1
Luận văn
Cơ sở lý luận của kiểm toán chu
trình bán hàng và thu tiền trong
kiểm toán báo cáo tài chính
2
Chương I:
CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA KIỂM TOÁN CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ
THU TIỂN TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH
I - ĐẶC ĐIỂM CỦA CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN
1. Định nghĩa chu trình bán hàng thu tiền
BH – TT (tiêu thụ) là quá trình chuyển giao quyền sở hữu của hàng hóa
qua quá trình trao đổi hàng - tiền (giữa khách thể kiểm toán với khách hàng của
họ).
Chu trình bán hàng và thu tiền bắt đầu từ việc yêu cầu mua của khách
hàng (đơn đặt hàng, hợp đồng mua hàng…) và kết thúc bằng việc chuyển đổi
hàng hóa thành tiền.
Quá trình tiêu thụ được thực hiện khi hàng hóa, dịch vụ được chuyển giao,
được người mua chấp nhận thanh toán. Do vậy, có rất nhiều phương thức bán
hàng phong phú và đa dạng:
Phương thức bán hàng trực tiếp: Doanh nghiệp giao hàng cho người mua
trực tiếp tại kho, tại phân sản xuất của doanh nghiệp và doanh nghiệp chuyển
quyền sở hữu cho người mua.
Phương thức chuyền giao hàng theo hợp đồng: Doanh nghiệp chuyển
hàng bán đến địa điểm thỏa thuận trong hợp đồng. Số hàng được chuyển quyền
sở hữu khi người mua thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán một phần hoặc toàn
bộ.
Phương thức bán hàng quá đại lý (ký gửi): Doanh nghiệp sẽ chuyển hàng
bán đến đại lý được coi là nhận hàng và bán hàng hộ doanh nghiệp, đại lý được
hưởng hoa hồng tính trên doanh số bán được theo tỷ lệ nhất định đã thỏa thuận
trước.
3
Phương thức bán hàng trả góp: Hàng hóa được coi là tiêu thụ khi giao cho
khách hàng, người mua tiến hành thanh toán theo quy đinh của doanh nghiệp.
Ngoài ra, cũng có thể sử dụng vật tư, hàng hóa, sản phẩm làm hình thức
bán hàng khác nhau để thanh toán trong nội bộ doanh nghiệp. Việc thanh toán
của người mua cũng được thực hiện theo nhiều phương thức khác nhau như:
Thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt; thanh toán bằng chuyển khoản;thanh toán
thông qua thư tín dụng (L/C)…
2. Bản chất, chức năng của chu trình bán hàng và thu tiền
2.1. Bản chất
Đối với một doanh nghiệp sản xuất, quá trình sản xuất kinh doanh nghiệp
đang tồn tại và hoạt động. Theo cách nhìn nhận của các nhà quản lý trên góc độ
tài chính, quá trình này bao gồm chuỗi các công việc nối tiếp lặp đi lặp lại tạo
thành những chu kỳ nghiệp vụ cơ bản có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Cụ thể
một công ty bắt đầu hoạt động bằng cách huy động vốn thường dưới dạng tiền
mặt (chu trình huy động vốn và hoàn trả), tiền đó được dùng để mua nguyên vật
liệu, hàng hóa và các dịch vụ đầu vào (chu trình mua vào và thanh toán), để thuê
mướn lao động cho sản xuất (chu trình tiền lương và lao động). Qua quá trình
sản xuất, thành phẩm được sản xuất ra, được lưu kho (chu trình tồn kho, chi phí
và giá thành sản phẩm), sau đó hàng tồn kho được bán và thu tiền (chu trình bán
hàng và thu tiền).
Chu trình bán hàng và thu tiền có thể được coi một cách tương đối là giai
đoạn cuối cùng hoàn thành một vòng tuần hoàn vốn, tiền nhờ đó được tạo ra một
phần dùng để hoàn trả vốn và để lại cho các chu kỳ kinh doanh sau. Chu trình
này bao gồm các quyết định và các quá trình cần thiết cho sự chuyển nhượng
quyển sở hữu hàng hóa và dịch vụ cho khách hàng. Thực chất của việc bán hàng
4
và thu tiền là việc thực hiện giá trị sản phẩm, doanh nghiệp phải chuyển giao
hàng hóa, sản phẩm, được khách hàng trả tiền hoặc chấp nhận thanh toán. Vì vậy
nói chung nó bắt đầu bằng một đơn đặt hàng( hoặc yêu cầu mua hàng) của khách
hàng và chấm dứt bằng một sự chuyển đổi hàng hóa, dịch vụ thành các nghiệp
vụ phải thu và thu tiền. Với hình thức bán hàng và thanh toán phong phú đa dạng
nên việc tổ chức công tác kế toán cho chu trình này cũng rất đa dạng. Có thể nói,
chu trình bán hàng thu tiền là một giai đoạn quan trọng của chu trình sản xuất
kinh doanh.
