Tài liệu Tăng cường kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất kinh doanh tại công ty cổ phần môi trường đô thị quãng ngãi.

i LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng được ai công bố trong bất kỳ công trình nào khác Tác giả luận văn Đỗ Thị Minh Dương ii MỤC LỤC Trang 3.2.2 Hoàn thiện hệ thống thông tin thực hiện.............................................66 3.3.1 Tăng cường kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp......................72 3.3.2 Tăng cường kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp..............................79 3.3.3 Tăng cường kiểm soát chi phí sản xuất chung....................................83 3.3.4 Tăng cường kiểm soát chi phí bán hàng..............................................88 3.3.5 Tăng cường kiểm soát chi phí quản lý doanh nghiệp..........................89 3.4 ĐIỀU KIỆN ĐỂ THỰC HIỆN CÁC GIẢI PHÁP GÓP PHẦN TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT CHI PHÍ SẢN XUẤT KINH DOANH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MÔI TRƯỜNG ĐÔ THỊ QUẢNG NGÃI.......................................90 iii DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT 1. KSNB : Kiểm soát nội bộ 2. SXKD : Sản xuất kinh doanh 3. HĐQT : Hội đồng quản trị 4. BKS : Ban kiểm soát 5. ĐHĐCĐ : Đại hội đồng cổ đông 6. UBND : Ủy ban nhân dân 7. CBCNV : Cán bộ công nhân viên 8. BHXH : Bảo hiểm xã hội 9. BHYT : Bảo hiểm y tế 10.BHTN : Bảo hiểm thất nghiệp 11.KPCĐ : Kinh phí công đoàn 12.TSCĐ : Tài sản cố định 13.NVLTT : Nguyên vật liệu trực tiếp 14.NCTT : Nhân công trực tiếp 15.SXC : Sản xuất chung 16.QLDN : Quản lý doanh nghiệp iv DANH MỤC CÁC BẢNG Số hiệu bảng 2.1 2.2 2.3 2.4 Tên bảng Trang Một số chỉ tiêu tài chính của công ty các năm Định mức chi phí vật liệu trực tiếp cho việc thu gom, vận 27 chuyển và xử lý chất thải rắn sinh hoạt năm 2011 Dự toán chi phí nguyên vật liệu công tác thu gom, vận chuyển rác thải sinh hoạt năm 2011 Dự toán chi phí nhiên liệu công tác thu gom, vận chuyển và xử lý rác thải rắn sinh hoạt năm 2011 40 41 42 2.5 2.6 2.7 2.8 Định mức chi phí nhân công trực tiếp năm 2011 Định mức chi phí sản xuất chung năm 2011 Phiếu đề nghị cấp vật tư Báo cáo nghiệm thu khối lượng nhiên liệu phục vụ công tác 44 45 50 2.9 thu gom, vận chuyển, xử lý chất thải sinh hoạt quý IV/2011 Báo cáo nghiệm thu nguyên vật liệu trực tiếp phục vụ công 3.1 tác thu gom, vận chuyển thải sinh hoạt quý IV/2011 Bảng kê tình hình sử dụng vật tư, phụ tùng thay thế tại đội 3.2 Môi trường số 1 Báo cáo tình hình thực hiện chi phí nguyên vật liệu năm 69 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 3.9 2011 Kế hoạch chi tiết chi phí nhân công trực tiếp năm 2011 Biến động chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Biến động chi phí nhân công trực tiếp Phiếu theo dõi số chuyến xe chạy trong ngày Báo cáo tình hình sử dụng xe năm 2011 Dự kiến chi phí sửa chữa lớn TSCĐ Biến động chi phí sản xuất chung 71 76 81 85 86 86 87 57 58 68 v DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ Số hiệu sơ đồ 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 3.1 Tên sơ đồ Quy trình thu gom, vận chuyển và xử lý rác thải Tổ chức bộ máy công ty Tổ chức bộ máy kế toán Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán tại đơn vị Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp Quy trình xuất kho và sử dụng nguyên vật liệu Trang 29 30 35 36 49 52 74 1 MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Để đạt được hiệu quả cao trong hoạt động sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp không chỉ quan tâm đến năng suất lao động mà cần chú trọng đến hiệu quả của công tác quản lý, đặc biệt là công tác kiểm tra, kiểm soát mọi