LỜI CẢM ƠN
Lời đầu tiên, em xin chân thành cảm ơn đến Ban Giám đốc Sở Tư pháp Hà Nội và các
anh chị đồng nghiệp phòng Kiểm soát thủ tục hành chính đã tạo điều kiện tốt nhất cho
em hoàn thành khóa học. Em cũng xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến Ban Giám đốc
Trường Đào tạo cán bộ Lê Hồng Phong, cô giáo Chủ nhiệm lớp K3A-2015 Nguyễn
Thị Diệu Hà và tập thể giảng viên trong trường đã luôn chỉ dạy, hướng dẫn cho chúng
em những kiến thức, kỹ năng về công tác quản lý hành chính nhà nước trong toàn
khóa học Bồi dưỡng kiến thức quản lý nhà nước ngạch chuyên viên.
Hà Nội, ngày
tháng
năm 2015
Học viên
ĐẶNG THỊ KIM QUYÊN
MỤC LỤC
PHẦN 1: LỜI NÓI ĐẦU…………………………………………………3
1.1 Lý do lựa chọn đề tài…………………………………………………3
1.2 Mục tiêu của đề tài……………………………………………………4
1.3 Phương pháp của đề tài………………………………………………4
1.4 Phạm vi nghiên cứu đề tài…………………………………………….4
1.5
Bố
cục…………………………………………………………………5
PHẦN 2: NỘI DUNG……………………………...……………………..6
2.1. Mô tả tình huống………………………………………….………….6
2.2. Xác định mục tiêu xử lý tình huống…………………….…………..8
2.3. Phân tích nguyên nhân và hậu quả……………………….…………9
2.4. Xây dựng, phân tích và lựa chọn phương án giải quyết…………….11
2.4.2 Phương án 1…………………………………………………….….11
2.4.2 Phương án 2……………………………………………….………13
2.4.3 Phương án 3……………………………………………….………14
2.5. Lập kế hoạch tổ chức thực hiện phương án đã chọn………………..16
PHẦN
3:
KẾT
LUẬN
VÀ
KIẾN
NGHỊ……………………..………..19
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO……………………………….22
PHẦN I. LỜI NÓI ĐẦU
1. Lý do lựa chọn đề tài:
Kiểm soát thủ tục hành chính là nhiệm vụ trực tiếp, cụ thể, thiết thực, có
hiệu quả, góp phần bảo đảm thực hiện mục tiêu về cải cách hành chính, giúp
hoàn thiện và nâng cao chất lượng văn bản quy phạm pháp luật, bảo đảm quyền
và lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức và doanh nghiệp, nâng cao hiệu lực,
hiệu quả của bộ máy hành chính nhà nước trong bối cảnh hội nhập khu vực và
quốc tế.
Hoạt động kiểm soát thủ tục hành chính là hoạt động mang tính chuyên môn,
nghiệp vụ cao, được thực hiện theo một quy trình chặt chẽ, từ khâu kiểm soát
quy định thủ tục hành chính ở giai đoạn soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật
đến việc tổ chức thực hiện, rà soát, đánh giá thủ tục hành chính và kiểm tra việc
thực hiện kiểm soát thủ tục hành chính. Thực hiện tốt nhiệm vụ kiểm soát thủ
tục hành chính là một trong những yếu tố quan trọng bảo đảm thành công của
công tác cải cách thủ tục hành chính. Từ thực tiễn đó, vào cuối năm 2013, hoạt
động kiểm soát thủ tục hành chính đã được chuyển giao từ Văn phòng Chính
phủ về Bộ Tư pháp để khẳng định rõ vị trí, vai trò của hoạt động này trong hệ
thống quản lý hành chính nhà nước. Ở địa phương, Sở Tư pháp có chức năng
tham mưu, giúp UBND cấp tỉnh thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công
tác kiểm soát thủ tục hành chính. Theo đó, Sở Tư pháp được tiếp nhận Phòng
Kiểm soát thủ tục hành chính để tham mưu, giúp Giám đốc Sở Tư pháp tổ chức
thực hiện công tác kiểm soát thủ tục hành chính.
Bản thân em là chuyên viên Phòng Kiểm soát thủ tục hành chính, thuộc Sở
Tư pháp Hà Nội - là cơ quan chuyên môn thuộc UBND Thành phố Hà Nội, thực
hiện chức năng tham mưu, giúp UBND thành phố quản lý nhà nước về kiểm
soát thủ tục hành chính, đã công tác tại phòng trong khoảng thời gian gần 01
năm, bản thân em đã dần được tiếp cận và xử lý các công việc, nhiệm vụ của phòng,
được tìm hiểu về hoạt động kiểm soát thủ tục hành chính và được tham gia vào Đoàn
kiểm tra liên ngành của thành phố thực hiện công tác kiểm tra công tác kiểm soát thủ
tục hành chính của một số quận huyện, sở ngành trên địa bàn thành phố Hà Nội. Bên
cạnh đó, trải qua khóa học Bồi dưỡng kiến thức quản lý nhà nước về ngạch chuyên
viên tại lớp Chuyên viên K3A-2015 của Trường Đào tạo cán bộ Lê Hồng Phong, em
được trang bị những kiến thức về quản lý nhà nước và các kĩ năng trong thực hiện công
vụ. Em xin vận dụng các kiến thức đã học và thực tiễn xử lý các công việc tại Phòng
Kiểm soát thủ tục hành chính vào bài tiểu luận cuối khóa về “ Xử lý tình huống kiểm
tra việc giải quyết hồ sơ hành chính đăng ký kết hôn và đăng ký khai sinh tại UBND
phường Lê Lợi, thị xã Sơn Tây, thành phố Hà Nội”.
