Tài liệu Báo cáo thực tập tại công ty super cargo service

Báo cáo thực tập tốt nghiệp 1.1. GVHD: Ths. Trần Hữu Dũng CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU CÔNG TY SUPER CARGO SERVICE Quá trình hình thành và phát triển của công ty: 1.1.1. Khái quát về công ty: Tên doanh nghiệp trong nước : CÔNG TY TNHH DVHH PHIM CHÍNH Tên doanh nghiệp bằng tiếng anh : SUPER CARGO SERVICE CO., LTD Tên viết tắt : SCS CO., LTD Loại hình công ty : Công ty TNHH gôm nhiều thành viên Trụ sở đặt tại :Floor 04, Hoang Trieu Building, 3G Pho Quang Street, Ward 02,Tan Binh District, Ho Chi Minh City, Viet Nam Tel: 84-8-8440252 : Fax: 84-8-8440337 Email : [email protected] Webside : www.supercargoservice.com Mã số thuế : 0305924567 Giấy phép ĐKKD số :4102064344, Ngày cấp: 10/01/2008 Nơi cấp : Sở Kế Hoạch và Đầu Tư TP.HCM Ngân hàng giao dịch : NH VIETCOMBANK, chi nhánh TP.HCM Tài khoản VND : 0071004578826 Tài khoản USD : 0071374578836 Swift code : BFTVVNVX007 Ngành nghề kinh doanh chính : Cung cấp các loại dịch vụ như giao nhận đường biển, đường hàng không, vận chuyển nội địa, cho thuê kho bãi, phân phối hàng hóa, môi giới hải quan, đại lý hãng tàu… Nghiệp vụ giao nhận hàng hóa NK bằng container đường biển Trang 1 Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: Ths. Trần Hữu Dũng 1.1.2. Lịch sử hình thành và phát triển công ty: Công ty Super Cargo Service được thành lập theo quyết định số 4102064344 được cấp bởi Sở Kế Hoạch và Đầu tư Thành Phố Hồ Chí Minh. Những ngày đầu mới thành lập, công ty hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu như: giao nhận hàng đường biển, hàng đường hàng không, khai thuế hải quan, đại lý hãng tàu…với số lượng ít các nhân viên của công ty. Ra đời và phát triển hòa theo xu hướng mở cửa hội nhập và mở rộng quan hệ giao thương giữa Việt Nam và các quốc gia trên thế giới, công ty SCS đã gặp rất nhiều thuận lợi để phát triển hoạt động kinh doanh của mình trong một thị trường rộng lớn và đa dạng. Tuy nhiên công ty cũng đã gặp không ít khó khăn trên thương trường đầy sự cạnh tranh gay gắt của rất nhiều công ty khác cùng hoạt động trong ngành giao nhận vận tải hàng hóa quốc tế. Dù gặp những khó khăn như vậy nhưng với nguồn nhân lực được đào tạo cơ bản, có trình độ, năng lực giải quyết công việc tốt và đặc biệt đội ngũ quản lý giàu kinh nghiệm, công ty đã không ngừng phát triển, mở rộng cả về quy mô, lĩnh vực hoạt động, nâng cao cơ sở hạ tầng, hệ thống trang thiết bị, uy tín và chất lượng phục vụ ngày càng nâng cao. Hiện nay, công ty đã có rất nhiều đại lý trên khắp thế giới và có mối quan hệ rộng rãi với các hãng tầu lớn như: OOCL, HANJIN, MOL, MAERSK LINE…cũng như các hãng hàng không chuyên chở hàng hóa như: AIR FRANCE, THAI AIRWAYS, CHINA AIRLINE…để dễ dàng cung ứng dịch vụ vận chuyển hàng hóa quốc tế cho khách hàng với những dịch vụ tốt nhất, chi phí tiết kiệm nhất, trong khoảng thời gian ngắn nhất mà vẫn đảm bảo sự an toàn ở mức độ cao nhất cho hàng hóa của khách hàng. Nói chung, công ty SCS luôn hoạt động hiệu quả với phương châm của mình: “SAFE – SAVING – SWIFT” 1.2. Chức năng và nhiệm vụ của công ty: 1.2.1. Chức năng: Nghiệp vụ giao nhận hàng hóa NK bằng container đường biển Trang 2 Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: Ths. Trần Hữu Dũng Công ty SCS là một forwarder ( người vận chuyển hình thức ) kinh doanh dịch vụ vận chuyển hàng hóa quốc tế tạo điều kiện cho việc giao dịch giữa các doanh nghiệp trong và ngoài nước dễ dàng hơn. Tạo nguồn thu và lợi nhuận chính đáng góp phần làm giàu cho quê hương đất nước. Tạo thêm công ăn việc làm cho người lao động tại địa phương. Góp phần tháo gỡ khó khăn cho các doanh nghiệp và các đối tác trong và ngoài nước. Đóng thuế và góp phần tạo nguôn thu cho ngân sách Nhà nước. 1.2.2. Nhiệm vụ: Kinh doanh các mặt hàng và ngành nghề như đã đăng ký trong giấy