Sinh viên thực hiện: Nguyễn Minh Hiền
TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI
KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
BÁN HÀNG VÀ CUNG CẤP DỊCH VỤ CỦA CÔNG TY TNHH
MỘT THÀNH VIÊN CẢNG KHUYẾN LƯƠNG
Giảng viên hướng dẫn:
Sinh viên thực hiện:
Th.S Đặng Minh Tuyền
Nguyễn Minh Hiền
Mã sinh viên
: 09D190175
Lớp:
: K45S3
HÀ NỘI – 2013
1
Sinh viên thực hiện: Nguyễn Minh Hiền
LỜI CẢM ƠN
Ở nước ta trong những năm gần đây, tin học hóa các hoạt động trong doanh nghiệp đã
trở nên phổ biến và trở thành vấn đề cấp thiết nhằm tiết kiệm chi phí quản lý, tận dụng
nguồn nhân lực, từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh và khả năng cạnh tranh. Thêm vào
đó, đối với các doanh nghiệp thương mại, hàng hóa và dịch vụ là đối tượng kinh tế đặc
trưng nhất, vì vậy, công tác quản lý bán hàng và cung cấp dịch vụ có ý nghĩa hết sức quan
trọng. Nếu có được một hệ thống thông tin quản lý bán hàng và cung cấp dịch vụ hoạt
động hiệu quả, nhà quản lý doanh nghiệp sẽ có những báo cáo sát thực, chính xác để phục
vụ đắc lực cho quá trình ra quyết định của doanh nghiệp.
Xuất phát từ thực tế trên, cùng với tình hình thực trạng quản lý bán hàng và cung cấp
dịch vụ tại công ty TNHH MTV Cảng Khuyến Lương, em đã quyết định lựa chọn đề tài:
“Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng và cung cấp dịch vụ của
Công ty TNHH MTV Cảng Khuyến Lương” để làm đề tài khóa luận tốt nghiệp.
Để có thể hoàn thành tốt bài khóa luận tốt nghiệp này, đầu tiên em xin gửi lời cám ơn
chân thành đến Ths. Đặng Minh Tuyền, Giảng viên bộ môn Tin học, Trường Đại học
Thương Mại đã tận tình chỉ bảo, hướng dẫn và cho em những lời khuyên quý báu.
Bên cạnh đó, em cũng xin gửi lời cảm ơn đến các anh chị, cô chú trong Phòng Quản
lý bán hàng, Phòng Tổng hợp và Phòng Kinh doanh của Công ty TNHH MTV Cảng
Khuyến Lương đã giúp đỡ em trong việc thu thập số liệu, nắm bắt các thông tin về quá
trình hoạt động kinh doanh cũng như tình hình ứng dụng công nghệ thông tin trong Công
ty.
Do năng lực của bản thân em còn hạn chế nên khó tránh khỏi những thiếu sót trong
việc hoàn thành bài khóa luận tốt nghiệp. Em rất mong nhận được sự nhận xét, góp ý của
các thầy cô trong khoa và các anh chị, cô chú của Công ty TNHH MTV Cảng Khuyến
Lương để bài khóa luận của em được hoàn thiện hơn, nhằm đưa ra hướng giải quyết
những vấn đề của Công ty TNHH MTV Cảng Khuyến Lương và các doanh nghiệp thương
mại khác.
Em xin chân thành cảm ơn!
Sinh viên thực hiện
Nguyễn Minh Hiền
2
Sinh viên thực hiện: Nguyễn Minh Hiền
MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN..............................................................................................................ii
MỤC LỤC................................................................................................................... iii
DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ.........................................................v
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT....................................................................................vii
PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU...............................................1
1.1. Tính cấp thiết và ý nghĩa của vấn đề phân tích và thiết kế hệ thống thông
tin quản lý bán hàng và cung cấp dịch vụ tại Công ty TNHH MTV Cảng
Khuyến Lương..........................................................................................................1
1.2.
Tổng quan về vấn đề nghiên cứu...................................................................2
1.3.
Mục tiêu nghiên cứu của đề tài......................................................................3
1.4.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài................................................4
1.5.
Phương pháp nghiên cứu...............................................................................4
1.6.
Kết cấu của khóa luận....................................................................................4
PHẦN 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG
THÔNG TIN VÀ THỰC TRẠNG CỦA VẤN ĐỀ QUẢN LÝ BÁN HÀNG VÀ
CUNG CẤP DỊCH VỤ TẠI CÔNG TY TNHH MTV CẢNG KHUYẾN LƯƠNG 5
2.1.
Cơ sở lý luận về phân tích và thiết kế hệ thống thông tin............................5
2.1.1. Khái quát về hệ thống và hệ thống thông tin................................................5
2.1.2. Khái quát về hệ thống thông tin quản lý.......................................................9
2.1.3. Tổng quan về phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý.....................11
2.2. Tổng quan về quản lý bán hàng, cung cấp dịch vụ và thực trạng ứng
dụng tin học tại Công ty TNHH một thành viên Cảng Khuyến Lương.............21
2.2.1. Tổng quan về quản lý bán hàng và cung cấp dịch vụ.................................21
2.2.2. Khái quát về Công ty....................................................................................22
2.2.3. Thực trạng triển khai và sử dụng các phần mềm quản lý tại Công ty
TNHH MTV Cảng Khuyến Lương.............................................................................30
2.2.4. Thực trạng của Cơ sở dữ liệu quản lý bán hàng và cung cấp dịch vụ tại
Công ty TNHH MTV Cảng Khuyến Lương..............................................................32
3
Sinh viên thực hiện: Nguyễn Minh Hiền
PHẦN III: ĐỊNH HƯỚNG ĐỀ XUẤT PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HỆ THÔNG
THÔNG TIN QUẢN LÝ BÁN HÀNG VÀ CUNG CẤP DỊCH VỤ TẠI CÔNG TY
TNHH MTV CẢNG KHUYẾN LƯƠNG.................................................................34
3.1.
