Tài liệu Mô hình cơ cấu tổ chức trực tuyến- chức năng. ưu nhược điểm và phạm vi áp dụng

Đất nước ta sau ngày giải phóng đã bước sang một thời kỳ mới. Thời kỳ của công nghệ – tri thức . Điều đó là do Đảng ta đã xác định được những đường lối chính trị đúng đắn đồng thời cũng đề ra được những giải pháp thực hiện có hiệu quả được nhân dân cả nước ủng hộ và nhân dân thế giới đồng tình lập nên Nhà nước của dân, do dân và vì dân , thống nhất đất nước , xây dựng nước Việt Nam độc lập, dân chủ, giàu mạnh, xã hội công bằng văn minh, nhân dân có cuộc sống ấm no, hạnh phúc. Nhưng bên cạnh những thành công đó khách quan nhìn lại ta vẫn thấy đất nước còn nghèo, chưa phát triển, chưa cần kiệm trong sản xuất , tiêu dùng, xã hội còn nhiều tiêu cực và nhiều vấn đề bức xức phải giải quyết, quản lý Nhà nước về kinh tế , xã hội còn nhiều non yếu, tổ chức bộ máy còn cồng kềnh… Có thể nói những thành công và non yếu trên đều bắt nguồn từ tổ chức và quản lý. Chúng ta chưa thấy hết được sức mạnh của tổ chức và quản lý đối với việc thực hiện các nhiệm vụ Cách mạng và đường lối chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước. Song tổ chức và quản lý là gì? Hiểu theo nghĩa rộng là tổ chức và quản lý trong mọi lĩnh vực của đời sống và hoạt động xã hội, từ một tế bào nhỏ nhất là gia đình đến những tổ chức kinh tế, xã hội… mang tính chất cộng đồng, dân tộc và những tính chất rộng lớn hơn mang tính chất quốc tế . Sau đây em xin trình bày mô hình cơ cấu tổ chức Trực tuyến – Chức năng đang được rất nhiều doanh nghiệp trong và ngoài nước vận dụng trong hoạt động kinh doanh hiện nay. 1 Nội dung I/ Khái quát chung về tổ chức quản lý: Cơ cấu Tổ chức quản lý điều hành bao gồm các cấp, các bộ phận, các đối tượng quản lý và các quan hệ trực thuộc, phối hợp giữa chúng. ở mỗi cấp quản lý có thủ trưởng toàn quyền và chịu trách nhiệm toàn bộ về kết quả hoạt động của cấp đó. Các bộ phận như ban, phòng…được thiết lập để giúp cho thủ trưởng cung cấp về nghiệp vụ quản lý hàng ngày khi khối lượng công việc của nghiệp vụ đó đủ lớn. Các bộ phận quản lý không có thẩm quyền chỉ huy, ra lệnh cho thủ trưởng các cấp dưới. 1. Đặc điểm chung của các Tổ chức: Theo nhà tâm lý học tổ chức Edgar Schein thì có 4 đặc điểm chung đối với tất cả các tổ chức là: a- Kết hợp các nỗ lực của các thành viên: Như chúng ta thường thấy, khi các cá nhân cùng nhau tham gia và phối hợp những nỗ lực vật chất hay trí tuệ của họ, thì nhiều công việc phức tạp và vĩ đại có thể được hoàn thành. Chẳng hạn, việc xây dựng các kim tự tháp, việc đưa con người bay lên mặt trăng…là những công việc vượt xa trí thông minh và khả năng của bất cứ cá nhân nào. Sự kết hợp nỗ lực nhân lên sự đóng góp của các cá nhân. b- Có mục đích chung: Sự kết hợp nỗ lực không thể thực hiện được, nếu những người tham gia không nhất trí cùng nhau phấn đấu cho những quyền lợi chung nào đó. Một mục tiêu chung đem lại cho các thành viên của tổ chức một tiêu điểm để tập hợp nhau lại. c- Phân công lao động: 2 Bằng cách phân chia một cách hệ thống các nhiệm vụ phức tạp thành những công việc cụ thể, một tổ chức có thể sử dụng nguồn nhân lực của nó một cách hiệu quả. Phân công lao động tạo cho mỗi thành viên của tổ chức trở nên tài giỏi hơn do chuyên sâu vào công việc cụ thể. d- Hệ thống thứ bậc quyền lực: Theo lý thuyết tổ chức truyền thống, nếu bất cứ công việc gì được hoàn thành thông qua những nỗ lực chung chính thức thì số người nào đó