2.2. Chức năng
Với ý nghĩa: Bán hàng thu tiền là quá trình chuyển giao quyền sở hữu của
hàng hóa qua quá trình trao đổi hàng tiền giữa khách thể kiểm toán và khách
hàng của họ, quá trình này được bắt đầu từ yêu cầu của người mua hàng và kết
thúc bằng việc chuyển đổi hàng hóa thành tiền. Hàng hóa và tiền tệ được xác
định theo bản chất kinh tế của chúng. Tiền tệ là phương thức thanh toán nhờ đó
mà mọi giao dịch thanh toán được giải quyểt nhanh chóng.
Bán hàng là một quá trình có mục đích thống nhất song phương thức thực
hiện mục đích đa dạng. Chu trình bán hàng thu tiền gồm các chức năng chính
sau:
Xử lý đơn đặt hàng của người mua
Việc xử lý đơn đặt hàng của khách hàng do bộ phận bán hàng (thường là
các phòng kinh doanh) thực hiện. Khi nhận được đơn đặt hàng, bộ phận bán
hàng sẽ xem xét nhu cầu của khách hàng về số lượng, chất lượng, chủng loại,
thời hạn... đồng thời xem xét khả năng của doanh nghiệp có đáp ứng được đơn
đặt hàng không, từ đó quyết định có chấp nhận đơn đặt hàng hay không.
5
Xét duyệt bán chịu
Việc kiểm soát tín dụng do bộ phận kế toán đảm nhiệm. Bộ phận này sẽ
nghiên cứu, phân tích lịch sử tín dụng, khả năng tín dụng của khách hàng để từ
đó có quyết định phê chuẩn việc bán chịu (phương thức, thời hạn, mức tín dụng)
Bộ phận quản lý xem xét đơn đặt hàng và khả năng của doanh nghiệp cũng như
tình hình tín dụng của khách hàng để ra quyết định bán hàng. Việc ký kết hợp
đồng có thể do bộ phận quản lý trực tiếp thực hiện hoặc có thể uỷ quyền cho bộ
phận khác.
Chuyển giao hàng
Công việc này có thể do bộ phận vận chuyển của doanh nghiệp (nếu có)
đảm nhận hoặc doanh nghiệp có thể thuê ngoài. Các chứng từ của giai đoạn này
là phiếu xuất kho và chứng từ vận chuyển (nếu có). Các chứng từ này được lập
khi đã có bằng chứng doanh nghiệp đã nhận tiền hoặc sau khi đã có phê chuẩn
bán chịu.
Gửi hóa đơn tính tiền cho người mua và ghi rõ nghiệp vụ bán hàng:
Công việc này thuộc trách nhiệm của bộ phận kế toán.
Lập và gửi hóa đơn: Kế toán căn cứ số lượng hàng hóa đã gửi đi (hoặc
chuyển giao), dịch vụ cung cấp và giá bán đã được cấp có thẩm quyền phê chuẩn
để lập hóa đơn rồi gửi cho khách hàng.
Ghi sổ thương vụ: Ghi sổ đúng đắn doanh thu, vào Nhật ký bán hàng, sổ
cái, sổ chi tiết các tài khoản doanh thu, phải thu khách hàng.
Xử lý và ghi sổ các khoản thu tiền
Bộ phận kế toán sẽ đảm nhiệm việc xử lý và ghi sổ các khoản tiền nhằm
ngăn chặn khả năng tiền bị mất cắp. Đối với tiền mặt, kế toán ghi đầy đủ vào sổ
nhật ký thu tiền, nhật ký kiêm báo cáo quỹ và các sổ chi tiết tiền mặt. Đối với
6
tiền gửi ngân hàng, việc gửi tiền hoặc thu tiền phải đúng số lượng phát sinh đúng
lúc.
Xử lý và ghi sổ các khoản giảm giá, doanh thu hàng bán bị trả lại
Việc này do bộ phận kế toán thực hiện hoặc cộng tác với bộ phận kinh
doanh. Kế toán phải căn cứ vào các chứng từ thông báo chấp nhận của doanh
nghiệp, các chứng từ gốc có liên quan để ghi sổ chính xác và nhanh chóng.
Dự phòng nợ khó đòi
Trước khi khóa sổ kế toán và chuẩn bị lập BCTC, doanh nghiệp phải tiến
hành đánh giá các khoản phải thu có khả năng không thu hồi được, lập dự phòng
các khoản này và tính vào chi phí hoạt động của doanh nghiệp. Việc lập dự
phòng này được kế toán căn cứ vào chính sách của doanh nghiệp, của Nhà nước
cũng như phân tích thực tiễn về khả năng thanh toán cho khách hàng nhằm để
phòng những tổn thất khi có rủi ro xảy ra,hạn chễ những đột biến về kết quả kinh
doanh của 1 kỳ kế toán.
