Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
Lêi nãi ®Çu
Trong nÒn kinh tÕ thÞ tr-êng , thùc hiÖn chÝnh s¸ch cña §¶ng – Nhµ
n-íc -Quèc héi ®Ò ra trong nh÷ng n¨m gÇn ®©y .NhÊt lµ ®¹I héi lÇn thø 9 ®·
nªu “§Õn n¨m 2010 níc ta c¬ b°n ho¯n th¯nh CNH_H§H ®Ó ph¸t triÓn héi
nhËp vµo nÒn kinh tÕ thÕ giíi , tiÕp thu nh÷ng khoa häc tiÕn bé thÕ giíi .§Ó
n¨ng cao vÞ thÕ n-íc CNXHCN ViÖt Nam d-íi vai trß l·nh ®¹o toµn diÖn vÒ
mäi mÆt cña §¶ng .X©y dùng mét nÒn kinh tÕ XHCN : NÒn kinh tÕ hµnh ho¸
nhiÒu thµnh phÇn vËn ®éng theo xu thÕ thÞ tr-êng cã sù ®iÌu tiÕt vµ qu¶n lý vÜ
m« cña nhµ n-íc XHCN ViÖt Nam “
Võa qua n-íc ta ®· ký kÕt song hiÖp ®Þnh th-¬ng m¹i song ph-¬ng víi
hoa kú , trong nh÷ng n¨m tíi n-íc ta më cöa hµng rµo thuÕ quan trong khu
vùc n¨m 2003 vµ héi nhËp WTO vµo n¨m 2005 . §©y lµ mét trong nh÷ng yÕu
tè nhÊt thiÕt ph¶i ®Èy nhanh , ®Èy m¹nh , cã tÝnh chÊt toµn diÖn CNH_H§H .
TÊt c¶ c¸c doanh nghiÖp dï lín hay nhá, khi ®· b-íc vµo th-¬ng tr-êng
®Òu ph¶i chÞu mét sù c¹nh tranh khèc liÖt kh«ng nh÷ng cña c¸c doanh nghiÖp
trong n-íc mµ c¶ c¸c doanh nghiÖp mµ c¶ c¸c doanh nghiÖp n-íc ngoµi víi bÒ
dµy vµ kinh ngiÖm h¬n h¼n chóng ta. §Ó h¹n chÕ nhøng rñi ro trong kinh
doanh vµ ®em l¹i cho doanh ngiÖp cña m×nh nh÷ng thµnh c«ng th× ®iÒu quan
träng nhÊt lµ ph¶i cã mét c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n trÞ doanh nghiÖp phï
hîp, ho¹t ®éng linh ho¹t, hiÖu qu¶ ®ñ m¹nh ®Ó cã thÓ ®-¬ng ®Çu víi nh÷ng
khã kh¨n do nÒn kinh tÕ thÞ tr-êng ®em ®Õn.
ChÝnh v× tÇm quan träng ®ã cña bé m¸y qu¶n lý doanh nghiÖp, sau mét
thêi gian nghiªn cøu vµ ®i thùc tÕ ë C«ng ty C¬ khÝ Hµ Néi. Em ®· quyÕt ®Þnh
chän ®Ò t¯i : “ Mét sè ý kiÒn nh»m hoµn thiÖn c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y
doanh nghiÖp , ph©n x-ëng , tæ s¶n xuÊt” ®Ó l¯m chuyªn ®Ò tèt nghiÖp
KÕt cÊu ®Ò tµi bao gåm ba phÇn.
1
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
+ PhÇn I : Mét sè vÊn ®Ò lý luËn vÒ qu¶n lý vµ hoµn thiÖn c¬ cÊu tæ chøc
bé m¸y qu¶n lý trong doanh nghiÖp.
+ PhÇn II : Thùc tr¹ng vÒ c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý ë C«ng Ty C¬
KhÝ Hµ Néi.
+ PhÇn III : Mét vµi kiÕn nghÞ nh»m x©y dùng vµ hoµn thiÖn bé m¸y
qu¶n lý ë C«ng Ty C¬ KhÝ Hµ Néi.
2
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
PhÇn I: Mét sè lý luËn chung vÒ qu¶n lý vµ
hoµn thiÖn c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý
doanh nghiÖp.
I. kh¸i niÖm vÒ qu¶n lý vµ bé m¸y qu¶n lý.
1. Kh¸i niÖm.
Qu¶n lý lµ mét ho¹t ®éng cÇn thiÕt trong t¾t c¶ c¸c lÜnh vùc cña ®åi sèng
con ng-êi , bÊt kÓ lµ nhãm chÝnh thøc hay nhãm kh«ng chÝnh thøc ,nhãm nhá
hay nhãm lín , gia ®×nh hay c¸c ®oµn thÓ tæ chøc x· héi, bÊt kÓ néi dung ,
môc ®Ých cña nhãm ®ã lµ g× .
VÒ néi dung, thuËt ng÷ qu¶n lý cã nhiÒu c¸ch hiÓu kh«ng h¼n nh- nhau.
Theo Mary Follet: “ qu°n lý l¯ nghÖ thuËt khiÕn c«ng viÖc ®îc thùc hiÖn
th«ng qua ngêi kh²c ”. mét sè nghiªn cøu kh²c l³i cho r´ng, qu°n lý l¯ mét
qu¸ tr×nh kü thuËt vµ x· héi nh»m sö dông c¸c nguån t¸c ®éng cña con ng-êi
nh»m ®¹t ®-îc môc tiªu cña tæ chøc .
C.M¸c cho r»ng qu¶n lý lµ chøc n¨ng ®Æc biÖt ®-îc nÈy sinh tõ tinh chÊt x·
héi lao ®éng .¤ng viÕt : “ BÊt kú mét lao ®éng x± héi hay céng ®ång n¯o ®îc
tiÕn hµnh trªn quy m« t-¬ng ®èi lín còng ®Òu cã sù qu¶n lý, nã x¸c lËp mèi
quan hÖ hµi hoµ gi÷a c¸c c«ng viÖc riªng rÏ vµ thùc hiÖn nh÷ng chøc n¨ng
chung nhÊt, xuÊt ph¸t tõ viÖc vËn ®éng cña toµn bé c¬ cÊu s¶n xuÊt (kh¸c víi
sù vËn ®éng cña tõng bé phËn riªng rÏ trong nÒn s¶n xuÊt Êy). Mét nghÖ sü
ch¬i ®µn chØ cÇn ph¶i cã chÝnh m×nh , nh-ng mét giµn nh¹c hay th× cÇn ph¶i
cã nh³c trëng”.
Tõ ®ã ta cã thÓ hiÓu : “ qu¶n lý lµ sù t¸c ®éng liªn tôc , cã tæ chøc, cã môc
®Ých cña chñ thÓ qu¶n lý lªn ®èi t-îng qu¶n lý nh»m duy tr× tÝnh tréi cña hÖ
thèng, sö dông mét c¸ch tèt nhÊt c¸c tiÒm n¨ng, c¸c c¬ héi cña hÖ thèng nh»m
®-a hÖ thèng ®Õn môc tiªu trong ®iÒu kiÖn m«i tr-êng lu«n biÕn ®éng “.
