Tài liệu Tăng cường kiểm soát chi phí sản xuất tại công ty tnhh phú sơn.

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG ĐỒNG PHẠM HY VĂN TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT CHI PHÍ SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY TNHH PHÚ SƠN LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH Đà Nẵng - Năm 2013 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG ĐỒNG PHẠM HY VĂN TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT CHI PHÍ SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY TNHH PHÚ SƠN Chuyên ngành : KẾ TOÁN Mã số : 60.34.30 LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS. HOÀNG TÙNG Đà Nẵng - Năm 2013 LỜI CAM ĐOAN Tôi cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng được ai công bố trong bất kỳ công trình nào khác. Người cam đoan Đồng Phạm Hy Văn MỤC LỤC MỞ ĐẦU .......................................................................................................... 1 1. Tính cấp thiết của đề tài......................................................................... 1 2. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài.............................................................. 2 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ......................................................... 2 4. Phương pháp nghiên cứu ....................................................................... 2 5. Bố cục đề tài........................................................................................... 3 6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu ............................................................... 3 CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT CHI PHÍ XÂY LẮP TRONG DOANH NGHIỆP XÂY DỰNG ........................................... 7 1.1. KHÁI NIỆM, CHỨC NĂNG VÀ MỤC TIÊU CỦA KSNB .................... 7 1.1.1. Khái niệm......................................................................................... 7 1.1.2. Chức năng ........................................................................................ 7 1.1.3. Mục tiêu của kiểm soát nội bộ......................................................... 8 1.2. SỰ CẦN THIẾT VÀ CÁC YẾU TỐ CẤU THÀNH HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ...................................................................................... 8 1.2.1. Sự cần thiết phải xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ.................... 8 1.2.2. Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ ............................. 9 1.3. ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG VÀ CHI PHÍ XÂY LẮP TRONG DOANH NGHIỆP XÂY DỰNG .................................................................... 14 1.3.1. Đặc điểm hoạt động SXKD của doanh nghiệp xây dựng.............. 14 1.3.2. Chi phí xây lắp trong doanh nghiệp xây dựng............................... 15 1.4. TỔ CHỨC THÔNG TIN PHỤC VỤ KIỂM SOÁT CHI PHÍ XÂY LẮP TRONG DOANH NGHIỆP XÂY DỰNG............................................. 17 1.4.1. Lập dự toán chi phí xây lắp ........................................................... 17 1.4.2. Tổ chức thông tin kế toán và lập báo cáo chi phí xây lắp ............. 19 1.4.3. Phân tích biến động chi phí xây lắp............................................... 20 1.5. THỦ TỤC KIỂM SOÁT CPXL TRONG DN XÂY DỰNG .................. 25 1.5.1. Thủ tục kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp ...................... 