Thẩm định và xóa sổ các khoản phải thu không thu được
Trong niên độ, những khách hàng đã thực sự mất khả năng thanh toán,
doanh nghiệp phải lập bảng kê hoặc báo cáo đề xuất xóa bỏ các khoản nợ khỏi
các khoản phải thu để trình cấp có thẩm quyền phê duyệt. Bộ phận kế toán căn
cứ vào đó hạch toán nợ phải thu khó đòi cho đúng.
3. Tổ chức chứng từ, tài liệu kế toán
Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được thể hiện trên chứng từ và chứng từ là
căn cứ để ghi sổ kế toán. Vì vậy, để đảm bảo kịp thời và đầy đủ các nghiệp vụ
kinh tế phát sinh trong doanh nghiệp phải tổ chức tốt hệ thống chứng từ kế toán
và chứng từ kế toán của chu trình bán hàng thu tiền cũng không là ngoại lệ.
7
3.1. Chứng từ kế toán
- Các đơn đặt hàng của khách hàng, các hóa đơn đã ký kết về bán hàng,
cung cấp dịch vụ, cho thuê tài sản hoặc các hóa đơn, khế ước tín dụng…
- Các hóa đơn: Hóa đơn bán hàng, hóa đơn GTGT ( theo phương pháp
trực tiếp hoặc khấu trừ);
- Các chứng từ vận chuyển;
- Các chứng từ thanh toán : Phiếu thu ( tiền mặt, sec), giấy báo có ( có
kèm theo bảng sao kê ngân hàng);
- Các biên bản quyết toán, thanh lý hợp đồng bán hàng, cung cấp dịch vụ
- Các chứng từ phê chuẩn xóa bỏ nợ phải thu không thu hồi được.
3.2. Sổ sách
Sổ cái các TK liên quan; sổ Nhật ký bán hàng, Nhật ký thu tiền; Sổ chu
tiết doanh thu, doanh thu nội bộ và sổ chi tiết các TK phải thu khách hàng, sổ chi
tiết các TK doanh thu hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán.
3.3. Hệ thống tài khoản kế toán sử dụng
Theo hệ thống TK kế toán hiện hành, các TK liên quan đến Chu trình bán
hàng và thu tiền bao gồm các TK doanh thu (511,512,531,532,3387…), các TK
phải thu (131,136,138) các TK tiền (111, 112,113) và 1 số TK khác.
3.4. Báo cáo tài chính
Hệ thống này được lập với mục đích thông tin cho quản lý cấp trên nắm
bắt được toàn bộ kết quả của chu trình qua một niên độ kế toán hay một thời ký
nhất định. Cụ thể là:
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh ( năm kiểm toán) - Phẩn I: Lãi, lỗ;
- Các BCTC nộp cho cơ quan thuế, Bộ chủ quản Tổng công ty…
- Báo cáo tình hình thanh toán nợ của khách hàng;
8
- Bảng kê phân tích trích lập và hoàn nhập các khoản dự phòng;
- Báo cáo hàng tháng các nghiệp vụ bán hàng, phải thu và thu tiền.
4. Kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng và thu tiền
Chu trình bán hàng và thu tiền là một trong các chu trình mà thông tin
cung cấp từ chu trình này đóng góp 1 vai trò quan trọng trong toàn bộ hoạt động
sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nên việc thực hiện xây dựng hệ thống
KSNB là cần thiết và là 1 phần quan trọng trong quản lý chu trình bán hàng và
thu tiền. Theo Liên đoàn kế toán Quốc tế: “ Hệ thống kiểm soát nội bộ là 1 hệ
thống chính sách và thủ tục có chức năng thường xuyên là trên cơ sở xác định rủi
ro có thể có hiệu quả tất cả các mục tiêu đề ra của đơn vị”. Do vậy, KSNB đối
với chu trình bàn hàng thu tiền phải đảm bảo được tính đồng bộ của chứng từ,
việc đánh số thứ tự trước các chứng từ, việc phân tách nhiệm vụ trong công tác
kế toán và việc phê chuẩn các nghiệp vụ chu trình bán hàng và thu tiền
Kiểm soát nội bộ các nghiệp vụ bán hàng
- Sự đồng bộ về sổ sách: Đòi hỏi hệ thống kế toán từ chứng từ đến sổ kế
toán và bảng tổng hợp phải có tác dụng kiểm soát tối đa các nghiệp vụ. Quyền
lựa chọn các hình thức là phương thức kế toán là tuỳ thuộc vào các đơn vị cho
phù hợp với điều kiện tại đơn vị mình do đó mỗi đơn vị sừ dụng hệ thống kế toán
khác nhau.
- Việc đánh số thứ tự trước các chứng từ: Sử dụng chứng từ có đánh số
trước theo thứ tự liên tục có tác dụng đề phòng bỏ sót, giấu diếm và tránh được
việc trùng lặp các khoản phải thu, các khoản ghi sổ với khách hàng.
