Tài liệu Bài báo cáo tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm xe máy điện vinfast impes

lOMoARcPSD|16911414 TRƯỜNG ĐẠI HỌC VĂN LANG KHOA THƯƠNG MẠI BÀI BÁO CÁO KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN RA MẮT SẢN PHẨM XE MÁY ĐIỆN VINFAST IMPES GVHD: La Thị Thu Thảo LỚP : 202_DCO0241_09 MÔN : Quan hệ công chúng SVTH : Nhóm 2 1 Downloaded by Nguynhavy Ha Vy ([email protected]) lOMoARcPSD|16911414 NHÓM 2: BẢNG ĐÁNH GIÁ THÀNH VIÊN T T Họ và tên 1 Đoàn Duy Trường 2 3 Trương Thị Phương Thảo Lương Thị Hồng 4 Phạm Lê Tố Như 5 Bùi Huy Nghĩa 6 8 Nguyễn Thị Thuỳ Linh Nguyễn Huỳnh Tấn Tài Lê Thanh Lam 9 Lưu Tấn Thành 7 Nội dung thực hiện Thái độ, trách nhiệm làm việc nhóm (đánh giá theo %) Sự nhiệt Đưa ra Tạo bầu Hoàn tình ý kiến không thành tham gia và ý khí môi nhiệm tổ chức tưởng trường vụ hiệu sự kiện mới thân quả, thiện vui đúng vẻ thời hạn 2 Downloaded by Nguynhavy Ha Vy ([email protected]) lOMoARcPSD|16911414 MỤC LỤC MỞ ĐẦU NỘI DUNG Phần 1 Kế hoạch tổ chức sự kiện 1. Mục đích sự kiện 2. Yêu cầu sự kiện 3. Thời gian, địa điểm sự kiện 4. Đối tác của sự kiện 5. Lợi ích của sự kiện 6. Sơ đồ nơi sự kiện diễn ra. 7. Chi phí sự kiện Phần 2 Tổ chức nhân sự 1. Phân chia công việc trước khi sự kiện bắt đầu. Mục đích và nội dung phân chia. 2. Phân chia công việc trong lúc sự kiện diễn ra. Phân chia khu vực làm việc. Phần 3 Kế hoạch truyền thông Phần 4 Kịch bản truyền thông Phần 5 Kịch bản Mc 3 Downloaded by Nguynhavy Ha Vy ([email protected]) lOMoARcPSD|16911414 MỞ ĐẦU Trong cuộc sống sinh hoạt ngày nay, ngày càng xuất hiện nhiều những phương tiện đi lại thuận tiện, dễ sử dụng và phục vụ được cho những nhu cầu đi lại của con người như: Ô tô, xe máy,….. Nhưng chính vì sự thuận tiện khi sử dụng những phương tiện đó thì chính là nguyên nhân gây ô nhiểm không khí hàng đầu. Vấn đề ô nhiễm môi trường không chỉ trực tiếp làm tổn hại đến sức khoẻ, tính mạng con người mà còn ảnh hưởng đến giống nòi, con cháu mai sau. Chưa bao giờ cả nhân loại và nhân dân trong cả nước tại quan tâm đến vấn đề ô nhiễm môi trường như hiện tại. Chính vì thế, để đáp ứng lại những thực trạng dễ dàng nhận thấy ấy thì chúng ta có những biện pháp thay thế khắc phục để có một môi trường sống tốt hơn cho chúng ta và cho cả thế hệ con cháu sau này. Sử dụng những thiết bị phương tiện chạy bằng điện đang là xu hướng toàn cầu hoá hiện nay và cụ thể hơn đó là xe máy điện Vinfast được sản xuất và láp ráp đến từ thương hiệu Việt Nam sẽ góp phần làm giảm ô nhiễm đến với môi trường. Đó cũng chính là lý do nhóm chúng em chọn đề tài để tổ chức sự kiện lần này cùng với thông điệp để truyền tải “Kiến Tạo Tương Lai Xanh” 4 Downloaded by Nguynhavy Ha Vy ([email protected]) lOMoARcPSD|16911414 NỘI DUNG I. Kế hoạch tổ chức 1. Mục đích của sự kiện: - Ra mắt dòng sản phẩm mới trong dòng xe máy điện. Ra mắt xe máy điện Vinfast Impes. - Sự kiện lần này đánh mạnh vào các bạn sinh viên và cụ thể hơn là các bạn sinh viên đến từ trường Đại Học Văn Lang. - Tăng độ nhận biết của dòng sản phẩm. - Giới thiệu thông điệp “Kiến Tạo Tương Lai Xanh”. Thúc đẩy lối sống xanh, có trách nhiệm với môi trường và xã hội. 2. Yêu cầu của sự kiện: - Chương trình sự kiện được diễn ra theo đúng tiến độ, kịch bản đã được bàn sẵn. - Chuẩn