Tài liệu Tăng cường quản lý rủi ro tín dụng tại ngân hàng xuất nhập khẩu việt nam - chi nhánh hà nội

Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel (: 0918.775.368 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN KHOA KHOA HỌC QUẢN LÝ ---- CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP Đề tài: Hoàn thiện công tác lập kế hoạch sản xuất kinh doanh tại Công ty Cổ phần Cơ khí Xây dựng số 5 Giáo viên hướng dẫn Sinh viên thực hiện Lớp MSSV : Th.S Bùi Thị Hồng Việt : Đậu Thị Hải Hà : Quản lý công 48 : CQ483572 LỜI MỞ ĐẦU Sinh viên: Đậu Thị Hải Hà 1 Lớp: QLC 48 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel (: 0918.775.368 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Với sự chuyển mình của nền kinh tế hiện nay ở nước ta, môi trường kinh doanh có rất nhiều biến động; do đó để có thể đối phó được với những thay đổi này một trong những biện pháp mà doanh nghiệp nào cũng chú trọng đến là phải tiến hành xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh. Lập kế hoạch có một vai trò hết sức quan trọng, có thể nói đó là nền tảng trong kinh doanh, là chức năng đầu tiên của quá trình quản lý. Lập kế hoạch gắn liền với việc lựa chọn mục tiêu và chương trình hành động trong tương lai, là cơ sở để xác định và triển khai các chức năng còn lại là tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra. Một kế hoạch tốt sẽ tạo điều kiện thúc đẩy tổ chức phát triển theo con đường định trước. Trong quá trình thực tập tại Công ty Cổ phần Cơ khí Xây dựng số 5 em đã có điều kiện nghiên cứu về công tác lập kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty. Do đó, em chọn đề tài: “Hoàn thiện công tác lập kế hoạch sản xuất kinh doanh tại Công ty Cổ phần Cơ khí Xây dựng số 5”. Trong phạm vi nghiên cứu của đề tài, em xin trình bày thực trạng công tác lập kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty, những kết quả đạt được và một số vấn đề còn tồn tại, đồng thời em xin đưa ra một số kiến nghị nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác này. Ngoài phần mở đầu, kết luận và danh mục tài liệu tham khảo, nội dung của chuyên đề gồm 3 phần sau : Chương I: Lý luận chung về công tác lập kế hoạch Chương II: Thực trạng công tác lập kế hoạch sản xuất kinh doanh tại Công ty Cổ phần Cơ khí Xây dựng số 5 Chương III: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác lập kế hoạch sản xuất kinh doanh tại công ty Cổ phần Cơ khí Xây dựng số 5 Dù đã có nhiều cố gắng, song do khả năng phân tích và trình độ nhận thức còn hạn chế nên bài viết chắc chắn còn nhiều thiếu sót. Em kính mong nhận được sự đóng góp ý kiến của cô giáo hướng dẫn để hoàn thiện hơn bài viết của mình.. Em xin chân thành cảm ơn cô giáo Bùi Thị Hồng Việt cùng các cán bộ trong phòng tài chính- kế toán của Công ty Cổ phần Cơ khí Xây dựng số 5 đã trực tiếp giúp đỡ, tạo điều kiện cho em hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp này. Đồng thời, em Sinh viên: Đậu Thị Hải Hà 2 Lớp: QLC 48 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel (: 0918.775.368 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp xin chân thành cảm ơn các thầy cô trong khoa Khoa học quản lý đã giúp em có được kiến thức trong suốt quá trình học tập. Sinh viên: Đậu Thị Hải Hà Lớp: Kinh tế và quản lý công 48 Sinh viên: Đậu Thị Hải Hà 3 Lớp: QLC 48 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel (: 0918.775.368 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp CHƯƠNG I LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH I. KHÁI NIỆM LẬP KẾ HOẠCH VÀ HỆ THỐNG KẾ HOẠCH TRONG TỔ CHỨC 1. Khái niệm lập kế hoạch Chúng ta biết rằng quản lý có bốn chức năng cơ bản là lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra. Có thể thấy lập kế hoạch là chức năng đầu tiên của quản lý, là nền tảng cho việc thực hiện các chức năng khác của quản lý. Công tác lập kế hoạch gắn liền với việc lựa chọn mục