hoạt động trong các khâu của quá trình quản lý bằng việc thiết lập và duy trì một hệ thống kiểm soát nội bộ trong đơn vị. Một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ giúp giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong sản xuất kinh doanh đồng thời đảm bảo quản lý, sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đặt ra. Tình hình kinh tế xã hội nước ta trong thời gian qua, đặc biệt là từ khi thực hiện chính sách đổi mới, đã có những bước phát triển đáng khích lệ, tốc độ tăng trưởng GDP cao, cơ cấu kinh tế chuyển đổi theo hướng công nghiệp hoá, hiện đại hoá. Đồng thời với sự phát triển chóng mặt của xã hội kéo theo những biến đổi của môi trường và sự phát triển của nhịp sống đô thị cũng đã làm nảy sinh nhiều vấn đề môi trường nghiêm trọng, lượng rác thải sinh hoạt không ngừng gia tăng, môi trường đất, nước, không khí ở một số thành phố lớn, khu công nghiệp tập trung và các khu đông dân cư đang bị suy thoái, ô nhiễm, tài nguyên thiên nhiên, đa dạng sinh học đang bị cạn kiệt... Môi trường ở nhiều đô thị nước ta bị ô nhiễm do chất thải rắn và chất lỏng chưa được thu gom và xử lý theo đúng quy định. Trong khi đó, khí thải, tiếng ồn, bụi... của nguồn giao thông nội thị và mạng lưới sản xuất quy mô vừa và nhỏ cùng với cơ sở hạ tầng yếu kém càng làm cho điều kiện vệ sinh môi trường ở nhiều đô thị đang thực sự lâm vào tình trạng đáng báo động. Môi trường các khu công nghiệp, đặc biệt ở các khu công nghiệp cũ, các ngành hoá chất, luyện kim, xi măng, chế biến đang bị ô nhiễm do các chất thải rắn, nước thải, khí thải và các chất thải độc hại chưa được xử lý theo đúng quy định. Các cơ sở công nghiệp do trong nước đầu tư chủ yếu có quy mô nhỏ, công nghệ sản xuất lạc hậu, chưa 2 có thiết bị xử lý nước thải…Tuy nhiên vấn đề nóng nhất hiện nay tại đô thị được đề cập rất nhiều trong các cuộc hội thảo hay các diễn đàn đó là vấn đề rác thải sinh hoạt. Cùng với sự gia tăng dân số và phát triển của xã hội thì lượng rác thải sinh hoạt ngày càng nhiều. Đây là vấn đề không những gây nhức nhối cho xã hội mà đặc biệt đối với các công ty hoạt động trong lĩnh vực môi trường thì làm cách nào để quản lý hoạt động thu gom, vận chuyển, xử lý rác thải sinh hoạt cho triệt để và phương pháp nào để kiểm soát hoạt động của đơn vị có hiệu quả, đặc biệt là kiểm soát chi phí sản xuất kinh doanh để vừa có thể đáp ứng hoạt động công ích của xã hội vừa phát triển ngày càng đi lên của đơn vị cũng là một vấn đề hết sức khó khăn và phức tạp. Xuất phát từ thực tiễn trên, nghiên cứu đề tài “Tăng cường kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất kinh doanh tại Công ty cổ phần Môi trường Đô thị Quảng Ngãi”, là một yêu cầu cần thiết để hỗ trợ cho công ty giảm thiểu các rủi ro trong kinh doanh, giảm chi phí và nâng cao chất lượng dịch vụ góp phần vào sự phát triển kinh tế của công ty và đó cũng chính là lý do thiết yếu nhất tác giả chọn đề tài này làm luận văn tốt nghiệp của mình. 2. Mục tiêu nghiên cứu - Về mặt lý luận: luận văn tổng hợp những vấn đề lý luận cơ bản về kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp. - Về mặt thực tiễn: luận văn nghiên cứu công tác kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất kinh doanh tại công ty cổ phần Môi trường Đô thị Quảng Ngãi trong điều kiện sản xuất kinh doanh hiện tại của công ty. Qua đó vận dụng những đặc điểm của công ty môi trường nhằm tăng cường kiểm soát hơn trong công tác kiểm soát nội bộ về chi phí sản xuất kinh doanh cho công ty và nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như sức cạnh tranh trong xu hướng phát triển hiện nay. 3 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu của luận văn là công tác kiểm soát nội bộ về chi