bị nhiều tình huống xử lý phòng những sự cố bất ngờ về đại dịch (covid-19). - Tạo được một sự thu hút lớp khán giả, các bạn sinh viên đến tham dự. - Hợp tác thành công và giữ mối quan hệ tốt đẹp với đối tác, truyền thông. - Đại biểu, khách mời tham dự đầy đủ. - Hạn chế tối thiểu và sẵn sàn xử lý tốt những xự cố bất ngờ trong quá trình tổ chức sự kiện (kinh phí, tiến độ thực hiện các phần được giao,….) - Đảm bảo tiến độ chương trình được hoàn thành đúng thời hạn. 3. Thời gian, địa điểm sự kiện diễn ra: - Vào lúc 9 giờ đến 11 giờ - Ngày 3 tháng 6 năm 2021 - Tại phòng học toà nhà A, Trường Đại Học Văn Lang cơ sở 3 5 Downloaded by Nguynhavy Ha Vy ([email protected]) lOMoARcPSD|16911414 (69 Đặng Thuỳ Trâm, Phường 13, Bình Thạnh, Tp.HCM) 4. Nhà tài trợ và đối tác của sự kiện: - Nhóm đã tìm hiểu nhiều những bên có thể hỗ trợ cho sự kiện lần này của nhóm. Và rất may đã được bên nhà tài trợ Xe Điện Smile hỗ trợ xe máy điện Vinfast Impes trong dự án lần này ngay từ lần liên hệ hợp tác thông qua kênh email (hình 1) và messenger (hình 2). Nhóm sẽ hỗ trợ bên Xe điện Smile về phần truyền thông đính kèm logo thương hiệu trên tất cả các bài post quảng cáo, banner, poster,… (Hình 1: email) (Hình 2: messenger) - Nhóm đã nghiên cứu và bàn bạc họp team để quyết định sẽ có tiết mục văn nghệ đến từ một nhóm nhảy hot nhất hiện nay tại trường Đại Học Văn Lang để có thể tiếp cận một nguồn khách hàng, nguồn khán giả đến từ người hâm mộ của chính nhóm nhảy này chính là các bạn sinh viên (hình 3). Nhóm cũng có liện hệ nhờ hỗ trợ những bạn có năng khiếu làm 6 Downloaded by Nguynhavy Ha Vy ([email protected]) lOMoARcPSD|16911414 ca sĩ để hỗ trợ thêm cho tiết mục văn nghệ thêm đặc sắc. Rất may mắn nhóm đã được sự hợp tác đến từ nhóm nhảy Cdscrew và vài bạn đã nhận lời đồng ý đến góp tiết mục văn nghệ cho sự kiện. Tất cả các tiết mục văn nghệ điều được nhóm chi trả tiền công để mang đến một chương trình chất lượng nhất. (hình 3: Cdscrew) - Nhóm cũng liên lạc nhờ hỗ trợ từ các bạn đến từ khoa Quan hệ công chúng và truyền thông để làm báo chí cho sự kiện lần này. Và các bạn cũng rất nhiệt tình đồng ý hỗ trợ cho sự kiện lần này. 5. Lợi ích khi tham gia sự kiện: - Khi tham gia chương trình, các đại biễu, khách mời, phóng viên nhà báo sẽ được một phần quà nhỏ có giá trị, khu bánh ẩm thực bánh ngọt, và đặc biệt được trải nghiệm dòng xe Vinfast Impes mới ngay tại sự kiện. 7 Downloaded by Nguynhavy Ha Vy ([email protected]) lOMoARcPSD|16911414 6. Sơ đồ sự kiện: 8 Downloaded by Nguynhavy Ha Vy ([email protected]) lOMoARcPSD|16911414 7. Chi phi sự kiện Tổng dự kiếến: Tổng phát sinh: HẠNG MỤC TỔNG DỰ KIẾẾN TỔNG PHÁT SINH Vận chuyển Vận chuyển xe máy điện Vận chuyển loa, ánh sáng Vận chuyển backdrop các thiếết bị decor Truyếền thông Thiếết kếế banner, backdrop, hastag Thông cáo báo chí Decor trang trí Trang trí sảnh Trang trí sân khâếu Standee Banner Backdrop 3m x 2.2m Hastag Trang trí toàn bộ Chương trình sự kiện MC Biểu diếễn văn nghệ chuong trình Sản xuâết video Food and Beverage Thức ăn Thức uôếng Khác Quà tặng Chi phí khác 9 Downloaded by Nguynhavy Ha Vy ([email protected]) GHI CHÚ lOMoARcPSD|16911414 NHÓM 2 9:00-10h30 2-6-2021 Người soạn: Đoàn Duy Trường Trình tự Hạng mục công việc Mô tả công việc 10 