Tài liệu Hoàn thiện hệ thống dự toán ngân sách tại các công ty thi công thiết kế cảnh quan Việt Nam

BOÄ GIAÙO DUÏC VAØ ÑAØO TAÏO TRÖÔØNG ÑAÏI HOÏC KINH TEÁ TP. HOÀ CHÍ MINH --------------------- ĐẶNG NGỌC THỊNH HOÀN THIỆN HỆ THỐNG DỰ TOÁN NGÂN SÁCH TẠI CÁC CÔNG TY THI CÔNG THIẾT KẾ CẢNH QUAN VIỆT NAM CHUYEÂN NGAØNH: KEÁ TOAÙN MAÕ SOÁ: 60340301 LUAÄN VAÊN THAÏC SÓ KINH TEÁ NGÖÔØI HÖÔÙNG DAÃN KHOA HOÏC: TS. LÊ ĐÌNH TRỰC TP. HOÀ CHÍ MINH – NAÊM 2014 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đề tài này được thực hiện dựa trên quá trình nghiên cứu trung thực dưới sự cố vấn của người hướng dẫn khoa học. Đây là đề tài luận văn thạc sỹ kinh tế, chuyên ngành Kế toán kiểm toán. Luận văn này chưa được ai công bố dưới bất kỳ hình thức nào và tất cả các nguồn tài liệu tham khảo đều được trích dẫn đầy đủ. Tp. Hồ Chí Minh, ngày…… tháng …… năm 2014 Tác giả ĐẶNG NGỌC THỊNH MỤC LỤC TRANG PHỤ BÌA LỜI CAM ĐOAN MỤC LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT ................................................................................ PHẦN MỞ ĐẦU .................................................................................................... 1. Tính cấp thiết của đề tài ................................................................................ 2. Các nghiên cứu liên quan ............................................................................. 3. Mục tiêu nghiên cứu ..................................................................................... 4. Phương pháp nghiên cứu .............................................................................. 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ................................................................ 6. Bố cục của đề tài ........................................................................................... 7. Đóng góp mới của đề tài ............................................................................... Chương 1. Tổng quan về dự toán ngân sách ............................................ 1 1.1. Vai trò của dự toán ngân sách ............................................................................ 1 1.1.1. Định nghĩa dự toán ngân sách...................................................................... 1 1.1.2. Vai trò của dự toán ....................................................................................... 1 1.2. Chiến lược, kế hoạch dài hạn và dự toán ngân sách ........................................... 2 1.2.1. Sự quan trọng của chiến lược trong lập dự toán .......................................... 2 1.2.2. Sự tính toán của chiến lược.......................................................................... 2 1.2.3. Mục tiêu chiến lược và mục tiêu dài hạn ..................................................... 4 1.2.4. Mục tiêu ngắn hạn và dự toán ngân sách ..................................................... 4 1.3. Quá trình lập dự toán .......................................................................................... 5 1.3.1. Ủy ban dự toán ............................................................................................. 7 1.3.2. Thời kỳ dự toán ............................................................................................ 7 1.3.3. Hướng dẫn dự toán ...................................................................................... 7 1.3.4. Phê duyệt dự toán ban đầu ........................................................................... 8 1.3.5. Sự thương lượng, kiểm tra và sự xét duyệt .................................................. 9 1.3.6. Sự rà soát lại................................................................................................. 9 1.3.7. Lựa chọn thời kỳ lập dự toán ..................................................................... 10 1.3.8. Lựa chọn phương pháp lập dự toán ........................................................... 10 1.3.9. Lựa chọn mô hình lập dự toán ................................................................... 14 1.3.10. Các bước lập dự toán .............................................................................. 