phí sản xuất kinh doanh tại Công ty cổ phần Môi trường Đô thị Quảng Ngãi. - Phạm vi nghiên cứu Trong luận văn này chỉ tập trung chủ yếu vào nghiên cứu công tác kiểm soát nội bộ chi phí thu gom, vận chuyển, xử lý chất thải rắn sinh hoạt trên địa bàn thành phố Quảng Ngãi, bởi doanh thu và chi phí của loại hình dịch vụ này chiếm tỷ trọng lớn trong hoạt động của công ty. 4. Phương pháp nghiên cứu Để thực hiện việc nghiên cứu công tác kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất kinh doanh tại công ty cổ phân Môi trường Đô thị Quảng Ngãi, luận văn sử dụng phương pháp phỏng vấn là phương pháp cơ bản. Đối tượng phỏng vấn là các nhân viên kế toán, kỹ thuật, quản lý có trình độ chuyên môn, có kinh nghiệm. Qua đó đối chiếu những thông tin đã thu thập được, phân tích, tổng hợp và mô hình hóa để phát họa công tác kiểm soát chi phí sản xuất kinh doanh. Đồng thời đề tài còn sử dụng một số phương pháp: quan sát, nghiên cứu tài liệu, thu thập thông tin, phân tích số liệu, phương pháp so sánh đối chiếu, phương pháp thống kê. 5. Bố cục đề tài Ngoài Phần Mở đầu và Kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, mục lục, phụ lục, luận văn được chia thành 3 chương: Chương 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất kinh doanh trong các doanh nghiệp. Chương 2: Thực trạng công tác kiểm soát nội bộ về chi phí sản xuất kinh doanh tại Công ty cổ phần Môi trường Đô thị Quảng Ngãi; Chương 3: Giải pháp tăng cường kiểm soát nội bộ về chi phí sản xuất kinh doanh tại Công ty cổ phần Môi trường Đô thị Quảng Ngãi. 4 6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu Việc nghiên cứu về kiểm soát chi phí sản xuất kinh doanh tại các doanh nghiệp được nhiều tác giả quan tâm nghiên cứu. Trước khi nghiên cứu đề tài này, tác giả đã tìm hiểu một số nội dung của đề tài được nghiên cứu trước đây có liên quan đến đề tài này như “Hoàn thiện công tác kiểm soát chi phí tại FURAMA RESORT Đà Nẵng” – Luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh – chuyên ngành kế toán – Đại học Đà Nẵng – Tác giả Đỗ Chí Công – năm 2011; “ Tăng cường kiểm soát nội bộ về chi phí sản xuất tại công ty cổ phần dệt may 29-3” Luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh – chuyên ngành kế toán – Đại học Đà Nẵng – Tác giả Lê Thị Thảo Như – năm 2010; “Hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ về chi phí xây lắp tại công ty cổ phần Xây lắp và Phát triển Nhà Đà Nẵng” - Luận văn thạc sỹ quản trị kinh doanh, chuyên ngành kế toán, Đại học Đà Nẵng - tác giả Nguyễn Lương Định – năm 2010; “Tăng cường kiểm soát chi phí sản xuất tại công ty Môi trường Đô thị Đà Nẵng”Luận văn thạc sỹ quản trị kinh doanh, chuyên ngành kế toán, Đại học Đà Nẵng - tác giả Võ Thị Mỹ Hạnh – năm 2011. Xuất phát từ những nghiên cứu các đề tài trước đây, kế thừa những lý luận cơ bản về hệ thống kiểm soát nội bộ, đề tài đã hệ thống hóa lý luận kiểm soát chi phí và đi sâu nghiên cứu tìm hiểu công tác kiểm soát chi phí tại công ty cổ phần Môi trường Đô thị Quảng Ngãi, khảo sát ý kiến một số cán bộ làm công tác kiểm soát chi phí trong công ty có kinh nghiệm; nghiên cứu một số các giải pháp nhằm tăng cường kiểm soát chi phí tại một số diễn đàn kinh tế, nêu lên những hạn chế tồn tại trong công tác kiểm soát chi phí, đồng thời đưa ra các giải pháp để tăng cường kiểm soát chi phí tại công ty cổ phần Môi trường Đô thị Quảng Ngãi. 5 CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ SẢN XUẤT KINH DOANH TRONG CÁC DOANH NGHIỆP 1.