2. Mục tiêu của đề tài:
Giúp cho bản thân rèn luyện kỹ năng xử lý tình huống, nắm bắt được tình
hình triển khai hoạt động kiểm soát thủ tục hành chính, phát hiện kịp thời những
sai phạm của cán bộ, công chức trong khi thực hiện kiểm soát thủ tục hành
chính. Hiểu được những khó khăn, vướng mắc và tổng kết kinh nghiệm để kịp
thời hướng dẫn các đơn vị triển khai có hiệu quả công tác kiểm soát thủ tục hành
chính.
3. Phương pháp nghiên cứu của đề tài:
Đề tài được nghiên cứu dựa trên cơ sở sử dụng phương pháp luận khoa học của Chủ
nghĩa Mác - Lênin: chủ nghĩa duy vật lịch sử và chủ nghĩa duy vật biến chứng; kết hợp
với các phương pháp nghiên cứu phân tích, so sánh, tổng hợp, thống kê.
4. Phạm vi nghiên cứu đề tài:
Tình huống diễn ra tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của UBND phường Lê
Lợi, thị xã Sơn Tây, thành phố Hà Nội.
5.
Bố
cục:
Tiểu luận gồm 3 phần: PHẦN
PHẦN 2: NỘI DUNG
2.1. Mô tả tình huống.
2.2. Xác định mục tiêu xử lý tình huống.
2.3. Phân tích nguyên nhân và hậu quả.
2.4. Xây dựng, phân tích và lựa chọn phương án giải quyết.
2.5. Lập kế hoạch tổ chức thực hiện phương án đã chọn.
PHẦN 3: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ
PHẦN 2. NỘI DUNG
1:
LỜI
NÓI
ĐẦU
2.1. Mô tả tình huống.
Ngày 22/7/2015, thực hiện Quyết định số 1849/QĐ-UBND ngày 05/05/2015 của
Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội về thành lập Đoàn kiểm tra liên ngành và
Kế hoạch số 31/KH-ĐKTLN ngày 04/06/2015 của Trưởng Đoàn kiểm tra liên
ngành, đoàn kiểm tra tiến hành kiểm tra hoạt động kiểm soát thủ tục hành chính tại
UBND phường Lê Lợi, thị xã Sơn Tây, thành phố Hà Nội.
Đoàn kiểm tra đã tiến hành kiểm tra về công tác chỉ đạo điều hành; công tác rà soát,
công khai thủ tục hành chính; công tác giải quyết thủ tục hành chính; tình hình tiếp
nhận, xử lý phản ánh kiến nghị về quy định hành chính và việc thực hiện quy định
hành chính của UBND phường Lê Lợi, thị xã Sơn Tây, thành phố Hà Nội.
Khi kiểm tra về công tác giải quyết thủ tục hành chính, đoàn kiểm tra xem xét Sổ tiếp
nhận, theo dõi giải quyết TTHC của đơn vị, phát hiện có nhiều trường hợp giải
quyết quá thời hạn quy định. Cụ thể, với hồ sơ đăng ký kết hôn của anh Nguyễn Hoàng
Nam và chị Cao Mỹ Hạnh, trú tại phường Lê Lợi, thị xã Sơn Tây, Hà Nội.
Trong hồ sơ lưu tại Bộ phận một cửa gồm có: 01 Tờ khai đăng ký kết hôn; 01 Giấy xác
nhận tình trạng hôn nhân của anh Nguyễn Hoàng Nam; 02 bản sao chứng thực Chứng
minh nhân dân của anh Nguyễn Hoàng Nam và chị Cao Mỹ Hạnh, 02 bản sao chứng
thực Sổ hộ khẩu của anh Nguyễn Hoàng Nam và chị Cao Mỹ Hạnh. Trong sổ tiếp
nhận, theo dõi giải quyết thủ tục hành chính, ngày tiếp nhận hồ sơ là 06/4/2015, ngày
hẹn trả trên phiếu là 16/4/2015 và ngày công dân nhận kết quả là 16/4/2015.
Đoàn kiểm tra tiếp tục kiểm tra xác suất một số hồ sơ về đăng ký khai sinh, cụ thể hồ sơ
đăng ký khai sinh của cháu Đinh Thu Trang, hồ sơ gồm: 01 Giấy chứng sinh, 01 Tờ
khai đăng ký khai sinh, 01 Bản sao chứng thực Giấy Chứng nhận kết hôn của anh Đinh
Công Anh và chị Hoàng Thị Mai, 01 bản sao Sổ hộ khẩu và 02 bản sao Chứng minh
nhân dân của anh Công Anh và chị Mai ( các bản sao này đều đóng dấu “đã đối chiếu
bản chính”).
