Tài liệu Khóa luận tốt nghiệp phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng của công ty cổ phần quốc tế zoma

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA HTTTKT-TMĐT ------------------ KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng của công ty cổ phần quốc tế Zoma Người hướng dẫn : PGS,TS Đàm Gia Mạnh Sinh viên thực hiện : Lê Trần Tú Anh Lớp : K52S1 Mã sinh viên : 16D190001 Hà nội, 2019 LỜI CÁM ƠN Trong thời gian bốn năm học tại trường Đại học Thương Mại, em đã được làm quen với những kiến thức của chuyên ngành Hệ thống thông tin kinh tế và Thương mại điện tử. Kết thúc bốn năm học đại học, em đã có cơ hội làm khóa luận. Khóa luận giúp em có cơ hội để vận dụng kiến thức đã học vào thực tế tại doanh nghiệp thực tập. Để hoàn thành được khóa luận này, em xin cảm ơn các giảng viên trong khoa Hệ thống thông tin kinh tế và Thương mại điện tử, các giảng viên khác của trường Đại học Thương mại đã giảng dạy và giúp đỡ em trong suốt quá trình học đại học. Em xin cảm ơn Công ty cổ quốc tế Zoma đã tạo điều kiện để em có cơ hội thực tập tại công ty. Em xin cảm ơn sự giúp đỡ nhiệt tình của các anh/chị là nhân viên trong công ty. Em xin cảm ơn ban lãnh đạo công ty đã tin tưởng và cho em cơ hội được thử sức với công việc của nhân viên marketing. Đặc biệt, em xin chân thành cảm ơn giảng viên – PGS.TS Đàm Gia Mạnh đã trực tiếp giúp đỡ em trong quá trình thực hiện bài khóa luận. Em xin cảm ơn sự giúp đỡ nhiệt tình, tâm huyết của thầy. Em đã cố gắng hoàn thiện bài khóa luận với trình độ, khả năng của bản thân. Nhưng do bản thân còn nhiều hạn chế về kiến thức và kinh nghiệm thực tiễn nên bài khóa luận sẽ không tránh khỏi những sai sót. Em rất mong nhận được sự đóng góp từ phía thầy cô để bài khóa luận của em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên thực hiện Lê Trần Tú Anh i MỤC LỤC LỜI CÁM ƠN ..........................................................................................................................i MỤC LỤC ............................................................................................................................... ii DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ.............................................................. iv DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT ............................................................................................... v PHẦN MỞ ĐẦU .....................................................................................................................1 1. TẦM QUAN TRỌNG VÀ Ý NGHĨA CỦA PTTK HTTT QUẢN LÝ BÁN HÀNG CHO CÔNG TY CP QUỐC TẾ ZOMA .............................................................1 2. MỤC TIÊU VÀ NHIỆM VỤ NGHIÊN CỨU .............................................................1 3. ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU .............................................................2 4. PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU ..................................................................................2 5. KẾT CẤU KHÓA LUẬN ................................................................................................3 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HTTT QUẢN LÝ BÁN HÀNG .............................................................................................................................4 1.1. NHỮNG KHÁI NIỆM CƠ B ẢN .................................................................................4 1.1.1. Một số khái niệm về quản trị kinh doanh ................................................................4 1.1.2. Các khái niệm cơ bản về hệ thống thông tin ...........................................................5 1.2. MỘT SỐ LÝ THUYẾT VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN .........................................................................................................................................5 1.2.1. Quy trình phân tích, thiết kế HTTT ..........................................................................5 1.2.2. Các phương pháp phân tích thiết kế HTTT.............................................................7 1.2.3. Giới thiệu phương pháp phân tích thiết kế hệ theo hướng chức năng............ 10 1.3. TỔNG QUAN TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU ......................................................... 13 CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH, ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG HTTT QUẢN LÝ BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY CP QUỐC TẾ ZOMA .......................................................... 15 2.1. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CP QUỐC TẾ ZOMA ....................................... 15 2.1.1. Giới thiệu về công ty CP quốc tế Zoma ................................................................. 15 2.1.2. Lịch sử phát triển của công ty CP quốc tế Zoma ................................................. 