MỤC LỤC
Trang 1
PHẦN I : ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC
KẾ TOÁN BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY
I - ĐẶC ĐIỂM , TÌNH HÌNH CỦA ĐƠN VỊ .
1. Đặc điểm , tình hình chung của Công ty Máy tính Việt Nam I
1.1 Qúa trình hình thành và phát triển
Công ty Máy tính Việt Nam I tên quốc tế là Việt Nam Informatics Company,
đƣợc thành lập năm 1984. Đây là một trong những doanh nghiệp Nhà nƣớc đầu
tiên hoạt động trong lĩnh vực kỹ thuật điện, điện tử, tin học, viễn thông, thiết bị
văn phòng và tự động hoá.
Kể từ khi đƣợc thành lập Công ty đã là thành viên chính của tổng Công ty
Điện tử, Tin học Việt Nam và Phòng Thƣơng mại & Công nghiệp Việt Nam, là hội
viên hội Tin học Việt Nam và hội Công nghệ Tự động hoá Việt Nam .
Công ty đƣợc thành lập lại theo NĐ 338-CP quyết định thành lập lại số 308
QĐ/TCLSĐT ngày 25/5/1993 của Bộ trƣởng Bộ Công nghiệp nặng nay là Bộ
Công Nghiệp .
Công ty Máy tính Việt Nam I hoạt động theo điều lệ tổ chức & hoạt động của
Tổng Công ty Điện tử và Tin học Việt Nam đã đƣợc Bộ trƣởng Bộ Công Nghiệp
phê chuẩn số 39/QĐ-TCCB ngày 6/1/1996 .
Công ty Máy tính Việt Nam I là một daonh nghiệp nhà nƣớc có quy mô vừa.
Trụ sở chính của Công ty đặt tại Hà Nội nhƣng Công ty còn có chi nhánh đặt tại
TP HCM. Trên địa bàn Hà Nội, Công ty có 6 đơn vị kinh doanh trực thuộc và
phân xƣởng sản xuất phân bố ở các địa điểm khác nhau. Các đơn vị bán hàng trực
thuộc này hoạt động sản xuất kinh doanh theo phƣơng thức khoán chỉ tiêu kinh tế
tài chính và hoạch toán nội bộ
Trong phạm vi bài viết này tôI chỉ xin trình bày về công tác hạch tóan bán
hàng ở một chi nhánh của công ty là công ty TNHH máy tính Minh Quang .
Trang 2
Công ty TNHH máy tính Minh Quang, tên giao dịch quốc tế là Minh Quang
company Ltd. Đƣợc thành lập ngày 29 tháng 10 năm 1993 theo giấy phép thành
lập số 5892/QĐ-UB do Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội cấp.
Khi mới thành lập công ty đăng ký mức vốn điều lệ là 800.000.000đ. Đến
đầu năm 1999 công ty đã bổ sung thêm vốn kinh doanh trên 1,3 tỷ đồng. Công ty
TNHH máy tính Minh Quang là một trong những doanh nghiệp tƣ nhân lớn hoạt
động sản xuất kinh doanh trên các lĩnh vực buôn bán hàng tƣ liệu sản xuất, buôn
bán hàng tƣ liệu tiêu dùng, dịch vụ lữ hành, đặc biệt là dịch vụ kỹ thuật trong lĩnh
vực điện tử tin học.
Tuy nhiên hoạt động kinh doanh chính của công ty là kinh doanh máy vi
tính, linh kiện máy vi tính và thiết bị ngoại vi. Để tồn tại và phát triển trong nền
kinh tế thị trƣờng công ty không ngừng đa dạng hoá các loại hình kinh doanh.
Ngày 13 tháng 3 năm 2000 công ty đã đƣợc sở kế hoạch và đầu tƣ cho phép bổ
sung thêm ngành nghề kinh doanh là tƣ vấn và làm dịch vụ kỹ thuật trong lĩnh vực
điện tử tin học và tự động hoá. Nhờ bổ sung thêm ngành nghề kinh doanh này
công ty đã có thể cung cấp cho khách hàng những dịch vụ hoàn hảo hơn, từ khâu
tƣ vấn đến cung cấp phần cứng, lắp đặt chạy thử, cung cấp phần mềm và các dịch
vụ khác vv…Công ty đã có thể đáp ứng đƣợc mọi yêu cầu của khách hàng trong
lĩnh vực điện , điện tử tin học.
Mặc dù mới thành lập đƣợc 10 năm, công ty đã tạo dựng đƣợc những mối
quan hệ ổn định với những khách hàng lớn trong nƣớc và quốc tế. Công ty TNHH
máy tính Minh Quang là một trong những doanh nghiệp đầu tiên trong nƣớc tổ
chức sản xuất, lắp máy các sản phẩm kỹ thuật tin học. Một số sản phẩm của công
ty đã đƣợc cung cấp cho thị trƣờng trong nƣớc và đƣợc xuất khẩu thử ra nƣớc
ngoài. Với hệ thồng chi nhánh tại thành phố Hồ Chí Minh và nhiều đại lý tại các
tỉnh, thành phố , các trung tâm dịch vụ của công ty đƣợc tổ chức rộng khắp cả
nƣớc công ty đã góp một phần quan trọng vào việc cung cấp cho thị trƣờng Việt
Nam các thiết bị tin học với chất lƣợng tốt và giá cả hợp lý.