19 1.3.10.1. Xác định mục tiêu của tổ chức ........................................................... 22 1.3.10.2. Dự toán bán hàng ................................................................................ 22 1.3.10.3. Dự toán chi tiêu vốn (ngân sách vốn) ................................................. 23 1.3.10.4. Dự toán sản xuất và dự toán tồn kho .................................................. 23 1.3.10.5. Dự toán mua hàng (dành cho cả các doanh nghiệp có thêm hoạt động thương mại) ......................................................................................................... 24 1.3.10.6. Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp ........................................... 24 1.3.10.7. Dự toán chi phí nhân công trực tiếp ................................................... 25 1.3.10.8. Dự toán chi phí sản xuất chung .......................................................... 25 1.3.10.9. Dự toán giá thành sản phẩm và giá vốn hàng bán .............................. 26 1.3.10.10. Dự toán chi phí quản lý và chi phí bán hàng .................................... 26 1.3.10.11. Dự toán dòng tiền.............................................................................. 26 1.3.10.12. Dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh ................................ 27 1.3.10.13. Dự toán bảng cân đối kế toán ........................................................... 27 1.3.10.14. Dự toán báo cáo lưu chuyển tiền tệ .................................................. 28 1.4. Kết luận chương 1 ............................................................................................ 28 Chương 2. Thực trạng vận dụng lập dự toán ngân sách tại các doanh nghiệp thi công, thiết kế cảnh quan Việt Nam .............................................. 29 2.1. Giới thiệu về các công ty thi công, thiết kế cảnh quan Việt Nam .................... 29 2.1.1. Đặc điểm kinh doanh ................................................................................. 29 2.1.2. Những thách thức, cơ hội của ngành thi công thiết kế cảnh quan với vấn đề dự toán................................................................................................................ 31 2.2. Thực trạng lập dự toán ngân sách tại công ty thi công, thiết kế cảnh quan Việt Nam .......................................................................................................................... 32 2.3. Kết luận chương 2 ............................................................................................ 46 Chương 3. Những giải pháp để hoàn thiện hệ thống dự toán ngân sách tại các doanh nghiệp thi công, thiết kế cảnh quan Việt Nam ............................ 48 3.1. Những giải pháp để hoàn thiện hệ thống dự toán ngân sách tại các công ty thi công, thiết kế cảnh quan Việt Nam ............................................................................ 50 3.1.1. Những giải pháp để hoàn thiện quy trình lập dự toán tại các công ty thi công, thiết kế cảnh quan Việt Nam ......................................................................... 50 3.1.1.1. Nâng cao trình độ lập dự toán, sự hiểu biết về tầm quan trọng của công việc lập kế hoạch, lập dự toán .................................................................... 50 3.1.1.2. Nâng cao vai trò của nhà quản lý trong lập kế hoạch, lập dự toán ..... 51 3.1.1.3. Ứng dụng công nghệ trong lập dự toán .............................................. 52 3.1.2. Những giải pháp hoàn thiện mô hình lập dự toán ngân sách cho các doanh nghiệp thi công thiết kế cảnh quan ......................................................................... 56 3.1.2.1. Xây dựng chiến lược dài hạn, mục tiêu dài hạn và kế hoạch dài hạn . 57 3.1.2.2. Xây dựng mục tiêu ngắn hạn .............................................................. 57 3.1.2.3. Dự toán bán hàng ................................................................................ 57 3.1.2.4. Dự toán sản xuất và dự toán tồn kho .................................................. 59 3.1.2.5. Dự toán mua hàng (dành cho cả doanh nghiệp có thêm hoạt động thương mại) ......................................................................................................... 