- Lập bảng cân đối thanh toán tiền hàng và gửi cho người mua: Lập và xác
nhận các bảng cân đối hàng tiền và phải thu là hoạt động kiểm soát hữu hiệu, cần
thiết đối với các doanh nghiệp. Để đảm bảo tính khách quan trong xác nhận, lập
9
các bảng cân đối này có thể giao cho người không có liên quan và gửi qua bưu
điện để người mua trả lời dễ dàng.
- Xét duyệt và phê chuẩn các nghiệp vụ bán hàng: Kiểm soát nội bộ xem
xét chứng từ với các thủ tục xét duyệt tương ứng có đảm bảo
Việc bán chịu được duyệt y cẩn trọng trước khi bán hàng.
Hàng bán chỉ được vận chuyển sau khi duyệt với đầy đủ chứng từ (tài
khoản, con dấu, chữ ký hợp pháp của bên mua).
Giá bán được phê duyệt bao gồm cả phí vận chuyển, giảm giá, bớt giá
và điều kiện thanh toán.
- Phân tách nhiệm vụ đầy đủ và tổ chức công tác tài chính kế toán:
Đây là công việc trọng yếu trong Kiểm soát nội bộ nhằm ngăn ngừa sai
sót và gian lận trong kiểm toán nói chung và trong chu trình bán hàng và thu tiền
nói riêng.
- Tính độc lập của người kiểm tra, kiểm soát trong việc thực hiện kiểm
soát : Tính độc lập là nhân tố chủ yếu phát huy hiệu lực của Kiểm soát nội bộ.
Thông thường nếu sử dụng KTV hoặc Kiểm soát viên nội bộ chuyên trách sẽ
đảm bảo cho việc kiểm soát, xử lý và ghi sổ các nghiệp vụ bán hàng thu tiền
phục vụ tốt cho mục tiêu kiểm toán. Trong truờng hợp khác nếu nhân viên kế
toán thực hiện công tác KSNB phải đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm.
Kiểm soát nội bộ đối với nghiệp vụ thu tiền
Cách thức và trình tự dự kiến các trắc nghiệm cho nghiệp vụ thu tiền cũng
tương tự như cách thức và trình tự cho các nghiệp vụ bán hàng.
Để thực hiện mục tiêu tính hiệu lực (các khoản phải thu là có thật) KSNB
phải phân tách nhiệm vụ giữa người giữ tiền và người ghi sổ. Đồng thời phải
thường xuyên đối chiếu độc lập với ngân hàng.
10
Đối với mục tiêu tính trọn vẹn (các khoản phải thu đều được ghi sổ) Kiểm
soát nội bộ cần phân tách nhiệm vụ giữa người giữ tiền và người ghi sổ, đánh số
thứ tự trước các chứng từ: phiếu thu, các bảng kê…
Đối với mục tiêu về tính được phép thì Kiểm soát nội bộ thực hiện các
chính sách cụ thể cho việc thanh toán trước hạn, duyệt các khoản chiết khấu, đối
chiếu từ chứng từ gốc và ký duyệt phiếu thu tiền.
Đối với mục tiêu tính giá: Kiểm soát nội bộ phải theo dõi chi tiết các
khoản phải thu và đối chiếu với chứng từ bán hàng thu tiền đối chiếu với ngân
hàng về các khoản tiền thu được.
Đối với mục tiêu phân loại và trình bày: Kiểm soát nội bộ phải xác định
và vận dụng hệ thống sơ đồ tài khoản cho nghiệp vụ thu tiền.
Đối với mục tiêu chính xác số học (các khoản phải thu được tính toán
chính xác các con số cộng sổ, chuyển sổ sang trang đều trùng khớp) thì Kiểm
soát nội bộ cần tách nhiệm vụ ghi sổ và nghiệp vụ đối chiếu định kỳ cũng như
việc rà soát nội bộ đối với công tác chuyển sổ, cộng dồn.
5. Rủi ro kiểm toán trong kiểm toán chu trình bán hàng thu tiền
Theo VSA số 400 về rủi ro kiểm toán: “rủi ro kiểm toán là rủi ro do công
ty kiểm toán và Kiểm toán viên đưa ra những ý kiến nhận xét không thích hợp
khi Báo cáo kiểm toán đã được kiểm toán còn có những sai sót trọng yếu.”