phép kinh doanh. Thực hiện đúng chính sách, chế độ quản lý, kinh tế tài chính, quản lý xí nghiệp và giao dịch đối ngoại theo đúng quy định của pháp luật. Công ty phải đảm bảo hạch toán đúng và đầy đủ theo yêu cầu của cơ quan nhà nước đồng thời thực hiện đầy đủ nghĩa vụ nộp thuế đúng thời hạn cho nhà nước. Tạo môi trường làm việc thuận lợi, chăm lo cải thiện đời sống vật chất tinh thần cho nhân viên đồng thời phải đảm bảo việc làm ổn định cho họ. Cần có kế hoạch cụ thể trong việc bồi dưỡng nghiệp vụ cho nhân viên để nâng cao trình độ và tay nghề để họ hoàn thành công việc tốt hơn. Để hội nhập phát triển cùng đất nước, công ty cần vạch ra kế hoạch và mục tiêu phát triển lâu dài. Cần tăng cường thêm cơ sở vật chất cần thiết trong công việc, điều đó góp phần không nhỏ trong kế hoạch phát triển của công ty. Cần thường xuyên cập nhật đóng góp ý kiến kịp thời về các tiêu cực với các cơ quan có thẩm quyền của hải quan, góp phần vào việc xây dựng bộ máy nhà nước trong sạch vững mạnh. Nghiệp vụ giao nhận hàng hóa NK bằng container đường biển Trang 3 Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: Ths. Trần Hữu Dũng Bảo vệ môi trường, giữ gìn trật tự an ninh xã hội, làm tròn nghĩa vụ quốc phòng mà Nhà nước giao cho, đồng thời tạo ra uy tín trên thị trường để mọi đối tượng đồng lòng ủng hộ tham gia vào sự phát triển của công ty. 1.3. Cơ cấu tổ chức nhân sự trong công ty: 1.3.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty: Sơ đồ 1: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC BP. KẾ TOÁN TÀI CHÍNH BP.CHĂM SÓC KH BP. KINH DOANH BP.ĐẠI LÝ BP. CHỨNG TỪ BP.GIAO NHẬN 1.3.2. Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban:  Hội đồng quản trị (board director) Là cơ quan đứng đầu công ty, có vai trò quản lý điều hành hoạt động của công ty, quyết định phương hướng, nhiệm vụ phát triển của công ty và kế hoạch kinh doanh hàng năm, thảo luận và thông qua bản tổng kết tài chính của năm.  Giám đốc (general director) Nghiệp vụ giao nhận hàng hóa NK bằng container đường biển Trang 4 Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: Ths. Trần Hữu Dũng Phụ trách việc quản lý điều hành công ty, chịu trách nhiệm về hoat động kinh doanh của công ty theo điều lệ của công ty và quyết định của hội đồng quản trị Bảo toàn và phát triển vốn theo phương án kinh doanh đã được hội đồng quản trị duyệt và thông qua. Xây dựng và trình hội đồng quản trị cơ cấu, tổ chức quản lý, kê hoạch dài hạn hàng năm và các dự án đầu tư hay liên doanh, liên kết. Trực tiếp phụ trách công tác tổ chức tiền lương, tài chính kế toán.  Phó giám đốc (vice directoc) Thay mặt giám đốc điều hành quản lý công ty khi giám đốc đi vắng. Nghiên cứu, tập hợp các văn bản về luật, các Nghị định, Thông tư… có liên quan đến hoạt động của công ty. Xây dựng các quy chế , định mức kinh tế, kỹ thuật, an toàn lao động. Xây dựng các phương án, chiến lược phát triển thị trường, mô hình đại lý, môi giới trong tình hình cạnh tranh trong nước và thế giới. Nghiên cứu quy trình công nghệ, tiêu chuẩn hàng hóa dịch vụ của đại lý  Bộ phận kế toán tài chính ( accounting department) Thu chi theo đúng nguyên tắc, chế độ báo cáo, quyết toán tài chính kịp thời hàng năm, hàng quý. Có trách nhiệm quản lý chặt chẽ đồng vốn, tăng thu, tiết kiệm chi nhằm đạt hiệu quả kinh tế cao. Căn cứ vào chỉ tiêu, kế hoạch kinh doanh, lập kế hoạch tài chính đồng thời thực hiện công tác kế toán của công ty đầy đủ, kịp thời với tình hình hoạt động của công ty Ngoài nhiệm vụ và công việc chuyên môn của phòng kế toán, phòng kế toán còn tham gia giải quyết lô hàng cùng các phòng ban khác nhau như sau:  Theo dõi ETD, ETA của các lô hàng trên server hoặc sau khi nhận được local debit từ phòng chứng từ, kế toán liên hệ với khách hàng lấy thông tin công ty của khách hàng để ghi hóa đơn nháp, fax/email cho họ yêu cầu thanh toán. Nghiệp vụ giao nhận hàng hóa NK bằng container đường biển Trang 5 Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: Ths. Trần Hữu Dũng  Theo dõi đòi tiền khách hàng và thanh toán/chuyển khoản cước phí và local charge cho người vận chuyển.  