Tài liệu Xây dựng phân hệ kế toán tiền lương nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý lương tại công ty tnhh một thành viên điện cơ hóa chất 15, thái nguyên

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU...............................................................................................................1 Chương 1....................................................................................................................... 3 TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ TIỀN LƯƠNG..............................................................3 1.1. Những vấn đề chung về kế toán tiền lương.........................................................3 1.1.1 Khái niệm và đặc điểm của tiền lương..........................................................3 1.1.2. Vai trò và ý nghĩa của tiền lương.............................................................4 1.1.3. Các nhân tố ảnh hưởng tới tiền lương.....................................................5 1.2. Phân loại tiền lương.............................................................................................6 1.2.1. Quỹ tiền lương, quỹ BHXH, quỹ BHYT, và KPCĐ........................................6 1.2.2. Các hình thức trả lương................................................................................8 Chương 2..................................................................................................................... 13 KHẢO SÁT THỰC TRẠNG VÀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG..................13 KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN..................13 ĐIỆN CƠ – HÓA CHẤT 15, THÁI NGUYÊN...........................................................13 2.1. Giới thiệu tổng quan về Công ty TNHH một thành viên Điện cơ - Hóa chất 15, Thái Nguyên.............................................................................................................13 2.1.1. Lịch sử hình thành và quá trình phát triển công ty......................................13 2.1.2. Đặc điểm kinh doanh và tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty............13 2.1.3 Đặc điểm công tác kế toán tiền lương của công ty......................................15 2.2. Sơ đồ các chức năng trong hệ thống kế toán tiền lương...............................17 2.2.1. Tổng quát....................................................................................................17 2.2.2. Mô tả hệ thống:..........................................................................................18 2.2.3. Thiết kế cơ sở dữ liệu.................................................................................18 2.2.4. Tài khoản sử dụng kế toán lương.............................................................19 2.2.5. Đánh giá hệ thống......................................................................................20 2.3. Phân tích thiết kế hệ thống.............................................................................21 2.3.1. Sơ đồ phân cấp chức năng........................................................................21 2.3.2. Sơ đồ mức khung cảnh..............................................................................22 Chương 3..................................................................................................................... 23 CHƯƠNG TRÌNH THỰC NGHIỆM..........................................................................23 3.1. Đặt vấn đề bài toán............................................................................................23 3.2. Giới thiệu Microsoft Excel................................................................................23 3.2.1. Các thao tác với excel.................................................................................23 3.2.2. Tạo bảng trong Excel..................................................................................25 3.3 Một số giao diện của chương trình.....................................................................27 KẾT LUẬN................................................................................................................33 TÀI LIỆU THAM KHẢO.........................................................................................34 LỜI MỞ ĐẦU Ngày nay công nghệ thông tin đang ngày càng phát triển. Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào trong công việc kinh doanh đang rất thịnh hành. Các doanh nghiệp ngày nay đã quá quen thuộc với việc ứng dụng công nghệ thông tin vào các hoạt động của mình từ những công việc đơn giản hay phức tạp. Thế giới công nghệ vẫn đang thay đổi từng ngày và ngày càng đơn giản hóa mọi công việc, tìm ra giải pháp nhanh nhất cho mọi vấn đề. Để có thể theo kịp thời đại thì bản thân chúng ta phải thay đổi chính mình, phải tạo cho bản thân thích ứng với một thế giới mới, phải không ngừng phát triển bản thân. Lí do chọn đề tài Trong môi trường cạnh tranh gay gắt của kinh tế thị trường để đạt được hiệu quả sản xuất kinh doanh cao là một vấn đề phức tạp, đòi hỏi các doanh nghiệp phải có các biện pháp quản lý phù hợp với sự biến đổi thị trường và tình hình thực tế của doanh nghiệp mình. Đảm bảo lợi ích cá nhân của người lao động là một động lực cơ bản trực tiếp khuyến khích người lao động đem hết khả năng của mình nỗ lực phấn đấu trong sản xuất. Tiền lương chính là một trong những công cụ góp phần vào việc đạt được mục tiêu đó.Tiền lương thực sự phát huy được tác dụng của nó khi các hình thức tính lương được áp dụng hợp lý với tình hình thực tế của doanh nghiệp, đúng với sự cống hiến của người lao động trong doanh nghiệp. Có như vậy tiền lương mới thực sự trở thành đòn bẩy kinh tế kích thích sản xuất phát triển. Việc trả lương lao động là tất yếu khách quan. Nhưng để tính lương được chính xác thì cần phải xác định được ngày công của người lao động một cách chính xác. Vì thế việc xây dựng một chương trình chấm công phù hợp với tình hình doanh nghiệp là một công việc mang ý nghĩa hết sức quan trọng trong thực tiễn để thúc đẩy sản xuất, góp phần tạo nên lợi nhuận cho doanh nghiệp, tăng thu nhập cho người lao động và từ lợi ích mà nó đem lại có thể hiểu về sự ảnh hưởng của công nghệ thông tin tới kinh tế thời đại mới. Xuất phát từ lý do trên nên em chọn đề tài “Xây dựng phân hệ kế toán tiền lương nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý lương tại Công ty TNHH một thành viên điện cơ - hóa chất 15, Thái Nguyên”.  Mục tiêu chọn đề tài Mục tiêu chính của đề tài là được người dùng chấp nhận và thực hiện trong quá trình quản lý trong công ty. Do đó, chương trình trước hết phải đáp ứng được những yêu cầu cơ bản nhất mà nhà quản lí dễ dàng sử dụng, đó là đơn giản nhưng đầy đủ chức năng, giao diện thân thiện, thuận tiện cho việc sử dụng và cài đặt và phải tuân thủ các quy định, biểu mẫu do bộ tài chính quy định.  Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Về đối tượng nghiên cứu: đề tài mang đến cái nhìn tổng quan về việc quản lý chấm công nhân viên trong doanh nghiệp và ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lí chung của doanh nghiệp. Về phạm vi nghiên cứu: đề tài tập trung nghiên cứu về công tác quản lý chấm công, tiến hành khảo sát và mô tả bài toán, phân tích và thiết kế hệ thống chương trình quản lí chấm công cho Công ty TNHH một thành viên điện cơ - hóa chất 15 - Thái Nguyên, từ đó tìm hiểu khái quát công tác quản lí của công ty để đưa ra được chương trình quản lý tối ưu các hoạt động của công ty.  Phương pháp nghiên cứu Khảo sát thực tế về công tác quản lý chấm công của Công ty TNHH một thành viên điện cơ - hóa chất 15 - Thái Nguyên. Trên cơ sở đó phân tích thiết kế hệ thống và kết hợp với những hiểu biết về ngôn ngữ lập trình Excel để xây dựng chương trình quản lý chấm công. Chương 1. TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ TIỀN LƯƠNG 1.1. Những vấn đề chung về kế toán tiền lương 1.1.1 Khái niệm và đặc điểm của tiền lương Tiền lương là một phần thu nhập của người lao động được biểu hiện bằng tiền trên cơ sở số lượng và chất lượng lao động trong khi thực hiện công việc của bản thân người lao động theo cam kết giữa chủ doanh nghiệp và người lao động.  