Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
Lêi më ®Çu
Theo thêi gian, cïng víi sù tiÕn bé vµ ph¸t triÓn cña x· héi ®· ®-a nÒn
kinh tÕ toµn cÇu sang mét h×nh th¸i míi. C¬ chÕ thÞ tr-êng ra ®êi lµm cho c¸c
ho¹t ®éng tµi chÝnh vµ së h÷u ngµy cµng ®a d¹ng vµ phøc t¹p, chøc n¨ng kiÓm
tra kiÓm so¸t ®ßi hái ngµy cµng chÆt chÏ nh»m ®¸p øng yªu cÇu cña qu¶n lý.
¥ ViÖt Nam, c«ng t¸c kiÓm tra kiÓm so¸t lu«n ®-îc quan t©m. Trong c¬
chÕ kÕ ho¹ch ho¸ t©p trung bao cÊp, c«ng t¸c kiÓm tra kiÓm so¸t ®-îc tæ chøc
mét c¸ch phï hîp víi c¬ chÕ. Nhµ n-íc víi t- c¸ch lµ ng-êi qu¶n lý vÜ m«
®ång thêi lµ chñ së h÷u n¾m toµn bé trong tay c«ng tac kÕ to¸n vµ kiÓm tra
nãi chung, kiÓm so¸t néi bé chñ yÕu ®-îc thùc hiÖn th«ng qua tù kiÓm tra.
Tõ ®¹i héi ®¶ng lÇn thø VI, ViÖt Nam ®· cã nh÷ng b-íc chuyÓn ®æi to
lín trong c¶i c¸ch nÒn kinh tÕ tõ kÕ ho¹ch ho¸ tËp trung sang nÒn kinh tÕ thÞ
tr-êng cã sù ®iÒu tiÕt cña nhµ n-íc. Qu¸ tr×nh ®æi míi ®· ®-a ViÖt Nam tõng
b-íc v-¬n lªn vµ ®¹t ®-îc nhiÒu th¾ng lîi trong kinh tÕ vµ ph¸t triÓn x· héi.
Nhµ n-íc ®· vµ ®ang cè g¾ng t¹o dùng mét m«i tr-êng ph¸p lý, mét hµnh
lang ph¸p luËt kinh tÕ râ rµng vµ b×nh ®¼ng cho mäi thµnh phÇn kinh tÕ. Song
vÉn ®Ò ®Æt ra lµ c¬ chÕ thÞ tr-êng c¹nh tranh gay g¾t ®ßi hái doanh nghiÖp ph¶i
nç lùc v-¬n lªn tõ chÝnh b¶n th©n m×nh, ph¶i tù t×m hiÓu nh÷ng th«ng tin vÒ
qu¶n lý vµ ph¶i tù chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ kÕt qu¶ s¶n xuÊt kinh doanh cña ®¬n vÞ
m×nh. Do ®ã c¸c nhµ qu¶n trÞ ph¶i cã nh÷ng quyÕt ®Þnh vµ ph-¬ng ph¸p qu¶n
lý ®óng ®¾n ®Ó ®¶m b¶o cho viÖc kinh doanh cã hiÖu qu¶. Mét c«ng cô ®Ó
gióp cho c¸c nhµ qu¶n trÞ cã ®-îc nh÷ng th«ng tin chÝnh x¸c vµ kÞp thêi ®Ó ra
c¸c quyÕt ®Þnh ®óng ®¾n nh»m ®¶m b¶o c«ng t¸c kiÓm tra kiÓm so¸t ®-îc
th-êng xuyªn vµ hiÖu qu¶ ®ã chÝnh lµ hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé.
Qua qu¸ tr×nh häc tËp vµ t×m hiÓu thùc tÕ t¹i tæng c«ng ty xi m¨ng vÒ hÖ
thèng kiÓm so¸t néi bé, em ®· nhËn thÊy nh÷ng yÕu tè tÝch cùc vµ nh÷ng mÆt
cßn h¹n chÕ trong c«ng t¸c kiÓm tra kiÓm so¸t néi bé. §Ó n©ng cao hiÖu qu¶
trong c«ng t¸c qu¶n lý t¹i tæng c«ng ty xi m¨ng nãi riªng vµ c¸c doanh nghiÖp
nãi chung cÇn ph¶i x©y dùng vµ hoµn thiÖn hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé. Do vËy
1
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
em ®· chän ®Ò tµi “Hoµn thiÖn hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé t¹i tæng c«ng ty xi
m¨ng ViÖt Nam”.
Néi dung ®Ò tµI gåm 3 phÇn:
PhÇn I: C¬ së lý luËn chung vÒ hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé.
PhÇn II: Thùc tr¹ng vÒ kiÓm so¸t néi bé t¹i tæng c«ng ty xi m¨ng ViÖt
Nam.
PhÇn III. Ph-¬ng h-íng x©y dùng vµ hoµn thiÖn hÖ thèng kiÓm so¸t
néi bé t¹i tæng c«ng ty xi m¨ng ViÖt Nam.
§Ó hoµn thµnh ®Ò tµ nµy em ®· nhËn ®-îc sù gióp ®ì nhiÖt t×nh cña
phßng kÕ to¸n tæng c«ng ty xi m¨ng vµ sù h-íng dÉn, chØ b¶o tËn t×nh cña c«
gi¸o – th¹c sÜ: NguyÔn ThÞ Hång Thuý. Nh-ng do cßn nhiÒu h¹n chÕ vÒ
chuyªn m«n nªn ®Ò tµi ch¾c ch¾n cßn nhiªu h¹n chÕ vµ sai sãt, v× vËy em rÊt
mong nhËn ®-îc sù chØ dÉn cña thÇy c« gi¸o ®Ó gióp em hoµn thiÖn ®Ò tµi nµy.
m xin ch©n thµnh c¶m ¬n!
2
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
PhÇn I
C¬ së lý luËn chung vÒ hÖ thèng
kiÓm so¸t néi bé.
I.
B¶n chÊt vÒ hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé.
Trong mäi ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp, chøc n¨ng kiÓm tra, kiÓm so¸t
lu©n gi÷ vai trß quan träng trong qóa tr×nh qu¶n lý vµ ®-îc thùc hiÖn chñ yÕu
bëi hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé cña doanh nghiÖp.
HÖ thèng kiÓm so¸t néi bé lµ toµn bé c¸c chÝnh s¸ch, c¸c thñ tôc kiÓm
so¸t do ®¬n vÞ thiÕt lËp vµ duy tr× nh»m ®iÒu hµnh toµn bé c¸c ho¹t ®«ng cña
®¬n vÞ nh»m ®¶m b¶o c¸c môc tiªu sau:
- B¶o vÖ tµI s¶n cña ®¬n vÞ.
- B¶o ®¶m ®é tin cËy cña th«ng tin.
- B¶o ®¶m viÖc thùc hiÖn c¸c chÕ ®é ph¸p lý.
- B¶o ®¶m hiÖu qu¶ cña ho¹t ®éng vµ n¨ng lùc qu¶n lý.
Theo liªn ®oµn kÕ to¸n quèc tÕ (IFAC), hÖ thèng kiÓm so¸t lµ mét hÖ
thèng chÝnh s¸ch vµ thñ tôc nh»m bèn môc tiªu sau: b¶o vÖ tµi s¶n cña ®¬n vÞ,
b¶o ®¶m ®é tin cËy cña c¸c th«ng tin, b¶o ®¶m viÖc thùc hiÖn c¸c chÕ ®é ph¸p
lý, vµ b¶o ®¶m hiÖu qu¶ ho¹t ®éng.
Theo VSA 400, hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé lµ c¸c quy ®Þnh vµ c¸c thñ
tôc kiÓm so¸t do ®¬n vÞ ®-îc kiÓm to¸n x©y dùng vµ ¸p dông nh»m b¶o ®¶m
cho ®¬n vÞ tu©n thñ ph¸p luËt vµ c¸c quy ®Þnh ®Ó kiÓm tra, kiÓm so¸t, ng¨n
ngõa vµ ph¸t hiÖn c¸c gian lËn vµ sai sãt ®Ó lËp b¸o c¸o tµi chÝnh trung thùc vµ
hîp lý nh»m b¶o vÖ vµ qu¶n lý, sö dông cã hiÖu qu¶ tµI s¶n cña ®¬n vÞ.
Nh- vËy, kiÓm so¸t néi bé lµ mét chøc n¨ng th-êng xuyªn cña c¸c ®¬n
vÞ, tæ chøc vµ trªn c¬ së x¸c ®Þnh rñi ro cã thÓ x¶y ra trong tõng kh©u c«ng
viÖc ®Ó t×m ra biÖn ph¸p ng¨n chÆn nh»m thøc hiÖn hiÖu qu¶ tÊt c¶ c¸c môc
tiªu ®Æt ra cña ®¬n vÞ:
3
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
1/ B¶o vÖ tµi s¶n cña ®¬n vÞ.