25 1.5.2. Thủ tục kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp .............................. 28 1.5.3. Thủ tục kiểm soát chi phí sử dụng máy thi công........................... 29 1.5.4. Thủ tục kiểm soát chi phí sản xuất chung ..................................... 31 KẾT LUẬN CHƯƠNG 1................................................................................ 32 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ XÂY LẮP TẠI CÔNG TY TNHH PHÚ SƠN ..................................................... 34 2.1. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH PHÚ SƠN................................... 34 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty............................. 34 2.1.2. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty ................. 34 2.1.3. Cơ cấu tổ chức ở Công ty .............................................................. 36 2.1.4. Tổ chức kế toán tại Công ty TNHH Phú Sơn................................ 38 2.2. THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT CHI PHÍ XÂY LẮP TẠI CÔNG TY TNHH PHÚ SƠN............................................................................................ 42 2.2.1. Môi trường kiểm soát ở Công ty.................................................... 42 2.2.2. Công tác lập dự toán chi phí xây lắp ở Công ty ............................ 45 2.2.3. Tổ chức chứng từ, sổ kế toán và lập báo cáo chi phí xây lắp tại Công ty TNHH Phú Sơn ................................................................................. 49 2.2.4. Thủ tục kiểm soát chi phí xây lắp tại Công ty TNHH Phú Sơn .... 53 2.3. ĐÁNH GIÁ TÌNH HÌNH KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỀ CHI PHÍ XÂY LẮP TẠI CÔNG TY TNHH PHÚ SƠN......................................................... 62 2.3.1. Kết quả đạt được ............................................................................ 62 2.3.2. Những tồn tại ................................................................................. 63 KẾT LUẬN CHƯƠNG 2............................................................................... 66 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT CHI PHÍ XÂY LẮP TẠI CÔNG TY TNHH PHÚ SƠN............................................ 67 3.1. SỰ CẦN THIẾT PHẢI TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT CHI PHÍ XÂY LẮP TẠI CÔNG TY TNHH PHÚ SƠN............................................... 67 3.1.1. Yêu cầu từ xu thế hội nhập và phát triển kinh tế.......................... 67 3.1.2. Yêu cầu từ Công ty TNHH Phú Sơn ............................................. 67 3.2. CÁC GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT CHI PHÍ XÂY LẮP TẠI CÔNG TY TNHH PHÚ SƠN ................................................................. 68 3.2.1. Hoàn thiện môi trường kiểm soát phù hợp trong điều kiện của Công ty ............................................................................................................ 68 3.2.2. Tăng cường kiểm soát CPXL tại Công ty gắn với các trung tâm chi phí.............................................................................................................. 69 3.2.3. Tăng cường kiểm soát chi phí xây lắp thông qua phân tích biến động chi phí..................................................................................................... 77 3.2.4. Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát chi phí xây lắp ở Công ty ......... 