Bộ phận đại lý (Agency Department) Nhận booking của khách hàng, làm đại lý cho các hãng tàu nước ngoài, cập nhật thường xuyên lịch trình của các hãng tàu.Hỗ trợ cho phòng sale về bảng báo giá cước vận chuyển.  Bộ phận chăm sóc khách hàng (Customer service) Cung cấp dịch vụ hỗ trợ khách hàng, trợ giúp phong sales trong hoạt động marketing. Chuẩn bị chứng từ để giao cho khách hàng, thường xuyên cập nhật bảng báo giá cước vận chuyển, phí làm dịch vụ giao nhận…  Bộ phận kinh doanh (sales department) Tìm kiếm khách hàng mới, phụ trách về việc cung cấp thông tin, báo gía cước vận chuyển và giá làm thủ tục hải quan đến khách hàng.  Bộ phận chứng từ (operation department ) Chuyên về chứng từ xuất nhập khẩu, nhận booking của khách hàng, chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, chứng từ cho khách hàng và tư vấn cho khách hàng về lĩnh vực liên quan đến vận tải giao nhận.  Bộ phận giao nhận (logistics department) Chuyên phụ trách về làm các thủ tục hải quan và giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không và đường biển. Nghiệp vụ giao nhận hàng hóa NK bằng container đường biển Trang 6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp 1.4. GVHD: Ths. Trần Hữu Dũng Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty SCS trong những năm gần đây Bảng: Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn 2009 -2011 Năm 2009 2010 2011 Chỉ tiêu Chênh lệch 2009-2010 Chênh lệch 2010-2011 Giá trị Tỷ lệ (%) Giá trị Tỷ lệ (%) 31,34 1 Doanh thu 8.599.820 9.892.130 12.992.210 1.292.310 15,03 3.100.080 2 Chi phí 7.784.830 8.614.740 10.663.290 829.910 10,66 2.048.550 23,78 814.990 1.277.390 2.328.920 462.400 56,74 1.051.530 82,32 611.242,5 958.042,5 1.746.690 346.800 56,74 788.647,5 82.32 Lợi nhuận trước thuế Lợi nhuận 4 sau thuế 3 (ĐVT: triệu đồng) ( Nguồn: phòng kế toán ) Biểu đồ: Kết quả kinh doanh của công ty qua giai đoạn 2009-2011 Nghiệp vụ giao nhận hàng hóa NK bằng container đường biển Trang 7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: Ths. Trần Hữu Dũng Nghìn đồng 14,000,000 12,000,000 10,000,000 8,000,000 Doanh thu Chi phí Loi nhuan t 6,000,000 4,000,000 2,000,000 Năm 0 2009 2010 2011 Bảng số liệu thể hiện doanh thu và lợi nhuận của công ty tăng hàng năm nhưng tốc độ tăng khác nhau: Doanh thu trong những năm đầu mới thành lập chưa cao. Trong những năm đầu công ty tập trung vào việc tìm kiếm khách hàng, mở rộng thị trường và đào tạo nhân sự.Với sự nỗ lực của Ban Giám Đốc cùng với đội ngũ nhân viên làm việc nhiệt tình, doanh thu công ty ngày một gia tăng và từ năm 2009 đến 2010 doanh thu tăng 1.292.310 nghìn đồng, chiếm tỷ lệ 15,03% và lợi nhuận tăng 462.400 nghìn đồng chiếm tỷ lệ 56,74%. Số lượng khách hàng của công ty ngày một gia tăng, đội ngũ nhân viên ngày một củng cố và vững vàng. Công ty đã dần dần có chỗ đứng ổn định trên thị trường và nâng cao uy tín.Ngoài những khách hàng cũ, công ty cũng không ngừng có được những khách hàng mới tin dùng dịchvụ, điều này thể hiện bước tiến của công ty qua thời gian. Mặc dù cuối năm 2010, ảnh hưởng của khủng hoảng tài chính thế giới có tác động mạnh mẽ đến tất cả các doanh nghiệp đặc biệt các doanh nghiệp trong lĩnh Nghiệp vụ giao nhận hàng hóa NK bằng container đường biển Trang 8 Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: Ths. Trần Hữu Dũng vực xuất nhập khẩu nhưng công ty cũng cố gắng vượt qua sự ảnh hưởng đó.Với những nỗ lực của mình đến cuối năm 2010 lợi nhuận chỉ tiêu cuối năm 2010 đạt gần 958.042,5 nghìn đồng). Đến đầu năm 2011, doanh nghiệp vẫn phát huy tinh thần gia tăng số lượng khách hàng, không ngừng