ xử lý: phải nhanh, không để người dùng chờ quá lâu 14 - Khi thay đổi 1 chức năng thì không làm ảnh hưởng đến các chức năng khác. - Có khả năng sao lưu & phục hồi CSDL khi có sự cố. - Khả năng thay đổi chức năng & giao diện dễ dàng. 1.4. Xác định phạm vi dự án Trong khuôn khổ thời gian có hạn, nhóm chúng tôi sẽ đi xây dựng phần mềm quản lý thư viện trong trường Đại Học Kinh Tế thành phố Hồ Chí Minh  Phạm vi khảo sát: trường Đại Học Kinh Tế thành phố Hồ Chí Minh  Đối tượng khảo sát:  Người dùng: Nhân viên quản lý thư viện  Tài liệu: quy chế quản lý thư viện 2. Xác định yêu cầu 2.1. Khảo sát hệ thống - Phỏng vấn: nhóm đã tiến hành phỏng vấn với một nhân viên của thư viện UEH là chị Đặng Châu Thanh Hiền – Assistant System Library UEH. - Nghiên cứu sách: Các quy chế quản lý của thư viện, hướng dẫn làm thủ tục mượn, trả, gia hạn sách của thư viện và thủ tục mượn, trả phòng họp. - Quan sát: Qui trình mượn, trả và gia hạn sách của thư viện. Nội dung phỏng vấn giới hạn về các vấn đề:  Tổng quan về quy trình nghiệp vụ của library  Các vấn đề còn hạn chế của hệ thống hiện tại  Các hướng dự định phát triển của hệ thống trong tương lai 2.2. Phân tích hiện trạng 2.2.1. Chức năng của thư viện Thư viện của trường Đại Học Kinh Tế thành phố Hồ Chí Minh có chức năng phục vụ hoạt động giảng dạy, học tập, đào tạo, nghiên cứu khoa học, triển khai ứng dụng tiến bộ khoa học công nghệ và quản lý của nhà trường thông qua việc sử dụng, khai thác các loại tài liệu có trong thư viện. 15 2.2.2. Nhiệm vụ của thư viện - Bổ sung, phát triển nguồn lực thông tin trong nước và nước ngoài đáp ứng nhu cầu giảng dạy, học tập, nghiên cứu khoa học; thu nhận, lưu trữ và phổ biến các tài liệu của Trường. - Tham mưu giúp lãnh đạo Nhà trường xây dựng quy hoạch, kế hoạch hoạt động dài hạn và ngắn hạn của thư viện; tổ chức điều phối toàn bộ hệ thống thông tin, tư liệu, thư viện trong nhà trường; - Tổ chức, quản lý cán bộ, tài sản theo sự phân cấp của hiệu trưởng; bảo quản, kiểm kê định kỳ vốn tài liệu, cơ sở vật chất kỹ thuật và tài sản khác của thư viện; tiến hành thanh lọc ra khỏi kho các tài liệu lạc hậu, hư nát theo quy định; - Tổ chức hệ thống phòng đọc, phòng họp, môi trường học tập, cung cấp thông tin, tài liệu đáp ứng nhu cầu tin của bạn đọc trong toàn trường. - Nghiên cứu, ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ tiên tiến, các tiêu chuẩn về xử lý thông tin thư viện và tự động hóa vào công tác thư viện. - Mở rộng hợp tác với các cơ quan, tổ chức trong nước và quốc tế về lĩnh vực thông tin thư viện; tham gia các hoạt động chuyên môn nghiệp vụ với hệ thống thư viện trong cả nước nhằm thúc đẩy phát triển sự nghiệp thư viện; liên kết, hợp tác với các thư viện trong và ngoài nước để phối hợp bổ sung và trao đổi tài liệu, chia sẻ nguồn lực thông tin, dữ liệu biên mục, tổ chức dịch vụ mượn liên thư viện, dịch vụ cung cấp thông tin qua mạng theo quy định của pháp luật và quy định của Trường. 2.3. Đặc tả yêu cầu 2.3.1. Qui trình hoạt động của hệ thống. 2.3.1.1 Quy trình nhập sách Sau khi nhập sách về, thủ thư phải nhập lại các thông tin các đầu sách vào bảng tính Excel và cất giữ các chứng từ liên quan. Thủ thư đánh mã cho từng cuốn sách và sắp xếp chúng vào vị trí lưu giữ 2.3.1.2 Quy trình mượn/trả/gia hạn sách.  Mượn sách tại thư viện: 16 Đối với sinh viên, nghiên cứu sinh, sau đại học,… gọi chung là học viên: học viên có thể mượn sách đọc tại chỗ hoặc mượn về. Khi cần mượn sách, học viên mang thẻ sinh viên tại quầy kiểm tra của nhân viên thư viện, sau đó vào bên trong để tìm sách cần mượn, sau khi tìm được sách cần mượn, học viên đem sách ra quầy để yêu cầu mượn sách, nhân viên thư viện yêu cầu cung cấp các thông tin cá nhân như mã số sinh viên. Sau khi đã kiểm tra đầy đủ và ghi chép lại đầy đủ thông tin vào bảng tính Excel thì thủ thư đưa sách và thẻ sinh viên lại. Đối với giảng viên, cán bộ: Giảng viên, cán bộ cũng được mượn sách đọc tại chỗ hoặc mượn về. Khi mượn thì thủ thư cũng ghi chép lại đầy đủ thông tin vào bảng tính Excel. Chi tiết số lượng sách đối đa có thể mượn trong 1 lần cũng như thời gian mượn tại thư viện của đọc giả có thể được mô tả lại như sau: đối với sinh viên, học viên cao học và nghiên cứu sinh số sách tối đa có thể mượn trong một lần là 4 quyển và thời hạn mượn là 14 ngày. Và đối với Giảng viênCBVC số sách tối đa có thể mượn là 5 quyển và thời hạn mượn là 20 ngày.  