15 2.1.3. Lĩnh vực hoạt động kinh doanh c ủa công ty CP quốc tế Zoma ........................ 15 2.1.4. Website của doanh nghiệp ...................................................................................... 16 2.1.5. Cơ cấu tổ chức và tình hình kinh doanh c ủa công ty CP quốc tế Zoma ......... 17 2.2. THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY CP QUỐC TẾ ZOMA ................................................................................... 19 2.2.1. Thực trạng ứng dụng CNTT và HTTT trong hoạt động kinh doanh của công ty CP quốc tế Zoma .............................................................................................................. 19 2.2.2. Thực trạng quản lý bán hàng tại công ty Cổ phần quốc tế Zoma .................... 21 ii 2.3. ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG HTTT QUẢN LÝ BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY CP QUỐC TẾ ZOMA ........................................................................................................ 22 2.3.1. Đánh giá chung ........................................................................................................ 22 2.3.2. Đánh giá về tình hình quản lý bán hàng tại công ty CP quốc tế Zoma .......... 22 CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CP QUỐC TẾ ZOMA.................................................. 24 3.1. Phân tích hệ thống quản lý bán hàng cho công ty CP quốc tế Zoma ............. 24 3.1.1. Mô tả bài toán ........................................................................................................... 24 3.1.2. Đặc tả yêu cầu HTTT quản lý bán hàng .............................................................. 24 3.1.3. Xây dựng sơ đồ phân cấp chức năng .................................................................... 25 3.1.4. Xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu ................................................................................ 26 3.1.5 Phân tích dữ liệu ........................................................................................................ 30 3.2. Thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng ...................................................... 32 3.2.1. Thiết kế cơ sở dữ liệu ................................................................................................ 32 3.2.2. Thiết kế giao diện ...................................................................................................... 33 3.3 Một số kiến nghị và giải pháp nhằm hoàn thiện HTTT quản lý bán hàng của công ty CP quốc tế Zoma ................................................................................................... 38 KẾT LUẬN ........................................................................................................................... 40 TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC iii DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ Bảng 2.1: Kết quả kinh doanh của Công ty Cổ phần quốc tế Zoma 2017 đến 2018 .... 18 Bảng 2.2 Số lượng nhân viên kỹ thuật CNTT trong công ty ........................................... 20 Biểu đồ 2.1. Đánh giá số lượng nhân viên kỹ thuật CNTT tại công ty Cổ phần quốc tế Zoma ....................................................................................................................................... 20 Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức công ty Cổ phần quốc tế Zoma.............................................. 17 Sơ đồ 3.1: Sơ đồ phân cấp chức năng ................................................................................. 26 Sơ đồ 3.2: Sơ đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh .................................................................. 27 Sơ đồ 3.3: Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh........................................................................... 28 Sơ đồ 3.4: Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của chức năng quản lý khách hàng\ ... 29 Sơ đồ 3.5: Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của chức năng quản lý bán hàng......... 29 Sơ đồ 3.6: Mô hình quan hệ ................................................................................................. 32 Hình1.1. Chu trình phương pháp phân tích thiết kế cổ điển ...............................................8 Hình 2.1. Giao diện website của công ty CP quốc tế Zoma ............................................ 16 Hình 3.7: Giao diện đăng nhập hệ thống quản lý bán hàng ............................................. 34 Hình 3.8: Giao diện chính của hệ thống quản lý bán hàng ............................................. 35 Hình 3.8: Giao diện quản lý khách hàng ............................................................................ 36 Hình 3.9: Giao diện quản lý bán hàng ................................................................................ 