Khái niệm tiền lương: Tiền lương (tiền công) chính là phần thù lao, lao động được biểu hiện bằng tiền mà doanh nghiệp trả cho người lao động căn cứ vào thời gian, khối lượng công viêc của họ. Về bản chất tiền lương chính là biểu hiện bằng tiền của giá cả sức lao động, mặt khác tiền lương còn là đòn bẩy kinh tế để khuyến khích tinh thần hăng hái lao động, kích thích vào mối quan tâm của người lao động đến kết quả công việc của họ. Nói cách khác tiền lương chính là nhân tố thúc đẩy năng suất lao động. Khái niệm tiền lương danh nghĩa: Là khái niệm chỉ số lượng tiền tệ mà người sử dụng lao động trả cho người lao động căn cứ vào hợp đồng thỏa thuận giữa hai bên có trong việc thuê lao động. Trên thực tế mức lương trả cho lao động đều là tiền lương danh nghĩa. Song nó chưa cho ta nhận thức đầy đủ về mức trả công thực tế của người lao động, lợi ích mà người lao động nhận được ngoài việc phụ vào mức lương danh nghĩa còn phụ thuộc vào giá cả hàng hóa dịch vụ và số thuế mà người lao động sử dụng tiền lương đó để mua sắm, đóng góp thuế. Tiền lương thực tế: Là số lương tư liệu sinh hoạt và dịch vụ ngoài lao động có thể mua được bằng lương danh nghĩa của mình sau khi đóng góp các khoản thuế theo quy định của Nhà nước chỏ số tiền lương thực tế tỷ lệ nghịch với chỉ số giá cả và tỷ lệ thuận với chỉ số tiền lương danh nghĩa tại thời điểm xác định. Mối quan hệ giữa tiền lương danh nghĩa và tiền lương thực tế: Trong cuộc sống người lao động luôn quan tâm tới đồng lương thực tế hơn đồng lương danh nghĩa. Nghĩa là lúc nào đồng lương danh nghĩa cũng phải tăng nhanh hơn tốc độ tăng chỉ số giá cả, nhưng không phải lúc nào đồng lương thực tế cũng được như mong muốn mà nó còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố tác động đến.  Đặc điểm của tiền lương: Tiền lương : Là giá cả sức lao động khi thị trường lao động đang dần được hoàn thiện và sức lao động được trở thành hàng hoá. Tiền lương được hình thành do thoả thuận hợp pháp giữa người lao động (người bán sức lao động) và người sử dụng lao động (người mua sức lao động). Tiền lương hay giá cả sức lao động chính là số tiền mà người sử dụng lao động trả cho người lao động theo công việc, theo mức độ hoàn thành công việc đã thỏa thuận. Trong mỗi giai đoạn nhất định của lịch sử xã hội, giá cả lao động có thể thay đổi nó phụ thuộc vào quan hệ cung cầu sức lao động trên thị trường. Trong cơ chế thị trường có quản lý của Nhà nước tiền lương còn tuân theo quy luật phân phối theo lao động. Để phát huy tốt tác dụng của tiền lương trong sản xuất kinh doanh và đảm bảo hiệu quả của các doanh nghiệp, khi tổ chức tiền lương cho người lao động cần đạt các yêu cầu cơ bản: - Đảm bảo tái sản xuất sức lao động không ngừng nâng cao đời sống vật chất, tinh thần cho người lao động. - Làm cho năng suất lao động không ngừng nâng cao. - Đảm bảo tính đơn giản, dễ hiểu, dễ nhớ. Xuất phát từ những yêu cầu trên công tác tổ chức tiền lương cần đảm bảo các nguyên tắc sau: Nguyên tắc 1: Đảm bảo nguyên tắc phân phối theo lao động gắn liền với hiệu quả sản xuất. Nguyên tác 2: Tổ chức tiền lương phải đảm bảo được tốc độ tăng năng suất lao động lớn hơn tốc độ tăng của tiền lương bình quân. Nguyên tắc 3: Phải đảm bảo mối quan hệ tiền lương giữa các ngành kinh tế quốc dân. Nguyên tắc 4: Đảm bảo tái sản xuất mở rộng sức lao động. 1.1.2. Vai trò và ý nghĩa của tiền lương Tiền lương có vai trò rất to lớn nó làm thoả mãn nhu cầu của người lao động. Vì tiền lương là nguồn thu nhập chủ yếu của người lao động, người lao động đi làm cốt là để cho doanh nghiệp trả thù lao cho họ bằng tiền lương để đảm bảo cuộc sống tối thiểu cho họ. Đồng thời đó cũng là khoản chi phí doanh nghiệp bỏ ra trả cho người lao động vì họ đã làm ra sản phẩm cho doanh nghiệp. Tiền lương có vai trò như một nhịp cầu nối giữa người sử dụng lao động với người lao động. Nếu tiền lương trả cho người lao động không hợp lý sẽ làm cho ngưòi lao động không đảm bảo ngày công và kỉ luật lao động cũng như chất lượng lao động. Lúc đó doanh nghiệp sẽ không đạt được mức tiết kiệm chi phí lao động cũng như lợi nhuận cần có được để doanh nghiệp tồn tại lúc này cả hai bên đều không có lợi. Vì vậy việc trả lương cho người lao động cần phải tính toán một cách hợp lý để cả hai bên cùng có lợi đồng thời kích thích người lao động tự giác và hăng say lao động. Tiền lương là nguồn thu nhập chủ yếu của người lao động. Ngoài ra người lao động còn được hưởng một số nguồn thu nhập khác như: Trợ cấp BHXH, tiền thưởng, tiền ăn ca… Chi phí tiền lương là một phận chi phí cấu thành nên giá thành sản phẩm, dịch vụ cho doanh nghiệp sản xuất ra. Tổ chức sử dụng lao động hợp lý, hạch toán tốt lao động, trên cở sở đó tính đúng thù lao lao động, thanh toán kịp thời tiền lương và các khoản liên quan từ đó kích thích người lao động quan tâm đến thời gian, kết quả và chất lượng lao động, chấp hành tốt kỷ luật lao động, nâng cao năng suất lao động, góp phần tiết kiện chi phí về lao động sống, hạ giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp đồng thời tạo điều kiện nâng cao đời sống vật chất, tinh thần cho người lao động. 1.1.3. Các nhân tố ảnh hưởng tới tiền lương Giờ công, ngày công lao động, năng suất lao động, cấp bậc hoặc chức danh, thang lương quy định, số lượng, chất lượng sản phẩm hoàn thành, độ tuổi, sức khoẻ, trang thiết bị kỹ thuật đều là những nhân tố ảnh hưởng đến tiền lương cao hay thấp. + Giờ công: Là số giờ mà người lao động phải làm việc theo quy định. Ví Dụ: 1 ngày công phải đủ 8 giờ… nếu làm không đủ thì nó có ảnh hưởng rất lớn đến sản xuất sản phẩm, đến năng suất lao động và từ đó ảnh hưởng đến tiền lương của người lao động. + Ngày công: Là nhân tố ảnh hưởng rất lớn đến tiền lương của người lao động, ngày công quy định trong tháng là 22 ngày. Nếu người lao động làm thay đổi tăng hoặc giảm số ngày lao việc thì tiền lương của họ cũng thay đổi theo. + Cấp bậc, chức danh: Căn cứ vào mức lương cơ bản của các cấp bậc, chức vụ, chức danh mà CBCNV hưởng lương theo hệ số phụ cấp cao hay thấp theo quy định của nhà nước do vậy lương của CBCNV cũng bị ảnh hưỏng rất nhiều. + Số lượng chất lượng hoàn thành cũng ảnh hưởng rất lớn đến tiền lương. Nếu làm được nhiều sản phẩm có chất lượng tốt đúng tiêu chuẩn và vượt mức số sản phẩm được giao thì tiền lương sẽ cao. Còn làm ít hoặc chất lượng sản phẩm kém thì tiền lương sẽ thấp. + Độ tuổi và sức khoẻ cũng ảnh hưởng rất ảnh hưởng rất lớn đến tiền lương. Nếu cùng 1 công việc thì người lao động ở tuổi 30 – 40 có sức khoẻ tốt hơn và làm tốt hơn những người ở độ tuổi 50 – 60. + Trang thiết bị, kỹ thuật, công nghệ cũng ảnh hưởng rất lớn tới tiền lương. Với 1 trang thiết bị cũ kỹ và lạc hậu thì không thể đem lại những sản phẩm có chất lượng cao và cũng không thể đem lại hiệu quả sản xuất như những trang thiết bị kỹ thuật công nghệ tiên tiến hiện đại được. Do vậy ảnh hưởng tới số lượng và chất lượng sản phẩm hoàn thành cũng từ đó nó ảnh hưởng tới tiền lương. 1.2. Phân loại tiền lương - Về mặt hiệu quả:  Lương chính: Tiền lương trả cho người lao động trong thời gian thực tế có làm  việc bao gồm cả lương cấp bậc, tiền thưởng và các khoản phụ cấp có tính chất lượng.  Lương phụ: Tiền lương trả cho người lao động trong thời gian thực tế không  làm việc nhưng theo chế độ quy định đựơc hưởng như nghỉ phép, nghỉ lễ tết… - Tiền lương danh nghĩa và tiền lương thực tế  Tiền lương danh nghĩa là số lượng tiền tệ mà người sử dụng lao động trả cho người lao động, phù hợp với số lượng, chất lượng lao động mà họ đã bỏ ra.  Tiền lương thực tế là số lượng tư liệu sinh hoạt và dịch vụ mà người sử dụng lao động, trao đổi bằng tiền lương danh nghĩa của mình sau khi đã đóng góp các khoản.  Thuế, khoản đóng góp phải nộp theo quy định. - Lương theo thời gian: Lương tháng, lương tuần, lương ngày, lương giờ: căn cứ vào thời gian làm việc thực tế để trả lương. - Lương theo sản phẩm: Căn cứ vào số lượng, chất lượng sản phẩm làm ra và theo đơn giá tiền lương tính cho 1 đơn vị sản phẩm.  Trả lương theo sản phẩm trực tiếp không hạn chế: số lượng SP * đơn giá.  Trả lương theo sản phẩm gián tiếp: áp dụng cho công nhân phục vụ sản xuất.  Trả lương theo sản phẩm có thưởng: là việc kết hợp trả lương theo sản phẩm.  