Đoàn kiểm tra yêu cầu Trưởng bộ phận một cửa phường Lê Lợi giải trình về việc hẹn
trả kết quả thủ tục đăng ký kết hôn của anh Nam và chị Hạnh vượt quá thời hạn quy
định 05 ngày làm việc và việc đơn vị đã lưu các giấy tờ xuất trình của công dân khi
làm thủ tục mà không phải là giấy tờ yêu cầu công dân phải nộp, dẫn tới tình trạng lưu
thừa thành phần hồ sơ trong hầu hết các thủ tục mà đoàn đã kiểm tra.
Đại diện Bộ phận một cửa đã trả lời, trong thời gian đó, UBND phường có tổ chức cho
cán bộ, công chức, nhân viên làm việc tại UBND phường đi nghỉ mát tại Nghệ An,
thời gian đó cán bộ phòng chuyên môn chưa xử lý được hồ sơ, vậy nên bộ phận một
cửa đã đẩy thời gian hẹn trả lên thêm vài ngày để giải quyết. Còn về việc lưu thừa
thành phần hồ sơ, đơn vị giải trình rằng đơn vị lưu cả những giấy tờ xuất trình của
công dân với giấy tờ công dân cần nộp khi làm thủ tục, vì hiện nay chưa có quy định rõ
ràng về việc lưu giấy tờ xuất trình. Vấn đề này cũng được đưa ra tại cuộc họp giao ban
06 tháng với Sở Tư pháp, tuy nhiên vẫn chưa có thống nhất việc cần lưu hay không
cần lưu các tài liệu xuất trình. Vì vậy, cán bộ một cửa đã tự photo các giấy tờ khi công
dân xuất trình và đóng dấu “ đã đối chiếu bản chính” để lưu, không cần công dân nộp,
để làm căn cứ xác định trách nhiệm khi xảy ra vấn đề.
Đoàn kiểm tra đã ghi nhận các vấn đề trên vào biên bản kiểm tra và thông qua tại cuộc
họp với UBND phường Lê Lợi, thị xã Sơn tây, thành phố Hà Nội.
Phân tích tình huống:
Thứ nhất, trong tình huống trên, xét về thời hạn giải quyết thủ tục hành chính đăng
ký kết hôn của anh Nguyễn Hoàng Nam và chị Cao Mỹ Hạnh, theo quy định tại Nghị
định 158/2005/NĐ-CP, trong thời hạn 03 ngày, kể từ ngày nhận đủ giấy tờ hợp lệ, nếu
xét hai bên nam nữ có đủ điều kiện kết hôn theo quy định của Luật hôn nhân và gia
đình thì UBND cấp xã đăng ký kết hôn cho hai bên nam nữ. Trong trường hợp cần xác
mình, thì thời hạn nói trên được kéo dài thêm không quá 05 ngày. Nhưng trong hồ sơ
đăng ký kết hôn của anh Nam và chị Hạnh, không có việc phải xác minh, nên thời hạn
giải quyết là 03 ngày. Tuy nhiên, ngày tiếp nhận hồ sơ là 06/4/2015, ngày hẹn trả là
16/4/2015, là 10 ngày, nếu xét ngày làm việc 09 ngày làm việc, vượt quá thời hạn
quy định về giải quyết thủ tục hành chính.
Thứ hai, xét về thành phần hồ sơ. Với thủ tục đăng ký kết hôn, công dân phải nộp Tờ
khai đăng ký kết hôn, Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân của người cư trú tại nơi khác
đến đăng ký kết hôn. Xuất trình chứng minh nhân dân để đối chiếu. Tuy nhiên, cán bộ
một cửa phường Lê Lợi đã thu cả 02 bản sao chứng thực Chứng minh nhân dân của
chị Hạnh và anh Nam, 02 bản sao chứng thực sổ hộ khẩu, mà đây là những giấy tờ xuất
trình, hiện nay đang có nhiều quan điểm về việc lưu hay không lưu những giấy tờ xuất
trình này. Tương tự như vậy, với thủ tục đăng ký khai sinh của cháu Đinh Thu Trang,
cán bộ bộ phận một cửa đã lưu giấy tờ công dân cần xuất trình.
Sau khi nghe đơn vị giải trình về vấn đề lưu thừa thành phần hồ sơ, do cán bộ bộ phận
một cửa tự phô tô mà không yêu cầu công dân nộp, vì chưa có quy định, chưa có sự
thống nhất giữa các ý kiến về vấn đề lưu giấy tờ xuất trình, nên đoàn kiểm tra đã ghi
nhận vào biên bản kiểm tra, thông qua tại cuộc họp giao ban với UBND phường, sẽ
đưa vấn đề tại cuộc họp tổng kết kiểm tra của toàn thành phố để trao đổi lấy ý kiến.
2.2. Xác định mục tiêu xử lý tình huống.
Giải quyết các vấn đề do tình huống đặt ra: Nếu không thực hiện quá trình
kiểm tra công tác kiểm soát thủ tục hành chính tại Phường Lê Lợi, sẽ không phát
hiện ra rất nhiều trường hợp giải quyết hồ sơ quá thời hạn của cán bộ tư pháp tại
đây.
Kịp thời chấn chỉnh những sai phạm của các cán bộ, công chức tư pháp, bảo đảm pháp
chế, quyền lợi ích chính đáng của công dân.
