Tài liệu Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại văn phòng chi nhánh vận tải đường sắt đông anh thuộc tổng công ty cổ phần vận tải đường sắt hà nội

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG CHI NHÁNH VẬN TẢI ĐƯỜNG SẮT ĐÔNG ANH, THUỘC TỔNG CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI ĐƯỜNG SẮT HÀ NỘI Khoá luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn : THS. NGUYỄN TIẾN THÀNH Sinh viên thực hiện : LÊ HUYỀN TRANG Mã số sinh viên, khoá, lớp : 1305QTVB067, 2013 – 2017, ĐH.QTVP13B HÀ NỘI – 2017 MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN ................................................................................................ 1 LỜI CẢM ƠN ...................................................................................................... 2 DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT .......................................................................... 3 LỜI NÓI ĐẦU. .................................................................................................... 4 1. Lý do chọn đề tài. .......................................................................................... 4 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề. ........................................................................... 5 3. Mục tiêu nghiên cứu. ..................................................................................... 8 4. Nhiêm vụ nghiên cứu. ................................................................................... 8 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu. ................................................................ 9 6. Giả thuyết nghiên cứu. ................................................................................ 10 7. Phương pháp nghiên cứu. ............................................................................ 10 8. Cấu trúc đề tài. ............................................................................................ 11 CHƯƠNG 1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG VÀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG..................................................................................................... 12 1.1. Khái niệm. ................................................................................................... 12 1.1.1.Khái niệm văn phòng. ............................................................................ 12 1.1.2.Khái niệm về công nghệ thông tin. ........................................................ 14 1.1.3.Khái niệm về công tác văn thư............................................................... 19 1.2. Sự cần thiết của việc ứng dụng CNTT trong công tác văn thư.............. 22 1.3. Nội dung ứng dụng CNTT trong công tác văn thư. ................................ 24 1.4. Quy trình ứng dụng CNTT trong công tác văn thư. .............................. 26 1.5. Các yếu tố ảnh hưởng đến ứng dụng CNTT trong công tác văn thư... 29 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CNTT TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG CHI NHÁNH VẬN TẢI ĐƯỜNG SẮT ĐÔNG ANH. ...................................................................................................... 32 2.1. Khái quát chung về Văn phòng và Chi nhánh VTĐS Đông Anh, thuộc Công ty cổ phần VTĐS Hà Nội. ....................................................................... 32 2.1.1. Giới thiệu về Chi nhánh Vận tải Đường sắt Đông Anh. ....................... 32 2.1.2. Giới thiệu về Văn phòng Chi nhánh VTĐS Đông Anh. ....................... 34 2.2. Thực trạng về ứng dụng CNTT trong công tác văn thư tại Chi nhánh VTĐS Đông Anh. ............................................................................................... 