Tµi s¶n cña ®¬n vÞ b¶o gåm c¶ tµi s¶n h÷u h×nh vµ tµi s¶n v« h×nh,
chóng cã thÓ bÞ ®¸nh c¾p, l¹m dông vµo nh÷ng môc ®Ých kh¸c nhau hoÆc bÞ hh¹i nÕu kh«ng ®-îc b¶o vÖ bëi c¸c hÖ thèng kiÓm so¸t thÝch hîp. §iÒu t-¬ng
tù còng cã thÓ x¶y ra ®èi víi c¸c tµi s¶n phi vËt chÊt kh¸c nh- sæ s¸ch kÕ to¸n,
c¸c tµi liÖu quan träng.
2/ B¶o ®¶m ®é tin cËy cña c¸c th«ng tin.
Th«ng tin kÕ to¸n, tµi chÝnh do bé m¸y kÕ to¸n xö lý vµ tæng hîp lµ c¨n
cø quan träng cho viÖc h×nh thµnh c¸c quyÕt ®Þnh cña c¸c nhµ qu¶n lý. NhvËy c¸c th«ng tin cung cÊp ph¶i ®¶m b¶o tÝnh kÞp thêi vÒ thêi gian, tÝnh chÝnh
x¸c vµ tÞn cËy vÒ thùc tr¹ng ho¹t ®éng vµ ph¶n ¸nh ®Çy ®ñ vµ kh¸ch quan c¸c
néi dông chñ yÕu cña mäi ho¹t ®éng kinh tÕ, tµi chÝnh.
3/ B¶o ®¶m viÖc thùc hiÖn c¸c chÕ ®é ph¸p lý.
HÖ thèng kiÓm so¸t néi bé ®-îc thiÕt kÕ trong doanh nghiÖp ph¶i ®¶m
b¶o c¸c quyÕt ®Þnh vµ chÕ ®é ph¸p lý liªn quan ®Õn ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh
doanh cña doanh nghiÖp ph¶i ®-îc tu©n thñ ®óng møc. Cô thÓ hÖ thèng kiÓm
so¸t néi bé cÇn:
Duy tr× vµ kiÓm tra viÖc tu©n thñ c¸c chÝnh s¸ch cã liªn quan ®Õn c¸c
ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp.
Ng¨n chÆn vµ ph¸t hiÖn kÞp thêi còng nh- xö lý c¸c sai ph¹m vµ gian
lËn trong mäi ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp.
§am b¶o viÖc ghi chÐp kÕ to¸n ®Çy ®ñ, chÝnh x¸c còng nh- viÖc lËp
b¸o c¸o tµi chÝnh trung thùc vµ kh¸ch quan.
4/ B¶o ®¶m hiÖu qu¶ cña ho¹t ®éng vµ n¨n lùc qu¶n lý.
C¸c qu¸ tr×nh kiÓm so¸t trong mét ®¬n vÞ ®-îc thiÕt kÕ nh»m ng¨n ngõa
sù lÆp l¹i kh«ng cÇn thiÕt c¸c t¸c nghiÖp, g©y ra sù l·ng phÝ trong ho¹t ®éng vµ
sö dông kÐm hiÖu qu¶ c¸c nguån lùc trong doanh nghiÖp.
Bªn c¹nh ®ã, ®Þnh kú c¸c nhµ qu¶n lý th-êng ®¸nh gi¸ kÕt qu¶ ho¹t
®éng trong doanh nghiÖp ®-îc thùc hiÖn víi c¬ chÕ gi¸m s¸t cña hÖ thèng
4
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
kiÓm so¸t néi bé doanh nghiÖp nh»m n©ng cao kh¶ n¨ng qu¶n lý, ®iÒu hµnh
cña bé m¸y qu¶n lý doanh nghiÖp.
Tuy n»m trong mét thÓ thèng nhÊt song bèn môc tiªu trªn ®«i khi còng
cã m©u thuÉn víi nhau nh- gi÷a tÝnh hiÖu qu¶ cña ho¹t ®éng víi môc ®Ých b¶o
vÖ tµi s¶n, sæ s¸ch hoÆc cung cÊp th«ng tin ®Çy ®ñ vµ tin cËy. Nh- vËy hÖ
thèng kiÓm so¸t néi bé dï ®-îc thiÕt kÕ hoµn h¶o ®Õn ®©u còng kh«ng thÓ
ng¨n ngõa hay ph¸t hiÖn mäi sai ph¹m cã thÓ x¶y ra, ®ã lµ nh÷ng h¹n chÕ cè
h÷u cña hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé. Theo VSA 400, nh÷ng h¹n chÕ ®ã gåm:
Ban gi¸m ®èc th-êng yªu cÇu chi phÝ cho hÖ th«ng kiÓm so¸t néi bé
kh«ng v-ît qu¸ lîi Ých mµ hÖ thèng ®ã mang l¹i.
PhÇn lín c«ng t¸c kiÓm tra néi bé th-êng t¸c ®éng ®Õn nh÷ng
nghiÖp vô lÆp ®i lÆp l¹i mµ kh«ng t¸c ®éng ®Õn nh÷ng nghiÖp vô bÊt th-êng.
Sai sãt bëi con ng-êi thiÕu chó ý, ®·ng chÝ, sai sãt vÒ xÐt ®o¸n hoÆc
do kh«ng hiÓu râ yªu cÇu c«ng viÖc.
Kh¶ n¨ng v-ît tÇm kiÓm so¸t cña hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé do cã
sù th«ng ®ång cña mét ng-êi trong ban gi¸m ®èc hay mét nh©n viªn víi
nh÷ng ng-êi kh¸c trong hay ngoµi ®¬n vÞ.
Kh¶ n¨ng nh÷ng ng-êi chÞu tr¸ch nhiÖm thùc hiÖn kiÓm so¸t néi bé
l¹m dông ®Æc quyÒn cña m×nh.
Do sù biÕn ®éng t×nh h×nh, c¸c thñ tôc kiÓm so¸t bÞ l¹c hËu hoÆc bÞ
vÞ ph¹m.
I. C¸c yÕu tè c¬ b¶n cña hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé.
§Ó ®¸p øng yªu cÇu qu¶n lý còng nh- ®¶m b¶o hiÖu qu¶ trong ho¹t
®éng c¸c ®¬n vÞ vµ tæ chøc cÇn x©y dùng vµ kh«ng ngõng cñng cè hÖ thèng
kiÓm so¸t néi bé víi bèn yÕu tè chÝnh: m«i tr-êng kiÓm so¸t, hÖ thèng th«ng
tin (hÖ thèng kÕ to¸n), c¸c thñ tôc kiÓm so¸t vµ kiÓm to¸n néi bé.
1. M«i tr-êng kiÓm so¸t.
5
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
M«i tr-êng kiÓm so¸t lµ kh¸i niÖm bao gåm toµn bé c¸c nh©n tè bªn
trong vµ bªn ngoµi cña ®¬n vÞ cã tÝnh m«i tr-êng t¸c ®éng ®Õn viÖc thiÕt kÕ,
ho¹t ®éng vµ sö lý d÷ liÖu cña c¸c lo¹i h×nh kiÓm so¸t néi bé.
Theo VSA 400 m«i tr-êng kiÓm so¸t lµ nh÷ng nhËn thøc, quan ®iÓm, sù
quan t©m vµ hµnh ®éng cña c¸c thµnh viªn héi ®ång qu¶n trÞ, ban gi¸m ®èc
®èi víi hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé trong ®¬n vÞ. M«i tr-êng kiÓm so¸t cã ¶nh
h-ëng trùc tiÕp ®Õn hiÖu qu¶ cña c¸c thñ tôc kiÓm so¸t, m«i tr-êng kiÓm so¸t
m¹nh sÏ hç trî ®¸ng kÓ cho c¸c thñ tôc kiÓm so¸t cô thÓ. Tuy nhiªn m«i
tr-êng kiÓm so¸t m¹nh kh«ng ®ång nghÜa víi hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé
m¹nh. M«i tr-êng kiÓm so¸t m¹nh tù nã ch-a ®ñ ®¶m b¶o tÝnh hiÖu qu¶ cña
toµn bé hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé.