tiêu và chương trình hành động trong tương lai, giúp nhà quản lý xác định được các chức năng khác còn lại nhằm đảm bảo đạt được các mục tiêu đề ra. Có nhiều khái niệm khác nhau về công tác lập kế hoạch tùy thuộc vào từng góc độ nghiên cứu. Chúng ta xem xét một số khái niệm sau: Trên góc độ ra quyết định thì: Lập kế hoạch là một loại ra quyết định đặc thù để xác định một tương lai cụ thể mà các nhà quản lý mong muốn cho tổ chức của họ. “Trong bốn chức năng cơ bản của quản lý là lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra thì lập kế hoạch là chức năng khởi đầu và trọng yếu đối với mỗi nhà quản lý. Có thể hình dung lập kế hoạch bắt đầu từ rễ cái của một cây sồi đồ sộ, rồi từ đó mọc lên các “ nhánh” tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra”. (1) Với cách tiếp cận theo quá trình thì: “ Lập kế hoạch là một quá trình tiếp diễn phản ánh và thích ứng được với những biến động diễn ra trong môi trường của mỗi tổ chức”12) Lập kế hoạch được xem là quá trình thích ứng với sự không chắc chắn của môi trường bằng việc xác định trước các phương án hành động để đạt được mục tiêu cụ thể của tổ chức. Trong đó kế hoạch sản xuất kinh doanh có thể coi là quá trình liên tục xoáy trôn ốc với chất lượng ngày càng tăng lên kể từ khi chuẩn bị xây dựng kế hoạch cho tới lúc chuẩn bị tổ chức thực hiện kế hoạch nhằm đưa hoạt động của doanh nghiệp theo đúng mục tiêu đã đề ra.(3) (1,2) Khoa học quản lý tập I –Khoa khoa học quản lý –NXB khoa học và kỹ thuật 2004 –Trang 333 1 Sinh viên: Đậu Thị Hải Hà 4 Lớp: QLC 48 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel (: 0918.775.368 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Với cách tiếp cận theo nội dung và vai trò (4) : Theo RONNER: “Hoạt động của công tác lập kế hoạch là một trong những hoạt động nhằm tìm ra con đường để huy động và sử dụng các nguồn lực của doanh nghiệp một cách có hiệu quả nhất để phục vụ cho các mục tiêu kinh doanh”. Theo HENRYPAYH: “Lập kế hoạch là một trong những hoạt động cơ bản của quá trình quản lý cấp công ty, xét về mặt bản chất thì hoạt động này nhằm mục đích xem xét các mục tiêu, các phương án kinh doanh, bước đi trình tự và cách tiến hành các hoạt động sản xuất kinh doanh.” Trên đây là những quan điểm khác nhau nhưng tất cả đều hướng về bản chất của chức năng này: Lập kế hoạch là quá trình xác định các mục tiêu và lựa chọn các phương thức để đạt được các mục tiêu đó. Như vậy công tác lập kế hoạch giải quyết hai nhiệm vụ cơ bản là: thứ nhất là xác định, xây dựng mục tiêu mà tổ chức hướng đến và cần đạt được trong tương lai; thứ hai là tìm ra phương thức để đạt được mục tiêu với hiệu quả cao nhất. Thực hiện tốt công tác lập kế hoạch sẽ tạo điều kiện thúc đẩy tổ chức phát triển đúng hướng theo con đường đã chọn. 2. Vai trò của công tác lập kế hoạch Có thể thấy lập kế hoạch có một vai trò đặc biệt quan trọng và là công việc không thể thiếu ở mọi tổ chức. Kế hoạch là công cụ của nhà quản lý, là vật truyền dẫn tác động của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý. Lập kế hoạch có chức năng định hướng cho mọi hoạt động của tổ chức thông qua việc thiết lập các mục tiêu và phương thức thực hiện chúng, định hướng tổ chức đi theo con đường đã chọn. Kế hoạch là một trong những công cụ quan trọng trong việc liên kết, thống nhất mọi hoạt động của tổ chức. Các hoạt động sẽ vận hành theo kế hoạch định sẵn, tránh sự chồng chéo lên nhau, từ đó giảm được các hoạt động lãng phí. Bên cạnh đó lập kế hoạch còn sắp xếp thứ tự ưu tiên các mục tiêu, đưa ra các chương trình, các kế hoạch tác nghiệp cụ thể trong từng giai đoạn, tiến từng bước đến mục tiêu chiến lược của tổ chức. (3) Lý thuyết quản trị kinh doanh – TS Nguyễn Thị Hồng Thuỷ - Nguyễn Thị Ngọc Huyền – NXB KHKT – 1997 Sinh viên: Đậu Thị Hải Hà 5 Lớp: QLC 48 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel (: 0918.775.368 