Tài liệu Báo cáo thực tập tổng hợp

MỤC LỤC CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ Công Ty CP kho vận Miền Nam chi nhánh Hà Nội......................................................................................................................................2 1.1 Khái quát quá trình hình thành và phát triển của công ty CP Kho vận Miền Nam – SOTRANS Chi nhánh Hà Nội............................................................................2 1.1.1 Khái quát về Chi nhánh Công ty Cổ phần kho vận miền Nam tại Hà Nội – Sotrans Hà Nội.................................................................................................................2 1.1.2 Khái quát quá trình hình thành và phát triển của Chi nhánh Công ty Kho vận miền Nam – SOTRANS Hà Nội..............................................................................2 1.2 Lĩnh vực kinh doanh.................................................................................................3 1.4 Nhân lực của đơn vị...................................................................................................5 1.5 Cơ sở vật chất kỹ thuật.............................................................................................6 1.6 Tài chính của đơn vị..................................................................................................6 CHƯƠNG 2: HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG TY CP KHO VẬN MIỀN NAM CHI NHÁNH HÀ NỘI – SOTRANS HÀ NỘI..................7 2.1 Khái quát hoạt động kinh doanh của chi nhánh....................................................7 2.2 Hoạt động thương mại quốc tế của công ty............................................................8 2.2.1 Quy mô kinh doanh của chi nhánh SOTRANS Hà Nội.....................................8 2.2.2 Hoạt động giao nhận vận chuyển quốc tế của chi nhánh theo cơ cấu mặt hàng...................................................................................................................................9 2.2.3 Qui trình hoạt động của Chi nhánh...................................................................12 CHƯƠNG 3: THÀNH CÔNG VÀ MỘT SỐ VẤN ĐỀ TỒN TẠI - ĐỀ XUẤT HƯỚNG ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU................................................................................14 3.1 Thành công và một số vẫn đề còn tồn tại..............................................................14 3.2 Đề xuất hướng đề tài nghiên cứu...........................................................................15 1 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT LCL Less than Container load FCL Full Container Load NV Nhân viên L/C Letter of Credit 2 DANH MỰC CÁC BẢNG BIỂU SƠ ĐỒ Sơ đồ 1.1 Bộ máy tổ chức và quản lý của chi nhánh Bảng 1.1 Tình hình nhân sự của chi nhánh Bảng 2.1 Doanh thu và lợi nhuận của chi nhánh Sotrans Hà Nội giai đoạn 2012-2015 Biểu đồ 2.1 Doanh thu của Chi nhánh SOTRANS Hà Nội năm 2012-2015 Biều đồ 2.2 Cơ cấu doanh thu của Chi nhánh SOTRANS Hà Nội Biểu đồ 2.3 Doanh thu hàng xuất và hàng nhập bằng đường biển năm 2012-2015 Biều đồ 2.4 Doanh thu Hoạt động GNVC hàng xuất và hàng nhập bằng đường hàng không năm 2012-2015 3 LỜI NÓI ĐẦU Thương mại quốc tế của Việt Nam đã tăng trưởng nhanh chóng trong vòng 15 năm trở lại đây từ khi mở cửa, hội nhập với nền kinh tế thế giới, đặc biệt sau khi Việt Nam trở thành thành viên của tổ chức thương mại thế giới (WTO) và tham gia hiệp định Đối tác xuyên Thái Bình Dương (TPP). Bên cạnh đó, trong vài thập niên gần đây Logistics đã phát triển nhanh chóng giúp con người sử dụng các nguồn lực một