C¸c nh©n tè thuéc m«i tr-êng kiÓm so¸t chung chñ yÕu liªn quan tíi
quan ®iÓm, th¸i ®é vµ nhËn thøc còng nh- hµnh ®éng cña c¸c nhµ qu¶n lý
trong doanh nghiÖp. Trªn thùc tÕ, tÝnh hiÖu qu¶ cña ho¹t ®éng kiÓm tra, kiÓm
so¸t trong c¸c ho¹t ®éng cña mét tæ chøc phô thuéc chñ yÕu vµo c¸c nhµ qu¶n
lý t¹i doanh nghiÖp ®ã. NÕu c¸c nhµ qu¶n lý cho r»ng c«ng t¸c kiÓm tra, kiÓm
so¸t lµ quan träng vµ kh«ng thÓ thiÕu ®-îc ®èi víi mäi ho¹t ®éng trong ®¬n vÞ
th× mäi thµnh viªn cña ®¬n vÞ ®ã sÏ cã nhËn thøc ®óng ®¾n vÒ ho¹t ®éng kiÓm
tra, kiÓm so¸t vµ tu©n thñ mäi qui ®Þnh còng nh- chÕ ®é ®Ò ra. Ng-îc l¹i, nÕu
ho¹t ®éng kiÓm tra, kiÓm so¸t bÞ cäi nhÑ tõ phÝa c¸c nhµ qu¶n lý th× ch¾c ch¾n
c¸c qui chÕ vÒ kiÓm so¸t néi bé sÏ kh«ng ®-îc vËn hµnh mét c¸ch cã hiÖu qu¶
bëi c¸c thµnh viªn cña ®¬n vÞ.
1.1.
§Æc thï vÒ qu¶n lý.
C¸c ®Æc thï vÒ qu¶n lý ®Ò cËp tíi c¸c quan ®iÓm kh¸c nhau trong ®iÒu
hµnh ho¹t ®éng doanh nghiÖp cña c¸c nhµ qu¶n lý. C¸c quan ®iÓm ®ã sÏ ¶nh
h-ëng trùc tiÕp ®Õn chÝnh s¸ch, chÕ ®é, c¸c qui ®Þnh vµ c¸ch thøc tæ chøc
kiÓm tra, kiÓm so¸t trong doanh nghiÖp. Bëi v× chÝnh c¸c nhµ qu¶n lý vµ ®Æc
biÖt lµ c¸c nhµ qu¶n lý cÊp cao nhÊt sÏ phª chuÈn c¸c quyÕt ®Þnh, chÝnh s¸ch
vµ thñ tôc kiÓm so¸t ¸p dông t¹i doanh nghiÖp.
1.2.
C¬ cÊu tæ chøc.
6
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
C¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý lµ tæng hîp c¸c bé phËn ®-îc chuyªn
m«n ho¸ víi nh÷ng tr¸ch nhiÖm, quyÒn h¹n nhÊt ®Þnh cã mèi liªn hÖ mËt thiÕt
víi nhau, nh»m thùc hiÖn c¸c chøc n¨ng qu¶n lý.
C¬ cÊu tæ chøc ®-îc x©y dùng hîp lý trong doanh nghiÖp sÏ gãp phÇn
t¹o ra m«i tr-êng kiÓm so¸t tèt. C¬ cÊu tæ chøc hîp lý ®¶m b¶o mét hÖ thèng
xuyªn suèt tõ trªn xuèng d-íi trong viÖc ban hµn c¸c quyÕt ®Þnh, triÓn khai
c¸c quyÕt ®Þnh ®ã còng nh- kiÓm tra, gi¸m s¸t viÖc thùc hiÖn c¸c quyÕt ®Þnh
®ã trong toµn bé doanh nghiÖp. Mét c¬ cÊu tæ chøc hîp lý cßn gãp phÇn ng¨n
ngõa cã hiÖu qu¶ c¸c hµnh vi gian lËn vµ sai sãt trong ho¹t ®éng tµi chÝnh kÕ
to¸n cña doanh nghiÖp.
Mét c¬ cÊu tæ chøc hîp lý ph¶i thiÕt lËp sù ®iÒu hµnh vµ kiÓm so¸t trªn
toµn bé ho¹t ®éng vµ c¸c lÜnh vùc cña doanh nghiÖp sao cho kh«ng bÞ chång
chÐo hoÆc bá trèng: thùc hiÖn sù ph©n chia t¸ch b¹ch gi÷a c¸c chøc n¨ng, b¶o
®¶m sù ®éc lËp t-¬ng ®èi gi÷a c¸c bé phËn, t¹o kh¶ n¨ng kiÓm tra, kiÓm so¸t
lÉn nhau trong c¸c b-íc thùc hiÖn c«ng viÖc.
Nh- vËy, ®Ó thiÕt lËp mét c¬ cÊu tæ chøc thÝch hîp vµ cã hiÖu qu¶, c¸c
nhµ qu¶n lý ph¶i tu©n thñ c¸c nguyªn t¾c sau:
thiÕt lËp ®-îc sù ®iÒu hµnh vµ sù kiÓm so¸t trªn toµn bé ho¹t ®éng
cña doanh nghiÖp, kh«ng bá sãt lÜnh vùc nµo, ®«ng thêi kh«ng cã sù chång
chÐo gi÷a c¸c bé phËn.
Thùc hiÖn sù ph©n chia rµnh m¹ch ba chøc n¨ng: xö lý nghiÖp vô,
ghi chÐp sæ vµ b¶o qu¶n tµi s¶n.
§¶m b¶o sù ®éc lËp t-¬ng ®èi gi÷a c¸c bé phËn nh»m ®¹t ®-îc hiÖu
qu¶ cao nhÊt trong ho¹t ®éng cña c¸c bé phËn chøc n¨ng.
1.3.
ChÝnh s¸ch nh©n sù.
Sù ph¸t triÓn cña mäi doanh nghiÖp lu«n g¨n liÒn víi ®éi ngò nh©n viªn
vµ hä lu«n lµ nh©n tè quan träng trong m«i tr-êng kiÓm so¸t còng nh- chñ thÓ
trùc tiÕp thùc hiÖn mäi thñ tôc kiÓm so¸t trong ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp.
NÕu nh©n viªn cã n¨ng lùc vµ tin cËy, nhiÒu qu¸ tr×n kiÓm so¸t cã thÓ kh«ng
7
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
cÇn thiÕt ph¶i thùc hiÖn mµ vÉn ®¶m b¶o ®-îc c¸c môc tiªu ®Ò ra cña kiÓm
so¸t néi bé. Bªn c¹nh ®ã, mÆc dï doanh nghiÖp cã thiÕt kÕ vµ vËn hµnh c¸c
chÝnh s¸ch vµ thñ tôc kiÓm so¸t chÆt chÏ nh-ng víi ®éi ngò nh©n viªn kÐm
n¨ng lùc trong c«ng viÖc vµ thiÕu trung thùc vÒ phÈm chÊt ®¹o ®øc th× hÖ
thèng kiÓm so¸t néi bé kh«ng thÓ ph¸t huy hiÖu qu¶.
Tãm l¹i, víi nh÷ng lý do nªu trªn, c¸c nhµ qu¶n lý doanh nghiÖp cÇn cã
nh÷ng chÝnh s¸ch cô thÓ vµ râ rµng vÒ tuyÓn dông, ®µo t¹o, s¾p xÕp, ®Ò b¹t,
khen th-ëng, kû luËt nh©n viªn. ViÖc ®µo t¹o, bè trÝ nh©n c¸n bé vµ ®Ò b¹t
nh©n sù ph¶i phï hîp víi n¨ng lùc chuyªn m«n vµ phÈm chÊt ®¹o ®øc, ®ång
thêi ph¶i mang tÝnh kÕ tôc vµ liªn tiÕp.
1.4.
C«ng t¸c kÕ ho¹ch.
HÖ thèng kÕ ho¹ch vµ dù to¸n, bao gåm c¸c kÕ ho¹ch s¶n xuÊt, tiªu thô,
thu chi quü, kÕ ho¹ch hay dù to¸n ®Çu t-, s÷a ch÷a tµi s¶n cè ®Þnh, ®Æc biÖt lµ
kÕ hoach tµi chÝnh gåm nh÷ng -íc tÝnh c©n ®èi t×nh h×nh tµi chÝnh, kÕt qu¶
ho¹t ®éng vµ sù lu©n chuyÓn tiÒn trong t-¬ng lai lµ nh÷ng nh©n tè quan träng
trong m«i tr-êng kiÓm so¸t. NÕu viÖc lËp vµ thùc hiÖn kÕ ho¹ch ®-îc tiÕn
hµnh khoa häc vµ nghiªm tóc th× hÖ thèng kÕ ho¹ch vµ dù to¸n ®ã sÏ trë thµnh
c«ng cô kiÓm so¸t rÊt h÷u hiÖu. V× vËy trong thùc tÕ c¸c nhµ qu¶n lý th-êng
quan t©m xem xÐt tiÕn ®é thùc hiÖn kÕ ho¹ch, theo dâi nh÷ng nh©n tè ¶nh
h-ëng ®Õn kÕ ho¹ch ®· lËp nh»m ph¸t hiÖn nh÷ng vÊn ®Ò bÊt th-êng vµ xö lý,
®iÒu chØnh kÕ ho¹ch kÞp thêi.
1.5.
Uû ban kiÓm so¸t.