3
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
Qua c¸c kh¸i niÖm trªn cho ta thÊy:
- Qu¶n lý ®-îc tiÕn hµnh trong mét tæ chøc hay mét nhãm x· héi, tøc lµ ho¹t
®éng qu¶n lý chØ cÇn thiÕt vµ tån t¹i ®èi víi mét nhãm ng-êi.Cßn ®èi víi mét
c¸ nh©n, ho¹t ®éng qu¶n lý lµ kh«ng cÇn thiÕt, anh ta tù ®iÒu khiÓn mäi ho¹t
®éng cña chÝnh m×nh.
- Qu¶n lý gåm viÖc chØ huy vµ t¹o ®iÒu kiÖn cho ng-êi kh¸c thùc hiÖn c«ng
viÖc vµ ®¹t ®-îc môc ®Ých cña nhãm.
ë bÊt kú ®¬n vÞ kinh tÕ nµo ®Òu cã thÓ coi lµ mét hÖ thèng qu¶n lý, gåm
chñ thÓ qu¶n lý vµ ®èi t-îng qu¶n lý hay cßn gäi lµ bé phËn qu¶n lý vµ bé
phËn bÞ qu¶n lý .
Bé phËn bÞ qu¶n lý bao gåm c¸c hÖ thèng ph©n x-ëng, c¸c bé phËn s¶n
xuÊt, hÖ thèng m¸y mãc thiÕt bÞ , c¸c ph-¬ng ph¸p c«ng nghÖ .
Nãi tãm l¹i , ë ®©u cã sù hîp t¸c ph©n c«ng lao ®éng, cã sù tham gia
lao ®éng cña con ng-êi th× cho dï quy m« lín hay nhá còng ®Òu cã sù qu¶n lý
nh»m cã ®-îc n¨ng suÊt lao ®éng chung cao h¬n, ®¹t ®-îc môc tiªu ®· ®Ò ra
víi chi phÝ thÊp nhÊt. Nh- vËy, thùc chÊt cña qu¶n lý lµ qu¶n lý con ng-êi vµ
tËp thÓ con ng-êi trong cïng mét hÖ thèng.
2 . Vai trß qu¶n lý.
Qu¶n lý nãi chung vµ qu¶n lý kinh tÕ nãi riªng cã nh÷ng vai trß hÕt søc
quan träng .
- Qu¶n lý lµ mét trong nh÷ng yÕu tè c¬ b¶n quyÕt ®Þnh hiÖu qu¶ ho¹t ®éng
cña mét hÖ thèng ( mét tæ chøc, mét doanh nghiÖp hoÆc cña c¶ mét nÒn kinh
tÕ ...). ViÖc tæ chøc c«ng t¸c qu¶n lý mét c¸ch cã khoa häc sÏ t¹o ®iÒu kiÖn
cho viÖc gi¶m chi phÝ qu¶n lý vµ n©ng cao n¨ng suÊt lao ®éng. §iÒu ®ã ®ång
thêi lµ còng lµ mong muèn cña bÊt kú tæ chøc, hÖ thèng nµo.
- §¶ng ta còng ®· nhËn thøc ®-îc râ vai trß cña c«ng t¸c qu¶n lý kinh tÕ vµ
§°ng ®± ®± x²c ®Þnh :” viÖc t¨ng cêng sù l±nh ®³o cña §°ng ®èi víi c«ng t²c
qu¶n lý kinh tÕ tõ trung -¬ng ®Õn c¬ së, viÖc t¨ng c-êng c«ng t¸c qu¶n lý kinh
4
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
tÕ Nhµ N-íc lµ ®iÒu kiÖn quyÕt ®Þnh th¾ng lîi cña c«ng cuéc kh«i phôc vµ
ph²t triÓn nÒn kinh tÕ cña ®Êt níc ta “.
-ViÖc lµm tèt c«ng t¸c qu¶n lý cßn t¹o ®iÒu kiÖn cho ng-êi lao ®éng ph¸t
huy ®-îc kh¶ n¨ng s¸ng t¹o cña m×nh. Trong m«i tr-êng lµm viÖc víi mét c¬
cÊu tæ chøc qu¶n lý chÆt chÏ, ®¶m b¶o sù c«ng b»ng gi÷a quyÒn lîi vµ tr¸ch
nhiÖm cho ng-êi lao ®éng , th× ng-êi lao ®éng sÏ ý thøc ®-îc râ h¬n nh÷ng
quyÒn lîi vµ tr¸ch nhiÖm cña hä, gióp cho ng-êi lao ®éng yªn t©m c«ng t¸c vµ
tËn t©m cèng hiÕn hÕt kh¶ n¨ng cña m×nh cho c«ng viÖc, qua ®ã t¹o nªn mét
hÖ thèng m¹nh, ph¸t huy ®-îc nh÷ng -u ®iÓm cña hÖ thèng, ®-a hÖ thèng ®¹t
®Õn nh÷ng môc tiªu ®· ®Ò ra víi hiÖu qu¶ cao nhÊt vµ chi phÝ thÊp nhÊt .
Trong ®iÒu kiÖn cña n-íc ta hiÖn nay, cïng víi viÖc tiÕn hµnh c«ng cuéc
c«ng nghiÖp ho¸, hiÖn ®¹i ho¸ th× viÖc n©ng cao tr×nh ®é qu¶n lý tõ trung -¬ng
®Õn ®Þa ph-¬ng lµ ®iÒu rÊt cÇn thiÕt, kh«ng thÓ duy tr× m·i kiÓu qu¶n lý cò
theo c¬ chÕ cò l¹c hËu, k×m h·m sù ph¸t triÓn cña c¸c thµnh phÇn kinh tÕ . Sù
thay ®æi vÒ l-îng cña nÒn kinh tÕ tÊt yÕu ®ßi hái sù thay ®æi vÒ chÊt t-¬ng
øng, mét trong nh÷ng yÕu tè ®ã lµ tr×nh ®é qu¶n lý ph¶i ®-îc hiÖn ®¹i ho¸ vµ
mang tÝnh khoa häc cao h¬n n÷a. Kinh nghiÖm ë tÊt c¶ c¸c n-íc ®· vµ ®ang
ph¸t triÓn trªn thÕ giíi cho thÊy, c«ng t¸c qu¶n lý ®ãng mét vai trß quyÕt ®Þnh
®èi víi tõng thµnh tùu ®¹t ®-îc cña mçi quèc gia trong qu¸ tr×nh ph¸t triÓn
kinh tÕ. Sù ph¸t triÓn, t¨ng tr-ëng cña nÒn kinh tÕ ®Òu ph¶i lu«n ®i ®«i víi sù
hoµn thiÖn vµ ph¸t triÓn cña c«ng t¸c qu¶n lý, ®ã lµ mét ®iÒu kiÖn tiªn quyÕt
dÉn ®Õn thµnh c«ng trªn con ®-êng ph¸t triÓn kinh tÕ cña mçi quèc gia trªn
thÕ giíi .
II . C¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n trÞ doanh nghiÖp .
1 . Kh¸i niÖm vµ môc ®Ých tæ chøc bé m¸y qu¶n lý .
NÕu hiÓu mét c¸ch kh¸i qu¸t nhÊt th× c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n trÞ doanh
nghiÖp ph¶n ¸nh h×nh thøc vµ sù cÊu t¹o bªn trong cña mét hÖ thèng.
5
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
Kh¸i niÖm nµy cho thÊy muèn nghiªn cøu vµ x©y dùng bé m¸y qu¶n trÞ nµo ®ã
kh«ng thÓ kh«ng xuÊt ph¸t tõ viÖc nghiªn cøu c¬ cÊu tæ chøc cña hÖ thèng ®ã.
