Tài liệu Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu công tụ dụng cụ tại công ty cổ phần dệt may hoàng thị loan

Khóa luận tốt nghiệp Sv: Nguyễn Thị Dung 1 Trêng §¹i häc Vinh Khoa kinh tÕ ------***------ NguyÔn thÞ dung kho¸ luËn tèt nghiÖp ®¹i häc Hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu – c«ng cô dông cô t¹i c«ng ty cæ phÇn dÖt may hoµng thÞ loan Ngµnh KÕ to¸n Líp 47B1 – KÕ to¸n (2006 – 2010) Gi¶ng viªn híng dÉn: hå mü h¹nh Vinh - 2010 LỜI MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Khoa kinh tế Trường Đại Học Vinh Khóa luận tốt nghiệp Sv: Nguyễn Thị Dung 2 Việt Nam đang trong xu hướng phát triển nền kinh tế hàng hóa nhiều thành phần, vận động theo cơ chế thị trường có sự quản lý của Đảng và Nhà nước theo định hướng xã hội chủ nghĩa. Trong những năm vừa qua, bộ máy nền kinh tế đã đạt được những thành tựu đáng kể trên bước đường công nghiệp hóa, hiện đại hóa. Bên cạnh những thành tựu đạt được thì những thách thức của quá trình phát triển vẫn đang đặt ra trên bình diện kinh tế vi mô và bình diện vĩ mô. Trên bình diện vĩ mô, để khẳng định được mình và có chỗ đứng vững chắc trong nên kinh tế như hiện nay thì các doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế phải tạo ra được sức bật nội tại trong điều kiện cạnh tranh ngày càng gay gắt. Song song, là phải hoạch định chiến lược kinh doanh, đổi mới chiến lược về thị phần, đổi mới kỹ thuật công nghệ... bên cạnh đó các doanh nghiệp còn phải quan tâm đến công tác quản trị chi phí nhằm tối thiểu hóa chi phí và tối đa hóa lợi nhuận. Trong bất kỳ một doanh nghiệp sản xuất nào thì yếu tố đầu vào là không thể thiếu, đó là nguyên vật liệu và các yếu tố khác như công cụ dụng cụ... Như, để sản xuất hàng may mặc thì cần có vải; để sản xuất bàn ghế thì cần phải có gỗ... Nhận thức được NVL, CCDC là những yếu tố cốt yếu, khổng thể thiếu đối với hoạt động SXKD của Công ty, các nhà quản lý luôn nỗ lực trong việc quản lý vật tư một cách tốt nhất từ khâu thu mua cho đến khi đưa vào sản xuất. Trong giá thành sản phẩm thì giá trị vật liệu chiếm tỷ trọng lớn, chỉ cần một sự biến động nhỏ về chi phí vật liệu cũng làm ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm. Do vậy, nếu giảm được chi phí NVL sẽ có tác động không nhỏ đến giá thành, ổn định nguồn cung cấp NVL, giảm chi phí bảo quản nguyên vật liệu, giải phóng một số vốn lưu động đáng kể. Công tác kế toán nguyên vật liệu, CCDC giúp cho những nhà quản lý nắm bắt được thực trạng hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mình. Từ đó, nhà quản trị có thể đưa ra được quyết định đúng đắn trong việc lập dự toán chi phí nguyên vật liệu, bảo đảm việc cung cấp đủ, đúng chất lượng và kịp thời cho sản xuất. Giúp cho quá trình sản xuất diễn ra nhịp nhàng, đúng kế hoạch và xác định Khoa kinh tế Trường Đại Học Vinh Khóa luận tốt nghiệp Sv: Nguyễn Thị Dung 3 nhu cầu về dự trữ nguyên vật liệu hợp lý, tránh ứ đọng vốn và phát sinh những chi phí không cần thiết, nhằm đem lại hiệu quả trong SXKD của doanh nghiệp. Trong quá trình tiếp xúc thực tế với công tác kế toán tại Công ty cổ phần Dệt may Hoàng Thị Loan, tìm hiểu tổng quan các phần hành kế toán của Công ty và nhận được sự giúp đỡ tận tình của cô giáo Hồ Mỹ Hạnh em đã mạnh dạn đi sâu nghiên cứu đề tài “Hoàn thiện công tác kế toán nguyên liệu vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty cổ phần Dệt may Hoàng Thị Loan” cho bài khóa luận tốt nghiệp của mình. 2. Mục tiêu nghiên cứu - Tìm hiểu công tác kế toán nguyên vật liệu công cụ dụng cụ. - Đánh giá thực trạng tổ chức kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty cổ phần Dệt may Hoàng Thị Loan. - Đề xuất kiến nghị và giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Dệt may Hoàng Thị Loan. 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu: Đề tài tập trung nghiên cứu về công tác kế toán nguyên vật liệu, CCDC tại Công ty cổ phần Dệt may Hoàng Thị Loan. 4. Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp thu thập, tổng hợp và phân tích số liệu - chỉ tiêu, so sánh đánh giá - Sử dụng các công cụ thống kê toán học: Sơ đồ, bảng biểu. 5. Nội dung khóa luận Ngoài phần mở đầu và kết luận nội dung khóa luận của em bao gồm 3 chương: - Chương I: Cơ sở lý luận về kế toán nguyên vật liệu, Công cụ dụng cụ trong các doanh nghiệp sản xuất. - Chương II: Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu, Công cụ dụng cụ tại Công ty cổ phần Dệt may Hoàng Thị Loan. - Chương III: Phương hướng và giải pháp hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty cổ phần Dệt may Hoàng Thị Loan. Khoa kinh tế Trường Đại Học Vinh Khóa luận tốt nghiệp 4 CHƯƠNG I Sv: Nguyễn Thị Dung CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU CÔNG CỤ DỤNG CỤ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP 1.1. Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp 1.1.1. Khái niệm, đặc điểm của nguyên vật liệu, CCDC Trong doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu là đối tượng lao động, là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm. Nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định và khi tham gia vào quá trình sản xuất, dưới sự tác động của sức lao động và máy mọc thiết bị, chúng bị tiêu hao toàn bộ hay thay đổi hình thái ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm. Do vậy nguyên vật liệu được coi là yếu tố không thể thiếu được của bất kỳ quá trình sản xuất nào, đặc biệt là quá trình hình thành sản phẩm mới của doanh nghiệp sản xuất. Về mặt giá trị, khi tham gia vào quá trình sản xuất nguyên vật liệu dịch chuyển một lần toàn bộ giá trị của nó vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Do vậy, nguyên vật liệu thuộc tài sản lưu động, giá trị nguyên vật liệu vốn thuộc lao động dự trữ của doanh nghiệp, nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm ở các doanh nghiệp, nên việc quản lý quá trình thu mua vận chuyển, bảo quản, dự trữ và sử dụng vật liệu trực tiếp như: chỉ tiêu sản lượng, chất lượng sản phẩm, chỉ tiêu giá thành và chỉ tiêu lợi nhuận… Còn công cụ dụng cụ là những tư liệu lao động không có đủ tiêu chuẩn của TSCĐ về giá trị và thời gian sử dụng. CCDC thường tham gia nhiều chu kỳ sản xuất và vẫn giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu. Giá trị của CCDC bị hao mòn dần và chuyển dịch từng phần vào chi phí SXKD trong kỳ. Song đối với những CCDC có giá trị nhỏ, thời gian sử dụng ngắn thì giá trị được chuyển toàn bộ một lần vào chi phí SXKD trong kỳ. 1.1.2. Vị trí của nguyên vật liệu, CCDC trong quá trình sản xuất Khoa kinh tế Trường Đại Học Vinh Khóa luận tốt nghiệp Sv: Nguyễn Thị Dung 5 Việc kiểm tra chi phí NVL có ý nghĩa cực kỳ quan trọng với việc phấn đấu hạ giá thành sản phẩm (giảm mức tiêu hao NVL trên một đơn vị sản phẩm sản xuất), là một trong những yếu tố quyết định sự thành công của công tác quản lý kinh doanh. Để đạt được mục tiêu về giá thành, một trong những giải pháp tối ưu cho vấn đề này là DN phải chú ý tới công tác quản lý đầu vào và đầu ra của DN. Hai công tác này có mối quan hệ chặt chẽ với nhau bởi vì: đối với doanh nghiệp chi phí NVL, CCDC chiếm một tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất. Do cả số lượng và chất lượng sản phẩm đều bị chi phối bởi số NVL tạo ra nó. NVL có đảm bảo chất lượng cao, đúng quy cách chủng loại thì mói hạ thấp định mức tiêu hao trong quá trình sản xuất khi nó tạo ra sản phẩm mới. 1.1.3. Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu, CCDC Trong các DN, chi phí NVL, CCDC thường chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng chi phí SXKD. Quản lý tốt việc thu mua, dự trữ và sử dụng NVL, CCDC là điều kiện cần thiết để tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Trong khâu thu mua cần kiểm soát chặt chẽ chất lượng, giá cả NVL, CCDC thu mua. Quản lý tốt quá trình bảo quản, vận chuyển NVL, CCDC về kho, chống thất thoát, hao hụt, giảm chất lượng trong quá trình vận chuyển. Các DN cần xây dựng định mức dự trữ hợp lý cho từng danh điểm NVL, CCDC. Định mức tồn kho NVL, CCDC là cơ sở xây dựng kế hoạch thu mua và kế hoạch tài chính của DN. Việc dự trữ hợp lý, cân đối các loại NVL, CCDC sử dụng trong DN sẽ đảm bảo cho quá trình SXKD được liên tục đồng thời tránh được sự tồn đọng vốn kinh doanh. Điều kiện cần thiết giúp cho việc bảo quản tốt NVL, CCDC ở các DN là phải có hệ thống kho tàng đủ tiêu chuẩn kỹ thuật, nhân viên thủ kho có phẩm chất đạo đức và trình độ chuyên môn tốt. Các quy trình nhập xuất kho NVL, CCDC cần được thực hiện đầy đủ, chặt chẽ. Không bố trí kiêm nhiệm chức năng thủ kho với tiếp liệu và kế toán NVL, CCDC. 1.1.4. Vai trò của thông tin kế toán NVL, CCDC đối với quản trị DN Khoa kinh tế Trường Đại Học Vinh Khóa luận tốt nghiệp Sv: Nguyễn Thị Dung 6 Nguyên vật liệu là một trong những tài sản lưu động của doanh nghiệp đồng thời là một yếu tố chi phí cầu thành nên giá trị sản phẩm. Do đó, yêu cầu quản lý NVL thể hiện ở một số điểm sau: - DN cần có đầy đủ các thông tin tổng hợp cũng như từng thứ NVL kể cả chỉ tiêu hiện vật lẫn giá trị về tình hình Nhập – Xuất – Tồn kho. Ngoài ra, tùy theo điều kiện cụ thể và yêu cầu quản lý của từng DN còn có thể cần những thông tin chi tiết tỉ mỉ hơn về NVL theo từng chủng loại, quy cách, chất lượng, theo từng kho, từng người bảo quản đảm bảo an toàn cho vật tư, phát hiện ngăn ngừa những biểu hiện vi phạm làm thất thoát NVL. - Cần phải quản lý NVL xuất dùng cho SXKD theo từng đối tượng sử dụng như từng loại sản phẩm, từng đơn vị, bộ phận sử dụng theo từng đối tượng tập hợp chi phí để phục vụ cho việc tính giá thành sản phẩm. - Ngoài ra DN còn có thể quản lý định mức dự trữ NVL để đảm bảo tồn kho trong định mức dự trữ NVL, tránh tình trạng ứ đọng hoặc khan hiếm vật tư, ảnh hưởng đến tình hình tài chính và tiến độ SXKD. Tùy vào trình độ quản lý và cách thức quản lý vật tư của từng DN để có những biện pháp báo động trường hợp vượt ra ngoài giới hạn định mức của vật tư tồn kho để kịp thời điều chỉnh cho hợp lý. Tổ chức hạch toán kế toán trong DN hướng tới mục tiêu cơ bản thỏa mãn kịp thời đầy đủ thông tin cho quản lý với một chi phí thấp nhất. Tổ chức hạch toán kế toán kết hợp yêu cầu đảm bảo tính thống nhất với việc phát huy tính độc lập của DN trong việc thỏa mãn nhu cầu thông tin cho quản lý, kết hợp giữa nhu cầu thông tin cho hạch toán KD, giữa yêu cầu thỏa mãn thông tin quản lý vĩ mô của nhà nước với nhu cầu thông tin nội bộ trong tổ chức hạch toán kế toán. Xuất phát từ những yêu cầu về quản lý NVL đã trình bày ở trên có thể thấy vai trò quan trọng của tổ chức hạch toán NVL đối với quản lý và sử dụng NVL. Hạch toán kế toán NVL có chính xác, kịp thời, đầy đủ thì lãnh đạo mới nắm chính xác tình hình thu mua, dự trữ và xuất dùng NVL cả về kế hoạch và thực hiện, từ đó có những biện pháp quản lý thích hợp. Mặt khác tính chính xác, Khoa kinh tế Trường Đại Học Vinh Khóa luận tốt nghiệp Sv: Nguyễn Thị Dung 7 kịp thời và chất lượng của công tác hạch toán NVL có ảnh hưởng không nhỏ đến chất lượng công tác hạch toán giá thành. Cho nên, để đảm bảo hạch toán giá thành chính xác thì khâu đầu tiên là hạch toán NVL cũng phải chính xác. 1.1.5. Nhiệm vụ của kế toán NVL, CCDC Nhận thức được vị trí quan trọng của vật tư trong các doanh nghiệp sản xuất, đòi hỏi hệ thống quản lý phản ánh chính xác, đầy đủ các thông tin, số liệu về vật tư. Do vậy nhiệm vụ đặt ra đối với công tác hạch toán kế toán vật tư là: - Ghi chép, tính toán, phản ánh chính xác, trung thực kịp thời số lượng, chất lượng và giá thành thực tế nhập kho. - Tập hợp, phản ánh đầy đủ, chính xác số lượng và giá trị vật tư xuất kho, kiểm tra tình hình chấp hành các định mức tiêu hao vật tư. - Phân bổ hợp lý giá trị vật tư sử dụng vào các đối tượng tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh. - Tính toán phản ánh chính xác số lượng và giá trị vật tư tồn kho, phát hiện kịp thời vật liệu thừa, thiếu, ứ đọng, kém phẩm chất để doanh nghiệp có biện pháp xử lý kịp thời, hạn chế tối đa thiệt hại có thể xảy ra. 1.2. Phân loại và đánh giá NVL, CCDC 1.2.1. Phân loại NVL, CCDC * Phân loại NVL Trong các DNSX, NVL bao gồm rất nhiều loại, nhiều thứ khác nhau, với nội dung kinh tế và công dụng trong quá trình sản xuất, tính năng lý, hóa học khác nhau. Để có thể quản lý tốt một cách chặt chẽ và tổ chức hạch toán chi tiết đối với từng loại, từng thứ NVL, phục vụ cho nhu cầu quản lý DN, cần thiết phải tiến hành phân loại chúng theo những tiêu thức phù hợp. a. Phân loại theo nội dung kinh tế Theo cách phân loại này, NVL được chia thành các loại sau: - Nguyên vật liệu chính: là đối tượng lao động của yếu cấu thành nên thực thể sản phẩm như sắt thép trong các DN chế tạo máy, cơ khí, XDCB; xơ trong các doanh nghiệp kéo sợi, vải trong các doanh nghiệp may… Khoa kinh tế Trường Đại Học Vinh Khóa luận tốt nghiệp Sv: Nguyễn Thị Dung 8 - Vật liệu phụ: là đối tượng lao động nhưng không phải là cơ sở vật chất chủ yếu hình thành nên SP mới. Vật liệu phụ chỉ có vai trò phụ trợ trong quá trình SXKD, được sử dụng kết hợp với VLC để hoàn thiện và nâng cao tính năng chất lượng SP, hoặc được sử dụng nhằm mục đích đảm bảo cho CCDC hoạt động bình thường, hoặc dùng để phục vụ cho yêu cầu kỹ thuật, nhu cầu quản lý. - Nhiên liệu: dụng để tạo ra năng lượng cung cấp nhiệt lượng bao gồm các loại ở thể rắn, lỏng và khí dùng để phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm, cho các phương tiện vận tải, máy móc thiết bị hoạt động trong quá trình SXKD như: xăng, dầu, than, hơi đốt… Nhiên liệu thực chất là vật liệu phụ được tách thành một nhóm riêng do vai trò quan trọng của nó và