87 KẾT LUẬN CHƯƠNG 3................................................................................ 93 KẾT LUẬN .................................................................................................... 95 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO..................................................... 96 QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI LUẬN VĂN (Bản sao) DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT BCH Ban chỉ huy BHXH Bảo hiểm xã hội BHYT Bảo hiểm y tế BHTN Bảo hiểm thất nghiệp CB CNV Cán bộ công nhân viên CPXL Chi phí xây lắp CPNCTT Chi phí nhân công trực tiếp CPNVLTT Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp CPSXC Chi phí sản xuất chung CT Công trình HMCT Hạng mục công trình KPCĐ Kinh phí công đoàn KSNB Kiểm soát nội bộ MTC Máy thi công NVL Nguyên vật liệu SXKD Sản xuất kinh doanh TSCĐ Tài sản cố định DANH MỤC CÁC BẢNG Số hiệu Tên bảng bảng Trang 1.1 Phân tích biến động chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 21 1.2 Phân tích biến động chi phí nhân công trực tiếp 22 1.3 Phân tích biến phí sử dụng máy thi công 23 2.1 Định mức chi phí NVL thi công 1m3 Bê tông mặt đường 45 2.2 Định mức CPNCTT thi công 1m3 bê tông mặt đường 47 2.3 Định mức ca máy thi công 1m3 bê tông mặt đường 48 3.1 Tổng hợp dự toán chi phí xây lắp 71 3.2 Phân tích đơn giá 72 3.3 Báo cáo vật liệu xuất dùng 74 3.4 Báo cáo số giờ công lao động 75 3.5 Báo cáo số ca máy thi công 76 3.6 Bảng phân tích tình hình thực hiện chi phí NVL trực tiếp 78 3.7 Bảng phân tích tình hình thực hiện CPNCTT 81 3.8 Bảng phân tích tình hình thực hiện chi phí sử dụng MTC 83 3.9 Bảng phân tích chi phí sản xuất chung 86 DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ Số hiệu sơ đồ Tên sơ đồ Trang 2.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý ở Công ty 36 2.2 Sơ đồ bộ máy kế toán ở Công ty 38 2.3 Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán 40 2.4 Quy trình tạm ứng tiền của Đội thi công 49 2.5 Quy trình mua NVL nhập kho tai công trường 54 2.6 Quy trình xuất kho NVL dùng trực tiếp cho Đội thi công 55 1 MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Song song với tiến trình đổi mới cơ chế quản lý kinh tế, các doanh nghiệp đã và đang đổi mới mạnh mẽ và toàn diện cách thức quản lý, điều hành và kiểm soát các hoạt động của doanh nghiệp. Kiểm soát nội bộ là một chức năng của quản lý, là công cụ quản lý do chính người quản lý đơn vị thiết lập để đảm bảo hiệu quả trong hoạt động kinh doanh. Trong doanh nghiệp xây lắp, chi phí xây lắp và giá thành là những chỉ tiêu kinh tế quan trọng luôn được các nhà quản lý doanh nghiệp quan tâm, vì đây là những chỉ tiêu phản ánh chất lượng quản lý hoạt động xây lắp của doanh nghiệp. Công ty TNHH Phú Sơn là Công ty xây dựng chuyên thi công các công trình giao thông, dân dụng, công nghiệp, đầu tư kinh doanh cơ sở hạ tầng kỹ thuật, khu công nghiệp, khu đô thị, cụm dân cư... Trong những năm qua Công ty đã xây dựng được các công trình có giá trị lớn và đạt chất lượng cao, các công trình đều do Công ty đấu thầu nhận được. Tuy nhiên trong quá trình thi công tại các công trình thì việc kiểm soát chi phí còn tồn tại nhiều hạn chế: - Công ty thực hiện các nghiệp vụ chi trả, thanh toán hộ cho Đội những khoản chi phí thực tế phát sinh liên quan đến công trình. Khi quyết toán bàn giao công trình, Đội nộp cho Công ty một tỷ lệ chi phí gọi là phí quản lý, điều này dễ gây nên tiêu