Nắm bắt được thực tế thực hiện giải quyết các thủ tục hành chính và những vướng
mắc chưa được thống nhất trong hoạt động kiểm soát thủ tục hành chính. Có hướng chỉ
đạo và hướng dẫn kịp thời trong hoạt động kiểm soát thủ tục hành chính.
Giải quyết hài hòa giữa tính pháp lý, lợi ích kinh tế và lợi ích xã hội.
2.3. Phân tích nguyên nhân và hậu quả:
Nguyên nhân chủ quan dẫn đến tình huống:
Xét về vấn đề giải quyết hồ sơ quá thời hạn, nguyên nhân chủ quan là do tinh thần
trách nhiệm làm việc của cán bộ tư pháp và cán bộ bộ phận một cửa của UBND
phường Lê Lợi, thị xã Sơn Tây, thành phố Hà Nội. Hoạt động ngoại khóa, du lịch mà
UBND phường tổ chức là rất thiết thực và cần thiết, tuy nhiên cần có sự sắp xếp về thời
gian và bố trí nhân sự hợp lý, tránh việc cả cơ quan đi nghỉ mát, không có cán bộ trực
tiếp công dân, và việc giải quyết thủ tục hành chính không đúng theo quy định. Lỗi
dẫn đến việc giải quyết quá hạn là do lỗi trực tiếp của cán bộ, công chức phường Lê
Lợi. Mặt khác, cán bộ một cửa đã tự ý hẹn trả kết quả quá thời hạn quy định của pháp
luật mà chưa thông qua lãnh đạo UBND phường.
Nguyên nhân khách quan dẫn đến tình huống:
Xét về vấn đề lưu thừa thành phần hồ sơ do sự không rõ ràng giữa các quy định của
pháp luật dẫn đến việc không thống nhất trong việc lưu hồ sơ. Bởi hiện nay, chưa có
văn bản nào quy định rõ ràng việc lưu giấy tờ xuất trình, theo Quyết định 4322/QĐUBND ngày 01/10/2012 của UBND Thành phố Hà Nội về việc công bố TTHC mới ban
hành, TTHC được sửa đổi bổ sung hoặc thay thế, TTHC bị hủy bỏ hoặc bãi bỏ trong
lĩnh vực tư pháp thuộc thẩm quyền giải quyết của Sở Tư pháp/UBND cấp huyện/
UBND cấp xã trên địa bàn thành phố Hà Nội, đã tách phần giấy tờ cần xuất trình và
giấy tờ yêu cầu công dân nộp thành
02 mục tách biệt nhau, như vậy công dân chỉ cần nộp những giấy tờ yêu cầu phải
nộp. Và thực tiễn hiện nay là cải cách hành chính, hướng đến việc đơn giản hóa thủ tục
theo hướng có lợi cho người dân và cho cả cơ quan nhà nước. Việc cắt giảm một số
thành phần hồ sơ không quan trọng trong thủ tục hành chính là cần thiết, vì vậy không
cần lưu những giấy tờ xuất trình của công dân. Tuy nhiên, có một số ý kiến lại cho
rằng, giấy tờ cần công dân xuất trình vẫn phải lưu thành bộ hồ sơ, để làm căn cứ khi
xác định trách nhiệm, bởi theo quy định tại Nghị định 06/2012/NĐ-CP sửa đổi bổ
sung một số điều của Nghị định 158/2005/NĐ-CP về quản lý hộ tịch chỉ quy định “
các giấy tờ phải nộp và xuất trình khi thực hiện các việc hộ tịch theo quy định được lập
thành 01 bộ hồ sơ” . Vấn đề này cũng đã được đưa ra tại Cuộc họp giao ban của Sở Tư
pháp và các phòng Tư pháp trên địa bàn thành phố Hà Nội, nhưng chưa thống nhất, do
vậy một số phòng Tư pháp của các quận huyện vẫn hướng dẫn việc lưu các giấy tờ
xuất trình, nhưng các giấy tờ này do cán bộ một cửa tự photo để lưu mà không yêu cầu
công dân nộp.
Khi nghe đơn vị giải trình và xét trên thực tiễn kiểm tra tại một số đơn vị khác trên địa
bàn thành phố Hà Nội, đoàn kiểm tra cũng ghi nhận thực tế này xảy ra ở một số các
quận huyện, xã phường mà đoàn đã tiến hành kiểm tra.
Phân tích hậu quả:
Thứ nhất, sự thiệt hại về kinh tế: việc lưu các giấy tờ xuất trình của công dân, Trưởng
bộ phận một cửa UBND phường Lê Lợi giải trình rằng là do cán bộ một cửa tự photo
khi công dân xuất trình để làm căn cứ, lập thành hồ sơ lưu. Như vậy, đặt ra câu hỏi,
vậy chi phí về máy photo, giấy photo, mực,… do ai bỏ ra? Trên thực tế, chi phí này do
tự UBND chi trả, tốn một khoản ngân sách của Nhà nước. Mặt khác, đơn vị giải trình
rằng không yêu cầu công dân nộp các giấy tờ xuất trình, nhưng trên thực tế, khi kiểm
tra có thấy rằng một số giấy tờ xuất trình như Chứng minh nhân dân, sổ hộ khẩu,…
trong hồ sơ lưu là bản sao có chứng thực. Khi đoàn kiểm tra hỏi về việc đơn vị tự
photo, nhưng một số hồ sơ lại là bản sao có chứng thực, đơn vị giải trình rằng do công
dân xuất trình bản sao có chứng thực nên cán bộ một cửa lưu luôn mà không photo
lại. Do vậy, chưa thể xác thực tính chính xác có hay không việc cán bộ một cửa yêu
cầu công dân nộp các giấy tờ xuất trình. Nếu cán bộ một cửa yêu cầu công dân nộp các
giấy tờ xuất trình, đã vi phạm, gây tốn kém chi phí cho công dân.