Trong chu trình bán hàng và thu tiền việc hạch toán doanh thu là một công
việc rất quan trọng vì nó gắn liền với nghiệp vụ bán hàng, nó đòi hỏi sự tuân thủ
chặt chẽ những quy định về điều kiện ghi nhận doanh thu, thời điểm ghi nhận
doanh thu nên khi kiểm toán khoản mục doanh thu KTV thường gặp một số rủi
ro kiểm toán như:
11
- Doanh thu phản ánh trên sổ sách kế toán cao hơn so với doanh thu thực
tế do doanh nghiệp đã hạch toán vào doanh thu những khoản thu chưa đủ yếu tố
để ghi nhận doanh thu: đã xuất hóa đơn và thu tiền nhưng cuối kỳ chưa giao
hàng, tạm ứng tiền của người mua, doanh nghiệp xuất hàng nhưng người mua
chưa chấp nhận thanh toán…Ngoài ra còn có doanh thu phản ánh trên sổ sách
của đơn vị cao hơn trên chứng từ kế toán có thể do: doanh thu bị ghi sai kỳ kế
toán nhất là các nghiệp vụ phát sinh vào cuối kỳ kế toán, ghi sai doanh thu trên
sổ…
- Nhiều trường hợp gian lận và sai sót gắn với doanh thu nhằm mục đích
trốn lậu thuế vì doanh thu của doanh nghiệp luôn đi kèm với chỉ tiêu thuế GTGT
đầu ra phải nộp điển hình là chuyển những mặt hàng có giá trị cao thành mặt
hàng có giá trị thấp.
- Doanh thu phản ánh trên số sách thấp hơn doanh thu thực tế: do doanh
nghiệp bỏ sót những nghiệp vụ đủ điều kiện ghi nhận doanh thu, doanh nghiệp
hạch toán nhầm sang tài khoản khác, kế toán đã tính toán và ghi sổ sai doanh
thu…
Trong kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền một rủi ro KTV gặp phải
đó là rủi ro kiểm toán khoản phải thu khách hàng bao gồm:
- Việc bán chịu được ghi nhận như là những nghiệp vụ bán hàng thông
thường hơn là những nghiệp vụ tài chính.
- Thu hồi đối với khoản phải thu phụ thuộc vào những sự kiện cụ thể
không thể dự đoán ở thời điểm hiện tại.
- Các khoản phải thu khách hàng không được phân loại đúng như thực tế
khi mà khả năng thu hồi được các khoản phải thu ấy trong năm tiếp theo là rất
thấp.
12
Trong kiểm toán BCTC nói chung cũng như việc kiểm toán chu trình
bán hàng và thu tiền nói riêng việc gặp phải những rủi ro kiểm toán là đìều
không tránh khỏi khi mà KTV đưa ra ý kiến không xác đáng về đối tượng được
kiểm toán. Do đó, trong quá trình thực hành kiểm toán KTV cần phải thận trọng
bằng các xét đoán nghề nghiệp và áp dụng các phương pháp khác nhau để giảm
thiểu rủi ro gặp phải.
6. Cách tiếp cận kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền
Trong kiểm toán báo cáo tài chính có 2 cách tiếp cận kiểm toán theo chu
trình và theo khoản mục.
Phân theo chu trình: Là cách phân chia công việc kiểm toán căn cứ vào
mối liên hệ chặt chẽ lẫn nhau giữa các khoản mục, các quá trình cấu thành, các
yếu tố trong một chu trình chung của tài chính. Kiểm toán chu trình là kiểm toán
công việc xuyên suốt, liên quan đến nhiều khoản mục, Tk trong quy trình đó nó
sẽ xuyên suốt và ảnh hưởng trọng yếu đến BCTC.Chẳng hạn, các nghiệp vụ về
doanh thu, doanh thu trả lại, các khoản thu tiền bán hàng và số dư các khoản phải
thu đều nằm trong chu trình tiêu thụ…
Cách phân chia này có hiệu quả do xuất phát từ mối quan hệ vốn có của
các nghiệp vụ từ đó thu gom được các đầu mối của các mối liên hệ trong kinh tế
và trong ghi sổ kế toán chứa đựng bảng khai tài chính. Kiểm toán bảng khai tài
chính thường bao gồm các chu trình kiểm toán cơ bản sau:
- Kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền;
- Kiểm toán tiền ( tiền tại két, tại ngân hàng, hoặc đang chuyển);
- Kiểm toán chu trình mua hàng thanh toán;
- Kiểm toán tiền lương và nhân viên;
- Kiểm toán hàng tồn kho;
13
- Kiểm toán chu trình huy động và hoàn trả vốn.