Phân tích hệ thống........................................................................................34
3.1.1. Khảo sát yêu cầu..........................................................................................34
3.1.2. Phân tích chức năng...................................................................................37
3.1.3. Phân tích dữ liệu..........................................................................................44
3.2.
Thiết kế hệ thống..........................................................................................46
3.2.1. Thiết kế cơ sở dữ liệu...................................................................................46
3.2.2. Thiết kế giao diện.........................................................................................51
3.2.3. Thiết kế kiểm soát........................................................................................58
3.2.4. Thiết kế chương trình..................................................................................59
3.3.
Kết luận và đề xuất định hướng đề tài........................................................64
KẾT LUẬN................................................................................................................. 65
TÀI LIỆU THAM KHẢO.........................................................................................66
PHỤ LỤC 1..................................................................................................................a
PHỤ LỤC 2..................................................................................................................d
PHỤ LỤC 3...................................................................................................................f
4
Sinh viên thực hiện: Nguyễn Minh Hiền
DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ
ST
Nội dung
Trang
T
1.
2.
3.
Hình 2.1. Quy trình xử lý thông tin
Hình 2.2. Sơ đồ tổng quát các thành phần của HTTT
Hình 2.3. Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH MTV Cảng Khuyến
5
6
27
4.
Lương
Biểu đồ 2.4. Biểu đồ tăng trưởng Cảng Khuyến Lương giai đoạn
28
5.
1986 – 2010 (đơn vị: 1000 tấn)
Bảng 2.5. bảng số liệu hàng hóa ra vào Cảng Khuyến Lương giai
28
6.
đoạn 1986 - 2010
Bảng 2.6. Bảng số liệu kết quả kinh doanh của Cảng Khuyến
29
7.
Lương qua hai năm 2008 và 2010
Hình 2.7. Mức độ hỗ trợ của các ứng dụng đã triển khai của Công
31
8.
ty đới với công việc
Hình 2.8. Mức độ hài lòng của nhân viên với mức độ hỗ trợ của các
32
9.
10.
11.
12.
ứng dụng
Hình 3.1. Mô hình phân cấp chức năng của hệ thống
Hình 3.2. Mô hình ngữ cảnh hệ thống
Hình 3.3. Mô hình luồng dữ liệu mức đỉnh của hệ thống
Hình 3.4. Mô hình biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh Chức năng
37
38
39
40
13.
Quản lý kho
Hình 3.5. Mô hình luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng Quản lý
41
14.
bán hàng
Hình 3.6. Mô hình luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng Quản lý
42
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
22.
23.
24.
25.
26.
27.
cung cấp dịch vụ
Hình 3.7. Mô hình luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng Báo cáo
Hình 3.8. Mô hình thực thể liên kết
Hình 3.9. Mô hình quan hệ của bài toán
Hình 3.10. Giao diện đăng nhập
Hình 3.11. Giao diện chính của chương trình
Hình 3.12. Giao diện chức năng Quản lý kho
Hình 3.13. Giao diện Lệnh nhập kho
Hình 3.14. Giao diện Lệnh xuất kho
Hình 3.15. Giao diện nhập thông tin hàng hóa
Hình 3.16. Giao diện quản lý bán hàng
Hình 3.17. Giao diện quản lý hóa đơn
Hình 3.18. Giao diện quản lý hợp đồng
Hình 3.19. Giao diện quản lý khách hàng
43
45
50
51
52
52
53
54
54
55
56
57
57
5
Sinh viên thực hiện: Nguyễn Minh Hiền
28.
29.
30.
Hình 3.20. Giao diện chức năng Báo cáo – thống kê
Hình 3.21. Sơ đồ thuật toán đăng nhập
Hình 3.22. Sơ đồ thuật toán kiểm tra thông tin hàng hóa để in lệnh
58
60
61
31.
32.
xuất kho
Hình 3.23. Sơ đồ thuật toán tính giá hóa đơn bán hàng
Hình 3.24. Sơ đồ thuật toán kiểm tra danh sách xe vận chuyển để
62
63
đáp ứng nhu cầu xếp dỡ của khách hàng
6
Sinh viên thực hiện: Nguyễn Minh Hiền
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
STT
1.
2.
3.
4.
7.
8.
9.
10.
Từ viết tắt
TNHH
MTV
HTTT
CNTT
LAN
WIFI
XNLH
CSDL
Nghĩa Tiếng Anh
Local Area Network
Wireless Fidelity
7
Nội dung
Trách nhiệm hữu hạn
Một thành viên
Hệ thống thông tin
Công nghệ thông tin
Mạng cục bộ
Mạng không dây
Xí nghiệp liên hiệp
Cơ sở dữ liệu
Sinh viên thực hiện: Nguyễn Minh Hiền
PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU
1.1. Tính cấp thiết và ý nghĩa của vấn đề phân tích và thiết kế hệ thống thông tin
quản lý bán hàng và cung cấp dịch vụ tại Công ty TNHH MTV Cảng Khuyến
Lương
Ngày nay với sự phát triển của công nghệ thông tin, nền kinh tế thế giới đã có
những thay đổi trong nhận thức và tư duy. Trước yêu cầu của nền cơ chế thị trường,
các tổ chức cũng như các doanh nghiệp phải tìm mọi cơ hội và biện pháp để tìm kiếm,
xây dựng nguồn thông tin cho chính mình... Để tìm kiếm được nguồn thông tin thì việc
xây dựng một hệ thống thông tin tốt nhằm khai thác tốt mọi luồng thông tin là công
việc cần phải làm đối với mỗi doanh nghiệp kinh doanh. Một hệ thống thông tin tốt sẽ
trở thành sức mạnh trợ giúp đắc lực cho cả hệ thống trong tất cả các quyết định đề ra.
