Chuyên đề :
QUAÛN LYÙ CHI PHÍ
Taùc giaû: TS. Löông Ñöùc Long
Ñaïi hoïc Baùch Khoa TPHCM
Khoa Kyõ Thuaät Xaây Döïng.
[email protected]
TS.LUONG DUC LONG
1
KIEÅM SOAÙT CHI PHÍ DÖÏ AÙN: PHÖÔNG PHAÙP GIAÙ
TRÒ ÑAÏT ÑÖÔÏC
(EARNED VALUE METHOD)
TS. LUONG DUC LONG
2
Sự cần thiết của phương pháp giá trị đạt được
(Earned Value Method- EVM)
Vấn đề đánh giá quản lý chi phí thực hiện dự án không
chính xác thường xảy ra: khi chi phí và tiến trình thực hiện
được báo cáo tách rời.
Ví dụ: Đồ thị báo cáo chi phí-thời gian
Từ đây, có thể có kết
luận là dự án đang
tiết kiệm chi phí, vì
theo kế hoạch ta
dùng 50%, nhưng
thực tế ta chỉ dùng
45%. Việc dự đoán
dường như tốt cho
dự án để hoàn thành
dưới ngân quỹ ?
Chi phí
100%
Chi
phí
75%
50%
50%
45%
50%
Thôøi ñieåm caäp
nhaät
0%
25%
50%
TS. LUONG DUC LONG
75% 100%
Thôøi
gian
3
Sự cần thiết (tt)
Hình ảnh khi báo cáo tiến trình thực hiện -thời gian. Từ đây, có
thể có kết luận là dự án đang chậm tiến độ, vì theo kế hoạch ta
dùng 50% khối lượng, nhưng thực tế ta chỉ làm được dùng 40%
khối lượng. Dự đoán là dự án để bị kéo dài.
Cái gì xảy ra nếu 2 đồ thị
trên được tích hợp lại, dự án
đã làm được 50% thời gian
và dùng 45% chi phí, nhưng
chỉ đạt được 40% khối
lượng?
Sự phân tích => dự án
không chỉ chậm tiến độ mà
còn vượt chi phí. Từ đó đưa
ra một dấu hiệu rõ ràng cho
Giám đốc dự án phải áp
dụng nhựng biện pháp quản
lý để kiểm soát dự án.
Tiến trình -Progress
100%
Chi
phí
75%
50%
50%
40%
50%
Thôøi ñieåm caäp
nhaät
0%
25%
TS. LUONG DUC LONG
50%
75% 100%
Thôøi
gian
4
Sự cần thiết (tt)
Ví dụ này chỉ ra sự cần thiết để tích hợp việc quản lý chi phí
và quản lý thời gian, tiến độ.
Dựa vào thông tin chi phí riêng rẽ (không tích hợp với thông
tin về tiến trình thực hiện) giám đốc dự án có thể mắc sai
lầm khi đánh giá dự án.
Khi kích thước dư án lớn và phức tạp. Nhu cầu 1 phương
pháp tích hợp cả quản lý chi phí và tiến trình cho việc đo
lường sự thực hiện dự án gia tăng. Chúng ta cần biết khi nào
những biện pháp quản lý cần dùng đến, dùng nơi nào, và
dùng với mức độ ra sao. Earned Value Method sẽ cung cấp
cho chúng ta những thông tin về dự án và những dự đoán về
tương lai dự án một cách hữu hiệu.
TS. LUONG DUC LONG
5
1.Giôùi thieäu : PHÖÔNG PHAÙP GIAÙ TRÒ ÑAÏT ÑÖÔÏC
Kiểm soát chi phí bao gồm tìm hiểu “tại sao” lại có sự
thay đổi cả tích cực và tiêu cực.
Nó phải được kết hợp thống nhất với các quá trình
kiểm soát khác như: quy mô dự án, tiến độ dự án, chất
lượng dự án và các yếu tố cần kiểm soát khác trong dự
án ...
Kiểm soát chi phí là những công việc bao gồm:
1. Xác định đường chi phí cơ bản của dự án,
2. Giám sát theo dõi chi phí thực tế,
3. Phân tích những nhân tố ảnh hưởng đế việc thay
đổi chi phí thực tế so với đường chi phí cơ bản,
4. Thông báo cho các đối tượng liên quan những
thay đổi được phép.