VËy thùc chÊt c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý doanh nghiÖp lµ g×?
C¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý lµ tæng hîp c¸c bé phËn, c¸c ®¬n vÞ, c¸
nh©n kh¸c nhau cã mèi liªn hÖ vµ quan hÖ phô thuéc lÉn nhau ®-îc chuyªn
m«n ho¸ vµ cã nh÷ng cÊp, nh÷ng kh©u kh¸c nhau nh»m ®¶m b¶o nh÷ng chøc
n¨ng qu¶n trÞ vµ môc ®Ých chung ®· ®-îc x¸c ®Þnh cña doanh nghiÖp .
C¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý doanh nghiÖp lµ tæng hîp c¸c bé phËn, c¸c ®¬n
vÞ, c¸ nh©n kh¸c nhau cã mèi quan hÖ vµ quan hÖ phô thuéc lÉn nhau ®-îc
chuyªn m«n ho¸ vµ cã nh÷ng cÊp, nh÷ng kh©u kh¸c nhau nh»m ®¶m b¶o
nh÷ng chøc n¨ng qu¶n trÞ vµ môc ®Ých chung ®· x¸c ®Þnh cña doanh nghiÖp.
C¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý doanh nghiÖp cho phÐp chóng ta tæ chøc
vµ sö dông hîp lý nhÊt c¸c nguån lùc. Nã còng cho phÐp chóng ta x¸c ®Þnh râ
mèi t-¬ng quan gi÷a c¸c ho¹t ®éng cô thÓ vµ nh÷ng tr¸ch nhiÖm quyÒn h¹n
g¾n liÒn víi c¸c c¸ nh©n, víi c¸c ph©n hÖ cña c¬ cÊu. Nã trî gióp cho viÖc ra
quyÕt ®Þnh bëi c¸c th«ng tin râ rµng, chÝnh x¸c. Nã gióp ta x¸c ®Þnh c¬ cÊu
quyÒn lùc cña tæ chøc.
C¸c bé phËn cÊu thµnh nªn c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y ph¶i lµ c¸c bé phËn chuyªn
m«n cã tr×nh ®é ®-îc s¾p xÕp theo mét thø tù cÊp bËc nhÊt ®Þnh. Nãi tãm l¹i,
tæ chøc bé m¸y qu¶n lý doanh nghiÖp chÝnh lµ nh»m ®¶m b¶o sù vËn hµnh cña
bé m¸y qu¶n lý vµ kh«ng t¸ch rêi môc tiªu nhiÖm vô cña s¶n xuÊt kinh doanh.
Thùc chÊt cña qu¶n lý doanh nghiÖp lµ qu¶n lý con ng-êi, yÕu tè c¬ b¶n
cña lùc l-îng s¶n xuÊt, th«ng qua ®ã sö dông hîp lý c¸c tiÒm n¨ng, c¬ héi cña
doanh nghiÖp vµ nã lµ nh©n tè hÕt søc quan träng ®Ó n©ng cao n¨ng suÊt lao
®éng, t¨ng hiÖu qu¶ kinh tÕ cña s¶n xuÊt kinh doanh.
Môc ®Ých cña c¬ cÊu tæ chøc lµ nh»m lËp ra mét hÖ thèng chÝnh thøc gåm c¸c
vai trß, nhiÖm vô mµ con ng-êi cã thÓ thùc hiÖn sao cho hä cã thÓ céng t¸c víi
nhau mét c¸ch thèng nhÊt ®Ó ®¹t c¸c môc tiªu cña doanh nghiÖp
6
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
2 . Mét sè yªu cÇu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý doanh nghiÖp .
C¬ chÕ thÞ tr-êng t¸c ®éng trùc tiÕp ®Õn sù h×nh thµnh cña c¶ hÖ thèng tæ chøc
qu¶n lý doanh nghiÖp. Nã ®ßi hái c¸c doanh nghiÖp ph¶i thay ®æi c¨n b¶n vÒ
ph-¬ng th-¬ng thøc s¶n xuÊt kinh doanh theo kiÓu tù x©y dùng môc tiªu,
chiÕn l-îc vµ nhiÖm vô, th-êng xuyªn thÝch øng víi sù thay ®æi cña thÞ
tr-êng.
Nh÷ng yªu cÇu ®èi víi sù thay ®æi c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý
doanh nghiÖp lµ :
- §¶m b¶o tÝnh tèi -u cña c¬ cÊu bé m¸y qu¶n trÞ .
- Ph¶i thiÕt kÕ hÖ thèng chøc n¨ng phï hîp víi yªu cÇu cña c¬ chÕ thÞ
tr-êng. Trªn c¬ së ®ã x¸c ®Þnh nh÷ng nhiÖm vô linh ho¹t thay ®æi theo sù biÕn
®éng cña trÞ tr-êng
- X©y dùng m« h×nh tæ chøc ®¶m b¶o sù thÝch øng linh ho¹t, th«ng tin
th«ng suèt vµ nh÷ng quyÕt ®Þnh qu¶n lý cã hiÖu lùc cao nhÊt. §ång thêi c¬
cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý ph¶i cã kh¶ n¨ng thÝch øng linh ho¹t víi bÊt kú
t×nh huèng nµo x¶y ra trong doanh nghiÖp còng nh- ngoµi trÞ tr-êng.
- Tæ chøc qu¶n lý ph¶i huy ®éng ®-îc søc m¹nh tiÒm tµng cña lao ®éng
qu¶n lý còng nh- nh÷ng trang thiÕt bÞ kü thuËt cÇn thiÕt ®Ó bé m¸y qu¶n lý
ho¹t ®éng tèt, ®Æt ra nh÷ng th¸ch thøc kÝch thÝch kh¶ n¨ng s¸ng t¹o vµ tÝnh
n¨ng ®éng cña c¸n bé qu¶n lý.
- Tæ chøc bé m¸y qu¶n lý ph¶i t¹o ®iÒu kiÖn ®-a kü thuËt vµ c«ng nghÖ
míi ¸p dông vµo c«ng t¸c qu¶n lý cña doanh nghiÖp nh»m n©ng cao hiÖu qu¶
ho¹t ®éng, gi¶m chi phÝ, lµm cho bé m¸y qu¶n lý theo kÞp tr×nh ®é ph¸t triÓn
cña thÕ giíi.
- §¶m b¶o nghiªm tóc chÕ ®é mét thñ tr-ëng. Thùc chÊt cña chÕ ®é méi
thñ tr-ëng lµ quyÒn quyÕt dÞnh mét vÊn ®Ò thuéc vÒ kinh tÕ, kü thuËt, tæ chøc
hµnh chÝnh, ®êi sèng ... trong ph¹m vi doanh nghiÖp vµ tõng bé phËn ®-îc trao
7
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
cho mét ng-êi. Mäi ng-êi trong doanh nghiÖp vµ tõng bé phËn ph¶i nghiªm
chØnh phôc tïng mÖnh lÖnh cña thñ tr-ëng.