Một khi các hoạt động tác nghiệp, giao dịch hàng hoá, dịch vụ... được tin học hoá thì
việc nâng cao hiệu quả quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị trở nên dễ
dàng hơn.
Ứng dụng CNTT sẽ mang lại những hiệu quả vô cùng to lớn trong mọi lĩnh vực,
nhất là trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh. Các doanh nghiệp hàng đầu thế giới tại các
nước phát triển đã đạt được nhiều thành công một phần cũng do không ngừng đầu tư,
cải tiến các giải pháp, các sản phẩm phần cứng cũng như phần mềm cho chính mình
nhằm cho phép nâng cao hiệu quả quản lý hoạt động sản xuất - kinh doanh. Việc phát
triển ứng dụng CNTT vào quản lý hoạt động sản xuất - kinh doanh của Việt Nam
chúng ta là một xu thế tất yếu. Có không ít doanh nghiệp Việt Nam giờ đây đang cố
gắng ứng dụng các sản phẩm phần mềm để tiến hành quản lý các hoạt động sản xuất
kinh doanh của chính mình. Hoà nhập cùng xu thế phát triển chung đó Công ty TNHH
MTV Cảng Khuyến Lương cũng đang cố gắng từng bước tin học hoá, xây dựng hệ
thông thông tin chuẩn cho chính các hoạt động tác nghiệp của mình. Trong thời gian
thực tập tốt nghiệp tại Công ty, nhận biết được yêu cầu đặt ra đối với Công ty, đồng
thời với sự gợi ý của thầy giáo hướng dẫn thực tập em quyết định lựa chọn đề tài :
“Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng và cung cấp dịch vụ của
Công ty TNHH MTV Cảng Khuyến Lương”
1
Sinh viên thực hiện: Nguyễn Minh Hiền
1.2. Tổng quan về vấn đề nghiên cứu
Xây dựng hệ thống thông tin quản lý không còn là câu chuyện xa vời với các
doanh nghiệp khi nhu cầu quản lý thông tin một cách có hệ thống trở nên vô cùng cấp
thiết và ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu quả sản xuất – kinh doanh cũng như khả năng
cạnh tranh và sự tồn tại của doanh nghiệp. Đã có không ít đề tài nghiên cứu trong và
ngoài nước về đề tài này nhằm tìm ra lối đi mới trong việc quản trị quá trình bán hàng
và cung cấp dịch vụ trong doanh nghiệp:
Ngoài nước:
- Vicki A. Benge (20012), Article “The advantages of using System analysis &
design to improve business quality”, Chron online newspaper.
Bài báo khẳng định những lợi ích mà việc phân tích và thiết kế HTTT quản lý
mang lại cho doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp vừa và nhỏ.
- Chokgijgarn, Paulpone (1995), Master Project “Analysis/Design and
Documentation of an Information System for an Automobile Dealership in Thailand”,
library.uis.edu.
Bài nghiên cứu đã phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý chung bao gồm cả
quản lý việc cung cấp các dịch vụ của công ty nhằm giúp chủ công ty giải quyết vấn
đề không trùng khớp số liệu, thất thoát doanh thu dịch vụ cung cấp.
Trong nước:
- Nguyễn Quốc Trung (2010), Đồ án tốt nghiệp “Phân tích, thiết kế hệ thống
thông tin quản lý bán hàng tại công ty Thương mại và Phát triển Công nghệ Bách
Khoa 4”, Viện Công nghệ thông tin và Truyền thông, Đại học Bách Khoa Hà Nội.
Đề tài xây dựng HTTT quản lý bán hàng với các chức năng: quản lý hóa đơn; tính
tồn kho theo ngày nhập, tên hàng hóa theo quý, năm; quản lý hàng hóa; quản lý khách
hàng; lập báo cáo;… nhằm cung cấp cho bộ máy quản trị Công ty Thương mại và Phát
triển Công nghệ Bách Khoa 4 công cụ quản lý hàng hóa đồng bộ, chi tiết, đồng thời
giám sát chặt chẽ số lượng hàng hóa ra vào kho cũng như nắm được thông tin khách
hàng mua hàng của Công ty một cách hệ thống.
Tuy nhiên, hạn chế của bài nghiên cứu trên là khi xây dựng các sơ đồ phục vụ việc
thiết kệ hệ thống còn sơ sài, chưa thể đáp ứng được mục đích xây dựng HTTT quản lý
như ban đầu đặt ra.
- Nguyễn Thị Ánh (2011), Khóa luận tốt nghiệp “Phân tích, thiết kế hệ thống
thông tin quản lý bán hàng tại Công ty Cổ phần Thương mại Điện tử DHE”, Khoa Hệ
thống thông tin kinh tế, Đại học Thương Mại.