36 2.2.1. Hệ thống trang thiết bị phục vụ trong văn phòng. ................................ 36 2.2.2. Ứng dụng CNTT trong công tác văn thư. ............................................. 39 2.2.3. Hiệu quả của việc ứng dụng CNTT trong công tác văn thư. ................ 57 2.3. Nhận xét, đánh giá...................................................................................... 60 2.3.1. Ưu điểm. ................................................................................................ 60 2.3.2. Hạn chế. ................................................................................................. 62 2.3.3. Nguyên nhân. ........................................................................................ 63 CHƯƠNG 3. GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CNTT TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG CHI NHÁNH VẬN TẢI ĐƯỜNG SẮT ĐÔNG ANH. ........................................................... 66 3.1. Lãnh đạo, CBNV tại Chi nhánh VTĐS ĐA cần nhận thức đúng về ứng dụng CNTT trong công tác văn thư. ............................................................... 66 3.2. Phát triển đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật phục vụ ứng dụng công tác văn thư. ...................................................................................... 67 3.3. Ban hành các văn bản cụ thể để tổ chức quản lý hoạt động ứng dụng CNTT trong công tác văn thư. ......................................................................... 74 3.4. Đào tạo, bồi dưỡng CBNV. ........................................................................ 75 3.5. Tổ chức tuyển dụng nhân sự mới có trình độ.......................................... 76 3.6. Một số giải pháp khác. ............................................................................... 77 KẾT LUẬN. ....................................................................................................... 85 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ......................................................... 86 PHỤ LỤC ........................................................................................................... 87 LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan tất cả nội dung trong bài khóa luận tốt nghiệp đều là số liệu thực tại Văn phòng Chi nhánh Vận tải Đường sắt Đông Anh. Em xin chịu hoàn toàn trách nhiệm trước nhà trường về sự cam đoan này. Hà Nội, ngày 1 tháng năm 2017 LỜI CẢM ƠN Để có thể hoàn thành tốt được bài khóa luận tốt nghiệp lần này, em không thể thiếu nền tảng vững chắc về cơ sở lý luận mà thầy cô khoa Quản trị văn phòng truyền dạy cho trong những ngày ngồi trên ghế nhà trường. Đồng thời, với sự hướng dẫn nhiệt tình của giảng viên ThS.Nguyễn Tiến Thành đã giúp em có định hướng thực tế hơn trong việc hoàn thành bài khóa luận. Bên cạnh đó, cùng với sự giúp đỡ và tạo điều kiện của cán bộ, nhân viên tại Văn phòng Chi nhánh Vận tải Đường sắt Đông Anh đã giúp em có cái nhìn chân thực về văn phòng, qua đó có thể hoàn thành tốt bài khóa luận với những số liệu xác thực, phù hợp với nội dung nghiên cứu. Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên Lê Huyền Trang 2 DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT CNTT Cộng nghệ thông tin VTĐS Vận tải đường sắt VP Văn phòng VT Văn thư CBNV Cán bộ, nhân viên 3 LỜI NÓI ĐẦU. 1. Lý do chọn đề tài. Như chúng ta đã biết, thời đại ngày nay Văn phòng giữ một chức năng và vị trí rất quan trọng, các doanh nghiệp, tổ chức sự nghiệp Nhà nước dù lớn hay nhỏ. Hoạt động Văn phòng đóng góp một phần không nhỏ vào sự thành bại của cơ quan, tổ chức. Vì vậy, văn phòng phải được tổ chức, quản lý một cách khoa học, hiệu quả và phải có những cán bộ, nhân viên đủ năng lực chuyên môn. Một văn phòng có hoạt động hiệu quả sẽ giúp cho cơ quan, tổ chức đó triển khai công tác được thuận lợi, đem lại nhiều lợi ích kinh tế xã hội, cũng như chất lượng công việc và ngược lại. Đầu tư cho văn phòng nói chung và công tác văn phòng nói riêng là đẩy mạnh sự thống suốt trong hoạt động quản lí. Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng là yêu cầu cấp thiết hiện nay. Trong những năm qua, ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ cũng như hoạt động của cơ quan còn nhiều bất cập và hạn chế làm ảnh hưởng đến hiệu quả công việc. Nguyên nhân chủ yếu xuất phát từ đầu tư chưa phù hợp, trình độ một số cán bộ công chức làm công tác trong văn phòng chưa tương xứng vứi các yêu cầu thực tiễn. Do vậy, trong thời gian tới cần có những bước đi, giải pháp chuyển đổi phù hợp để nâng cao hiệu quả làm việc của văn phòng, đặc biệt là việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của văn phòng và hiệu quả hoạt động của cơ quan, góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý và đẩy nhanh tiến trình cải cách nền hành chính theo hướng hiện đại hóa, công nghệ hóa. Thực tế hiện nay có thể thấy sự bùng nổ của cuộc cách mạng khoa học kỹ thuật và công nghệ với những thành tựu kỳ diệu của nó đang tác động mạnh mẽ tới mọi hoạt động kinh tế, chính trị, xã hội trên thế giới nói chung và Việt Nam nói riêng. Cùng với sự phát triển nhanh chóng của tin học và vai trò ngày càng nổi trội của công nghệ thông tin đã và đang từng bước đi vào tất cả các lĩnh vực, chiếm vị trí quan trọng trong xã hội. Nó được coi là con tàu vĩ đại để trở nền văn 4 minh công nghệ tiếp tục phát triển trong thế kỉ 21 mà ở đó công nghệ thông tin được coi như người điều khiển. Hoạt động của văn phòng cũng cần có sự góp mặt của công nghệ thông tin, đầu tư cho công tác văn thư, lưu trữ là đẩy nhanh sự thông suốt trong hoạt động quản lý, giúp cho văn phòng ngày càng được cải tiến hiện đại, bộ máy văn phòng ngày càng được cải thiện, năng suất lao động được nâng cao. Chính nhờ có công nghệ thông tin nên công việc được hoàn thành nhanh chóng và hiệu quả hơn. Là sinh viên khoa Quản trị văn phòng, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tôi nhận thấy tầm quan trọng trong vấn đề này. Với điều kiện sống tại Thị trấn Đông Anh, nơi có Chi nhánh Vận tải Đường sắt Đông Anh đặt trụ sở, tôi có cơ hội tiếp xúc thực tế với Chi nhánh và phòng Hành chính. Điều này rất thuận lợi cho việc nghiên cứu đề tài của tôi để kết hợp với lý thuyết học trên lớp, sự hướng dẫn của giảng viên với công việc thực tế. Trên cơ sở đó, tôi lựa chọn đề tài “Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Chi nhánh vận tải Đường sắt Đông Anh, thuộc Công ty Cổ phần vận tải Đường sắt Hà Nội” là đề tài nghiên cứu khoa học để hoàn thành bài tốt nghiệp năm cuối sinh viên cho bản thân. 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề. Sách giáo trình về công tác văn thư − TS. Nghiêm Kỳ Hồng (2003), Mấy Vấn Đề Về Công Tác Văn Phòng,Văn Thư Và Lưu Trữ Trong Thời Kỳ Đổi Mới, nhà xuất bản Chính trị Quốc gia: Nhằm cung cấp tài liệu tham khảo nghiên cứu, học tập cho các bạn sinh viên, học viên thuộc các trường lớp đào tạo, bồi dưỡng công chức về quản lý hành chính nhà nước, về công tác hành chính văn phòng và của đông đảo bạn đọc quan tâm đến vấn đề này, Nhà xuất bản Chính trị quốc gia xuất bản cuốn sách Mấy Vấn Đề Về Công Tác Văn Phòng,Văn Thư Và Lưu Trữ Trong Thời Kỳ Đổi Mới do Thạc sĩ Nghiêm Kỳ ... − PGS. TS. Nguyễn Hữu Tri (2005), Quản trị văn phòng, NXB khoa học và kỹ thuật, Hà Nội: cuốn giáo trình có đề cập đến xu thế phát triển của nền kinh 5 tế tri thức hiện nay, công tác văn phòng đang là nhiệm vụ then chốt của nhiều cơ quan, đơn vị để bảo quản, cung cấp đầy đủ, kịp thời thông