Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
LỜI NÓI ĐẦU
Trong cuộc sống ngày nay công nghệ thông tin đóng vai trò rất quan trọng.
Nó có thể giúp con ngƣời trong học tập,lao động, làm việc, có thể trao đổi thông
tin với nhau từ những nơi cách xa nhau hàng nghìn km theo địa lý, có thể giúp
con ngƣời giải trí sau những giờ làm việc căng thẳng...Đặc biệt là công nghệ
thông tin có thể giúp cho các doanh nghiệp làm việc hiệu quả hơn. Có thể nói nó
đã trở thành một phần tất yếu của cuộc sống.
Nhƣ chúng ta đã biết song song với việc phát triển công nghệ thông tin là sự
phát triển vƣợt bậc của các doanh nghiêp.Chính vì vậy mà càng ngày càng cần
nhiều ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý doanh nghiệp. Quản lý nhân
sự cũng là một phần tất yếu quan trọng cần phải quản lý.quản lý tốt nguồn nhân
lực là một vấn đề mang tính sống còn với các doanh nghiệp vì nó ảnh hƣởng
trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh và sự phát triển bền vững của tổ chức. Đó
không những là đòi hỏi cho các doanh nghiệp lớn, các tổng công ty hay các công
ty đa quốc gia mà còn cho cả các doanh nghiệp vừa và nhỏ đang ngày càng bài
bản và chuyên nghiệp hơn. Ứng dụng CNTT trong quản lý nhân sự tại Việt Nam
không phải là một bài toán mới. Doanh nghiệp có thể lựa chọn một hệ thống
chuyên biệt hoặc tích hợp, nổi tiếng hay vô danh, đóng gói sẵn hay tự xây dựng,
tuỳ theo ngân sách và yêu cầu đặc thù của họ. Chính vì vậy sẽ không có một giải
pháp nào là tối ƣu cho mọi doanh nghiệp.Nó có thể giúp các doanh nghiệp theo
dõi nhân viên tốt hơn, đáp ứng yêu cầu công việc một cách cao hơn,tối ƣu hơn
trong quản lý cũng nhƣ trong kinh doanh. Đặc biệt nó có thể giúp quản lý toàn
bộ nhân viên trong một công ty, tính tiền lƣơng hàng tháng cho mỗi nhân viên
theo chức vụ,…
Chính vì những lý do trên mà em đã chọn cho mình đề tài :’’ Hoàn thiện cơ
cấu bộ máy tổ chức của công ty cổ phần Phạm Nguyễn’’
Trần Thị Thu Hương
Lớp QLKTK36
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
Em xin chân thành cảm ơn giáo viên hƣớng dẫn - Th.S Nguyễn Thị Lệ Thuý
đã tận tình hƣớng dẫn em và giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp tại
công ty phần cổ phần Phạm Nguyễn
Trần Thị Thu Hương
Lớp QLKTK36
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
CHƢƠNG I
CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ CƠ CẤU BỘ MÁY TỔ CHỨC DOANH
NGHIỆP
1. Cơ cấu bộ máy tổ chức doanh nghiệp
1.1.CƠ CẤU TỔ CHỨC TRONG DOANH NGHIỆP
1.1.1Khái niệm
Cơ cấu tổ chức (chính thức) là tổng thể các bộ phận (đơn vị và cá nhân)
có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, đƣợc chuyên môn hóa,có những nhiệm vụ,
quyền hạn và trách nhiệm nhất định, đƣợc bố trí theo những cấp, những khâu
khác nhau nhằm thực hiện các hoạt động của tổ chức và tiến tới mục tiêu đã xác
định.(1)
- Cơ cấu tổ chức thể hiện cách thức phân công điều phối những họat động
trong cấu trúc của tổ chức ở từng bộ phận, phân hệ, vị trí công tác để đạt đƣợc
mụch tiêu, mụch đích xác định của tổ chức đồng thời nó phản ánh môi tƣơng
quan về quyền lực trong tổ chức.
- Bên cạnh đó cơ cấu tổ chức xác định những nhiệm vụ, quyền hạn và mối
mối quan hệ chặt chẽ giữa các bộ phận phân hệ trong tổ chức.
1.1.2.Các đặc trƣng cơ bản của cơ cấu tổ chức
1.1.2.1.Chuyên môn hóa công việc
Chuyên môn hóa công việc có nghĩa là khi một ngƣời, một bộ phận, phân
hệ…chỉ thực hiện một hoặc một số chức năng nhiệm vụ có mối quan hệ tƣơng
đồng.