59 3.1.2.6. Dự toán nguyên vật liệu trực tiếp ........................................................ 60 3.1.2.7. Dự toán nhân công trực tiếp ................................................................ 60 3.1.2.8. Dự toán chi phí sản xuất chung ........................................................... 60 3.1.2.9. Dự toán giá thành công trình và giá vốn hàng bán ............................. 61 3.1.2.10. Dự toán chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp ........................... 61 3.1.2.11. Dự toán báo cáo thu nhập ................................................................... 61 3.1.2.12. Dự toán dòng tiền ............................................................................... 61 3.1.2.13. Dự toán bảng cân đối kế toán, báo cáo lưu chuyển tiền tệ ................. 62 3.2. Sự hỗ trợ từ nhà nước và hội nghề nghiệp cho các doanh nghiệp thi công, thiết kế cảnh quan ............................................................................................................... 62 3.3. Kết luận chương 3 ............................................................................................ 65 KẾT LUẬN CHUNG ........................................................................................... DANH MỤC CÁC TÀI LIỆU THAM KHẢO .................................................. PHỤ LỤC ...................................................................................................... DANH MỤC CÁC BẢNG, SƠ ĐỒ, BIỂU ĐỒ, PHỤ LỤC Bảng: Bảng 2.1 : Kết quả phản hồi của các doanh nghiệp được khảo sát ................................ 35 Bảng 2.2: Hoạt động lập dự toán tại công ty ILG .......................................................... 36 Bảng 2.3: Lý do lập dự toán ........................................................................................... 38 Bảng 2.4: Lợi ích mang lại của việc lập dự toán............................................................ 39 Bảng 2.5: Những khó khăn khi lập dự toán của công ty ILG ........................................ 40 Bảng 2.6: Thống kê các doanh nghiệp không lập dự toán ............................................. 41 Sơ đồ: Sơ đồ 1.1: Đánh giá, phân tích các yếu tố bên ngoài và bên trong doanh nghiệp ........... 3 Sơ đồ 1.2: Mối quan hệ giữa kế hoạch chiến lược, mục tiêu và kế hoạch ngắn hạn ....... 5 Sơ đồ 1.3: Mô hình ấn định thông tin từ trên xuống ...................................................... 15 Sơ đồ 1.4: Mô hình thông tin từ dưới lên ....................................................................... 17 Sơ đồ 1.5: Mô hình thông tin phản hồi .......................................................................... 18 Sơ đồ 1.6: Quy trình lập dự toán .................................................................................... 21 Biểu đồ: Biểu đồ 2.1: Thống kê địa phương ................................................................................. 32 Biểu đồ 2.2: Thống kê hình thức khảo sát các doanh nghiệp ........................................ 33 Biểu đồ 2.3: Tình hình tổ chức kế toán quản trị............................................................. 35 Biểu đồ 2.6: Mức độ quan trọng của những lý do không tổ chức thực hiện lập dự toán ngân sách (thang điểm từ 0 đến 5) ................................................................................. 41 Biểu đồ 3.2: Những nguyên nhân chính dẫn đến sự bất mãn trong việc lập kế hoạch và dự toán ngân sách ........................................................................................................... 53 Biểu đồ 3.3: Thống kê hình thức sử dụng công nghệ vào lập dự toán của các quốc gia Châu Á............................................................................................................................ 54 Phụ lục: Phụ lục 1: Bảng câu hỏi ................................................................................................. 71 Phụ lục 2: Danh sách công ty khảo sát .......................................................................... 