Tài liệu Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty cp đầu tư pts

LỜI MỞ ĐẦU Trong nền kinh tế thị trường các doanh nghiệp sản xuất muốn tồn tại và phát triển nhất định phải có phương pháp sản xuất kinh doanh phù hợp và hiệu quả. Một quy luật tất yếu trong nền kinh tế thị trường là cạnh tranh, do vậy mà doanh nghiệp phải tìm mọi biện pháp để đứng vững và phát triển trên thương trường, đáp ứng được nhu cầu của người tiêu dùng với chất lượng ngày càng cao và giá thành hạ. Đó là mục đích chung của các doanh nghiệp sản xuất và ngành xây dựng cơ bản nói riêng. Nắm bắt được thời thế trong bối cảnh đất nước đang chuyển mình trên con đường công nghiệp hoá, hiện đại hoá, với nhu cầu cơ sở hạ tầng, đô thị hoá ngày càng cao. Ngành xây dựng cơ bản luôn luôn không ngừng phấn đấu để tạo những tài sản cố định cho nền kinh tế. Tuy nhiên, trong thời gian hoạt động, ngành xây dựng cơ bản còn thực hiện tràn làn, thiếu tập trung, công trình dang dở làm thất thoát lớn cần được khắc phục. Trong tình hình đó, việc đầu tư vốn phải được tăng cường quản lý chặt chẽ trong ngành xây dựng cơ bản là một điều hết sức cấp bách hiện nay. Để thực hiện được điều đó, vấn đề trước mặt là cần phải hạch toán đầy đủ, chính xác vật liệu trong quá tình sản xuất vật chất, bởi vì đây là yếu tố cơ bản trong quá trình sản xuất, nó chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí và giá thành sản phẩm của doanh nghiệp. Chỉ cần một biến động nhỏ về chi phí nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ cũng ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm, ảnh hưởng đến lợi nhuận của doanh nghiệp. Điều đó buộc các doanh nghiệp phải quan tâm đến việc tiết kiệm nguyên vật liệu để làm sao cho một lượng chi phí nguyên vật liệu bỏ ra như cũ mà sản xuất được nhiều sản phẩm hơn, mà vẫn đảm bảo chất lượng, đó cũng là biện pháp đúng đắn nhất để tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp đồng thời tiết kiệm được hao phí lao động xã hội. Kế toán với chức năng là công cụ quản lý phải tính toán và quản lý như thế nào để đáp ứng được yêu cầu đó. 1 Nhận thức được một cách rõ ràng vai trò của kế toán, đặc biệt là kế toán vật liệu trong quản lý chi phí của doanh nghiệp, trong thời gian thực tập Công ty Cổ phần Đầu tư PTS cùng với sự giúp đỡ của Phòng Kế toán và được sự hướng dẫn tận tình của Thạc sỹ – Lê Thị Kim Tuyết, em đã đi sâu vào tìm hiểu công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty Cổ phần Đầu tư PTS Vận dụng những kiến thức đã tiếp thu được ở trường kết hợp với thực tế về công tác hạch toán nguyên vật liệu ở Công ty Cổ phần Đầu tư PTS em xin viết đề tài “HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ TẠI CÔNG TY CP ĐẦU TƯ PTS ”. Chuyên đề này gồm có 3 phần: ChươngI: Cơ sở lý luận chung về công tác kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ trongdoanh nghiệp sản xuất Chương II: Giới thiệu chung về thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty Cp đầu tư PTS Chương III: Một số nhận xét chung và đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty Do kiến thức và lý luận thực tế hiểu biết chưa nhiều nên trong bài viết của mình còn nhiều hạn chế và thiêu sót. Em rất mong được thầy giáo và các cán bộ trong Công ty chỉ bảo thêm để có điều kiện nâng cao kiến thức của mình phục vụ cho công tác sau này. Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, Ngày 30 tháng 4 năm 2012 Sinh viên thực hiện Đỗ Thi Hồng 2 CHƯƠNG I . CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT 1.1 Khái niệm, vị trí, vai trò của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ 1.1.1 Khái niệm * Khái niệm nguyên vật liệu NVL là một bộ phận của đối tượng lao động mà con người sử dụng công cụ lao động tác động lên nó để biến chúng thành sản phẩm theo mục đích đã định trước. * Khái niệm công cụ dụng cụ Công cụ dụng cụ là những tư liệu lao động không có đủ tiêu chuẩn của TSCĐ về giá trị và thời gian sử dụng. 1.1.2 Vị trí, vai trò Từ đặc điểm cơ bản của nguyên vật liệu, ta có thể thấy nguyên vật liệu