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp (4) Những vấn đề cốt yếu của quản lý – Harold koontz, cyril odonnell, Heinz weihrich – NXB khoa học và kỹ thuật – 1992 Trong xu thế hội nhập hiện nay, môi trường kinh doanh ngày càng biến động, các doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển cần nâng cao hơn nữa khả năng lập kế hoạch sản xuất kinh doanh. Lập kế hoạch là quá trình thích ứng với những thay đổi trong môi trường kinh doanh của doanh nghiệp. Một kế hoạch tốt sẽ giúp doanh nghiệp đánh giá được đối thủ và nguồn lực hiện có của mình, đưa ra những phương án có độ an toàn cao nhất nhằm tránh được những tổn thất có thể mang lại. Nhờ có kế hoạch mà người quản lý có thể tổ chức và khai thác con người cũng như các nguồn lực một cách hiệu quả nhất. Kế hoạch thiết lập nên những tiêu chuẩn tạo điều kiện cho công tác kiểm tra, kiểm soát đạt được kết quả cao, đồng thời phối hợp và thúc đấy nỗ lực của các nhân viên nhằm đạt được mục tiêu tối cao của tổ chức. Như vậy lập kế hoạch là chức năng đầu tiên, là điểm khởi đầu của mọi quá trình quản lý. Việc so sánh giữa kết quả thực hiện và kế hoạch cho phép tổ chức đánh giá được hiệu quả hoạt động, qua đó rút kinh nghiệm, tìm ra những điểm mạnh, điểm yếu và đưa ra được những kế hoạch, phương án tốt hơn trong kỳ kế tiếp. 3. Hệ thống kế hoạch của tổ chức (5) Hệ thống kế hoạch của một tổ chức là tổng hợp của nhiều loại kế hoạch khác nhau nhưng có mối quan hệ chặt chẽ với nhau theo một định hướng nhất định nhằm thực hiện mục tiêu tối cao của tổ chức. Tùy theo từng cách tiếp cận ta có thể phân chia hệ thống kế hoạch theo các tiêu thức khác nhau. Sau đây là một số tiêu thức cơ bản: 3.1. Theo thời gian thực hiện kế hoạch Theo thời gian thực hiện, kế hoạch được chia thành 3 loại sau: - Kế hoạch dài hạn: Là kế hoạch cho thời kỳ từ 5 năm trở lên nhằm xác định mục tiêu dài hạn của tổ chức, được thể hiện qua chiến lược, chính sách… Đây là những mục tiêu quan trọng, định hướng cho việc thiết lập các mục tiêu trung hạn và ngắn hạn. Kế hoạch dài hạn được lập nên bởi những nhà quản lý cấp cao, mang tính tập trung cao và linh hoạt. Sinh viên: Đậu Thị Hải Hà 6 Lớp: QLC 48 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel (: 0918.775.368 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp (5) Khoa học quản lý tập I -PGS.TS. Đoàn Thị Thu Hà - Nguyễn Thị Ngọc Huyền - NXB KH & KT 2004 - Kế hoạch trung hạn: Là loại kế hoạch cụ thể hóa của kế hoạch dài hạn, được thực hiện cho thời kỳ từ 1 đến 5 năm nhằm phác thảo các chính sách, chương trình trung hạn để thực hiện các mục tiêu được hoạch định trong chiến lược của tổ chức. Kế hoạch trung hạn được lập bởi các chuyên gia quản lý cấp cao, tính tập trung và linh hoạt không cao như kế hoạch dài hạn. - Kế hoạch ngắn hạn: Là kế hoạch có thời gian thực hiện ngắn ( < 1 năm), thường là những kế hoạch tác nghiệp. Nó là sự cụ thể hoá nhiệm vụ sản xuất kinh doanh dựa vào mục tiêu chiến lược, luôn đi theo định hướng của kế hoạch dài hạn và trung hạn, được thể hiện qua các kế hoạch hàng năm, bản kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm. Kế hoạch ngắn hạn do các chuyên gia quản lý điều hành lập nên, không mang tính chất tập trung và thường rất cứng nhắc, ít linh hoạt . Có thể thấy kế hoạch dài hạn giữ vai trò trung tâm, là kim chỉ nam định hướng triển khai các kế hoạch trung hạn và ngắn hạn. 3.2. Theo mức độ tổng quát Sứ mệnh Kế hoạch chiến lược Kế hoạch tác nghiệp Kế hoạch đơn dụng: Chương trình Dự án Ngân quỹ Sinh viên: Đậu Thị Hải Hà Kế hoạch thường trực: Chính sách Quy tắc Thủ tục 7 Lớp: QLC 48 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel (: 0918.775.368 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 3.2.1. Sứ mệnh Sứ mệnh nêu lên lý do và mục đích tồn tại của tổ chức, là cơ sở đầu tiên để xác định mục tiêu chiến lược của tổ chức, là phương hướng phấn đấu của tổ chức trong suốt thời gian tồn tại của mình và nó là cơ sở để xác định phương thức hành động cơ bản của tổ chức. Sứ mệnh sẽ trả lời cho câu hỏi: Tổ chức tồn tại vì mục đích nào? Sứ mệnh của một tổ chức được đặt ra trên cơ sở xác định những lĩnh vực hoạt động của tổ chức đó, những giả định về mục đích, sự thành đạt và vị trí của tổ chức trong môi trường hoạt động của nó . 