Trả lương theo sản phẩm luỹ tiến: trả trên cơ sở sản phẩm trực tiếp, và căn cứ vào mức độ hoàn thành định mức sản xuất. 1.2.1. Quỹ tiền lương, quỹ BHXH, quỹ BHYT, và KPCĐ Quỹ tiền lương: Là toàn bộ số tiền lương trả cho số CNV của công ty do công ty quản lý, sử dụng và chi trả lương. Quỹ tiền lương của công ty gồm: - Tiền lương trả cho người lao động trong thời gian làm việc thực tế và các khoản phụ cấp thường xuyên như phụ cấp làm đêm, thêm giờ, phụ cấp khu vực…. - Tiền lương trả cho người lao động trong thời gian ngừng sản xuất, do những nguyên nhân khách quan, thời gian nghỉ phép. - Các khoản phụ cấp thường xuyên: phụ cấp học nghề, phụ cấp thâm niên, phụ cấp làm đêm, thêm giờ, phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp khu vực, phụ cấp dạy nghề, phụ cấp công tác lưu động,… - Về phương diện hạch toán kế toán, quỹ lương của doanh nghiệp được chia thành 2 loại : Tiền lương chính, tiền lương phụ. + Tiền lương chính: Là tiền lương trả cho người lao động trong thời gian họ thực hiện nhiệm vụ chính: Gồm tiền lương cấp bậc, các khoản phụ cấp. + Tiền lương phụ: Là tiền lương trả cho người lao động trong thời gian họ thực hiện nhiệm vụ chính của họ, thời gian người lao động nghỉ phép, nghỉ lễ tết, ngừng sản xuất được hưởng lương theo chế độ. Quỹ bảo hiểm xã hội: là khoản tiền được trích lập theo tỉ lệ quy định là 26% trên tổng quỹ lương phải trả cho toàn bộ cán bộ công nhân viên của doanh nghiệp nhằm giúp đỡ họ về mặt tinh thần và vật chất trong các trường hợp CNV bị ốm đau, thai sản, tai nạn, mất sức lao động… Quỹ BHXH được hình thành do việc trích lập theo tỷ lệ quy định trên tiền lương phải trả CNV trong kỳ, Theo chế độ hiện hành, hàng tháng doanh nghiệp tiến hành trích lập quỹ BHXH theo tỷ lệ 26% trên tổng số tiền lương thực tế phải trả công nhân viên trong tháng, trong đó 18% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của các đối tượng sử dụng lao động, 8% trừ vào lương của người lao động. Quỹ BHXH được trích lập nhằm trợ cấp công nhân viên có tham gia đóng góp quỹ trong trường hợp họ bị mất khả năng lao động, cụ thể: + Trợ cấp công nhân viên ốm đau, thai sản. + Trợ cấp công nhân viên khi bị tai nạn lao động hay bệnh nghề nghiệp. + Trợ cấp công nhân viên khi về hưu, mất sức lao động. Chi công tác quản lý quỹ BHXH. Theo chế độ hiện hành, toàn bộ số trích BHXH được nộp lên cơ quan quản lý quỹ bảo hiểm để chi trả các trường hợp nghỉ hưu, nghỉ mất sức lao động. Quỹ Bảo Hiểm Y Tế: là khoản tiền được tính toán và trích lập theo tỉ lệ quy định là 4.5% trên tổng quỹ lương phải trả cho toàn bộ cán bộ công nhân viên của công ty nhằm phục vụ, bảo vệ và chăm sóc sức khoẻ cho người lao động. Cơ quan Bảo Hiểm sẽ thanh toán về chi phí khám chữa bệnh theo tỉ lệ nhất định mà nhà nước quy định cho những người đã tham gia đóng bảo hiểm. Quỹ BHYT được hình thành từ việc trích lập theo tỷ lệ quy định trên tiền lương phải trả công nhân viên trong kỳ. Theo chế độ hiện hành, doanh nghiệp trích quỹ BHXH theo tỷ lệ 4,5% trên tổng số tiền lương thực tế phải trả công nhân viên trong tháng, trong đó 3% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của các đối tượng sử dụng lao động, 1,5% trừ vào lương của người lao động. Quỹ BHYT được trích lập để tài trợ cho người lao động có tham gia đóng góp quỹ trong các hoạt động khám chữa bệnh. Qũy Bảo Hiểm Thất Nghiệp: là một biện pháp hỗ trợ người lao động giải quyết tình trạng thất nghiệp, nhằm trợ giúp kịp thời cho người lao động trong thời gian chưa tìm kiếm được việc làm và tạo cơ hội cho họ học nghề, tìm kiếm công việc mới. Theo chế độ hiện hành, doanh nghiệp trích quỹ BHTN theo tỷ lệ 2% trên tổng số tiền lương thực tế phải trả công nhân viên trong tháng, trong đó 1% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của các đối tượng sử dụng lao động, 1% trừ vào lương của người lao động. 1.2.2. Các hình thức trả lương 1.2.2.1. Hình thức trả lương theo thời gian giản đơn + Tiền lương tháng là tiền lương trả cố định hàng tháng trên cơ sở hợp đồng lao động với công nhân viên. + Tiền lương tuần: là tiền lương trả cho một tuần làm việc xác định trên cơ sở tiền lương tháng nhân (x) với 12 tháng và chia (:) cho 52 tuần. + Tiền lương ngày: là tiền lương trả cho một ngày làm việc xác định trên cơ sở tiền lương tháng chia cho 26. + Tiền lương giờ: Là tiền lương trả cho một giờ làm việc và được xác định bằng cách lấy tiền lương ngày chia cho số giờ tiêu chuẩn theo quy định của luật lao động (không quá 8 giờ/ ngày). - Hình thức trả lương theo thời gian có thưởng: Theo hình thức này tiền lương được tính bằng: Tiền lương = Thời gian làm việc x đơn giá tiền lương thời gian 1.2.2.2. Trả lương theo sản phẩm Tiền lương theo sản