được xếp vào tài sản lưu động, giá trị nguyên vật liệu thuộc vốn lưu động. Nguyên vật liệu có nhiều loại, thứ khác nhau, bảo quản phức tạp. Nguyên vật liệu thường được nhập xuất hàng ngày. Nguyên vật liệu là một trong những yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh, tham gia thường xuyên vào quá trình sản xuất sản phẩm, ảnh hưởng trực tiếp đến sản phẩm được sản xuất. Thông thường trong các doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu thường chiếm một tỷ trọng rất lớn trong chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm, nên việc tiết kiệm nguyên vật liệu và sử dụng đúng mục đích, đúng kế hoạch có ý nghĩa quan trọng trong việc hạ giá thành sản phẩm và thực hiện tốt kết quả sản xuất kinh doanh. Xuất phát từ vai trò quan trọng của nguyên vật liệu đòi hỏi các doanh nghiệp phải quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu ở tất cả các khâu thu mua, bảo quản, dữ trữ, sử dụng. Trong một chừng mực nào đó, giảm mức tiêu hao nguyên vật liệu là cơ sở để tăng thêm sản phẩm mới cho xã hội, tiết kiệm được nguồn tài nguyên vốn không phải là vô tận. 3 1.2 Đặc điểm, ý nghĩa và yêu cầu quản lý của kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. 1.2.1 Đặc điểm và ý nghĩa * Đặc điểm và ý nghĩa nguyên vật liệu: nguyên vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh không giữ nguyên được hình thái vật chất ban đầu. nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh. Giá trị nguyên vật liệu được chuyển dịch toàn bộ một lần vào giá trị sản xuất mới tạo ra hoặc vào chi phí kinh doanh trong kỳ. *Đặc điểm và ý nghĩa công cụ dụng cụ: khác với nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ khi tham gia hoạt động sản xuất kinh doanh nó mang đặc điểm giống TSCĐ: một số loại công cụ dụng cụ có thể tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh và vẫn giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu. đồng thời, công cụ dụng cụ mang đặc điểm giống nguyên vật liệu: Một số loại công cụ dụng cụ có giá trị thấp, thời gian sử dụng ngắn; do đó cần thiết phải dự trữ cho sản xuất kinh doanh, công cụ dụng cụ được xếp vào là tài sản lưu động. 1.2.2 Yêu cầu quản lý của kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ Đặc điểm và tính chất chuyển hóa giá trị của vật liệu vào giá trị sản phẩm, đòi hỏi công tác quản lý và hạch toán kế toán vật liệu phải được tổ chức khoa học hợp lý. Điều đó có ý nghĩa thiết thực trong quản lý kiểm soát tài sản lưu động của doanh nghiệp và kiểm soát chi phí, giá thành sản phẩm. Để tổ chức tốt vật liệu thì công tác quản lý doanh nghiệp phải thực hiện các yêu cầu sau: -Các doanh nghiệp phải có đầy đủ kho tàng để bảo quản vật liệu, kho phải được tranh bị các phương tiện bảo quản và cân, đo, đong, đếm cần thiết phải bố trí thủ kho và nhân viên bảo quản có nhiệm vụ thích hợp và khả năng nắm vững và thực hiện việc ghi chép ban đầu cũng như sổ sách hạch toán kho. Việc bố trí sắp xếp tài liệu trong kho phải theo đúng yêu cầu kỹ thuật bảo quản, thuận tiện cho việc nhập, xuất và theo dõi kiểm tra. -Đối với mỗi thứ vật liệu phải xây dựng định mức dự trữ, xác định rõ giới hạn dự trữ tối thiểu, tối đa để căn cứ phòng ngừa các trường hợp thiếu vật tư phục vụ sản xuất 4 hoặc dự trữ vật tư quá nhiều gây ứ đọng vốn. Cùng với việc xây dựng định mức dự trữ, việc xây dựng định mức tiêu hao vật liệu là điều kiện quan trọng để tổ chức quản lý và hạch toán vật liệu. Hệ thống các định mức tiêu hao vật tư không những phải có đầy đủ cho từng chi tiết, từng bộ phận sản phẩm mà còn phải không ngừng được cải tiến và hoàn thiện để đạt tới các định mức tiên tiến - Xây dựng sổ danh điểm cho từng loại vật liệu, tạo điều kiện thuận lợi, tránh nhầm lẫn trong công tác quản lý, hạch toán. Việc lập sổ danh điểm có tác dụng lớn đến quản lý, hạch toán như đơn giản, tiết kiệm thời gian trong đối chiếu kho với kế toán trong công tác tìm kiếm về từng loại vật liệu.Từ đặc điểm và yêu cầu quản lý, tổ chức công tác hạch toán là điều kiện không thể thiếu được trong quản lý vật