Thứ hai, việc cán bộ một cửa hẹn trả kết quả giải quyết thủ tục đăng ký kết hôn của
chị Hạnh và anh Nam quá thời gian quy định là vi phạm quy định của pháp luật, giảm
sút tính nghiêm minh của pháp luật, mất uy tín và lòng tin của công dân vào cơ quan,
cán bộ công chức nhà nước.
2.4. Xây dựng, phân tích và lựa chọn phương án giải quyết.
2.4.1. Phương án 1:
Nội dung phương án 1:
Trong khoảng thời gian UBND phường Lê Lợi tổ chức đi nghỉ mát cho cán bộ, công
chức, nhân viên làm việc tại phường. Lãnh đạo phường cần sắp xếp thời gian hợp lý
vào cuối tuần, ngày nghỉ để không ảnh hưởng đến công việc của UBND. Ngoài ra, nếu
UBND phường tổ chức trong ngày hành chính, cần sắp xếp một số cán bộ ở lại trực,
để tiếp và trả kết quả cho công dân, tránh để tình trạng cả cơ quan nghỉ trong ngày
làm việc. Trước đó, các cán bộ phòng chuyên môn cần giải quyết hồ sơ trong thời hạn
quy định, hoặc giải quyết trước hạn chuyển ra bộ phận một cửa để trả cho công dân
đúng trong thời hạn quy định.
Đối với việc lưu hồ sơ, những giấy tờ tài liệu cần công dân xuất trình, cán bộ một cửa
không lưu, bởi theo quy định tại Nghị định 06/2012/NĐ-CP sửa đổi bổ sung một số
điều của Nghị định 158/2005/NĐ-CP về quản lý hộ tịch quy định “ các giấy tờ phải
nộp và xuất trình khi thực hiện các việc hộ tịch theo quy định được lập thành 01 bộ hồ
sơ” và đối với một số thủ tục như thủ tục đăng ký khai sinh có quy định “Trong trường
hợp cán bộ Tư pháp hộ tịch biết rõ về quan hệ hôn nhân của cha mẹ trẻ em, thì không
bắt buộc phải xuất trình Giấy chứng nhận kết hôn”. Như vậy, các giấy tờ này chỉ cần
công dân xuất trình, hoặc không cần xuất trình nên không cần lưu.
Trong trường hợp này, đoàn kiểm tra sẽ lập biên bản về việc giải quyết thủ tục đăng
ký kết hôn của chị Cao Mỹ Hạnh và anh Nguyễn Hoàng Nam quá thời hạn quy định,
và việc lưu thừa thành phần hồ sơ, những giấy tờ công dân chỉ cần xuất trình mà
không phải nộp.
Những lợi thế, thuận lợi của phương án 1:
Với phương án này, các vi phạm của cán bộ, công chức phường Lê Lợi, thị xã Sơn
Tây, thành phố Hà Nội sẽ bị lập biên bản, xem xét về trách nhiệm trong việc thực hiện
công tác kiểm soát thủ tục hành chính tại địa phương. Đoàn kiểm tra sớm phát hiện
những sai phạm trong việc kiểm tra các hồ sơ tương tự, ngăn chặn kịp thời và có hướng
chỉ đạo, xử lý đối với những sai phạm. Yêu cầu chấm dứt và nghiêm túc thực hiện theo
quy định của pháp luật. Chấn chỉnh ý thức trách nhiệm cũng như năng lực chuyên môn
cho đội ngũ cán bộ công chức trên địa bàn, bảo vệ quyền và lợi ích chính đáng cho công
dân.
Đối với việc không cần lưu hồ sơ xuất trình, cán bộ một cửa sẽ không mất nhiều thời
gian, UBND không mất nhiều chi phí cho việc photo tài liệu, tiết kiệm nhân lực và
kinh phí cho nhà nước.
Hạn chế của phương án 1:
Tuy nhiên, phương án này cũng có một số những hạn chế. Việc không lưu các giấy tờ
xuất trình sẽ gặp phải khó khăn trong một số trường hợp xảy ra, có sự mâu thuẫn, hoặc
có vấn đề trong việc giải quyết hoặc trả kết quả hồ sơ, khi đó khó xác định trách nhiệm
của người đi làm các thủ tục hành chính.
2.4.2 Phương án 2:
Nội dung của phương án 2:
Đối với việc hẹn trả kết quả thủ tục đăng ký kết hôn của anh Nguyễn Hoàng Nam
và chị Cao Mỹ Hạnh, xem xét lý do của đơn vị giải trình do UBND phường Lê Lợi, thị
xã Sơn Tây, thành phố Hà Nội tổ chức nghỉ mát cho cán bộ, công chức, nhân viên tại
phường. Đoàn kiểm tra có thể ghi vào biên bản với mức độ nhắc nhở, cảnh cáo, và
hướng dẫn đơn vị nên có sự sắp xếp hợp lý về thời gian cũng như nhân sự để bảo đảm
công việc.