77 Phụ lục 3: Minh họa dự toán cụ thể tại công ty cảnh quan ABC ................................... 86 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT Ký hiệu viết tắt BSC CEO CEOs CFO CFOs ERP ILG KPI KTQT KTTC KT-XH MBP MBO NVL NSNN NĐ-CP P PTHĐKD Q TNHH TT-BTC ZBB Tiếng Anh Balanced Scorecard Chief Executive Officer Chief Financial Officer Enterprise Resource Planning I love gardening Key performance Indicator Management by process Management by objectives Zero-base budget Tiếng Việt Thẻ cân bằng điểm Tổng giám đốc điều hành Những giám đốc điều hành Giám đốc tài chính Những giám đốc tài chính Hoạch định tài nguyên doanh nghiệp Tôi yêu làm vườn Chỉ số đánh giá thực hiện công việc Kế toán quản trị Kế toán tài chính Kinh tế - Xã hội Quản lý theo quá trình Quản lý theo mục tiêu Nguyên vật liệu Ngân sách nhà nước Nghị định – chính phủ Phường Phân tích hoạt động kinh doanh Quận Trách nhiệm hữu hạn Thông tư – Bộ tài chính Phương pháp lập dự toán trên cơ sở bằng 0 PHẦN MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Hiện nay, trong nền kinh tế thị trường toàn cầu hóa đòi hỏi doanh nghiệp không ngừng đổi mới, cấu trúc và nâng cao trình độ quản lý để tăng cường vị trí cạnh tranh. Trong bối cảnh đó, việc đổi mới và hoàn thiện hệ thống dự toán ngân sách giữ một vị trí quan trọng trong việc hoàn thành mục tiêu ngắn hạn, dài hạn và mục tiêu chiến lược của tổ chức. Trong bất kỳ loại hình doanh nghiệp nào dù lớn hay nhỏ thì công tác dự toán luôn đóng vai trò quan trọng đầu tiên trong việc phát triển chiến lược một công ty. Để thực hiện thành công một dự toán áp dụng tại một doanh nghiệp thì cần phải sử dụng rất nhiều thời gian và nguồn lực. Do đó, việc thực hiện được một dự toán thì không hề dễ dàng. Dự toán ngân sách là công cụ rất quan trọng phục vụ cho mục tiêu hoạch định và kiểm soát trong doanh nghiệp. Xây dựng được một hệ thống dự toán tốt sẽ giúp cho doanh nghiệp cân đối và kiểm soát tốt nguồn lực của mình, góp phần tạo ra sự khác biệt so với đối thủ cạnh tranh, đồng thời tạo ra được lợi thế cạnh tranh bền vững cho doanh nghiệp. Dự toán ngân sách buộc các nhà quản trị phải hoạch định để xử lý trước các vấn đề có thể xảy ra, giúp cho doanh nghiệp kiểm soát tốt các vấn đề đó. Dự toán giúp nhà quản lý giải thích những khoản chênh lệch giữa thực tế và kế hoạch, khuyến khích và có khi bắt buộc các nhà quản trị các cấp và các nhân viên cố gắng thực hiện mục tiêu đã đề ra. Các doanh nghiệp thi công, thiết kế cảnh quan Việt Nam đa số là các doanh nghiệp non trẻ và rất yếu trong khâu quản lý, hoạch định, một số ít doanh nghiệp này là có sự phát triển nhất định. Các doanh nghiệp này rất xem nhẹ công tác lập dự toán cũng như chưa thấy được hết tầm quan trọng của công việc này. Tuy nhiên, mục tiêu thể hiện trong tầm nhìn và sứ mạng của các doanh nghiệp này thông thường thì khá là cao như sánh vai với các doanh nghiệp bạn trong khu vực,…Để họ đạt được những mục tiêu này thì công tác lập dự toán là một sự lựa chọn sáng suốt. Việc hoàn thiện mô hình dự toán hiện tại sẽ giúp cho công tác dự toán phát huy hết vai trò của nó. Từ đó, dự toán sẽ giúp cho các nhà quản trị các doanh nghiệp này đưa ra các quyết định kinh tế phù hợp và đúng đắn để đạt được những mục tiêu ấy. Hơn thế nữa, việc hoàn thiện dự toán ngân sách sẽ là một minh họa thực tiễn để các doanh nghiệp trong ngành có thể sử dụng và áp dụng tại doanh nghiệp của mình. Với tầm quan trọng như trên của kế toán quản trị nói chung và công tác lập dự toán nói riêng đối với các doanh nghiệp thi công thiết kế cảnh quan Việt Nam, tác giả chọn để tài “Hoàn thiện hệ thống dự toán ngân sách tại các doanh nghiệp thi công thiết kế cảnh quan Việt Nam” làm luận văn thạc sĩ kinh tế cho mình. Việc hoàn thiện công tác dự toán tại các doanh nghiệp này là thực sự cấp thiết bởi các lý do sau:  Dự toán thông tin với những kế hoạch quản lý xuyên suốt tổ chức theo thời kỳ thực hiện dự toán.  Dự toán thúc đẩy những nhà quản lý nghĩ về và kế hoạch cho tương lai. Nếu thiếu lập dự toán, nhiều nhà quản lý sẽ trải qua tất cả thời gian của họ để giải quyết những vấn đề cấp bách hàng ngày.  