cách tối ưu nhằm mang lại những sản phẩm, dịch vụ với chất lượng cao nhất và chi phí thấp nhất đến người sử dụng cuối cùng. Trong nhiều nội dung quan trọng thì hoạt động kinh doanh vận tải quốc tế hàng hóa bằng đường biển tại chi nhánh công ty cổ phần Kho Vận Miền Nam Hà Nội cũng là một trong những nội dung quan trọng của quản trị Logistics. Vì vậy qua thời gian thực tập nhằm nâng cao kiến thức, so sánh giữa lý thuyết và thực tiễn trong hoạt động giao nhận quốc tế hàng hóa bằng container đường biển, tìm hiểu và nghiên cứu tại chi nhánh SOTRANS Hà Nội , cùng với sự giúp đỡ của Phó giám đốc Lê Văn Long, chị Trần Mai Hương và sự hướng dẫn tận tình của cô giáo Nguyễn Nguyệt Nga, tác giả xin đưa ra thực trạng hoạt động cũng như một số giải pháp căn bản nhằm hoàn thiện quy trình kinh doanh vận tải quốc tế hàng hóa bằng đường biển tại chi nhánh SOTRANS Hà Nội. Đề tài gồm 3 chương: Chương 1: Giới thiệu chung về Công ty CP Kho Vận Miền Nam chi nhánh Hà Nội Chương 2: Hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty cp kho vận miền nam chi nhánh hà nội – sotrans hà nội Chương 3: Một số vấn đề tồn tại và đề xuất hướng nghiên cứu Mặc dù đã rất nổ lực, cố gắng nhưng khó có thể tránh khỏi những thiếu sót về nội dung cũng như hình thức. Rất mong tiếp tục nhận được sự đóng góp ý kiến của quý công ty và giáo viên hướng dẫn để báo cáo thực tập này được hoàn thiện hơn. CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ Công Ty CP kho vận Miền Nam chi nhánh Hà Nội 1.1 Khái quát quá trình hình thành và phát triển của công ty CP Kho vận Miền Nam – SOTRANS Chi nhánh Hà Nội 1.1.1 Khái quát về Chi nhánh Công ty Cổ phần kho vận miền Nam tại Hà Nội – SOTRANS Hà Nội - Tên công ty: Công ty Cổ Phần Kho Vận Miền Nam Chi nhánh Hà Nội – SOTRANS Hà Nội - Trụ sở: Tầng 4 số 14 Đội Cấn, quận Ba Đình, thành phố Hà Nội. - ĐT: (84.4) 3732 1118 , Fax: (84.4) 3732 1119 - Email: [email protected] - Mã số thuế: 0300645369-008 - Ngày thành lập: 01/06/1999 theo quyết định số 107/QĐ-KVMN - Tên giao dịch: Sotrans IFF (Sotrans International Freight Forwarder) - Người đại diện: Bà Vũ Thị Dung chúc vụ Giám đốc Chi nhánh 1.1.2 Khái quát quá trình hình thành và phát triển của Chi nhánh Công ty Kho vận miền Nam – SOTRANS Hà Nội. - SOTRANS Hà Nội được biết đến như một nhà tiên phong trong lĩnh vực giao nhận vận tải và dịch vụ Logistics tại Hà Nội. Hoạt động của chi nhánh bao trùm khắp các vùng miền Bắc Việt Nam – bao gồm cảng Hải Phòng, cảng Cái Lân và sân bay quốc tế Nội Bài. - Từ 1/6/1999 đến 7/2003 SOTRANS Hà Nội là văn phòng đại diện Công ty Kho vận miền Nam tại Hà Nội. Nó có cùng chức năng và lĩnh vực kinh doanh với Xí nghiệp đại lý Giao nhận Vận tải quốc tế, do đó hạch toán kinh doanh theo Xí nghiệp. - Từ 7/2003 đến nay SOTRANS Hà Nội chính thức là Chi Nhánh Công ty Kho vận miền Nam tại Hà Nội theo quyết định số 74/QĐ – KVMN ngày 17/7/2003 của Công ty. Từ đây SOTRANS Hà Nội hạch toán kinh doanh độc lập, hàng năm nộp lãi cho công ty. - SOTRANS Hà Nội là một đơn vị trực thuộc công ty Cổ Phần kho vận Miền Nam, do vậy nguồn vốn ban đầu của SOTRANS Hà Nội là do công ty cấp. Tuy nhiên việc tự tạo, tự bảo toàn và phát triển, quản lý khai thác và sử dụng nguồn vốn kinh doanh như thế nào để đạt hiệu quả cao nhất là hoàn toàn phụ thuộc vào SOTRANS Hà Nội do chi nhánh đã được coi là một công ty kinh doanh độc lập chứ không còn là văn phòng đại diện như trước nữa. 1.2 Lĩnh vực kinh doanh Chi nhánh SOTRANS Hà Nội cung cấp một số dịch vụ logistics cho các hàng hóa xuất nhập khẩu cho các công ty khu vực miền Bắc phù hợp với quy mô và năng lực của mình. Lĩnh vực kinh doanh