ViÖc tiÕn hµnh chÕ ®é mét thñ tr-ëng lµ tÊt yÕu bëi v× xuÊt ph¸t tõ tÝnh
biÖn chøng gi÷a tËp trung vµ d©n chñ trªn c¬ së ph¸t huy d©n chñ víi mäi
ng-êi. XuÊt ph¸t tõ yªu cÇu cña nÒn s¶n xuÊt c«ng nghiÖp chÝnh x¸c lµ tõ
nh÷ng quyÕt ®Þnh, nh÷ng mèi quan hÖ x· héi trong ph©n c«ng x· héi, ph©n
c«ng lao ®éng chuyªn m«n ho¸ ngµy cµng s©u s¾c, tÊt yÕu dÉn ®Õn hîp t¸c ho¸
lao ®éng vµ bÊt kú mét sù trôc trÆc nµo trong hîp t¸c s¶n xuÊt còng dÉn ®Õn
®×nh trÖ s¶n xuÊt gi¶m hiÖu qu¶. V× vËy bÊt kú mét sù hîp t¸c qu¶n lý cã c¸c
chøc danh thñ tr-ëng, vÞ trÝ, mèi quan hÖ trong c¸c chøc danh nµy
B¶ng 1 : Chøc n¨ng , vÞ chÝ thñ tr-ëng vµ mèi quan hÖ gi÷a chóng .
STT
Chøc
danh VÞ trÝ tõng chøc Ph¹m
thñ tr-ëng
danh
vi Ng-êi ph¸t Ng-êi
ph¸t huy t¸c huy
dông
1
Gi¸m ®èc
Thñ tr-ëng cao Toµn
2
Qu¶n ®èc
bé C¸c
§èc c«ng
phã Mäi
gi¸m ®èc
nghiÖp
Thñ tr-ëng cao Toµn
bé C¸c
Tæ tr-ëng
doanh
phã Mäi
qu¶n ®èc
trong
ng-êi
ph©n
x-íng
x-ëng
Thñ tr-ëng cao Tßan ca lµm Kh«ng
Mäi
ng-êi
nhÊt
lµm
viÖc
trong
ca viÖc
lµm viÖc
4
trong
ng-êi
nghiÖp
nhÊt trong ph©n ph©n x-ëng
3
t¸c quyÒn
dông
nhÊt trong doanh doanh
nghiÖp
d-íi
trong ca
Thñ tr-ëng cao Toµn tæ
Tæ phã
nhÊt trong tæ
Mäi
ng-êi
lµm viÖc rong
tæ
5
Thñ
tr-ëng Thñ tr-ëng cao Toµn phßng Phã phßng
Mäi
ng-êi
c¸c
phßng nhÊt trong c¸c ban
lµm
viÖc
chøc n¨ng
phßng ban
trong phßng
8
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
3. C¸c kiÓu c¬ cÊu tæ chøc c¬ b¶n.
Cïng víi sù ph¸t triÓn cña s¶n xuÊt ®· h×nh thµnh nh÷ng kiÓu c¬ cÊu tæ
chøc qu¶n lý kh¸c nhau. Mçi kiÓu chøa ®ùng nh÷ng -u ®iÓm, nh-îc ®iÓm vµ
®-îc ¸p dông trong nh÷ng ®iÒu kiÖn cô thÓ nhÊt ®Þnh.
3.1. C¬ cÊu tæ chøc trùc tuyÕn.
C¬ cÊu trùc tuyÕn cã ®Æc ®iÓm c¬ b¶n lµ mèi quan hÖ gi÷a c¸c thµnh viªn
trong tæ chøc thùc hiÖn theo mét ®-êng th¼ng. Ng-êi thõa hµnh chØ nhËn vµ
thi hµnh mÖnh lÖnh cña ng-êi phô tr¸ch cÊp trªn trùc tiÕp. Ng-êi phô tr¸ch
chÞu tr¸ch nhiÖm hoµn toµn vµ kÕt qu¶ c«ng viÖc cña nh÷ng ng-êi d-íi quyÒn
m×nh.
*¦u ®iÓm :
- DÔ thùc hiÖn chÕ ®é mét thñ tr-ëng .
- Mçi cÊp d-íi chØ chÞu thùc hiÖn mÖnh lÖnh cña mét cÊp trªn do ®ã
t¨ng c-êng ®-îc tr¸ch nhiÖm c¸ nh©n.
- MÖnh lÖnh ®-îc thi hµnh nhanh .
*Nh-îc ®iÓm :
- T×nh tr¹ng qu¸ t¶i ®èi víi cÊp qu¶n lý .
- Dùa qu¸ nhiÒu vµo c¸c nhµ qu¶n lý, dÔ gÆp khñng ho¶ng khi nhµ
qu¶n lý kh«ng lµm ®-îc viÖc .
- Kh«ng chuyªn m«n ho¸, mçi nhµ qu¶n lý lµm rÊt nhiÒu c«ng viÖc
kh¸c nhau nh- tµi vô, tæ chøc, kÕ to¸n.
- Ch-a tËn dông ®-îc tµi n¨ng cña nh÷ng ng-êi d-íi quyÒn.
9
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
S¬ ®å 1 : S¬ ®å c¬ cÊu tæ chøc trùc tuyÕn
L·nh ®¹o doanh nghiÖp
nghiªÖpnghiÖp
L·nh ®¹o tuyÕn s¶n xuÊt I
1
2
L·nh ®¹o tuyÕn s¶n xuÊt II
n
1
2
n
3.2. C¬ cÊu trùc tuyÕn, chøc n¨ng.
KiÓu c¬ cÊu nµy cho phÐp c¸n bé phô tr¸ch c¸c phßng chøc n¨ng cã
quyÒn ra c¸c mÖnh lÖnh vÒ c¸c vÊn ®Ò cã liªn quan ®Õn chuyªn m«n cña hä
cho c¸c ph©n x-ëng, c¸c bé phËn s¶n xuÊt.
*¦u ®iÓm:
- T¹o ®iÒu kiÖn ®µo t¹o chuyªn gia trÎ
- T¹o ®iÒu kiÖn cho c¸c chuyªn gia ®ãng gãp nh÷ng c«ng viÖc cÇn
thiÕt cho sù ph¸t triÓn cña doanh nghiÖp.
- Gi¶i phãng cho c¸c cÊp qu¶n lý.
*Nh-îc ®iÓm :
- NÕu kh«ng cã quyÒn h¹n th× g©y nªn hçn ®én nh- m« h×nh chøc
n¨ng.
- H¹n chÕ møc ®é sö dông kiÕn thøc cña chuyªn viªn.
- T¹o ra xu h-íng tËp trung ®èi víi nhµ qu¶n lý cÊp cao, c¬ chÕ nµy
trong thùc tÕ kh«ng bao giê tån t¹i mµ th-êng xuyªn bÞ vi ph¹m v×:
+ Xu h-íng cã sù t¨ng tr-ëng cña c¸c ®¬n vÞ chøc n¨ng víi c¸c ®¬n vÞ
trùc tuyÕn.
+ Trªn thùc tÕ c¸c quyÕt ®Þnh trªn ®Òu cã tham m-u
10
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
S¬ ®å 2: S¬ ®å c¬ cÊu thùc tuyÕn, chøc n¨ng
ng-êi l·nh ®¹o
Ng-êi l·nh ®¹o
tuyÕn 1
1
Tham m-u
Ng-êi l·nh ®¹o
chøc n¨ng A
Ng-êi l·nh ®¹o
chøc n¨ng B
2
Ng-êi l·nh
®¹o tuyÕn 2
1
2
3.3.C¬ cÊu tæ chøc chÝnh thøc vµ kh«ng chÝnh thøc.