Quá trình dự toán cung cấp một sự phân bổ nguồn lực đến những thành phần của tổ chức nơi mà chúng có thể được sử dụng hiệu quả nhất.  Quá trình dự toán không thể bao phủ những sự bế tắc tiềm ẩn trước khi chúng diễn ra. Tuy nhiên khi lập dự toán, trong một số trường hợp nhà quản lý có thể nhận ra những bế tắc và rủi ro tiềm tàng trong hoạt động.  Dự toán phối hợp với các hoạt động của toàn bộ tổ chức bằng việc hợp nhất các kế hoạch của các thành phần khác nhau. Dự toán giúp đỡ để chắc chắn rằng mọi người trong tổ chức được kéo về một hướng. 2. Các nghiên cứu liên quan  Nguyễn Phương Thúy, 2013. Hoàn thiện hệ thống dự toán ngân sách tại trường đại học sư phạm kỹ thuật TPHCM. Luận văn thạc sĩ. Đại học kinh tế thành phố Hồ Chí Minh  Nguyễn Trí Minh, 2013. Hoàn thiện dự toán ngân sách tại công ty cổ phần sữa Việt Nam. Luận văn thạc sĩ. Đại học Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh.  Võ Thị Thắm, 2013. Hoàn thiện dự toán ngân sách tại công ty VMEP. Luận văn thạc sĩ. Đại học Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh.  Nguyễn Thị Minh Đức, 2010. Dự toán ngân sách tại công ty Pepsico Việt Nam - Ngành Foods thực trạng và một số giải pháp hoàn thiện. Luận văn thạc sĩ. Đại học Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh.  Nguyễn Thúy Hằng, 2012. Xác lập mô hình dự toán và báo cáo dự toán ngân sách cho các loại hình doanh nghiệp trong Khu công nghiệp Biên Hòa. Luận văn thạc sĩ. Đại học Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh.  Huỳnh Thị Đăng Khoa. Hoàn thiện dự toán ngân sách tại công ty xuất nhập khẩu An Giang. Luận văn thạc sĩ. Đại học Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh.  Nguyễn Đức Thanh. Nghiên cứu hoàn thiện phương thức lập dự toán ngân sách nhà nước Việt Nam. Luận văn thạc sĩ. Đại học Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh. Phần lớn các nghiên cứu trước đây là các nghiên cứu mô hình dự toán áp dụng trong một doanh nghiệp cụ thể. Các nghiên cứu đã đưa ra những mô hình tổng quan và có những biện pháp hoàn thiện cụ thể cho các doanh nghiệp ấy. Tuy nhiên, các nghiên cứu trước đây vẫn chưa xây dựng được mô hình có những bước đi cụ thể để hình thành nên một dự toán thành công cho doanh nghiệp, và đa phần các mô hình dự toán chưa hướng tới chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp. Vì những phần còn thiếu ấy mà tác giả trong luận văn này sẽ cố gắng khắc phục để bổ sung trong mô hình và giải pháp để hoàn thiện hơn mô hình dự toán hiện nay, đồng thời đưa ra được mô hình chuẩn và giải pháp cho các doanh nghiệp thi công thiết kế cảnh quan Việt Nam. 3. Mục tiêu nghiên cứu Nghiên cứu này được thực hiện nhằm mục tiêu: - Luận văn này nhằm hệ thống hóa cơ sở lý luận về việc lập dự toán ngân sách. Tìm hiểu về thực trạng lập dự toán ngân sách ở Việt Nam, kết hợp kết quả khảo sát thực tế tại các doanh nghiệp thi công, thiết kế cảnh quan tác giả sẽ cố gắng so sánh những điều kiện cần thiết để vận dụng lập dự toán ngân sách ở Việt Nam, từ đó có những đề xuất phương hướng xây dựng và vận dụng mô hình này trong tương lai. 4. Phương pháp nghiên cứu Đề tài sử dụng kết hợp nhiều phương pháp nghiên cứu: - Phương pháp điều tra - Phương pháp thống kê - Phương pháp so sánh đối chiếu - Phương pháp phân tích, tổng hợp, đánh giá Các phương pháp này được thực hiện qua các giai đoạn như sau: - Giai đoạn thứ nhất, sau khi đã tổng hợp một cách có hệ thống về cơ sở lý luận của kế toán quản trị lập dự toán ngân sách, tác giả sẽ tiến hành khảo sát thực tế một số doanh nghiệp thi công, thiết kế cảnh quan Việt Nam về đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, tìm hiểu các hoạt động quản lý ngân sách hiện tại cũng như những điều kiện cần thiết để vận dụng lý thuyết này. Từ kết quả những bảng câu hỏi nhận được, tác giả sử dụng phương pháp thống kê với mong muốn có thể đánh giá về khả năng vận dụng “master budget” ở các doanh nghiệp thi công, thiết kế cảnh quan Việt Nam. - Giai đoạn thứ hai, thông qua các tài liệu nghiên cứu, tác giả tìm hiểu, tổng hợp thực tế vận dụng “master budget” ở các quốc gia phát triển trên thế giới. Trên cơ sở đó, tác giả sẽ so sánh và phân tích về những điều kiện vận dụng “master budget” vào các doanh nghiệp thi công, thiết kế cảnh quan Việt Nam. Với những điều kiện này, cùng với kết quả phân tích đánh giá những khả năng vận dụng ở giai đoạn thứ nhất, sẽ được so sánh và tổng hợp để đề xuất từng bước thực hiện khi bắt đầu tổ chức công tác kế toán quản trị ngân sách và đưa ra giải pháp hoàn thiện. 