tin có chất lượng cho quá trình quản lý. Thắng lợi trong cạnh tranh phát triển của các tổ chức tuỳ thuộc vào nguồn lực thông tin về chính trị, kinh tế, văn hoá – xã hội, công nghệ − kỹ thuật tiên tiến…. Để tăng cường nguồn lực thông tin phải khoa học - hợp lý, phải thu được chuyên môn hoá thành một bộ phận chức năng trong tổ chức. Vì thế việc củng cố, hoàn thiện tổ chức và hoạt động văn phòng để trợ giúp đắc lực về công tác thông tin cho quản lý đang trở thành nhu cầu bức thiết của xã hội. Thông qua việc tìm hiểu cuốn giáo trình ta có cơ sở lý luận vững chắc về quản trị văn phòng, giúp cho việc nghiên cứu đề tài được thuận lợi hơn, là tiền đề cho việc nghiên cứu áp dụng ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng nói chung và công tác văn thư nói riêng. − PGS. Vương Đình Quyền (2011), Lý luận và phương pháp công tác văn thư, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội: Công tác văn thư là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản nhằm mục đích phục vụ cho việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc, của các cơ quan. Công tác văn thư được xem là một bộ mặt hoạt động của bộ máy quản lý nói chung của cơ quan. Công tác văn thư không thể thiếu được trong văn phòng và là nội dung quan trọng, chiếm một phần rất lớn trong nội dung hoạt động của Văn phòng. Như vậy, công tác văn thư gắn liền với hoạt động các cơ quan, được xem như một bộ phận không thể tách rời của hoạt động quản lý, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý. Công tác văn thư ở đây được hiểu không chỉ là công việc, trách nhiệm của người cán bộ văn thư mà là của tất cả những cán bộ, công chức trong cơ quan trong quá trình hoạt động có liên quan đến công văn giấy tờ. Đối với đề tài này giúp ta sự hiểu biết về công tác văn thư sau đó có thể ứng dụng CNTT vào những hoạt động cụ thể. − Vương Thị Kim Thanh (2009), Quản trị hành chính văn phòng, NXB Thống kê, Hà Nội. Cuốn sách được tác giả tổng hợp những kiến thức và kinh 6 nghiệm, cập nhật những quy định mới nhằm giúp bạn đọc hiểu được những khó khăn trong công tác quản trị hành chính văn phòng. − Nguyễn Hữu Thân (2007) Quản trị hành chánh Văn phòng , NXB Thống kê, Hà Nội, cuốn sách đã khái quát các nội dung về quản trị hành chính văn phòng từ các khái niệm về văn phòng, quản trị văn phòng đến cách thức quản trị hành chính khoa học, thực hiện các nghiệp vụ của quản trị văn phòng. Từ đó, bạn đọc có thể hiểu rõ hơn về công tác hành chính văn phòng trong mọi cơ quan tổ chức. − Đề tài Nghiên cứu xây dựng mô hình hệ thống CNTT thực hiện thủ tục hải quan điện tử của Nguyễn Công Bình – Cục CNTT Tổng cục Hải quan. Đề tài mang đến cho bạn đọc một kiến thức mới về những tính năng đa dạng của mô hình hệ thống CNTT thực hiện thủ tục hải quan điện tử. Bên cạnh đó đề tài cũng đã đưa ra được các bước để xấy dựng hệ thống và các giải pháp để có thể tổ chức thực hiện mô hình vào cơ quan, đơn vị. − Tạp chí lưu Trữ Việt Nam: Quản lý quá trình xử lý văn bản hành chính bằng kỹ thuật tin học tại Văn phòng Chính Phủ. Một số điểm cần lưu ý khi ứng dụng tin học vào Lưu Trữ. Tác giả đã đề cập đến quy trình xử lý văn bản hành chính bằng kỹ thuật tin học tại cơ quan. Việc ứng dụng quy trình vào công tác xử lý văn bản sẽ tiết kiệm được thời gian và nâng cao hiệu quả công việc. − Báo cáo khoa học “Ứng dụng tin học trong công tác văn thư tại văn phòng Quốc hội” của tác giả Nguyễn Thị Thảo: Để đáp ứng như cầu phục vụ công tác văn thư và như cầu phục vụ lãnh đạo, cơ quan ngày càng cao, Văn phòng Quốc hội đã chú trọng ứng dụng tin học trong công tác văn thư từ năm 1991 nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả công việc. − Khóa luận tốt nghiệp “Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thông” của tác