cực, xảy ra tình trạng “rút ruột” công trình từ Đội. - Các công trình thường ở xa văn phòng Công ty, do đó chi phí phát sinh ở Đội Công ty chỉ theo dõi trên chứng từ, khó có thể giám sát thường xuyên, kiểm tra chặt chẽ chi phí phát sinh ở Đội. - Công ty chưa lập báo cáo kế toán quản trị phục vụ cho công tác kiểm soát chi phí. Chưa đi vào phân tích chi phí sản xuất thực tế phát sinh để tìm 2 hiểu nguyên nhân và hướng giải quyết. Do đó thông tin cung cấp chưa đáp ứng yêu cầu của nhà quản lý. Xuất phát từ những lý do trên tôi quyết định chọn đề tài: “Tăng cường kiểm soát chi phí sản xuất tại Công ty TNHH Phú Sơn” làm đề tài nghiên cứu cho luận văn Thạc sĩ của mình. 2. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài Luận văn nghiên cứu những vấn đề lý luận chung về công tác kiểm soát nội bộ đối với chi phí sản xuất trong doanh nghiệp xây dựng, đồng thời phân tích làm rõ thực trạng công tác kiểm soát nội bộ đối với chi phí sản xuất tại Công ty TNHH Phú Sơn nhằm phát hiện ra những sai sót, hạn chế còn tồn tại trong quá trình quản lý, tổ chức thực hiện quá trình sản xuất. Qua đó, luận văn đưa ra các giải pháp thích hợp để tăng cường kiểm soát nội bộ đối với chi phí sản xuất tại Công ty. 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Là những vấn đề lý luận và thực tiễn về kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại Công ty TNHH Phú Sơn. Phạm vi nghiên cứu: Giới hạn trong kiểm soát chi phí thuộc lĩnh vực xây dựng các công trình dân dụng, giao thông, thủy lợi (Kiểm soát các loại chi phí chủ yếu trong xây dựng các công trình này như: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí máy thi công, chi phí sản xuất chung) diễn ra tại Công ty TNHH Phú Sơn. 4. Phương pháp nghiên cứu Luận văn sử dụng các phương pháp nghiên cứu như: Phương pháp phân tích, tổng hợp, mô hình hoá dựa trên tài liệu có sẵn của Công ty. Quan sát những vướng mắc, hạn chế của việc kiểm soát chi phí trong quá trình thi công xây dựng các công trình tại Công ty. Vận dụng lý thuyết về thủ tục, quy trình kiểm soát chi phí, kế toán trách 3 nhiệm thông qua các trung tâm chi phí để mô tả, giải thích và đề xuất các giải pháp thiết thực nhằm tăng cường công tác kiểm soát chi phí tại Công ty. 5. Bố cục đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận, luận văn được trình bày thành 3 chương: Chương 1: Lý luận chung về kiểm soát chi phí xây lắp trong doanh nghiệp xây dựng. Chương 2: Thực trạng kiểm soát chi phí xây lắp tại Công ty TNHH Phú Sơn. Chương 3: Giải pháp nhằm tăng cường kiểm soát chi phí xây lắp tại Công ty TNHH Phú Sơn. 6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu Kiểm soát nội bộ về chi phí sản xuất là công việc không thể thiếu trong các doanh nghiệp, góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp, gắn chi phí sản xuất với kết quả đầu ra, ổn định và phát triển thương hiệu, tăng tính cạnh tranh của sản phẩm trên thị trường. Trong quá trình làm luận văn tôi đã tham khảo và sử dụng một số kết quả nghiên cứu dưới đây để làm nền tảng lý luận và minh chứng cho những nhận định được trình bày trong đề tài của mình. Cụ thể như sau: Nghiên cứu của tác giả Lê Thị Thảo Như (2010) với đề tài: “Tăng cường KSNB về chi phí sản xuất tại Công ty cổ phần dệt may 29-3”. Đề tài này tác giả đã đánh giá được thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất tại đơn vị , từ đó tìm ra giải pháp tăng cường công tác KSNB, hoàn thiện hệ thống báo cáo chi phí, hoàn thiện