Công ty TNHH máy tính Minh Quang đã và đang là một trong những công
ty thƣơng mại hoạt động trong lĩnh vực tin học hàng đầu của Việt Nam. Công ty là
Trang 3
đại lý chính thức của nhiều hãng máy tính nƣớc ngoài có tên tuổi nhƣ: IBM,
COMPAQ, HP, CNET, ZIDA, vv… và đƣợc khách hàng tin cậy trong nhiều lĩnh
vực.
Công ty có một đội ngũ nhân viên trên 90% đã tốt nghiệp đại học rất tâm
huyết, có trình độ chuyên môn cao. Họ thƣờng xuyên đƣợc đào tạo, bồi dƣỡng
nghiệp vụ nên đã đáp ứng đƣợc yêu cầu làm việc trong điều kiện sản xuất, kinh
doanh hiện nay. Đặc biệt đối với những nhân viên kỹ thuật phần cứng của công ty,
họ là những ngƣời có nhiều kinh nghiệm thực tế trong công việc triển khai các dự
án. Đây là đội ngũ cơ bản tạo nên sự vững chắc của công ty. Ngoài ra công ty còn
có các chuyên viên kỹ thuật tại các đại lý của mình. Đây là những cộng tác viên
đắc lực trong việc triển khai thực hiện các dự án với qui mô lớn, phạm vi lắp đặt
của dự án rộng. Có lẽ với phƣơng hƣớng kinh doanh hợp lý cùng với sự sáng suốt
trong quản lý và đặc biệt với đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm là nhân tố chủ
yếu đƣa công ty Minh Quang phát triển đến độ nhƣ hiện nay.
1.2 Chức năng hoạt động.
Công ty TNHH Minh Quang là công ty hoạt động trong lĩnh vực địên tử
viễn thông với 3 chức năng chính là :
+ Tổ chức ,lắp ráp, xuất nhập khẩu các sản phẩm Điện tử công nghiệp và
Điện tử tiêu dùng.
+ Tổ chức , lắp ráp, xuất nhập khẩu các sản phẩm tin học.
+ Tổ chức phân phối các sản phẩm tin học ứng dụng, sản phẩm tin học công
nghệ cao .
Tuy nhiên hoạt động kinh doanh chính của Công ty vẫn là kinh doanh các thiết bị
linh kiện máy vi tính nhƣ: Màn hình, máy in, bàn phím, chuột…ngoài ra Công ty
cúng kinh doanh các mặt hàng điện tử nhƣ ổn áp, bộ lƣu điện…
Bên cạnh hoạt động kinh doanh chính kể trên, Công ty còn tiến hành các hoạt động
kinh doanh khác nhƣ: đào tạo Tin học, thiết kế và xây dựng các phần mềm Tin học
thực hiện các hoạt động dịch vụ nhƣ lắp đặt, bảo hành, bảo vệ thông tin cho các
mạng máy tính, cho thuê nhà…
Trang 4
1.3 Nhiệm vụ:
Để thực hiện đƣợc các chức năng đã đề ra trƣớc mắt công ty đã đặt ra cho
mình những nhiệm vụ chủ yếu là :
+ Phân phối các sản phẩm tin học , viễn thông.
+ Cung cấp các giải pháp tin học .
+ Phát triển phần mềm ứng dụng.
+ Cung cấp thiết bị công nghệ cao, chuyên dùng và chuyển giao công nghệ .
+ Kinh doanh, bán lẻ các sản phẩm tin học và thiết bị văn phòng .
Mặc dù còn rất nhiều khó khăn về vốn và những vƣớng mắc khách quan khác,
nhƣng với nỗ lực không ngừng công ty đã hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình. Với
uy tín kinh doanh cao, Công ty đã ký kết và thực hiện tốt nhiều hợp đồng, giải
quyết nhanh chóng nhiều vƣớng mắc phát sinh. điều này làm cho bạn hàng trong
nƣớc cũng nhƣ nƣớc ngoài thêm tin tuởng vào Công ty.
1.4 Vị Trí
Tuy chỉ là một công ty có quy mô vừa nhƣng công ty máy tính Minh Quang
đã và đang tạo dựng đƣợc cho mình một vị trí vững chắc. Đối với nghành tin học
còn non trẻ của nƣớc ta công ty có một vị trí đặc biệt quan trọng nhƣ một hạt nhân
trung tâm, đi đầu trong việc cung cấp các thiết bị và giải pháp tin học.
Với chức năng chính là tổ chức nhập khẩu , lắp ráp và phân phối các sản
phẩm tin học công ty còn giữ một vị trí chủ đạo trong việc giúp ngành tin học tiếp
cận với đời sống và từng bƣớc phổ cập hoá tin học.
Hơn thế nữa công ty còn giữ vị trí tiên phong trong việc tiếp cận các ứng
dụng khoa học kĩ thuật tiên tiến nhất trên thế giới nhằm từng bƣớc đƣa nghành tin
học nƣớc ta phát triển, hoà nhập cùng thị trƣờng tin học thế giới.
1.5. Phương hướng hoạt động.
Trang 5
Với nỗ lực và quyết tâm cao trong việc hoàn thành các nhiệm vụ đã đề ra
công ty máy tính việt nam I đã xác định cho mình hai phƣơng hƣớng hoạt động
chính đó là :
+ Từng bƣớc phát triển, chiếm lĩnh thị trƣờng trong nƣớc. Đƣa thị trƣờng
trong tin học trong nƣớc trở thành một thị trƣờng tin học phát triển cao trong khu
vực và từng bƣớc hoà nhập với thế giới.