nhằm mục đích quản lý và hạch toán thuận tiện hơn. - Phụ tùng thay thế: bao gồm các loại phụ tùng, chi tiết dùng để thay thế sửa chữa máy móc thiết bị SX, phương tiện vận tải… - Thiết bị và vật liệu XDCB: là các loại vật liệu thiết bị phục vụ cho hoạt động cơ bản, tái tạo TSCĐ. - Phế liệu thu hồi: là những loại phế liệu thu hồi từ quá trình SX để sử dụng hoặc bán ra ngoài. Tùy theo đặc điểm của từng loại hình DN mà yêu cầu quản lý và hạch toán chi tiết NVL đồi hỏi mỗi loại vật liệu nêu trên lại được chia thành từng nhóm, từng thứ theo quy cách. b. Phân loại theo từng nguồn nhập Theo cách phân loại này NVL của Dn được chia thành - Nguyên vật liệu mua ngoài: mua từ thì trường trong nước hoặc NK. - Nguyên vật liệu tự gia công sản xuất - Nguyên vật liệu nhận vốn góp c. Căn cứ vào mục đích, công dụng của NVL Theo cách phân loại này NVL của DN được chia thành: - Nguyên vật liệu trực tiếp dùng cho sản xuất, chế tạo sản phẩm - Nguyên vật liệu dùng cho các nhu cầu khác: Phục vụ quản lý ở phân xưởng, tổ đội sản xuất, cho nhu cầu bán hàng, QLDN. Khoa kinh tế Trường Đại Học Vinh Khóa luận tốt nghiệp Sv: Nguyễn Thị Dung 9 * Phân loại CCDC: CCDC cũng có nhiều tiêu chuẩn phân loại. Mỗi tiêu chuẩn có tác dụng riêng trong quản lý. a. Căn cứ vào phương pháp phân bổ Theo cách phân loại này CCDC của DN được chia thành: - Loại phân bổ 1 lần (100% giá trị) - Loại phân bổ nhiều lần Loại phân bổ 1 lần là những CCDC có giá trị nhỏ, thời gian sử dụng ngắn. Loại phan bổ từ hai lần trở lên là những CCDC có giá trị lơn, thời gian sử dụng dài hơn và những CCDC chuyên dùng. b. Căn cứ vào nội dung - Lán trại tạm thời, đà giáo côp pha dùng trong XDCB, dụng cụ gá lắp chuyên dùng cho SX, vận chuyể hàng hóa. - Dụng cụ đồ dùng bằng thủy tinh, sành sứ. - Quần áo bảo hộ lao động. - Công cụ dụng cụ khác. c. Căn cứ vào yêu cầu quản lý và công việc ghi chép kế toán - CCDC: Là các loại CCDC sử dụng cho mục đích SXKD của DN - Bao bì luân chuyển: Là các loại bao bì sử dụng nhiều lần cho nhiều chu kỳ SXKD, trị giá của bao bì luân chuyển khi xuất dùng được trừ dần và tính vào chi phí SXKD của nhiều kỳ hạch toán. - Đồ dùng cho thuê: Là những công cụ dụng cụ mà doanh nghiệp mua vào với mục đích cho thuê. d. Căn cứ vào mục đích sử dụng - Công cụ dụng cụ dùng cho SXKD. - Công cụ dụng cụ dùng cho quản lý. - Công cụ dụng cụ dùng cho mục đích khác. 1.2.2. Đánh giá NVL, CCDC 1.2.2.1. Nguyên tắc đánh giá vật tư Các loại vật tư thuộc hàng tồn kho của doanh nghiệp, do đó nguyên tắc đánh giá vật tư cũng phải tuân thủ theo nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho. Theo Khoa kinh tế Trường Đại Học Vinh Khóa luận tốt nghiệp Sv: Nguyễn Thị Dung 10 chuẩn mực kế toán số 02 “Hàng tồn kho” hàng tồn kho của doanh nghiệp được đánh giá theo giá gốc (trị giá vốn thực tế) và trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được. Giá trị thuần có thể thực hiện được của vật tư là giá ước tính của vật tư trong kỳ sản xuất kinh doanh bình thường trừ đi chi phí ước tính để hoàn chỉnh sản phẩm và chi phí ước tình phục vụ cho việc tiêu thụ sản phẩm. Giá gốc vật tư được xác định cụ thể cho từng loại, bao gồm: chi phí mua; chi phí chế biến và các chi phí khác có liên quan đến việc sở hữu các loại vật tư đó. Chi phí mua của vật tư bao gồm Giá mua, các loại thuế không được hoàn lại, chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua vật tư trừ ra các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá hàng mua. Chi phí chế biến vật tư bao gồm các chi phí có liên quan trực tiếp đến sản xuất chế biến ra các loại vật tư đó. Trường hợp sản xuất nhiều loại vật tư trên một quy trình công nghệ trong cùng một thời gian mà không thể tách được các chi phí chế biến thì phải phân bổ các chi phí này theo tiêu chuẩn thích hợp. Trường hợp có sản phẩm phụ thì giá trị sản phẩm phụ được tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được, giá trị này được loại trừ khỏi chi phí chế biến đã tập hợp chung cho sản phẩm chính. Các khoản chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công và các khoản chi phí khác phát sinh trên mức bình thường, chi phí bán hàng, chi phí QLDN không được tính vào giá gốc của vật tư. 1.2.2.2. Đánh giá vật tư Đánh giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ là cách xác định giá trị của chúng theo từng nguyên tắc nhất định. Theo quy định hiện hành kế toán N-X-T vật tư phải phản ánh theo giá trị thực tế, khi xuất kho phải xác định giá trị thực tế xuất kho theo đúng phương pháp quy định. a. Giá trị vật