Đây là một trong những đề tài xây dựng HTTT quản lý theo hướng đối tượng một
cách hoàn chỉnh, khắc phục được những nhược điểm cơ bản của phương pháp phân
2
Sinh viên thực hiện: Nguyễn Minh Hiền
tích, thiết kế HTTT quản lý theo hướng chức năng như: việc phân tích và thiết kế gần
gũi với thế giới thực; tái sử dụng dễ dàng; đóng gói, che giấu thông tin làm tăng tin an
toàn cho hệ thống và đặc biết là tính kế thừa cao, làm giảm chi phí, hệ thống có tính
mở. Tuy nhiên, để xây dựng được HTTT theo hướng đối tượng đòi hỏi thời gian và chi
phí lớn, chỉ phù hợp với hệ thống lớn và phức tạp.
Qua những bài báo, những đề tài nghiên cứu trên có thể thấy được xu hướng đầu
tư, xây dựng HTTT quản lý trong doanh nghiệp rất phổ biến và được quan tâm cả
trong và ngoài nước. Việc nên xây dựng một HTTT quản lý cho doanh nghiệp thương
mại đặc biệt là để quản hàng hóa và dịch vụ - những đối tượng kinh doanh chính được
đánh giá là rất có ích cho việc quản lý, ra quyết đinh, tăng doanh thu và khả năng cạnh
tranh. Tuy nhiên, việc này cũng đặt ra câu hỏi, nên xây dựng HTTT quản lý hàng hóa
và dịch vụ như thế nào và bằng phương pháp nào để phù hợp với quy mô và lĩnh vực
hoạt động của một doanh nghiệp cụ thể, để việc đầu tư thời gian, tiền bạc và trí lực con
người có hiệu quả như mong đợi. Trước những đòi hỏi chung của thời điểm mà mọi
doanh nghiệp đều cố gắng giảm chi phí tìm kiếm, tổng hợp và đồng thời nâng cao chất
lượng quản lý thông tin; cùng với thực trạng của Công ty TNHH MTV Cảng Khuyến
Lương, đề tài “Phân tích, thiết kế HTTT quản lý bán hàng và cung cấp dịch vụ của
Công ty TNHH MTV Cảng Khuyến Lương” sẽ kế thừa ưu điểm của những bài nghiên
cứu trước đây, đồng thời cố gắng khắc phục và tránh những nhược điểm mà những bài
nghiên cứu này vướng mắc hay còn tồn tại để giúp quá trình quản lý bán hàng và cung
cấp dịch vụ của Công ty TNHH MTV Cảng Khuyến Lương được hiệu quả hơn.
1.3. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài
Nghiên cứu đề tài: “Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng và
cung cấp dịch vụ của Công ty TNHH một thành viên Cảng Khuyến Lương” nhằm:
- Dựa trên tình hình thực trạng vấn đề quản lý bán hàng và cung cấp dịch vụ tại
Công ty TNHH MTV Cảng Khuyến Lương để xác định các yêu cầu chức năng và phi
chức năng của hệ thống
- Xây dựng hệ thống thông tin quản lý bán hàng và cung cấp dịch vụ giúp nhà
quản lý của Công ty có được cái nhìn tổng quát, chính xác về tình hình bán hàng và
cung cấp dịch vụ tại Công ty, từ đó có thể ra những quyết định kinh doanh chính xác
hơn .
1.4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài
- Đối tượng nghiên cứu: Nghiên cứu ứng dụng các phương pháp và công cụ
phân tích và phân tích một HTTT hiện đại vào trong việc xây dựng HTTT quản lý bán
hàng và cung cấp dịch vụ ở công ty.
3
Sinh viên thực hiện: Nguyễn Minh Hiền
- Phạm vi nghiên cứu: Công ty TNHH MTV Cảng Khuyến Lương
1.5. Phương pháp nghiên cứu
Trong quá trình thực hiện nghiên cứu đề tài: “Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin
quản lý bán hàng và cung cấp dịch vụ của Công ty TNHH MTV Cảng Khuyến Lương”
em đã sử dụng những phương pháp nghiên cứu sau:
- Nghiên cứu tài liệu: Tài liệu của Công ty (như tập san, thông tin trên website),
tin tức trên các bài báo, tài liệu tham khảo và các giáo trình là nguồn cung cấp thông
tin hữu ích, khá chính xác và đa dạng.
- Phỏng vấn trực tiếp: Nhằm tìm kiếm thông tin sơ cấp chính xác và cụ thể nhất.
Phương pháp này giúp tìm hiểu sâu và khai thác được tối đa những thông tin liên quan
đến quá trình bán hàng và cung cấp dịch vụ của Công ty TNHH MTV Cảng Khuyến
Lương.
- Quan sát thực tế: Phương pháp này cung cấp cái nhìn tổng quát về vấn đề cần
nghiên cứu một cách thực tế nhất.
- Thống kê, so sánh đối chiếu: Bằng cách ghi chép lại thông tin từ điều tra trắc
nghiệm, quan sát thực tế và phỏng vấn trực tiếp để đưa ra những đánh giá ban đầu,
phương pháp này thực sự có hiệu quả khi việc thu thập thông tin là không dễ dàng.
- Phân tích, tổng hợp: Phương pháp này là bước cuối cùng trong việc thu thập
thông tin, làm cho thông tin trở nên hữu ích và giá trị hơn.