nâng cao cơ sở hạ tầng, gia tăng đội ngũ nhân viên nhằm đạt được lợi nhuận chỉ tiêu là 1.746.690 nghìn đồng. Tuy nhiên ảnh hưởng của nền kinh tế thế giới trong năm 2011 đã ảnh hưởng không nhỏ đến sự phát triển của công ty. Mặc dù vậy, công ty cũng mang về doanh thu 12.992.210 nghìn đồng tăng 3.100.080 nghìn đồng so với năm 2010, mức tăng doanh thu chiếm tỷ lệ 31,34% doanh thu 2010. Supercargo là một công ty trẻ trong ngành vận tải giao nhận, những hứa hẹn ở phía trước còn rất nhiều.Với những gì công ty đã đạt được qua các năm cố gắng và không ngừng phát triển, công ty sẽ ngày một lớn mạnh và vững vàng hơn trong ngành vận tải giao nhận. 1.5. Thuận lợi và khó khăn của công ty trong những năm qua 1.5.1. Thuận lợi  Công ty được sự lãnh đạo sáng suốt của ban quản trị đầy kinh nghiệm và năng động. Họ luôn nhậy bén nắm bắt những thay đổi của thị trường và nhanh chóng đưa ra những biện pháp thích ứng với những sự thay đổi liên tục đó, giúp đáp ứng nhu cầu thị trường, đem lại hiệu quả cao trong kinh doanh và làm hài lòng khách hàng.  Công ty có cơ cấu tổ chức hoạt động phù hợp. Đội ngũ nhân viên năng nổ, nhiệt tình là lợi thế cạnh tranh của công ty. Họ luôn hoàn thành công việc với tinh thần trách nhiệm cao, góp phần to lớn trong việc nâng cao uy tín cho công ty. Luôn có được mối quan hệ chặt chẽ giữa các nhân viên với nhau trong công ty từ bộ phận chứng từ đến bộ phận kế toán và bộ phận kinh doanh. Bộ phận giao nhận gồm những nhân viên trẻ, nhiệt tình và tốt nghiệp các trường đại học, cao đẳng Nghiệp vụ giao nhận hàng hóa NK bằng container đường biển Trang 9 Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: Ths. Trần Hữu Dũng chuyên ngành, nắm vững các nghiệp vụ hải quan và có mối quan hệ tốt với cán bộ hải quan cùng các cơ quan nhà nước có liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa. Bên cạnh đó, công ty thu hút được lượng sinh viên thực tập hàng năm khá đông, nhờ đó công ty có thể tận dụng và lựa chọn được những nhân viên có khả năng trong nguồn nhân lực đầy tiềm năng đó.  Hầu hết đội ngũ cán bộ của công ty đều có năng lực, được đào tạo nghiệp cao, có kiến thưc và trình độ sâu rộng trong lĩnh vực xuất nhập khẩu. Một số nhân viên đã tự bố trí và sắp xếp thời gian một cách hợp lý để tiếp tục nâng cao trình độ, kiến thức mà không ảnh hưởng đến công việc chung tại công ty. Hàng năm việc đề bạt thăng chức càng được ban lãnh đạo cấp trên chú ý nhiều hơn, nhiều nhân viên trẻ có đầy đủ khả năng để hoàn thành nhiệm vụ mới và đã được phân công những nhiệm vụ phù hợp. Những thay đổi trên đã tác động tốt đến hiệu quả hoạt động của công ty, làm tăng doanh thu, tăng lợi nhuận và góp phần nâng cao hơn nữa đời sống của toàn thể công nhân viên, cán bộ trong công ty nên nhân viên luôn hết lòng vì công việc.  Cơ sở vật chất của công ty được trang bị tiện nghi, hiện đại phục vụ tốt cho việc hoạt đông kinh doanh của công ty. Văn phòng làm việc với đầy đủ các máy chuyên dùng trong văn phòng ( máy in, máy fax, photocopy…), các dụng cụ văn phòng, số lượng máy vi tính được công ty cung cấp đầy đủ cho nhân viên, nhờ đó đem lại hiệu quả công việc cao và tiết kiệm thời gian hơn.  Tên tuổi của công ty đã được khẳng định trên thương trường do chất lượng dịch vụ và hiệu quả hoạt động cao: vừa nhanh, vừa tiết kiệm chi phí mà vẫn đảm bảo an toàn cho hàng hóa nên được sự tín nhiệm của nhiều khách hàng nội địa và các đối tác nước ngoài.  Mối quan hệ rộng rãi của ban giám đốc cùng với khả năng giao tiếp của đội ngũ sales cũng là lợi thế lớn hỗ trợ cho công tác khai thác thương vụ đạt hiệu quả Nghiệp vụ giao nhận hàng hóa NK bằng container đường biển Trang 10 Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: Ths. Trần Hữu Dũng cao, tìm kiếm khách hàng mới và vẫn giữ được các khách hàng truyền thống, giúp đem lại lợi nhuận thường xuyên cho công ty.  