giả Nguyễn Thị Lan: đây là bài KLTN của sinh viên khóa trước, thuộc khoa QTVP – trường ĐHNVHN nghiên cứ về việc ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng nói chung và đưa ra các thực trạng, giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả 7 trong việc ứng dụng CNTT. Qua việc tham khảo bài khóa luận tôi có thể định hướng và sáng tạo hơn trong nghiên cứu khi cùng đề tài. − Khóa luận tốt nghiệp “Vai trò của việc ứng dụng CNTT vào công tác Lưu Trữ” của tác giả Nguyễn Thị Mai. Đề tài đã nghiên cứ các yêu cầu và sự cần thiết của việc xây dựng, hoàn thiện mô hình hiện đại hóa công tác lưu trữ. Đánh giá những ưu điểm và hạn chế cũng như một số bất cập của công tác lưu trữ. Trên cơ sỡ đó đề xuất các biện pháp nhằm thức đẩy xây dựng mô hình hiện đại hóa lưu trữ, góp phần đưa công tác lưu trữ của cơ quan phát triển mới. Đem lại hiệu quả thiết thực trong hoạt động quản lý nói chung của cơ quan. − Khóa luận tốt nghiệp : KL157.2004 Nguyễn Thị Út Trang : Ứng dựng CNTT trong công tác lưu trữ tại Bộ Khoa học và Công nghệ. Đề tài đã tìm ra ra được những ưu điểm tích cụ của việc ứng dụng phần mềm cũng như những thuận lợi và khó khăn trong việc ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ tại Bộ Khoa học và Công nghệ. Đề xuất một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT trong công tác lưu trư tại cơ quan. Các đề tài và tài liệu nêu trên đều có đề cập đến việc Ứng dụng CNTT trong công tác văn thư. Tuy nhiên, chưa có đề tài nào nghiên cứu một cách đầy đủ, toàn diện về đề tài Ứng dụng CNTT trong công tác văn thư tại văn phòng Chi nhánh VTĐSĐA. Do đó, tôi đã chọn đề tài làm khóa luận tốt nghiệp. 3. Mục tiêu nghiên cứu. − Nghiên cứu làm rõ thực trạng, những mặt được, chưa được, những hạn chế yếu kém và nguyên nhân trong việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư của văn phòng trong Chi nhánh. − Đề xuất các giải pháp chủ yếu để nâng cao chất lượng, hiệu quả ứng dụng CNTT trong công tác văn thư, phục vụ sự chỉ đạo, quản lý của lãnh đạo Chi nhánh. 4. Nhiêm vụ nghiên cứu. 8 − Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Chi nhánh VTĐS Đông Anh. − Nghiên cứu lý luận về Văn phòng và tìm hiểu việc ứng dụng tin học trong công tác văn thư, lưu trữ tại văn phòng. − Tìm hiểu và phản ánh thực trạng việc ứng dụng tin học trong công tác văn phòng Bộ. − Đánh giá, nhân xét hiệu quả của việc ứng dụng tin học, chỉ ra những hạn chế thiếu sót trong công tác văn phòng − Đề xuất giải pháp nhằm khắc phục những hạn chế và phát huy những ưu điểm để nâng cao hiệu quả việc ứng dụng tin học trong công tác văn phòng tại Chi nhánh VTĐS Đông Anh. 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu. Đối tượng nghiên cứu Ứng dụng CNTT trong công tác văn thư tại Văn phòng Chi nhánh VTĐS Đông Anh, thuộc công ty CP VTĐS Hà Nội. Những vấn đề lý luận và thực tiễn về ứng dụng CNTT trong công tác văn thư tại VP. Phạm vi nghiên cứu Nội dung Nghiên cứu thực trạng ứng dụng CNTT trong công tác văn thư tại VP Chi nhánh thông qua các khâu nghiệp vụ trong văn thư. Từ đó đưa ra giải pháp ứng dụng CNTT trong công tác văn thư. Không gian nghiên cứu Ứng dụng CNTT trong công tác văn thư tại Văn phòng Chi nhánh VTĐS Đông Anh, thuộc công ty CP VTĐS Hà Nội. Thời gian Thời gian nghiên cứu đề tài: từ năm 2016 – 2017 thông qua quá trình kiến 9 tập, thực tập chuyên ngành và nghiên cứu làm khóa luận tốt nghiệp. Thời gian đề tài: năm 2013 – 2017, đây là khoảng thời gian Chi nhánh VTĐSĐA bắt đầu và phát triển quá trình ứng dụng CNTT. 6. Giả thuyết nghiên cứu. Ứng dụng CNTT trong công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng Chi nhánh VTĐS Đông Anh đem lại hiệu quả tốt hơn trong hoạt động làm việc của Văn phòng nói riêng và Chi nhánh nói chung. Phát huy được những ưu điểm, khắc phục được những tồn tại khó khan trong việc ứng dụng CNTT trong công tác văn thư, lưu trữ tạp văn phòng. Qua đó, góp phần vào việc đối mới và ứng dụng rộng rãi đối với các Trạm trực thuộc Chi nhánh. 