1.6. Kết cấu của khóa luận
Kết cấu của đề tài “Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng và cung
cấp dịch vụ của Công ty TNHH MTV Cảng Khuyến Lương” bao gồm 3 phần:
Phần 1: Tổng quan nghiên cứu đề tài
Phần 2: Cơ sở lý luận về phân tích và thiết kế hệ thống thông tin và thực trạng của
vấn đề quản lý bán hàng và cung cấp dịch vụ tại Công ty TNHH MTV Cảng Khuyến
Lương
Phần 3: Định hướng đề xuất phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý công tác
bán hàng và cung cấp dịch vụ tại Công ty TNHH một thành viên Cảng Khuyến Lương
PHẦN 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG
THÔNG TIN VÀ THỰC TRẠNG CỦA VẤN ĐỀ QUẢN LÝ BÁN HÀNG VÀ
CUNG CẤP DỊCH VỤ TẠI CÔNG TY TNHH MTV CẢNG KHUYẾN LƯƠNG
2.1. Cơ sở lý luận về phân tích và thiết kế hệ thống thông tin
2.1.1. Khái quát về hệ thống và hệ thống thông tin
Dữ liệu: là những giá trị phản ánh một sự vật, sự việc hay hiện tượng được biểu
diễn dưới nhiều dạng như âm thanh, văn bản, hình ảnh. Dữ liệu là các giá trị thô, chưa
4
Sinh viên thực hiện: Nguyễn Minh Hiền
có ý nghĩa với người sử dụng. Có thể là một tập hợp các giá trị mà không biết được sự
liên hệ giữa chúng.
Thông tin: là tri thức về các đối tượng, là ý nghĩa của dữ liệu được rút ra từ dữ liệu
thông qua quá trình xử lý, mang lại hiểu biết cho con người.
Quy trình xử lý thông tin:
Thông tin bên trong
Thông tin bên ngoài
Thông tin bên trong
Thông tin bên ngoài
Xử lý các dữ liệu thô
Lọc, cấấu trúc hóa
Xử lý các dữ liệu thô
Lọc, cấấu trúc hóa
Lưu trữ
DB
DB
NSD
NSD
Lưu trữ
Xử lý
Áp dụng một sôấ quy tắấc quản lý
Xử lý
Áp dụng một sôấ quy tắấc quản lý
Phấn tán
NSD
Phấn tán
NSD
Hình 2.1: Quy trình xử lý thông tin
Hệ thống: là một tập hợp gồm nhiều phẩn tử tương tác, có các mối quan hệ ràng
buộc lẫn nhau và cùng hoạt động hướng tới một mục tiêu chung thông qua chấp thuận
đầu vào, biến đổi có tổ chức để tạo kết quả đầu ra.
Hệ thống thông tin: là tập hợp người, thủ tục và các nguồn lực để thu thập, xử lý,
truyền và phát thông tin trong một tổ chức. Hệ thống thông tin có thể là thủ công nếu
dựa vào các công cụ như giấy, bút. Hệ thống thông tin hiện đại là hệ thống tự động hóa
dựa vào máy tính (phần cứng, phần mềm) và các công nghệ thông tin khác.
Các thành phần của hệ thống thông tin:
5
Sinh viên thực hiện: Nguyễn Minh Hiền
Mỗi hệ thống thông tin có 5 bộ phần chính gồm: phần cứng, phần mềm, cơ sở dữ
liệu, mạng, con người.
Hình 2.2: Sơ đồ tổng quát các thành phần của HTTT
-
Phần cứng: Gồm các thiết bị chủ yếu là thiết bị vật lý, được sử dụng trong quy
trình sử lý thông tin. Phần cứng trong HTTT là công cụ kỹ thuật để thu thập, xử lý,
truyền thông tin.
- Phần mềm: Phần mềm (chương trình máy tính) là tập hợp các chỉ lệnh theo một
trật tự nhất định nhằm điều khiển thiết bị phần cứng tự động thực hiện một công việc
nào đó. Phần mềm được viết thông qua ngôn ngữ lập trình.
- Dữ liệu: Cơ sở dữ liệu là thành phần rất quan trọng của nguồn lực dữ liệu. Cơ
sở dữ liệu là một tập hợp dữ liệu có tổ chức, có liên quan được lưu trữ trên các thiết bị
lưu trữ thứ cấp, để có thể thảo mãn yêu cầu khai thác thông tin đồng thời của nhiều
người sử dụng hay nhiều chương trình ứng dụng với mục đích khác nhau.
- Mạng: Mạng máy tính là một tập hợp các máy tính và thiết bị được nối với
nhau bằng các đường truyền vật lý theo một kiến trúc nào đó nhằm chia sẻ các tiềm
năng của mạng.
6
Sinh viên thực hiện: Nguyễn Minh Hiền
-
Con người: là chủ thể điều hành và sử dụng hệ thống thông tin. Trong một
HTTT phần cứng và phần mềm được coi là đối tượng trung tâm còn con người đóng
vai trò quyết định. Con người là chủ thể, trung tâm thu thập, xử lý số liệu, thông tin để
máy tính xử lý. Công tác quản trị nhân sự HTTT trong doanh nghiệp là công việc lâu
dài và khó khăn nhất. Nguồn lực con người ở đây được chia thành hai nhóm chính:
Người xây dựng và bảo trì hệ thống là nhóm người làm nhiệm vụ phân tích, lập
trình, khảo sát, bảo trì.
Nhóm sử dụng hệ thống là các cấp quản lý, người thiết lập các mục tiêu, xác
định nhiệm vụ, tạo quyết đinh
Các thành phần của một HTTT có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, trong đó yếu tố
con người là thành phần quan trọng nhất, quyết định đến kết quả của quá trình phân
tích, thiết kế, vận hành và bảo trì hệ thống.
Sự cần thiết của hệ thống thông tin:
- Công nghệ thông tin có thể hỗ trợ mọi doanh nghiệp cải thiện hiệu quả và hiệu
suất của các quy trình nghiệp vụ kinh doanh, quản trị ra quyết định, cộng tác nhóm
làm việc, qua đó tăng cường vị thế cạnh tranh của doanh nghiệp trong một thị trường
thay đổi nhanh.