liệu. Điều này thể hiện kế toán phải phản ánh kịp thời đầy đủ số lượng, giá trị thực tế vật liệu nhập, xuất, tồn kho; kiểm tra tình hình định mức tiêu hao, sử dụng vật liệu; kiểm kê phát hiện kịp thời vật liệu thừa, thiếu; phân tích tình hình, hiệu quả sử dụng vật liệu 1.3 Phân loại và tính giá nguyên vật liệu 1.3.1 Phân loại Trong các doanh nghiệp sản xuất nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ bao gồm rất nhiều loại khác nhau, với nội dung kinh tế và tính năng lý hoá học khác nhau . Để có thể quản lý chặt chẽ và tổ chức hạch toán chi tiết tới từng loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ phục vụ cho kế hoạch sản xuất …cần thiết phải tiến hành phân loại nguyên vật liệu – công cụ dụng cụ . *Nguyên Vật liệu Trước hết đối với nguyên vật liệu, căn cứ vào nội dung kinh tế, vai trò của chúng trong quá trình sản xuất gia công chế biến , căn cứ vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp thì nguyên vật liệu được chia thành các loại sau: + Nguyên vật liệu chính: Là đối tượng lao động chủ yếu trong doanh nghiệp sản xuất , là cơ sở vật chất cấu thành lên thực thể chính của sản phẩm . Các loại nguyên vât liệu này đều là cơ sở vật chất chủ yếu hình thành lên sản phẩm của đơn vị sản xuất gia công chế biến từ nguyên vật liệu qua quá trình sản xuất của các đơn vị 5 thực thi tạo thành các sản phẩm đã được định sẵn nhằm mục đích phục vụ lại nhu cầu tiêu dung của con người trong xã hội . + Vật liệu phụ: Là những loại vật liệu tham gia vào quá trình sản xuất, không cấu thành thực thể chính của sản phẩm. Vật liệu phụ chỉ tác dụng phụ trong quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm: Làm tăng chất lượng vật liệu chính và sản phẩm, phục vụ cho công tác quản lý, phục vụ thi công, cho nhu cầu công nghệ kỹ thuật bao gói sản phẩm nhằm làm tăng mẫu mã chất lượng sản phẩm giúp ích cho quá trình sản xuất. + Nhiên liệu: Về thực thể là một loại vật liệu phụ, nhưng có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong qúa trình thi công, kinh doanh tạo điều kiện cho qúa trình chế tạo sản phẩm có thể diễn ra bình thường. Nhiên liệu có thể tồn tại ở thể lỏng, khí, rắn như: xăng, dầu, than củi, hơi đốt dùng để phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm, cho các phương tiện máy móc, thiết bị hoạt động. + Phụ tùng thay thế: Là những loại vật tư, sản phẩm dùng để thay thế, sửa chữa máy móc thiết bị, phương tiện vận tải, công cụ dụng cụ sản xuất… + Thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm cả thiết bị cần lắp, không cần lắp, công cụ, khí cụ và vật kết cấu dùng để lắp đặt vào các công trình xây dựng cơ bản. + Phế liệu: Là các loại vật liệu loại ra trong quá trình sản xuất như gỗ, sắt, thép vụn hoặc phế liệu thu hồi trong quá trình thanh lý tài sản cố định .Tuỳ thuộc vào yêu quản lý và công ty kế toán chi tiết của từng doanh nghiệp mà trong từng loại vật liệu nêu trên lại được chia thành từng nhóm, từng thứ một cách chi tiết hơn bằng cách lập sổ danh điểm vật liệu.Trong đó mỗi loại, nhóm, thứ vật liệu được sử dụng một ký hiệu riêng bằng hệ thống các chữ số thập phân để thay thế tên gọi, nhãn hiệu, quy cách của vật liệu. Ký hiệu đó được gọi là sổ danh điểm vật liệu và được sử dụng thống nhất trong phạm vi doanh nghiệp. *Công cụ, dụng cụ: 6 Đối với công cụ dụng cụ trong các doanh nghiệp bao gồm các loại dụng cụ gá lắp chuyên dùng cho sản xuất, dụng cụ đồ nghề, dụng cụ quản lý, bảo hộ lao động, lán trại tạm thời - để phục vụ công tác kế toán toàn bộ công cụ dụng cụ được chia thành: - Công cụ dụng cụ - Bao bì luân chuyển - Đồ dùng cho thuê Tương tự như đối với vật liệu trong từng loại công cụ dụng cụ cũng cần phải chia thành từng nhóm, thứ chi tiết hơn tuỳ theo yêu cầu, trình độ quản lý và công tác kế toán của doanh nghiệp. Việc phân loại vật liệu, công cụ dụng cụ như trên giúp cho kế toán tổ chức các tài khoản cấp 1, cấp 2, phản ánh tình hình hiện có và sự biến động của các loại vật liệu, công cụ dụng cụ đó trong quá trình thi công xây lắp của doanh nghiệp.Từ đó có biện pháp