Vị trí gần sân bay, cảng biển cũng là một lợi thế để công ty có thể hoạt động trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa bằng đường biển và đường hàng không, không chỉ cung cấp các dịch vụ tư vấn cho khách hàng một cách nhanh chóng và chính xác, mà còn rất thuận lợi cho hoạt động giao nhận: nhân viên giao nhận không phải đi quá xa để làm các thủ tục hải quan, giao nhận hàng hóa, giúp tiết kiệm được thời gian và chi phí vận chuyển, xe cộ.  Công ty hoạt động với nhiều ngành nghề kinh doanh, vừa nhập khẩu vừa phân phối trực tiếp cho các doanh nghiệp, vừa hoạt động trong lĩnh vực giao nhận, vừa làm đại lý hải quan. Với loại hình kinh doanh như vậy, giúp cho lợi nhuận của công ty đa dạng, không phải phụ thuộc vào loại hình nhất định nào và không bị ảnh hưởng nhiều bởi sự biến động của thị trường về một trong những loại hình dịch vụ trên, giúp công ty giữ được lợi nhuận thường xuyên 1.5.2 Khó khăn  Hiện nay số vốn công ty còn hạn chế, thiếu vốn lưu động nên công ty phải vay vốn ngân hàng. Vì vậy, công ty phải trả tiền lãi, trong khi đó tiền lãi vay lại cao, do đó mặc dù lợi nhuận hàng năm công ty đều tăng nhưng do phải trả khoản vay nên lợi nhuận của công ty không thể tối đa.  Sự biến động của thị trường tài chính, giá dầu tăng, suy thoài kinh tế cũng đã ảnh hưởng không ít đến hoạt động kinh doanh của công ty, khiến cho chi phí tăng cao, dẫn đến giá dịch vụ cung ứng cho khách hàng cũng tăng cao, không chỉ khách hàng không hài lòng mà còn phải đối mặt với tình trạng cạnh tranh về giá cả của các công ty giao nhận khác, điều này cũng làm lợi nhuận của công ty suy giảm. Thêm vào đó, sự ra đời ngày càng nhiều các công ty giao nhận tạo nên xu thế cạnh tranh trong lĩnh vực này ngày càng gay gắt, trong khi đó công ty SCS chỉ là một công ty quy mô nhỏ nên sẽ khó khăn để cạnh tranh với các công ty giao Nghiệp vụ giao nhận hàng hóa NK bằng container đường biển Trang 11 Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: Ths. Trần Hữu Dũng nhận lớn, có đầy đủ trang thiết bị hiện đại phục vụ cho giao nhận như đội xe đầu kéo, các kho bãi chưa đủ lớn…Vì vậy để tạo được một vị thế vững chắc trên thương trường là rất khó khăn cho công ty.  Công ty còn phụ thuộc nhiều vào các đối tác cung cấp dịch vụ vận chuyển nội địa do thiếu các kho bãi chứa hàng và đội xe vận chuyển riêng, nên dẫn đến một số trường hợp phải trả mức chi phí cao, ở tình huống bị động như phải chờ xe, gây chậm trễ và không thuận lợi trong giao nhận hàng hóa.  Đối với công tác thủ tục hải qun vẫn còn phải chi những khoản tiền tiêu cực cho nhân viên hải quan và nhân viên cảng trong quá tình làm thủ tục hải quan nên làm giảm lợi nhuận và dễ ảnh hưởng xấu đến những nhân viện trực tiếp thực hiện mà không trung thực do kê khai vượt quá số tiền đã chi. Việc này lãnh đạo công ty rất khó kiểm soát. Ngoài ra, các thủ tục hải quan còn rườm rà, rắc rối, gây mất thời gian cho việc cung dịch vụ của doanh nghiệp. Đặc biệt là hàng nhập khẩu, một lô hàng đơn giản thông thường phải mất hai ngày mới hoàn thành xong thủ tục hải quan để có thể nhận hàng. Bên cạnh đó, việc xin cấp giấy phép của Bộ Công Thương, xin cấp C/O cho hàng xuất, đăng ký giám định mẫu, đăng kiểm xe,… cũng gây không ít khó khăn cho doanh nghiệp, mất rất nhiều thời gian.  Pháp luật điều chỉnh hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa có quá nhiều văn bản hướng dẫn thay thế, công ty không thể cập nhật và bao quát được toàn bộ dẫn đến còn có sai sót trong công việc, làm chậm tiến trình làm việc và ảnh hưởng đến uy tín của công ty.  