- Những hệ thống trên nền Internet đã trở thành một thành phần rất cần thiết để
kinh doanh thành công trong môi trường toàn cầu năng động hiện nay.
- Công nghệ thông tin đang đóng vai trò ngày càng lớn trong kinh doanh.
Chức năng của hệ thống thông tin
HTTT là hệ thống thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cho việc ra quyết định,
kiểm soát. Cung cấp cho hệ quyết định tất cả thông tin cần thiết trong quá trình ra
quyết định (các thông tin xuất phát từ môi trường hoặc từ hệ tác nghiệp).
Vai trò của hệ thống thông tin
- Nằm ở trung tâm của hệ thống tổ chức là phần tử kích hoạt các quyết định
(mệnh lệnh, chỉ thị, thông báo, chế độ tác nghiệp, ...)
- Đóng vai trò như một chức năng chính của doanh nghiệp, tương tự như kế toán,
tài chính, quản trị hoạt động, tiếp thị, quản trị nguồn nhân lực.
- Góp phần quan trọng vào hiệu quả hoạt động, tinh thần và năng suất lao động
nhân viên, phục vụ và đáp ứng thỏa mãn khách hàng.
7
Sinh viên thực hiện: Nguyễn Minh Hiền
- Một nguồn thông tin và hỗ trợ chính vô cùng cần thiết để hiệu quả việc ra quyết
định của các cấp quản trị và các doanh nhân.
- Một yếu tố sống còn trong phát triển sản phẩm, dịch vụ cạnh tranh, tăng cường
lợi thế chiến lược của một tổ chức trên thị trường toàn cầu.
- Là động lực, là phần thưởng, là cơ hội thành công cho rất nhiều người.
- Một thành phần then chốt trong nguồn lực, hạ tầng, năng lực của doanh nghiệp
kinh doanh trên mạng hiện nay.
- Đóng vai trò trung gian giữa doanh nghiệp và môi trường, đảm bảo và duy trì
mối quan hệ, tương tác giữa các thành phần trong doanh nghiệp với các thực thể bên
ngoài.
- Có vai trò đối ngoại: thu thập thông tin từ môi trường ngoài, đưa thông tin ra
môi trường ngoài
- Có vai trò đối nội: làm cầu nối liên lạc giữa các bộ phận của tổ chức, cung cấp
và truyền thông tin cho hệ tác nghiệp, hệ quyết định trong doanh nghiệp.
- Có vai trò chuyển các thông tin từ hệ quyết định cho hệ tác nghiệp và môi
trường bên ngoài. Hoạt động hệ tổ chức được đánh giá tốt hay xấu tùy thuộc vào chất
lượng của việc xử lý, sự phù hợp của hệ thông tin.
Khái quát vòng đời phát triển hệ thống thông tin
Một vòng đời phát triển phần mềm thường có các pha cơ bản sau:
- Pha xác định yêu cầu: khám phá các khái niệm liên quan đến việc phát triển phần
mềm, xác định chính xác yêu cầu và các rằng buộc của khách hang với sản phẩm phần
mềm đó.
- Pha phân tích: mô tả chức năng của sản phẩm, các input của sản phẩm và các
output được yêu cầu: khám phá các khái niệm trong miền quan tâm của sản phẩm và
bước đầu đưa ra giải pháp xây dựng hệ thống.
- Pha thiết kế: xác định cụ thể phần mềm sẽ được xây dựng như thế nào. Pha thiết
kế bao gồm hai mức là thiết kế kiến trúc và thiết kế chi tiết.
- Pha cài đặt tích hợp: cài đặt chi tiết và tích hợp hệ thống phần mềm dựa trên kết
quả của pha thiết kết.
- Pha bảo trì: tiến hành sửa chữa phần mềm khi có các thay đổi. Đây là pha rất
quan trọng, tiêu tốn nhiều thời gian và chi phí nhất trong tiến trình phát triển phần
mềm.
- Pha loại bỏ: thực hiện loại bỏ phần mềm hoặc thay thế phần mềm bởi một phần
mềm hoàn toàn mới.
8
Sinh viên thực hiện: Nguyễn Minh Hiền
Thông thường hai quá trình không thể thiếu được trong vòng đời phát triển phầm
mềm là viết tài liệu và kiểm thử. Các quá trình này không trở thành một pha riêng biệt
mà được tiến hành song song với tất cả các pha khác trong tiến trình phần mềm nghĩa
là tất cả các pha đều phải viết tài liệu và kiểm thử với các mức độ khác nhau. Có rất
nhiều mô hình vòng đời phần mềm, nhưng hai mô hình đơn giản và được sử dụng rộng
rãi nhất là mô hình thác nước và mô hình làm bản mẫu nhanh.
2.1.2. Khái quát về hệ thống thông tin quản lý
a.
Khái niệm hệ thống thông tin quản lý
Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức
như lập kế hoạch, kiểm tra thực hiện, tổng hợp và làm các báo cáo, làm các quyết định
quản lý trên cơ sở các quy trình và thủ tục cho trước. Hệ thống sử dụng các dữ liệu từ
hệ xử lý giao dịch và tạo ra các báo cáo định kỳ hay theo yêu cầu. (Nguồn: Nguyễn
Văn Vỵ, Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý, NXB Khoa học Tự Nhiên và
Công Nghệ).
b.