tư nhập kho Khoa kinh tế Trường Đại Học Vinh Khóa luận tốt nghiệp 11 Sv: Nguyễn Thị Dung Trị giá vốn Giá mua vật Chi phí thu Thuế nhập thực tế của = tư (theo hóa + + mua thực tế khẩu (nếu có) vật tư đơn) Chi phí thu mua thực tế gồm: chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản, chi phí thuê kho, thuê bãi, tiền phạt, tiền bồi thường… - Nếu vật tư mua ngoài dùng cho SXKD hàng hóa dịch vụ chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì giá trị vật tư được phản ánh ở tài khoản vật tư (TK 152, 153) theo giá mua chưa có thuế GTGT, số thuế GTGT được trừ phản ánh ở TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ. - Nếu vật tư mua ngoài dùng vào SXKD hàng hóa dịch vụ chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc không chịu thuế GTGT hoặc dùng cho hoạt động sự nghiệp, phúc lợi, dự án thì giá trị vật tư mua ngoài phản ánh trên tài khoản vật tư theo tổng giá thanh toán. Đối với vật tư do doanh nghiệp tự gia công chế biến thì giá thực tế của vật tư là giá của vật tư xuất gia công, chế biến cộng với các chi phí gia công chế biến. Chi phí chế biến bao gồm: chi phí nhân công, chi phí khấu hao máy móc thiết bị và các khoản chi phí khác. Đối với vật tư thuê ngoài gia công chế biến Giá vốn thực tế Gái trị vật tư Chi phí thuê = + của vật tư xuất gia công ngoài gia công Chi phí thuê ngoài gia công bao gồm: tiền thuê gia công phải trả, chi phí vận chuyển đến cơ sở gia công và ngược lại. Đối với vật tư nhận góp vốn liên doanh thì giá thực tế là giá trị vật tư do hội đồng liên doanh đánh giá. Đối với vật tư do nhà nước cấp hoặc được tặng thì giá trị thực tế được tính là giá trị của vật tư đó ghi trên biên bản bàn giao hoặc ghi theo giá trị tương đương với giá thị trường. Đối với phế liệu thu hồi: được đánh giá theo giá ước tính hoặc giá thực tế (có thể bán nếu có). b. Giá thực tế vật tư xuất kho Khoa kinh tế Trường Đại Học Vinh Khóa luận tốt nghiệp Sv: Nguyễn Thị Dung 12 Vật tư trong doanh nghiệp được thu mua nhập kho thường xuyên từ nhiều nguồn khác nhau. Giá thực tế từng lần, từng đợt nhập kho cũng khác nhau. Vì thế khi xuất kho kế toán phải tính chính xác được giá thực tế xuất kho cho các đối tượng sử dụng theo phương pháp tính giá thực tế xuất kho đã đăng ký áp dụng cho cả niên độ kế toán. Theo chuẩn mực kế toán thì có 4 phương pháp sau: * Phương pháp theo giá đích danh Phương pháp này được áp dụng với các loại vật tư có giá trị cao, các loại vật tư đặc trưng. Giá thực tế của vật tư xuất kho được căn cứ vào đơn giá thực tế vật tư nhập theo từng lô, từng lần nhập và số lượng xuất kho theo từng lần. Ưu điểm: Xác định được chính xác giá vật tư làm cho chi phí hiện tại phù hợp với doanh thu hiện tại. Nhược điểm: Trong trường hợp đơn vị có nhiều mặt hàng, nhập xuất thường xuyên thì khó theo dõi và công việc của kế toán chi tiết vật tư sẽ rất phức tạp. * Phương pháp tính theo giá bình quân - Phương pháp bình quân cuối kỳ trước Đơn giá bình quân cuối kỳ trước Trị giá vật tư tồn đầu kỳ = Số lượng vật tư tồn đâu kỳ Ưu điểm: Phương pháp này cho phép giảm nhẹ khối lượng tính toán của kế toán vì giá vật tư xuất kho tính khá đơn giản, cung cấp thông tin kịp thời về tình hình biến động của vật tư trong kỳ. Nhược điểm: độ chính xác của việc tính giá phụ thuộc tình hình biến động giá cả vật tư. Trường hợp giá cả thị trường có sự biến động lớn thì việc tính giá vật tư xuất kho theo phương pháp này trở nên thiếu chính xác. - Phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ: Đơn giá BQ Giá trị vật tư tồn đầu kỳ + Giá trị vật tư nhập trong kỳ = cả kỳ dự trữ Số lượng vật tư tồn đầu kỳ + Số lượng vật tư nhập trong kỳ Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có ít danh điểm vật tư nhưng số lần nhập xuất của mỗi danh điểm nhiều. Khoa kinh tế Trường Đại Học Vinh Khóa luận tốt nghiệp Sv: Nguyễn Thị Dung 13 Ưu điểm: Đơn giản, dễ làm, giảm nhẹ được việc hạch toán chi tiết vật tư, không phụ thuộc vào số lần nhập xuất của từng danh điểm vật tư. Nhược điểm: Dồn công việc tính giá vật tư xuất kho vào cuối kỳ hạch toán nên ảnh hưởng đến tiến độ của các phần hành kế toán khác. - Phương pháp bình quân sau mỗi lần nhập Theo phương pháp này, sau mỗi lần nhập vật tư, kế toán tính đơn giá bình quân, sau đó căn cứ vào đơn giá bình quân và lượng vật liệu xuất để tính giá xuất. Phương pháp này nên áp dụng ở những doanh nghiệp có ít danh điểm vật tư và số lần nhập của mỗi vật tư không nhiều. Đơn giá BQ sau mỗi lần nhập Giá trị VT tồn trước lần nhập n + Giá trị VT nhập lần n = SL vật tư tồn