TS. LUONG DUC LONG
6
1.Giôùi thieäu : PHÖÔNG PHAÙP GIAÙ TRÒ ÑAÏT ÑÖÔÏC
Chi phí của dự án bao gồm chi phí trực tiếp, chi phí gián
tiếp, dự phòng phí, thuế giá trị gia tăng đầu ra và lợi
nhuận.
Trong phương pháp Earned Value Method (Phương
pháp giá trị đạt được) chỉ giới hạn trình bày kiểm soát
chi phí trực tiếp liên quan với từng công việc trên công
trường trong cơ cấu phân chia công việc để theo dõi
phần việc đã làm.
Còn chi phí gián tiếp (chi phí lao động gián tiếp, sử
dụng trang thiết bị, chi phí quản lý,.... ) không đưa
vào hệ thống kiểm soát vì quản lý những khoản này
là chức năng của bộ phận kế toán và được tính theo
tỷ lệ phần trăm.
TS. LUONG DUC LONG
7
1.Giôùi thieäu : PHÖÔNG PHAÙP GIAÙ TRÒ ÑAÏT ÑÖÔÏC
Earned Value (EV) là giá trị của công việc đã hoàn
thành.
EVM là phương pháp phân tích chi phí / tiến độ với keá
hoaïc ban ñaàu (keá hoaïch cô sôû –Baseline schedule)
Phân tích Earned Value là một hệ thống đo lường sự
thực hiện cụ thể của quản lý dự án ( Dự án vượt chi phí
? Dự án vượt khối lượng làm việc? Dự án chậm tiến
độ?).
Phöông phaùp giaù trò ñaït ñöôïc (Earned Value methodEVM) ñöôïc duøng ñeå ñaùng giaù toång theå hieäu quaû thöïc
hieän cuûa döï aùn taïi thôøi ñieåm xem xeùt.
TS. LUONG DUC LONG
8
1.Giôùi thieäu : PHÖÔNG PHAÙP GIAÙ TRÒ ÑAÏT ÑÖÔÏC
EVM ñöôïc thöïc thi baèng vieäc phaân tích chi phí vaø tieán
ñoä thöïc hieän vôùi keá hoaïc ban ñaàu (keá hoaïch cô sôû –
Baseline schedule)
Giaù trò ñaït ñöôïc BCWP (Budget Cost for Work
Performed) cuûa coâng vieäc ñöôïc tính baèng caùch nhaân
phaàn traêm khoái löôïng coâng vieäc ñaõ thöïc hieän cho tôùi
thôøi ñieåm hieän taïi vôùi chi phí döï truø (BAC) ñeå thöïc hieän
phaàn vieäc ñoù. Giaù trò naøy goïi laø chi phí döï truø ñeå thöïc
hieän phaàn vieäc ñaõ ñöôïc laøm xeùt ñeán thôøi ñieåm caäp nhaät.
BAC= Chi phí dự trù để hoàn thành dự án theo kế
hoạch(Budged At Completion - BAC). BAC là ước lượng chi
phí ban đầu, là ngân quỹ được dùng để hoàn thành công
việc.
TS. LUONG DUC LONG
9
Ví duï 1:
Chí phí döï truø ñeå hoaøn thaønh 1 haïng muïc trong 9 ngaøy laø
1500 USD. Hoâm nay laø ngaøy thöù 9 ñaõ thöïc hieän caùc phaàn
vieäc cuûa haïng muïc. Tuy nhieân ñeán luùc naøy môùi chi phí heát
1350USD vaø öôùc löôïng chæ thöïc hieän ñöôïc 2/3 khoái löôïng
coâng vieäc.
BCWP= 2/3*1500=1000USD.
Ví duï 2:
Chí phí döï truø ñeå hoaøn thaønh 1 haïng muïc trong 9 ngaøy laø
1500 USD. Hoâm nay laø ngaøy thöù 8 ñaõ thöïc hieän caùc phaàn
vieäc cuûa haïng muïc. Luùc naøy chi phí thöïc teá laø 1350USD vaø
öôùc löôïng chæ thöïc hieän ñöôïc 2/3 khoái löôïng coâng vieäc.
BCWP= 2/3*1500=1000 USD.