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu của đề tài này cả về mặt lý luận lẫn thực tiễn của việc vận dụng lập dự toán ngân sách để cung cấp các thông tin tài chính liên quan đến công tác quản trị nội bộ của doanh nghiệp thi công, thiết kế cảnh quan. Phạm vi nghiên cứu của đề tài là các doanh nghiệp thi công, thiết kế cảnh quan ở Việt Nam. Tuy nhiên do thời gian thực hiện đề tài có phần hạn chế, nên phạm vi nghiên cứu chỉ giới hạn trong các doanh nghiệp thuộc địa bàn thành phố Hồ Chí Minh, Bình Định, Đà Nẵng, Hà Nội. 6. Bố cục của đề tài Ngoài phần mở đầu và kết luận đề tài bao gồm 65 trang nội dung chính, với bố cục gồm 3 chương: Chương 1: Cơ sở lý thuyết Chương 2: Thực trạng vận dụng lập dự toán tại các doanh nghiệp thi công, thiết kế cảnh quan Việt Nam Chương 3: Những giải pháp để hoàn thiện hệ thống dự toán ngân sách tại các doanh nghiệp thi công, thiết kế cảnh quan Việt Nam 7. Đóng góp mới của đề tài Đề tài hệ thống hóa một mô hình dự toán logic theo từng bước để các doanh nghiệp có thể dễ dàng vận dụng. Ngoài ra đề tài đưa ra một mô hình dự toán gắn kết với chiến lược, và triển khai chiến lược ấy thành các dự toán cụ thể. Đề tài lựa chọn các doanh nghiệp thi công thiết kế cảnh quan, đây là loại hình doanh nghiệp có những nét đặc thù riêng trong dự toán. 1 Chương 1. 1.1. Tổng quan về dự toán ngân sách Vai trò của dự toán ngân sách 1.1.1. Định nghĩa dự toán ngân sách Định nghĩa 1: Một dự toán là một kế hoạch chi tiết cho tương lai mà thường xuyên dùng để diễn đạt trong thời kỳ cân đối số lượng. Các cá nhân đôi khi tạo ra dự toán gia đình để cân bằng thu nhập và chi phí cho thức ăn, mặc, ở và đôi khi cho cả việc tiết kiệm. Một lần dự toán được thiết lập, chi tiêu thật sự sẽ được so sánh với dự toán ngân sách ban đầu để chắc chắn rằng kế hoạch đang được theo đúng hướng. (Garrison et al, 2012). Định nghĩa 2: Một dự toán là sự diễn đạt số lượng của dòng tiền kế hoạch vào và ra mà chỉ ra liệu hoạt động hiện tại và kế hoạch kinh doanh có đạt mục tiêu tài chính của tổ chức. (Atkinson et.al, 2012). Như vậy, dự toán là một kế hoạch tài chính dùng để hoạch định và kiểm soát dòng tài chính của doanh nghiệp. 1.1.2. Vai trò của dự toán Dự toán ngân sách có những vai trò rất quan trọng như sau:  Dự toán thông tin với những kế hoạch quản lý xuyên suốt tổ chức theo thời kỳ thực hiện dự toán.  Dự toán thúc đẩy những nhà quản lý nghĩ về và kế hoạch cho tương lai. Nếu thiếu lập dự toán, nhiều nhà quản lý sẽ trải qua tất cả thời gian của họ để giải quyết những vấn đề cấp bách hàng ngày.  Quá trình dự toán cung cấp một sự phân bổ nguồn lực đến những thành phần của tổ chức nơi mà chúng có thể được sử dụng hiệu quả nhất.  Quá trình dự toán không thể bao phủ những sự bế tắc tiềm ẩn trước khi chúng diễn ra. Tuy nhiên khi lập dự toán, trong một số trường hợp nhà quản lý có thể nhận ra những bế tắc và rủi ro tiềm tàng trong hoạt động. 2  Dự toán phối hợp với các hoạt động của toàn bộ tổ chức bằng việc hợp nhất các kế hoạch của các thành phần khác nhau. Dự toán giúp đỡ để chắc chắn rằng mọi người trong tổ chức được kéo về một hướng.  Dự toán chỉ rõ mục đích và mục tiêu có thể được phục vụ như là một điểm chuẩn cho kết quả hoạt động thường xuyên. 1.2. Chiến lược, kế hoạch dài hạn và dự toán ngân sách 1.2.1. Sự quan trọng của chiến lược trong lập dự toán Một chiến lược của công ty là một con đường mà công ty lựa chọn cho việc đạt được một mục tiêu và sứ mệnh dài hạn. Sự quan trọng của chiến lược trong việc lập kế hoạch và lập dự toán không thể không nhấn mạnh quá mức. Tổ chức thường quá kiểm tra lại dự toán cho một thời kỳ sắp tới như là sự tiếp theo của dự toán cho kỳ hiện tại với thiếu một sự kiểm tra cao nhất mà liên kết với dự toán đến nổi mà không liên kết với chiến lược của họ. Một dự toán nên bắt đầu với sự rà soát lại cẩn thận và nghiên cứu chiến lược của một tổ chức. Mục tiêu