chủ yếu của SOTRANS Hà Nội: Phương thức Các dịch vụ Chi nhánh cung cấp vận tải Vận chuyển đường biển Vẫn chuyển đường hàng Cung cấp cho khách hàng dịch vụ gởi hàng xuất khẩu và nhập khẩu nguyên Container, hàng lẻ, làm đại lý cho các công ty giao nhận nước ngoài. Dịch vụ gởi hàng xuất khẩu và nhập khẩu, chuyển phát nhanh, làm Đại lý bán cước và hợp đồng vận chuyển với nhiều hãng hàng không lớn trên thế giới với tần suất bay cao, tải trọng lớn Singapore không Vận tải đường bộ xuyên biên Airlines, Thai Airways, Malaysia Airlines, Japan Airlines,…. Phát triển dịch vụ vận chuyển xuyên biên giới từ Việt Nam đến Lào, Campuchia và có thể kết hợp đến Thái Lan. giới Cung cấp các dịch vụ lưu trữ thuận lợi nhất cho tất cả các loại hàng hóa trong chuỗi logistics của khách hàng. Quản lý Xuất - Nhập. Các Dịch vụ kho bãi dịch vụ kho bãi mà chi nhánh cung cấp bao gồm: Kiểm kê, Phân phối, Xếp dỡ, Đóng gói bao bì, Quản lý hàng hóa & Báo cáo tồn kho, Thủ tục Hải quan, Kiểm đếm. 1.3 Cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức và bộ máy quản lý của Chi nhánh có thể được biểu diễn qua sơ đồ sau đây: Giám đốc Phó giám đốc Phòng Hành chính tổ chức Quản lý Lái xe hồ sơ Phòng hỗ trợ kinh doanh NV NV chứng từ giao nhận Phòng Kinh doanh NV Sale, MKT Phòng Kế toán Trạm giao nhận HP Kế toán viên NV giao nhận Sơ đồ 1.1 Bộ máy tổ chức và quản lý của chi nhánh o Giám đốc chi nhánh: Đứng đầu chi nhánh do công tổng công ty bổ nhiểm. Đây là người chịu trách nhiệm toàn bộ trước Giám đốc công ty và chịu trách nhiệm pháp lý của đơn vị mình. Đề ra định hướng phát triển, xây dựng các kế hoạch kinh doanh, đưa ra các quyết định về vấn đề nhân sự trong công ty và các chính sách đãi ngộ dành cho người lao động. o Phó giám đốc: Hỗ trợ cho giám đốc, chịu trách nhiệm chung về các vấn đề đối nội, đối ngoại và hoạch định, tổ chức và lập kế hoạch kinh doanh, tham mưu cố vấn trực cho giám đốc trong các công việc. Ngoài ra phó giám đốc kiêm trưởng phòng kinh doanh, trực tiếp quản lý và điều hành phòng kinh doanh. o Phòng kinh doanh: Thực hiện các hoạt động maketing, tiếp thị và tìm kiếm khách hàng. Tư vấn khách hàng sử dụng các dịch vụ logistics mà công ty cung cấp. Hỗ trợ giải quyết đơn hàng với các phòng ban khác. o Phòng hỗ trợ kinh doanh: Chuẩn bị các chứng từ, thủ tục cần thiết cho lô hàng, lập kế hoạch thuê các phương tiện vận tải phù hợp để vận chuyển hàng đến đúng địa điểm. Phối hợp với các phòng ban khác để đáp ứng yêu cầu khách hàng. o Phòng kế toán: Lập báo cáo tài chính, theo dõi thu chi, công nợ; lập báo cáo gửi cơ quan Thuế hàng tháng và các cơ quan chức năng có liên quan. Lập kế hoạch tài chính báo cáo cho giám đốc để có kế hoạch điều phối vốn phù hợp với từng giai đoạn trong quá trình kinh doanh. o Phòng hành chính tổ chức: Xử lý thư từ, giấy tờ từ đối tác gửi đến các phòng ban có liên quan. Tổ chức các hoạt động nội bộ, tiếp khách, xét và giải quyết khiếu nại, tố cáo. o Văn phòng tại Hải Phòng: Thực hiện giao nhận các hàng hóa, hỗ trợ kho bãi làm thủ tục giao nhận, thông quan cho khách hàng tại Hải Phòng. 1.4 Nhân lực của đơn vị Bảng sau miêu tả chi tiết nguồn nhân lực của chi nhánh tại các phòng ban thời điểm hiện tại: Bảng 1.1 Tình hình nhân sự của chi nhánh Stt 1 Phòng Giám đốc Số lượng 1 Độ tuổi trung 36 Trình độ Đại học 2 3 Phó giám đốc Phòng Hành chính tổ chức 1 27 Đại học 2 30 Đại học 4 Phòng hỗ trợ Kinh doanh 10 32 Đại học 5 6 7 Phòng kinh doanh Phòng kế toán 12 3 24 27 Đại học Đại học Văn phòng tại Hải Phòng 4 30 Đại học Tổng 33 29 Đại học Nguồn: Hồ sơ lưu trữ về lao động của Sotrans Hà Nội 2016 Sau hơn 13 năm hoạt động, tổ chúc nhân