Cách tiếp cận kiểm toán theo khoản mục: Là cách phân chia máy móc
từng khoản mục hoặc nhóm các khoản mục theo thứ tự trong bảng khai tài chính
vào 1 phần hành. Kiểm toán khoản mục trên BCĐKT: khoản mục vốn bằng tiền,
khoản mục nợ phải thu, khoản mục nợ phải trả…
II – QUY TRÌNH KIỂM TOÁN CHU TRÌNH BÁN HÀNG THU TIỀN
TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH
1. Vị trí của kiểm toán chu trình bán hàng thu tiền trong kiểm toán báo cáo
tài chính
Thông qua báo cáo tài chính những người quan tâm đến tình hình hoạt
động của doanh nghiệp: ban quản trị, các nhà đầu tư… sẽ biết được tình hình tài
chính và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp trong thời kỳ nhất định. Trong khi
đó, chu trình bán hàng và thu tiền là một chu trình có lượng nghiệp vụ lớn lại
liên quan nhiều đến các chỉ tiêu trên báo cáo tài chính, Chu trình Bán hàng và
thu tiền không là chu trình riêng mà nó có quan hệ mật thiết các chu trình khác
nên kiểm toán Chu trình Bán hàng và thu tiền phải kết hợp kết quả kiểm toán của
chu trình khác
Sơ đồ 1: Mối quan hệ giữa chu trình bán hàng thu tiền với chu trình khác
Tiền
Chu trình
bán hàng
thu tiền
Chu trình
huy động
hoàn trả
vốn
Chu trình HTK
Chu trình
mua vào
thanh
toán
Chu trình
tiền
lương và
nhân sự
14
2. Mục tiêu kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền
Theo chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 200: “ Mục tiêu của kiểm toán
BCTC là giúp cho Kiểm toán viên và công ty kiểm toán đưa ra ý kiến xác nhận
rằng BCTC có được lập trên cơ sở chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành, có
tuân thủ pháp luật và có phản ánh trung thực và hợp lý trên khía cạnh trọng yếu
hay không”. Do vậy, nhiệm vụ chung của kiểm toán chu trình bán hàng và thu
tiền là triển khai các chức năng kiểm toán thông qua việc vận dụng các phương
pháp kiểm toán thích hợp với đặc thù của phần hành này qua các bước trong quy
trình kiểm toán. Chức năng kiểm toán trong kiểm toán chu trình bán hàng và thu
tiền đã được cụ thể hóa thành các thành các mục tiêu kiểm toán. Nghiệp vụ BH
và TT là 2 loại nghiệp vụ khác nhau, được phản ánh vào sổ kế toán riêng và
tương đối độc lập nhưng chúng có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Do đó, ngoài
những mục tiêu chung thì chúng còn có mục tiêu kiểm toán đặc thù với từng loại
nghiệp vụ.
Bảng 1: Mục tiêu kiểm toán
Mục
tiêu Nghiệp vụ thu tiền
Nghiệp vụ bán hàng
chung
I.Mục
hợp
tiêu Các khoản thu tiền đảm bảo tính hợp Các nghiệp vụ bán hàng có căn
lý lý chung
chung
II.Các mục
tiêu
khác
chung
cứ hợp lý
15
1,Tính hiệu Các nghiệp vụ thu tiền là có thật: các Các nghiệp vụ BH thực tế đã
khoản phải thu của KH là có thật
lực
phát sinh, hàng hóa chuyển
giao cho khách hàng là có thật
2,Tính trọn Mọi khoản phải thu KH đều ghi sổ
Mọi nghiệp vụ BH đều được
vẹn
ghi sổ
3,Phân loại Các khoản phải thu được ghi nhận Các nghiệp vụ bán hàng được
và trình bày
theo đúng các đối tượng theo dõi chi phân loại thích hợp theo từng
tiết
loại doanh thu
4,Quyền và Các khoản phải thu có người đứng tên Các hàng hóa đã bán thuộc sở
nghĩa vụ
theo dõi chi tiết thanh toán
hữu của đơn vị( không có hàng
hóa qua đại lý, cầm cố, thế
chấp…)
5,Tính
giá Các khoản phải thu được tính giá Giá ghi trên hóa đơn phải phù
và định giá
đúng: việc lập dự phòng có căn cứ hợp hợp với các thỏa thuận trong
lý, các khoản phải thu, khoản ghi giảm hóa đơn, đơn đặt hàng hoặc
đều được xác định đúng đắn
bảng giá
6,Chính xác Các khoản phải thu được tính toán Các nghiệp vụ bán hàng được
số học
chính xác, các con số cộng sổ, chuyển tính toán đúng,các con số
sổ sang trang đều trùng khớp
chuyển sổ, cộng sổ sang trang
nghiệp vụ bán hàng đều trùng
khớp
3. Quy trình kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền
3.1. Chuẩn bị kiểm toán
16
3.1.1. Công việc thực hiện trước khi kiểm toán
Trước khi tiến hành kiểm toán, công ty kiểm toán sẽ gửi thư tới khách
hàng giới thiệu về uy tín, chất lượng và các dịch vụ chuyên nghành của công ty.
Nhận được thư chào hàng, nếu khách hàng đồng ý, họ sẽ phát thư mời kiểm toán.