+ Phát triển một thị trƣờng các thiết bị tin học hƣớng mạnh ra xuất khẩu .
2. Cơ cấu tổ chức quản lí của Công ty:
2.1 - Cơ cấu tổ chức quản lý kinh doanh
Cơ cấu tổ chức quản lý của công ty đƣợc phản ánh qua sơ đồ sau :
Sơ đồ 1
Giám đốc Công ty
Các đơn vị KD trực
thuộc
Phòng hành chính
Tổ chức
T.tâm
các hệ
thống
Thông
tin
Trung
tâm Kỹ
thuật
tin học
Trung
tâm dịch
vụ kinh
doanh
điện tử
Tin học
Trung
tâm
chuyển
giao
Công
nghệ
Trung
tâm điện
tử và
công
nghệ
Phòng tài chính
Kế toán
Trung
tâm máy
tính và
thiết bị
văn
phòng
*Ban giám đốc Công ty gồm : Giám đốc và 2 phó giám đốc
Trang 6
Trung
tâm
thươn
g mại
và
dịch
vụ
-
Giám đốc Công ty là ngƣời đứng đầu Công ty, đồng thời cũng là ngƣời chịu
trách nhiệm trƣớc tổng Công ty điện tử và Tin học Việt Nam.
Trợ giúp cho giám đốc là 2 Phó giám đốc
-
Phó giám đốc thứ nhất: đƣợc sự uỷ quyền của Giám đốc trực tiếp phụ trách
khâu công nghệ phần mềm tin học và đào tạo Tin học.
-
Phó giám đốc thứ hai : phụ trach công tác đối nội và đối ngoại của công ty.
Tiếp đến là các phòng ban.
Phòng hành chính tổ chức : Do một trƣởng phòng phụ trách, làm nhiệm vụ giúp
việc cho giám đốc công ty trong 2 lĩnh vực.
-
Về mặt hành chính : Quán xuyến mọi phát sinh về mặt hành chính của toàn
Công ty.
-
Về mặt nhân sự: Giúp giám đốc về quản lý nhân sự.
Phòng tài chính Kế toán: Do kế toán trƣởng Công ty trực tiếp phụ trách với hai
nhiệm vụ.
-
Giúp việc cho giám đốc trong lĩnh vực hạch toán và kế toán các nghiệp vụ kinh
doanh và sản xuất toàn Công ty theo pháp lệnh Kế toán thống kê.
-
Làm nhiệm vụ thống kê theo yêu cầu của Nhà nƣớc, xây dựng và quản lý các
định mứcvề tiền lƣơng, lao động toàn Công ty.
Các đơn vị kinh doanh trực thuộc: Đây là những đơn vị trực tiếp làm nhiệm vụ
kinh doanh hoặc sản xuất. Trên thực tế Công ty có bẩy đơn vụ trực thuộc tring
đó có sáu cửa hàng chuyên làm nhiệm vụ mua và bán các linh kiện thiết bị máy
tính và một số thiết bị điện dân dụng khác. còn trung tâm điện tử và Công nghệ
là một phân xƣởng sản xuất, làm nhiệm vụ lắp ráp các loại ổn áp…
3. Tổ chức, hình thức kế toán áp dụng.
3.1 . Khái quát về tổ chức công tác kể toán công ty
Nhiệm vụ của phòng kế toán
Kế toán tiêu thụ hàng hoá có ý nghĩa quan trọng trong quá trình thu thập, xử lý
cung cấp thông tin cho chủ doanh nghiệp. Nó giúp cho doanh nghiệp xem xét, kinh
doanh mặt hàng, nhóm hàng, đặc điểm kinh doanh nào có hiệu quả, bộ phận kinh
doanh, cửa hàng nào thực hiện tốt công tác bán hàng, Nhờ đó, doanh nghiệp có thể
Trang 7
phân tích đánh gía, lựa chọn các phƣơng án đầu tƣ sao cho có hiệu quả nhất. Kế
toán nhằm mục đích cung cấp thông tin vì vậy kế toán bán hàng phải có nhiệm vụ
tổ chức sao cho các số liệu trong báo cáo bán hàng phải nói lên đƣợc tình hình tiêu
thụ hàng hoá giúp cho việc đánh giá chất lƣợng toàn bộ hoạt động kinh doanh của
doanh nghiệp, cụ thể là những nhiệm vụ:
- Phản ánh, giám đốc tình hình tiêu thụ hàng hoá cả về số lƣợng, trị giá và
việc thực hiện các hợp đồng mua bán. Khi hạch toán cần phải hạch toán đúng đắn
từ khâu hạch toán tổng hợp đến khâu hạch toán chi tiết. Kết toán phải có nhiệm vụ
tổ chức một hệ thống sổ kế toán chi tiết theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.
Đến cuối kỳ kế toán xác định đúngđắn tổng doanh thu và tổng chi phí trong kỳ, từ
đó xác định kết quả bán hàng của đơn vị làm cơ sở xác định kết quả kinh doanh
cũng nhƣ các nghĩa vụ đối với nhà nƣớc.