thích hợp trong việc tổ chức quản lý và sử dụng có hiệu quả các loại công cụ dụng cụ . * Phân loại công cụ dụng cụ theo phương pháp phân bổ . - phân bổ 1lần ( 100 % giá trị ) . - phân bổ 2 lần . - phân bổ nhiều lần . - Loại phân bổ một lần là những công cụ dụng cụ có giá trị nhỏ và thời gian sử dụng ngắn. Loại phân bổ từ hai lần trở lên là những công cụ dụng cụ có giá trị lớn hơn, thời gian sử dụng dài hơn và những công cụ dụng cụ chuyên dùng. 1.3.2 Các phương pháp tính giá nguyên vật liệu * Nguyên tắc đánh giá - Các loại vật tư thuộc hàng tồn kho của Doanh nghiệp, do đó về nguyên tắc đánh giá vật tư cũng phải tuân thủ nguyên tắc đánh giá hang tồn kho. Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 “Hàng tồn kho” hang tồn kho của Doanh nghiệp được đánh giá theo giá gốc(trị giá vốn thực tế) và trong trường hợp giá trị thuần có thể được thực hiện thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được. 7 Giá trị thuần có thể thực hiện được của vật tư là giá ước tính của vật tư trong kỳ sản xuất kinh doanh bình thường trừ đi chi phí ước tính để hoàn chỉnh sản phẩm và chi phí ước tính phục vụ cho việc tiêu thụ sản phẩm Giá gốc vật tư được xác định cụ thể cho từng loại bao gồm: chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí khác có liên quan đến việc sở hữu các loại vật tư đó. Chi phí mua của vật tư bao gồm giá mua, các loại thuế không được hoàn lại, chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua vật tư trừ ra các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá hàng mua Chi phí chế biến vật tư bao gồm các chi phí có liên quan trực tiếp đến sản xuất chế biến ra các loại vật tư đó Trường hợp sản xuất nhiều loại vật tư trên cùng một quy trình công nghệ trong cùng một thời gian mà khong thể tách được các chi phí chế biến thì phải phân bổ các chi phí này theo tiêu chuẩn thích hợp Trường hợp có sản phẩm phụ thì giá trị sản phẩm phụ được tính vào giá trị thuần có thể thực hiện được,giá trị này được loại trừ khỏi chi phí chi phí chế biến đã tập hợp chung cho sản phẩm chính. Các khoản chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công và các khoản chi phí khác phát sinh trên mức bình thường, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp không được tính vào gia gốc của vật tư. Đánh giá nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ là việc xác định giá trị của nguyên vật liệu và công cụ dụng ở thời điểm nhất định và theo nguyên tắc quy định . *Nguyên tắc giá gốc: Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ phải được đánh giá theo giá gốc. Giá gốc hay còn gọi là giá trị thực tế của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ: là toàn bộ các chi phí mà doanh nghiệp đã bỏ ra để có được những nguyên vật liệu đó ở thời điểm và trạng thái hiện tại. + Nguyên tắc thận trọng . Nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ được đánh giá theo giá gốc, nhưng trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì tính theo giá trị thuần có thể được thực hiện . 8 Giá trị thuần có thể thực hiện được là giá bán ước tính của hàng tồn kho trong chu kỳ sản xuất kinh doanh trừ đi chi phí ước tính để hoàn thành sản phẩm và chi phí ước tính cần thiết cho việc tiêu thụ chúng . + Nguyên tắc nhất quán . Các phương pháp kế toán áp dụng trong đánh giá nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ phải đảm bảo tính nhất quán. Tức là kế toán đã chọn phương pháp nào thì phải áp dụng phương pháp đó nhất quán trong suốt niên độ kế toán. Doanh nghiệp có thể thay đổi phương pháp đã chọn, nhưng phải đảm bảo phương pháp thay thế cho phép trình bày thông tin kế toán một cách trung thực và hợp lý hơn, đồng thời phải giải thích được ảnh hưởng của sự thay đổi đó. * Giá gốc nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ nhập kho. - Nhập do mua ngoài: Trị giá vốn thực tế nhập kho bao gồm giá mua, các loại thuế không được hoàn lại, chi phí vận chuyển bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua và các chi phí khác liên quan tới việc mua nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, trừ đi các khoản chiết khấu thương mại giảm giá hàng mua do không đúng quy cách. Trường hợp NVL và CC, DC được đưa vào sử dụng cho đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ, giá mua là giá chua có thuế GTGT. Trường hợp NVL và CC, DC được đưa vào sử dụng cho các đối tượng không chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ, hoặc sử dụng cho các mục đích phúc lợi, các dự án,… thì giá mua bao gồm cả thuế GTGT(là tổng thanh toán) - Tự chế biến: Trị giá vốn thực tế nhập kho là giá thành sản xuất nguyên vật liệu và CC, DC do đơn vị tự gia công chế biến. - Nhập do thuê ngoài gia công chế biến: Trị giá vốn thực tế nhập kho là giá trị vốn thực tế của vật liệu,CCDC xuất kho thuê ngoài gia công chế biến cộng(+) số tiền phải trả cho người nhận gia công chế biến cộng (+) các chi phí vận chuyển bốc dỡ giao nhận. 9 - Nhập vốn góp liên doanh: Trị giá vốn thực tế của vật liệu và CC, DC nhập kho là giá do hội đồng liên doanh thỏa thuận công (+) các chi phí phát sinh khi tiếp nhận nguyên vật liệu và CC, DC. - Nhập do biếu tặng ,được tài trợ: Trị giá vốn thực tế nhập kho là giá trị hợp lý cộng(+) các chi phí phát sinh khi nhận . * Giá gốc nguyên vật liệu công cụ dụng cụ xuất kho: Phương pháp tính trị giá vật tư xuất kho. Việc lựa chọn phương pháp tính giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho phải căn cứ vào đặc điểm của từng Doanh nghiệp về số lượng danh điểm, số lần nhập, xuất nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ, trình độ của nhân viên kế toán, thủ kho, điều kiện kho tang của Doanh nghiệp. Điều 13 chuẩn mực số 02 nêu ra 4 phương pháp tính giá xuất hàng tồn kho. - Phương pháp tính theo giá đích danh. - Phương pháp tính theo giá nhập trước, xuất trước. - Phương pháp tính theo giá nhập sau, xuất trước. - Phương pháp tính theo giá bính quân gia quyền (tại thời điểm nhập kho hoặc cả kỳ dự trữ). Ngoài ra cón phải kể thêm phương pháp hệ số chênh lệch giá (phương pháp giá hạch toán). - Phương pháp tính theo giá đích danh : Phương pháp này thường được áp dụng đối với các loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ có giá trị cao, các loại vật tư đặc chủng. Giá thực tế vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho được căn cứ vào đơn giá thực tế của vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho theo từng lô, từng lần nhập và số lượng xuất kho theo từng lần . - Ưu điểm : Xác định được chính xác giá vật tư xuất làm cho chi phí hiện tại phù hợp với doanh thu hiện tại. - Nhược điểm : Trong trường hợp đơn vị có nhiều mặt hang nhập xuất thường xuyên thì khó theo dõi và công việc của kế toán chi tiết vật tư sẽ rất phức tạp. 10 - Tính theo giá nhập trước xuất trước( FIFO ): Theo phương pháp này phải xác định được đơn giá nhập kho thực tế của từng lần nhập. Sau đó căn cứ vào số lượng xuất kho tính giá thực tế xuất kho theo nguyên tắc và tính theo giá thực tế nhập trước đối với lượng xuất kho thuộc lần nhập trước. Số còn lại (tổng số xuất kho - số xuất thuộc lần nhập trước) được tính theo đơn giá thực tế các lần nhập sau. Như vậy giá thực tế của vật liệu, công cụ dụng cụ tồn cuối kỳ chính là giá thực tế của vật liệu,CCDC nhập kho thuộc các lần mua vào sau cùng ( lây số lượng của lô hàng nào thì nhân giá của lô hàng đó nhưng phải xuất hết của lô nhập trước mới lấy đến của lô nhập sau đó). - Ưu điểm : Phương pháp này cho phép kế toán có thể tính giá vật tư xuất kho kịp thời, phương pháp này cung cấp một sự ước tính về giá trị vật liệu cuối kỳ. - Nhược điểm : Các chi phí phát sinh hiện hành không phù hợp với doanh thu phát sinh hiện hành. Doanh thu hiện hành có được là do các chi phí nguyên vật liệu nguyên vật liệu nói riêng và hang tồn kho nói chung vào kho từ trước. - Tính theo giá nhập sau xuất trước( LIFO ): Ta cũng phải xác định đơn giá thực tế của từng lần nhập nhưng khi xuất sẽ căn cứ vào số lượng xuất và đơn giá thực tế nhập kho lần cuối. Sau đó mới lần lượt đến các lần nhập trước để tính giá thực tế xuất kho. Như vậy giá thực