*C¬ cÊu chÝnh thøc.
C¬ cÊu nµy g¾n liÒn víi vai trß, nhiÖm vô, h-íng ®Ých trong s¶n xuÊt
kinh doanh ®-îc tæ chøc mét c¸ch chÝnh thøc.
NÕu mét ng-êi qu¶n lý cã ý ®Þnh tæ chøc thËt tèt, c¬ c¸u ®ã ®ã ph¶i t¹o
ra mét m«i tr-êng mµ ë ®ã viÖc thùc hiÖn cña tõng c¸ nh©n, c¶ trong hiÖn t¹i
vµ t-¬ng lai ph¶i ®ãng gãp kÕt qu¶ nhÊt ®Þnh vµo môc tiªu tËp thÓ.
*C¬ cÊu kh«ng chÝnh thøc.
Lµ toµn bé nh÷ng cuéc tiÕp xóc c¸ nh©n, sù t¸c ®éng qua l¹i c¸ nh©n còng nhsù t¸c ®éng qua l¹i theo nhãm c¸n bé, c«ng nh©n ngoµi ph¹m vi c¬ cÊu ®·
®-îc phª chuÈn cña doanh nghiÖp. C¬ cÊu kh«ng chÝnh cã vai trß to lín trong
viÖc thùc tiÔn qu¶n trÞ, nã kh«ng ®Þnh h×nh mµ thay ®æi, lu«n lu«n tån t¹i song
song víi c¬ cÊu chÝnh thøc cã t¸c ®éng nhÊt ®Þnh vµ ®«i khi rÊt ®¸ng kÓ ®Õn
ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp.
Sau ®©y lµ mét vµi m« h×nh c¬ cÊu tæ chøc kh«ng chÝnh thøc:
11
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
S¬ ®å 3: M« h×nh ho¸ bé m¸y qu¶n lý doanh nghiÖp quy m« nhá
Gi¸m ®èc
Phã gi¸m ®èc
Phßng kinh doanh
Phßng tµi vô
Phßng ®iÒu
hµnh s¶n xuÊt
Phßng néi chÝnh
S¬ ®å 4: M« h×nh qu¶n lý doanh nghiÖp quy m« võa
Gi¸m ®èc
Phßng tµi vô
Phßng gi¸m ®èc
KD Kkinhdoanh
Phßng gi¸m ®èc SX
Phßng néi chÝnh
Phßng kinh doanh
Phßng ®iÒu hµnh SX
Phßng hµnh chÝnh
Phßng kü thuËt
chinhs
Phßng tæng hîp
12
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
S¬ ®å 5: M« h×nh bé m¸y doanh nghiÖp n«ng nghiÖp Nhµ n-íc.
Gi¸m ®èc
P. Gi¸m ®èc
KÕ to¸n tr-ëng
C¸c trî lý
II. Nh÷ng nh©n tè ¶nh h-ëng ®Õn c¬ cÊu tæ chøc qu¶n trÞ.
C¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n trÞ doanh nghiÖp ®-îc thiÕt lËp ra kh«ng
ph¶i v× môc ®Ých tù th©n mµ lµ ®Ó thùc hiÖn cã hiÖu qu¶ c¸c ho¹t ®éng qu¶n lý
doanh nghiÖp. Bé m¸y qu¶n lý doanh nghiÖp ®-îc x©y dùng trªn c¬ cÊu tæ
chøc doanh nghiÖp nªn tr-íc hÕt nã ph¶i phï hîp víi c¬ cÊu tæ chøc ®ã. §Ó
t¹o ra mét tæ chøc bé m¸y qu¶n lý doanh nghiÖp hîp lý vµ lÊy ®ã lµm tiÒn ®Ò
®Ó bé m¸y qu¶n trÞ doanh nghiÖp ho¹t ®éng cã hiÖu qu¶, chóng ta kh«ng thÓ
bá qua c¸c nh©n tè ¶nh h-ëng ®Õn nã. D-íi ®©y lµ c¸c nh©n tè quan träng cã
t¸c ®éng ®Õn viÖc h×nh thµnh c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y doanh nghiÖp.
1. M«i tr-êng kinh doanh.
Doanh nghiÖp ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh g¾n liÒn víi m«i tr-êng
kinh doanh x¸c ®Þnh. Nh- vËy lµ m«i tr-êng kinh doanh bao hµm c¶ yÕu tè t¸c
®éng trøc tiÕp ( nh- m«i tr-êng néi bé, hÖ thèng luËt ph¸p quy ®Þnh h×nh thøc
ph¸p lý cña doanh nghiÖp ...) vµ c¸c nh©n tè t¸c ®éng gi¸n tiÕp ®Õn c¬ cÊu tæ
chøc bé m¸y qu¶n trÞ doanh nghiÖp. Khi thµnh lËp vµ x¸c ®Þnh môc ®Ých, chøc
n¨ng ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh, kh«ng thÓ kh«ng nghiªn cøu vµ dù tÝnh
kh¶ n¨ng tån t¹i cña doanh nghiÖp trong m«i tr-êng kinh doanh. Víi xu thÕ
quèc tÕ ho¸ nÒn kinh tÕ hiÖn nay, nh©n tè m«i tr-êng kh«ng chØ dõng l¹i trong
13
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
mét n-íc mµ cßn më réng trong khu vùc còng nh- trªn toµn cÇu. TÝnh æn ®Þnh
hay kh«ng æn ®Þnh cña m«i tr-êng t¸c ®éng rÊt lín ®Õn viÖc h×nh thµnh c¬ cÊu
tæ chøc theo kiÓu truyÒn thèng thÝch øng víi c¬ chÕ kÕ ho¹ch ho¸ tËp trung æn
®Þnh. ChuyÓn sang c¬ chÕ thÞ tr-êng, m«i tr-êng kinh doanh cña c¸c doanh
nghiÖp hoµn toµn thay ®æi. Trong c¬ chÕ thÞ tr-êng tÝnh kh«ng æn ®Þnh cña
s¶n xuÊt kinh doanh lµ rÊt cao. Mét c¬ cÊu tæ thÝch øng víi ®iÒu kiÖn nµy ph¶i
lµ mét c¬ cÊu kh«ng cøng nh¾c, b¶o ®¶m tÝnh linh ho¹t cao, dÔ thÝch øng víi
®iÒu kiÖn thay ®æi ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña doanh nghiÖp .
2. Môc ®Ých, chøc n¨ng ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp.
C¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n trÞ doanh nghiÖp chÞu ¶nh h-ëng ë møc kh¸i
qu¸t nhÊt tíi nh©n tè môc ®Ých, chøc n¨ng ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp.
Tr-íc hÕt sù ph©n biÖt nµy lµ ë môc ®Ých kinh doanh cña doanh nghiÖp thuéc
lÜnh vùc nµo? Th«ng th-êng trong mét doanh nghiÖp s¶n xuÊt, chøc n¨ng s¶n
xuÊt ®ãng vai trß quan träng. Trong c¬ cÊu tæ chøc cña doanh nghiÖp s¶n xuÊt
th× c¸c bé phËn s¶n xuÊt chiÕm tû träng chñ yÕu, bé m¸y qu¶n lý cña doanh
nghiÖp ®-îc thiÕt lËp h-íng vµo viÖc phôc vô tèt nhÊt cho c¸c ho¹t ®éng s¶n
xuÊt. Cßn trong doanh nghiÖp cung cÊp dÞch vô th× c¸c bé phËn cïng cÊp ®ãng
vai trß quan träng, bé m¸y qu¶n trÞ h-íng vµo phôc vô tèt cho c¸c ho¹t ®éng
nµy.