Nhƣ vậy chuyên môn hóa sẽ chia công việc ra thành những việc nhỏ, đơn
giản, dễ đào tạo để thực hiện.
Ƣu điểm lớn nhất của chuyên môn hóa đó chính là nâng cao năng suất và
hoàn thiện đƣợc kỹ năng lao động nhất định cho ngƣời lao động.
Tuy nhiên chuyên môn hóa công việc cũng có những mặt tiêu cực của nó:
1
Giáo trình Khoa học Quản lý (Tập II) -TS.Đoàn Thị Thu Hà,TS.Nguyễn Thị Ngọc Huyền-Nhà xuất bản Khoa học và
Kĩ thuật ,Hà Nội 2002-Trang 7.
Trần Thị Thu Hương
Lớp QLKTK36
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
đó chính là sự tẻ nhạt, nhàm chán đối với công việc mà ngƣời lao động phụ
trách; bên cạnh đó khả năng sáng tạo, tìm tòi, sự thích nghi với những công việc
mới rất thấp trong khi sự phát triển của khoa học công nghệ hiện nay đòi hỏi
ngƣời lao động phải có sự tổng hợp rất nhiều kĩ năng cần thiết khác. Để khắc
phục những nhƣợc điểm trên, ngƣời ta khuyến khích tổng hợp hóa những kĩ
năng cho ngƣời lao động.
-Tổng hợp hóa đó xảy ra khi một ngƣời, bộ phận, phân hệ.. . thực hiện
công việc nhiều nhiệm vụ, nhiều chức năng mang tính tƣơng đối.
Theo lời khuyên của các chuyên gia : nên nâng cao mức độ tổng hợp hóa
đến mức độ cao nhất có thể đồng thời vẫn đảm bảo đƣợc những kĩ năng cần thiết
cho ngƣời lao động. Về phía ngƣời lao động cần phải đa dạng hóa những kĩ
năng nhƣng phải xác định cho mình đâu là giá trị trung tâm.
1.1.2.2.Sự phân chia tổng thể thành các bộ phận phân hệ
Trong tổ chức sự chuyên môn hóa theo chiều ngang làm xuất hiện những
bộ phận, phân hệ, vị trí công tác mang tính tƣơng đối và thƣc hiện những hoạt
động nhất định. Sự hình thành các bộ phận phân hệ của tổ chức đƣợc thực hiện
theo nhiều tiêu chí khác nhau là xuất hiện các mô hình, các kiểu tổ chức khác
nhau.Trong xã hội hiện đại ngày nay, đã xuất hiện nhiều mô hình cơ cấu tổ chức
mới, đó là sự pha trộn kết hợp giữa các mô hình cổ điển và xu thế phát triển của
từng chủ thể.
1.1.2.3.Cấp quản lý và tầm quản lý
Tầm quản lý (tầm kiểm soát) là số ngƣời và bộ phận mà một nhà quản lý
có thể kiểm soát hiệu quả. Tầm quản lý rộng sẽ cần ít cấp quản lý, còn tầm quản
lý hẹp dẫn đến nhiều cấp.( 2 )
Trong một tổ chức khi mà hệ thống cấp quản lý càng lớn, càng phức tạp
sẽ tạo ra nhiều khó khăn trong việc ra quyết định ( từ trên xuống ) cũng nhƣ việc
tiếp nhận và báo cáo thông tin ( từ dƣới lên, từ môi trƣờng bên ngoài) làm mất
2
Giáo trình Khoa học Quản lý (Tập II) -TS.Đoàn Thị Thu Hà,TS.Nguyễn Thị Ngọc Huyền - Nhà xuất bản Khoa học
và Kĩ thuật ,Hà Nội 2002-Trang 31-32
Trần Thị Thu Hương
Lớp QLKTK36
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
nhiều thời gian, thông tin bị bóp méo. Vì vậy mà trong hoàn thiện cơ cấu tổ chức
ngƣời ta thƣờng giảm số cấp quản lý xuống đến mức nhất định và nâng tầm
quản lý.
Muốn xác định tầm quản lý phù hợp phải tìm hiểu những mối quan hệ
sau:
- Tầm quản lý và trình độ của cán bộ quản lý có quan hệ tỷ lệ nghịch.
Năng lực của cán bộ quản lý càng cao thì tầm quản lý càng rộng và ngƣợc lại.