phẩm là hình thức trả lương cho người lao động căn cứ vào số lượng, chất lượng sản phẩm họ làm ra. Việc trả lương theo sản phẩm có thể tiến hành theo nhiều hình thức khác nhau như trả theo sản phẩm trực tiếp không hạn chế, trả theo sản phẩm gián tiếp, trả theo sản phẩm có thưởng, theo sản phẩm luỹ tiến. ● Trả lương theo sản phẩm trực tiếp Là hình thức tiền lương trả cho người lao động được tính theo số lượng sản lượng hoàn thành đúng quy cách, phẩm chất và đơn giá lương sản phẩm. Đây là hình thức được các doanh nghiệp sử dụng phổ biến để tính lương phải trả cho CNV trực tiếp sản xuất hàng loạt sản phẩm. Cách tính: Lsp = ĐG × Q Trong đó: - Lsp: tiền lương sản phẩm của công nhân - Q: Sản lượng thực tế của công nhân - ĐG: Đơn giá sản phẩm 1.2.2.3. Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương  Tài khoản sử dụng: - Tài khoản 334 "Phải trả công nhân viên" Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản phải trả, phải thanh toán về tiền lương, tiền thưởng, BHXH, BHYT…cho công nhân viên. Nội dung là: Bên Nợ: - Các khoản tiền lương ( tiền công ) tiền thưởng BHXH và các khoản đó trả đó ứng cho nhân viên - Các khoản đó khấu trừ vào tiền lương ( tiền công ) của công nhân viên. Bên Có: - Các khoản tiền lương ( tiền công ) tiền thưởng BHXH và các khoản phải trả cho nhân viên Tài khoản 334 có thể có số dư bên nợ, trong trường hợp cá biệt số dư nợ ( nếu có) thể hiện số tiền đó trả số phải trả, số phải trả công nhân viên hạch toán trên tài khoản này cần theo dõi riêng biệt theo các nội dung thanh toán tiền lương và các khoản khác. - Tài khoản 338 "phải trả, phải nộp khác" Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thanh toán khoản phải trả phải nộp khác ngoài nội dung đó phản ánh các tài khoản công nợ phải trả .Tài khoản liên quan trực tiếp đến công nhân viên bao gồm BHXH,BHYT,KPCĐ,BHTN và tài khoản 338 được thực hiện trên 9 tài khoản cấp 2 như : - Tài khoản 338.1 “Tài sản thừa chờ giải quyết” - Tài khoản 338.2 “Kinh phí công đoàn” - Tài khoản 338.3 “Bảo hiểm xã hội” - Tài khoản 338.4 “Bảo hiểm y tế” - Tài khoản 338.5 “Phải trả về cổ phần hóa” - Tài khoản 338.6 “Bảo hiểm thất nghiệp” - Tài khoản 338.7 “Doanh thu chưa thực hiện” - Tài khoản 338.8 “Phải trả, phải nộp khác” Nội dung phản ánh các tài khoản có thể được tóm tắt như sau: Bên Nợ : - Tình hình chi tiêu sử dụng kinh phí công đoàn, tính trợ cấp Bảo hiểm xã hội cho công nhân viên và nộp Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp cho cơ quan quản lý chuyên môn . Bên Có : Ngoài các tài khoản 334, 338, kế toán tiền lương và bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, cũng liên quan đến các tài khoản khác như: - Tài khoản 622: "Chi phí công nhân trực tiếp" - Tài khoản 627: "Chi phí sản xuất chung" - Tài khoản 641: "Chi phí bán hàng" - Tài khoản 642: "Chi phí quản lý doanh nghiệp" - Tài khoản 335: "Chi phí phải trả” Khái quát toàn bộ nội dung hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương theo sơ đồ sau: Hình 1.1: Sơ đồ hạch toán tiền lương Hình 1.2: Sơ đồ hạch toán các khoản trích theo lương Chương 2. KHẢO SÁT THỰC TRẠNG VÀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN ĐIỆN CƠ – HÓA CHẤT 15, THÁI NGUYÊN 2.1. Giới thiệu tổng quan về Công ty TNHH một thành viên Điện cơ - Hóa chất 15, Thái Nguyên 2.1.1. Lịch sử hình thành và quá trình phát triển công ty  Giới thiệu chung: Tên gọi : Công ty Điện cơ Hóa Chất 15 thành Công ty TNHH một thành viên Điện cơ - Hóa chất 15 Người đại diện : Giám đốc Lê Ngọc Thân . Địa chỉ: Xóm Thái Sơn 2, Xã Quyết Thắng, Thành phố Thái Nguyên, Thái Nguyên MST: 4600105499  Quá trình hình thành và phát triển Ngày 28/09/2010, Tại hội trường Công ty Điện cơ - Hóa chất 15, xã Quyết Thắng, TP. Thái Nguyên diễn ra lễ Bàn giao tài sản, tiền vốn, lao động và ra mắt Công ty TNHH một thành viên Điện cơ – Hóa chất 15. Công ty được chuyển đổi loại hình từ Công ty Điện cơ Hóa Chất 15 thành Công ty TNHH một thành viên Điện cơ - Hóa chất 15, với ngành nghề kinh doanh như sản xuất các sản phẩm khác bằng kim loại; sản xuất mua bán vật liệu nổ công nghiệp; đại lý xăng bán lẻ xăng, dầu, mỡ; xuất nhập khẩu các sản phẩm vật tư, thiết bị phụ tùng phục sản xuất của công ty và các ngành công