tế của vật liệu, công cụ dụng cụ tồn kho cuối kỳ lại là giá thực tế vật liệu, công cụ dụng cụ tính theo đơn giá của các lần nhập đầu kỳ. - Ưu điểm : Đảm bảo nguyên tắc doanh thu hiện tại phù hợp với chi phí hiện tại. Chi phí của Doanh nghiệp phản ánh kịp thời với giá cả thị trường của nguyên vật liệu. Làm cho thông tin về thu nhập và chi phí của Doanh nghiệp trở nên chính xác hơn. - Nhược điểm : Phương pháp này làm cho thu nhập thuần của Doanh nghiệp giảm trong thời kỳ lạm phát và giá trị vật tư có thể bị đánh giá giảm trên bảng Cân Đối Kế Toán so với giá trị thực của nó. - Tính theo giá bình quân gia quyền: Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu và CC, DC xuất kho được căn cứ vào số lượng xuất và đơn giá bình quân gia quyền, theo công thức. Trị giá vốn Số lượng Đơn giá 11 thực tế NVL,CCDC = NVL,CCDC xuất kho × xuất kho bình quân gia quyền Trị giá NVL.CCDC + trị giá vốn thực tế NVL,CCDC Đơn giá tồn đầu kỳ nhập trong kỳ bình quân = gia quyền Số lượng NVL,CCDC + số lượng NVL,CCDC tồn đầu kỳ nhập trong kỳ - Tính giá theo giá hạch Toán : Giá hạch toán là giá do Doanh nghiệp tự xây dựng phục vụ cho công tác hạch toán chi tiết vật tư. Giá này không có tác dụng giao dịch với bên ngoài. Sử dụng giá hạch toán, việc xuất kho hang ngày được thực hiện theo giá hạch toán, cuối kỳ kế toán phải tính ra giá thực tế để ghi sổ kế toán tổng hợp. Để tính được giá thực tế, trước hết phải tính hệ số giữa giá thực tế và giá hạch toán của vật tư luân chuyển trong kỳ theo công thức sau: Trị giá thực tế của vật Trị giá thực tế của liệu còn tồn đầu kỳ vật + liệu nhập trong kỳ H = Trị giá hạch toán của + Trị giá hạch toán của vật liệu còn đầu kỳ vật liệu nhập trong kỳ Sau đó tính giá vật liệu xuất trong kỳ theo công thức sau : Giá trị thực tế của vật liệu xuất trong kỳ Trị giá hạch toán của = vật liệu xuất của vật Liệu luân chuyển trong kỳ Hệ số giữa giá thực tế x và giá hạch toán trong kỳ 1.4 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ 12 1.4.1 Chứng từ sử dụng Hiện nay, các chứng từ kế toán có liên quan được sử dụng trong công tác kế toán gồm: - Chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc : + Hoá đơn GTGT (gồm cả loại do Bộ tài chính phát hành và loại do doanh nghiệp đăng ký với Bộ tài chính). + Phiếu nhập kho (Mẫu số 01 - VT ) . + Phiếu xuất kho (Mẫu số 02-VT). + Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu số 03-VT - 3LL ). + Thẻ kho (Mẫu số 06-VT). + Biên bản kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm, hàng hóa (Mẫu số 08 -VT) . + Sổ chi tiết vật liệu, sản phẩm, hàng hoá. + Bảng kê nhập - xuất - tồn vật tư. - Các chứng từ kế toán hướng dẫn : + Phiếu xuất kho vật tư theo hạn mức ( Mẫu 04 - VT ) . + Biên bản kiểm nghiệm vật tư ( Mẫu 05 - VT ) . + Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ ( Mẫu 07 - VT ) . 1.4.2 Phương pháp kế toán Trong doanh nghiệp sản xuất việc quản lý tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu, công cụ, dụng cụ hàng ngày được thực hiện chủ yếu ở bộ phận kho và phòng kế toán doanh nghiệp. Trên cơ sở các chứng từ kế toán về nhập, xuất nguyên vật liệu thủ kho và kế toán vật liệu phải tiến hành hạch toán kịp thời, tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ hàng ngày hàng tuần hay hàng quý theo từng loại vật liệu. Sự liên hệ và phối hợp với nhau trong việc ghi chép và thẻ kho, cũng như việc kiểm tra đối chiếu số liệu giữa kho và phòng kế toán đã hình thành nên phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ giữa kho và phòng kế toán. Hiện nay trong các doanh nghiệp sản xuất, việc hạch toán vật liệu giữa kho và phòng kế toán có thể thực hiện theo các phương pháp sau: - Phương pháp thẻ song song - Phương pháp sổ đối chiếu lưu chuyển 13 - Phương pháp sổ số dư Mỗi phương pháp đều có những nhược điểm riêng. Trong việc hạch toán chi tiết vật liệu giữa kho và phòng kế toán cần có sự nghiên cứu, lựa chọn phương pháp thích hợp với điều kiện cụ thể của doanh nghiệp.Và như vậy cần thiết phải nắm vững nội dung, ưu nhược điểm và điều