Để nâng năng lực cho cán bộ quản lý cần: ( 1) nâng cao trình độ thông qua việc
đào tạo và phát triển nguồn nhân lực; (2) nâng cao kĩ năng biến hoạt động thành
thực tiễn; (3) nâng cao phẩm chất đạo đức.Tạo cho nhà quản lý các công cụ: (4)
phƣơng pháp, công cụ kĩ thuật, hệ thống thông tin; (5) các quy trình họat động,
những lý thuyết mô hình mang tính định lƣợng.
- Tầm quản lý và sự rõ ràng trong việc xác định nhiệm vụ, quyền hạn có
quan hệ tỷ lệ thuận.
- Tính phức tạp của hoạt động quản lý và tầm quản lý có quan hệ tỷ lệ
nghịch.
- Trình độ và ý thức tôn trọng, tuân thủ mệnh lệnh của cấp dƣới với tầm
quản lý có quan hệ tỷ lệ thuận.
Có 3 mô hình có cấu tổ chức căn cứ vào số cấp quản lý:
- Cơ cấu nằm ngang ( có từ 1- 2 cấp quản lý)
- Cơ cấu hình tháp nhọn (từ 3 cấp quản lý trở lên)
- Cơ cấu mạng lƣới ( không có cấp quản lý )
1.1.2.4.Quyền hạn và mối quan hệ về quyền hạn trong tổ chức.
“Quyền hạn là quyền tự chủ trong quá trình quyết định và quyền đòi hỏi
sự tuân thủ theo quyết định gắn liền với một vị trí ( hay chức vụ) quản lý nhất
định trong cơ cấu tổ chức”.
Trong 1 tổ chức tồn tại 3 loại quyền hạn cơ bản: quyền hạn trực tuyến,
quyền hạn tham mƣu, quyền hạn chức năng.
”Quyền hạn trực tuyến là quyền hạn cho phép ngƣời quản lý ra quyết
Trần Thị Thu Hương
Lớp QLKTK36
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
định và giám sát trực tiếp đối với cấp dƣới ( chế độ thủ trƣởng)”.
Quyền hạn tham mƣu là quyền hạn đƣa ra lời khuyên, ý kiến tƣ vấn,
phản biện kiến nghị, mà không trực tiếp ra quyết định cho các nhà quản lý trực
tuyến.
Giám đốc
Quyền hạn trực tuyến
Trợ lý
TP kế hoạch
TP kĩ thuật
TP tổ chức
Quyền hạn tham mƣu
Giám sát
Thi công
Cơ giới
Sơ đồ 1.2 Mối quan hệ quyền hạn trực tuyến và tham mưu
Trong tổ chức thì mối quan hệ giữa ngƣời có quyền hạn trực tuyến và
quyền hạn tham mƣu là phức tạp nhất. Ngƣời ta đƣa ra những lời khuyên nhƣ
sau:
- Đối với những nhà tham mƣu:
Không nên coi ngƣời lãnh đạo mình kém hơn mình, phải hiểu rằng
ngƣời sử dụng lời khuyên của chúng ta giỏi hơn rất nhiều
Trong mối quan hệ với ngƣời nắm quyền hạn trực tuyến thì tham mƣu
là ngƣời đứng thứ 2, nhiệm vụ là giúp cho ngƣời có quyền hạn trực tuyến là việc
hiệu quả và hiệu lực cao nhất.
Lời khuyên phải có giá trị sử dụng và giá trị thực hiện ngay
Phải trung thành với ngƣời lãnh đạo, biết giữ bí mật thông tin, vì lợi
ích của ngƣời lãnh đao, của tổ chức mà hoạt động.
Trần Thị Thu Hương
Lớp QLKTK36
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
- Đối với các nhà nắm quyền hạn trực tuyến:
Phải coi việc tham mƣu là tất yếu vì không ai có thể giỏi toàn bộ các
chức năng hoạt động
Phải biến việc sử dụng tham mƣu thành lối sống của tổ chức
Bảo đảm cho tham mƣu có đầy đủ các thông tin thuộc các lĩnh vực của
mình
“Chế độ đãi ngộ xứng đáng cho nhà tham mƣu ( đa dạng hóa các
phƣơng thức trả công, gắn liền vị thế quản lý, xây dựng hệ thống vị thế về mặt
chuyên môn)”.
“Quyền hạn chức năng là quyền trao cho cá nhân hoặc bộ phận đƣợc ra
quyết định và kiểm soát những hoạt động nhất định của bộ phận khác”.
Thông thƣờng trong tổ chức thì những ngƣời có quyền hạn chức năng là
những ngƣời:
- Có quyền hạn tham mƣu
- Có quyền ra quyết định theo chế độ ủy quyền và chế độ phân quyền
- Sự đại diện của họ luôn đứng sau “ thừa lệnh, thay mặt “.