3.2.2. Kế hoạch chiến lược Kế hoạch chiến lược là kế hoạch đưa ra những mục tiêu tổng thể và phương thức cơ bản để thực hiện nó trên cơ sở phân tích môi trường và vị trí của tổ chức trong môi trường đó. Đây thường là kế hoạch dài hạn do nhà quản lý cấp cao định ra, có vai trò định hướng cho sự phát triển của tổ chức. Có thể chia chiến lược theo 3 cấp như mô hình sau: Chiến lược cấp tổ chức Chiến lược cấp ngành Chiến lược cấp chức năng Chiến lược cấp tổ chức là chiến lược do bộ phận quản lý cao nhất lập ra nhằm nắm bắt được những mối quân tâm và hoạt động trong một tổ chức, cho biết lĩnh vực hoạt động của tổ chức, mục tiêu và kỳ vọng trong mỗi lĩnh vực đó ..., định hướng cho kế hoạch cấp dưới. Chiến lược cấp ngành quan tâm đến một lĩnh vực, một ngành nhất định của tổ chức, xác định loại sản phẩm, dịch vụ, định hướng khách hàng và các nguồn lực bổ sung cần thiết cho lĩnh vực đó. Chiến lược cấp chức năng là sự chi tiết hóa của chiến lược cấp ngành trong quá trình phát triển của tổ chức gồm các chiến lược về nhân sự, tài chính, marketing... Đây là cấp chiến lược thấp nhất trong một tổ chức. Sinh viên: Đậu Thị Hải Hà 8 Lớp: QLC 48 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel (: 0918.775.368 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 3.2.3. Kế hoạch tác nghiệp Trong các cấp kế hoạch thì kế hoạch tác nghiệp là kế hoạch chi tiết nhất. Đó là những kế hoạch cụ thể hoá cho các kế hoạch chiến lược, điều hành, phối hợp và phân bổ nguồn lực của tổ chức để giải quyết các công việc có tính chất ngắn hạn và những công việc hàng ngày của tổ chức. Các kế hoạch tác nghiệp được chia thành hai loại là kế hoạch tác nghiệp đơn dụng và kế hoạch tác nghiệp thường trực. Các kế hoạch tác nghiệp đơn dụng được xây dựng một lần sử dụng một lần cho những hoạt động không lặp lại. Bao gồm: - Chương trình: gồm các chính sách, thủ tục, qui tắc và các nguồn lực cần thiết có thể huy động nhằm thực hiện các mục tiêu nhất định mang tính độc lập tương đối. Chương trình được hỗ trợ bằng những ngân quỹ cần thiết. Một chương trình quan trọng thường ít khi đứng một mình, nó thường là một bộ phận của một hệ thống phức tạp các chương trình. - Dự án: thường có mục tiêu cụ thể, quan trọng và mang tính độc lập tương đối. Nguồn lực để thực hiện mục tiêu của dự án phải rõ ràng bao gồm cả nguồn lực theo thời gian và không gian. - Ngân quỹ: Là kế hoạch tác nghiệp được thể hiện bằng số. Ngân quỹ có thể là tiền, nguồn nhân lực, máy móc, thiết bị… Các kế hoạch tác nghiệp thường trực, xây dựng một lần sử dụng nhiều lần cho những hoạt động thường xuyên lặp lại. Bao gồm: - Chính sách: Là quan điểm, phương hướng và cách thức chung để ra quyết định trong tổ chức. Chính sách bảo đảm sự phối hợp hành động và giúp cho việc thống nhất các kế hoạch khác nhau trong tổ chức. - Quy tắc: Là loại hình kế hoạch đơn giản nhất cho biết những hành động nào có thể làm, những hành động nào không được làm. Đây là loại kế hoạch hướng dẫn hành động trong tổ chức nhưng không theo một trình tự thời gian nhất định và có tính chất điển hình, lâu dài. - Thủ tục: Là các kế hoạch chỉ ra một cách chính xác và chi tiết chuỗi các hành động cần thiết phải thực hiện theo trình tự thời gian hoặc cấp bậc quản lý để đạt được mục tiêu nhất định. Thủ tục thiết lập nên một phương pháp cần thiết cho việc điều hành công việc trong tương lai. Sinh viên: Đậu Thị Hải Hà 9 Lớp: QLC 48 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel (: 0918.775.368 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trên thực tế việc phân loại các