-
Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch bán hàng và kết quả bán hàng. Trƣớc hết
kiểm tra việc thực hiện các chỉ tiêu về kế hoạch bán hàng và kết quả bán hàng,
kiểm tra việc thực hiện tiến độ bán hàng để tìm ra nguyên nhân, các biện pháp
nhằm phát triển doanh thu bán hàng. Cần kiểm tra việc chấp hành chế độ bán
hàng, quản lý chặt chẽ doanh thu bán hàng tránh hiện tƣợng vốn bị chiếm dụng
bất hợp lý. Thƣờng xuyên theo dõi kiểm kê hàng hoá nhằm đối chiếu giữa thực
tế với sổ sách nhằm ngăn ngừa những hiện tƣợng tham ô, lãng phí, thiếu trách
nhiệm trong bảo quản hàng hoá.
- Phản ánh, giám đốc tình hình thanh toán tiền bán hàng, đôn đốc việc thực
hiện để cho quá trình thanh toán đƣợc nhanh chóng, đầy đủ và kịp thời. Kế toán
nắm bắt và xử lý quá trình thanh toán giúp cho công tác bảo toàn và phát triển vốn
đƣợc bảo đảm.
-
Tổng hợp, tính toán phân bổ chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp
cho từng loại hàng hoá tiêu thụ. Tính toán chính xác trị giá gia tăng của hàng
xuất bán và xác định kết quả bán hàng. Do việc tính toán trị giá gia tăng của
hàng hoá đã tiêu thụ có ảnh hƣởng trực tiếp đến kết quả bán hàng nên kế toán
có nghĩa vụ thực hiện, chấp hành nguyên tắc, chế độ tính trị giá gia tăng, nếu
có sự thay đổi trong cách tính toán phải có văn bản chỉ rõ và nêu đƣợc những
nguyên nhân cụ thể
Trang 8
- Kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện doanh thu và thu nhập của doanh
nghiệp, trên cơ sở đó có những biện pháp nhằm hoàn thiện hoạt động sản xuất kinh
doanh, giúp cho lãnh đạo đơn vị nắm đƣợc tình hình tiêu thụ hàng hoá để có những
chính sách điều chỉnh kịp thời cho thích hợp với điều kiện thực tế.
- Kế toán bán hàng thực hiện tốt các nghĩa vụ của mình sẽ đem lại hiệu quả thiết
thực cho công tác bán hàng nói riêng và cho hoạt động kinh của doanh nghiệp nói
chung. Nó giúp cho ngƣời sử dụng những thông tin của kế toán nắm đƣợc toàn
diện hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, giúp nhà quản trị đƣa ra quyết định
kịp thời phù hợp với tình hình biến động của thị trƣờng cũng nhƣ việc lập kế hoạch
hoạt động trong tƣơng lai.
Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của công ty
Trang 9
Sơ đồ 3 :
Trưởng Phòng Kế toán
Kế toán
thanh
toán
Kế toán
vật liệu
Kế toán
tổng hợp
Kế toán
tiền
lương
Thủ
quỹ
Nhân viên hạch toán ở trung tâm
Kế toán trƣởng : là ngƣời quan trọng nhất trong phòng kế toán, chịu trách
nhiệm toàn bộ về quản lý phân công nhiệm vụ trong phòng, chịu trách nhiệm
kiểm tra tổng hợp số liệu kế toán, lập báo cáo kế toán gửi nên cấp trên, hƣớng
dẫn toàn bộ công tác kế toán, cung cấp kịp thời những thông tin về tình hình tài
chính của doanh nghiệp cho ngƣời quản lý.
Kế toán thanh toán: chịu trách nhiệm theo dõi, thanh toán công nợ, theo dõi
tình hình thu, chi tiền mặt gửi ngân hàng.
Kế toán tổng hợp : chịu trách nhiệm tổng hợp chi phí, tính giá thành sản phẩm,
xác định kết quả kinh doanh, cung cấp thông tin về tình hình tài chính doanh
nghiệp.
Kế toán tiền lƣơng: tính toán xác định cụ thể tiền lƣơng, các khoản BHXH,
BHYT, và KPCĐ, phải tính vào chi phí và các khoản phải trả công nhân viên.
Thủ quỹ chịu trách nhiệm quản lý quỹ, thu chi tiền mặt.
Nhân viên hạch toán: Tập hợp hoá đơn chứng từ phát sinh ở các trung tâm để
chuyển lên phòng kế toán của Công ty.
3.2 . Hình thức tổ chức công tác kế toán Công ty Máy tính Việt Nam I
Trang 10
* Công ty Máy tính Việt Nam I tổ chức Kế toán theo hình thức tập trung,
tạo điều kiện để kiểm tra chỉ đạo nghiệp vụ và đảm bảo sự kiểm soát tập trung,
thống nhất của Kế toán trƣởng cũng nhƣ sự chỉ đạo của lãnh đạo Công ty.
* Hình thức kế toán áp dụng :
Hiện nay Công ty đang áp dụng hệ thống kế toán với hình thức nhật ký
chứng từ.
4. Những thuận lợi và khó khăn ảnh hƣởng tới công tác hạch toán của
đơn vị.