Đối với việc lưu cả các giấy tờ xuất trình của công dân, đoàn kiểm tra thống nhất với
ý kiến của cán bộ phường Lê Lợi, sẽ tự photo để làm căn cứ mà không cần yêu cầu
công dân nộp, và không ghi vào biên bản kiểm tra.
Những lợi thế, thuận lợi của phương án 2:
Phương án 2 này mang tính nhắc nhở, răn đe những sai phạm của cán bộ UBND
phường Lê Lợi, bởi thực chất kiểm tra việc thực hiện công tác kiểm soát thủ tục hành
chính để nắm bắt tình hình thực hiện công tác kiểm soát thủ tục hành chính trên địa
bàn, có hướng chỉ đạo, hướng dẫn kịp thời, không mang tính xử phạt nặng nề. Đối với
việc lưu các giấy tờ công dân xuất trình sẽ có căn cứ xác định trách nhiệm của cá nhân
khi xảy ra vấn đề.
Những hạn chế của phương án 2:
Phương án này cũng bộc lộ rất nhiều hạn chế, việc chỉ nhắc nhở, răn đe những hành vi
sai phạm sẽ tạo tiền lệ xấu, sự không cứng rắn trong việc xử lý các sai phạm, dễ xảy
ra tình trạng tương tự, vi phạm các quy định trong thời gian sau đó trong việc thực
hiện giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính tại UBND phường Lê Lợi, thị xã Sơn Tây,
thành phố Hà Nội nói riêng cũng như trên toàn địa bàn nói chung.
Việc cho lưu hồ sơ xuất trình như cán bộ UBND phường Lê Lợi đang làm sẽ gây tốn
kém nhân lực cũng như những kinh phí về photo tài liệu cho Nhà nước. Có thể xảy
ra một số trường hợp, cán bộ một cửa yêu cầu công dân phải nộp để lưu, gây tốn
kém, phiền hà cho công dân, đi ngược với quy định tinh giảm gọn nhẹ thủ tục hành
chính, ảnh hưởng quyền và lợi ích của công dân.
2.4.3 Phương án 3:
Nội dung của phương án 3:
Đoàn kiểm tra sẽ lập biên bản những hành vi sai phạm về việc quy định quá thời hạn
hẹn trả kết quả hồ sơ đăng ký kết hôn của chị Cao Mỹ Hạnh và anh Nguyễn Hoàng
Nam.
Với những giấy tờ công dân xuất trình, đoàn kiểm tra sẽ ghi vào biên bản thực tế diễn
ra, vì đây là thực trạng chung trên một số địa bàn. Đoàn kiểm tra sẽ không lập biên bản
đây là hành vi sai phạm về việc lưu thừa thành phần hồ sơ trong việc giải quyết thủ tục
hành chính, mà sẽ ghi thực trạng tại những địa bàn này và sẽ đưa vấn đề này vào trao
đổi tại cuộc họp giao ban với thị xã và thành phố.
Những lợi thế, thuận lợi của phương án 3:
Phương án này các vi phạm của cán bộ, công chức phường Lê Lợi, thị xã Sơn Tây,
thành phố Hà Nội sẽ bị lập biên bản, xem xét về trách nhiệm trong việc thực hiện
công tác kiểm soát thủ tục hành chính tại địa phương. Đoàn kiểm tra sớm phát hiện
những sai phạm trong việc kiểm tra các hồ sơ tương tự, ngăn chặn kịp thời và có hướng
chỉ đạo, xử lý đối với những sai phạm. Yêu cầu chấm dứt và nghiêm túc thực hiện theo
quy định của pháp luật. Chấn chỉnh ý thức trách nhiệm cũng như năng lực chuyên
môn cho đội ngũ cán bộ công chức trên địa bàn, bảo vệ quyền và lợi ích cho công dân.
Việc lưu thành phần hồ sơ xuất trình, vì đây là vấn đề mà trong các quy định của pháp
luật còn chưa rõ ràng, nên việc xác định đây là sai phạm của đơn vị là chưa hợp lý. Vì
vậy, đoàn kiểm tra sẽ ghi nhận thực tiễn và đưa ra trao đổi để có quyết định thống nhất,
hướng dẫn trên toàn địa bàn thành phố Hà Nội.
Những hạn chế của phương án 3:
Phương án này sẽ dẫn đến tình trạng UBND phường Lê Lợi vẫn sẽ tiếp tục lưu những
giấy tờ xuất trình của công dân cho đến khi có sự chỉ đạo, hướng dẫn chính thức của
UBND thành phố.
Kết luận:
Từ những phân tích về nội dung, những lợi thế, thuận lợi và hạn chế của phương án
trên, em sẽ lựa chọn hướng giải quyết theo phương án 3. Bởi đây là phương án giải
quyết hợp tình hợp lý, vừa bảo đảm xử lý những hành vi sai phạm của cán bộ công
chức UBND phường Lê Lợi, thị xã Sơn Tây, bảo vệ quyền và lợi ích của công dân.