36 Hình 3.10: Giao diện quản lý mặt hàng.............................................................................. 37 Hình 3.11: Giao diện quản đơn đặt hàng............................................................................ 38 iv DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT Từ viết tắt STT Giải nghĩa 1 HTTT Hệ thống thông tin 2 PTTK Phân tích thiết kế 3 CP Cổ phần 4 CNTT Công nghệ thông tin 5 CSDL Cơ sở dữ liệu v PHẦN MỞ ĐẦU 1. TẦM QUAN TRỌNG VÀ Ý NGHĨA CỦA PTTK HTTT QUẢN LÝ BÁN HÀNG CHO CÔNG TY CP QUỐC TẾ ZOMA Với sự phát triển hiện nay, CNTT có một vai trò cực kỳ quan trọng. Nó có mặt ở hầu khắp các lĩnh vực, mỗi lĩnh vực có một vị trí riêng. Trong nền kinh tế, công nghệ thông tin chính là một cầu nối để thúc đẩy sự phát triển. Như vậy, vấn đề ứng dụng CNTT vào quản lý doanh nghiệp là nhu cầu thiết yếu của mỗi doanh nghiệp. Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý trong doanh nghiệp không còn trở nên xa lạ (quản lý nhân sự, quản lý bán hàng, quản lý hồ sơ tài liệu, quản lý tài chính kế toán …). Với kế hoạch ngày càng mở rộng về quy mô lẫn ngành hàng kinh doanh đa dạng thì việc hoàn thiện hệ thống quản lý bán hàng cho các doanh nghiệp nói chung cũng như công ty CP quốc tế Zoma nói riêng là một việc làm cấp thiết. Là một hệ thống tích hợp nhiều ưu điểm và tiện ích trong việc quản lý, các nhà quản lý sẽ thấy rõ được toàn bộ quá trình kinh doanh, kiểm soát được quá trình kinh doanh của công ty một cách tối ưu nhất. Với hệ thống này, việc quản lý bán hàng trở nên thuận tiện và dễ dàng hơn bao giờ hết, thúc đẩy nhanh quá trình bán hàng, cũng như hoạt động kinh doanh doanh trong công ty. Đó cũng chính là lý do mà hệ tống thông tin quản lý bán hàng đang được công ty chú trọng và tìm ra các giải pháp hoàn thiện hệ thống bán hàng của công ty. Với những ưu điểm của hệ thống thông tin quản lý bán hàng mang lại, và từ nhu cầu thực tế trong nghiệp vụ quản lý bán hàng của công ty cổ phần quốc tế Zoma, em chọn đề tài “ Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng của công ty cổ phần quốc tế Zoma ” để nghiên cứu .Với mong muốn giúp công ty đưa hệ thống vào sử dụng hỗ trợ việc quán lý bán hàng một cách tốt nhất ,mang lại hiệu quả kinh doanh cao hơn. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu Hệ thống hóa kiến thức về HTTT quản lý bán hàng nói chung và của công ty Cổ phần quốc tế Zoma nói riêng. Trên cơ sở nghiên cứu thực trạng tình hình quản lý bán hàng tại công ty cổ phần quốc tế Zoma, nghiên cứu các phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng từ đó đưa ra một số đề xuất, giải pháp để có thể tạo ra một hệ thống thông tin quản lý bán hàng phù hợp và mang tính thiết thực đối với hoạt động quản lý bán hàng, đem lại hiệu quả trong công việc. 2. MỤC TIÊU VÀ NHIỆM VỤ NGHIÊN CỨU 2.1. Mục tiêu Phân tích thiết kế HTTT quản lý bán hàng tại công ty CP quốc tế Zoma 1 2.2. Nhiệm vụ - Nghiên cứu tổng quan về công ty CP quốc tế Zoma cũng như tình hình ứng dụng CNTT tại công ty. - Hệ thống hóa kiến thức về phát triển HTTT quản lý bán hàng nói chung và của công ty CP quốc tế Zoma nói riêng. - Trên cơ sở nghiên cứu thực trạng tình hình quản lý bán hàng tại công ty CP quốc tế Zoma, nghiên cứu các phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng từ đó đưa ra một số đề xuất, giải pháp để có thể tạo ra một hệ thống thông tin quản lý bán hàng phù hợp và mang tính thiết thực đối với hoạt động quản lý bán hàng, đem lại hiệu quả cao cho hoạt động kinh doanh của công ty CP quốc tế Zoma . 3. ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU 3.1. Đối tượng nghiên cứu Hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại công ty CP quốc tế Zoma 3.2. Phạm vi nghiên cứu - Không gian  Về mặt lý luận: Tiến hành nghiên cứu về thông tin, HTTT, HTTT quản lý thông qua các tài liệu, các công trình nghiên cứu.  Về mặt thực tiễn: Tiến hành nghiên cứu các hoạt động quản lý bán hàng và hệ thống thông tin bán hàng tại công ty CP quốc tế Zoma. - Thời gian  Về mặt lý luận: Nghiên cứu các tài liệu về hoạt động và hệ thống thông tin bán hàng tại công ty CP quốc tế Zoma giai đoạn 2016-2018.  Về mặt thực tiễn: Nghiên cứu cấu trúc, thực trạng của hoạt động bán hàng, ứng CNTT vào HTTT quản lý bán hàng tại công ty CP quốc tế Zoma giai đoạn 20162018. 4. PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU Đề tài này được thực hiện dựa trên các phương pháp sau: 4.1. Phương pháp thu thập dữ liệu - Thu thập dữ liệu thứ cấp: Thu thập dữ liệu liên quan đến cơ sở lý luận, các lý thuyết hệ thống thông tin và phân tích thiết kế hệ thống từ các phương tiện truyền thông như sách, báo, internet,... - Thu thập dữ liệu sơ cấp:  Phương pháp sử dụng phiếu điều tra: Đây là phương pháp sử dụng mẫu phiếu điều tra khảo sát tại công ty. Để hiểu rõ thêm về thực trạng tình hình ứng dụng CNNTT cũng như là thực trạng, quy trình ứng dụng hệ thống quản lý bán hàng của công ty, em đã tiến hành phương pháp phát phiếu điều tra .Từ đó, em đã thiết kế, xây dựng các chức năng phù hợp với nhu cầu thực tế mà công ty đang cần . 