1.1.2.5.Sự phân bổ quyền hạn giữa các cấp trong tổ chức
“Tập trung xảy ra khi ngƣời quản lý cao nhất nắm tất cả các quyền ra
quyết định”.
“Phi tập trung xảy ra khi ngƣời quản lý cấp cao chấp thuận trao quyền
quyết định cho ngƣời quản lý cấp thấp hơn”.
Nhìn chung xã hội hiện đại ngày nay, thì tổ chức ngày càng đƣợc tăng
cƣờng tính phi tập trung. Có 3 hình thái phi tập trung : tham gia, phân quyền và
ủy quyền
- Phân quyền là xu hƣớng phân tán quyền ra quyết định cho cấp quản lý
thấp hơn trong hệ thống thứ bậc. Phân quyền là hiện tƣợng tất yếu khi tổ chức
đạt tới quy mô và trình độ phát triển nhất định làm cho một ngƣời hay một cấp
Trần Thị Thu Hương
Lớp QLKTK36
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
quản lý không thể đảm đƣơng đƣợc mọi công việc quản lý.(3)
- “Ủy quyền trong quản lý tổ chức là hành vi của cấp trên trao cho cấp
dƣới một số quyền hạn để họ nhân danh mình thực hiện những công việc nhất
định”.
1.1.2.6.Sự phối hợp các bộ phận, phân hệ trong tổ chức
“Phối hợp là quá trình liên kết hoạt động của những con ngƣời bộ phận,
phân hệ và hệ thống riêng rẽ nhằm thực hiện có kết quả và hiệu quả các mục tiêu
chung của tổ chức”.
Bản chất của phối hợp là xây dựng, củng cố và phát triển các mối quan hệ
thông tin và truyền thông.
Mục tiêu của phối hợp là đạt đƣợc sự thống nhất trong hoạt động của các
bộ phận, phân hệ bên trong cũng nhƣ các đối tác bên ngoài tổ chức. Khi mục
tiêu của tổ chức càng lớn đòi hỏi mức độ phối hợp càng cao.
Các công cụ phối hợp:
- Công cụ hữu hình : kế hoạch, mô hình tổ chức, hệ thống tiêu chuẩn kĩ
thuật
-Công cụ vô hình: văn hóa ( những giá trị chuẩn mực, đƣờng lối, quan
điểm…), quan hệ cá nhân…
1.2.Một số mô hình cơ cấu tổ chức điển hình hiện nay
1.2.1.Mô hình tổ chức bộ phận theo chức năng
Cơ sở hình thảnh là việc hợp nhóm các hoạt động có mối quan hệ tƣơng
đồng về tính chất, trong cùng một lĩnh vực chức năng nhƣ Marketing, R&D,
Đảm bảo chất lƣợng, Quản trị nguồn nhân lực… vào cùng một đơn vị cơ cấu.
Ƣu điểm:(1) mô hình này phát huy đƣợc những ƣu điểm của chuyên môn
hóa nghành nghề; (2) việc kiểm tra của lãnh đạo cấp cao nhất đối với các bộ
phận chức năng dễ dàng hơn.
Nhƣợc điểm: (1) nhƣợc điểm của chuyên môn hóa; (2) mâu thuẫn giữa
3
Giáo trình Khoa học Quản lý (Tập II) -TS.Đoàn Thị Thu Hà,TS.Nguyễn Thị Ngọc Huyền - Nhà xuất bản Khoa học
và Kĩ thuật ,Hà Nội 2002-Trang 40
Trần Thị Thu Hương
Lớp QLKTK36
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
các bộ phận chức năng trong việc đề ra, phối hợp thực hiện các mục tiêu, chiến
lƣợc chung của tổ chức;(3) Không có lợi cho việc đào tạo cán bộ quản lý toàn
diện.
Giám đốc
Trợ lý
TP Tiếp thị Bán
hàng
TP Hành chính
Quản trị
TP
TPTài
Tàichính
chínhKế
Kế
toán
toánThống
Thốngkê
kê
Nghiên cứu thị
trƣờng
Lập kế hoạch tài
chính
Quảng cáo
Kế toán tổng
hợp
Bán hàng
Kế toán chi phí
Quản lý bán
hàng
Thống kê và xử
lý số liệu
Sơ đồ 1.3.Mô hình tổ chức bộ phận theo chức năng ở một công ty Thƣơng mại
“Khả năng ứng dụng : mô hình này đƣợc sử dụng trong một giai đoạn
phát triển nào đó khi mà tổ chức hoạt động ở quy mô vừa và nhỏ trong 1 lĩnh
vực, đơn sản phẩm, đơn thi trƣờng”.