Sau khi nhận được thư mời kiểm toán, đại diện công ty kiểm toán sẽ tiếp xúc gặp
gỡ khách hàng để trao đổi thông tin, tìm hiểu quá trình sản xuất kinh doanh,
những khó khăn cũng như những yêu cầu từ phía khách hàng đối với dịch vụ
kiểm toán, từ đó ước lượng sơ bộ khối lượng công việc và giá phí kiểm toán
cũng như những rủi ro kiểm toán. Hai bên sẽ thỏa thuận với nhau về dịch vụ và
giá phí đưa ra rồi tiến hành ký kết hợp đồng. Công việc kiểm toán chính thức bắt
đầu bằng việc lập kế hoạch kiểm toán.
3.1.2. Lập kế hoạch kiểm toán
Kế hoạch kiểm toán là cần thiết giúp cho KTV có thể thu thập được bằng
chứng có giá trị và đầy đủ mà vẫn giữ chi phí ở mức hợp lý, đồng thời tránh
được những bất đồng với khách hàng trong quá trình thực hiện kiểm toán. Từ đó
giúp công ty kiểm toán giảm thiểu tối đa trách nhiệm pháp lý và giữ tiếng tốt
trong cộng đồng nghề nghiệp, tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường.
a. Chuẩn bị cho kế hoạch triển khai
Ban lãnh đạo công ty kiểm toán chuẩn bị cơ sở vật chất, sắp xếp nhóm
kiểm toán và cử người phụ trách nhóm tùy vào quy mô từng cuộc kiểm toán,
từng phần hành kiểm toán, đặc biệt là trình độ chuyên môn nghiệp vụ của KTV.
Trưởng nhóm kiểm toán có trách nhiệm lập kế hoạch kiểm toán.
17
b. Thu thập thông tin về khách hàng
Am hiểu về khách hàng là điều cần thiết cho việc thực hiện kiểm toán đầy
đủ, đặc biệt là với khách hàng mới. Việc tìm hiểu khách hàng được thực hiện cả
dưới góc độ khách quan và dưới góc độ của KH:
- Những hoạt động kinh doanh và kết quả kinh doanh của KH;
- Chiến lược kinh doanh của KH;
- Cơ cấu sản phẩm và công tác tiêu thụ sản phẩm;
- Môi trường kinh doanh mà KH đang hoạt động;
- Vị trí cạnh tranh của KH;
- Những rủi ro, khó khăn mà Kh đang gặp phải xét xem liệu chúng có thể
ảnh hưởng tới BCTC, ảnh hưởng tới quá trình kiểm toán không.
Với những KH thường xuyên, thông tin có thể lấy từ hồ sơ kiểm toán năm
trước, bổ sung thêm những thay đổi mà ban quản lý của khách hàng mới thông
tin được thu thập từ các tài liệu như giấy phép thành lập, điều lệ công ty, các
biên bản họp hội đồng quản trị, các văn bản luật, chế độ chính trị của Nhà nước
có liên quan...
c. Đánh giá tính trọng yếu và rủi ro.
Căn cứ vào những thông tin thu được trong quá trình tìm hiểu khách hàng
KTV sẽ phân tích và đánh giá tính trọng yếu của từng khoản mục trong cuộc
kiểm toán BCTC.
- Đánh giá rủi ro tiềm tàng, rủi ro kiểm soát và xác định những vùng kiểm
toán trọng yếu;
- Đánh giá khả năng có những sai sót trọng yếu theo kinh nghiệm của
những năm trước và rút ra từ những gian lận và sai sót phổ biến;
- Xác định mức trọng yếu cho từng mục tiêu kiểm toán;
18
- Xác định các nghiệp vụ kế toán phức tạp, gổm cả những ước tính kế
toán.
d. Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ và đánh giá rủi ro kiểm toán
Nghiên cứu và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ
Với bất cứ KH nào thì việc tìm hiểu hệ thống KSNB là một việc làm quan
trọng khi kiểm toán. Tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ, bao gồm việc thu
thập và đánh giá thông tin trên các mặt sau:
Mội trường kiểm soát chung
KTV phải hiểu biết về môi trường kiểm soát của đơn vị để đánh giá nhận
thức, quan điểm, sự quan tâm và hoạt động của thành viên Hội đồng quản trị và
Ban Giám đốc đối với hệ thống kiểm soát nội bộ.
Với những KH thường xuyên thì KTV thường chỉ cập nhật những thông
tin về sự thay đổi trong bộ máy lãnh đạo, cơ cấu nhân sự cũng như kế hoạch và
dự toán được lập cho năm kiểm toán.
Đối với KH mới, KTV sẽ tìm hiểu về môi trường kiểm soát từ đầu. Việc
tìm hiểu được đề cập trên những khía cạnh sau:
- Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của Hội đồng quản trị, Ban Giám
đốc và các phòng ban chức năng của đơn vị trong chu kỳ bán hàng và thu tiền.
- Tư duy quản lý, phong cách điều hành của thành viên Hội đồng quản trị
và Ban giám đốc trong chu trình.