Phân loại hệ thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp
Các tiêu chí để phân loại HTTT quản lý:
- Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra
- Phân loại theo chức năng nghiệp vụ
- Phân loại theo quy mô tích hợp
Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra:
- Các HTTT ở mức chiến lược có HTTT hỗ trợ điều hành – ESS: là HTTT trợ
giúp cho các nhà quản lý cấp cao trong việc đưa ra các quyết định cho các vấn đề
không có cấu trúc. ESS tạo ra các đồ thị phân tích trực quan, biểu diễn cho các kết quả
của việc tổng hợp, chắt lọc, đúc kết dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau (bên trong từ các
hệ thống MIS và DSS và bên ngoài), giảm thiểu thời gian và công sức nắm bắt thông
tin hữu ích cho lãnh đạo. Người dùng hệ thống thường là lãnh đạo cấp cao.
- Các HTTT ở mức quản lý: gồm HTTT quản lý MIS và DSS
HTTT quản lý MIS trợ giúp các hoạt động quản lý như lập kế hoạch,
giám sát, tổng hợp báo cáo và ra quyết định. Ví dụ: HTTT phân tích năng lực
bán hàng, nghiên cứu thị trường.
HTTT hỗ trợ ra quyết định trợ giúp cho các nhà quản lý đưa ra quyết
định đặc thù, nhanh thay đổi và thường không có quy định trước. Vì vậy, các
9
Sinh viên thực hiện: Nguyễn Minh Hiền
HTTT DSS thường được xây dựng cho mỗi một tổ chức cụ thể mới có khả năng
cho hiệu quả cao.
- Các HTTT mức tri thức: gồm HTTT quản lý KWS và OAS
HTTT quản lý tri thức KWS là các hệ thống được thiết kế để hỗ trợ việc
chia sẻ kiến thức hơn là việc chia sẻ thông tin. HT này hỗ trợ việc phân loại dữ
liệu và thông tin, đồng thời kiểm soát, thiết kế, lập kế hoạch và lịch hoạt động,
tạo các giải pháp khác nhau để giải quyết một vấn đề cụ thể nào đó cho doanh
nghiệp.
HTTT tự động hóa văn phòng được thiết kế nhằm hỗ trợ các công việc
phân phối và liên lạc trong văn phòng như xử lý văn bản, chế bản điện tử, lịch
điện tử, liên lạc thông qua thư điện tử, v…v… Người dùng HTTT tự động hóa
văn phòng là nhân viên văn phòng.
- Các HTTT mức tác nghiệp có HTTT xử lý giao dịch TPS. HTTT này giúp thi
hành và ghi nhận (lưu lại) các giao dịch hàng ngày cần thiết cho hoạt động sản xuất
kinh doanh. Hoạt động của HTTT TPS liên quan tới xử lý giao dịch có mục tiêu,
nhiệm vụ, quy trình và tài nguyên sử dụng xác định trước và cấu trúc rõ ràng. TPS
giúp việc xử lý thông tin giao dịch nhanh chóng và đạt độ chính xác cao, một số hoạt
động có thể được tự động hóa bởi hệ thống. Ví dụ hệ thống làm các đơn bán hàng, hệ
thống đăng ký khách đến và thanh toán cho khách sạn, hệ thống đặt chỗ vé máy bay ở
phòng bán vé, hệ thống chấm công.
Phân loại theo chức năng nghiệp vụ:
-
HTTT sản xuất
HTTT marketing
HTTT tài chính kế toán
HTTT quản lý nhân lực
Phân loại theo quy mô tích hợp:
-
HTTT quản lý nguồn nhân lực
HTTT quản lý chuỗi cung ứng
HTTT quản lý quan hệ khách hàng
2.1.3. Tổng quan về phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý
a. Quy trình phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý
Gồm hai bước là phân tích hệ thống và thiết kế hệ thống
Phân tích hệ thống:
-
Khảo sát yêu cầu
Phân tích chức năng (Kết quả xây dựng được biểu đồ nghiệp vụ, biểu đồ
luồng DL,…
10
Sinh viên thực hiện: Nguyễn Minh Hiền
-
Phân tích dữ liệu: kết quả xây dựng đươc mô hình ER
Thiết kế hệ thống:
- Thiết kế tổng thể
- Thiết kế giao diện
- Thiết kế các kiểm soát
- Thiết kế cơ sở dữ liệu (Đổi mô hình ER ra mô hình quan hệ, tiến hành chuẩn hóa
nếu cần.)
- Thiết kế chương trình
b. Tìm hiểu phương pháp phân tích, thiết kế hệ thống thông tin theo hướng
chức năng
Từ trước đến nay, có ba phương pháp phân tích và thiết kế HTTT gồm: phương
pháp thiết kế hệ thống cổ điển (phi cấu trúc), phương pháp thiết kế hệ thống bán cấu
trúc và hiện đại nhất là phương pháp thiết kế hệ thống có cấu trúc. Phương pháp thiết
kế hệ thống có cấu trúc bao gồm 9 hoạt động: Khảo sát, phân tích, thiết kế, bổsung, tạo
sinh, kiểm thử xác nhận, bảo đảm chất lượng, mô tả thủ tục, biến đổi cơ sở dữ liệu, cài
đặt. Để tiến hành phân tích thiết kế hệ thống theo phương pháp có cấu trúc, người phân
tích thiết kế hệ thống có thể chọn một trong hai hướng là hướng chức năng và hướng
đối tượng để triển khai dự án của mình. Mỗi phương án đều có những ưu nhược điểm
riêng. Trong khuôn khổ bài khóa luận này, em xin được trình bày các mô hình được sử
dụng trong phân tích thiết kế HTTT theo hướng chức năng như: mô hình BFD,
DFD,ER , mô hình quan hệ.