Gia hạn sách trực tuyến: Bạn đọc nếu có nhu cầu gia hạn thì mang sách đến quầy và cung cấp các thông tin cá nhân. Sau khi đã kiểm tra đầy đủ và thỏa các điều kiện thì thủ thư đưa lại sách cho bạn đọc.  Trả sách: sau khi đã đọc xong, bạn đọc phải trả đúng sách đã mượn, thủ thư dùng các thông tin cá nhân của bạn đọc ((Khoa, lớp, mã sinh viên đối với người mượn sách là học viên, mã giảng viên (đối với đối tượng là giảng viên)) để lưu giữ lại thông tin mượn trả sách. 2.3.1.3 Quy định về việc sách mượn bị mất, rách: Bạn đọc phải thanh toán ứng với giá tiền của sách. 17 2.3.1.4 Quy trình về việc đặt phòng họp Đối với sinh viên, nghiên cứu sinh, sau đại học,… gọi chung là học viên: học viên có thể mượn sách đọc tại chỗ hoặc mượn về. Khi cần đặt phòng họp thì học viên mang thẻ sinh viên tại quầy kiểm tra của nhân viên thư viện, sau đó nhân viên thư viện kiểm tra tình trạng về phòng họp trên bảng tính Excel. Nếu còn đủ thì tiến hành đặt phòng họp, sinh viên phải đưa thẻ cho nhân viên thư viện giữ và nhân viên thư viện cập nhật tình trạng sử dụng phòng vào Excel. Đối với giảng viên, cán bộ: Giảng viên, cán bộ cũng được đặt phòng họp riêng. Khi đặt phòng thì thủ thư cũng giữ CMND hoặc thẻ giảng viên và ghi chép lại đầy đủ thông tin vào bảng tính Excel. 2.3.1.5 Quy trình về việc trả phòng họp Sau khi đã sử dụng phòng họp xong, bạn đọc phải trả đúng sách đã mượn, thủ thư dùng các thông tin cá nhân của bạn đọc ((Khoa, lớp, mã sinh viên đối với người mượn sách là học viên, mã giảng viên (đối với đối tượng là giảng viên)). Thủ thư tiến hành trả thẻ và cập nhật lại tình trạng sử dụng phòng họp. 2.3.1.6 Quy trình thống kê, báo cáo Thư viện thực hiện thống kê theo định kỳ vào khoảng thời gian cố định. Họ sử dụng bảng tính Excel để thống kê:  Thống kê sách nhập mới  Thống kê sách đang mượn đọc  Thống kê sách còn trong thư viện  Thống kê sách thanh lý  Thống kê bạn đọc vi phạm 18 2.3.1.7 Xử lý sách thanh lý Các loại sách được nhập về thông thường sau 5 năm sẽ được thanh lý một lần. Nhưng thường những sách bị hỏng quá nặng hoặc những cuốn sách không sử dụng đến thì mới tiến hành thanh lý. 2.3.2. Ưu và nhược điểm của hệ thống hiện tại  Ưu điểm:  Không tốn kém cho việc đầu tư cơ sở vật chất.  Nhân viên thư viện chỉ cần hiểu biết một ít về tin học cũng có thể làm được  Nhược điểm  Thông tin chủ yếu được ghi nhận trên bảng tính excel chưa có một phần mềm quản lý để ghi nhận các toàn bộ thông tin cần thiết.  Quá trình tìm kiếm sách phục vụ cho việc mượn sách phải làm thủ công, do đó mất nhiều thời gian. Bên cạnh đó khả năng đáp ứng nhu cầu độc giả trong thư viện là thấp vào những thời gian cao điểm như ôn thi bởi số lượng có hạn mà nhu cầu của bạn đọc là rất cao.  Nhân viên tốn nhiều công sức cho việc thống kê sách, dễ sai xót trong quá trình thống kê sách  Một số công việc quan trọng còn làm thủ công, còn lại chỉ làm việc với bảng tính đơn giản, điều này là thiếu khoa học. 2.3.3. Yêu cầu chức năng 1. Tính năng đăng nhập cần có tính bảo mật cao, khi điền đầy đủ thông tin thì hệ thống sẽ chấp nhận cho thủ thư đăng nhập và ngược lại nếu các thông tin không chính xác thì hệ thống sẽ báo lỗi và yêu cầu nhập lại. 2. Cung cấp cho người dùng là thủ thư và admin thông tin về các đầu sách của một bạn đọc đang mượn và hạn phải trả, và các cuốn sách còn đang được mượn 3. Báo cáo& Thống kê số sách đang được mượn, sách hiện còn trong thư viện, sách mới nhập và sách thanh lý theo các tiêu chí về thời gian mà người dùng 19