nên được giao quyền nhằm đảm bảo cho các mục tiêu đã đề ra được thực hiện một cách hiệu quả. Các nhà lý thuyết về tổ chức định nghĩa quyền lực là quyền điều khiển hành động của những người khác. Nếu không có một hệ thống thứ bậc quyền lực rõ ràng thì sự phối hợp những cố gắng của các thành viên sẽ rất khó khăn. Một trong những biểu hiện của hệ thống thứ bậc là hệ thống ra mệnh lệnh và sự phục tùng. 2- Căn cứ để hình thành cơ cấu tổ chức Hoạt động của doanh nghiệp được vận hành thống nhất dưới sự quản lý điều hành của đội ngũ cán bộ quản lý - đứng đầu là người lãnh đạo. Xuất phát từ mục tiêu, nhiệm vụ của doanh nghiệp mà có sự thiết lập, lựa chọn một cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý thích hợp, có chất lượng. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý cần phải quy định rõ: Ai sẽ làm việc gì, và ai sẽ chịu trách nhiệm về kết quả nào ? Hiện có các kiểu cơ cấu tổ chức quản lý: theo chế độ trực tuyến, chế độ chức năng. Nhưng khi vận dụng nó vào kinh doanh không phải doanh nghiệp nào cũng đạt được thành công. Bởi mỗi cơ cấu bên cạnh những ưu điểm riêng biệt vẫn còn tồn tại nhược điểm: ở cơ cấu tổ chức Trực tuyến sẽ không sử dụng được tri thức của đội ngũ chuyên gia làm công tác tư vấn, sự thành công hay thất bại của công ty phụ thuộc vào tài năng hoạt động lãnh đạo trực tiếp và do phụ trách quá nhiều công việc nên có thể gây tình trạng quá tải đối với các nhà 3 quản trị các cấp. Còn nhược điểm của cơ cấu chức năng là làm cho bộ máy quản lý cồng kềnh, cách bức, giám đốc dễ quan liêu; các kênh liên lạc qua trung gian quá phức tạp có thể làm cho cấp quản lý cao nhất bị “ quá tải” trong quá trình nắm tình hình và ra quyết định quản lý, người lãnh đạo hệ thống khó có thể phối hợp được tất cả mệnh lệnh của họ, dẫn đến tình trạng người thừa hành cấp dưới trong một lúc có thể phải nhận nhiều mệnh lệnh, thậm chí các mệnh lệnh trái ngược nhau; đây là cơ cấu kém hiệu quả nhất. Để khắc phục các nhược điểm của các cơ cấu trực tuyến và chức năng, kiểu cơ cấu liên hợp (trực tuyến- chức năng) được áp dụng rộng rãi và phổ biến cho mọi hệ thống. II/ Mô hình cơ cấu tổ chức quản lý “ Trực tuyến – chức năng” - ưu, nhược điểm và phạm vi áp dụng Người lãnh đạo cao nhất của hệ thống Thủ lĩnh tuyến 1 1 Bộ phận tham mưu Thủ lĩnh chức năng Thủ lĩnh chức năng Thủ lĩnh tuyến 2 n -1 2 n 1. Khái niệm: Là kiểu cơ cấu trong đó có nhiều cấp quản lý (nhiều cấp thủ trưởng) và các bộ phận nghiệp vụ giúp việc cho các thủ trưởng cấp trung và cấp cao. Thủ 4 trưởng trực tuyến (theo chiều dọc) là người có quyền cao nhất – quyền quyết định trong quá trình điều hành, chịu trách nhiệm trước hết và chủ yếu về kết quả điều hành ở cấp mình phụ trách. Cấp quản lý càng cao thì càng phải tập trung giải quyết nhiều hơn các vấn đề chiến lược như hoạch định chiến lược, tổ chức cán bộ… 2. Nội dung : Khi các doanh nghiệp sử dụng mô hình này thì một mặt, người thừa hành nhiệm vụ ở cấp dưới trong doanh nghiệp chỉ phụ thuộc cấp trên trực tiếp (công nhân – tổ trưởng - đốc công – quản đốc – giám đốc) về toàn bộ công việc phải làm để hoàn thành trách nhiệm; mặt khác người phụ trách ở mỗi cấp lại nhận được sự hướng dẫn và kiểm tra về từng lĩnh vực của các bộ phận chức năng tương ứng của cấp trên. Các bộ phận chức năng ở mỗi cấp lại chính là cơ quan tham mưu cho người thủ trưởng của cấp mình, cung cấp thông tin đã được xử lý tổng hợp và các kiến nghị giải pháp để thủ trưởng