- Hệ thống kiểm soát của Ban quản lý bao gồm tất cả các bộ phận quản lý,
kiểm soát, chức năng của kiểm toán nội bộ, chính sách và thủ tục liên quan đến
nhân sự và sự phân định trách nhiệm;
- Ảnh hưởng từ bên ngoài đơn vị như chính sách của Nhà nước, chỉ đạo
của cấp trên hoặc cơ quan quản lý chuyên môn.
19
Hệ thống kế toán
KTV phải hiểu biết về hệ thống kế toán và việc thực hiện công việc kế
toán của đơn vị để xác định được:
- Các loại nghiệp vụ bán hàng, thu tiền và nguồn gốc các loại nghiệp vụ;
- Tổ chức bộ máy kế toán;
- Tổ chức công việc kế toán, gồm: Hệ thống chúng từ kế toán, tài khoản kế
toán, sổ kế toán và hệ thống báo cáo tài chính sử dụng trong chu trình;
- Quy trình kế toán các nghiệp vụ bán hàng và thu tiền và các sự kiện từ
khi phát sinh đến khi lập và trình bày báo cáo tài chính.
Thủ tục kiểm soát
KTV phải xác định và đánh giá các thủ tục kiểm soát đã được đơn vị thiết
lập và những thủ tục còn thiếu, cần thiết phải bổ sung thêm. KTV có thể liệt kê
những vấn đề tiểm ẩn có thể phát sinh, và quyết định xem những biện pháp kiểm
tra nào(nếu có) sẽ ngăn ngừa phát sinh đó.
Đánh giá rủi ro
Thông qua thu thập bằng chứng và hiểu biết về môi trường kiểm soát,
KTV phải tìm ra được các yếu tố rủi ro mà KH phải gánh chịu, các giải pháp
khắc phục của KH, từ đó xem xét mức độ ảnh hưởng của những rủi ro và giải
pháp khắc phục đó đến việc lập BCTC và tính trung thực của Báo cáo, đến
khoản mục của BCTC.
e. Lập kế hoạch kiểm toán, soạn thảo chương trình kiểm toán
KTV chính hoặc trưởng nhóm kiểm toán xây dựng chương trình kiểm toán
chỉ dẫn mục tiêu kiểm toán từng phần hành, nội dung, lịch trình và phạm vi của
các thủ tục kiểm toán cụ thể và thời gian ước tính cần thiết cho từng phần hành
20
Bản kế hoạch, gồm kế hoạch chiến lược và kế hoạch tổng thể, do trưởng
nhóm kiểm toán lập, Ban Giám đốc ký duyệt. Trong bản kế hoạch KTV phải
xem xét và trình bày những vấn đề chủ yếu: Hiểu biết về hoạt động của đơn vị
được kiểm toán; Hiểu biết về hệ thống kế toán và hệ thống KSNB; đánh giá rủi
ro và mức độ trọng yếu; nội dung, lịch trình và phạm vi các thủ tục kiểm toán;
Sự phối hợp, chỉ đạo, giảm sát của các KTV khác, các chuyên gia...
Sau khi lập xong, trưởng nhóm kiểm toán thông báo kế hoạch, thời gian
kiểm toán cũng như những đề xuất với KH về chứng từ, sổ sách cần thiết.
3.2. Thực hiện kế hoạch kiểm toán
Khảo sát các quá trình kiểm soát nội bộ chu kỳ bán hàng và thu tiền
KTV thực hiện nghiên cứu các thủ tục và quy chế liên quan đến chu trình
bán hàng và thu tiền, bên cạnh đó nghiên cứu hệ thống kế toán bán hàng của đơn
vị được kiểm toán. Có ba kiểu khảo sát chính là xem xét bằng chứng, thực hiện
lại và quan sát, tìm hiểu. Việc khảơ sát kiểm soát cụ thể bao gồm kiểm tra về sự
đồng bộ của sổ sách, việc đánh số thứ tự các chứng từ, kiểm tra việc lập bảng
cân đối thanh toán tiền hàng và gửi cho người mua, xét duyệt nghiệp vụ và phân
cách nhiệm vụ đầy đủ trong tổ chức công tác tài chính kế toán.
Sự đồng bộ của sổ sách: Khi khảo sát tính đồng bộ này, KTV dựa vào quy
định về trình từ ghi sổ để đối chiếu với thực tiễn của đơn vị, xem xét sự phù hợp
của hệ thống chứng từ sổ sách thực tế với quy định đề ra và tính hiệu lực của
việc kiểm soát bán hàng thu tiền.
Việc đánh số thứ tự trước các chứng từ: Khi khảo sát KTV kiểm tra tính
liên tục từ đầu đến cuối thứ tự các hóa đơn bán hàng, các chứng từ vận chuyển,
thông thường bằng cách chọn ra một dãy liên tục các chứng từ khác nhau để phát
hiện những trường hợp sai sót hay ghi trùng.
- Xem thêm -