2  Phỏng vấn trực tiếp : em đã thực hiện phỏng vấn các nhân viên trong công ty để tìm hiểu thêm về những yêu cầu chức năng cần có của phần mềm, cũng như là quy trình bán hàng hiện tại của công ty để thiết kế phần mềm phù hợp và dễ sử dụng hơn 4.2. Phương pháp xử lý dữ liệu - Thống kê, so sánh đối chiếu: Bằng cách ghi chép lại thông tin từ điều tra trắc nghiệm, quan sát thực tế và phỏng vấn trực tiếp để đưa ra những đánh giá ban đầu. Phương pháp đối chiếu giữa lý luận và thực tiễn để tìm ra và giải quyết những khó khăn thách thức còn tồn tại bên trong công ty. Qua đó giúp ta có thể phân tích thết kế hệ thống thông tin quản bán hàng cho công ty CP quốc tế Zoma một cách hiệu quả. - Phân tích, tổng hợp: Đây là phương pháp phân tích lý thuyết thành những bộ phận cấu thành, những mối quan hệ để nhận thức, phát hiện và khai thác những khía cạnh khác nhau của lý thuyết về HTTT quản lý để từ đó chọn lọc những thông tin cần thiết phục vụ cho đề tài của mình. Trên cơ sở đó sử dụng phương pháp tổng hợp lý thuyết để liên kết những bộ phận, những mối quan hệ thành một chỉnh thể hoàn chỉnh. Phương pháp này được sử dụng trong quá trình tìm kiếm, nghiên cứu cơ sở lý luận liên quan đến hệ thống quản lý bán hàng của công ty. 5. KẾT CẤU KHÓA LUẬN Ngoài lời cám ơn, phần mở đầu, khóa luận gồm các chương: Chương 1:Cơ sở lý luận về phân tích thiết kế HTTT quản lý bán hàng. Chương 2: Phân tích, đánh giá thực trạng HTTT quản lý bán hàng của công ty CP quốc tế Zoma. Chương 3: Phân tích, thiết kế HTTT quản lý bán hàng của công ty CP quốc tế Zoma. 3 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HTTT QUẢN LÝ BÁN HÀNG 1.1. NHỮNG KHÁI NIỆM CƠ BẢN 1.1.1. Một số khái niệm về quản trị kinh doanh Khái niệm quản trị Quản trị là một khái niệm rất rộng bao gồm nhiều lĩnh vực như quản trị hành chính (trong các tổ chức xã hội), quản trị kinh doanh (trong các tổ chức kinh tế). Có rất nhiều quan niệm về quản trị: - Quản trị là các hoạt động được thực hiện nhằm bảo đảm sự hoàn thành công việc qua những nỗ lực của những người khác; quản trị là công tác phối hợp có hiệu quả các hoạt động của những người cộng sự khác cùng chung một tổ chức. - Quản trị là sự tác động của chủ thể quản trị lên đối tượng quản trị nhằm đạt được mục tiêu đề ra trong một môi trường luôn luôn biến động. - Quản trị là một quá trình nhằm đạt đến các mục tiêu đề ra bằng việc phối hợp hữu hiệu các nguồn lực của doanh nghiệp; theo quan điểm hệ thống, quản trị còn là việc thực hiện những hoạt động trong mỗi tổ chức một cách có ý thức và liên tục. Quản trị trong một doanh nghiệp tồn tại trong một hệ thống bao gồm các khâu, các phần, các bộ phận có mối liên hệ khăng khít với nhau, tác động qua lại lẫn nhau và thúc đẩy nhau phát triển. Khái niệm quản trị kinh doanh Trong lĩnh vực quản trị kinh doanh chia ra nhiều lĩnh vực: quản trị tài chính, quản trị nhân sự, quản trị marketing, quản trị sản xuất... Quản trị kinh doanh là tập hợp các hoạt động có liên quan và tương tác mà một chủ thể kinh doanh tác động lên tập thể những người lao động tron doanh nghiệp để sử dụng một cách tốt nhất mọi nguồn lực, tiềm năng và cơ hội của doanh nghiệp trong hoạt động kinh doanh nhằm đạt được mục tiêu đề ra theo đúng luật định và thông kinh doanh. Quản trị nhân sự là hệ thông các quan điểm, chính sách và hoạt động thwucj tiễn được sử dụng trong quản trị con người của một tổn chức nhằm đạt được kết quả tốt ưu cho cả tổ chức và nhân viên. Quản trị tài chính doanh nghiệp là các hoạt động nhằm phối trí các dòng tiền tệ trong doanh ngiệp nhằm đạt được mục tiêu của doanh nghiệp. Quản trị tài chính báo gồm các hoạt đồng làm cho luồng tiền tệ của công ty phù hợp trực tiếp với các kế hoạch. Quản trị quan hệ khách hàng là quá trình lựa chọn những khách hàng mà một doanh nghiệp có thể phục vụ một cách sinh lời nhất và thiết lập những tương tác riêng biệt giữa doanh nghiệp với từng khách hàng. 4 1.1.2. Các khái niệm cơ bản về hệ thống thông tin Dữ liệu là các giá trị phản ánh sự vật, hiện tượng trong thế giới khách quan. Dữ liệu là các giá trị thô, chưa có ý nghĩa với người sử dụng. Có thể là một tập hợp các giá trị mà không biết được sự liên hệ giữa chúng. Thông tin là ý nghĩa được rút ra từ sữ liệu thông qua quá trình xử lý (phân tích, tổng hợp,...), phù hợp với mục đích cụ thể của người sử dụng. Thông tin có thể gồm nhiều giá trị dữ liệu được tổ chức sao cho nó mang lại một ý nghĩa cho một đối tượng cụ thể, trong một ngữ cảnh cụ thể. Hệ thống thông tin là tập hợp người, thủ tục và các nguồn lực để thu thập, xử lý, truyền và phát thông tin trong một tổ chức. Hệ thống thông tin có thể là thủ công nếu dựa vào các công cụ như giấy, bút. Hệ thống thông tin hiện đại là hệ thống tự động hóa dựa vào máy tính (phần cứng, phần mềm) và các thông tin khác. Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống cung cấp thông tin cho công tác quản lý của tổ chức. Nó bao gồm con người, thiết bị và quy trình thu thập, phân tích, đánh giá và phân phối những thông tin cần thiết, kịp thời, chính xác cho những người soạn thảo các quyết định của tổ chức. 1.2. MỘT SỐ LÝ THUYẾT VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN 1.2.1. Quy trình phân tích, thiết kế HTTT Có nhiều tài liệu viết với số lượng quy trình khách nhau nhưng về bản chất chúng không khác nhau. Theo Phân tích thiết kế các hệ thống thông tin hiện đại, Nguyễn Văn Vỵ, Thống Kê, 2002. thì tài liệu chia quy trình PTTK HTTT chia làm 6 giai đoạn. Mỗi giai đoạn lại mang một chức năng nhiệm vụ khác nhau. Giai đoạn 1: Khảo sát dự án Trong giai đoạn đầu tiên này, nhiệm vụ chính là thu thập thông tin có liên quan cần thiết. Qua quá trình xử lý, phân tích thông tin từ đó đưa ra được lựa chọn phương án tốt nhất cho dự án. Quá trình khảo sát được chia làm hai bước: Bước 1:Khảo sát dự án Khảo sát sơ bộ: từ các nguồn thu thập thông tin có sẵn, các yếu tốt cơ bản được khảo sát. Từ đó, nhà phát triển HTTT có cái nhìn tổng quan và đưa ra được các giải pháp cho dự án. Khảo sát chi tiết: từ các thông tin mang tính phức tạp, chuyên môn sâu hay đòi hỏi phải có hiểu biết nghiệp vụ… các dữ liệu được thu thập phục vụ cho quá trình nghiên cứu và phát triển hệ thống. Người phát triển hệ thống không thể phát triển hệ thống khi mà không hiểu biết sâu về lĩnh vực mình đang xây dựng hệ thống. 5 Bước 2: Đặt ra các câu hỏi và vấn đề trọng tâm cần phải giải quyết: Trong quá trình khảo sát dự án thì cần tối thiểu trả lời được một trong các câu hỏi như dữ liệu, thông tin được đưa vào như thế nào? Xử lý ra làm sao? Hệ thống bao gồm chức năng gì?... Sau khi phân tích thông tin và đưa ra các vấn đề cần giải quyết, từ đó nhà phát triển sẽ chọn lọc các thông tin và xây dựng hệ thống thông tin sao cho phù hợp với doanh nghiệp. Giai đoạn 2: Phân tích hệ thống Trong giai đoạn này ta cần: Xác định yêu cầu của HTTT: Yêu cầu về chức năng, yêu cầu kiến trúc, ngôn ngữ phần mềm, các yêu cầu khác và khả năng nâng cấp trong tương lai. Phân tích và đặc tả mô hình các chức năng và các tác nhân được thể hiện thông qua các sơ đồ. Phân tích luồng dữ liệu, xác định các thuộc tính lập thành các bảng dữ liệu (data table) gồm các trường dữ liệu (data field). Xác định khóa chính (primary key), khóa ngoại (foreign key) cùng các mối quan hệ giữa bảng dữ liệu (relationship) và ràng buộc (constraint) của dữ liệu. Giai đoạn 3: Thiết kế Từ những thông tin, tài liệu được khảo sát và phân tích, nhà phát triển thực hiện phân tích bằng các phần mềm chuyên dụng và chuyển hóa chúng dần thành phần mềm. Quá trình thiết kế được thực hiện qua 2 bước: Bước 1: Thiết kế tổng thể Từ những tài liệu được khảo sát và phân tích, qua các phần mềm chuyên dụng như Sybase PowerDesigner, CA ERwin Data Modeler, Star UML, nhà phát triển thực hiện mô hình hóa. Qua quá trình này, nhà phát triển có thể thể hiện được các mối quan hệ giữa các đối tượng, cũng như tạo nền tảng để xây dựng phát triển phần mềm. Bước 2: Thiết kế chi tiết Sau quá trình thiết kế tổng thể, nhà phát triển đi vào thiết kế chi tiết bao gồm việc thiết kế cơ sở dữ liệu (Database), thiết kế truy vấn, thủ tục hàm, thiết kế giao diện, thiết kế chức năng phần mềm, thiết kế báo cáo,… Thực chất, thiết kế là việc sử dụng các phương pháp, công cụ nhằm tạo ra mô hình hệ thống giúp bộ phận viết mã chương trình dễ dàng hiểu và xây dựng phần mềm theo đúng yêu cầu. Giai đoạn 4: Thực hiện Sau khi mà đã có thiết kế chi tiết, tuy vào yêu cầu thực tiễn của bài toán mà nhà phát triển lựa chọn sau: 6 - Hệ quản trị cơ sở dữ liệu có thể là SQL Server, Oracle, MySQL, … và thực hiện cài đặt cơ sở dữ liệu đó cho hệ thống. - Công cụ lập trình (Microsoft Visual Studio, PHP Designer,...). - Công cụ để xây dựng giao diện hệ thống (DevExpress, Dot Net Bar,...). - Với các phần mềm phức tạp thì cần viết cả tài liệu hướng dẫn. Giai đoạn 5: Kiểm thử Đây là giai đoạn đưa phần mềm vào thử nghiệm, mục đích chính là để kiểm tra lỗi có thể sảy ra cũng như thu thập phản hồi từ người dùng. Quá trình kiểm thử được thực hiện qua các bước sau: Bước 1: Lựa chọn công cụ kiểm thử. Bước 2: Thử nghiệm các modules chức năng của hệ thống thông tin. Bước 3: Khắc phục lỗi nếu có. Kết quả nhằm hướng đến một hệ thống thông tin đạt đầy đủ các yêu cầu có thể tiếp tục đưa ra sử dụng. Giai đoạn 6: Triển khai và bảo trì Gia đoạn này hệ thống thông tin được cài đặt và đưa vào sử dụng và liên tục được bảo trì, phát hiện các sai sót, khuyết điểm. Khi mà hệ thống đưa vào khai thác thực sự hiệu quả, thì nhà phát triển tiếp tục nghiên cứu và cải tiến đưa ra các phiên bản mới hơn có nhiều chức năng hơn, giao diện thân thiện hơn hay đơn giản chỉ là có nhiều chức năng hơn. 1.2.2. Các phương pháp phân tích thiết kế HTTT Theo Phân tích thiết kế các hệ thống thông tin hiện đại, Nguyễn Văn Vỵ, Thống Kê, 2002 thì có 3 phương pháp PTTK. - Phương pháp phân tích cổ điển (phi cấu trúc) - Phương pháp phân tích bán cấu trúc - Phương pháp phân tích có cấu trúc a) Phương