ra quyết định. 3. Đặc điểm : - Cơ cấu kết hợp chung cả trực tuyến và chức năng được áp dụng phổ biến đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ - Đó là sự kết hợp các quan hệ điều khiển - phục tùng và quan hệ phối hợp – cộng tác (phối hợp cùng phục tùng) - Tạo khung hành chính vững chắc cho tổ chức quản lý doanh nghiệp, có hiệu lực, bảo đảm thể chế quản lý. - Phù hợp với môi trường kinh doanh ổn định, các ngành hàng đòi hỏi chuyên môn hoá với công nghệ cao, trên địa bàn hoạt động hẹp 4. Ưu – nhược điểm của mô hình: a- Ưu điểm: 5 Nó phát huy được các ưu điểm của cơ cấu trực tuyến là phân quyền để chỉ huy kịp thời truyền mệnh lệnh vẫn theo tuyến đã qui định, các thủ lĩnh ở các phân hệ chức năng (theo tuyến) vẫn phát huy được tài năng của mình đóng góp cho người lãnh đạo cấp cao của hệ thống tuy họ không có quyền ra lệnh trực tiếp cho mọi người trong các phân hệ. Và các ưu điểm của cơ cấu chức năng là chuyên sâu nghiệp vụ: đảm bảo cơ sở, căn cứ cho việc ra quyết định, hướng dẫn thực hiện các quyết định. b- Nhược điểm: Song khi thực hiện cơ cấu này dễ phát sinh những ý kiến tham mưu, đề xuất khác nhau, không thống nhất giữa các bộ phận chức năng dẫn tới các công việc nhàm chán và xung đột giữa các đơn vị cá thể tăng. Các đường liên lạc qua tổ chức có thể trở lên rất phức tạp. Vì vậy, khó phối hợp được các hoạt động của những lĩnh vực chức năng khác nhau đặc biệt là nếu tổ chức phải luôn điều chỉnh với các điều kiện bên ngoài đang thay đổi. III/ áp dụng: Tổ chức quản lý tại Tổng công ty Thép Việt Nam 6 Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Tổng công ty Thép Việt Nam Hội đồng quản trị Tổ giúp việc HĐQT Ban Kiểm soát Tổng giám đốc Phó Tổng giám đốc Phòng ban Phòng ban Phòng ban Phó Tổng giám đốc Trung tâm Hợp tác Lao động với nước ngoài 7 Phòng ban Phòng ban Phòng ban Phòng ban 1. Đặc điểm cơ cấu tổ chức Tổng công ty: Cơ cấu tổ chức, quản lý và điều hành Tổng công ty được tổ chức theo quy định của Luật Doanh nghiệp Nhà nước và Điều lệ Tổng công ty do Nhà nước phê chuẩn. Hiện nay, cơ cấu tổ chức, quản lý của Tổng công ty Thép Việt Nam theo mô hình trực tuyến – chức năng. Theo cơ cấu này, người lãnh đạo doanh nghiệp được sự giúp sức của tập thể lãnh đạo để chuẩn bị các quyết định, hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện quyết định đối với cấp dưới. Người lãnh đạo doanh nghiệp chịu trách nhiệm về mọi lĩnh vực hoạt động và toàn quyền quyết định trong phạm vi doanh nghiệp. Việc truyền lệnh, ra các quyết định, chỉ thị vẫn theo tuyến đã qui định, người lãnh đạo ở các bộ phận chức năng (phòng, ban chuyên môn) Tổng công ty không ra mệnh lệnh trực tiếp, chỉ thị cho các đơn vị thành viên cấp dưới. 2. Chức năng và nhiệm vụ của bộ máy quản lý Tổng công ty: a- Hội đồng quản trị: Thực hiện chức năng quản lý hoạt động của Tổng công ty theo qui định của Điều lệ Tổng công ty, Luật Doanh nghiệp Nhà nước và chịu trách nhiệm trước Thủ tướng Chính phủ, trước pháp luật về hoạt động và phát triển của Tổng công ty theo chức năng, nhiệm vụ được Nhà nước giao. Hội đồng quản trị Tổng công ty có 5 thành viên do Thủ tướng Chính phủ bổ nhiệm. Giúp việc Hội đồng quản trị có Tổ chuyên viên do Hội đồng quản trị thành lập, gồm 3 chuyên viên. Ngoài ra, Hội đồng quản trị được sử dụng bộ máy giúp việc (phòng chuyên môn, nghiệp vụ) của Tổng giám đốc Tổng công ty tham mưu về các lĩnh vực khi cần thiết. b- Ban Kiểm soát: 8 Do Hội đồng