Về thực tế đây là một Công ty TNHH có đến 90% vốn nƣớc ngoài, việc
hạch toán theo kế toán Việt Nam là điều hết sức mới mẻ và hệ thống kiểm
soát nội bộ của Công ty có vai trò quan trọng trong quản lý tài chính. Ngay
từ ngày đầu sơ khai hội đồng quản trị có những yêu cầu về quản lý tài chính
hết sức chặt chẽ nên đã áp dụng kế toán trên máy vi tính và qua hệ thống
thông tin điện tử. Việc hạch toán đồng thời trên máy và trong sổ sách đã
góp phần tạo nên một mạng lƣới kế toán hoàn chỉnh và chặt chẽ cho công
ty. Mặc dù phải khai báo báo cáo tài chính cho hội đồng quản trị, các cơ
quan chức năng tại hai nơi khác nhau và có quan niệm về tiền tệ khác nhau
nhƣng việc đƣa đến một hệ thống kế toán thống nhất là một vấn đề rất tốt
cho Công ty. Việc sử dụng hệ thống chứng từ, trình tự ghi chép đảm bảo
chứng từ lập ra có cơ sở thực tế và pháp lý, giúp Công ty giám sát tình hình
kinh doanh và cung cấp kịp thời thông tin cần thiết cho các bộ phận có liên
quan . Tại công ty máy tính Minh Quang mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh
đều đƣợc phản ánh vào các chứng từ kế toán. Các hoạt động nhập, xuất đều
đƣợc lập chứng từ đầy đủ. Đây là khâu hạch toán ban đầu, là cơ sở pháp lý
để hạch toán nhập, xuất kho hàng hoá. ở các bộ phận đơn vị trực thuộc
không có bộ phận kế toán riêng mà chỉ có các nhân viên kinh tế làm nhiệm
vụ hạch toán ban đầu, thu thập, kiểm tra chứng từ về phòng kế toán của
Công ty.
Bên cạnh những mặt thuận lợi còn rất nhiều khó khăn song đội ngũ kế toán của
công ty máy tính Minh Quang đã và đang không ngừng nỗ lực hoàn thành tốt
Trang 11
nhiệm vụ của mình tạo đIều kiện hỗ trợ đắc lực cho ban giám đốc trong công tác
quản lý và thúc đẩy hoạt động KINH DOANH
II - THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT
QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY MÁY TÍNH MINH QUANG.
Kế toán doanh thu bán hàng là bộ phận kế toán quan trọng trong hệ thống
kế toán của Công ty. Nó là yếu tố then chốt và làm căn cứ để các hoạt động phân
tích về tình hình thực tế và thấy đƣợc khả năng kinh doanh của doanh nghiệp trên
thƣơng trƣờng cạnh tranh máy tính gay go ác liệt. Nhiệm vụ của kế toán bán hàng
là theo dõi doanh thu bán hàng của Công ty, theo dõi doanh thu của từng trung
tâm, từng bộ phận bán hàng, từng nhân viên bán hàng, và từng nhóm khách hàng,
từng nhóm mặt hàng. Kế toán doanh thu bán hàng cung cấp đƣợc thông tin một
cách chính xác cho các bộ phận để có biện pháp sử lý và thay đổi chiến lƣợc kinh
doanh, cung cấp số liệu cho kế toán tổng hợp và kế toán khác để xác định đƣợc kết
quả kinh doanh chi tiết một cách chính xác nhất.
Do đó mục đích của doanh nghiệp trong việc phân tích tài chính nói chung
hay kết quả kinh doanh nói riêng thông qua kếtquả của công táckế toán bán hàng
và xác định kết quả bán hàng là vô cùng quan trọng. Mặt khác mục đích sử dụng
thông tin về kết quả kinh doanh của các bộ phận này là xem xét đánh giá hoạt
động theo từng tháng để đƣa ra quyết định cho hoạt động bán hàng của tháng sau
do đó để đáp ứngnhu cầu của nhà quản trị , thông tin chi tiết về kết quả bán hàng
phải đƣợc kế toán cung cấp hàng tháng hay nói cách khác công tác phân tích phải
đƣợc thực hiện hàng tháng
Thực tế hàng tháng Công ty có cung cấp toàn bộ thông tin về sản phẩm máy
vi tính, máy văn phòng đang bán trên thị trƣờng so với lƣơng hàng máy tính bán ra
của công ty. Nhƣ vậy kế toán có thể cung cấp thông tin cho các bộ phận khác biết
đƣợc nhu cầu của khách hàng và điểm mạnh của Công ty để cóphƣơng hƣớng phát
triển hợp lý. Bên cạnh đó việc xác định chính xác chi phí bán hàng phát sinh trong
Trang 12
tháng là yếu tố rất quan trọng, nó cung cấp cho phòng kinh doanh những thông tin
cần thiết trong việc quản lý hàng hoá, tiết kiệm chi phí bán hàng bằng các cách
khác nhau .
a- Chứng từ sử dụng :
.Tại công ty máy tính Minh Quang mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều
đƣợc phản ánh vào các chứng từ kế toán. Các hoạt động nhập , xuất đều đƣợc lập
chứng từ đầy đủ . Đây là khâu hạch toán ban đầu , là cơ sở pháp lý để hạch toán
nhập, xuất kho hàng hoá.