Công ty đang phải đối mặt với vấn đề thiếu nhân lực ở các phòng ban như: phòng sales, chứng từ… Việc tuyển mộ nhân viên có năng lực là một vấn đề khó khăn đòi hỏi nhiều thời gian của ban lãnh đạo, nếu tuyển nhân viên không lành nghề thì việc đào tạo lại từ đầu là một vấn đề thời gian. Trong khi đó công ty không có phòng nhân sự, mọi hoạt động liên quan đến quản lý, ngoại giao, đào tạo đều do ban giám đốc phụ trách nên khó có thể giải quyết nhanh vấn đề này. Nghiệp vụ giao nhận hàng hóa NK bằng container đường biển Trang 12 Báo cáo thực tập tốt nghiệp  GVHD: Ths. Trần Hữu Dũng Công tác nghiên cứu thị trường và tìm đối tác còn yếu do không có phòng marketing, nên công ty chủ yếu làm ăn với các đối tác quen thuộc, lâu năm. Các mối quan hệ với khách hàng là chủ yếu dựa trên sự quen biết của ban giám đốc, cộng thêm việc thiếu quảng bá hình ảnh của công ty SCS nên cũng khó mở rộng thêm quan hệ với các khách hàng mới. Những lô hàng nhập về chủ yếu với quy mô hàng nhỏ lẻ, hàng chỉ định số lượng không nhiều nên khó mở rông quy mô hoạt động của công ty. 1.6. Phương hướng hoạt động của công ty trong thời gian tới - Tìm kiếm và tiếp cận thêm nhiều thị trường tiềm năng, tạo điều kiện để công ty phát triển lâu dài và hiệu quả. - Đầu tư thêm loại hình vận tải đường dài để đáp ứng tối đa các nhu cầu của khách hàng về mặt vận chuyển. phát triển và mở rộng mạng lưới kho bãi tại các vùng kinh tế trọng điểm trên cả nước. - Đổi mới và nâng cao thêm chất lượng các dịch vụ để càng ngày thỏa mãn mọi nhu cầu của khách hàng. Tạo lập một vị thế và thương hiệu dịch vụ riêng trong ngành vận tải và giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu. - Tuân thủ các chính sách, chế độ quản lý kinh tế, giao dịch hiện hành của nhà nước Việt Nam. - Cố gắng phát triển trong việc giao nhận hàng hóa bằng container - Tìm kiếm thêm khách hàng mới, đẩy mạnh phát triển phòng sales vì hiện nay phòng sales vẫn còn rất yếu trong lĩnh vực tìm kiếm khách hàng mới, khách hàng tiềm năng cho công ty. Đẩy mạnh hoạt đông marketing quốc tề nhằm mở rộng hơn thị trường tiềm năng. - Thiết lập hơn nhiều chế độ quan tâm khách hàng cũ, ưu đãi trong khâu báo giá dịch vụ cho khách hàng mới, hạ giá thành chi phí đến mức thấp nhất để thu hút khách hàng nhiều hơn về phía mình. Nghiệp vụ giao nhận hàng hóa NK bằng container đường biển Trang 13 Báo cáo thực tập tốt nghiệp - GVHD: Ths. Trần Hữu Dũng Duy trì những tuyến đường cũ đi Thái Lan, Indonesia, Nhật Bản, Hồng Kông, Đài Loan, Úc, Balan… Mở thêm tuyến đường mới đi Châu Âu với chi phí rẻ nhờ có sự trợ giúp từ phía đối tác Châu Âu và lượng khách hàng cố định. - Mở rộng mối quan hệ với các hãng tàu nhằm dành được các khoản hoa hồng thuê tàu. - Tuyển dụng thêm lực lượng lao động có chuyên môn cao, cắt giảm lực lượng lao động kém hiệu quả. Đầu tư phát triển con người hướng đến chuyên môn hóa và chuyên nghiệp hóa. - Mở rộng mạng lưới công nghệ thông tin, ứng dụng sâu hơn vào quản lý và cung ứng dịch vụ. - Đa dạng hóa ngành nghề kinh doanh: ngoài việc tập trung phát triển ngành nghề truyền thống. Công ty sẽ mở rộng đầu tư, kinh doanh sang ngành nghề mới như xuất nhập khẩu, dịch vụ chuyển phát nhanh, dịch vụ quản lý kho bãi… 2.1. CHƯƠNG 2: TÌM HIỂU VỀ HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN BẰNG ĐƯỜNG BIỂN Ở CÔNG TY SUPER CARGO SERVICE Giới thiệu chung về phòng giao nhận Nghiệp vụ giao nhận hàng hóa NK bằng container đường biển Trang 14 Báo cáo thực tập tốt nghiệp  GVHD: Ths. Trần Hữu Dũng Phòng giao nhận: ra đời từ những ngày đầu khi mới thành lập công ty là bộ phận chuyên đảm trách việc giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển và đường hàng không.  Làm thủ tục hải quan về xuất nhập khẩu hàng hóa. Thu gom hàng lẻ, hàng nguyên container, hàng phi mậu dịch từ nhập đến xuất. Liên hệ với các hãng tàu để mượn container và cược container mỗi khi có số lượng hàng nhiều và yêu cầu hàng được đóng container. Thực hiện các hợp đồng xuất nhập khẩu ủy thác và xuất nhập khẩu theo đơn đặt hàng của khách hàng.  