Downloaded by Nguynhavy Ha Vy ([email protected]) lOMoARcPSD|16911414 1 Phát triển Proposal Phát triển ý tưởng, tến chủ đếề, slogan cho proposal 1a Trình bày Proposal Trình bày Proposal đâềy đủ trước team và cùng nghiếng cứu để triển khai Proposal 1b Xây dựnoposal Triển khai chi tiếết 2 Tô chức triển khai thực hiện công việc KẾẾ HOẠCH CẦẦN LÀM Liến lạc với nhà tài trợ Liến lạc với nhà tài trợ vếề tại trợ xe Vinfast Impes trong dự án lâền này Mời và làm việc với ca si, diếễn viến người mâễu tham gia kịch bản... Lập check-list 2a Xây dựng checklist, triển khai chi tiếết đâềy đủ các hạng mục công việc từ giai đoạn duyệt, xác nhận, chuẩn bị, triển khai, sản xuâết, vận chuyển, set-up, kếết thúc, nhân sự, địa điểm, phương án, phương tiện, công cụ, vật tư,…... Liến lạc với các nhóm nhãy ca si để tham gia tiếết mục văn nghệ Lập bản kếế hoạch nhiệm vụ cá nhân Xin phép nhà trường, khoa, cô,… Xin phép khoa, cô, nhà trường cho mượn phòng học, thiếết bị máy chiếếu Hạng mục tông khu vực sự kiện KẾẾ HOẠCH CẦẦN LÀM Trang trí toàn bộ Trang trí theo đúng layout mà team đã bàn bạc trước đó Bôế trí bàn tiệc, khu vực-bàn Săếp xếếp bàn ghếế khu vực sự kiện cho khách mời đón khách-sôế lượng Lến sơ đôề ghếế-sôế lượng chính xác tại diểm diếễn Kiểm tra thiếết kếế & đôề họa trang trí, hình ảnh Food and drink 2b Hạng mục khu vực sân khâếu Săếp xếếp bàn ghếế khu vực sự kiện cho khách mời Check lại thiếết kếế layout, slide, hình ảnh trong sự kiện Chuẩn bị dia, ly nhựa, thức ăn, nước uôếng,….. Trang trí tại khu vực food and drink KẾẾ HOẠCH CẦẦN LÀ 11 Downloaded by Nguynhavy Ha Vy ([email protected]) lOMoARcPSD|16911414 Thiếết bị máy chiếếu, màn chiếếu Kiếếm tra màn chiếếu có bị lôễi màu,….. Thiếết bị âm thanh, micro Kiểm tra âm thanh, micro,… Thiếết bị ánh sáng sân khâếu Bục phát biểu Decor khu vực sân khâếu 2c Chôễ treo banner, dán banner Hạng mục khu vực checkin Trang trí khu vực checkin 2d Chuẩn bị bục phát biểu Phôếi hợp cùng nhau trang trí khu vực sân khâếu theo đúng layout mà nhóm đã bàn Chuẩn bị in âến các banner, bandrolles, standees Chuẩn bị in âến các banner, bandrolles, standees và trang trí Hậu câền Kịch bản chương trình Ca si, nhóm múa Ầm nhạc MC 3 Kiểm tra ánh sáng sân khâếu, cách sử dụng,…. Quay clip-chụp ảnh cho chương trình Giám đôếc Sự kiện diếễn ra Cả team cùng nhau bàn bạc để chôết kịch bản cuôếi cùng của sự kiện Check giờ giâếc của ca si, nhóm múa và tập duyệt chương trình Lựa chọn những bài nhạc phù hợp với chương trình, không bị bản quyếền khi phát lại trến youtube MC làm theo đúng kịch bản cuôếi cùng của chương trình Quay phim, chụp ảnh toàn bộ sự kiện Giám đôếc ra giới thiệu như đúng kịch bản của chương trình 1:Làm theo nhiệm vụ phân công 2:Giám sát và làm đung theo nhịp độ của chương trình 3:Giải quyếết những sự côế ngoài kịch bản của chương trình 4:Két thúc sự kiện dọn dẹp và lưu giữ dữ liệu sự kiện 4 Sau khi sự kiện 1: Liến lạc với nhà tài trợ, bến cung câếp để hoàn trả vật dụng 2:Họp team đút kếết những gì sau sự kiện lâền này 12 Downloaded by Nguynhavy Ha Vy ([email protected]) lOMoARcPSD|16911414 3:Tông hợp lại video, hình ảnh trong sự kiện 4:Viếết BÁO CÁO NỘP cho Khoa và cô II. Tổ chức nhân sự 1. Quy trình thực hiện event 13 Downloaded by Nguynhavy Ha Vy ([email protected])