Cã thÓ nãi r»ng c¸c doanh nghiÖp cã môc ®Ých, chøc n¨ng ho¹t ®éng kh¸c
nhau th× kh«ng thÓ cã c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý doanh nghiÖp gièng
nhau.
3. Quy m« cña doanh nghiÖp.
Quy m« cña doanh nghiÖp ¶nh h-ëng trùc tiÕp ®Õn c¬ cÊu tæ chøc bé
m¸y qu¶n lý cña doanh nghiÖp. Doanh nghiÖp cã quy m« cµng lín th× c¬ cÊu
tæ chøc bé m¸y qu¶n trÞ cµng phøc t¹p. Trong c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n trÞ
cã quy m« lín, ph¶i h×nh thµnh nhiÒu cÊp qu¶n trÞ h¬n, ë mçi cÊp còng bao
14
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
gåm nhiÒu n¬i lµm viÖc h¬n rÊt nhiÒu so víi doanh nghiªp cã quy m« nhá .
Trong nhiÒu tr-êng hîp th× quy m« doanh nghiÖp cßn ¶nh huëng trùc tiÕp vµ
cã tÝnh chÊt quyÕt ®Þnh ®Õn kiÓu c¬ cÊu tæ chøc cô thÓ.
4. C¬ cÊu s¶n xuÊt .
C¬ cÊu s¶n xuÊt cã tÝnh chÊt quyÕt ®Þnh ®Õn c¬ cÊu tæ chøc. §iÒu nµy biÓu
hiÖn ë chç khi tæ chøc bé m¸y qu¶n lý doanh nghiÖp, ng-êi ta ph¶i xuÊt ph¸t
tõ nhiÖm vô, sau ®ã míi h×nh thµnh bé m¸y vµ bè trÝ c¸n bé, nhiÖm vô chÝnh
lµ c¸c c«ng cuéc thuéc c¬ cÊu s¶n xuÊt . ë ®ã c¸c vÊn ®Ò vÒ ngµnh nghÒ kinh
doanh, vËt liÖu ®Çu vµo, s¶n phÈm ®Çu ra, tæ chøc ph©n x-ëng s¶n xuÊt,...®-îc
®Æt ra. Ng-êi ta c¨n cø vµo ®ã ®Ó quyÕt ®Þnh bé m¸y qu¶n lý doanh nghiÖp cÇn
cã nh÷ng phßng ban chøc n¨ng nµo. C¬ cÊu s¶n xuÊt quy ®Þnh nh÷ng nhiÖm
vô ph¶i lµm. Do vËy tæ chøc bé m¸y qu¶n lý doanh nghiÖp kh«ng thÓ bá qua
viÖc nghiªn cøu c¬ cÊu s¶n xuÊt.
5. Tr×nh ®é qu¶n trÞ viªn vµ trang thiÕt bÞ qu¶n trÞ.
Khi thÕ giíi b-íc vµo nÒn kinh tÕ tri thøc th× tr×nh ®é con ng-êi ®-îc ®-a
lªn hµng ®Çu ®Ó tæ chøc mét bé m¸y qu¶n lý. Nguyªn t¾c hiÖu qu¶ cña doanh
nghiÖp c«ng t¸c qu¶n trÞ nh©n sù ph¶i ®-îc lµm bëi nh÷ng bµn tay nhanh
nhÑn, trÝ ãc linh ho¹t ®Çy s¸ng t¹o. Víi ®éi ngò qu¶n trÞ viªn cã tr×nh ®é vµ
kinh nghiÖm, doanh nghiÖp cã thÓ h¹n chÕ ®-îc yÕu tè vÒ l-îng, tr¸nh ®-îc
nhiÒu mèi quan hÖ r-êm rµ mµ vÉn ®¶m b¶o hoµn thµnh c«ng viÖc víi hiÖu
qu¶ cao. Con ng-êi ®-îc ®µo t¹o mét c¸ch khoa häc, ®-îc sö dông mét c¸ch
kh«n khÐo sÏ trë thµnh mét yÕu tè quyÕt ®Þnh ®Õn sù ®i lªn cña doanh nghiÖp.
Bªn c¹nh ®ã trang thiÕt bÞ qu¶n trÞ hay chÝnh lµ yÕu tè ®iÒu kiÖn lµm viÖc
cã t¸c ®éng lín ®Õn bé m¸y tæ chøc, sù t-¬ng øng bé m¸y con ng-êi víi tr×nh
®é m¸y mãc thiÕt bÞ sÏ t¹o nªn mét sù kÕt hîp hµi hoµ , ph¸t huy tèi ®a søc
s¸ng t¹o cña con ng-êi còng nh- mäi tÝnh n¨ng cña m¸y mãc. Sù trang bÞ ®Çy
15
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
®ñ c¸c trang thiÕt bÞ lµm viÖc sÏ thóc ®Èy c«ng viÖc nhanh h¬n, gi¶m bít c¸c
ho¹t ®éng kh«ng cÇn thiÕt.
6. H×nh thøc ph¸p lý cña doanh nghiÖp.
Ngoµi c¸c nh©n tè trªn, h×nh thøc ph¸p lý cña doanh nghiÖp còng cã ¶nh
h-ëng trùc tiÕp ®Õn viÖc h×nh thµnh c¬ cÊu tæ chøc cña bé m¸y qu¶n trÞ.
Th«ng th-êng, nh©n tè nµy t¸c ®éng cã tÝnh chÊt b¾t buéc ph¶i thiÕt kÕ bé
m¸y qu¶n trÞ theo c¸c tiªu thøc nhÊt ®Þnh, Nã do tõng n-íc quy ®Þnh.
III. Hoµn thiÖn bé m¸y qu¶n lý – mét biÖn ph¸p quan träng
®Ó n©ng cao hiÖu qu¶ s¶n xuÊt kinh doanh.
1. Hoµn thiÖn bé m¸y qu¶n lý doanh nghiÖp theo h-íng chuyªn,
tinh, gän nhÑ cã hiÖu lùc. Mét yªu cÇu kh¸ch quan ®èi víi doanh nghiÖp
Nhµ n-íc trong c¬ chÕ thÞ tr-êng ngµy nay.
Bé m¸y qu¶n lý lµ nh÷ng kh©u, nh÷ng cÊp ®-îc tæ chøc ra phï hîp víi
®Æc ®iÓm kinh tÕ, kü thuËt cña tõng doanh nghiÖp, ®Ó gióp thñ tr-ëng thùc
hiÖn c¸c chøc n¨ng qu¶n lý, b¶o ®¶m cho s¶n xuÊt kinh doanh ®¹t hiÖu qu¶
kinh tÕ cao nhÊt.
Hoµn thiÖn bé m¸y qu¶n lý theo h-íng chuyªn, tinh gon nhÑ cã hiÖu lùc
bao gåm:
- Chuyªn, tinh: Lµ th-êng xuyªn, chuyªn s©u vµ cã chän läc.
- Gän nhÑ : ThÓ hiÖn sù võa ®ñ, chi tiÕt, thµnh phÇn kh«ng r-êm rµ, cång
kÒnh vµ cã tû träng nhá.