Uû ban kiÓm so¸t bao gåm nh÷ng ng-êi trong bé m¸y l·nh ®¹o cao
nhÊt cña ®¬n vÞ nh- thµnh viªn héi ®ång qu¶n trÞ nh-ng kh«ng kiªm nhiÖm
c¸c chøc vô qu¶n lý vµ nh÷ng chuyªn gia am hiÓu vÒ lÜnh vùc kiÓm so¸t. Uû
ban kiÓm so¸t th-êng cã nhiÖm vô vµ quyÒn h¹n sau:
Gi¸m s¸t sù chÊp hµnh luËt ph¸p cña c«ng ty.
KiÓm tra vµ gi¸m s¸t c«ng viÖc cña kiÓm to¸n viªn néi bé.
Gi¸m s¸t tiÕn tr×nh lËp b¸o c¸o tµi chÝnh.
8
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
Dung hoµ nh÷ng bÊt ®ång (nÕu cã) gi÷a ban gi¸m ®èc víi c¸c kiÓm
to¸n viªn bªn ngoµi.
1.6.
M«i tr-êng bªn ngoµi.
M«i tr-êng kiÓm so¸t chung cña mét doanh nghiÖp cßn phô thuéc vµo
c¸c nh©n tè bªn ngoµi. C¸c nh©n tè nµy tuy kh«ng thuéc sù kiÓm so¸t cña c¸c
nhµ qu¶n lý nh-ng cã ¶nh h-ëng rÊt lín ®Õn th¸i ®é, phong c¸ch ®iÒu hµnh
cña c¸c nhµ qu¶n lý còng nh- sù thiÕt kÕ vµ vËn hµnh c¸c qui chÕ vµ thñ tôc
kiÓm so¸t néi bé. Thuéc nhãm c¸c nh©n tè nµy bao gåm: sù kiÓm so¸t cña c¸c
c¬ quan chøc n¨ng cña nhµ n-íc, ¶nh h-ëng cña c¸c chñ nî, m«i tr-êng ph¸p
lý, ®-êng lèi ph¸t triÓn cña ®Êt n-íc…
2. HÖ thèng kÕ to¸n.
HÖ thèng th«ng tin chñ yÕu lµ hÖ thèng kÕ to¸n cña ®¬n vÞ bao gåm hÖ
thèng chøng tõ kÕ to¸n, hÖ thèng sæ kÕ to¸n, hÖ thèng tµi kho¶n kÕ to¸n vµ hÖ
thèng b¶ng tæng hîp, c©n ®èi kÕ to¸n. Trong ®ã, qu¸ tr×nh lËp vµ lu©n chuyÓn
chøng tõ ®ãng vai trß quan träng trong c«ng t¸c kiªm so¸t néi bé cña doanh
nghiÖp.
HÖ thèng chóng tõ vµ sæ s¸ch kÕ to¸n lµ nh÷ng c«ng cô ph¶n ¸nh c¸c
nghiÖp vô kinh tÕ, chóng gåm nh÷ng kho¶n môc ®a d¹ng nh- ho¸ ®¬n b¸n
hµng, ®¬n ®Æt mua hµng, sæ phô, sæ nhËt ký ban hµng… c¶ chøng tõ cña bót
to¸n gèc vµ sæ s¸ch mµ trªn ®ã c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ®-îc ph¶n ¸nh ®Òu quan
träng, nh-ng tÝnh kh«ng ®Çy ®ñ cña chøng tõ th-êng g©y ra nh÷ng vÊn ®Ò lín
vÒ kiÓm so¸t. Chøng tõ thùc hiÖn chøc n¨ng chuyÓn giao th«ng tin trong toµn
tæ chøc cña c«ng ty. Chøng tõ ®Çy ®ñ ®Ó cung cÊp sù ®¶m b¶o hîp lý lµ tÊt c¶
tµi s¶n ®· ®-îc kiÓm so¸t ®óng ®¾n vµ tÊt c¶ nghiÖp vô kinh tÕ ®-îc ghi sæ
chÝnh x¸c. Khi sö dông chøng tõ sæ s¸ch ph¶i ®¶m b¶o c¸c nguyªn t¾c sau:
Ph¶i ®-îc ®¸nh sè liªn tiÕp ®Ó dÏ dµng kiÓm so¸t c¸c chøng tõ bÞ
thiÕu.
9
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
Ph¶i ®-îc lËp ngay vµo lóc nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh, hoÆc ngay
sau ®ã cµng sím cµng tèt. Khi thêi gian cµng xa ®é tin cËy cña sæ s¸ch cµng
gi¶m vµ c¬ héi ®Ó cã sai lÇm cµng t¨ng.
Ph¶i ®ñ ®¬n gi¶n ®Ó ®¶m b¶o lµ chóng râ rµng dÔ hiÓu.
HÖ thèng tµi kho¶n ®-îc thiÕt lËp ®Ó ph©n lo¹i nh÷ng nghiÖp vô kinh tÕ
thµnh nh÷ng tµi kho¶n riªng biÖt trªn b¸o c¸o kÕt qu¶ ho¹t ®éng kinh doanh vµ
trªn b¶ng c©n ®èi tµi s¶n. S¬ ®å tµi kho¶n lµ mét c«ng cô kiÓm so¸t quan träng
v× nã cung cÊp bè côc ®Ó x¸c ®Þnh th«ng tin tr×nh bµy cho ban qu¶n trÞ vµ
nh÷ng ng-êi sö dông b¸o c¸o tµi chÝnh. Nã ph¶i bao gåm ®ñ th«ng tin ®Ó cho
phÐp sù tr×nh bµy cña c¸c b¸o c¸o tµi chÝnh phï hîp víi c¸c nguyªn t¾c kÕ
toµn ®· ®-îc thõa nhËn. S¬ ®å tµi kho¶n cã Ých trong viÖc ng¨n ngõa sai sãt do
ph©n lo¹i sai nÕu nã m« t¶ chÝnh x¸c vµ chuÈn mùc lo¹i nghiÖp vô kinh tÕ nµo
ph¶i ®-îc xÕp vµo tµi kho¶n ®ã. §iÒu ®Æc biÖt quan träng lµ nh÷ng m« t¶ ph¶i
ph©n biÖt râ rµng gi÷a tµi s¶n, vèn, hµng tån kho vµ c¸c kho¶n môc chi phÝ v×
chóng lµ nh÷ng lo¹i chñ yÕu mµ nh÷ng ng-êi bªn ngoµi sö dông b¸o c¸o tµi
chÝnh quan t©m.
Môc ®Ých cña mét hÖ thèng kÕ to¸n cña mét tæ chøc lµ sù nh©n biÕt, thu
thËp, ph©n lo¹i, ghi sæ vµ b¸o c¸o c¸c nghiÖp vô kinh tÕ tµi chÝnh cña mét tæ
chøc ®ã, tho¶ m·n chøc n¨ng th«ng tin vµ kiÓm tra cña ho¹t ®éng kÕ to¸n. mét
hÖ th«ng kÕ to¸n h÷u hiÖu ph¶i b¶o ®¶m c¸c môc tiªu kiÓm so¸t chi tiÕt sau:
TÝnh cã thùc: c¬ cÊu kiÓm so¸t kh«ng cho phÐp ghi chÐp nh÷ng
nghiÖp vô kh«ng cã thùc vµo sæ s¸ch cña ®¬n vÞ.
Sù phª chuÈn: b¶o ®¶m mäi nghiÖp vô x¶y ra ph¶i ®-îc phª chuÈn
hîp lý.
TÝnh ®Çy ®ñ: b¶o ®¶m viÖc ph¶n ¸nh trän vÑn c¸c nghiÖp vô kinh tÕ
ph¸t sinh.
Sù ®¸nh gi¸: b¶o ®¶m kh«ng cã s¹i ph¹m trong viÖc tÝnh to¸n c¸c
kho¶n gi¸ phÝ.
10
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
Sù ph©n lo¹i: b¶o ®¶m c¸c nghiÖp vô ®-îc ghi chÐp ®óng theo s¬ ®å
tµI kho¶n vµ ghi nh©n ®óng ®¾n ë c¸c laäi sæ s¸ch kÕ to¸n.
TÝnh ®óng kú: b¶o ®¶m viÖc ghi sæ c¸c nghiÖp vô ph¸t sinh ®-îc
thùc hiÖn kÞp thêi theo quy ®Þnh.
Qu¸ tr×nh chuyÓn sæ vµ tæng hîp chÝnh x¸c: sè liÖu kÕ to¸n ®-îc ghi
vµo sæ ph¶o ®-íc tæng céng vµ chuyÓn sæ ®óng ®¾n, tæng hîp chÝnh x¸c trªn
c¸c b¸o c¸o tµi chÝnh cña doanh nghiÖp.