Nếu tổ chức hoạt động trên nhiều thị trƣờng, phục vụ nhiều loại đối tƣợng
khách hàng mục tiêu, tạo ra nhiều loại sản phẩm mang tính độc lập tƣơng đối, có
quy mô lớn và rất lớn thƣờng sử dụng những mô hình cơ cấu tổ chức khác,
Trần Thị Thu Hương
Lớp QLKTK36
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
mang tính ứng dụng và phù hợp hơn.
1.2.2.Mô hình tổ chức bộ phận theo địa dƣ
Cơ sở hình thành của mô hình đó chính là việc hình thành các bộ phận
phân hệ dựa trên tiêu chí địa lý, lãnh thổ. Các hoạt động trong cùng một khu vực
nhất định đƣợc hợp nhóm giao cho một ngƣời quản lý.
Ƣu điểm của mô hình: (1) Nắm bắt đƣợc những nhu cầu, mối quan hệ với
khách hàng ở địa phƣơng, thông tin về thị trƣờng ;(2) Có sự phối hợp tốt giữa
các bộ phận chức năng tập trung vào một thị trƣờng cụ thể; (3)Tận dụng hiệu
của các nguồn lực ở địa phƣơng;(4) Tạo điều kiện thuận lợi cho việc đào tạo cán
bộ quản lý chung.
Nhƣợc điểm : (1) Khó khăn trong việc chỉ đạo thống nhất các hoạt động
trên phạm vi rộng; (2) Để duy trì hệ thống này đòi hỏi phải có nhiều cán bộ quản
lý chung; (3) Khó khăn trong việc duy trì và kiểm tra tập trung;(4) Công việc có
thể bị trùng lặp.
Hiện nay, hình thức này khá phố biến ở các công ty hoạt động trên phạm
vi rộng, tập đoàn xuyên quốc gia, tiến hành các hoạt động giống nhau, dây
truyền lắp ráp, mạng lƣới phân phố; hay các cơ quan nhà nƣớc nhƣ cơ quan
thuế, tòa án, viễn thông các tỉnh.. nhằm cung ứng các dịch vụ giống nhau, đồng
thời ở mọi nơi trong cả nƣớc.
Trần Thị Thu Hương
Lớp QLKTK36
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
Lãnh đạo tổ
chức
Lãnh đạo lĩnh
vực 1
Lãnh đạo lĩnh
vực ….
Lãnh đạo lĩnh vực
N
Lãnh đạo khu
vực A
Lãnh đạo khu
vực B
Lãnh đạo khu vực
C
Kế hoạch
Sản xuất
Tin học
Tài chính
Sơ đồ 1.4.Mô hình tổ chức bộ phận theo địa dư
1.2.3.Mô hình tổ chức bộ phận theo đối tƣợng khách hàng (4)
Mô hình này dựa trên những nhu cầu đặc trƣng riêng của từng loại đối
tƣợng khách hàng đối với các sản phẩm dịch vụ mà tổ chức cung ứng.
Ƣu điểm: (1) Quan tâm đến những nhu cầu, sở thích riêng của từng đối
tƣợng khách hàng; (2) Tạo ra sự tin cậy của khách hàng với nhà sản xuất.
Nhƣợc điểm : (1) Diễn ra sự tranh giành nguồn lực ;(2) Thiếu sự chuyên
môn hóa; (3) Chỉ tập trung vào những đối tƣợng khách hàng trong Marketing.
Mô hình này đƣợc sử dụng để hỗ trợ, bổ sung, kết hợp với mô hình chính,
nhƣ vậy sẽ phát huy những ƣu điểm đồng thời hạn chế những nhƣợc điểm của
nó.