kế hoạch theo các tiếp cận trên chỉ mang tính tương đối vì các loại kế hoạch có mối quan hệ mật thiết với nhau. Một kế hoạch có thể thuộc nhiều loại khác nhau tùy theo tiêu chí đánh giá. II. NỘI DUNG CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH Nội dung công tác lập kế hoạch được thể hiện qua mô hình sau: - môi trường vĩ mô Nghiên cứu và dự báo - môi trường vi mô - môi trường ngành Khẳng định kế hoạch bậc cao hơn Xác định mục tiêu ưu tiên cho từng giai đoạn kế hoạch Xây dựng các phương án kế hoạch Đánh giá các phương án và lựa chọn phương án tối ưu Quyết định và thể chế hóa kế hoạch Sinh viên: Đậu Thị Hải Hà 10 Lớp: QLC 48 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel (: 0918.775.368 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 1. Nghiên cứu và dự báo Nghiên cứu và dự báo là công việc đầu tiên của bất cứ công tác lập kế hoạch nào trong doanh nghiệp. Để nắm bắt được cơ hội và phát hiện ra những thách thức thì doanh nghiệp cần phải có những hiểu biết về môi trường, thị trường, về điểm mạnh, điểm yếu của mình so với các đối thủ cạnh tranh khác. Doanh nghiệp phải dự đoán trước các yếu tố không chắc chắn có thể xảy ra từ đó đưa ra phương án đối phó thích hợp. Nghiên cứu và dự báo phải được tiến hành trên cả môi trường vĩ mô, môi trường vi mô và môi trường bên trong của tổ chức. Việc tìm hiểu môi trường vĩ mô giúp doanh nghiệp trả lời câu hỏi: Hiện nay doanh nghiệp đang đối phó với vấn đề gì? Có 5 yếu tố quan trọng trong môi trường vĩ mô có tác động tới quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Đó là: yếu tố kinh tế, yếu tố chính trị và pháp lý, yếu tố xã hội, yếu tố công nghệ, yếu tố tự nhiên. Trong đó yếu tố kinh tế là yếu tố rất quan trọng và ảnh hưởng lớn đến mọi mặt hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, bao gồm các yếu tố chính sau: lãi suất ngân hàng, tỷ lệ lạm phát, chu kỳ kinh tế, cán cân thanh toán, chính sách tiền tệ, mức độ thất nghiệp, thu nhập quốc dân,… Yếu tố chính trị và pháp lý là yếu tố có ý nghĩa đặc biệt đối với doanh nghiệp muốn vươn ra thị trường thế giới, bao gồm: các chính sách, qui chế, định chế, luật lệ, chế độ tiền lương, thủ tục hành chính,…do chính phủ đề ra. Yếu tố xã hội là cơ sở hình thành thị trường tiêu dùng. Ngoài ra sự thay đổi về công nghệ, khí hậu, tài nguyên… cũng tác động rất lớn đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.Việc phân tích các yếu tố trên giúp cho nhà quản lý tiến hành các dự báo về những xu thế chính của sự biến đổi môi trường tương lai nhằm có sự điều chỉnh thích hợp và kịp thời cho các chiến lược kinh doanh của mình. Môi trường vi mô có tác động trực tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Nó không những quyết định tính chất mà còn quyết định mức độ cạnh tranh của doanh nghiệp trong một ngành, một lĩnh vực hoạt động. Nghiên cứu môi trường vi mô cho ta cái nhìn tổng quan về đối thủ tiềm năng, sản phẩm thay thế, sự cạnh tranh của các doanh nghiệp trong ngành, sự thay đổi trong nhu cầu của khách hàng cũng như quyền lực của họ…Khi phân tích môi trường vi mô cần xác định được vị thế của doanh nghiệp trên thị trường. Qua đó doanh nghiệp tiến hành Sinh viên: Đậu Thị Hải Hà 11 Lớp: QLC 48 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel (: 0918.775.368 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp xây dựng, điều chỉnh kế hoạch sản xuất kinh doanh phù hợp với vị thế và sự thay đổi của môi trường ngành. Nếu như việc phân tích các nhân tố của môi trường vĩ mô, vi mô giúp chúng ta xác định cơ hội và thách thức của doanh nghiệp thì việc phân tích các nhân tố nội bộ doanh nghiệp sẽ cho thấy những điểm mạnh, điểm yếu của bản thân doanh nghiệp so với yêu cầu nhiệm vụ hoạt động sản xuất kinh doanh và so với đối thủ cạnh tranh. Những điểm mạnh, điểm yếu của doanh nghiệp được thể hiện thông qua các chức năng sản xuất, marketing, nhân sự, tài chính kế