một số chứng từ sổ sách chủ yếu phục vụ cho KSNB chi phí, tăng cường các quy định đối với việc lưu trữ dữ liệu chi phí sản xuất. Đề tài này tác giả đã sử dụng phương pháp phỏng vấn, thu thập thông tin tài liệu để đánh giá công tác kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất. Cũng nghiên cứu về lĩnh vực KSNB chi phí sản xuất, tác giả Hoàng Thị 4 Thu Vân (2010) với đề tài: “Tăng cường kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất tại Công ty cổ phần thép Đà Nẵng” đã phân tích làm rõ thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất tại đơn vị nhằm phát hiện ra những sai sót, hạn chế còn tồn tại trong quá trình quản lý, tổ chức thực hiện quá trình sản xuất sản phẩm. Qua đó tác giả đưa ra các giải pháp thích hợp để tăng cường kiểm soát nội bộ đối với chi phí sản xuất tại đơn vị. Trong quá trình thực hiện đề tài này tác giả đã đi vào thực tế tại đơn vị để tìm hiểu thực trạng và sử dụng các phương pháp kỹ thuật cụ thể như khảo sát, phỏng vấn, thu thập thông tin từ đó tiến hành tổng hợp phân tích, so sánh và đưa ra các giải pháp. Với đề tài: “Tăng cường kiểm soát chi phí sản xuất tại Công ty cổ phần Vinaconex 25” của tác giả Nguyễn Thị Thanh Thúy (2010) thì tác giả dựa trên cơ sở lý luận về kiểm soát chi và thực tiễn của ngành xây dựng tại đơn vị nghiên cứu để đưa ra những biện pháp hợp lý hơn để tăng cường kiểm soát chi phí sản xuất trong quá trình thi công xây dựng các công trình của đơn vị. Tác giả tăng cường kiểm soát chi phí theo định hướng trung tâm chi phí. Phân tích chi phí sản xuất để tìm hiểu nguyên nhân gây biến động của từng loại chi phí. Tăng cường các thủ tục kiểm soát chi phí sản xuất hướng đến mục tiêu tối ưu quá trình kiểm soát chi phí sản xuất nhằm tiết kiệm chi phí sản xuất. Đề tài: “Tăng cường kiểm soát chi phí xây lắp tại Công ty cổ phần xây dựng Bình Minh” của tác giả Phạm Thu An (2011) đã nghiên cứu công tác kiểm soát chi phí xây lắp tại đơn vị trong điều kiện về trình độ khoa học, kỹ thuật công nghệ, trình độ quản lý và điều kiện thi công hiện tại của Công ty. Đề tài sử dụng các phương pháp phỏng vấn, quan sát trực tiếp, thu thập thông tin tài liệu và phương pháp thống kê, so sánh, phân tích và tổng hợp. Đề tài này góp phần làm sáng tỏ thêm các vấn đề lý luận cơ bản về kiểm soát CPXL trong các doanh nghiệp xây dựng, nêu ra các tồn tại trong công tác kiểm soát CPXL, đồng thời cũng đưa ra các giải pháp tăng cường công tác kiểm soát 5 CPXL, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động SXKD tại Công ty. Trong thời gian gần đây, việc nghiên cứu về KSNB chi phí sản xuất trong các doanh nghiệp được nhiều tác giả quan tâm nghiên cứu. Ngoài các nghiên cứu nêu trên còn có nhiều nghiên cứu của các tác giả về lĩnh vực này như: Đề tài “Tăng cường kiểm soát chi phí sản xuất tại Tổng Công ty dệt may Hòa Thọ” của tác giả Huỳnh Thị Loan (2011) đã đi sâu vào vấn đề kiểm soát trong quản lý như: Lập hồ sơ công nghệ, kiểm soát chất lượng và giá nguyên liệu mua vào, lập hồ sơ dự toán chi phí; Đề tài: “Tăng cường kiểm soát nội bộ về chi phí ở các doanh nghiệp thuộc khu quản lý đường bộ 5” của tác giả Trịnh Thị Hoàng Dung (2008), đề tài này tác giả đi sâu nghiên cứu công tác kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp trong doanh nghiệp xây dựng; Đề tài: “Tăng cường kiểm soát nội bộ đối với hệ thống thông tin kế toán ở các doanh nghiệp dệt may trên địa bàn thành phố Đà Nẵng” của tác giả Lưu Thị Hiếu (2008). Với nghiên