là xây dựng được một dự toán mà đạt được mục tiêu và chiến lược của tổ chức. Bằng việc không phụ thuộc vào chiến lược mục tiêu của tổ chức, một tổ chức không thể có đầy đủ những thế mạnh và thuận lợi của cơ hội. Bỏ qua kế hoạch chiến lược có thể là kết quả của việc không lập dự toán cho quá trình một cách tương xứng và sự chủ động là sự quan trọng để đạt được kết quả bên cạnh hoạt động nhận và điền đầy đủ vào đơn đặt hàng hàng ngày. 1.2.2. Sự tính toán của chiến lược Một câu chuyện thành công của nhiều tổ chức là câu chuyện của việc tính toán chiến lược tốt. Tính toán cho một dự toán bắt đầu bằng việc phân tích các yếu tố bên ngoài và đánh giá không gian bên trong. Kiểm tra yếu tố bên ngoài xung quanh một tổ chức như là kinh tế, chính trị, quy định, xã hội, môi trường, và đối thủ cạnh tranh, giúp đỡ tổ chức nhận ra những cơ hội, giới hạn và những nguy cơ. Cơ hội sẽ tồn tại suốt thời kỳ bùng nổ kinh tế có thể về căn bản khác với những vấn đề tồn tại khác trong những lần khác. Các tình huống và quy định chính trị xác định tốt nhất kiểu hành động cho công 3 ty và tổ chức. Đánh giá năng lực tiềm tàng nội bộ của một tổ chức (ví dụ sức mạnh và năng lực của nhà quản lý, cấu trúc, tinh thần, và văn hóa của tổ chức) có thể giúp cho tổ chức nhận ra sức mạnh, điểm yếu và lợi thế cạnh tranh. Sơ đồ 1.1 cho thấy chiến lược phát triển sản phẩm của một công ty. Sơ đồ 1.1: Đánh giá, phân tích các yếu tố bên ngoài và bên trong doanh nghiệp Phân tích các yếu tố bên ngoài Đánh giá khả năng bên trong Kinh tế Chính trị Kỹ thuật Luật pháp Xã hội Môi trường cạnh tranh Tài chính Sự quản lý Cơ cấu tổ chức Đạo đức Văn hóa Nhận ra cơ hội, giới hạn và rủi ro Nhận ra điểm mạnh, điểm yếu và lợi thế cạnh tranh Kết nối cơ hội với điểm mạnh và lợi thế cạnh tranh của công ty Đưa ra mục tiêu chiến lược và mục tiêu dài hạn . (Nguồn: Blocher et. al, đánh 2010,giá trang Có được sự phân tích các yếu tố nội bộ của tổ chức và có tính huống nội368) bộ, nhà quản lý có thể kết nối các cơ hội với các thế mạnh và lợi thế cạnh tranh của tổ chức để xác định mục tiêu chiến lược của tổ chức và mục tiêu dài hạn. 4 1.2.3. Mục tiêu chiến lược và mục tiêu dài hạn Một tổ chức thường thể hiện mục tiêu chiến lược và mục tiêu dài hạn trong vốn và dự toán. Chiến lược cung cấp một hệ thống mà kế hoạch dài hạn được phát triển. Kế hoạch dài hạn của một tổ chức xác định hành động phải thực hiện từ 5 đến 10 năm để đạt được mục tiêu chiến lược của tổ chức. Mục tiêu dài hạn của một tổ chức thường đòi hỏi dự toán vốn, là một tiến trình cho sự đánh giá, lựa chọn, tài chính cho một dự án như mua một thiết bị mới, xây dựng một nhà máy mới, hoặc sản xuất thêm một sản phẩm mới. Dự toán vốn được lập ra để mang về một khả năng của tổ chức trong mối quan hệ với nhu cầu kế hoạch dài hạn và dự báo doanh số bán dài hạn. Sự lớn mạnh của một tổ chức là kết quả của đầu tư vốn được thực hiện trong kỳ dự toán trước đó. Mục tiêu và mục đích chiến lược của một tổ chức được thực hiện thông qua sự hội tụ của các dự án và các xí nghiệp. Theo một cách khác, điều này tạo ra giá trị cho một tổ chức. Như vậy, nó thì quan trọng với tiến trình dự toán thường niên của một tổ chức, đưa ra sự nổi bật cho sự phân loại riêng chi phí vốn dự toán: chi phí dự toán chiến lược, bao gồm cả những vấn đề liên quan đến sự tồn tại. Bởi vì quá nhiều chi phí dẫn đến giá trị dài hạn được tạo ra và lợi thế cạnh tranh bị suy giảm, điều này thì quan trọng đến mức mà chúng có thể được nhận dạng một cách rõ ràng để mở rộng khả năng bảo vệ tổ chức khỏi nguy cơ phá sản. Thông thường, nhiều khoản dự toán bị giam ở những tài khoản sổ cái và vì thế cần cắt giảm, có thể là cắt giảm toàn bộ. Kết quả tài chính ngắn hạn sẽ rơi xuống thấp hơn mong đợi, và kết quả cần cắt giảm chi tiêu. 1.2.4. Mục tiêu ngắn hạn và dự toán ngân sách Mục tiêu ngắn hạn là mục tiêu cho kỳ sắp tới, có thể là một tháng, một quý, một năm, hoặc bất kỳ khoảng thời gian nào được thiết kế bởi tổ chức cho mục tiêu kế hoạch. Một tổ chức xác định mục tiêu ngắn hạn cho một thời kỳ dự toán dựa trên mục tiêu chiến lược, kế hoạch và mục tiêu dài hạn, kết quả hoạt động của kỳ trước, mong đợi của hoạt động tương