- Cã hiÖu lùc: ThÓ hiÖn kh¶ n¨ng ®i ®Õn kÕt qu¶, ®-îc mäi ng-êi chÊp
hµnh nghiªm chØnh.
§Ó ®¸p øng ®-îc nh÷ng yªu cÇu s¶n xuÊt kinh doanh trong c¬ chÕ thÞ
tr-êng kh¾c nghiÖt hiÖn nay, ®Ó ph¸t huy ®-îc hÕt vai trß, n¨g lùc l·nh ®¹o vµ
qu¶n lý cña bé m¸y qu¶n lý ®èi víi mäi ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña
16
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
doanh nghiÖp. Hoµn thiÖn bé m¸y qu¶n lý doanh nghiÖp theo h-íng chuyªn,
tinh, gän nhÑ, cã hiÖu lùc lµ mét ®ßi hái tÊt yÕu.
ý nghÜa cña viÖc hoµn thiÖn bé m¸y qu¶n lý ®èi víi viÖc n©ng cao hiÖu qu¶ s¶n
xuÊt kinh doanh cña mçi doanh nghiÖp.
Lùc l-îng ®iÒu hµnh toµn bé qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh lµ lùc l-îng
qu¶n lý mµ lùc l-îng nµy h×nh thµnh nªn bé m¸y qu¶n lý doanh nghiÖp. Do ®ã
kh«ng cã c¸n bé m¸y qu¶n lý th× kh«ng cã lùc l-îng nµo cã thÓ tiÕn hµnh
nhiÖm vô qu¶n lý. Bé m¸y qu¶n lý t¹o ra søc m¹nh khi nã phèi hîp víi nhu
cÇu thùc tiÔn. Cßn khi kh«ng phï hîp nã l¹i trë thµnh nh©n tè k×m h·m. §Ó cã
søc m¹nh ®ã cÇn hoµn thiÖn bé m¸y qu¶n lý nh»m sö dông hîp lý, cã kÕ
ho¹ch lao ®éng cña c¸n bé, nh©n viªn qu¶n lý.
Mét mÆt hoµn thiÖn bé m¸y qu¶n lý, lµm cho bé m¸y qu¶n lý cã hiÖu
lùc h¬n hoµn thµnh nhiÖm vô s¶n xuÊt, nhiÖm vô qu¶n lý, phï hîp víi quy m«
s¶n xuÊt, thÝch øng víi ®Æc ®iÓm kinh tÕ ký thuËt cña doanh nghiÖp, nh»m
ph¸t huy nh÷ng ®iÓm m¹nh vµ n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp
.
MÆt kh¸c, hoµn thiÖn bé m¸y qu¶n lý theo h-íng tinh, gi¶m, gän nhÑ vµ
vÉn cã hiÖu lùc qu¶n lý cao. ViÖc lµm cho bé m¸y gän nhÑ sÏ tiÕt kiÖm ®-îc
chi phÝ qu¶n lý, gãp phÇn h¹ gi¸ thµnh, t¨ng lîi nhuËn cho doanh nghiÖp. §©y
lµ ®iÓm râ nhÊt cña viÖc n©ng cao hiÖu qu¶ s¶n xuÊt kinh doanh cña doanh
nghiÖp.
2.Nh÷ng yªu cÇu khi x©y dùng hoµn thiÖn bé m¸y qu¶n lý.
Trong ph¹m vi tõng doanh nghiÖp viÖc tæ chøc bé m¸y qu¶n lý ph¶i ®¸p
øng ®-îc nh÷ng yªu cÇu chñ yÕu sau ®©y:
- Ph¶i ®¶m b¶o hoµn thµnh nh÷ng nhiÖm vô cña doanh nghiÖp, ph¶i
thùc hiÖn ®Çy ®ñ, toµn diÖn c¸c chøc n¨ng qu¶n lý doanh nghiÖp.
17
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
- Ph¶i ®¶m b¶o thùc hiÖn nghiªm tóc chÕ ®é mét thñ tr-ëng, chÕ ®é
tr¸ch nhiÖm c¸ nh©n trªn c¬ së ®¶m b¶o vµ ph¸t huy quyÒn lµm chñ tËp thÓ lao
®éng trong doanh nghiÖp.
- Ph¶i phï hîp víi quy m« nÒn s¶n xuÊt, thÝch øng víi nh÷ng ®Æc ®iÓm
kinh tÕ kü thuËt cña doanh nghiÖp.
Trong c¸c doanh nghiÖp quy m« s¶n xuÊt lín, c«ng t¸c c¸c phßng chøc
n¨ng ®-îc chuyªn m«n ho¸ s©u h¬n. Do ®ã, cÇn thiÕt vµ cã thÓ tæ chøc nhiÒu
phßng chøc n¨ng h¬n doanh nghiÖp võa vµ nhá.
- Ph¶i ®¶m b¶o yªu cÇu võa tinh gi¶m, võa v÷ng m¹nh trong bé m¸y qu¶n
lý.
Mét bé m¸y ®-îc coi lµ tinh gi¶m khi c¸c cÊp , sè bé phËn Ýt nhÊt , tû lÖ
sè nh©n viªn qu¶n lý so víi tæng sè c«ng nh©n viªn chøc nhá nhÊt mµ vÉn
hoµn thµnh ®Çy dñ c¸c chøc n¨ng qu¶n lý.
Nã ®-îc coi lµ v÷ng m¹nh khi nh÷ng quyÕt ®Þnh cña nã ®-îc chuÈn bÞ
mét c¸ch chu ®¸o,cã c¬ së khoa häc - kü thuËt, s¸t víi thùc tiÔn s¶n xuÊt, khi
nh÷ng quyÕt ®Þnh ®óng ®-îc mäi bé phËn, mäi ng-êi chÊp hµnh víi tinh thÇn
kû luËt nghiªm kh¾c vµ ý thøc tù gi¸c ®Çy ®ñ.
3.Quy tr×nh hoµn thiÖn c¬ cÊu bé m¸y qu¶n lý.
Tr-íc hÕt ph¶i nghiªn cøu sù ph©n chia c¸c chøc n¨ng qu¶n lý hiÖn nay
cña doanh nghiÖp, xem xÐt c¸c doanh nghiÖp cã bao nhiªu chøc n¨ng qu¶n lý,
c¸c chøc n¨ng qu¶n lý ®ã ®-îc ph©n chia nh- thÕ nµo? Cã tr-êng hîp bá sãt
nµo kh«ng? Sau ®ã tiÕn hµnh x©y dùng bé m¸y qu¶n lý cho phï hîp víi chøc
n¨ng qu¶n lý theo h-íng hoµn thiÖn cô thÓ tiÕn hµnh nh- sau:
3.1 Hoµn thiÖn theo sù ph©n c«ng bé m¸y qu¶n lý ®iÒu hµnh doanh nghiÖp.
- Doanh nghiÖp hiÖn ®¹i ®ßi hái sù chØ huy s¶n xuÊt kinh doanh theo mét ý
chÝ thèng nhÊt tuyÖt ®èi, ®ßi hái sù phôc tïng kû luËt hÕt søc nghiªm ngÆt, sù
®iÒu khiÓn bé m¸y qu¶n lý theo nh÷ng quy t¾c thèng nhÊt tõ trªn xuèng d-íi.