Xác định chức năng nghiệp vụ: Để phân tích yêu cầu thông tin của tổ chức ta
phải biết được tổ chức thực hiện những nhiệm vụ, chức năng gì. Từ đó tìm ra các dữ
liệu, các thông tin được sử dụng và tạo ra trong các chức năng cũng như những hạn
chế, các ràng buộc đặt lên các chức năng đó.
-
Định nghĩa: Mô hình phân rã chức năng (BFD) là công cụ biểu diễn việc
phân rã có thứ bậc đơn giản các công việc cần thực hiện. Mỗi công việc được chia ra
làm các công việc con, số mức chia ra phụ thuộc kích cỡ và độ phức tạp của hệ thống.
- Các thành phần:
Chức năng là công việc mà tổ chức cần làm và được phân theo nhiều mức từ
tổng hợp đến chi tiết. Tên chức năng phải là một mệnh đề động từ, gồm động từ và
bổ ngữ. Động từ thể hiện hoạt động, bổ ngữ thường liên quan đến các thực thể dữ
liệu trong miền nghiên cứu. Biểu diễn: Hình chữ nhật
11
Sinh viên thực hiện: Nguyễn Minh Hiền
Ví dụ: chức năng quản lý hàng hàng hóa được biểu diễn như sau:
Quản lý hàng hóa
Mỗi chức năng được phân rã thành các chức năng con. Các chức năng con có
quan hệ phân cấp với chức năng cha. Biểu diễn
Ví dụ: trong chức năng quản lý hàng hóa bao gồm các chức năng con: tìm kiếm
hàng hóa, cập nhật hàng hóa sẽ được biểu diễn như sau:
-
Đặc điểm:
Cung cấp cách nhìn khái quát chức năng
Dễ thành lập
Gần gũi với sơ đồ tổ chức.
Không đưa ra được mối liên quan về thông tin giữa các chức năng.
- Mục đích:
Xác định phạm vi của hệ thống cần phân tích
Cho phép mô tả khái quát dần các chức năng của một tổ chức một cách trực
tiếp khách quan.
Cho phép phát hiện chức năng thiếu, trùng lặp.
Giúp làm việc giữa nhà thiết kế và người sử dụng trong khi phát triển hệ
thống.
Xây dựng mô hình
Nguyên tắc phân rã các chức năng:
Mỗi chức năng được phân rã phải là một bộ phận thực sự tham gia thực hiện
chức năng đã phân rã ra nó.
Việc thực hiện tất cả các chức năng ở mức dưới trực tiếp phải đảm bảo thực
hiện được các chức năng ở mức trên đã phân rã ra chúng.
12
Sinh viên thực hiện: Nguyễn Minh Hiền
- Các bước xây dựng mô hình phân rã chức năng:
Bước 1- Xác định chức năng: Trong hầu hết các hoàn cảnh, các chức năng
cha và chức năng con trong hệ thống có thể được xác định một cách trực giác trên
cơ sở thông tin nhận được trong khảo sát. Mỗi chức năng có một tên duy nhất, các
chức năng khác nhau phải có tên khác nhau. Để xác định tên cho chức năng có thể
bàn luận và nhất trí với người sử dụng.
Bước 2 - Phân rã các chức năng : Phân rã có thứ bậc. Thực hiện việc phân rã
chức năng theo các nguyên tắc phân rã. Khi phân rã một chức năng thành các chức
năng con cần chú ý, cách bố trí sắp xếp không nên quá 6 mức đối với hệ thống lớn,
không quá 3 mức đối với hệ thống nhỏ; sắp xếp các công việc trên một mức cùng
một hàng đảm bảo cân đối; các chức năng con của cùng một nhánh nên có kích
thước, độ phức tạp và tầm quan trọng xấp xỉ như nhau. Yêu cầu, mô hình phân rã
chức năng cho ta một cái nhìn chủ quan về hệ thống nên cần tạo ra mô hình tốt và
đạt được sự thống nhất với người sử dụng.
Bước 3 - Mô tả chi tiết chức năng mức lá. Đối với mỗi chức năng lá (mức
thấp nhất) trong mô hình cần mô tả trình tự và cách thức tiến hành nó bằng lời và
có thể sử dụng mô hình hay một hình thức nào khác. Mô tả thường bao gồm các
nội dung sau: tên chức năng, các sự kiện kích hoạt (khi nào? cái gì dẫn đến? điều
kiện gì?), quy trình thực hiện, yêu cầu giao diện cần thể hiện (nếu có), dữ liệu vào
(các hồ sơ sử dụng ban đầu), công thức (thuật toán) tính toán sử dụng (nếu có), dữ
liệu ra (các báo cáo hay kiểm tra cần đưa ra), quy tắc nghiệp vụ cần tuân thủ.
Mô hình luồng dữ liệu:
-
Mục đích của bước này là bổ xung khiếm khuyết của mô hình phân rã chức
năng bằng việc bổ xung các luồng thông tin nghiệp vụ cần để thực hiện chức năng.
Cho ta cái nhìn đầy đủ hơn về các mặt hoạt động của hệ thống. Là một trong số các
đầu vào cho quá trình thiết kế hệ thống.
Phương pháp phân tích top-down. Hệ thống được mô tả bởi nhiều mô hình
luồng dữ liệu (DFD - Data Flow Diagram) ở nhiều mức.
Định nghĩa Mô hình luồng dữ liệu là một công cụ mô tả mối quan hệ thông
tin giữa các công việc .
Các thành phần
Chức năng (Tiến trình): Là một hoạt động có liên quan đến sự biến đổi hoặc
tác động lên thông tin như tổ chức lại thông tin, bổ sung thông tin hoặc tạo ra
thông tin mới. Nếu trong một chức năng không có thông tin mới được sinh ra
13
- Xem thêm -