pháp phân tích cổ điển (phi cấu trúc) Đặc điểm Gồm các pha (phase): Khảo sát, thiết kế, viết lệnh, kiểm thử đơn lẻ, kiểm thử trong hệ con, kiểm thử trong toàn hệ thống. Việc hoàn thiện hệ thống được thực hiện theo hướng “bottom-up” (từ dưới lên) và theo nguyên tắc tiến hành tuần tự từ pha này tới pha khác. 7 Hình1.1. Chu trình phương pháp phân tích thi ết kế cổ điển Nguồn: Phân tích thiết kế các hệ thống thông tin hiện đại, Nguyễn Văn Vỵ, Thống Kê, 2002 Nhược điểm: Gỡ rối, sửa chữa rất khó khăn và phức tạp. Ví dụ trong giai đoạn kiểm thử (test) nếu có lỗi nào đó xuất hiện ở giai đoạn cuối pha kiểm thử. Lúc đó, tuỳ theo mức độ nghiêm trọng của lỗi, có thể buộc phải sửa đổi hàng loạt các môđun. Khi một lỗi được phát hiện, khó chẩn đoán môđun nào (trong số hàng trăm, hàng ngàn môđun) chứa lỗi. Vì thực hiện theo nguyên tắc tuần tự nên sau khi đã kết thúc một pha, người ta có thể không cần phải bận tâm đến nó nữa và nếu ở pha trước còn lỗi thì các pha sau sẽ phải tiếp tục chịu ảnh hưởng của lỗi đó. Mặt khác hầu hết các dự án thường phải tuân thủ theo một kế hoạch chung đã ấn định từ trước nên kết quả sẽ khó đạt được như kế hoạch với một thời gian quy định. b. Phương pháp thiết kế bán cấu trúc Đặc điểm: Một loạt các bước “bottom-up” như viết lệnh và kiểm thử được thay thế bằng giai đoạn hoàn thiện “top-down”. Nghĩa là các môđun mức cao được viết lệnh và kiểm thử trước rồi đến các môđun chi tiết ở mức thấp hơn. 8 Pha thiết kế cổ điển được thay bằng thiết kế có cấu trúc. Nhược điểm: Người thiết kế nói chung liên lạc rất ít với phân tích viên hệ thống và cả hai đều không có liên hệ với người sử dụng nên quá trình phân tích và thiết kế gần như là tách ra thành hai pha độc lập. c) Phương pháp thiết kế có cấu trúc Đặc điểm Phương pháp này bao gồm 9 hoạt động: Khảo sát, phân tích, thiết kế, bổ sung, tạo sinh, kiểm thử xác nhận, bảo đảm chất lượng, mô tả thủ tục, biến đổi cơ sở dữ liệu, cài đặt. Các hoạt động có thể thực hiện song song. Chính khía cạnh không tuần tự này mà thuật ngữ “pha” được thay thế bởi thuật ngữ “hoạt động” (“pha” chỉ một khoảng thời gian trong một dự án trong đó chỉ có một hoạt động được tiến hành). Mỗi hoạt động có thể cung cấp những sửa đổi phù hợp cho một hoặc nhiều hoạt động trước đó. Một số phương pháp phân tích có cấu trúc *) Các phương pháp hướng chức năng Phương pháp SADT (Structured Analysis and Design Technique): Đây là phương pháp của Mỹ dựa theo phương pháp phân rã một hệ thống lớn thành các hệ thống con đơn giản hơn. Nó có hệ thống trợ giúp theo kiểu đồ hoạ để biểu diễn các hệ thống và việc trao đổi thông tin giữa các hệ con. Kỹ thuật chủ yếu của SADT là dựa trên sơ đồ luồng dữ liệu, từ điển dữ liệu (Data Dictionnary), ngôn ngữ mô tả có cấu trúc, ma trận chức năng. Nhưng SADT chưa quan tâm một cách thích đáng đối với mô hình chức năng của hệ thống. Phương pháp MERISE (Method pour Rassembler les Idees Sans Effort) Đây là phương pháp của Pháp dựa trên các mức bất biến (còn gọi là mức trừu tượng hoá) của hệ thống thông tin như mức quan niệm, mức tổ chức, mức vật lý và có sự kết hợp với mô hình. Phương pháp CASE (Computer-Aided System Engineering) Đây là phương pháp phân tích và thiết kế tự động nhờ sự trợ giúp của máy tính. Phương pháp luận phân tích và thiết kế hệ thống CASE Method Từ kinh nghiệm và nghiên cứu trong quá trình xây dựng hệ thống, hãng Oracle đã đưa ra một tiếp cận công nghệ mới trong phương pháp này. Đây là một cách tiếp cận theo hướng “top-down” rất phù hợp với yêu cầu xây dựng một hệ thống thông tin trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh thương mại. *) Các phương pháp hướng đối tượng Phương pháp HOOD (Hierarchical Object Oriented Design): 9 Đây là phương pháp được lựa chọn để thiết kế các hệ thống thời gian thực. Những phương pháp này lại yêu cầu các phần mềm phải được mã hoá bằng ngôn ngữ lập trình ADA. Do vậy phương pháp này chỉ hỗ trợ cho việc thiết kế các đối tượng mà không hỗ trợ cho các tính năng kế thừa và phân lớp. Phương pháp RDD (Responsibility Driven Design): Đây là phương pháp dựa trên việc mô hình hoá hệ thống thành các lớp. Các công việc mà hệ thống phải thực hiện được phân tích và chia ra cho các lớp của hệ thống. Các đối tượng trong các lớp của hệ thống trao đổi các thông báo với nhau nhằm thực hiện công việc đặt ra. Phương pháp RDD hỗ trợ cho các khái niệm về lớp, đối tượng và kế thừa trong cách tiếp cận hướng đối tượng. Phương pháp OMT (Object Modelling Technique): Đây là một phương pháp được xem là mới nhất trong cách tiếp cận hướng đối tượng. Phương pháp này đã khắc phục được một số nhược điểm của các phương pháp tiếp cận hướng đối tượng trước thường mắc phải. Trên mặt lý thuyết ta thấy cách tiếp cận hướng đối tượng có các bước phát triển hơn so với tiếp cận hướng chức năng. Nhưng trong thực tế việc phân tích và thiết kế hệ thống theo cách tiếp cận hướng đối tượng gặp rất nhiều khó khăn vì chưa có nhiều các công cụ phát triển hỗ trợ cho việc thiết kế hướng đối