3. C¸c thñ tôc kiÓm so¸t.
Thñ tôc kiÓm so¸t lµ c¸c quy chÕ vµ thñ tôc do nhµ qu¶n lý thiÕt lËp vµ
thùc hiÖn nh»m ®¹t ®-îc c¸c môc tiªu qu¶n lý cô thÓ.
Theo VSA 400 thñ tôc kiÓm so¸t lµ c¸c quy chÕ vµ thñ tôc do ban l·nh
®¹o ®¬n vÞ thiÕt lËp vµ chØ ®¹o thùc hiÖn trong ®¬n vÞ nh»m ®¹t ®-îc môc tiªu
qu¶n lý cô thÓ. C¸c thñ tôc kiÓm so¸t chñ yÕu bao gåm:
LËp, kiÓm tra, so s¸nh vµ phª duyÖt c¸c sè liÖu, tµi liÖu liªn quan ®Õn
®¬n vÞ.
KiÓm tra tÝnh chÝnh x¸c cña c¸c sè liÖu tÝnh to¸n.
KiÓm tra ch-¬ng tr×nh øng dông vµ m«i tr-êng tin häc.
KiÓm tra sè liÖu gi÷a sæ kÕ to¸n tæng hîp vµ sæ kÕ to¸n chi tiÕt.
KiÓm tra vµ phª duyÖt c¸c tµi liÖu kÕ to¸n.
§èi chiÕu sè liÖu víi bªn ngoµi.
So s¸nh, ®èi chiÕu kÕt qu¶ kiÓm kª thùc tÕ víi sè liÖu trªn sæ kÕ
to¸n.
Gíi h¹n viÖc tiÖp cËn trùc tiÕp víi c¸c tµi s¶n vµ c¸c tµi liÖu kÕ to¸n.
Ph©n tÝch, so s¸nh gi÷a sè liÖu thùc tÕ víi dù to¸n, kÕ ho¹ch.
C¸c thñ tôc kiÓm so¸t thiªt lËp trong ®¬n vÞ dùa trªn ba nguyªn t¾c c¬
b¶n: nguyªn t¾c ph©n c«ng, ph©n nhiÖm râ rµng; nguyªn t¾c bÊt kiªm nhiÖm;
vµ nguyªn t¾c uû quyÒn vµ phª chuÈn.
Nguyªn t¾c ph©n c«ng ph©n nhiÖm: theo nguyªn t¾c nµy, tr¸ch
nhiÖm vµ c«ng viÖc cÇn ®-îc ph©n chia cô thÓ cho nhiÒu bé phËn vµ cho nhiÒu
11
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
ng-êi trong bé phËn. ViÖc ph©n c«ng, ph©n nhiÖm râ rµng t¹o sù chuyªn m«n
ho¸ trong c«ng viÖc, sai sãt Ýt x¶y ra vµ khi x¶y ra th-êng dÔ ph¸t hiÖn do cã
sù kiÓm tra chÐo.
Trong ph©n c«ng ph©n nhiÖm cÇn tr¸nh c¶ hai xu h-íng qu¸ tËp trung
hoÆc qu¸ ph©n t¸n. Qu¸ tËp trung dÔ dÉn ®Õn l¹m quyÒn, qu¸ ph©n t¸n dÔ dÉn
®Õn nh÷ng quyÕt ®Þnh trong qu¶n lý kh«ng ®¸p øng ®-îc yªu cÇu kÞp thêi
hoÆc khong chuÈn x¸c, tõ ®ã c¸c cÊp cã thÈm quyÒn khong n¾m ®-îc th«ng
tin.
Nguyªn t¾c bÊt kiªm nhiÖm: nguyªn t¾c nµy qui ®Þnh sù c¸ch lý
thÝch hîp vÒ tr¸ch nhiÖm trong c¸c nghiÖp vô cã liªn quan nh»m ng¨n ngõa
c¸c sai ph¹m vµ hµnh vÞ l¹m dông quyÒn h¹n.
Ba sù c¸ch ly quan träng nhÊt c©n l-u ý lµ:
- C¸ch ly quyÒn phª chuÈn nghiÖp vô víi viÖc thùc hiÖn nghiÖp vô
kinh tÕ ®Ó tr¸nh sù l¹m dông quyÒn h¹n sö dông nguån lùc mét c¸ch tuú tiÖn.
- C¸ch ly viÖc b¶o qu¶n tµI s¶n víi kÕ to¸n: mét ng-êi thùc hiÖn c¶
hai chøc n¨ng nµy sÏ cã nhiÒu rñi ro lµ anh ta b¸n tµi s¶n ®Ó thu lîi c¸ nh©n råi
®iÒu chØnh sæ s¸ch ®Ó trèn tr¸nh tr¸ch nhiªm.
- C¸ch ly chøc n¨ng thùc hiÖn nhiÖm vô vµ kiÓm so¸t nghiÖp vô, cã
nh- vËy chøc n¨ng kiÓm so¸t míi cã t¸c dông vµ viÖc thùc hiÖn nghiÖp vô míi
nghiªm tóc.
§Ó ®¶m b¶o thùc hiÖn nguyªn t¾c nµy, ®iÒu 9 - ®iÒu lÖ tæ chøc kÕ to¸n
nhµ n-íc, ®· quy ®Þnh: “ c¸n bé kÕ to¸n ë c¸c ®¬n vÞ quèc doanh, c«ng ty hîp
doanh, vµ c¸c ®¬n vÞ cã sö dông kinh phÝ cña nhµ nuíc hoÆc ®oµn thÓ kh«ng
®-îc kiªm nhiÖm lµm thñ kho, thñ quÜ, tiÕp liÖu vµ c¸c c«ng t¸c vËt chÊt kh¸c.
L·nh ®¹o ®¬n vÞ, kÓ c¶ l·nh ®¹o c«ng t¸c tµi chÝnh, kÕ to¸n cña ®¬n vÞ nªu trªn
kh«ng ®-îc bè trÝ nh÷ng ng-êi th©n trong gia ®×nh lµm c«ng t¸c tµi chÝnh kÕ
to¸n, thñ kho, thñ quü t¹i ®¬n vÞ m×nh”.
Nguyªn t¾c uû quyÒn vµ phª chuÈn.
12
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
Theo sù uû quyÒn cña c¸c nhµ qu¶n lý, c¸c cÊp d-íi ®-îc giao cho
quyÕt ®Þnh vµ gi¶i quyÕt mét sè c«ng viÖc trong mét ph¹m vi nhÊt ®Þnh. Qu¸
tr×nh uû quyÒn ®-íc tiÕp tôc më réng xuèng c¸c cÊp thÊp h¬n t¹o nªn mét hÖ
thèng ph©n chia tr¸ch nhiÖm vµ quyÒn h¹n mµ vÉn kh«ng lµm mÊt tÝnh tËp
trung cña doanh nghiÖp.
Bªn c¹nh ®ã, ®Ó tu©n thñ tèt c¸c qu¸ tr×nh kiÓm so¸t, mäi nghiÖp vô
kinh tÕ ph¶i ®-îc phª chuÈn ®óng ®¾n. sù phª chuÈn ®-îc thùc hiÖn qua hai
lo¹i: phª chuÈn chung vµ phª chuÈn cô thÓ.
Sù phª chuÈn chung ®-îc thùc hiÖn th«ng qua viÖc x©y dùng c¸c chÝnh
s¸ch chung vÒ nh÷ng mÆt ho¹t ®éng cô thÓ cho c¸c c¸n bé cÊp d-íi tu©n thñ.
Sù phª chuÈn cô thÓ ®-îc thùc hiÖn theo tõng nghiÖp vô kinh tÕ riªng.
Ngoµi nh÷ng nguyªn t¾c c¬ b¶n trªn, c¸c thñ tôc kiÓm so¸t cßn bao
gåm viÖc qui ®Þnh chøng tõ sæ s¸ch ph¶i ®Çy ®ñ, qu¸ tr×nh kتm so¸t vËt chÊt
®èi víi tµi s¶n vµ sæ s¸ch vµ kiÓm so¸t ®éc lËp viÖc thùc hiÖn c¸c ho¹t ®éng
cña ®¬n vÞ.
4. KiÓm to¸n néi bé.
4.1.
Kh¸i niÖm vÒ kiÓm to¸n néi bé.
KiÓm to¸n néi bé lµ mét bé phËn ®éc lËp cña ®¬n vÞ, thùc hiÖn chøc
n¨ng kiÓm tra vµ ®¸nh gi¸ c¸c ho¹t ®éng phôc vô yªu cÇu qu¶n trÞ néi bé ®¬n
vÞ.
Theo chuÈn mùc thùc hµnh kiÓm to¸n néi bé do viÖn kiÓm to¸n néi bé
Hoa Kú ban hµnh 1978, “kiÓm to¸n néi bé lµ mét chøc n¨ng ®¸nh gi¸ ®éc lËp
®-îc thiÕt kÕ trong mét tæ chøc ®Ó kiÓm tra, ®¸nh gi¸ c¸c ho¹t ®éng cña tæ
chøc nh- lµ mét ho¹t ®éng phôc vô cho mét tæ chøc.