7. Phương pháp nghiên cứu. − Phương pháp thu thập và xử lý thông tin. Đây là phương pháp chủ yếu để thực hiện đề tài nghiên cứu này, trong quá trình tiến hành, tôi đã thu thập thông tin qua sách báo, các nguồn tin trên mạng, tổng hợp tài liệu liên quan đến vấn đề nghiên cứu… về công tác công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại văn phòng của Cơ quan. − Phương pháp điều tra bằng bảng hỏi. Là một phương pháp phỏng vấn viết, không thực hiện câu hỏi bằng lời, được thực hiện cùng một lúc với nhiều người theo một bảng hỏi sẵn. Người được hỏi trả lời ý kiến của mình bằng cách đánh dấu vào các ô tương ứng theo quy ước nào đó. Tôi sử dụng phương pháp này để tiếp cận thực tế công tác tại Văn phòng và các cán bộ, công nhân đang làm việc tại Chi nhánh nói chung và văn phòng “Nhân chính” nói riêng. Đây là phương pháp quan trọng để tiến hành nghiên cứu nhằm góp phần cho kết quả của bài tiểu luận mang tính xác thực cao. − Phương pháp phân tích tổng hợp. Từ những tài liệu thu thập được, kết hợp với khảo sát thực tế và từ nguồn thông tin của những người được phỏng vấn, tôi đã tiến hành phân tích thông tin theo cấu trúc của đề tài nghiên cứu và tổng hợp thành bài hoàn chỉnh. 10 8. Cấu trúc đề tài. Ngoài phần mở đầu, phần kết luận, tài liệu tham khảo, phụ lục thì cấu trúc của đề tài được chia làm 3 chương như sau: Chương 1. Lý luận chung về công tác văn phòng và ứng dụng CNTT trong công tác văn thư tại Văn phòng. Chương 2. Thực trạng ứng dụng CNTT trong công tác văn thư tại Văn phòng Chi nhánh Vận tải Đường sắt Đông Anh. Chương 3. Giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT trong công tác văn thư tại Văn phòng Chi nhánh Vận tải Đường sắt Đông Anh. 11 CHƯƠNG 1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG VÀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG. 1.1. Khái niệm. 1.1.1. Khái niệm văn phòng. Văn phòng là lĩnh vực mà rất nhiều các tác giả quan tâm, nghiên cứu. Chính vì thế mà khái niệm văn phòng cũng vô cùng phong phú, được khái quát từ các góc cạnh khác nhau: − Văn phòng là một bộ phận cấu thành của một cơ quan tổ chức mà ở đó diễn ra hoạt động văn thư lưu trữ, đảm bảo thông tin và phục vụ hậu cần cho cơ quan tổ chức đó. − Văn phòng là bộ phận giúp việc cho thủ trưởng cơ quan trong lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành nhằm thực hiện chức năng nhiệm vụ của cơ quan tổ chức đó một cách hiệu lực và hiệu quả. − Văn phòng phải là bộ máy được tổ chức thích hợp với đặc điểm cụ thể của từng cơ quan. Đối với cơ quan có quy mô lớn thì bộ máy văn phòng có đầy đủ phòng ban, với số lượng nhân viên cần thiết để thực hiện mọi hoạt động của của cơ quan. Còn đối với cơ quan có quy mô nhỏ thì văn phòng có thể gọn nhẹ ở mức tối thiểu. Theo tác giả cuốn sách Nghiệp vụ văn phòng - PGS.TS. Nguyễn Hữu Tri (2005) thì văn phòng được tiếp cận một cách toàn diện ở hai trạng thái động và tĩnh. Nếu quan sát văn phòng ở trạng thái động thì nó bao gồm toàn bộ quá trình vận chuyển thông tin từ đầu vào đến đầu ra trong đơn vị. Nếu quan sát văn phòng ở trạng thái tĩnh thì nó bao gồm những yếu tố vật chất hiện hữu nh nhà cửa, xe cộ, các thiết bị, con người …v.v có trong văn phòng cơ quan, đơn vị đủ để thực hiện mục tiêu của tổ chức. [1] Với khái niệm trên Văn phòng bao gồm những chức năng như sau: Chức năng giúp việc điều hành. 12 Văn phòng là đơn vị trực tiếp giúp cho việc điều hành quản lý của ban lãnh đạo cơ quan đơn vị thông qua các công việc cụ thể như: Xây dựng chương trình kế hoạch công tác quý, tháng, tuần, ngày và tổ chức triển khai thực hiện các kế hoạch đó. Văn phòng là nơi thực hiện các hoạt động lễ tân, tổ chức hội nghị, đi công tác, tư vấn cho lãnh đạo về công tác soạn thảo văn bản. Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những quyết định tối ưu cho quá trình quản lý để đạt kết quả cao nhất. Chủ thể làm công tác tham mưu trong cơ quan đơn vị có thể là cá nhân hay tập thể tồn tại độc lập tương đối với chủ thể quản lý Văn phòng là đầu mối tiếp nhận các phương án tham mưu từ các bộ phận chuyên môn, nghiệp vụ tập hợp thành hệ thống thống nhất trình hoặc đề xuất với lãnh đạo những phương án hành động tổng hợp trên cơ sở các phương án riêng biệt của các bộ phận nghiệp vụ. Chức năng hậu cần. Hoạt động của các cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chất như nhà cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ... Văn phòng là bộ phận cung cấp, bố trí, quản lý các phương tiện thiết bị dụng cụ đó để bảo đảm sử dụng có hiệu quả. Đó là chức năng hậu cần của văn phòng. Các chức năng trên vừa độc lập, vừa hỗ trợ bổ sung cho nhau nhằm khẳng định sự cần thiết khách quan tồn tại cơ quan văn phòng ở mỗi đơn vị, tổ chức. Trong đó chức năng tham mưu tổng hợp là cực kỳ quan trọng, quyết định đến sự thành bại của công tác văn phòng Nhiệm vụ. − Tổng hợp chương trình kế hoạch công tác của cơ quan đơn vị. − Thu thập xử lý, quản lý sử dụng thông tin. − Truyền đạt các quyết định quản lý của lãnh đạo, theo dõi việc triển khai thực hiện các quyết định. − Tư vấn về văn bản cho thủ trưởng, trợ giúp thủ trưởng về kỹ thuật soạn thảo văn bản. − Tổ chức công tác bảo vệ trật tự an toàn trong cơ quan. 13 − Tổng hợp chương trình kế hoạch công tác của cơ quan đơn vị. − Thu thập xử lý, quản lý sử dụng thông tin. − Truyền đạt các quyết định quản lý của lãnh đạo, theo dõi việc triển khai thực hiện các quyết định. − Tư vấn về văn bản cho thủ trưởng, trợ giúp thủ trưởng về kỹ thuật soạn thảo văn bản. − Tổ chức công tác bảo vệ trật tự an toàn trong cơ quan. Như vậy, Văn phòng là nơi thực hiện công tác tham mưu, thu thập tiếp nhận, tổng hợp ý kiến của các bộ phận khác cung cấp cho lãnh đạo cơ quan 1.1.2. Khái niệm về công nghệ thông tin. Công nghệ Thông tin, viết tắt CNTT,(tiếng Anh: Information Technology hay là IT) là một nhánh ngành kỹ thuật sử dụng máy tính và phần mềm máy tính để chuyển đổi, lưu trữ, bảo vệ, xử lý, truyền tải và thu thập thông tin. Ở Việt Nam, khái niệm Công nghệ Thông tin được hiểu và định nghĩa trong nghị quyết Chính phủ 49/CP ký ngày 04/08/1993: "Công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học, các phương tiện và công cụ kĩ thuật hiện đại - chủ yếu là kĩ thuật máy tính và viễn thông - nhằm tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin rất phong phú và tiềm năng trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người và xã hội" Các khái niệm cơ bản khác: Thông tin và dữ liệu Thông tin (Information) là một khái niệm trừu tượng, tuy nhiên, đây lại chính là cái để chúng ta có thể hiểu biết và nhận thức thế giới. [3] Thông tin tồn tại khách quan, có thể ghi lại và truyền đi. Những điều mà ta gặp hàng ngày như thông tin dự báo thời tiết, tin điện sắp sửa tăng giá, lịch tập huấn của đội tuyển Việt Nam...chính là thông tin. Việc chúng ta ghi lại những điều này ra giấy, đó là chúng ta ghi lại thông tin. Còn việc chúng ta nói với mọi người những điều này hoặc đưa cho mọi người xem những điều này, đó là truyền tin. 14 Dữ liệu (Data) là cái mang thông tin. Dữ liệu có thể là các dấu hiệu (kí hiệu, văn bản chữ số chữ viết...), các tín hiệu (điện, từ, quang, nhiệt độ, áp suất...) hoặc các cử chỉ, hành vi (nóng giận, sốt ruột, tươi cười ...). Khi nhìn thấy một người đang tươi cười, hành vi đó có thể cho chúng ta thông tin rằng người đó rất