Mặt khác, với những quy định chưa thống nhất của pháp luật, đoàn kiểm tra có sự ghi
nhận thực tiễn tình hình thực hiện công tác kiểm soát thủ tục hành chính ở địa phương
để báo cáo với UBND thành phố, có hướng chỉ đạo mang tính hướng dẫn, linh hoạt,
không cứng nhắc trong việc thực hiện giải quyết thủ tục hành chính mà vẫn bảo đảm
quyền và lợi ích của nhà nước, của công dân và của cả những cán bộ công chức làm
nhiệm vụ.
2.5. Lập kế hoạch tổ chức thực hiện phương án đã chọn.
STT
ĐK cơ sở
Giám sát,
phương
Nội dung công Chủ thể Thời gian vật chất,
kiểm tra thực
án thực
việc
thực hiện thực hiện kinh phí
hiện
hiện
thực hiện
1
Lập biên bản
Thành
Ngay tại
Dự
toán
-
Các thành
những sai phạm
viên của
thời điểm kinh
phí
viên của Đoàn
trong việc hẹn trả
Đoàn kiểm kiểm tra
trong
kế
kiểm tra.
kết quả quá thời
tra
hoạch
- Lãnh đạo
hạn quy định của
kiểm tra số
phòng tư pháp
cán bộ một cửa
31/KH-
thị xã Sơn
UBND
phường
ĐKTLN
Tây.
Lê Lợi.
04/6/2015
Lãnh đạo
Yêu cầu đơn vị
ngày
-
UBND
không lưu các
phường
Lê
giấy tờ xuất trình
Lợi.
của công dân.
- Cán bộ một
cửa, cán bộ tư
pháp UBND
phường
Lê
Lợi.
2
Nhắc nhở những Thành
Ngay tại
Dự
toán
-
Các thành
sai phạm của cán
viên của
thời điểm kinh
phí
viên của Đoàn
bộ
UBND Đoàn kiểm kiểm tra
trong
kế
kiểm tra.
phường Lê Lợi,
tra
hoạch
- Lãnh đạo
thị xã Sơn Tây.
phòng tư pháp
31/KHthị xã Sơn
kiểm tra số
ĐKTLN
Tây.
ngày
04/6/2015
-
Lãnh đạo
UBND
phường
Lê
Lợi.
-
Cán
cửa,
bộ
cán
một
bộ
tư
pháp
UBND
phường
Lê
Lợi.
3
Lập
biên
bản
Thành
Ngay tại
Dự
toán
-
Các thành
những sai phạm
viên của
thời điểm kinh
phí
viên của Đoàn
trong việc hẹn trả
Đoàn kiểm kiểm tra
trong
kế
kiểm tra.
kết quả quá thời
tra
hoạch
- Lãnh đạo
hạn quy định của
kiểm tra số
phòng tư pháp
cán bộ một cửa
31/KH-
thị xã Sơn
UBND
phường
ĐKTLN
Tây.
Lê Lợi.
04/6/2015
ngày
-
Lãnh đạo
Ghi nhận vấn đề
UBND
lưu
phường
hồ
sơ
vào
bản
kiểm
tra.
Lê
biên
Lợi.
cửa,
pháp
phường
Lợi.
Cán
cán
bộ
bộ
một
tư
UBND
Lê
PHẦN 3: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ
Hoạt động kiểm tra việc thực hiện công tác kiểm soát thủ tục hành chính là trách
nhiệm của toàn hệ thống các cơ quan hành chính nhà nước, được thực hiện theo quy
định tại các văn bản quy phạm pháp luật điều chỉnh trực tiếp hoạt động kiểm soát thủ
tục hành chính và các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của các cấp có thẩm quyền về công
tác này.
Đây là tình huống đã xảy ra tại UBND phường Lê Lợi, thị xã Sơn Tây, Hà
Nội trong quá trình Đoàn kiểm tra liên ngành của UBND thành phố thực hiện
việc kiểm tra công tác kiểm soát thủ tục hành chính tại đây. Qua thực tiễn kiểm
tra, đoàn đã nắm bắt được tình hình triển khai hoạt động kiểm soát thủ tục hành
chính, những khó khăn vướng mắc bởi hoạt động kiểm soát thủ tục hành chính
là công việc mới được chuyển giao cho phòng tư pháp, mà đây là công việc khó,
đòi hỏi cán bộ, công chức phải có trách nhiệm, kỹ năng chuyên môn cao. Tuy
nhiên, hầu hết cán bộ đầu mối thực hiện công tác kiểm soát thủ tục hành chính
tại các xã phường thị trấn cũng như tại các quận, huyện thị xã đều là cán bộ
kiêm nhiệm nên chưa có nhiều thời gian cho công việc. Do vậy, đoàn kiểm tra
ghi nhận những sai phạm và thực tế công tác giải quyết thủ tục hành chính tại
địa phương để kịp thời chấn chỉnh, đưa ra những hướng dẫn chỉ đạo trong công
tác giải quyết thủ tục hành chính nói riêng và công tác kiểm soát thủ tục hành
chính nói chung.