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.1.1 Khái niệm và mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ Qua nghiên cứu về kiểm soát nội bộ(KSNB), các tổ chức đã đưa ra nhiều định nghĩa khác nhau từ đơn giản đến phức tạp về KSNB, cụ thể: - 1992 Ủy ban thuộc hội đồng quốc gia Hoa kỳ về việc chống gian lận và báo cáo tài chính (COSO) đã đưa ra định nghĩa: Kiểm soát nội bộ là một quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu: Báo cáo tài chính đáng tin cậy, các luật lệ và qui định được tuân thủ, hoạt động hữu hiệu và hiệu quả[6] - Theo Liên đoàn kế toán quốc tế (IFAC): "Hệ thống kiểm soát nội bộ là các chính sách, tiêu chuẩn và thủ tục được thiết lập nhằm đạt được các mục tiêu: bảo vệ tài sản đơn vị, đảm bảo độ tin cậy và trung thực của các thông tin báo cáo, đảm bảo việc thực hiện các chế độ pháp lý và những qui định, bảo đảm hiệu quả và hiệu lực của các hoạt động" [3, tr.201] - Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400:" Hệ thống KSNB là các quy định và thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập Báo cáo tài chính trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị"[1, tr.234] KSNB được chia thành hai loại: kiểm soát quản lý và kiểm soát kế toán. - Kiểm soát quản lý: là quá trình thúc đẩy hiệu quả hoạt động kinh doanh và khuyến khích sự tham gia của công nhân viên đối với các chính sách quản lý. 6 - Kiểm soát kế toán: là các chính sách và quá trình thực hiện nhằm đạt được các mục tiêu là bảo vệ tài sản và bảo đảm thông tin kế toán chính xác, tin cậy. Việc thiết lập, duy trì và hoàn thiện hệ thống KSNB nhằm các mục tiêu: - Bảo vệ tài sản của đơn vị: chúng có thể bị mất, bị lạm dụng vào những mục đích khác nhau hoặc bị hư hỏng nếu không được bảo vệ bởi các hệ thống kiểm soát thích hợp. - Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin: thông tin kinh tế, tài chính do bộ máy kế toán xử lý và tổng hợp là căn cứ quan trọng cho việc hình thành các quyết định của các nhà quản lý. Các thông tin cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời về thời gian, tính chính xác và tin cậy về thực trạng hoạt động và phản ánh đầy đủ và khách quan các nội dung chủ yếu của mọi hoạt động kinh tế, tài chính. - Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý: hệ thống KSNB được thiết kế trong doanh nghiệp phải đảm bảo các quyết định và chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh(SXKD) của doanh nghiệp phải được tuân thủ đúng mức. - Bảo đảm hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý: KSNB giúp đơn vị bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tin, nâng cao uy tín, mở rộng thị phần, thực hiện các chiến lược kinh doanh của đơn vị. Như vậy, mục tiêu của hệ thống KSNB rất rộng, chúng bao trùm lên mọi mặt hoạt động và có ý nghĩa quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của đơn vị. 1.1.2 Ý nghĩa của hệ thống kiểm soát nội bộ Bất kỳ tổ chức nào thì sự thống nhất và xung đột quyền lợi chung – quyền lợi riêng của người sử dụng lao động với người lao động luôn tồn tại song hành. Nếu không có hệ thống KSNB, làm thế nào để người lao động không vì quyền lợi riêng của mình mà làm những điều thiệt hại đến lợi ích 7 chung của tổ chức, của người sử dụng lao động? Làm sao quản lý được các rủi ro đó? Làm thế nào để quản lý một cách có khoa học chứ không dựa trên sự tin tưởng cảm tính? Một hệ thống KSNB vững mạnh có ý nghĩa như sau: - Giúp cho việc quản lý hoạt động kinh doanh của đơn vị hiệu quả, giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong sản xuất kinh doanh. - Bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mất mát, hao hụt, gian lận, sử dụng sai mục đích. Đảm bảo tính chính xác, kịp thời của các số liệu, báo cáo kế toán. - Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt động của tổ chức cũng như các quy định của pháp luật. - Đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đề ra. 1.1.3 Các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ Thông thường hệ thống KSNB được chia thành các bộ phận: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, các hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát. Các bộ phận này được thiết kế nhằm đảm bảo việc thực hiện các mục tiêu trên của hệ thống KSNB[4] a) Môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một đơn vị, nó chi phối ý thức kiểm soát của mọi thành viên trong đơn vị, là nền tảng đối với các bộ phận khác của KSNB và ảnh hưởng đến mọi hoạt động của doanh nghiệp. Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ nhân tố bên trong và bên ngoài đơn vị có ảnh hưởng đến quá trình thiết kế, hoạt động và tính hữu hiệu của KSNB. Thông qua môi trường kiểm soát, bộ phận quản lý đánh giá được thái độ của toàn đơn vị đối với hệ thống KSNB, đồng thời tạo ra các chính sách, trình tự, các chỉ dẫn đảm bảo cho sự giám sát liên tục và có hiệu quả đối với các mục tiêu đã đặt ra. Các nhân tố chính của môi trường kiểm soát bao gồm: 8  Đặc thù quản lý Đặc thù về quản lý đề cập tới triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý.Triết lý quản lý thể hiện qua quan điểm và nhận thức của người quản lý, phong cách điều hành lại thể hiện qua cá tính, tư cách và thái độ của họ khi điều hành đơn vị. Một số nhà quản lý rất quan tâm đến việc lập báo cáo tài chính và rất chú trọng đến việc hoàn thành hoặc vượt mức kế hoạch. Họ hài lòng với những hoạt động kinh doanh có mức rủi ro cao, nhưng có thể thu được nhiều lợi nhuận. Một số quản lý khác lại rất bảo thủ và quá thận trọng với rủi ro… Sự khác biệt về triết lý quản lý và phong cách điều hành có thể ảnh hưởng lớn đến môi trường kiểm soát và tác động đến việc thực hiện các mục tiêu của đơn vị.  Tính chính trực và giá trị đạo đức Sự hữu hiệu của hệ thống KSNB trước tiên phụ thuộc vào tính chính trực và việc tôn trọng các giá trị đạo đức của những người liên quan đến các quá trình kiểm soát.  Đảm bảo về năng lực Là đảm bảo cho nhân viên có được những kỹ năng và hiểu biết cần thiết để thực hiện được nhiệm vụ của mình, nếu không chắc chắn họ sẽ thực hiện nhiệm vụ không hữu hiệu và hiệu quả. Do đó, nhà quản lý nên tuyển dụng các nhân viên có kiến thức và kinh nghiệm phù hợp với nhiệm vụ sẽ được giao, phải giám sát và huấn luyện họ đầy đủ và thường xuyên.  Hội đồng quản trị và ủy ban kiểm toán Ủy ban kiểm toán có thể có những đóng góp quan trọng cho việc thực hiện các mục tiêu của đơn vị, thông qua việc giám sát tuân thủ pháp luật, giám sát việc lập báo cáo tài chính, giữ sự độc lập của kiểm toán nội bộ…Do có các chức năng quan trọng trên, nên hoạt động hữu hiệu của Ủy ban kiểm toán và Hội đồng quản trị có ảnh hưởng lớn đến môi trường kiểm soát. 9  Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức trong một đơn vị phản ánh việc phân chia quyền lực, trách nhiệm và nghĩa vụ cũng như mối quan hệ hợp tác, phối hợp, kiểm soát và chia sẻ thông tin lẫn nhau giữa các bộ phận, các thành viên trong đơn vị. Một cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ góp phần tạo ra môi trường kiểm soát tốt. Một cơ cấu tổ chức được coi là hợp lý nếu cơ cấu đó được tổ chức chặt chẽ và không bị chồng chéo về quyền hạn và trách nhiệm. Ngược lại, khi thiết kế không đúng, cơ cấu tổ chức có thể làm cho các thủ tục kiểm soát mất tác dụng. Cơ cấu tổ chức thường được mô tả thông qua sơ đồ tổ chức, trong đó phải xác định được các vị trí then chốt với quyền hạn, trách nhiệm và các thể thức báo cáo cho phù hợp. Ngoài ra, cơ cấu còn phù hợp với quy mô và đặc thù hoạt động của đơn vị.  