18
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
- Tuú theo quy m« vµ ®Æc ®iÓm cô thÓ cña doanh nghiÖp mµ bè trÝ nhiÒu,
Ýt phã gi¸m ®èc nh-ng kh«ng thÓ thiÕu ng-êi chuyªn tr¸ch ®Ó gióp gi¸m ®èc
trong chØ huy vµ ®iÒu hµnh doanh nghiÖp.
Mét vÊn ®Ò võa cã ý nghÜa c¶ vÒ mÆt lý luËn vµ thùc tiÔn lµ trong viÖc ph©n
c«ng phô tr¸ch, cÇn quy ®Þnh giíi h¹n tèi ®a sè l-îng c¸c phßng chøc n¨ng , bé
phËn s¶n xuÊt trùc thuéc mét chøc danh qu¶n lý. Khi sè l-îng bé phËn (hoÆc
nh©n viªn) trùc thuéc mét c¸n bé qu¶n lý nµo ®ã t¨ng lªn th× nh÷ng mèi quan
hÖ còng t¨ng lªn kh«ng ph¶i theo cÊp sè céng mµ theo cÊp sè nh©n.
3.2. Hoµn thiÖn viÖc tæ chøc c¸c phßng chøc n¨ng.
Quy tr×nh x©y dùng phßng chøc n¨ng lµ tæ chøc bao gåm, c¸n bé , nh©n
viªn kü thuËt, hµnh chÝnh ®-îc ph©n c«ng chuyªn m«n ho¸ theo chøc n¨ng
qu¶n lý cã nhiÖm vô l·nh ®¹o( ban gi¸m ®èc) chuÈn bÞ c¸c quyÕt ®Þnh theo dâi
h-íng dÉn c¸c ph©n x-ëng, c¸c bé phËn s¶n xuÊt còng nh- c¸c c¸n bé, nh©n
viªn cÊp d-íi thùc hiÖn ®óng ®¾n, kÞp thêi nh÷ng quyÕt ®Þnh qu¶n lý.
Tr¸ch nhiÖm chung cña c¸c phßng chøc n¨ng lµ võa ph¶i hoµn thµnh tèt
nhiÖm vô ®-îc giao, võa phèi hîp chÆt chÏ víi c¸c phßng kh¸c nh»m b¶o ®¶m
cho tÊt c¶ c¸c lÜnh vùc c«ng t¸c cña doanh nghiÖp ®-îc tÕn hµnh ¨n khíp,
®ång bé , nhÞp nhµng.
Trong t×nh h×nh hiÖn nay, khi mµ quyÒn tù chñ s¶n xuÊt kinh doanh cña
doanh nghiÖp ®· ®-îc më réng, c¬ chÕ qu¶n lý kinh tÕ nãi chung, c¬ chÕ qu¶n
lý doanh nghiÖp nãi riªng ®· ®æi míi, doanh nghiÖp cã toµn quyÒn quyÕt ®Þnh
viÖc tæ chøc c¸c phßng chøc n¨ng theo h-íng chuyªn tinh, gän nhÑ ®ång thêi
ph¶i hÕt søc coi träng nh÷ng bé phËn chøc n¨ng cã quan hÖ trùc tiÕp ®Õn ho¹t
®éng s¶n xuÊt kinh doanh.
ViÖc tæ chøc c¸c phßng chøc n¨ng ®-îc tiÕn hµnh theo c¸c b-íc sau:
Mét lµ: ph©n tÝch sù phï hîp gi÷a chøc n¨ng vµ bé phËn qu¶n trÞ.
Tr-êng hîp tèt nhÊt lµ mçi chøc n¨ng qu¶n trÞ nªn do mét phßng phô tr¸ch
trän vÑn. Song do c¸c phßng chøc n¨ng phô thuéc vµo quy m«, ®Æc ®iÓm kinh
19
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
tÕ kü thuËt cña tõng doanh nghiÖp nªn cã tr-êng hîp ph¶i ghÐp vµi ba chøc
n¨ng cã liªn hÖ mËt thiÕt víi nhau, thuéc cïng lÜnh vùc vµo mét phßng. NhvËy sÏ thuËn lîi cho viÖc bè trÝ c¸n bé phô tr¸ch.
Hai lµ: TiÕn hµnh lËp s¬ ®å tæ chøc nh»m m« h×nh ho¸ mèi quan hÖ gi÷a
c¸c phßng chøc n¨ng víi gi¸m dèc vµ phã gi¸m ®èc. §ång thêi, ph¶i ghi râ chøc
n¨ng mçi phßng phô tr¸ch nh»m kh¾c phôc t×nh tr¹ng giÉm ®¹p, chång chÐo lªn
nhau hoÆc ng-îc l¹i, cã chøc n¨ng kh«ng bé phËn nµo chÞu tr¸ch nhiÖm.
C¨n cø vµo hå s¬ nãi trªn, tõng phßng chøc n¨ng x©y dùng néi quy c«ng t¸c
cña phßng m×nh nh»m x¸c ®Þnh tû mØ tr¸ch nhiÖm, quyÒn h¹n chung c¶ phßng
còng nh- riªng tõng ng-êi trong phßng.
Ba lµ: TÝnh to¸n x¸c ®Þnh sè l-îng c¸n bé nh©n viªn cho mçi phßng
chøc n¨ng mét c¸ch chÝnh x¸c, cã c¨n cø khoa häc nh»m võa ®¶m b¶o hoµn
thµnh nhiÖm vô, gi¶m bít tû lÖ nh©n viªn qu¶n trÞ, gi¶m chi phÝ qu¶n lý.
§©y lµ mét c«ng viÖc hÕt søc phøc t¹p, ®Æc biÖt lµ trong ®iÒu kiÖn c¸n
bé ch-a ®-îc tiªu chuÈn ho¸, viÖc s¾p xÕp bè trÝ c¸n bé , nh©n viªn qu¶n lý
trong nhiÒu n¨m qua cã nhiÒu bÊt hîp lý ®Ó l¹i nh÷ng hËu qu¶ ch-a ®-îc gi¶i
quyÕt ®-îc mét sím mét chiÒu.
Ngoµi ra ®Ó hoµn thiÖn bé m¸y qu¶n lý cßn ph¶i tæ chøc khoa häc l·nh
®¹o qu¶n lý, ®ã lµ qu¸ tr×nh hoµn thiÖn tæ chøc thùc hiÖn b»ng c¸ch ¸p dông
nh÷ng thµnh tùu khoa hoc kü thuËt nh»m thóc ®Èy qu¸ tr×nh qu¶n lý ®¹t kÕt
qu¶ cµng cao víi chi phÝ cµng gi¶m, ®ång thêi gi¶m bít sù mÖt nhäc, ph¸t huy
tÝnh chñ ®éng s¸ng t¹o cña c¸n bé, nh©n viªn qu¶n lý, nhiÖm vô tæ chøc khoa
häc l·nh d¹o qu¶n lý lµ ®¶m b¶o sö dông cã kÕ ho¹ch hîp lý thêi gian lao
®éng cña tõng c¸n bé, nh©n viªn qu¶n lý, b¶o ®¶m sù phèi hîp ¨n khíp, nhÞp
nhµng gi÷a c¸c thµnh viªn, khai th¸c n¨ng lùc chuyªn m«n, trÝ s¸ng t¹o cña
mäi ng-êi. Nhê ®ã mµ t¸c ®éng vµo hÖ thèng qu¶n lý lµm cho nã ho¹t ®éng
tèt h¬n, ®¹t hiÖu qu¶ cao h¬n.
20