sự của chi nhánh đã phát triển cả về số lượng và chất lượng với trình độ chuyên môn được đào tạo tại các trường đại học có uy tín như Ngoại Thương, Khoa kinh tế Đại học quốc gia, Thương Mại, Học viện tài chính,.. Quy mô lao động được mở rộng qua từng năm nhằm đáp ứng tốt hơn nhu cầu công việc và mục tiêu phục vụ mở rộng hoạt động kinh doanh của chi nhánh . Với đội ngũ nhân lực trẻ, có năng lực chuyên môn cùng với sự gắn kết của cả tập thể, tổ chức nhân sự của chi nhánh đang dần ổn định. 1.5 Cơ sở vật chất kỹ thuật Tại văn phòng làm việc mỗi nhân viên có chỗ ngồi và máy tính để bàn riêng có kết nối mạng phục vụ việc tìm kiếm cũng như giao dịch với khách hàng và đối tác. Bên cạnh đó còn có 1 hệ thống máy scan kết nối với các máy tính, 1 máy photocopy và một máy in hóa đơn thương mại đảm bảo cho việc cung cấp các chứng từ, giấy tờ kịp thời. Hiện nay chi nhánh đang quản lý và vận hành hệ thống kho: Kho SOTRANS Thanh Trì: 1.400m2, Kho SOTRANS Long Biên: 2.500m2, Kho SOTRANS Ngọc Hồi: 8.500m2. Hàng hóa được bảo hiểm an toàn, trang bị các hệ thống phòng cháy chữa cháy hiện đại và đồng bộ nên khách hàng có thể hoàn toàn yên tâm khi gửi hàng tại các kho hàng của SOTRANS. Ngoài ra, SOTRANS còn sở hữu đội xe 120 chiếc đặt tại các khu vực: TP. HCM, Bình Dương, Đà Nẵng, Hà Tĩnh, Hải Phòng để dễ dàng đáp ứng nhu cầu vận chuyển hàng hóa của khách hàng nội địa và quốc tế bằng đường bộ. 1.6 Tài chính của đơn vị Tổng nguồn vốn kinh doanh hiện tại của Chi nhánh là 17 tỉ đồng. Trong đó vốn cố định là 7 tỉ đồng, vốn lưu động là 10 tỉ đồng. Chủ yếu vốn kinh doanh của chi nhánh được bổ sung từ 2 nguồn là tích lũy nội bộ và vay vốn ngân hàng.Chi nhánh phải tự tạo, tự bảo toàn và phát triển, quản lý khai thác và sử dụng có hiệu quả nguồn vốn kinh doanh. CHƯƠNG 2: HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG TY CP KHO VẬN MIỀN NAM CHI NHÁNH HÀ NỘI – SOTRANS HÀ NỘI 2.1 Khái quát hoạt động kinh doanh của chi nhánh SOTRANS Hà Nội hiện kinh doanh trong các lĩnh vực giao nhận vận tải quốc tế, kho đa chức năng là chủ yếu. Công ty có hệ thống đại lý tại hơn 70 quốc gia trên thế giới, trong đó tập trung vào các thị trường lớn như Mỹ, Nhật Bản, Hàn Quốc, EU... Cơ cấu mặt hàng xuất nhập khẩu: - Xuất: Hàng may mặc, da giày, đồ gỗ, thủ công mỹ nghệ, thực phẩm, nông sản thô, linh kiện điện tử, cao su, Plastic… - Nhập: Thiết bị máy móc, thiết bị y tế, thức ăn gia xúc, nguyên phụ liệu sản xuất, trang trí nội thất… Bảng 2.1 Doanh thu và lợi nhuận của chi nhánh Sotrans Hà Nội giai đoạn 2012-2015 - Đơn vị: tỉ VNĐ Năm 2012 2013 2014 2015 24.68 34.87 53.32 56.19 Giao - 25 30 58 Đạt (%) - 139.15 178 96.9 - 41.29 52.91 5.3 3.025 4.112 5.951 6.239 - 4 5 6 Chỉ tiêu Thực hiện Doanh thu Kế hoạch So với năm trước (%) Lợi nhuận Thực hiện Kế hoạch Giao Đạt (%) 102.8 119.02 103.98 So với năm trước (%) 35.93 44.72 4.8 Nguồn: Báo cáo tổng kết hoạt động kinh doanh phòng kế toán Nhìn vào bảng 2.1 ta thấy doanh thu của công ty tăng liên tục qua các năm, đặc biệt là trong năm 2013 (tăng 41.29 % so với năm 2012) và 2014 (tăng 52.91 % so với năm 2013). Lợi nhuận của công ty thu được khá cao, đặc biệt trong năm 2014 thì lợi nhuận của công ty tăng tới 44.72% tương đương hơn 1.8 tỉ VND. Từ đó có thể thấy rằng SOTRANS Hà Nội đã cố gắng rất nhiều trong việc cắt giảm chi phí kinh doanh song hành với mở rộng lĩnh vực hoạt động có như thế mới duy trì được sự tăng trưởng về lợi nhuận. 