Theo liªn ®oµn kÕ to¸n quèc tÕ (IFAC), kiÓm to¸n néi bé lµ “mét ho¹t
®éng ®¸nh gi¸ ®-îc lËp ra trong mét doanh nghiÖp nh- lµ mét lo¹i dÞch vô cho
doanh nghiÖp ®ã, cã chøc n¨ng kiÓm tra, ®¸nh gi¸ vµ gi¸m s¸t thÝch hîp va
hiÖu qu¶ cña hÖ thèng kÕ to¸n vµ kiÓm so¸t néi bé”.
13
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
Lµ mét trong nh÷ng nh©n tè c¬ b¶n cña hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé cña
doanh nghiÖp, bé phËn kiÓm to¸n néi bé cung cÊp mét sù quan s¸t, ®¸nh gi¸
th-êng xuyªn vÒ toµn bé ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp, bao gåm c¶ tÝnh hiÖu
qu¶ cña viÖc thiÕt kÕ vµ vËn hµnh c¸c chÝnh s¸ch vµ thñ tôc vÒ kiÓm so¸t néi
bé. Bé phËn kiÓm to¸n néi bé h÷u hiÖu sÏ gióp cho doanh nghiÖp cã ®-îc
nh-ng th«ng tin kÞp thêi vµ x¸c thùc vÒ c¸c ho¹t ®éng trong doanh nghiÖp,
chÊt l-îng cña ho¹t ®éng kiÓm so¸t nh»m kÞp thêi ®iÒu chØnh vµ bæ sung c¸c
qui chÕ kiÓm so¸t thÝch hîp vµ hiÖu qu¶.
4.2.
Chøc n¨ng vµ nhiÖm vô cña kiÓm to¸n néi bé.
4.2.1. Chøc n¨ng cña kiÓm to¸n néi bé.
KiÓm to¸n néi bé h×nh thµnh do nhu cÇu qu¶n lý nªn chøc n¨ng cña nã
còng tr¶I qua qu¸ tr×nh ph¸t triÓn tõ thÊp tíi cao cïng víi khoa häc qu¶n lý
kinh tÕ, tr×nh ®é vµ kinh nghiÖm qu¶n lý cña c¸c nhµ qu¶n lý doanh nghiÖp.
MÆc dï theo kinh nghiÖm cña c¸c n-íc cã nÒn kinh tÕ thÞ tr-êng ph¸t triÓn,
chøc n¨ng cña kiÓm to¸n néi bé hiÖn ®¹i lµ ®¸nh gi¸ ®éc lËp hÖ thèng kiÓm
so¸t néi bé, nh-ng chøc n¨ng truyÒn thèng cña kiÓm to¸n néi bé lµ xem xÐt,
®¸nh gi¸ ®é tin cËy, thèng nhÊt cña c¸c th«ng tin tµi chÝnh, ®¸nh gi¸ viÖc sö
dông tiÕt kiÖm, h÷u hiÖu vèn vµ tµi s¶n cña doanh nghiÖp. ChÝnh v× thÕ, viÖc
qui ®Þnh chøc n¨ng cña kiÓm to¸n néi bé cÇn ph¶i xem xÐt phï hîp víi ®iÒu
kiÖn cô thÓ cña tõng quèc gia, tõng khu vùc kinh tÕ, tõng ngµnh vµ tõng ®¬n vÞ
cô thÓ.
4.2.2. NhiÖm vô cña kiÓm to¸n néi bé.
VÒ c¬ b¶n nhiÖm vô cña kiÓm to¸n néi bé gåm nh÷ng nhiÖm vô sau:
Thø nhÊt: kiÓm tra tÝnh hîp ph¸p, hîp lÖ cña c¸c chøng tõ, tµi liÖu,
sè liÖu kÕ to¸n, viÖc chÊp hµnh chÕ ®é, thÓ lÖ kÕ to¸n tµi chÝnh cña nhµ n-íc,
kiÓm tra viÖc tu©n thñ c¸c chÝnh s¸ch, c¸c qui ®Þnh, c¸c kÕ ho¹ch vµ thñ tôc
hiÖn hµnh.
C¸c kiÓm to¸n viªn néi bé ph¶i kiÓm tra c¸c hÖ thèng thiÕt lËp xem cã
sù b¶o ®¶m, sù tu©n thñ víi c¸c chÝnh s¸ch, thñ tôc, biÖn ph¸p vµ c¸c qui ®Þnh
mµ cã thÓ t¸c ®éng quan träng ®Õn mäi ho¹t ®éng cña tæ chøc. TiÕp nèi víi
14
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
chøc n¨ng nµy, trong mét sè tr-êng hîp vµ nÕu ®-îc phÐp cña ban qu¶n trÞ tèi
cao, c¸c kiÓm to¸n viªn néi bé ®¸nh gi¸ tÝnh hîp lý vµ sù -u viÖt cña c¸c chÝnh
s¸ch, qui ®Þnh, kÕ ho¹ch tr-íc khi ®i ®Õn viÖc x¸c ®Þnh møc ®é tu©n thñ. Hä sÏ
chØ ra kho¶n lîi nhuËn tõ c¸c ho¹t ®éng bëi viÖc tu©n thñ thÝch ®¸ng c¸c chÝnh
s¸ch, c¸c kÕ ho¹ch vµ thñ tôc ®-îc lËp ra, c¸c mÊt m¸t nÕu kh«ng cã sù tu©n
thñ ®ã. Bªn c¹nh ®ã, c¸c kiÓm to¸n viªn néi bé ph¶i kiÓm tra tÝnh ph¸p lý cña
c¸c th«ng tin kÕ to¸n víi chuÈn mùc lµ c¸c qui ®Þnh ph¸p chÕ cña nhµ n-íc.
Thø hai: kiÓm tra tÝnh trung thøc vµ ®é tin cËy cña th«ng tin trong
®ã chñ yÕu lµ kiÓm tra vµ x¸c ®Þnh møc ®é trung thùc, hîp lý cña c¸c b¸o c¸o
quyÕt to¸n do kÕ to¸n vµ c¸c bé phËn kh¸c trong doanh nghiÖp lËp ra.
KiÓm to¸n viªn néi bé ph¶i kiÓm tra tÝnh trung thùc vµ ®é tin cËy cña
th«ng tin kh«ng chØ cña b¶n th©n c¸c th«ng tin tµi chÝnh mµ c¶ c¸c ho¹t ®éng
vµ ph-¬ng tiÖn ®-îc sö dông ®Ó x¸c minh, ®o ®¹c, ph©n lo¹i vµ b¸o c¸o c¸c
th«ng tin ®ã. ViÖc kiÓm tra hÖ th«ng th«ng tin nµy lµ c¬ së ®Ó kh¼ng ®Þnh c¸c
sæ s¸ch vµ b¸o c¸o tµi chÝnh chøa ®ùng c¸c th«ng tin chÝnh x¸c, kÞp thêi vµ
h÷u Ých. C¸c kiÓm to¸n viªn néi bé thùc hiÖn kiÓm tra c¸c b¸o c¸o tµi chÝnh
cña doanh nghiÖp trong hai tr-êng hîp:
Tr-êng hîp thø nhÊt: víi môc ®Ých gióp chñ doanh nghiÖp hay nhµ
qu¶n lý cña doanh nghiÖp kiÓm tra l¹i c¸c th«ng tin tµi chÝnh, kiÓm to¸n viªn
néi bé tiÕn hµnh kiÓm tra, so¸t xÐt viÖc tÝnh to¸n, ph©n lo¹i b¸o c¸o, thÈm ®Þnh
cô thÓ c¸c kho¶n môc c¸ biÖt. §iÒu nµy còng cã t¸c dông gi¶m phÝ kiÓm to¸n
cña c¸c kiÓm to¸n viªn ®éc lËp khi c«ng viÖc cña kiÓm to¸n viªn néi bé ®¹t
hiÖu qu¶ tèt.
Tr-êng hîp thø hai: c«ng viÖc kiÓm tra ®-îc thùc hiÖn nh»m hoµn
thiÖn viÖc thÈm tra c¸c lÜnh vùc kh¸c ®Ó cã thÓ ®-a ra kÕt luËn.
Thø ba: kiÓm tra viÖc tu©n thñ c¸c môc tiªu ®Ò ra ®èi víi c¸c
ch-¬ng tr×nh hay c¸c ho¹t ®éng nghiÖp vô. KiÓm tra x¸c nhËn gi¸ trÞ vèn gãp
cña doanh nghiÖp vµ c¸c ®èi t¸c tham gia liªn doanh víi doanh nghiÖp. KiÓm
15
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
tra x¸c nhËn tÝnh trung thùc, hîp lý, ®Çy ®ñ cña sè liÖu kÕ to¸n vµ b¸o c¸o
quyÕt to¸n cña ®¬n vÞ liªn doanh.