đề tài tác giả đã nghiên cứu chi tiết về kiểm soát nội bộ thông tin kế toán trong điều kiện các doanh nghiệp dệt may trên địa bàn thành phố Đà Nẵng ứng dụng tin học vào công tác kế toán; Đề tài: “Tăng cường kiểm soát chi phí xây lắp tại Công ty TNHH tư vấn xây dựng Xuân Quang” của tác giả Đoàn Thị Lệ Hà (2011) nghiên cứu thực trạng về công tác kiểm soát chi phí tại các công trình, từ đó đề xuất các giải pháp cụ thể, khoa học nhằm tăng cường công tác kiểm soát chi phí xây lắp tại Công ty. Trong đề tài này tác giả đã sử dụng các phương pháp nghiên cứu như phương pháp thống kê, phân tích, tiếp cận thu thập thông tin, tổng hợp, so sánh lý luận với thực tiễn kiểm soát chi phí trong các công trình xây dựng tại Công ty. Các nghiên cứu trên của các tác giả đã hệ thống hóa được cơ sở lý luận cơ bản về kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất trong các doanh nghiệp, trên cơ sở đó đi vào làm rõ thực trạng kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất cho từng đơn vị. Qua đó, đề xuất một số giải pháp hợp lý nhằm hoàn thiện công tác kiểm soát 6 nội bộ chi phí sản xuất phù hợp với điều kiện sản xuất kinh doanh tại từng đơn vị. Nhìn chung các đề tài nghiên cứu này đã góp phần rất lớn cho các doanh nghiệp trong việc xây dựng và vận hành một hệ thống kiểm soát nội bộ phù hợp với điều kiện của từng doanh nghiệp. 7 CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT CHI PHÍ XÂY LẮP TRONG DOANH NGHIỆP XÂY DỰNG 1.1. KHÁI NIỆM, CHỨC NĂNG VÀ MỤC TIÊU CỦA KSNB 1.1.1. Khái niệm KSNB là một thể thức bên trong đơn vị, do người quản lý đơn vị thực hiện để kiểm soát nhân viên thực hiện đúng hay sai những thể thức đã được quy định trong quy chế khi thi hành bổn phận, đồng thời xem các bộ phận có khả năng đạt được kế hoạch đề ra hay không. KSNB không xác định chính xác kết quả đạt được bằng số liệu cụ thể mà xem xét chính sách, quy chế, hệ thống quản lý của đơn vị hoạt động ra sao và có đạt được hiệu quả không. 1.1.2. Chức năng - Tạo điều kiện cho đơn vị điều hành và quản lý kinh doanh một cách có hiệu quả. Các thủ tục kiểm soát sẽ giúp các nhà quản lý sử dụng hiệu quả và tránh được sự lãng phí nguồn lực trong quá trình sản xuất kinh doanh. - Kiểm soát nội bộ có chức năng đảm bảo giám sát mức độ hiệu năng, hiệu quả của các quyết định trong quá trình thực thi, bảo đảm tuân thủ đúng quy trình và thể thức đã thực hiện. - Ngăn chặn, phát hiện các sai phạm và gian lận trong kinh doanh, vấn đề sai phạm và gian lận là không thể tránh khỏi nhưng cần phải kiểm soát chặt chẽ, hữu hiệu nhằm ngăn chặn sai phạm và gian lận xảy ra. - Đảm bảo ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác và đúng thể thức về các nghiệp vụ và hoạt động kinh doanh. Việc ghi nhận các hoạt động sản xuất kinh doanh thông qua công tác kế toán không phải lúc nào cũng đầy đủ và minh bạch. Bằng việc thiết lập các quy trình kiểm soát sẽ giúp cho việc ghi chép kế toán tuân thủ theo quy định. 8 - Đảm bảo các báo cáo tài chính được lập kịp thời, hợp lệ và tuân thủ các yêu cầu có liên quan. - Bảo vệ các tài sản và thông tin không bị lạm dụng và sử dụng sai mục đích, bị thất thoát, mất cắp vì yếu tố tài sản và thông tin là những yếu tố quyết định đến sự thành công hay thất bại của đơn vị, do vậy cần phải tổ chức kiểm soát nội bộ để hạn chế sự thất thoát trong hoạt động xây lắp tại Công ty. 1.1.3. Mục tiêu của kiểm soát nội bộ KSNB là một hệ thống các chính sách, các biện pháp kiểm soát và thủ tục kiểm soát được xây dựng để thực hiện các mục tiêu: - Bảo vệ tài sản của doanh nghiệp, hạn chế mất cắp, hư hại và sử dụng không đúng mục đích. - Các thông tin kế toán được cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời, chính xác và tin cậy về thực trạng hoạt động của doanh nghiệp. - Đảm bảo hiệu quả và năng lực quản lý. - Đảm bảo việc thực hiện các chính sách của doanh nghiệp. 