2.2 Hoạt động thương mại quốc tế của công ty 2.2.1 Quy mô kinh doanh của chi nhánh SOTRANS Hà Nội Biểu đồ 2.1 Doanh thu của Chi nhánh SOTRANS Hà Nội năm 2012-2015 Biểu đồ trên cho thấy doanh thu của công ty tăng nhanh và liên tục từ năm 2012-2015. Năm 2012, doanh thu của công ty chỉ đạt hơn 20 tỉ VND nhưng đến năm 2015, con số doanh thu đã tăng lên hơn 56 tỉ VND. Như vậy ta có thể thấy cho quy mô kinh doanh của công ty đã ngày càng được mở rộng và doanh thu ngày càng cao nhờ vào các đơn hàng xuất nhập khẩu ngày càng nhiều và số lượng lớn. Công ty SOTRANS nói chung và đặc biệt là chi nhánh SOTRANS Hà Nội nói riêng đã hoàn thành vượt chỉ tiêu doanh thu đề ra cho các năm. Nhìn chung tình hình sản xuất kinh doanh và tài chính của chi nhánh các năm gần đây khá tốt. 2.2.2 Hoạt động giao nhận vận chuyển quốc tế của chi nhánh theo cơ cấu dịch vụ Bảng 2.2 Doanh thu các loại dịch vụ của Công ty Cổ phần Kho vận Miền Nam chi nhánh Hà Nội - Đơn vị: Tỉ VND STT 1 Các loại dịch vụ GNVC Doanh đường biển thu Khối lượng 2 GNVC đường hàng không (kgs) Doanh thu Khối lượng Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014 Năm 2015 14.87 19.37 29.49 30.85 270,398 293,761 348,970 367,719 7.89 9.65 15.06 16.18 89,681 93,279 119,910 120,608 (kgs) Tổng doanh thu 22.76 29.02 44.55 47.03 Nguồn: Dữ liệu phòng Hỗ Trợ Kinh Doanh Từ bảng số liệu được cung cấp, ta có biểu đồ thể hiện sự biến động giữa các nhóm dịch vụ vận tải trong hoạt động vận chuyển của Chi nhánh như sau: - Đơn vị VND 35,000,000,000 30,000,000,000 25,000,000,000 20,000,000,000 Giao nhận bằằ ng đườ ng bi ển Giao nhận bằằ ng đườ ng hàng không 15,000,000,000 10,000,000,000 5,000,000,000 0 2012 2013 2014 2015 Biều đồ 2.2 Cơ cấu doanh thu của Chi nhánh SOTRANS Hà Nội Trong vòng 4 năm từ 2012 đến 2015, doanh thu hoạt động giao nhận vận tải của Chi nhánh tăng đều và liên tục. Từ biểu đồ cho thấy hoạt động giao nhận hàng xuất nhập khẩu bằng đường biển chiếm tỉ trọng lớn trong doanh thu của toàn Chi nhánh. Giao nhận bằng đường biển chiếm tới 48.03% doanh thu với khối lượng 270 tấn năm 2012 và đến năm 2015 khối lượng lên đến 367 tấn hàng hóa . Đây là một con số khá lớn cho thấy vận tải đường biển được các nhà xuất nhập khẩu sử dụng rất nhiều bởi chi phí bỏ ra rẻ hơn và tải trọng chuyền tải lớn hơn so với các phương tiện vận tải khác. Hoạt động giao nhận vận chuyển hàng hoá băng đường hàng không khoảng 30.7% đạt doanh thu 7.89 tỉ VND với khối lượng vận chuyển là hơn 89 tấn hàng năm 2012. Đến năm 2015 khối lượng hàng hóa mà chi nhánh đã vận chuyển bằng đường hàng không lên đến 120 tấn hàng. Từ số liệu đó cho thấy vận chuyển bừng đường biển cũng chiếm một phần quan trọng trong doanh thu của chi nhánh. a. Giao nhận vận chuyển bằng đường biển Với hệ thống đại lý mạnh trên những khu vực cảng lớn của thế giới, những hợp đồng ký kết với các hãng tàu uy tín, vận tải đường biển là một hoạt động truyền thống và là thế mạnh của SOTRANS nói chung cũng như SOTRANS Hà Nội nói riêng. Các thị trường mạnh bao gồm: USA, EUs, JAPAN, ASIA cùng với mối quan hệ tốt với các hãng tàu lớn như: OOCL, MSC, MAERSK, Wan Hai Line, China Shipping Line, TS Lines, Namsung, Heung-A, MOL, APL,Yangming Lines,... - Đơn vị: Tỉ VND 35 30 25 21.05 20 15 10 5 0 32.01 30.42 10.21 6.22 5.03 2012 23.16 8.16 2013 Xuấấ t khẩu 2014 2015 Nhập khẩu Biểu đồ 2.3 Doanh thu hàng xuất và hàng nhập bằng đường biển năm 2012-2015 Trong giai đoạn năm 2012, 2013 doanh thu hàng xuất khẩu nhiều hơn so với hàng nhập khẩu bởi trong giai đoạn này các đơn đặt hàng của chi nhánh chủ yếu từ các đối tác lớn như công ty TNHH DooJung Việt Nam-chuyên sản xuất các chổi cọ trang điểm, công ty Vinaconex - Xuất khẩu những mặt hàng vật liệu xây dựng, Công tyTNHH Vina Solar Technology – chuyên xuất khẩu pin năng lượng mặt trời sang các thị trường Mỹ hay Châu