KiÓm to¸n viªn néi bé ph¶i kiÓm tra ho¹t ®éng hay ch-¬ng tr×nh ®Ó
xem xÐt kÕt qu¶ thñ ®-îc cã phï hîp víi môc tiªu ®Ò ra hay kh«ng vµ c¸c ho¹t
®éng, ch-¬ng tr×nh ®ã cã ®-îc thùc hiÖn theo kÕ ho¹ch ®· ®Þnh hay kh«ng.
Thø t-: kiÓm tra c¸c ph-¬ng tiÖn b¶o ®¶m an toµn cho tµi s¶n. kiÓm
tra tÝnh hiÖu qu¶ vµ ph¸p lý cña hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé trong ®ã cã hÖ
thèng kÕ to¸n. Gi¸m s¸t sù ho¹t ®éng vµ tham gia hoµn thiÖn chóng.
C¸c kiÓm to¸n viªn néi bé ph¶i kiÓm tra c¸c ph-¬ng tiÖn ®-îc sö dông
®Ó ®¶m b¶o an toµn cho c¸c tµi s¶n ®Ó tr¸nh mÊt m¸t. §ång thêi cÇn cã nh÷ng
kiÕn nghÞ cho nhµ qu¶n lý ®Ó phßng ngõa c¸c hµnh vi bÊt hîp ph¸p x©m ph¹m
tµi s¶n cña ®¬n vÞ.
Thø n¨m: ®¸nh gi¸ viÖc thùc hiÖn nhiÖm vô vµ hiÖu qu¶ ho¹t ®éng
cña c¸c nguån lùc.
KiÓm to¸n viªn ph¶i ®¸nh gi¸ chÊt l-îng thùc hiÖn c¸c nhiÖm vô ®-îc
giao. ViÖc thùc hiÖn nµy liªn quan ®Õn c¸c nhãm hay c¸c nh©n viªn cña ®¬n
vÞ. ë ®©y kiÓm to¸n viªn kh«ng chØ quan t©m tíi viÖc c¸c nhãm hay c¸c nh©n
viªn thùc hiÖn c«ng viÖc cña hä cã mang l¹i nhiÒu lîi nhuËn cho doanh nghiÖp
hay kh«ng? Do c¸c c«ng viÖc rÊt ®a d¹ng trong mét tæ chøc kinh tÕ nªn ®Ó
hoµn thµnh ®-îc nhiÖm vô trªn, bé phËn kiÓm to¸n ph¶i tuyÓn chän ®-îc
nh÷ng ng-êi cã tr×nh ®é nghiÖp vô t-¬ng xøng.
Thø s¸u: thÈm tra c¸c thñ tôc kiÓm so¸t ®Ó x¸c ®Þnh tÝnh thÝch hîp
vµ -u viÖt cña nã. KiÓm tra tÝnh hiÖu qu¶ vµ tÝnh ph¸p lý cña qui chÕ kiÓm so¸t
néi bé ®ång thêi cã kiÕn nghÞ hoµn thiÖn c¸c qui chÕ nµy.
ThiÕt lËp hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé ®ång thêi kiÓm to¸n néi bé ph¶i
thùc hiÖn viÖc gi¸m s¸t thùc hiÖn c¸c qui chÕ kiÓm so¸t néi bé ®· ®Ò ra, qua
®ã ph¸t hiÖn nh÷ng ®iÓm ch-a hîp lý ®Ó tham gia hoµn thiÖn chóng.
Môc ®Ých cña viÖc thÈm tra tÝnh thÝch hîp cña kiÓm to¸n néi bé ®Ó
kh¼ng ®Þnh r»ng hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé vËn hµnh ®Òu ®Æn vµ cã hiÖu qu¶,
®¸p øng mäi môc tiªu ®· ®Þnh tr-íc.
16
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
Thø b¶y: c¸c nhiÖm vô ®Æc biÖt kh¸c.
Ngoµi c¸c nhiÖm vô chÝnh trªn, kiÓm to¸n viªn néi bé cã thÓ ®-îc giao
bÊt cø nhiÖm vô g× mµ cã Ých cho ban gi¸m ®èc nh-: ®iÒu tra vÒ c¸ nh©n, ®¹i
diÖn cho ban gi¸m ®èc hoÆc gi¸m s¸t trong c¸c tho¶ thuËn, tham gia vµo c¸c
ch-¬ng tr×nh ®µo t¹o cña ®¬n vÞ…
Th«ng qua viÖc thùc hiÖn c¸c nhiÖm vô trªn, kiÓm to¸n viªn néi bé cã
tr¸ch nhiÖm h-íng dÉn nghiÖp vô cho c¸n bé kÕ to¸n vµ c¸c c¸n bé nghiÖp vô
kh¸c cã liªn quan, ®Ò xuÊt c¸c quyÕt ®Þnh qu¶n lý, xö lý vÒ tµi chÝnh kÕ to¸n
vµ c¸c néi dung xö lý kh¸c.
4.3.
Tæ chøc bé m¸y kiÓm to¸n néi bé,
4.3.1. Nguyªn t¾c cña tæ chøc bé m¸y kiÓm to¸n néi bé.
Bé m¸y kiÓm to¸n bao gåm con ng-êi vµ c¸c ph-¬ng tiÖn chøa ®ùng
c¸c yÕu tè cÊu thµnh cña kiÓm to¸n ®Ó thùc hiÖn chøc n¨ng cña kiÓm to¸n.
Tæ chøc bé m¸y kiÓm to¸n chÝnh lµ viÖc t¹o ra c¸c mèi liªn hÖ gi÷a c¸c
yÕu tè cÊu thµnh kiÓm to¸n, gi÷a c¸c ph©n hÖ trong hÖ thèng kiÓm to¸n vµ
chÝnh gi÷a b¶n th©n cña hÖ thèng kiÓm to¸n víi c¸c yÕu tè kh¸c trong m«i
tr-êng ho¹t ®éng cña kiÓm to¸n. ChÝnh tõ viÖc tæ chøc bé m¸y kiÓm to¸n mµ
c¸c mèi liªn hÖ ®-îc duy tr× ®¶m b¶o cho hÖ thèng thùc hiÖn tèt chøc n¨ng
x¸c minh vµ bµy tá ý kiÕn. Tæ chøc bé m¸y kiÓm to¸n néi bé ph¶o ®¶m b¶o:
TÝnh khoa häc: tæ chøc bé m¸y kiÓm to¸n néi bé ph¶i phï hîp víi
nguyªn lý chung cña lý thuyÕt kiÓm to¸n. Tuú theo ®Æc ®iÓm tæ chøc cña
doanh nghiÖp lµ tæ chøc theo ph-¬ng ph¸p chøc n¨ng hay trùc tuyÕn tham
m-u mµ ®-a ra m« h×nh tæ chøc bé m¸y kiÓm to¸n néi bé cho phï hîp.
TÝnh nghÖ thuËt: tæ chøc bé m¸y kiÓm to¸n néi bé ph¶i chó ý tíi
nh©n tè con ng-êi. Trong s¬ ®å tæ chøc bé m¸y kiÓm to¸n cÇn ph¶i ph©n c«ng
râ rµng chøc n¨ng vµ nhiÖm vô cña mçi kiÓm to¸n viªn nh»m ®¹t hiÖu qu¶ vµ
hiÖu suÊt cao. Ph¶i ®¶m b¶o ®ñ vÒ sè l-îng nh©n viªn trong bé phËn kiÓm to¸n
còng lµ mét vÊn ®Ò quan träng.
17
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
§iÒu quan träng trong tæ chøc bé m¸y kiÓm to¸n néi bé lµ ph¶i x¸c
®Þnh quy m« cña doanh nghiÖp: doanh nghiÖp cã thùc sù cÇn bé m¸y kiÓm
to¸n néi bé hay kh«ng, quy m« cña doanh nghiÖp nh- thÕ th× bé m¸y kiÓm
to¸n nªn cã quy m« nh- thÕ nµo th× thÝch hîp…
Tæ chøc bé m¸y kiÓm to¸n néi bé ph¶i tuú theo c¬ cÊu cña doanh
nghiÖp nh- thÕ nµo mµ tæ chøc sao cho ®em l¹i hiÖu qu¶ cao nhÊt, tèn chi phÝ
Ýt nhÊt. VÒ tæ chøc, bé phËn kiÓm to¸n néi bé ph¶i trùc thuéc mét cÊp cao ®ñ
®Ó kh«ng giíi h¹n ph¹m vi ho¹t ®éng cña nã, ®ång thêi ph¶i ®-îc giao mét
quyÒn h¹n t-¬ng ®èi réng r·i vµ ho¹t ®«ng t-¬ng ®èi ®éc lËp víi phßng kÕ
to¸n vµ c¸c bé phËn ho¹t ®éng ®-îc kiÓm tra.