1.2. SỰ CẦN THIẾT VÀ CÁC YẾU TỐ CẤU THÀNH HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.2.1. Sự cần thiết phải xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ Một hệ thống KSNB vững mạnh sẽ giảm bớt rủi ro tiềm ẩn trong sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, bảo vệ tài sản của doanh nghiệp khỏi bị hư hỏng, mất mác bởi hao hụt, gian lận,… Đảm bảo tính chính xác của số liệu kế toán và báo cáo tài chính. Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt động của doanh nghiệp. Đảm bảo cho doanh nghiệp hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đề ra. Bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư và gây dựng lòng tin đối với các cổ đông và đối tác. Trong mọi hoạt động của doanh nghiệp, chức năng kiểm tra, kiểm soát giữ vai trò quan trọng và được thực hiện bởi hệ thống KSNB. Vì thế, hệ thống 9 KSNB là một chức năng thường xuyên của tổ chức và trên cơ sở đó xác định rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu công việc để tìm ra biện pháp ngăn chặn. Thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ để kiểm soát tất cả các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp là một việc hết sức quan trọng đối với tất cả các doanh nghiệp muốn tồn tại trên thị trường. 1.2.2. Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ a. Môi trường kiểm soát Là những yếu tố của tổ chức ảnh hưởng đến hoạt động của hệ thống KSNB và là các yếu tố tạo ra một môi trường trong đó toàn bộ thành viên của tổ chức có nhận thức được tầm quan trọng của hệ thống KSNB không. Một môi trường kiểm soát tốt sẽ là nền tảng quan trọng cho sự hoạt động hiệu quả của hệ thống KSNB. Môi trường KSNB bao gồm các nhân tố bên trong và nhân tố bên ngoài đơn vị tác động đến việc thiết kế, hoạt động và xử lý dữ liệu của hệ thống KSNB. Ø Các yếu tố môi trường bên trong: Các yếu tố này chủ yếu liên quan đến quan điểm, thái độ và nhận thức cũng như hành động của các nhà quản lý. Trên thực tế hiệu quả của của hệ thống KSNB phụ thuộc rất lớn vào các nhà quản lý đơn vị. Nếu các nhà quản lý cho rằng việc kiểm tra, KSNB là quan trọng thì mọi thành viên sẽ có nhận thức đúng đắn về hệ thống KSNB và thực hiện đúng các quy định chế độ đặt ra. Các yếu tố bên trong bao gồm: - Đặc thù về quản lý: Quan điểm lãnh đạo của nhà quản lý sẽ ảnh hưởng đến các chính sách, chế độ, các quy định và cách thức tổ chức kiểm tra, kiểm soát của đơn vị, ví dụ : Nhận thức của Ban giám đốc thế nào về tầm quan trọng của liêm chính và đạo đức nghề nghiệp, về việc ban hành bằng văn bản các nội quy, quy chế, quy trình SXKD, …một môi trường kiểm soát tốt sẽ là nền tảng quan trọng cho sự hoạt động hiệu quả của hệ thống KSNB. - Cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tố chức được xây dựng hợp lý sẽ tạo ra môi 10 trường kiểm soát tốt. Để thiết lập một cơ cấu tổ chức thích hợp và có hiệu quả thì phải tuân thủ các nguyên tắc sau: + Thiết lập được sự điều hành và sự kiểm soát trên toàn bộ hoạt động của đơn vị, không có sự chồng chéo giữa các bộ phận. + Thực hiện sự phân chia rành mạch 3 chức năng: Xử lý nghiệp vụ, ghi chép sổ sách và quản lý tài sản. + Đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các bộ phận nhằm đạt được hiệu quả cao nhất của các bộ phận chức năng. Ví dụ như bộ phận mua hàng và bộ phận kho cùng chịu trách nhiệm trước trưởng phòng vật tư. - Chính sách nhân sự: Đội ngũ nhân viên luôn là yếu tố quan trọng quyết định đến sự tồn tại và phát triển của đơn vị. Đối với HTKS thì nhân sự vừa là yếu tố của môi trường kiểm soát, vừa là chủ thể trực tiếp thực hiện mọi hoạt động kiểm soát trong đơn vị. Vì vậy nhà quản lý cần đưa ra các chính sách nhân sự hợp lý. Việc đào tạo, bố trí nhân sự, đề bạt nhân sự phải phù hợp với năng lực chuyên môn và phẩm chất đạo đức, đồng thời phải mang tính kế tục và liên tiếp. Các chính sách thông thường sử dụng ở các doanh nghiệp như chính sách tín dụng, chính sách đào tạo, chính sách bố trí cán bộ nhân sự. - Bộ phận kiểm toán nội bộ: Thực hiện sự giám sát và đánh giá thường xuyên về toàn bộ hoạt động của đơn vị trong đó có cả hệ thống KSNB. Kiểm toán đóng vai trò quan trọng trong môi trường kiểm soát. Một đơn vị có bộ phận kiểm toán nội bộ hữu hiệu sẽ có được những thông tin kịp thời về tình hình hoạt động nói chung, chất lượng công tác kiểm soát nói riêng để bổ sung các thủ tục cho phù hợp và hiệu quả hơn. Để đạt được mục tiêu này, bộ phận kiểm toán nội bộ phải đảm bảo các yêu cầu: + Về nhận sự: Phải có được các nhân viên có khả năng đủ để thực hiện nhiệm vụ của mình. + Về cơ cấu tổ chức: Phải trực thuộc một cấp cao đủ để không giới hạn 11 hoạt động của nó. Đồng thời phải được giao một quyền hạn tương đối rộng rãi và bảo đảm được tính độc lập tương đối đối với bộ phận được kiểm tra. + Uỷ ban kiểm soát: Là những người thực hiện các nhiệm vụ và quyền hạn như giám sát sự chấp hành luật pháp của đơn vị, kiểm tra và giám sát công việc của kiểm toán viên nội bộ, giám sát tiến trình lập báo cáo tài chính. Ø Các yếu tố môi trường bên ngoài: Hệ thống kiểm soát ngoài sự tác động của môi trường bên trong, còn có sự tác động của môi trường bên ngoài. Thuộc nhóm môi trường này có các nhân tố: Sự kiểm soát của các cơ quan chức năng nhà nước, ảnh hưởng của các chủ nợ, môi trường pháp lý, đường lối phát triển của đất nước... b. Hệ thống kế toán Hệ thống kế toán của một tổ chức là sự thu thập, ghi chép, tính toán, phân loại, kết chuyển vào sổ cái, tổng hợp và lập các báo cáo. Hệ thống kế toán của đơn vị gồm các yếu tố cấu thành: Hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản và sổ kế toán, hệ thống báo cáo kế toán. Tính kiểm soát của hệ thống kế toán được thực hiện thông qua 3 giai đoạn cuả quá trình kế toán: + Lập chứng từ kế toán: Là giai đoạn đầu tiên của tiến trình xử lý số liệu kế toán. Việc lập chứng từ được thực hiện nghiêm túc, phản ánh đầy đủ và trung thực về mọi nghiệp vụ phát sinh, giúp thực hiện chức năng kiểm soát trên nhiều phương diện, nhất là bảo vệ tài sản không bị thất thoát, ngăn ngừa các hành vi lãng phí, gian lận, sử dụng không hiệu quả, hoặc vượt quá thẩm quyền. Điều này giúp ngăn ngừa tình trạng sử dụng tài sản không đúng mục đích, giúp theo dõi sự chuyển dịch của tài sản từ nơi này sang nơi khác. + Phản ảnh vào số kế toán: Là giai đoạn chính trong tiến trình xử lý số liệu kế toán. Trong giai đoạn này tất cả các nghiệp vụ phát sinh đều được ghi chép, phân loại và vào sổ kế toán nhằm giúp các nhà quản lý bảo vệ tài sản, thu thập được các thông tin đáng tin cậy để ra các quyết định điều hành đơn