kiện áp dụng của mỗi phương pháp đó. * Phương pháp ghi thẻ song song. - Ở kho: Việc ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho hàng ngày do thủ kho tiến hành trên thẻ kho ghi theo số lượng và giá trị. Khi nhận các chứng từ nhập, xuất vật liệu, công cụ dụng cụ, thủ kho phải triểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi chép số thực nhập, thực xuất vào chứng từ thẻ kho. Cuối ngày tính ra số tồn kho ghi vào thẻ kho. Định kỳ thủ kho gửi (hoặc kế toán xuống kho nhận) các chứng từ xuất, nhập đã được phân loại theo từng thứ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ cho phòng kế toán. Ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ để ghi chép tình hình xuất, nhập, tồn kho theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị. Về cơ bản, sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ có kết cấu giống như thẻ kho nhưng có thêm các cột để ghi chép theo chỉ tiêu giá trị. Cuối tháng kế toán cộng sổ chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ và kiểm tra đối chiếu với thẻ kho. Ngoài ra để có số liệu đối chiếu, triểm tra với kế toán tổng hợp số liệu kế toán chi tiết từ các sổ chi tiết vào bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo từng nhóm, loại vật liệu, công cụ dụng cụ. Cuối tháng, đối chiếu số liệu hạch toán chi tiết ở phòng kế toán với số liệu hạch toán nghiệp vụ ở nơi bảo quản. Sau đó, kế toán lập bảng chi tiết số phát sinh của tài khoản 152,153( còn gọi là bảng nhập,xuất,tồn) để đối chiếu số liệu hạch toán chi tiết với số liệu kế toán tổng hợp trên tài khoản tổng hợp. Có thể khái quát, nội dung, trình tự kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ theo phương pháp thẻ song song theo sơ đồ sau Sơ đồ 1.1 14 Thẻ kho Chứng từ xuất Chứng từ nhập Sổ kế toán chi tiết Bảng kê tổng hợp nhập – xuất – tồn Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra * Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển: - Ở Kho: Việc ghi chép ở kho của thủ kho cũng được thực hiện trên thẻ kho giống như phương pháp thẻ song song. - Ở phòng kế toán: Kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ở từng kho dùng cả năm nhưng mỗi tháng chỉ ghi một lần vào cuối tháng. Để có số liệu ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển, kế toán phải lập bảng kê nhập, bảng kê xuất trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất định kỳ thủ kho gửi lên. Sổ đối chiếu luân chuyển cũng được theo dõi chỉ tiêu hiện vật và về chỉ tiêu giá trị. Cuối tháng tiến hành kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho và số liệu kế toán tổng hợp. Nội dung và trình tự kế toán chi tiết NVL, CCDC theo sơ đồ sau: Sơ đồ 1.2 15 Thẻ kho Chứng từ nhập Chứng từ xuất Bảng kê nhập Bảng kê xuất Sổ đối chiếu luân chuyển Ghi chú: : Ghi hàng tháng : Ghi cuối tháng : Đối chiếu kiểm tra * Phương pháp sổ số dư: Nội dung phương pháp sổ số dư hạch toán chi tiết vật liệu giữa kho và phòng kiết kế như sau: - Ở kho: Thủ kho cũng là thẻ kho để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho, nhưng cuối tháng phải ghi sổ tồn kho đã tách trên thẻ kho sang sổ số dư vào cột số lượng. - Ở phòng kế toán: Kế toán mở sổ số dư theo từng kho chung cho cả năm để ghi chép tình hình nhập, xuất. Từ các bảng kê nhập, bảng kê xuất kế toán lập bảng luỹ kế nhập, luỹ kế xuất rồi từ các bảng luỹ kế lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho theo từng nhóm, loại vật liệu, công cụ dụng cụ theo chỉ tiêu giá trị. Cuối tháng khi nhận sổ số dư do thủ kho gửi lên, kế toán căn cứ vào số tồn cuối tháng do thủ kho tính ghi ở sổ số dư và đơn giá hạch toán tính ra giá trị tồn kho để ghi vào cột số tiền tồn kho trên sổ số dư và bảng kế tổng hợp nhập, xuất tồn (cột số tiền) và số liệu kế toán tổng hợp. 16 Nội dung, trình tự kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ theo phương pháp sổ số dư được khái quát theo sơ đồ sau: Sơ đồ 1.3 Thẻ kho Chứng tư nhập Chứng từ xuất Bảng kê nhập Sổ số dư Bảng kê lũy kế nhập Bảng kê xuất Bảng kê lũy kế xuất Bảng kê tổng hợp N-X-T Ghi