Baát keå nhaø thaàu laøm nhö theá naøo. Soá tieàn nhaø thaàu
nhaän ñöôïc töø CÑT cho phaàn vieäc ñaõ laøm chæ laø BCWP.
TS. LUONG DUC LONG
10
2. Caùc kyù hieäu trong phöông phaùp EVM
BCWS = Chi phí theo kế hoạch (Budget Cost for Work Scheduled-BCWS).
BCWS được lấy bằng giá trị chi phí tích lũy đến thời điểm cập nhật theo
tiến độ ban đầu.
BCWP= Chi phí thu được hay giá trị đạt được cho công việc đã thực hiện (
tiền nhà thầu sẽ được CĐT chi trả) (Budget Cost for Work Performed –
BCWP)
ACWP= Chi phí thực tế cho công việc đã thực hiện (Actual Cost for Work
Performed – ACWP)
BAC= Chi phí để hoàn thành dự án theo kế hoạch(Budged At Completion BAC)
EAC= Chi phí ước tính để hoàn thành dự án theo thực tế (Estimated At
Completion - EAC)
CV= Chênh lệch chi phí (Cost Variance – CV)
SV= Chênh lệch tiến độ về khối lượng (Schedule Variance - SV)
VAC= Chênh lệch chi phí hoàn thành dự án (Variance At Completion – VAC)
TS. LUONG DUC LONG
11
3. Đo lường chi phí thực hiện dự án?
So saùnh giaù trò ñaït ñöôïc BCWP vôùi ACWP (chi phí thöïc teá
Actual Cost for Work Performed) ñeå ñaùnh giaù hieäu quaû
söû duïng chi phí (vöôït chi phí, hay tieát kieäm chi phí)
CV (Cost Variance) cheânh leäch chi phí = söï khaùc nhau
giöõa chi phí thöïc hieän coâng vieäc ñeán thôøi ñieåm caäp
nhaät (BCWP) vaø chi phí thöïc teá thöïc hieän coâng vieäc
(ACWP).
Neáu CV aâm laø vöôït chi phí vaø ngöôïc laïi
Ví duï 1 (tieáp theo) => CV = BCWP -ACWP =10001350=-350 => Vöôït chi phí
TS. LUONG DUC LONG
12
4. Đo lường khối lượng thực hiện dự án?
So saùnh giaù trò ñaït ñöôïc BCWP vôùi BCWS (chi phí öôùc tính
thöïc hieän phaàn vieäc phaûi ñöôïc thöïc hieän ñuùng nhö keá
hoaïch ñeán thôøi ñieåm xeùt- Budget Cost For Work Schedule)
ñeå ñaùnh giaù hieäu veà maët khoái löôïng thöïc hieän ( vöôït khoái
löôïng, hay chaäm khoái löôïng)
SV (Schedule variance) = cheânh leäch veà maët khoái löôïng
coâng vieäc => SV=BCWP- BCWS.
Neáu SV <0 => chöa ñaït ñuû khoái löôïng coâng vieäc theo keá
hoaïch. Ngöôïc laïi
Ví duï 1 (tt): BCWS=1500 (ñaõ thöïc hieän xong ngaøy thöù 9),
BCWP=1000 => SV = BCWP-BCWS=1000-1500=-500 => Chaäm
khoái löôïng.
Ví duï 2 (tt): BCWS=(8/9)*1500 = 1333 (ñaõ thöïc hieän xong
ngaøy thöù 8), BCWP=1000 => SV = BCWP-BCWS=1000-1333=333 => Chaäm khoái löôïn
g.
TS. LUONG DUC LONG
13
5. Đo lường thời gian thực hiện dự án?
So saùnh STWP (thôøi gian döï truø ñeå thöïc hieän phaàn vieäc ñaõ ñöôïc
hoaøn thaønh - Scheduled Time for Work Performed) vaø ATWP (Thôøi
gian thöïc söï thöïc hieän phaàn vieäc ñoù - Actual Time for Work
Performed) ñeå ñaùnh giaù hieäu veà maët thôøi gian thöïc hieän (chaäm
tieán ñoä, hay nhan tieán ñoä)
TV (Time Variance ) = STWP- ATWP
TV <0 => Chaäm tieán ñoä. Ngöôïc laïi
Ví duï 1(tt).