Âu,...Sang đến giai đoạn năm 2014, 2015 thì doanh thu hàng nhập khẩu lại chiếm tỉ trọng lớn hơn nhiều lần so với giai đoạn 2012, 2013. Bên cạnh đó ta cũng có thể nhận thấy rằng doanh thu các mặt hàng đường biển nhiều hơn hẳn và tăng mạnh so với các năm trước, doanh thu vận chuyển hàng nhập khẩu năm 2014 tăng 22.26 tỉ VND so với năm 2013 đồng thời doanh thu vận trong hoạt động vận chuyển hàng xuất khẩu năm 2014 đạt 21,05 tỉ VND, tăng gấp 2 lần so với năm 2013. b. Giao nhận vận chuyển bằng đường hàng không Các dịch vụ chi nhánh cung cấp: Đại lý bán cước và hợp đồng vận chuyển với nhiều hãng hàng không lớn trên thế giới với tần suất bay cao, tải trọng lớn và bay đến hầu hết mọi nơi trên thế giới. Các đối tác thường xuyên của SOTRANS Hà Nội sử dụng dịch vụ vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không: Công ty Hồng Thủy, Công ty TNHH DooJung Việt Nam, công ty Kornet, Công ty Prime, công ty may xuất khẩu LICHI,… - Đơn vị: Tỉ VND Doanh thu GNVC QT bằằ ng đường hàng không 2015 2014 2013 2012 0 2 4 6 8 10 12 14 Biều đồ 2.4 Doanh thu HĐ GNVC hàng xuất và hàng nhập bằng đường hàng không năm 2012-2015 Biểu đồ thể hiện doanh thu trong hoạt động giao nhận vận chuyển hàng xuất nhập khẩu bằng đường hàng không tăng liên tục. Năm 2012 hoạt động giao nhận vận chuyển hàng nhập khẩu bằng đường hàng không chỉ đạt 1.4 tỉ VND và xuất khẩu là 5.35 tỉ VND. Tuy nhiên trong các năm 2013-2015, con số này tăng lên đáng kể. Tính đến năm 2015, doanh thu của hoạt động giao nhận vận chuyển hàng nhập khẩu đường hàng không đã tăng lên 3.56 tỉ VND gấp 4 lần so với 2012 đồng thời xuất khẩu cũng tăng lên 6.87 tỉ VND gấp 2 lần so với năm 2012 trong đó tỉ trọng hàng xuất chiếm tỉ trọng 71,9% trong khi hàng nhập chỉ chiếm 28,1%. Sự tăng trưởng mạnh mẽ trong hoạt động giao nhận hàng xuất khẩu cho thấy năng lực và qui mô ngày càng tăng của Chi nhánh công ty cũng như nỗ lực cải thiện dịch vụ cho thấy bước hiệu quả thiết thực qua những con số doanh thu ấn tượng. 2.2.3 Qui trình hoạt động của Chi nhánh *Qui trình giao nhận hàng nhập khẩu: - Nhận yêu cầu của khách hàng về hàng nhập khẩu, kiểm tra tính hợp pháp, khả thi phù hợp với khả năng của bộ phận giao nhận sau đó chào giá, thương thảo và kí kết hợp đồng. - Nhận viên sẽ trực tiếp hỏi người nhập khẩu về việc chứng từ đã đến chưa (Thường là theo đường ngân hàng). Sau đó nhân viên sẽ dùng Giấy giới thiệu trực tiếp nhập khẩu lô hàng sau đó đi nhận bộ chứng từ từ ngân hàng và kiểm nội dung thông tin xem có trùng khớp với thông tin nhà nhập khẩu cung cấp không. - Yêu cầu khách hàng thông báo thời gian, địa điểm giao hàng gửi các chứng từ, hồ sơ để khai hải quan: Hợp đồng ngoại thương, vận đơn, hóa đơn, phiếu đóng gói, giấy phép nhập khẩu, giấy đăng kí kinh doanh, mã số thuế, giấy ủy quyền nhận hàng, hóa đơn cước, giấy giới thiệu,…Sau khi điền đầy đủ thông tin, mạng lưới hải quan sẽ gửi phản hồi cho nhân viên số tờ khai hải quan, số tiếp nhận và phân luồng hải quan để kiểm tra hàng hóa. - Đối với vận chuyển đường biển:Sau khi có vận đơn gốc trong tay, nhân viên giao nhận xuất trình vận đơn gốc và giấy giới thiệu cho hãng tàu để nhận D/O và cung cấp mã số thuế của công ty nhập khẩu để hãng tàu đối chiếu, xuất hóa đơn thanh toán. Sau khi đã đóng các loại phí và cung cấp vận đơn hợp lệ, hãng tàu sẽ giữ vận đơn gốc đồng thời cấp cho nhân viên từ 3-5 bản D/O gốc và hóa đơn. Đối với vận chuyển đường hàng không: Tại quầy đăng ký lấy hàng nhanh, người nhận phải cung cấp số điện thoại và địa chỉ liên lạc để Hải quan thông báo khi hàng về đến kho Hải quan. Khi hàng về tới kho, phía Hải quan sẽ thông báo cho người