vui. Đọc được nội dung của một cuốn sách khoa học, ta biết thêm được nhiều kiến thức mới, đó là thông tin ta có được do cuốn sách mang lại. Phần mềm (Soft ware) Phần mềm là tập hợp các chỉ thị cho máy tính làm việc. Nói cách khác, toàn bộ các chương trình chạy trên máy tính gọi là phần mềm máy tính. Sự ra đời của phần mềm khiến cho hiệu quả sử dụng phần cứng được nâng cao, rất nhiều công việc của con người được tư động hóa, vận hành nhanh chóng. Ví dụ: về các phần mềm máy tính như phần mềm soạn thảo văn bản, phần mềm bảng tính, phần mềm trình diễn... Phần mềm ứng dụng ❖ Là các chương trình giúp người dùng đầu cuối (end–user) thực hiện một hoặc nhiều nhiệm vụ cụ thể ❖ Có hai loại: Phần mềm ứng dụng cơ bản : xử lý văn bản, bảng tính, cơ sở dữ liệu, … Ví dụ: MS Word, Excel, Access Phần mềm ứng dụng chuyên dụng: xử lý đồ họa, xử lý âm thanh, thiết kế web, … Ví dụ: Photoshop, Winamp, Dreamweaver. Phần cứng (Hard ware) Phần cứng là sản phẩm thiết bị số hoàn chỉnh; cụm linh kiện; linh kiện; bộ phận của thiết bị số, cụm linh kiện, linh kiện...Được chia thành 4 loại: • Cụm hệ thống • Thiết bị vào/ra • Bộ nhớ thứ cấp • Thiết bị kết nối. [3] 15 Là “bộ não” của của máy tính  Chứa 2 thành phần quan trọng nhất: Bộ vi xử lý (CPU), Bộ nhớ. Thiết bị vào/ra Thiết bị vào: Chuột, Bàn phím, Máy scan … Thiết bị ra: Máy in, Loa. Bộ nhớ thứ cấp. Là thiết bị lưu trữ dữ liệu không kết nối trực tiếp với bộ vi xử lý mà phải thông qua các kênh đọc/ghi dữ liệu Lưu dữ liệu ngay cả khi bị ngắt điện Thiết bị kết nối Là những thiết bị cho phép máy tính kết nối với các máy tính khác  Ví dụ: modem, USB 3G, … Mạng máy tính (Computer Network) là hai hay nhiều máy tính được kết nối với nhau thông qua dây dẫn, tín hiệu Radio (hay còn gọi tín hiệu vô tuyến) tín hiệu quang hoặc bất cứ sự kết hợp nào giữa chúng với một số phương pháp khác, cho phép bạn gửi, nhận các lệnh và file từ máy tính này tới máy tính khác. + Các thành phần khác của mạng bao gồm: Các thiết bị đầu cuối (end system) kết nối với nhau tạo thành mạng, có thể là các mạng máy tính hoặc các thiết bị khác. Nói chung hiện nay ngày càng nhiều các thiết bị có khả năng kết nối vào mạng máy tính như điện thoại di động, PDA, tivi, Môi trường truyền mà các thao tác truyền thông được thực hiện qua đó. Môi trường truyền có thể là các loại dây dẫn (dây cap), song (đối với các mạng không dây). Giao thức (protocol) là các quy tắc quy định cách trao đổi dữ liệu các thực thể. Mạng máy tính, mang lại rất nhiều tiện ích hữu dụng cho người sử dụng. Một trong các tiện ích phổ thông là internet là hệ thống thư điện tử (email), trò chuyện trực tuyến (chat), máy truy tìm dữ liệu (search engine), các tiện ích dịch 16 vụ thương mại và chuyển ngân và các dịch vụ về y tế, giáo dục như là chữa bệnh từ xa hoặc tổ chức các lớp học ảo. Internet là mạng máy tính rọng khắp toàn cầu,các máy tính được kết nối với nhau bằng các mạng viễn thông. Bất kỳ máy tính nào có phần mềm, phần cứng và có kết nối với mạng viễn thông đều có thể truy cập internet.Mạng internet thường được sử dụng như một công cụ giao tiếp toàn cầu, nó cũng là nguồn tư liệu tham khảo rất tốt, cho phép người dung tiếp cận với một khối lượng thông tin khổng lồ thuộc bất kỳ lĩnh vực nào . Mạng LAN (local area network) hay còn gọi là “ mạng cục bộ “ là mạng tư nhân trong một tòa nhà, một khu vực ( trường học hay cơ quan chẳng hạn) có cỡ chừng vài km. Chúng nối với các máy chủ và các chạm trong các văn phòng và nhà máy để chia sẻ tài nguyên và trao đổi thông tin. LAN có 2 đặc điểm: + Giới hạn phạm vi hoạt động từ vài m tới vài km. Thường dùng kỹ thuật đơn giản chỉ có 1 dây cáp (cable) nối tất cả các máy. Vận động truyền dữ liệu thông thường là 10 Mbps, 100 Mpbs, 1000 Mps và gần 1 Gb. Mô hình của mạng Lan 17