tượng. Chính vì vậy cách tiếp cận này vẫn chưa được phát triển rộng rãi. 1.2.3. Giới thiệu phương pháp phân tích thiết kế hệ theo hướng chức năng Phân tích thiết kế hệ thống theo hướng chức năng quan tâm chủ yếu tới những thông tin mà hệ thống sẽ giữ gìn, xem người dùng sẽ cần những thông tin nào, rồi thiết kế ngân hàng dữ liệu để chứa những thông tin đó, cung cấp Forms để nhập thông tin và in báo cáo để trình bày các thông tin. Nói một cách khác là tập trung vào thông tin và không mấy để ý đến những gì có thể xảy ra với những hệ thống đó và cách hoạt động của hệ thống là ra sao. Đây là lối tiệm cận xoay quanh dữ liệu và đã được áp dụng để tạo nên hàng ngàn hệ thống trong suốt nhiều năm. Lối tiếp cận xoay quanh dữ liệu là phương pháp tốt cho việc thiết kế ngân hàng dữ liệu và nắm bắt thông tin. Một trong những thách thức lớn là yêu cầu đối với các hệ thống thường xuyên thay đổi. Một hệ thống xoay quanh dữ liệu có thể dể dàng xử lý việc thay đổi ngân hàng dữ liệu, nhưng lại khó thực thi những thay đổi trong nguyên tắc nghiệp vụ hay cách hoạt động của hệ thống. Phương pháp tiếp cận: - Đặc trưng của phương pháp hướng chức năng là phân chia chương trình chính thành nhiều chương trình con nhằm đến thực một công việc xác định. - Cách tiếp cận hướng dữ liệu xây dựng phần mềm dựa vào việc phân rã phần mềm theo các chức năng cần đáp ứng và dữ liệu cho các chức năng đó. Cách tiếp cận 10 hướng hành động lại tập trung phân tích hệ thống trên các hoạt động thực thi các chức năng của phần mềm đó. - Các thực hiện: Phương pháp thiết kế từ trên xuống (top-down). Phương pháp này tiến hành phân rã các bài toán thành bài toán nhỏ hơn đến khi nhận được các bài toán có thể cài đặt được. Đặc trưng đóng gói: - Phương pháp này có đặc trưng là dữ liệu được đóng gói để hạn chế truy nhập tự do, trực tiếp vào dữ liệu. - Cho phép sử dụng lại mã nguồn để tiết kiệm tài nguyên và công sức lập trình. Ưu điểm: - Tư duy phân tích thiết kế rõ ràng. - Chương trình sáng sủa dễ hiểu. - Phân tích được các chức năng của hệ thống. - Dễ theo dõi luồng dữ liệu. Nhược điểm: - Không hỗ trợ việc sử dụng lại. Các chương trình hướng cấu trúc phụ thuộc chặt chẽ vào cấu trúc dữ liệu và bài toán cụ thể, do đó không thể dùng lại modul nào đó trong phần mềm này cho phần mềm khác với các yêu cầu về dữ liệu khác. - Không phù hợp cho phát triển các phần mềm lớn. - Khó quản lý mối quan hệ giữa các modul và dễ gây ra lỗi trong phân tích cũng như khó kiểm thử và bảo trì. Lĩnh vực áp dụng: Phương pháp hướng chức năng thường phù hợp với nhiều bài toán nhỏ, có luồng dữ liệu rõ ràng, cần phải tư duy giải thuật rõ ràng và người lập trình có khả năng tự quản lý được mọi truy cập đến các dữ liệu của chương trình. Phân tích hệ thống theo hướng chức năng gồm các giai đoạn cơ bản sau: Bước 1: Khảo sát và lập kế hoạch dự án Khảo sát và thu thập thông tin của hệ thống hiện thời, sau đó thiết lập dự án là công việc chính của các bước phát triển HTTT. Mục tiêu của hoạt động này là tìm hiểu bài toán hay là tìm hiểu nhu cầu về hệ thống. Trên cơ sở các thông tin khảo sát, nhà phát triển đánh giá thực trạng, xác định các điểm yếu của hệ thống hiện tại, lập phương án phát triển HTTT, xác định phạm vi, hạn chế, mục tiêu của dự án. Bước 2: Phân tích hệ thống Phân tích hệ thống nhằm xác định các thông tin và các chức năng cần xử lý thông tin của các chức năng cần phát triển. Phân tích hệ thống gồm những công việc cụ thể sau: - Xác định yêu cầu của hệ thống - Phân tích hệ thống về chức năng 11 - Phân tích hệ thống về dữ liệu Bước 3: Thiết kế hệ thống Thiết kế là quá trình chuyển hóa các yêu cầu hệ thống về chức năng, dữ liệu kết hợp với các ràng buộc về môi trường cài đặt thông qua sử dụng các phương pháp, công cụ về thủ tục thiết kế thành các đặc tả thiết kế về hệ thống. Thiết kế logic là không gắn với bất cứ HT phần cứng hay phần mềm nào, nó tập trung vào mặt nghiệp vụ của HT thực. Thiết kế vật lý là quá trình chuyển mô hình logic trừu tượng thành bản thiết kế hay các đặc tả kỹ thuật, những phần khác nhau của HT được gắn vào những thao tác và thiết bị vật lý cần thiết để tiện lợi cho việc thu thập dữ liệu, xử lý và đưa ra thông tin cần thiết cho tổ chức. Các giai đoạn của thiết kế: Giai đoạn 1: thiết kế logic nhằm xây dựng các thành phần chính của HT và mối quan hệ giữa chúng. Giai đoạn 2: thiết kế chi tiết từng thành phần cấu thành nên HT và mô tả mối quan hệ giữa các thành phần này một cách cụ thể và rõ ràng. Sản phẩm cuối cùng của thiết kế là đặc tả hệ thống ở dạng như nó tồn tại trên thực tế, sao cho nhà lập trình và kỹ sư phần cứng có thể dễ dàng chuyển thành chương trình và cấu trúc hệ thống. Bước 4: Thực hiện Thực hiện là giai đoạn nhằm xây dựng Hệ thống (HT) theo các thiết kế đã xác định. Giai đoạn này bao gồm các công việc sau: - Lựa công cụ hệ quản trị CSDL và cài đặt CSDL cho HT - Lựa chọn công cụ lập trình để xây dựng các modul chương trình của HT - Lựa chọn công cụ để xây dựng các giao diện HT - Xây