Bên cạnh đó phòng giao nhận cũng phối hợp với đội vận chuyển để điều động và lên lịch trình hợp lý cho đội xe nhằm tiết kiệm chi phí xăng dầu, phí cầu đường và tăng luân chuyển lượt xe để tăng doanh thu cho công ty. Chiu trách nhiệm duyệt lệnh, gia hạn lệnh, phân phối công việc cụ thể và hợp lý cho đội xe.  Công việc cụ thể của một nhân viên giao nhận xuất nhập khẩu:  Gửi thư chào hàng, chào giá (phòng sales đảm trách nhiệm vụ này, nhưng đôi khi các nhân viên phòng giao nhận cũng có thể tìm kiếm khách hàng cho riêng mình)  Tư vấn cho khách hàng về thị trường mới, các điều kiện giao nhận  Lên chứng từ như tờ khai hải quan, packinglist, invoice…  Làm các thủ tục hải quan khi được khách hàng ủy thác  Theo dõi quá trình vận chuyển hàng hóa tới cảng đích và liên hệ với các đại lý ở nước ngoài  Chuẩn bị các phương tiện vận tải để đưa hàng về kho sau khi làm thủ tục hải quan đối với hàng nhập hoặc đưa hàng tới cảng đối với hàng xuất và theo sự ủy thác của khách hàng. Sơ đồ 2: Quan hệ giữa Phòng giao nhận với các bên liên quan Cơ quan quản lý XNK - Cơ quan cấp giấy phép XNK - Hải quan Nghiệp vụ giao nhận - Cơ quan y tế, kiểm dịch - Cảng vụ - Thuế hàng hóavụ NK bằng container - Lãnh sự, phòng thương mại đường biển Trang 15 Phòng Giao Nhận Người gửi (xuất) Báo cáo thực tập tốt nghiệp Đại lý giao nhận 2.2 Công ty Super Cargo Service Cảng Người nhận (nhập) GVHD: Ths. Trần Hữu Dũng - Tổ chức dịch vụ - Công ty vận tải - Đại lý tàu biển - Công ty bảo hiểm - Cơ quan giám định và kiểm nghiệm - Cung ứng tàu biển - Chủ kho bãi - Ngân hàng và các tổ chức tài chính Cơ cấu tổ chức của phòng giao nhận 2.2.1 Sơ đồ cấu trúc của phòng giao nhận Sơ đồ 3 : Cấu trúc của Phòng giao nhận Nghiệp vụ giao nhận hàng hóa NK bằng container đường biển Trang 16 Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: Ths. Trần Hữu Dũng Manager Logistics Dept (1) Sales in door (3) Doc (2) Staff (6) Staff (6) Staff (6) Co-ordinate (3) Staff (6) Supervisor (4) Staff (6) Staff (6) 2.2.2. Chức năng và nhiệm vụ của từng người  Manager Log Dept: Chịu trách nhiệm chính cho phòng logistics. - Phụ trách quan hệ đối ngoại: Hải quan, điều độ khách hàng, đối tác. - Phụ trách đối nội: Report cho ban giám đốc (monthly), định hướng và hoạch định chiến lược phát triển nguồn khách hàng.  Supervisor Log Dept: Phụ trách mảng đối nội cho phòng logistics. - Phụ trách quan hệ đối ngoại: dự bị chp trưởng phòng (optional). - Phụ trách đối nội: sales in door, tham gia điều phối chung (chứng từ, sắp xếp staff, con’t…).  Sales co-ordinator: (Điều phối). - Điều phối chứng từ. Nghiệp vụ giao nhận hàng hóa NK bằng container đường biển Trang 17 Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Điều phối xe. - Điều phối booking, đổi lệnh. - Contact và tham gia chăm sóc khách hàng. GVHD: Ths. Trần Hữu Dũng  Sales in door: phát triển nguồn khách hàng (sales khách hàng).  Doc (chứng từ): prepare toàn bộ chứng từ cho phong logistics.  Nhân viên hiện trường: thực hiện công việc hiện trường theo sự điều phối chung. 2.3. Kế hoạch và mục tiêu phát triển của phòng năm 2012 2.3.1. Mục tiêu:  Đạt lợi nhuận gộp: 70000 USD/Năm.  Chuẩn hóa đội ngũ logistics.  Tạo mối quan hệ tốt với cơ quan ban ngành (Hải quan, VCCL, bộ VHTT …).  Từng bước trở thành nhà cung cấp dịch vụ giao nhận – hải quan chuyên nghiệp.  Giữ vững nguồn khách hàng và hỗ trợ tốt cho các bộ phận khác cùng hoàn thành mục tiêu chung của công ty. 2.3.2. Kế hoạch  Chăm sóc khách hàng: - Tặng quà cho khách hàng mà công ty đang thường xuyên cung cấp dịch vụ vào các dịp lễ tết. - Hàng tháng liên lạc với khách hàng mà công ty đang cung cấp dịch vụ để biết phản hồi của khách hàng về chất lượng dịch vụ của mình như thế nào? - Gởi form cho khách hàng đánh giá chất lượng dịch vụ (form đánh giá của khách hàng sẽ gởi thẳng đến địa chỉ email hoặc bằng đường bưu điện tới địa chỉ của ban giám đốc) - Xây dựng form khách hàng đánh giá chất lượng dịch vụ sẽ do trưởng bộ phận và ban giám đốc