chú: : Ghi hàng tháng : Ghi cuối tháng : Đối chiếu kiểm tra 1.5 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ 17 1.5.1 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo phương pháp kê khai thường xuyên. * Tài khoản kế toán sử dụng. + Tài khoản 152 "NVL" tài khoản này dùng để phản ánh số hiện có và tình hình tăng giảm các loại nguyên vật liệu theo giá thực tế. Tài khoản 152 có thể mở thành tài khoản cấp 2 để kế toán chi tiết theo từng loại nguyên liệu vật liệu phù hợp với cách phân loại theo nội dung kinh tế và yêu cầu kế toán giá trị của doanh nghiệp, bao gồm: Tài khoản 1521 Nguyên vật liệu chính Tài khoản 1522 Nguyên vật liệu phụ Tài khoản 1523 Nhiên liệu Tài khoản 1524 Phụ tùng thay thế Tài khoản 1525 Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản Tài khoản 1528 Vât liệu khác Trong từng tài khoản cấp 2 lại có thể chi tiết thành các tài khoản cấp 3, cấp 4… tới từng nhóm, thứ … vật liệu tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý tài sản ởdoanh nghiệp. + Tài khoản 153 "Công cụ dụng cụ" tài khoản 153 sử dụng để phản ánh tình hình hiện có và sự biến động tăng giảm loại công cụ dụng cụ theo giá thực tế. Tài khoản 153 "Công cụ dụng cụ" có 3 tài khoản cấp 2 Tài khoản 1531 Công cụ dụng cụ Tài khoản 1532 Bao bì luân chuyển Tài khoản 1533 Đồ dùng cho thuê + Tài khoản 331 "Phải trả người bán" được sử dụng để phản ánh quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với những người bán, người nhận thầu về các khoản vật tư, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ theo hợp đồng kinh tế đã ký kết. + Tài khoản 133 “ thuế GTGT được khấu trừ” tài khoản này chỉ được mở và áp dụng cho các đơn vị áp dụng phương pháp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế, không áp dụng cho những đơn vị nộp thuế theo phương pháp trực tiếp. Kết cấu: 18 Bên nợ: số thuế GTGT được khấu trừ khi mua nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Bên có: Số thuế GTGT đã được khấu trừ, được hoàn trả lại , hoặc không được khấu trừ phải tính vào giá vốn. Ngoài các tài khoản trên, kế toán tổng hợp tăng vật liệu, công cụ dụng cụ sử dụng nhiều tài khoản liên quan khác như: TK 111 (1), TK (112 (1), TK 141, TK 128, TK 222, TK 411, TK 627, TK 641 và TK 642. Sơ đồ1.4: kế toán tổng hợp NL, VL và CC, DC theo phương pháp kê khai thường xuyên TK 111,112,141,331 TK 152,153 NK NVL,CCDC Mua ngoài TK133 TK 333 TK 621 XK cho sxsp Thuế GTGT TK 627,641,642 XK cho BPBH,QLDN Thuế nhập khẩu TK151 NK hàng đi đường tháng trước TK 154 NK do tự chế , thuê ngoài gia công TK 128,222 TK 142,242 Phân bổ CCDC dùng nhiều lần Phân bổ dần TK 632,157 XK bán trực tiếp,gửi bán TK 154 XK dùng tự chế,gia công NK do nhận lại VGLDoanh TK 411 TK 128,222 19 Xuất vốn liên doanh Nhận vốn góp liên doanh TK136,138 Cho vay tạm thời 1.5.2 Kế toán tổng hợp Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo phương pháp kiểm kê định kỳ. Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp kế toán không tổ chức ghi chép một cách thường xuyên liên tục các nghiệp vụ nhập kho, xuất kho và tồn kho NVL, CCDC trên các tài khoản hàng tồn kho.Các tài khoản này chỉ phản ánh trị giá vốn thực tế của NVL, CCDC tồn kho cuối kỳ và đầu kỳ. Trị giá vốn thực tế của NVL, CCDC nhập kho, xuất kho hàng ngày đều được phản ánh theo dõi trên tài khoản mua hàng. Tài khoản 611 mua hàng. Nội dung kết cấu Bên nợ: - Giá trị thực tế hàng hoá, nguyên vật liệu, CCDC tồn đầu kỳ. - Giá trị thực tế hàng hoá, nguyên vật liệu, CCDC mua vào đầu kỳ. Bên có:- Giá trị hàng hoá, nguyên vật liệu, CCDC tồn cuối kỳ. - Giá trị vật tư hàng hoá, trả lại cho người bán hoặc được giảm giá. - Giá trị thực tế nguyên vật liệu, CCDC sản xuất trong kỳ Tài khoản này cuối kỳ không có sổ dư và được mở chi tiết cho hai tài khoản cấp 2 sau: TK6111. Mua nguyên vật liệu TK 6112. Mua hàng hoá. * Phương pháp kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu. - Đầu tháng kết chuyển trị giá vật tư đầu kỳ, kế toán ghi: Nợ TK 611 – Mua hang Có TK 152 - Nguyên vật liệu. Có TK 153 - Công cụ, dụng cụ. 20