4
Tóm tắt Giáo trình Khoa học Quản lý (Tập II) -TS.Đoàn Thị Thu Hà, TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền- Nhà xuất bản
Khoa học Kĩ thuật, Hà Nội 2002- Trang 14- 16
Trần Thị Thu Hương
Lớp QLKTK36
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
Giám đốc
Trợ lý
PGĐ
Nhân sự
TPPGĐ
HànhKinh
chính
Quản
doanhtrị
Quản lý khu vực
quần áo trẻ em
Quản lý khu vực
quần áo Thanh
niên
TP
PGĐ
Tài Tài
chính
chính
Kế
toán Thống kê
Quản lý khu vực
quần áo Trung
niên
Sơ đồ 1.5.Mô hình tổ chức bộ phận theo đối tượng khách hàng ở công ty may
1.2.4.Mô hình tổ chức bộ phận theo đơn vị chiến lƣợc(5)
Cơ sở hình thành : khi mối quan hệ giữa các bộ phận, phân hệ trong tổ
chức đã trở lên quá phức tạp, ngăn cản sự phối hợp hoạt động, sự phát triển của
ổ chức. Lúc đó, các nhà lãnh đạo tổ chức sẽ tạo lên các đơn vị chiến lƣợc mang
tính độc lập, đảm nhận một hoặc một số ngành nghề hoạt động khác nhau, có thể
tự tiến hành hoạt động nhƣ tổ chức ban đầu của nó từ. Đặc điểm khác biệt giữa
đơn vị chiến lƣợc và các tổ chức độc lập khác đó là ngƣời lãnh đạo đơn vị chiến
lƣợc phải báo cáo với cấp lãnh đạo cao nhất của tổ chức. Thực chất đây là mô
hình kết hợp của 3 mô hình tổ chức theo sản phẩm, địa dƣ và khách hàng.
5
Tóm tắt Giáo trình Khoa học Quản lý (Tập II) – TS Đoàn Thị Thu Hà,TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền – Nhà xuất bản
Khoa học Kĩ thuật, Hà Nội 2002-Trang 16-17
Trần Thị Thu Hương
Lớp QLKTK36
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
Hiệu trƣởng
Trung tâm tƣ vấn
Kế toán - Kiểm
toán
Trung tâm Đào
tạo- Bồi dƣỡng
NNL
Trung tâm
Ngoại ngữ
Trung tâm
Đào tạo từ xa
Sơ đồ1.6.Mô hình tổ chức bộ phận theo đơn vị chiến lược
của một trường đại học lớn
Ƣu điểm :(1) Đánh giá đƣợc vị trí của tổ chức trên thị trƣờng, đối thủ
cạnh tranh, biến động của thị trƣờng; (2) Kiểm soát trên cơ sở trên cơ sở chung
thống nhất.
Nhƣợc điểm : (1) Có thể xẩy ra tình trạng lợi ích của các đơn vị chiến
lƣợc lấn át lợi ích của tổ chức; (2) Chi phí tăng do sự phình to của cơ cấu;(3)
Các chuyên gia dễ bị phân tán trong các đơn vị chiến lƣợc;(4) Công tác kiểm
soát các cấp gặp nhiều khó khăn.
1.2.5.Mô hình tổ chức bộ phận theo ma trận(6)
Cơ sở hình thành : dựa trên sự kết hợp của 2 hay nhiều kiểu mô hình tổ
chức bộ phận khác nhau; dùng để thực hiện những mục tiêu lớn và quan trọng
thông qua những chƣơng trình, dự án, triển khai các dịch vụ sản phẩm mới. Sau
khi đạt đƣợc mục tiêu, các chƣơng trình, dự án sẽ kết thúc.
Ƣu điểm của mô hình: (1) Sắp xếp và bố trí nguồn nhân lực một cách linh
hoạt, số lƣợng lao động vẫn giữ nguyên sau khi dự án kết thúc, tập trung vào
khâu xung yếu; (2) Phát huy đƣợc hết khả năng của cán bộ quản lý và các
chuyên gia trong các dự án, chƣơng trình cụ thể ;(3) Với mô hình này, tổ chức
6
Tóm tắt Giáo trình Khoa học Quản lý (Tập II) – TS Đoàn Thị Thu Hà,TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền – Nhà xuất bản
Khoa học Kĩ thuật, Hà Nội 2002-Trang 20-22
Trần Thị Thu Hương
Lớp QLKTK36
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
có thể thích ứng nhanh chóng và hiệu quả với sự thay đổi của môi trƣờng.
Nhƣợc điểm của mô hình : (1) mô hình có tính linh hoạt cao bởi vậy cơ
cấu tổ chức không ổn định; (2)Khả năng thống nhất trong mệnh lệnh thấp do vi
phạm chế độ thủ trƣởng ( song trùng lãnh đạo); (3) Cơ cấu phức tạp có thể dây
lãng phí.
Khả năng ứng dụng: mô hình này đƣợc sử dụng nhiều nhất vào những
năm 80 và 90 của thế kỷ 20 nhƣ một cao trào. Một số lời khuyên khi sử dụng mô
hình này :
- Mô hình này đựơc sử dụng để thực hiện các mục tiêu chọn gói quan
trọng, không nên thực hiện quá nhiều mục tiêu cùng lúc
- Chỉ nên thực hiện các mục tiêu ngắn và trung hạn vì tính kỷ luật và ổn
định của mô hình có thể bị phá vỡ trong dài hạn.