STWP=2/3*9=6; ATWP=9; TV=STWP-ATWP=-3 (chaäm tieán ñoä
3 ngaøy)
Ví duï 2 (tt)
STWP=2/3*9=6; ATWP=8; TV=STWP-ATWP=-2 (chaäm tieán ñoä
TS. LUONG DUC LONG
14
2 ngaøy)
6. Ñaùnh giaù tình traïng toång theå cuûa döï aùn
Chæ soá chi phí CPI (Cost Performance Index) = BCWP/
ACWSP>1 thì coù lôïi
Chæ soá tieán ñoä SPI (Schedule Performance Index) = BCWP/
BCWS >1 thì coù lôïi
Cuõng coù khi chæ soá naøy thì toát nhöng chæ soá khi thì khoâng
toát. (VD: Döï aùn vöôït tieán ñoä nhöng chi phí laïi söû duïng cao
hôn chi phí döï truø, hay ngöôïc laïi)
Keát hôïp caû hai chæ soá CPI vaø SPI => chæ soá phaûn aùnh tình
traïng toång theå cuûa döï aùn goïi laø chi soá chi phí tieán ñoä
(CSI)
CSI= CPI*SPI
CSI>1 => Tình traïng döï aùn laø chaáp nhaän ñöôïc
CSI<1=> DÖÏ aùn ñang coù vaán ñeà
TS. LUONG DUC LONG
15
Ví duï 1 (tt) nhö treân:
Chí phí döï truø ñeå hoaøn thaønh 1 haïng muïc trong 9 ngaøy laø
1500 USD. Hoâm nay laø ngaøy thöù 9 ñaõ laøm coâng taùc. Tuy
nhieân ñeán luùc naøy môùi chi phí heát 1350USD vaø öôùc löôïng
chæ thöïc hieän ñöôïc 2/3 khoái löôïng coâng vieäc.
BCWP= 2/3*1500=1000USD.
CV= 1000-1350=-350
SV= BCWP-BCWS =1000-1500=-500
CPI=BCWP/ACWP=1000/1350= 0.74
SPI=BCWP/BCWS=1000/1500=0.67
CSI=CPI*SPI=0.49
KL: Ñeán thôøi ñieåm caäp nhaät, döï aùn ñaõ hoaøn thaønh ñöôïc
phaàn vieäc ít hôn phaàn vieäc phaûi laøm theo keá hoaïch, vôùi
chi phí cao hôn chi phí döï truø => Döï aùn ñaùng baùo ñoäng,
caàn coù nhöõng bieän phaùp höõu hieäu ñeå giaûi quyeát.
TS. LUONG DUC LONG
16
Các đường cong trong phương pháp EVM
TS. LUONG DUC LONG
17
7. Caùc tröôøng hôïp coù theå xaûy ra khi xem
xeùt döï aùn
a. Trường hợp CV>0, SV>0
b. Trường hợp CV>0, SV<0
c. Trường hợp CV<0, SV>0
d. Trường hợp CV<0, SV<0
TS. LUONG DUC LONG
18
a. Trường hợp CV>0, SV>0
Cho tôùi thôøi ñieåm caäp nhaät, coâng taùc (hoaëc taäp coâng
taùc/ moät döï aùn) thöïc hieän vôùi chi phí ít hôn chi phí döï truø
(ACWP
BCWS)
Chi phí
BCWP
ACWP
0
CV>0- Cheânh leäch chi
phí
BCWS
SV > 0- Cheânh leäch khoái
löôïng
Thôøi ñieåm caäp
nhaät
ACWP
BCWP
BCWS
Thôøi gian
TS. LUONG DUC LONG
19
b. Trường hợp CV>0, SV<0
Cho tôùi thôøi ñieåm caäp nhaät, coâng taùc (hoaëc taäp coâng
taùc/ moät döï aùn) thöïc hieän vôùi chi phí ít hôn chi phí döï truø
(do ACWP< BCWP) vaø ñaõ hoaøn taát phaàn vieäc ít hôn so
vôùi phaàn vieäc laøm theo keá hoaïch (BCWP0 - Cheânh leäch chi
phí
Thôøi gian
Thôøi ñieåm caäp nhaät
TS. LUONG DUC LONG
20