quản trị thành lập, để giúp Hội đồng quản trị kiểm tra, giám sát các hoạt động điều hành của Tổng giám đốc Tổng công ty, Giám đốc các đơn vị thành viên Tổng công ty và Bộ máy giúp việc của Tổng giám đốc theo nghị quyết, quyết định của Hội đồng quản trị Tổng công ty. Ban Kiểm soát có 5 thành viên do Chủ tịch Hội đồng quản trị bổ nhiệm. c- Tổng giám đốc: Là Uỷ viên Hội đồng quản trị do Thủ tướng Chính phủ bổ nhiệm. Tổng giám đốc là đại diện pháp nhân của Tổng công ty, có quyền điều hành cao nhất trong Tổng công ty và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị Tổng công ty, trước Thủ tướng Chính phủ và trước pháp luật về điều hành hoạt động của Tổng công ty. Tổng công ty có 2 phó Tổng giám đốc do Bộ trưởng Bộ Công nghiệp bổ nhiệm. Các phó Tổng giám đốc giúp Tổng giám đốc điều hành một số lĩnh vực hoạt động của Tổng công ty được Tổng giám đốc phân công hoặc uỷ quyền và chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc, trước Hội đồng quản trị Tổng công ty và trước pháp luật về nhiệm vụ được phân công thực hiện. Kế toán trưởng Tổng công ty do Bộ trưởng Bộ Công nghiệp bổ nhiệm. Kế toán trưởng phụ trách phòng Kế toán – Tài chính Tổng công ty, giúp Tổng giám đốc chỉ đạo tổ chức công tác kế toán, tài chính, kiểm toán nội bộ và thống kê của Tổng công ty và chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc, Hội đồng quản trị Tổng công ty và trước pháp luật về nhiệm vụ của mình. d- Cơ quan Văn phòng Tổng công ty: Cơ quan Văn phòng Tổng công ty có 6 phòng chuyên môn, nghiệp vụ; 1 tổ điều tiết sản lượng và giá; và 1 trung tâm do Tổng giám đốc Tổng công ty thành lập. Các phòng, trung tâm Tổng công ty thực hiện chức năng tham mưu, giúp việc Tổng giám đốc trong điều hành hoạt động của Tổng công ty. 3. Các mối quan hệ trong cơ cấu tổ chức quản lý của Tổng công ty: 9 a- Mối quan hệ trong ban lãnh đạo: Ban lãnh đạo làm việc theo nguyên tắc một thủ trưởng, các phó Tổng giám đốc là những người giúp Tổng giám đốc chỉ đạo thực hiện các mặt công tác cụ thể do Tổng giám đốc phân công hoặc uỷ quyền. Các phó Tổng giám đốc có quyền quyết định và chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc về các vấn đề do mình phụ trách khi có chủ trương của Tổng giám đốc. Đối với những vấn đề mới phát sinh, chưa có chủ trương thì báo cáo Tổng giám đốc để bàn bạc cụ thể đảm bảo cho quyết định đưa ra được chính xác. b- Mối quan hệ giữa Tổng giám đốc với các phòng ban chức năng của Cơ quan văn phòng và các đơn vị thành viên: Là quan hệ trực tiếp bằng mệnh lệnh. Tổng giám đốc lãnh đạo và chỉ đạo tiếp đến từng đơn vị thành viên. Trợ giúp cho Tổng giám đốc có các phòng ban chức năng của Cơ quan Văn phòng. Tổng giám đốc lãnh đạo và chỉ đạo trực tiếp các phòng ban này hoạt động trong phạm vi quyền hạn của mình để giúp Tổng giám đốc quản lý điều hành các đơn vị thành viên sao cho có hiệu quả. Các đơn vị thành viên và các phòng ban chức năng chịu sự chỉ đạo của Tổng giám đốc, có trách nhiệm thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của mình và các nội dung cụ thể theo mệnh lệnh của Tổng giám đốc. c- Mối quan hệ giữa các phòng ban chức năng với nhau: Các phòng ban này luôn hỗ trợ và bổ sung cho nhau để thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của mình; cung cấp các số liệu và thông tin cho nhau để tham mưu, đề xuất kịp thời cho Tổng giám đốc lãnh đạo, điều hành hoạt động của toàn Tổng công ty. d- Mối quan hệ giữa các phòng