VÒ nh©n sù, bé phËn kiÓm to¸n néi bé ph¶i tuyÓn chän nh÷ng nh©n
viªn cã n¨ng lùc chuyªn m«n vµ ®¹o ®ùc nghÒ nghiÖp phï hîp víi c¸c qui
®Þnh hiÖn hµnh.
4.3.2. M« h×nh tæ chøc bé m¸y kiÓm to¸n néi bé.
Bé m¸y kiÓm to¸n néi bé lµ hÖ thèng tæ chøc cña c¸c kiÓm to¸n viªn do
®¬n vÞ tù lËp theo yªu cÇu qu¶n trÞ néi bé vµ thùc hiÖn nÒ nÕp, kû c-¬ng qu¶n
lý.
§Ó tæ chøc vµ qu¶n lý ho¹t ®éng kiÓm to¸n néi bé trong bé m¸y l·nh
®¹o cao nhÊt cña ®¬n vÞ cö ra nh÷ng ng-êi phô tr¸ch c«ng viÖc nµy. Theo yªu
cÇu ®o, th«ng th-êng mét uû ban kiÓm to¸n ®-îc lËp ra do mét tËp thÓ th-êng
bao gåm 3 thµnh viªn héi ®ång qu¶n trÞ phô tr¸ch. Trong tr-êng hîp cÇn thiÕt,
héi ®ång qu¶n trÞ cã thÓ quyÕt ®Þnh thuª c¸c chuyªn gia kiÓm to¸n tham gia
hoÆc t- vÊn cho uû ban.
Uû ban kiÓm to¸n, võa cã tr¸ch nhiÖm trong tæ chøc ho¹t ®éng kiÓm
to¸n néi bé, võa cã tr¸ch nhiÖm t¹o lËp mèi quan hÖ víi chñ thÓ kiÓm to¸n tµi
chÝnh tõ bªn ngoµi. Trong tr-êng hîp kh«ng cã héi ®ång qu¶n trÞ, chñ ®Çu thoÆc ng-êi ®-îc uû quyÒn phô tr¸ch sÏ chØ ®¹o c«ng t¸c kiÓm to¸n. TÊt nhiªn,
uû ban kiÓm to¸n hoÆc ng-êi phô tr¸ch chØ cã chøc n¨ng tæ chøc, chØ ®¹o c«ng
viÖc kiÓm to¸n. Ng-êi thùc hiÖn kiÓm to¸n né bé lµ nh÷ng kiÓm to¸n viªn
18
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
trong ®¬n vÞ hoÆc chuyªn gia tõ bªn ngoµi. Tõ ®ã cã thÓ cã hai m« h×nh c¬ b¶n
lµ héi ®ång hay bé phËn kiÓm to¸n néi bé vµ gi¸m ®Þnh viªn kÕ to¸n.
Héi ®ång hay bé phËn kiÓm to¸n néi bé: lµ m« h×nh phæ biÕn ®Æc
biÖt ë c¸c n-íc B¾c Mü. Thµnh viªn cña bé phËn nµy lµ c¸c kiÓm to¸n viªn néi
bé. Sè l-îng vµ c¬ cÊu c¸c thµnh viªn tuú thuéc vµo quy m« cña ®¬n vÞ, vµo
nhiÖm vô kiÓm to¸n néi bé cô thÓ trong tõng thêi kú. Héi ®ång cã nhiÖm vô
thùc hiÖn tÊt c¶ c¸c c«ng viÖc do uû ban kiÓm to¸n giao cho kÎ c¶ viÖc x©y
dùng hoÆc hoµn thiÖn qui chÕ ®· ban hµnh vµ c¶ c«ng viÖc ®ét xuÊt kh¸c.
M« h×nh nµy cã -u ®iÓm lµ rÊt thÝch hîp víi c¸c doanh nghiÖp cã qui
m« lín. Tuy nhiªn, ®iÒu kiÖn tiªn quyÕt ®Ó ph¸t huy -u viÖt nµy lµ chÊt l-îng
®éi ngò kiÓm to¸n viªn néi bé.
Gi¸m ®Þnh viªn kÕ to¸n: lµ m« h×nh øng dông phæ biÕn ë c¸c xÝ
nghiÖp nhµ n-íc vµ c¸c doanh nghiÖp cã qui m« nhá. Trong tr-êng hîp nµy,
ng-êi thùc hiÖn c«ng viÖc kiÓm to¸n cã thÓ lµ kiÓm to¸n viªn chuyªn nghiÖp,
thËm chÝ ë mét s« n-íc trong c¸c xÝ nghiÖp c«ng vµ doanh nghiÖp nhµ n-íc
®-îc biªn chÕ trong bé m¸y kiÓm to¸n nhµ n-íc.
M« h×nh nµy rÊt thÝch hîp víi c¸c xÝ nghiÖp c«ng, c¸c doanh nghiÖp cã
qui m« nhá kh«ng cÇn biªn chÕ kiÓm to¸n viªn néi bé. Nã ph¸t huy ®-îc thÕ
m¹nh nghÒ nghiÖp cña c¸c chuyªn gia giái. Tuy nhiªn trong tr-êng hîp nµy
chi phi kiÓm to¸n th-êng cao do ph¶i thuª nh©n viªn. MÆt kh¸c, do c«ng viÖc
kiÓm to¸n néi bé còng do sè Ýt chuyªn gia cã tr×nh ®é cao ®¶m nhiÖm nªn cÇn
chó träng ®¶m b¶o tÝnh kh¸ch quant rung thùc cña kiÓm to¸n viªn b»ng c¸c
ph-¬ng ph¸p bæ sung nh- kiÓm tra chÐo, ®Þnh kú thay ®æi n¬i lµm viÖc cña
c¸c kiÓm to¸n viªn t¨ng c-¬ng tr¸ch nhiÖm cña kiÓm tra bªn ngoµi…
Thùc tÕ t¹i mét sè n¬i cho thÊy bé m¸y kiÓm to¸n néi bé ®-îc thiÕt lËp
t¹i c¸c c¬ quan vµ tæ chøc kinh tÕ nhµ n-íc cã thÓ lµ ch©n rÕt cña c¸c c¬ quan
h÷u quan. Trong nh÷ng tr-êng hîp nµy bé phËn kiÓm to¸n néi bé chÞu sù chØ
®¹o trùc tiÕp cña c¬ quan tæng kiÓm so¸t, kiÓm to¸n nhµ n-íc, bé tµi chÝnh.
19
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
KiÓm to¸n viªn néi bé ®-îc kiÓm to¸n nhµ n-íc ®µo t¹o, bæ nghiÖm, qu¶n lý
vµ chØ ®¹o ho¹t ®éng. ViÖc x©y dùng m« h×nh nh- vËy cã -u ®iÓm lµ:
- Thèng nhÊt qu¶n lý nhµ n-íc ®èi víi ho¹t ®éng kiÓm to¸n néi bé
trong c¸c c¬ quan vµ tæ chøc kinh tÕ nhµ n-íc.
- Tiªu chuÈn ho¸ ®-îc ®éi ngò kiÓm to¸n viªn.
- C«ng t¸c kiÓm to¸n néi bé sÏ ®-îc h-íng dÉn vµ chØ ®¹o thèng nhÊt.
- KiÓm to¸n néi bé sÏ trë thµnh c«ng cô hç trî ®¾c lùc cho c¬ quan
kiÓm to¸n nhµ n-íc trong viÖc thùc hiÖn ho¹t ®éng kiÓm tra, kiÓm so¸t khi bé
m¸y kiÓm to¸n nhµ n-íc míi h×nh thµnh víi sè l-îng kiÓm to¸n viªn cßn Ýt ái
so víi nhu cÇu thùc tÕ.
Tõ nh÷ng vai trß cña kiÓm to¸n néi bé trong doanh nghiÖp th× viÖc tæ
chøc kiÓm to¸n néi bé trong doanh nghiÖp lµ cÇn thiÕt ®Ó n©ng cao hiÖu qu¶
ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp. Tuy nhiªn, tuú theo quy m« cña doanh nghiÖp
mµ tæ chøc bé m¸y kiÓm to¸n cho phï hîp. Bé m¸y kiÓm to¸n néi bé trong
doanh nghiÖp nªn ®-îc tæ chøc nh- thÕ nµo? vÊn ®Ò nµy cã hai lo¹i quan ®iÓm
kh¸c nhau:
Quan ®iªm thø nhÊt: bé m¸y kiÓm to¸n néi bé trùc thuéc héi ®ång qu¶n
trÞ mµ trùc tiÕp lµ chÞu sù chØ ®¹o cña ban kiÓm so¸t.
M« h×nh 1: m« h×nh bé m¸y kiÓm to¸n néi bé trùc thuéc héi ®ång qu¶n
trÞ.
20