Trong quá trình kinh doanh kế toán sử dụng các loại chứng từ : phiếu nhập,
phiếu xuất, phiếu thu, phiếu chi, hoá đơn GTGT vì đây là công ty thƣơng mại
cho nên hoạt động chủ yếu là mua hàng, bán hàng và đặc biệt mỗi loại chứng
từ đều phải có 3 liên trong đó 1 liên là do kế toán giữ, 1 liên đƣợc lƣu giữ tại
quyển gốc, còn lại 1 liên do thủ kho giữ (đối với phiếu nhập, phiếu xuất ) hoặc
do khách hàng giữ ( đối với phiếu thu phiếu chi, hoá đơn GTGT)
b- Hệ thống tài khoản áp dụng :
Hệ thống tài khoản của công ty áp dụng thống nhất hệ thống tài khoản kế toán
doanh nghiệp ban hành theo quyết định 1141TC -QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 của
Bộ Tài Chính
Khi quá trình bán hàng diễn ra ,đối với công tác kế toán sẽ phát sinh các
nghiệp vụ cần phải đƣợc phản ánh nhƣ : Doanh thu bán hàng thanh toán tiền hàng
,hàng bán bị trả lại hay giảm giá hàng bán ...Thông qua các tài khoản kế toán các
nghiệp vụ đó đƣợc phản ánh vào các sổ kế toán tổng hợp liên quan .
Tài khoản 511: Doanh thu bán hàng.
TàI khoản 531 :Hàng bán bị trả lại
TàI khoản 532 : Giảm giá hàng bán
Tài khoản 131: Phải thu của khách hàng.
Tài khoản 131 dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh
toán các khoản nợ phải thu về tiền bán hàng
Tài khoản 632 - Giá vốn hàng bán.
Trang 13
Tài khoản 911 - Xác định kết quả kinh doanh Tài khoản này dùng để xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh và
các hoạt động khác trong một kỳ kế toán.:
Tài khoản 911 cuối kỳ không có số dƣ.
Ngoài các tài khoản trên, kế toán bán hàng còn sử dụng một số tài khoản có liên
quan đến quá trình bán hàng : TK 111, TK 112, TK 138, TK 156, TK 333, TK
641, TK 642 ...
c- Sổ sách áp dụng
Hiện nay Công ty đang áp dụng hệ thống kế toán với hình thức nhật ký chứng từ.
Chính vì vậy khi hạch toán mua bán hàng hoá cty sử dụng các loại sổ kế toán sau:
-
Sổ kế toán tổng hợp: các bảng kê , nhật ký chứng từ , sổ cái tài khoản.
-
Các sổ Kế toán chi tiết: Sổ chi tiết bán hàng hoá ,bảng kê hoá đơn dịch vụ ,
hàng hoá bán ra., mua vào.
d- Trình tự luân chuyển chứng từ và hạch toán
Hiện nay Công ty đang áp dụng hệ thống kế toán với hình thức
nhật ký - chứng từ.
Ghi hàng ngày
Kiểm tra , đối chiếu
Ghi cuối kì
Trang 14
Sơ đồ hạch toán :
Sổ chi tiết các
tài khoản 156, 632, 641,...
Hoá đơn , phiếu
nhập , xuất kho
Bảng kê
số1,2,8,11
NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 8
Sổ cái các SỐ 10
tài khoản
156,157,511,512,...
BÁO CÁO
KẾ TOÁN
Trang 15
Phần II : NỘI DUNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG
TYCP MÁY TÍNH QUANG VINH
I : Lý luận chung về kế toán bán hàng
* Sự cần thiết phải tổ chức kế toán bán hàng xác định và phân tích kết quả bán
hàng trong các doanh nghiệp thƣơng mại.
Thị trƣờng là nơi thể hiện tập trung nhất các mặt đối lập của sản xuất hàng
hoá, là mục tiêu khởi điểm của quá trình kinh doanh và cũng là nơi kết thúc của
quá trình kinh doanh. Đồng thời thông qua thị trƣờng, doanh nghiệp nhận biết
đƣợc nhu cầu xã hội, tự đánh giá đƣợc hoạt động sản xuất kinh doanh của bản thân
doanh nghiệp. Mà điều đặc biệt là trong nền kinh tế thị trƣờng khách hàng giữ vai
trò trung tâm, do đó muốn sản xuất hàng hoá phát triển thì hàng hoá sản xuất phải
đƣợc ngƣời tiêu dùng chấp nhận. Vậy phải có biện pháp, hình thức lƣu chuyển
hàng hoá nhƣ thế nào để phục vụ khách hàng một cách tốt nhất? Phải chăng doanh
nghiệp thƣơng mại ra đời đã đáp ứng đƣợc đòi hỏi đó của thị trƣờng với chức năng
cơ bản là tổ chức lƣu chuyển hàng hoá, là cầu nối giữa ngƣời sản xuất và ngƣời
tiêu dùng. Hoạt động chính của doanh nghiệp thƣơng mại là mua vào và bán ra các
sản phẩm, hàng hoá đƣợc sản xuất ra từ khâu sản xuất, sau đó qua hệ thống bán
hàng của mình để đem hàng hoá tới ngƣời tiêu dùng nhằm thoả mãn nhu cầu của
họ về một giá trị sử dụng nhất định.
Quá trình kinh doanh của doanh nghiệp thƣơng mại gồm 3 khâu: mua vào dự trữ và bán ra. Ta có thể thấy bán hàng là khâu cuối cùng của quá trình lƣu
chuyển hàng hoá, là giai đoạn cuối cùng trong chu kỳ tuần hoàn vốn của doanh
nghiệp. Bán hàng là quá trình trao đổi giữa ngƣời bán và ngƣời mua thực hiện giá
trị của “hàng” tức là để chuyển hoá vốn của doanh nghiệp từ hình thái hiện vật
sang hình thái giá trị (H-T) và hình thành nên kết quả bán hàng là kết quả cuối
cùng của hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Thông qua quá trình bán hàng,
nhu cầu của ngƣời tiêu dùng đƣợc thoả mãn và giá trị của hàng hoá đƣợc thực
hiện.