Chính sách nhân sự Sự phát triển của mọi đơn vị luôn gắn liền với đội ngũ các bộ, nhân viên và họ luôn là nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát cũng như các chủ thể trực tiếp thực hiện thủ tục kiểm soát trong hoạt động của doanh nghiệp. Vì vậy doanh nghiệp cần có những chính sách cụ thể và rõ ràng về tuyển dụng, bổ nhiệm, đào tạo, xắp xếp, đánh giá, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật và phải phù hợp với năng lực chuyên môn, phẩm chất đạo đức; đồng thời phải mang tính kế tục và liên tiếp. b) Đánh giá rủi ro Đối với mọi hoạt động của một đơn vị đều có thể phát sinh những rủi ro và khó có thể kiểm soát tất cả. Vì vậy các nhà quản lý phải đánh giá và phân tích những nhân tố ảnh hưởng tạo nên rủi ro làm cho những mục tiêu của đơn vị có thể không đạt được và phải cố gắng kiểm soát để tối thiểu hóa những tổn thất do các rủi ro này gây nên. 10  Xác định mục tiêu của đơn vị Mục tiêu tuy không phải là một bộ phận của KSNB nhưng việc xác định nó là điều kiện tiên quyết để đánh giá rủi ro. Bởi lẽ một sự kiện có trở thành một rủi ro quan trọng đối với tổ chức hay không sẽ phụ thuộc vào mức độ tác động tiêu cực của nó đến mục tiêu của đơn vị. Xác định mục tiêu bao gồm việc đưa ra sứ mệnh, hoạch định các mục tiêu chiến lược cũng như những chỉ tiêu phải đạt được trong ngắn hạn, trung và dài hạn. Việc xác định mục tiêu có thể được thực hiện qua việc ban hành các văn bản hoặc đơn giản hơn, qua nhận thức và qua phát triển hàng ngày của người quản lý.  Nhận dạng rủi ro Để nhận dạng rủi ro, người quản lý có thể sử dụng nhiều phương pháp khác nhau, từ việc sử dụng các phương tiện dự báo, phân tích các dữ liệu quá khứ, cho đến việc thường xuyên rà soát các hoạt động.  Phân tích và đánh giá rủi ro Vì rủi ro rất khó định lượng nên đây là một công việc khá phức tạp và có nhiều phương pháp khác nhau. Tuy nhiên, một quy trình phân tích và đánh giá rủi ro thường bao gồm những bước sau đây: Ước lượng mức độ của rủi ro qua ảnh hưởng có thể có của nó đến mục tiêu của đơn vị, xem xét khả năng xảy ra rủi ro và những biện pháp có thể sử dụng để đối phó với rủi ro. c) Hoạt động kiểm soát Hoạt động kiểm soát là những chính sách và thủ tục để đảm bảo cho các chỉ đạo của nhà quản lý được thực hiện. Nó đảm bảo các hoạt động cần thiết để quản lý rủi ro có thể phát sinh trong quá trình thực hiện các mục tiêu của đơn vị. Tổ chức hoạt động kiểm soát bao gồm:  Phân chia trách nhiệm đầy đủ: Mục đích của phân chia trách nhiệm nhằm để các nhân viên kiểm soát lẫn nhau, nếu có các sai sót xảy ra sẽ được phát hiện nhanh chóng, đồng thời 11 giảm khả năng xảy ra các sai phạm và giấu diếm những sai phạm đã gây ra cho bất kỳ thành viên nào trong quá trình thực hiện nhiệm vụ. Khi phân chia trách nhiệm đòi hỏi phải tách biệt giữa các chức năng sau: - Chức năng bảo quản tài sản với chức năng kế toán. - Chức năng phê chuẩn nghiệp vụ với chức năng bảo quản tài sản. - Chức năng thực hiện nghiệp vụ với chức năng kế toán.  Kiểm soát quá trình xử lý thông tin và các nghiệp vụ. Để thông tin đáng tin cậy cần phải thực hiện nhiều hoạt động kiểm soát nhằm kiểm tra tính xác thực, đầy đủ và việc phê chuẩn các nghiệp vụ. Khi kiểm soát quá trình xử lý thông tin, cần đảm bảo rằng: phải kiểm soát chặt chẽ hệ thống chứng từ sổ sách; việc phê chuẩn các loại nghiệp vụ phải đúng đắn. Cụ thể:  Kiểm soát chứng từ, sổ sách: cần phải chú ý đến những vấn đề sau - Các chứng từ phải được đánh số liên tục trước khi sử dụng để có thể kiểm soát, trách thất lạc và dễ dàng truy cập khi cần thiết. - Chứng từ cần được lập ngay khi nghiệp vụ vừa xảy ra, hoặc càng sớm càng tốt. - Cần thiết kế đơn giản, rõ ràng và dễ hiểu, có thể sử dụng nhiều công dụng khác nhau. - Phải tổ chức luân chuyển chứng từ khoa học và kịp thời, nghĩa là chứng từ chỉ đi qua các bộ phận có liên quan đến nghiệp vụ, và phải xử lý nhanh chóng để chuyển cho các bộ phận tiếp theo. - Nếu ghi chép thủ công, sổ sách cần phải đóng chắc chắn, đánh số trang liên tục, quy định nguyên tắc ghi chép, có chữ ký xét duyệt của người kiểm soát,… - Tổ chức lưu trữ, bảo quản tài liệu kế toán khoa học, an toàn, đúng quy định và dễ dàng truy cập khi cần thiết. 