nhận biết hàng đã về. Người nhận mang CMND của mình đến quầy đăng ký lấy hàng nhanh để nhận lại bộ chứng từ gốc và Vận đơn đường không (Airway Bill – AWB: chứng từ vận chuyển hàng hóa bằng máy bay) - Kiểm tra quá trình bốc dỡ hàng, giao nhận hàng tại cảng vận chuyển hàng tới địa điểm giao hàng theo các phương tiện, theo từng loại hàng mà đơn vị đã thỏa thuận với các đơn vị bốc dỡ. - Bàn giao chứng từ, thanh toán với khách hàng: Nhân viên sẽ đưa lại cho công ty nhập khẩu tất cả chứng từ gốc có liên quan, hóa đơn về các khoản phí đã nộp và hóa đơn cung ứng dịch vụ. Dựa vào các chứng từ và hóa đơn này, nhà nhập khẩu sẽ thanh toán cho công ty các chi phí liên quan, chi phí phát sinh và phí dịch vụ. *Qui trình giao nhận hàng xuất khẩu - Nhận yêu cầu của khách hàng về hàng xuất, kiểm tra tính hợp pháp và khả thi với khả năng của bộ phận giao nhận. Chào giá, thương thảo căn cứ vào loại hàng, số lượng, cảng đi, cảng đến, hãng tàu. Sau đó kí kết hợp đồng giữa hai bên. - Nhận hồ sơ xuất khẩu từ khách hàng, kiểm tra tính hợp lệ của bộ hồ sơ. Liên hệ với đại lý hãng tàu/ hãng hàng không để xác định thời gian tàu chạy để sắp xếp phù hợp, an toàn, tuân thủ các quy định trong vận chuyển. Nếu nhiều khách hàng xuất cùng tham gia một chuyến tàu phải phối hợp với cảng, đại lý tàu và các chủ hàng để thống nhất cơ sở phân chia tổn thất. - Người xuất khẩu sẽ chuẩn bị hàng. Sau đó Chi nhánh sẽ tiếp nhận chứng từ khách hàng xuất khẩu để nhân viên chứng từ hoàn thiện hồ sơ đi khai hải quan. Nhân viên giao nhận sẽ tiếp nhận mang hồ sơ đến cơ quan hải quan làm thủ tục thông quan. - Nhận viên giao nhận sẽ chuyển bộ hồ sơ cho bộ phận chứng từ hàng xuất để phát hành vận đơn cho khách hàng. Sau khi tàu chạy, hãng tàu sẽ gửi vận đơn cho bộ phận chứng từ của công ty. Bộ phận chứng từ sẽ đưa cho nhân viên giao nhận để thực xuất. Nhân viên giao nhận đến Chi cục hải quan nộp tờ khai và vận đơn Hải quan đóng dấu xác nhận thực xuất. - Sau khi hoàn tất bộ chứng từ hàng xuất, nhân viên chứng từ sẽ gửi thông báo mô tả sơ lược về lô hàng vận chuyển cho đại lý liên quan để họ theo dõi tiếp lô hàng tại cảng đến. - Dựa vào Booking Profile, điều khoản về cước phí trả trước mà nhân viên chứng từ sẽ làm Debit note (Giấy báo nợ) gửi khách hàng và chuyển cho bộ phận kế toán để theo dõi thu công nợ. Chỉ khi nào người gửi hàng thanh toán cước phí và các khoản liên quan (Bill fee, THC, Seal fee…) thì nhân viên chứng từ mới cấp phát vận đơn cho họ. CHƯƠNG 3: THÀNH CÔNG VÀ MỘT SỐ VẤN ĐỀ TỒN TẠI - ĐỀ XUẤT HƯƠNG ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU 3.1 Thành công và một số vấn đề tồn tại 3.1.1 Thành công Công ty đã xây dựng được đội ngũ nhân viên lành nghề và có năng lực và tinh thần trách nhiệm cao. Điều này là đòn bẩy để công ty đi lên phát triển vươn tới tầm cao mới. Ngoài ra theo như thống kê đội ngũ lãnh đạo của công ty còn rất trẻ (rất nhiểu người ở độ tuổi 30) nhưng đã có rất nhiều kinh nghiệm trong công việc, sẽ đem sức trẻ của mình cống hiến hết mình cho công ty là hy vọng cho công ty có sự đảm bảo vững chắc nhất cho sự phát triển trong tương lai công ty. SOTRANS Hà Nội cũng thành công trong việc xây dựng hệ thống các kho hàng kiên cố, an ninh nằm tại vị trí thuận lợi cho lưu trữ và phân phối hàng hóa. Các kho được trang bị hệ thống giá kệ chuyên dụng, hệ thống khai thác đồng bộ, cùng phần mềm được quản lý bởi các nhân viên được đào tạo chuyên nghiệp. Ngoài ra, công ty sở hữu nhiều loại xe như xe tải, xe nâng … hiện đại phục vụ cho việc chuyên chở. Mặc dù trong những năm gần đây nền kinh tế thế giới lâm vào tình trạng khó khăn, nhưng doanh thu của