toán, quản lý vật tư, hệ thống kho hàng, mạng phân phối,…Khi tiến hành lập kế hoạch cần thu thập đầy đủ thông tin về kết quả hoạt động của kỳ trước và khả năng nguồn lực của doanh nghiệp. Khi tiến hành nghiên cứu và dự báo cần chú trọng đến tính chính xác của thông tin, tránh những thông tin sai do đối thủ cố ý bày sẵn. Bên cạnh đó cần sàng lọc, lựa chọn thông tin, tránh tình trạng nhiễu thông tin. 2. Khẳng định kế hoạch bậc cao hơn Kế hoạch bậc cao hơn là những kế hoạch định hướng, khẳng định cơ hội, thách thức cho hệ thống mà chúng ta tiến hành lập kế hoạch. Việc phân tích kế hoạch bậc cao hơn cần đảm bảo tính thống nhất trong hoạt động của tổ chức nhằm làm cho việc xây dựng và thực hiện các kế hoạch bậc thấp hơn trở thành công cụ thực hiện mục tiêu chung của tổ chức. 3. Xác định mục tiêu Với những kết quả nghiên cứu và dự báo thu thập được, người lập kế hoạch cần thiết lập một hệ thống các mục tiêu. Đó là những công việc, nhiệm vụ, hành động mà tổ chức cần đạt được nhằm tận dụng các cơ hội và hạn chế những thách thức. Các mục tiêu đưa ra phải xác định rõ thời hạn để thực hiện và được lượng hoá đến mức cao nhất có thể. Có hai loại mục tiêu là mục tiêu định tính và mục tiêu định lượng. Việc định lượng góp phần làm cho mục tiêu dễ dàng thực hiện hơn và các mục tiêu định lượng cho phép đánh giá kết quả thực hiện chính xác hơn. Trong quá trình thiết lập mục tiêu cần sắp xếp các mục tiêu theo thứ tự ưu tiên nhất định. Qua đó cho thấy mức độ quan trọng của từng mục tiêu, đưa ra thứ tự giải Sinh viên: Đậu Thị Hải Hà 12 Lớp: QLC 48 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel (: 0918.775.368 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp quyết các mục tiêu nhằm phân bổ hợp lý nguồn lực trong tổ chức. Một tổ chức hay doanh nghiệp đều có thể có hai loại mục tiêu là mục tiêu hàng đầu và mục tiêu hàng thứ hai. Những mục tiêu hàng đầu thường liên quan đến sự sống còn và phát triển của tổ chức. Đối với một doanh nghiệp, đó là những mục tiêu về lợi nhuận, doanh thu hay thị phần. Những mục tiêu hàng thứ hai lại liên quan đến tính hiệu quả của doanh nghiệp. Chúng không ảnh hưởng lớn đến sự sống còn của doanh nghiệp như các mục tiêu hàng đầu nhưng cũng rất quan trọng đối với sự thành công của doanh nghiệp. Đó là những mục tiêu về sự phát triển của sản phẩm mới, tính hiệu quả trong công tác quản lý nhân sự…Bên cạnh đó, nhà quản lý luôn phải lưu ý rằng mục tiêu không được xa rời với thực tiễn và cần xác định rõ trách nhiệm thực hiện và thời hạn thực hiện các mục tiêu. 4. Xây dựng phương án kế hoạch Dựa trên hệ thống mục tiêu đã định nhà quản lý tiến hành nghiên cứu các phương án hành động. Trong mỗi phương án cần phải xác định được hai nội dung cơ bản là: Phải xác định được giải pháp của kế hoạch và phải xác định được các công cụ và nguồn lực cần thiết để thực hiện các giải pháp đó. Một mục tiêu có thể có nhiều phương án thực hiện. Khi xây dựng các phương án cần chú ý đến nguồn lực hiện tại của tổ chức, tránh các phương án vượt quá khả năng, không khả thi. Người lập kế hoạch cần phải thực hiện bước khảo sát sơ bộ lựa chọn ra các phương án có triển vọng nhất để đưa ra phân tích và giảm bớt các phương án lựa chọn . 5. Đánh giá các phương án và lựa chọn phương án tối ưu Để đánh giá các phương án người lập kế hoạch phải đưa ra một hệ thống các tiêu chí phù hợp với mục tiêu đã định và trung thành với các tiền đề đã được xác định. Các tiêu chí nên được định lượng nhằm tạo được sự rõ ràng, dễ dàng trong việc đánh giá. Việc đánh giá các phương án cần được tiến hành kỹ lưỡng, chi tiết để đưa ra sự so sánh chính xác nhất. Sau khi đánh giá thì một vài phương án tối ưu nhất sẽ được lựa chọn. Đó là phương án đem lại hiệu quả cao nhất và phù hợp với nguồn lực của tổ chức. 6. Quyết định và thể chế hóa kế hoạch Sinh viên: Đậu Thị Hải Hà 13 Lớp: QLC 48 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel (: 0918.775.368 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Các phương án được lựa chọn sẽ được đưa ra hội đồng quản trị, ban giám đốc và các phòng ban liên quan xem xét, từ đó ra quyết định phân bổ con người và các nguồn lực khác của tổ chức cho việc thực hiện kế hoạch. Đây là bước cuối cùng của công tác lập kế hoạch và cũng là cơ sở pháp lý cho việc thực hiện kế hoạch. III. MỘT SỐ MÔ HÌNH LẬP KẾ HOẠCH SẢN XUẤT KINH DOANH Trong thực tế doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều phương pháp để lập kế hoạch, tuỳ thuộc vào mục đích, yêu cầu mà doanh nghiệp sử dụng các phương pháp khác nhau. Sau đây là một số phương pháp được áp dụng rộng rãi trong các tổ chức hiện nay: 1. Mô hình PEST Mô hình PEST nghiên cứu các tác động của các yếu tố trong môi trường vĩ mô. Các yếu tố đó là: ← Political (Thể chế- Luật pháp) ← Economics (Kinh tế) ← Sociocultrural (Văn hóa- Xã Hội) ← Technological (Công nghệ) Đây là bốn yếu tố có ảnh hưởng trực tiếp đến các ngành kinh tế, các yếu tố này là các yếu tố bên ngoài của doanh nghiệp và ngành, ngành phải chịu các tác động của nó đem lại như một yếu tố khách quan. Các doanh nghiệp dựa trên các tác động sẽ đưa ra những chính sách, hoạt động kinh doanh phù hợp. Sinh viên: Đậu Thị Hải Hà 14 Lớp: QLC 48 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel (: 0918.775.368 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Mô hình PEST hiện nay đã được mở rộng thành các ma trận PESLT ( Bao gồm yếu tố Legal- pháp luật ) và STEEPLE(Socical/Demographic-Nhân khẩu học, Techonogical, Economics,Envirnomental, Policy, Legal, Ethical- Đạo đức ) và càng ngày càng hoàn thiện trở thành một chuẩn mực không thể thiếu khi nghiên cứu môi trường bên ngoài của doanh nghiệp. 2. Mô hình BCG Mô hình nêu lên mối quan hệ giữa tăng trưởng và thị phần. Công ty sẽ xác định tốc độ tăng trưởng của từng sản phẩm cũng như thị phần của nó và đặt vào trong ma trận. 25% 20% Tỷ lệ Ngôi sao Dấu hỏi Con bò sữa Con chó 10% Tăng trưởng Thị phần 0% 1 0.5 0.2 0.1 Dựa vào ma trận này để đưa ra 4 chiến lược cơ bản là: - Xây dựng: Đầu tư, củng cố cho các sản phẩm nằm trong phần dấu hỏi. Trong chiến lược này đôi khi phải lợi nhuận trước mắt để nhằm đến mục tiêu dài hạn. - Giữ: áp dụng cho sản phẩm nằm trong vùng Bò sữa nhằm tối đa hóa khả năng sinh lời. - Thu hoạch: tập trung vào mục tiêu đạt được lợi nhuận ngay trong ngắn hạn thông qua cắt giảm chi phí, tăng giá, cho dù nó có ảnh hưởng tới mục tiêu lâu dài của sản phẩm hay công ty. Chiến lược này phù hợp với sản phẩm trong phần Bò Sữa nhưng thị phần hoặc tăng trưởng thấp hơn bình thường hoặc Bò Sữa nhưng tương lai không chắc chắn. Ngoài ra, có thể sử dụng cho sản phẩm trong Dấu hỏi nhưng không thể chuyển sang Ngôi sao hay Con chó. Sinh viên: Đậu Thị Hải Hà 15 Lớp: QLC 48 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel (: 0918.775.368 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp - Từ bỏ: Mục tiêu là từ bỏ sản phẩm hoặc bộ phận kinh doanh nào không có khả năng sinh lời để tập trung nguồn lực vào những sản phẩm hay bộ phận có khả năng sinh lời lớn hơn. Chiến lược này áp dụng cho sản phẩm nằm trong phần Dấu hỏi và chắc chắn không thể trở thành Ngôi sao và cho sản phẩm nằm trong phần Con chó. 3. Mô hình McKinsey Mô hình McKinsey giúp các doanh nghiệp phân khúc hoạt động, xác định vị trí của mình trong khúc hoạt động, từ đó xác định chiến lược, xây dựng kế hoạch cạnh tranh. Phân khúc hoạt động chỉ áp dụng cho các hoạt động có tính đồng nhất về mặt kinh tế và kỹ thuật như nhóm sản phẩm sử dụng cùng loại nguyên liệu, nhằm cùng nhóm khách hàng, tiêu thụ bởi cùng mạng phân phối,… Vị trí của doanh nghiệp trên khúc chiến lược được xác định theo ma trận sau: Lớn Sinh viên: Đậu Thị Hải Hà B A A C B A C C B 16 Lớp: QLC 48 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel (: 0918.775.368 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trung