nghiệp; sản xuất bao bì gỗ, cột điện, phụ kiện đường dây, dụng cụ cầm tây, thiết bị dập lửa…Công ty hoạt động theo loại hình doanh nghiệp Quốc phòng An ninh, thuộc Tổng cục Công nghiệp Quốc phòng, được Nhà nước đầu tư 100% vốn, với gần 900 lao động, tổng số vốn điều lệ trên 83 tỷ đồng. 2.1.2. Đặc điểm kinh doanh và tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty Gia công các sản phẩm cơ khí, cơ khí chính xác theo yêu cầu trên dây chuyền CNC hiện đại. Gia công các sản phẩm nhựa, sản phẩm từ gỗ và các vật liệu phi kim loại. Thiết kế, chế tạo khuôn phun ép nhựa, khuôn đúc, khuôn áp lực, và các loại khuôn rèn dập. Tư vấn, thiết kế, chế tạo máy và chuyển giao công nghệ. Chế tạo sản phẩm phục vụ các ngành công nghiệp và kinh tế quốc dân như: Trụ nước cứu hỏa, lăng phun, đầu nối phục vụ phòng cháy chữa cháy, kim điện, cột điện phục vụ ngành điện lực, nhông xích các loại  Lĩnh vực hoạt động:  Cơ Khí - Gia Công và Chế Tạo  Gia Công Cơ Khí Theo Yêu Cầu  Cơ Khí Chính Xác - Gia Công Chi Tiết, Linh Kiện, Phụ Tùng Theo Yêu Cầu  Khuôn Dập, Dập Nguội  Khuôn Mẫu  Phòng Cháy Chữa Cháy - Trang Thiết Bị  Khuôn Đúc áp Lực  Khuôn ép Nhựa  Sản phẩm - Dịch vụ:  Bánh răng  Chế tạo khuôn dập nóng và dập nguội  Chế tạo khuôn đúc áp lực  Chế tạo khuôn phun ép nhựa  Dụng cụ- phụ tùng phòng cháy chữa cháy  Gia công các sản phẩm bằng gỗ  Gia công các sản phẩm nhựa  Gia công cơ khí chính xác  Gia công cơ khí CNC  Gia công cơ khí  Kìm điện  Nhông xích  Thiết kế- chế tạo khuôn mẫu  Trụ nước cứu hỏa  Xích công nghiệp  Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của bộ máy quản lý : - Giám đốc của công ty: Là người đứng đầu công ty, điều hành mọi hoạt động của công ty và chịu trách nhiệm trước pháp luật, công ty và tập thể lao động. - Công ty có phó giám đốc giúp đỡ việc quản trị, điều hành, giám sát mọi hoạt động kinh doanh của công ty. - Phòng kế toán: Có nhiệm vụ hạch toán kế toán, đánh giá các hoạt động kinh doanh đối với các nhà cung cấp nhằm đạt được mục tiêu có nguồn hàng ổn định, chất lượng tốt, đồng thời tối thiểu hóa chi phí. - Phòng kinh doanh: Trực tiếp chịu trách nhiệm thực hiện hoạt động tiếp thị, tìm kiếm khách hàng và khách hàng tiềm năng của doanh nghiệp nhằm đạt được mục tiêu về doanh số, thị phần. - Phòng quản lý: Có nhiệm vụ quản lý toàn bộ nhân lực của công ty, tham mưu cho giám đốc về sắp xếp, bố trí nhân lực hợp lý. - Phòng phân tích thiết kế: Có nhiệm vụ phân tích số liệu, xây dựng các kế hoạch và thiết kế các dự án, ước lượng cầu từng mặt hàng cụ thể của công ty trong dài hạn và ngắn hạn. Công ty có cách bố trí các phòng ban riêng biệt có ưu điểm là tạo nên tính độc lập giữa các phòng ban, hạn chế những tác động gây cản trở do mỗi phòng ban có những chức năng nhiệt vụ riêng biệt, công việc của từng người riêng biệt khác nhau. GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC Phòng kinh doanh Phòng Kế Toán PHÓ GIÁM ĐỐC phân tích thiết kế QuảnPhòng lý Hình 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty 2.1.3 Đặc điểm công tác kế toán tiền lương của công ty Công ty TNHH một thành viên Điện cơ - Hóa chất 15 áp dụng 2 cách trả lương cho nhân viên:  Tiền lương tính theo điểm hay: Lương cơ bản = số điểm hay*trị giá của một điểm hay. Căn cứ vào kết quả sản xuất kinh doanh của đơn vị, trưởng các đơn vị sẽ quyết định giá trị giá trị tiền lương một điểm hay của từng đơn vị. Nhưng mức lương tối thiểu vùng ở địa bàn TP. Thái Nguyên là theo quy định ở vùng II ( theo quy định hiện nay của chính phủ thì từ ngày 1/1/2017 mức lương tối thiểu của vùng II là 3.320.000 đồng ). Thu nhập= tiền lương + tiền thưởng + phụ cấp + tiền bồi dưỡng - khấu trừ. Trong đó: Tiền lương gồm: tiền lương tính theo điểm hay, lương thời gian và lương trả thay bảo hiểm. - Phụ cấp gồm: + Phụ cấp nuôi con nhỏ dưới 6 tuổi: là tiền phụ cấp cho người lao đông nữ có con nhỏ ở độ tuổi dưới 6 tuổi với mức phụ cấp là 100.000VNĐ/tháng/con. + Phụ cấp xăng xe, nhà ở. + Phụ cấp kiêm nhiệm: Là tiền phụ cấp cho việc thực hiện các nhiệm vụ khác ngoài nhiệm vụ chuyên môn chính: An toàn vệ sinh, phụ cấp trong hoạt động công đoàn, phụ cấp trong hoạt động công tác đảng, công tác thanh niên, phụ cấp hội đồng quản trị và ban kiểm soát công