công ty vẫn không ngừng tăng lên. Điều đó, đã khẳng định uy tín của SOTRANS và cũng báo hiệu sự thành công của công ty trong năm tới. Tiếp nữa thị trường cũng như khách hàng của công ty cũng rất phong phú. Công ty có mạng lưới đại lí rộng khắp và mối quan hệ với các hãng tàu, hãng hàng không uy tín như : OOCL, Mearsk, Wanhai, VN Airline, MH cargo… cho phép công ty cung cấp dịch vụ vận chuyển cả đường hàng không, đường biển và nội địa.Về chất lượng dịch vụ, hiện tại mọi hoạt động cung cấp dịch vụ của SOTRANS Hà Nội được tổ chức thực hiện theo các quy trình của hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000, trong đó mô tả rõ ràng về chức năng và nhiệm vụ của từng cá nhân đính kèm với quy trình hướng dẫn thực hiện. Do vậy, Công ty đảm bảo được tính ổn định về chất lượng dịch vụ khá cao. 3.1.2 Một số vẫn đề còn tồn tại Một vấn đề tồn tại của công ty đó là chưa xây dựng được một quy trình chuẩn cho việc vận tải cũng như làm thủ tục nhập giao nhận hàng hóa của công ty dẫn đến việc để xảy ra tình trạng nhầm lẫn, để thất lạc chứng từ, hàng hóa gây ảnh hưởng đến uy tín, tài chính của chi nhánh. Đội ngũ nhân viên thì chưa đủ để đáp ứng nhu cầu giao nhận hàng hóa, đặc biệt là nhân viên làm công tác giao nhận hàng cont và hàng lẻ. Vì vậy dịch vụ gom hàng của chi nhánh vẫn chưa phát huy hết năng lực. Bởi lẽ nhân viên phụ trách 2 mảng này luôn luôn phải làm việc quá tải vì áp lực thời gian giao hàng với khách hàng. Vì vậy đôi lúc họ mệt mỏi và năng suất lao động chưa cao. Một phần nguyên nhân cũng là do việc bố trí phân công công việc chưa hợp lý. Mặc dù hệ thống kho bãi hiện đại và trang thiết bị tương đối đầy đủ, nhưng đội xe của công ty vẫn còn thiếu; đặc biệt là đội xe tải nhỏ phục vụ cho việc thu gom và trả hàng lẻ. Chính vì điều này mà trong những tháng hàng hóa về nhiều công ty thường không đủ xe để chở và phải đi thuê ngoài, điều này làm cho chi phí tăng lên ảnh hưởng đến doanh thu của chi nhánh. Diện tích kho bãi vẫn còn nhỏ, chưa đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Trong mùa cao điểm, nhất là vào cuối năm, nhu cầu về giao nhận cũng như kho bãi tăng cao, nhưng công ty không thể đáp ứng đủ, phải đi thuê kho của bên khác gây tổn thất một khoản doanh thu của chi nhánh. Bên cạnh đó, công ty cũng phải đối mặt với những cạnh tranh mạnh mẽ do sự ra đời ngày càng nhiều của các công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty tư nhân trong lĩnh vực giao nhận và đại lý hàng hải với những chính sách linh hoạt, sẵn sàng chấp nhận lợi nhuận thấp, chi hoa hồng cao để lôi kéo và giữ khách hàng. Điều này ảnh hưởng đáng kể đến tình hình doanh thu và lợi nhuận của doanh nghiệp. 3.2.Đề xuất một số hướng nghiên cứu: Đề tài 1: Hoàn thiện quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty Cổ Phần Kho Vận Miền Nam chi nhánh Hà Nội Đề tài 2: Quản trị rủi ro trong quy trình giao nhận hàng xuất khẩu Công ty Cổ Phần Kho Vận Miền Nam chi nhánh Hà Nội DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Bộ môn quản trị tác nghiệp thương mại quốc tế (2015), Giáo trình quản trị giao nhận vận chuyển hàng hóa quốc tế, Trường Đại học Thương mại, Khoa Thương mại quốc tế. 2. Doãn Kế Bôn (2010), Giáo trình Quản trị tác nghiệp Thương mại quốc tế, NXB Chính trị hành chính. 3. Dương Văn Bạo (2014), Giao nhận vận tải quốc tế, NXB Hàng Hải. 4. Nguyễn Thông Thái, An Thị Thanh Nhàn (2011), Giáo trình Quản trị logistics kinh doanh, NXB Thống kê. 5. Tài liệu cung cấp từ phòng hỗ trợ kinh doanh và phòng kế toán của Chi nhánh SOTRANS Hà Nội. 6. http://sotrans.com.vn/ 7. http://yellowpages.vnn.vn/ 8. http://logistics4vn.com/