Từ tình huống trên, và từ thực tiễn được tham gia vào Đoàn kiểm tra liên ngành của
thành phố, em xin kiến nghị một số ý kiến sau:
Thứ nhất, cần tăng cường quan tâm, chỉ đạo, kiểm tra đối với công tác
kiểm soát thủ tục hành chính để hiểu rõ tình hình triển khai, phát hiện những sai
phạm trong công tác thực hiện kiểm soát thủ tục hành chính. Ngày 31/12/2014
Bộ Tư pháp đã ban hành Thông tư số 25/2014/TT-BTP hướng dẫn kiểm tra việc
thực hiện hoạt động kiểm soát thủ tục hành chính, trong quy định về thẩm quyền
Page 19
kiểm tra tại Điều 6, chỉ quy định thẩm quyền kiểm tra cho Bộ trưởng Bộ Tư
pháp; Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan; UBND cấp tỉnh tiến hành lập kế hoạch
kiểm tra. Như vậy, UBND cấp quận huyện thị xã không được quy định thẩm
quyền về kiểm tra công tác kiểm soát thủ tục hành chính, mà UBND cấp huyện
là cơ quan trực tiếp chỉ đạo, hướng dẫn UBND cấp xã phường trong việc triển
khai công tác kiểm soát thủ tục hành chính. Do đó, cần quy định thêm thẩm
quyền cho UBND cấp quận huyện trong việc kiểm tra công tác kiểm soát thủ tục
hành chính.
Thứ hai, quán triệt, chỉ đạo các phòng ban liên quan, bố trí cán bộ có năng lực, trách
nhiệm làm nhiệm vụ kiểm soát thủ tục hành chính; tăng cường trách nhiệm của lãnh
đạo, người đứng đầu các cơ quan, đơn vị liên quan trong thực hiện thủ tục hành chính.
Xem xét bổ sung biên chế và cán bộ đầu mối làm công tác kiểm soát thủ tục hành
chínhmang tính chuyên trách cho các đơn vị cấp quận, huyện, thị xã cũng như xã
phường thị trấn. Quan tâm bổ sung nguồn kinh phí để đầu tư áp dụng công nghệ thông
tin và chế độ chính sách mang tính ưu đãi cho các địa phương xã phường thị trấn.
Thứ ba, các cơ quan cấp trên cần ban hành những quy định cụ thể rõ ràng trong một số
vấn đề chưa thống nhất, hướng dẫn các đơn vị cấp dưới trong việc thực hiện giải quyết
thủ tục hành chính cũng như các công việc liên quan đến kiểm soát thủ tục hành
chính.
Thứ tư, bố trí đủ trang thiết bị, cơ sở vật chất cho bộ phận tiếp nhận, giải quyết thủ tục
hành chính; tăng cường tổ chức tập huấn, hướng dẫn về công tác kiểm soát thủ tục
hành chính cho cán bộ bộ phận một cửa, cán bộ tư pháp làm công tác này để nâng cao
trình độ, kỹ năng thực hiện nhiệm vụ, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ được giao.
Trên đây là những nội dung về tình huống và phương án giải quyết tình
huống xảy ra trong quá trình thực hiện nhiệm vụ của bản thân em tại Phòng
Page 20
Kiểm soát thủ tục hành chính - Sở Tư pháp Hà Nội. Tuy nhiên, do kinh nghiệm về công
việc cũng như những kiến thức, kỹ năng xử lý tình huống còn hạn chế nên bài tiểu luận
vẫn còn nhiều thiếu sót, kính mong quý thầy, cô giáo Trường Đào tạo cán bộ Lê Hồng
Phong góp ý để bài tiểu luận của em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn./
Page 21
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Tài liệu bồi dưỡng quản lý hành chính nhà nước (chương trình chuyên viên) do Học
viện hành chính phát hành.
2. Nghị định số 63/2010/NĐ-CP ngày 08/06/2010 của Chính phủ về kiểm
soát thủ tục hành chính; Nghị định số 48/2013/NĐ-CP ngày 14/5/2013 sửa đổi,
bổ sung một số điều của các Nghị định liên quan đến kiểm soát thủ tục hành
chính.
3. Nghị định 158/2005/NĐ-CP ngày 27/12/2005 về đăng ký và quản lý hộ tịch, Nghị
định 06/2012/NĐ-CP ngày 02/02/2015 sửa đổi, bổ sung một số điều của các Nghị định
về hộ tịch, hôn nhân và gia đình và chứng thực.
4. Quyết định 4322/QĐ-UBND ngày 01/10/2012 của UBND Thành phố
Hà Nội về việc công bố TTHC mới ban hành, TTHC được sửa đổi bổ sung hoặc
thay thế, TTHC bị hủy bỏ hoặc bãi bỏ trong lĩnh vực tư pháp thuộc thẩm quyền
giải quyết của Sở Tư pháp/UBND cấp huyện/ UBND cấp xã trên địa bàn thành
phố Hà Nội.
5. Thông tư số 25/2014/TT-BTP ngày 31/12/2014 hướng dẫn kiểm tra việc thực hiện
hoạt động kiểm soát thủ tục hành chính.
6. Sổ tay nghiệp vụ Kiểm soát thủ tục hành chính trên trang
http://thutuchanhchinh.vn/huong-dan-nghiep-vu.html
- Xem thêm -