ty, phụ cấp công tác hội cựu chiến binh. + Phụ cấp chuyên cần: là tiền phự cấp cho công nhân trực tiếp sản xuất đi làm đầy đủ ngày công theo quy định của từng đơn vị là 130.000VNĐ/tháng/người. + Khấu trừ: là các khoản bảo hiểm người lao động phải trả. + Tiền thưởng là tiền mà nhân viên được nhận do nâng cao chất lượng sản phẩm, tăng năng suất lao động, tiết kiệm nguyên vật liệu,… nhằm khuyến khích người lao động hoàn thành tốt các công việc được giao. - Tiền lương tính theo sản phẩm: Lương cơ bản = số sản phẩm*đơn giá của mỗi sản phẩm. Thu nhập= tiền lương + tiền thưởng + phụ cấp + tiền bồi dưỡng - khấu trừ. + Tiền lương gồm tiền lương tính theo sản phẩm lũy tiến, tiền lương thêm giờ, lương thời gian và các khoản trả qua lương. + Tiền lương tính theo sản phẩm lũy tiến là tiền lương mà công ty căn cứ vào mức độ vượt định mức lao động để tính thêm một số tiền lương theo tỷ lệ vượt lũy tiến. Số lượng sản phẩm hoàn thành vượt định mức càng cao thì số tiền lương tính thêm càng nhiều. Lương theo sản phẩm lũy tiến có tác dụng kích thích mạnh mẽ việc tăng năng suất lao động nên được áp dụng ở những khâu quan trọng, cần thiết để thúc đẩy nhanh tốc độ sản xuất. Việc trả lương này sẽ làm tăng khoản mục chi phí nhân công trong giá thành sản phẩm. Tiền lương khoán theo khối lượng công việc hay từng công việc tính cho những người lao động hay một tập thể người lao động nhận khoán. Tiền lương công việc cần được áp dụng đối với những khối lượng công việc hoặc từng công việc cần phải được hoàn thành trong một thời gian nhất định. Tiền lương thêm giờ: - Thêm giờ ngày thường 150%. - Thêm giờ ngày thường 195%. - Thêm giờ ngày nghỉ 200%. - Thêm giờ ngày lễ 300%. Các khoản trả theo lương là các khoản bảo hiểm, kinh phí công đoàn. 2.2. Sơ đồ các chức năng trong hệ thống kế toán tiền lương 2.2.1. Tổng quát Hệ thống thực hiện các chức năng nghiệp vụ lập bảng lương của công ty theo phương phát trực tiếp bằng máy tính phải đảm bảo tính chính xác, an toàn và bảo mật cho dữ liệu được lưu trữ, có thể trên một mạng máy tính nội bộ hay diện rộng. Hệ thống có tính chất sử dụng nên cần có một hệ thống cơ sở dữ liệu khoa học có khả năng lưu trữ và truy suất những thô tin có tính pháp lý. Việc quản lý và xử lý phải đúng theo các nghiệp vụ lương đã được quy định. Hệ thống phải thường xuyên cập nhật thông tin khi có điều chỉnh về lương và lập báo cáo chuyên môn cung cấp các thông tin về tình hình lương của công ty cho các phòng ban khác. Xây dựng cơ sở dữ liệu hệ thống phải đặc trưng cho việc quản lý lương trên mạng của một công ty có thể gồm nhiều chi nhánh ở các địa điểm khác nhau. Trên thực tế, công việc quản lý lương là một bộ phận của công tác quản lý kinh tế của một công ty, vì thế hệ thống cần được phải thiết kế trên cơ sở có khả năng mở rộng và làm việc tương thích trên các hệ thống. 2.2.2. Mô tả hệ thống: Biểu đồ phân cấp chức năng là công cụ khởi đầu để mô tả hệ thống qua các chức năng. Nó cho phép phân rã dần các chức năng từ chức năng mức cao thành các chức năng chi tiết nhỏ hơn và kết quả cuối cùng là ta thu được một cây chức năng. Cây chức năng này xác định một các rõ ràng dễ hiểu cái gì xẩy ra trong một hệ thống. Đặc điểm của biểu đồ phân cấp chức năng : - Kho dữ liệu: Là một dữ liệu đơn hay là một dữ liệu có cấu trúc được lưu lại để có thể truy cập được nhiều lần về sau. Tên kho là một danh từ cộng với một tính từ (nếu cần thiết) cho phép hiểu vắn tắt nội dung cần thiết. - Thực thể (các tác nhân ngoài): Là một người, nhóm người, tổ chức, đối tượng ở bên ngoài hệ thống nhưng có trao đổi thông tin với hệ thống. Tác nhân ngoài là nơi cung cấp thông tin cho hệ thống và cũng là nơi nhận thông tin. Tên của tác nhân ngoài là một danh từ - Kho dữ liệu: Là một dữ liệu đơn hay là một dữ liệu có cấu trúc được lưu lại để có thể truy cập được nhiều lần về sau. Tên kho là một danh từ cộng với một tính từ (nếu cần thiết) cho phép hiểu vắn tắt nội dung cần thiết Biểu diễn: Dùng hai đường thẳng song song và ghi thông tin ở giữa 2.2.3. Thiết kế cơ sở dữ liệu Hiện nay, công ty đang áp dụng ghi sổ theo hình thức nhật ký chứng từ, với hệ thống sổ sách, tài khoản sử dụng phù hợp theo đúng chế độ kế toán tiền lương của Nhà nước ban hành.