lai và các yếu tố môi trường bao gồm kinh tế, công nghiệp và điều kiện 5 marketing. Những mục tiêu này phục vụ như là sự cơ bản của lập dự toán ngân sách cho một thời kỳ. Một dự toán biến thành mục tiêu ngắn hạn của một tổ chức qua những bước hành động. Một dự toán ngân sách liên hệ với sự hoạt động của một tổ chức và kế hoạch tài chính cho kỳ dự toán sắp đến. Sơ đồ 1.2 mô tả mối quan hệ giữa kế hoạch chiến lược, mục tiêu ngắn hạn, kế hoạch ngắn hạn, dự toán ngân sách, hoạt động và quản lý. Dự toán ngân sách cũng là một bảng tóm tắt tài chính tổng hợp của dự toán một tổ chức. Theo cách hiểu thông thường, nó bao gồm cả dự toán hoạt động và dự toán tài chính. Dự toán hoạt động là kế hoạch mà nó được xác định nguồn lực cần để xúc tiến quá trình chiến lược, thực hiện các hoạt động dự toán như là bán hàng, chăm sóc khách hàng, sản xuất, mua hàng, quảng cáo tiếp thị, nghiên cứu, phát triển, và sự mua lại của những nguồn lực. Cho một nhà sản xuất, dự toán hoạt động bao gồm sản xuất, mua nguyên vật liệu, cá nhân và dự toán tiếp thị quảng cáo. Mô hình dự toán hoạt động lên đến cực điểm trong một báo cáo thu nhập. Dự toán tài chính xác định nguồn lực, sử dụng quỹ cho dự toán hoạt động bao gồm tiến trình và sự bắt đầu chiến lược. Dự toán tài chính bao gồm dự toán tiền, tình trạng dự toán dòng tiền, bảng cân đối dự toán, và chi phí vốn dự toán (bao gồm chi phí chiến lược). 1.3. Quá trình lập dự toán Sơ đồ 1.2: Mối quan hệ giữa kế hoạch chiến lược, mục tiêu và kế hoạch ngắn hạn 6 Mục tiêu chiến lược Mục tiêu dài hạn Kế hoạch dài hạn Dự toán vốn ( bao gồm chi phí chiến lược) Mục tiêu ngắn hạn Dự toán ngân sách Kiểm soát, điều khiển Hoạt động (Nguồn: Blocher et. al, 2010, trang 369) Quá trình dự toán truyền thống có thể sắp xếp từ tiến trình không khuôn khổ mà các công ty nhỏ sử dụng, nó chỉ mất vài ngày hoặc vài tuần để hoàn thành đến mức chi tiết, tiến trình dài của công ty lớn hoặc chính phủ có thể kéo dài rất nhiều tháng từ khi bắt đầu đến khi hoàn thành. Quá trình có thể thường bao gồm thể thức của ủy ban dự toán, xác định thời kỳ dự toán, sự quan trọng của hướng dẫn dự toán, sự chuẩn bị cho những đề nghị dự toán ban đầu, thương thảo dự toán, kiểm tra, sự chấp nhận, và sự xem xét lại dự toán. 7 1.3.1. Ủy ban dự toán Ủy ban dự toán theo dõi tất cả các vấn đề về dự toán và thường có quyền cao nhất trong một tổ chức cho tất cả các vấn đề liên quan đến dự toán. Ủy ban thiết lập và phê chuẩn tất cả mục tiêu dự toán cho tất cả những đơn vị kinh doanh chính, chuẩn bị tọa độ dự toán, giải quyết những mâu thuẫn và khó khăn có thể phát sinh trong suốt thời kỳ lập dự toán, phê chuẩn dự toán cuối cùng, giám sát hoạt động và kiểm tra kết quả hoạt động vào cuối kỳ. Ủy ban dự toán cũng phê chuẩn những thay đổi chính của dự toán trong suốt một kỳ. Một ủy ban dự toán điển hình bao gồm CEO hoặc một hoặc nhiều hơn phó tổng giám đốc, người đứng đầu của một đơn vị chiến lược kinh doanh, và CFO. 1.3.2. Thời kỳ dự toán Một dự toán thường được lập trong một thời gian xác định, thông thường cho hầu hết năm tài chính với dự toán thời kỳ cho mỗi quý hoặc tháng. Đồng bộ thời kỳ dự toán với thời kỳ năm tài chính của một tổ chức cho một Báo cáo tài chính sẽ làm dễ dàng cho quá trình lập dự toán, so sánh và sự điều giải của thực tế với khoản dự toán . Trong thực tế, Các công ty ít khi có dự toán chỉ cho 1 năm. Dự toán cho nhiều năm vượt ra khỏi năm sắp tới, tuy nhiên, thường bao gồm dữ liệu hoạt động cần thiết. Ví dụ, Johnson & Johnson1 có bộ khung dự toán cho 5 và 10 năm. Có 1 dự toán dài hạn với một dự toán ngân sách cho phép liên hệ với chiến lược mục tiêu và hoạt động ngắn hạn (Nguồn: Blocher et. al, 2010, trang 370). 1.3.3. Hướng dẫn dự toán Trong tiến trình dự toán truyền thống ủy ban dự toán có trách nhiệm cung cấp hướng dẫn dự toán ban đầu để có thể tạo ra nền tảng và quản lý sự chuẩn bị của nó. Ủy ban ban hành những hướng dẫn dự toán sau khi đã xem xét những điểm dự toán chung và thị trường, chiến lược mục tiêu của tổ chức, kế hoạch dài hạn, tiến trình mục tiêu, và Johnson & Johnson là một trong những công ty hàng đầu về sản phẩm chăm sóc sức khỏe, được thành lập vào năm 1887. 1