trước lần nhập n + SL vật tư nhập lần n Ưu điểm: PP này cho giá vật tư xuất kho chính xác nhất, phản ánh kịp thời sự biến động của giá cả, công việc tính giá thành được tiến hành đều đặn. Nhược điểm: Công việc tính toán nhiều, phức tạp, chỉ thích hợp với những doanh nghiệp sử dụng kế toán máy. - Phương pháp giá hạch toán Đối với các doanh nghiệp mua vật tư thường xuyên có sự biến động về giá cả, khối lượng và chủng loại thì có thể sử dụng giá hạch toán để đánh giá vật tư. Giá hạch toán là giá ổn định do doanh nghiệp tự xây dựng phục vụ cho công tác hạch toán chi tiết vật tư. Giá này không có tác dụng giao dịch với bên ngoài. Sử dụng giá hạch toán, việc xuất kho hàng ngày được thực hiện theo giá hạch toán, cuối kỳ kế toán phải tính ra giá thực tế để ghi sổ kế toán tổng hợp. Để tính được giá thực tế, trước hết phải tính hệ số giữa giá thực tế và giá hạch toán của vật tư luân chuyển trong kỳ (H) theo công thức sau: H Trị giá thực tế của vật Tư còn tồn đầu kỳ + Trị giá thực tế của vật tư nhập trong kỳ Trị giá hạch toán của vật tư còn đầu kỳ + Trị giá hạch toán của vật tư nhập trong kỳ = Khoa kinh tế Trường Đại Học Vinh Khóa luận tốt nghiệp Sv: Nguyễn Thị Dung 14 Sau đó, tính giá của vật tư xuất trong kỳ theo công thức: Giá thực tế của vật tư xuất trong kỳ Trị giá hạch toán của vật = tư xuất của vật tư luân Hệ số giữa giá thực tế  và giá hạch toán chuyển trong kỳ trong kỳ * Phương pháp tính theo giá thực tế nhập trước – xuất trước Theo Phương pháp này, giá vật tư xuất dùng được tính hết theo giá nhập kho lần trước, xong mới tính đến giá nhập kho lần sau. Ưu điểm: Cho phép kế toán có thể tính giá vật tư xuất kho kịp thời. PP này còn cung cấp một sự ước tính hợp lý về giá trị vật tư cuối kỳ. Trong thời kỳ lạm phát, PP này sẽ cho lợi nhuận cao, do đó có lợi cho các Công ty cổ phần khi báo cáo kết quả hoạt động trước các cổ đông, làm cho giá cổ phiếu công ty tăng lên. Nhược điểm: Các chi phí phát sinh hiện hành không phù hợp với doanh thu phát sinh hiện hành. Doanh thu hiện hành có được là do các chi phí vật tư vào kho từ kỳ trước. Như vậy, Chi phí kinh doanh của doanh nghiệp không phản ứng kịp thời với giá cả thị trường của vật tư. * Phương pháp tính theo giá thực tế nhập sau – xuất trước Theo phương pháp này, giá vật tư xuất kho là giá của vật tư nhập sau cùng. Phương pháp này ngược lại với phương pháp nhập trước – xuất trước. Ưu điểm: Đảm bảo nguyên tắc doanh thu hiện tại phù hợp với chi phí hiện tại. Chi phí vật tư của doanh nghiệp phản ứng kịp thời với giá cả thị trường, làm cho thông tin về thu nhập và chi phí của DN trở nên chính xác hơn. Theo phương pháp này, doanh nghiệp thường có lợi về thuế nếu giá vật tư có xu hướng tăng, khi đó giá xuất sẽ lớn. Chi phí lớn dẫn đến lợi nhuận nhỏ và giảm được thuế. Nhược điểm: Phương pháp này làm cho thu nhập thuần của doanh nghiệp giảm trong thời kỳ lạm phát và giá trị của vật tư có thể bị đánh giá giảm trên bảng cân đối kế toán so với giá trị thực của nó. Tóm lại, mỗi phương pháp tính giá đều có ưu điểm và nhược điểm riêng nên DN cần chọn cho mình PP tính phù hợp với đặc điểm và trình độ kế toán. Khoa kinh tế Trường Đại Học Vinh Khóa luận tốt nghiệp 15 1.3. Tổ chức hạch toán chi tiết vật tư Sv: Nguyễn Thị Dung 1.3.1. Chứng từ và sổ kế toán chi tiết vật tư Tổ chức hệ thống chứng từ cần tuân thủ các quy định về mẫu của Bộ tài chính, thời gian lập, trình tự luân chuyển, bảo quản và dự trữ chứng từ. Trình tự luân chuyển phải đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin cho những người quản lý vật tư, bảo đảm sự an toàn cho chứng từ, cập nhật số liệu, vào sổ kế toán đầy đủ, kịp thời, tránh sự trùng lặp hoặc luân chuyển chứng từ qua những khâu không cần thiết và giảm thời gian luân chuyển chứng từ tới mức thấp nhất có thể. Theo quyết đinh số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính, các chứng từ kế toán NVL, CCDC gồm: - Phiếu nhập kho (mẫu 01-VT) - Phiếu xuất kho (mẫu 02-VT) - Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, HH (mẫu 03- VT) - Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (mẫu 04-VT) - Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa (mẫu 05-VT) - Bảng kê mua hàng (mẫu 06-VT) - Bảng phân bổ NVL, CCDC Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của nhà nước, trong các doanh nghiệp có thể sử dụng các chứng từ kế toán hướng dẫn và các chứng từ khác tùy thuộc tình hình, đặc điểm của doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực hoạt động, thành phần kinh tế và hình thức sở hữu