bình Nhỏ Kém Trung bình Lớn Ưu thế của doanh nghiệp Dựa vào vị trí của mình trên ma trận, doanh nghiệp sẽ lựa chọn chiến lược tương ứng như sau: Vùng A: Chiến lược tấn công, đầu tư để tăng thị phần. Sinh viên: Đậu Thị Hải Hà 17 Lớp: QLC 48 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel (: 0918.775.368 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Vùng B: Chiến lược phòng thủ, đầu tư một cách có lựa chọn và nghiên cứu một cách có hệ thống để tăng lợi nhuận. Vùng C: Chiến lược thu hẹp đầu tư thường được ứng dụng. Ma trận vị trí ABC cho thấy tỷ lệ tăng trưởng của ngành chỉ là một cách đánh giá đặc biệt lợi ích của ngành, tương tự mức sản xuất tích luỹ của doanh nghiệp so với mức sản xuất của nhà cạnh tranh lớn nhất cũng chỉ là một cùng với các chỉ tiêu khác để thể hiện ưu thế cạnh tranh của doanh nghiệp mà thôi. 4. Mô hình “ Năm lực lượng “ của M.Porter Đây là mô hình thường được dùng trong lập kế hoạch cấp tổ chức, đánh giá khả năng cạnh tranh của một tổ chức qua việc xem xét năm lực lượng trong môi trường hoạt động của tổ chức đó: nhà cung cấp, đối thủ cạnh tranh, khách hàng, những sản phẩm và dịch vụ thay thế, tính cạnh tranh khốc liệt giữa các đối thủ. Mô hình này được xem là công cụ hữu dụng và hiệu quả để tìm hiểu nguồn gốc lợi nhuận. Quan trọng hơn cả, mô hình này cung cấp các chiến lược cạnh tranh để doanh nghiệp duy trì hay tăng lợi nhuận. Đối thủ tiềm ẩn Đe dọa của các đối thủ chưa xuất hiện Quyền lực đàm phán Cạnh tranh nội bộ ngành Nhà cung cấp Cạnh tranh giữa các doanh nghiệp đang có mặt trên thị trường Khách hàng Nhà phân phối Quyền lực đàm phán Thách thức của sản phẩm, dịch vụ thay thế Sinh viên: Đậu Thị Hải Hà Sản phẩm, dịch vụ thay thế 18 Lớp: QLC 48 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel (: 0918.775.368 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 5. Mô hình SWOT Đây là mô hình dùng để đánh giá những điểm mạnh, điểm yếu của tổ chức qua việc đáng giá tổng thể tổ chức về công nghệ, nhân sự, tài chính… so sánh với mặt bằng chung của ngành. Từ đó đưa ra những cơ hội cũng như thách thức hiện tại và trong thời gian tới. Như vậy việc lập ra ma trận SWOT giúp tổ chức đưa ra được các biện pháp nhằm nắm bắt cơ hội và đối phó với những mối đe dọa có thể xảy ra. Mô hình này thường được sử dụng trong kế hoạch cấp ngành. Cơ hội Đe dọa O1 S1 Oh S1O1 S1Oh t1 tk S1t1 S1tk Điểm Mạnh SiOj Sitj Sn SnO1 SnOh Snt1 W1 W1O1 W1Oh W 1t 1 Sntk W1tk Điểm Yếu WiOj Wm WmO1 Witj WmOh Wmt1 Wmtk Ma trận SWOT 6. Mô hình nghiên cứu môi trường bên trong theo chức năng hoạt động của tổ chức Hoạt động của tổ chức gồm các hoạt động hỗ trợ và các hoạt động chính được thể hiện qua mô hình chuỗi gía trị sau: Sinh viên: Đậu Thị Hải Hà 19 Lớp: QLC 48 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel (: 0918.775.368 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Quản lý Các hoạt động hỗ trợ - Xây dựng kết cấu hạ tầng - Dịch vụ pháp lý - Quản lý nguồn nhân lực - Nghiên cứu thị trường - Dịch vụ đối ngoại…. Các hoạt động chính Nghiên cứu và dự báo môi trường Thiết kế sp và dịch vụ Thu hút nguồn nhân lực Sản xuất Phân phối sp và dịch vụ Dịch vụ sau bán hàng Mục đích, mục tiêu của tổ chức Khi nghiên cứu môi trường bên trong cần tiến hành trên tất cả các hoạt động trên nhằm có được cái nhìn tổng quan nhất về tình hình hoạt động sản xuất của doanh nghiệp. Từ đó tìm ra được mục tiêu của donah nghiệp trong từng giai đoạn cụ thể, xây dựng được kế hoạch phù hợp nhất với nguồn lực hiện có. Ngoài các mô hình trên còn có rất nhiều mô hình và phương pháp để hoạch định kế hoạch như: sơ đồ mạng PERT, phương pháp tổ hợp kinh doanh, phương pháp phân tích chu kỳ sống của sản phẩm…Việc sử dụng các mô hình trên một cách linh hoạt sẽ góp phần xây dựng ngày càng tốt hơn kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Sinh viên: Đậu Thị Hải Hà 20 Lớp: QLC 48