- Phải có những quy định, quy chế rõ ràng trong hoạt động.
Trần Thị Thu Hương
Lớp QLKTK36
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
Lãnh đạo tổ
chức
Kế hoạch
Mạng
Tin học
Sản phẩm tin
học
Đầu tƣ
Tài chính
Thu cƣớc
Kĩ thuật
Chủ nhiệm
dự án A
Chủ nhiệm
chƣơng trình
Sơ đồ1.7.Mô hình tổ chức bộ phận theo ma trận
Trần Thị Thu Hương
Lớp QLKTK36
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
1.3.THIẾT KẾ CƠ CẤU TỔ CHỨC
1.3.1.Các yếu tố ảnh hƣởng đến cơ cấu tổ chức
1.3.1.1.Chiến lƣợc của tổ chức
Chiến lƣợc và cơ cấu tổ chức là hai mặt không thể tách rời trong việc thực
hiện các mụch tiêu chiến lƣợc của tổ chức. Cơ cấu tổ chức là công cụ để thực
hiện các mục tiêu chiến lƣợc. Khi chiến lƣợc, mục tiêu, định hƣớng phát triển
của tổ chức thay đổi thì cơ cấu tổ chức cũng thay đổi cho phù hợp với nó .
Chiến lƣợc
- Kinh doanh đơn nghành nghề
Cơ cấu tổ chức
Chức năng
- Đa dạng hóa các hoạt động theo dây Chức năng với các trung tâm lợi íchtruyền sản xuất
chi phí
- Đa dạng hóa các nghành nghề có mối Đơn vị
quan hệ chặt chẽ
- Đa dạng hóa các nghành nghề có mối Cơ cấu hỗn hợp
quan hệ không chặt chẽ
- Đa dạng hóa các hoạt động độc lập
Công ty mẹ nắm giữ cổ phần (Holding
company)
Bảng 1.1.Mối quan hệ giữa chiến lược và cơ cấu tổ chức ( 7 )
1.3.1.2.Quy mô và mức độ phức tạp trong hoạt động của tổ chức
Mức độ phức tạp trong hoạt động của tổ chức có ảnh hƣởng lớn tới cơ cấu
tổ chức.Tổ chức có quy mô càng lớn, thực hiện các hoạt động càng phức tạp
thƣờng có mức độ chuyên môn hóa, hình thức hóa càng cao, ít tập trung hơn các
tổ chức nhỏ và thực hiện các hoạt động không quá phức tạp.(8)
1.3.1.3.Công nghệ
Công nghệ đựơc hiểu là khoa học kĩ thuật mới, tiên tiến hiện đại và cơ sở
hạ tầng mà tổ chức sử dụng cho hoạt động của mình. Trình độ của công nghệ
càng cao thì tầm quản lý thấp.
7, 8
Giáo trình Khoa học Quản lý (Tập II) – TS Đoàn Thị Thu Hà, TS.Nguyễn Thị Ngọc Huyền- Nhà xuất bản Khoa
học Kĩ thuật, Hà Nội 2002- Trang 54-57
Trần Thị Thu Hương
Lớp QLKTK36
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
1.3.1.4.Thái độ của ngƣời lãnh đạo và năng lực của đội ngũ nhân lực
Phong cách, thái độ của nhà lãnh đạo và các mô hình phƣơng pháp mà họ
sử dụng sẽ chi phối cách xây dựng cơ cấu tổ chức. Họ thƣờng sử dụng các mô
hình cổ điển nhƣ mô hình tổ chức theo chức năng với hệ thống thứ bậc, hƣớng
tới sự kiểm soát tập trung hơn là sử dụng các mô hình tổ chức mang tính phân
tán với các đơn vị chiến lƣợc.
1.3.1.5.Môi trƣờng
Môi trƣờng là tổng hợp các yếu tố, điều kiện khách quan và chủ quan bên
trong và bên ngoài tổ chức, có mối quan hệ tƣơng tác lẫn nhau, ảnh hƣởng trực
tiếp hay gián tiếp đến hoạt động của tổ chức.
Môi trƣờng tạo thuận lợi, tức mang đến cho tổ chức những cơ hội và cũng
có thể đƣa lại những rủi ro bất ngờ do vậy tổ chứ phải có cơ cấu tổ chức hợp lý
để thích ứng với sự thay đổi của môi trƣờng đó.