12  Phê chuẩn đúng đắn cho các nghiệp vụ hoặc hoạt động Cần đảm bảo là tất các nghiệp vụ hoặc hoạt động phải được phê chuẩn bởi một nhân viên quản lý trong phạm vi quyền hạn cho phép. Các cá nhân hoặc bộ phận được ủy quyền để thực hiện sự phê chuẩn phải có chức vụ tương xứng với tính chất và tầm quan trọng của nghiệp vụ.  Kiểm soát vật chất Hoạt động này được thực hiện cho các loại sổ sách và tài sản. Việc so sánh, đối chiếu giữa sổ sách kế toán và tài sản hiện có trên thực tế bắt buộc phải được thực hiện định kỳ. Khi có bất kỳ sự chênh lệch nào cũng cần phải điều tra và xem xét nguyên nhân, nhờ đó sẽ phát hiện được những yếu kém về các thủ tục bảo vệ tài sản có thể bị bỏ phế, mất mát hoặc có thể không phát hiện được những hành vi đánh cắp.  Kiểm tra độc lập việc thực hiện Là việc kiểm tra được tiến hành bởi các cá nhân (hoặc bộ phận) khác với cá nhân (hoặc bộ phận) đang thực hiện nghiệp vụ. Nhu cầu phải kiểm tra độc lập xuất phát từ hệ thống KSNB thường có khuynh hướng giảm sút tính hữu hiệu trừ khi có một cơ chế thường xuyên kiểm tra soát xét lại.  Phân tích rà soát hay soát xét lại việc thực hiện Hoạt động này chính là xem xét lại những việc đã được thực hiện bằng cách so sánh số thực tế với số liệu kế hoạch, dự toán, kỳ trước, và các dữ liệu khác có liên quan như những thông tin không có tính chất tài chính, đồng thời còn xem xét trong mối liên hệ với tổng thể để đánh giá quá trình thực hiện. Soát xét lại quá trình thực hiện giúp nhà quản lý biết được một cách tổng quát là mọi thành viên có theo đuổi mục tiêu của đơn vị một cách hữu hiệu và hiệu quả hay không. Nhờ thường xuyên nghiên cứu về những vấn đề bất thường xảy ra trong quá trình thực hiện, nhà quản lý có thể thay đổi kịp thời chiến lược hoặc kế hoạch, hoặc có những điều chỉnh thích hợp. 13 d) Thông tin và truyền thông Thông tin và truyền thông là điều kiện cần thiết cho việc thiết lập, duy trì và nâng cao năng lực kiểm soát trong đơn vị thông qua việc hình thành các báo cáo để cung cấp thông tin về hoạt động, tài chính và sự tuân thủ, bao gồm cả nội bộ và bên ngoài.Thông tin cần thiết cho mọi cấp của một tổ chức vì giúp cho việc đạt được các mục tiêu kiểm soát khác nhau. Truyền thông là sự cung cấp thông tin trong đơn vị( từ cấp trên xuống cấp dưới, từ cấp dưới lên cấp trên và giữa các bộ phận ngang cấp) và với bên ngoài. e) Giám sát Giám sát bao gồm sự đánh giá thường xuyên và định kỳ của người quản lý đối với hệ thống KSNB tại đơn vị nhằm xem xét hoạt động của nó có vận hành đúng như thiết kế hay không và có cần thiết phải sửa đổi chúng cho phù hợp với từng giai đoạn phát triển của đơn vị hay không, từ đó nhà quản lý quyết định những điểm cần điều chỉnh cho phù hợp với từng giai đoạn phát triển của đơn vị. 1.2 KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ SẢN XUẤT KINH DOANH TRONG DOANH NGHIỆP 1.2.1 Khái niệm và phân loại chi phí sản xuất kinh doanh a) Khái niệm chi phí sản xuất kinh doanh Chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ hao phí về lao động sống, lao động vật hóa và các chi phí cần thiết khác phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh trong một thời kỳ nhất định. b) Phân loại chi phí sản xuất kinh doanh Chi phí sản xuất kinh doanh(SXKD) trong doanh nghiệp bao gồm nhiều loại, nhiều khoản khác nhau về nội dung, tính chất, công dụng, vai trò, vị trí trong quá trình kinh doanh. Để quản lý chi phí được tốt và tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kế toán, chi phí phải được phân loại theo những tiêu thức 14 khác nhau dựa vào những căn cứ khoa học, hợp lý và cơ chế quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước trong từng thời kỳ là hết sức quan trọng.  