ban chức năng với các đơn vị thành viên: Các phòng ban chức năng đáp ứng thoả đáng yêu cầu hợp lý của các đơn vị thành viên để đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ chung của Tổng công ty. 10 Theo sự chỉ đạo của Tổng giám đốc, các phòng ban chức năng hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra các đơn vị thành viên theo nghiệp vụ chuyên môn được giao. Các đơn vị thành viên có trách nhiệm thực hiện theo hướng dẫn của các phòng ban chức năng, chịu sự quản lý về mặt nghiệp vụ và kiểm tra của các phòng ban này theo sự chỉ đạo của Tổng giám đốc. Các đơn vị thành viên được quyền đề nghị các phòng ban này giải quyết các vấn đề khó khăn vướng mắc về nghiệp vụ chuyên môn, các chế độ chính sách, quyền lợi và các biện pháp để giúp cho việc tiến hành hoạt động của đơn vị mình được thuận lợi. e- Mối quan hệ giữa các đơn vị thành viên với nhau: Đây là mối quan hệ chức năng đồng cấp, quan hệ trong hoạt động có tính phối hợp để hoàn thành nhiệm vụ chung do Tổng công ty giao, cùng thực hiện các quyết định quản lý của Tổng công ty về giá cả, sản lượng, mặt hàng, thị trường… Đổi mới và hoàn thiện mô hình tổ chức quản lý để nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh trong Tổng Công ty Thép Việt Nam là một nhiệm vụ của sự phát triển, là một nội dung quan trọng của đổi mới kinh tế xã hội hiện nay. 11 Kết luận Trong nền kinh tế thị trường thì hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp được xác định là hiệu quả kinh tế xã hội của các hoạt động đó. Nhìn chung mục tiêu của một doanh nghiệp hoạt động trong nền kinh tế thị trường là lợi nhuận tối đa. Trong khi đó, hiệu quả kinh tế xẫ hội, việc tối đa hoá lợi nhuận của các hoạt động sản xuất kinh doanh có đạt được hay không phụ thuộc vào nhiều yếu tố, trong đó các yếu tố hiệu quả hoạt động của bộ máy tổ chức doanh nghiệp là một yếu tố cơ bản và mang tính chất quyết định. Việc áp dụng cơ cấu tổ chức hợp lý trong doanh nghiệp là một vấn đề hết sức cấp bách và quan trọng đối với các doanh nghiệp nước ta hiện nay. Cơ cấu trực tuyến - chức năng và các phòng ban chức năng cần được duy trì. Các doanh nghiệp nên tiếp tục nghiên cứu để hoàn thiện hơn nữa việc tổ chức các phòng ban sao cho phù hợp và đạt hiệu quả cao nhất trong việc thực hiện mục tiêu và phương hướng kinh doanh trong giai đoạn mới. Có như vậy, cơ cấu quản lý mới năng động đi sâu đi sát vào phục vụ sản xuất kinh doanh tạo điều kiện nâng cao chất lượng tổ chức và nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Trên đây, là một số hiểu biết của em về mô hình tổ chức Trực tuyến – Chức năng và được áp dụng tại Tổng Công ty Thép Việt Nam. Song do hiểu biết còn hạn chế chắc chắn bài tiểu luận còn nhiều thiếu sót. Kính mong thầy giúp đỡ để bài được hoàn chỉnh hơn. Em chân thành cám ơn ! 12 Tài liệu tham khảo 1. Giáo trình Tổ chức Quản lý Trường ĐH Quản lý và Kinh Doanh 2. Khoa học Tổ chức và Quản lý- Một số lý luận và thực tiễn E1.30 3. Quản lý Hoạt động kinh doanh Nhà Xuất bản Khoa học và Kỹ thuật 4. Giáo trình Lý thuyết Quản trị Kinh doanh Trường ĐH Kinh tế Quốc dân năm 1998 5. Quản trị học Nhà Xuất bản Thống kê 02/ 1999 13 Mục Lục Lời Mở Đầu Nội Dung I. Khái quát chung về tổ chức 1. Đặc điểm 2. Quan điểm hình thành tổ chức Chức năng – Trực tuyến II. Mô hình cơ cấu tổ chức Trực tuyến- Chức năng. Ưu nhược điểm và phạm vi áp dụng. 1. Khái niệm 2. Nội dung 3. Đặc điểm III. Phạm vi áp dụng. Kết luận. 14