Môi trƣờng quốc tế và khu vực
Môi trƣờng quốc gia
Môi trƣờng nghành
Tổ chức
Sơ đồ 1.8.Môi trường xung quanh tổ chức
1.3.2.Những yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức (9)
- Tính thống nhất trong mục tiêu : một cơ cấu tổ chức đƣợc coi là hiệu quả
khi nó liên kết đƣợc tất cả các bộ phận, phân hệ cùng hoạt động vì mục tiêu
chung của tổ chức.
- Tính tối ƣu: Cơ cấu tổ chức phải có đầy đủ tất cả các bộ phận, phân hệ
9
Tóm tắt Giáo trình Khoa học Quản lý (Tập II)- TS.Đoàn Thị Thu Hà, TS. Nguyễn Thị Ngọc Huyền – Nhà xuất bàn
Khoa học Kĩ thuật, Hà Nội 2002- Trang 50 - 51
Trần Thị Thu Hương
Lớp QLKTK36
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
con ngƣời, vị trí công tác ( không thừa và không thiếu) để thực hiện các hoạt
động của tổ chức. Giữa các bộ phận, phân hệ này có mối quan hệ chặt chẽ với
nhau hƣớng tới mục tiêu chung của tổ chức
- Tính tin cậy : phải đảm bảo tính chính xác kịp thời đầy đủ thông tin cho
tổ chức
- Tính linh hoạt: phải có sự thích ứng nhanh đối với sự thay đổi của môi
trƣờng bên trong cũng nhƣ bên ngoài tổ chức.
-Tính hiệu quả : đạt đƣợc mục tiêu với chi phí thấp nhất
1.3.3.Nguyên tắc thiết kế cơ cấu tổ chức(10)
- Nguyên tắc xác định theo chức năng
- Nguyên tắc giao quyền theo kết quả mong muốn
- Nguyên tắc bậc thang
- Nguyên tắc thống nhất trong mệnh lệnh
- Nguyên tắc quyền hạn theo cấp bậc
- Nguyên tắc tƣơng ứng giữa quyền hạn và trách nhiệm
1.3.4.Thiết kế cơ cấu tổ chức(11)
Thiết kế cơ cấu tổ chức là quá trình lực chọn và triển khai một cơ cấu tổ
chức phù hợp với chiến lƣợc và những điều kiện môi trƣờng của tổ chức.
10,11
Tóm tắt Giáo trình Khoa học Quản lý (Tập II)- TS.Đoàn Thị Thu Hà, TS. Nguyễn Thị Ngọc Huyền – Nhà xuất
bàn Khoa học Kĩ thuật, Hà Nội 2002- Trang 51-54,59-67
Trần Thị Thu Hương
Lớp QLKTK36
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
(1)
Nghiên cứu và dự báo các ảnh hƣởng lên cơ cấu tổ
chức nhằm xác định mô hình cơ cấu tổng quát
Chuyên môn hóa công việc
Xây dựng các bộ phận và phân hệ cơ cấu
Thể chế hóa cơ cấu tổ chức
Sơ đồ 1.9.Quá trình thiết kế cơ cấu tổ chức
(2)Chuyên môn hóa công việc
Phân tích các mục tiêu
chiến lƣợc
Phân tích các chức năng
hoạt động
Phân tích công việc
Sơ đồ 1.10.Quá trình chuyên môn hóa công việc
Trần Thị Thu Hương
Lớp QLKTK36
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
(3) Xây dựng các bộ phận và phân hệ cơ cấu
Bộ phận hóa các công việc
Hình thành cấp bậc quản lý
Giao quyền hạn
Phối hợp hoạt động
Sơ đồ 1.11.Quá trình xây dựng các bộ phận và phân hệ cơ cấu
(4) Thể chế hóa cơ cấu tổ chức
Sơ đồ cơ cấu tổ chức
Mô tả vị trí công tác
Quyền hạn và quyết định
Sơ đồ 1.12.Quá trình xây thể chế hóa cơ cấu tổ chức
1.3.5.Nội dung của việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức (12)
Hoàn thiện cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp đang hoạt động đƣợc bắt
đầu bằng công việc nghiên cứu kỹ lƣỡng cơ cấu hiện tại sau đó sẽ tiến hành
đánh giá các hoạt động của doanh nghiệp theo những cắn cứ, chuẩn mực nhất
12
Tóm tắt Lý thuyết quản trị kinh doanh – TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền ,TS Nguyễn Thị Hồng Thủy, Nhà xuất bản
Khoa học Kĩ thuật, Hà Nội 1997-Trang 252-257
Trần Thị Thu Hương
Lớp QLKTK36