Trong doanh nghiệp thƣơng mại, quá trình bán hàng đƣợc bắt đầu từ khi doanh
nghiệp chuyển giao sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, lao vụ cho khách hàng, đồng
Trang 16
thời khách hàng phải trả cho doanh nghiệp một khoản tiền tƣơng ứng nhƣ giá
bán các sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, lao vụ đó mà hai bên thoả thuận. Vậy quá
trình tiêu thụ hàng hoá đƣợc coi là chấm dứt khi quá trình thanh toán giữa
ngƣời mua và ngƣời bán diễn ra và quyền sở hữu về hàng hoá đƣợc chuyển từ
ngƣời bán sang ngƣời mua. Quá trình này là khâu cuối cùng, là cơ sở để tính
toán lãi lỗ hay nói cách khác là để xác định kết quả bán hàng - mục tiêu mà
doanh nghiệp quan tâm hàng đầu. Đặc biệt đối với nhà quản trị doanh nghiệp
nó giúp cho họ biết đƣợc tình hình hoạt động của doanh nghiệp nhƣ thế nào để
từ đó đƣa ra quyết định tiếp tục hay chuyển hƣớng kinh doanh. Nhƣng để biết
đƣợc một cách chính xác kết quả của hoạt động kinh doanh thì kế toán phải
thực hiện việc phân tích hoạt động kinh doanh, cụ thể là kết quả bán hàng
thông qua chỉ tiêu nàykế toán tiến hành xem xét đánh để cung cấp cho nhà
quản trị những thông tin từ đó đƣa ra đƣợc quyết định đúng đắn nhất.
II : Nội dung công tác kế toán bán hàng tại công ty cp máy tính Quang vinh
1. Các phƣơng thức bán hàng đƣợc áp dụng ở Công ty.
Do sự đa dạng của nền kinh tế thị trƣờng, quá trình tiêu thụ hàng hóa ở Công ty
cũng rất đa dạng. Nó tuỳ thuộc vào hình thái thực hiện giá trị hàng hóa cũng nhƣ
đặc điểm vận động của hang hoá. Hiện nay, để đáp ứng từng loại khách hàng với
những hình thức mua khác nhau, doanh nghiệp áp dụng 2 hình thức bán hàng
chính là : bán buôn và bán lể.
-
Bán buôn : Với hình thức bán này việc bán hàng thông qua các hợp đồng kinh
tế đƣợc ký kết giữa các tổ chức bán buôn với doanh ngiệp chính vì vậy đối
tƣợng của bán buôn rất đa dạng : có thể là doanh nghiệp sản xuất, doanh nghiệp
thƣơng mại trong nƣớc, ngoại thƣơng, các công ty thƣơng mại…
Phƣơng thức bán hàng này chủ yếu là thanh toán bằng chuyển khoản. Khi bên mua
nhận đƣợc chấp nhận thanh toán hoặc thanh toán tiền ngay thì hàng hoá đƣợc xác
định là tiêu thụ.
Đối với hình thức bán buôn ở công ty chủ yếu là hình thức bán buôn qua kho.
-
Bán lẻ : Theo hình thức này khkách hàng đến mua hàng tại cửa hàng với giá cả
do khách hàng thoả thuận với nhân viên bán hàng. Với hình thức này nhân viên
Trang 17
bán hàng trực tiếp thu tiền và giao hàng cho khách hàng và thanh toán chủ yếu
bằng tiền mặt. Thời điểm xác định là tiêu thụ là thời điểm nhận đƣợc báo cáo
bán hàng của nhân viên bán hàng.
2 . Hình thức thanh toán :
Công ty CP máy tính Quang vinh hạch toán kinh doanh trong nền kinh tế
thị trƣờng do đó để phù hợp với những phƣơng thức bán hàng đang áp dụng công
ty cũng ghi nhận những hình thức thanh toán khác nhau. Dựa vào thời điểm ghi
nhận doanh thu ngƣời ta chia ra làm hai hình thức thanh toán :
-
Hình thức thanh toán trực tiếp :
Theo hình thức này này việc chuyển quyền sở hữu sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ
cho khách hàng và việc thu tiền đƣợc thực hiện đồng thời nên còn gọi lầythnh toán
trực tiếp tức là doanh thu đựoc ghi nhận ngay khi chuyển giao quyền sở hữu sản
phẩm , dịch vụ cho khách hàng.
-
Hình thức nợ lại :
Theo hình thức này việc chuyển quyền sở hữu sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ
đã đƣợc thực hiện, nhƣng khách hàng mới chỉ chấp nhậnthanh toán, chƣa trả ngay
tiền hàng. Tuy vậy đơn vị bán vẫn ghi nhận doanh thu, nói cách khác doanh thu
đƣợc ghi nhận trƣớc kỳ thu tiền.