Phân loại chi phí sản xuất kinh doanh theo nội dung kinh tế Theo cách phân loại này, chi phí được chia thành các loại: - Chi phí nguyên vật liệu là toàn bộ giá trị các loại nguyên vật liệu mua ngoài dùng cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. - Chi phí nhân công là toàn bộ các khoản tiền lương; tiền công và các khoản phụ cấp doanh nghiệp phải trả cho công nhân và nhân viên tham gia vào hoạt động SXKD; các khoản chi phí trích nộp theo lương như bảo hiểm y tế(BHYT), bảo hiểm xã hội(BHXH), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN), khinh phí công đoàn(KPCĐ) mà doanh nghiệp phải nộp trong kỳ. - Chi phí khấu hao tài sản cố định(TSCĐ) là toàn bộ số tiền khấu hao các loại TSCĐ trích trong kỳ. - Chi phí dịch vụ mua ngoài là toàn bộ số tiền doanh nghiệp phải trả cho các dịch vụ đã sử dụng vào hoạt động kinh doanh trong các kỳ do các đơn vị ở bên ngoài cung cấp. - Chi phí bằng tiền khác là các khoản chi phí bằng tiền ngoài các khoản đã nêu trên. Cách phân loại này giúp cho doanh nghiệp lập được dự toán chi phí theo các yếu tố, kiểm tra sự cân đối giữa kế hoạch cung cấp nguyên vật liệu, kế hoạch lao động tiền lương, kế hoạch khấu hao TSCĐ, kế hoạch nhu cầu vốn lưu động.  Phân loại chi phí sản xuất kinh doanh theo công dụng kinh tế Theo cách phân loại này chi phí được chia làm các loại sau: - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp(NVLTT) là toàn bộ giá trị của nguyên liệu, vật liệu chính và vật liệu phụ được sử dụng trực tiếp để sản xuất sản phẩm hay thực hiện dịch vụ trong kỳ sản xuất, kinh doanh. - Chi phí nhân công trực tiếp(NCTT) gồm các khoản phải trả cho người 15 lao động trực tiếp như tiền lương, tiền công và các khoản trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ theo tỷ lệ quy định với tiền lương, tiền công. - Chi phí sản xuất chung(SXC) là những chi phí sản xuất phát sinh tại phân xưởng không thuộc hai khoản mục nêu trên bao gồm: tiền lương nhân viên quản lý phân xưởng và các khoản trích theo lương; chi phí vật liệu, công cụ; chi phí khấu hao máy móc thiết bị, nhà xưởng; chi phí dịch vụ mua ngoài; chi phí bằng tiền khác. - Chi phí bán hàng là các chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ hàng hóa như chi phí tiền lương, phụ cấp lương phải trả cho nhân viên bán hàng, tiếp thị, chi phí khấu hao TSCĐ.. - Chi phí quản lý doanh nghiệp(QLDN) là các khoản chi phí cho bộ máy QLDN, các chi phí liên quan đến hoạt động chung của doanh nghiệp như khấu hao TSCĐ phục vụ cho bộ phận quản lý; chi phí công cụ dụng cụ; chi phí tiền lương cho HĐQT, Ban giám đốc, nhân viên các phòng ban; chi phí dịch vụ mua ngoài... - Chi phí tài chính bao gồm các khoản chi phí phát sinh liên quan đến hoạt động tài chính như lãi tiền vay, chi phí phát sinh trong hoạt động đầu tư cổ phiếu... Cách phân loại này giúp doanh nghiệp quản lý chi phí theo từng hoạt động chức năng để khai thác khả năng tiết kiệm chi phí của doanh nghiệp. 1.2.2 Tổ chức thông tin phục vụ kiểm soát chi phí sản xuất kinh doanh Thông tin là điều kiện cần thiết cho việc thiết lập, duy trì và nâng cao năng lực kiểm soát trong doanh nghiệp, thông qua việc hình thành các báo cáo để cung cấp thông tin về chi phí SXKD cho các cấp quản lý. Một hệ thống thông tin đầy đủ phải có hai nhân tố đó là thông tin dự toán và thông tin thực hiện. a) Tổ chức hệ thống thông tin dự toán Hệ thống thông tin dự toán này chính là hệ thống định mức cho các