thực hiên. - Xây dựng lại bảng gía cho khách hàng (ban giám đốc sẽ kiểm tra) do log dept thực hiện Nghiệp vụ giao nhận hàng hóa NK bằng container đường biển Trang 18 Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: Ths. Trần Hữu Dũng - Xây dựng bảng gía chuẩn gồm có chuẩn tariff, chuẩn forwarder, chuẩn lưu hành nội bộ. Do tano & log thực hiện  Tìm kiếm thêm khách hàng mới thông qua gửi email, gọi điện thoại cho khách hàng. Liên lạc với các sales hàng tuần để chào giá khách hàng đang sử dụng cước. Tìm kiếm forwarder có yêu cầu dịch vụ giao nhận, tập trung vào các forwarder nước ngoài thông qua sự giới thiệu của lãnh đạo  Tạo dựng mối quan hệ tốt với hải quan các cảng, hải quan sân bay, bãi hãng tàu, nhà xe container, xe tải, đóng gói, đóng kiện, bao bì, kho bãi, kho lạnh, cẩu chuyên dụng, xe nâng, hạ, vận chuyển nội địa…  Các nhân viên hiện trường phải thường xuyên cập nhật những quy định và văn bản mới mà cơ quan nhà nước ban hành để thông báo ngay cho khách hàng  Đào tạo và nâng cao nghiệp vụ giao nhận cho nhân viên của phòng giao nhận để nâng cao chất lượng của công việc. 2.4 Hoạt động giao nhận hàng bằng đường biển 2.4.1 Nếu hàng nhập khẩu phải lưu kho, bãi tại cảng  Nhận hàng từ tàu  Trước khi dỡ hàng từ tàu, tàu hoặc đại lý phải cung cấp cho cảng bản lược khai hàng hóa, sơ đồ hầm tàu để cảng và cơ quan chức năng khác như: hải quan, phòng độ cảng, cảng vụ tiến hành các thủ tục cần thiết và bố trí phương tiện làm hàng.  Cảng và đại diện tàu kiểm tra lại tình trạng hầm tàu. Nếu thấy hầm tàu ẩm ướt, hàng ở trong tình trạng lộn xôn hay hư hỏng, mất mát phải lập biên bản để 2 bên cùng ký. Nếu tàu không chịu ký vào biên bản, phải mời cơ quan giám định như vinacontrol, lập biên bản mới tiến hành dỡ hàng.  Dỡ hàng bằng cần cẩu của tàu hoặc của cảng và xếp lên phương tiện vận tải để đưa hàng về kho, bãi. Trong lúc dỡ hàng, đại diện tàu cùng nhân viên giao nhận cùng kiểm đếm và phân loại hàng, cũng như kiểm tra về tình trạng hàng và ghi vào Tally sheet. Nghiệp vụ giao nhận hàng hóa NK bằng container đường biển Trang 19 Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: Ths. Trần Hữu Dũng  Hàng được xếp lên xe tải để vận chuyển về kho theo phiếu vận chuyển có ghi rõ số lượng, loại hàng, số B/L.  Cuối mỗi ca và khi xếp hàng xong, cảng và đại diện tàu phải đối chiếu số lượng hàng giao nhận và cùng ký vào Tally sheet  Lập biên bàn kết toán nhận hàng với tàu trên căn cứ Tally sheet. Cảng và tàu đều ký vào biên bản kết toán này, xác định số lượng hàng thực giao so với Cargo Manifest và B/L  Lập các chứng từ cần thiết lúc giao nhận như: bảng kiểm hàng đổ vỡ và hư hỏng ( nếu hàng bị hư hỏng ), hay yêu câu tàu cấp giấy chứng nhận hàng thiếu CSC (certificate of shortlanded cargo) nếu tàu giao hàng bị thiếu so với bản lược khai hàng do tàu lập nói lên chủng loại, số lượng hàng được chở trên tàu tại cảng đi.  Giao hàng cho chủ hàng  khi nhận được thông báo tàu đến, chủ hàng phải mang B/L gốc, giấy giới thiệu của cơ quan tới hãng tàu để nhận lệnh giao hàng (D/O – Delivery Order) hãng tàu hoặc đại lý giữ lại B/L gốc và trao 03 bản D/O cho người nhận hàng.  Chủ hàng đóng phí lưu kho, phí xếp dỡ và lấy biên lai.  Chủ hàng mang biên lai nộp phí, 03 bản D/O cùng Invoice và Packing List đến văn phòng quản lý tàu tại cảng đã đăng ký xác nhận D/O và tìm vị trí hàng, tại đây lưu 01 bản D/O  Chủ hàng mang 02 bản D/O còn lại đến bộ phận kho vận để làm phiếu xuất kho. Bộ phận này giữ 01 bản D/O và làm 02 phiếu xuất kho cho chủ hàng  Làm thủ tục hải quan theo các bước sau:  Khai hải quan: theo mẫu quy định của tổng cục hải quan (đính kèm tài liệu)  Nộp và xuất trình bộ hồ sơ hải quan  Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ  Xuất trình và kiểm tra hàng hóa  Tính và thông báo thuế Nghiệp vụ giao nhận hàng hóa NK bằng container đường biển Trang 20