3. Nguyên tắc ghi nhận doanh thu bán hàng .
Nguyên tắc cơ bản để ghi nhận doanh thu bán hàng ở công ty cp máy tính Quang
Vinh là doanh thu bán hàng chỉ đƣợc ghi nhận tại thời điểm hàng hoá đƣợc coi là
tiêu thụ. Hàng hoá của doanh nghiệp đƣợc coi là tiêu thụ khi thoả mãn điều kiện
sau:
Doanh nghiệp mất quyền tự chủ về hàng hoá, đồng thời nhận đƣợc quyền sở hữu
về tiền tệ hoặc quyền đòi tiền mà bên Mua chấp nhận. Hay ta có thể nói một cách
nôm na rằng chỉ khi nào hàng hoá đƣợc chuyển quyền sở hữu từ đơn vị bán sang
đơn vị mua khi đó hàng hoá mới đƣợc coi là tiêu thụ. Việc xác định thời điểm hàng
hoá đƣợc coi là tiêu thụ có ý nghĩa rất quan trọng đối với doanh nghiệp, có xác
định đúng đƣợc thời điểm mới xác định đƣợc điểm kết thúc việc quản lý hàng hoá,
và phản ánh chính xác doanh thu bán hàng, trên cơ sở dó tính toán chính xác kết
quả bán hàng trong kỳ của doanh nghiệp.
Trang 18
Sau đây là một số trƣờng hợp cụ thể hàng hoá đƣợc coi là tiêu thụ và doanh thu
bán hàng đƣợc ghi nhận ở công ty cp máy tính Quang Vinh :
-
Hàng hoá bán theo phƣơng thức chuyển hàng thu tiền ngay, đơn vị bán đã nhận
đƣợc tiền hàng do bên Mua trả.
-
Hàng hoá bán theo phƣơng thức nợ lại , đơn vị bán chƣa nhận đƣợc tiền nhƣng
nhận đƣợc thông báo của bên mua chấp nhận thanh toán.
-
Hàng hoá theo phƣơng thức giao hàng tại kho hoặc giao hàng tay ba, đơn vị
mua đã thanh toán tiền ngay hoặc chƣa thanh toán tiền ngay vẫn đƣợc tính là
hàng bán vì hàng hoá đó đã đƣợc chuyển quyền sở hữu.
3. Trình tự kế toán doanh thu bán hàng
Quá trình bán hàng của bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng đều hƣớng tới
mục đích cuối cùng là thu đƣợc tiền bán hàng tƣơng ứng với giá trị hàng hoá bán
ra.- hay còn gọi là doanh thu bán hàng.
“ Hàng hoá” ở đây ta đề cập đến không chỉ bó hẹp là hàng hoá mà doanh
nghiệp thƣơng mại mua về với mục đích kinh doanh mà còn có thể là dịch vụ cung
cấp cho khách hàng.
3.1. Trình tự hạch toán doanh thu bán hàng hoá :
Kế toán doanh thu bán hàng hoá ở công ty CP Máy tính Quang Vinh sử dụng tàI
khoản 5111- doanh thu bán hàng hoá.
Tài khoản 511: Doanh thu bán hàng.
Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu bán hàng thực tế của doanh
nghiệp, thuế doanh nghiệp, các khoản giảm trừ doanh thu và xác định doanh thu
thuần thực hiện đƣợc trong một kì hoạt động sản xuất kinh doanh.
Doanh thu bán hàng là giá trị sản phẩm hàng hoá dịch vụ mà doanh nghiệp đã
bán, đã cung cấp cho khách hàng theo giá cả đã thoả thuận. Giá cả này đƣợc ghi trên
hoá đơn bán hàng hay các chứng từ có liên quan.
Doanh thu bán hàng thuần là doanh thu bán hàng mà doanh nghiệp
đã thực hiện trong một kì hạch toán trừ đi các khoản giảm trừ doanh thu nhƣ chiết
khấu bán hàng, hàng bán bị trả lại và trừ đi các khoản thuế( nếu có)...
- Tài khoản 511 cuối kì không có số dƣ.
Trang 19
Căn cứ để xác định doanh thu là các hoá đơn bán hàng. Công ty chỉ sử dụng một
loại hoá đơn duy nhất là hoá đơn giá trị gia tăng (GTGT) theo mẫu số 01 – BTC.
Hoá đơn GTGT do phòng kinh doanh thành lập thành 3 liên :
Liên 1 : Lƣu.
Liên 2 : Giao cho khách hàng.
Liên 3 : Dùng cho kế toán thanh toán
Trên hoá đơn ghi đầy đủ mã số thuế, tên kkhách hàng, địa chỉ khách hàng, thanh
toán ngay hay công nợ, hình thức thanh toán và đầy đủ chữ ký.
Hoá đơn giá trị gia tăng đƣợc lập nhƣ mẫu sau :
Mẫu số 01 :
HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liên 3 : Dùng để thanh toán Mẫu số 01GTKT – 3LL
AY/00-B
Ngày 6 tháng 12 năm 2001
NO :51955
Đơn vị bán : Công ty CP Máy tính Quang Vinh
Địa chỉ :27 huỳnh thúc tháng Đống đa – Hà Nội
Họ và tên ngƣời mua : Chị Hà
Đơn vị : Công Ty Hoàng Tuấn
Địa chỉ : 36 Điện Biên Phủ
Số tài khoản
Hình thức thanh toán :Séc
MS: 0100319384 - 1
STT
01
Tên hàng
Máy in HP 1100
ĐVT
CáI
Số lƣợng
02
Đơn giá
5.342.000
Thành tiền
10.684.000
Trang 20
- Xem thêm -