dựng các tài liệu như sử dụng HT, tài liệu kỹ thuật Bước 5: Kiểm thử Công việc của bước này chính là chọn công cụ kiểm thử; kiểm chứng các modul chức năng của HTTT, chuyển các thiết kế thành các chương trình phần mềm; thử nghiệm HTTT; khắc phục sự cố (nếu có). Và kết quả cuối cùng là một HTTT đạt yêu cầu đề ra. Bước 6: Triển khai và bảo trì Sau khi đã có một HTTT hoàn chỉnh đạt yêu cầu, chúng ta sẽ tiến hành lắp đặt: - Lắp đặt phần cứng để làm cơ sở cho HT - Tiến hành cài đặt phần mềm, chuyển đổi hoạt động của HT cũ sang HT mới (chuyển đổi dữ liệu, bố trí sắp xếp người làm việc trong HT, tổ chức HT quản lý và bảo trì) - Phát hiện các sai sót, khuyết điểm của HTTT sau đó cải tiến và chỉnh sửa. - Cuối cùng là viết báo cáo nghiệm thu. 12 1.3. TỔNG QUAN TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU Các hệ thống thông tin quản lý không còn xa lạ với các doanh nghiệp khi nhu cầu quản lý thông tin một cách có hệ thống trở nên vô cùng cấp thiết và ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu quả sản xuất – kinh doanh cũng như khả năng cạnh tranh và sự tồn tại của doanh nghiệp. Đã có không ít công trình nghiên cứu trong và ngoài nước nghiên cứu về đề tài này nhằm tìm ra lối đi mới trong việc quản trị quá trình bán hàng và cung cấp dịch vụ trong doanh nghiệp. Sau đây là một số công trình nghiên cứu liên quan: Tình hình nghiên cứu trong nước Trong quá trình nghiên cứu tôi có tìm hiểu một số tài liệu trong nước cụ thể như sau: - Nguyễn Quốc Trung (2010), Đồ án tốt nghiệp “Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại công ty Thương mại và Phát triển Công nghệ Bách Khoa Hà Nội. Đề tài xây dựng HTTT quản lý bán hàng với các chức năng: quản lý hóa đơn, tính tồn kho theo ngày nhập, tên hàng hóa theo quý, năm, quản lý hàng hóa, quản lý khách hàng, lập báo cáo... nhằm cung cấp cho bộ máy quản trị Công ty Thương mại và Phát triển Công nghệ Bách khoa 4 công cụ quản lý hàng hóa đồng bộ, chi tiết, đồng thời giám sát chặt chẽ số lượng hàng hóa ra vào khi cũng như nắm được thông tin khách hàng mua hàng của Công ty cổ một cách hệ thống. - Trần Văn Mộc, Luận văn: “Phân tích thiết kế và xây dựng phần mềm quản lý bán hàng nội thất của công ty CP Thương Mại và Truyền Thông CIC”, Khoa công nghệ thông tin, Đại học giao thông vận tải. Xây dựng cơ sở dữ liệu chi tiết, mang tính linh động cao; lưu trữ đầy đủ thông tin cần thiết giúp tổ hợp, chọn lọc dữ liệu đầy đủ, đáp ứng các nhu cầu báo cáo, tổng hợp dữ liệu của người sử dụng. Giao diện chương trình gần gũi, cập nhật dễ dàng, thống nhất trên tất cả các chương trình; tích hợp chức năng tìm kiếm dữ liệu trên hầu hết các chức năng. - Nguyễn Ngọc Tường Vy, Luận văn: “Phân tích, thiết kế và xây dựng HTTT quản lý bán hàng của công ty cổ phần truyền thông Vang”, Khoa tin học kinh tế, Đại học Kinh tế Quốc Dân. Chương trình phần mềm Quản lý bán hàng tại công ty CP truyền thông Vang đã đáp ứng được những yêu cầu cơ bản trong hệ thống quản lý bán hàng. Chương tình đã quản lý được các giao dịch trong ngày tại công ty, chương trình cũng theo dõi được quá trình thực hiện giao dịch của từng nhân viên. Chương trình cũng cho phép người sử dụng tìm kiếm các thông tin về khách hàng theo các tiêu thức khác nhau, cho người sử dụng lựa chọn đồng thời chương trình lập được báo cáo theo từng giai đoạn cụ thể từng loại khách hàng thực hiện giao dịch. - Nguyễn Thị Ánh, Khóa luận tốt nghiệp “Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại công ty CP thương mại điện tửu DHE”, Khoa hệ thống thông tin kinh tế, Đại học Thương Mại. Đây là một trong những đề tài xây dựng HTTT quản lý theo hướng đối tượng hoàn chỉnh, khắc phục được những nhược điểm cơ bản của 13 phương pháp phân tích, thiết kế HTTT quản lý theo hương chức năng như: việc phân tích, thiết kế HTTT quản lý theo hướng chức năng như: việc phân tích và thiết kế gần gũi với thế giới thực; tái sử dụng dễ dàng, đóng gói, che giấu thông tin làm tăng tin an toàn cho hệ thống và đặc biệt là tính kế thừa cao, làm giảm chi phí, hệ thống có tính mở, Tuy nhiên, để xây dựng được HTTT theo hướng đối tượng đòi hỏi thời gian và chi phí lớn, chỉ phù hợp với hệ thống lớn và phức tạp. Qua những đề tài nghiên cứu, những bài báo cáo tiêu biểu nêu trên ta có thể thấy rằng việc xây dựng hệ thống thông tin quản lý là mối quan tâm khá lớn trong doanh nghiệp. Tùy thuộc vào mô hình, quy mô cũng như tài chính trong doanh nghiệp để lựa chọn cho doanh nghiệp một hệ thống thông tin quản lý phù hợp. Xây dựng một hệ thống thông tin quản lý đặc biệt là quản lý cho doanh nghiệp thương mại là một quá trình đầu tư đúng đắn, hỗ trợ cho quá trình bán hàng một cách tối ưu nhất, tiết kiệm nguồn nhân sự, giải quyết các vấn đề về thiếu hụt doanh thu, thiếu hụt hàng hóa trong quá trình hoạt động, sản xuất kinh doanh. Bên cạnh đó doanh nghiệp còn quản lý được thông tin khách hàng một cách hữu hiệu, tốc độ tìm kiếm rà soát hàng hóa cũng như thông tin khách hàng một cách nhanh chống và hiệu quả. 14