khác nhau. Tổ chức hệ thống sổ sách kế toán vật tư cần đảm bảo hai nguyên tắc thống nhất và thích ứng. Xây dựng các loại sổ bắt buộc do Bộ tài chính ban hành, đồng thời xây dựng các loại sổ phục vụ cho yêu cầu quản lý vật tư. - Sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm HH (mẫu S10-DN) - Bảng tổng hợp chi tiết vật tư (mẫu S11-DN) - Sổ (thẻ) kho Ngoài các sổ kế toán chi tiết còn có thể mở thêm các bảng kê nhập, bảng kê xuất, bảng kê lũy kế tổng hợp nhập xuất tồn kho vật tư, phục vụ cho việc ghi sổ kế toán được đơn giản, nhanh chóng, kịp thời. Khoa kinh tế Trường Đại Học Vinh Khóa luận tốt nghiệp Sv: Nguyễn Thị Dung 16 Hệ thống tài khoản tổng hợp của doanh nghiệp xây dựng căn cứ vào chế độ kế toán và thống nhất chung theo chế độ hiện hành. Bên cạnh đó các tài khoản chi tiết xây dựng dựa trên đặc điểm riêng của DN sao cho phù hợp với công tác kế toán của DN và tạo điều kiện thuận lợi nhất cho công tác kế toán. Các báo cáo về vật tư cũng cần được xây dựng theo đúng chế độ kế toán ban hành, đảm bảo lập đúng kỳ và được chuyển đến các bộ phận chức năng quản lý vật tư. Các doanh nghiệp cần kịp thời nắm bắt những quyết định điều chỉnh, thay đổi, bổ sung của Bộ tài chính liên quan đến hạch toán kế toán. 1.3.2. Các phương pháp kế toán chi tiết vật tư Vật tư dùng trong SXKD của doanh nghiệp thường bao gồm nhiều chủng loại khác nhau, nếu thiếu một loại có thể gây ngừng sản xuất. Chính vì vậy, hạch toán vật tư phải theo dõi tình hình biến động của từng chủng loại vật tư. Hạch toán chi tiết vật tư là việc theo dõi, ghi chép thường xuyên liên tục sự biến động nhập - xuất - tồn kho của từng loại vật tư sử dụng trong SXKD của doanh nghiệp về số lượng và giá trị. Trong thực tế công tác kế toán hiện nay áp dụng một trong ba Phương pháp hạch toán chi tiết vật tư như sau: - Phương pháp thẻ song song - Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển - Phương pháp sổ số dư Kế toán chi tiết tại kho của ba phương pháp trên đều thực hiện theo một quy trình giống nhau: Việc ghi chép tình hình nhập xuất tồn kho hàng ngày do thủ kho tiến hành trên thẻ kho và chỉ ghi về mặt số lượng. Khi nhận được các chứng từ nhập xuất vật tư, thủ kho tiến hành kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi ghi số thực nhập, thực xuất và chứng từ và thẻ kho. Định kỳ, thủ kho chuyển (hoặc kế toán xuống kho nhận) các chứng từ nhập - xuất được phân loại theo từng thứ vật tư cho phòng kế toán. Khoa kinh tế Trường Đại Học Vinh Khóa luận tốt nghiệp a. Phương pháp thẻ song song 17 Sv: Nguyễn Thị Dung Tại Phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ kế toán chi tiết vật tư để ghi chép tình hình nhập xuất tồn kho theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị. Cuối tháng, kế toán cộng sổ chi tiết vật tư và kiểm tra đối chiếu với thẻ kho. Ngoài ra, để có số liệu đối chiếu, kiểm tra với kế toán tổng hợp, cần tổng SƠ ĐỒ 1.1. KẾ TOÁN CHI TIẾT VẬT TƯ THEO PP THẺ SONG SONG Thẻ kho Chứng từ nhập Chứng từ xuất Sổ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp nhập xuất tồn Sổ kế toán tổng hợp Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu - Ưu điểm: Ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, dễ đối chiếu - Nhược điểm: Việc ghi chép giữa thủ kho và phòng kế toán còn trùng lặp về mặt chỉ tiêu, số lượng. Việc kiểm tra đối chiếu tiến hành vào cuối tháng do vậy hạn chế chức năng kịp thời của kế toán. - Phạm vi áp dụng: thích hợp với các doanh nghiệp có ít chủng loại vật tư, số lần nhập xuất ít, không thường xuyên, không đòi hỏi trình độ kế toán cao. b. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển - Tại phòng kế toán: Kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình hình nhập – xuất – tồn kho của từng loại vật tư ở từng kho dùng cho cả năm, nhưng sau mỗi tháng chỉ ghi một lần vào cuối tháng. Để có số liệu ghi sổ đối Khoa kinh tế Trường Đại Học Vinh Khóa luận tốt nghiệp Sv: Nguyễn Thị Dung 18 chiếu luân chuyển, kế toán phải lập bảng kê nhập, bảng kê xuất trên cơ sở các chứng từ nhập xuất mà theo định kỳ thủ kho gửi lên. Sổ đối chiếu luân chuyển cũng được theo dõi cả về số lượng và giá trị. Cuối tháng, tiến hành đối chiếu số liệu giữa sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho và số liệu kế toán tổng hợp. c. Phương pháp sổ số dư - Tại phòng kế toán: Kế toán mở sổ theo dõi từng kho chung cho cả năm đề ghi chép tình hình nhập xuất. Từ bảng kê nhập, bảng kê xuất, kế toán nhập bảng lũy kế nhập, lũy kế xuất rồi từ bảng lũy kế lập bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn kho theo từng nhóm loại vật liệu theo chỉ tiêu giá trị. Cuối tháng, khi nhận sổ số dư do thủ kho gửi lên, kế toán căn cứ vào số tồn kho do thủ kho tính và ghi sổ số dư, đơn giá hạch toán tính ra giá trị tồn kho để ghi vào cột số tiền trên sổ số dư. Việc kiểm tra đối chiếu căn cứ vào cột số tiền tồn kho trên sổ số dư và bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn và số liệu kế toán tổng hợp. - Phạm vi áp dụng: thích hợp cho các DNSX có khối lượng công tác nghiệp vụ nhập – xuất kho nhiều, thường xuyên, nhiều chủng loại vật liệu và với điều kiện doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán để hạch toán nhập – xuất đã xây dựng hệ thống danh điểm vật tư, trình độ chuyên môn của kế toán vững vàng. 1.4. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ 1.4.1. Kế toán tổng hợp NVL, CCDC theo phương pháp kê khai thường xuyên Kế toán tổng hợp là việc sử dụng tài khoản kế toán để phản ánh kiểm tra và giám sát các đối tượng kế toán có nội dung kế toán ở dạng tổng quát. NVL là những tài sản lưu động thuộc nhóm hàng tồn kho. Nó tham gia và quá trình SXKD hình thành nên sản phẩm mới. Quá trình nhập xuất diễn ra thường xuyên, tùy theo đặc điểm NVL mà DN có phương thức kiểm kê khác nhau. Có DN thực hiện kiểm kê theo từng nghiệp vụ nhập xuất kho nhưng cũng có DN chỉ kiểm kê một lần vào thời điểm cuối tháng. Tương ứng với hai phương thức kiểm kê, trong kế toán NVL có hai phương thức hạch toán hàng tồn kho là phương pháp kê khai thường xuyên và phương pháp kiểm kê định kỳ. Khoa kinh tế Trường Đại Học Vinh Khóa luận tốt nghiệp Sv: Nguyễn Thị Dung 19 Phương pháp kê khai thường xuyên hàng tồn kho là phương pháp theo dõi phản ánh thường xuyên liên tục, có hệ thống tình hình nhập – xuất – tồn kho vật tư, thành phẩm, hàng hóa trên cơ sở chứng từ kế toán. Mọi biến động tăng giảm (nhập, xuất) và số hiện có của vật liệu, công cụ dụng cụ đều được phản ánh thường xuyên, liên tục trên TK 152, TK 153. Cuối kỳ kế toán, căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế vật tư tồn kho, so sánh đối chiếu số liệu vật tư tồn kho trên sổ sách kế toán, nếu có chênh lệch phải tìm ra nguyên nhân và có xử lý kịp thời. 1.4.1.1. Tài khoản sử dụng Tài khoản 151 dùng để theo dõi các loại vật tư hàng hóa mà DN đã mua hay chấp nhận mua, đã thuộc quyên sở hữu của DN nhưng cuối tháng chưa về nhập kho (kể cả số gửi ở kho người khác). TK 152, 153: Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Tài khoản này dùng để theo dõi giá trị hiện có tình hình tăng giảm của các loại vật liệu, CCDC theo giá thực tế, có thể mở chi tiết cho từng loại, nhóm thứ vật tư tùy theo yêu cầu quản lý và phương tiện tính toán. Tài khoản 152, 153 không quy định các tài khoản cấp 2 song theo yêu cầu quản lý cụ thể và phân loại vật tư của doanh nghiệp thì có thể tổ chức quy định các tài khoản cấp 2 này áp dụng ở đơn vị. Ví dụ: chi tiết cho từng loại NVL có thể mở các tài khoản cấp 2 như: TK 1521 – Nguyên vật liệu chính TK 1524 – Phụ tùng thay thế TK 1522 – Nguyên vật liệu phụ TK 1525 – Thiết bị xây dựng cơ bản TK 1523 – Nhiên liệu TK 1526 – Vật liệu khác Ngoài các tài khoản trên, kế toán còn sử dụng các tài khoản liên quan khác như TK 153, 111, 112, 141, 331, 411, 621, 627, 642… 1.4.1.2. Phương pháp hạch toán Kế toán tổng hợp kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ được phản ánh qua sơ đồ hạch toán tổng hợp sau: Khoa kinh tế Trường Đại Học Vinh Khóa luận tốt nghiệp Sv: Nguyễn Thị Dung 20 SƠ ĐỒ 1.2. KẾ TOÁN TỔNG HỢP NGUYÊN VẬT LIỆU THEO PPKKTX 111,112, 141,331,… TK 133 Nếu có 152 Nhập kho vật tư do mua ngoài 151 1381 Hàng đi đường về nhập kho 621, 623, 627, Xuất NVL dùng cho 641, 642, 241 SXKD, XDCB, sửa chữa lớn TSCĐ 154 Nhập kho số hàng thiếu 154 Thuê ngoài gia công hoàn thành nhập kho Xuất thuê ngoài gia công TK 133 111, 112, 331 Nếu có 711 Vật tư được biếu tặng hoặc thừa không tìm ra nguyên nhân 333 (3333, 3332) Thuế nhập khẩu, Giảm giá NVL mua vào, trả lại NVL, CKTM Xuất bán,gửi bán hoặc hao hụt trong định mức 632, 157 TTTĐB phải nộp 142, 242 NVL xuất dùng phải phân bổ 411 Nhận vốn góp liên doanh 621, 623, 627, 641, 642 Vật liệu dùng không hết nhập lại kho 222, 223 3381 412 Khoa kinh tế Thu hồi vốn góp liên doanh NVL thừa khi kiểm kê chờ xử lý Chênh lệch tăng đánh giá lại tài sản TK 222, 223, 811, 711, 3387 Đầu tư góp vốn liên doanh NVL thiếu khi kiểm kê chờ xử lý TK 1381 Chênh lệch giảm đánh giá lại tài sản Trả lại hàng thừa cho người bán 412 3381 Trường Đại Học Vinh